Bài giảng quản trị dự Án ( combo full slides 9 chương )

Chương 1 KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN Chương 2 HÌNH THỨC TỔ CHỨC VÀ NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN Chương 3 XÁC ĐỊNH VÀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Chương 4 QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Chương 5 ĐIỀU PHỐI CÁC NGUỒN LỰC DỰ ÁN Chương 6 QUẢN TRỊ CHI PHÍ DỰ ÁN Chương 7 QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN Chương 8 QUẢN TRỊ RỦI RO DỰ ÁN Chương 9 GIÁM SÁT VÀ KẾT THÚC DỰ ÁN

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

BỘ MÔN QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP KINH DOANH

Khoa Quản trị kinh doanh

 Chương 1 KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

 Chương 2 HÌNH THỨC TỔ CHỨC VÀ NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

 Chương 3 XÁC ĐỊNH VÀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

 Chương 4 QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

 Chương 5 ĐIỀU PHỐI CÁC NGUỒN LỰC DỰ ÁN

 Chương 6 QUẢN TRỊ CHI PHÍ DỰ ÁN

 Chương 7 QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN

 Chương 8 QUẢN TRỊ RỦI RO DỰ ÁN

 Chương 9 GIÁM SÁT VÀ KẾT THÚC DỰ ÁN

NỘI DUNG MÔN HỌC

 Bộ môn Quản trị tác nghiệp kinh doanh (2017), Bài

giảng Quản trị dự án, Đại học Thương Mại

 Từ Quang Phương (2012), Quản lý dự án (Tái bản lần

5), NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân

 PMI (2008, 2013), PMBOK Guide version 4&5

 Jack R Meredith & Samuel J Mantel, Jr (2009), Project

Management - A Managerial Approach (7th edition),

John Wiley & Sons, Inc

 Joseph Heagney (2011), Fundamentals of project

management (4th edition), Amacom

Tài liệu tham khảo

Chương 1

KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

1.1 Khái luận về dự án

1.1.1 Khái niệm dự án

1.1.2 Các đặc điểm cơ bản của dự án

1.1.3 Phân loại dự án

1.2 Khái luận về quản trị dự án

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án

1.2.2 Các giai đoạn của quản trị dự án

1.2.3 Các nội dung của quản trị dự án

Chương 1 KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN VÀ

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

1.1 Khái luận về dự án

Từ ý tưởng

tới thực tế

Điểm bắt đầu/điểm kết thúc

Chưa bao giờ thực

hiện trước đó

Tính hệ thống

Dự án hiểu theo nghĩa “động”, là một “quá trình”

Dự án là một tiến trình đặc thù bao gồm các hoạt động được được kết nối (xâu chuỗi) với nhau nhằm đạt được một mục tiêu xác định

 “Dự án” khác “kế hoạch”

 Dự án không chỉ là bộ hồ sơ hay tập tài liệu trình bày về nội dung dự án

1.1.1 Khái niệm dự án

Có mục tiêu xác định

Có thời gian xác định

Có tính sáng tạo và phức tạp Gắn liền với một mức độ rủi ro Ràng buộc thời gian; kinh phí; kết quả

1.1.2 Các đặc điểm cơ bản của dự án

• Theo mục đích hoạt động

• Theo tiêu chí đầu tư

• Theo lĩnh vực hoạt động

• Theo thời gian

• Theo quy mô

1.1.3 Phân loại dự

án

1.2 Khái luận về quản trị dự án

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án 1.2.2 Các giai đoạn của quản trị dự án 1.2.3 Các nội dung của quản trị dự án

Theo quá trình thực hiện dự án, quản trị dự án

bao gồm 5 hoạt động cơ bản:

PMI (2008, 2013), PMBOK Guide

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án

Theo nội dung, quản trị dự án bao gồm các nội dung cơ bản:

 Quản trị thời gian dự án (Time Management);

 Quản trị chi phí dự án (Cost Management);

 Quản trị chất lượng dự án (Quality Management);

 Quản trị nhóm dự án (Team Management),

 Quản trị rủi ro dự án (Risk Management);

 Quản trị hợp đồng (Contract Management);

 Quản trị hệ thống thông tin (System Information Management);

 Quản trị công nghệ (Technology Management),…

PMI (2008, 2013), PMBOK Guide

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án

Quản lý dự án là “hoạt động áp dụng các kiến thức, các kỹ năng, các công cụ và kỹ thuật để lên kế hoạch hành động nhằm đạt được các yêu cầu của dự án Công tác quản lý dự án được thực hiện thông qua việc

áp dụng và phối hợp áp dụng 42 (47 PMBOK Guide 2013) quy trình quản lý dự án được phân thành 5 nhóm quy trình: Khởi xướng, Lập kế hoạch, Triển khai thực hiện, Giám sát và kiểm soát, Kết thúc”

PMI (2008), PMBOK® Guide, trang 6

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án

1.2.2 Các giai đoạn của quản trị dự án

1.2.2 Các giai đoạn của quản trị dự án

Hình 1.1 Sự chồng chéo của các quy trình trong quản lý dự án

 Quản trị thời gian

1.2.3 Các nội dung của quản trị dự án

Chương 2: HÌNH THỨC TỔ CHỨC

VÀ NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

2.1 Các cách thức tổ chức thực hiện dự án

2.1.1 Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

2.1.2 Chủ nhiệm điều hành dự án

2.1.3 Chìa khóa trao tay

2.2 Các hình thức (mô hình) tổ chức dự án cơ bản và căn cứ lựa chọn

2.2.1 Tổ chức dự án theo chức năng

2.2.2 Tổ chức chuyên trách quản lý dự án

2.2.3 Tổ chức dự án theo ma trận

2.2.4 Các căn cứ lựa chọn mô hình tổ chức dự án

2.3 Nhà quản trị dự án và các bên liên quan

2.3.1 Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị dự án

2.3.2 Những năng lực cần có của nhà quản trị dự án

2.3.3 Các bên liên quan

Chương 2: HÌNH THỨC TỔ CHỨC VÀ

NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

2.1 Các cách thức tổ chức thực hiện dự án

Chìa khóa trao tay

Chủ nhiệm điều hành dự án

Chủ nhiệm điều hành dự án

Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

2.1 Các cách thức tổ chức thực hiện dự án

Hình 2.1 Cách thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Ban quản lý dự án

Tổ chức thực hiện dự án II

Chủ đầu tư

Tự thực hiện

Tổ chức thực hiện dự án I

Tổ chức thực hiện dự án III

Có bộ máy đủ năng lực Chủ đầu tư lập ra

Tổ chức thực hiện dự án II

Thuê tư

vấn

Thuê tư vấn

Thuê nhà

Thuê nhà thầu B

2.1 Các cách thức tổ chức thực hiện dự án

Hình 2.3 Cách thức chìa khóa trao tay

Chủ đầu tư

Tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án

Thầu phụ A Thầu phụ B

Tổ chức đấu thầu tuyển chọn

Thuê lại

2.2 Các mô hình tổ chức dự án cơ bản

và căn cứ lựa chọn

2.2.1 Tổ chức dự án theo chức năng

2.2.2 Tổ chức chuyên trách quản lý dự án

2.2.3 Tổ chức dự án theo

ma trận 2.2.4 Căn cứ lựa chọn

mô hình

Phòng kế toán tài chính

Các phòng khác

Dự án 1 Dự án 1 Dự án 1 Dự án 1

2.2.1 Tổ chức dự án theo chức năng

 Linh hoạt trong việc

Chuyên viên

quản lý tài

chính

Chuyên viên marketing

Chuyên viên quản lý sản xuất

…

2.2.2 Tổ chức chuyên trách quản lý dự án

 Phù hợp với yêu cầu của

 Tuyển hoặc thuê các chuyên gia giỏi trong từng lĩnh vực vì nhu cầu

dự phòng hơn là do nhu cầu thực

Giám đốc kinh doanh

Giám đốc tài chính

Giám đốc

kỹ thuật

Giám đốc nhân sự

Chủ nhiệm

dự án A

Dự án viên

Dự án viên

Dự án viên

Dự án viên

Dự án viên

Chủ nhiệm

dự án B

Dự án viên

Dự án viên

Dự án viên

Dự án viên

Dự án viên

Chủ nhiệm

dự án C

Dự án viên

Dự án viên

Dự án viên

Dự án viên

Dự án viên

2.2.3 Mô hình tổ chức dự án dạng ma trận

 Trao quyền cho chủ nhiệm

dự án quản lý

 Các tài năng chuyên môn

được phân phối hợp lý cho

nhanh hơn, linh hoạt hơn

 Phân quyền quyết định trong quản lý DA có thể khó

 Quyền hạn và trách nhiệm khá phức tạp.

 Vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý.

2.2.4 Các căn cứ lựa chọn mô hình tổ chức dự án

01 Doanh nghiệp

02 Bản thân dự án

Tổ chức mẹ

Yếu tố thuộc doanh nghiệp

• Độ ổn định trong sử dụng các nguồn lực

2.2.4 Các căn cứ lựa chọn mô hình tổ chức dự án

Nhân tố ảnh hưởng Mô hình tổ chức theo

chức năng

Mô hình chuyên trách quản lý dự án

Mô hình tổ chức theo ma trận

Tính thay đổi Thấp Cao Cao

Kỹ thuật sử dụng Tiêu chuẩn Mới Phức tạp Mức độ phức tạp của dự án Thấp Cao Trung bình Thời gian thực hiện Ngắn Dài Trung bình Quy mô dự án Nhỏ Lớn Trung bình Tầm quan trọng của dự án Thấp Cao Trung bình Tính phối hợp trong nội bộ

tổ chức, doanh nghiệp Yếu Mạnh Trung bìnhTính phối hợp với các bộ

phận bên ngoài tổ chức Mạnh Yếu Trung bìnhTính hạn chế về thời gian Yếu Mạnh Trung bình

Bảng 2.1 Nhân tố ảnh hưởng và mức độ phù hợp của các mô hình QLDA

2.3 Nhà quản trị dự án và các bên liên quan

2.3.1 Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị dự án

2.3.2 Những năng lực cần

có của nhà quản trị dự án2.3.3 Các bên liên quan

Nhà quản trị dự án là những

người tham gia trực tiếp vào công tác quản lý dự án (nên còn được gọi là cán bộ quản lý dự án).

2.3.1 Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị dự án

Vai trò của nhà quản trị

dự án

Lập kế hoạch

dự án

Tổ chức thực hiện dự án

Chỉ đạo, hướng dẫn

Kiểm tra, giám sát

Thích ứng với thay đổi

2.3.1 Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị dự án

Trách nhiệm của nhà quản trị dự án

 Chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp hoặc lãnh đạo cấp trên

 Chịu trách nhiệm đối với chính dự án và các thành viên trong êkíp dự án

 Xây dựng ê kíp dự án và bố trí công việc cho các thành viên khi giải thể dự án

2.3.1 Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị dự án

2.3.2 Những năng lực cần có của nhà quản trị dự án

• Chuyên môn sâu về dự án

• Các lĩnh vực chuyên môn liên quan

Các bên tham gia (liên quan) là tất cả những ai có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án

 Có lợi ích nghiệp vụ trong kết quả dự án

 Liên quan trực tiếp tới dự án

 Đóng góp các nguồn lực cho dự án

2.3.3 Các bên liên quan

Các Bên Liên Quan

Chủ đầu tư

Nhà

tư vấn

Nhà thầu

Nhà cung cấp

Thể chế tài chính Cộng

năng

Chương 3 XÁC ĐỊNH VÀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Cơ hội

thị

trường

Nhu cầu của doanh nghiệp

Khách hàng

Tiến bộ công nghệ

Pháp lý Xã hội

3.1.1 Khởi nguồn ý tưởng của dự án

Nhu cầu dự án có thể đến từ:

Chuyên gia kỹ thuật

Chuyên gia kỹ thuật

Lãnh đạo địa phương

Lãnh đạo địa phương

Doanh nhân

Doanh nhân

Chính phủ &

Cộng đồng quốc tế

Chính phủ &

Cộng đồng quốc tế

3.1.1 Khởi nguồn ý tưởng của dự án

Những người khởi xướng ý tưởng dự án

 Cần gắn với việc xây dựng và triển khai chiến lược

 Có thể cần tiến hành nghiên cứu khả thi

 Nên xây dựng tiêu chí, quy trình lựa chọn

và hệ thống quản lý danh mục dự án

3.1.2 Đánh giá ý tưởng dự án

Xây dựng điều lệ dự án là quá trình phát triển một tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án và quy định cho người quản lý dự án có quyền huy động các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các hoạt động dự án.

3.1.3 Xây dựng điều lệ dự án (project charter)

Lợi ích của xây dựng điều lệ dự án

Xác định rõ khởi đầu và ranh giới của một dự án

Tạo hồ sơ chính thức của dự án

Được sự chấp thuận và cam kết chính thức của quản lý cấp cao với dự án.

3.1.3 Xây dựng điều lệ dự án (project charter)

Nội dung điều lệ dự án (Hộp 3.1)

3.1.3 Xây dựng điều lệ dự án (project charter)

PHẦN TÓM TẮT (EXECUTIVE SUMMARY)

MỤC ĐÍCH / DIỄN GIẢI DỰ ÁN (PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION)

Nhu cầu / tình huống kinh doanh (Business Need/Case)

Mục tiêu kinh doanh (Business objectives)

MÔ TẢ DỰ ÁN (PROJECT DESCRIPTION)

Mục tiêu và Tiêu chí thành công của Dự án (Project Objectives and Success Criteria)

Yêu cầu (Requirements)

Hạn chế (Constraints)

Giả định (Assumptions)

Tuyên bố phạm vi sơ bộ (Preliminary Scope Statement)

RỦI RO (RISK)

SẢN PHẨM CÓ THỂ BÀN GIAO CỦA DỰ ÁN (PROJECT DELIVERABLES)

LỊCH TRÌNH SƠ BỘ (SUMMARY MILESTONE SCHEDULE)

NGÂN SÁCH SƠ BỘ (SUMMARY BUDGET)

YÊU CẦU VỀ CHẤP THUẬN DỰ ÁN (PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS)

NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGER)

PHÊ DUYỆT (AUTHORIZATION)

3.2 Lập kế hoạch dự án

(Planning)

3.2.1 Khái niệm và các yêu cầu của lập kế hoạch dự án 3.2.2 Các nội dung của bản

kế hoạch dự án 3.2.3 Quy trình và phương pháp lập kế hoạch dự án

 Chi tiết hóa mục tiêu thành các công việc cụ thể

 Hoạch định chương trình thực hiện các công việc đó

Từ Q P (2012)

3.2.1 Khái niệm và yêu cầu của lập kế hoạch dự án

Toàn diện, rõ ràng

Tuân thủ đúng yêu của Nhà nước

Thống nhất giữa các bên liên quan đến dự án.

Nên có sự tham gia thực sự của các chủ thể liên quan đến dự án

Dựa trên những thông tin đầy đủ, chính xác.

3.2.1 Khái niệm và yêu cầu của lập kế hoạch dự án

Hộp 3.2

3.2.2 Các nội dung của bản kế hoạch dự án

* Giới thiệu tổng quan về dự án

* Mục tiêu của dự án

* Thời gian và tiến độ

* Xem xét khía cạnh kỹ thuật và quản lý dự án

* Kế hoạch phân phối nguồn lực

* Ngân sách và dự toán kinh phí dự án

* Nhân sự

* Khía cạnh hợp đồng của dự án

* Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án

* Những khó khăn tiềm tàng

Hình 3.1 Quy trình lập kế hoạch dự án

3.2.3 Quy trình và phương pháp lập kế hoạch dự án

Xác lập mục tiêu dự án

Phát triển kế hoạch Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án

Lập lịch trình thực hiện dự án

Dự toán kinh phí và phân bổ nguồn lực cho mỗi công việc kế hoạch

Chuẩn bị báo cáo và kết thúc dự án

3.2.3 Quy trình và phương pháp lập kế hoạch dự án

Theo mốc thời gian

(Milestone schedule)

Theo cấu trúc phân tách công việc (Work break down structure)

Theo sơ đồ Gantt

(Gantt chart)

Theo sơ đồ mạng (Network system)

Phương pháp lập kế hoạch dự án

Chương 4 QUẢN LÝ THỜI GIAN

VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

4.1 Phân tách công việc

4.1.1 Khái niệm và vai trò của phân tách công việc

4.1.2 Phương pháp thực hiện phân tách công việc

4.2 Một số công cụ quản lý thời gian và tiến độ dự án

4.2.1 Biểu đồ Gantt

4.2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng CPM

Chương 4 QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ

TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

Khái niệm phân tách công việc:

Phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể

Xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án.

4.1.1 Khái niệm và vai trò

Chia nhỏ dự

án/công việc dự

án.

Cơ sở để xây dựng kế hoạch chi tiết và điều chỉnh tiến độ , phân bổ nguồn

4.1.2 Phương pháp phân tách công việc

Logic

năng

Chức năng

Có thể sử dụng 6 cấp độ để phân tách công việc

 Ba cấp độ đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý

 Ba cấp độ cuối phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật

4.1.2 Phương pháp phân tách công việc

4.1.2 Phương pháp phân tách công việc

Bảng 4.1: Thứ bậc phân tách công việc theo các phương pháp

Cơ cấu phân tách công việc Phương pháp

Thứ bậc Thể hiện Phân tích hệ thống Chu kỳ Tổ chức

1 Mức độ tổng quát

(chương trình)

Toàn bộ dự án (Nhóm dự án)

Toàn bộ dự án (Nhóm

dự án)

Toàn bộ dự án (Nhóm dự án)

2 Mức độ dự án Hệ thống lớn Những giai đoạn chính

(Các chu kỳ)

Các bộ phận cấu thành chính

3 Các nhóm nhiệm vụ Các phân hệ Các hệ thống lớn Các phòng ban, các

đơn vị thành niên

4 Nhiệm vụ bộ phận Nhiệm vụ bộ phận Các phân hệ Tổ đội

5 Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc

6 Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thể

Cấu trúc phân tách công việc

(Work breakdown structure - WBS)

là một cây phân cấp phân công

công việc của toàn bộ dự án.

4.1.2 Phương pháp phân tách công

việc

Gói công việc:

Quản trị thời gian và tiến độ dự án là quá

trình xác định các công việc, ước lượng thời gian và sắp xếp trình tự công việc, thiết lập mạng công việc và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ

sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định

4.2 Một số công cụ quản lý thời gian và tiến

độ dự án

4.2 Một số công cụ quản lý thời gian và tiến

độ dự án

Biểu đồ Gantt

Sơ đồ PERT và CPM

Phương pháp mạng công việc

 Xây dựng năm 1915 bởi Henry Laurence Gantt

theo trình tự

gian thực hiện công việc

4.2.1 Biểu đồ Gantt

 Không biết công việc nào cần tập trung giải quyết

 Khó khăn khi có nhiều dự án

Xác định các mối quan hệ trước sau

của các công việc

Xác định các mối quan hệ trước sau

của các công việc

Biểu diễn các công việc và thời gian

2 B - Sửa chữa mái và sàn

3 C - Xây ống gom khói

4 D - Đổ bê tông và xây khung

5 E - Xây cửa lò chịu nhi t ệt

6 F - Lắp đ t h thống kiểm soát ặt hệ thống kiểm soát ệt

7 G - Lắp đ t thiết bị lọc khí ặt hệ thống kiểm soát

8 H - Kiểm tra và thử nghi m ệt

Công tác găng Công tác không găng

Hình 4.1 Ví dụ Sơ đồ thanh ngang theo phương thức triển khai sớm

2 B - Sửa chữa mái và sàn

3 C - Xây ống gom khói

4 D - Đổ bê tông và xây khung

5 E - Xây cửa lò chịu nhi t ệt

6 F - Lắp đ t h thống kiểm soát ặt hệ thống kiểm soát ệt

7 G - Lắp đ t thiết bị lọc khí ặt hệ thống kiểm soát

8 H - Kiểm tra và thử nghi m ệt

Công tác găng Công tác không găng

Hình 4.2 Ví dụ Sơ đồ thanh ngang theo phương thức triển khai chậm