CÁC LƯU Ý VỀ GIAO TIẾP BAN ĐẦU
Chuẩn bị cho cuộc gặp đàm phán
Nếu có thể, hãy lên lịch họp trước ít nhất ba đến bốn tuần Vì người Hàn Quốc muốn biết về người mà họ sẽ gặp, do đó chúng ta nên cung cấp thông tin chi tiết về chức danh, chức vụ và trách nhiệm của những người tham gia đàm phán trước thời hạn Ngoài ra, chúng ta cũng nên gửi các đề xuất và chương trình làm việc trước khi cuộc đàm phán diễn ra Chương trình cuộc họp thường được tuân thủ nghiêm ngặt Mặc dù các cuộc họp đôi khi có thể không bắt đầu đúng giờ, nhưng người Hàn Quốc nói chung đều mong muốn đối tác nước ngoài đến đúng giờ Nếu gặp sự cố đột xuất dẫn đến sự chậm trễ, hãy gọi trước và thể hiện lời xin lỗi sâu sắc.
Thứ tự bước vào phòng họp
Theo giao thức kinh doanh, mọi người nên vào phòng họp theo thứ tự thứ bậc NgườiHàn Quốc có thể cho rằng người nước ngoài đầu tiên bước vào phòng là trưởng đoàn của bên đối tác Điều này cũng đúng với phía họ, cho phép chúng ta xác định người có chức vụ cao nhất trong nhóm Người giữ vị trí cao nhất của phía Hàn Quốc thường sẽ ngồi ở giữa của bàn hội nghị Bằng cách quan sát xem ai là người nhận được sự tôn trọng cao nhất trong một nhóm người Hàn Quốc, chúng ta có thể thực sự xác định được cấu trúc phân cấp trên toàn bộ nhóm (Lothar Katz).
Trang phục công sở phải lịch sự, phù hợp với môi trường làm việc hơn là thể hiện phong cách cá nhân Nam giới nên mặc vest công sở tối màu với cà vạt và áo sơ mi trắng. Đồ trang sức cho nam giới nên được giữ ở mức tối thiểu - một chiếc đồng hồ và một chiếc nhẫn cưới sẽ ổn Phụ nữ cũng nên ăn mặc thận trọng và có màu sắc dịu nhẹ.
Tên thường được đặt theo thứ tự họ, tên Một số người Hàn Quốc chỉ cho tên viết tắt, trong trường hợp đó họ thường ghi họ của mình, ví dụ: ‘Y.K Kim ’Sử dụng Mr./Ms. cộng với họ Hơn nữa, người Hàn Quốc rất có ý thức về địa vị Nếu một người có chức danh nghề nghiệp hoặc học vị, hãy sử dụng nó để xưng hô với họ Không bao giờ gọi người Hàn Quốc bằng tên của họ trừ khi họ nhấn mạnh vào điều đó
Giới thiệu và chào hỏi những người lớn tuổi trước Những lời giới thiệu thường đi kèm với những cái bắt tay và / hoặc cúi đầu nhẹ Một số người có thể không muốn bắt tay, vì vậy tốt nhất nên đợi đối tác bắt đầu bắt tay trước, hành động này phải nhẹ nhàng (Lothar Katz).
Trao đổi danh thiếp là một bước cần thiết khi gặp ai đó lần đầu tiên Vì nhiều người không thể đọc được tiếng Anh, tốt hơn nên sử dụng thẻ có một mặt bằng tiếng Anh và mặt còn lại bằng tiếng Hàn Đảm bảo rằng trên danh thiếp ghi rõ chức danh nghề nghiệp,đặc biệt nếu bạn có thâm niên ra quyết định, điều này giúp đối tác Hàn Quốc có thể thuận lợi hơn trong việc xác định tên, vị trí, chức danh và cấp bậc quan trọng của bạn Để thể hiện thái độ lịch sự và trân trọng, bạn nên trao và nhận danh thiếp bằng hai tay Nếu bạn đang đứng thì đừng vội vàng bỏ thẻ vào túi; thay vào đó hãy dành vài giây để xem lại tên và chức danh Nếu bạn đang ngồi xuống, hãy đặt nó trên bàn trước mặt bạn trong suốt thời gian cuộc họp.
Giọng nói và cách truyền tải cảm xúc
Các doanh nhân Hàn Quốc thường nói chuyện với tông giọng nhẹ nhàng, trầm lắng và các cuộc trò chuyện có thể bao gồm các khoảng im lặng Tuy nhiên, sự im lặng và mất tập trung cũng có thể cho thấy mọi người không hiểu bạn Ngoài ra, mọi người có thể không thoải mái khi ai đó nói về cá nhân người đó thay vì đề cấp đến công ty hoặc tổ chức của họ Người Hàn Quốc coi trọng sự tiết chế cảm xúc, còn lớn tiếng và hành vi huyên náo có thể bị coi là thiếu tự chủ Nếu bàn bạc công việc với đối tác trong lúc dùng bữa tại nhà hàng thì nên trò chuyện nhỏ nhẹ, nhã nhặn và lịch sự Về không gian xã hội khi giao tiếp, mọi người thường trò chuyện khi đứng cách nhau khoảng ba feet.
Phân tích và truyền đạt thông điệp cho đối tác Hàn Quốc
Người Hàn Quốc thường nói ‘Vâng’ hoặc gật đầu đối với những gì họ nghe được, cho nên điều này không thể hiện sự đồng ý Người Hàn Quốc hiếm khi từ chối một cách trực tiếp, thông thường, họ có thể đưa ra những câu trả lời có vẻ mơ hồ, chẳng hạn như
"chúng tôi sẽ suy nghĩ thêm" Do đó, hãy tìm manh mối tinh tế để hiểu chính xác thông điệp thực sự mà đối tác Hàn Quốc muốn truyền tải Trong trường hợp nếu chúng ta phải truyền tin xấu cho phía Hàn Quốc, nên sử dụng cách gián tiếp thông qua bên thứ ba thay vì tự mình thông báo với người Hàn Quốc, vì họ có thể coi chúng ta là người thô lỗ và tự đề cao nếu chúng ta quá bộc trực Mặc dù người Hàn Quốc nói chung rất thân thiện, đôi khi trong lúc nóng của một cuộc thảo luận hoặc thương lượng, họ có thể trở nên khá bộc trực và thẳng thắn.
Cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể
Tránh chạm vào người khác ngoại trừ bắt tay Tuy nhiên,nam giới Hàn Quốc có thể nắm tay nhau, đó là dấu hiệu của tình bạn và không có ý nghĩa tình dục Khi chỉ vào người hoặc đồ vật, hãy sử dụng bàn tay đang mở của bạn thay vì một ngón tay Khi đề cập đến bản thân, người Hàn Quốc đặt ngón tay trỏ lên mũi chứ không chỉ vào ngực như người phương Tây vẫn làm Nheo mắt mắt hoặc ngửa đầu ra sau báo hiệu phản ứng tiêu cực. Mọi người nên thường xuyên giao tiếp bằng mắt với đối tác vì điều này truyền tải sự chân thành và giúp xây dựng lòng tin, tuy nhiên không nên nhìn một cách chằm chằm (Lothar Katz).
Tặng quà Ở Hàn Quốc, tầm quan trọng của một mối quan hệ có thể được thể hiện thông qua việc tặng quà Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng việc tặng ai đó một món quà đắt tiền là điều không nên làm nếu bạn biết rằng họ không đủ khả năng để đáp lại một cách xứng đáng. Quà tặng phải luôn được gói cẩn thận bằng giấy đỏ hoặc vàng, vì đây là màu của hoàng gia Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các màu đại diện cho hạnh phúc: vàng hoặc hồng. Không nên sử dụng giấy gói màu xanh lá cây, trắng hoặc đen Nếu được mời đến nhà của một người Hàn Quốc thì bạn nên cầm theo những món quà như trái cây, sôcôla hoặc hoa và trao món quà bằng hai tay Đối phương sẽ không mở qua ngay khi nhận mà sẽ thực hiện sau.
NGÔN NGỮ TẠI HÀN QUỐC VÀ VIỆC SỬ DỤNG TIẾNG ANH Ở HÀN QUỐC
Giới thiệu tiếng Hàn Quốc
Ngôn ngữ Hàn Quốc hay còn gọi là tiếng Hàn, là ngôn ngữ chính thống được sử dụng ở xứ sở Kim Chi Được đánh giá là hệ thống chữ viết độc đáo hiếm có trên thế giới và là ngôn ngữ đứng thứ 10 trên thế giới về số lượng người sử dụng nên tiếng Hàn được đông đảo người nước ngoài đánh giá cao mỗi khi lựa chọn ngoại ngữ thứ 2 hay thứ 3.Khoảng 80 triệu người trên khắp thế giới nói tiếng Hàn.
Trong thời cổ đại, người Hàn Quốc bắt đầu sử dụng các chữ cái Trung Quốc còn được gọi là Hanja để viết Do những thách thức liên quan đến việc học chữ Hán, đọc và viết ban đầu chỉ giới hạn ở những người thuộc các tầng lớp xã hội cao trong nhiều thế kỷ. Tuy nhiên bảng chữ cái Hangul được tạo ra trong thế kỷ 15 và bao gồm 24 chữ cái thường được sắp xếp theo khối cho mỗi âm tiết, và điều này hơi giống với các ký tự Trung Quốc Những âm tiết của Hàn Quốc có những chữ cái được phát âm theo cách phát âm đơn giản theo cách giống với bảng chữ cái Latinh Bảng chữ cái Hangul đã giúp mọi người Hàn Quốc dễ dàng tìm hiểu kiến thức và nó trở nên phổ biến trong thế kỷ 19 khi người dân địa phương bắt đầu cố gắng loại bỏ những ảnh hưởng của Trung Quốc Hàn Quốc có ngôn ngữ riêng (tiếng Hàn) và bảng chữ cái (Hangul).
Các âm tiết tiếng Hàn luôn luôn bắt đầu với một phụ âm mà sau đó là một nguyên âm m tiết có thể kết thúc ở đó, hoặc nguyên âm khác có thể đi theo, hoặc phụ âm, hoặc cả hai Các âm tiết bắt đầu bằng một phụ âm ở phía trên hoặc bên trái, nguyên âm và các phụ âm khác theo sát phải hoặc đáy Lưu ý rằng việc viết bằng tiếng Hàn sẽ chạy từ trái sang phải và từ trên xuống dưới Các từ thường được phân cách bằng khoảng trắng và âm tiết thường nằm cạnh nhau.
Ngôn ngữ Hàn Quốc không có âm điệu Nó cũng thiếu nhiều âm tiết nhấn mạnh Các phụ âm đôi khi có thể thay đổi âm thanh ở cuối của các từ và chuyển qua từ tiếp theo. Những âm thanh này không phải là khó khăn để nói rõ Tuy nhiên, chúng khác với các giá trị phương Tây.
Tiếng Hàn Quốc có một trật tự hoàn toàn tự do Các vị ngữ trong ngôn ngữ này không khớp với người, số hoặc giới tính với chủ ngữ của chúng Tuy nhiên, chúng phù hợp với lịch sự và sự tôn trọng Ngôn ngữ này có ba giai đoạn nói chính liên quan đến lịch sự Đây là những điều giản dị, lịch sự và tôn trọng Người Hàn Quốc chỉ rõ người ngoại trừ người thứ hai, vì thế khi sử dụng các hình thức tôn vinh. Động từ trong ngôn ngữ này không thay đổi theo số nhiều hay người Tuy nhiên, động từ có một số cấp độ khác biệt lịch sự tương ứng với độ tuổi và cấp bậc của người còn lại Cuộc nói chuyện sẽ dựa trên địa vị xã hội của người nói so với vị trí của người mà họ đang đối thoại trong một tình huống mà họ không muốn coi là thô lỗ.
Đánh giá việc lựa chọn sử dụng tiếng Anh để giao tiếp với công ty đối tác
Tiếng Anh là ngôn ngữ phổ biến nhất trên thế giới với một số lượng dự kiến của "hơn
3 tỷ người nói vào năm 2050" (Hội đồng Anh 2004; được trích dẫn tại Wardhaugh, 2006: 379).
Rất khó để tìm ra số liệu thống kê thực tế về số lượng người nói tiếng Anh ở Hàn Quốc, nhưng xét về khía cạnh rộng thì tình hình có vẻ rất giống với Nhật Bản, nơi dân số được dạy tiếng Anh trong một số trường học, nhưng lại rất ngại thực hành dưới dạng nói.
Họ có thể đọc và viết nó tốt hơn nhiều so với khả năng nói, và mức độ thông thạo nói chung trong dân số nói chung vẫn còn khá thấp Nhưng nhìn chung ở thủ đô Seoul – nơi trụ sở Samsung được đặt, sẽ có nhiều người nói tiếng Anh hơn trong các khu vực khác
Tiếng Hàn là ngôn ngữ kinh doanh chính thức của Hàn Quốc Tuy nhiên, thị trường Hàn Quốc là mục tiêu ngày càng phổ biến của các nhà đầu tư và chủ doanh nghiệp quốc tế Nó không chỉ liên tục gia tăng, mà còn có một sự gia tăng mạnh mẽ theo hướng tự do hóa và việc sử dụng tiếng Anh như một ngôn ngữ thứ hai đang trở nên phổ biến.
Tiếng Anh là ngôn ngữ kinh doanh phổ biến ở Hàn Quốc Điều đó nói rằng, thực tế là giao tiếp bằng tiếng Anh có thể rất khó khăn Tuy nhiên, mức độ thông thạo tiếng Anh của người Hàn Quốc đã được cải thiện rất nhiều và không có gì lạ khi gặp những người hoàn toàn thông thạo trong lĩnh vực kinh doanh và các lĩnh vực khác Những điều sau đây áp dụng nhiều hơn cho những người có thể kém thông thạo hơn Thành thạo tiếng Anh giao tiếp được coi là một ngôn ngữ quan trọng để thành công trong thị trường việc làm Hàn Quốc. Đặc biệt, năng lực tiếng Anh đã đóng vai trò Gatekeeper cho các nhân viên tiềm năng mong muốn làm việc cho các công ty lớn (Dae-Gi-up) như Hyundai và Samsung (Park,
2009) Ngoài ra, các công ty đã nhấn mạnh thẩm quyền giao tiếp tiếng Anh trong quá trình tuyển dụng để đối phó với toàn cầu hóa và Neo Liberalization (Jang, 2015) Cụ thể,công ty đối tác Samsung yêu cầu nhân viên tuyển dụng phải vượt qua các lớp nói tiếngAnh và viết của mình với một số điểm nhất định Những người muốn trở thành giám đốc điều hành nên có trình độ tiếng Anh nâng cao, thông qua tất cả các bài kiểm tra tại Trung tâm đào tạo tiếng Anh tại Yongin, ở ngoại ô Seoul, theo Samsung Electronics.
Qua tầm quan trọng Tiếng Anh ngày càng tăng ở Hàn Quốc và trình độ Tiếng Anh tương đối tốt của nhân viên công ty đối tác, ta có thể đánh giá việc lựa chọn Tiếng Anh để giao tiếp với đối tác – Samsung là khả thi.
Vì ngôn ngữ là một phương tiện văn hóa lớn Do đó, việc sử dụng Tiếng Anh với công ty đối tác cũng sẽ có một số trở ngại cần chú ý:
Những cách suy nghĩ khác nhau:
Trái ngược với tiếng Anh, người Hàn Quốc có xu hướng thể hiện bản thân theo cách chung và gián tiếp, ngay cả khi được yêu cầu truyền đạt ý tưởng của họ Điều này là do họ đã được đào tạo để suy nghĩ về việc bao gồm và thể hiện bản thân một cách gián tiếp trong trường hợp họ có thể xúc phạm người khác
Người Hàn thường có gặp khó khăn cung cấp các chi tiết cụ thể khi mô tả mọi thứ và sự kiện Kết hợp với giá trị truyền thống của Hàn Quốc, trong đó việc liệt kê sự giàu có cụ thể của vật chất được coi là thô tục và thiếu văn minh, xu hướng này có vẻ rõ ràng nhất khi sử dụng các thuật ngữ mơ hồ như ‘some’ hoặc ‘any’ hoặc các số chính xác, đặc biệt là liên quan đến vấn đề tiền bạc.
Tư duy định hướng nhóm của người Hàn Quốc:
Gia đình và xã hội xếp hạng trên cá nhân Sự khác biệt văn hóa đầu tiên mà người học Hàn Quốc có thể nhận thấy là cách mà những người nói tiếng Anh nói và viết tên của họ Không giống như những người nói tiếng Anh, người Hàn Quốc đặt tên gia đình của họ trước, theo sau là tên của họ, cho thấy tầm quan trọng của gia đình Thay vì nói "nhà của tôi," "cha tôi", họ nói "nhà của chúng tôi" ngay cả khi nói chuyện với một người lạ, và "Cha của chúng tôi" thậm chí khi người nghe không phải là anh chị em
Trong cùng một bối cảnh, cụm từ, ‘tên cá nhân’ là lạ đối với người Hàn Quốc ngoại trừ giữa các bạn bè Điều này là do họ không gọi mọi người bằng tên của họ, mà là bởi mối quan hệ của họ hoặc vai trò xã hội / gia đình của họ, do đó, thay vì gọi ai đó là "Tom", họ gọi họ là "Cha của Jane".
Thói quen ngôn ngữ Hàn Quốc được chuyển sang tiếng Anh:
Một trong những hiện tượng bối rối nhất của người Hàn Quốc nói tiếng Anh là một số sai lầm nhất định "gây ra bởi sự can thiệp từ ngôn ngữ đầu tiên của họ" (Kosofsky 1987 IV) Chẳng hạn, nhiều người Hàn Quốc lặp lại định dạng câu hỏi câu hỏi của các câu hỏi tiêu cực của Hàn Quốc khi giao tiếp bằng tiếng Anh Đối với câu hỏi, "Bạn không thích nó?" Người nói tiếng Anh hoặc câu trả lời, 'Vâng, tôi đã làm "hoặc", không, "Trong khi đó, nhiều người Hàn Quốc trả lời" Vâng, tôi không thích nó, "hoặc" Không, tôi thích nó "Họ sử dụng một sự kết hợp với các yếu tố tích cực và tiêu cực của diễn ngôn, mà nhân viên của công ty có thể thấy rất khó hiểu.
Trong khi nhiều người Hàn Quốc cảm thấy thoải mái khi giao tiếp bằng tiếng Anh, thì nhiều người Hàn Quốc tài năng và có năng lực lại không Vì vậy, nhân viên của công ty cần nói bằng tiếng Anh cơ bản, rõ ràng Khi thuyết trình, hãy giảm thiểu từ ngữ và tối đa hóa các đồ thị, biểu đồ và hình ảnh có thể giao tiếp giữa các ngôn ngữ và nền văn hóa.Nhân viên của công ty thậm chí nên gửi đề xuất của mình dưới dạng văn bản trước Hoặc cung cấp bất kỳ tài liệu tiếp thị nào có thể liên quan đến đối tác tiềm năng của bạn trước cuộc họp.
TÔN GIÁO TẠI HÀN QUỐC
VẤN ĐỀ CỦA VĂN HÓA TÁC ĐỘNG ĐẾN ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ
Văn hóa Hàn quốc là văn hóa tập thể Tuy nhiên, nếu so với một số nước châu Á khác, thì người Hàn Quốc vẫn coi trọng "chủ nghĩa cá nhân" hơn Họ thường bị chi phối bởi mối quan hệ cá nhân, chú trọng cả vào lợi ích trước mắt cũng như lợi ích lâu dài Mặc dù phong cách đàm phán ban đầu rất mang tính cạnh tranh, nhưng họ vẫn coi trọng mối quan hệ lâu dài và hy vọng một kết quả có lợi cho cả đôi bên Do đó, xây dựng mối quan hệ cá nhân đóng vai trò khá quan trọng Nếu như những đối tác từ nền văn hóa khác cho rằng mối quan hệ lâu dài dần dần sẽ có trong quá trình kinh doanh thì người Hàn Quốc lại luôn muốn thực hiện ngay khi bắt đầu gặp gỡ.
Người Hàn Quốc thường có xu hướng xem xét hợp đồng rất qua loa Họ cho rằng hợp đồng chẳng qua là sự tóm tắt mối giao kèo đã được thương lượng trước đó, là văn bản để ký kết cho hợp pháp chứ không mang tính ràng buộc cả hai bên Chính vì thế, họ thường cố gắng thương lượng thêm cho có lợi về phía mình ngay cả khi hợp đồng đã được ký kết Họ thường đề nghị tổ chức buổi họp làm rõ thông tin chi tiết để thảo luận lại những vấn đề đã được hai bên thông qua, thường cho phép có sự linh hoạt và điều chỉnh nếu hoàn cảnh thay đổi Việc người Hàn Quốc thay đổi những “quy định” khi tình huống thay đổi là điều không có gì lạ.
Do đó, có thể nói mục tiêu đàm phán của người Hàn Quốc chính là chú trọng vào các mối quan hệ hơn là hợp đồng Và kỹ năng, nghệ thuật đàm phán tốt nhất cần vận dụng vẫn là giữ bình tình, thân thiện, hòa nhã và kiên trì với một số thay đổi trong hợp đồng. Hãy bắt đầu ngay với những vấn đề nghiêm túc Ngoài ra, phải thường xuyên nhấn mạnh về những lợi ích dài hạn và cam kết của bạn đối với việc xây dựng mối quan hệ với đối tác, luôn giữ liên lạc với họ trong suốt quá trình đàm phán (Nghệ thuật đàm phán với người Hàn Quốc, 2015).
Như đã nói, người Hàn Quốc luôn chú trọng vào các mối quan hệ lâu dài, cả trước, trong và sau khi đàm phán Do đó, trong khi đàm phán, họ luôn giữ thái độ kiên trì và nhất quán với các mục tiêu đã đề ra Xét về mặt lý thuyết, người mua luôn đứng ở vị trí thuận lợi trên bàn đàm phán Nhưng với người Hàn Quốc, điểu đó không phải luôn đúng
- mà theo họ, cá hai bên đều phải quan tâm đến lợi ích của nhau Nói chung, đối tác Hàn Quốc hợp tác trên nguyên tắc "đôi bên cùng có lợi"
Mặc dù phong cách đàm phán ban đầu rất mang tính cạnh tranh, họ cảm tính, hay công kích đối tác hoặc trở nên gay gắt trong quá trình đàm phán Vậy nên trong nhiều cuộc đàm phán, họ vẫn được xem là những người thương lượng rất cứng rắn, đòi hỏi phải có người thắng kẻ thua Thế nhưng, phong cách công kích này không có nghĩa là họ có mục đích xấu, họ chỉ đang kích thích suy nghĩ, họ vẫn coi trọng đối tác và muốn đi đến kết quả có lợi cho cả đôi bên.
Do đó, có thể nói người Hàn Quốc đàm phán với thái độ thắng - thắng Mặc dù sẽ có những lúc cảm xúc của họ rất dữ dội Tuy nhiên, trong bất kì tình huống nào, khi đàm phán với người Hàn Quốc, chúng ta phải luôn coi trọng đối tác cũng như sáng suốt đưa ra quyết định cuối cùng dựa trên sự nhất trí của cả tập thể, hai bên, đảm bảo đạt được mục tiêu của mình và làm thỏa mãn phía còn lại.
Do văn hóa Hàn quốc rất coi trọng vấn đề "tôn ti trật tự", nên trưởng nhóm đàm phán của doanh nghiệp đối tác phải thuộc ban lãnh đạo công ty Hãy tìm hiểu xem nhóm đàm phán của Hàn Quốc gồm những ai để từ đó sắp xếp trưởng nhóm đàm phán có chức vụ ngang bằng Người Hàn Quốc rất coi trọng vị trí xã hội, nên nếu có sự chênh lệch về chức vụ giữa trưởng nhóm đàm phán của hai bên sẽ khiến họ cảm thấy mình không được tôn trọng Nếu có thể, hãy lên lịch hẹn với họ trước ít nhất từ 3 đến 4 tuần Đối tác Hàn Quốc luôn muốn biết về người họ sẽ gặp gỡ, nên trước khi buổi họp diễn ra, đối tác phải cung cấp thông tin chi tiết về chức danh, vị trí và trách nhiệm của những thành viên tham dự cũng như những đế xuất và chương trình dự kiến của buổi họp
Các buổi đàm phán kinh doanh tại Hàn Quốc thường diễn ra khá trịnh trọng Trong quá trình đàm phán, bạn phải đi theo đúng như chương trình đã thống nhất Tuổi tác và cấp bậc được xem là 2 yếu tố vô cùng quan trọng ở Hàn Quốc Điều này cũng thể hiện rõ ràng ở thứ tự bước vào phòng đàm phán Theo nghi thức, mọi người đi vào phòng họp phải theo trật tự trên dưới Theo họ, người bước vào đẩu tiên sẽ là trưởng đoàn và sẽ ngồi ở giữa bàn đàm phán Thứ tự ngồi cả 2 bên trong quá trình trao đổi cũng được sắp xếp theo cấp bậc như cách bước vào phòng đàm phán.
Trong đàm phán, vì coi trọng thể diện nên người Hàn Quốc thường không trả lời trực tiếp Sự thật là họ nói “vâng” hoặc gật đầu trong giao tiếp không có nghĩa là họ đồng ý. Thay vì nói “không”, một số câu trả lời có thể sẽ nhận được khi trao đổi với các đối tác Hàn Quốc chính là: “Chúng tôi sẽ suy nghĩ thêm” hoặc “Việc này đòi hỏi phải có sự kiểm tra thêm”. Đàn ông Hàn Quốc thường cúi đầu chào hoặc đôi khi là bắt tay nhẹ khi gặp mọi người, ánh mắt nhìn thẳng vào người đối diện Khi bắt tay, tay trái họ thường đỡ dưới cánh tay phải Đừng xưng hô với người Hàn Quốc bằng tên của họ vì điều đó được coi là cực kỳ bất lịch sự Tên tiếng Hàn bắt đầu họ và theo sau là tên riêng Cách chính xác để xưng hô với người Hàn là “ông”, “bà” cùng với họ của họ Tốt nhất là tìm hiểu rõ chức danh của đối tác trước khi hẹn lịch đàm phán
Trong quá trình đàm phán là vậy, tuy nhiên, như đã nói, người Hàn Quốc cũng rất coi trọng việc xây dựng các mối quan hệ Họ tặng quà cho đối tác hay mời đối tác ăn tối, giải trí, thi hát karaoke thậm chí uống rượu mạnh Từ chối tham gia vào các hoạt động này có thể được xem như là bạn không quan tâm đến việc làm ăn với Hàn Quốc Mặc dù việc kinh doanh không được thảo luận trên bàn tiệc nhưng vẫn có những ngoại lệ Đối tác Hàn Quốc xem đây là cơ hội để truyền đạt những thông điệp quan trọng hoặc là dịp tranh luận để giải quyết những vướng mắc Đôi khi họ cũng tranh thủ tìm thông tin từ bạn để củng cố vị thế của họ trên bàn đàm phán
Vậy nên, có thể nói, khi đàm phán, phong cách cá nhân của người Hàn Quốc thường thiên về tính trang trọng, mặc dù không thể phủ nhận phong cách thân mật vẫn tồn tại ở đây.
Người Việt ta thường có câu “nhập gia tùy tục” Việc hiểu biết về đặc trưng giao tiếp của người Hàn Quốc sẽ giúp cho doanh nghiệp sẽ dễ dàng hòa nhập và tạo được ấn tượng tốt đẹp với đối tác khi đàm phán, tránh gây ra những điều bất lợi cho mình.
Khi giao tiếp, người Hàn Quốc tận dụng mọi giác quan trong việc lắng nghe, cảm nhận và đánh giá tâm trạng của người đối diện Họ sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ để truyền đạt cảm xúc và suy nghĩ của mình Trong các cuộc gặp gỡ, những điều ngầm hiểu cũng quan trọng như những lời được nói ra
Khi đề nghị hoặc muốn nói một vấn đề nào đó, người Hàn ít khi nói trực tiếp vào, họ sẽ dẫn chứng nhiều ví dụ để dẫn đến những gì mình muốn trình bày Muốn hiểu được người Hàn thì tốt nhất là bạn nên nghe họ nói hết ý của họ.