bài tiểu luận kết thúc học phần thực trạng và giải pháp nhằm hạn chế tình trạng lãng phí thời gian

Đối với cuộc sống ngày nay với sự yêu cầu ngày càng cao của công việc, yêu cầu chúng ta cần phải có kỹ năng làm việc một cách hiệu quả để có thể thích nghi được, có được kết quả cao tron

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

TÊN ĐỀ TÀI : THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HẠN CHẾ TÌNH TRẠNG

LÃNG PHÍ THỜI GIAN

BÀI TẬP LỚN / BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Mã phách:……….(Để trống)

Hà Nội – 2022

1

Mục Lục

Lời mở đầu 3

Nội dung 3

1 Khái niệm 3

1.1 Thời gian là gì? 3

1.2 Giá trị của thời gian 4

1.3 Lãng phí thời gian là như thế nào? 4

1.4 Khái niệm quản lý thời gian 4

2 Nguyên nhân dẫn đến việc lãng phí thời gian 4

2.1 Không có mục tiêu, không lập kế hoạch rõ ràng để xử lý công việc 4

2.2 Các cuộc gặp gỡ không cần thiết 5

2.3 Internet và điện thoại di động 5

2.4 Tính trì hoãn khi làm việc 6

2.5 Góc học tập và làm việc không gọn gàng 7

2.6 Dành quá nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi 7

2.7 “Cố quá thành quá cố” 7

3 Ảnh hưởng của việc quản lý thời gian không hiệu quả tới cuộc sống và công việc 7

4 Cách khắc phục tình trạng lãng phí thời gian 8

4.1 Lập kế hoạch làm việc 8

4.2 Biết nói “không” 9

4.3 Lựa chọn và hiểu rõ thời gian làm việc hiệu quả 10

4.4 Tính kỷ luật đối với bản thân 11

4.5 Sử dụng công cụ quản lý thời gian 12

4.6 Sử dụng nguyên tắc SMART 14

4.7 Quản lý góc học tập và làm việc 15

4.8 Phân bổ thời gian hợp lý cho mạng xã hội và smartphone 16

Kết luận 17

Tài liệu tham khảo 20

2

Lời mở đầu

Thời gian là vô giá, thời gian không thể mua được bằng tiền và nó cứ mãi trôi đi

Vì vậy, nếu muốn thành công hãy quý trọng từng phút, từng giây mà bạn có để làm việc có ích cho bản thân và mọi người Nhất là trong thời đại ngày nay, con người luônluôn phải chạy đua với thời gian Với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế toàn cầu đã tác động mạnh mẽ đến việc sử dụng quỹ thời gian của con người Càng ngày mọi thứ càng chuyển động nhanh hơn, hối hả và gấp gáp hơn

Mỗi người chúng ta nói về thời gian theo những cách khác nhau Thời gian một khi đã mất đi không bao giờ lấy lại được Mọi người đều có khoảng thời gian giống nhau nhưng không phải là ai cũng biết sử dụng thời gian một cách hữu ích nhất Đối với cuộc sống ngày nay với sự yêu cầu ngày càng cao của công việc, yêu cầu chúng tacần phải có kỹ năng làm việc một cách hiệu quả để có thể thích nghi được, có được kết quả cao trong công việc cũng như có thể cân bằng cuộc sống cá nhân và gia đình Nhưng với quỹ thời gian mỗi ngày chỉ có 24 tiếng, một tuần 7 ngày, 1 tháng 30 ngày

và một năm chỉ có 365 ngày nên không phải lúc nào ta cũng tận dụng thời gian một cách hiệu quả Trong chúng ta, có người cho thấy 24 tiếng một ngày là rất dài, cũng cóngười thấy rằng nó rất ngắn ngủi không đủ cho họ làm việc, luôn than phiền rằng mình thiếu thời gian Họ chỉ ước rằng sẽ có nhiều hơn 24 tiếng mỗi ngày Vậy làm thế nào để chúng ta có thể tận dụng thời gian một cách tiết kiệm và hiệu quả nhất? Đây là một vấn đề không hề dễ giải quyết, tình trạng lãng phí thời gian vẫn đang diễn ra mỗi ngày, thời gian cứ vụt qua trước mắt chúng ta mà chúng ta không thể nhận thức được Thời gian vừa vô hình, vừa vô tình làm con người ta quên đi sự tồn tại của nó Khi đó việc lãng phí thời gian diễn ra là một điều tất nhiên

Với sự tất bật và nhộn nhịp của cuộc sống hiện đại nó sẽ luôn luôn hối thúc mỗi chúng ta từng phút từng giờ vận động không ngừng Khi việc sử dụng thời gian một cách hợp lý được đánh giá cao hơn bao giờ hết, bên cạnh đó tình trạng lãng phí thời gian đang vô cùng nổi trội Vậy thực trạng lãng phí thời gian hiện nay ra sao và làm cách nào để hạn chế việc lãng phí thời gian ấy?

Để trả lời những câu hỏi trên, đồng thời đi sâu vào tìm hiểu tình trạng lãng phí thời gian hiện nay, em đã chọn đề tài này để có thể nghiên cứu và viết bài tiểu luận này Mục tiêu chính là giúp bản thân mình xác định xem bản thân mình đã lãng phí thời gian như thế nào và tìm ra cách thức hạn chế tình trạng đó để có thể làm việc, họctập đạt được hiệu quả cao nhất với sự phân phối thời gian hợp lý không gây lãng phí thời gian một cách vô ích

3

nghĩa khi mà các sự vật trong vũ trụ có biến đổi và vận động, thời gian trôi

đi gắn liền với sự thay đổi trạng thái các sự vật Xa xưa, người ta ước lượngthời gian, giờ giấc bằng cách quan sát sự thay đổi của mặt trăng, mặt trời Khái niệm thời gian có thể có cả ở động vật Định nghĩa về thời gian là địnhnghĩa khó nếu phải đi đến chính xác Đa số chúng ta ai cũng phải dùng từ

đó và nói đến nó, ví dụ "thời gian trôi", và do đó dứt khoát phải có một cách hiểu chung nhất

1.2 Giá trị của thời gian

Giá trị của thời gian là những gì mà chúng ta đã làm được, những hiệu quả chúng ta đạt được trong khoảng thời gian được sử dụng Nó là những lợi ích từ việc chúng sử dụng 24 giờ mỗi ngày để làm việc có hiệu quả Đó

là những giá trị mà thời gian có thể đem lại cho chúng ta

1.3 Lãng phí thời gian là như thế nào?

Lãng phí thời gian là việc sử dụng thời gian không hợp lý Việc phân chia thời gian đó đem lại hiệu quả tốt nhất cho công việc bạn thực hiện mà còn mang lại hậu quả không tốt Nó xuất hiện ở rất nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, làm việc, học tập,…

1.4 Khái niệm quản lý thời gian

Quản lý thời gian có nghĩa là sử dụng thời gian một cách hợp lý và đưa

ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó nhằm mang đến hiệuquả tốt nhất cho công việc mà chúng ta thực hiện Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, quỹ thời gian bạn sử dụng càng hiệu quả Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành, không dựa trên thời gian làm nhanh hay chậm

2 Nguyên nhân dẫn đến việc lãng phí thời gian

2.1 Không có mục tiêu, không lập kế hoạch rõ ràng để xử lý công việc

Không xác định được rõ ràng những việc bản thân cần làm là nguyên nhân dẫn đến việc lãng phí thời gian Con người chúng ta thường có suy nghĩ rằng tính tới đâu thì làm đến đó nên họ không có mục tiêu nhất định để lập một kế hoạch rõ ràng cho bản thân, qua đó mà ta vô tình bỏ qua những công việc quan trọng Đây chính là một vấn đề rất phổ biến do không phải người nào cũng có một trí nhớ tốt, chính vì thế mà làm tiêu tốn nhiều thời gian ảnh hưởng đến kết quả và công việc Nhưng kế hoạch đã lập ra thì không thể lúc nào cũng cứng nhắc làm theo, mà ta phải linh hoạt thay đổi để phù hợp với những tình huống bất ngờ có thể đạt được hiệu quả tốt nhất cho công việc Bên cạnh đó chúng ta cũng không nên mượn lý do để biện hộ cho lười biếng của bản thân mà làm hỏng kế hoạch

Để lập ra một danh sách công việc hoàn chỉnh thì vô cùng đơn giản, nhưng điều quan trọng nhất chính là nên làm việc nào trước tiên Chúng ta cần phải liệt kê ra mức

độ quan trọng của từng công việc theo thứ tự trước sau, đây chính là việc vô cùng quan trọng khi lập kế hoạch để làm việc Một khi không có thứ tự ưu tiên trước sau, chúng ta sẽ chỉ làm việc theo cảm hứng, theo đó dẫn đến trì trệ công việc, ảnh hưởng đến các kế hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen vào không có thứ tự

4

Việc lập kế hoạch là một việc làm cần thiết nhưng phải thực hiện theo kế hoạch

đã đề ra, nhưng vẫn có nhiều người không làm theo, mà họ chỉ nghĩ nhiều Điều này cũng không tốt, phương châm của quản lý thời gian chính là: Làm nhiều, nghĩ ít Một khi chúng ta đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm, thì hãy bắt tay thực hiện ngay và cứ theo đó mà làm

2.2 Các cuộc gặp gỡ không cần thiết

Mối quan hệ giữa người với người là điều không thể thiếu trong cuộc sống hằng ngày, nhưng cũng không phải vì vậy mà ta phải chấp nhận lời mời của tất cả mọi người Có đôi khi những gặp gỡ là không cần thiết, nó làm ảnh hưởng đến công việc của chúng ta Trong chúng ta, không ai là không có bạn bè và những cuộc vui nhưng chúng chúng ta cũng cần phải biết dừng lại đúng lúc, nếu không chúng ta sẽ chỉ tốn thời gian và tiền bạc vào những việc vô ích mà không có được lợi ích gì Chúng ta có thể để những cuộc gặp gỡ, vui chơi vào những lúc bản thân rảnh rỗi, như thế có thể giúp ta làm việc và học tập hiệu quả hơn, có thể để bản thân thư giãn hơn nếu ta biết cách thiết lập thời gian biểu một cách hợp lý Bên cạnh đó còn có những vị khách không mời cũng là nguyên nhân gây lãng phí thời gian của chúng ta Đôi khi đó là một người bạn cũ, một người bạn thân hoặc người quen đến thăm, nên việc tiếp đón bọn họ là một điều không thể thiếu Chúng ta phải biết cách phân bố thời gian một cách hợp lý tùy vào hoàn cảnh để đưa ra biện pháp tốt nhất, làm thế nào để người khách đó ra về trong sự hiếu khách của chủ nhà mà công việc của chúng ta vẫn hoàn thành được theo đúng kế hoạch đã đề ra,đó là điều quan trọng nhất

2.3 Internet và điện thoại di động

Hãy thử tưởng tượng rằng chúng ta đang làm việc, học tập thì lại có cuộc gọi hay tin nhắn từ bạn bè người thân, nếu nó chỉ diễn ra trong một ít phút thì không có gì đáng nói Nhưng một khi cuộc trò chuyện đã đi quá xa dẫn đến tình trạng kéo dài rất lâu lúc đó mới đáng quan tâm Nó chiếm mất của chúng ta từ mấy chục phút đến vài giờ đồng hồ liền, những thứ chúng ta thu về được phần lớn là những thứ vô bổ còn công việc của chúng ta bị ảnh hưởng dẫn đến việc bị trì trệ và gián đoạn Khi thời kỳ công nghệ 4.0 phát triển thì điện thoại thông minh càng nhiều chức năng, nhiều ứng dụng, hay những tiện ích giải trí khác nhau Nó dần dần đi sâu vào trong đời sống của chúng ta, có rất nhiều người suốt ngày cầm điện thoại trong tay, nhắn tin, lướt web, chơi game,… chúng ta bỏ ra khá nhiều thời gian vào chiếc điện thoại mà không hề biết rằng mình đang để công việc lại phía sau

Trong đó, Internet cũng là một trong những yếu tố góp phần làm ta mất tập trung trong công việc của mình Nó sẽ mang lại rất nhiều lợi ích nếu ta biết sử dụng một cách hợp lý và khôn ngoan Nhưng mà có đôi khi ngồi máy tính làm việc, chúng ta cũng đồng thời lướt web, xem phim, tham gia vào các trang mạng xã hội,… cứ như thế chúng ta bị những thứ đó cuốn ra khỏi mục đích ban đầu là làm việc, chúng ta chỉ nghĩ xem qua đôi chút rồi thôi nhưng thực tế chúng ta lại tốn cả đống thời gian vào Internet Đặc biệt là với giới trẻ ngày nay, Internet có sức ảnh hưởng là rất lớn, với những suy nghĩ như là: “mình lướt face một tý rồi làm bài tiếp”, “chơi game tý rồi làmtiếp”, “thêm chút nữa chắc cũng chẳng sao”, “thời gian còn nhiều thêm tý nữa”,… và

cứ như vậy thời gian trôi qua , mọi thứ vẫn còn nguyên như cũ chưa có thứ gì được

5

hoàn thành Công việc cùng bài tập thì chưa xong, còn tin tức trên mạng xã hội càng nhiều, game chơi mãi cũng chưa xong, đến lúc quay lại công việc thì có việc khác cần làm, cứ như thế kế hoạch lập ra lại bị phá hỏng.

2.4 Tính trì hoãn khi làm việc

Căn bệnh trì hoãn là một trong những yếu tố gây mất thời gian nhất Nó đã ăn sâu vào suy nghĩ rất nhiều người, nó làm cho con người ta trở nên chủ quan, ỷ lại Điều đó

cứ lặp đi lặp lại nhiều lần, vô tình biến chúng ta trở thành những con người chậm chạp, ì ạch trong mọi hoạt động, đặc biệt là trong công việc Khi gặp một công việc

mà mình không thích, hay có việc quá khó hoặc quá dễ con người ta thường có lối nghĩ đợi đến lúc khác hay đợi đến khi có hứng thì sẽ bắt đầu làm công việc Vấn đề ở đây chính là chúng ta trì hoãn công việc trong khi đợi một trạng thái cảm xúc không thể dự đoán vào ngày mai Công việc nếu bị trì hoãn nhiều lần đã làm cho con người

ta trở nên thiếu trách nhiệm với bản thân mình Chúng ta đã phung phí đi thời gian quý giá mà đáng ra có thể làm những việc có ý nghĩa và thay vào đó là những suy nghĩ ỷ lại, tất cả để ngày mai rồi tính

Ví dụ tiêu biểu nhất là đối với một sinh viên: Đã không biết bao nhiêu lần định xắntay vào dọn dẹp cho phòng học hay phòng ngủ gọn gàng nhưng rồi vẫn chưa thực hiệnđược Lên kế hoạch là sẽ dọn phòng vào ngày mai, nhưng sáng phải đi học, chiều phảilàm bài tập Vậy là căn phòng vẫn giữ nguyên như thế từ hôm này qua hôm khác Để rồi khi bắt đầu làm thì mọi thứ đã loạn hết cả lên Trì hoãn đã trở thành một thói quen

vô cùng khó bỏ từ những việc nhỏ nhặt đến những việc quan trọng nhất Đến ngay cả những việc thường nhật nhưng chúng ta lại không làm ngay, luôn luôn trì hoãn, rồi cuối cùng cũng không làm nữa

Sự trì hoãn chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến sự thụ động, thiếu quyết đoán theo đó trở thành một yếu tố cốt lõi sẽ giết chết thời gian mà con người ta

có được Nói theo cách khác, sự trì hoãn sẽ làm ta mất rất nhiều thời gian để thực hiệnmột công việc, theo đó sẽ làm giảm khả năng phản xạ nhanh nhạy trong mọi việc, cũng dẫn đến năng suất công việc bị giảm mạnh Chúng ta liên tục trì hoãn ngày này qua ngày khác, rồi đến lúc công việc dồn vào một chỗ sẽ khiến chúng ta bị áp lực trước sự quá tải mà công việc mang tới Cuối cùng là chúng ta phải loại bỏ những việcnhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng Với việc phải giải quyết nhiều việc trong một khoảng thời gian ít ỏi, dẫn đến hiệu quả không cao và kết quả cũng không được như mong đợi

Tính trì hoãn còn gây ra các thói quên xấu khác như: sự lề mề, sự thụ động, không làm việc ngay Chính bản thân những người có tính trì hoãn cũng không nhận thức được rằng mình đang lãng phí vô cùng nhiều thời gian của mình, bản thân họ luôn tự tìm ra những lý do trên trời dưới đất để có thể ngụy biện cho sự trì hoãn của chính mình Cứ như vậy mà tiếp diễn thì cuối cùng họ đã tự mình làm mất đi những khả năng vốn có, còn đánh mất đi những cơ hội quý báu

Mặc dù sự trì hoãn chủ yếu là do cá nhân, nhưng yếu tố sức khỏe cũng có ảnh hưởng rất lớn, sức khỏe kém sẽ làm cho con người ta lười biếng Những cảm giác mệt mỏi, đau nhức, sốt làm cho con người ta không thể tập trung vào công việc được, những điều này có thể dẫn đến chậm trễ kế hoạch nhưng đây cũng là việc mà không ai

6

muốn Vậy nên nếu tình trạng sức khỏe không tốt thì nên linh hoạt thay đổi kế hoạch vừa đảm bảo sức khỏe bản thân vừa đạt hiệu quả cao trong công việc.

2.5 Góc học tập và làm việc không gọn gàng

Những vật làm bừa bộn văn phòng, chỗ học tập tích tụ rất nhanh Trong văn phòng,không thể chấp nhận hoặc biện minh gì cho tình trạng bừa bộn Có quá nhiều loạitạp chí chuyên ngành thường hay được cất giữ, nhưng ít khi được đọc tới, ngăn kéobàn làm việc thì chứa một lượng đáng kể những thứ không cần thiết Chúng tanghĩ sao khi buổi sáng bước vào công ty, nhìn vào bàn làm việc lại thấy một khối bềbộn, linh tinh, giấy báo, hồ sơ, lại có loạt thư tín cần trả lời, thêm vào hồ sơ tồnđọng của ngày trước… sẽ thật sự mệt mỏi và uể oải khi phải ngồi vào giữa khối bềbộn đó, có chắc chúng ta giữ được tinh thần làm việc tốt hay không? Nơi làm việcgọn gàng sạch sẽ giữ một vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến tinh thần làmviệc của chúng ta Đồng nghiệp, bạn bè, sếp,… sẽ nghĩ sao khi nhìn vào bàn làmviệc của chúng ta, vì lý do này mà bị đánh giá không tốt thì thật không đáng.2.6 Dành quá nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi

Việc nghỉ ngơi là điều quan trọng để phục hồi sau một ngày dài hoạt động năngsuất Thế nhưng, vừa mới làm việc một lúc đã nghỉ ngơi như câu hát của gen Z

“Tôi đã làm việc được 5 phút thế nên bây giờ tôi phải nghỉ ngơi thôi” quả thậtkhông hay và hiệu quả như tưởng tượng Dành quá nhiều thời gian cho nghỉ ngơi

có thể khiến bạn mất động lực tập trung vào công việc khác, xa cách với các mốiquan hệ xung quanh và tạo cho mình một ý thức rằng bạn rất cần được nghỉ ngơibất kể khi làm gì

2.7 “Cố quá thành quá cố”

Nguyên nhân gây lãng phí thời gian này không còn xa lạ phải không, khi bạn càngvùi đầu vào làm thật nhiều công việc cũng đồng nghĩa với việc khả năng tập trungcủa bạn bị phân tán Vì vậy, bạn khó có thể hoàn thành cho xong dù chỉ một việc

3 Ảnh hưởng của việc quản lý thời gian không hiệu quả tới cuộc sống và công việc

Đôi khi chúng ta thấy rằng một ngày 24 giờ là không đủ để hoàn thành công việc Nguyên nhân chính là do chúng ta không quản lý được tốt thời gian của bản thân mình Nó có ảnh hưởng rất lớn đến đời sống và công việc của bản thân Đối với đời sống thường ngày, không quản lý tốt thời gian của mình cũng đồng nghĩa với việc chúng ta đang sống một cách thiếu trách nhiệm với bản thân mình Khi

mà bản thân ta đã đặt ra được mục tiêu cho mình, nhưng không lên kế hoạch cụ thể

mà lại làm việc theo cảm tính thì ta có thể bỏ sót việc cần làm, không phân bố công việc hợp lý, làm cho mọi việc bị trì trệ, như vậy mục tiêu của ta không thể hoàn thành theo dự định được Có nhiều thanh niên ngày nay, phí phạm tuổi trẻ vào chơi bời,

7

không quan tâm tới việc định hướng xây dựng tương lai đến sau này khi nhìn lại bản thân, họ nuối tiếc và hối hận, lúc này dù họ có than thở thì cũng vô dụng vì thời gian không bao giờ đợi một ai Cùng một quỹ thời gian đáng ra có thể làm được rất nhiều việc nhưng tính thụ động, lười nhác của bản thân đã làm cho bản thân ta ngày càng bị thụt lùi trong khi đó xã hội thì ngày càng phát triển Sự phát triển đó nhanh đến mức kinh khủng, người nào người ấy đều hối hả chạy theo nhịp sống thường ngày cả trong công việc lẫn học tập, mọi người đều cố gắng đuổi theo nó để không bị tụt lại ở phía sau Nhưng thời gian cũng không cho chúng ta bất cứ cơ hội để nghỉ ngơi nào, nó thẳng tay loại bỏ bất cứ ai không biết phấn đấu nỗ lực, không biết nắm bắt cơ hội Sự phát triển của xã hội cũng y như thời gian vậy, không hề chờ đợi bất cứ ai, nếu không biết nắm bắt cơ hội thì chỉ thiệt cho bản thân chúng ta Không phân chia thời gian được cho cả việc học, việc làm, bạn bè và gia đình thì chúng ta thật thiếu trách nhiệm với bản thân, đây chính là một việc hết sức tồi tệ Đến chính bản thân còn như thế thì trong xã hội còn có ai dám giao việc cho một người như thế, liêu người như thế còn cóthể thành công được trong xã hội ngày nay sao?

Việc không biết quản lý tốt thời gian cũng ảnh hưởng vô cùng lớn đến sinh hoạt hằng ngày trong gia đình Công việc quá nhiều sẽ khiến ta không có thời gian để quan tâm đến gia đình của mình Khối công việc lớn trong 24 giờ nếu mà không có kế hoạch rõ ràng, không biết cách sắp xếp, phân phối một cách hợp lý thì chúng ta khôngthể nào thoải mái được Nếu dành thời gian quá nhiều cho công việc, thành công ngày càng thăng tiến thì thời gian đâu để quan tâm đến gia đình

Phân chia thời gian một cách hợp lý cho công việc và gia đình luôn luôn đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống hiện nay Thời gian là một thứ vô giá và nó có ảnh hưởng lớn với mọi việc trong cuộc sống, sử dụng nó một cách hợp lý thì nó sẽ đem lạicho chúng ta thành công trong cuộc sống, còn nếu không biết sử dụng một cách hợp lýthì sẽ có rất nhiều rắc rối

4 Cách khắc phục tình trạng lãng phí thời gian

4.1 Lập kế hoạch làm việc

Lên kế hoạch là một quá trình chúng ta sắp xếp thời gian thích hợp cho từngcông việc để đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định Bằng thóiquen phác thảo kế hoạch làm việc, chúng ta sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản

lý thời gian của mình Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch:Bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình.Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt độngthường nhật, ngoài công việc, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm những gìmình muốn

Kế đến, lấp đầy những hoạt động chúng ta cần làm vào những khoảng thờigian đấy Song song với quá trình này là chúng ta phải luôn luôn để tâm đếntrình tự ưu tiên của chúng Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích, có thể phụ

8

thuộc ở chính chúng ta, còn có thể phụ thuộc vào mối tương quan giữa nhữngviệc lớn và nhỏ Đôi khi phải biết hy sinh cái này vì cái kia.

Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố Điều này lại phụthuộc vào kinh nghiệm của chúng ta Chúng ta đang thực hiện một công việc

có tính rủi ro cao hoặc một công việc mới, hãy dành thời gian dự phòng nhiềulên

Kế hoạch đã lập cần linh hoạt, hoàn toàn có thể thay đổi vào giờ chót Nhưng

lý do để thay đổi kế hoạch nên hợp lý

Có một kế hoạch cụ thể thì chúng ta vừa tránh được những căng thẳng trongcông việc vừa làm việc hiệu quả hơn Nhưng cũng cần tránh lập một kế hoạch với sốlượng công việc quá tải vào một ngày để tránh làm giảm hiệu quả công việc và sứckhỏe của bản thân

Những công cụ để hỗ trợ việc chúng ta lập kế hoạch có thể là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên chúng ta không thể ghi thời khóa biểu vào đầu được Dù chúng ta có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu không chúng ta lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để nhớ ra lịch làm việc của mình

Chúng ta có thể sắp xếp lịch trình như sau:

Vạch ra khoảng thời gian trống của bản thân

Điền vào từng khoảng thời gian công việc cụ thể như: những việc quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau

Có chuẩn bị cho những sự việc bất ngờ

Kế hoạch có thể thay đổi nếu cần nhưng nên cố gắng làm được những gì đã được vạch ra

4.2 Biết nói “không”

Biết nói “không” là một trong những phương pháp hữu hiệu nhất để khằc phụcviệc lãng phí thời gian Nhưng việc này thật sự không đơn giản khi mà hầu hết cáclời mời rất hấp dẫn Việc mà chúng ta cần làm là phải kiên định với một công việcđang làm và không nên bỏ dở công việc Vấn đề nan giải các bạn trẻ bây giờ là hamchơi hơn ham học, ham làm, tất cả chúng ta chỉ muốn nghỉ ngơi, đi chơi nhiều hơnmuốn làm việc Chỉ cần một lời mời là sẵn sàng hủy mọi công việc hoạch tính trước

đó để đi chơi Cách tốt nhất để nói không đó là nói “không” Vì càng vòng vo tìm

9

cách nói dối thì thứ nhất, chúng ta đã tự lừa dối bản thân, thứ hai, chúng ta khôngxem trọng bạn bè Nếu chúng ta bận thật sự, họ sẽ hiểu và thông cảm cho chúng ta.Nhưng nếu gặp trường hợp đó là cuộc họp lớp lớn hoặc thăm thầy cô Chúng ta cóthể tính toán mà điều chỉnh lại thời gian biểu của mình, tính quan trọng nhất củathời gian biểu là tính khoa học và linh hoạt Chúng ta phải luôn luôn sẵn sàng khi cómột sự cố hoặc linh hoạt thay đổi việc làm, sắp xếp theo cách khác để bản thân hoànthành số chỉ tiêu đã đạt ra trong ngày mà vẫn cảm thấy thoải mái Nói “không” đúnglúc còn chứng minh rằng chúng ta đã trưởng thành và có suy nghĩ, biết đặt việc quantrọng hơn lên trên và có trách nhiệm với việc mình đang làm Tuy nhiên, vẫn nên sửdụng “không” một cách hợp lý và không nên trả lời quá thẳng thừng để khiến cả haibên đều cảm thấy có lỗi.

4.3 Lựa chọn và hiểu rõ thời gian làm việc hiệu quả

Chúng ta nên làm việc trong sự thoải mái, không căng thẳng đó chính là lúc tínhhiệu quả của chất lượng công việc được đẩy lên cao nhất Đối với diễn biến tâm lý

và sự thích ứng thời gian của mỗi chúng ta trong một ngày khá phức tạp, điều đóảnh hưởng ít nhiều đến công việc chúng ta đang làm, một tâm trạng không tốt, haymột buổi trưa oi bức với căn phòng làm việc chật chội…tất cả chúng đều làm ì đi sựnhanh nhẹn, linh hoạt và chính xác của chúng ta Vậy nên việc lựa chọn và hiểu rõthời gian làm việc hiệu quả trong một ngày là hết sức cần thiết

Biết rõ khi nào bản thân làm việc hiệu quả nhất Nếu thấy mình làm việc vào buổi sáng là hiệu quả nhất, tại sao lại không đưa những công việc quan trọng vào buổi sáng? Những công việc quan trọng luôn yêu cầu tính tư duy rất cao, việc lựa chọn không gian và thời gian tốt kết hợp với tâm trạng thoải mái sẽ giúp chúng ta phát huytốt nhất khả năng vốn có của mình; khi đó sự tập trung, tính chuẩn xác, sáng tạo sẽ đưa chúng ta tới kết quả một cách nhanh nhất và đạt được hiệu quả một cách tốt nhất.Một khi những công việc quan trọng đã được giải quyết tốt, áp lực sẽ được cởi bỏ rất nhiều, sự nhẹ nhõm lúc này sẽ trở thành động lực giúp chúng ta hoàn thành nốt những công việc còn lại

Với những khoảng thời gian không thích hợp chúng ta nên dành để làm nhữngcông việc mang tính chất thường nhật Những công việc này thường không đòi hỏi

tư duy quá nhiều, áp lực không quá cao, nên chúng ta có cảm giác thoải mái và ít lolắng hơn Lúc này, việc đã qua khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày

10