báo cáo cuối kỳ các chuyên đề truyền thông triển lãm carpediem gieo hương

Về mặt nội dung, nhóm đã chuẩn bị và in thông tin về 8 mùi hương được trưng bày trong triển lãm.Khâu thực thi: Buổi triển lãm Gieo Hương đã diễn ra thuận lợi với sự góp mặt của hơn 30 vị

V Ề DOANH NGHIỆP C ARPE D IEM

Carpe Diem là thương hiệu từ Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ mùi hương, nổi bật nhất với dòng sản phẩm nến thơm thủ công trong hũ xi măng tái chế và tinh dầu nước hoa Thương hiệu dẫn đầu lĩnh vực với định hướng sản phẩm mang âm hưởng của văn hóa Việt, mới nhất có thể kể tới BST Cô Đôi Thượng Ngàn với đá thơm và nến thơm mang hình tượng, mùi hương cảm hứng từ Đạo Mẫu Việt và Cô Đôi Đến nay thương hiệu đã có một tập khách hàng trung thành trong suốt 3 năm hoạt động và hệ thống 3 cơ sở tại Phố cổ Hà Nội Không chỉ tiếp cận với khách hàng trong nước và bán lẻ, Carpe Diem còn sở hữu hơn 1000 đánh giá 5 sao trên Google Map, Tripadvisor bởi rất nhiều khách hàng quốc tế Thương hiệu là đối tác cung cấp quà tặng doanh nghiệp thiết kế độc quyền cho hơn 100 doanh nghiệp trong và ngoài nước từ năm 2021.

Mở rộng trải nghiệm người tiêu dùng, 6 tháng cuối năm 2023, Carpe Diem tiếp tục tạo ra mô hình workshop cho phép khách hàng có thể tự làm nến thơm, điều chế mùi hương dưới sự hướng dẫn của các chuyên gia từ thương hiệu Mô hình này đã được quan tâm và được VTV1 - Đài truyền hình Việt Nam ghi hình cũng như phát sóng trên kênh trong tháng 9/2023. Được các chuyên gia trong lĩnh vực mùi hương nghiên cứu và ấp ủ trong suốt 2 năm, Carpe Diem ra mắt thị trường vào tháng 7 năm 2021 Sau 1 năm khẳng định vị trí thương hiệu trong ngành hàng trên các nền tảng online, CarpeDiem thành lập cơ sở đầu tiên tại 27 Hội Vũ vào tháng 7 năm 2022 và tiếp tục mở rộng thị trường với cơ sở số 2 tại 50A Đào Duy Từ và cơ sở 3 tại 48 Ấu Triệu chỉ trong vòng 6 tháng. Đến nay thương hiệu không chỉ là nhà phân phối bán lẻ các dòng nến thơm thủ công trong hũ xi măng tới những khách hàng trong và ngoài nước mà còn tự hào khi trở thành đơn vị cung cấp số lượng lớn các gói quà tặng doanh nghiệp trọn bộ Các doanh nghiệp đã hợp tác cùng Carpe Diem trải dài ở các lĩnh vực khác nhau như tài chính ngân hàng, bất động sản, thẩm mỹ làm đẹp,thiết kế nội thất, thời trang,

L Ý DO LỰA CHỌN DOANH NGHIỆP

- Tháng 4/2023 Carpe Diem đã tổ chức thành công Triển lãm “Thơm Thảo – Chia thơm sẻ thảo” để quyên góp chăn ấm cho quỹ Cơm có thịt, hỗ trợ trẻ em vùng cao.

- Xét về định hướng doanh nghiệp, Carpe Diem ý thức được việc phát triển nguồn nguyên liệu bền vững, mong muốn được phát triển thêm nhièu ý tưởng mới lạ trong hoạt động truyền thông của doanh nghiệp.

- Mô hình của Carpe Diem là doanh nghiệp vừa và nhỏ, sẵn sàng cộgntác cùng các nhóm sinh viên trẻ trong những hoạt động mang tính thiết thực.

Từ những lý do đó, cùng với cơ sở dựa trên kế hoạch, tầm nhìn và hoạt động thực tế của doanh nghiệp, nhóm quyết định ngỏ lời mời cộng tác cùng Carpe Diem để thực hiện dự án triển lãm “Gieo Hương" và được chấp thuận Dự án được triển khai với nội dung như sau:

"Aromathérapie", một phương pháp dùng hương thơm để trị liệu Mỗi mùi hương cụ thể sẽ đem đến những tác động tích cực khác nhau về sức khỏe cả về thể chất và tinh thần Từ đó, tinh dầu được coi là đại diện của mùi hương thiên nhiên dưới hình thái cô đọng nhất Chỉ một giọt cũng chứa cả một mạng lưới phức tạp các phân tử với hàng ngàn tác dụng lên cơ thể chúng ta, hoàn toàn tự nhiên.

Những loại tinh dầu thiên nhiên tốt đến vậy mà lại được điều chế từ những nguyên liệu thô kệch, thậm chí rất mộc mạc, hoang sơ và có ngoại hình thậm chí "xấu" Tinh thần, đồng thời kích thích hệ thần kinh, thậm chí gợi đến những ký ức nào đó Và theo những nhà mùi hương học, hương thơm có thể tác động đến cơ thể, tâm hồn và cả suy nghĩ của con người

Nếu bạn đã quá quen thuộc với những loại thuốc vật lý và chưa tìm ra liều thuốc tự nhiên từ "Hương" dành cho riêng bạn, hãy cùng với "Gieo Hương" tham gia buổi triển lãm sắp tới nhé!

- Nhằm tạo mối quan hệ với khách hàng với doanh nghiệp từ đó tạo ra được giá trị về lâu dài cho thương hiệu Carpe Diem.

- Hiểu hơn về phương pháp trị liệu tinh thần, sức khoẻ bằng mùi hương

- Phân biệt các nguyên liệu giản thể tạo ra tinh dầu thiên nhiên

- Chia sẻ về tầm quan trọng của việc sử dụng mùi hương để cải thiện sức khoẻ tinh thần

- Từ sự thay đổi về nhận thức, triển lãm mong muốn truyền tải thông điệp, kiến thức và hành động cơ bản để nhận biết và tìm kiếm được mùi hương trị liệu phù hợp với từng cá nhân

- Vị trí địa lý: Toàn quốc

- Giới tính: không phân biệt

- Những người đang đi làm, đi học với tần suất cao và mong muốn tìm kiếm một phương pháp giải toả căng thẳng phù hợp với bản thân nhưng không biết phải tìm từ đâu.

- Những người quan tâm tới sức khoẻ tinh thần và có lối sống lành mạnh

Con người thường có xu hướng tìm kiếm những loại thuốc đắt tiền với mong muốn số tiền bỏ ra càng nhiều thì nỗi đau thể xác, tinh thần của họ sẽ được giảm theo càng nhiều Trong khi ấy những nguyên liệu thiên nhiên, mộc mạc, ngay xung quanh mỗi người đều có thể trở thành một liều thuốc an thần.Chúng không đắt tiền, không quý hiếm nhưng nếu hiểu và biết phân biệt, sức khoẻ tinh thần của bạn sẽ được vỗ về Vì vậy đừng cố tìm hay chạy theo số đông, hãy tìm phương pháp phù hợp với bạn, bắt đầu từ mùi hương vô hình nhưng cực hữu hiệu nhé

CHECKLIST TRƯỚC VÀ SAU SỰ KIỆN

CHUẨN BỊ TRƯỚC & SAU SỰ KIỆN

VIỆC CHI TIẾT PCCV NOTE

1 MANG ĐI 12 hiện vật giản thể Vi, Việt,

2 Kéo, dây cói, cân tiểu ly, tờ a5, tờ candle story, băng dính, dập ghim Việt

3 7 quà tặng mini - xà bông Huyền

4 4 tờ giấy vuông đánh số thứ tự Hà

5 Hộp carpe đựng giấy Huyền

6 Giấy dán giản thể Minh

7 Khăn trải bàn, cốc giấy, vải trắng Hiệp

8 Máy ảnh polaroid và phim Việt, Ngọc

Giấy trưng bày câu chuyện mùi hương size A6 Huyền

12 Giấy mời workshop - 4 Quỳnh Anh

13 04 bản Timeline sự kiện Hà

Có đủ thông tin và viết đủ tên thiệp Minh, Hiền

15 Liên hệ thông tin đồ uống, màu nến khách mời

Kê bàn ghế, bê thùng hàng xuống xe Cả team

17 Thu ca đong thuỷ tinh đi rửa và lau khô, cho vào hộp carton Loan

18 Lau ca đong sáp, rửa lại bằng nước sôi Hiệp

19 Lau nhiệt kế, lau bếp, cất vào hộp & thùng Quỳnh Anh,

20 Cất các lọ tinh dầu lớn vào hộp

21 Dọn các sản phẩm trưng bày về thùng Việt, Vi

22 Gập gọn tạp dề cất thùng Loan, Hà

TIMELINE SỰ KIỆN QUỲNH + NGỌC

VỰC CHI TIẾT PCCV NOTE

Setup bàn, danh sách khách, check đủ standee, poster dán triển lãm

2 10p 11h10 Khui các thùng hàng Hiền,

4 10p 11h40 Xếp tạp dề cho Ban tổ chức

Setup, trang trí khu vực trưng bày triển lãm, bao gồm các giản thể

6 20 12h30 Khu trưng Set up khu vực trang trí Vi, Việt bày 7

Kẹp nhiệt kế vào ca đong và sắp xếp lên đúng vị trí

9 10p 13h Gỡ ca đong thủy tinh

75ml và setup lên bàn Hiệp

10 10p 13h10 Setup tinh dầu bé Quỳnh

11 10p 13h20 Set up bút và tag quấn nến

12 10p 13h30 Bày cốc nến thơm theo màu của khách

Setup nồi sáp + bếp + ổ điện cắm

Dọn dẹp lại vị trí Công

17 15h30 x x ĐÓN KHÁCH THĂM QUAN TRIỂN LÃM

18 16h30 x x CẢ TEAM SẮP XẾP BÀN GHẾ, DỌN DẸP KẾT

LƯỢNG NỘI DUNG DIỄN BIẾN

Khi cô và các nhóm trưởng tham quan,

Hiền sẽ đi theo giới thiệu ý nghĩa từng, loại vật thể, sau đó mời cô và các nhóm trưởng ngồi xuống lắng nghe thuyết trình của Quỳnh.

3 Nói ngắn gọn về các loại mùi hương, giới thiệu về Workshop làm nến trong triển lãm

16h05 20 phút Workshop Đến khi Quỳnh nói xong Quỳnh sẽ , mời cô và các nhóm trưởng bắt đầu làm nến.

● Trong khi đợi sáp khô, Loan hỏi cảm giác của mỗi người khi trải nghiệm (có khó ko, thấy mùi hương nào hấp dẫn nhất với bạn, )

16h30 5 phút Cảm ơn Làm nến xong, Loan kết lại bằng thông điệp, gửi lời cảm ơn.

16h35 5 phút Kết thúc Nhân viên Carpe hỗ trợ đóng hộp, tặng nến mang về.

QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN

H IỆU QUẢ CÔNG VIỆC CHUNG CỦA NHÓM

Là lần đầu tiên tổ chức buổi triển lãm, nhóm đã gặp rất nhiều khó khăn và vấn đề ngay từ những bước đầu tiên như: lập kế hoạch nội dung, hình ảnh, thực thi, phân chia công việc, Tuy nhiên, dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của cô Tào Thanh Huyền và sự hỗ trợ hết mình của thương hiệu nến thơm Carpe Diem, nhóm đã tổ chức thành công triển lãm Giao Hương với mục tiêu quảng bá mùi hương độc lạ cũng như các khâu làm nến thơm của hãng nến thơm Carpe Diem đến với đông đảo sinh viên của Học Viện Báo Chí và Tuyên Truyền Hiệu quả công việc chung của nhóm được đánh giá qua các khâu sau:

Nhóm đã phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân thành 2 nhóm chính: nhóm nội dung, nhóm vận hành Mỗi nhóm đều có team lead quản lý, vận hành và báo cáo công việc hàng ngày để chuẩn bị cho khâu tổ chức triển lãm diễn ra tốt nhất

Về mặt vận hành, nhóm lên kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ những vật dụng, chi tiết cần thiết trong buổi triển lãm Gieo Hương như: sáp nến, hũ đựng nến, đèn led, loa đài và nhiều chi tiết khác Nhóm vận hành rất sát sao làm việc với nhóm nội dung và hình ảnh để nắm kịp tiến độ và chuẩn bị kịp thời trước 3 ngày diễn ra sự kiện

Về mặt nội dung, nhóm đã chuẩn bị và in thông tin về 8 mùi hương được trưng bày trong triển lãm.

Buổi triển lãm Gieo Hương đã diễn ra thuận lợi với sự góp mặt của hơn

30 vị khách yêu quý cùng 2 nhân viên từ hãng Nến thơm Carpe Diem Bên cạnh đó, trong suốt quá trình diễn ra buổi triển lãm, nhóm cũng rất sát sao và chăm sóc các vị khách mời yêu quý để họ có được những trải nghiệm tốt nhất như: Hỗ trợ ngay lập tức khi khách cần, quan tâm và giải đáp thắc mắc của khách trong suốt quá trình diễn ra buổi triển lãm

Triển lãm Gieo Hương được tổ chức ngày 2/11 tại Học Viện Báo Chí và Tuyên Truyền đã diễn ra thuận lợi, đón nhận nhiều phản hồi tích cực của các bạn mến đến tham dự sự kiện.

Tuy đây là lần đầu tiên tất cả thành viên trong nhóm có cơ hội được trực tiếp trải nghiệm và tổ chức một buổi triển lãm, gặp không ít khó khăn và vất vả nhưng những hiệu quả đạt được và thành tựu nhóm đạt được đã trở thành động lực và sự tự tin lớn cho mỗi thành viên để có thể tiếp tục tổ chức và tham dự những buổi triển lãm trong tương lai Triển lãm Gieo Hương không chỉ mang lại ý nghĩa lớn đối với Carpe Diem trong việc quảng bá thương hiệu, mà còn chính là bài học quý giá cho mỗi thành viên trên con đường chinh phục sự nghiệp truyền thông sau này của mình.

T HÁI ĐỘ THAM GIA VÀO TỪNG CÔNG VIỆC CHUNG

Nhiệm vụ Thái độ tham gia

- Phụ trách chính mảng nội dung của sự kiện: lên kế hoạch tuyến bài trước sự kiện, sau sự kiện và hậu sự kiện, thực hiện triển khai các tuyến bài truyền

- Trao đổi và nhận góp ý từ Founder của Carpe Diem để tổ chức Workshop làm nến chỉn chu và hiệu quả nhất.

- Liên hệ với các chuyên gia mùi hương để thảo luận về chủ đề và cách thực hiện buổi workshop.

- Phối hợp với team hình ảnh và team vận hành để đánh giá và điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp.

- Đảm bảo nội dung được tinh gọn, dễ hiểu và đạt hiệu quả cao nhất khi truyền thông tới khán giả tham gia buổi workshop

- Tham gia vào khâu thực thi trong ngày diễn ra sự kiện: đảm bảo khách mời đến đúng giờ, chăm sóc và trả lời thắc mắc của khách quý khi cần

- Tham gia chuẩn bị nguyên vật liệu trưng bày theo danh sách mùi hương và mùi nến đã đưa ra.

- Vận chuyển và lắp đặt những thiết bị cũng như nhu yếu phẩm cần thiết cho sự kiện như: nến thơm, hộp đựng, các thiết bị làm nến,

- Phối hợp với team vận hành offline chuẩn bị trang thiết bị cần thiết trước

- Tham gia vào khâu thực thi trong ngày diễn ra sự kiện: chăm sóc và tư vấn khán giả tham gia cũng như hỗ trợ họ trong việc làm nến thơm xuyên suốt các khâu.

- Thực thi các yêu cầu của nhóm trong việc dự trù rủi ro diễn ra trong buổi trưng bày.

- Làm việc trực tiếp với đơn vị doanh nghiệp đồng tổ chức - Carpe Diem.

Quan sát, vận hành các bộ phận phối hợp triển khai sự kiện.

- Lên kế hoạch tổng quan và chuẩn bị các khung timeline trước khi liên hệ với doanh nghiệp Trình bày kế hoạch trước giám đốc doanh nghiệp, trao đổi những quyền lợi và những yêu cầu giữa

2 bên trước khi hợp tác

- Là cầu nối truyền đạt thông tin giữa doanh nghiệp và nhóm Giải đáp thắc mắc những câu hỏi chung từ 2 phía.

- Hệ thống hoá các đầu mục công việc và phân chia các công việc cho từng bộ phận của nhóm tương ứng với các bộ phận nhân sự trong event

- Phân chia nhân sự, đặt ra quy định, tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc

10/10 10/10 dưới sự đồng thuận của cả nhóm trước khi bắt đầu các công việc

- Thu nhận các góp ý từ các thành viên, tổng hợp và thảo luận trong các buổi họp

- Quan sát hiệu quả công việc của từng nhóm thông qua nhóm trưởng và tổ chức các cuộc họp nội bộ sau khi có những vấn đề được đóng góp.

- Khảo sát địa điểm tổ chức triển lãm.

Trực tiếp đo kích thước thực tế từ đó chuẩn bị buổi trưng bày đạt được hiệu quả cao nhất.

- Dự kiến rủi ro, đề xuất phương án hạn chế trước và trong buổi trưng bày

- Tham gia vào khâu thực thi trong ngày diễn ra sự kiện, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng timeline, đúng nhân sự đúng việc.

- Thống kê chi phí, gửi bảng thanh toán cho Carpe Diem và cho nhóm

- Thực hiện chuẩn bị các nguyên vật liệu theo danh sách mùi hương và các mùi nến thơm.

- Lên kế hoạch và kịch bản minigame cho khán giả tham gia buổi triển lãm.

- Lên kế hoạch thu mua, dự trù và kết toán cho các khoản thu chi trong buổi

- Chuẩn bị đồ dùng cho mini game làm nến thơm trực tiếp tại buổi trưng bày.

- Thiết kế sơ đồ setup chỗ ngồi, mùi nến và khu vực trang trí.

- Đón khách và giải đáp cho họ về các mùi nến được trưng bày.

- Phối hợp với team vận hành chuẩn bị trang thiết bị cần thiết trước và trong sự kiện

- In ấn timeline, checklist, danh sách người tham dự minigame cho buổi triển lãm

- Đánh giá và dự trù rủi ro diễn ra trong buổi trưng bày.

- Chuẩn bị nguyên vật liệu cho buổi trưng bày dựa trên danh sách mùi hương nến.

- Là MC cho buổi triển lãm với vai trò dẫn dắt khách tham gia buổi triển lãm.

- Chuẩn bị vật dụng và setup khu vực check in khán giả tham gia triển lãm.

- Đón tiếp, hướng dẫn khách mời checkin

- Phối hợp với team vận hành sắp xếp và thu dọn các trang thiết bị cần thiết.

- Tham gia vào khâu thực thi trong ngày diễn ra sự kiện: chăm sóc người

10/10 10/10 tham gia sự kiện cũng như giải đáp thắc mắc cho họ trong quá trình diễn ra sự kiện

- Phụ trách mảng thiết bị vật tư của buổi triển lãm: liên hệ đặt in và lấy poster, standee trước sự kiện; chuẩn bị đầy đủ dụng cụ, checklist công việc set up đảm bảo thực hiện và mang đầy đủ.

- Vận chuyển và lắp đặt những thiết bị cũng như nhu yếu phẩm cần thiết cho buổi triển lãm như: nến thơm, hộp đựng, các thiết bị làm nến,

- Phối hợp với team vận hành chuẩn bị trang thiết bị cần thiết trước và trong buổi triển lãm

- Tham gia vào khâu thực thi trong ngày diễn ra buổi triển lãm: Tiếp đón, tư vấn và giải đáp những thắc mắc của người tham gia triển lãm

- Hỗ trợ lên kế hoạch trưng bày, checklist cho team

- Thực thi các yêu cầu của nhóm trong việc dự trù rủi ro diễn ra trong sự kiện.

- Tham gia set up bàn ghế, ánh sáng, chỗ đặt standee, tổ chức minigame,

- Chuẩn bị thiết bị vật tư cho sự kiện: chuẩn bị film chụp ảnh; chuẩn bị đầy

10/10 10/10 đủ dụng cụ, checklist công việc set up đảm bảo thực hiện và mang đầy đủ.

- Vận chuyển và lắp đặt những thiết bị cũng như nhu yếu phẩm cần thiết cho sự kiện như: nến thơm, hộp đựng, các thiết bị làm nến,

- Phối hợp với team vận hành chuẩn bị trang thiết bị cần thiết trước và trong buổi triển lãm

- Tham gia vào khâu thực thi trong ngày diễn ra buổi triển lãm: chăm sóc khách tham dự cũng như hỗ trợ đổ sáp nến cho khách rong mini game làm nến thơm.

- Hỗ trợ lên kế hoạch, checklist cho team

- Thực thi các yêu cầu của nhóm trong việc dự trù rủi ro diễn ra trong sự kiện.

- Chuẩn bị nguyên liệu mùi hương cho toàn bộ sự kiện

- Liên hệ với doanh nghiệp để lên danh sách mùi hương cho mini game và danh sách những mùi nến thơm được sử dụng để trưng bày.

- Chuẩn bị vật dụng và setup khu vực check in

- Đón tiếp, hướng dẫn khách mời

- Phối hợp với team vận hành offline sắp xếp và thu dọn các trang thiết bị cần thiết.

- Tham gia vào khâu thực thi trong ngày diễn ra sự kiện: chăm sóc khách mời cũng như hỗ trợ họ trong quá trình diễn ra sự kiện.

- Trao đổi và nhận góp ý từ Founder của Carpe Diem để tổ chức buổi triển lãm nến chỉn chu và hiệu quả nhất.

- Liên hệ, đặt mua các hương liệu theo danh sách theo yêu cầu của Founder nến thơm Carpediem.

- Chuẩn bị vật dụng và setup khu vực trưng bày cùng các thành viên trong nhóm.

- Lên kịch bản đón tiếp và giải đáp thắc mắc cho khách tham quan buổi triển lãm

- Phối hợp với team vận hành sắp xếp và thu dọn các trang thiết bị cần thiết trước và sau buổi triển lãm

- Tham gia vào khâu vận chuyển trang thiết bị cần thiết cho buổi trưng bày theo yêu cầu của thương hiệu Carpediem.

- Phụ trách thiết kế, quán xuyến các ấn phẩm thiết kế của team và hỗ trợ khi các thành viên của team cần giúp đỡ.

- Phụ trách mảng thiết bị vật tư của buổi triển lãm: liên hệ đặt in và lấy poster, standee trước sự kiện; chuẩn bị các ấn phẩm cần thiết liên quan đến các vật phẩm mùi hương theo yêu cầu của trưởng nhóm

- Phối hợp trao đổi với các team khác về tiến trình làm việc

- Lên key visual chung cho sự kiện.

- Thiết kế banner, poster, tag cuốn cốc nến, thiệp đặt tại bàn,, phục vụ sự kiện.

- Chụp ảnh phục vụ cho buổi triển lãm trong ngày thực thi.

- Thiết kế ấn phẩm truyền thông của sự kiện.

- Liên hệ và làm cầu nối với Founder Carpediem về yêu cầu trưng bày sản phẩm,

- Phối hợp trao đổi với các team khác về tiến trình làm việc, đảm bảo hoàn thành các đầu mục công việc đã đề ra

- Liên hệ với chuyên gia về lĩnh vực mùi hương nhằm đảm bảo những kiến thức được truyền tải trong buổi trưng

10/10 10/10 bày đến khách tham quan được chính xác.

- Lên lịch và tìm người hướng dẫn cho mini game làm nến thơm tại buổi triển lãm.

-Quay video phục vụ sự kiện trong ngày thực thi.

BÀI HỌC KINH NGHIỆM

- Lên kế hoạch chi tiết cụ thể và luôn có phương án dự phòng:

Kế hoạch tổ chức triển lãm luôn cần rất nhiều công việc tỉ mỉ nên những người tổ chức sự kiện nên vạch ra những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và đưa ra kế hoạch giải quyết nếu có Chẳng hạn khi những đồ decor cần thiết cho triển lãm trong quá trình trưng bày bị hư hỏng hay không thể sử dụng được thì phải có vật dụng bổ sung vào tránh làm thiếu đi câu chuyện của triển lãm Khi có kế hoạch dự trù, công việc sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.

- Xác định rõ ngân sách cho buổi triển lãm:

Phải lên danh sách tất cả các hạng mục cần thiết để sự kiện diễn ra tốt đẹp Chủ động và tích cực tham khảo giá cả từ nhiều nguồn phân phối khác nhau để có dịch vụ trang trí, nước uống và những đạo cụ cần thiết trong sự kiện tối ưu chi phí Sao kê đầy đủ minh bạch giữa các thành viên để cả nhóm cân đối thu chi hợp lý.

- Phải chú ý từ những chi tiết nhỏ nhất, trưng bày sản phẩm ấn tượng:

Từ những khâu tiền triển lãm - bắt đầu triển lãm - trong triển lãm và hậu triển lãm đều phải rất tỉ mỉ chăm chút cho từng chi tiết để tránh được những rủi ro bất ngờ nhiều nhất có thể Từ việc trưng bày sản phẩm phải rất cẩn thận vì nếu chỉ sắp xếp sai đi 1 chút thì ý đồ và câu chuyện của chúng cũng sẽ bị lệch hướng. Cho đến việc sắp xếp vị trí bàn ghế, gian trưng bày ra sao để trong quá trình trải nghiệm khách hàng sẽ không bị gặp khó khăn trong việc di chuyển đồng thời có thể ghép nối từng câu chuyện từ nơi này đến nơi khác của triển lãm.

- Định hình nội dung và phong cách phù hợp với khách hàng của triển lãm: Để tạo sự hấp dẫn và tương tác tích cực từ khách mời, cần phải điều chỉnh nội dung và phong cách sự kiện sao cho phù hợp với khách hàng mục tiêu Điều này sẽ bao gồm lựa chọn diễn giả, nội dung bài thuyết trình, hoặc thậm chí là các hoạt động tương tác như trò chơi, thử nghiệm sản phẩm, hay phiên Q&A.

- Kiểm tra kỹ thuật và chuẩn bị không gian một cách chỉn chu:

Trước khi sự kiện triển lãm diễn ra, kiểm tra kỹ lưỡng và thử nghiệm tất cả các thiết bị kỹ thuật để tránh những sự cố không đáng có Đồng thời, đảm bảo rằng không gian tổ chức, âm thanh, khu vực trưng bày, khu vực dành cho khách mời đều đáp ứng yêu cầu cụ thể của sự kiện.

- Lên kế hoạch thực hiện và tuân thủ lịch trình một cách nghiêm ngặt để sự kiện triển lãm diễn ra thuận lợi nhất:

Việc đặt ra lịch trình rõ ràng và tuân thủ nghiêm ngặt sẽ đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng thời gian, không làm mất đi sự chuyên nghiệp của sự kiện Điều này bao gồm cả việc lên kế hoạch cho các bài thuyết trình, diễn giả và các hoạt động tương tác với khách mời Hơn nữa, cần có một đội ngũ tổ chức có kỹ năng và kinh nghiệm để phối hợp một cách tốt đẹp và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và thành công Cần sẵn sàng giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả trong quá trình tổ chức sự kiện.

BÁO CÁO CÁ NHÂN

T HÂN HỊ HẢO T T H IỀN

- Có kỹ năng nhạy bén về sáng tạo nội dung và sử dụng ngôn từ.

- Nhanh nhạy khi xử lý các vấn đề xảy ra trong buổi triển lãm.

- Vai trò chủ chốt trong khâu vận hành diễn ra sự kiện.

- Khả năng quan sát tốt, nắm bắt được tâm lý khách mời để đưa ra những gợi ý phù hợp.

- Có khả năng sáng tạo cao, luôn đưa ra được những ý tưởng thu hút để thu hút khách mời trong buổi triển lãm.

- Luôn nắm rõ được những rủi ro gặp phải trong suốt quá trình tổ chức triển lãm.

- Chịu trách nhiệm chính trong khâu vận hành, đảm bảo tốt các rủi ro luôn

Vi nằm trong tầm kiểm soát.

- Chăm sóc khách mời tốt trong suốt quá trình trước, trong & sau triển lãm.

- Lập kế hoạch tốt, phối hợp trơn tru với nhóm hình ảnh để thiết kế và in ấn thành phẩm truyền thông.

- Tham gia trực tiếp vào khâu vận hành.

- Năng nổ tham gia chuẩn bị các vật phẩm trong suốt buổi triển lãm.

● Công việc đã thực hiện

1 Thực hiện chuẩn bị các nguyên vật liệu theo danh sách mùi hương và các mùi nến thơm, bàn bạc với doanh nghiệp Carpediem nhằm lên danh sách những sản phẩm được trưng bày sao cho phù hợp với đối tượng tham gia buổi triển lãm.

2 Lên kế hoạch và kịch bản minigame cho khán giả tham gia buổi triển lãm:Bên cạnh hoạt động chính là giới thiệu và trưng bày các mùi nến thơm, nguyên liệu, hương phẩm, thì Doanh nghiệp Carpediem và nhóm cũng muốn các khách tham gia hiểu được quy trình làm nến thơm thủ công, tận hưởng cảm giác tự tay mình làm ra thành phẩm Chính vì thế nhóm đã quyết định tổ chức Mini Game làm nến thơm trực tiếp tại địa điểm trưng bày Kế hoạch bao gồm: + Thời gian diễn ra

+ Các dụng cụ cần chuẩn bị

+ Quy trình và cách thức thực hiện

3 Lên kế hoạch, dự trù và kết toán cho các khoản thu chi trong buổi triển lãm: Lên bảng giá và dự trù kinh phí dựa trên bảng danh sách vật liệu do trưởng nhóm đề ra Quản lý quỹ nhóm.

4 Chuẩn bị đồ dùng cho mini game làm nến thơm trực tiếp tại buổi trưng bày: khay đựng nến, Hũ nến xi măng, găng tay, sáp nến nung chảy,

5 Thiết kế sơ đồ setup chỗ ngồi, mùi nến và khu vực mini game.

6 Đón khách và giải đáp cho họ về các mùi nến được trưng bày: Trong quá trình thực hiện buổi triển lãm em cùng các thành viên khác phụ trách giải đáp thắc mắc cho những khách tham quan về loại mùi hương, nguyên liệu được sử dụng, cách kết hợp nguyên liệu khi sản xuất,

- Em đã rút ra được rất nhiều bài học kinh nghiệm trong buổi triển lãm vừa qua:

Em nhận ra rằng một buổi triển lãm để có thể thành công cần xuất phát từ một kế hoạch rõ ràng và chính xác Từ những yếu tố nhỏ nhất, như phần Mini Game dù chỉ 20 phút diễn ra đều cần phải có kế hoạch cho từng hạng mục khi tổ chức.Các phần của hoạt động cần được chia nhỏ ra và đánh giá cẩn thận để đảm bảo kịp tiến độ chương trình Bên cạnh đó, một kế hoạch triển khai rõ ràng sẽ chuẩn bị được những dụng cụ và thu mua cần thiết, giúp kiểm soát được chi phí chặt chẽ trong quá trình tổ chức triển lãm để tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Ngoài ra em cũng rút ra những bài học khi triển khai triển lãm trong các giai đoạn như sau:

● Thiết kế gian hàng: ngoài việc thiết kế gian hàng phải phù hợp với không gian trưng bày, gian hàng cũng phải được thiết kế đẹp mắt, ấn tượng, phù hợp với sản phẩm, dịch vụ trưng bày.

● Chuẩn bị sản phẩm, dịch vụ: cần được trưng bày một cách bắt mắt, trong tầm mắt nhìn của khách tham quan, thu hút được sự chú ý

● Chuẩn bị nhân sự: Mỗi một nhân sự sẽ được phân bố tại một nhiệm vụ cụ thể nhằm tránh lãng phí nhân lực Mỗi một khu vực trưng bày cần có một người phụ trách để đảm bảo chăm sóc được khách thăm quan và giới thiệu được sản phẩm khi cần

● Setup gian hàng: Cần setup gian hàng đúng thời gian, đảm bảo đúng thiết kế đã được đề ra trong kế hoạch.

● Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ: Nhân viên cần giới thiệu sản phẩm, dịch vụ một cách nhiệt tình, chu đáo, giải đáp thắc mắc của khách tham dự.

● Chăm sóc khách tham quan: Cần chăm sóc khách tham quan chu đáo, tạo ấn tượng tốt với họ để tạo trải nghiệm tốt hơn khi tham gia buổi triển lãm.

+ Chuẩn bị nguyên vật liệu cho buổi trưng bày dựa trên danh sách mùi hương nến.

+ Là MC cho buổi triển lãm với vai trò dẫn dắt khách tham gia buổi triển lãm.

+ Chuẩn bị vật dụng và setup khu vực check in khán giả tham gia triển lãm.

+ Đón tiếp, hướng dẫn khách mời checkin

+ Phối hợp với team vận hành sắp xếp và thu dọn các trang thiết bị cần thiết.

+ Tham gia vào khâu thực thi trong ngày diễn ra sự kiện: chăm sóc người tham gia sự kiện cũng như giải đáp thắc mắc cho họ trong quá trình diễn ra sự kiện.

Thông qua sự kiện lần này, bản thân em đã rút ra được rất nhiều bài học có ý nghĩa thực tế với bản thân như:

+ Cần chuẩn bị chi tiết và khoa học kế hoạch tổ chức sự kiện, đó là sự phối hợp chặt chẽ và thống nhất kế hoạch giữa tất cả các team tham gia

+ Nắm bắt và hiểu rõ khách mời để triển khai sự kiện phù hợp, tạo được ấn tượng tốt với khách mời

+ Luôn dự phòng các phương án triển khai khi có những tình huống bất ngờ xảy ra như: thời tiết, dịch bệnh, khách mời vắng mặt, + Trong quá trình diễn ra sự kiện, cần linh hoạt ứng biến, tránh dập khuôn, máy móc Khi sự kiện diễn ra, tùy vào phản ứng của khách mời hoặc thời gian thực tế mà có thể điều chỉnh hợp lý.

+ Các thành viên luôn phải cập nhật, nắm bắt những thông tin, thay đổi của sự kiện để nhanh chóng điều phối, thực thi chương trình trơn tru Đánh giá & chấm chéo

STT Họ và Tên Nhận xét Điểm

1 Trần Thị Như Quỳnh Nắm bắt tốt mọi công việc, nhạy bén, hoàn thành tốt các nhiệm vụ.

2 Nguyễn Thu Huyền Lên định hướng cho sự kiện, luôn quan sát và hỗ trợ nhóm, hoàn thành tốt các trách nhiệm.

3 Nguyễn Quỳnh Anh Có thẩm mỹ tốt, tích cực đóng góp ý tưởng cho nhóm, hoàn thành tốt công việc được giao.

4 Trần Kim Như Ngọc Thái độ làm việc chuyên nghiệp, khả năng thiết kế tốt, luôn hoàn thành các nhiệm vụ.

5 Thân Thị Thảo Hiền Chủ động, tích cực đóng góp, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.

6 Đoàn Tuấn Minh Chủ động, luôn nắm bắt tốt các công việc, hoàn thành nhiệm vụ được giao.

7 Trần Tuấn Việt Nhạy bén, tích cực đóng góp ý tưởng, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.

8 Nguyễn Tường Vi Sáng tạo, chủ động trong công việc, luôn có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao

9 Nguyễn Thành Công Chủ động, linh hoạt, có nhiều ý tưởng hay, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.

10 Vũ Tiến Hiệp Chủ động, tích cực đóng góp ý tưởng, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.

+ Thiết kế ấn phẩm truyền thông của sự kiện.

+ Liên hệ và làm cầu nối với Founder Carpediem về yêu cầu trưng bày sản phẩm,

+ Phối hợp trao đổi với các team khác về tiến trình làm việc, đảm bảo hoàn thành các đầu mục công việc đã đề ra

+ Liên hệ với chuyên gia về lĩnh vực mùi hương nhằm đảm bảo những kiến thức được truyền tải trong buổi trưng bày đến khách tham quan được chính xác.

+ Lên lịch và tìm người hướng dẫn cho mini game làm nến thơm tại buổi triển lãm.

+ Quay video phục vụ sự kiện trong ngày thực

Qua sự kiện lần này, em đã quan sát và rút ra một số điều sau:

+ Để tổ chức buổi triển lãm thành công, cần lên kế hoạch và phân công công việc rõ ràng cho từng thành viên, tránh bỏ sót việc hoặc nhiều người làm chồng chéo tác vụ.

+ Xác định rõ đối tượng khách mời, xây dựng kế hoạch nội dung, hình thức, và phong cách của buổi triển lãm phù hợp với khách hàng mục tiêu. + Đảm bảo địa điểm tổ chức, vật phẩm, ánh sáng đáp ứng yêu cầu của sự kiện; kế hoạch dự trù cho các rủi ro có thể gặp phải trong buổi triển lãm

+ Đồng điệu và nhất quán về hình ảnh, nội dung và vận hành

+ Xử lí và phản ứng nhanh những vấn đề xảy ra đột ngột trong buổi triển lãm.

STT Họ tên Nhận xét Thái độ tham gia

- Quản lý công việc nhóm hiệu quả, hiểu rõ được từng điểm mạnh & yếu của từng thành viên để phân chia công việc phù hợp.

- Khả năng giao tiếp và dẫn dắt chương trình tốt

- Quản lí kế hoạch và thời gian hiệu quả

- Phân công công việc cho team rõ ràng, nhiệt tình giúp đỡ các thành viên khác nếu cần trợ giúp

3 Nguyễn - Kết hợp tốt với các thành viên khác 10/10

Công hoàn thành nhiệm vụ được giao.

- Nhanh nhẹn, hoạt bát và năng nổ trong mỗi nhiệm vụ phụ trách.

- Khả năng thẩm mĩ tốt, hoàn thiện ấn phẩm chỉn chu, ấn tượng

- Hoàn thành công việc đúng thời gian biểu

- Nhanh nhẹn, hoạt bát, quan sát và đảm bảo công việc hậu cần của sự kiện

- Chịu trách nhiệm chính trong khâu vận hành, đảm bảo tốt các rủi ro luôn nằm trong tầm kiểm soát.

- Chăm sóc khách mời tốt trong suốt

10/10 quá trình trước, trong & sau triển lãm.

- Tham gia dẫn dắt chương trình sự kiện (MC)

- Tham gia trực tiếp vào khâu vận hành, năng nổ tham gia chuẩn bị các vật phẩm trong suốt buổi triển lãm.

- Hoàn thành công việc đúng timeline

● Công việc đã thực hiện:

- Trao đổi và nhận góp ý từ Founder của Carpe Diem để buổi triển lãm được diễn ra chỉn chu và hiệu quả nhất.

- Nghiên cứu và thực hiện ý tưởng về tám mùi hương chính trên thế giới ảnh hưởng tới sức khỏe thể chất & tinh thần.

- Chuẩn bị vật dụng và setup khu vực triển lãm: tinh dầu, setup vật giản thể,