chương 2 các giai đoạn đàm phán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT TP HỒ CHÍ MINH KHOA LUẬT QUỐC TẾ

CHƯƠNG 2

CÁC GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN Bộ môn: Kỹ năng soạn thảo hợp đồng

Giảng viên: Nguyễn Tấn Hoàng Hải

Danh sách thành viên

9 Tống Xuân Mạnh 2053801015056

MỤC LỤC

1 Thu thập thông tin trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán 3

2 Hãy vận dụng phương châm “biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” trong đàm phán? Những điểm cần biết về ta và đối tác đàm phán là gì? 3

3 Yêu cầu và nội dung của công tác chuẩn bị cho đàm phán? 3

4 Làm thế nào để khai thác tốt nhất thông tin đối tác trên bàn đàm phán? 4

5 Lập đoàn đàm phán 4

6 Xác định mục tiêu, lập kế hoạch đàm phán 5

7 Ngôn ngữ trong đàm phán 5

8 Vai trò của Thông dịch viên khi tham gia đàm phán 5

9 Các thông tin quan trọng trong đàm phán 6

10 Giai đoạn tiếp xúc và bắt đầu đàm phán 7

11 Kỹ thuật trả lời câu hỏi trong đàm phán 7

12 Kỹ thuật thuyết phục đối tác trong đàm phán 8

13 Kỹ thuật nâng cao vị thế trong đàm phán 8

14 Kỹ thuật nhượng bộ và đòi đối tác nhượng bộ 9

15 Kỹ thuật giải quyết bế tắc trong đàm phán 11

16 Kỹ thuật lắng nghe trong đàm phán 12

17 Kỹ thuật tìm hiểu và đánh giá đối tác 13

18 Kỹ thuật tìm hiểu, đánh giá đối tác thuộc phía mình và sai trái thuộc về phía bên kia 13

19 Vấn đề nhân sự trong tổ chức đàm phán 13

20 Kỹ thuật đặt câu hỏi, kỹ thuật nghe và kỹ thuật truyền đạt thông tin trong đàm phán 14

 Kỹ thuật đặt câu hỏi 14

❖ Kỹ thuật lắng nghe: 16

❖ Kỹ thuật truyền đạt thông tin: 17

21 Vì sao người ta lại nói rằng “vạn sự khởi đầu nan- cái bắt đầu bao giờ cũng khó”? Hãy trình bày những khó khăn khi mở đầu đàm phán? 18

22 Thời gian, địa điểm và năng lực đàm phán có ảnh hưởng như thế nào đến thành công của cuộc đàm phán? 19

23 Những vấn đề cơ bản khi đàm phán về số lượng và chất lượng hàng hoá? 19

24 Tại sao giá cả lại là trọng tâm của đàm phán? Những nội dung đàm phán về giá cả hàng hoá? 20

25 Những phạm trù sau có ý nghĩa gì trong đàm phán: tên gọi, nhãn hiệu, thương hiệu và quy cách chủng loại hàng hoá? Đàm phán về vấn đề này cần chú ý những gì? 20

26 Trình bày bối cảnh đàm phán ảnh hưởng như thế nào đến thành công của cuộc đàm phán?

Ví dụ minh họa 21

27 Trình bày Các cách nhận biết các loại nhu cầu của đối tác trong đàm phán và ý nghĩa của chúng đối với một cuộc đàm phán kinh doanh quốc tế 21

28 Khi đàm phán vì sao phải quan tâm tới lợi ích của các bên? Những sai lầm trong quan niệm lợi ích khi đàm phán? 22

29 Những nhiệm vụ và yêu cầu của giai đoạn ra quyết định và kết thúc đàm phán? 23

30 Tạm hoãn đàm phán, phá vỡ bế tắc và nối lại đàm phán 23

31 Thời điểm nào là tốt nhất cho việc quyết định và kết thúc đàm phán? Kỹ thuật thúc đẩy việc ra quyết định? 24

32 Rút kinh nghiệm trong quá trình đàm phán 24

33 Bạn suy nghĩ thế nào nếu cho rằng một cuộc đàm phán tốt nhất là kết quả các bên đều thắng? Vì sao lợi ích kinh tế là mục đích cơ bản của cuộc đàm phán kinh doanh? 24

34 Nêu các nguyên nhân dẫn đến sự thất bại trong cuộc đàm phán? Giải thích vì sao vội vàng khi thất bại là sai lầm cần tránh khi thực hiện đàm phán? 25

35 Hãy phân tích yếu tố chiến lược đàm phán tác động ra sao đến đàm phán? 26

36 Kỹ thuật đàm phán giá 27

37 Kỹ thuật thuyết phục trong đàm phán giá 28

38 Để trở thành một nhà đàm phán tài ba, bạn cần chuẩn bị những gì? 29

39 Để thành công khi đàm phán về mức lương khi đi xin việc hoặc bạn muốn tăng lương, bạn cần chuẩn bị gì trước, trong quá trình đàm phán? 30

I LÝ THUYẾT

1 Thu thập thông tin trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán.

- Thu thập thông tin để hiểu đối tác mà bạn đang đàm phán để có thể nắm bắt được điểm mạnh của bạn và điểm yếu của họ phục vụ cho việc đàm phán đạt kết quả tốt.

- Cần thu thập thông tin về các lĩnh vực sau:  Thu thập thông tin về thị truòng

 Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh  Thu thập thông tin về đối tác

 Thu thập thông thông tin về đối thủ cạnh tranh

2 Hãy vận dụng phương châm “biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” trongđàm phán? Những điểm cần biết về ta và đối tác đàm phán là gì?

“Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” được hiểu là: Chúng ta phải hiểu rõ mình

hiểu rõ đối tác thì mơi có được thành công chiếm được thắng lợi trong làm ăn Vừa phải hiểu về mình biết điểm mnhj điểm yếu mình ở đâu biết mục tiêu của mình là gì rồi mới đến hiểu đối tác xem nhu cầu của họ điểm mạnh yếu của họ là gì Để biết được điều đó đòi hỏi chúng ta phải tìm hiểu kĩ về đôi stác của mình trước khi hợp tác.Trong kinh doanh hiện nay việc hiểu đối tác là vô cùng quan trọng, giúp ta có lợi thế trong làm việc giúp ta có chiến lược đường lối làm việc phù hợp với đối tác đó tránh cho ta những bị động gây ảnh hưởng hiệu quả làm ăn.

Những điều cần biết về đối tác:

- Tìm hiểu về tiềm lực của đối tác: Lịch sử của công ty, sức ảnh hưởng của công ty, uy tín, tình hình tài chính, tình hình kinh doanh gần đây.

- Tìm hiểu nhu cầu và ý định đối tác: xem mục tiêu khi hợp tác của họ, Sự chân thành trong việc hợp tác, Những đối tác của họ.

- Tìm hiểu về lực lượng đàm phán của đối tác: Họ là những ai năm quyền hành gì trong công ty, tính cách cách làm việc như nào.

3 Yêu cầu và nội dung của công tác chuẩn bị cho đàm phán?

Để có thể đàm phán thương mại thành công, trước tiên cần phải chuẩn bị tốt các yếu tố về: ngôn ngữ; thông tin về thị trường, thông tin về hàng hóa; trình độ, kỹ năng của người đại diện đàm phán; thời gian và địa điểm diễn ra cuộc đàm phán.

Sau khi chuẩn bị tốt các yếu tố cần thiết trong đàm phán cần tiến hành các công việc sau:

+ Đặt ra các mục tiêu quan trọng cần thương lượng trong quá trình đàm phán

+ Xác định những mục tiêu có thể đạt được và giới hạn thỏa thuận trong cuộc đàm phán

+ Nhận định rõ về điểm mạnh và điểm yếu của bên mình

+ Đặt ra những giải pháp tối ưu trong trường hợp không đạt được thỏa thuận + Tìm hiểu kỹ về yêu sách của đối tác

+ Trao đổi, nắm bắt những thông tin liên quan đến đối tác trước khi tiến hành đàm phán

+ Dự kiến trước các ý kiến, thỏa thuận mà đối tác có thể sử dụng, từ đó đề xuất những biện pháp đối phó thích hợp.

+ Xác định những yếu tố có thể gây ảnh hưởng đến kết quả của cuộc đàm phán + Tiến hành xây dựng các chiến lược đàm phán hiệu quả và thử tiến hành đàm phán

4 Làm thế nào để khai thác tốt nhất thông tin đối tác trên bàn đàm phán?

Để khai thác tôt thông tin trên bàn đàm phán chúng ta cần biết lắng nghe và hỏi một cách tốt nhất.

- Nghệ thuật hỏi: trong quá trình đặt câu hỏi, phải chú ý bám sắt từng câu, từ, hành động, phản ứng, điệu bộ cử chỉ, biết nghệ thuật đặt câu hỏi chúng ta sẽ khai thác thông tin của phía họ phục vụ cho việc tạo dựng chiến lược ; đàm phán của mình Để đặt được câu hỏi, chúng ta phải giải quyết được 3 vấn đề: Hỏi cái gì?, Từ ngữ và câu hỏi sắp đặt ra sao? Khi nào thì đưa ra câu hỏi

- Những cách hỏi và nói:

+ Cụ thể và giới hạn thu hẹp: thường nhằm mục đích thu được một thông tin cụ thể và đơn giản nào đó Câu trả lời có thể là “đúng” hoặc “không đúng” “không” “có”, VD: anh có làm việc chủ nhật không?

+ Chung chung và mở rộng: thu được nhiều thông tin hơn dạng câu hỏi cụ thể và giới hạn thu hẹp nhưng thông tin thu được từ câu trả lời có thể không quan trọng VD: bạn thấy thế nào khi làm việc ở công ty này?

- Các bí quyết để hỏi và nói cho đúng:  Có kế hoạch hỏi

 Biết rõ phía đối tác

 Chuyển dần các câu hỏi từ chung chung mở rộng sang các hỏi cụ thể và hạn chế thu hẹp

 Hỏi và nói đúng thời điểm

 Khai thác và phát triển trên những câu trả lời của phía bên kia  Xin phép được hỏi

- Học cách lắng nghe:

 Là cách khai thác thông tin bị động mà đối tác cung cấp  Biết cách lắng nghe để tạo thiện cảm

 Phân tích thông tin nhận được  Hiểu được ý đồ của đối tác

5 Lập đoàn đàm phán.

- Trưởng đoàn là người cần hiểu biết vấn đề, có kinh nghiệm đàm phán, biết ngoại ngũ, có khả năng tổ chức liên kết mọi người trong đoàn đàm phán.

- Những người trong đoàn cần nằm vững linhwx vực mình phụ trách, có kinh nghiệm đàm phán thạo ngoại ngữ, có tính kỷ luật cao, có kinh nghiệm tiếp xúc.

- Tất cả những người tham gia đàm phán cần phân công rõ ràng cụ thể, có tính kỷ luật nội bộ cao.

 Kế hoạch về nhân sự: Tì kiếm các nhân sự phù hợp cho đoàn đàm phán  Cuối cùng là kiểm tra lại và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp nhất.

7 Ngôn ngữ trong đàm phán.

Trong đàm phán, việc lựa chọn ngôn ngữ khác nhau, có thể dẫn đến các kết quả khác nhau Những loại ngôn ngữ được sử dụng như tiếng mẹ đẻ, ngôn ngữ mình hiểu biết nhiều nhất, ngôn ngữ phổ biến, người dịch thuật Lựa chọn ngôn ngữ phù hợp với bản thân sẽ có được cách hành văn trong sáng, chuẩn xác, không mắc lỗi chính tả, không dùng tiếng lóng, thổ ngữ để tránh cho đối tác sự hiểu lầm trong đàm phán, gây mất thời gian, mất cơ hội kinh doanh Riêng trong giao dịch ngoại thương, sự bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn nhất cần phải được giải quyết.

8 Vai trò của Thông dịch viên khi tham gia đàm phán.

- Chuyển đổi và truyền tải các nội dung, thông tin từ ngôn ngữ nguồn sang ngôn ngữ cần phiên dịch Phiên dịch viên sẽ phải truyền tải được phong cách của ngôn ngữ gốc và phải đảm bảo diễn tả nội dung cần phiên dịch rõ ràng, chính xác.

- Phiên dịch trong các cuộc họp của công ty Thường thì các doanh nghiệp sẽ tổ chức rất nhiều cuộc họp để trao đổi, bàn bạc các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh Khi đó, nếu chủ doanh nghiệp là người nước ngoài hay các nhà lãnh đạo doanh nghiệp là người nước ngoài, thì cần phải có phiên dịch viên để họ có thể hiểu được nhân viên của mình đang muốn nói điều gì.

- Phiên dịch cho cấp trên trong các buổi gặp gỡ, đàm phán với khách hàng, đối tác Các buổi gặp mặt như thế này thường rất quan trọng nên phiên dịch viên

cần nỗ lực hết sức để có thể hỗ trợ cấp trên trong việc mở rộng hợp tác và khách hàng tiềm năng.

- Thực hiện các công việc khác Ngoài việc phụ trách việc chuyển ngữ, phiên dịch viên còn thực hiện các công việc khác như dịch tài liệu, soạn thảo hợp đồng, thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu của trên Trong một số trường hợp họ giống như thư ký Bởi vậy công việc của một phiên dịch viên thường rất đa dạng.

9 Các thông tin quan trọng trong đàm phán.

Trong thời đại ngày nay - thời đại của thông tin và bùng nổ thông tin, thì dù hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương hay bất kỳ lĩnh vực nào, người nắm bắt thông tin nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng Nội dung của những thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phong phú

a Thông tin về hàng hóa: Trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ những mặt hàng

kinh doanh, hiểu rõ giá trị, công dụng, quy cách, bao bì, phân loại…Bên cạnh đó, để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, công nghệ sản xuất, chu kỳ sống sản phẩm, nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh…

b Thông tin về thị trường: luật pháp và tập quán buôn bán, đặc điểm của nhu cầu

trên thị trường, các loại thuế và chi phí, các nhân tố về chính trị xã hội, các điều kiện về khí hậu thời tiết.

c Thông tin về đối tác: mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng; tổ chức

nhân sự: tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định; lịch làm việc: nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép; xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác Sơ bộ định dạng đối tác, ví dụ:

Trong đàm phán mua bán, có thể chia khách hàng thành những loại sau:

- Khách hàng trọng giá cả: Là khách hàng tìm cách mua với giá thấp nhất với

chất lượng ở mức tối thiểu Họ không chấp nhận giá cao hơn để đổi lấy chất

lượng cao hơn Khách hàng trọng giá trị: Là loại khách hàng ngại chi phí cao

và nhận thức rõ về sự chênh lệch chất lượng Họ chỉ chấp nhận giá cao sau khi đã kiểm tra kỹ về chất lượng và so sánh sự chênh lệch về chi phí giữa các giải pháp thay thế.

- Khách hàng trung thành: Là khách hàng thường sẵn sàng đánh đổi chi phí để

lấy chất lượng mà họ đã biết rõ Họ ngại rủi ro có thể xảy ra nếu với những đối tác mới.

- Khách hàng trọng tiện lợi: Là những khách hàng thích chọn nơi cung cấp tiện

lợi nhất, không cần so sánh các giải pháp thay thế để tìm ra chênh lệch về chi phí và chất lượng.

d Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh: cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của

mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác.

10 Giai đoạn tiếp xúc và bắt đầu đàm phán.A Giai đoạn tiếp xúc:

- trong đàm phán là thời điểm hai bên bắt đầu gặp gỡ và trao đổi thông tin với nhau Ở giai đoạn này, các bên sẽ tìm hiểu về nhau, đưa ra các yêu cầu, đề xuất và đưa ra các giải pháp để đạt được mục tiêu của mình Trong quá trình này, sự lắng nghe và hiểu biết của các bên là rất quan trọng để đàm phán diễn ra hiệu quả và thành công.

- Giai đoạn tiếp xúc thành công cần được thể hiện trên các yếu tố: tạo được niềm tin nơi đối tác, thể hiện rõ ý chí muốn hợp tác, thăm dò đầy đủ các thông tin cần thiết, điều chỉnh chiến lược phù hợp để bắt đầu cuộc đàm phán.

B Giai đoạn bắt đầu đàm phán:

- Đàm phán có thể bắt đầu khi có hai hoặc nhiều bên muốn thương lượng và đạt được một thỏa thuận hoặc giải pháp chung Thông thường, giai đoạn bắt đầu đàm phán bắt đầu khi các bên đã xác định được mục đích chung và đã bắt đầu thảo luận về các điều kiện và yêu cầu của họ Việc bắt đầu đàm phán cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt thông tin và nắm rõ về lợi ích của mình và các bên liên quan.

- Các bước cần chuẩn bị cho giai đoạn bắt đầu đàm phán

● Bước 1: Xác định mục tiêu: Trước khi bắt đầu đàm phán, bạn cần xác định mục tiêu của mình Bạn cần biết những gì bạn muốn đạt được và những điều bạn sẵn sàng đánh đổi.

● Bước 2: Nghiên cứu về đối tác: Nghiên cứu kỹ về đối tác sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về họ, nhu cầu, mong muốn và phong cách đàm phán của họ.

● Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ: Chuẩn bị một hồ sơ đầy đủ về sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn muốn đàm phán sẽ giúp bạn thuyết phục đối tác của mình.

11 Kỹ thuật trả lời câu hỏi trong đàm phán.

- Lắng nghe và hiểu vấn đề: Bạn cần lắng nghe kỹ và hiểu vấn đề mà người đối

diện đưa ra Đó là cơ sở để trả lời câu hỏi một cách chính xác và nhanh chóng - Phân tích vấn đề: Bạn cần phân tích kỹ vấn đề và tìm ra các thông tin liên

quan trong bối cảnh đàm phán Điều này giúp bạn trả lời câu hỏi một cách dễ dàng hơn.

- Đưa ra giải pháp: Sau khi đã hiểu vấn đề và phân tích sự việc, bạn cần đưa ra

giải pháp và trả lời câu hỏi Nếu có thể, hãy đưa ra nhiều giải pháp khác nhau để người đối diện có thể lựa chọn.

- Sử dụng ngôn ngữ thích hợp: Bạn cần sử dụng ngôn ngữ thích hợp với người

đối diện để giúp họ hiểu rõ và đồng ý với quan điểm của bạn.

- Chống xung đột: Trong quá trình đàm phán, bạn nên tránh xung đột và giữ cho

bối cảnh phán xét luôn thoải mái, tôn trọng lẫn nhau.

- Tự tin và thân thiện: Khi đưa ra giải pháp, bạn cần tự tin và thân thiện để tạo

niềm tin và đồng cảm với người đối diện.

12 Kỹ thuật thuyết phục đối tác trong đàm phán.

Để thuyết phục đối tác trong đàm phán, có một số kỹ thuật sau đây có thể hữu ích:

- Tìm điểm chung: Tìm các điểm chung giữa hai bên, chúng có thể đồng ý hoặc tìm cách giải quyết các vấn đề một cách hợp tác Điều này giúp nâng cao lòng tin và sự hợp tác tinh thần giữa hai bên.

- Không lựa chọn lựa chọn: Không lựa chọn lựa chọn giữa các lựa chọn hai chiều trong cuộc đàm phán Thay vào đó, đưa ra các giải pháp đa chiều để giúp các đối tác hiểu rõ hơn và tạo ra tình thuyết phục tốt.

- Đưa ra lý do cụ thể: Đưa ra lý do cụ thể và minh bạch để tác động đến lợi ích và giá trị của bạn đưa ra.

- Sử dụng ví dụ: Sử dụng ví dụ hoặc công cụ giải quyết tình huống để thể hiện ý tưởng hoặc mục tiêu theo một cách rõ ràng hơn.

- Thể hiện kiên cố: nhẫn kiên và lịch sự, biết lắng nghe và đồng cảm với quan điểm của đối tác, giúp thiết lập mối quan hệ đối tác tích cực, tạo không gian cho thảo luận và đạt kết quả tốt.

- Sử dụng phương tiện thuyết phục: Sử dụng phương tiện thuyết phục như lời nói, thuyết trình hoặc tài liệu để giúp các đối tác hiểu rõ hơn về lập luận của bạn.

- Có sự chuẩn bị kỹ càng hơn: Để thuyết phục đối tác tốt, ta cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng, đưa ra đầy đủ bằng chứng, tài liệu, dữ liệu và thông tin chính xác

13 Kỹ thuật nâng cao vị thế trong đàm phán.

1 Sử dụng kỹ năng lắng nghe:

Kỹ năng lắng nghe là một yếu tố quan trọng trong đàm phán Khi bạn lắng nghe đối phương, bạn có thể hiểu được quan điểm của họ và tìm ra cách giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hơn thông qua "Đồng cảm" với đối tác Đồng cảm không có nghĩa là hạ thấp bản thân và từ bỏ lợi ích của chính mình - nó có nghĩa là khả năng đặt mình vào vị trí của người khác, để nhìn quan điểm của họ Sự đồng cảm không đòi hỏi "sự

cảm thông", nó chỉ đòi hỏi sự hiểu biết Chúng ta có thể đồng ý hoặc không đồng ý với bất cứ điều khoản từ phía bên kia, nhưng ta sẽ thực sự hiểu rõ hơn Bằng sự hiểu biết nó, chúng ta sẽ có lợi thế trong việc biết làm thế nào để trình bày những gì mà mình hiểu biết, và hướng tới lợi ích chung của hai bên trong các điều khoản mà các bên kia sẽ có thể chấp nhận

2 Sử dụng ngôn ngữ tích cực:

Trong đàm phán, ngôn ngữ rất quan trọng Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng ngôn ngữ tiêu cực, đe dọa hoặc đổ lỗi cho đối phương, đàm phán của bạn có thể gặp khó khăn Sử dụng ngôn ngữ tích cực giúp bạn tạo ra một môi trường đàm phán thoải mái và tạo niềm tin cho đối phương.

3 Chân thành, và chấp nhận sự thực một cách đúng đắn

Một người không thể đàm phán thành công nếu họ bị mất hoặc thiếu đi độ tin cậy Không bao giờ cố ý đưa ra một tuyên bố hoặc khẳng định sai, nhưng ngay cả điều đó là rất cần thiết Rất thường xuyên, việc đàm phán thành công có thể nhiều hơn nữa nếu chúng ta thông tin chính xác hơn phía bên kia Vì lý do đó, phải chuẩn bị kỹ càng trước khi đàm phán, để mình có thể nói rõ hơn khía cạnh của vấn đề hiện tại một cách tự tin.

4 Sử dụng sự im lặng tạo lợi thế cho bản thân

Đôi khi, những hành động và lời nói mà mình diễn đạt quá nhiều, hoặc quá thiếu cẩn trọng có thể gây bất lợi cho bản thân Những chuyên gia đàm phán giỏi thường khôn ngoan hơn trong việc sử dụng lời nói và hành động đúng thời điểm, họ biết cách làm thế nào để giả vờ và che giấu cảm xúc như vậy trong một vài thời điểm, một cách chiến lược Vì vậy, hãy trầm tĩnh hơn, một người sẽ thành công nếu họ có thể nâng cao vị thế của mình trong khi bên kia vẫn có thể duy trì "cái tôi" và niềm tin họ là người quan trọng nhất "Tài ứng xử là khả năng nhìn thấy những người khác khi họ nhìn thấy mình " - Abraham Lincoln

Một hệ quả của quy tắc này liên quan đến việc sử dụng sự im lặng Nó là một phản ứng tự nhiên của con người, đặc biệt là trong cuộc xung đột, cố gắng để lấp đầy sự im lặng, thay vì sự lo lắng Những người hay lo lắng trong quá trình đàm phán có xu hướng nói những điều làm giảm vị thế của họ Bằng cách im lặng đúng lúc, chúng ta có thể cho bên kia thấy thấy sức mạnh của mình Vì vậy, đối tác sẽ tự xuất hiện những suy nghĩ và trao đổi của riêng họ, chúng ta đã tạo ra cho họ một cơ hội để suy xét và thay đổi suy nghĩ đúng với mục đích của mình.

5 Tập trung vào lợi ích chung:

Trong đàm phán, cần tập trung vào các lợi ích chung của cả hai bên thay vì chỉ quan tâm đến lợi ích của mình Bằng cách này, bạn có thể xây dựng một mối quan hệ hợp tác và tìm ra những giải pháp tốt nhất cho cả hai bên.

6 Tạo ra các giải pháp sáng tạo:

Thay vì chỉ tập trung vào các giải pháp truyền thống, hãy tìm cách tạo ra các giải pháp sáng tạo Điều này giúp bạn tìm ra những giải pháp mới và tốt hơn để giải quyết vấn đề.

14 Kỹ thuật nhượng bộ và đòi đối tác nhượng bộ

Nhượng bộ là sự thay đổi một quan điểm trước đó mà bạn đã giữ và bảo vệ một

cách công khai Nhượng bộ là cái bắt buộc phải có và luôn được trông đợi trong đàm phán Cuộc đàm phán thành công phải luôn có sự nhượng bộ từ các bên tham gia nhưng phải luôn giảm thiểu sự nhượng bộ xuống càng ít càng tốt

Kỹ thuật nhượng bộ bao gồm:

- Nhượng bộ nhỏ: Nhượng bộ nhỏ (small concession) trong kỹ thuật đàm phán

là việc đưa ra một sự nhượng bộ nhỏ hơn từ phía mình để tạo điều kiện cho đối tác cũng có thể đưa ra một sự nhượng bộ nhỏ hơn để tiến tới thỏa thuận Việc đưa ra những sự nhượng bộ nhỏ có thể giúp tạo ra một tình huống đối tác cảm thấy được tính linh hoạt và sự đồng tình từ phía mình, từ đó tạo ra cơ hội cho việc đạt được thỏa thuận.

- Nhượng bộ có điều kiện: Nhượng bộ có điều kiện (conditional concession)

trong kỹ thuật đàm phán là việc đưa ra một sự nhượng bộ từ phía mình với một số điều kiện được đặt ra Điều kiện được đưa ra có thể liên quan đến thời gian, địa điểm, phương thức thanh toán, các điều kiện hợp đồng, hoặc bất kỳ yêu cầu nào khác Việc đưa ra nhượng bộ có điều kiện thường được sử dụng để đưa ra một giải pháp trung gian trong trường hợp các bên không thể đạt được một thỏa thuận hoàn toàn Nó có thể tạo ra một sự đồng tình từ phía đối tác và tạo điều kiện cho đàm phán tiếp diễn để đạt được thỏa thuận cuối cùng.

- Nhượng bộ có lý do: Nhượng bộ có lý do (reason-based concession) trong kỹ

thuật đàm phán là việc đưa ra một sự nhượng bộ từ phía mình và cung cấp cho đối tác lý do hoặc căn cứ để giải thích tại sao mình đã đưa ra sự nhượng bộ đó Việc đưa ra những lý do cụ thể về tại sao mình đưa ra sự nhượng bộ có thể giúp tạo ra sự hiểu biết và cảm thông từ phía đối tác Điều này có thể giúp tạo ra một môi trường đàm phán tích cực và xây dựng mối quan hệ đối tác tốt hơn

- Diễn đạt bằng chính những từ ngữ và thành ngữ mà bên kia sử dụng: Đây

là một kỹ thuật trong kỹ năng giao tiếp để thiết lập mối quan hệ và tạo niềm tin với đối tác thông qua việc sử dụng lại các từ ngữ và cụm từ mà đối tác đã sử dụng trong cuộc trò chuyện giúp cho đối tác cảm thấy được sự đồng tình và sự hiểu biết từ phía mình, từ đó tạo ra được một cuộc đàm phán tích cực và tăng cường sự gắn kết giữa các bên.

Đòi đối tác nhượng bộ" (demanding concessions) trong kỹ thuật đàm phán là việc

yêu cầu đối tác đưa ra những sự nhượng bộ trong quá trình đàm phán để đạt được mục tiêu của mình Điều này thường được sử dụng trong một số cuộc đàm phán đòi hỏi sự

cân bằng giữa các bên và thường được sử dụng trong các tình huống mà một bên muốn đạt được lợi ích lớn hơn từ quá trình đàm phán.

Ví dụ: Công ty A đòi hỏi đối tác giảm giá sản phẩm của họ để đạt được giá bán tốt

hơn Trong trường hợp này, công ty có thể cố gắng ép buộc đối tác giảm giá sản phẩm bằng cách đe dọa hoặc đưa ra lập luận về lợi ích của công ty A.

15 Kỹ thuật giải quyết bế tắc trong đàm phán.

Trước hết, cần phải tìm hiểu nguyên nhân của bế tắc Đó có thể là do các bên chưa hiểu biết lẫn nhau; mục tiêu khác nhau; nhầm lẫn, hoặc do thái độ kiên quyết, quá cứng nhắc; có khoảng cách lớn giữa yêu cầu hợp lý của các bên; Phẩm chất thành viên đoàn đàm phán; trở ngại do phiên dịch…Từ các nguyên nhân đó mà các nhà đàm phán sẽ phải lựa chọn định hướng xử lý bế tắc sao cho phù hợp:

- Tập trung vào lợi ích chứ không tập trung vào lập trường

- Tạo ra các phương án để cùng đạt được mục đích

- Đưa ra những tiêu chuẩn khách quan

- Áp dụng nhu đạo

- Tập trung vào nhân vật chủ chốt

- Nắm điểm yếu chủ chốt để tấn công

- Lợi dụng mâu thuẫn

- Tìm một phương án khác: Trong đàm phán, do hai bên không đồng nhất quan điểm nên giao dịch dễ rơi vào bế tắc Lúc này mà dùng lời nói để giải quyết bế tắc thì không thể thành công Dưới tình hình này, chúng ta có thể vận dụng các phương pháp nhằm loại bỏ những bế tắc Và dưới đây là những biện pháp thay thế:

 Thay đổi lãnh đạo hoặc nhân viên của nhóm nhỏ đàm phán (thận trọng)  Lựa chọn thời gian đàm phán Ví dụ như định lại thời gian đàm phán để

có thể thảo luận bàn bạc những vấn đề khó giải quyết Vì lúc đó có thể sẽ có nhiều tư liệu và lí do đầy đủ

 Thay đổi phương thức phục vụ sau khi tiêu thụ, ví dụ như đề nghị giảm bớt các thủ tục rườm rà, để bảo đảm phục vụ sau ngày.

 Cải biến các mức độ nguy hiểm Phân tích những lợi ích cũng như tổn thất có thể xảy ra, giúp đối phương quay trở lại vòng đàm phán.

 Thay đổi hình thái đàm phán, từ tình hình tranh đấu căng thẳng cho tới tình trạng cùng nhau nỗ lực, đồng tâm hiệp lực Tăng sự liên lạc liên kết giữa ông chủ, kiến trúc sư, và các kỹ sư kỹ thuật của hai bên đàm phán, cùng có sự ảnh hưởng để đi đến giải quyết vấn đề.

 Tìm một người trung gian để lý giải, đương nhiên người này phải có uy tín và có quyền đưa ra sự cảm hoá điều tiết.

 Thiết lập một uỷ ban nghiên cứu do nhân viên hai bên hợp thành.

 Nhượng bộ hợp lý, đưa nhiều phương án để đối phương có cơ hội lựa chọn.

 Bỏ qua vấn đề này bàn luận những vấn đề dễ giải quyết sau đó đợi có cơ hội để giải quyết những vấn đề khó.

 Tạm thời nghỉ giải lao, sau khi thoải mái, thích hợp kết nối tình cảm đôi bên, để đưa ra thái độ nhẹ nhàng để giải quyết vấn đề.

16 Kỹ thuật lắng nghe trong đàm phán.

-Có động cơ thúc đẩy việc lắng nghe: Khi bạn biết rằng những người có nhiều

thông tin bao giờ cũng nhận được kết quả khả quan hơn trong cuộc đàm phán, bạn có động cơ để trở thành một người lắng nghe tốt hơn Đề ra mục tiêu cho mọi loại thông tin khác nhau mà bạn muốn nhận từ phía đối tác là một điều khôn ngoan Bạn học hỏi được nhiều bao nhiêu thì bạn càng trở lên có kinh nghiệm bấy nhiêu Thử thách thật sự xuất hiện khi bạn thúc đẩy bản thân mình lắng nghe những người mà bạn không muốn nghe.

-Nếu như bạn phải nói thì hãy đặt ra các câu hỏi: Mục tiêu ở đây là lấy được

càng nhiều thông tin rõ ràng và cụ thể càng tốt Để làm được điều này, bạn phải tiếp tục đặt ra các câu hỏi cho đối tác của mình Chuỗi câu hỏi mà bạn đặt ra sẽ chuyển từ khái quát đến cụ thể và cuối cùng bạn sẽ có thông tin để đưa ra quyết định đúng đắn nhất Lý do thứ hai để đặt ra các câu hỏi là bạn sẽ khám phá thêm được những nhu cầu của đối tác.

-Cẩn thận với những cử chỉ: Mặc dù việc lắng nghe là rất quan trọng để hiểu

được những thái độ và các động cơ bên trong lời nói Nên nhớ rằng các nhà đàm phán không bao giờ nói hết ý định của mình Trong khi các thông điệp cá nhân có thể mang tính thành thật hay kết tội thì cử chỉ hay các biểu hiện nét mặt cũng như âm điệu giọng nói của họ có thể chuyển tải sự nghi ngờ.

-Hãy để đối tác của bạn bắt đầu câu chuyện trước: Một người làm việc trong

lĩnh vực in ấn rất cố gắng để quảng cáo rằng công ty của anh ta chuyên ngành trong lĩnh vực in hai và bốn màu Tuy nhiên, sau đó anh ta đã nhận được kết quả rằng khách hàng chỉ muốn dùng máy in một màu vì công việc của họ chỉ cần như vậy Nếu như anh ta để cho khách hàng nói rõ nhu cầu trước thì anh ta đã có cơ hội làm hài lòng các khách hàng.

-Đừng ngắt lời khi khách hàng đang nói: Việc ngắt lời không có lợi trong

công việc Thứ nhất, điều này rất thô lỗ Thứ hai, bạn có thể cắt ngang những thông tin có ích cho cuộc đàm phán của mình Ngay cả khi đối tác nói những thông tin sai lệch, hãy để cho họ nói nốt Nếu như bạn thực sự lắng nghe, bạn có thể thu được những thông tin quý giá làm nền tảng cho những câu hỏi sau của bạn.

-Tránh xa sự xao lãng: Hãy chọn những không gian mà bạn có thể suy nghĩ

sáng suốt và không bị gián đoạn khi đàm phán Sự gián đoạn có thể làm cho

buổi đàm phán diễn tiến một cách không trôi chảy hay thậm chí có thể thất bại Nhân viên, bạn bè, trẻ em, thú vật điện thoại… có thể làm bạn sao lãng và khiến mắt bạn rời ra khỏi mục tiêu chính Nếu bạn có thể, hãy tạo ra môi trường nghe tốt nhất cho mình.

17 Kỹ thuật tìm hiểu và đánh giá đối tác.

Kỹ năng tìm hiểu và đánh giá đối tác trong đàm phán là một phần quan trọng của kỹ năng đàm phán Theo đó, để buổi đàm phán diễn ra suôn sẻ, bạn cần phải nghiên cứu thật cẩn thận các thông tin liên quan đến đối tác như: lịch sử, văn hóa, giá trị, mục tiêu, mong muốn và điểm yếu của họ Ta cũng cần biết được những người tham gia đàm phán từ phía đối tác là ai và vai trò của họ trong quá trình thương lượng Bằng cách này, nhờ đó mà có thể xây dựng một chiến lược đàm phán phù hợp và hiệu quả.

Ngoài ra, chúng ta cũng nên biết cách kiểm soát biểu cảm, cảm xúc của mình khi đàm phán Bạn không nên để lộ sự bất bình, tức giận hay thất vọng khi gặp khó khăn hay bế tắc trong cuộc thương lượng Bạn cũng không nên quá vui mừng hay hài lòng khi có được những ưu đãi từ đối tác Điều này sẽ giúp mình duy trì sự chuyên nghiệp và tôn trọng trong cuộc đàm phán

18 Kỹ thuật tìm hiểu, đánh giá đối tác thuộc phía mình và sai trái thuộc về phíabên kia.

Đây là một kỹ thuật đàm phán thường được sử dụng để bảo vệ lợi ích của mình và đẩy lùi đối phương Tuy nhiên, kỹ thuật này cũng có những hạn chế và rủi ro.

Một số điểm cần lưu ý khi sử dụng kỹ thuật này là:

- Cần đặt mình vào địa vị người khác Thế giới phụ thuộc vào con mắt nhìn của bạn Con người có xu hướng chỉ nhìn thấy cái họ thích³ Bạn cần hiểu được quan điểm và mong muốn của đối tác để có thể tìm ra điểm chung và giải quyết vấn đề một cách hợp lý.

- Cần đánh giá đối tác theo các tiêu chí như tầm nhìn, chiến lược, văn hóa, hoạt động, tình hình tài chính và rủi ro khi hợp tác Chúng ta cần chọn đối tác phù hợp với doanh nghiệp của mình, có uy tín và đáng tin cậy trong ngành.

- Hãy tránh việc chỉ trích hoặc đổ lỗi cho đối tác khi xảy ra sai sót hoặc khó khăn Điều này sẽ làm tổn thương lòng tự trọng của đối tác và gây ra sự căng thẳng trong quan hệ hợp tác Bạn nên thể hiện sự cởi mở, linh hoạt và sẵn sàng thương lượng để tìm ra giải pháp tốt nhất cho cả hai bên.

- Về thành viên đoàn đàm phán cần xem xét:

+ Tiêu chuẩn thành viên: chiến lược, tổ chức, kiến thức, kỹ thuật làm việc tập thể, chuyên môn, tính cách, hiểu biết, lễ nghi trong giao tiếp quốc tế, (Nếu thiếu hoặc chưa đủ mặt nào thì nên bồi dưỡng thêm)

+ Số lượng thành viên: đủ lớn nhưng không quá lớn để không làm phân tác và đảm nhận tốt vai trò của mình Nên đặt ra số lượng tương xứng với đối tác - có thể chia làm 2 nhóm

+ Phân công vai trò và nhiệm vụ của từng thành viên phù hợp với sở trường của mình

- Trưởng đoàn đàm phán:

+ Tiêu chuẩn: Có tinh thần trách nhiệm cao, lòng dạ rộng rãi; mục tiêu

kiên định nhưng biết linh hoạt tùy cơ ứng biến; trí thức uyên bác, kinh nghiệm phong phú, óc sáng tạo; tinh thông thương vụ và cách nghiệp vụ liên quan; bản lĩnh, có khả năng ra quyết định trong điều kiện quan trọng; khả năng thâu tóm các quan điểm thành một tập hợp, có tài làm cho người khác tin tưởng vào mình; có tài tổ chức, giỏi phát huy năng lực tập thể; có nguồn thông tin thông suốt phối được với các bên liên quan: lãnh đạo, thành viên, thậm chí đối tác.

20 Kỹ thuật đặt câu hỏi, kỹ thuật nghe và kỹ thuật truyền đạt thông tin trongđàm phán.

 Kỹ thuật đặt câu hỏi

Xác định mục đích câu hỏi: Nguyên tắc khi đặt câu hỏi đầu tiên chính là bạn cần đặt

ra câu hỏi có mục đích rõ ràng, có chính xác thông tin chính xác mà mình muốn tìm hiểu Một câu hỏi mơ hồ, lan man dễ khiến người trả lời khó khăn trong việc giải đáp và làm mình mất đi cơ hội tìm kiếm được thông tin như mình đang mong muốn

Cần lưu ý:

- Dựa trên mối quan hệ để đặt câu hỏi:

 Phải tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với đối phương để đặt câu hỏi chính là một trong những kỹ năng đặt câu hỏi tốt Dựa trên mối quan hệ giúp các bạn sử dụng đại từ nhân xưng phù hợp trong cuộc nói chuyện  Xác định rõ mối quan hệ thì bạn mới tìm được đại từ nhân xưng cũng

như phong cách nói chuyện phù hợp Chẳng hạn, với đối tác và khách hàng cần mang sự lịch thiệp, thuyết phục; với anh em họ hàng thì sử dụng từ ngữ giản dị, giao tiếp với cấp trên thì khiêm tốn, lịch sự

- Sử dụng ngôn từ, thái độ phù hợp

- Khi đặt câu hỏi, bạn nên chú ý đến ngôn từ và thái độ của mình Một câu hỏi tốt là câu hỏi sử dụng từ ngữ thích hợp với vốn từ, trình độ và kinh nghiệm của người được hỏi Không nên hỏi quá dồn dập, hỏi một lúc quá nhiều câu hoặc hạn chế sử dụng những thuật ngữ chuyên môn khi hỏi đối phương nếu họ không biết về lĩnh vực đó Nếu câu hỏi có nội dung nhạy cảm, tế nhị thì nên đặt câu hỏi một cách tinh tế, tránh trường hợp quá sỗ sàng trường hợp này cũng được áp dụng trong cách nói chuyện có duyên giành cho phụ nữ.

- Học cách lắng nghe chân thành và tôn trọng đối phương

 Dù đặt câu hỏi với mục đích gì đi chăng nữa, cần thể hiện thái độ chân thành lắng nghe, đang rất quan tâm đến câu chuyện của họ.

 Sau khi đặt câu hỏi, cần để người trả lời có thời gian suy nghĩ, không nên hỏi dồn dập Bạn phải quan sát được phản ứng của họ để hiểu rõ họ thực sự muốn nói gì.

 Việc bạn chăm chú lắng nghe cũng kích thích họ tiếp tục bày tỏ rõ ý kiến, quan điểm của bản thân hơn Lắng nghe sẽ giúp người được hỏi cảm thấy được tôn trọng, bày tỏ ý kiến đồng thời tạo mối quan hệ tốt đẹp hơn Quan sát thái đội và phản ứng của người được hỏi để hiểu đối phương thật sự cần gì mà muốn gì Ngoài ra, người đặt câu hỏi chú ý không nên đặt quá nhiều câu hỏi một cách dồn dập và mang tính chất mơ hồ trong quá trình giao tiếp

Kỹ năng đặt các loại câu hỏi:

- Kỹ năng đặt câu hỏi mở:

Câu hỏi mở trong giao tiếp sẽ dẫn đến câu trả lời dài hơn và thường bắt đầu bằng cụm từ cái gì, tại sao hay bằng cách nào Các câu hỏi mở yêu cầu suy nghĩ nhiều hơn một chút và thường khuyến khích thảo luận và xây dựng rộng rãi hơn Chúng không thể được trả lời bằng một câu trả lời có hoặc không đơn giản Ví dụ: “bạn nghĩ gì về sếp của bạn?” Hoặc “tại sao bạn chọn chiếc xe đó?”

- Kỹ năng đặt câu hỏi thăm dò:

Những câu hỏi này rất hữu ích để làm rõ và khuyến khích người khác cho bạn biết thêm thông tin về một chủ đề Câu hỏi thăm dò được sử dụng để tìm kiếm thông tin về một vấn đề cụ thể khi người nói đang cố tránh né Câu hỏi thăm dò giúp bạn hiểu rõ, thấu đáo hơn vấn đề mà cuộc trò chuyện đang nói tới Ngoài ra sử dụng các câu hỏi thăm dò sẽ giúp nội dung hỏi đào sâu hơn và cung cấp bức tranh đầy đủ hơn.

Ví dụ: “Khi nào dự án của bạn hoàn thành, bạn có thể gửi nó qua Email cho tôi được không ?”

- Kỹ năng đặt câu hỏi hàng đầu

Những câu hỏi này được thiết kế để dẫn người trả lời đến một lộ trình tích cực hoặc tiêu cực mong muốn nhất định.

Ví dụ về kỹ năng đặt câu hỏi: Ở nơi làm việc, bạn có thể gặp phải những câu hỏi hàng đầu như: “Bạn có vấn đề gì với dự án không?”, Hoặc “bạn có thích làm việc với dự án đó không?” Câu hỏi đầu tiên gợi cho người trả lời một phản ứng tiêu cực một cách tinh tế; cái sau theo hướng tích cực Hỏi 'bạn đã làm thế nào với dự án đó' sẽ giúp bạn có câu trả lời cân bằng hơn.

Các câu hỏi dẫn đầu cũng có thể liên quan đến một lời kêu gọi ở cuối được thiết kế để ép buộc người trả lời đồng ý với người nói Ví dụ, “dự án này đang diễn ra tốt đẹp, phải không?” khuyến khích người trả lời nói “có”.

- Kỹ năng đặt câu hỏi giả thuyết

Các câu hỏi giả thuyết có thể được sử dụng để khám phá các chủ đề chưa biết và thay đổi tiến trình của một cuộc thảo luận Ví dụ, hãy hỏi: "Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi làm theo cách này? "

- Kỹ năng đặt câu hỏi thay thế

Các câu hỏi thay thế có thể được sử dụng để giúp một nhóm đưa ra quyết định giữa các lựa chọn thay thế và đạt được sự nhất trí hoặc đồng thuận về một dự án hoặc một ý tưởng Sử dụng câu hỏi này để cho người trả lời dễ hiểu được câu hỏi của bạn hơn.

- Dùng câu hỏi tu từ

Nghệ thuật đặt câu hỏi tu từ thường sử dụng câu hỏi tu từ muốn người nghe dễ dàng đồng thuận và tham gia vào cuộc trò chuyện với bạn

Ví dụ: Kế hoạch này của Line tốt đúng không?

Bạn sẽ nhận được câu trả lời như: "Đúng, tôi cũng rất thích làm việc với người có sáng tạo trong công việc"

❖ Kỹ thuật lắng nghe:

-Tập trung vào cuộc giao tiếp: Nguyên tắc đầu tiên bạn cần chú ý để có kỹ

năng lắng nghe tốt đó chính là tập trung vào cuộc giao tiếp với người nói Nhờ sự tập trung vào cuộc giao tiếp, bạn sẽ nắm bắt được những thông tin quan trọng từ phía người nói và có phản hồi nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả đối với đối phương Để tập trung vào cuộc giao tiếp, bạn nên tắt điện thoại, không nên làm việc riêng để không gian yên tĩnh và tập trung lắng nghe đối phương nói.

-Không ngắt lời đối phương: Đây cũng là một nguyên tắc cực kỳ quan trọng để

rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả Trong khi đối phương nói, bạn nên nghe hết phần trình bày và tâm sự của đối phương trước khi đưa ra ý kiến của mình Cần phải tôn trọng lời nói và cảm xúc của người khác, không chen ngang ngắt lời đối phương Bạn nên nhớ, chỉ cần tập trung và để người nói hết ý, nhìn cử chỉ, ánh mắt của họ để quyết định tiếp lời.

-Không phán xét và áp đặt: Trong khi lắng nghe, người nghe cần có một tinh

thần cởi mở, chân thành Cần tập trung vào câu chuyện của người nói, nhận định bao quát, phân tích rồi sau đó đưa ra lời khuyên đến đối phương Chú ý lời khuyên đưa ra cho đối phương không được mang tính áp đặt, nên dùng tư tưởng cởi mở để giúp đối phương được tôn trọng và giải quyết vấn đề.

-Thấu hiểu: Lắng nghe cần đi kèm với sự thấu hiểu Trong quá trình lắng nghe,

bạn hãy sử dụng tư duy của bạn để hiểu được đối phương đang mong chờ bạn

điều gì Đối phương sẽ rất có thiện cảm đối với những người luôn thấu hiểu mình, qua đó họ có thể cảm nhận được sự động viên tinh thần.

-Phản hồi và đưa ra ý kiến cá nhân: Để có kỹ năng lắng nghe tốt, bạn cần biết

đâu là điểm dừng và đâu là thời điểm cần đưa ra lời phản hồi và ý kiến, quan điểm cá nhân Đối phương không chỉ thể hiện ý chí mong muốn được nghe mà còn sau cuộc trò chuyện này, họ rất mong nhận được lời khuyên từ người nghe.

-Đặt câu hỏi phù hợp và đúng cách: Đặt câu hỏi thông minh và tinh tế trong

khi giao tiếp là điều không phải ai cũng làm được Việc đặt câu hỏi đúng cách sẽ giúp người nghe cảm thấy rằng bạn vẫn đang lắng nghe và theo dõi cuộc trò chuyện Ngoài ra, điều này cũng sẽ bổ trợ cho kỹ năng lắng nghe của bạn, cho đối phương thấy bạn đang rất quan tâm đến vấn đề mà đối phương đang thảo luận Tránh hỏi những câu hỏi thể hiện sự ngạc nhiên như “Thật sao?”, “Đúng như vậy ư?” Hãy thử hỏi những vấn đề khiến đối phương chia sẻ nhiều hơn và thật sự quan tâm đến chủ đề của cuộc trò chuyện.

-Sử dụng ngôn ngữ hình thể: Ngôn ngữ hình thể có vai trò quan trọng trong

giao tiếp Kỹ năng lắng nghe cũng bao gồm cả việc làm chủ và sử dụng linh hoạt ngôn ngữ hình thể Bên cạnh việc đặt câu hỏi phù hợp và tinh tế, bạn nên thể hiện sự quan tâm thông qua điệu bộ, cử chỉ hoặc các biểu cảm thể hiện sự ngạc nhiên, vui mừng, xúc động Ngoài ra, tư thế giao tiếp và ánh mắt, cách bạn gật đầu cũng vô cùng quan trọng.

❖ Kỹ thuật truyền đạt thông tin:

Truyền đạt thông tin là quá trình giao tiếp giữa chúng ta với đối tượng đàmphán Trong quá trình đó, ta cố gắng xây dựng cho mình và đối tượng cơ sởthông tin đầy đủ cho giai đoạn đàm phán tiếp theo.

Mục đích truyền đạt thông tin:

- Thu thập tin tức về các vấn đề chuyên môn, tìm hiểu nhu cầu, đòi hỏi, nguyện vọng của đối tượng đàm phán cũng như đối tác mà họ đại diện - Làm sáng tỏ động cơ, mục đích của đối tượng đàm phán

- Truyền đạt thông tin đã chuẩn bị sẵn theo kế hoạch

- Tạo cơ sở cho việc lập luận, kiểm tra tính đúng đắn của các luận cứ then chốt, tạo những điểm tựa trong ý thức của đối tượng nhằm sử dụng ở các giai đoạn đàm phán tiếp theo

- Phân tích, kiểm tra lập trường, quan điểm của đối tượng đàm phán - Tùy theo khả năng mà xác định sơ bộ phương hướng hoạt động tiếp

theo, giúp cho việc thông qua quyết định được đơn giản, dễ dàng

Kỹ thuật truyền đạt thông tin:

- Thông báo những vấn đề cơ bản, có mục đích cho đối tượng đàm phá và đặt câu hỏi: yêu cầu phải chuẩn bị, soạn thảo kỹ lượng, cân nhắc về nội dung và hình thức cụ thể

- Lắng nghe đối tượng đàm phán trình bày: yêu cầu phải có sự tập trung, chú ý cao độ, kiên trì và lịch sự, không cho phép uy tín của chúng ta gây áp lực đối với người truyền đạt dẫn đến việc họ sợ sai sót mà truyền đạt không đầy đủ hoặc dè chừng nên đưa các thông tin thiếu chính xác

- Phép ứng xử lịch sự - Thông báo những tin tức khó chịu ở mức độ vừa phải, biết cách tự kiềm chế cảm xúc và cẩn thận trong mọi trường hợp - Sắp xếp thứ tự các thông tin cần đưa ra và cần nhấn mạnh tại đâu (Phụ

thuộc vào nội dung và mục đích thông tin cần truyền đạt)

- Thông tin truyền đạt phải chính xác, rõ ràng, có nội dung xúc tích, khách quan và bám sát kiến thức về mặt chuyên môn Cần phải chú ý trình việc trình bày ngắn gọn, dễ hiểu

- Nên áp dụng thêm các phương tiện bổ trợ (đồ thị, hình ảnh, video, ) Sử dụng thông tin có độ tin cậy cao, phải đưa ra nguồn thông tin và giải thích mối liên hệ của nguồn thông tin đó với vấn đề ta đang trình bày - Quan sát và phân tích các quan điểm đôi bên Quan sát phản ứng của đối

phương (Phản ứng của đối phương với thông tin mình đưa ra? Thái độ có hài lòng hay không?, )

21 Vì sao người ta lại nói rằng “vạn sự khởi đầu nan- cái bắt đầu bao giờ cũngkhó”? Hãy trình bày những khó khăn khi mở đầu đàm phán?

- Người ta thường nói rằng “vạn sự khởi đầu nan- cái bắt đầu bao giờ cũng khó”, vì khi mở đầu luôn phải đối mặt với những cái mới như hoàn cảnh, môi trường, tư tưởng, lối sống, con người, mà ta chưa trải qua vì vậy ta không thể nào lường trước cũng như ứng phó hoàn mỹ được hết tất cả được Câu nói này như một lời khuyên dành cho tất cả khi ta bắt đầu làm việc gì cũng gặp phải những khó khăn, cho nên khi gặp khó khăn ta phải nỗ lực vượt qua, bên cạnh đó ta cũng phải trang bị và chuẩn bị tâm lý trước cho chính mình để ứng phó với các khó khăn đấy

- Trong đàm phán cũng tương tự, khi mở đầu một cuộc đàm phán, không phải cuộc đàm phán cũng giống như nào vì vậy ta sẽ trong tình thế tiếp xúc với cái mới, cái thay đổi; điều này sẽ dẫn đến một số khó khăn khi mở đầu đàm phán:

+ Nhập đề: Yêu cầu sự dẫn dắt vào cuộc đàm phán một cách mềm dẻo, phải đi vào vấn đề trọng tâm cần đàm phán

+ Chương trình làm việc: các bên phải thống nhất với nhau hình thức và quá trình, thủ tục diễn ra cuộc đàm phán để không tốn thời gian và đi vào trọng tâm.

+ Ấn tượng ban đầu và không khí đàm phán tác động đến cảm xúc tiêu cực hoặc tính cực và dẫn đến sự hình thành thành kiến, định kiến của đối tác + Tìm vấn đề mấu chốt: yêu cầu cần có sự lanh lợi, điềm tĩnh, chuẩn bị các

chiến thuật để thăm dò đối phương

+ Đưa ra yêu cầu và lắng nghe trình bày: Cần có sự đánh giá toàn diện để đưa ra các yêu cầu phù hợp cũng như tập trung lắng nghe ý kiến, đề nghị của đối phương để sắp xếp các yêu cầu, đề nghị giữa hai bên lại và giải quyết theo trình tự hợp lý.

22 Thời gian, địa điểm và năng lực đàm phán có ảnh hưởng như thế nào đếnthành công của cuộc đàm phán?

- Về thời gian: Thời gian, trong bước tìm hiểu thông tin khách hàng bạn cần

nắm bắt được thói quen tập quán làm việc ở mỗi nơi (thời gian bắt đầu và kết thúc) vì hiệu quả làm việc phụ thuộc vào thời gian Trong quá trình đàm phán bạn cũng cần phân bổ thời gian nghỉ giải lao hợp lý để không chỉ bạn, phía đối tác đều có thời gian cân nhắc, thảo luận lại vấn đề để đưa ra quyết định chính xác tối ưu nhất.

- Về địa điểm: Địa điểm đàm phán có thể là văn phòng công ty bạn, hay tiến

hành tại cơ sở của khách hàng hoặc địa điểm trung gian khi cả hai bên đều cảm thấy tại đó là thoải mái và tiện nghi phù hợp Và cần lưu ý địa điểm đàm phán phải là nơi có sự yên tĩnh để hai bên có thể tiện trao đổi và tránh một số yếu tố khách quan có thể ảnh hưởng đến quá trình đàm phán.

Ví dụ: Bên A hẹn Bên B đàm phán về hợp đồng mua bán hàng hoá tại một

quán cà phê ngoài trời, quán này kinh doanh hình thức cà phê sân vườn theo kiến trúc thiên nhiên Điều này sẽ dẫn đến một số yếu tố khách quan như trời mưa, sẽ gây bất tiện và ảnh hưởng đến quá trình đàm phán.

- Về năng lực đàm phán: Khôn khéo, kiên định và kết hợp đồng thời sự thẳng

thắn là thái độ được hoan nghênh trong cuộc đàm phán đối tác, tránh nói nhiều, lan man không đi vào trọng tâm vấn đề cần giải quyết Điều này tiên quyết cho cuộc đàm phán nhanh chóng đi vào vấn đề chính cũng như tránh được mất thời gian của hai bên mà không đạt được kết quả.

23 Những vấn đề cơ bản khi đàm phán về số lượng và chất lượng hàng hoá?

- Về chất lượng hàng hóa: Trong hợp đồng mua bán, điều khoản về chất lượng

sản phẩm luôn được nhà nhập khẩu đặc biệt lưu ý và đàm phán để đảm bảo yêu cầu về chất lượng sản phẩm cho hàng hóa Đồng thời, chất lượng sản phẩm sẽ đi liền với điều khoản về giá cả nên khi đàm phán về điều khoản này cả 2 bên đều cần đặc biệt lưu ý.

Thứ nhất, phải đưa ra được các tiêu chí rõ ràng( kích thước, cân nặng, màu

sắc, thành phần cấu tạo ).

Thứ hai, mô tả chi tiết và đúng chất lượng hàng hoá là cơ sở xác định chính

xác giá cả của nó, đồng thờ buộc người bán phải giao hàng theo yêu cầu của hợp đồng Nếu mô tả không kỹ, thiếu chi tiết có thể sẽ dẫn đến thiệt thòi cho một trong hai bên.

Thứ ba, đối với những hàng hóa phức tạp hoặc không lượng hóa được thành

các tiêu chí rõ ràng thì phải có mẫu xác nhận để làm tiêu chí cho hợp đồng.

- Về số lượng hàng hoá: Cần đàm phán một cách cụ thể về số lượng hàng hóa

trong hợp đồng Đặt ra những điều kiện nếu có sai sót trong số lượng Quy định một số điều khoản về số lượng nếu một trong các bên vi phạm về số lượng

24 Tại sao giá cả lại là trọng tâm của đàm phán? Những nội dung đàm phán vềgiá cả hàng hoá?

Giá cả là trọng tâm của đàm phán vì:

Như ta đã biết giá cả là hạt nhân của đàm phán kinh doanh, nhân tố của đàm phán kinh doanh rất nhiều, nhu cầu và lợi ích của người đàm phán biểu hiện ở rất nhiều phương diện, nhưng giá trị nội dung hầu như là nội dung chính của ĐPKD Đó là trong ĐPKD hình thức biểu hiện của giá trị là giá cả phản ánh trực tiếp lợi ích của đôi bên đàm phán, trong rất nhiều tình huống hoặc nhiều hoặc ít đều có thể tính toán qua giá cả Trong ĐPKD chúng ta một mặt phải lấy giá cả làm trung tâm, kiên trì lợi ích của mình, mặt khác lại không thể chỉ hạn chế ở giá cả mà kết hợp với các nhân tố khác Giá cả phải quy định rõ ràng về giá trị đơn vị tiền tệ.

Nội dung:

- Giá cả là giá thị trường các bên giao dịch cần phải thống nhất về mức giá, phương pháp xác định, cơ sở của giá cả và việc giảm giá

- Giá phụ thuộc vào chính sách của chủ thể là tích cực hay tiêu cực - Trong giao dịch thương mại bên bán thách giá và bên mua trả giá

- Nguyên tắc đặt giá và trả giá trong giao dịch tuân thủ phương châm: “ Ai đặt giá cao và giữ giá thường bán được giá cao”, “ Ai trả giá thấp thường mua được giá rẻ” “ Ai nhượng bộ quá lớn thì sẽ bị thua thiệt” Cho nên khách giá phải cao và nhượng bộ từ từ

25 Những phạm trù sau có ý nghĩa gì trong đàm phán: tên gọi, nhãn hiệu,thương hiệu và quy cách chủng loại hàng hoá? Đàm phán về vấn đề này cần chúý những gì?

Ý nghĩa: Tên hàng là điều khoản quan trọng bậc nhất trong việc xác định đối tượng

hợp đồng Các cách diễn tả tên hàng:

- Tên thông thường của hàng hoá đi kèm với tên thương mại và tên khoa học của nó.

- Tên hàng hoá được ghi kèm với địa danh sản xuất ra hàng hoá đó Hàng hoá là đặc sản của vùng miền

- Tên hàng hoá đi kèm với tên nhà sản xuất ra hàng hoá đó Sản phẩm của nhà sản xuất nổi tiếng

- Tên hàng hoá đi kèm với quy cách chính hoặc là tính năng chủ yếu - Tên hàng hoá đi kèm với công dụng của hàng hoá đó.

- Tên hàng hoá đi kèm với số hiệu, danh mục hàng hoá thống nhất đã được ban hành

- Quy cách chủng loại hàng hoá: là cách dùng để xác định tên hàng, cách thức thể hiện sản phẩm như thế nào

- Nhãn hiệu: tên, hình vẽ, biểu tượng, màu sắc hoặc tổng hợp để phân biệt hàng hoá này với hàng hoá khác của doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác

- Thương hiệu: thể hiện giá trị vô hình, và đòi hỏi sự bảo hộ của nhà nước, phức tạp hơn rất nhiều

Lưu ý: Xác định tên hàng chính xác, cụ thể, không gây hiểu lầm

26 Trình bày bối cảnh đàm phán ảnh hưởng như thế nào đến thành công củacuộc đàm phán? Ví dụ minh họa.

Bối cảnh của đàm phán ảnh hưởng rất lớn đến thành công của một cuộc đàm phán Nội dung của bối cảnh đàm phán bao gồm các yếu tố khách quan về tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, trong đó những yếu tố kinh tế có ảnh hưởng trực tiếp đến đàm phán kinh doanh quốc tế VD tình hình SX và tiêu dùng, lãi suất, lạm phát…Điều quan trọng của các nhà đàm phán là nắm được chiều hướng biến động của các yếu tố đó để xem xét mức độ ảnh hưởng của chúng trong tương lai

Nếu xét theo phạm vi ảnh hưởng của đàm phán còn phải quan tân đến bố cảnh chung và bối cảnh riêng Bối cảnh chung là bối cảnh bao trùm, mang tính quốc tế, có ảnh hưởng đến tất cả các bên Bối cảnh riêng là bối cảnh của từng bên , có ảnh hưởng trực tiếp đến ý đồ kế hoạch ,yêu cầu và quyết định của từng bên Bối cảnh chung và bối cảnh riêng có mối quan hệ với nhau, nhưng bối cảnh riêng thường có ảnh hưởng trực tiếp với mức độ lớn hơn đối với bối cảnh từng bên

Ví dụ: Như những yếu tố chính trị giữ Nga và nước Ukraine hiện nay đang căng thẳng và có nhiều diễn biến về mặt kinh tế , nên khi đàm phán với 2 quốc gia này điều quan trọng của các nhà đàm phán là nắm được chiều hướng biến động của các yếu tố đó để xem xét mức độ ảnh hưởng của chúng trong tương lai VD như liên quann đến giá trị tiền tệ, lạm phát, phá sản

27 Trình bày Các cách nhận biết các loại nhu cầu của đối tác trong đàm phán vàý nghĩa của chúng đối với một cuộc đàm phán kinh doanh quốc tế.

Là cách thức thông thường để có được thông tin Thông qua công cụ thẳng thắn này cùng với những thông tin khác, chúng ta có thể khám phá ra các nhu cầu của đối phương, mục tiêu anh ta đang theo đuổi…Trong thương lượng, sử dụng các câu hỏi nhu cầu thường bao hàm 3 quyết định:

- Nên hỏi những câu hỏi nào