Báo cáo kiến tập đề tài tìm hiểu công việc của vị trí nhân viên đại lý tàu biển tại công ty trách nhiệm hữu hạn tree marine

HỒ CHÍ MINHTÌM HIỂU CÔNG VIỆC CỦA VỊ TRÍ NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ TÀU BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮUHẠN TREE MARINE Giảng viên hướng dẫn: Ths... Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến

Mục đích nghiên cứu

Mục tiêu của bài báo cáo nhằm để tìm hiểu về các nội dung như sau:

- Giới thiệu tổng quan về Công ty trách nhiệm hữu hạn Tree Marine và bộ máy tổ chức, tình hình kinh doanh và dịch vụ của công ty.

- Mô tả cụ thể các công việc của một nhân viên đại lý tàu biển tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Tree Marine

Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu, trải nghiệm, nghiên cứu, phân tích, so sánh, tổng hợp để đưa ra những thuận lợi, khó khăn, thành công và hạn chế của Công ty cũng như đề xuất những phương án giải quyết khó khăn và hạn chế giúp Công ty có định hướng phát triển tốt hơn.

Kết cấu của đề tài

Bài báo cáo gồm phần mở đầu, danh mục bảng, danh mục hình, danh mục từ viết tắt, kết luận, tài liệu tham khảo và 3 chương chính:

- Chương 1: Tóm lược quá trình hình thành và phát triển của Công ty trách nhiệm hữu hạn Tree Marine

- Chương 2: Cơ cấu tổ chức của Công ty trách nhiệm hữu hạn Tree Marine.

- Chương 3: Mô tả công việc kiến tập tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Tree Marine.

TÓM LƯỢC QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

THÔNG TIN CHUNG VỀ ĐƠN VỊ

Công ty trách nhiệm hữu hạn Tree Marine là công ty đại lý tàu biển, chuyên hỗ trợ thủ tục và hoạt động của tàu biển/ dự án trên biển tại Việt Nam được thành lập vào tháng 1 năm 2019 tại TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Nguồn: https://www.treemarine.com/

- Tên giao dịch: Công ty TNHH Tree Marine

- Địa chỉ: Tầng 17 Tòa Nhà Victory, 12 Tân Trào, Phường Tân Phú, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

- Dịch vụ cơ bản: Chuyển tải, logistics tích hợp, đại lý tàu biển, khai báo hải quan và các dự án năng lượng tái tạo

- Website: https://www.treemarine.com/

QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

- Tháng 1/2019, thành lập công ty

- Tháng 9/2019, hoàn thành dự án đầu tiên

- Thang 1/2020, thích ứng với những thách thức bởi Covid-19

- Tháng 6/2020, mở rộng sang lĩnh vực năng lượng tái tạo ngoài khơi

- Tháng 11/2020, đạt chứng nhận ISO 9001:2015

- Năm 2021, tiếp tục tăng trưởng và khẳng định vị thế trong ngành

Sau hơn 4 năm thành lập và phát triển, công ty TNHH Tree Marine đã đạt được các thành tựu như sau:

- Chuyển tải hơn 6 triệu tấn hàng hoá, 7 dự án điện gió ngoài khơi cung cấp 855 MW năng lượng và hỗ trợ hơn 200 con tàu

- Tham gia nhiều dự án năng lượng bền vững như Chuyển tải cho các nhà máy nhiệt điện Duyên Hải 2, Duyên Hải 3 và Duyên Hải 3 mở rộng, nhà máy điện gió Bình Đại 310MW, dự án điện gió Bạc Liêu 141MW – Giai đoạn 3, dự án điện gió Hiệp Thạnh 78MW, dự án điện gió V1-2 Trà Vinh 48MW, dự án trang trại điện gió ngoài khơi Viên An 50MW, nhà máy điện gió Công Lý 30MW – Giai đoạn 1 và dự án phức hợp sản xuất sắt & thép Hòa Phát – Dung Quất

1.2.2 Nhân tố ảnh hưởng đến quá trình hình thành và phát triển của công ty Để đạt được sự phát triển như ngày nay, công ty đã trải qua nhiều khó khăn và thách thức về cả con người, công nghệ và các yếu tố chính trị xã hội Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình hình thành và phát triển của công ty bao gồm:

- Sự đổi mới và thích ứng: Tree Marine đã thể hiện khả năng đổi mới và thích ứng trong môi trường kinh doanh không ổn định, như thách thức bởi đại dịch Covid-19 Việc thích ứng với những biến đổi nhanh chóng trong ngành và khả năng tạo ra các giải pháp sáng tạo giúp công ty tạo ra lợi thế cạnh tranh và mở rộng hoạt động kinh doanh.

- Sự mở rộng và đa dạng hóa: Mở rộng sang lĩnh vực năng lượng tái tạo ngoài khơi đã giúp Tree Marine mở rộng danh mục dự án và đẩy mạnh sự đa dạng hóa Việc tham gia vào các dự án năng lượng bền vững và chuyển tải hàng hoá cho nhiều nhà máy lớn đã tạo ra nguồn thu nhập ổn định và mở rộng cơ hội phát triển.

- Chất lượng và chứng nhận: Đạt được chứng nhận ISO 9001:2015 đã chứng minh cam kết của Tree Marine về chất lượng sản phẩm và dịch vụ Điều này đã xây dựng lòng tin và uy tín trong ngành, thu hút khách hàng và đối tác tin cậy

Sự cam kết đến chất lượng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và duy trì mối quan hệ dài hạn với khách hàng.

- Kỹ năng và nhân tài: Công ty Tree Marine đã thành công trong việc thu hút và phát triển nhân tài có kỹ năng và kiến thức chuyên môn cao trong lĩnh vực năng lượng và vận chuyển hàng hóa Sự đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên đã giúp công ty xây dựng đội ngũ chuyên gia tận tâm và có hiệu suất làm việc cao, góp phần vào sự phát triển và thành công của công ty.

- Khả năng quản lý và chiến lược: Quản lý hiệu quả và chiến lược tầm nhìn đã định hình hướng phát triển của Tree Marine Việc tạo ra kế hoạch dài hạn và triển khai một chiến lược tổng thể đã giúp công ty xác định mục tiêu và đạt được kết quả rõ ràng Sự tận dụng cơ hội thị trường và xây dựng mối quan hệ đối tác đáng tin cậy cũng là những yếu tố quan trọng trong quá trình phát triển của công ty.

Sự phát triển của công ty Tree Marine được hình thành và tăng trưởng nhờ vào sự đổi mới, thích ứng, mở rộng và đa dạng hóa hoạt động kinh doanh, cam kết về chất lượng và chứng nhận, nhân tài và kỹ năng, cùng với khả năng quản lý hiệu quả và chiến lược chi tiết Những yếu tố này đã giúp công ty xây dựng một vị thế mạnh mẽ và khẳng định danh tiếng trong ngành năng lượng và vận chuyển.

CHỨC NĂNG VÀ LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG

Tree Marine là công ty đại lý tàu biển, chuyên hỗ trợ thủ tục và hoạt động của tàu biển/ dự án trên biển tại Việt Nam.

LLI kinh doanh ở 05 lĩnh vực chính:

- Chuyển tải: Thực hiện chuyển tải và vận hành phao bằng cách đảm bảo rằng đại lý của chúng tôi luôn có mặt trên tàu trong suốt quá trình hoạt động.

- Logistics tích hợp: Xử lý tàu bán chìm Từ lập kế hoạch đến dỡ hàng hóa đến kéo hàng hóa đến đích cuối cùng.

- Đại lý tàu biển: Thực hiện các thủ tục để tàu biển vào, rời cảng.

- Khai báo hải quan: Thực hiện khai báo hải quan cho các mặt hàng bằng ứng dụng ECUS và hệ thống một cửa quốc gia

- Năng lượng tái tạo: Các sản phẩm, dịch vụ năng lượng, năng lượng bền vững, nhiên liệu sinh khối.

Tầm nhìn: Trở thành một trong những công ty được ngưỡng mộ nhất trong ngành công nghiệp của chúng tôi, nhờ cam kết đối với khách hàng, nhân viên, đối tác và cộng đồng chúng tôi hoạt động trong đó.

Sứ mệnh: Cung cấp giá trị tuyệt vời nhất đối với tiền bạc của khách hàng thông qua việc tuân thủ quy luật, chất lượng công việc và phương pháp làm việc, đồng thời đảm bảo sự bền vững trong kinh doanh và sự phát triển liên tục của nhân viên chúng tôi.

Phương hướng, chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai

- Phát triển bền vững trên cơ sở đảm bảo các lợi ích của: Nhà nước, công ty, khách hàng, cộng đồng ;

- Tối đa hoá giá trị công ty, tăng thu nhập cho nhân viên;

- Trở thành một trong những nhà cung cấp than đá và năng lượng lớn, có uy tín trong nước.

- Khai thác nguồn lực hiện có của công ty, mở rộng thu hút nhân tài để phát triển;

- Đảm bảo lợi ích kinh tế cho công ty và lợi ích của nhân viên;

- Tăng cường hợp tác thêm các dự án năng lượng tiềm năng trong tương lai;

- Ưu tiên chất lượng dịch vụ và uy tín của công ty, tạo trải nghiệm khách hàng tốt nhất có thể;.

- Giữ chân được khách hàng trung thành và tìm kiếm thêm nhiều khách hàng tiềm năng,

CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

2.1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty trách nhiệm hữu hạn Tree Marine

Công ty có tổ chức theo nhiều chức vụ từ trên xuống dưới, tùy vào từng phòng ban và bộ phận sẽ có phân chia cấp bậc khác nhau phù hợp với tính chất và đặc thù công việc Hiện tại, sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty bao gồm: Ban Giám đốc và 4 phòng ban chuyên môn:

- Phòng Nhân sự, phòng Đại lý, phòng Hành chính và phòng Tài chính Kế toán.

Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Tree Marine

Nguồn: Phòng nhân sự 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban

Ban Giám đốc là phòng ban có quyền hành cao nhất công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, là người đưa ra phương án giải quyết cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình

Ban Giám đốc có nhiệm vụ tìm kiếm các hoạt động kinh doanh mới, Phối hợp giữa các phòng ban và công ty, nghiên cứu cách làm việc mới hiệu quả hơn, đàm phán hợp đồng và soạn thảo hợp đồng.

Phòng Nhân sự có nhiệm vụ quản lý hợp đồng và đàm phán giá với các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng, nhà cung cấp dịch vụ thiết bị và thuê văn phòng Hỗ trợ quy trình ngân sách và kế toán Lập kế hoạch tuyển dụng và tiến trình đón nhận nhân viên mới Phân tích và dự báo nhu cầu đào tạo (kỹ năng, năng lực) Giải quyết tranh chấp theo quy định pháp luật và trách nhiệm Soạn thảo, cập nhật và chỉnh sửa chính sách/quy định công ty (lương, đào tạo, công tác đi công tác, sách hướng dẫn nhân viên, quy định nhân viên, v.v.).

Phòng Đại lý có nhiệm vụ lập EPDA, thu thập tài liệu hàng hoá và tàu, cập nhật NOA, khai báo trên Hệ thống một cửa quốc gia, làm việc với hoa tiêu, tàu lai và phao Làm việc với Cảng để thông báo về việc tàu cập cảng và rời cảng, lập SOF và đăng ký khai báo hải quan

Phòng Hành chính có nhiệm vụ soạn thảo và lấy chữ ký cho hợp đồng, lập báo cáo chuyến đi cho tàu, chuẩn bị tài liệu cho khai báo, thu thập hóa đơn, thủ tục thanh toán khi tàu cập cảng, làm việc với đội kế toán để thực hiện thanh toán cho các bên liên quan, ghi chép và lưu trữ sau khi công việc hoàn thành và dịch tài liệu và hỗ trợ phòng ban trung gian.

Phòng Tài chính và Kế toán.

Phòng Tài chính và Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra hóa đơn, thủ tục thanh toán và thực hiện thanh toán theo quy trình, khai báo thuế: thuế giá trị gia tăng, thuế cá nhân, thuế doanh nghiệp, v.v., thực hiện kế toán thông qua hệ thống AMIS, lập báo cáo hàng quý và hàng năm: báo cáo tiền mặt, tài chính, báo cáo nội bộ, theo dõi công nợ

TỔ CHỨC KINH DOANH

2.2.1 Đặc điểm quy trình kinh doanh

Công ty TNHH Tree Marine hoạt động kinh doanh ở 05 lĩnh vực: Chuyển tải, logistics tích hợp, đại lý tàu biển, khai báo hải quan và các dự án năng lượng tái tạo Đối với mảng kinh doanh về “Chuyển tải”, công ty cung cấp dịch vụ chuyển tải than cho các đối tác tại Việt Nam và cung cấp thông tin thị trường than và lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro cho khách hàng Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hải và phục vụ các dự án điện gió và điện mặt trời

Trong mảng “Logistics tích hợp”, Tree Marine là một trong số ít các đơn vị tại Việt Nam có khả năng và kinh nghiệm trong việc tháo dỡ các loại tàu nửa nổi nửa chìm, từ việc lập kế hoạch dỡ hàng đến kéo hàng hoá đến điểm đến cuối cùng.

Về mặt “Đại lý tàu biển”, công ty thực hiện các thủ tục để tàu biển vào, rời cảng Ký kết hợp đồng vận chuyển, hợp đồng bảo hiểm hàng hải, hợp đồng xếp dỡ hàng hóa, hợp đồng thuê tàu, hợp đồng thuê thuyền viên Ký phát vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển tương đương Cung ứng vật tư, nhiên liệu, thực phẩm cho tàu biển Trình kháng nghị hàng hải Ở lĩnh vực “Khai báo hải quan”, công ty thể hỗ trợ và cung cấp không chỉ dịch vụ vận chuyển mà còn cả thủ tục hải quan cho khách hàng với thời gian nhanh nhất và phương thức linh hoạt Công ty am hiểu về hàng dự án và có nhiều kinh nghiệm trong việc thông quan hàng dự án trực tiếp tại các địa điểm dự án ở nước ngoài, dù là hàng nhập khẩu vĩnh viễn hay hàng xuất nhập khẩu tạm thời Ngoài ra, công ty cũng cung cấp dịch vụ đăng ký hạng thiết bị vận tải và làm thủ tục hải quan cho tàu và sà lan.

Cuối cùng, ở lĩnh vực “Năng lượng tái tạo”, công ty phê duyệt địa điểm xây dựng dự án từ Cục Hàng hải Việt Nam, giấy chứng nhận an toàn công trình từ Cục An toàn đường thủy, phê duyệt hải quan cho thông quan tại chỗ, Thông quan, tạm nhập, xuất thiết bị, dự án / bốc xếp hàng hóa nặng được phép, giấy phép làm việc cho tàu xa bờ, thay đổi cờ tạm thời cho tàu nước ngoài trong các dự án xa bờ của Việt Nam, quản lý tàu kéo địa phương và sà lan để vận chuyển tháp gió và cánh quạt đến công trường và ngược lại

2.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh

Bảng 2.2: Bảng tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tree Marine từ năm 2021 đến năm 2022 (Đơn vị: đồng)

2.2.3 Nhận xét hoạt động kinh doanh

Biểu đồ 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tree Marine trong hai năm 2021 và 2022

Nguồn: Phòng Kế toán Nhận xét

Nhìn vào biểu đồ, ta thấy doanh thu năm 2021 cao hơn năm 2022 khoảng 16.4 tỷ đồng, tuy nhiên chi phí ở năm 2021 lại cao hơn năm 2022 khoảng 21.2 tỷ đồng Từ đó ta có lợi nhuận của năm 2021 ghi nhận một khoản lỗ là khoảng 400 triệu, trong khi đó lợi nhuận năm 2022 là lãi khoảng 4.4 tỷ đồng Qua biểu đồ trên, ta thấy được mặc dù doanh thu năm 2022 có thấp hơn 2021 nhưng công ty đã tối ưu được những chi phí để có được lợi nhuận, từ đó lấy động lực để tiếp tục phát triển hơn trong những năm tiếp theo

Tổng kết, doanh nghiệp đã trải qua một giai đoạn khó khăn trong năm 2021 với lợi nhuận âm, nhưng đã có sự cải thiện đáng kể trong năm 2022 với lợi nhuận dương Điều này cho thấy doanh nghiệp đang tiến bước trong việc ổn định hoạt động kinh doanh và có tiềm năng để phát triển trong tương lai Tuy nhiên, để đảm bảo sự bền vững và tăng trưởng, doanh nghiệp cần tiếp tục tăng cường quản lý chi phí, tìm kiếm cơ hội tăng doanh thu và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA MỘT NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ TÀU BIỂN 14 3.1 LÝ DO LỰA CHỌN

YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN, KỸ NĂNG VÀ ĐẠO ĐỨC NGHỀ NGHIỆP

3.2.1 Yêu cầu về trình độ chuyên môn Để trở thành nhân viên đại lý tàu biển, cần nắm rõ kiến thức về quy trình đại lý tàu biển, các thủ tục, giấy tờ cần thiết để đưa tàu cập cảng và tàu đi Có khả năng đọc hiểu các chứng từ như NOR, ETA, thông báo chấp nhận của Cảng và Biên phòng biển. Hiểu rõ các khái niệm, nhiệm vụ và chức năng của các thuật ngữ như mớn nước, phao, khu neo, sà lan, hoa tiêu, giám định hàng hải, tàu lai, kiểm dịch, v.v

3.2.2 Yêu cầu về kỹ năng

Các kỹ năng cơ bản của nhân viên đại lý tàu biển gồm có:

- Kỹ năng giao tiếp bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt

- Kỹ năng tin học văn phòng

- Kỹ năng xử lý tình huống

- Kỹ năng quản lý thời gian

3.2.3 Yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp

Có tinh thần trách nhiệm, có tính kỷ luật cao, chấp hành nội quy của công ty ham học hỏi, nhiệt tình trong công việc, tôn trọng mức đạo đức cho phép của xã hội, hòa đồng, hòa nhã với đồng nghiệp và tôn trọng đối với người quản lý

MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ TÀU BIỂN

- Thu thập tài liệu hàng hóa và tàu.

- Cập nhật NOA (Notice of Arrival).

- Khai báo VNSW (Vietnam National Single Window).

- Làm việc với Cảng để thông báo về việc tàu cập cảng và rời cảng.

- Lập SOF (Statement of Facts).

- Đăng ký khai báo hải quan

- Đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ

3.3.2 Quy trình làm việc của nhân viên đại lý tàu biển

● Quy trình khi tàu đến

- Thường xuyên cập nhật ETA, DRAFT,… & bám sát các bên liên quan để tránh cho tàu chờ đợi

- Thu xếp với Cảng (ít nhất 1 tuần) về vấn đề: Cầu bến, xếp dỡ,…

- Đặt lịch hoa tiêu trước 1 ngày Thông báo cho Cảng vụ (ít nhất trước 8 tiếng)

- Các dịch vụ khác như (nếu có): kiểm kiện, giám định, trinh sát, …

- Liên hệ với chủ hàng về việc giao nhận hàng hoá, xếp dỡ

Các giấy tờ cần chuẩn bị:

*Đối với tàu hàng nhập

- Yêu cầu chủ tàu cung cấp: Cargo manifest, bản sao B/L, kế hoạch làm hàng, danh sách thuỷ thủ đoàn, đặc tính của tàu

- Làm NOA (gửi cho chủ hàng muộn nhất là trước 1 ngày)

*Đối với tàu hàng xuất

- Yêu cầu người gửi hàng cung cấp: shipping order, shipping request, danh sách hàng hoá, packing list, kế hoạch làm hàng và xếp hàng

- Yêu cầu chủ tàu cung cấp như phần tàu hàng nhập

- Làm NOA (gửi cho chủ hàng muộn nhất là trước 1 ngày)

● Quy trình khi tàu ra

- Đặt lịch hoa tiêu, tàu lai

- Thu thẻ đi bờ của thuyền viên, ký các giấy tờ với tàu

- Làm thủ tục xuất cảnh cho tàu

- Thu nhập các giấy tờ của kiểm kiện, kho hàng

- Gửi sailing report (sau khi tàu rời)

3.3.3 Mô tả một ngày làm việc của nhân viên đại lý tàu biển

Bảng 3.3: Mô tả một ngày làm việc của nhân viên đại lý tàu biển

SỐ THỨ TỰ THỜI GIAN NỘI DUNG CÔNG VIỆC

1 8h00 - 9h30 - Kiểm tra email, tin nhắn từ cảng, biên phòng, tàu và liên lạc điện thoại cho các bên liên quan để nắm bắt thông tin.

2 9h30 - 12h00 - Theo dõi các đầu công việc.

- Cập nhật các thông tin của các tàu con như: trạng thái tàu, ETA, NOR, thời gian dự kiến làm hàng và thời gian dự kiến hoàn thành làm hàng.

- Chuẩn bị các giấy tờ liên quan để khai báo tại Cảng và Biên phòng.

4 13h00 - 16h30 - Theo dõi các đầu công việc trong ngày.

- Liên tục kiểm tra email, tin nhắn và gọi điện thoại để cập nhật thông tin về vị trí tàu, tình trạng làm hàng và các thông tin liên quan.

- Giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có) với các bên cảng vụ, hoa tiêu và biên phòng.

5 16h30 - 17h00 - Tổng hợp công việc đã hoàn thành trong ngày, lên kế hoạch làm việc cho ngày hôm sau.

3.3.4 Hoạt động thực tế dịch vụ đại lý tàu biển

- Nhận mail của thuyền trưởng tàu Việt Thuận 12-02 thông báo ngày tàu dự kiến đến Vũng Tàu ( ETA Vung Tau) cùng với một số thông tin cơ bản của tàu để xin lời khuyên về chỗ neo đậu

- Gửi mail xác nhận và sẽ hồi đáp sớm

- Thuyền trưởng gửi email thời gian tàu dự kiến đến

- Gửi mail xin các thông tin/chứng từ cần thiết

- Gửi mail một số thông tin của cảng ( Port Information)

+ VNL Terminal vessel safety checklist and notice BP02, BP03 Ngày 22/6: Trao đổi thông tin qua mail

- Kế hoạch sắp xếp cẩu bốc, dỡ hàng, số lượng cẩu dự kiến.

- Xác nhận lại thời gian dự kiến ( được xác nhận nhiều lần hàng ngày)

- Yêu cầu thông tin về cảng, nhà ga và hàng hóa

Ngày 23/6: Trao đổi thông tin qua mail

- Xác nhận lại thời gian dự kiến đến cảng

- Kế hoạch số lượng, loại cẩu dỡ hàng

-Xác nhận lại thời gian tàu dự kiến đến.

- Một số loại giấy tờ trước khi đến

- Thông tin của cảng yêu cầu ( Port papers required)

- Yêu cầu thông thông tin về các giấy chứng nhận tàu ( Ships certificate) Ngày 26-27-28-29/6:

- Báo cáo giám sát y tế hàng ngày của thuyền viên ( CREW COVID-19 HEALTH MONITORING DAILY REPORT)

- Xác nhận lại thời gian tàu dự kiến đến

- Tài liệu khai báo trước của tàu:

- Thông báo lại thời gian dự kiến đến

- Báo cáo giám sát y tế hàng ngày của thuyền viên

- Xác nhận lại thời gian tàu dự kiến đến

- Báo cáo giám sát y tế hằng ngày của thuyền viên

- Thời gian tàu dự kiến đến

- Báo cáo giám sát y tế hằng ngày của thuyền viên

- Nhận được mail THÔNG BÁO CHẤP NHẬN TÀU ( ACCEPTANCE NOTICE) và CHẤP NHẬN PHAO của Công ty Cổ phần VINALOGISTICS gửi cho Tree Marine và Cảng vụ hàng hải Tp.HCM

- Nhận mail thông báo thời gian dự kiến tàu đến của thuyền trưởng

- Gửi mail thông báo kế hoạch neo đậu dự kiến cho thuyền trưởng

- Nhận thông báo về danh sách sà lan trung chuyển dự kiến

- Nhận mail báo cáo giám sát covid 19 hàng ngày của thuyền viên từ thuyền trưởng

- Nhận mail thông báo về thời gian dự kiến đến của tàu tù thuyền trưởng

- Khai báo thông tin của tàu trên cổng thông tin 1 cửa quốc gia

- Nộp hồ sơ cho Kiểm dịch (Q7), Biên phòng (Q7), Hải Quan (Vũng Tàu) và Cảng vụ (Q7)

Ngày 5/7: Trao đổi thông tin

- Gửi CÔNG VĂN XIN VỊ TRÍ NEO cho tàu đến Cảng vụ hàng hải Vũng Tàu ( Giấy xin phép vị trí neo đậu)

- Gửi thông báo tàu đến Cảng đến cảng vụ hàng hải thành phố Hồ Chí Minh ( NOTICE OF ARRIVAL OF VESSEL AT THE PORT)

- Nhận mail thông báo “ Kế hoạch neo đậu và báo cáo hằng ngày” ( BERTHING PLAN & DAILY REPORT) từ thuyền trưởng

- Gửi email “ CAM KẾT KHÔNG ĐI BỜ và HỒ SƠ THUYỀN VIÊN CỦA TÀU” cho Biên phòng cửa khẩu cảng TP.HCM

- Gửi mail thông báo kế hoạch tàu, hồ sơ thuyền viên và bản khai chung ( GENERAL DECLARATION) cho Trung tâm Kiểm dịch Y tế TP.HCM)

- Nhận mail thông báo thời gian dự kiến tàu đến từ thuyền trưởng

- Gửi mail yêu cầu cung cấp dịch vụ Hoa tiêu và Tàu lai ( PHIẾU YÊU CẦU CUNG CẤP DỊCH VỤ), ( ORDER TUG, ORDER PILOTAGE) đến công ty Cổ phần VINALOGISTICS cho tàu.

- Gửi mail “ XÁC BÁO DI CHUYỂN” đến Cảng vụ hàng hải TP.HCM

- Nhận được mail thông báo sẵn sàng làm hàng của thuyền trưởng ( NOTICE OF READINESS/NOR).

Ngày 6/7: Trao đổi thông tin

- Gửi mail xác nhận thời gian Hoa tiêu lên tàu ( POB) cho thuyền trưởng

- Gửi báo cáo SOF hàng ngày cho thuyền trưởng

- Nhận báo cáo giám sát covid 19 của thuyền viên trên tàu từ thuyền trưởng Ngày 7/7:

- Nhận mail báo cáo giám sát covid 19 từ thuyền trưởng

- Gửi email đến Công ty Cổ phần Dịch vụ và Vận tải biển Vũng Tàu để yêu cầu bố trí hoa tiêu dẫn đường Tàu con số 1 mang số hiệu VT 235 03 ( Tàu 1) đi từ Vũng Tàu đến Phao cập mạng tàu mẹ để dỡ hàng

- Gửi mail “ THÔNG BÁO TÀU ĐẾN ” của Tàu 1 đến Cảng vụ Hàng hải TP.HCM kèm THÔNG BÁO TIẾP NHẬN TÀU của Tàu 1 và DANH SÁCH TÀU CHUYỂN TẢI

- Nhận báo cáo giám sát Covid19 hàng ngày từ thuyền trưởng

- Gửi báo cáo SOF hàng ngày

- Gửi mail “ THÔNG BÁO TÀU ĐẾN” của Tàu con số 2 mang số hiệu VT 235

01 ( Tàu 2) và CÔNG VĂN XIN NEO đến Cảng vụ Hàng hải TP.HCM

- Order Hoa tiêu cho Tàu 1 rời mạng tàu mẹ đi Vũng Tàu

- Order Hoa tiêu cho Tàu 2 đi từ Vũng Tàu vào Phao, cập mạng tàu mẹ để dỡ hàng

- Gửi mail “ XÁC BÁO DI CHUYỂN” của Tàu 2 đến Cảng vụ Hàng hải TP.HCM kèm THÔNG BÁO TIẾP NHẬN TÀU của Tàu 2 và DANH SÁCH TÀU CHUYỂN TẢI

- Order Hoa tiêu cho Tàu 6 rời mạng tàu mẹ đi Vũng Tàu P/S

- Order Hoa tiêu cho tàu mẹ MARANG PROGRESS rời Phao Gò Gia đi Vũng Tàu P/S

- Order tàu lai cho tàu mẹ MARANG PROGRESS rời Phao Gò Gia đi Vũng Tàu P/S

- Nhận báo cáo giám sát Covid19 hàng ngày từ thuyền trưởng Nhận báo cáo giám định, báo cáo làm hàng ( STATEMENT OF FACTS/SOF) cuối cùng

- Kiểm tra SOF cuối cùng, ký và đóng dấu xác nhận.

- Khai báo thông tin tàu rời trên cổng thông tin 1 cửa quốc gia

- Đến Cảng vụ nộp hồ sơ cho Kiểm dịch, Biên phòng, Cảng vụ, Hải quan để làm thủ rời cho tàu

Dưới đây là một số hình ảnh về các giấy tờ, chứng từ liên quan đến hoạt động đại lý tàu biển:

Hình 3.3: Thông báo tàu đến cảng của tàu Việt Thuận 12-02

Hình 3.4: Danh sách thuyền viên tàu Việt Thuận 12-02

Hình 3.5: Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ hoa tiêu dẫn tàu Việt Thuận 12-02 vào phao

Hình 3.6: Thông báo chấp nhận phao cho tàu Việt Thuận 12-02

Hình 3.7: Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ hoa tiêu dẫn tàu Việt Thuận 12-02 vào cảng

MỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ CÔNG VIỆC

- Được các anh chị hướng dẫn nhiệt tình và chi tiết quy trình sau khi tàu đến, cần hoàn tất thủ tục với đội thủ tục Cảng vụ, thủ tục tàu nhập cảnh với đội Hải quan, KDYT, thủ tục nhập cảnh với Biên phòng,….

- Môi trường làm việc và hoạt động thân thiện, cởi mở và năng động

- Được có thêm nhiều kiến thức và hiểu biết, trải nghiệm thực tế tại cảng và các con tàu,

Có nhiều thuật ngữ mới, từ viết tắt, ban đầu mới tiếp xúc sẽ khó nhận diện và cần phải ghi nhớ như:

- Draft Survey (Giám định mớn nước)

Các khó khăn khác như các quy trình khá phức tạp và đòi hỏi phải kiểm tra liên tục, khi có sự việc xảy ra không theo như kế hoạch, phải làm công văn giải trình và đợi phản hồi từ phía cơ quan có chức năng, bên cạnh đó còn phải thông báo đến tất cả các bên liên quan về sự việc và cách giải quyết dự kiến Ngoài ra, khi có thời tiết xấu hoặc sự cố xảy ra, lịch trình tàu cập cảng và xếp dỡ hàng hoá có thể bị dời vào giờ khuya hoặc rạng sáng và nhân viên đại lý tàu biển phải trong tâm thế sẵn sàng thức khuya để giải quyết các vấn đề trên.

Định dạng
Số trang	41
Dung lượng	0,92 MB