Chuyên đề thực tập: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ Xây dựng Nam Hà

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DÂN

VIEN CÔNG NGHỆ THONG TIN VÀ KINH TE SO

Dé tai: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại Công ty Cô phan Phát triển Công nghệ Xây dựng Nam Ha

Chuyên ngành : Hệ thống thông tin quản lý

Chính quy

Hệ thống thông tin quản lý 58Họ tên sinh viên : Nguyen Thị Khánh Linh

Mã sinh viên : 11162975

Giảng viên hướng dẫn : TS Đoàn Quang Minh

Hà Nội, 2020

Trang 2

Báo cáo chuyên đề thực tập Viện CNTT và KTS

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIET TAT

DANH MỤC CÁC BANG BIEU DANH MỤC HÌNH VE

09)8/00571005— 1

CHƯƠNG 1: TONG QUAN VE CONG TY CO PHAN PHÁT TRIEN

1.1 Giới thiệu về công ty Cô Phan Phát triển Công nghệ Xây dựng Nam Hà 5

1.1.2 Ngành nghé hoạt động chính - 2-5 52 +5£+££+£++£x+zxrrxerseee 5 1.1.3 Tình hình tài chính trong 3 năm gần nhất của công ty 6

1.1.4 Cơ cấu tổ CHU CL .cecsesssesseessesssessesssessesssessusssessusssecsuessecssecsessuessecssecseeeses 7 1.1.5 Năng lực thiẾt bị -¿- 2-5222 22E12E12E127127121121121111 1111k cre, 10 1.1.6 Hé so năng lực nhân SU eee eeeeeeeeeeeeeeceeeeseceseeceseceaeeeeeeeeeeeeeenaees 10

1.1.8 Đối tác của công ty - +52 2112211717121 1 1111k cre 14

1.1.9 Dự án năm 20109 ¿2-52 SE 2E12112711211211211711 11211 T1 xe l6

1.2 Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin của Công ty Cô phần Phát triển Công nghệ Xây dựng Nam Hà - 2-2 s se ss=ssessess 20

1.2.1 Ứng dung tin học tại công ty hiỆn nay - 5-55 +<<<c++secssseees 20 1.2.2 Tính cấp thiết của đề tài ¿- 22s cxeEEeEEEEEEEEEEEEEEEEerkrrrrrei 21

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ

2.1.1 Định nghĩa hợp đồng - ¿2 2+SE+SE‡EEeEECEEEEEEEEEEerkerkerkrrei 24

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Khánh Linh

Trang 3

2.1.2 Những đặc điểm của hợp đồng 2-2-2 s+x+xe+rzrsrrxee 24

2.1.3 Nội dung của hợp đồng -¿- ¿2 s+S++E£+E£EEeEEEEEEEEEErEerkrrerree 25 2.1.4 Vai trò của hợp đồng đối với doanh nghiệp - ¿552 25 2.1.5 Các hoạt động trong quan lý hợp đồng tại Công ty 26 2.2 Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý .- 27 2.2.1 Khái niệm Hệ thống thông tỉn -2- 5¿©5++x+2z++cx+zzxerseee 27 2.2.2 Những đặc điểm của hệ thống thông tin 2-2-5552 29 2.2.3 Phân loại các hệ thống thông tin trong một tô chức - 30

2.3 Các giai đoạn trong thiết kế phát triển hệ thông thông tin quản lý 34 2.3.1 Xác định bài toán và đặc tả các yêu CẦU 2 2S St 2E EtSEcrrrsrkerrer 34 2.3.2 Phân tích chỉ ti6t cccccscccsssessesssessesssesssssessesssessuessessssesesssessessseesessses 35

2.3.3 Thiết kế ÌOgiC -¿-¿- s5 St2E2E12E1921E71E7171211211211211 112111 cre, 39

2.3.5 Thiết kế vật lý ngoàii - ¿5+ s2 2k EEEE21211211211 21111 1x kcre, 40

2.3.6 Thực hiện kỹ thuật - - - c2 S1 St S1 SH HH net 40

2.3.7 Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thong — 41 2.4 Công cụ dé thực hiện đề tài -sc 5< sssscssesseessesseseessess 41

2.4.2 Hệ quan tri cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 42

2.4.3 Công cụ tạo lập báo cáo Crystal R€port + «+ x++ec+ex++ 42

2.4.4 Công cụ thiết kế DeVEpress - ¿52 522SE+EEEEeEEczkrrrrrrrsre 43

2.4.5 Công nghệ SADT (Structure Analyst and Design Technology) 43

CHUONG 3: PHAN TICH THIET KE HE THONG THONG TIN QUAN

LY TAI CONG TY CO PHAN PHAT TRIEN CONG NGHE XAY DUNG NAM 8:07 44

3.1 Phát biểu bài toán đặt ra - << 5c scscsscsecsersessessesersersee 44 3.1.1 Khảo sát hệ thống - + 2 2+EE+EEEEEEEEEEEEEE211211221211 2121 re, 44

Trang 4

3.1.2 Nghiệp vụ, quy trình liên quan đến quản lý hợp đồng tại Công ty Cổ

phan Phát triển Công nghệ xây dựng Nam Hà 2-22 22 5+: 46 3.1.3 Các yêu cầu chức năng của hệ thống 2-2 s2 s4 46

3.2 Mô hình hóa hệ thống - 2-2 5° 5£ s s2 se =sessessesseseesesses 47 3.2.1 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống ¿2 2 2 ++E+£E£Ezrzrrrsee 47

3.2.2 Sơ đồ luồng thông tin 2 << SE+EE£EEtEECEEEEEEEEEEEerkerkerkrrei 48

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu ¿2 2 <+SE£EEEEEEEEEEE2EEEEEEEEEEEerkerkrrei 50 3.2.4 Sơ đồ chức năng của hệ thong 2-2 2 + s+zE+zxezrzrerrsee 53 3.2.5 Sơ đồ kiến trúc của hệ th6ng eceeceeseeseessessessesseeseesesseesessesseeseeseesen 53 3.2.6 Thiết kế cơ sở dữ liệu ¿- 2 52+2Ec2EEEECEEEEEECEEEEEErrrkerkrrrrees 54 3.2.7 Thiết kế giải thuật - ¿52-52 ESE2EEEEESEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEerkerkrrei 62

3.2.8 Thiết kế các giao diện -¿- ¿5c ©tSxv 2 2122112121121 21211 cxeC 66

„000,90 — 76 TÀI LIEU THAM KHẢO 2-5-5 5£ s2 ©5££s<ss£ssesseeseeseessesee 77

Trang 5

DANH MỤC CÁC CHỮ VIET TAT

STT | Từ viết tắt Diễn giải

| CPPT Cô phan Phát triển

9 BFD Sơ đồ chức năng nghiệp vu 10 |DED Sơ đồ luéng dữ liệu

II |ERD Sơ đồ cấu trúc dữ liệu

Trang 6

DANH MUC CAC BANG BIEU

1: Bảng Kế toán - cân đối tài Sai cece eesessessesstessessesseeseeseess 6 2: Bang báo cáo kết quả kinh doanh -2 ¿s sz2z++cx+2zxzez 6

4: Năng lực thiết bị - ¿52 s2 SE E21 EE1211211211211 211111 cxe 10

5: Các dự án năm 20]Í9 - - << 1131111111253 11 1111111955211 11 re 161:Bang cr vi 0 542: Bảng Công trình - - «+ + vn TH nh ng nếp 553: Bảng Danh sách dự toán - - + kE SE ksereerse 55

4: Bảng Đối tác :- chì E12 1 1121121111111 11 2110111111111 key 55

6: Bảng Hợp đồng dự toán - 2-56 5S2E2E2E2EEcEEcEkerkerkres 56

7: Bảng Hợp đồng máy móc 2 2 2 s+EE+EE+EE+EzE++Eezrezred 56 8: Bảng Hợp đồng chủ đầu tư - 2 252+x+rEerEerEerrezrerrsees 57 9: Bang Hợp đồng máy móc chỉ tiẾt - 2 2 2 s+£s+£szzxe+sz 57 10: Bảng Hợp đồng nhóm nhân cÔng -««+++s+>+ss+ 58

11: Bang hợp đồng nhóm nhân công chi tiết - :52- 58 12: Bảng Hợp đồng nguyên vật liệu -. 2-2 5 s+cxzxzse¿ 59 13: Bang Hop đồng nguyên vật liệu chỉ tiẾt -:5:52¿ 59

14: Bảng Loại hợp 6g o c.cceccecccccessessessesssessessessessessesssssessessesseeseeses 59

I8; 0/0 aẰễoo- 60

16: Bảng Nhóm nhân công - + + + + + +skEseeererseerree 60

18: Bang CHUC 01 6119: Bảng Nhân vIÊn - << + x11 ng nưy 61

Trang 7

1: Sơ đồ bộ máy hoạt động của công ty -2- 2 s+cs+cx+cxcxeee 7

1: Các yếu tô cấu thành nên một hệ thống thông tỉn 27

2: Chức năng hệ thống thông tin 2-2 2 s+x+£s++E+zezzez 30 3: HTTT dưới góc độ vị trí và vai trò trong tổ chức - - 30

4: Các yêu tố cầu thành HTTTT - ¿2 22+ £E+EE+EE+£EzEezEzrezred 31 5: Các hệ thong thông tin theo mức độ hỗ trợ ra quyết định 32

6: Các mức quản lý trong một tổ chức -: z+=sz+ss++ 34 7: Lược đồ How - What - - sen EEEE E1 E1 181111111111 crke 36 8: Các ký pháp dùng trong sơ đồ ngữ cảnh - «5 s- «<< s+sss 37 9: Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin 37

10: Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng dữ liệu 38

11: Các ký pháp dùng trong sơ đồ chức năng -s- 39 1: Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống - 2 2 s+x+EEerEezEezEzrsrred 47 2: Sơ đồ ludng thông tin ký Hợp đồng chủ đầu tư - 48

3: Sơ đồ luồng thông tin ký Hợp đồng với nhà cung cấp 48

4: Sơ đồ luồng thông tin khi có yêu cầu phát sinh - 49

5: Sơ đồ luỗng thông tin khi hoàn thành công trình 49

6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống - 5-5252 50 7: Phân rã mức 1 của Ký kết hợp đồng với chủ đầu tư 51

8: Phân rã mức 1 của Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp 51

9: Phân rã mức 1 cua Thực hiện hop đồng m 52

10: Phân rã mức 1 cua Hoan thành thi công -«<- 52 11: Sơ đồ chức năng của hệ thống - 2 222 s+cx+rxcrxersee 53 12: So đồ kiến trúc hệ thống - ¿2 2 2 E2+E££EeEE+EEzEzEerxered 53 13: Co SO dir GU eee 54

14: Chức năng đăng mhap cee ee eeeesececeneceeeeeeeeeeseceeeeseeeeeeseeseees 62

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thi Khánh Linh

Trang 8

17: Chức năng tìm kiẾm - + + St SE2EEE2E2EE2EE22EEEECrEcrkrrkee 65

19: Giao diện đăng nhập hệ thống 2 2 2 2 s52 66 20: Phan quyén truy cập các tài khoản - « - «<< c+seeesees 67 21: Đổi mật khẩu người dùng - 2 2 2 x+cxzxezezrrrxee 67

22: Danh mục Nguyên vật iu eeceeseceseeeseeeeeeeeseeeseeeseeeeneesaes 6823: Danh mục Công trình << + + + k** +3 kE*#kkSkeesereseeree 6824: Thêm mới Công trình - ¿+ + +++ + + k+*vEEveeEeeeseeereereeree 69

25: Danh mục Đối tac -¿- ¿- c+keEềESEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErkerkerrrex 69

26 : Hợp đồng chủ đầu tư - 2 + 5c x2E2E2E2EcExerxerkerkeree 70 27: Thêm mới Hợp đồng chủ đầu tư -2- 2 2 s2 szszxz+s+ 70

28: Sửa Hợp đồng chủ đầu tư -¿ 2+c<+cx+cxerkcrkerrerrerrxee 71

29 : Tim kiếm Hợp đồng chủ đầu tư -2- 2 2 s+cs+zs+zxecsz 71

30: Hợp đồng nguyên vật L8U eee eeseestesessesseeseeseeseeseeseen 72 31: Hop đồng dự toán theo công trình 2- 2s xxx: 72 32: In hợp đồng chủ đầu tưư - 2 2 2+++EE+EEerEerkrrerrerrxee 73 33: Mục lục các điều khoản hợp đồng 2-2-2 se: 73

34: Báo cáo hợp đồng chủ đầu tư với điều kiện lọc thời gian 74 35: Báo cáo hợp đồng chủ đầu tư với điều kiện lọc thời gian và đối tác 74 36: Báo cáo hợp đồng nguyên vật liệu -2- 2-5 sex: 75

Trang 9

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, nên kinh tế thị trường trong xu thế hội nhập đã và đang tạo ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp đề phát triển, nhưng bên cạnh đó cũng có những khó khăn thử thách, Dé tồn tại được và đạt được những mục tiêu đặt ra đòi hỏi sự không ngừng đổi mới của doanh nghiệp, nâng cao trình độ con người và công cụ hỗ trợ nham tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả công việc,

đem lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Và trong thời gian gần đây, sự phát triển của ngành công nghệ thông tin đem lại những thành tựu to lớn trong việc phát triển nền kinh tế Trong bối cảnh của nền Cách mạng công nghiệp 4.0, việc xây dựng và phát triển các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp trở thành một nhu cầu quan trong và không thé

thiếu Đối với doanh nghiệp dé có được sự tồn tại thì phải luôn có các giao dich, làm ăn kinh tế Sự giao kết giữa các bên được thé hiện qua các hợp đồng coi

như hình thức pháp lý Hợp đồng được coi như là tiêu chuẩn, chuẩn mực đề có

hành vi giao kết giữa các chủ thé tham gia cũng như đánh giá tiễn độ thực hiện

các công việc trong tương lai.

Công ty Cổ phan Phát triển Công nghệ Xây dựng Nam Hà là một công ty hoạt động trên lĩnh vực thi công xây dựng đang mở rộng thị trường nên số lượng lượng hợp đồng, dự án lớn cũng tăng lên Việc lưu trữ thông tin đối tác, công trình, cập nhật các hợp đồng mang tính thời điểm và các báo cáo rất cần

thiết tới chiến lược, sự định hướng của công ty Và đây là ly do dé tác giả đưa đề tài “Phân tích thiết kế hệ thông thông tin quan lý hop đồng tại Công ty Cổ phan Phát triển Công nghệ Xây dựng Nam Ha” dé nghiên cứu va phát triển.

Em xin cảm ơn một cách chân thành nhất tới TS Đoàn Quang Minh -giảng viên Viện Công nghệ thông tin và Kinh tế số, trường Đại học Kinh tế

quôc dân, và em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các cô chú, anh chị của

Trang 10

công ty đã rất nhiệt tình, tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập

dé hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp 1 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Đề tài được dé xuất, nghiên cứu và phát triển với mục đích hỗ trợ bộ phận

có chức năng chuyên môn cũng như các phòng ban liên quan trong việc thực

hiện quản lý hợp đồng, góp phần đóng góp các phương án nhăm hoàn thiện các

nghiệp vụ và đạt hiệu quả hơn.

Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng thực hiện các công việc liên quan

đến hợp đồng như kiểm tra thông tin hợp đồng, cập nhật việc thực hiện công

việc, tính cấp thiết về thời gian thực hiện dé đưa ra các cảnh báo, đề ra các cách

giải quyết nhanh chóng và kịp thời nhất Hệ thống đưa ra cũng làm giảm thiểu

thời gian mỗi khi có những sự thay đổi xuất phát từ yêu cầu chủ đầu tư hay nhà cung cấp và có thé từ công ty, thỏa thuận và sửa đổi phù hợp cũng như cập nhật chính xác làm tăng sự hài lòng ở mức tối đa đối với công ty và các đối tác.

Cụ thé, hệ thống thông tin quan lý hợp đồng sẽ gỡ rối những van đề như sau: - Quy trình quản lý hợp đồng với các đối tác sẽ được tin học hóa

- Quản lý được những thay đổi khi có những vấn đề nảy sinh trong quá

trình đã diễn ra hợp đồng với các đối tác

- Quản lý những việc thực hiện diễn ra của các công việc trong thi công

công trình cũng như việc quản lý được nhu cầu đầu vào

- Quan lý số lượng đầu vào và tồn đầu vào dé đưa ra các quyết định nhập

mua kip thời đáp ứng cho từng công trình

- Tạo các báo cáo về những vấn đề theo yêu cầu của cấp trên như tình hình hoạt động: báo cáo hợp đồng đã ky, đang thực hiện hoặc đã hoàn thành, báo

cáo doanh thu theo thời gian, báo cáo theo nhân viên báo cáo chi phí nhập mua

nguyên vật liệu hoặc thuê máy móc

Trang 11

2 Phạm vi nghiên cứu đề tài

Pham vi nghiên cứu:

- Về không gian: Dé tài được thực hiện trong phạm vi của Công ty Cổ

phan Phát triển Công nghệ Xây dựng Nam Hà.

- Về thời gian: từ ngày 06/01/2020 — 30/05/2020.

- Về nội dung: Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng cụ thé công việc của

các bộ phan, đơn vi giữ trách nhiệm đến công việc quản lý hợp đồng.

3 Các phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu bao gồm:

- Phương pháp thu thập thông tin:

+ Tìm kiếm, thu thập, nghiên cứu từ những tài liệu và nguồn thông tin sẵn

có, công khai của công ty về nguồn sốc hình thành, quá trình phát triển và hoạt động, cơ cấu tô chức, các hoạt động trong quy trình quản lý hợp đồng và tình

hình ứng dụng tin học của công ty

+ Tìm hiểu các phiếu mẫu, văn bản hợp đồng

- Phương pháp trực quan: Quan sát các quá trình hoạt động liên quan đến

hợp đồng của công ty, ghi chép các thông tin thu thập được, bên cạnh đó có thé

hỏi các bộ phận liên quan trực tiếp trong hoạt động của công việc liên quan đến hợp đồng

- Phương pháp sử dụng các mô hình: mô hình hóa hệ thống, đặc tả hệ

thống, mô hình hóa các chức năng, mô hình hóa luồng dữ liệu

- Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn các cán bộ và lãnh đạo trực tiếp thực hiện công việc quản lý hợp đồng để biết quá trình diễn ra của hợp đồng, phân tích được các thuận tiện cũng như bat cập trong việc tao lập, quan lý và

duy trì hợp đồng

Trang 12

- Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống: Vận dụng cơ sở phương pháp

luận và các công nghệ đáp ứng việc thực hiện đề tài

- Phương pháp tiếp cận hệ thống nhằm xác định các vấn đề của hệ thống,

đề xuất các giải pháp, lựa chọn giải pháp, triển khai giải pháp và thự hiện đánh giá kết quả giải pháp được lựa chọn

- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin theo vòng đời phát triển hệ thống thông tin

4 Cấu trúc đề tài

* Chương 1: Tổng quan về Công ty CPPT CNXD Nam Hà

Nội dung chính trong chương 1 sẽ giới thiệu một cách tổng quan về Công

ty Cổ phan Phát trién Công nghệ Xây dựng Nam Hà.

* Chương 2 : Cơ sở phương pháp luận và những công cụ sử dụng để thực hiện đề tài

Nội dung chính trong chương 2 sẽ trình bày cơ sở phương pháp luận về

phân tích thiết kế một hệ thống thông tin.

* Chương 3 — Phân tích, thiết kế hệ thong thông tin quản lý hợp dong tại công ty Cô phan Phát triển Công nghệ Xây dựng Nam Hà

Nội dung chính trong chương 3 sẽ trình bày cách tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại công ty Cô phan Phát triển Công

nghệ Xây dựng Nam Hà dựa vào các công cụ đã nêu ở chương trước.

Trang 13

CHƯƠNG 1: TONG QUAN VE CÔNG TY CO PHAN PHÁT TRIEN

CONG NGHE XAY DUNG NAM HA

1.1 Giới thiệu về công ty Cô Phần Phát triển Công nghệ Xây dung Nam Ha

1.1.1 Những thông tin cơ bản

Tên công ty bằng tiếng Việt: CONG TY CO PHAN PHAT TRIÊN CÔNG NGHỆ VÀ XÂY DỰNG NAM HÀ

Tên công ty bằng tiếng nước ngoài NAM HA DEVELOPMENT

TECHNOLOGY CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY

Địa chỉ công ty: Khu phố 4, Phường Hòa Mạc, Thị xã Duy Tiên, Tỉnh Hà

Nam, Việt Nam

Người đại diện pháp luật kiêm giám đốc: Tran Văn Tuyến

Điện thoại: 0351.551.568 — 0982.271.578

Vốn điều lệ: 28.000.000.000 VND

Mã số thuế: 0700352737

1.1.2 Ngành nghề hoạt động chính

Công ty được thành lập từ năm 2009 và hoạt động chính trong lĩnh vực

Xây dựng các công trình dân dụng, giao thông (cầu, đường), các công trình kỹ thuật hạ tầng, khu đô thị, khu công nghiệp.

Các giai đoạn phát triển

e 2009 — 2010: Xây dung lực lượng và phương hướng hoạt động

Khởi nghiệp Văn phòng Xây dựng Nam Hà vào năm 2009 với số lượng nhân viên ít ỏi, nên ban đầu công ty chỉ bắt tay thực hiện những công trình nhỏ

lẻ, chưa có quy mô.

e 2011-2015: Tăng cường lực lượng — Mở rộng thị trường

Trang 14

Báo cáo chuyên đề thực tậpViện CNTT và KTS

Đổi tên Văn phòng Nam Hà thành Công ty Cổ phan Phát triển Công nghệ

Xây dựng Nam Hà Công ty đã mở rộng quy mô hơn: thuê thêm nhân sự, cáccông trình dự án có mức lớn hơn bao gôm dự án thi công các công trình thuộc

vốn khu vực huyện, tỉnh, công trình khu công nghiệp, khu dân cư, khu đô thị,

e_ 2016 - Nay: Hợp tác phát triển

Công ty đã hợp tác với các công ty khác thực hiện các công trình mangtâm quôc gia và ngày càng thê hiện được năng lực và sức mạnh của mình trước

nhiều đối thủ cạnh tranh.

1.1.3 Tình hình tài chính trong 3 năm gan nhất của công ty

Năng lực tài chính của Công ty

Bảng 1 1 : Bảng Kế toán - cân đối tài sản

Nguồn: Số liệu báo cáo Công ty CP Công nghệ Xây dựng Nam Hà

Bảng Báo cáo kết quả kinh doanh

Bảng 1 2: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh

Năm 2018 2017 2016

Tông doanh thu 42.049.959.576 | 18.944.397.358 | 20.347.866.551 Lợi nhuận trước thuế 112.858.912 97.114.619 59.018.417

Lợi nhuận sau thuế 90.287.130 73.311.481 44.379762

Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty CPPT Công nghệ Xây dựng Nam Hà

Trang 15

Số liệu doanh thu từ hoạt động xây dựng

Bảng 1 3: Bảng bình quân doanh thu hàng năm

Năm Số tiền (VND)

2018 42.094.959.5762016 20.347.866.5512017 18.944.397.358

Binh quân doanh thu hàng năm | 28.860.748.666

Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty CP Công nghệ Xây dựng Nam Hà

e Là quản lý cấp cao chịu trách nhiệm đưa ra phương hướng hoạt động, đề ra nhiệm vụ, mục tiêu, định hướng và chiến lược trong tương lai ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty.

e Kiểm soát và theo dõi tình hình mọi hoạt động.

Trang 16

e Đưa ra các quyết định, chỉ thị đến công việc các phòng ban về nhân sự,

tài chính, kế toán.

e©_ Ngoài ra Giám đốc còn có vai trò quan trọng trong công tác đối ngoại,

xây dựng mối quan hệ tốt và rộng dé phát triển công ty b Phòng Tổng hợp

e Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý cho công ty.

e Tham mưu với giám đốc về các van đề về nhân sự, các văn bản hành

chính, lưu trữ hợp đồng, các quy chế áp dụng cho công ty.

e Soạn thảo, văn ban giấy tờ quan trọng, lưu trữ hồ sơ đến hồ sơ nhân viên,

hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh, quản lý sử dung con dấu

đúng quy định.

e Xây dựng các kế hoạch hoạt động ngoại khóa cho toàn thể nhân viên

nhằm nâng cao sự gan bó chặt chẽ giữa các nhân viên.

e Tính tiền lương, thưởng, phat cho các nhân viên hàng tháng.

e Quan lý doanh thu: Thu, tiếp nhận từ hoạt động cung cấp dịch vụ, theo

dõi các khoản thu chi từng hoạt động để tham mưu với Giám đốc.

e_ Quản lý tiền: quản lý tiền thu, chi tiền mặt hoặc ngân hàng, tiền tam ứng

nhân viên,

e Quản lý công nợ: quản lý các tài khoản công nợ, công nợ phải thu, lập

kế hoạch đưa ra phương án đòi nợ,

e_ Quản lý mua sắm tài sản cô định: thực hiện các nghiệp vụ mua và phân bé tài sản có định, kiểm kê tài sản cố định.

e Hoàn thành các báo cáo, kê khai Thuế, văn bản công văn, quan lý doanh nghiệp theo nguyên tắc của Nhà nước.

c Phòng kỹ thuật

Trang 17

e Lập bản vẽ, thiết kế cho từng chỉ tiết của công trình.

e Tính dự toán chi phí cho các hạng mục cụ thể của công trình.

e Nhân sự làm việc tai văn phòng có trách nhiệm lập hợp đồng chủ đầu tư, hợp đồng các nguyên liệu đầu vào với đối tác, có trách nhiệm quản lý và

e_ Hoàn thành bảng quyết toán của công trình sau khi thực hiện xong dé

tiến hành nghiệm thu.

d Phòng hồ sơ chất lượng, pháp lý

e Đảm nhận vai trò lập hồ sơ, văn bản có tính pháp lý cho từng công trình

dé tham gia đấu thầu cũng như các hồ sơ liên quan khi đã trúng thầu được

theo đúng quy định của Nhà nước ban hành về Luật Xây dựng.

e© Lưu trữ Ghi chép nhật ký thi công, hồ sơ nghiệm thu công trình, chất

lượng công trình sau khi hoàn thành.

Trang 18

1.1.5 Năng lực thiết bị

Bảng 1 4: Năng lực thiết bị

STT Loại thiết bi và đặc diém Số lượng Nước sản xuất

1 | Máy lu 9T, 6T 02 Nhat Ban

2 | Đầm cóc 03 Nhat Ban

3 | May đào bánh lép 0.8 m3, 45 m3, 04 Han Quéc, Nhat Ban

banh xich 0.8 m3, 45 m3

4 | Máy ủi <= 110Cv 01 Nhat Ban

5 | Ô tô tự dé 3T, 5T, 7T 03 Việt Nam

6 | May trộn bê tông 2501 02 Việt Nam

7 | Máy bơm nước 02 Việt Nam

8 | Máy dam dùi 05 Thai Lan

9 | May dam bàn 05 Thai Lan

10 | Máy đầm thước 02 Thái Lan

1I | Máy trộn vữa 801 02 Việt Namì

Nguồn: Ho sơ Công ty CPPT Công nghệ Xây dựng Nam Hà

1.1.6 Hồ sơ năng lực nhân sự

Công ty Cô phan Phát triển Công nghệ Xây dựng Nam Hà là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thiết kế - thi công các công trình dân dụng, các công

trình quy mô trong tỉnh, bên cạnh đó cũng có rất nhiều các công trình của các tinh thành lân cận Với đội ngũ cán bộ, nhân viên thiết kế gồm những người lành nghề cũng như có đội ngũ nhân viên trẻ nhằm đáp ứng đảm bảo công tác thiết kế được hiện đại, sáng tạo và đảm bảo tính tỉ mi, chính xác cho từng loại

hình công trình ứng dụng.

Trang 19

Trong lĩnh vực thi công, với hơn 15 Kĩ sư — Kiến trúc sư giám sát dự án

cùng khoảng 150 công nhân lao động tham gia thi công trực tiếp có tay nghề lâu năm được chia thành các tô đội.

Đề xuất nhân sự đại diện thi công công trình cụ thé * Họ tên: Nguyễn Mạnh Thắng

VỊ trí công việc: Chỉ huy trưởng công trình

Trình độ chuyên môn: Kỹ sư xây dựng

Lịch sử công tác: + Từ năm 2008 - 2010: Công ty TNHH Hà Phương —

Công trình XD trường mam non xã Duy Minh — Kỹ thuật thi công

+ Từ 2011 — nay: Công ty Cé phan Phát triển Công

nghệ Xây dựng Nam Hà — Tham gia các dự án với trách nhiệm chỉ huy trưởng

công trình: “Nhà văn hóa xã Tiên Nội, Trường mam non trung tâm xã Yên Bắc, tram y tế xã Yên Bắc, Nhà học 8 phòng Trường THCS xã Yên Nam, Trường Tiểu học xã Yên Nam, nhà văn hóa xã Yên Nam, Nhà đa năng + Nhà học 12 phòng 3 tầng trường THCS Nguyễn Hữu Tiến, nhà hoc 8 phòng trường tiểu

học Mộc Nam, Nhà phòng học 3 tầng xã Châu Sơn, Lớp phòng học 4 phòng 2 tầng trường mam non xã Châu Sơn, Nhà văn hóa Mộc Bắc, ”

* Họ tên: Nguyễn Văn Tuyên

Vị trí công việc: Kỹ thuật thi công trực tiếp

Lịch sử công tác: + Từ năm 2002 - 2009: Công ty TNHH Long Thành

— làm chức vụ Kỹ thuật thi công các Công trình xây dựng trạm thủy điện, khu

công nghiệp Đồng Văn, khu tái định cư, đường giao thông nông thôn trục xã

Nguyên Lý,

+ Từ năm 2010 — Nay: Công ty Cổ phan Phát triển

Công nghệ Xây dựng Nam Hà Tham gia các dự án với trách nhiệm Kỹ thuật

Trang 20

thi công trực tiếp các công trình “Trạm y tế xã Tiên Nội, Nhà văn hóa xã Tiên

Nội, Trường mam non trung tâm xã Yên Bắc, Nhà học 8 phòng trường THCS xã Yên Nam, Trường Tiểu học xã Yên Nam, Nhà văn hóa xã Yên Nam, Nhà

đa năng + nhà học 12 phòng 3 tầng trường THCS Nguyễn Hữu Tiến, nhà học

8 phòng trường tiêu học Mộc Nam, Nhà phòng học 3 tầng xã Châu Sơn, Nhà phòng học 4 phòng 2 tầng trường mam non xã Châu Sơn”

* Họ tên: Trần Doãn Thịnh

VỊ trí công việc: Kỹ thuật phụ trách máy công trìnhTrình độ chuyên môn: Kỹ sư máy công trình

Lich sử công tác: Từ năm 2013 — Nay: Công ty Cổ phần Phát triển Công

nghệ Xây dựng Nam Hà — Tham gia các dự án với trách nhiệm Kỹ thuật thi

công trực tiếp các công trình “Duong Giao thông xã Yên Nam, Khu tái định cư các xã Châu Giang, Yên Bắc, Hoàng Đông, Đường Giao thông Hòa Mạc —

Lũng Xuyên xã Yên Bắc, Đường GTNT xã Tiên Nội, Nhà hoc 8 phòng trường THCS xã Yên Nam, Trường Tiểu học xã Yên Nam, Nhà văn hóa xã Yên Nam, Nhà đa năng + nhà học 12 phòng 3 tầng trường THCS Nguyễn Hữu Tiến, nhà học 8 phòng trường tiểu học Mộc Nam, trường mam non xã Mộc Nam, Đường GT xã Mộc Bắc, Đường GT xã Châu Giang, Nha học 3 tang Trường THCS xã Châu Sơn, Nhà lớp học 4 phòng 2 tầng trường mầm non xã Châu Sơn ”

* Họ tên: Trần Manh Công

VỊ trí công việc: Kỹ thuật thi công phụ trách an toàn Lao động và Vệsinh môi trường

Trình độ chuyên môn: Cao đăng Xây dựng dân dụng

Lich sử công tác: Từ năm 2013 — Nay: Công ty Cé phan Phát triển Công

nghệ Xây dựng Nam Hà — Tham gia các dự án với trách nhiệm Kỹ thuật thi

công phụ trách an toàn Lao động và Vệ sinh môi trường “Đường Giao thông

Trang 21

Hòa Mạc — Lũng Xuyên xã Yên Bắc, Đường Giao thông nông thôn xã Tiên

Nội, Đường Giao thông nông thôn xã Yên Nam, Duong giao thông xã Mộc

Bắc, Đường Giao thông xã Châu Giang, Nhà lớp học 3 tầng trường THCS xã Châu Sơn, Nhà lớp học 4 phòng 2 tang trường mam non xã Châu Son, ”

* Họ tên: Nguyễn Văn Chuyên

Vị trí công việc: Kỹ thuật viên - thi công trực tiếp

Lịch sử công tác: + Từ năm 2005 - 2009: Công ty TNHH Vũ Hòa —

làm chức vụ Kỹ thuật thi công các Công trình xây dựng Nhà điều hành thủy sản Điện Biên, trường tiêu học Điện Biên, Nha máy nước sạch Sình hô,

+ Từ năm 2010 — Nay: Công ty CPPT CNXD Nam

Hà — Tham gia các dự án với trách nhiệm Kỹ thuật thi công trực tiếp các công trình “Tram y tế xã Tiên Nội, Nhà văn hóa xã Tiên Nội, Trường mầm non trung

tâm xã Yên Bắc, Nhà học 8 phòng trường THCS xã Yên Nam, Trường Tiểu

học xã Yên Nam, Nhà văn hóa xã Yên Nam, Nhà đa năng + nha hoc 12 phòng

3 tầng trường THCS Nguyễn Hữu Tiến, nhà hoc 8 phòng trường tiêu học Mộc Nam, Nhà phòng học 3 tầng xã Châu Sơn, Nhà phòng học 4 phòng 2 tầng trường mam non xã Châu Son”

* Họ tên: Hoàng Văn Khanh

VỊ trí công việc: Kỹ thuật viên

Trình độ chuyên môn: Kỹ sư máy công trình

Lịch sử công tác: + Từ năm 2009 — 2013: Công ty TNHH Quang Thành— Làm chức vu Kỹ thuật thi công các công trình như đường Giao thông nông

thôn Liêm Cần, đường huyện Giao Thủy, sửa chữa đoạn đường QL 21B.

+ Từ 2014 — nay: Công ty Cô phan phát triển Công

nghệ Xây dựng Nam Hà — Tham gia các dự án làm kỹ thuật thi công các công

Trang 22

trình: “Đường ŒT xã Tiên Nội đoạn từ trạm điện đi Ngô Thượng và đoạn đầu

cầu Sa Lao đi KCN Đồng Văn III, Khu tái định cư xã Yên Bac, Khu tái định

cư xã Châu Giang, Duong giao thông nông thôn xã Yên Nam, Đường giaothông xã Chau Giang, Duong giao thông xã Châu Son, ”

1.1.7 Thành tựu đạt được

Công ty Cé phần Cổ phan Phát triển Công nghệ Xây dựng Nam Hà được tỉnh Hà Nam công nhận là đơn vị thực hiện thiết kế, thực hiện thi công các dự án công trình quy mô trong tỉnh đạt yêu cầu về chất lượng cũng như tiến độ thi công.

Đạt danh hiệu là đơn vị đi đầu trong xây dựng các công trình trong lĩnh vực công trình dân dụng trong thị xã Duy Tiên, và là đơn vị có năng lực, tiềm

năng lớn trong lĩnh vực xây dựng của tỉnh Hà Nam.

Công ty có hồ sơ năng lực tốt nên tỉ lệ trúng thầu rất cao khi tham gia mời thầu, các công trình được thực hiện song song nhưng vẫn đảm bảo được tiến

độ công việc, đặc biệt là chất lượng dịch vụ cũng như an toàn cho công nhân

và đảm bảo về bảo vệ môi trường lao động trong thời gian thi công 1.1.8 Đối tác của công ty

Từ năm 2009 được thành lập, qua quá trình phát triển và trưởng thành đến nay Công ty CPPT CNXD Nam Hà đã từng bước khang định được vị thé cũng

như năng lực và càng ngày vững mạnh trong lĩnh vực đầu tư và xây dựng Dé có được thành quả như hiện tại, công ty rất trân trọng và biết ơn các đối tác đã và đang ủng hộ, hợp tác, gắn bó, đồng hành cùng công ty trong suốt thời gian

hoạt động.

Công ty đã và đang cô gang nỗ lực hết sức mình dé xây dựng một tập thé

vững mạnh Sự vững mạnh về con người, nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như sẵn sàng đối mặt, vượt qua mọi thử thách để luôn sát cánh cùng các đối tác trong tương lai Sự hợp tác có lâu dài và tìm kiếm được nhiều đối tác hay không

Trang 23

phụ thuộc rất lớn vào uy tín của doanh nghiệp, Và công ty ngoài những tiêu

chuẩn về Xây dựng về Luật đặt ra thì đã tự đúc kết, đưa ra cho mình sau những gì đã đạt được, và đó cũng là tiêu chí cho việc phát triển lâu dài của công ty.

Những nội dung về tiêu chi được nêu ra trong chính sách như sau:

Chính sách chat lượng: không ngừng nâng cao chat lượng thi công, tao

niêm tin, đón đâu và đáp ứng thỏa đáng những yêu câu của đôi tác

Thỏa lòng đối tác: Đạt trình độ thi công cao, đáp ứng yêu cầu và vượt

được mong đợi của khách hàng.

Tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật, đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của khách hàng, thực hiện công việc theo đạo đức nghề nghiệp.

Tôn trọng đồng nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng đối tác, đánh giá cao

những đóng góp của họ.

Trau dồi phát triển liên tục, trao đổi kinh nghiệm, trau dôi kiến thức, phát

triển quy trình hoạt động và nhân lực liên tục dé thúc đây sự sáng tạo, làm

tăng giá tri của dịch vụ.

Chính sách an toàn lao động:

Phòng tránh ô nhiễm môi trường.

Phòng tránh thương vong và bệnh tật cho người lao động thuộc công tyvà các bên liên quan.

Tuân theo những quy định hiện hành và những yêu cầu về môi trường,

sức khỏe và an toàn.

Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn tài nguyên bao gồm việc tái sử dụng và tái chế vật liệu.

Xây dựng nhận thức về chính sách môi trường, sức khỏe và an toàn bằng

cách tuyên truyền hiệu quả đến người lao động.

Trang 24

1 | Công trình: Nâng cấp, cải tạo UBNDxã | 6.219.052.000 đường GTNT xã Nguyên Lý, tuyến | Nguyên Lý

từ đường DH.05 đến cầu Mua

2 | Công trình: Thi công tuyến Ban QLDA thị | 8.844.296.000

đường liên xã Mộc Nam - Mộc xã Duy Tiên

Bắc đoạn từ khu dân cư xã Mộc

Bắc đến UBND xã Mộc Bắc, thị

xã Duy Tiên

3 | Công trình: Xây dựng nha văn UBND xã Mộc | 8.756.216.000

hóa trung tâm xã Mộc Bắc Bắc

4 | Công trình: Các hạng mục phụ UBND xã 1.484.607trợ trường THCS xã Trung Trung Lương

Lương, huyện Bình Lục

5 | Công trình: Đường từ QL37B UBND xã Yên | 1.190.669.000

trạm y té thi xã Duy Tiên Nam

6 | Công trình: Xây dựng kè ao, UBND xã Yên | 2.043.456.000

tường Tào, bồn hoa, sân bê tông Nam

UBND xã Yên Nam

7 | Công trình: Xây dựng cáchạng | UBND xã Mộc | 1.518.634.000

mục phụ trợ trường tiêu học xã Nam

Mộc Nam

Trang 25

STT Công trình Chủ đầu tư Giá m

8 | Công trình: Xây dung phòng UBND thi tran | 5.645.248.000

khám và điều trị trạm y té thi tran Hoa Mac

Hoa Mac, huyén Duy Tién

9 | Công trình: Xây dựng các hang UBND xã 5.517.220.000

mục phụ trợ trường mam non Châu Sơn

trung tâm xã Châu Sơn

10 | Công trình: Xây dựng lớp học9_ | UBND xã Mộc | 7.848.906.000

phòng 03 tầng tại trường THCS Bắc xã Mộc Bắc, huyện Duy Tiên

11 | Công trình: Xây dựng chợ trung | UBND xã Tiên | 5.619.119.000tâm xã Tiên Nội Nội

12 | Công trình: Xây dựng chợ trung | UBND xã Yên | 8.305.806.000tâm xã Yên Nam Nam

13 | Công trình: Xây dựng NVH UBND xã Yên | 8.303.979.000trung tâm xã Yên Nam Nam

14 | Công trình: Phụ trợ 12 phòng UBND xã Yên | 2.997.888.000trường THCS xã Yên Nam Nam

15 | Công trình: Phu trợ NVH trung UBND xã Yên | 2.850.479.000tâm xã Yên Nam Nam

16 | Công trình: Xây dựng dãy nhà UBNDxã | 7.679.108.000

lớp học 06 phòng, nhà bếp Trung Lương

trường mầm non trung tâm xã

Trung Lương, huyện Bình Lục

Trang 26

17 | Công trình: Xây dựng 02 công Ban QLDA | 6.596.981.000

chào huyện Duy Tiên trên QL38 huyện Duy(tai km82+070) và trên QL37B Tién

19 | Công trình: Cải tạo, nâng cap Ban QLDA | 8.459.391.000

tuyến đường Mộc Bắc - Mộc huyện Duy

Nam đoạn từ thôn Dỹ Phố đến Tiên

thôn Yên Từ, xã Mộc Bắc, huyện

Duy Tiên

20 | Công trình: Nâng cấp, cải tạo UBND xã Tiên | 4.333.672.000

đường GTNT xã Tiên Nội đoạn

từ công chùa Doai đến đường

21 | Công trình: Nâng cấp, cải tạo UBND xã Tiên | 3.692.361.000

đường GTNT xã Tiên Nội đoạn Nội

từ đường N2 đến đường trục thôn

Kim Li

22 | Công trình: Trường THCS xã UBNDxã 6.021.907.000Trung Lương, huyện Bình Lục Trung Lương

23 | Công trình: Xây dựng đường UBND xã 4.038.357.000giao thông trục chính đoạn từ Trung Lương

Trang 27

công Den đến đường DT496B xã

Trung Lương, huyện Bình Lục,tỉnh Hà Nam

24 | Công trình: Trường Mầm Non UBND xã 8.133.413.000

trung tâm xã Trung Lương, Trung Lương

huyện Bình Lục

25 | Công trình: Nâng cấp, mở rộng UBND xã 3.954.561.000

đường trục xã Châu Sơn đoạn từ Châu Sơn

nghĩa trang liệt sỹ đến giáp xã

Tiên Hải

26 | Công trình: Xây dựng nhà lớp UBNDxã | 5.624.889.000

hoc 02 tang bao gồm 04 phòng Châu Sơn

học và các hạng mục phụ trợ

trường mam non trung tâm xã

Châu Sơn

27 | Công trình: Cải tạo, kiên cô hóa Ban QLDA _ | 8.723.192.000 chống sat lở bờ kênh từ thôn huyện Duy

Mang Hạ đến thôn Thận Y, xã Tiên

Yên Nam

28 | Công trình: Cải tạo, nâng cấp UBND xã 5.338.523.000

đường giao thông trục xã DX03 Châu Giangđoạn từ ngã ba Hợp tác xã đi

thôn Đoài, thôn Đông xã Châu

Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty CPPT Công nghệ Xây dựng Nam Hà

Trang 28

1.1.10 Các hoạt động ngoài công ty

Công ty tổ chức các budi giao hữu bóng đá cho các thành viên trong công

ty nhằm tạo môi trường làm việc thân thiện, mọi người gan két Tap thé thoai

mái và vui vẻ thì công việc sẽ phối hợp làm việc được hiệu quả, nhịp nhàng va chặt chẽ nhất có thé Vào sinh nhật, ngày lễ, Tết công ty động viên khuyến

khích tinh thần làm việc của nhân viên qua các hoạt động giải trí, vui chơi và

ăn uống tập thể hoặc tổ chức đi du lịch vào kì nghỉ, hoạt động ngoại khóa vào

cuối tuần,

Ngoài ra, công ty còn tham gia các hội cây cảnh, cây xanh và có nhiều

thành tích trong hội của địa phương, của tỉnh và là một trong những công ty có

khuôn viên làm việc vào top 10 đẹp nhất được hội Cây cảnh của tỉnh đánh giá 1.2 Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin của Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ Xây dựng Nam Hà

1.2.1 Ung dụng tin học tại công ty hiện nay

Công ty đang trang bị 20 máy tính cho toàn bộ nhân viên đáp ứng yêu cầu,

tính chất của từng công việc trong thời điểm hiện tại.

Trình độ tin học văn phòng của nhân viên ở mức cơ bản, đối với nhân sự

phòng kỹ thuật đòi hỏi cao hơn liên quan đến các bản vẽ, sự phân tích tỉ mi, thiết kế kỹ lưỡng thì cần sử dụng phần mềm như AutoCad, 3DS MAX dé hoàn

thành các bản thiết kế thi công công trình.

Đối với công việc kế toán công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Misa

trong hạch toán các hóa đơn, chứng từ mua bán, công nợ khách hàng và nhà

cung cấp, những công việc thu chỉ trực tiếp hay giao dịch ngân hàng.

Tuy nhiên việc ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý ở công ty hiện

tại vẫn còn hạn chế, công việc khác như bóc tách chi phí công trình làm dự

Trang 29

toán, quản lý hồ sơ hợp đồng, quản lý nhân viên, tính tiền lương đa số vẫn

đang được quản lý theo cách thủ công, sử dụng công cụ MS office.

Nam Hà là công ty xây dựng, và công việc diễn ra chủ yếu là liên quan đến công trình, khi đó sẽ phát sinh các giao dịch khác Khi trúng thầu một dự

án công trình, sẽ nảy sinh giữa công ty tham gia thầu và bên chủ đầu tư dự án

là hợp đồng xây dựng, thi công Sau khi hợp đồng thi công được tiến hành ký, một hợp đồng bao gồm có một công trình, một công trình có các danh mục dự

toán cho từng công việc Khi thực hiện thi công thì công ty phải thuê, mua

nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, nhân công của nhà cung cấp nên đồng kinh tế được ký Ngoài ra, công ty tham gia thầu và thi công nhiều công trình khác nhau song song và gối thời gian lên nhau nên số lượng hợp đồng khá lớn Hiện nay, việc lập hợp đồng, quản lý hợp đồng diễn ra thủ công, sau khi lập và kí

hợp đồng, hợp đồng sẽ được lưu giữ trong tủ hồ sơ, khi có điều khoản cần bổ sung thay đổi khi hợp đồng đang diễn ra, cán bộ quản lý phải tìm lại hợp đồng sau đó điều chỉnh băng một văn bản khác rồi đính kèm vào hợp đồng đầu tiên

đã ký kết như hai bên đã thỏa thuận 1.2.2 Tính cấp thiết của đề tài

“Quan hệ thương mại, dịch vụ được xác lập và thực hiện thông qua hình

thức pháp lý chủ yếu là hợp đồng Hợp đồng trong kinh doanh, thương mại có

bản chất của hợp đồng nói chung, là sự thoả thuận nhằm xác lập, thay đôi hoặc cham dứt các quyên và nghĩa vụ trong quan hệ thương mai.

Hợp đồng thương mại là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp thực hiện các

hoạt động thương mại cho khách hàng.

Hop dong thương mại la công cụ quan trong dé doanh nghiệp nâng cao

sức cạnh tranh của mình trong hoạt động kinh doanh ”

Trang 30

Trong mọi hoạt động ở bat ké một lĩnh vực ngành nghề nào đó, sản xuất

hay kinh doanh, của các doanh nghiệp tại Việt Nam nói riêng và thế giới nói chung, điều quan trọng dé cụ thể hóa các yêu cầu cũng như sự liên kết giữa các bên đó chính là hợp đồng Vì vậy, hợp đồng là văn bản rất cần thiết và vô cùng quan trọng, đó là hình thức cam kết giữa các bên có tư cách pháp nhân trong khuôn khổ pháp luật Thực tế thấy răng, có rất nhiều loại hợp đồng trong doanh nghiệp như hợp đồng mua bán, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, hợp đồng

dân sự, hay hợp đồng thương mại, Khi giao kết giữa hai bên được thực hiện, hợp đồng được ký bởi các bên đại diện, hợp đồng có hiệu lực tức đã có tính pháp lý, do vậy các bên hợp tác cần phải thực hiện theo nội dung hợp đồng được nêu trong các điều khoản đã thỏa thuận Có nhiều trường hợp khi các bên

giao kết hợp đồng, nhưng xảy ra tranh chấp, nhằm lợi dụng sự thiếu sự chính xác, chặt chẽ trong hợp đồng một trong các bên đối tác đòi thay đổi hay dé thu lợi riêng Bên cạnh đó, việc lưu trữ hợp đồng chủ yếu đều là lưu trữ trên văn bản giấy, điều đó làm tăng chỉ phí giấy và gây tốn nhiều không gian lưu trữ

cũng như độ an toàn của giấy tờ trong thời gian dài.

Những năm gần đây, các doanh nghiệp từ lớn cũng như nhỏ đã bắt đầu quan tâm nhiều hơn và quyết định đầu tư đến việc vấn đề quản lý hợp đồng Quản lý hợp đồng là việc quản lý bao gồm các thông tin liên quan đến những

hợp đồng đã được ký kết giữa công ty với các đối tác, quản lý nội dung hợp đồng, quản lý tiến độ hoàn thành hợp đồng trong doanh nghiệp.

Cũng như các doanh nghiệp khác, Công ty Nam Hà hoạt động trong lĩnh

vực thi công, xây dựng, cung cấp dịch vụ nên cũng phải hợp tác với các bên

liên quan, và phải ký kết hợp đồng Hợp đồng bao gồm hợp đồng thi công xây

dựng và hợp đồng thương mại khi hợp tác cung cấp dịch vụ cho đối tác Hợp đồng bao gồm các thông tin về thời gian ký hop đồng, thời gian hiệu lực, thời hạn, giá hợp đồng, yêu cầu trách nhiệm cho mỗi bên giao kết hợp đồng, chỉ phí,

Trang 31

thống nhất khối lượng công việc, các điều khoản cam kết, Nhưng tại công

ty, hiện tại chưa có hệ thống cho việc theo dõi hay quản lý những thông tin liên quan đến hợp đồng ký kết với đối tác bao gồm chủ đầu tư, nhà cung cấp, hay thông tin của nhà thầu liên doanh Do vậy, đó là điều khiến cho công việc giám sát hoạt động của công trình có tương ứng theo sát hợp đồng đã ký kết hay không vẫn còn nhiều khó khăn, ngoai ra VIỆC thống nhất công việc triển

khai của phòng kỹ thuật vẫn có nhiều trở ngại.

Do vậy, công ty cần phải có một hệ thống thông tin quản lý Hop đồng dé quản lý công việc được diễn ra chặt chẽ hơn, tiết kiệm thời gian quản lý, tăng hiệu quả công việc Và đây cũng là lý do Đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Quản lý hợp đồng” được đầu tư nghiên cứu.

Trang 32

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN

VÀ NHỮNG CONG CU DE THUC HIỆN DE TÀI

2.1 Các khái niệm cơ bản

2.1.1 Định nghĩa hợp đồng

“Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc

cham dứt quyên và nghĩa vụ dân sự.”

“Hợp đồng trong hoạt động xây dựng (gọi tắt là hợp đồng xây dựng) là

sự thoả thuận bằng văn bản giữa bên giao thâu và bên nhận thầu về việc xác lập, thay đồi hoặc chấm dit quyền, nghĩa vụ của các bên dé thực hiện một, một số hay toàn bộ công việc trong hoạt động xây dựng Hợp đồng xây dựng là văn bản pháp lý ràng buộc quyên và nghĩa vụ các bên tham gia hợp dong; Các

tranh chấp giữa các bên tham gia hợp dong được giải quyết trên cơ sở hop dong da ky kết có hiệu lực pháp luật; Các tranh chấp chưa được thoa thuận trong hợp đồng thì giải quyết trên cơ sở qui định của pháp luật có liên quan Bên giao thâu là chủ dau tư hoặc tổng thâu hoặc nhà thâu chính Bên nhận

thâu là tong thầu hoặc nhà thâu chính khi bên giao thâu là chủ dau tu; là nhà thâu phụ khi bên giao thâu là tổng thâu hoặc nhà thâu chính.”

2.1.2 Những đặc điểm của hợp đồng

- _ Về chủ thé, hợp đồng được xá lập giữa các cá nhân và pháp nhân.

- Về nội dung, hợp đồng là sự thỏa thuận về các quyền và nghĩa vụ của các

chủ thể.

- Vémuc dich, các bên tham gia hợp đồng nhằm thỏa mãn những lợi ích nhất định về vật chat, tinh than.

- _ Về hình thức, hình thức của hợp đồng có thé được diễn tả bằng lời nói, văn

bản hoặc hành vi cụ thể.

Trang 33

2.1.3 Nội dung của hợp đồng

Nội dung của hợp đồng có thé chia thành ba loại điều khoản với những ý

nghĩa khác nhau: Điều khoản chủ yếu, điều khoản thường lệ, điều khoản tùy nghi.

- Điều khoản chủ yếu Các điều khoản chủ yếu nêu lên những quyền và

nghĩa vụ chủ yếu của các bên, làm cơ sở cho việc thực hiện mà nếu thiếu nó thì

quan hệ hợp đồng chưa được coi là được xác lập.

- Điều khoản thường lệ là điều khoản được quy định trong các văn bản quy

phạm pháp luật Dù các điều khoản này không được ghi vào hợp đồng nhưng các

bên mặc nhiên thừa nhận và phải thực hiện đúng như pháp luật quy định.

- Điều khoản tùy nghi là những điều khoản được đưa vào hợp đồng theo sự thỏa thuận của các bên, căn cứ vào khả năng, nhu cầu của các bên để xác định thêm một số điều khoản khác.

Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng là trách nhiệm cua một bên vi phạm

hợp đồng phải gánh chịu hậu quả bat lợi về vật chất do các bên thỏa thuận hoặc

theo quy định của pháp luật.

Các căn cứ làm phát sinh trách nhiệm

+ Có hành vi vi phạm hợp đồng + Có thiệt hại thực tế xảy ra.

+ Có môi quan hệ nhân quả giữa hành vi với thiệt hại của hành vi đó.

+ Bên thực hiện hành vi vi phạm có lỗi.

2.1.4 Vai trò của hợp đồng đối với doanh nghiệp

Là thỏa thuận mang tính pháp ràng buộc các bên về việc sản xuất, mua bán sản pham, dịch vụ và các thỏa thuận khác với sự quy định rõ ràng về quyền

và nghĩa vụ cùa mỗi bên.

Là cơ sở dé giải quyết tranh chấp liên quan đến thỏa thuận, cam kết.

Trang 34

Là công cụ quan trọng cho hoạt động đầu tư và kinh doanh của doanh nghiệp.

Là công cụ hữu hiệu để thâm nhập thị trường, nâng cao sức cạnh tranh của

doanh nghiệp

Là căn cứ đề thiết lập mối quan hệ với đối tác và đăng ký các giao dịch

khác nhau.

2.1.5 Các hoạt động trong quản lý hợp đồng tại Công ty

Khi các yêu cầu từ phía đối tác được xác nhận, thỏa thuận và đi đến kí kết

hợp đồng, công việc của người quản lý hợp đồng gồm:

* Lập, cập nhật thông tin liên quan đến hợp đồng lên Excel.

Y Theo dõi, ghi nhận các van đề xảy ra trong quá trình diễn ra hợp đồng, những vấn dé phát sinh ngoài hợp đồng sau khi được trao đổi và thống nhất

giữa các chủ thé hợp đồng.

Y Phối hợp với nhân sự kỹ thuật dé nam được công việc chung, dé quản lý

hơn, đặc biệt khi có van đề nảy sinh thêm.

Y Quản lý được thời gian phải hoàn thành thi công một cách sát sao giúp

thông báo với phòng ban kỹ thuật và cấp trên để công ty thực hiện đúng tiễn độ

thi công, giảm được chi phí chậm thi công.

* Kết hợp cùng bộ phận kế toán trong việc lưu trữ hợp đồng dưới dang văn

bản soạn thảo giấy được ký.

Y Báo cáo cấp trên về quá trình thực hiện hợp đồng, hợp đồng đã ký, báo

cáo về đối tac,

* Cập nhật liên tục về Luật dân sự liên quan đến các điều khoản hợp đồng dé có thé lập hợp đồng đúng quy định của Nhà nước ban hành, và tham mưu

các vân đê liên quan lên câp lãnh đạo trên.

Trang 35

2.2 Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý

2.2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin

“Hệ thong thông tin ( Information System) là một hệ thống bao gồm các

yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân

phối dữ liệu va thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi dé đạt được mục tiêu

định trước.”

Các yếu tố cau thành nên một hệ thống thông tin

Phan hoi

Dau vao Xử lý > Daura

Hình 2 1: Các yếu tố cau thành nên một hệ thống thông tin - Đầu vào

Trong hệ thống thông tin, đầu vào thực hiện thu thập và nhập dữ liệu thô

chưa qua xử lý vào hệ thống Ví dụ muốn tính điểm trung bình cho sinh viên,

giảng viên cần thu thập điểm của từng môn học rồi tính và trả điểm cho sinh viên Đầu vào có thé tồn tại ở nhiều dạng khác nhau nhưng trong bat cứ hệ thong nào, dang của dữ liệu đầu vào đều phụ thuộc vào kết quả đầu ra mong muốn Việc nhập liệu có thể được thực hiện thủ công, bán tự động hoặc tự động hoàn

toàn Không phụ thuộc vào cách nhập liệu, tính chính xác của dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng nhất đảm bảo có được thông tin đầu ra như mong muốn.

- Xử lý

Trong một hệ thống thông tin, xử lý là quá trình chuyên đổi dit liệu đầu

vào thành các thông tin đầu ra hữu ích Quá trình này có thể bao gồm các thao

tác tính toán, so sánh và lưu trữ dữ liệu cho mục đích sử dụng sau này Quá

trình xử lý có thể được thực hiện thủ công hay với sự trợ giúp của các máy tính.

Trang 36

- Pau ra

Trong một hệ thống thông tin, đầu ra thực hiện việc tạo thông tin hữu ích

thông thường ở dạng các tài liệu và báo cáo Đầu ra của hệ thống có thé là các báo cáo cho các nhà quản lý, Trong một số trường hợp, dau ra của hệ thống này là đầu vào của hệ thống khác Ví dụ, đầu ra của hệ thong xử ly don hang là đầu vào của thanh toán với khách hàng, đầu ra của bộ phận xuất hàng của bộ phận này là đầu vào nhập hàng của bộ phận khác Kết quả đầu ra có thé ton tại

ở nhiều dạng khác nhau - Thong tin phản hồi

Trong một hệ thống thông tin, thông tin phản hồi là kết quả đầu ra được

sử dụng dé thực hiện những thay đôi đối với các hoạt động nhập liệu và hoạt

động xử lý của hệ thống Nếu có lỗi hay có vấn đề đối với đầu ra thì cần thực hiện việc hiệu chỉnh dữ liệu đầu vào hoặc thay đổi một tiến trình công việc.

Thông tin phản hồi cũng rất quan trọng đối với các nhà quản lý Ví dụ

thông tin do hệ thống thông tin hàng tồn kho cung cấp cảnh báo về tình trạng

tồn kho dưới mức tối thiểu của một số mặt hàng sẽ là cơ sở dé nhà quản lý đi đến quyết định đặt hàng đề bổ sung tồn kho những mặt hàng đó.

“Một hệ thong thông tin có thể hoạt động theo cơ chế thủ công hoặc tự động dựa trên máy tính Một hệ thống thông tin dựa trên máy tính là một hệ

thong tich hop cac yéu tố phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, viễn thông, con người và các thủ tục cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và biến đổi dữ liệu thành thông tin Nhiều hệ thống thông tin ban đầu được phát triển để hoạt động theo cơ chế thủ công sau đó được máy tính hóa Hệ thống phân loại được máy tính hóa sẽ đem lại rất nhiều lợi ích: thứ nhất là tiết kiệm thời gian, thứ hai

là khả năng cung cấp thông tin cho các nhà quản lý phục vụ công việc lập kế

hoạch vận chuyền.”

Trang 37

2.2.2 Những đặc điểm của hệ thống thông tin

Các tiêu chuan đánh giá chất lượng hệ thống thông tin

- Tính đầy đủ về chức năng: Hệ thống cần thỏa mãn các chức năng mà tô

chức yêu cau Đây là tiêu chí bắt buộc khi đánh giá hay lựa chọn một hệ thong

thông tin.

- Tính thân thiện, dé dùng: Tat cả mọi yếu tố liên quan đến người sử dụng

đều phải dễ sử dụng Giao diện cần thuận tiện, đẹp và thân thiện với người sử

- Tinh an toàn và bền vững: hệ thống thông tin cần phải đủ mạnh dé chống lại mọi sự tấn công bên ngoài, muốn vậy hệ thống phải lường trước được các tác động ngoại cảnh như mat điện, sự cô liên quan đến giao dịch dữ liệu sai An

toàn hệ thống là một trong những vấn đề quan trọng nhất của một hệ thống thông tin Các phương pháp an toàn hệ thống có thé được áp dụng là dùng mật

khẩu, nhận diện bằng giọng nói, vân tay, phân quyền sử dụng hệ thống.

- Tính thích nghi và mềm dẻo: Các chương trình và các hệ thống cần phải

có tính thích nghi, nghĩa là cho phép thực hiện những thay đổi cần thiết nhằm đáp ứng với hoàn cảnh, các yêu cầu chức năng mới và dữ liệu mới.

- Tinh dé bao trì: Phần lớn chi phí cho hệ thông thông tin quan lý là ở giai

đoạn bao trì, chính vậy nên hệ thống thông tin cần được phát triển bằng những

công cụ, phương pháp và các chuẩn mực sao cho công việc bảo trì hệ thống được trở nên đơn giản và dé dàng Bản thân chương trình cần được cấu trúc và

modul hóa.

- Khả năng hoạt động: Thời gian trả lời, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý, tốc

độ truyền thông là những chỉ tiêu đánh giá khả năng hoạt động của hệ thống

thông tin.

Trang 38

2.2.3 Phân loại các hệ thống thông tin trong một tô chức

2.2.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý

- Theo cách hiêu yêu tô câu thành chức năng

Hình 2 2: Chức năng hệ thống thông tin

Chức năng: Thu thập, xử lý, lưu trữ, và phân phát thông tin

Hệ thống thông tin quan lý là tổ hợp các yếu tô Phan cứng, Phần mềm,

Con người, Dữ liệu, Viễn thông thực hiện các chức năng thu thập, xử lý, lưu

trữ, và phân phát thông tin phục vụ quản lý và hoạt động tác nghiệp trong một

Thông tin từ ngoài vào Thông tin ra ngoài

Hệ thống thông tin quân lý

SA Quyết )

| Dữ liệu | định

=> ˆ A là ^——) Hệ thông tác nghiệp

Đầu vào Đầu ra

Hình 2 3: HTTT dưới góc độ vị trí và vai trò trong tổ chức

Trang 39

Tổ chức được chia làm 3 khối:

Khối quản lý: Là hệ thống những nhà ra quyết định.

Khối tác nghiệp: Là hệ thống tác nghiệp, nơi biến đầu vào của tổ chức

thành những đầu ra của tổ chức.

Khối thông tin: Là hệ thống thu thập dir liệu từ hệ thống tác nghiệp lên, thu nhận các thông tin từ môi trường bên ngoài tô chức, chịu trách nhiệm lưu

trữ và xử lý dé cung cấp các thông tin phục vụ yêu cầu của các nhà quản lý.

=> Hệ thống thông tin quản lý nam giữa và có chức năng liên kết và tru giúp hoạt động của hệ thống quản lý và hệ thống tác nghiệp.

- Theo cách hiéu của nhà thuần túy tin học thì hệ thống thông tin có 4 yếu

tố cấu thành bên trong: Khối thu thập, khối xử lý, khối lưu trữ và khối phân phát thông tin; có hai yêu tố bên ngoài là nguồn thông tin và đích nhận tin.

Nguồn thông tin được hiểu là một cơ quan hoặc một con người có tư cách pháp nhân liên quan tới tổ chức, cung cấp thông tin đến cho hệ thống.

Đích thông tin là một con người hay một cơ quan có tư cách pháp nhân

liên quan tới tổ chức được nhận thông tin từ hệ thống Có thé xem xét đích bên

trong và đích bên ngoài tổ chức.

Trang 40

2.2.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin trong một tổ chức

Các hệ thống thông tin theo mức độ hỗ trợ ra quyết định

Hệ thống thông tin trợ giúp

Hình 2 5: Các hệ thống thông tin theo mức độ hỗ trợ ra quyết định

e Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System) hay còn gọi

là TPS Đây là hệ thống giải quyết những giao dịch đã được xử lý của những

giao dịch trước mà doanh nghiệp đã hoàn tất những nhiệm vụ với khách hàng, các nhà cung cấp, hay với cả người lao động, Các giao dịch trên tạo ra các

tài liệu bản cứng thé hiện lại chi tiết quá trình Hệ thống xác lập nhiệm vụ tong quát lại tat cả các thông tin cũ, cho phép nhìn thay lại tat cả các nghiệp vụ trước đây của tổ chức Hệ thống này trợ giúp công việc và các quá trình hoạt động

thường ở mức tác nghiệp.

e Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System) hay còn gọi là MIS: Là một hệ thống dùng dé hỗ trợ cho quá trình vận hành của công ty Nhóm nghiệp vụ này được đánh giá ở mức quản lý và điều hành tác nghiệp

hay thiết lập các kế hoạch Hệ thong duoc xay dung trén nén tang những cơ sở dữ liệu được sinh ra từ các hệ giao dịch có trước cũng như là các nguồn dữ liệu xuất hiện bên ngoài Hệ thống sẽ xuất ra các báo cáo cần thiết theo nhu cầu quan trị của nhà quản lý Những báo cáo ấy sẽ thống kê, đối chiéu, các dữ

kiện hiện thời với các số liệu đã lưu sẵn trong lịch sử Vì các hệ thống quản lý

đa phan vẫn được xây dựng dựa vào các câu trúc dữ liệu được tạo ra từ các hệ