Báo cáo thực tập: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng hóa, vật tư cho Công ty Cổ Phần Thương Mại, Dịch Vụ Và Xây Dựng Toàn Thắng

Dựa trên sự hiểu biết về tầm quan trọng của việc quản lý kho trong mỗi doanh nghiệp và những kiến thức thu được trong thời gian thực tập, em đã chọn đề tài cho khóa luận là phân tích thi

TRUONG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DANVIEN CONG NGHE THONG TIN VA KINH TE SO

DE TAI:

PHAN TICH, THIET KE HE THONG THONG TIN QUAN LY

KHO HANG HOA, VAT TU CHO CONG TY CO PHAN THUONG

MAI, DICH VU VA XAY DUNG TOAN THANG

Hệ : Chính quy

Lớp : Hệ thống thông tin quản lý 58

Mã sinh viên : 11166056

Họ và tên sinh viên : Nguyễn Thị Hải Yến

Giáo viên hướng dẫn : TS Đoàn Quang Minh

Hà Nội — 2020

TRUONG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DANVIEN CONG NGHE THONG TIN VA KINH TE SO

DE TAI:

PHAN TICH, THIET KE HE THONG THONG TIN QUAN LY

KHO HANG HOA, VAT TU CHO CONG TY CO PHAN THUONG

MAI, DICH VU VA XAY DUNG TOAN THANG

Hệ : Chính quy

Lớp : Hệ thống thông tin quản lý 58

Mã sinh viên : 11166056

Họ và tên sinh viên : Nguyễn Thị Hải Yến

Giáo viên hướng dẫn : TS Đoàn Quang Minh

Hà Nội — 2020

0009115 3

DANH MỤC CHỮ VIET TAT -.< ° 5< 5° << s£ss£ss£ss£sessessessessesee 5 DANH MỤC BẢNG e5 se se cesEvssrsersersertsrrserserksrrssrssrssrssrrssrssree 6 DANH MỤC HÌNH VẼ - 2< 2s ©s<©SssEsseEsserseExsersserserrsersserssorse 7 0080006710075 1

CHƯƠNG 1: TONG QUAN VE CÔNG TY CO PHAN PHAN MEM BRAVO VA CONG TY KHACH HANG (DON VI THỰC HIEN DE TÀI) 3 1.1 Tổng quan về công ty cỗ phần phần mềm Bravo -s- 3 1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cô phần phần mềm Bravo 3

1.1.2 Lịch sử phát trién Công ty Cổ phan phần mềm Bravo 4

1.1.3 Chiến lược phát triỂn ¿- ¿2+ ©+++Ex+2Ext2EEtEEESEESExrrkrerkrsrkrrred 4 1.1.4 Sứ mệnh và tầm nhìn của Bravo :-©s++cz+c++cxerxerxrrserxrred 5 1.1.5 Cơ cấu tô chức của Bravo -.- St St SE EEEEEEE12EEE1EEEEEeEkrrres 5 1.1.6 Lợi thế - Vị trí thị trường -¿+++cx+£ktzEzEEerxerkerkerrkerrrred 6 1.2 tổNg quan về đơn vị thực hiện đề tài 5 s- sccsecssessessecsee 7 1.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Thương mại, Dịch vụ và Xây dựng Toàn Thắng - - 2 2 2 x2E2EE+EE£EEEEE2EE2E1E7171121171 71.21 1EtxeeU 7 1.2.2 Lĩnh vực kinh doanh - - ¿+ <5 332133322 E‡£#EEE+eeeekeeeeeeses 8 1.2.3 Sơ đồ t6 chức - ¿+ s2tc2E2E19712712112112717121121111 1121.111 cre 8 1.2.4 Thực trang quan trị hệ thong thông tin của Công ty Cổ phan Thương mại, dịch vụ và xây dựng Toàn Thắng ¬—— 10 CHUONG 2: CO SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VE PHAN TÍCH, THIET KE HE THONG THONG TIN QUAN LLÝ 2° 2-2 s2©sse©sseessessee 11 2.1 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin cscsssssssssescessessessseeees 11 2.1.1 Thông tin và đữ liệu - ¿2-2 +¿25++2++ExtEEEEESEEEExerkerrerrerkrrei 11 2.1.2 Khái niệm về hệ thong o ccececceccessessessessessessessessessesssessesseesesesseeseess II 2.1.3 Khái niệm hệ thống thông tin 2-2-2 ©+£+£2££+£E+£EzEzzxerxrred II 2.2 Tổng quan về phát triển hệ thống thông tin quản lý 12

2.2.1 Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý - 12

2.2.2 Các chức năng cơ bản của hệ thống thông tin quản lý 12

2.2.3 Chu kỳ vòng đời phát triển hệ thống thông tin -. - 13

2.2.4 Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin - 2-52 14 2.2.5 Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra 16

CHUONG 3: PHAN TÍCH, THIẾT KE HỆ THONG THONG TIN QUAN

LY KHO HANG HOA, VAT TU CHO CONG TY CO PHAN THUONG

MẠI, DICH VU VA XÂY DUNG TOAN THANG .- s «: 18

3.1 Khảo sát Dai (oấnn o- << s s9 HH 00 18

3.2 3.2 Xác định các yêu cầu của hệ thống .s 2-2 5° s<sesses<e 20

3.2.1 3.2.1 Yêu cầu về chức năng -¿- 2 2 2 2+ +E££EeExeExerxrrezex 20 3.2.2 Yêu cầu chung của hệ thống mới 2-2 2 2+ ++x+£x+£x+£szxzez 23

3.3 Đề xuất hướng giải quyết bài toán -s- s- scsscsecsecsecsessesse 24

3.3.1 Chức năng quản lý, cập nhật các danh mục trong hệ thống 24

3.3.2 Chức năng quản lý hoạt động nhập kho - +5 «<< x++<c+x 24

3.3.3 Chức năng quản lý hoạt động xuất kho - ¿z2 s=x+zs2 24 3.3.4 Chức năng kiỂm kê ¿- 2 2 2S SE£EEEEE2EEEEEEEE2EEEEEEEEEEEEEEE.rer 25

3.3.5 Chức năng tạo DAO CAO -cL SH HH TH kg key 25

3.4 Mô hình hóa hệ thống 5- 5 << s° se sSEsessessEssesersersersersesse 26

3.4.1 Mô hình phân rã chức nang(BFD) .- 5-5 S + sssksseereseeres 26

3.4.2 Mô hình hóa hệ thống 2-22 ¿+ E£E£+EE£+EE2EEtEEEvrxerrkerrree 26 3.5 Thiết kế hệ thốngg - 2s s£©s£©ss©ss£xseEssEssExserserserssssserserssrsee 30

3.5.1 3.1490 30

3.5.2 Thiết kế chỉ tiết cơ sở đữ liệu .2-©2++2c++c2cxterrtrsrrrrrrrrrree 38 khi 6c ni 1“ 41 3.5.4 Thiết kế giao diện -¿ 2¿- +: ©2++2x++EE2EEE2E1E21E221221 21.221.221 44 3.6 Cài đặt và kiẾm thử: sec csscsserstrssrssreerrsrrsrrssresrssrrssrssrsee 53

3.6.1 Thử nghiệm chương trÌnh ¿+25 +2 3+2 E+*E+vEEeexeereeerrsrerrs 53 3.6.2 Cai đặt và đào ta0 oe eeescececesceseseeseeeeseeseeeeseeseeeeseeseeeeaeeseeeeseeseeeeaeeaees 53

„000/007 — 55

TÀI LIEU THAM KHẢO 2-2 s°©ssss£sssse sseEssessevsserssersee 57

DANH MỤC CHU VIET TAT

CSDL : Cơ so đữ liệu

HTTT : Hệ thống thông tin

CNTT : Công nghệ thông tin

Bảng phiếu XuẤt - 5-6-5 52S22 2 E1 EEE1211211211211 1111111111 c0 40

Bảng hàng xuất 2-52 t2 2E EEEE1211211271111211211 11111 EExexe 40 Bảng phiếu kiỂm kê 2-52 52SESEE2EEEEEEEEEE2EEEEEEEE 2E rkerkee 40

Bảng 3.10 Bảng phiếu kiểm kê chỉ tiẾt -.¿-2:©52©5222x22++£x+vzxezzxrrxees 41

DANH MỤC HINH VE

Hình 1.1 Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty Cổ phan phần mềm Bravo 6

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cỏ phan thương mại dịch vụ và xây dựng Toàn Thắng - 2® x+SEEE+EEE£EEEEEEEEEEEEEEEE1211711717111711111 1.1 c0 8 Hình 2.1 Các yếu tố câu thành một hệ thống thông tin -. - 12

Hình 2.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin 2- 5 5 2252: 12 Hình 2.3 Chu kỳ vòng đời phát triển của HTTTT 2 2s s+s+zs+£++se+: 13 Hình 3.1 Mô hình phân rã chức năng - << + + s + *vESeeksesereseereeee 26 Hình 3.2 Sơ đồ luồng thông tin chức năng nhập kho - 26

Hình 3.3 Sơ đồ luồng thông tin chức năng xuất kho - 27

Hình 3.4 Sơ đồ luồng thông tin chức năng xuất — nhập kho nội bộ 27

Hình 3.5 Sơ đồ luồng thông tin chức năng kiểm kê .2 2¿- 5255: 28 Hình 3.6 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý kho -¿ 2 2 ¿22x55 28 Hình 3.7 Sơ đồ DED phân rã mức ( - 2 2 2+++EE£+E£+EE+EEeEEzEezrxerxerxee 29 Hình 3.8 Sơ đồ DFD phân rã mức 1 chức năng quản lý nhập kho 29

Hình 3.9 Sơ đồ DFD phân rã mức 1 chức năng quản lý xuất kho 30

Hình 3.10 Sơ đồ DFD phân rã mức 1 chức năng kiểm kê - 30

Hình 3.11 Sơ đồ cau trúc dữ liệu cho đầu ra là phiếu nhập kho 33

Hình 3.12 Sơ đồ cau trúc dữ liệu cho đầu ra là phiếu xuất kho 35

Hình 3.13 Sơ d6 cau trúc dữ liệu cho đầu ra là phiếu kiểm kê 38

Hình 3.14 Sơ đô giải thuật chức năng đăng nhập -. 2- ¿z5 41 Hình 3.15 So đồ giải thuật chức năng thêm mới 2 ees eesesseeesseeees 42 Hình 3.16 Sơ đồ giải thuật chức năng tìm kiếm 2 2 5s s2 £s+£s+cze: 42 Hình 3.17 Sơ đồ giải thuật chức năng tạo báo cáo - ¿ c s+cscs+zs+ceee 43 Hình 3.18.Giao diện đăng nhập hệ thống 2-2 2 2+ +£Ee£E+£EeExrrszrxee 44 Hình 3.19 Giao diện màn hình chính - (55552222113 ‡££+£*2£eeeveesssexs 44 Hình 3.20 Giao diện các danh mục - - (<< 5552232211111 1£+Ekeesssexe 45 Hình 3.21 Giao diện chức năng nhập kho từ nhà cung cấp - 45

Hình 3.22 Giao diện chức năng nhập kho nội bộ - 5+5 ++sx++++++ 46 Hình 3.23 Giao diện chức năng xuất kho bán hàng . -.: ¿z-: 46 Hình 3.24 Giao diện chức năng xuất chuyển kho c2 s2 s+£+2 +2 47 Hình 3.25 Giao diện chức năng kiỂm kê - 2-2 2 2 £+EE+£EeEEzExrrxerxeee 41 Hình 3.26 Giao diện các DAO CAO - 01111112 1v vn 1v ng vn 48 Hình 3.27 Giao diện cập nhật thông tin danh mục vat tư 48

Giao diện cập nhật danh mục khoO .- 5+ +-s «+ +<£++seexseeesses 49

Giao diện cập nhật danh mục nhà cung cấp "—— 49

Giao diện cập nhật danh mục khách hàng « -«++ss« 50

Giao diện tạo phiếu nhập kho 2:2 5¿©2+2x++cx+zzxzsxees 50 Giao diện tìm kiếm phiếu nhập kho 2 ¿2s s2 s+£+2 z2 51 Giao dién tao phiéu xuất KO cecceccccccsccecscsececsesececsesesececsvsecacsvsececavavene 51 Giao diện tìm kiếm phiếu xuất kho 2-2 2s +2 sz£szxzzez 52 Giao diện tạo phiếu kiểm kê 2¿- 2: 52 5¿22+2x+vzxzzzxrrreees 52 Giao diện đăng xuất khỏi hệ thống : 2: 22 522225: 53

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, trên Thế giới nói chung và nước ta nói riêng, xu hướng tinhọc hóa đang vô cùng phát triển Với sự hỗ trợ đắc lực của Công nghệ thông

tin, nó đã giúp cho công việc quản lý ngày càng hiệu quả và dễ dàng xử lý

các tình huống, các yêu cầu, đưa ra các con số, và các báo cáo một cách chính

xác, nhanh chóng nhất Bên cạnh đó nó còn giảm thiểu tối đa thời gian và

công sức dé hoàn thành công việc Giảm được sự quan lý đầy khó khăn và

nặng về trên giấy tờ trong mọi công tác quản lý từ trước đến nay

Quản lý kho trong một doanh nghiệp cũng là một công việc rất quantrọng, đòi hỏi bộ phận quan lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ Các doanhnghiệp không chỉ có mô hình kho tập trung mà còn tổ chức kho phân tán tại

nhiều địa điểm Việc quản lý thống nhất mô hình này bằng phương pháp

truyền thống sẽ gây ra không ít khó khăn, rắc réi và không kiểm soát được

lượng hàng hóa trong kho, phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp.

Dựa trên sự hiểu biết về tầm quan trọng của việc quản lý kho trong

mỗi doanh nghiệp và những kiến thức thu được trong thời gian thực tập, em

đã chọn đề tài cho khóa luận là phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho hàng

hóa, vật tư cho công ty khách hàng mà cơ sở thực tập đang thực hiện triểnkhai xây dựng hệ thống thông tin

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

° Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu về nghiệp vụ quản lý kho

hàng hóa, vật tư cho công ty Cé phần Thuong mại, dich vụ và xây dựng Toàn

Thắng.

° Phạm vi nghiên cứu:

- Về nội dung: Quy trình quan lý kho hàng hóa, vật tư tại công

ty Cổ phần thương mại dịch vụ và xây dựng Toàn Thăng

- Về thời gian: từ ngày 06/01/2020 — 30/05/2020

4 Phương pháp nghiên cứu

Lựa chọn phương pháp nghiên cứu phù hợp giúp hiểu được hoạt động

chính của hệ thống, từ đó đưa ra các phương án giải quyết đúng.

Phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài là phương phápthu thập thông tin gồm có: phỏng van, nghiên cứu tài liệu và quan sát

Phương pháp tiếp cận hệ thống nhằm xác định các vẫn dé của hệ thống,

đề xuất các giải pháp, lựa chọn giải pháp, triển khai giải pháp và thực hiện đánh giá kết quả giải pháp được lựa chọn.

Phương pháp phát triển hệ thống thông tin theo vòng đời phát triển hệ

thống thông tin.

5 Kết cầu đề tài

Đề tài nghiên cứu được chia thành ba phan chính:

Chương 1: Tổng quan về công ty Cổ phan phan mém Bravo va cong

ty khách hang (Đơn vị thực hiện dé tài).

Chương 2: Cơ sở phương pháp luận về phân tích, thiết kế hệ thống

thông tin quản lý.

Chương 3: Phán tích, thiết kế hệ thong thông tin quản lý kho hàng hóa, vật tư cho Công ty Cổ phân thương mại, dịch vụ và xây dựng Toàn

Thang.

CHƯƠNG 1: TONG QUAN VE CÔNG TY CO PHAN PHAN

MEM BRAVO VA CONG TY KHACH HANG (DON VI

THUC HIEN DE TAD

1.1 Téng quan về công ty cỗ phần phần mềm Bravo

1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phan phan mém Bravo.

° Loại hình doanh nghiệp: Công ty cô phan

° Tên công ty : Công ty Cổ phần phần mềm Bravo

° Tên tiếng anh: Bravo Software Joint Stock Company

° Ngày thành lập: Tháng 10/1999

° Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Bộ Kế hoạch và Đầu tư

số 0100947771

° Ngành nghề kinh doanh: Phần mềm xuất bản

e Vốn điều lệ của công ty: 6.000.000.000 đồng

° Đại diện theo pháp luật: Tổng giám đốc: Ông Đào Mạnh Hùng,Phó giám đốc điều hành: Ông Phạm Trung

- Chi nhánh công ty tại Hồ Chí Minh: 2B, Lau 2, 116-118 Nguyễn

Thị Minh Khai, Phường 6, Quận 3.

° Bravo cung cấp sản phẩm chính là “Phần mềm Quản trị tài

chính kế toán”, “Phần mềm Quản lý doanh nghiệp (ERP)” và các dich vụ

° Thế mạnh của Bravo là hiểu biết chế độ kế toán Việt Nam, đặc

thù quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam cũng như kế toán quốc tế và có

kinh nghiệm triển khai phần mềm

1.1.2 Lịch sử phát triển Công ty Cổ phan phan mém Bravo.

Thanh lập từ tháng 10 năm 1999 với trụ sở chính tại Hà Nội và Chi

nhánh tại TP.Hồ Chí Minh và ra đời phiên bản đầu tiên Bravo 3.0, triển khaiphần mềm cho Công ty Nhựa thiếu niên Tiền phong

Qua quá trình phát triển, Bravo đã ra đời các phiên bản phần mềmBravo (ERP_VN) với những tính năng ưu việt hơn Đến nay, Bravo đangcung cấp giải pháp Quản trị toàn điện Bravo 8 — Phần mềm ERP được xâydựng dựa trên sự kế thừa va phát triển từ kinh nghiệm tích lũy của nhữngphiên bản trước, nhằm giải quyết bài toán quản trị đa ngành nghề, dưới góc

độ quản trị tông thể của doanh nghiệp

Trên con đường phát triển, Bravo đã đạt được rất nhiều thành tựu to lớn:

° Tháng 10 năm 2015: Top 40 doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam do Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA)bình chọn.

° Thang 04 năm 2016: Sản phim BRAVO 7 ERP-VN đạt Top

10 Sao Khuê năm 2016.

° Tháng 10 năm 2016: Top 50 Doanh nghiệp CNTT hàng đầuViệt Nam do Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA)

° Tháng 04 năm 2018: Lần thứ 3 liên tiếp, sản phẩm Bravo 7

ERP-VN đạt Danh hiệu Sao Khuê.

1.1.3 Chiến lược phát triển

Bravo chủ trương xây dựng thương hiệu dựa trên “Chất lượng sản phẩm” và “Chat lượng dịch vụ” Trên cơ sở đó, Bravo đã đưa ra chiến lượng

phát triển là “Phan đấu trở thành nhà cung cấp hàng dau các sản phẩm phan

mềm chất lượng cao cho các tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam”.

Về tô chức - nhân sự, Bravo cũng không ngừng đặt ra các mục tiêu

phan đấu nhằm nâng cao về đời sống, vật chất cho các thành viên của minh

Các mục tiêu đó được cụ thê và thê hiện thông qua nội dung chi tiết quy định, quy chế và chính sách định hướng nhân sự của Bravo hằng năm nhằm xây

dựng Bravo thành một mái nhà thứ 2 của mỗi thành viên.

1.1.4 Sứ mệnh và tầm nhìn của Bravo

° Sứ mệnh:

Xây dựng một doanh nghiệp phát triển bền vững dựa trên nền tảngcon người nhằm trợ giúp các doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý, năng

lực cạnh tranh và quan tri có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh thông

qua việc tư vấn và triển khai ứng dụng các giải pháp phần mềm vào công tác

quản trị doanh nghiệp Qua đó góp phần xây dựng đất nước, hỗ trợ cộng đồng và đem lại cho mỗi thành viên của mình một môi trường làm việc tốt

nhất dé phát triển tai năng, nghề nghiệp, đồng thời có được một cuộc sống

đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh than.

° Tam nhìn:

Việt Nam đang đổi mới và phát triển mạnh mẽ, mong muốn được

đóng góp vào quá trình phát triển của dân tộc là khát vọng của mỗi cá nhận,

tổ chức Chọn con đường kinh doanh “phần mềm quản trị doanh nghiệp, tàichính kế toán” với mục đích nâng cao năng lực quản trị cho khách hàng,Bravo đã, đang và sẽ kinh doanh theo hướng “Chuyên nghiệp — Chất lượng

— Luôn luôn hoc hỏi, đổi mới và hoàn thiện” Những năm qua, Bravo khôngngừng nỗ lực phan đấu trở thành Công ty được khách hàng đánh giá cao vềchất lượng dịch vụ - sản phẩm và là một trong những “Bí quyết quản trị

doanh nghiệp” của họ.

1.1.5 Cơ cấu tổ chức của Bravo

Cơ cấu tô chức công ty theo bộ phận, nhóm, được xây dựng và điều

chỉnh dự trên thực tế công việc của Bravo nhằm nâng cao khả năng dịch

vụ khách hang, phù hợp với đặc điểm và tình hình kinh doanh Đồng thời tạo cơ chế trao đôi — hỗ trợ thông tin nội bộ, phân công quyền hạn, trách

nhiệm từ đó thực hiện tốt các công việc chuyên môn cũng như hỗ trợ và

dịch vụ khách hàng.

Sơ đô tô chức của Bravo:

TRU SỬ BRAVO-HN

PHONG QUAN LY TONG HOP

BAN GIAMBOC

HOI ĐỒNG QUAN TRI

CHI NHANH BARVO-DN

(Ké toan — Nhân sự (Ke tuần — Nhân sự

-Chăm sóc khách hang — Chim súc khách hàng —

Hanh chính, lãi xe] \ Hanh chính, lãi xe}

PHONG QUAN LY TONG HOP

-PHONG MARKETING

KHOI KINH DOANE,

+ Phong Kinh doanh sũ 1 + Phong kinh doanh 56 2

CÔNG NGHỆ

` J

F "

PHAT TRIEN SAN PHAM

PHONG KIEM THU SAN PHAM (TEST)

PHONG BẢO HANH

*| (TEST) VÀ ĐẢO TẠO

PHONG BẢO HANH

CHI NHANH BRAVO-HCM

PHONG QUAN LY TONG HOP

(Eễ toán ~ Nhân sự —

Hình chính, lãi xe)

KHOI KINH DOANH VẢ CSEE

KHOI TRIEN KHAI VA

PHONG BAO HANH

Hình 1.1 Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty Cổ phần phần mềm Bravo

1.1.6 Lợi thé - Vị trí thị trường

Lợi thế:

° Thế mạnh của Bravo là đã xây dựng một đội ngũ nhân viên kỹ

sư trẻ đầy nhiệt huyết, được đào tạo chính quy có khả năng nắm bắt các công

nghệ lập trình tiên tiến, có kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực áp dụng củaphần mềm va có kinh nghiệm lâu năm trong việc triển khai các dự án lớn

° Có được uy tín và sự phân cấp rõ ràng trên thị trường về dòng sản phẩm mà Bravo cung cấp Việc triển khai và áp dụng thành công hệ

thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã và đang tạo ra

cho Bravo một phong cách làm việc chuyên nghiệp với những sản phâm chat lượng nhăm thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu khắt khe của khách hàng và các

chuân mực, quy định của Việt Nam cũng như quôc tê

° Giải pháp của Bravo là một giải pháp toàn diện với phạm vi áp dung

cho nhiều phòng ban và mô hình doanh nghiệp cùng tư tưởng thiết kế theo “Hệ

thống mở” sẽ cho phép dễ dàng bổ sung, hiệu chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp và sự thay đổi về môi trường — chính sách — chế độ trong tương lai.

Vị trí trên thị trường:

Bravo là một trong những nhà cung cấp phần mềm quản trị tài chính,

kế toán và quản trị doanh nghiệp (ERP) có quy mô và uy tín của Việt Nam.Thế mạnh của Bravo là hiểu biết chế độ kế toán Việt Nam cũng như kế toánquốc tế, đặc thù quản lý trong quá trình điều hành doanh nghiệp và có kinhnghiệm triển khai phần mềm lâu năm

Các lĩnh vực Bravo có thế mạnh đặc biệt:

° Công nghiệp thép — Cơ khí

° Chứng khoán — Tài chính

° Công nghiệp dệt may — Bao bì

° Công nghiệp khai mỏ

e Sản xuất thuốc lá

° Công nghiệp dược — Thực pham

° Thương mại — Dịch vụ - Truyền thông

° Công nghiệp xây dựng — Bat động san

° Cấp nước và môi trường đô thị

° Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

Ngoài ra, Bravo còn được các tô chức tư van và các doanh nghiệp lớn

của Việt Nam đánh giá là một trong những doanh nghiệp phần mềm có chất lượng cung cấp sản pham và dich vụ tốt nhất.

1.2 Tổng quan về đơn vị thực hiện đề tài

1.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cô phan Thương mại, Dịch vụ và Xây

dựng Toàn Ti hang.

° Tên công ty: Công ty Cổ Phần Thương Mại Dịch Vụ Và Xây

Dựng Toàn Thắng

° Tên viết tắt: Tota Paint

e Địachi: Số 147 Tran Phú, Phường Văn Quán, Quận Hà Đông, Hà Nội

° Năm thành lập: 2005

e Mã số thuế: 0101 713 800

° Loại hình công ty: Công ty Thương mại, dịch vụ.

° Website: www.totapaint.com

° Email: painttota@ gmail.com

1.2.2 Linh vực kinh doanh

° Công ty cô phần thương mại dịch vụ và xây dựng Toàn Thăng

là một nhà phân phối sơn uy tín hàng đầu trên thị trường Với 14 năm hoạtđộng trong lĩnh vực sơn tường, hiện nay, Công ty đang là nhà phân phối lớn

của 3 hãng sơn: Dulux, Nippon, Jotun.

° Ngành nghề kinh doanh: Đại lý và Công ty phân phối sơn

1.2.3 Sơ đồ tổ chức

Hội đông quản trị

Ban giám đôc

Bộ phận tài chính —

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cỏ phần thương mại dich

vụ và xây dựng Toàn Thắng

e Hội đồng quản tri: Đại diện theo pháp luật của công ty Quyết định

mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty

e Ban giám đốc: Ban Giám đốc của công ty gồm hai người: 01 Giám

đốc và 01 Phó Giám đốc Điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh, tổ

chức hăng ngày của công ty Phó Giám đốc được phân công giải quyết và

chịu trách nhiệm các nội dung công việc của Giám đốc ủy quyền.

e Bộ phận kinh doanh:

- Bán hàng, lên don hang dé bộ phận kho xuất các sản phâm sơn cho

khách hàng hoặc các công ty, doanh nghiệp hay dự án thực hiện khác.

- Xây dựng, lên kế hoạch marketing cho công ty

- Theo dõi, điều chuyên hàng hóa trong công ty sao cho số lượng tồnhàng hóa giữa các kho hợp lý.

- Đặt mua hàng, tạo cung ứng hàng hóa: kiểm soát số lượng tồn hàng hóa dé đặt mua hàng từ nhà cung cấp.

e Bộ phận tài chính — kế toán:

- Đảm nhận và chịu trách nhiệm các nghiệp vụ về tài chính, kế toán,thuế của doanh nghiệp

- Quyết toán tiền mua hàng với nhà cung cấp

- Thực hiện thu tiền bán hàng, quản lý kho quỹ

- Xử lý các van đề về chênh lệch, thừa thiếu hang hóa khi kiêm kê dé

chốt số lượng tồn tại kho, đồng thời thực hiện truy thu tiền hoặc những biện

pháp xử lý theo quy định nếu xảy ra thất thoát hàng hóa

doanh yêu cau

- Xuất hàng theo đơn đặt hàng mà phòng kinh doanh lên đơn hàng.

Sau đó thực hiện giao hang cho khách đúng với thông tin của đơn hàng.

- Kiểm kho hàng hóa thực tế với số lượng nhập xuất dé chốt chênh lệch

tồn gửi cho phòng kế toán Thực hiện kiểm kê chéo giữa các kho với nhau.

- Theo dõi số lượng tồn kho dé báo phòng kinh doanh điều chuyên từkho khác về hoặc đặt mua thêm hàng hóa sao cho hàng hóa đủ dé phuc vu

khách hàng.

Hiện tại, công ty đang hoạt động 3 kho hàng hóa riêng lẻ tại khu vực

Hà Nội:

+ Kho Văn Quán: kho chính Kho tổng hợp lưu trữ tất cả các mặt hàng

sơn và các thiết bị, vật tư chuyên dùng để sơn như: cọ lăn, bút kẻ, máy lọc

sơn, cho các đơn hàng bán lẻ tại cửa hàng Kho chuyên pha sơn màu.

1.2.4 Thực trạng quản trị hệ thống thông tin cia Công ty Cổ phan

Thương mại, dịch vụ và xây dựng Toàn Thắng

Hiện nay, công ty đã và đang chú trọng cho việc tin học hóa tất cả cácquy trình làm việc của Công ty, giúp giảm thiểu và tận dụng tối đa nguồn

nhân lực, tăng hiệu quả công việc.

Tuy nhiên, công ty đang quản lý hoạt động của ba kho hàng hóa tại ba

địa điểm tại Hà Nội với số lượng hàng hóa lớn, các loại sơn, hãng sơn đa

dạng Nếu thực hiện việc quản lý kho bằng phương pháp thủ công sẽ tốn rất

nhiều thời gian cho mỗi lần xuất nhập, kiểm kho và lên báo cáo Hơn nữa,

các hé sơ lưu trữ bằng giấy tốn rất nhiều chi phí, lại thêm khoản chi phí dé bao quản hồ sơ, đồng thời khi lên báo cáo hay kiểm tra lại các thông tin sẽ

mat nhiều thời gian và nguồn nhân công Do đó, công ty đang có nhu cầu va

dé xuất hướng giải quyết van dé quan lý hàng hóa, vật tư tại các kho củacông ty được thuận lợi, hiệu quả hơn, rút ngắn thời gian và tận dụng tối đanguồn nhân lực của công ty

Với yêu cầu này, kết hợp với quá trình tìm hiểu và thực tập thực tế tạiCông ty Cổ phần phần mềm Bravo, đề tài “Phân tích, thiết kế Hệ thống quản

lý kho hàng hóa, vật tư cho Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xâydựng Toàn Thắng” đã được chon dé nghiên cứu cho Chuyên đề thực tập tốt

nghiép.

CHUONG 2: CO SO PHUONG PHAP LUAN VE PHAN

TICH, THIET KE HE THONG THONG TIN QUAN LY

2.1 Các khái niệm cơ ban về hệ thong thông tin.

2.1.1 Thông tin và dữ liệu

Dữ liệu (Data) là những sự kiện hoặc các quan sát về các hiện

tượng vật lý hoặc các giao dịch kinh doanh Dữ liệu có thé ở dang số hoặc

văn bản và bản thân dữ liệu thường chưa mang tải giá trị thông tin Khi

các yếu tố này được tô chức hoặc sắp xếp the một cách có nghĩa thì chúngtrở thành thông tin.

Thông tin (Information) là một bộ các dữ liệu được tổ chức theo một

cách sao cho chúng mang lại một giá trị gia tăng so với giá trị vốn có của

bản thân các dữ liệu đó.

Việc biến đổi dữ liệu thành thông tin là một quá trình, một tập hợp

các công việc có quan hệ logic với nhau đề đạt được một kết quả đầu ra mong

muốn Quá trình xử lý dit liệu có thé được thực hiện thủ công hoặc tự động

VỚI su trợ gitip của máy tính.

2.1.2 Khái niệm về hệ thống

Hệ thống (System) là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương

tác với nhau, cùng phối hợp hoạt động dé đạt được một mục tiêu chung,

thông qua việc thu nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra các kết quả đầu ra trong

một quá trình chuyền đổi có tô chức

2.1.3 Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (Information System) là một hệ thống bao gồm

các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ

và phân phối dữ liệu, thông tin và cung cap một cơ chế phản hồi dé đạt được

một mục tiêu định trước.

Các yếu tố cấu thành một HTTT:

2.2 Tổng quan về phát triển hệ thống thông tin quản lý.

2.2.1 Giới thiệu chung về hệ thông thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý (MIS — Management Information System)

là hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các cơ sở đữ liệu và

các thiết bi được sử dụng dé cung cấp những thông tin có ích cho các nhà quản lý và ra quyết định.

Đầu vào của HTTT được lay từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống

cùng các dữ liệu đã lưu trữ từ trước Kết quả xử lý được chuyên đến các dich

hoặc cập nhập vào kho lưu trữ dữ liệu.

Nguồn

Thu thập Xử lý và lưu trữ Phân phát

Hình 2.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin2.2.2 Các chức năng cơ bản của hệ thong thông tin quản lý

Các hệ thống thông tin quản lý đều thực hiện các chức năng cơ bản

sau đây:

- Cung cấp các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cau, báo cáo ngoại

lệ và báo cáo siêu liên kết.

- Cung cap các báo cáo có khuôn mẫu cô định va thông nhât đê các

nhà quản lý khác nhau có thê sử dụng cùng một báo cáo cho nhiêu mục đích

khác nhau.

- Cung cấp các báo cáo ở dang sao cứng hoặc sao mềm: phan lớn cácbáo cáo được 1n ra giấy hoặc được hiền thị ra màn hình, ngoài ra báo cáo cònđược gửi ra tệp phục vụ nhu cầu xử lý tiếp theo trong các phần mềm khác

mà không phải nhập liệu lại.

- Cung cấp các báo cáo dựa trên di liệu nội bộ lưu trữ trong hệ thống

máy tinh: Các báo cáo quản lý sử dung chủ yếu nguồn dữ liệu nội bộ có trong các CSDL Cũng có những HTTT quản lý sử dụng nguồn dữ liệu từ bên

ngoài về các đối thủ cạnh tranh, về thị trường và các vấn đề khác

2.2.3 Chu kỳ vòng đời phát triển hệ thống thông tin.

Vòng đời phát triên HTTT gồm có 5 giai đoạn chủ yếu:

Hình 2.3 Chu kỳ vòng đời phát triển cia HTTT

Bao tri hệ thông |

° Xác định, lựa chọn và lập kế hoạch hệ thống:

Mục tiêu của giai đoạn nay là xác định và lựa chọn ra một dự án HT TT

dé phat triển Đề lựa chọn được cần dựa vào xác định 3 van dé sau:

- Xác định tính khả thi của dự án HTTT

- Xác định lợi ích của hệ thống mang lại

- Xác định chi phí của hệ thống

e Phân tích hệ thống:

Phân tích HTTT gồm 2 hoạt động chính là: xác định yêu cầu hệ thống

và mô hình hóa các yêu cầu của hệ thống Giai đoạn này giúp cho các nhàthiết kế HTTT hiểu được cách thức hoạt động hiện nay của tô chức, từ đóthiết kế HTTT phù hợp với hoạt động trong tổ chức đó

e Thiết kếhệthống:

Giai đoạn này bao gồm các hoạt động:

- Thiết kế biểu mẫu và báo cáo

- Thiết kế giao diện và hộp thoại

- Thiết kế CSDL và các tệp dit liệu

- Thiết kế xử lý và logic

e Trién khai hệ thống:

Giai đoạn triển khai hệ thống bao gồm rất nhiều hoạt động, trong đó

có 2 hoạt động chính:

- Viết và chạy thử nghiệm chương trình

- Chuyển đổi hệ thống, lập tài liệu và hỗ trợ người dùng đưa hệ thống

mới vào sử dụng.

° Bảo trì hệ thống:

Bảo trì hệ thống được bắt đầu ngay từ khi hệ thống được đưa vào hoạt

động Giai đoạn này giúp hệ thống phát triển về mặt chức năng, hỗ trợ tốt

nhất các nghiệp vụ mà tổ chức đưa ra và đổi mới.

Trong mỗi giai đoạn của việc phát triển HTTT lại bao gồm các công

đoạn cụ thé Cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc đưa ra quyết định về việc

nên tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệ thống

Phát triển hệ thông là một quá trình lặp Tùy theo kết quả của mỗi giai

đoạn, cần phải quay lại các giai đoạn trước đó đề khắc phục những sai sót.

2.2.4 Các công cụ mô hình hóa hệ thông thông tin.

° Sơ đồ luéng thông tin (Information Flow Diagram — IFD)

Công dụng: dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyên của các tài liệu, thông tin, việc xử ly , việc lưu trữ

chúng trong thé giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:

nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu

trách nhiệm xử lý.

Tệp dữ liệu Kho dữ liệu

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thườngdùng nhất dé phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Chúng thé hiện haimức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh của hệ thống

2.2.5 Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra.

Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thông

là phương pháp cô điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu.

Các bước chỉ tiết khi thiết kế CSDL đi từ các thông tin đầu ra:

° Bước 1: Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng

° Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dit liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thuộc tính trên mỗi thông tin đầu ra thành mộtdanh sách

- Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1.NF): Trong mỗi danh sách

không được phép chứa những thuộc tính lặp

- Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2.NF): Trong một danh sách, mỗi

thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc

vào một phân của khóa

- Chuẩn hóa mức 3 (3.NF): Trong một danh sách không được phép

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính

° Bước 3: Tích hợp các tệp dé chỉ tạo ra một CSDL

Mỗi thông tin đầu ra sẽ tạo ra rất nhiều danh sách Mỗi danh sách sẽ liên quan đến một đối tượng quản lý Những danh sách nào có cùng mô tả

về một thực thé thì tích hợp lại, tạo thành danh sách chung băng cách tập hợp

tất cả các thuộc tính chung và riêng của các danh sách đó

° Bước 4: Ước lượng khối lượng dir liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

- Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp

- Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi

e Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập so đồ

cấu trúc dữ liệu

Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng mũi tên hai

chiêu, nêu có quan hệ một — nhiêu thì vẽ hai mũi tên vê hướng đó.

CHUONG 3: PHAN TICH, THIET KE HE THONG THONG

TIN QUAN LY KHO HANG HOA, VAT TU CHO CONG

TY CO PHAN THUONG MAI, DICH VU VA XAY DUNG

TOAN THANG

3.1 Khao sát bài toán

Trong bat kỳ một doanh nghiệp hay công ty sản xuất, kinh doanh, bêncạnh vấn đề quản lý xương sống là quản lý về tài chính, thì vấn đề quản lý

kho cũng là một vấn đề vô cùng quan trọng và cần thiết Quản lý kho giúp

cho doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho,việc luân chuyền, sử dụng hàng hóa vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ, đồngthời doanh nghiệp có kế hoạch dé chủ động sử dụng nguồn vốn một cáchhiệu quả nhất

Công ty Cổ phần Thương mại, dịch vụ và xây dựng Toàn Thắng là

một nhà phân phối sơn lớn của các hãng sơn, với lượng hàng hóa, vật tư sơn

cung cấp mỗi năm nhiều Do đó, việc quản lý tốt các hàng hóa, vật tư trong

kho của công ty hiện rất cần thiết

Hiện nay, hệ thống quản lý kho của công ty bao gồm các hoạt động sau:

e Hoạt động yêu cầu nhập thêm hàng hóa, vật tư, và tiến hành

nhập hàng hóa, vật tư khi hàng hóa, vật tư về kho Hàng hóa, vật tư lưu trữ

tại mỗi kho được nhập từ hai nguồn chính:

lệnh luân chuyền hàng giữa các kho Nếu tất cả các kho đều không đáp ứng

được thì yêu cầu đặt hàng nhà cung cấp

Hàng hóa được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập vào kho, và ngườinhập kho có trách nhiệm ký xác nhận vào phiếu nhập kho được phòng kinh

doanh tạo Sau đó nhân viên nhập kho cập nhật thông tin hàng hóa vừa nhập

lên quản lý kho hàng trên Excel.

° Hoạt động xuất hàng hóa vật tư cho bán hàng (công ty có bán lẻ

và cung cấp số lượng lớn cho các công ty khác hoặc các đại lý sơn nhỏ hơn):

- Xuất bán hàng: Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ lên đơn hàng cho khách, sau đó chuyên đơn hàng đó sang hai bộ phận:

+ Chuyên sang bộ phận kho để tiến hành xuất hàng hóa cho khách theo đúng tên hàng hóa và số lượng trên đơn hàng Nếu đơn hàng có yêu cầu vận chuyển đến địa chi của khách thì bộ phận kho kiêm thực hiện chuyềnhàng cho khách.

+ Chuyên sang bộ phận kế toán dé thực hiện thu tiền mua hàng củakhách hàng.

- Xuất chuyền kho: Tùy vào tình hình kinh doanh và hàng hóa tồn mỗi kho mà bộ phận kinh doanh tạo yêu cầu chuyển kho và viết phiếu xuất

chuyền kho Nhân viên của mỗi kho nhận được yêu cầu sẽ thực hiện ký xác

nhận chuyên kho và tiến hành chuyên hàng theo đúng số lượng từng loại

hàng hóa trong phiếu xuất chuyên kho.

° Kiểm kho, theo dõi hàng tồn kho định kỳ mỗi tháng Đối chiếu

với chứng từ xuất nhập xem tồn kho trên thực tế có phù hợp với tồn kho theo chứng từ hay không Công việc này nhằm mục đích xem có thất thoát về

hàng hóa, vật tư hay nhằm lẫn chứng từ hay không

Cuối mỗi tháng, bộ phận kế toán sẽ chốt số lượng nhập xuất, và ton cuối trên chứng từ phát sinh trong tháng dé đối chiếu số lượng thực tế sau

khi kiểm kê Nhân viên kho có nhiệm vụ đến kỳ kiểm kê sẽ đi đếm số lượng

hàng hóa, vật tư tồn thực tế tại mỗi kho Nhân viên các kho kiểm kê chéo dé

dam bao tính trung thực Kết quả kiểm kê được báo lại bộ phận kề toán dé:

- Điều chính lại số lượng thực tế tồn

- Thực hiện truy thu nếu xảy ra thất thoát hàng hóa, vật tư không có lý do

° Lên báo cáo tổng hợp định kỳ: Các bộ phận có nhiệm vụ tổng

hợp báo cáo theo từng nhu cầu

Việc quản lý hiện tại của công ty là mỗi loại sơn hay các thiết bị, vật

tư được gán một thẻ kho làm trên Excel Việc nhập, xuất, tồn cuối đều đượcghi lại vào thẻ kho đó Theo thời gian, các mặt hàng sơn và vật tư được bố

sung thêm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty tăng lên Bên cạnh

đó, số lượng nhập xuất tồn của mỗi loại hàng nhiều sẽ gây rắc rối, nhằm lẫn

trong việc quản lý.

3.2 3.2 Xác định các yêu cầu của hệ thống

3.2.1 3.2.1 Yêu cầu về chức năng

3.2.1.1 Yêu cầu về chức năng quản lý, cập nhật các danh mục trong hệ thong

° Quản lý danh mục hàng hóa, vật tư (mã hàng hóa, vật tư):

- Mục đích: giúp cho việc quản lý từng loại mặt hàng sơn, vật tư trong

kho được rõ ràng, tránh xảy ra nhằm lẫn giữa các loại son, vat tư đang được

kinh doanh tại công ty Mỗi loại sơn hoặc thiết bị vật tư cung cấp bởi từng

nhà cung cấp khác nhau sẽ có một mã hàng riêng.

- Yêu cầu của hệ thống:

+ Thêm mới mã hàng: khi các bộ phận khác hoặc cấp quản lý trong

công ty có đề xuất yêu cầu thêm mới một mã hàng nào đó, bộ phận kinh

doanh có nhiệm vụ căn cứ vao thông tin được yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mã hàng đó, nêu chưa có trong hệ thống quản lý kho, bộ phận kinh donah

dựa vào chủng loại dé đặt mã hàng mới theo một quy tắc chung, và cập nhật

thông tin về hàng hóa đó vào hệ thống.

+ Thay đổi, xóa bỏ mã hàng: khi có yêu cau sửa đổi, xóa bỏ mã hang, bộphận kinh doanh cũng có nhiệm vụ xem xét đánh giá lại yêu cầu về sự cần thiết

Nếu hợp lý thì tiến hành xóa bỏ hoặc cập nhật mã mới theo đúng tiêu chuẩn,

còn nếu không thì thông báo từ chối lại cho bộ phận đưa ra yêu cầu

+ Thông báo về sự thay đổi mã hàng: các mã hàng sau khi được thêmmới, thay đổi hay xóa bỏ sẽ được cập nhật trực tiếp trên hệ thống Các bộphận liên quan có sử dụng hệ thống sẽ kiểm tra thông tin về hàng hóa đó trên

hệ thống mà không có các quyền thêm, sửa, xóa

° Quản lý danh mục nhà cung cấp:

- Mục đích: Mỗi hàng hóa được nhập về kinh doanh phải được biết

nhà cung cấp nào cung cấp đề nếu có vấn đề gì về hàng hóa nhập thì có thể

hoàn trả hay trong van đề yêu cau xuất hóa don đỏ dé lực lượng Quản lý thị

trường kiểm tra khi có yêu cau

- Yêu cầu của hệ thống:

+ Cập nhật thêm, sửa, xóa thông tin của nhà cung cấp+ Phân quyền người sử dụng: Với chức năng thêm, sửa, xóa thông tin

nhà cung cấp, chỉ có bộ phận kinh doanh được quyền thực hiện công việc

này Các bộ phận khác có tham gia trong hệ thống chỉ có quyền xem, tra cứuthông tin về nhà cung cấp

3.2.1.2 Yêu câu về chức năng quản lý hoạt động nhập kho

° Mục đích: quản lý số lượng, chất lượng hàng hóa, vật tư được

nhập vào kho

° Yêu cầu của hệ thống: theo dõi và cập nhật thông tin của mỗi loại

hàng nhập theo từng kho Yêu cầu của hệ thống đối với hoạt động nhập kho:

- Nhập từ nhà cung cấp:

+ Tạo phiếu nhập hàng hóa, vật tư: sau khi bộ phận kinh doanh có yêu

cầu nhập hàng với bên nhà cung cấp Hàng hóa, vật tư sẽ được chuyển vềkho Bộ phận kinh doanh tạo phiếu nhập kho Nhân viên kho có nhiệm vụ

kiểm tra hàng hóa, vật tư đúng với số lượng và tên sản phẩm từng loại trên

hóa đơn xuất hàng của bên nhà cung cấp và trên phiếu nhập kho bộ phậnkinh doanh đã tao Cả ba khớp với nhau thì nhân viên kho tiến hàng chuyênhàng vào kho Cập nhập thông tin các hàng vừa nhập lên hệ thống phần mềm

và xác nhận nhập kho.

+ Tra cứu các phiếu nhập

- Nhập hàng nội bộ (Nhập hàng từ kho khác của công ty chuyên đến):+ Tạo phiếu nhập hàng hóa vật tư: Tương tự như phiếu nhập hàng hóa

vat tư từ nhà cung cấp, nếu nhập hàng hóa vật tư từ kho khác chuyền đến thì

khi tạo phiếu nhập và xác nhận nhập kho từ kho nào của công ty

+ Tra cứu, chỉnh sửa các phiếu nhập3.2.1.3 Yêu cau về chức năng quản lý hoạt động xuất kho

- Xuất kho bán hàng

- Xuất chuyền kho

° Mục đích: quản lý việc xuất số lượng hàng hóa, vật tư tại mỗi kho

° Yêu cầu của hệ thông:

- Xuất kho bán hàng:

+ Tạo đơn hàng

+ Xác nhận đơn hàng xuất

+ Kiểm tra các đơn hàng đã xuất, chưa xuất, thời gian từng đơn hàng

xuắt, nhân viên xuất hàng

- Xuất chuyền kho:

+ Tạo lệnh chuyên kho: Dựa vào số lượng tồn tại mỗi kho vàtình hình xuất bán của từng kho, bộ phận kinh doanh tạo lệnh chuyển hàng

hóa giữa các kho.

+ Xác nhận chuyền kho từ nhân viên kho: Kho nào có lệnh chuyên

hàng hóa thì nhân viên kiểm tra và xác nhận Sau đó chuyền đúng hàng hóa,vật tư theo phiếu lệnh chuyên kho cho bên kho được nhận

+ Tạo phiếu xuất kho nội bộ

3.2.1.4 Yêu câu về chức năng kiểm kê

° Yêu cầu của hệ thống:

- Tạo phiếu nhập kiểm kê: bộ phận kho sau khi kiểm kê thực tế, tạophiếu nhập kiểm kê bao gồm số lượng theo kiểm kê thực tế và số lượng chốttồn trên hệ thống tại thời điểm kiểm kê Hệ thống tính ra chênh lệnh Nhânviên kiểm kê nhập bổ sung lý do chênh lệch (nếu có)

- Kiểm tra và điều chỉnh lại số lượng tồn sau khi kiểm kê: Bộ phận kếtoán có nhiệm vụ kiểm tra và cập nhật sỐ lượng tồn thực tế trên hệ thống sau

kỳ kiểm kê Từ việc kiểm tra phiếu kiểm kê để biết được nguyên nhân chênhlệch, từ đó báo cáo với cấp trên hoặc xử lý truy thu theo quy định

hàng, bao gồm: tồn kho của mỗi loại mặt hàng sơn đầu kỳ, số lượng nhập,

số lượng xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ Ban lãnh đạo căn cứ vào số liệu

đó để năm được tình hình kinh doanh của công ty, từ đó có thể xây dựng kế

hoạch kinh doanh của công ty.

- Đề đảm bảo cho việc kinh doanh, lượng sơn và vật tư trong kho phải đạt ở mức dự trữ tối thiểu, nếu thiếu bộ phận kho báo bộ phận kinh doanh đặt hàng bổ sung vào kho Nếu lượng hàng hóa, vật tư dư thừa quá mức dự trữ tối đa thì nên có các phương án khắc phục để tránh tình trạng tồn đọng vốn do hàng hóa không tiêu thụ được.

e Yêu cầu của hệ thống:

- Tổng hợp báo cáo, kết xuất thông tin theo yêu cầu cụ thê

- Báo cáo chỉ tiết về tình hình xuất nhập và đưa ra bảng xuất nhập chỉ tiết

3.2.2 Yêu cầu chung của hệ thông mới

Hệ thong được triển khai nội bộ trong phạm vi của công ty Chỉ cần

sử dụng hệ thống máy tính hiện có của công ty vì đa phần các máy tính hiện tại của công ty đều sử dụng hệ điều hành Win 10 và Win 7.

Hệ thống cần được thiết kế với giao diện thân thiện với người dùng,

dễ sử dụng

Đảm bảo thực hiện các chức năng chủ yếu của hệ thống cũ đang thựchiện, đồng thời có khả năng đáp ứng được những yêu cầu mới phát sinh trong

tương lai.

Hệ thống làm việc nhanh chóng và đảm bảo tin cậy

Hệ thống có chức năng hỗ trợ người dùng tra cứu tìm kiếm khi cần

thiết trong hoạt động quản lý của công ty Hỗ trợ tạo đầy đủ các loại báo cáo

theo từng mục đích khác nhau.

3.3 Đề xuất hướng giải quyết bài toán

3.3.1 Chức năng quản lý, cập nhật các danh mục trong hệ thống

Với môi danh mục trong hệ thông sẽ có các chức năng cập nhật thêm, sửa, xóa, tìm kiêm, tra cứu từng đôi tượng trong danh mục đó.

Các thông tin của danh mục hàng hóa, vật tư bao gồm: Mã hàng, tên

hàng, đơn vị tính, Nhà cung cấp

Các thông tin của danh mục nhà cung cấp bao gồm: Mã nhà cung cấp,Tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, email, ghi chú

3.3.2 Chức năng quản lý hoạt động nhập kho

Trong phân hệ quản lý hoạt động nhập kho, hệ thống cần có các mục:

e Nhập hàng từ nhà cung cấp:

Tạo phiếu nhập kho: Phòng kinh doanh tạo phiêu nhập kho

Thêm chi tiết phiếu nhập: Sau khi kiểm hàng hóa về kho đúng loại

hàng và số lượng với phiếu nhập kho và hóa đơn của bên nhà cung cấp Nhânviên kho vào hệ thống cập nhật lại thông tin phiếu nhập kho đã được tạo chokhớp với thực tế nhập về

Tra cứu phiếu nhập: Nhân viên kho tìm kiếm các phiếu nhập đã được tạo.

e Nhập hàng nội bộ:

Quản lý phiếu nhập kho nội bộ: khi hàng từ kho khác được chuyền về,

nhân viên kho vào xác nhận, nếu đúng với phiếu yêu cầu chuyền kho trên hệthống thì xác nhận nhập chuyền kho

Tạo phiếu nhập kho (Phiếu nhập kho nội bộ): Sau khi yêu cầu chuyền

kho được xác nhận từ kho chuyển và kho nhận, bộ phận kinh doanh tạo phiếu

nhập kho với nội dung chuyền hàng nội bộ

3.3.3 Chức năng quản lý hoạt động xuất kho

Trong phân hệ quản lý hoạt động xuất kho, hệ thống cần có các mục

e Xuất bán hàng: