Bài tập lớn phân tích thiết kế hệ thống cho đại lý phân phối quần áo việt tiến

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM NGUYỄN CÔNG LÂM BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO ĐẠI LÝ PHÂN PHỐI QUẦN ÁO VIỆT TIẾN HẢI PHÒNG – 2022 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ 1.1 Giới thiệu đại lý Đại lý quần áo Việt Tiến có địa số 214 đường Lý Thánh Tơng, Quận Đồ Sơn, TP Hải Phòng Đây đại lý uỷ quyền thương hiệu thời trang nam Việt Tiến Đại lý chuyên cung cấp  thời trang công sở nam mang phong cách lịch sự, nghiêm túc, chỉnh chu với sản phẩm như: Áo sơ mi, quần tây, quần kaki, veston, caravatte… Các sản phẩm Viettien thường sử dụng mơi trường có tính chất giao tiếp cao hội nghị, hội thảo, văn phòng làm việc, quan, xí nghiệp, gặp gỡ đàm phán với đối tác khách hàng Bên cạnh trang phục công sở truyền thống, thương hiệu Viettien có sản phẩm trẻ trung hơn, phong cách thời trang công sở đại mang đến thoải mái cho người mặc áo sơ mi vừa vặn (Slim fit), veston casual động, quần slim fit Đối tượng sử dụng nam giới, tuổi từ 25 đến 55, cửa hàng thương hiệu dẫn đầu ngành hàng thời trang công sở nam Hải Phòng - Tên cửa hàng: Việt Tiến - Địa chỉ: 214, Lý Thánh Tông, Q Đồ Sơn, TP Hải Phòng - Điện thoại: 0865089822 - Fax: 028 3864 5085 - Email: viettien@viettien.com.vn - Website: https://www.viettien.com.vn/ Đại lý trở thành đại lý cung cấp sản phầm thời trang Việt Tiến cho cửa hàng thời trang khác địa bàn Hải Phòng số tỉnh nước Đại lý phát triển quy mô ngày lớn, doanh thu đại lý đạt mức vài tỉ năm Dự kiến vòng năm tới đạt mức 10 tỉ năm mở rộng thêm số chi nhánh huyện địa bàn 1.2 Thực trạng bán hàng đại lý Đại lý kinh doanh nhiều loại mặt hàng thời trang nam ( nhập hàng từ tổng công ty Việt Tiến TP Hồ Chí Minh bán cho khách hàng đơn lẻ phân phối cho cửa hàng khác khu vực với triết khấu hoa hồng từ tổng công ty Việt Tiến) Mặt hàng kinh doanh chủ yếu vest ( chiếm 40 % doanh thu cửa hàng), áo sơ mi quần âu Nhưng cửa hàng quản lý bàng hàng sổ sách 1.3 Nghiệp vụ quản lý bán hàng 1.3.1 Nghiệp vụ bán hàng cho khách 1.3.1.1 Quy trình khách đặt hàng Đối với khách hàng đến mua hàng trực tiếp đại lý: Khách hàng đến đại lý để chọn mặt hàng với thông số màu sắc, kiểu dáng size Nhân viên kinh doanh ghi lại thông tin khách hàng với mặt hàng mà khách mua để làm hoá đơn mua hàng Đối với khách hàng đặt hàng hàng trực tuyến qua website đại lý: Khi có nhu cầu mua hàng website, người mua thực theo bước sau đây: Bước 1: Tìm kiếm, tham khảo thơng tin mơ tả sản phẩm, mức giá sách hỗ trợ, khuyến áp dụng cho sản phẩm hiển thị website Bước 2: Người mua click “CHỌN MUA” sản phẩm muốn mua Bước 3: Thực mua xong, người mua vào mục giỏ hàng để kiểm lại thông tin sản phẩm chọn, nhập thông tin mã khuyến phiếu quà tặng (nếu có) để áp dụng chương trình khuyến ưu đãi cho đơn hàng mua, người mua chọn “TIẾN HÀNH THANH TOÁN” Bước 4: Chọn lựa, kiểm tra địa giao hàng Bước 5: Chọn lựa, kiểm tra thời gian toán, phương thức tốn, thơng tin chi tiết đơn hàng Sau kiểm tra, người mua chọn “ĐẶT MUA” Bước 6: Nhận sản phẩm đã đặt mua Bước 7: Khiếu nại sản phẩm, dịch vụ (nếu có) 1.3.1.2 Quy trình xử lý đơn hàng - Khi phận kế tốn nhận đơn đặt hàng từ phía khách hàng Kế toán viên trao đổi lại khách hàng (qua điện thoại, email nói chuyện trực tiếp) để xác minh lại thông tin đơn đặt hàng khách - Nếu khách hàng có thay đổi thơng tin kế tốn viên cập nhật lại cho khách Nếu khách hàng xác nhận thông tin đặt hàng, chưa muốn đặt hàng đại lý lưu lại thông tin khách hàng để gọi điện tư vấn - Khi khách hàng xác nhận đặt hàng, kế toán viên làm liên hợp đồng sau lưu liên, giao cho phận kế tốn liên, liên cịn lại khách hàng giữ Hợp đồng khách hàng có bao gồm thuế giá trị gia tăng 10% 1.3.1.3 Quy trình tốn hàng Đối với khách hàng bình thường, khách phải tốn tồn tiền hàng trước hàng giao Cịn khách quen, cơng ty cho phép khách tốn thành nhiều lần vịng tối đa 01 tháng không phép nợ 50 triệu đồng Ngồi ra, với khách hàng cịn nợ tiền hàng khơng đặt hàng mới, khách tốn hết tiền hàng với cơng ty tiếp tục đặt hàng Với lần khách hàng toán, phận kế toán lập hóa đơn tốn có xác nhận đại lý cho khách hàng Chi tiết lần toán lần lấy hàng khách lưu sổ chi tiết công nợ khách hàng Có hình thức tốn toán trực tiếp toán chuyển khoản qua ngân hàng Với đơn hàng có giá trị lớn 10 triệu đồng, khách bắt buộc phải chuyển khoản qua ngân hàng để toán Đối với khách hàng lạ, sau toán đơn đặt hàng mà lại muốn hủy đơn hàng, đại lý trả lại tiền cho khách sau phạt tiền chi phí vận chuyển hàng Cịn khách quen ngồi bị phạt cịn bị quyền lợi trở thành khách quen đại lý (khơng có quyền tốn đơn hàng sau nhận hàng ưu đãi khác liên quan) 1.3.1.4 Quy trình giao hàng - Khách hàng chỉ định địa giao hàng phạm vi lãnh thổ Việt Nam và có thời gian giao hàng dự kiến - Mỗi sản phẩm bọc túi PE (nylon) đóng vào hộp giấy carton, có niêm phong băng keo Tổng Công ty CP May Việt Tiến - Khách hàng mở xem kiểm tra ngoại quan hàng hóa Trong trường hợp khách hàng thấy kiện hàng bị ẩm ướt, rách, bể móp méo…làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm liên hệ phận Chăm sóc khách hàng theo số hotline 1900.636863 thời gian từ 7h30 đến 16h30 thứ 2-thứ hàng tuần, 7h30 đến 11h30 đối với ngày thứ để hỗ trợ hoặc từ chối nhận hàng - Lưu ý số địa điểm giao hàng thì thông báo cho quý khách hủy đơn hàng thống nhất giao đơn hàng đến địa thay khác - Nếu quý khách hàng chưa sẵn sàng để nhận hàng tốn thì có thể thớng nhất với nhân viên giao nhận để giao hàng vào thời điểm thích hợp Thời gian điều chỉnh việc nhận hàng tối đa 05 ngày kể từ ngày khách hàng không nhận hàng lần thứ - Nếu việc giao hàng nhận hàng bị trì hỗn lý cá nhân q khách hàng (trong vịng 05 ngày) khơng nhận hàng từ đơn vị giao nhận Tởng cơng ty chúng tơi sẽ huỷ đơn hàng và hồn trả sớ tiền mà quý khách trả trước Quý khách hàng cung cấp thông tin chủ tài khoản, tên ngân hàng giao dịch, số tài khoản để Việt Tiến tiến hành thủ tục hồn tiền - Phí giao hàng: Chi phí giao hàng áp dụng theo bảng cước đối tác vận chuyển, niêm yết phần Chính sách vận chuyển thể rõ thông tin đơn hàng 1.3.1.5 Quản lý công nợ Công ty quản lý công nợ khách hàng Mỗi lần khách lấy hàng khỏi kho, khách hàng nợ đại lý khoản tiền tương ứng với giá trị hàng hóa mà khách lấy Mỗi lần khách tốn đại lý lưu lại số tiền mà khách toán Nếu hiệu số tiền toán số tiền nợ khơng âm khách tốn đủ Ngược lại khách cịn nợ khoản tiền tương ứng Mỗi tháng, đại lý thống kê công nợ khách hàng lần Nếu khách cịn nợ tiền hàng (thường khách quen) nhân viên liên lạc lại với khách để hoàn tất q trình tốn 1.3.2 Nghiệp vụ xuất nhập hàng 1.3.2.1 Quy trình nhập hàng vào kho Quy trình nhập hàng vào kho gồm có bước sau: Bước 1: Khi hàng hóa chuyển đến kho Thủ kho kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa Bước 2: Nếu chất lượng hàng hóa khơng đảm bảo khơng đủ số lượng thủ kho khơng nhập hàng vào kho mà báo cáo lại với bên kế toán để họ trao đổi lại với nhà cung cấp Bước 3: Nếu chất lượng hàng đảm bảo đủ số lượng thủ kho làm phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho Mỗi phiếu nhập kho có 02 liên, 01 liên thủ kho 01 liên kế tốn giữ 1.3.2.2 Quy trình xuất hàng kho Quy trình xuất hàng kho bao gồm bước sau: Bước 1: Khi có hợp đồng mua bán khách thủ kho xuất hàng theo hợp đồng Bước 2: Thủ kho mang số liệu đến cho bên kế toán để làm biên giao nhận hàng hóa phiếu xuất kho Bước 3: Kế tốn làm liên (mỗi liên bao gồm 01 biên giao nhận hàng hóa 01 phiếu xuất kho) sau lưu liên, giao cho phận kế tốn liên, liên cịn lại khách hàng giữ biên thủ kho giữ phiếu xuất Bước 4: Giao hàng cho khách sau khách tốn, sau lập hóa đơn khách quen 1.3.2.3 Quy trình kiểm tra kho đầu kỳ Khi có yêu cầu từ giám đốc, thủ kho kiểm kê lại kho để biết số lượng hàng thực tế lại kho Thủ kho lập phiếu kiểm kho nhân viên trông kho vào kho để kiểm hàng Sau kiểm kho, số lượng hàng thực tế số lượng hàng lưu sổ sách thủ kho ghi lại vào phiếu kiểm kho phối hợp với phận kết tốn tìm ngun nhân chênh lệch ghi rõ lý chênh lệch (thất thoát, hàng hay hàng hỏng …) báo cáo lại với giám đốc Sau kiểm kho xong, đại lý nhập hàng đồng thời cập nhật lại số lượng hàng tồn kho mặt hàng vào sổ sách 1.3.2.4 Quy trình lý kho Khi hàng hóa để lâu ngày kho khơng cịn đảm bảo chất lượng thị trường khơng cịn nhu cầu, Giám đốc thị mặt hàng lý với giá rẻ Thủ kho gọi khách vào để xem hàng cân hàng phép lý cho khách với giá rẻ Mọi quy trình nghiệp vụ bán hàng diễn bình thường 1.3.3 Nghiệp vụ thống kê báo cáo Hàng tháng, phịng kế tốn làm báo cáo sau: - Sổ tổng hợp công nợ khách hàng: thống kê khách hàng thực giao dịch với công ty, số tiền mà khách nợ thừa đầu kỳ, số tiền khách mua trả kỳ tổng hợp số tiền khách nợ thừa cuối kỳ - Sổ tổng hợp hàng hóa phát sinh, thống kê số lượng hàng tồn đầu kỳ, số lượng hàng nhập xuất kỳ tổng hợp số lượng hàng tồn cuối kỳ - Nhật ký sổ (Doanh thu bán hàng) thống kê hợp đồng mua bán hàng số tiền tương ứng 1.4 Một số biểu mẫu Đơn đặt hàng Thông tin khách hàng Hố đơn tốn Thơng tin cơng nợ Thơng tin chi tiết hàng hố Hợp đồng mua bán Thông tin quần áo nhập vào kho Thông tin quần áo xuất kho Thông tin hàng tồn kho 10 Phiếu nhập kho 11 Phiếu xuất kho 12 Phiếu kiểm kê kho 13 Phiếu điều chuyển kho 14 Thông tin thống kê 15 Thông tin nhà cung cấp Thông tin người dùng Dữ liệu tài khoản người dùng Thông tin nhà cung cấp Dữ liệu nhà cung cấp Dữ liệu khách hàng Dữ liệu loại hàng Dữ liệu hàng hoá Dữ liệu kho Đơn đặt hàng Thông tin khách hàng 10 Thông tin đơn đặt hàng 11 Dữ liệu đơn đặt hàng khách hàng 12 Thơng tin lần tốn khách hàng 13 Dữ liệu công nợ khách hàng 14 Thông tin hoá đơn toán 15 Dữ liệu hoá đơn tốn 16 Cơng nợ chi tiết khách hàng 17 Hố đơn tốn 18 Thơng tin kho 19 Thông tin loại hàng 20 Thông tin hàng hố 21 Thơng tin số lượng quần áo nhập vào kho 22 Thông tin số lượng quần áo xuất kho 23 Thông tin số lượng quần áo tồn kho 24 Thông tin số lượng quần áo điều chuyển kho 25 Dữ liệu quần áo nhập vào kho 26 Dữ liệu quần áo xuất kho 27 Dữ liệu quần áo tồn kho 28 Dữ liệu quần áo điểu chuyển 29 Thông tin khách hàng 30 Dữ liệu quần áo kho 31 Dữ liệu danh mục 32 Dữ liệu phiếu nhập kho 33 Dữ liệu phiếu xuất kho 34 Dữ liệu phiếu kiểm kho 35 Dữ liệu phiếu điều chuyển kho 36 Dữ liệu đơn đặt hàng 37 Dữ liệu khách hàng 38 Dữ liệu hoá đơn tốn 39 Thống kê báo cáo 40 Thơng tin sản phẩm 41 Dữ liệu kho 42 Dữ liệu sản phẩm nhập vào kho 43 Dữ liệu phân quyền người dùng 44 Dữ liệu hàng lý 45 Thông tin hàng lý Bảng 1: Loại Hàng STT Tên trường Kiểu liệu Ý nghĩa MaQuanAo varchar(3) Mã quần áo TenQuanAo nvarchar(30) Tên quần áo MaLoaiHang varchar(3) Mã loại hàng Ghi Primary key Bảng 2: Kích thước STT Tên trường Kiểu liệu MaKichThuoc int TenKichThuoc varchar(3) Ý nghĩa Mã kích thước quần áo Tên kích thước quần áo Ghi Primary key Ý nghĩa Mã kích thước quần áo Mã quần áo Ghi unique Bảng 3: Kích thước quần áo STT Tên trường Kiểu liệu MaKichThuoc int MaQuanAo varchar(3) Primary key Bảng 4: Màu Sắc STT Tên trường MaMauSac Kiểu liệu int TenMauSac nvarchar(10) Ý nghĩa Mã màu sắc quần áo Tên màu sắc quần áo Ghi Primary key Ý nghĩa Mã màu sắc quần áo Mã quần áo Ghi unique Bảng 5: Màu sắc quần áo STT Tên trường MaMauSac MaQuanAo Kiểu liệu int varchar(3) Primary key Bảng 6: Nhân viên STT Tên trường MaNhanVien Kiểu liệu int Ý nghĩa Mã nhân viên Họ tên nhân viên Ngày sinh nhân viên Giới tính nhân viên Ghi Primary key HoVaTen nvarchar(30) NgaySinh date Giới Tính bit Kiểu liệu varchar(3) nvarchar(3) nvarchar(100) Ý nghĩa Mã kho Tên kho Địa kho Ghi Primary key unique unique Kiểu liệu varchar(3) varchar(3) float Ý nghĩa Mã kho Mã quần áo Số lượng hàng hóa Bảng 7: Kho STT Tên trường MaKho TenKho DiaChi Bảng 8: Chi tiết kho STT Tên trường MaKho MaQuanAo SoLuong Ghi Primary key Foreign Key Bảng 9: Phiếu nhập STT Tên trường Kiểu liệu MaPhieuNhap int NgayNhap date NguoiGiaoHang nvarchar(30) NguonNhap MaKho nvarchar(100) varchar(3) GhiChu nvarchar(100) Ý nghĩa Mã phiếu nhập hàng Ngày nhập hàng Tên người giao hàng Nguồn nhập hàng Mã Kho Ghi hàng hóa Ghi Primary key Foreign key Bảng 10: Chi tiết phiếu nhập STT Tên trường Kiểu liệu MaPhieuNhap int MaQuanAo SoLuong DonGia ChietKhau varchar(3) float float float Ý nghĩa Mã phiếu nhập hàng Mã quần áo Số lượng quần áo Đơn giá quần áo Chiết khấu hàng hóa Ghi Primary key Bảng 11: Phiếu Xuất STT Tên trường Kiểu liệu MaPhieuXuat int NgayXuat Date NguoiNhanHang nvarchar(30) NoiNhan nvarchar(100) MaKho varchar(3) GhiChu nvarchar(100) Ý nghĩa Mã phiếu xuất hàng Ngày xuất hàng hóa Tên người nhận hàng Nơi nhận hàng Mã kho lưu trữ hàng Ghi hàng hóa Ghi Primary key Foreign key Bảng 12: Chi tiết phiếu xuất STT Tên trường MaPhieuXuat Kiểu liệu int MaQuanAo SoLuong DonGia varchar(3) float float Ý nghĩa Mã phiếu xuất hàng Mã quần áo Số lượng hàng hóa Giá hàng hóa Ghi Bảng 13: Phiếu điều chuyển STT Tên trường Kiểu liệu Ý nghĩa Mã phiếu điều MaPhieuDieuChuyen int chuyển Ngày điều NgayDieuChuyen date chuyển kho Mã kho MaKhoDieuChuyen varchar(3) điều chuyển Mã kho nhận MaKhoNhan varchar(3) hàng GhiChu nvarchar(100) Ghi hàng hóa Ghi Primary key Foreign Key Foreign Key Bảng 14: Chi tiết phiếu điều chuyển STT Tên trường Kiểu liệu MaPhieuDieuChuyen int MaQuanAo varchar(3) SoLuong float Ý nghĩa Mã phiếu điều chuyển Mã quần áo chuyển Số lượng hàng chuyển Ghi Primary key Bảng 15: Phiếu kiểm kho STT Tên trường Kiểu liệu MaPhieuKiemKho int Ý nghĩa Mã phiếu kiểm kho NgayKiemKho date Ngày kiểm kho MaKho MaNhanVien GhiChu Mã kho kiểm Mã nhân viên int kiểm kho nvarchar(100) Ghi hàng hóa varchar(3) Ghi Primary key Foreign Key Foreign Key Bảng 16: Chi tiết phiếu kiểm kho STT Tên trường Kiểu liệu MaPhieuKiemKho int MaQuanAo varchar(3) SoLuongCon float Ý nghĩa Mã phiếu kiểm kho Ghi Mã quần áo Số lượng hàng kho Primary key Bảng 17: Khách hàng STT Tên trường Kiểu liệu Ý nghĩa MaKhachHang int HoTen nvarchar(30) Họ tên khách hàng Mã khách hàng Ghi Primary key Bảng 18: Đơn đặt hàng STT Tên trường Kiểu liệu Ý nghĩa Ghi MaDonDatHang int Mã đơn đặt hàng Primary key NgayDat varchar(3) Ngày đặt hàng MaKhachHang float Mã khách hàng GhiChu nvarchar(100) Ghi đơn đặt hàng Foreign Key Bảng 19: Chi tiết đơn đặt hàng STT Tên trường Kiểu liệu Ý nghĩa MaDonDatHang int Mã đơn đặt hàng MaQuanAo varchar(3) SoLuong float DonGia float ChietKhau float Mã quần áo đặt Số lượng hàng đặt Giá hàng hóa Chiết khấu đơn hàng Ghi Primary key Bảng 20: Hóa đơn STT Tên trường Kiểu liệu Ý nghĩa MaHoaDon int Mã hóa đơn Primary key NgayLap MaNhanVien int Foreign Key MaKhachHang int Ngày lập háo đơn Số lượng hàng chuyển Mã khách hàng TongTien GhiChu Tổng số tiền mà khách phải trả nvarchar(100) Ghi hóa đơn float Ghi Foreign Key Bảng 21: Chi tiết hóa đơn STT Tên trường Kiểu liệu Ý nghĩa MaHoaDon int Mã hóa đơn MaQuanAo varchar(3) Mã quần áo SoLuong float DonGia float ChietKhau float Số lượng quần áo Đơn giá hóa đơn Chiết khấu hóa đơn Ghi Primary key Bảng 22: Hợp đồng lao động STT Tên trường Kiểu liệu Ý nghĩa Ghi MaHopDongLaoDong int Mã hợp đồng lao động Primary key MaNhanVien int Mã nhân viên Foreign Key NgayBatDauHopDong date NgayKetThucHopDong date Ngày bắt đầu hợp đồng Ngày kết thúc hợp đồng Bảng 23: Nhân viên quản lý kho STT Tên trường Kiểu liệu MaNhanVien int MaKho varchar(3) Ý nghĩa Mã nhân viên Mã kho Ghi Primary key Bảng 24: Tài khoản STT Tên trường Kiểu liệu TenTaiKhoan varchar(30) Ý nghĩa Tên tài khoản nhân viên MatKhau varchar(100) Mật MaNhanVien int Mã nhân viên Ghi Primary key Foreign Key Bảng 25: Quyền STT Tên trường Kiểu liệu Ý nghĩa MaQuyen int Mã quyền TenQuyen nvarchar(30) Tên quyền Ghi Primary key Bảng 26: Phân quyền tài khoản STT Tên trường Kiểu liệu TenTaiKhoan varchar(30) MaQuyen int Ý nghĩa Ghi Tên tài khoản Mã quyền Primary key