- Vai trò của hệ thống: giúp doanh nghiệp quản lý việc mua bán hàng hóa, quản lý các khoản thu, khoản chi của siêu thị với Nhà cung cấp, quản lí các thông tin về hàng hóa, khách hàng, Nh
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAMKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Sinh viên thực hiện: Phạm Thùy Linh- 78671
Hải Phòng, tháng 04 năm 2020
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢIKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN
-*** -BÀI TẬP LỚNHỌC PHẦN: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Tìm hiểu quy trình nghiệp vụ của hệ thống
Xác định yêu cầu của hệ thống
Xây dựng mô hình nghiệp vụ của hệ thống, mô hình phân rã chức năng
Xây dựng mô hình hóa tiến trình - Phân tích chức năng nghiệp vụ của hệ thống
Xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm – Phân tích hệ thống về dữ liệu
Thiết kế hệ thống: Thiết kế đầu vào, đầu ra của hệ thống Thiết kế giao diện người dùng
Bảo vệ bài tập lớn
4 Yêu cầu
Trang 3 Báo cáo bài tập lớn phải được trình bày theo mẫu quy định (kèm theo), báo cáo có thể kết xuất thành tệp định dạng PDF và nộp qua email (không bắt buộc phải in ấn)
5 Tài liệu tham khảo
- Nguyễn Văn Vỵ, Giáo trình Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin, NXB Giáo dục Việt nam, 2010
- Bài giảng Phân tích thiết kế hệ thống, Khoa CNTT, ĐH HH VN
Hải Phòng, tháng 04 năm 2020NGƯỜI HƯỚNG DẪN
Trang 4MỤC LỤC
MỤC LỤC i
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU iii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU BÀI TOÁN 1
1.1 Giới thiệu chung: 1
1.2 Yêu cầu: 1
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 3
2.1 Mục đích khảo sát3
2.2 Trình bày chi tiết nội dung khảo sát 3
2.3 Phân tích các đối tượng cần khảo sát 5
2.4 Mô tả bài toán 5
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 8
3.1 Mô hình phân rã chức năng và sơ đồ phân rã chức năng 83.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 13
Trang 6DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Trang 7CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU BÀI TOÁN
1.1 Giới thiệu chung:
Trong kinh doanh việc kiểm soát nắm bắt số lượng sản phẩm, doanh thu, chi tiêu là điều tất yếu của bất cứ nhà kinh doanh hay nào Trong lĩnh vực quản lý bán hàng thì lại càng phải cẩn thận trong việc kiểm kê quản lý sổ sách hơn Vì chỉ cần một chút nhầm lẫn, sai sót cũng có thể làm lệch số liệu
Trước đây người ta quản lý việc bán hàng bằng sổ sách truyền thống, phải ghi từng mặt hàng, số lượng sau mỗi lần khách mua, tuy chi tiết cẩn thận nhưng mất thời gian thanh toán, thời gian viết Sau đó người ta lại sử dụng excel một cách quản lý mới, bỏ đi sổ sách dày cộp và phức tạp Ưu điểm của Excel là ứng dụng miễn phí (không mất phí duy trì), có sẵn các file mẫu, đơn giản nếu biết sử dụng) nhưng nhược điểm của nó thì lại quá nhiều Nó có quá nhiều file phải quản lý điều này ảnh hưởng tới tốc độ truy xuất thông tin, nếu không tập trung, lơ là có thể dẫn tới sai sót Khi khách hàng mua sắm hoặc nhập hàng, chủ cửa hàng phải lưu file liên tục, đôi khi mất điện bất chợt thì không thể khôi phục lại dữ liệu Sự bảo mật thấp khiến cho dữ liệu có thể dễ dàng bị đánh cắp và quan trọng hơn dữ liệu không cập nhật tự động mà phải thông qua chủ cửa hàng hoặc nhân viên, đôi khi dữ liệu bị nhân viên gian lận thay đổi mà chủ cửa hàng không kiểm soát được, gây các tình trạng nhầm lẫn về số liệu hàng hóa, hàng tồn kho mà không biết Khi cần thống kê thì lại mất rất nhiều thao tác và thời gian Giải pháp tốt nhất cho thực trạng trên là xây dựng một phần mềm hệ thống quản lý bán hàng cho siêu thị mini
Với sự phát triển của Khoa học và Công nghệ thông tin, việc ứng dụng tin học, công nghệ xây dựng hệ thống quản lý thay cho việc quản lý thủ công
đã trở thành xu hướng và phổ biến hơn cả Nó khắc phục được nhược điểm của việc quản lý bán hàng cũ Tránh được phần nào sự thất thoát sản phẩm, việc thanh toán, tính toán trở nên nhanh chóng, thuận tiện, tự động cập nhật
số liệu khi có sự thay đổi
Trang 8 Quản lý báo cáo thống kê
- Tích hợp các máy quét mã vạch sản phẩm để việc tra tên sản phẩm, đơn giá sản phẩm, thanh toán nhanh hơn; tích hợp quét mã thẻ thành viên khách hàng để quy đổi điểm cho khách mỗi lần thanh toán
- Trong báo cáo doanh thu, thống kê sử dụng các phép toán logic, hợp lý để tính toán chính xác số liệu hàng hóa, tiền hàng doanh thu, lãi
- Quản lý được người dùng, phân quyền cho người sử dụng, kiểm soát hoạt động của nhân viên nhân viên khi đăng nhập vào hệ thống
- Các thông tin được lưu trên hệ thống có thể dễ dàng tạo mới, sửa đổi hoặc xóa, nhưng phải phụ thuộc vào sự phân quyền của người dùng
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
2.1Mục đích khảo sát
- Tìm hiểu nghiệp vụ bài toán quản lý bán hàng của siêu thị mini
- Vai trò của hệ thống: giúp doanh nghiệp quản lý việc mua bán hàng hóa, quản lý các khoản thu, khoản chi của siêu thị với Nhà cung cấp, quản lí các thông tin về hàng hóa, khách hàng, Nhà cung cấp,…
Trang 9- Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống cần thực hiện: lưu trữ lượng
dữ liệu khá lớn về thông tin của hàng hóa, Nhà cung cấp,… tra cứu số lượng của sản phẩm tồn kho nhanh và chính xác, báo cáo hoạt động doanh thu, tình trạng của siêu thị
- Phát hiện ra điểm bất cập:
o Trong quản lý bán hàng của siêu thị trước đó là khi khách hàng hỏi mua sản phẩm nào đó, nhân viên sẽ phải đến quầy hàng hoặc vào kho để kiểm tra sản phẩm đó hiện tại còn hay hết, có hay không để thông báo với khách hàng Việc tra cứu sản phẩm vậy là rất lâu và mất thời gian của khách hàng, gây sự bất tiện không hài lòng
o Cần thao tác nhiều trong việc lập hóa đơn vừa là mất thời gian của khách, gây khó khăn cho nhiên viên.Tạo thuận tiện sao cho khi lập hóa đơn, nhân viên chỉ việc đưa sản phẩm đến nơi quét mã vạch sản phẩm, bấm số lượng, thanh toán cho khách
- Bổ sung thêm vào hệ thống:
o Báo cáo thống kê dạng biểu đồ dễ nhìn và dễ hiểu
o Có thể nhận diện thẻ tích điểm bằng mã vạch, thanh toán bằng thẻ tích điểm, hoặc tích điểm cho khách mỗi lần mua sắm
o Thông tin trên hóa đơn phải được thiết lập sẵn như: tên siêu thị, ngày lập (tự động cập nhật khi tạo hóa đơn), tên nhân viên, tự động tính toán số tiền cần trả lời,…
o Các số liệu tự động cập nhật: như khi sản phẩm được bán
2.2 Trình bày chi tiết nội dung khảo sát
Mục tiêu hoạt động của các đơn vị:
- Quản lý nhập hàng: Quản lý sản phẩm được nhập về gồm các thông tin: số lượng, tên sản phẩm, loại sản phẩm, giá nhập, ngày sản xuất, hết hạn;
- Quản lý thông tin của nhà cung cấp: tên, địa chỉ, số điện thoại để khi cần nhập thêm sẽ liên lạc với họ, hoặc khi sản phẩm có vấn đề
có thể liên lạc đổi trả
- Quản lý sản phẩm: thông tin những sản phẩm mà siêu thị đã và đang bán, sản phẩm sẽ được phân loại như: sản phẩm được mua nhiều nhất, sản phẩm được mua gần đây; sảm phẩm được khuyến mãi ,
Trang 10- Quản lý bán hàng: Nắm bắt được số lượng sản phẩm, thông tin sản phẩm đã bán ra, quản lí hóa đơn bán hàng.
- Quản lý kho: kiểm soát hàng tồn, hàng hết hạn, hàng hỏng, hàng mất
- Quản lý công nợ: biết được các khoản thu, khoản chi đẻ khi thống
kê tiền dễ hơn, tránh thất thoát khỏi các nguồn không rõ , mập mờ
- Quản lý báo cáo thống kê: thống kê số sản phẩm bán chạy, sản phẩm nhập, thống kê hàng tồn và doanh thu
- Quản lý danh mục: quản lý cá thông tin vè loại sản phẩm, đơn vị tính, đơn giá sản phẩm, sản phẩm, kho, nhà cung cấp
Thông tin nguồn dữ liệu:
- Hóa đơn sẽ có những thông tin và mẫu mặc định như: tên siêu thị, ngày lập hóa đơn, còn những thông tin như số lượng sản phẩm, số tiền khách trả, thể loại khách thanh toán sẽ do nhân viên bấm, nhưng thông tin sẽ được cập nhật tự động như: tên sản phẩm khi được quét
mã vạch, số tiền trả lại
- Lấy thông tin từ khách hàng khi bắt đâu làm thẻ thành viên cho họ
- Phiếu nhập sản phẩm gồm các thông tin: tên Nhà cung cấp, địa chỉ, người giao, các thông tin sản phẩm nhập(ngày sản xuất, hạn sử dụng, loại sản phẩm, tên sản phẩm,…) Thông tin này sẽ được Nhà cung cấp cung cấp khi giao hàng và thông tin sản phẩm có trên trang của Nhà cung cấp
- Bản báo cáo thống kê: dựa trên các số liệu sản phẩm bán ra, lợi nhuận của từng mặt hàng, cập nhật thông số theo từng ngày, từng tuần, từng tháng, tổng hợp số lượng sản phẩm đã bán, nhập, nêu ra
- Thông tin được lưu trữ trong hệ thống:
Nhà cung cấp: tên Nhà cung cấp, số điện thoại, địa chỉ, những sản phẩm đã giao cho công ty
Sản phẩm: Tên, loại sản phẩm, hình thức đóng gói, đơn giá nhập, đơn giá bán, lô sản xuất, mã vạch
Khách hàng: tên, số CMND, số điện thoại, điểm tích lũy
Hóa đơn: mã hóa đơn, sản phẩm, số lượng, đơn giá
Nhân viên:họ tên, chức vụ, số CMND, tuổi,…
Trang 112.3 Phân tích các đối tượng cần khảo sát
- Người dùng: Nhân viên( người sử hệ thống để thanh toán cho khách hàng, cập nhật các thoong tin về đơn giá, loại sản phẩm, sản phẩm, tra thông tin sản phẩm cho khách hàng), người quản lý siêu thị (cập nhật sản phẩm mới được nhập về, xem báo cáo thống kê, quản lý người dùng hệ thống), chủ siêu thị( xem xét tình hình hoạt động, báo cáo thống kê, quản lý người dùng)
- Tài liệu: hóa đơn điện tử( lưu trên hệ thống), hóa đơn giấy( in cho khách hàng và bên Nhà cung cấp khi nhập hàng), báo cáo sẽ được biểu diễn bằng biểu đồ kèm theo số liệu cụ thể
- Chương trình máy tính: hệ thống quản lí của siêu thị
- Các loại máy, công cụ hỗ trợ: máy quét mã sản phẩm, máy quét thẻ thành viên của khách hàng
2.4 Mô tả bài toán
Quản lý bán hàng: Khi đến siêu thị, khách hàng sẽ không biết được sản phẩm mình muốn mua còn hay hết, nếu hết ở trên quầy thì trong kho còn không? Khách sẽ hỏi nhân viên bán hàng Để truy xuất thông tin sản phẩm một cách nhanh chóng mà không làm mất thời gian của khách, không mất công nhân viên lại phải vào kho kiểm tra thì nhân viên sẽ vào hệ thống để tìm kiếm sản phẩm trong kho Khi khách hàng xác định mua sản phẩm, khách hàng sẽ đem sản phẩm đặt trên quầy thanh toán, nhân viên sẽ kiểm tra thẻ thành viên của khách hàng, nếu khách hàng chưa có thì lập thẻ hoặc khách không cần thẻ thì thanh toán luôn Để đăng ký thẻ thành viên khách chỉ cần cung cấp họ tên, số điện thoại, số CMND, địa chỉ Lập hóa đơn cho khách hàng gồm các thông tin: tên khách hàng, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, tiền thanh toán, tiền trả lại, quy đổi điểm tích lũy, tiền khách trả( khách hàng có nhiều lựa chọn để thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt hoặc điểm tích lũy), ngày, giờ thanh toán, mã phiếu lập hóa đơn Hóa đơn khi thành công sữ được in cho khách 1 bản và lưu vào hệ thống 1 bản
Có hai nhóm khách hàng: khách hàng thường và khách hàng thân quen Đối với khách hàng thân quen ta sẽ tạo cho khách thẻ thành viên để quản
lý, thu hút khách hàng Khi có khuyến mãi, ưu đãi sẽ thông báo thông tin tới họ Thẻ khách hàng cần lưu trữ các thông tin như họ tên khách hàng,
mã thẻ, số CMND, email, số điện thoại, điểm tích lũy Điểm tích lũy sẽ được quy đổi từ số tiền khách thanh toán, cứ 10.000 nghìn thì được quy đổi 1 điểm Mỗi khi khách hàng sử dụng điểm để thanh toán thì số điểm tích lũy sẽ bị trừ đi tương ứng
Trang 12Quản lý nhập hàng: Các sản phẩm sẽ được vận chuyển đến kho, quản lí siêu thị sẽ kiểm tra sản phẩm, nếu đạt yêu cầu chất lượng thì lập 1 phiếu nhập gồm các thông tin( tên Nhà cung cấp, địa chỉ, người giao, các thông tin về sản phẩm, đơn giá, số lượng, ngày lập phiếu, số tiền đã thanh toán,
số tiền còn nợ, lô sản xuất, tên người nhận hàng,…) Một bản sẽ được lưu vào hệ thống, một bản sẽ đưa cho nhà cung cấp Các sản phẩm mới về mà chưa có thông tin trên hệ thống sẽ được nhập mới vào hệ thống, những sản phẩm trên 3 tháng không bán nữa thì xóa đi Khi sản phẩm có sự thay đổi
ta có thể cập nhật, sửa đổi thông tin
Sẽ có biểu đồ, báo cáo chi tiết thống kê doanh thu, lỗ lãi biến đổi theo ngày, tuần, tháng Giúp doanh nghiệp nắm bắt được số lượng hàng tồn kho,hàng bán chạy, tiền nợ Nhà cung cấp, số tiền chi tiêu cho sảm phẩm
Để tránh tình trạng hàng hết hạn, tồn kho hệ thống sẽ báo cáo số hàng hóa gần hết hạn để doanh nghiệp có phương án kinh doanh hợp lí Nếu sản phảm nằm trong kế hoạch giảm giá, khuyến mãi của siêu thị, thì quản lý siêu thị phải thêm sảm phẩm vào trong mục sản phẩm khuyến mãi, thông tin của sản phẩm lúc đó gồm: khoảng thời gian thực hiện giảm giá, phần trăm giảm giá, đơn giá khuyến mãi, tên sản phẩm, mã vạch, lô sản xuất, lí
do giảm giá,… Hệ thống sẽ thông báo, nhân viên thực hiện gán mác khuyến mãi đến khu sản phẩm để khách hàng biết sản phẩm được khuyến mãi
Hệ thống cần lưu trữ thông tin về sản phẩm ( tên, mã vạch, ngày sản xuất, hạn sử dụng, đơn giá bán, giá nhập, loại sản phẩm,…), thông tin về Nhà cung cấp( địa chỉ, tên Nhà cung cấp, số điện thoại,…) để khi hết hàng hoặc sản phẩm lỗi( có vấn đề) quản lý siêu thị có thể liên lạc được với họ để xử
lý Các thông tin trên có thể tạo mới, cập nhật hoặc xóa
Trang 13CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
3.1 Mô hình phân rã chức năng và sơ đồ phân rã chức năng
1 Mô hình phân rã chức nămgQuản lý bán hàng của siêu thị mini
Trang 14hiện tên và ảnh đại diện của người dùng Nếu nhập sai, thông báo nhập sai, mời nhập lại.
- Quản lý người dùng
+ Có sẵn thông tin về người dùng: tên, số điện thoại, chức vụ
+ Bấm vào tab hình giao diện trên cùng bên trái, chọn tab quản lý người dùng, màn hình sẽ hiển thị danh sách người dùng trên hệ thống cùng chức vụ,…
+ Có thể xóa tài khoản đó khỏi danh sách người dùng nhưng không mất tài khoản khỏi hệ thống Cần mở khóa tài khoản mới có thể đăng nhập dùng lại bình thường
+ Quản lý thông tin khách hàng: sẽ lưu thêm 1 về thông tin về khách hàng là điểm tích lũy, điểm này sẽ được cập nhật khi nhân viên quét thẻ Để tìm kiếm khách hàng trong danh mục quản lý thông tin khách hàng, ta chỉ cần bấm tìm kiếm rồi quét thẻ tích điểm Để sửa
Trang 15đổi thông tin của khách, bấm đúp chuột trái, chọn sửa đổi, còn muốn xóa thông tin khách hàng khỏi hệ thống, chọn nút xóa
- Quản lý nhân viên: quản lý thông tin của nhân viên( các thông tin cơ bản, thời gian đăng nhập vào hệ thống, thời gian thoát khỏi hệ thống)
- Quản lý đơn vị tính: chọn đơn vị tính toán, hoặc đơn vị để thanh toán hóa đơn
- Quản lý Nhà cung cấp: trỏ chuột tới dòng này sẽ hiện 2 tab
+ Thêm Nhà cung cấp: nhập các thông tin cần thiết về Nhà cung cấp mới, bấm save để lưu Nhà cung cấp trên hệ thống, hủy bỏ để xóa sự thêm Nhà cung cấp
+Quản lý thông tin Nhà cung cấp: hiện danh sách các Nhà cung cấp được thêm thành công
Quản lý bán hàng
- Tạo hóa đơn
+ Hóa đơn sẽ có các thông tin mặc định, nhân viên chỉ cần quét mã sản phẩm hóa đơn sẽ hiện tên sản phẩm, sau đó nhân viên sẽ bấm số lượng
+ Sẽ tự thêm sản phẩm mới khi có sản phẩm được quét mã
+ có trường hợp khách không muốn mua 1 sản phẩm nào đó nhưng
đã được quét mã, có thể xóa sản phẩm đó khỏi hóa đơn được bấm vào sản phẩm trong hóa đơn, kích chuột phải chọn xóa
+ Nhập xong sản phẩm, muốn thanh toán chỉ cần bấm thanh toán Bấm số tiền thanh toán sẽ tự động được tính, bấm số tiền khách đưa
và số tiền trả lại sẽ tự động được tính
- Tạo phiếu hủy
+ Khi muốn hủy đơn hàng bấm tạo phiếu hủy Chọn mã hóa đơn, lí
do hủy ( bấm nhầm, khách hủy hàng, sản phẩm lỗi) Bấm xác nhận hủy đơn hàng
- Quản lý hóa đơn: lưu các hóa đơn thành công
- Quản lý phiếu hủy: lưu cách hóa đơn bị hủy
Quản lý nhập hàng, xuất hàng
Trang 16- Lập phiếu nhập
+ Khi muốn sản phẩm, hàng hóa vào kho bấm tạo phiếu nhập
+ Phiếu sẽ chứa các thông tin: thông tin về các sản phẩm được nhập( tên, loại, đơn giá, , Nhà cung cấp, lô sản xuất,…), tổng giá nhập
- Quản lý phiếu nhập: lưu các nhập về kho
- Lập phiếu xuất
+ Khi quầy sản phẩm hết hàng, nhân viên sẽ phải xuất sản phẩm từ kho sắp xếp lên quầy, việc lập phiếu xuất sẽ giúp tính toán được hàng tồn trong kho
+ Bấm tạo phiếu xuất Phiếu xuất sẽ hiện các thông tin, yêu cầu nhân viên chọn vào ô trống để điền, nhân viên sẽ nhập mã sản phẩm hoặc tìm kiếm tên sản phẩm( nếu sản phẩm còn trong kho thì báo số lượng trong kho hiện có), nhân viên nhập số lượng cần xuất, tên nhân viên, mã nhân viên, ngày xuất
+ Có 2 nút cuối phiếp xuất: lưu hoặc loại bỏ Chọn lưu để xác nhận lấy sản phẩm Loại bỏ khi không chắc chắn, muốn hủy phiếu xuất
- Quản lý phiếu xuất: Lưu các phiếu xuất thành công
Quản lý báo cáo thống kê – doanh thu