Quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp

Nó cung cấp các công cụ và chức năng nhằm tối ưu hóa việc quản lý, lưu trữ, điều phối và theo dõi các hàng hóa và nguồn lực trong kho hàng.Hệ thống WMS giúp tổ chức quản lý kho hàng một

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA HTTT KINH TẾ & TMĐT

BÀI THẢO LUẬN

BẢNG PHÂN CÔNG & ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC

STT

LỜI MỞ ĐẦU 4

PHẦN A: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 5

I Quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp 5

II Khái niệm hệ thống thông tin quản lý kho hàng 5

III Biểu đồ phân cấp chức năng 6

IV Thực thể và sơ đồ quan hệ thực thể 7

PHẦN B: LIÊN HỆ THỰC TIỄN 8

I Giới thiệu về hệ thống SAP WMS 8

1.1 Giới thiệu chung về SAP ERP 8

2.1 Giới thiệu về phần mềm SAP WMS 9

II Mô tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống SAP WMS 10

2.1 Quản lý tổ chức kho hàng 10

2.2 Quản lý nhập kho 10

2.3 Quản lý xuất kho 11

2.4 Quản lý kiểm kê kho 11

III Phân tích thiết kế HTQL kho hàng 11

3.6 Quy trình triển khai 20

3.7 Ưu nhược điển của SAP WMS 20

KẾT LUẬN 22

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 23

LỜI MỞ ĐẦU

3

Hiện nay, nhu cầu sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa hoạt động quản lý – điều hành trong doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến và cũng là yêu cầu bắt buộc để không bị tụt xuống, giành cơ hội vượt lên trong thời đại 4.0 có tốc độ phát triển chóng mặt như hiện nay Trong đó, phần mềm quản lý kho là một trong những phần mềm được các doanh nghiệp đặt mối quan tâm hàng đầu Bất kỳ một doanh nghiệp có hàng hóa lưu trữ đều quan tâm đến hoạt động quản lý kho Kho hàng được quản lý chuyên nghiệp là cơ sở để hỗ trợ hoạt động bán hàng hiệu quả hơn Tuy nhiên, để quản lý một lượng lớn hàng hóa gồm nhiều sản phẩm, mẫu mã, số lô khác nhau khiến quản lý, nhân viên gặp khó khăn Đó là lý do hệ thống quản lý kho hàng WMS ( Warehouse Management System) ra đời Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý kho chuyên nghiệp, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh

Vậy để hiểu rõ hơn về cách thức vận hành cũng quy trình nghiệp vụ của hệ thống SAP WMS, nhóm 2 chúng em đã tiến hành nghiên cứu về hệ thống thông tin quản lý kho trong doanh nghiệp Bài thảo luận dưới đây chắc chắn không thiếu khỏi những thiếu sót nhất định, nhóm em mong thầy có thể xem xét và có những góp ý để phần thảo luận của nhóm được hoàn thiện hơn

Nhóm em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN A: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

4

I Quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp

Quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise Information System Management) là quá trình quản lý và điều hành hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp Nó bao gồm quy trình xác định, cài đặt, vận hành và bảo trì hệ thống thông tin để đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp.

Một quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp hiệu quả đòi hỏi các kỹ năng và chức năng quản lý thông tin, bao gồm:

- Thiết kế hệ thống thông tin: Xác định cấu trúc, thiết kế và triển khai hệ thống thông tin phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp Điều này bao gồm việc lựa chọn các công nghệ phần mềm và phần cứng thích hợp.

- Quản lý dữ liệu: Đảm bảo rằng dữ liệu được thu thập, lưu trữ và quản lý một cách chính xác và bảo mật Bao gồm các quy trình và chính sách về nhập liệu, xác thực và bảo mật dữ liệu.

- Quản lý quy trình kinh doanh: Đảm bảo rằng các quy trình và hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp được tổ chức và thực hiện một cách hiệu quả Từ việc thu thập thông tin, xử lý đến việc báo cáo và phân tích dữ liệu.

- Quản lý hệ thống và mạng: Đảm bảo rằng hệ thống và mạng trong doanh nghiệp hoạt động một cách ổn định và an toàn Bao gồm việc cài đặt và cấu hình phần cứng và phần mềm, quản lý bảo mật và giải quyết sự cố.

- Hỗ trợ người dùng: Đào tạo và hỗ trợ người dùng trong việc sử dụng hệ thống thông tin, đồng thời giải đáp các vấn đề kỹ thuật và giúp đỡ khi gặp sự cố.

Tổ chức hiệu quả và quản lý hiệu quả hệ thống thông tin doanh nghiệp có thể giúp doanh nghiệp đạt được sự linh hoạt, nâng cao hiệu suất và tăng cường cạnh tranh trên thị trường Đồng thời, nó cũng đảm bảo rằng thông tin được ghi lại và sử dụng một cách chính xác và bảo mật.

II Khái niệm hệ thống thông tin quản lý kho hàng

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng (Warehouse Management System - WMS) là một phần mềm được thiết kế để quản lý và kiểm soát hoạt động hàng hóa trong kho hàng.

5

Nó cung cấp các công cụ và chức năng nhằm tối ưu hóa việc quản lý, lưu trữ, điều phối và theo dõi các hàng hóa và nguồn lực trong kho hàng.

Hệ thống WMS giúp tổ chức quản lý kho hàng một cách hiệu quả, từ việc xác định vị trí và lưu trữ hàng hóa, đến việc quản lý lượng hàng tồn kho, xử lý đơn đặt hàng, và lên lịch vận chuyển Nó cũng cho phép theo dõi và đối chiếu thông tin hàng hóa với hệ thống quản lý kho hàng, từ đó giảm thiểu thiếu sót và lỗi phát sinh trong quá trình quản lý hàng hóa Từ đó nâng cao năng suất và giảm chi phí.

Một số tính năng và chức năng cơ bản của hệ thống WMS bao gồm:

- Quản lý vị trí và lưu trữ: Hệ thống cho phép xác định và theo dõi vị trí lưu trữ của hàng hóa trong kho hàng, từ đó tối ưu hóa quy trình xếp dỡ và lưu trữ hàng.

- Quản lý nhập/xuất hàng: Hệ thống WMS giúp ghi nhận và theo dõi việc nhập hàng vào kho, xuất hàng từ kho và chuyển hàng trong kho một cách chính xác và nhanh chóng - Quản lý lượng tồn kho: Hệ thống WMS cung cấp thông tin về lượng tồn kho, giúp tổ chức định mức tồn kho và lên kế hoạch tái đặt hàng đúng lúc.

- Quản lý đơn đặt hàng: Hệ thống WMS giúp xử lý và quản lý đơn đặt hàng từ việc tiếp nhận đến việc đóng gói và vận chuyển hàng.

- Theo dõi hàng hóa: Hệ thống cho phép theo dõi các thông tin liên quan đến hàng hóa, từ quá trình sản xuất đến quá trình lưu trữ và vận chuyển.

- Báo cáo và phân tích: Hệ thống WMS cung cấp các báo cáo và phân tích về hoạt động kho hàng, giúp tổ chức đánh giá và cải thiện hiệu suất quản lý kho hàng.

III Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng (Functional hierarchy chart, FHC) là một công cụ trong quản lý dự án hoặc phân tích hệ thống được sử dụng để hiển thị các phần tử chức năng và mối quan hệ giữa chúng trong một hệ thống hoặc dự án.

Biểu đồ phân cấp chức năng thường được sử dụng để phân rã mục tiêu hoặc nhiệm vụ của dự án thành các tác vụ nhỏ hơn, từ đó tạo ra một hệ thống phân cấp chức năng Các phần tử chức năng được xác định dưới dạng các khối hình chữ nhật hoặc hình hộp và được sắp xếp theo cấp độ, từ cao nhất đến các mức dưới.

Biểu đồ phân cấp chức năng cho phép người dùng dễ dàng nhìn thấy cấu trúc tổ chức và các mối quan hệ giữa các phần tử chức năng Nó cung cấp một cái nhìn tổng

6

quan về cấu trúc và tổ chức chức năng của hệ thống hoặc dự án, giúp làm rõ trách nhiệm và phân chia công việc cho các thành viên trong dự án.

Biểu đồ phân cấp chức năng cũng có thể được sử dụng để phân tích hiệu quả của hệ thống hoặc dự án Bằng cách xem xét các tác vụ cần thiết để hoàn thành mục tiêu chung, người dùng có thể đánh giá được tầm quan trọng của từng phần tử chức năng và xác định các tác vụ cần được ưu tiên hay cung cấp nguồn lực nhiều hơn.

IV Thực thể và sơ đồ quan hệ thực thể

Thực thể (Entity) là một đối tượng hoặc khái niệm có ý nghĩa độc lập, được đại diện bằng một tên riêng Thực thể có thể có các thuộc tính để mô tả và định danh nó một cách duy nhất.

Ví dụ về một thực thể có thể là "khách hàng" trong một hệ thống quản lý đặt hàng trực tuyến Thực thể khách hàng có thể có các thuộc tính như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, v.v.

Sơ đồ quan hệ thực thể (Entity-Relationship Diagram - ERD) là một công cụ hình ảnh để mô tả các thực thể và các mối quan hệ giữa chúng trong một hệ thống Sơ đồ ERD thường được sử dụng để thiết kế cơ sở dữ liệu và làm rõ cách các thực thể tương tác với nhau.

Trong sơ đồ ERD, các thực thể được biểu diễn bằng các hình hộp (hay còn gọi là hình chữ nhật), với tên của thực thể được viết bên trong hình Các mối quan hệ giữa các thực thể được biểu diễn bằng các mũi tên, thể hiện mối quan hệ giữa các thực thể đó.

Ví dụ, trong sơ đồ ERD của hệ thống quản lý đặt hàng trực tuyến, có thể có các thực thể như "khách hàng", "sản phẩm", "đơn hàng" Sơ đồ sẽ cho thấy mối quan hệ giữa các thực thể, chẳng hạn mối quan hệ "khách hàng đặt hàng" giữa khách hàng và đơn hàng, và mối quan hệ "sản phẩm thuộc đơn hàng" giữa sản phẩm và đơn hàng.

7

PHẦN B: LIÊN HỆ THỰC TIỄN

SAP là công ty công nghệ phần mềm đa quốc gia có trụ sở chính đặt tại Đức Công ty SAP (System Application Products Software) được biết đến là công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp phần mềm ERP, chuyên phát triển các giải pháp phần mềm để quản lý hoạt động kinh doanh và các mối quan hệ với khách hàng

1.1.Giới thiệu chung về SAP ERP

SAP ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp mạnh mẽ được phát triển bởi SAP SE Hệ thống này cung cấp các ứng dụng và chức năng quan trọng để quản lý các quy trình kinh doanh cơ bản của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, bao gồm tài chính, quản lý tài sản, quản lý sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, và nhiều lĩnh vực khác.

SAP ERP giúp các tổ chức tối ưu hóa quy trình kinh doanh của mình thông qua tích hợp dữ liệu và quy trình làm việc khác nhau vào một hệ thống duy nhất Điều này giúp cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để hỗ trợ quyết định chiến lược và quản lý hiệu quả Hệ thống SAP ERP được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu và có sẵn trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, từ sản xuất đến dịch vụ, tài chính, y tế, và nhiều lĩnh vực khác.

SAP ERP (Enterprise Resource Planning) cung cấp một loạt tính năng nổi bật để quản lý và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh trong một tổ chức Dưới đây là một số tính năng quan trọng của SAP ERP:

- Quản lý Tài chính và Kế toán: Hỗ trợ quản lý tài chính tổng thể bao gồm kế toán tổng hợp, quản lý nợ phải, quản lý công nợ, và các tính năng liên quan.

- Quản lý Tài sản: Theo dõi, quản lý và bảo dưỡng tài sản cố định của tổ chức - Quản lý Sản xuất: Tối ưu hóa quy trình sản xuất, từ quản lý đơn hàng đến quản lý lịch trình sản xuất.

- Quản lý Chuỗi Cung ứng: Theo dõi và tối ưu hóa hoạt động chuỗi cung ứng, từ đặt hàng đến vận chuyển và lưu trữ.

8

- Quản lý Bán hàng và Dịch vụ: Hỗ trợ quy trình bán hàng, quản lý khách hàng, và cung cấp dịch vụ sau bán hàng.

- Quản lý Nhân sự: Quản lý thông tin nhân sự, quy trình tuyển dụng, quản lý hiệu suất và các

2.1.Giới thiệu về phần mềm SAP WMS

SAP WMS (Warehouse Management System) là một ứng dụng phần mềm được phát triển bởi SAP SE để quản lý các hoạt động trong kho hàng Hệ thống này cung cấp các tính năng quan trọng để tối ưu hóa việc quản lý, kiểm soát và theo dõi các hoạt động trong kho bao gồm quản lý vị trí hàng hóa, quản lý lưu trữ, theo dõi lô hàng, và quản lý tài nguyên nhân công.

SAP WMS giúp tối ưu hóa hiệu suất hoạt động kho hàng bằng cách cung cấp thông tin chính xác về vị trí và tình trạng của hàng hóa trong kho Nó cũng hỗ trợ quy trình làm việc hiệu quả hơn, giúp giảm thiểu sai sót và tối đa hóa sự linh hoạt trong việc quản lý kho Ứng dụng SAP WMS thường được sử dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc trong các ngành công nghiệp đòi hỏi việc quản lý và vận hành kho hàng phức tạp, như sản xuất, phân phối, bán lẻ, và logistics.

SAP WMS (Warehouse Management System) cung cấp nhiều tính năng quan trọng để quản lý và tối ưu hóa các hoạt động trong kho hàng của một tổ chức Dưới đây là một số tính năng nổi bật của SAP WMS:

- Quản lý Vị trí Kho: Theo dõi và quản lý vị trí chính xác của hàng hóa trong kho, giúp tối ưu hóa việc lưu trữ và tìm kiếm.

- Quản lý Lô hàng và Số lô: Theo dõi thông tin liên quan đến lô hàng và số lô, giúp đảm bảo chất lượng và truy xuất dễ dàng.

- Quản lý Ngày hết hạn: Theo dõi các sản phẩm có ngày hết hạn để đảm bảo an toàn thực phẩm và tuân thủ quy định.

- Quản lý Chuyển hàng: Tối ưu hóa các quy trình chuyển hàng trong kho từ vị trí này sang vị trí khác một cách hiệu quả.

- Quản lý Đặt hàng: Tối ưu hóa việc đặt hàng và xử lý đơn hàng, bao gồm quản lý đơn đặt hàng, quản lý tồn kho và theo dõi trạng thái đơn hàng.

9

- Quản lý Kiểm tra Hàng hóa: Cung cấp tính năng kiểm tra hàng hóa để đảm bảo chất lượng và đúng đắn.

V Mô tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống SAP WMS

Quản lý kho là một công việc phức tạp và tốn nhiều thời gian, thế nhưng phần mềm SAP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được thời gian và nguồn nhân lực SAP hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khâu quy trình nhập kho, xuất kho của toàn bộ đơn hàng Hơn hết, việc quản lý hàng tồn kho, chính sách về giá, … cũng sẽ được diễn ra hiệu quả và dễ dàng hơn.

2.1.Quản lý tổ chức kho hàng

Một doanh nghiệp thường có một hay nhiều kho hàng ở nhiều địa điểm khác nhau

Để quản lí, mỗi khi cần quản lí thêm kho hàng hoặc cần phân chia không gian kho, quản lí kho sẽ tiến hành gán cho kho hàng một Mã số kho và chỉ định kho đó cho một hay nhiều Nhà máy/Địa điểm lưu trữ Khi một kho được chỉ định cho Nhà máy/Địa điểm lưu trữ nào, kho đó trở thành điểm tập kết, lưu trữ hàng hóa của Nhà máy/Địa điểm đó Mỗi kho hàng cần lưu trữ các thông tin về Mã số kho, tên kho, địa điểm, đơn vị khối lượng của hàng hóa, diện tích, thể tích kho

Trong mỗi kho, người quản lý sẽ chia kho thành nhiều Loại lưu trữ Loại lưu trữ là một phần không gian kho được chỉ định cho các loại hàng hóa khác nhau như: hàng hóa xuất kho ngay, hàng hóa dễ vỡ, hàng hóa trên kệ, hàng xuất kho chậm, vật liệu nguy hiểm Loại lưu trữ gồm thông tin về Mã loại lưu trữ, tên loại lưu trữ và chiến lược quản lí hàng hóa (cho phép nhận hàng, xuất hàng …).

Mỗi Loại lưu trữ có thể được chia thành nhiều phần gọi là Phần lưu trữ Mỗi phần lưu trữ dành cho các nhóm sản phẩm có tính chất, chất lượng tương tự nhau Trong mỗi Phần lưu trữ lại có các Thùng lưu trữ Thùng lưu trữ nằm ở cuối hệ thống phân cấp tổ chức kho, gồm thông tin về vị trí cụ thể của từng mặt hàng trong kho.

2.2.Quản lý nhập kho

Sau khi nhà cung cấp nhận được đơn thu mua từ hệ thống mua hàng của doanh nghiệp, nhà cung cấp sẽ gửi một Thông báo vận chuyển (Phiếu giao hàng) đến hệ thống

10

kho để thông báo cho kho thời gian lô hàng đến, số lượng, hàng hóa, phương tiện giao vận… Sau đó, dựa vào Thông báo vận chuyển, hệ thống sẽ tự động tạo một Yêu cầu nhập kho gồm mã nhà cung cấp, ngày giờ lô hàng đến, mã giao vận, mã và loại phương tiện giao vận và khối lượng lô hàng Quản lí kho sẽ dựa vào thông tin Yêu cầu nhập kho để bố trí nhân lực, phương tiện cần thiết cho nhập kho Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho, nhân viên kho kiểm tra số lượng, loại hàng, chất lượng có khớp với thông tin được nhận không Nếu đúng thì nhân viên kho lập Thẻ nhập kho (gồm mã hàng, tên hàng, số lượng, ngày nhập, vị trí lưu kho…) và cho hàng hóa lưu kho theo vị trí đã quy định Hệ thống cập nhật lại tồn kho trong kho.

2.3.Quản lý xuất kho

Khi có đơn mua từ khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ gửi cho hệ thống kho Đơn đặt hàng gồm thông tin chi tiết hàng hóa, số lượng, giá bán, ngày nhận hàng dự kiến và địa điểm nhận Dựa vào Đơn đặt hàng, hệ thống sẽ tự động tạo một Yêu cầu xuất kho gồm thông tin đơn hàng, mã vận chuyển, địa điểm nhận, ngày nhận hàng… gửi đến quản lí kho Hệ thống sẽ tự động kiểm tra lượng hàng có trong kho xem có đáp ứng được đơn đặt hàng không và đề xuất những mặt hàng đáp ứng được Từ đó, quản lí kho sẽ tạo một Thẻ xuất kho gồm mã, tên hàng hóa, số lượng, khối lượng, vị trí lưu kho và giới hạn thời gian di chuyển, sau đó bố trí nhân viên thực hiện di chuyển hàng hóa từ trên kệ ra khu vực giao vận (để vận chuyển đến khách hàng) Nhân viên kho cập nhật trạng thái Thẻ xuất kho đã hoàn thành Hệ thống cập nhật lại tồn kho trong kho.

2.4.Quản lý kiểm kê kho

Thủ kho theo dõi và cập nhật thông tin tồn kho trong SAP WMS, bao gồm việc ghi nhận xuất nhập hàng, điều chỉnh số lượng tồn sau khi kiểm kê hoặc kiểm tra lại Khi kiểm kê kho hàng, nhân viên kho tạo phiếu kiểm kê và ghi lại thông tin về số lượng tồn kho của từng mặt hàng Sau khi hoàn thành quá trình kiểm kê, hệ thống SAP WMS sẽ cung cấp báo cáo về sự khác biệt giữa số lượng tồn thực tế và số liệu trong hệ thống, từ đó nhân viên kho điều chỉnh và làm rõ các sai sót trong quản lý tồn kho Cuối tháng, nhân viên kho làm báo cáo về lượng hàng nhập, số lượng hàng xuất trong tháng gửi đến ban lãnh đạo

VI Phân tích thiết kế HTQL kho hàng

11

3 Tác nhân ngoài

Định nghĩa: Tác nhân ngoài là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.

Các tác nhân ngoài của hệ thống quản lý kho hàng bao gồm:

- Nhà cung cấp: Nhà cung cấp gửi thông báo vận chuyển (Phiếu giao hàng) đến hệ thống kho để thông báo về lô hàng đến, số lượng, hàng hóa và thông tin vận chuyển Họ cung cấp các sản phẩm và hàng hóa cần nhập kho.

- Khách hàng: Khách hàng cung cấp thông tin chi tiết về đơn đặt hàng, số lượng, giá bán, ngày nhận hàng dự kiến và địa điểm nhận.

- Bộ phận bán hàng: Bộ phận bán hàng của doanh nghiệp gửi đơn đặt hàng từ khách hàng cho hệ thống kho.

- Ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo doanh nghiệp nhận báo cáo về lượng hàng nhập và xuất trong tháng từ nhân viên kho Họ thường quyết định về các chiến lược tồn kho và cung cấp hướng dẫn cho quản lý tồn kho dựa trên các thông tin này.

4 Biểu đồ phân cấp chức năng

12