vấn đề nhanh chóng giúp khách hàng cảm thấy hài lòng hơn và một trong nhữngđiểm nổi bật là kết nối khách hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng thông quawebsiteVề chi phí: Phần mềm quản lí
BẢN TUYÊN BỐ DỰ ÁN (PROJECT CHARTER)
Định nghĩa dự án (Project Definition)
Cửa hàng kinh Doanh quần áo mong muốn trở thành một trong đơn vị hàng đầu ngành kinh Doanh bán hàng của Việt Nam cung cấp được những mẫu mã sản phẩm đẹp và chất lượng tốt và đảm bảo giá thành phù hợp cho tất cả mọi người.Đáp ứng được tất cả nhu cầu của khách hàng.
Thấu hiểu, đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng & nâng cao chất lượng cuộc sống của khách hàng & cộng đồng thông qua:
Thấu hiểu: hiểu rõ và đáp ứng nhu cầu khách hàng
Thân thiện: phong cách sản phẩm, dịch vụ & nhân viên
Sáng tạo: ứng dụng công nghệ, chất liệu mới và thiết kế sáng tạo để gia tăng giá trị khách hàng
Chia sẻ: quan tâm, chia sẻ và hợp tác cộng đồng
1.1.2.3 Mục tiêu dự án Áp dụng hệ thống thông tin triệt để nhất có thể vào dự án
Hệ thống phần cứng, phần mềm luôn được nâng cấp để dịch vụ luôn được đảm bảo tốt và chất lượng nhất.
Phần mềm sẽ hỗ trợ đắc lực cho khách hàng trải nghiệm sẽ được thực hiện nhanh chóng và chính xác trong quá trình khách lựa chọn sản phẩm
Quản lý thu chi: hệ thống sẽ lưu trữ chi phí và doanh thu liên quan đến hoạt động bán hàng Và có báo cáo theo ngày, tháng, năm, một cách đầy đủ và chính xác nhất
Không ngừng cải tiến sản phẩm để thu hút khách hàng mới
Phát triển các dịch vụ giao hàng tận nhà, mở rộng thị trường khách hàng trên cả 3 miền.
Sơ đồ mô hình kinh doanh của Hệ thống thông tin:
Trước khi áp dụng hệ thống thông tin:
Hình 1 1 Sơ đồ mô hình kinh doanh trước khi áp dụng hệ thống thông tin
Hình 1 2 Mô hình kinh doanh sau khi hệ thống thông tin
Tiêu chí chấp thuận (Acceptance Criteria)
Hệ thống đề nghị Để có thể vừa quảng cáo, bán hàng và giới thiệu sản phẩm của cửa hàng trên mạng thì website cần có các phần như:
Giao diện người dùng o Phải có một giao diện thân thiện dễ sử dụng. o Phải nêu bật được thế mạnh của website, cũng như tạo được niềm tin cho khách hàng ngay từ lần viếng thăm đầu tiên o Giới thiệu được sản phẩm của cửa hàng đang có. o Có biểu mẫu đăng ký để trở thành thành viên. o Có danh mục sản phẩm. o Chức năng đặt hàng, mua hàng. o Có biểu mẫu liên hệ. o Chức năng tìm kiếm sản phẩm. o Mỗi loại sản phẩm cần phải có trang xem chi tiết sản phẩm. o Mục login của khách hàng khi đã trở thành thành viên gồm có: Tên đăng nhập (Username), mật khẩu đăng nhập (password).
Giao diện người quản trị. o Đơn giản, dễ quản lý và không thể thiếu các mục như:
Quản lý mọi thay đổi của website.
Người xây dựng nên hệ thống phải am hiểu về thương mại điện tử, hiểu rõ cách thức mua bán hàng qua mạng.
Người xây dựng nên hệ thống đặc biệt phải hiểu rõ các thông số kĩ thuật về máy tính: Có thể đưa ra được một cái nhìn tổng quát, sâu rộng về sản phẩm.
Người Admin có toàn quyền giữ bảo mật cho website bằng mật khẩu riêng.
Quản lý User & Password của khách hàng an toàn: Thông tin của khách hàng được bảo mật
Phần cứng: PC bộ vi xử lý pentium III, ram 128 trở lên, ổ cứng 10G trở lên.
Hệ điều hành: Windows XP trở lên
Phần mềm hỗ trợ: Visual studio 2013, SQL Server 2012.
Chương trình sử dụng ngôn ngữ ASP và cơ sở dữ liệu SQL.
Yêu cầu giao diện của website
Phải có một giao diện thân thiện dễ sử dụng:
Màu sắc hài hoà làm nổi bật hình ảnh của sản phẩm, font chữ thống nhất, tiện lợi khi sử dụng.
Giới thiệu những thông tin về cửa hàng: Địa chỉ liên hệ của cửa hàng hoặc các đại lý trực thuộc, các số điện thoại liên hệ, email liên hệ.
Sản phẩm của cửa hàng: sản phẩm đang có, sản phẩm bán chạy, sản phẩm mới nhất, sản phẩm sắp ra mắt…
Giao diện người quản trị:
Giao diện đơn giản, dễ quản lý dữ liệu.
Phải được bảo vệ bằng User & Password riêng của Admin.v
Hạng mục bàn giao (Deliverables)
Giao diện thân thiện, dễ thao tác với ngôn ngữ chính là Tiếng Việt, bên cạnh đó còn hỗ trợ thanh công cụ để thuận tiện khi sử dụng
Hệ thống bảo mật với tên đăng nhập và mật khẩu được cung cấp riêng cho từng nhân viên trong từng bộ phận
Hệ thống được xây dựng trên nền tảng công nghệ điện toán đám máy, do đó toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ trên hệ thống máy chủ
Báo cáo doanh số bán hàng theo từng ngày (báo cáo cuối ngày về bán hàng)
Báo cáo số lượng sản phẩm bán ra cụ thể mỗi ngày
Báo cáo tổng hợp cuối ngày (về thu chi, bán hàng, số lượng khách)
Báo cáo kết quả kinh doanh theo tuần / tháng theo hoá đơn (báo cáo lợi nhuận, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)
Bảng báo cáo lượng hàng tồn / xuất / nhập kho trong từng ngày
Thống kê lợi nhuận của từng sản phẩm trong Tháng
Thống kê số liệu kiểm kho cụ thể mỗi khi có thay đổi trong tháng (Phiếu kiểm kho)
Thống kê doanh số bán hàng phân bổ theo nhân viên
Về cơ sở dữ liệu:
Giao diện hiển thị thông tin và mã của các nhà cung cấp
Giao diện hiển thị thông tin và mã nhân viên
Giao diện hiển thị thông tin và mã các loại sản phẩm của cửa hàng
Giao diện hiển thị thông tin và mã phiếu kiểm kho
Giao diện hiển thị thông tin và mã hoá đơn bán hàng đã được in
Giao diện hiển thị thông tin và mã hoá đơn nhập hàng
KẾ HOẠCH DỰ ÁN (PROJECT PLAN)
Cấu trúc phân rã công việc (Work Breakdown Structure – WBS)
WBS là quá trình định nghĩa các sản phẩm cuối cùng và trung gian của một dự án và mối liên hệ giữa chúng Thông thường, WBS dùng một sơ đồ cây hoặc sơ đồ có cấu trúc để biểu diễn sự phân tích toàn bộ các yêu cầu thành các mức chi tiết tăng dần WBS cho phép đội quản lý dự án hoàn thành mục tiêu cuối cùng bằng cách chia một công việc lớn thành các công việc nhỏ hơn và tập trung vào các công việc có thể dễ dàng thực hiện.
Hình 1 3 Cấu trúc phân rã công việc
Từ điển WBS
Bảng 1 1 Từ điển WBS của shop quần áo
1 ngày) c tnh Ướ th i gianờ
Chi phí cho 3 nhân viên th c hi n kh o sát ự ệ ả khách hàng trong 5 ngày là 250,000 VND/người/ngày. g T ng chi phí: 3,750,000 ổ
Tìm hi u ể và nghiế n c u ứ h ệ thốấng m iớ
Chi phí cho 3 nhân viên th c hi n nghiên c u hự ệ ứ ệ thốống m i trong 5 ngày ớ là 400,000 VND/người/ngày.
Phân tch tnh kh ả thi
Th i gian: 3 ờ ngày Hoàn thành:
Chi phí cho 2 nhân viên phân tch kyỹ thu t trong ậ
3 ngày là 420,000 VND/người/ngày.
Chi phí cho 1 nhân viên phân tch phâần chi phí c a c a hàng trong 3 ủ ử ngày là 350,000 VND/người/ngày.
Vếề ho t ạ đ ng ộ kinh doanh
Th i gian: 3 ờ ngày Hoàn thành:
Chi phí cho 2 nhân viên phân tch ho t đ ng ạ ộ kinh doanh trong 3 ngày là 600,000 VND/người/ngày.
Th i gian: 3 ờ ngày Hoàn thành:
Chi phí cho 1 nhân viên phân tch pháp lý trong
3 ngày là 500,000 VND/người/ngày.
Thốấng kế các yếu cấều
Th i gian: 3 ờ ngày Hoàn thành:
Chi phí cho 4 nhân viên thốống kê các yêu câầu trong 3 ngày là 350,000 VND/người/ngày.
Chi phí cho 2 nhân viên ki m tra trong 2 ngày là ể 300,000
Th i gian: 5 ờ ngày Hoàn thành:
Chi phí cho 4 nhân viên thiêốt kêố h thốống trong ệ
5 ngày là 350,000 VND/người/ngày.
Chi phí cho 2 nhân viên thiêốt kêố giao di n trong ệ
6 ngày là 400,000 VND/người/ngày.
Vếề sốấ lượng người truy c pậ
Chi phí cho 1 nhân viên thiêốt kêố sốố lượng người truy c p trong 5 ngày là ậ 300,000
Chi phí cho 2 nhân viên thiêốt kêố b o m t và an ả ậ toàn h thốống trong 3 ệ ngày là 400,000 VND/người/ngày.
Chi phí cho 3 nhân viên nghiên c u các h thốốngứ ệ trên th trị ường trong 5 ngày là 240,000 VND/người/ngày.
Chi phí cho 2 nhân viên ki m tra và đánh giá h ể ệ thốống c a th trủ ị ường trong 3 ngày là 250,000 VND/người/ngày.
Chi phí mua các thiêốt b ị phâần mêầm và phâần c ngứ là 5,000,000 VND. thốấng Hoàn thành:
Chi phí cho 1 nhân viên mua h thốống trong 2 ệ ngày là 300,000 VND/người/ngày.
Chi phí cho 3 nhân viên lắốp đ t h thốống trong 5ặ ệ ngày là 400,000
Traini ng cho nhấn viến
Chi phí cho 3 nhân viên training cho c a hàng vêầử v n hành h thốống m i ậ ệ ớ trong 3 ngày là 300,000 VND/người/ngày.
Ch y ạ th ử nghiệ m và s a ử lôỗi
Chi phí khống phát sinh khâu này. ở
Vì phâần chi phí b o trì ả h thốống sau khi th ệ ử nghi m đã đệ ược ghi nh n trong h p đốầng ậ ợ khi mua h thốống c a ệ ủ nhà cung câốp nên ch ỉ tốốn chi phí cho ắn uốống c a 2 nhân viên b o trì ủ ả là 150,000 VND/ngày
T ng ổ kếất dữ li uệ
Chi phí cho 1 nhân viên t ng kêốt d li u trong 7 ổ ữ ệ ngày là 300,000 VND/người/ngày.
Chi phí khống phát sinh khâu này. ở
1.4 KẾ HOẠCH NGUỒN LỰC (RESOURCE PLAN)
Bảng liệt kê nguồn lực (Resource Listing)
Hình thức pháp lý: Hộ kinh doanh cá thể
Cơ cấu tổ chức bộ máy:
CHỦ CỬA HÀNG->QUẢN LÝ->nHÂN VIÊN BÁN HÀNG, NV MARKETING, NHÂN VIÊN THU NGÂN.
Bảng 1 2 Bảng phân chia công việc
STT Bộ phận Số lượng
1 Quản lý 1 - Lập kế hoạch, định hướng, xây dựng chiến lược phát triển của cửa hàng
- Quản lý, điều phối, giải quyết công việc hàng ngày
- Theo dõi thu chi hàng ngày
- Kỹ năng quản lý, lập kế hoạch, giải quyết vấn đề
- Chủ động tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng làm áo với các đội bóng
2 Nhân viên bán hàng 2 - Bán hàng tại cửa hàng
- Thường xuyên kiểm tra các đơn đặt hàng trên mạng và giao hàng nếu có đơn đặt hàng
- Ngoại hình ưa nhìn, vui vẻ hòa đồng, tự tin trong giao tiếp
- Có hiểu biết về thời trang và tâm lý khách hàng
4 Nhân viên thiết kế 1 - Thiết kế ý tưởng chính cho sản phẩm
- Lên kế hoạch Marketing cho cửa hàng
- Xây dựng trang wed, cập nhật thông tin quản lý và bảo trì website
- Thành thạo vi tính, kỹ năng thiết kế web.
1 - Tính tiền, in hóa đơn cho khách hàng, ghi thông tin khách trên hóa đơn, thực hiện các thủ tục cần thiết cho khách hàng
- Kiểm tra kỹ giá bán, mã hàng trên label giấy, label vải nhằm tránh sai sót trước khi tính tiền
- Có kỹ năng sử dụng phần mềm bán hàng, thiết bị thu nhận tiền
- Cẩn thận, linh hoạt và nhanh nhẹn b Trang thiết bị (Equipment)
Biển hiệu chính là bộ mặt để nhận diện thương hiệu của cửa hàng, cần phải thiết kế độc đáo sáng tạo và ấn tượng nhưng đầy đủ thông tin để khách hàng dễ nhìn dễ nhớ, ấn tượng ngay từ đầu Biển hiệu cửa hàng đóng vai trò quảng cáo những sản phẩm của cửa hàng với giới thiệu cửa hàng với những người xung quanh Ngoài ra cần chú ý về hệ thống ánh sáng của biển hiệu làm sao cho nổi bật, dù ban ngày hay ban đêm đều dễ nhìn.
Giá kệ treo quần áo
Giá kệ treo quần áo trong shop là thiết bị phải có trong cửa hàng thời trang, giúp sắp xếp, phân loại sản phẩm rõ ràng và bảo quản sản phẩm tốt hơn, tránh bị ẩm ướt bụi bặm Khách hàng dễ dàng quan sát và tìm kiếm sản phẩm họ cần khi được trưng bày gọn gàng trên kệ
Kệ treo shop quần áo được thiết kế tinh tế và đa năng sẽ giúp tối ưu không gian lưu trữ trưng bày hàng hóa trong cửa hàng, những cửa hàng bán quần áo hạn chế diện tích sử dụng kệ trưng bày hoàn toàn hợp lý, giúp làm cho không gian thông thoáng và thoải mái hơn
Bên cạnh giá kệ trưng bày thì móc treo là vật dụng không thể không có với tất cả các cửa hàng bán quần áo Có 2 loại móc treo cần phải trang bị cho cửa hàng thời trang là móc treo quần áo và móc treo phụ kiện, sẽ phân loại từng sản phẩm dễ dàng tìm kiếm và quản lý Hiện nay có rất nhiều mẫu móc treo được thiết kế rất đẹp mắt vừa giúp trang trí cửa hàng vừa trưng bày được nhiều quần áo, làm cho không gian gọn gàng hơn
- là nơi giữ đồ cho khách vào mua sắm Cửa hàng có tủ để đồ sẽ làm cho khách hàng yên tâm và thoải mái mua hàng hơn, bạn cũng sẽ không vất vả trong khâu trông đồ cho khách
Gương Để khách hàng biết được sản phẩm có phù hợp với mình hay không phần lớn dựa vào gương, do đó bạn phải sắm ít nhất một chiếc gương trong cửa hàng của mình. Nên trang bị loại gương to soi toàn thân để gần nơi trưng bày quần áo hoặc phòng thử đồ.
Nên chuẩn bị ít nhất một chiếc ghế trong cửa hàng đặt gần phòng thử đồ hoặc gần cửa ra vào để khách ngồi nghỉ hoặc ngồi chờ trong thời gian mua sắm
Manocanh được coi là người mẫu của shop dùng để trưng bày sản phẩm nổi bật và gây sự chú ý, quảng cáo sản phẩm nổi bật đến khách hàng hiệu quả nhất.
Manocanh càng đặc biệt lại càng ấn tượng và thu hút khách hàng, vị trí thích hợp để trưng bày manocanh là trước cửa hàng hoặc gần cửa ra vào
Vách ngăn hoặc rèm cửa
Nếu cửa hàng không có phòng thử đồ thì rèm cửa hoặc vách ngăn chính là dụng cụ để làm khu vực thay đồ cho khách hàng, giúp khách hàng thoải mái thử đồ và lựa chọn được sản phẩm phù hợp với mình.
Kệ kho để chứa đồ
Hàng hóa tồn kho hoặc hàng dự trữ cho cửa hàng không thể để chất đống ra nhà kho, bởi như vậy dễ làm cho sản phẩm bị ẩm mốc, nhanh bị hư hỏng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Cần phải có giá kệ để lưu trữ và bảo quản do đó giá kệ kho là thiết bị cần chuẩn bị khi mở cửa hàng bán quần áo.
Thiết bị hỗ trợ bán hàng
Một cửa hàng chuyên nghiệp hiện đại không thể thiếu thiết bị hỗ trợ bán hàng, những thiết bị bán hàng bao gồm:
Bàn thu ngân: Là nơi để khách hàng thanh toán cũng là nơi để bán có thể quan sát được mọi hoạt động trong cửa hàng, thường được đặt ở gần cửa ra vào Có bàn tính tiền bạn sẽ không phải tốn thời gian hay công sức đi thu tiền từng khách mà khách sẽ tự động mang đồ đến quầy để tính tiền, làm cho cửa hàng chuyên nghiệp hơn.
Phần mềm bán hàng: Giúp quản lý cửa hàng đơn giản và thuận tiện hơn, quản lý qua phần mềm đảm bảo độ chính xác cao, hạn chế được sai sót rủi ro.
Máy in hóa đơn: Làm cho khách hàng tin tưởng cũng như tăng sự chuyên nghiệp, tránh được sự nhầm lẫn trong tính toán Tránh được việc gian lận khi thanh toán hàng hóa
Hệ thống an ninh: Bao gồm camera và cửa từ đây là 2 thiết bị an ninh không quan trọng trong cửa hàng, giúp bạn theo dõi được những hoạt động trong cửa hàng Phòng trường hợp xảy ra rủi ro như trộm cắp, thất thoát tài sản sẽ dễ dàng điều tra hơn, khách hàng sẽ cảm thấy an toàn và thoải mái mua sắm hơn.
Lịch biểu (Schedule)
Bảng 1 3 Lịch biểu của hệ thống shop quần áo
Giai đo nạ Công vi cệ Người th c hi nự ệ Ngày bắốt đâầu và kêốt thúc
Lấấy ý kiếấn vếề hệ thốấng
Tìm hi u vàể nghiến c u hứ ệ thốấng m iớ
Phân tch tnh kh thiả
Vếề kĩ thu tậ Nga _ Ly 02/10/2022_04/10/2022
Vếề ho t đ ng vàạ ộ v n hànhậ
Phân tch Thốấng kế các yếu Nga _ Ly _ Xuân _ 15/10/2022_17/10/2022 yêu câầu cấều Khang
Vếề ch c năngứ Nga _ Ly _ Xuân _
Vếề giao di nệ Th _ Khangư 26/10/2022_31/10/2022
Vếề sốấ lượng người truy c pậ
Nghiến c u phấnứ tch th trị ường
Liến h và ki mệ ể tra
Cài đ tặ Nga _ Ly _ Xuân 21/11/2022_21/11/2022
Ch y thạ ử nghi m dệ ự án
Ch y th nghi mạ ử ệ Toàn b nhân viênộ và qu n lý c aả ử hàng
S a lốỹiữ Nhân viên c a nhàủ cung câốp
T ng kếất sốấ li uổ ệ Khang 03/01/2022_09/01/2023
KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH
KẾ HOẠCH CUNG ỨNG (PROCUREMENT PLAN)
Yêu cầu cung ứng
Giao diê •n đơn giản, thân thiê •n, thao tác dễ.
Giá thành, nhà cung cấp uy tín
Quản lý hàng tồn kho, xuất nhập kho
Có các gói dịch vụ thu hút khách hàng
Có khả năng kết nối với các thiết bị khác như POS, két đựng tiền
Hỗ trợ thu ngân trong viê •c thanh toán b Nghiên cứu thị trường
Bảng 1 7 So sánh các trang web phần mềm quản lý cửa hàng
Qu n ly hàng a xuâốt nh p khoâ
Thôống kê doanh sôố hàng tháng c a u t ng s n ph mư ả â
Thôống kê doanh sôố c a u t ng nhân viênư khống Khống Có
Co kh nắng a kêốt nôối v i ớ thiêốt b kháci
Nhà cung câốp Sapo MISA KiotViẽt
Kết luận: Dựa trên những tiêu chí đã so sánh trong bảng trên Nhóm chúng tôi sẽ quyết định chọn KiotViet Đây có thể coi là một phần mềm đa ứng dụng có thể liên kết với một số trang web khác nhau chẳng hạn như Facebook Bán hàng dễ dàng và hiệu quả trên các sàn thương mại điện tử phổ biến nhất hiện nay như Tiki, Shopee, Tiktok Shop, … Chúng tôi có thể tiết kiệm được nhiều thời gian với nhiều hình thức vận chuyển hàng đến mọi nơi trên toàn thị trường như Giaohangnhanh, ViettelPost, VNPT, J&T…
Hình 1 6 Giao diện quản lý bán hàng
Hình 1 7 Giao diện quản lý nhập hàng
Hình 1 8 Giao diện sổ quỹ
Hình 1 9 Giao diện quản lí nhân viên
Hình 1 10 Giao diện quản lý khách hàng
Hình 1 11 Giao dịch lịch sử giao hàng
Hình 1 12 Giao diện báo cáo bán hàng
SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐẦU TƯ (THE NEED TO INVEST)
Căn cứ pháp lý (legal bases)
Căn cứ thực tiễn (practical bases)
PHÂN TÍCH DỰ ÁN (PROJECT ANALYSIS)
Phân tích nền kinh tế vĩ mô (Macroeconomic Analysis)
nền kinh tế vĩ mô
Phân tích tài chính (Financial Analysis) – FCF
Phân tích rủi ro (Risk Analysis)
Bùi Anh Thư 100% rủi ro
2.3.1 Phân tích nền kinh tế vĩ mô
3.1 Quy trình trước khi ứng dụng HTTT
3.2 Quy trình sau khi ứng dụng
CH ƯƠ NG 1: D ÁN XÂY D NG H THỐỐNG THỐNG TIN KINH DOANH C A HÀNG QUÂẦN ÁO Ự Ự Ệ Ử 11
1.1 BẢN TUYÊN BỐ DỰ ÁN (PROJECT CHARTER) 11
1.1.2 Định nghĩa dự án (Project Definition) 17
1.1.3 Tiêu chí chấp thuận (Acceptance Criteria) 19
1.1.4 Hạng mục bàn giao (Deliverables) 21
1.2 KẾ HOẠCH DỰ ÁN (PROJECT PLAN) 21
1.2.1 Cấu trúc phân rã công việc (Work Breakdown Structure – WBS) 22
1.4 KẾ HOẠCH NGUỒN LỰC (RESOURCE PLAN) 28
1.4.1 Bảng liệt kê nguồn lực (Resource Listing) 28
1.5.1 Khoản mục chi dùng (Financial Expense) 36
1.6 KẾ HOẠCH CUNG ỨNG (PROCUREMENT PLAN) 41
CH ƯƠ NG 2: D ÁN KINH DOANH C A HÀNG QUÂẦN ÁO Ự Ử 56
2.1 TÓM TẮT DỰ ÁN (PROJECT SUMMARY) 56
2.2 SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐẦU TƯ (THE NEED TO INVEST) 57
2.2.1 Căn cứ pháp lý (legal bases) 57
2.2.2 Căn cứ thực tiễn (practical bases) 59
2.3 PHÂN TÍCH DỰ ÁN (PROJECT ANALYSIS) 60
2.3.1 Phân tích nền kinh tế vĩ mô (Macroeconomic Analysis) 60
2.3.3 Phân tích tài chính (Financial Analysis) – FCF 65
2.3.4 Phân tích rủi ro (Risk Analysis) 80
CH ƯƠ NG 3: PHÂN TÍCH HI U QU C A VI C NG D NG H THỐỐNG THỐNG TIN TRONG KINH DOANH Ệ Ả Ủ Ệ Ứ Ụ Ệ 82
3.1 MÔ TẢ QUY TRÌNH TRƯỚC KHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN (BẰNG LƯU ĐỒ) 82
3.2 MÔ TẢ QUY TRÌNH SAU KHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN ( BẰNG LƯU ĐỒ)
3.1 SO SÁNH QUY TRÌNH TRƯỚC VÀ SAU KHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN 87
Bảng 1 1 Từ điển WBS của shop quần áo 23
Bảng 1 2 Bảng phân chia công việc 28
Bảng 1 3 Lịch biểu của hệ thống shop quần áo 32
Bảng 1 4 Những giả định công việc của từng giai đoạn 34
Bảng 1 5 Chi phí nhân công 36
Bảng 1 6 Chi phí trang thiết bị 38
Bảng 1 7 So sánh các trang web phần mềm quản lý cửa hàng 41
Bảng 1 8: Tổng chi phí phần mềm và phần cứng 56
Y Bảng 2 1 Chi phí dụng cụ và trang thiết bị 63
Bảng 2 2 Chi phí trang thiết bị khác 65
Bảng 2 3 Chi phí mặt bằng, nội thất & đăng ký giấy phép kinh doanh 65
Bảng 2 5 Chi phí lương nhân viên 66
Bảng 2 6 Chi phí quảng cáo Marketing 66
Bảng 2 7 Chi phí điện nước 67
Bảng 2 8 Kế hoạch đầu tư 67
Bảng 2 9 Kế hoạch trả nợ 68
Bảng 2 10 Bảng giá các loại quần áo 68
Bảng 2 11 Bảng doanh thu của shop 69
Bảng 2 12 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 70
Bảng 2 13 hoạch định dự án 72
Bảng 2 14 Bảng thu hồi vốn 72
Bảng 2 15 Chi phí dụng cụ và trang thiết bị 72
Bảng 2 17 Chi phí mặt bằng, nội thất & đăng ký giấy phép kinh doanh 74
Bảng 2 19 Chi phí lương nhân viên 74
Bảng 2 20 Chi phí điện nước 75 Bảng 2 21 Chi phí khoản kế hoạch đầu tư 76 Bảng 2 22 Kế hoạch tả nợ 76
Hình 1 1 Sơ đồ mô hình kinh doanh trước khi áp dụng hệ thống thông tin 19
Hình 1 2 Mô hình kinh doanh sau khi hệ thống thông tin 19
Hình 1 3 Cấu trúc phân rã công việc 23
Hình 1 5 Phần mềm KiotViet Hình 1 6 Giao diện quản lý bán hàng 45
Hình 1 7 Giao diện quản lý nhập hàng 46
Hình 1 8 Giao diện sổ quỹ 47
Hình 1 9 Giao diện quản lí nhân viên 48
Hình 1 10 Giao diện quản lý khách hàng 48
Hình 1 11 Giao dịch lịch sử giao hàng 49
Hình 1 12 Giao diện báo cáo bán hàng 49
Hình 2 1 Doanh thu nghiên cứu và cơ cấu doanh thu thị trường thời trang 62
Hình 2 2 Doanh thu trung bình trên một khách hàng của các sản phẩm thời trang Việt Nam 2017 - 2021f 63
Hình 2 3 Thị phần các doanh nghiệp quần áo và giày dép Việt Nam 63
Hình 3 1 Sơ đồ quy trình trước khi áp dụng hệ thống thông tin (lucid.app) 82
Hình 3 2 Sơ đồ DFD trước khi ứng dụng hệ thống thông tin (lucid.app) 82
Hình 3 3 Sơ đồ quy trình sau khi áp dụng hệ thống thông tin 84
Hình 3 4 Sơ đồ DFD sau khi ứng dụng hệ thống thông tin 85
CHƯƠNG 1: DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH CỬA HÀNG QUẦN ÁO
1.1 BẢN TUYÊN BỐ DỰ ÁN (PROJECT CHARTER)
1.1.1.1 Khái quát về cửa hàng quần áo trước khi ứng dụng hệ thống thông tin
Nếu không có sự can thiệt của hệ thống thì hoạt động diễn ra khá là bình thường và đơn giản Nó không theo đúng quy trình mà công việc bị rối loạn không có trình tự Không quản lí chặt chẽ và kiểm soát được soát lượng hàng bán ra và nhập vào Việc quản lí bằng thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian và gặp nhiều trường hợp rủi ro có thể gây tổn thất với chính chủ cửa hàng Quản lí một cách lỏng lẽo thay vì đó hiện nay chúng ta đã tiếp cận được với một số phương pháp và ứng dụng vào trong việc quản lí cửa hàng nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận thông qua việc kết hợp với dự án hệ thống thông tin.
Bao gồm các đối tượng: Chủ cửa hàng, nhân viên và khách hàng.
Một người sáng lập và quản lí toàn bộ hoạt động của cửa hàng Chủ yếu thường là tìm kiếm những nguồn hàng từ mọi nơi vận chuyển về cửa hàng để bán. Đa phần sẽ đi khắp nơi, lựa chọn những mặt hàng rẻ và tốt mang về bán cho khách hàng nhưng đảm bảo được chất lượng sản phẩm Việc làm này khá là cực nhọc vì phải thường xuyên di chuyển ngòai trời Một cái khó khăn nữa là tự mình giải quyết sổ sách số lượng nhập hàng và bán ra trong một khoảng thời gian Công việc quá nhiều, đôi khi ccos một số rủi ro làm cho cửa hàng mất mát và dẫn đến tổn thất với chủ shop.
Tham gia vào việc bán hàng, tư vấn cho khách hàng và sắp xếp quần áo lên sào hoặc kệ và có thể thu tiền giúp chủ shop.
Tham gia mua sắm tại cửa hàng, có thể hưởng một số chương trình ưu đãi vào các dịp lễ tết và thanh toán tiền đồ cho cửa hàng.
Mục tiêu của dự án xây dựng hệ thống thông tin.
Về hiệu quả: Khi ứng dụng hệ thống thông tin vào cửa hàng ta sẽ thấy được quản lý một cách hiệu quả làm tăng doanh số và lợi nhuận bên cạnh đó giải quyết vấn đề nhanh chóng giúp khách hàng cảm thấy hài lòng hơn và một trong những điểm nổi bật là kết nối khách hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng thông qua website
Về chi phí: Phần mềm quản lí sẽ hỗ trợ lưu trữ mọi thông tin về khách hàng như hóa đơn, thông tin sản phẩm và số điện thoại nhằm tích điểm để khi đủ điểm thì sẽ có cơ hội nhận được phần quà hoặc giảm giá cho lần mua sau Điều này sẽ giúp mọi việc trở nên nhanh chóng, hiệu quả và mang tính chất chính xác cao hơn việc quản lý thủ công như trước đây.
Mô hình SDLD phát triển hệ thống thông tin
Nâng cao hiệu quả về việc ứng dụng hệ thống thông tin vào quản lí chúng ta cần thiết lập một bản kế hoạch cụ thể và chi tiết với phương pháp SDLC ta sẽ nắm rõ các làm thế nào để phát triển, duy trì, thay đổi hoặc nâng cấp phần mềm mà ta đã ứng dụng Đảm bảo được tính đồng bộ thống nhất giữa nhân viên và chủ cửa hàng chúng ta cần xác định thật kỹ các yêu cầu của từng bước.
Bước 1 – Phân tích sơ bộ
Câu hỏi đặt ra: Lợi ích của việc thiết lập phần mềm hệ thống thông tin vào trong việc xây dựng quản lí cửa hàng và có nhiều rủi ro khi sử dụng hay không?
Nhằm thực hiện tốt công tác dự án chúng tôi đã tiến hành bàn bạc kĩ lưỡng và tham khảo nhiều ý kiến của tất cả mọi người Tham quan một số của hàng đã áp dụng công nghệ này vào trong quá trình kinh doanh của họ, xem thực sự có hiệu quả hay không Nếu như đem lại hiệu quả tốt thì chúng tôi sẽ triển khai và lập ra kế hoạch để thực hiện.
Một trong những điều đáng quan tâm nhất là cần một phần mềm hỗ trợ kiểm soát cũng như quản lí tốt các yêu cầu được đặt ra : thông tin khách hàng, nhân viên bán hàng, các số kiệu thống kê về sổ sách, đơn nhập, xuất kho,… Chúng tôi cũng sẽ thiếp lập một trang web hoặc là fanpage trên faceboook để cung cấp những hình ảnh, thông tin và giá cả về sản phẩm để cho khách hàng có thể tham khảo trước khi đến cửa hàng Trên đó chúng tôi cũng sẽ tạo ra những đợt tri ân vào những dịp lễ tế để cho tất cả mọi người nhìn thấy họ cũng biết và đến cửa hàng nhiều hơn Nos cụng tiện dụng hơn là sẽ có nhân viên tư vấn hỗ trợ mua online dành cho khách hàng ở xa cửa hàng cũng có thể mua được sản phẩm bên cửa hàng.
Bước 2 - Phân tích hệ thống
Câu hỏi đặt ra: Xác định mục tiêu của dự án rõ ràng để tạo thành các chức năng chính trong hệ thống.
Xem xét kỹ các yếu tố tiến hành đề xuất cải tiến hệ thống Tìm hiểu như cầu của khách hàng và đưa ra những sự lựa chọn tốt nhất đến họ.
Cần đảm bảo rằng các chức năng quản lý có thể mang đến thông tin một cách rõ ràng mang độ chính xác cao như thông tin về sản phẩm Quẩn lí việc thu chi xuất nhập hàng trong việc kinh Doanh.
Cuối cùng sau khi xem xét tính khả thi về mặt về mặt kỹ thuật có đáp ứng đủ các yêu cầu, trang thiết bị như máy tính, máy in, máy quẹt thẻ,….
Bước 3 - Phân tích yêu cầu
Câu hỏi đặt ra: Mô tả cụ thể các chức năng và hoạt động của hệ thống quản lý cũng như website, bao gồm bố cục màn hình, các quy tắt và sơ đồ quá trình thực hiện.
Giao diện: Hệ thống phải đạt được yêu cầu như giao diện dễ nhìn, thông tin rõ ràng mạch lạc và dễ dàng sử dụng, có ngôn ngữ Tiếng Việt.
Chức năng: là mọi người có thể tiềm kiếm trang web hoặc fanbpage của cửa hàng một cách dễ dàng và nó phải phổ biến trong trong web tạo nên sự tin tưởng của khách hàng Phần mềm phải đáp ứng được nhu cầu quản lý từ xa của quản lý cấp cao và chấp nhận nhiều người dùng có thể truy cập cùng một lúc dễ dễ dàng phục vụ cho công việc quản lý diễn ra nhanh chóng hơn Đối với các máy tính, máy in tại cửa hàng thì phải thiết lập phần mềm tính tiền các sản phẩm và in hóa đơn cho khách hàng.
Hơn thế phần mềm đảm được việc nhập/ xuất dữ liệu các báo cáo thu chi, thống kê được lượng khách, lượng sản phẩm và đối chiếu sau khi kiểm kệ lại lượng hàng tồn kho.
CONCLUSION
Đây là một dự án không quá lớn nhưng cũng thể hiện đầy đủ các yếu tố của một doanh nghiệp, hoặc cửa hàng cần thiết để vận hành và phát triển Qua phân tích đánh giá của hệ thống thông tin ứng dụng có thể nhận thấy trên doanh thu dự đoán qua các năm của shop quần áo Jina tăng đáng kể so với trước kia Chi phí hoạt động hàng năm đã cho cho thấy năm đầu tiên của dự án đã mang về lợi nhuận cho shop Sang đến các năm tiếp theo số lượng khách hàng thân thiết ngày một tăng
Khi ứng dụng hệ thống thông tin vào shop, kết quả cho thấy đã quản lý một cách hiệu quả làm tăng doanh số và lợi nhuận bên cạnh đó giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng giúp khách hàng cảm thấy hài lòng hơn Thu hút lượt khách hàng đến với shop tăng lên rất nhiều so với trước nên doanh thu sau khi ứng dụng hệ thống thông tin sẽ cao hơn rất nhiều so với trước khi ứng dụng hệ thống thông tin Ứng dụng hệ thống thông tin vào quản lý shop quần áo là một phương án tốt, hiện được rất nhiều người tin tưởng lựa chọn Đối với các shop quần áo chưa có nhiều kinh nghiệm thì đây chính là một giải pháp tốt và cực kỳ hiệu quả, giúp tiết kiệm, thu hút khách hàng và nâng cao chất lượng kinh doanh.
Tuy nhiên, sự cạnh tranh về việc thu hút khách hàng là một điều khó tránh khỏi và không hề dễ dàng đối Do đó, cách duy nhất để đứng vững trên thị trường quá đông đúc như hiện nay là không ngừng quan tâm đến nhu cầu của khách hàng và sẵn sàng lên một chiến lược kinh doanh đúng với đối tượng khách hàng tiềm năng từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG KINH DOANH
3.1 MÔ TẢ QUY TRÌNH TRƯỚC KHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN (BẰNG LƯU ĐỒ)
Khi khách hàng muốn mua quần áo, khách hàng sẽ đến trực tiếp cửa hàng để được nhân viên tư vấn hoặc tự lựa chọn theo ý thích Số lượng sản phẩm cũng như mẫu mã do khách hàng tự cập nhật bằng việc tham quan cửa hàng hoặc do nhân viên tư vấn.
Khi lựa chọn và mặc thử xong, khách hàng sẽ thanh toán tại quầy thu ngân, nhân viên sẽ kiểm tra số lượng, mẫu mã, kích cỡ dựa trên sổ sách Nhận tiền thanh toán, thối lại tiền thừa cũng như lưu giữ thông tin khách hàng cũng sẽ được ghi chép thủ công trên sổ sách
Biên lai cũng được ghi chép thủ công ra 2 bản, 1 bản cửa hàng lưu giữ 1 bản khách hàng lưu giữ
Về việc lưu giữ thông tin khách hàng để tích điểm phục vụ việc giảm giá hay đổi quà sẽ gồm:
2 Số điện thoại khách hàng
Tuyển dụng cũng như quản lý nhân viên sẽ do quản lý cửa hàng ghi chép vào sổ sách quản lý nhân viên và báo cáo với chủ cửa hàng
Kiểm kê hàng xuất-nhập kho cũng như hàng tồn kho sẽ do nhân viên quản lý cửa hàng đảm nhận
Tổng kết vốn đầu tư, doanh thu và lợi nhuận sẽ do nhân viên kế toán (thu ngân) ghi chép, tính toán và báo cáo với chủ cửa hàng vào cuối tháng, và tất nhiên là đều bằng thủ công. a) Sơ đồ quy trình
Hình 3 1 Sơ đồ quy trình trước khi áp dụng hệ thống thông tin (lucid.app) b) Sơ đồ DFD
Hình 3 2 Sơ đồ DFD trước khi ứng dụng hệ thống thông tin (lucid.app)
3.2 MÔ TẢ QUY TRÌNH SAU KHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN ( BẰNG LƯU ĐỒ)
Trước khi ứng dụng hệ thống thông tin, việc lựa chọn sản phẩm, thanh toán cũng như báo cáo tài chính doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn do mọi thứ đều được thực hiện thủ công
Sau khi ứng dụng hệ thống thông tin, tất cả quá trình trên đều được khắc phục.
Khách hàng muốn mua sản phẩm sẽ có 2 cách
Cách thứ nhất : Khách hàng truy cập vào hệ thống thông tin của cửa hàng, được nhân viên tư vấn online hoặc tự lựa chọn Thông tin sản phẩm sẽ được cập nhật trên hệ thống Khách hàng lựa chọn sản phẩm xong sẽ thanh toán thông qua internet banking ( hoặc các dịch vụ thanh toán di động nếu cửa hàng có cung cấp ) hoặc thanh toán tiền mặt khi nhận hàng Biên lai được gửi qua tin nhắn dựa vào số điện thoại đặt hàng hoặc được đính kèm theo sản phẩm khi vận chuyển.
Cách thứ hai : Khách hàng đến trực tiếp cửa hàng, được nhân viên tư vấn hoặc tự lựa chọn và khách hàng đều được tham khảo sản phẩm khi tự truy cập hệ thống thông tin cửa hàng hoặc được cung cấp mã QR dẫn đến hệ thống thông tin cửa hàng Khách hàng lựa chọn sản phẩm vừa ý xong sẽ thanh toán tại quầy thu ngân thông qua thanh toán tiền mặt hoặc internet banking ( hoặc các dịch vụ thanh toán di động nếu cửa hàng có cung cấp ) qua mã QR chứa thông tin thanh toán của cửa hàng Nhân viên nhận tiền thanh toán sẽ cập nhật lên hệ thống tài chính của cửa hàng Biên lai đươc đưa lại cho khách hàng
Khách hàng muốn lưu giữ thông tin để tích điểm phục vụ việc giảm giá hay đổi quà sẽ truy cập mã QR do cửa hàng cung cấp và điền vào form thông tin khách hàng gồm:
2 Số điện thoại khách hàng
Sau khi điền thông tin khách hàng sẽ được cung cấp 1 mã QR cá nhân, những lần mua hàng sau chỉ cần quét mã sẽ được cập nhật lên hệ thống để tích điểm
Sẽ có thêm 2 vị trí : nhân viên quản lý nhân sự để tuyển dụng và quản lý nhân viên, nhân viên quản lý kho hàng sẽ kiểm kê kho hàng Cả 2 vị trí này sẽ báo cáo dữ liệu cho nhân viên quản lý cửa hàng để cập nhật lên hệ thống thông tin.
Nhân viên kế toán cập nhật thông tin bán hàng mỗi ngày và lập báo cáo tài chính cuối tháng thông qua hệ thống thông tin cửa hàng a) Sơ đồ quy trình
Hình 3 3 Sơ đồ quy trình sau khi áp dụng hệ thống thông tin b) Sơ đồ DFD
Hình 3 4 Sơ đồ DFD sau khi ứng dụng hệ thống thông tin
3.1 SO SÁNH QUY TRÌNH TRƯỚC VÀ SAU KHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
Qua phân tích thì hiệu suất của quy trình trước và sau khi ứng dụng hệ thống thông tin vào kinh doanh bán hàng quần áo có sự thay đổi rõ rệt chỉ có số lượng quy trình quản lý là không thay đổi.
Bảng 3 1 So sánh hai quy trình trước và sau khi áp dụng hệ thống
Trước khi áp d ng hụ ệ thôống thông 琀椀n
Sau khi áp d ng hụ ệ thôống thông 琀椀n
Quy trinh -Ghi chép th cốngủ
-Thẽo dõi qua s sáchổ -L u gi trên h thốốngư ữ ệ
Th i gianờ -Mâốt nhiêầu th i gian doờ th c hi n th cốngự ệ ủ
-Tiêốt ki m th i gian đángệ ờ kể Đ chu n xácộ â -Khống cao, dêỹ sai xót -Cao h n do máy mócơ th c hi nự ệ a) Hình thức quản lý
Trước khi triển khai hệ thống thông tin: Quản lý các thông tin dựa trên sổ sách
Sau khi triển khai hệ thống thông tin: Quản lý các thông tin dựa trên phần mềm hệ thống và báo cáo tháng
