KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THÁI BÌNH Ngành: Kế Toán – Kiểm Toán Mã số: 7340301 VÕ THỊ HOÀI AN
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP
1.1.1 Khái niệm xuất khẩu trực tiếp
Theo điều 28, khoản 1 luật Thương Mại 2005: “Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa ra khỏi Lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của Pháp luật”
Xuất khẩu trực tiếp là hình thức xuất khẩu được thực hiện trực tiếp giữa hai bên mua bán hàng hóa ký kết hợp đồng ngoại thương với nhau Bên bán tự đứng tên, tự chịu trách nhiệm cho việc đàm phán, thiết lập hợp đồng, hoạt động tiếp thị, bán hàng, giao dịch với hậu cần và thanh toán quốc tế, doanh nghiệp phải kiểm soát mọi giao dịch xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ do chính Doanh nghiệp sản xuất ra hoặc thu mua từ các đơn vị sản xuất khác trong nước đến các khách hàng nước ngoài
1.1.2 Đặc điểm xuất khẩu trực tiếp
Các đặc điểm của xuất khẩu trực tiếp bao gồm: Tăng tính cạnh tranh xuất khẩu trực tiếp giúp doanh nghiệp có tính cạnh tranh cao trên thị trường quốc tế, vì điều này sẽ giảm thiểu chi phí và thời gian làm việc với các đối tác nước ngoài
Tự quản lý chất lượng sản phẩm: với việc tự sản xuất, đóng gói, kiểm tra doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát được chất lượng sản phẩm chặt chẽ hơn, đảm bảo sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng của thị trường quốc tế Tối đa hóa lợi nhuận bằng cách tiếp cận trực tiếp với nhiều đối tác nước ngoài, doanh nghiệp có thể giảm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận từ việc xuất khẩu trực tiếp
Uy tín: Xuất khẩu trực tiếp giúp doanh nghiệp xây dựng được uy tín thương hiệu và nâng cao hình ảnh của mình trên thị trường quốc tế, bởi vì nó cho phép Doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ trực tiếp với đối tác và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh
1.1.3 Mục tiêu xuất khẩu trực tiếp Đối với doanh nghiệp: Thúc đẩy việc tăng trưởng kinh doanh bằng cách trực tiếp tiếp cận thị trường quốc tế và tận dụng lợi thế cạnh tranh của Doanh nghiệp, ngoài ra, Doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí, tăng tính linh hoạt trong quy trình vận chuyển, đảm bảo chất lượng sản phẩm khi sản phẩm đến nước đối tác Đối với nhà nước: Mục tiêu của xuất khẩu trực tiếp hướng tới gia tăng xuất khẩu và thặng dư thương mại bền vững Việc phát triển xuất khẩu trực tiếp cũng giúp tăng cường nguồn lực, kỹ năng và công nghệ sản xuất trong nước, khai thác hiệu quả các cơ hội mở cửa thị trường từ các cam kết hội nhập kinh tế quốc tế trong các Hiệp định thương mại tự do để đẩy mạnh xuất khẩu vào các thị trường lớn như EU, Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, ASEAN cùng với đó, hoàn thiện thể chế, tăng cường quản lý nhà nước trong tổ chức hoạt động xuất khẩu nhằm tạo lợi nhuận thương mại
1.1.4 Quy trình xuất khẩu trực tiếp
Quy trình xuất khẩu Đàm phán và ký kết hợp đồng
Xin giấy phép xuất khẩu
Thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Thực hiện bước đầu khâu thanh toán
Tổng hợp bộ chứng từ gửi
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu
Chuẩn bị hàng xuất, đóng hàng
Theo (Trai, 2020), Sơ đồ 1.1: Quy trình xuất khẩu trực tiếp chi tiết được thể hiện như trên Để có thể xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, các doanh nghiệp cần phải tuân thủ đúng quy trình cụ thể Quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm nhiều bước và có quan hệ chặt chẽ với nhau, một quy trình xuất khẩu hàng hóa thông thường gồm những bước chi tiết sau Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương Đàm phán: Được coi là khâu quan trọng nhất quyết định đến lợi nhuận của công ty, để quy trình đàm phán đạt hiệu quả tốt đòi hỏi cán bộ nghiệp vụ phải nắm chắc những kiến thức về hàng hóa, thị trường, khách hàng, kinh tế, văn hóa, chính trị, pháp luật của nước khách hàng Tại Việt Nam, đàm phán thương mại thường được Doanh Nghiệp sử dụng phổ biến là: Đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại
Ký kết hợp đồng: Để thực hiện được những quy trình sau thì ký kết hợp đồng là bước quyết định doanh nghiệp cần chuẩn bị bao nhiêu lô hàng, số lượng hàng, dự toán ngày hàng đi, ngày hàng đến, quyết định những thủ tục liên quan khác
Xin giấy phép xuất khẩu
Giấy phép Xuất khẩu: Là một chứng minh tính hợp pháp, cho phép các hàng hóa dịch vụ trong nước có thể đem trao đổi buôn bán với các nước khác Giấy phép xuất nhập khẩu là một văn bản liên quan đến một hàng hóa nào đó đạt tiêu chuẩn có thể xuất hoặc nhập khẩu theo nhiều con đường và các phương tiện vận chuyển khác nhau
Thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Sau khi hoàn thành những bước trên, Doanh nghiệp bắt đầu lên kế hoạch những phương án xuất khẩu hàng hóa phù hợp nhất, phương thức thanh toán, incoterms, giá hàng hóa, giá xuất khẩu
Thực hiện bước đầu khâu thanh toán
Bước này theo thực tế có thể thấy sẽ là bước quan trọng nhất Ở các doanh
Sơ đồ 1.1: Quy Trình Xuất khẩu trực tiếp nghiệp Việt Nam thường nhận thanh toán 30% mới chắc chắn để làm hàng Tuy nhiên tùy vào mối quan hệ của 2 bên và độ tin tưởng thì mức thanh toán trước có thể thay đổi Nếu trong trường hợp dùng phương thức thanh toán L/C thì bước này có thể bỏ qua vì có Ngân hàng đảm bảo
Book tàu: Liên hệ hãng tàu/ ủy thác thuê tàu, đặt booking chuẩn bị container để đóng hàng xuất, ngày tàu chạy, ngày tàu đến Sau khi có booking liên hệ nhà kéo container, sắp xếp lịch kéo container về đóng hàng
Chuẩn bị hàng xuất, đóng hàng: Doanh nghiệp phải tiến hành chuẩn bị hàng, tiến hành thu gom hàng, đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẻ ký mã hiệu hàng hóa Việc tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng trong quá trình chuẩn bị hàng hóa, vì hàng hóa đóng gói trong quá trình vận chuyển và bảo quản Muốn làm tốt công việc đóng gói bao bì thì cần phải nắm vững được yêu cầu loại bao bì đóng gói cho phù hợp và theo đúng quy định trong hợp đồng, đồng thời có hiệu quả kinh tế cao Nhằm thực hiện theo đúng thời gian hợp đồng xuất khẩu hàng hóa đã ký kết
Lập invoive – Packing list: Sau khi đã đóng container xong sẽ thực hiện bước Lập invoice – Packing list
Khai báo hải quan: Đây là quy trình bắt buộc đối với bất kỳ loại hàng hóa nào, được tiến hành 3 bước Nếu lô hàng không có vấn đề gì thì vào luồng xanh, ngược lại Nếu vào diện bị kiểm tra thì có thể vào luồng vàng hoặc luồng đỏ Doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai đầy đủ về hàng hóa một cách trung thực và chính xác lên một tờ khai để cơ quan kiểm tra, Nội dung bao gồm: Loại hàng, số lượng hàng, giá trị hàng hóa, phương tiện hàng hóa, nước nhập khẩu tờ khai hải quan được xuất trình cùng một số giấy tờ khác Thực hiện các quyết định của hải quan: Đây là công việc cuối cùng trong quá trình hoàn thành thủ tục hải quan
Gửi SI/VGM hãng tàu nhận Bill of Lading: Sau khi hàng đi, gửi mail thông tin SI/VGM cho hãng tàu để bên hãng tàu có thể làm Bill of Lading cho doanh nghiệp xuất khẩu
TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 1 “Kiểm soát nội bộ là quy trình do ban quản trị, ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc, đảm bảo độ tin cậy của Báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”
1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ
Theo báo cáo (COSO, 2013) 2 nhóm 3 mục tiêu chính doanh nghiệp hướng tới
“Nhóm mục tiêu về hoạt động: Được thể hiện thông qua sự hoạt động hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực nội bộ như nhân lực, vật lực và tài lực
Nhóm mục tiêu về báo cáo: Gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong doanh nghiệp sử dụng Mục tiêu đảm bảo tính trung thực, hợp lý và đáng tin cậy của báo cáo đơn vị đã cung cấp
Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Tuân thủ pháp luật và các quy định, cụ thể là các quy định pháp luật ban hành và quy định của doanh nghiệp.”
1.2.3 Nguyên tắc hoạt động kiểm soát nội bộ
Hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện dựa trên các nguyên tắc theo quy định tại Điều 5 Thông tư 06/2020/TT-NHNN, cụ thể như sau:
“Đảm bảo tính khách quan, tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước, quy định nội bộ của đơn vị; phù hợp quy mô, tính chất, đặc thù hoạt động của đơn vị
Thực hiện theo chương trình, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát được Thủ trưởng đơn vị phê duyệt và hướng dẫn nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước
1 “ Ban hàng ngày 06 tháng 12 năm 2012 theo thông tư số 214/2012/TT-BTC về hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam của Bộ Tài Chính”
2 COSO là chữ viết tắt của "Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission", tức Ủy ban Tài trợ của các Tổ chức của Ủy ban Treadway COSO được thành lập vào năm 1985 để cải thiện quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ trong các tổ chức Ưu tiên nguồn lực, thời gian thực hiện kiểm tra, kiểm soát, giám sát đối với những hoạt động, nghiệp vụ trọng yếu hoặc có rủi ro cao.”
1.2.4 Vai trò của kiểm soát nội bộ
Theo (Tô Thị Phương Dung, 2022) vai trò của KSNB là “Giảm thiểu nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông Lập báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp luật có liên quan.”
1.2.5 Các thành phần cấu thành của kiểm soát nội bộ
Theo báo cáo (COSO, 2013), hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành từ năm bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông và Giám sát
Theo báo cáo (COSO, 2013), môi trường kiểm soát được thiết lập lại thành 5 nguyên tắc sau:
“Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện được cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức Văn hóa tổ chức bao gồm các quy định, các chuẩn mực đạo đức về cách thức ứng xử, cách thức truyền đạt Tính chính trực và hành vi đạo đức là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát, nó tác động tới việc thiết kế và vận hành, thực hiện và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp
Nhà quản lý là người đặt ra các chuẩn mực trong doanh nghiệp vì thế đòi hỏi các nhà quản lý cần phải là tấm gương sáng cho nhân viên trong đơn vị tuân thủ các nguyên tắc đã đặt ra bên cạnh đó việc dung hòa lợi ích giữa nhà quản lý, nhân viên cấp dưới và cộng đồng cũng cần được chú trọng Tuy nhiên sự hữu hiệu của hệ thống Kiểm soát nội bộ không chỉ tạo bởi tính trung thực và giá trị đạo đức của nhà quản lý mà là của toàn thể nhân viên trong đơn vị do đó nhà quản lý cũng cần chú ý tới các vấn đề để giảm thiểu những trường hợp không mong muốn có thể xảy ra:
Loại trừ hay giảm thiếu áp lực hay cơ hội phát sinh gian lận Xây dựng các hướng dẫn về chuẩn mực đạo đức bằng cách truyền đạt thông qua một văn bản Quy tắc ứng xử hay tổ chức các buổi tập huấn trong nội bộ doanh nghiệp Thường xuyên khen thưởng và nêu gương những tấm gương tiêu biểu trong doanh nghiệp
Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị (HĐQT) chứng minh được sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB
Hội đồng quản trị cần đảm bảo sự độc lập đối với Ban điều hành (các nhà quản lý trực tiếp) để đảm bảo sự hữu hiệu của hệ thống Kiểm soát nội bộ Những thành viên trong Hội đồng quản trị cần đảm bảo về kinh nghiệm và năng lực chuyên môn
Hội đồng quản trị phải thực hiện kiểm tra, giám sát đối với việc thiết kế và tính hiệu quả của hệ thống Kiểm soát nội bộ Đồng thời giám sát việc đánh giá rủi ro từ các nhà quản lý để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp bao gồm rủi ro xuất phát từ trong doanh nghiệp cho tới môi trường bên ngoài: Rủi ro gian lận, rủi ro người quản lý khống chế hệ thống Kiểm soát nội bộ
Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THÁI BÌNH
2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Được thành lập vào ngày 06/10/1992 đến nay với tên gọi là công ty TNHH Thái Bình Với gần hơn 30 năm không ngừng nỗ lực hoạt động, TBS đã khẳng định vị thế là một doanh nghiệp sản xuất tầm cỡ với những đối tác lớn như Skechers, Decathlon, Wolverine trong ngành giày hay Coach, Lancaster, Tory Burch trong ngành túi xách, và Damco, APL, DHL, hay Geodis trong lĩnh vực logistics Trong xu hướng quốc tế hóa và mở rộng việc sản xuất, xét thấy việc chuyển đổi từ mô hình công ty TNHH sang mô hình công ty cổ phần có những thuận lợi và những yếu tố giúp cho việc mở rộng quy mô sản xuất và xuất khẩu ngày càng hiệu quả hơn theo hình thức công ty mẹ, công ty con Do vậy, đến tháng 6/2005, Hội đồng quản trị đã quyết định chuyển đổi hình thức kinh doanh TNHH sang mô hình Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình, các thủ tục pháp lý và hành chính đã được hoàn tất vào ngày 31/7/2005 Hội đồng quản trị đã thông báo: Công ty giày Thái Bình đã chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 1/8/2005
Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty được thể hiện bằng hình 2.1: Lĩnh vực hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình Công ty tập trung đầu tư và phát triển 6 ngành trụ cột chính sau:
(Nguồn: http://tbsgroup.vn/linh-vuc-hoat-dong/)
Hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình đã góp phần vào công cuộc đổi mới đất nước, tăng giá trị xuất khẩu, đem ngoại tệ về cho quốc gia Tạo hơn 12000 công việc cho người lao động, góp phần giảm áp lực cho đất nước trong việc giải quyết việc làm
Sứ mệnh và Tầm nhìn: Bằng khát vọng, ý chí quyết tâm Năm 2025, TBS sẽ vươn mình phát triển lớn mạnh thành công ty đầu tư đa ngành uy tín tại Việt Nam và trong khu vực, mang đẳng cấp quốc tế, thể hiện tầm vóc trí tuệ và niềm tự hào Việt Nam trên trên thế giới
Cải tiến liên tục: Văn hóa và động lực để phát triển
Hợp tác: Sẵn sàng hợp tác trên tinh thần đôi bên cùng phát triển
Tôn trọng: Luôn tôn trọng khách hàng, nhân viên và đối tác
Chăm sóc: Chăm sóc khách hàng luôn là mối quan tâm hàng đầu
Trách nhiệm: Luôn có trách nhiệm với những dịch vụ mình cung cấp
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty
2.1.2.1 Sơ đồ bộ máy công ty
Cơ cấu nhân sự của các phòng ban như sau:
Hình 2.1: Lĩnh vực hoạt động của Công ty
Theo thống kê của phòng nhân sự, lao động nữ luôn chiếm số lượng ưu thế, cụ thể năm 2021 lao động nữ chiếm hơn 62%
Dựa theo nhu cầu tuyển dụng của TBS cho thấy, trình độ của nhân viên TBS tại các phòng ban có 2 năm kinh nghiệm trở lên làm việc tại các vị trí tương đương Ngoài ra TBS luôn chú trọng việc đào tạo nguồn nhân lực của mình qua các việc bồi dưỡng thêm các lớp đào tạo nghiệp vụ, và trau dồi tiếng anh
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình) 2.1.2.2 Mô tả nhiệm vụ các phòng ban
Hiện nay, Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình được chia thành 7 phòng ban chính như sau:
Phòng Kinh doanh và tiếp thị
Nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược tiếp thị, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, quản lý hoạt động bán hàng Đại hội cổ đông
Kinh doanh và tiếp thị
Phòng nghiên cứu và phát triển
Tổng giám đốc Hội đồng quản trị
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy công ty
Phòng Nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D)
Nghiên cứu và phân tích thị trường, thiết kế và phát triển sản phẩm, quản lý quy trình phát triển của sản phẩm, phân tích thị trường, thiết kế, kiểm tra, thử nghiệm và sản xuất sản phẩm
Lên kế hoạch sản xuất, quản lý vật liệu và nguyên liệu sản xuất, quản lý thiết bị, máy móc, nhân lực sản xuất
Tuyển dụng và tuyển chọn, quản lý nhân viên, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý tiền lương và phúc lợi
Phòng xuất nhập khẩu Điều hành các hoạt động xuất nhập khẩu, quản lý các hợp đồng xuất nhập khẩu, quản lý Vận chuyển
Phòng thu mua (Purchasing Department):
Phân tích thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả và điều kiện hợp đồng, quản lý quá trình mua hàng
Phòng Tài chính kế toán:
Quản lý và theo dõi tài chính, xử lý giao dịch tài chính, lập báo cáo tài chính
2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh xuất khẩu trực tiếp của công ty
Trong gần 25 năm hoạt động, lĩnh vực Sản xuất của TBS đã đạt được nhiều thành tựu nhờ vào quy mô sản xuất thành phẩm lớn ở Việt Nam với nhiều nhãn hàng về giày và túi xách
Da giày: Với chiến lược sản phẩm là tập trung chuyên biệt dòng sản phẩm giày casual, waterproof, work shoes, injection và giày thể thao các loại
Túi xách: Các dòng sản phẩm chính túi xách cao cấp cho nữ, túi xách nam, ví nam nữ, ba lô, túi du lịch
Sản phẩm của TBS mang lợi thế cạnh tranh như năng lực sản xuất quy mô lớn:
Sở hữu dây chuyền sản xuất khép kín, chuyên nghiệp, công nghệ cao Có hơn 25 năm kinh nghiệm trong ngành, năng lực tiêu chuẩn quốc tế, là đối tác quen thuộc của nhiều thương hiệu lớn trên thế giới như: Skechers, Decathlon và Wolverine
2.1.3.2 Đặc điểm điều kiện giao hàng Điều kiện giao hàng được chọn dựa vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, định vị thị trường, mức độ cạnh tranh, các yêu cầu về quản lý rủi ro và các chi phí liên quan đến vận chuyển hàng hóa TBS lựa chọn điều kiện giao hàng CIF cho đa số các đơn hàng xuất khẩu
Theo (Incoterms, 2020) “CIF là cụm từ viết tắt của Cost, Insurance and Freight, có nghĩa là tiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí liên quan tới việc vận chuyển hàng hóa từ người bán sang người mua, giữa nước này và nước khác theo tiêu chuẩn Incoterms do Phòng Thương Mại Quốc Tế (ICC) công bố, phía người bán sẽ chịu trách nhiệm thông quan hàng hóa tại phía cảng đi, xếp dỡ hàng hóa lên tàu và chi trả cước phí, tiền bảo hiểm tối thiểu cho đến khi hàng hóa cập bến cảng đến Mặc dù phía người bán sẽ chi trả các chi phí, tiền bảo hiểm liên quan tới quá trình vận chuyển”
2.1.3.3 Đặc điểm thị trường tiêu thụ
Theo nguồn thông tin (Tổng quan về ngành giày dép Việt Nam trong năm
2022) từ Bộ Công Thương Việt Nam là nhà sản xuất giày dép lớn thứ ba ở Châu á, và thứ 4 trên thế giới Điều này cho thấy Thị Trường tiêu thụ cho các doanh nghiệp xuất khẩu trực tiếp như TBS rất đa dạng Sản phẩm giày dép của Việt Nam nói chung và TBS nói riêng có các thị trường xuất khẩu chính: Nhật Bản, EU, Hoa kỳ và Trung quốc Đặc điểm của một số thị trường này như sau:
Thị Trường Trung Quốc: Là điểm sáng trong bối cảnh chung của thị trường xuất khẩu đối với mặt hàng da giày xuất khẩu của Việt Nam Cụ thể, theo (Bộ Công Thương, 2022) kim ngạch xuất khẩu giày dép sang thị trường Trung Quốc năm 2022 đạt 1,23 tỷ USD, tăng 1,17% so với cùng kỳ năm 2021, chiếm tỷ trọng 2,98% trong tổng hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam
Kế toán xuất nhập khẩu
Các thống kê xí nghiệp
Kế toán công nợ thu
Kế toán công nợ trả
Kế toán giá thành xuất sản
Các thống kê chi nhánh
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
Thị trường Hoa kỳ: Hoa kỳ là thị trường xuất khẩu đầu tiên của Việt Nam đến nay là đối tác thương mại lớn thứ 2 của Việt Nam Theo thống kê của Tổng Cục Hải quan của Việt Nam, xuất khẩu của Việt Nam sang Hoa Kỳ trong năm 2022 đạt 109.4 tỷ USD Giày dép các loại đạt hơn 10 tỷ USD, Túi xách hơn 2 tỷ USD Tuy nhiên chính sách tài chính tiền tệ của Hoa Kỳ trong thời gian vừa qua theo hướng kiềm chế lạm phát cũng ảnh hưởng ảnh hưởng tới việc xuất khẩu của Việt Nam sang Hoa Kỳ
Thị Trường EU: EU là thị trường xuất khẩu quan trọng (đứng thứ 2) đối với ngành da giày của Việt Nam (sau Hoa Kỳ) Theo thống kê của trung tâm thương mại quốc tế (ITC) năm 2019 Việt Nam đứng thứ 2 với kim ngạch xuất khẩu vào EU đạt 46.8 tỷ USD, chiếm thị phần 12,48% Nhưng để thâm nhập thị trường EU là một thách thức không nhỏ, có nhiều tiêu chuẩn áp dụng tại EU như mức độ an toàn cao cho sức khỏe người tiêu dùng, mức độ thân thiện với môi trường,
Thị Trường Nhật Bản: Thị trường có nền kinh tế lớn, dân số đông, có sức mua lớn, khả năng chi trả cao Nhưng nhìn chung thị phần còn khiêm tốn Nhật Bản là một trong những nước áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng hầu như tương đương, thậm chí là cao hơn cả một số tiêu chuẩn quốc tế thông thường
2.1.4 Đặc điểm hệ thống kế toán
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình) Được xử lý tự động theo chương trình
Nhập dữ liệu vào các phân hệ tương ứng
Các báo cáo (BCĐKT, BCĐTK, BCTHKD, )
Sổ kế toán tổng hợp (nhật ký chung, sổ cái tài khoản)
Sổ chi tiết tài khoản (511, 642, )
Sơ đồ 2.3: Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính
2.1.4.2 Hình thức sổ kế toán - Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán
Chế độ kế toán công ty đang áp dụng
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THÁI BÌNH
2.2.1 Các quy định chính sách liên quan đến quy trình xuất khẩu trực tiếp của Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
2.2.1.1 Chính sách về giá sản phẩm xuất khẩu
TBS xem xét giá xuất khẩu hàng Da – giày – Túi xách từ các yếu tố sau: Đối tác kinh doanh: Đối tác quen thuộc nhiều năm sẽ được xuất khẩu với giá ưu đãi, hoặc đối tác mới sẽ được hưởng những ưu đãi dành riêng
Sản phẩm: Tùy thuộc vào chất liệu, kiểu dáng, độ bền khác nhau
Thị trường: Mỗi thị trường có mỗi yêu cầu khác nhau về sản phẩm thì giá sản phẩm sẽ thay đổi linh hoạt theo yêu cầu của thị trường đó
Tình hình kinh tế: Với tình hình kinh tế khác nhau của các quốc gia trên thế giới TBS sẽ có những chính sách giá khác nhau và phù hợp với quốc gia đó
Chính sách nhà nước: Nhà nước hỗ trợ thuế, phí, tài chính cho doanh nghiệp, cũng ảnh hưởng đến giá sản phẩm xuất khẩu
Chi phí khác: Các chi phí lao động, chi phí vận chuyển,…tác động đến giá sản phẩm, ví dụ những loại đôi giày có độ bền cao, thương hiệu,đòi hỏi chi phí lao động bỏ ra cho đổi giày này sẽ cao hơn và giá đôi giày này sẽ được xuất khẩu cao hơn
2.2.1.2 Chính sách về nhà phân phối
Chính sách nhà phân phối của TBS bao gồm nhiều yếu tố khác nhau:
Lựa chọn nhà phân phối phù hợp: Doanh nghiệp xác định những đối tác phân phối phù hợp với sản phẩm và thị trường xuất khẩu của mình Đối tác cần có khả năng phân phối sản phẩm của doanh nghiệp một cách hiệu quả
Xây dựng hệ thống phân phối: Doanh nghiệp xây dựng hệ thống phân phối bằng cách cung cấp các chính sách hỗ trợ như giảm giá, khuyến mãi, chiết khấu và hỗ trợ quảng cáo, tiếp thị sản phẩm Điều chỉnh chính sách phân phối theo thị trường: Doanh nghiệp cần điều chỉnh chính sách phân phối sản phẩm theo từng thị trường Điều này giúp tăng cường tính linh hoạt, đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của khách hàng và đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất tại từng thị trường
2.2.1.3 Chính sách truyền thông và cổ động
Chính sách truyền thông và cổ động của TBS bao gồm:
Quảng cáo: các hoạt động quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp thông qua các phương tiện truyền thông như truyền hình, báo chí, tạp chí, internet, quảng cáo
PR (Public Relations): Các hoạt động xây dựng quan hệ tốt với khách hàng, đối tác, cộng đồng, và xã hội nhằm tăng cường uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp
Sự kiện: tổ chức các sự kiện thiện nguyện tạo dựng hình ảnh tốt
Marketing trực tuyến: Qua các kênh truyền thông website, email, facebook,…
Các chính sách truyền thông luôn được TBS xây dựng và triển khai một cách cẩn thận, phù hợp với mục tiêu kinh doanh, tình hình thị trường, cạnh tranh và nhu cầu của khách hàng Nó là một phần vô cùng quan trọng giúp Doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng mục tiêu và xây dựng mối quan hệ lâu dài
2.2.2 Đặc điểm quy trình xuất khẩu trực tiếp tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
Tại TBS có những nhóm nhà nhập khẩu riêng biệt, những chính sách bán hàng riêng được phân loại nhóm khách hàng như sau:
Nhà bán buôn (wholesaler): Đây là những khách hàng mua hàng với số lượng lớn và sau đó bán lại cho các đại lý hoặc bán lẻ khác
Nhà sản xuất (Retailer): Đây là những khách hàng sử dụng hàng hóa của mình để sản xuất sản phẩm của mình hoặc tái xuất khẩu ra thị trường khác
Nhà nhập khẩu (Importer): Đây là những khách hàng mua hàng hóa từ các quốc gia khác và nhập khẩu vào Việt Nam để sử dụng hoặc bán lại
Các đối tác thương mại (trade partners): Đây là những khách hàng là đối tác thương mại của công ty, bao gồm các đối tác trong khối AFTA, ASEAN, EU, Mỹ, Trung Quốc và các quốc gia khác
Phương thức bán hàng xuất khẩu
Bán hàng trực tiếp cho khách hàng nước ngoài, sử dụng đại lý hoặc nhà phân phối tại nước ngoài, cộng tác với đối tác kinh doanh tại nước ngoài
Phương thức thanh toán hàng xuất khẩu:
TBS thường áp dụng thanh toán trước 30% giá trị hàng hóa trước khi hàng được gửi đi, Sau khi nhà nhập khẩu nhận hàng sẽ tiến hành thanh toán 70% còn lại cho nhà xuất khẩu
Thanh toán thông qua Ngân hàng: Chuyển khoản, thư tín dụng, hối phiếu
Thanh toán bằng bảo đảm Ngân hàng: Khách hàng sử dụng bảo đảm của Ngân hàng để thanh toán cho doanh nghiệp
Bộ chứng từ Xuất khẩu
Chứng từ bắt buộc: Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract); phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list); hóa đơn thương mại (Commercial Invoice); tờ Khai hải quan (Customs Declaration); vận đơn (Bill of lading)
Chứng từ thường có: Những chứng từ dưới có thể có, tùy vào trường hợp của hợp đồng ngoại thương.: Tín dụng thư L/C; chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate); giấy chứng nhận xuất xứ (C/O); chứng thư kiểm dịch
2.2.3 Rủi ro trong quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Đầu tư Thái bình
Từ nhiều tài liệu liên quan đến Quy trình xuất khẩu trực tiếp tại các Doanh nghiệp Việt Nam (Anh H N., 2012), (Thanh, 2019) Tác giả xem xét và liệt kê chi tiết các nhân tố rủi ro có thể xuất hiện và ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu trực tiếp của Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình như sau:
ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THÁI BÌNH
ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THÁI BÌNH
TRÌNH XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU
Quan điểm nhà quản lý: Ban giám đốc luôn chú trọng nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cũng như là quy trình xuất khẩu trực tiếp
Cam kết năng lực nhân viên: Ban giám đốc là những người có chuyên môn cao trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, nhân viên trong công ty cũng được tuyển dụng khắt khe, chuyên môn cao, thêm vào đó là những lớp bồi dưỡng nghiệp vụ
Chính sách nhân sự: Có chính sách tuyển dụng, bố trí phòng ban, nhiệm vụ rõ ràng Chính sách tăng lương, thưởng, phúc lợi nhân viên, nâng cao tinh thần làm việc
Tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung giúp ban giám đốc thuận tiện nắm bắt thông tin kế toán – tài chính dễ dàng phân công nhiệm vụ trong bộ máy kế toán Phòng kế toán được ban giám đốc chỉ định điều hành bằng phần mềm, điều này giúp ban giám đốc kiểm soát được rủi ro, phòng kế toán dễ dàng nắm bắt thông tin, hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất Đánh giá rủi ro
Công ty phát hiện ra những sai sót xuất hiện từ phía bên trong và bên ngoài doanh nghiệp
Các rủi ro trong quy trình xuất khẩu trực tiếp luôn được công ty phát hiện kịp thời và kịp đưa ra những biện pháp phòng tránh rủi ro
Linh hoạt đề ra những chính sách xuất khẩu phù hợp nhằm giảm thiểu rủi ro tín dụng khi thực hiện xuất khẩu
Các thủ tục kiểm soát nội bộ được ban giám đốc đề ra, áp dụng được thực hiện đúng quy trình, có quy trình xuất khẩu trực tiếp, có chính sách về giá sản phẩm xuất khẩu riêng biệt, rõ ràng theo từng mặt hàng, thị trường, các phòng ban có nhiệm vụ rõ ràng đáp ứng chính xác các yêu cầu khắt khe của nhà nhập khẩu
Thông tin và truyền thông
Hệ thống các phần mềm phục vụ quy trình xuất khẩu trực tiếp (phần mềm ECUS) có sự quản lý của cục hải quan đối với phần mềm này, ban giám đốc dễ dàng kiểm soát được Với những hàng hóa xuất nhập khẩu trên ECUS, luôn đảm bảo kiểm soát tốt rủi ro, truyền dữ liệu và trả kết quả nhanh chóng, tiết kiệm thời gian luân chuyển chứng từ xuất nhập khẩu
Hệ thống luân chuyển chứng từ kế toán được rõ ràng, thực hiện theo đúng quy định giúp các phòng ban kiểm soát thông tin hợp lý, chặt chẽ
Các báo cáo được lập theo đúng quy định của công ty
Các chứng từ xuất khẩu được xác nhận bởi chữ ký của người có thẩm quyền
Công ty đặt mục tiêu của quy trình xuất khẩu trực tiếp lên hàng đầu, đã có những hoạt động giám sát chặt chẽ thông qua những báo cáo cuối tháng của phòng xuất nhập khẩu theo dõi tình hình của quy trình xuất khẩu trực tiếp
Theo khảo sát cho thấy có 60% nhân viên không đồng ý với việc kiểm tra nghiệp vụ định kỳ, có thể thấy công ty chưa thực hiện tốt việc kiểm tra nâng cao trình độ nhân viên
Ban giám đốc công ty chưa ban hành văn bản cụ thể về quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp, cũng không có văn bản cụ thể nói lên mức hình phạt cho nhân viên khi vi phạm chuẩn mực đạo đức của công ty
Việc bố trí cơ cấu nhân sự chưa thực sự thích hợp kiểm soát rủi ro trong quy trình xuất khẩu trực tiếp Đánh giá rủi ro
Công ty chưa có quy trình xác định rủi ro cụ thể đối với quy trình xuất khẩu trực tiếp và ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của quy trình xuất khẩu trực tiếp, cũng như mục tiêu lợi nhuận của công ty
Công ty chưa có đơn đặt hàng chính, mọi email đơn đặt hàng của khách hàng là nhiều loại PO khác nhau, khiến cho việc kiểm soát và nhận thông tin dễ xảy ra sai sót
Công ty chưa có phòng bán hàng riêng, mọi hoạt động bán hàng, đàm phán được thực hiện chung khiến cho công việc, nhiệm vụ không được phân công rõ ràng, dễ xảy ra sai sót
Thông tin và truyền thông
Công ty chưa có phòng ban phụ trách chính về việc truyền thông, thông tin với khách hàng.và kênh thu thập thông tin của khách hàng về độ hài lòng, độ tin cậy của khách hàng đối với sản phẩm và công ty
Công ty đã có hoạt động giám sát hàng tháng Tuy nhiên hoạt động xuất khẩu của công ty rất nhiều, công ty cần tăng cường kiểm soát hàng tuần để theo dõi một cách chính xác nhất công nợ thu của khách hàng, kịp thời phát hiện sai sót Ngoài ra công ty chưa có hoạt động giám sát đột xuất
Kế toán kho chỉ lập một liên Phiếu xuất kho nên việc kiểm tra đối chiếu sẽ mất nhiều thời gian và khó khăn trong việc kiểm tra đối chiếu bởi việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận với nhau
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Đ ẦU TƯ T HÁI BÌNH
3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Một là, công ty có chính sách học tập, kiểm tra chuyên môn định kỳ khắt khe, phân cấp bậc lên lớp rõ ràng cho nghiệp vụ mà nhân viên đang học, thực hiện kiểm tra lên lớp Nếu trường hợp những nhân viên không đáp ứng đủ số buổi học nghiệp vụ, kiểm tra không đạt sẽ được bồi dưỡng thêm 1 lớp nữa đến khi học đủ cấp độ và trình độ theo yêu cầu Từ đó nâng cao chuyên môn, tư duy, phục vụ cho công việc, nắm bắt thông tin của công ty cũng như của thị trường cụ thể giảm thiểu rủi ro tỷ giá hối đoái doanh nghiệp xuất khẩu thường sử dụng các công cụ quản lý rủi ro tỷ giá hối đoái như hợp đồng ký quỹ hoặc mua bán tương lai (futures) để bảo vệ giá của họ, và việc sử dụng các công cụ này cũng đòi hỏi nhân viên có một sự hiểu biết chuyên sâu về thị trường tài chính và rủi ro hợp đồng
Hai là, ban giám đốc công ty cần ban hành chuẩn mực đạo đức riêng lập thành văn bản chính thức, yêu cầu khắt khe nhân viên thực hiện, cam kết với công ty Khi thực chính sách chuẩn mực đạo đức đòi hỏi ban giám đốc là tấm gương thực hiện đầu tiên theo chuẩn mực đã đề ra để nhân viên thực hiện một cách hiệu quả
Ba là, Việc ủy thác thuê tàu/ thuê tàu, doanh nghiệp cần nâng cao hơn nữa chuyên môn nghiệp vụ ngoại thương của nhân viên nghiệp vụ (điều này đã được khảo sát thực tế ở trên), thường xuyên theo dõi, tìm hiểu thông tin về dịch vụ bảo hiểm, hãng tàu Doanh nghiệp có thể tìm thông tin về dịch vụ bảo hiểm tại các chi nhánh của Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam trên toàn quốc, các công ty Bảo Minh, công ty
Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện…;tìm hiểu thông tin về hãng tàu: Hãng tàu Wanhai, hãng tàu T&M Forwarding…
3.2.2 Hoàn thiện đánh giá rủi ro
Một là, công ty thiết lập quy trình kiểm soát rủi ro được công nhận, lập thành văn bản để nhân viên các phòng ban có thể thực hiện và kiểm soát tốt nhất
Hai là, công ty đào tạo nhân viên về các quy trình quản lý rủi ro và kiểm soát chất lượng sản phẩm đảm bảo các hoạt động sản xuất không xảy ra sai phạm, rủi ro nào
3.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
Một là, Doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ đối tác tốt với các nhà cung cấp và thực hiện kiểm soát chất lượng chặt chẽ trên toàn bộ quá trình sản xuất, từ khâu nhận nguồn nguyên liệu sản xuất, sản xuất, tạo ra thành phẩm, luôn được kiểm soát chất lượng sản phẩm chặt chẽ
Hai là, giảm rủi ro tồn kho bằng cách quản lý và giám sát kho hàng và đảm bảo an toàn cho hàng hóa là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu bằng cách công ty sử dụng hệ thống quản lý kho, Áp dụng các tiêu chuẩn và quy trình quản lý kho hàng như 5S, Lean, Kaizen, Six Sigma để tăng cường quản lý và giám sát kho hàng, giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả vận hành Sử dụng công nghệ hiện đại Áp dụng các công nghệ như máy móc tự động, IoT, Big Data, AI để quản lý và giám sát kho hàng, giảm thiểu các sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành Thực hiện kiểm kê kho định kỳ xác nhận, cập nhật tình trạng hàng tồn kho, các thông tin khác (ngày sản xuất, ngày hết hạn, ), và hệ thống lưu trữ
Ba là, công ty thực hiện nghiêm ngặt quy trình kiểm tra và kiểm soát chất lượng sản phẩm, quy trình xuất khẩu, để đảm bảo rằng sản phẩm xuất khẩu đáp ứng đúng nhu cầu về chất lượng, tiêu chuẩn của thị trường và được kiểm tra đánh giá một cách nghiêm ngặt
Bốn là, việc mua bảo hiểm xuất khẩu nên được thực hiện để đảm bảo bảo vệ các rủi ro về vận chuyển, cụ thể hàng bị ảnh hưởng bởi thời tiết trong khoảng thời gian hàng đến nước nhà nhập khẩu
3.2.4 Hoàn thiện thông tin và truyền thông
Một là, công ty cần có hệ thống thông tin thống nhất từ kho hàng đến phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng kế toán để có thể truy vấn được số tồn kho kịp thời, tiết kiệm được thời gian ký hợp đồng và hạn chế rủi ro về hàng tồn kho Như vậy công ty cần thiết lập một chương trình mạng liên kết nội bộ từ kho hàng đến phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng kế toán
Hai là, bộ phận chăm sóc khách hàng, bộ phận này phụ trách những hoạt động sau khi hoàn tất quy trình xuất khẩu, liên hệ khách hàng, giải quyết những nhu cầu của khách hàng, gửi bảng khảo sát sự hài lòng của khách hàng Tác giả đề xuất lập bộ phận chăm sóc khách hàng vì hiện tại những công việc tiếp nhận ý kiến đều do phòng bán hàng phụ trách và phòng bán hàng phụ trách nhiệm vụ này không thực hiện tốt nếu công ty có riêng bộ phận chăm sóc khách hàng
Ba là, Sau khi có bộ phận bán hàng riêng, Công ty nên xây dựng thêm việc khảo sát ý kiến khách hàng về dịch vụ và sản phẩm xuất khẩu của công ty cũng như những ý kiến không hài lòng và hài lòng khác khi 2 bên hợp tác với nhau
Bốn là, Để thực hiện tốt chăm sóc khách hàng, tác giả đề xuất công ty sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng AMIS CRM được thiết kế để giúp doanh nghiệp tăng cường quản lý, quan hệ và tương tác với khách hàng của mình Phần mềm AMIS CRM tích hợp nhiều kênh liên lạc như email, điện thoại, chat trực tuyến, giúp doanh nghiệp có thể tương tác với khách hàng một cách linh hoạt và thuận tiện quản lý bán hàng, quản lý theo dõi yêu cầu hỗ trợ của khách hàng và quan trọng là phần mềm có tính bảo mật cao Ngoài ra phần mềm này còn cung cấp các tính năng quảng cáo và quản lý chiến dịch marketing giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu và tăng doanh số bán hàng
Một là, công ty tăng cường kiểm soát chặt chẽ quy trình luân chuyển chứng từ trong quy trình xuất khẩu trực tiếp thông qua bộ phận kiểm soát nội bộ
Hai là, công ty thực hiện xây dựng bộ phận giám sát quy trình xuất khẩu trực tiếp, bộ phận phụ trách nhiệm vụ giám sát hằng ngày, hằng tuần hoặc giám sát đột xuất