De cuong quan tri du an tom tat

 ''''''''động'''''''': Dự án là một tổng thể các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất trong khoảngthời gian xác định với sự ràng buộc về nguồn lực trong bối cảnh

ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN - Tóm tắt

Quản trị Kinh doanh Nhà Hàng (Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng)

Scan to open on Studocu

ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN - Tóm tắt

Quản trị Kinh doanh Nhà Hàng (Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng)

Scan to open on Studocu

ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN1.1 Khái niệm

động dựa trên nỗ lực, quyết tâm và đầu tư nguồn lực.

Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu ''tĩnh'' và cách hiểu ''động''

 ''tĩnh'': Dự án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới

 ''động'': Dự án là một tổng thể các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất trong khoảngthời gian xác định với sự ràng buộc về nguồn lực trong bối cảnh không chắc chắn.

Tổng thể các hoạt động: Dự án bao gồm nhiều công việc mà tất cả đều phải kết thúc bằng việc tạo ra một sản phẩm hoặc một kết

quả cụ thể và được chuyển giao, kế hoạch, báo cáo, hồ sơ tài liệu mà muốn có đều đòi hỏi những quyết định, điều hoà các mặtyêu cầu, các chi phí và sự chấp nhận rủi ro.

Các công việc lệ thuộc vào nhau: Vì tất cả đều đáp ứng một mối quan tâm sự thành công của dự án và do đó tất cả chỉ còn là

những đóng góp cho một hệ thống rộng lớn, hướng đích hơn Sự sắp xếp công việc trong dự án phải tôn trọng một logic về mốiquan hệ giữa các công việc và về thời gian.

o Dự án có điểm bắt đầu và điểm kết thúc.

 Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất

nào đó đã xác định trước.

 Dự án và các hoạt động đang tiến hành:

Đều do con người thực hiện và bị giới hạn về nguồn lực, đều được lên kế hoạch, thực hiện và kiểm tra.

Dự án là một nỗ lực có thời hạn, mang tính duy nhất, nhằm thực hiện mục tiêu, có thời điểm bắt đầu, thờiđiểm kết thúc, sử dụng một nguồn lực hữu hạn

 Dự án có thể tạo ra:

nhà máy lọc dầu Dung Quất;

 Những kết quả tầm doanh nghiệp như: dự án xây dựng hệ thống ISO 9000;…

 Chương trình > dự án > nhiệm vụ > gói công việc

Chương trình (Program), thường được dùng để chỉ một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án để hoàn

Một chương trình có thể được định nghĩa là một nhóm các dự án được xác định trước có liên quan và được quản lý như một nhiệm vụ lớn, thì một dự án ít nhiều mang tính chất tạm thời được thực hiện để đạt được các kết quả cụ thể, thời gian cùng với những ràng buộc về chi phí và chất lượng

dàng bằng lời.

 Có thể đo lường tiến độ của một dự án → kết quả đầu ra được gọi là mục tiêu.

Phạm vi

 ?? (không )Được xác định rõ ràng trong trường hợp chương trình

 Có thể thay đổi theo ý muốn của người quản lý trong quá trình thực hiện chương trình.

 Phạm vi rộng hơn nhiều

 Không thể thay đổi trong suốt vòng đời

→ có sự khác biệt trong nhận thức của các bên liên quan về bản chất của vấn đề.

biệt vẫn tồn tại giữa các bên liên quan vì giải pháp nào là giải pháp ưu tiên.

Dự án là một nhóm các công việc có liên quan với nhau được thực hiện theo một qui trình nhất định để đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách

 Dự án – một phương thức hoạt động có hiệu quả:

định

một quốc gia, một khu vực thậm chí trên phạm vi toàn cầu

 Hoạt động khôn ngoan là hoạt động theo dự án, những hoạt động đã được lên kế hoạch và đủ nguồn lực để đảm bảo sự thành công

Phương thức hoạt động theo kiểu Dự án: Rõ mục tiêu; Có kế hoạch; Rõ công việc; Rõ nguồn lực; Linh hoạt; Kiểm tra

 Mục đích của dự án:

Dự án là tập hợp các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được tiếnhành theo một quá trình nhằm đạt mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràngbuộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.

Âm nhạc (bài hát), chương trình biểu diễn, tác phẩm văn học, tác phẩm nghệ thuật, tất cả mọi thứ thuộcvề nghệ thuật có thể được coi là Dự án.

 Công việc trong dự án và công việc thường ngày

Điều ngoại lệ của các chức năng thông thường Được định rõ trong hoạt động của phòng ban

 Các loại dự án phổ biến

 Dự án đầu tư

tính duy nhất, và yếu tố mâu thuẫn.

→ Các đặc điểm này tác động và quyết định toàn bộ quá trình quản trị dự án.

Mục đích; các ràng buộc; tạm thời; duy nhất; tương hỗ và phụ thuộc; rủi ro;…

1.2.1 Dự án phải có mục tiêu rõ ràng

Dự án cần phải tạo ra hoặc mang lại các kết quả về số lượng, chất lương hoặc hiệu quả.

 Mục tiêu thường gắn với sự thay đổi, tạo ra một kết quả trước đó chưa có  Mỗi dự án đều phải có một hoặc một hệ mục tiêu rõ ràng

 Mục tiêu dự án chịu sự ràng buộc bởi thời gian và ngân sách dành cho dự án  Khi mục tiêu thay đổi về tính chất thì cần phải có một dự án mới

 Mục tiêu của dự án thường được lượng hóa thành các chỉ tiêu  Một dự án là một hoạt động có thời hạn với kết quả được xác định

 Mục đích mong muốn sẽ quyết định về việc thực hiện, kiểm soát và quản trị dự án

 Các hoạt động của dự án thường được thực hiện một lần (tức là không lặp lại), với mục đích cụ thể  Để đạt được mục đích, có thể phân chia kết quả mong muốn thành các mục tiêu cụ thể cần đạt được

trong từng giai đoạn của dự án

o Các mục tiêu này cần được xác lập nhằm đảm bảo nguyên tắc: cụ thể, đo lường được, phù hợp với nguồn lực và điều kiện sẵn có, có thời hạn thực hiện nhất định.

1.2.2 Sự thống nhất bởi ba ràng buộc cơ bản

Ba ràng buộc cơ bản: thành quả tạo ra, thời gian thực hiện và chi phí thực hiện

 Thành quả của dự án chính là mục đích mà dự án hướng đến, các mục tiêu và các kết quả mà dự án nhằm tạo ra

như thế nào

việc cần phải hoàn thành)

 Thời gian: mục tiêu về thời gian có vai trò vô cùng quan trọng

o Điều quan trọng là phải ước lượng được chính xác thời gian để hoàn thành toàn bộ dự án.

 Chi phí:

nguồn lực huy động)

 Sử dụng nguồn lực trong phạm vi cho phép là một đặc trưng của dự án

 Nó phải gắn liền với thành quả dự án

 Tiến trình triển khai dự án:

 Trong suốt quá trình tương tác và xem xét này, các đặc điểm kỹ thuật ban đầu ít được giữ nguyên → rất dễ nảy sinh mâu thuẫn gây ảnh hưởng đến thành công của dự án.

→ Kỳ vọng của khách hàng và nhóm dự án phải hợp thành thể thống nhất trong suốt dự án

Đạt được giới hạn của các ràng buộc này cũng là mục tiêu của công tác quản trị dự án (hình)

vụ hàng đầu của nhà quản trị dự án là quản trị những cân nhắc để đánh đổi giữa các mục tiêu này

1.2.3 Dự án được xác định dần dần (progressive Elaboration)

Tính duy nhất của dự án → các chi tiết cụ thể về các sản phẩm hay kết quả của dự án chưa được xác định rõ từ đầu

Tại thời điểm bắt đầu dự án, các đặc điểm của kết quả và các tham số của dự án như thời gian, chi phí và

 Mức độ chi tiết hóa cần thiết để có được một sự xác định chi tiết về dự án phụ thuộc vào mức độ nhận thức hiểu biết về dự án

được xây dựng trong suốt tiến trình của dự án

các kết quả của dự án

định sớm các ràng buộc về thời gian, chi phí và kết quả song phạm vi của dự án lại không rõ ràng

Tất cả các dự án đều bắt đầu bởi một khái niệm, nhờ đó tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ mới, đặc biệt là bao gồm một tầm nhìn rộng về kết quả cuối cùng mà dự án tạo ra

Ví dụ: tiến trình xây dựng cấu trúc phân chia công việc (WBS)

án và được mở rộng để xây dựng thành WBS hoàn chỉnh v.v

gói quần áo khái niệm này bắt đầu khá chung chung, với nguyên vật liệu được giao, dây chuyền một cơ sở để giao hàng Khi nhóm dự án tiếp tục nghiên cứu về nhu cầu và kỳ vọng của dự án, tầm nhìn của dự án được xem xét kỹ hơn và được phát triển thành một đề cương chi tiết về những dự án sẽ tạo ra như hình 1.2.

1.2.4 Tính duy nhất

 Tính duy nhất có thể bắt nguồn từ:

hay dịch vụ mà doanh nghiệp đã từng sản xuất

Ví dụ:

1 Xây dựng một loạt các ngôi nhà tòa nhà giống nhau: Các thiết kế của các tòa nhà có thể giống nhau tuy nhiên mỗi căn nhà là một dự án riêng rẽ

→ Tính duy nhất: do vị trí địa lý, các quy tắc xây dựng tại địa phương, chủ nhà, nhà đội thợ xây v.v.

2 Triển khai một hệ thống thông tin trong một tổ chức: Cài đặt hệ thống trong từng phòng ban có thể giống nhau tuy nhiên tiến trình triển khai trong từng đơn vị là duy nhất do yêu cầu của từng phòng ban và người sử dụng tại đó là khác nhau

Mỗi dự án là duy nhất trước và sau nó không có dự án thứ hai giống hệt vậy

 Nỗ lực là duy nhất

 Kết quả là duy nhất

quản trị và khai thác vận hành cũng có những đặc thù riêng khác nhau → Khả năng sáng tạo của nhà quản trị dự án là hết sức quan trọng

1.2.5 Tính hữu hạn

Hàm ý: Các dự án luôn có một thời điểm bắt đầu và kết thúc xác định Thời hạn hoàn thành dự án được xác định rõ

nhiên

Hữu hạn: không có nghĩa là thời gian ngắn cũng không có nghĩa là kết quả của dự án có tính chất hữu hạn, mà các kết quả này khi đã được tích hợp vào tổ chức thì sẽ trở thành các hoạt động thường xuyên của tổ chức

án là nhà máy thủy điện lại có thời gian hoạt động rất lâu, có thể kéo dài nhiều năm sau khi dự án

→ Làm thế nào để dự án kết thúc mà các nguồn lực không bị lãng phí, nguồn nhân lực không bị xáo trộn là vấn đề đặt ra cho nhà quản trị, quản trị dự án cũng đòi hỏi phải quản trị tốt khâu kết thúc dự án.

1.2.6 Mỗi dự án đều có chu kỳ sống

– Triển khai – Kết thúc)

xóa bỏ,…

1.2.7 Dự án đặc trưng bởi sự phụ thuộc lẫn nhau

lý dự án

tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý Nhà nước

Tuỳ theo tính chất và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau Giữa các bộ phận quản lý chức năng (marketing, tài chính, sản xuất…) và nhóm quản lý dự án thường

phận không giống nhau

→ Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác.

1.2.8 Dự án đặc trưng bởi mâu thuẫn.

Sự mâu thuẫn giữa việc phải chia xẻ nguồn lực và kỳ vọng lợi ích rất khác nhau

Các dự án cạnh tranh với các bộ phận chức năng về nguồn lực và nhân sự

tăng

người lãnh đạo trong việc giải quyết các vấn đề của dự án.

Bốn nhóm hữu quan (khách hàng, các nhà quản trị chức năng, các nhà quản trị

thành công hay thất bại của dự án theo những cách khác nhau

các bộ phận chức năng nếu cả hai đồng thời là lãnh đạo trực tiếp của các thành viên trong nhóm dự án.

1.2.9 Rủi ro là thuộc tính của dự án

Rủi ro luôn là nguy cơ đe dọa to lớn đối với các nhà quản lý

Các rủi ro tiềm ẩn này có thể xuất hiện và tác động đến mục tiêu cũng như kết quả đạt được của dự án.

1.3 Chu kỳ của dự án

là các thời kỳ mà một dự án cần phải trải qua, bắt đầu từ thời điểm có ý định đầu tư cho đến thời điểm kếtthúc dự án

 Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện

 Nó cũng chỉ ra những công việc nào còn lại ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự án Một chu kỳ đầu tư bao gồm 4 giai đoạn: Bắt đầu dự án, Tổ chức và chuẩn bị, Thực hiện công việc, và Kết thúc dự án

1.3.1.Bắt đầu dự án:

nguồn lực ban đầu

 người ta cần có thời gian để làm quen nhau  xác định mục tiêu dự án

 Khi vượt qua được những trở ngại này, công việc được triển khai khá nhanh và suôn sẻ  Thành quả: các phê duyệt dự án, bản tuyên bố về dự án

1.3.2.Giai đoạn tổ chức và chuẩn bị:

 Bao gồm:

chi phí và các nguồn lực cần có khác.

 Thành quả: một hệ thống kế hoạch dự án tập hợp các kết quả và thời gian dự định của dự án, các nguồn lực và các quy trình cần thiết để tạo ra nguồn lực đó

1.3.3.Giai đoạn thực hiện công việc:

 Bao gồm:

 Thiết lập Đội dự án và các hệ thống hỗ trợ  Thực hiện các công việc theo kế hoạch

 Theo dõi và kiểm soát để bảo đảm việc thực hiện đúng kế hoạch  Thành quả: chính là kết quả của dự án.

1.3.4.Giai đoạn kết thúc dự án:

 Bao gồm: đánh giá kết quả dự án

 đạt được các phê duyệt của khách hàng  chuyển thành viên dự án sang nhiệm vụ mới

 tái phân bổ các nguồn lực khác đã huy động vào dự án  Thành quả:

 các kết quả chính thức được chấp nhận và phê duyệt  các kiến nghị

 bài học kinh nghiệm được rút ra từ dự án để áp dụng cho các dự án tương tự trong tương lai

 Đối với trường hợp dự án có kết thúc nhanh

 Các dự án như dự án công nghệ thông tin, xuất bản sách là các dự có kết thúc nhanh

 Sơ đồ: Bốn giai đoạn trong chu kì dự án:

1.4 Các bên liên quan đến dự án

1.4.1.Khách hàng dự án (# khách hàng của sản phẩm dự án - là đối tượng sử dụng các sản phẩm do dự

án tạo ra)

 Chính là nhà đầu tư, là người đặt hàng xây dựng, thực hiện, quản lý một dự án.

 Có thể là: một người (nhà đầu tư tư nhân), một tổ chức (công ty, tập đoàn đầu tư dự án) hoặc một tập thể được ủy quyền (dự án cấp vốn từ nguồn ngân sách Nhà nước).

 Cần được xác định ngay từ khi có ý định đầu tư

 Đối tượng có ý nghĩa rất quan trọng đến việc hình thành dự án đầu tư

 Nhu cầu, các đòi hỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô, đặc tính kỹ thuật và công nghệ của dự án

 Người đưa ra các yêu cầu cuối cùng về kết quả dự án và cũng là người cung cấp vốn hoặc trả tiền để thực hiện hoặc khai thác dự án.

1.4.2.Người được ủy quyền (nhà quản trị dự án)

 Là người tiếp nhận dự án, và là bên thực hiện dự án nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng  Sau khi tiếp nhận → căn cứ vào yêu cầu và nhu cầu của khách hàng để bắt đầu tiến hành dự án  Trong suốt quá trình quản lý dự án, người được ủy quyền luôn giữ vai trò chủ đạo

 Năng lực, tố chất của người được ủy quyền sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng dự án  Lựa chọn người tiếp quản dự án tốt là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dự án.

1.4.3.Bên cung ứng

 Chịu trách nhiệm:

dự án

 đảm bảo về mặt chất lượng, số lượng, chủng loại và đồng bộ  đảm bảo về tiến độ (phù hợp về thời gian và hình thức giao nhận).

1.4.4.Nhà bảo trợ dự án

 Nhân vật khá đặc biệt, thông thường là một người có vị trí cao trong tổ chức.

 Ủng hộ mạnh mẽ cho dự án, biện hộ cho dự án trong các cuộc tranh luận, và có những hành động cần thiết nhằm tạo điều kiện cho dự án thành công

sự hỗ trợ trực tiếp của họ

 Việc biết rằng người đó ủng hộ dự án sẽ giúp:

→ tạo điều kiện cho dự án thành công

 Để tăng cường khả năng thành công → nhà quản trị dự án cần phải tìm xem liệu dự án của mình có người bảo trợ không

 Thông thường là từ những người được hưởng lợi từ dự án và có đủ quyền hạn cũng như tầm ảnh hưởng để khuyến khích Công ty có sự cam kết nghiêm túc và liên tục đối với dự án.

1.4.5.Các tổ chức tài trợ vốn

Bao gồm các định chế tài chính, quỹ tín dụng, quỹ đầu tư phát triển, ngân hàng, công ty bảo hiểm Chịu trách nhiệm cung ứng vốn cho dự án thông qua các hình thức: cho vay, cho vay ưu đãi, góp vốn, tài trợ (cho vay không hoàn lại).

1.4.6.Nhà nước và các các cơ quan quản lý Nhà nước liên quan đến dự án

 thống nhất quá trình đầu tư và đảm bảo dự án đầu tư có mục đích, mang ý nghĩa kinh tế xã hội thiết thực, phù hợp với quy mô, với sự phát triển của đất nước

 đảm bảo việc đầu tư được quản lý, giám sát một cách toàn diện và có khoa học → cần có sự quản lý của Nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nước.

Nhà nước quản lý dự án thông qua quy hoạch phát triển, hệ thống chính sách, luật pháp

Các bên liên quan có nhiều mối quan hệ qua lại, và họ quan tâm đến dự án ở các góc độ khác nhau(sao cho mình có lợi ích nhất), do vậy có thể có mâu thuẫn và xung đột Nhà quản trị dự án đứng ở vị trítrung tâm, phải điều phối và phải xử lý các mối quan hệ và các mâu thuẫn này.

2 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN2.1 Khái niệm

Quản trị dự án nhằm giúp dự án đạt các mục tiêu đạt ra và giúp đảm bảo đạt được hiệu quả mong đợi.

Quản trị dự án là việc ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án saocho đạt được các mục tiêu trong giới hạn thời gian và nguồn lực

PMI: mục đích của dự án là đáp ứng yêu cầu và kỳ vọng của các nhóm hữu quan.

→ đòi hỏi nhà quản trị dự án phải xác định rõ các đối tượng hữu quan → phân tích các yêu cầu kỳ vọng của họ để xác định phạm vi công việc và mục tiêu của dự án.

Có sự tham gia của nhiều bên → quản trị dự án mang tính phức tạp mâu thuẫn và khó khăn → cần chú ý công tác quản trị rủi ro.

Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời (được hình thành nhằm phục vụ dự án trong thời gian hữu hạn) Trong thời gian tồn tại dự án → nhà quản trị dự án hoạt động độc lập với các phòng ban khác

Sau khi kết thúc dự án → phân công lại lao động; bố trí lại máy móc thiết bị

→ mâu thuẫn giữa người đứng đầu dự án và nhóm tham gia dự án: về nhân sự, chi phí, thời gian, mức độ thỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật

2.2 Vai trò của quản trị dự án

 Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án

 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án.

 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án  Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những

thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được

 Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng  Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn

2.3 Mục tiêu của quản trị dự án

 Cấp độ cơ bản: sự đáp ứng các mục tiêu thuộc về dự án: thời gian, chi phí, chất lượng (kết quả)  Cấp độ cao hơn: mục tiêu đặt ra là đạt được sự hàỉ lòng của khách hàng → thể hiện thông qua việc:

2.3.1.Các mục tiêu thuộc về dự án

 Chi phí của dự án tăng lên nếu:

 Mối quan hệ giữa ba mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, hoặc giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án