''''''''động'''''''': Dự án là một tổng thể các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất trong khoảngthời gian xác định với sự ràng buộc về nguồn lực trong bối cảnh
Trang 1ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN - Tóm tắt
Quản trị Kinh doanh Nhà Hàng (Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng)
Scan to open on Studocu
ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN - Tóm tắt
Quản trị Kinh doanh Nhà Hàng (Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng)
Scan to open on Studocu
Trang 2ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN
1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN
1.1 Khái niệm
động dựa trên nỗ lực, quyết tâm và đầu tư nguồn lực
Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu ''tĩnh'' và cách hiểu ''động''
''tĩnh'': Dự án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới
''động'': Dự án là một tổng thể các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất trong khoảng thời gian xác định với sự ràng buộc về nguồn lực trong bối cảnh không chắc chắn.
Tổng thể các hoạt động: Dự án bao gồm nhiều công việc mà tất cả đều phải kết thúc bằng việc tạo ra một sản phẩm hoặc một kết
quả cụ thể và được chuyển giao, kế hoạch, báo cáo, hồ sơ tài liệu mà muốn có đều đòi hỏi những quyết định, điều hoà các mặt yêu cầu, các chi phí và sự chấp nhận rủi ro.
Các công việc lệ thuộc vào nhau: Vì tất cả đều đáp ứng một mối quan tâm sự thành công của dự án và do đó tất cả chỉ còn là
những đóng góp cho một hệ thống rộng lớn, hướng đích hơn Sự sắp xếp công việc trong dự án phải tôn trọng một logic về mối quan hệ giữa các công việc và về thời gian.
o Dự án có điểm bắt đầu và điểm kết thúc
Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất
nào đó đã xác định trước
Dự án và các hoạt động đang tiến hành:
Đều do con người thực hiện và bị giới hạn về nguồn lực, đều được lên kế hoạch, thực hiện và kiểm tra
Dự án là một nỗ lực có thời hạn, mang tính duy nhất, nhằm thực hiện mục tiêu, có thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, sử dụng một nguồn lực hữu hạn
Dự án có thể tạo ra:
nhà máy lọc dầu Dung Quất;
Trang 3 Những kết quả tầm doanh nghiệp như: dự án xây dựng hệ thống ISO 9000;…
Chương trình > dự án > nhiệm vụ > gói công việc
Chương trình (Program), thường được dùng để chỉ một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án để hoàn
Một chương trình có thể được định nghĩa là một nhóm các dự án được xác định trước có liên quan và đượcquản lý như một nhiệm vụ lớn, thì một dự án ít nhiều mang tính chất tạm thời được thực hiện để đạt đượccác kết quả cụ thể, thời gian cùng với những ràng buộc về chi phí và chất lượng
dàng bằng lời
Có thể đo lường tiến độ của một dự án
→ kết quả đầu ra được gọi là mục tiêu
Phạm vi rộng hơn nhiều
Không thể thay đổi trong suốt vòng đờicủa dự án
Phạm vi hẹp
với các chương trìnhRủi ro
biệt vẫn tồn tại giữa các bên liên quan vì giảipháp nào là giải pháp ưu tiên
Trang 4Dự án là một nhóm các công việc có liên quan với nhau được thực hiện theo một qui trình nhất định để đạtđược mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách
Dự án – một phương thức hoạt động có hiệu quả:
định
một quốc gia, một khu vực thậm chí trên phạm vi toàn cầu
Hoạt động khôn ngoan là hoạt động theo dự án, những hoạt động đã được lên kế hoạch và đủnguồn lực để đảm bảo sự thành công
Phương thức hoạt động theo kiểu Dự án: Rõ mục tiêu; Có kế hoạch; Rõ công việc; Rõ nguồn lực; Linhhoạt; Kiểm tra
Mục đích của dự án:
Dự án là tập hợp các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được tiến
hành theo một quá trình nhằm đạt mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng
buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.
Âm nhạc (bài hát), chương trình biểu diễn, tác phẩm văn học, tác phẩm nghệ thuật, tất cả mọi thứ thuộc
về nghệ thuật có thể được coi là Dự án.
Công việc trong dự án và công việc thường ngày
Điều ngoại lệ của các chức năng thông thường Được định rõ trong hoạt động của phòng ban
Trang 5 Các loại dự án phổ biến
Dự án đầu tư
tính duy nhất, và yếu tố mâu thuẫn
→ Các đặc điểm này tác động và quyết định toàn bộ quá trình quản trị dự án
Mục đích; các ràng buộc; tạm thời; duy nhất; tương hỗ và phụ thuộc; rủi ro;…
1.2.1 Dự án phải có mục tiêu rõ ràng
Dự án cần phải tạo ra hoặc mang lại các kết quả về số lượng, chất lương hoặc hiệu quả.
Mục tiêu thường gắn với sự thay đổi, tạo ra một kết quả trước đó chưa có
Mỗi dự án đều phải có một hoặc một hệ mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu dự án chịu sự ràng buộc bởi thời gian và ngân sách dành cho dự án
Khi mục tiêu thay đổi về tính chất thì cần phải có một dự án mới
Mục tiêu của dự án thường được lượng hóa thành các chỉ tiêu
Một dự án là một hoạt động có thời hạn với kết quả được xác định
Mục đích mong muốn sẽ quyết định về việc thực hiện, kiểm soát và quản trị dự án
Các hoạt động của dự án thường được thực hiện một lần (tức là không lặp lại), với mục đích cụ thể
Để đạt được mục đích, có thể phân chia kết quả mong muốn thành các mục tiêu cụ thể cần đạt đượctrong từng giai đoạn của dự án
Trang 6o Các mục tiêu này cần được xác lập nhằm đảm bảo nguyên tắc: cụ thể, đo lường được, phù hợpvới nguồn lực và điều kiện sẵn có, có thời hạn thực hiện nhất định.
1.2.2 Sự thống nhất bởi ba ràng buộc cơ bản
Ba ràng buộc cơ bản: thành quả tạo ra, thời gian thực hiện và chi phí thực hiện
Thành quả của dự án chính là mục đích mà dự án hướng đến, các mục tiêu và các kết quả mà dự
án nhằm tạo ra
như thế nào
việc cần phải hoàn thành)
Thời gian: mục tiêu về thời gian có vai trò vô cùng quan trọng
o Điều quan trọng là phải ước lượng được chính xác thời gian để hoàn thành toàn bộ dự án
Chi phí:
nguồn lực huy động)
Sử dụng nguồn lực trong phạm vi cho phép là một đặc trưng của dự án
Trang 7 Nó phải gắn liền với thành quả dự án
Tiến trình triển khai dự án:
Trong suốt quá trình tương tác và xem xét này, các đặc điểm kỹ thuật ban đầu ítđược giữ nguyên → rất dễ nảy sinh mâu thuẫn gây ảnh hưởng đến thành công của
dự án
→ Kỳ vọng của khách hàng và nhóm dự án phải hợp thành thể thống nhất trong suốt
dự án
Đạt được giới hạn của các ràng buộc này cũng là mục tiêu của công tác quản trị dự án (hình)
vụ hàng đầu của nhà quản trị dự án là quản trị những cân nhắc để đánh đổi giữa các mục tiêunày
1.2.3 Dự án được xác định dần dần (progressive Elaboration)
Tính duy nhất của dự án → các chi tiết cụ thể về các sản phẩm hay kết quả của dự án chưa được xácđịnh rõ từ đầu
Tại thời điểm bắt đầu dự án, các đặc điểm của kết quả và các tham số của dự án như thời gian, chi phí và
Mức độ chi tiết hóa cần thiết để có được một sự xác định chi tiết về dự án phụ thuộc vào mức
độ nhận thức hiểu biết về dự án
được xây dựng trong suốt tiến trình của dự án
các kết quả của dự án
định sớm các ràng buộc về thời gian, chi phí và kết quả song phạm vi của dự án lạikhông rõ ràng
Trang 8Tất cả các dự án đều bắt đầu bởi một khái niệm, nhờ đó tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ mới, đặc biệt làbao gồm một tầm nhìn rộng về kết quả cuối cùng mà dự án tạo ra
Ví dụ: tiến trình xây dựng cấu trúc phân chia công việc (WBS)
án và được mở rộng để xây dựng thành WBS hoàn chỉnh v.v
gói quần áo khái niệm này bắt đầu khá chung chung, với nguyên vật liệu được giao, dây chuyềnmột cơ sở để giao hàng Khi nhóm dự án tiếp tục nghiên cứu về nhu cầu và kỳ vọng của dự án,tầm nhìn của dự án được xem xét kỹ hơn và được phát triển thành một đề cương chi tiết vềnhững dự án sẽ tạo ra như hình 1.2
1.2.4 Tính duy nhất
Tính duy nhất có thể bắt nguồn từ:
hay dịch vụ mà doanh nghiệp đã từng sản xuất
Trang 9Mỗi dự án là duy nhất trước và sau nó không có dự án thứ hai giống hệt vậy
Nỗ lực là duy nhất
Kết quả là duy nhất
quản trị và khai thác vận hành cũng có những đặc thù riêng khác nhau
→ Khả năng sáng tạo của nhà quản trị dự án là hết sức quan trọng
1.2.5 Tính hữu hạn
Hàm ý: Các dự án luôn có một thời điểm bắt đầu và kết thúc xác định Thời hạn hoàn thành dự án đượcxác định rõ
nhiên
Hữu hạn: không có nghĩa là thời gian ngắn cũng không có nghĩa là kết quả của dự án có tính chất hữuhạn, mà các kết quả này khi đã được tích hợp vào tổ chức thì sẽ trở thành các hoạt động thường xuyêncủa tổ chức
án là nhà máy thủy điện lại có thời gian hoạt động rất lâu, có thể kéo dài nhiều năm sau khi dự án
Trang 10→ Làm thế nào để dự án kết thúc mà các nguồn lực không bị lãng phí, nguồn nhân lực không bị xáo trộn
là vấn đề đặt ra cho nhà quản trị, quản trị dự án cũng đòi hỏi phải quản trị tốt khâu kết thúc dự án
1.2.6 Mỗi dự án đều có chu kỳ sống
– Triển khai – Kết thúc)
xóa bỏ,…
1.2.7 Dự án đặc trưng bởi sự phụ thuộc lẫn nhau
lý dự án
tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý Nhà nước
Tuỳ theo tính chất và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau.Giữa các bộ phận quản lý chức năng (marketing, tài chính, sản xuất…) và nhóm quản lý dự án thường
phận không giống nhau
→ Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phậnquản lý khác
1.2.8 Dự án đặc trưng bởi mâu thuẫn.
Sự mâu thuẫn giữa việc phải chia xẻ nguồn lực và kỳ vọng lợi ích rất khác nhau
Các dự án cạnh tranh với các bộ phận chức năng về nguồn lực và nhân sự
tăng
người lãnh đạo trong việc giải quyết các vấn đề của dự án
Bốn nhóm hữu quan (khách hàng, các nhà quản trị chức năng, các nhà quản trị
thành công hay thất bại của dự án theo những cách khác nhau
các bộ phận chức năng nếu cả hai đồng thời là lãnh đạo trực tiếp của các
thành viên trong nhóm dự án
1.2.9 Rủi ro là thuộc tính của dự án
Rủi ro luôn là nguy cơ đe dọa to lớn đối với các nhà quản lý
Các rủi ro tiềm ẩn này có thể xuất hiện và tác động đến mục tiêu cũng như kết quả đạt được của dự án
1.3 Chu kỳ của dự án
Trang 11là các thời kỳ mà một dự án cần phải trải qua, bắt đầu từ thời điểm có ý định đầu tư cho đến thời điểm kết thúc dự án
Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thựchiện
Nó cũng chỉ ra những công việc nào còn lại ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự ánMột chu kỳ đầu tư bao gồm 4 giai đoạn: Bắt đầu dự án, Tổ chức và chuẩn bị, Thực hiện công việc, và Kếtthúc dự án
1.3.1.Bắt đầu dự án:
nguồn lực ban đầu
người ta cần có thời gian để làm quen nhau
xác định mục tiêu dự án
Khi vượt qua được những trở ngại này, công việc được triển khai khá nhanh và suôn sẻ
Thành quả: các phê duyệt dự án, bản tuyên bố về dự án
1.3.2.Giai đoạn tổ chức và chuẩn bị:
Bao gồm:
chi phí và các nguồn lực cần có khác
Thành quả: một hệ thống kế hoạch dự án tập hợp các kết quả và thời gian dự định của dự án, các nguồnlực và các quy trình cần thiết để tạo ra nguồn lực đó
1.3.3.Giai đoạn thực hiện công việc:
Bao gồm:
Thiết lập Đội dự án và các hệ thống hỗ trợ
Thực hiện các công việc theo kế hoạch
Trang 12 Theo dõi và kiểm soát để bảo đảm việc thực hiện đúng kế hoạch
Thành quả: chính là kết quả của dự án
1.3.4.Giai đoạn kết thúc dự án:
Bao gồm: đánh giá kết quả dự án
đạt được các phê duyệt của khách hàng
chuyển thành viên dự án sang nhiệm vụ mới
tái phân bổ các nguồn lực khác đã huy động vào dự án
Thành quả:
các kết quả chính thức được chấp nhận và phê duyệt
các kiến nghị
bài học kinh nghiệm được rút ra từ dự án để áp dụng cho
các dự án tương tự trong tương lai
Đối với trường hợp dự án có kết thúc nhanh
Các dự án như dự án công nghệ thông tin, xuất bản sách là các
dự có kết thúc nhanh
Sơ đồ: Bốn giai đoạn trong chu kì dự án:
1.4 Các bên liên quan đến dự án
1.4.1 Khách hàng dự án (# khách hàng của sản phẩm dự án - là đối tượng sử dụng các sản phẩm do dự
án tạo ra)
Chính là nhà đầu tư, là người đặt hàng xây dựng, thực hiện, quản lý một dự án
Trang 13 Có thể là: một người (nhà đầu tư tư nhân), một tổ chức (công ty, tập đoàn đầu tư dự án) hoặc một tậpthể được ủy quyền (dự án cấp vốn từ nguồn ngân sách Nhà nước).
Cần được xác định ngay từ khi có ý định đầu tư
Đối tượng có ý nghĩa rất quan trọng đến việc hình thành dự án đầu tư
Nhu cầu, các đòi hỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô, đặc tính kỹ thuật và côngnghệ của dự án
Người đưa ra các yêu cầu cuối cùng về kết quả dự án và cũng là người cung cấp vốn hoặc trả tiền đểthực hiện hoặc khai thác dự án
1.4.2.Người được ủy quyền (nhà quản trị dự án)
Là người tiếp nhận dự án, và là bên thực hiện dự án nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng
Sau khi tiếp nhận → căn cứ vào yêu cầu và nhu cầu của khách hàng để bắt đầu tiến hành dự án
Trong suốt quá trình quản lý dự án, người được ủy quyền luôn giữ vai trò chủ đạo
Năng lực, tố chất của người được ủy quyền sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng dự án
Lựa chọn người tiếp quản dự án tốt là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dự án
1.4.3.Bên cung ứng
Chịu trách nhiệm:
dự án
đảm bảo về mặt chất lượng, số lượng, chủng loại và đồng bộ
đảm bảo về tiến độ (phù hợp về thời gian và hình thức giao nhận)
1.4.4.Nhà bảo trợ dự án
Nhân vật khá đặc biệt, thông thường là một người có vị trí cao trong tổ chức
Ủng hộ mạnh mẽ cho dự án, biện hộ cho dự án trong các cuộc tranh luận, và có những hành động cầnthiết nhằm tạo điều kiện cho dự án thành công
sự hỗ trợ trực tiếp của họ
Việc biết rằng người đó ủng hộ dự án sẽ giúp:
→ tạo điều kiện cho dự án thành công
Để tăng cường khả năng thành công → nhà quản trị dự án cần phải tìm xem liệu dự án của mình cóngười bảo trợ không
Trang 14 Thông thường là từ những người được hưởng lợi từ dự án và có đủ quyền hạn cũng nhưtầm ảnh hưởng để khuyến khích Công ty có sự cam kết nghiêm túc và liên tục đối với dựán.
1.4.5.Các tổ chức tài trợ vốn
Bao gồm các định chế tài chính, quỹ tín dụng, quỹ đầu tư phát triển, ngân hàng, công ty bảo hiểm Chịu trách nhiệm cung ứng vốn cho dự án thông qua các hình thức: cho vay, cho vay ưu đãi, góp vốn, tàitrợ (cho vay không hoàn lại)
1.4.6.Nhà nước và các các cơ quan quản lý Nhà nước liên quan đến dự án
Để:
thống nhất quá trình đầu tư và đảm bảo dự án đầu tư có mục đích, mang ý nghĩa kinh tế xã hội thiếtthực, phù hợp với quy mô, với sự phát triển của đất nước
đảm bảo việc đầu tư được quản lý, giám sát một cách toàn diện và có khoa học
→ cần có sự quản lý của Nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nước
Nhà nước quản lý dự án thông qua quy hoạch phát triển, hệ thống chính sách, luật pháp
Các bên liên quan có nhiều mối quan hệ qua lại, và họ quan tâm đến dự án ở các góc độ khác nhau
(sao cho mình có lợi ích nhất), do vậy có thể có mâu thuẫn và xung đột Nhà quản trị dự án đứng ở vị trí trung tâm, phải điều phối và phải xử lý các mối quan hệ và các mâu thuẫn này.
2 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN
2.1 Khái niệm
Quản trị dự án nhằm giúp dự án đạt các mục tiêu đạt ra và giúp đảm bảo đạt được hiệu quả mong đợi
Quản trị dự án là việc ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án sao cho đạt được các mục tiêu trong giới hạn thời gian và nguồn lực
PMI: mục đích của dự án là đáp ứng yêu cầu và kỳ vọng của các nhóm hữu quan
→ đòi hỏi nhà quản trị dự án phải xác định rõ các đối tượng hữu quan → phân tích các yêu cầu kỳ vọngcủa họ để xác định phạm vi công việc và mục tiêu của dự án
Có sự tham gia của nhiều bên → quản trị dự án mang tính phức tạp mâu thuẫn và khó khăn → cần chú ýcông tác quản trị rủi ro
Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời (được hình thành nhằm phục vụ dự án trong thời gian hữu hạn)Trong thời gian tồn tại dự án → nhà quản trị dự án hoạt động độc lập với các phòng ban khác
Sau khi kết thúc dự án → phân công lại lao động; bố trí lại máy móc thiết bị
→ mâu thuẫn giữa người đứng đầu dự án và nhóm tham gia dự án: về nhân sự, chi phí, thời gian, mức độthỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật
Trang 152.2 Vai trò của quản trị dự án
Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với kháchhàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án
Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án
Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước nhữngthay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được
Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng
Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn
2.3 Mục tiêu của quản trị dự án
Cấp độ cơ bản: sự đáp ứng các mục tiêu thuộc về dự án: thời gian, chi phí, chất lượng (kết quả)
Cấp độ cao hơn: mục tiêu đặt ra là đạt được sự hàỉ lòng của khách hàng → thể hiện thông qua việc:
2.3.1.Các mục tiêu thuộc về dự án
Chi phí của dự án tăng lên nếu:
Mối quan hệ giữa ba mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, hoặc giữa các thời kỳ đối với cùngmột dự án