Đề cương ôn tập quản lý dự án. Môn quản lý dự án là một môn học giúp sinh viên hiểu về cách quản lý các dự án. Nó bao gồm các khía cạnh như lập kế hoạch, phân tích rủi ro, quản lý tài nguyên và thời gian, đánh giá tiến độ và quản lý chất lượng. Môn học này cũng giúp sinh viên hiểu về các công cụ và kỹ năng cần thiết để quản lý các dự án hiệu quả
ĐỀ CƯƠNG ƠN TẬP: QUẢN LÍ DỰ ÁN 1.1 Quản lí dự án: Khái niệm, mục tiêu, tác dụng, lĩnh vự quản lí dự án? Khái niệm - Quản lí dự án q trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kĩ thuật chất lượng sản phẩm dịch vụ, phương pháp điều kiện tốt cho phép - Gồm giai đoạn: Lập kế hoạch Điều phối thực dự án - - - - Giám sát Mục tiêu Mục tiêu quản lí dự án nói chung hồn thành cơng việc dự án theo yêu cầu kĩ thuật chất lượng, phạm vi ngân sách duyệt theo tiến độ thời gian cho phép C=f(P,T,S) Trong đó, C: Chi phí P: Mức độ hồn thành cơng việc T: thời gian S: phạm vi dự án Phương trình cho thấy, chi phí hàm yếu tố: P,T,S Chi phí dự án tăng lên chất lượng hồn thành cơng việc tốt hơn, thời gian kéo dài, gặp trường hợp giá nguyên vật liệu tăng cao phát sinh chi phí số khoản mục đầu nguyên vật liệu Mặt khác, thời gian kéo dài dẫn đến tình trạng làm việc hiệu công nhân mệt mỏi, chờ đợi,… làm phát sinh tăng số khoản mục chi phí yếu tố: thời gian, chi phí mức độ hồn thành cơng việc có mối quan hệ chặt chẽ Tầm quan trọng mục tiêu khác dự án, thời kì dự án Nhưng nói chung, đạt kết tốt mục tiêu thường phải hi sinh hay hay mục tiêu Trong qt quản lí dự án thường diễn hoạt động đánh đổi mục tiêu Tức hi sinh mục tiêu để thực tốt mục tiêu điều kiện thời gian không gian cho phép nhằm thực tốt mục tiêu dài hạn q trình quản lí dự án Nếu cơng việc diễn kế hoạch khơng phải đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, kế hoạch thực thi thường có thay đổi nhiều nguyen nhân nên đánh đổi kĩ quan trọng nhà quản lí dự án Việc đánh đổi mục tiêu diễn suốt q trình quản lí, từ bắt đầu đến kết thúc dự án giai đoạn dự án, mục tieu trở thành yếu tố quan trọng cần tuân thủ, mục tiêu khác thay đổi Do đó, việc đánh đổi mục tiêu có ảnh hưởng đến kết thực mục tiêu khác Tác dụng - Liên kết tất hoạt động, công việc dự án Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xun, gắn bó nhóm quản lí dự án với KH nhà cung cấp đầu vào cho dự án Tăng cường hợp tác thành viên rõ trách nhiệm thành viên tham gia dự án Tạo điều kiện phát sớm khó khăn vướng mắc nảy sinh điều chỉnh kịp thời trước thay đổi điều kiện khơng dự đốn Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp bên liên quan để giải bất đồng Tạo sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao Các lĩnh vực quản lí dự án - Lập kế hoạch tổng quan: Là trình tổ chức dự án theo trình tự logic, việc chi tiết hóa mục tiêu dự án thành cơng việc cụ thể hoạch định chương trình thực cơng việc nhằm đảm bảo lĩnh vực quản lí khác dự án kết hợp cách đầy đủ xác - Quản lí phạm vi: Là việc xác định, giám sát việc thực mục đích, mục tiêu dự án, xác định công việc thuộc dự án cần phải thực hiện, cơng việc nằm ngồi phạm vi dự án - Quản lí thời gian: Là việc lập kế hoạch, phân phối giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó rõ cơng việc phải kéo dài bao lâu, bắt đầu, kết thúc toàn dự án hoàn thành - Quản lí chi phí: Là q trình dự tốn kinh phí, giám sát thực chi phí theo tiến độ cho cơng việc tồn dự án, việc tổ chức, phân tích số liệu báo cáo thơng tin chi phí - Quản lí chất lượng: - - - - Là trình triển khai giám sát tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn chủ đầu tư Quản lí nhân lực: Là việc hướng dẫn, phối hợp nỗ lực thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động dự án hiệu đến mức nào? Quản lí thơng tin: Là q trình đảm bảo dịng thơng tin thơng suốt cách nhanh xác thành viên dự án cấp quản lí khác Thơng qua quản lí thơng tin trả lời câu hỏi: cần thông tin dự án, mức độ chi tiết nhà quản lí dự án cần báo cáo cho họ cách nào? Quản lí rủi ro: Là việc nhận diện nhân tố rủi ro dự án, lượng hóa mức độ rủi ro có kế hoạch đối phó quản lí loại rủi ro Quản lí hợp đồng hoạt động mua bán: Là q trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ, thương lượng, quản lí hợp đồng điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị,….cần thiết cho dự án Qúa trình quản lí nhằm giải vấn đề: cách dự án nhận hàng hóa dịch vụ cần thiết tổ chức bên ngoài? Tiến độ cung, chất lượng cung sao? 1.2 Các mơ hình tổ chức quản lí dự án 1.2.1 Mơ hình chủ đầu tư trực tiếp quản lí dự án - - - - Là hình thức tổ chức quản lí mà chủ đầu tư tự thực dự án (tự sản xuất, tự xây dựng, tự tổ chức giám sát tự chịu trách nhiệm trước pháp luật) chủ đầu tư tự lập ban quản lí dự án để quản lí việc thực cơng việc dự án theo ủy quyền Điều kiện áp dụng: Cho dự án có quy mơ nhỏ, kĩ thuật đơn giản gần với chuyên môn sâu chủ đầu tư Chủ đầu tư phải có đủ lực chuyên mơn kinh nghiệm để quản lí dự án Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí Truyền đạt nhanh chóng, thống thị, mệnh lệnh Nhược điểm: Địi hỏi chủ đầu tư phải có trình độ chun mơn, có kinh nghiệm Cùng lúc phải thực nhiều cơng việc Phải có máy đủ lực (bị giới hạn trình độ, nghiệp vụ) 1.2.2 Mơ hình chủ nhiệm điều hành dự án - - - Là mơ hình tổ chức quản lí chủ đầu tư giao cho ban quản lí dự án chuyên ngành thuê tổ chức tư vấn quản lí có đủ điều kiện, lực chun mơn phù hợp với quy mơ, tính chất dự án làm chủ nhiệm điều hành, quản lí việc thực dự án Chủ nhiệm điều hành pháp nhân độc lập, có lực, người quản lí, điều hành chịu trách nhiệm trước pháp luật tồn q trình thực dự án Mọi định chủ đầu tư liên quan đến trình thực dự án triển khai thơng qua tổ chức tư vấn quản lí dự án Ưu điểm: Chi phí rẻ so với mơ hình chìa khóa trao tay Nhược điểm: Chi phí đắt so với mơ hình chủ đầu tư trực tiếp quản lí dự án 1.2.3 Mơ hình chìa khóa trao tay - Là hình thức tổ chức ban quản lí dự án khơng đại diện tồn quyền chủ đầu tư- chủ dự án mà “chủ” dự án - - Mơ hình cho phép tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà tổng thầu để thực toàn dự án Mọi trách nhiệm thực dự án giao cho ban quản lí dự án họ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật việc thực dự án Ngồi ra, tổng thầu ban quản lí dự án khơng quyền giao tồn quyền thực dự án mà phép thuê thầu phụ để thực phần việc dự án trúng thầu Trong trường hợp này, bên nhận thầu không cá nhân mà tổ chức quản lí dự án chuyên nghiệp Điều kiện áp dụng: Những dự án đòi hỏi kĩ thuật cao, độ phức tạp lớn Quy mô siêu lớn - Thời gian lâu dài Ưu điệm: Có thể tìm thấy nhiều nhà thầu chất lượng Khơng địi hỏi kiến thức, trình độ chun mơn hay kinh nghiệm chủ đầu tư Chủ đầu tư chuyển giao tất nghĩa vụ, trách nhiệm, rủi ro cho tổng thầu Chủ đầu tư đc giải phóng cơng việc, vụ liên quan đến dự án để thực công việc khác - Nhược điểm: Chi phí tốn mơ hình Việc lựa chọn tổng thầu phải minh bạch Bán lại thầu nhiều lần làm ảnh hưởng đến chất lượng dự án 1.3 Phân biệt quản lí dự án quản lí q trình sản xuất liên tục doanh nghiệp Quản lí q trình sản xuất liên tục DN Nhiệm vụ có tính lặp lại liên tục Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Quản lí dự án Nhiệm vụ khơng có tính lặp lại, mà có tính mẻ Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao Một khối lượng lớn hàng hóa địch vụ sản xuất thời kì (sx hàng loạt) Tgian tồn cty, DN lâu dài Các số liệu thống kê sẵn có hữu ích việc định Không tốn chuộc lại lỗi lầm Tổ chức theo tổ nhóm hình thức phổ biến Trách nhiệm rõ ràng điều chỉnh qua thời gian Môi trường làm việc tương đối ổn định Tập trung vào loại hay số lượng định hàng hóa, dịch vụ (sx đơn chiếc) Thời gian tồn dự án giới hạn Số liệu thống kê có nên khơng sử dụng nhiều vào định dự án Phải trả giá đắt cho định sai lầm Nhân cho dự án Phân chia trách nhiệm thay đổi tùy thuộc vào tính chất dự án Mơi trường làm việc thường xuyên thay đổi 1.4 Nội dung kế hoạch tổng thể dự án Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch kế hoạch tổng thể dự án, kế hoạch tiến độ,… Gồm nội dung sau: Giới thiệu tổng quan dự án Là giới thiệu nét khái quát dự án định thực gồm + mục tiêu cần đạt dự án + lí đời dự án + phạm vi dự án +cơ cấu tổ chức quản lí nhân dự án +liệt kê mốc tgian quan trọng qtrinh thực dự án Mục tiêu dự án số mục tiêu cụ thể + mức lợi nhận dự án tạo + Thị phần DN + Năng lực cạnh tranh DN + Mục tiêu kte-xh - - - Thời gian tiến độ Phải làm rõ đươc lịch trình thực dự án, để ban quản lí dự án quản lí điều hành, cho phép xđ dễ dàng công việc then chốt, xác định ngày bắt đầu-kết thúc Kế hoạch tiến độ lập phải gắn chặt chẽ, đồng thời sở để lập phận kế hoạch khác số nội dung cần làm rõ : trình tự cơng việc, so sánh đánh giá phù hợp tiến độ thời gian với chi phí,… Xem xét khía cạnh kĩ thuật quản lí dự án Về kĩ thuật: so sánh kĩ thuật dự án với khả kĩ thuật có - - - Về quản lí: cho biết điểm khác biệt cần ý quản lí (vd: sd hợp đồng thầu phụ) Kết hoạch phân phối nguồn lực Trong phần kế hoạch phân phối nguồn lực cần làm rõ: nguồn lực sử dụng, xác định tổng nhu cầu loại nguồn lực dành cho dự án, xác định thứ tự ưu tiên phân phối nguồn lực cho dự án, tìm kiếm khả giải thiếu hụt,… Ngân sách Phản ánh toàn hđ dự án, bao gồm hđ thu chi Có nhiều loại ngân sách (dài hạn, trung hạn, ngắn hạn,….) Kế hoạch ngân sách tập họp nhiều loại kế hoạch xác định tổng nhu cầu vốn, kế hoạch huy động vốn,… Cũng đưa thủ tục quản lí chi phí suốt q trình thực dự án - Nhân Trình bày yêu cẩu riêng công tác nhân dự án Nhu cầu tuyển dụng, đào tạo cho dự án Kế hoạch quy mô lao động, tiền lương - Hợp đồng Hợp đồng cung cấp máy móc, NVL Hợp đồng thầu phụ Hợp đồng phân phối sản phẩm Hợp đồng tư vấn - Kiểm tra, đánh giá dự án Trình bày phương pháp thu thập số liệu, phương pháp đánh giá giám sát trình thực dự án Khó khăn tiềm tàng - Nguyên nhân: tình trạng vi phạm hợp đồng, thất bại kĩ thuật, ảnh hưởng thời tiết, hạn chế nguồn lực,… - Tuy nhiên, thời điểm xảy rủi ro lúc Cần xác định mức độ rủi ro nhân tố xây dưng kế hoạch đối phó 1.5 Dự tốn ngân sách dự án Dự toán ngân sách dự án kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho hđ dự án nhằm đảm bảo thực tốt mục tiêu chi phí, chất lượng tiến độ dự án Phương pháp dự toán ngân sách - PP dự toán ngân sách từ cao xuống thấp - Cấp cao phê duyệt đưa số đưa số xuống cấp để tính tốn đưa thông số chi tiết để chi tiết hóa số đưa xuống - Ưu điểm: - - Tổng ngân sách phù hợp với tình hình chung đơn vị với yêu cầu dự án Các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, chi tiêu tốn đc xem xét mối tương quan chung Nhược điểm: Phải có kết hợp nhiều lại ngân sách Có cạnh tranh nhà quản lí dự án nhà quản lí chức Bị bó hẹp phạm vi chi phí kế hoạch cấp PP dự toán ngân sách từ thấp lên cao Cấp lập dự toán ngân sách công việc sở định mức sử dụng mục duyệt trình lên cấp để tiến hành phê duyệt - - Ưu điểm: Ng lập ngân sách thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với công việc nên họ dự tính xác Là biện pháp đào tạo nhà quản lí cấp thấp việc dự toán ngân sách Nhược điểm: Địi hỏi có danh mục đầy đủ cơng việc dự án Trong thực tế điều khó đạt Các nhà quản lí cấp cao khơng có nhiều hội kiểm sốt q trình lập ngân sách cấp Cấp có tư tưởng sợ cấp cắt giảm nên thường dự toán vượt mức cần thiết - Pp lập dự toán ngân sách theo dự toán Dựa sở khoản thu chi phí phát sinh theo cơng việc tổng hợp theo dự án - Pp lập dự tốn theo chi phí: Tiến hành sở thực năm trước cho khoản mục chi tiêu sau tổng hợp lại theo Phân loại: - Theo tính chất hđ Ngân sách dự án Ngân sách cho hđ không theo dự án - Theo thời gian Ngân sách dài hạn Ngân sách ngắn hạn Khái tốn dự tốn chi phí cơng việc dự án - Các bước thực Thiết kế dự án Phạm vi công viện Hóa đơn NVL, bảng kê chi tiết, NVL sử dụng Kế hoạch chi tiết Định mức chi phí tiền cơng, máy 1.6 Quản trị rủi ro dự án 1.6.1 Dự báo rủi ro quản lí dự án Nhận biết rủi ro - Các rủi ro liên quan đến môi trường DA Các rủi ro liên quan đến việc thực DA Các rủi ro liên quan đến an toàn lao động, sức khỏe lđ Các rủi ro liên quan đến thời gian, tiến độ thực dự án Các rủi ro liên quan đến chi phí thực dự án Các rủi ro liên quan đến xã hội Xác định nhu cầu khách hàng Xác định, quản lí khai thác kĩ thuật cơng nghệ DA Các đối thủ thay đổi phương thức sản xuất cạnh tranh Các nhà cung cấp nguồn lực cho dự án gặp trắc trở sản xuất 1.6.2 Các biện pháp phòng ngừa rủi ro Né tranh rủi ro - Là loại bỏ khả bị thiệt hại, việc khơng chấp nhận dự án có rủi ro lớn biện pháp áp dụng TH khả bị thiệt hại cao mức độ thiệt hại lơn Vd: nhiều nhà đầu tư nc ngồi khơng đầu tư vào nước có bất ổn trị độ rủi ro cao - Tuy nhiên số TH, có loại rủi ro khơng thể né tránh Vd: rủi ro bị phá sản => giảm thiệt hại Chấp nhận rủi ro - Là trường hợp chủ đầu tư cán dự án hoàn toàn biết trước rủi ro hậu sẵn sàng chấp nhận rủi ro thiệt hại xuất - Áp dụng cho mức độ thiệt hại mức thập khả bị thiệt hại không lớn Tự bảo hiểm - - Là phương pháp quản lí rủi ro mà đơn vị chấp nhận rủi ro tự nguyện kết hợp thành nhóm gồm nhiều đơn vị có rủi ro tương tự khác, đủ để dự đốn xác mức độ thiệt hại Giải pháp có đặc điểm: Là hình thức chấp nhận rủi ro Thường kết hợp đơn vị đầu tư công ty bố mẹ ngành Có chuyển rủi ro tái phân phối chi phí thiệt hại Có hoạt động dự đốn mức thiệt hại Hệ thống tự bảo hiểm phải đáp ứng chi tiêu hệ thống bảo hiểm Lợi nâng cao khả ngăn ngừa thiệt hại, thủ tục chi trả bảo hiểm nhanh gọn đồng thời nâng cao khả sinh lợi tạo ĐK quay vòng vốn Ngăn ngừa thiệt hại - Là hoạt động nhằm làm giảm tính thường xuyen thiệt hại xuất Để ngăn ngừa thiệt hại cần xác định nguồn gốc thiệt hại Có nhóm nhân tố chính: nhân tố mơi trường đàu tư nhân tố thuộc nội dự án số biện pháp: thuê bảo vệ, đào tạo lại lao động,… Giảm bớt thiệt hại - Là việc chủ đầu tư, cán quản lí dự án sử dụng biện pháp đo lường, phân tích, đánh giá lại rủi ro cách liên tục dụng kế hoạch đối phó, làm giảm thiệt hại xảy Chuyển dịch rủi ro - Là biện pháp đso bên liên kết với nhiều bên khác để chịu chung rủi ro Biện pháp giống với bảo hiểm chỗ: độ bất định thiệt hại chuyển từ cá nhân sang nhóm khác chỗ bảo hiểm khơng đơn bao gồm chuyển dịch rủi ro mà giảm rủi ro thơng qua dự đốn thiệt hại luật số lớn trước xuất VD: hđ thuê tài sản, thiết bị, hđ chuyển dịch rủi ro, người thuê chuyển rủi ro tài sản hào mòn sang người cho thuê Bảo hiểm - Là chuyển dịch rủi ro theo hợp đồng Từ quan điểm xã hội, bảo hiểm không đơn việc chuyển dịch rủi ro mà làm giảm rủi ro nhóm 10 - người có rủi ro tương tự tự nguyện tham gia bảo hiểm cho phép dự đoán mức độ thiệt hại trước xuất Là cơng cụ quản lí rủi ro phù hợp khả thiệt hại thấp mức thiệt hại nghiêm trọng Chương trình quản lí rủi ro cần xem xét đánh giá lại thường xuyên 1.6.3 Các kế hoạch phục hồi, khắc phục rủi ro Né tranh rủi ro - Là loại bỏ khả bị thiệt hại, việc không chấp nhận dự án có rủi ro lớn biện pháp áp dụng TH khả bị thiệt hại cao mức độ thiệt hại lơn Vd: nhiều nhà đầu tư nc ngồi khơng đầu tư vào nước có bất ổn trị độ rủi ro cao - Tuy nhiên số TH, có loại rủi ro khơng thể né tránh Vd: rủi ro bị phá sản => giảm thiệt hại Chấp nhận rủi ro - - Là trường hợp chủ đầu tư cán dự án hoàn toàn biết trước rủi ro hậu sẵn sàng chấp nhận rủi ro thiệt hại xuất Áp dụng cho mức độ thiệt hại mức thập khả bị thiệt hại không lớn Tự bảo hiểm - - Là phương pháp quản lí rủi ro mà đơn vị chấp nhận rủi ro tự nguyện kết hợp thành nhóm gồm nhiều đơn vị có rủi ro tương tự khác, đủ để dự đốn xác mức độ thiệt hại Giải pháp có đặc điểm: Là hình thức chấp nhận rủi ro Thường kết hợp đơn vị đầu tư công ty bố mẹ ngành Có chuyển rủi ro tái phân phối chi phí thiệt hại Có hoạt động dự đoán mức thiệt hại Hệ thống tự bảo hiểm phải đáp ứng chi tiêu hệ thống bảo hiểm Lợi nâng cao khả ngăn ngừa thiệt hại, thủ tục chi trả bảo hiểm nhanh gọn đồng thời nâng cao khả sinh lợi tạo ĐK quay vịng vốn Ngăn ngừa thiệt hại - Là hoạt động nhằm làm giảm tính thường xuyen thiệt hại xuất 11 - Để ngăn ngừa thiệt hại cần xác định nguồn gốc thiệt hại Có nhóm nhân tố chính: nhân tố môi trường đàu tư nhân tố thuộc nội dự án số biện pháp: thuê bảo vệ, đào tạo lại lao động,… Giảm bớt thiệt hại - Là việc chủ đầu tư, cán quản lí dự án sử dụng biện pháp đo lường, phân tích, đánh giá lại rủi ro cách liên tục dụng kế hoạch đối phó, làm giảm thiệt hại xảy Chuyển dịch rủi ro - Là biện pháp đso bên liên kết với nhiều bên khác để chịu chung rủi ro Biện pháp giống với bảo hiểm chỗ: độ bất định thiệt hại chuyển từ cá nhân sang nhóm khác chỗ bảo hiểm không đơn bao gồm chuyển dịch rủi ro mà giảm rủi ro thơng qua dự đốn thiệt hại luật số lớn trước xuất VD: hđ thuê tài sản, thiết bị, hđ chuyển dịch rủi ro, người thuê chuyển rủi ro tài sản hào mòn sang người cho thuê Bảo hiểm - - Là chuyển dịch rủi ro theo hợp đồng Từ quan điểm xã hội, bảo hiểm không đơn việc chuyển dịch rủi ro mà làm giảm rủi ro nhóm người có rủi ro tương tự tự nguyện tham gia bảo hiểm cho phép dự đốn mức độ thiệt hại trước xuất Là cơng cụ quản lí rủi ro phù hợp khả thiệt hại thấp mức thiệt hại nghiêm trọng Chương trình quản lí rủi ro cần xem xét đánh giá lại thường xuyên 1.7 Giám sát dự án Khái niệm - Là trình kiểm tra theo dõi dự án tiến độ thời gian, chi phí tiến trình thực nhằm đánh giá thường xuyên mức độ hoàn thành đề xuất biện pháp hành động cần thiết để thực thành công dự án Các phương pháp giám sát dự án Phương pháp sử dụng mốc thời gian - Là kiện dùng để đánh dấu trình, giai đoạn dự án Chúng ghi lại dạng đồ thị cac từ ngữ Được coi công cụ để giám sát dự án, làm cho mn dự án hiểu tình trạng thực tế dự án quản lí kiểm tra dự án Phương pháp kiểm tra giới hạn 12 - Kiểm tra giới hạn liên quan đến việc xác lập phạm vi giới hạn cho phép để quản lí dự án So sánh gí trị thước đo thực tế với mức độ chuẩn xác lập ban đầu thực hành động cần thiết giới hạn bị vượt Các đường cong S Sử dụng giám sát ngân sách, phương pháp phân tích đồ thị để khác chi tiêu kế hoạch chi tiêu thực tế - Chi phí tích lũy khoảng thời gian chênh lệch kế hoạch thực tế mô tả đồ thị Ta thấy: - Chi phí kế hoạch khác chi tiêu thực tế Kế hoạch không bh trùng với chi tiêu thực tế Bị giới hạn đường toàn ngân sách Do đó, chi phí thực tế khơng bị vượt q ngân sách Kiểm sốt tình hình giải ngân dự án dựa vào nhà quản trị tiết kiệm chi phí Kiểm sốt thực – sơ đồ giá trị thu Kiểm sốt thực tồn dự án cơng việc giữ vai trị quan trọng Để đo lường tình hình thực toàn dự án người ta dùng chi tiêu giá trị thu - Chi tiêu giá trị thu khắc phục nhược điểm: so sánh chi phí thực tế với kế hoạch thời kì định thường không xem xét đến khối lượng công việc hoàn thành - Giá trị hoàn thành giá trị ước tính cơng việc, tính = % hồn thành ước tính cơng việc * chi phí kế hoạch Đây mức chi phí giả thiết chi tiêu cho phần cơng việc hồn thành này, sở để so sánh với mức chi tiêu thực tế - tiêu chí xác định: - Chênh lệch thời gian = tgian thực theo tiến độ - tgian thực tế Chênh lệch chi tiêu = chi phí thực tế - chi phí kế hoạch Chênh lệch kế hoạch = giá trị hồn thành – chi phí kế hoạch Tổng chênh lệch = chênh lệch chi tiêu + chênh lệch KH = cp thực tế - cp kế hoạch Chú ý: - Chênh lệch thời gian mang giá trị âm cho thấy chậm trễ dự án Chênh lệch kế hoạch giá trị âm 13 - Chi tiêu tổng chênh lệch không xem xét đến giá trị thu Các báo cáo tiến độ: - Là công cụ quan trọng để giám sát để nhà quản lí dự án, cán ngành, nhà tài trợ trao đổi thông tin dự án Báo cáo tiến độ thực thường xuyên đột xuất Một dự án tiêu biểu, quy mô từ TB đến lớn cần báo cáo tiến độ thường xuyên chuyên gia, nhà quản lí dự án nhóm dự án Các họp bàn dự án - Các họp bàn dự án xoay quanh việc thực mục tiêu dự án nhằm thực dự án cách hiệu - Thông qua tranh luận trao đổi thơng tin có liên quan đến kiện, trao đổi ý kiến, quan điểm ủng hộ hay xem xet lại việc định giám đốc dự án Có thể kiểm tra cơng việc kết đạt được, nhận diện vấn đề, phân tích giải pháp, đánh giá kế hoạch điều chỉnh Tham quan thực tế - - Tham quan thực tế thức khơng thức phương pháp giám sát thực tế Khó khăn trao đổi thông tin bị gián đoạn thiếu kĩ việc điều hành nên cần chuyến tham quan thực tế người hưởng loiwjt dự án cán dự án để thu thập thơng tin Cán dự án thu thông tin giám sát cách quan sát, thảo luận khơng thức với nhóm Các hệ thống giám sát Là kết hợp hệ thống đây: Hệ thống giám sát tài chính: theo dõi tất vấn đề tài dự án(hợp đồng vay mượn, toán,…) Hệ thống giám sát trình Hệ thống liên quan đến việc thực dự án tổ chức liên quan để quản lí dự án hiệu Hệ thống giám sát hoạt động hệ thống liên quan đến việc ghi chép hoạt động thường ngày dự án đảm bảo chúng thực Nội dung báo cáo giám sát dự án - Là tài liệu quan trọng phục vụ yêu cầu quản lí giám đốc dự án, quan giám sát, chủ đầu tư, nhà thầu, đại diện quan quản lí nhà nước, người hưởng lợi Do đó, phải hiểu xem công cụ 14 - - thông tin Báo cáo giám sát khác hình thức, mức độ phức tạp dự án, gồm nội dung sau: Phần 1: giới thiệu: Phần mô tả ngắn gọn, rõ ràng dự án Sự cần thiết dự án, mục tiêu nguồn lực phải làm rõ Nếu dự án lớn phức tạp cần giải thích kèm theo báo cáo Phần 2: trình bày thực trạng dự án đến thời điểm số mặt Chi phí: báo cáo cần làm rõ thực trạng quy mơ vốn, nguồn vốn tình hình sử dụng vốn dự án Cần so sánh chi phí thực tế với chi phí dự tốn theo giai đoạn đầu tư, theo mốc thời gian quan trọng Các số liệu cần trình bày bảng phần mục lục Tiến độ thời gian: báo cáo rõ khối lượng cơng việc hồn thành, % khối lượng CV thực cơng việc chưa hồn thành, thời điểm tại, dự tính thời gian cịn lại để thực cơng việc Việc báo cáo nên dựa vào mốc tgian quan trọng để xđ lịch trình kế hoạch Kết hợp yếu tố thời gian với chi phí nguồn lực: phần trình bày kết hợp mục tiêu So sánh khối lượng cơng việc hồn thành với Khối lượng kế hoạch, xét mối quan hệ với nguồn lực sử dụng, đặc biệt tiền vốn, dự tính thời gian kết thúc dự án quy mô tiền vốn nguồn vốn khác cần phải có để thực cơng việc cịn lại - - - - Chất lượng: báo cáo tùy thuộc vào loại dự án giám sát, phải tình hình thực tiêu chất lượng, tiêu chuẩn chất lượng ghi hợp đồng, làm rõ phương pháp quản lí chất lượng, hệ thống đảm bảo chất lượng Phần 3: kết luận, kiến nghị chun mơn Phần báo cáo trình bày kết luận, kiến nghị chuyên môn liên quan đến kế hoạch tiến độ ngân sách, cơng việc chưa hồn thành dự án Phần 4: kiến nghị giải pháp quản lí dự án Trình bày khoản mục mà cán giám sát nhận thấy cần quản lí chặt chẽ cấp Đồng thời cần giải thích ngắn gọn mqh khoản mục với mục tiêu dự án, giải thích mqh đánh đổi mục tiêu, tgian, chi phí Phần 5: phân tích rủi ro Báo cáo phân tích rủi ro tác động Đồng thời, cần cảnh báo rủi ro tiềm tàng xảy tương lai cv cịn lại Phần 6: trình bày điểm cịn hạn chế giả định báo cáo 15 Cán giám sát người chịu trách nhiệm độ xác tính kịp thời báo cáo nhà quản lí cấp ng chịu trách nhiệm giải thích báo cáo đề giải tương lai sở báo cáo 1.8 Đánh giá dự án Khái niệm - Là q trình xác định, phân tích cách hệ thống khách quan kết quả, mức độ hiệu tác động, mối liên hệ dự án sở mục tiêu chúng Quy trình Bước 1: Ra định đánh giá dự án - Ai định đánh giá dự án tùy thuộc loại đánh giá nội hay bên Quyết định đánh giá dự án phải đưa vào kế hoạch ngày từ lập dự án rõ sử dụng phương pháp đánh giá Những nguyên nhân cần thiết việc đánh giá dự án phải làm rõ, ví dụ, đánh giá để điều chỉnh số qđ nhà tài trợ,… Bước 2: Chuẩn bị điều khoản hợp đồng cho hoạt động đánh giá dự án - Bản mô tả điều khoản hợp đồng phải làm rõ mục đích phạm vi đánh giá dự án, mơ tả ngắn gọn nd đánh giá Điều khoản hợp đồng cần nêu rõ kĩ năng, trình độ chun mơn u cầu khác mà nhà chuyên gia tư vấn đánh giá, cần đưa quy trình, thủ tục lựa chọn tư vấn để đảm bảo việc đánh giá khách quan Bước 3: Lựa chọn kí hợp đồng với nhóm đánh giá dự án Việc lựa chọn chuyên gia hay nhóm tư vấn đánh giá tiến hành sở tiêu chuẩn xác định rõ mô tả điều khoản hợp đồng - Tiêu chuẩn bao gồm: yêu cầu chuyên môn, kĩ thuật,… Chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu đánh giá dự án cần đề nghị ứng viên cung cấp thông tin cần thiết lực chuyên môn, kinh nghiệm lĩnh vực đánh giá dự án,… - Bước 4: Lập kế hoạch chuẩn bị công việc - Chuẩn bị kế hoạch thời gian kế hoạch làm việc chi tiết, phân chia nhiệm vụ thành viên Nhóm sẵn sàng bắt tay vào việ, trước tiên tiến hành nghiên cứu tài liệu Bước 5: Tiến hành đánh giá dự án - Tất tài liệu liên quan đến dự án cần thu thập, tổng hợp 16 - Trong trình đó, nhóm đánh giá cần giúp đỡ ban quản lí dự án việc sẵn sàng trả lời, tham dự buổi báo cáo,… Bước 6: Chuẩn bị báo cáo - Sau tài liệu tổng hợp, phân tích nhóm đánh giá cần viết thành báo cáo Báo cáo nêu rõ kết luận, kiến nghị nhóm, trình bày phương pháp tiến hành đánh giá, khó khăn nảy sinh cách khắc phục Bước 7: Sửa chữa, viết báo cáo cuối nộp sản phẩm - Báo cáo đệ trình cho bên liên quan nhà tài trợ, ban quản lí dự án,… Có thể tổ chức hội nghị để thảo luận, xin ý kiến đánh giá, nhận xét báo cáo,… sau tiến hành sửa chữa, bổ sung, viết báo cáo cuối nộp 17