Tiểu Luận - Quản Trị Kinh Doanh Nhà Hàng - Đề Tài - Một Số Lưu Ý Khi Xây Dựng Thực Đơn Và Cung Cấp Dịch Vụ Cho Khách Tại Nhà Hàng

Atks.vn - Trong kinh doanh ẩm thực do thực đơn bị nhiều nguồn khác nhau tác động, cho nên những nguồn tác động này cần được xem như tác động bắt buộc Khi lên thực đơn những điều sau đây cần phải được xem xét cẩn thận: cách bố trí các tiện nghi, thiết kế, thiết bị, nhân lực, nguyên liệu chế biến, kế hoạch tiếp thị, mức độ chất lượng và chi phí.

Thực đơn của một nhà hàng là công cụ tiếp thị rất hiệu quả, nó cũng điều khiển việc quản lý bên trong nhà hàng, do đó việc lên kế hoạch xây dựng thực đơn là công việc quan trọng Trước khi bắt đầu một kế hoạch, bạn cần nắm vững những yêu cầu mà thực đơn cần được đáp ứng như sau:

1 Thực đơn phải thoả mãn sự mong muốn của khách hàng chứ không phải của đầu bếp, của giám đốc ẩm thực hay của người quản lý.

2 Bản thân thực đơn phải đạt mục tiêu tiếp thị Mặc dù một phần công việc của tiếp thị là xác định điều khách muốn là gì, thì phần khác cũng quan trọng không kém, đó là cung cấp những gì khách muốn vào đúng lúc và đúng nơi thích hợp với mức giá mà khách sẵn lòng chi trả Thực đơn phải mang khách quay lại với dịch vụ của bạn.

3 Chi phí cho thực đơn phải hiệu quả Những món trong thực đơn mà bạn chọn phải nằm trong ước tính chi phí thức ăn cho phép.

4 Thực đơn đòi hỏi sự chính xác Cho dù khu vực của bạn có tồn tại hay không những quy định tính chính xác trong thực đơn, thì bạn vẫn phải chịu trách nhiệm trình bày những món ăn trong thực đơn một cách chính xác Ví dụ, một bánh mì nướng phó mát “cheese” thì không nên diễn tả là pho mát “cheddar”.

Một khi đã xem xét lại những yêu cầu này, có nghĩa là bạn đã sẵn sàng lựa chọn những món ăn cho thực đơn Một lần nữa bạn cần phải nhớ, chỉ nên thực hiện việc này khi tập trung vào nhu cầu của khách Tuy nhiên một số món ăn cần phải được loại bỏ vì một vài nguyên nhân như một số nguyên liệu chế biến không có trên thị trường, hoặc giá bán quá cao, khó thực hiện hoặc khó giữ được chất lượng cao của sản phẩm; không đủ người thực hiện, hoặc trang thiết bị không thích hợp.

Sự phức tạp của việc chuẩn bị một thực đơn là tuỳ thuộc vào mức độ lớn dựa trên tầm hoạt động kinh doanh Các thực đơn ở những nhà hàng phục vụ theo món (a-la-cart) rất khác so với các loại thực đơn ở nhà hàng tự phục vụ hay nhà hàng buffet Tuy nhiên trong một số trường hợp bạn nên xây dựng một thực đơn bắt đầu bằng những món khai vị Bạn nên nhớ mà cân nhắc về cách thức chuẩn bị và chi phí của từng món ăn, bạn phải biết rằng việc đưa ra một loạt món khai vị sẽ tạo ra nhiều vấn đề ở khâu chuẩn bị hơn là chỉ đưa ra bốn hay năm món thôi Hơn nữa khuynh hướng cung cấp ít món khai vị đang lan nhanh đến các nhà hàng đặc sản.

Đặc biệt chúng ta cần đưa ra những vấn đề có liên quan đến việc tiếp thị khi chuẩn bị thực đơn cho những nhà hàng Âu phục vụ tại phòng, buffet và yến tiệc Khi sáng tạo cho mỗi thực đơn, bản thân từng thực đơn sẽ có những đặc thù và khó khăn riêng.

Nhìn chung, khách của nhà hàng Âu thường tìm kiếm những tiện lợi, được phục vụ nhanh và giá tương đối rẻ Thực đơn cho nhà hàng Âu thường có hai loại cơ bản: phong cách California (cần nhấn mạnh những món đặc trưng được phục vụ cho buổi sáng, buổi trưa và buổi tối cho thực đơn dùng phục vụ nguyên ngày) và phong cách theo bữa ăn riêng biệt (cần có những thực đơn khác nhau cho buổi sáng, buổi trưa và buổi tối).

Thực đơn dành cho dịch vụ phục vụ tại phòng chỉ nên có những món mà có thể duy trì chất lượng của món ăn trong suốt thời gian chuyển món ăn lên phòng Một vài nơi người ta dùng cả hai loại thực đơn của nhà hàng, như thực đơn căn bản cho dịch vụ phục vụ tại phòng rồi bổ sung thêm một số món ăn nhanh.

Thực đơn buffet thì nhiều món và phức tạp hơn cả thực đơn ở nhà hàng và dịch vụ phục vụ tại phòng Sau đây là một số nhân tố cần được xem xét khi chuẩn bị cho một thực đơn buffet: 1 Chi phí cho tổng khẩu phần 2 Số lượng thức ăn khả thi 3 Số lần thêm thức ăn 4 Sự duy trì chất lượng món ăn 5 Vấn đề chia khẩu phần 6 Dụng cụ phục vụ thích hợp 7 Dụng cụ để ngăn thức ăn bị nhiễm bẩn 8 Thêm nhân viên phục vụ 9 Sử dụng thức ăn còn thừa.

Việc quyết định giá bán cho thực đơn buffet thường khó hơn quyết định giá cho thực đơn của những loại hình dịch vụ khác Một số nơi đưa ra kế hoạch giá cả dựa trên việc dự đoán lượng khách hàng quen thuộc của họ Còn những nơi khác chuẩn bị thực đơn buffet trước, tính toán chi phí, sau đó mới đưa ra giá bán dựa trên hệ số tăng giá.

Điều cần cân nhắc trước tiên khi chuẩn bị thực đơn cho một buổi tiệc lớn đó là bạn sẽ phục vụ loại hình nào: buffet, phục vụ tại bàn hay sẽ kết hợp cả hai Thông thường những bữa ăn phục vụ tại buổi tiệc lớn được bày sẵn ra dĩa và người phục vụ bắt buộc phải trình bày từng món ăn riêng biệt sao cho càng có hiệu quả càng tốt Nếu một khách sạn dùng nhiều thực đơn tiệc có sẵn thì khách có thể chọn món ăn họ thích từ đó Nhưng sẽ có những khách muốn kết hợp những món họ thích mà những món này không có sẵn trên thực đơn, trong trường hợp này đơn vị kinh doanh chỉ có thể quyết định khi họ có thể cung cấp theo ý khách được hay không.

Việc chuẩn bị tất cả các loại thực đơn chỉ được thực hiện khi đã cân nhắc những vấn đề sau: 1 Cách bố trí những tiện nghi có sẵn 2 Số lượng nhân công sẵn có 3 Chi phí và thành phần thực phẩm có sẵn 4 Kế hoạch tiếp thị 5 Khả năng duy trì mức độ chất lượng 6 Những mối quan tâm của công chúng về vấn đề sức khoẻ Người chuẩn bị thực đơn cũng phải nắm vững những yêu cầu mà một thực đơn cần phải có : 1 Nhân viên phục vụ 2 Dụng cụ nấu ăn và phục vụ 3 Không gian phục vụ 4 Chi tiết mua hàng 5 Thời gian và cách thức chuẩn bị 6 Quy trình quản lý chi phí 7 Nguồn cung cấp dụng cụ phục vụ (chén, dĩa, đũa, v.v.)

Vẻ bề ngoài của một thực đơn cũng mang lại hiệu quả không kém phần quan trọng Màu sắc sáng tạo, kích thước, cách trình bày, loại giấy hay vật liệu khác, kích thước in, phong cách và mô tả thức ăn là tất cả những nhân tố cần phải cân nhắc khi thiết kế thực đơn.

Khách sạn lâu năm có nhà bếp riêng cho mỗi nhà hàng, nhưng khuynh hướng hiện nay là tập trung hết về vị trí trung tâm để phục vụ cho nhiều nhà hàng khác nhau Theo cách này thì thiết bị và nhân lực cần để vận chuyển thức ăn rất quan trọng Cũng cần sáng suốt để chuẩn bị đối phó những vấn đề có thể nảy sinh về việc truyền đạt thông tin và việc phối hợp khi khu vực chuẩn bị thức ăn bị tách xa khỏi khu vực phục vụ.

Nhà bếp của dịch vụ phục vụ tại phòng và nhà hàng có thể bị tách ra khỏi hoặc là một phần của gian bếp trong một toà nhà Mặt khác, trong việc kinh doanh các buổi tiệc lớn, thức ăn thường được chuẩn bị kế bên phòng tiệc trong một gian bếp nhỏ có tủ lạnh di động, thiết bị hâm nóng, bình đựng cà phê, máy làm đá, v.v Cũng có một số gian bếp nhỏ chỉ đơn thuần là nơi mà nhân viên phục vụ dùng để chia thức ăn thành từng phần nhỏ khi họ chuyển thức ăn số lượng lớn từ khu vực chuẩn bị.

Vì chế biến thức ăn và phục vụ cho buổi tiệc lớn là việc làm phức tạp cho nên bếp trưởng hay trợ lý của bếp trưởng nên luôn là thành viên của đội ngũ chuẩn bị tiệc Ngoài ra cần phải hỏi ý kiến tư vấn của nhân viên chế biến trước khi thay đổi những thực đơn tiệc.

Một khía cạnh quan trọng khác trong việc chế biến thức ăn là thời gian đặt món ăn Do công việc này luôn thuộc trách nhiệm của nhân viên phục vụ, nên họ buộc phải hỗ trợ chặt chẽ và liên tục với nhân viên chế biến thức ăn Dù các quy trình này đã được thiết lập, nhưng vẫn có nhiều nhân tố có thể làm cho quá trình đặt món ăn trở nên phức tạp Một số nhân tố này là: 1 Nhiều phiếu đặt món ăn bị dồn trong giờ cao điểm 2 Cùng một lúc có nhiều phiếu đặt nhiều món ăn 3 Trục trặc thiết bị 4 Thức ăn bị trả về nhà bếp do những lỗi khi đặt món ăn Có thể dễ dàng nhìn thấy tầm quan trọng của việc giao tiếp hiệu quả giữa các nhân viên chế biến và phục vụ Sau đây là các phương pháp giúp cho việc giao tiếp hiệu quả: 1 Các nhân viên phục vụ cần phải kiểm tra và điều chỉnh cho đúng các phiếu gọi món ăn 2 Lắp đặt các thiết bị in từ xa tự động in khi nhập các món ăn được đặt 3 Chữ viết phải rõ ràng dễ đọc và phần viết tắt phải được sử dụng chính xác trên phiếu tính tiền của khách 4 Tránh mối quan hệ đối kháng hoặc quá thân mật giữa các nhân viên phục vụ và nhân viên chế biến 5 Nhân viên chế biến phải tham dự các buổi huấn luyện dành cho nhân viên phục vu.

Do không gian ở khu vực chế biến luôn bị giới hạn và có thể có một số vật cản dành cho việc bảo đảm an toàn, nên nhân viên phục vụ không được bước vào khu vực này Nếu nhân viên phục vụ thức ăn giao tiếp hiệu quả với nhân viên chế biến, thì phiếu gọi thức ăn có thể được giải quyết dễ dàng mà không cần sự hiện diện của nhân viên phục vụ trong khu vực chế biến.

Mục tiêu thực hiện

Sau khi nghiên cứu những bài đọc trong phần này, bạn sẽ có khả năng:

1 Nhận dạng và mô tả đúng từng mục tiêu mà một thực đơn cần đạt được.

2 Giải thích chi tiết quy trình chuẩn bị thực đơn và mô tả những loại thực đơn căn bản cho từng khu phục vụ ẩm thực khác nhau

3 Liệt kê những điều phải làm và những mối bận tâm cần phải được cân nhắc khi chuẩn bị một thực đơn

4 Nhận dạng những nhu cầu phục vụ ẩm thực mà một thực đơn đòi hỏi

5 Nhận dạng và mô tả đúng các hệ thống chế biến món ăn khác nhau

6 Liệt kê các phương pháp khác nhau về thời gian gọi thức ăn mà các đơn vị kinh doanh ẩm thực khác nhau sử dụng Giải thích tại sao việc giao tiếp tốt giữa các nhân viên phục vụ và nhân viên chế biến là vô cùng quan trọng.

Các nguyên tắc và khái niệm quan trọng 1 Mục tiêu chuẩn bị thực đơn:

Thoả mãn mong đợi của khách: thực đơn phải đáp ứng khẩu vị và sở thích của khách, chứ không phải của bếp trưởng hay của bất kỳ nhân viên nào.

Thực đơn phải đạt mục đích tiếp thị và chất lượng: Thực đơn là công cụ tiếp thị quan trọng Nó có thể giúp khách quay trở lại với dịch vụ của bạn Đảm bảo chất lượng không chỉ là dù trong tình huống nào món ăn vẫn có thể được chuẩn bị tốt mà nó còn có nghĩa là sự bổ dưỡng và có sự cân bằng giữa các hương vị, thành phần thức ăn, màu sắc và hình dáng bên ngoài của món ăn Ví dụ, một bữa ăn không cân bằng là một bữa ăn chỉ có một màu với một ít khác biệt trong thành phần thức ăn.

Chi phí hiệu quả: hai loại hoạt động kinh doanh ẩm thực mang tính chất thương mại và tiếp thị đều thiết lập thực đơn có giới hạn về mặt chi phí Vì thực đơn có thể cho ta biết chi phí của thực phẩm, cho nên cần ghi nhớ khi chuẩn bị thực đơn phải chú ý đến mục tiêu lợi chuận.

Sự chính xác: Những thực phẩm không được dán sai nhãn hiệu, hoặc trình bày sai, hoặc mô tả sai trên thực đơn Ví dụ: một thực đơn mô tả món ăn làm cho người ta hiểu lầm khi ghi trên thực đơn món tôm tươi vùng Vịnh thật chất là tôm đông lạnh vùng biển Thái Bình Dương Thực đơn là công cụ quãng cáo có sức mạnh, cho nên khách có thể có cảm giác bị lừa dối và sẽ chẳng bao giờ quay lại nếu như món ăn ghi trên thực đơn bị thực hiện sai.

2 Các quy trình chuẩn bị thực đơn và các loại thực đơn căn bản:

Một vài món ăn trong thực đơn có thể được loại bỏ vì những lý do: a rất khó thực hiện và khó duy trì đúng chất lượng,

b Nguyên liệu có chi phí cao, c Nguyên liệu không có sẵn,

d Không đủ nhân sự thực hiện và không có nhân sự có kỹ năng thích hợp, e Hình ảnh món ăn mâu thuẩn với hình ảnh kinh doanh,

f Trang thiết bị không phù hợp/ hoặc không gian không phù hợp cho công tác chuẩn bị.

Chuẩn bị thực đơn cho nhà hàng Âu: Nhà hàng Âu nói chung thường cung cấp cho khách những món ăn tiện lợi, phục vụ nhanh, giá cả tương đối rẻ Thực đơn thường bao gồm phong cách California (nhấn mạnh những món đặc trưng được phục vụ cho buổi sáng, buổi trưa và buổi tối cho thực đơn dùng phục vụ nguyên ngày) và thực đơn cụ thể (những thực đơn khác nhau cho buổi sáng, buổi trưa và buổi tối).

Thực đơn cho buffet: Những nhân tố cần được xem xét khi lên thực đơn bao gồm:

g Dụng cụ để ngăn thức ăn bị nhiễm bẩn, h Thêm nhân viên phục vụ,

i Sử dụng thức ăn còn thừa.

Thực đơn cho buổi tiệc lớn: Điều cần cân nhắc trước tiên khi lập kế hoạch cho thực đơn tiệc là loại hình dịch vụ được sử dụng – dạng ngồi bàn, tiệc đứng hay kết hợp cả hai Thỉnh thoảng khách sẽ chọn từ thực đơn tiệc có sẵn, hoặc có khi họ sẽ tự thiết kế thực đơn cho họ Nếu họ tự thiết kế thực đơn, chúng ta nên thông báo cho họ biết về giá cả, về việc lựa chọn của họ sẽ ảnh hưởng thế nào đến tốc độ phục vụ.

3 Những điều bắt buộc và cần quan tâm khi chuẩn bị thực đơn:

Trong kinh doanh ẩm thực do thực đơn bị nhiều nguồn khác nhau tác động, cho nên những nguồn tác động này cần được xem như tác dộng bắt buộc Khi lên thực đơn những điều sau đây cần phải được xem xét cẩn thận: cách bố trí các tiện nghi, thiết kế, thiết bị, nhân lực, nguyên liệu chế biến, kế hoạch tiếp thị, mức độ chất lượng và chi phí.

Sức khỏe và an toàn thực phẩm là mối quan tâm mới khi lên thực đơn: Dinh dưỡng và sức khoẻ không còn là mối quan tâm cá nhân đơn thuần của thực khách Nhà hàng và khách sạn phải chú trọng ý thức giữ gìn sức khoẻ của công chúng bằng cách cung cấp thực phẩm ít mỡ, ít natri, ít calo trong thực đơn.

4 Thực đơn xác định nhu cầu phục vụ bữa ăn:

Một thực đơn sẽ xác định nhu cầu về nhân viên phục vụ, thiết bị, không gian ăn uống, chi tiết mua hàng, phương cách nấu ăn, và kiểm soát chi phí Do đó hầu hết quy trình hoạt động của một khách sạn phụ thuộc vào thực đơn cuối cùng được thông qua.

Vì là một công cụ tiếp thị quan trọng như thế, nên thực đơn cần được thiết kế một cách sáng tạo; phong cách, màu sắc và chất liệu để in cần tạo ấn tượng tốt cho thực khách.

5 Thời gian đặt món ăn:

Quy trình trong phòng ăn luôn thay đổi khiến người phục vụ bị yêu cầu phải thay đổi phiếu gọi thức ăn Cho dù là quy trình nào đi nữa thì giữa người chế biến món ăn và người phục vụ phải có sự thoả thuận trước là khi nào những phiếu gọi thức ăn nên được trả về và ai là người chịu trách nhiệm cho thời gian chuẩn bị chúng.

Ở vài đơn vị kinh doanh ẩm thực người ta chia khu vực gọi thức ăn thành từng khu riêng – khu vực gọi thức ăn chính ở một nơi, trong khi khu vực gọi tráng miệng hay món lạnh ở một nơi khác Trong một số khách sạn khác, mọi phiếu gọi thức ăn đều thông qua một nhân viên người có vai trò sắp xếp và nhận phiếu gọi thức ăn, người này làm việc như cầu nối giữa nhân viên phục vụ và nhân viên chế biến món ăn Việc giao tiếp giữa hai nhóm này phải luôn trực tiếp và rõ ràng Bất kỳ trở ngại nào trong việc giao tiếp, như phiếu gọi thức ăn viết cẩu thả, khó đọc hay quan hệ căng thẳng giữa nhân viên phục vụ và nhân viên chế biến đều nên tránh.

Mục tiêu ứng dụng thực tiễn

1 Thu thập các thực đơn từ những nhà hàng khác nhau trong một khách sạn Phân loại chúng tuỳ theo các thực đơn cơ bản đã được hướng dẫn Đánh giá cách trình bày mỗi thực đơn để tìm hiểu xem mức độ sáng tạo được sử dụng.

2 Sáng tạo một thực đơn có thể cho một phòng ăn với mức độ trung bình hay cho một nhà hàng bán thức ăn nhanh Cần cân nhắc sự lựa chọn của bạn về món ăn nào tuỳ theo giới hạn của việc chuẩn bị thực đơn.

3 Cần đặt ra những câu hỏi với viên quản lý phục vụ để tìm ra nguyên tắc nào mà nhân viên phục vụ cần phải tuân thủ khi họ ghi phiếu gọi món ăn Cần hỏi xem nhân tố nào dẫn đến những khó khăn nhất trong việc giao tiếp giữa nhân viên chế biến và nhân viên phục vụ.

4 Sắp xếp buổi nói chuyện với các nhân viên chế biến của một khách sạn Yêu cầu họ cho bạn xem thiết bị vận chuyển thức ăn có sẵn và tìm ra những khó khăn đặc biệt nào nảy sinh khi vận chuyển thức ăn ở những khoảng cách xa Thiết bị nào, nếu được thêm vào kho của khách sạn, sẽ giúp làm giảm bớt các vấn đề đó và tăng thêm mức độ chất lượng thức ăn?

Những quyết định cuối cùng liên quan đến chất lượng nguồn cung cấp thực phẩm và nên mua thiết bị nào cùng với việc xác định rõ mức độ kiểm kê, số lượng thực phẩm được trữ trong kho, tất cả những việc này thường dành cho những dịch vụ ẩm thực hay người quản lý nhà hàng Những quyết định như vậy được dựa trên số lượng chỗ ngồi trong nhà hàng, số giờ hoạt động và loại nhà hàng mà người quản lý điều hành.

Vì là một trong những vấn đề quan trọng nhất và đắt tiền nhất nên việc mua bộ đồ ăn cần phải được thực hiện một cách cẩn thận và thành thục Nhiều người quản lý chọn một số mẫu dụng cụ ăn bằng sứ đơn lẻ để dùng cho tất cả những nhà hàng trong cùng toà nhà Do đó cái mà họ chọn phải phù hợp với cách trang trí, mô hình hoạt động của mỗi nhà hàng Đôi khi họ có thể chọn một mẫu riêng cho nhà hàng loại giá cao cấp, loại nhà hàng sang trọng, nếu họ cảm thấy một kiểu thiết kế độc nhất cho riêng họ sẽ góp phần làm cho không khí nhà hàng tăng thêm giá trị Nhưng trong hầu hết các trường hợp, một loại dụng cụ ăn bằng sứ sẽ trở nên bó buộc Cuối cùng khi người quản lý quyết định thay đổi kiểu dáng bộ đồ ăn, họ phải biết rằng cần khoảng 6 tháng để đặt hàng và nhận hàng, hơn nữa những kiểu này phải phù hợp với thiết bị đang sử dụng, như kho chứa, khay phục vụ, và việc trình bày món ăn trên bộ đồ ăn bằng sứ mới

Trước khi đặt hàng, người quản lý cần làm quen với những bộ đồ ăn có sẵn để có thể quyết định chính xác Ví dụ, việc họ quyết định chọn loại bằng đất nung hay bằng sứ, có tuỳ thuộc vào loại hình nhà hàng hoạt động hay không

Giống như đồ sứ, đồ thuỷ tinh và đồ Inox, nên được chọn tuỳ thuộc vào việc nó có thích hợp với không khí chung của nhà hàng hay không Trong một số nhà hàng, đồ pha lê là một lựa chọn hoàn hảo, trong khi ở một số chỗ khác thì việc dùng đồ bằng thủy tin sẽ hợp lý hơn

Những bộ đồ ăn bằng bạc thật rất ít khi được sử dụng do chi phí cao và không phù hợp với cuộc sống thực tế Nhưng thay vào đó hầu hết người quản lý lại chọn bộ đồ ăn bằng thép không rỉ (inox) vì độ bền và dễ bảo quản

Trong khi việc mua bộ đồ ăn bằng sứ, thuỷ tinh hay bằng inox thuộc trách nhiệm của người quản lý thì họ cũng cần quan tâm đến việc chọn đồng phục cho nhân viên Nhiều nhà hàng mua ba bộ đồng phục cho mỗi một nhân viên vì nếu một bộ đang giặt, một bộ đang mặc thì vẫn còn bộ thứ ba cho nhân viên thay đổi khi cần thiết

Trước khi ra quyết định mua hàng hóa hay dụng cụ, người quản lý nên thu thập sách quảng cáo và hàng mẫu, đồng thời nói chuyện với càng nhiều đại lý càng tốt Như vậy họ có thể dễ dàng so sánh các đơn vị cung cấp và đảm bảo mua được hàng tốt nhất phù hợp số tiền bỏ ra

Bàn ghế cho nhà hàng là một nhân tố quan trọng khác của việc đầu tư Trong khi hầu hết các loại bàn ghế dùng trong các toà nhà đều làm bằng gỗ, thì còn có loại làm bằng kim loại, chất dẻo (plastic), nhựa PVC (vinyl) và sợi thủy tinh Có lẽ chất liệu sản xuất là quan trọng, nhưng xem xét đến độ an toàn của thiết bị quan trọng hơn Ví dụ, bạn sẽ không bao giờ chọn ghế có chân nghiêng quá nhiều ra ngoài, cản trở lối đi Bàn và ghế cần làm cho thật tốt để đảm bảo nó chắc chắn, an toàn Đồng thời tất cả các loại khăn phủ hay gối tựa lưng cần phải là loại chống cháy và không độc hại

Khi người quản lý đã xác định được những yêu cầu về chất lượng, nên viết thật chi tiết những yêu cầu này, gửi chúng đến bộ phận thu mua hoặc chuyển chúng thành biểu mẫu chi tiết thu mua áp dụng cho đơn vị Mẫu này sau đó nên gửi đến những công ty cung cấp thích hợp để đấu thầu giá

Việc chọn và đặt hàng ở công ty cung cấp nào chỉ là một phần trong công tác thu mua nói chung Một quy trình khác không kém phần quan trọng là nhận và trữ hàng Những sản phẩm nhập vào cần được kiểm tra đối chiếu với mẫu đặt hàng chi tiết và hoá đơn giao

hàng Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào nên ghi chú lại Sau đó sản phẩm nên được đưa vào kho lưu trữ nơi được bảo quản và kiểm soát một cách cẩn thận Chìa khoá kho không nên giao một cách bừa bãi, và cách thức giao nhận cần được xác định rõ ràng và theo dõi sát sao Hàng hóa nhập vào cần phải ghi chú vào sổ lưu kho cố định, sổ lưu kho cũng dùng để cập nhật những hàng nào đã sử dụng Khi xuất hàng cũng cần ghi rõ trên phiếu yêu cầu số lượng và loại hàng cần xuất Quy định chặt chẽ như vậy sẽ ngăn cản tình trạng lãng phí hay mất cắp

Những nguyên tắc và khái niệm chính

1 Những nguyện tắc chính trong việc sắp đặt từng phần lưu trữ:

Cụm từ “sắp đặt từng phần lưu trữ” liên hệ đến số lượng của hàng hóa và thiết bị phục vụ ăn uống luôn có trong kho Người quản lý phân loại việc lưu kho căn cứ theo loại nhà hàng, số lượng ghế trong nhà hàng, số giờ hoạt động và tất cả những loại hàng hóa cần để phục vụ

Đồ sứ: Vì đồ sứ dùng cho phục vụ ăn uống rất đắt, cho nên việc đặt mua hàng phải hết sức hợp lý Nếu trong một khách sạn mà mỗi nhà hàng sử dụng riêng một loại đồ sứ thì chi phí sẽ bị đội lên rất nhiều Do đó nên dùng chung một loại đồ sứ cho hết các loại nhà hàng trong cùng khách sạn Nhưng vẫn có một số người quản lý lại thanh minh rằng họ muốn làm cho không khí bên trong nhà hàng mà họ quản lý trở nên độc nhất không có nhà hàng nào có được, do đó muốn đặt mua loại đồ sứ dùng riêng cho nhà hàng họ mà thôi

Sắp đặt dĩa, tách, dĩa đựng nước sốt, chén chiếm 2/3 vị trí cho một chỗ ngồi Đối với hũ đựng đường, bình đựng kem thì sắp 1/2 hay 1 nhân số lượng ghế

Đồ thủy tinh và inox: Đối với công nghiệp dịch vụ người ta tuân theo quy tắc chung là xếp 3 cái cho một người đối với đồ inox và cũng thường xuyên dùng cho hầu hết các đồ thủy tinh

Đồ đồng phục và khăn trải bàn ghế: Nhiều bộ phận ẩm thực mua cho mỗi nhân viên ba bộ đồng phục Nếu làm như vậy thì ít nhất luôn có một bộ đồng phục sạch sẽ sẵn sàng cho nhân viên khi họ làm việc.

Lưu trữ khăn trải bàn ghế luôn yêu cầu có sẵn gấp 4 lần so với số lượng khăn trải bàn ghế dùng trong thời gian đông khách

2 Chất lượng và chi tiết mua hàng:

Cần phải nghiên cứu và điều tra kỹ trước khi mua hàng Sách giới thiệu sản phẩm và sản phẩm mẫu phải luôn có sẵn để tìm hiểu Nói chuyện với nhân viên bán hàng cũng rất cần thiết

Một khi yêu cầu chất lượng nhà hàng đã được xác định, cần ghi chi tiết này ra rồi hoặc gửi cho bộ phận thu mua hoặc ghi vào mẫu mua hàng chi tiết của nhà hàng Mẫu này sau đó cần được gửi đến tất cả những nhà phân phối để thầu giá

Cuối cùng nên lưu lại danh sách tất cả những mặt hàng đã đặt mua để sau này có thể kiểm tra lại khi nhận hàng

3 Những yếu tố để chọn đồ sứ, đồ thủy tinh và đồ inox:

Đồ sứ: Thông thường, quyết định việc dùng đồ sứ hay dùng đồ chỉ sử dụng một lần là do cấp quản lý cao nhất quyết định và nó còn tuỳ thuộc vào việc phân tích những thị trường tiềm năng của nhà hàng

Khi chọn đồ sứ, người quản lý không chỉ xem xét độ dày, độ bền, độ nặng của chúng, mà còn phải quan tâm xem chúng giữ nóng thế nào, liệu có thể dùng để hấp trong lò vi sóng được không, và chúng có được thiết kế chống trầy hay chống phai màu không Những kiểu đồ sứ này cần phải hài hoà với đồ inox và đồ thủy tinh và không khí của chủ đề trong nhà hàng Một việc quan trọng không kém cần ghi nhớ là chi phí thay đổi mẫu đồ sứ rất lớn, cho nên những mẫu cũ sẽ bị cất vào kho rất lâu

Người quản lý nào muốn thay đồ sứ cho nhà hàng cần phải lưu ý những điều sau: • Đặt hàng thường tốn nhiều thời gian (thông thường từ sáu tháng trở lên)

• Khoảng thời gian chờ quá lâu giữa đồ đang sử dụng và đồ mới sắp đến có thể có những ảnh hưởng cho những cái mới và cái đang sử dụng

• Số lượng đồ mới cần tương thích với số đồ cũ, đơn vị lưu kho, khay phục vụ • Cách thức trình bày thức ăn và cách trang trí cũng tác động đến những đồ sứ mới • Những món đồ mới trở thành “đồ sưu tầm”, và sẽ bị đánh cắp nhiều hơn khi lưu kho • Người quản lý nên làm quen với những loại đồ thường hay thay thế sau:

- Đồ gốm, đồ đất, đồ sành, đồ gốm trắng, đồ gốm đá, đồ nấu, đồ sứ loại tốt, men sứ, đồ sứ thượng hạng.

Để có thể chọn lựa hợp lý, cần biết rõ nét đặc trưng của mỗi loại và chọn loại đồ bàn ăn nào phù hợp nhất với hình thức nhà hàng của bạn

Đồ thủy tinh: Đồ thủy tinh có chất lượng cao nhất và mắc tiền nhất là loại làm theo yêu cầu Chúng chỉ được làm theo yêu cầu đặc biệt của bạn để thích hợp với nhà hàng của bạn, và bạn có thể thiết kế logo của nhà hàng lên đó

Mặt khác bạn có thể mua đồ thủy tinh có sẵn trên thị trường, chúng rẻ hơn nhưng không có nét đặc trưng riêng

Loại đồ thủy tinh rẻ tiền nhất là loại được sản xuất đại trà Mặc dù chúng thường được sản xuất dày và có mắc nhiều lỗi, nhưng loại này có thể dùng được trong nhiều nhà hàng khác nhau

Nhiều nhà hàng bán giá cao cấp thường dùng đồ pha lê Nhằm hạn chế tối đa việc đỗ vỡ, những nhà hàng này dùng giá đỡ để di chuyển chúng

Đồ inox: Sản phẩm bằng inox có vô số loại, giá, kiểu khác nhau loại inoc bền nhất và thực tế nhất được làm từ loại thép không rỉ Đồ làm bằng bạc chính hiệu thì quá đắt nên không thể dùng cho hàng loạt nhà hàng

4 Những yếu tố để chọn đồng phục và khăn trải bàn ghế:

Đồng phục: Sau hình dáng và kiểu đồng phục là những yếu tố quan trọng để chọn thì chú ý xem chúng có, bền, và dễ bảo quản không Vì nhân viên là những người mặc đồng phục mỗi ngày, họ cũng cần được tham khảo khi chọn đồng phục Cần đưa mẫu đồng phục cho nhân viên mặc thử Những bộ đồng phục đẹp và thoải mái sẽ tăng hưng phấn cho nhân viên làm việc tốt hơn

Ngoài giá đặt mua ban đầu, cần xem xét giá sửa chữa và bảo quản Cho dù đồng phục được giặt ủi tại khu vực giặt ủi bên trong hay dịch vụ bên ngoài thì chúng luôn cần được sạch sẽ.

Khăn trải bàn ghế: Đối với khăn trải bàn ghế và khăn ăn thì việc giặt ủi chúng cần được xem xét cẩn thận Vì tiêu chuẩn sạch và hình thức của chúng là nhân tố chính, nên không thể sử dụng khăn màu

Nếu bạn tính tiền cho thời gian khách hàng lưu lại trong nhà hàng, buộc phải biện minh bằng cách cung cấp hình thức sang trọng Là người quản lý, bạn nên làm quen với các loại vải được mô tả trong phụ lục A của bài này

5 Chọn thiết bị và bàn ghế:

Thiết bị: Tất cả các nhà hàng đều dùng nhiều loại thiết bị phục vụ khác nhau ví dụ như đĩa gạn kem, đĩa ăn, hũ, bình, đĩa làm nóng cà phê, lò nướng, bình đựng nước, dĩa đựng thức ăn, v.v…

Giống như những sản phẩm khác, khi chọn mua những dụng cụ này, cần lưu ý những câu hỏi sau:

• Chúng có thật sự cần không?

• Chúng có thể dùng đúng ý muốn không?

• Chúng có thể dùng cho những nhu cầu đặc biệt không? • Chất lượng của chúng có tương xứng với chi phí không?

• Chúng có an toàn và sạch sẽ không?

• Dáng vẻ và mẫu mã của chúng có phù hợp không khí nhà hàng không?

• Kích thước của chúng có vừa lối đi, cửa ra vào và những khu vực khác khi di chuyển không?

Bàn ghế: Mặc dù gỗ là vật liệu thông thường nhất, nhưng có thể dùng nhôm, thép, và đồng, hoặc chất dẻo (plastic); sợi thủy tinh và nhựa PVC dần cũng được ưa chuộng Bàn và ghế phải hợp nhau và khoảng cách giữa mặt bàn và mặt ghế phải thích hợp Kích thước, kiểu dáng của bàn ghế cũng rất quan trọng Để phục vụ một nhóm nhiều người, một số nhà hàng sẽ nối hai hay nhiều bàn lại với nhau Bàn có hai cạnh bên có thể kéo lên thành bàn tròn cũng được dùng với mục đích tương tự Những buổi tiệc hay họp mặt thường đòi hỏi những loại bàn có thể gấp lại được để dễ di chuyển từ phòng này sang phòng khác

Chọn lựa ghế theo thời trang nhưng đồng thời cũng phải bảo đảm an toàn Chân ghế không được nghiêng quá nhiều ra phía ngoài đường đi Kết cấu ghế phải vững chắc, khăn phủ ghế nên dùng loại chống cháy và không độc hại Độ bền của khăn cũng nên quan tâm Loại khăn chống nhăn và chống thấm cũng là một lựa chọn

6 Nhận hàng, lưu kho và xuất kho:

Nhận và lưu kho: Khi hàng đến, sau khi kiểm tra đối chiếu với phiếu đặt hàng, phiếu ghi hàng và hóa đơn, nếu phát hiện bất kỳ sự khác biệt giữa hàng nhận được và hàng đặt thì cần phải ghi chú lại Tất cả hàng hóa cần được cất giữ trong kho bảo đảm an toàn Một số đơn vị có loại phòng đặc biệt để cất giữ những hàng hóa có giá trị như đồ sứ, đồ inox và đĩa lớn, loại phòng này là khu vực được khóa cẩn thận trong phạm vi nhà kho

Số lượng hàng nhập và hàng xuất cần phải được cập nhật, ghi chú thường xuyên Khi hàng hóa đã đến mức thời gian quy định trong kho, cần đặt hàng mới

Nên kiểm kho theo định kỳ để xác nhận số lượng và ước lượng giá trị hàng hóa