Tổng quan về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và mối quanhệ nhân sự trong công tác quản trị nhân lực...243.1.1.. Thực trạng công tác quản trị nhân lực tại tổng công ty cổ phần
Tổng quan về quản trị nhân lực trong doanh nghiệp dịch vụ
Khái niệm quản trị nhân lực
Quản trị nhân lực là tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến việc tạo ra, duy trì, phát triển và sử dụng có hiệu quả yếu tổ con người trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Vai trò của quản trị nhân lực
Thứ nhất, vai trò đối với người lao động: khai thác và phát huy tiềm năng của con người, thỏa mãn mục đích và nhu cầu cá nhân của người lao động, khẳng định và tôn vinh giá trị riêng của mỗi người
Thứ hai, vai trò đối với xã hội: xây dựng, duy trì tính nhân văn, hạn chế tối đa tiến tới xóa bỏ các mâu thuẫn tranh chấp, điều kiện việc làm, đảm bảo an sinh xã hội
Thứ ba, vai trò đối với tổ chức: giúp nhà quản trị đạt được mục đích thông qua người khác, tập hợp và phát huy tài năng, công sức của nguồn nhân lực, ứng phó với sự thay đổi, kết hợp nguồn vốn nhân lực với các nguồn vốn khác, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, khẳng định và tôn vinh vị thế - giá trị của con người
Tầm quan trọng của quản trị nhân lực
Thứ nhất, góp phần phát huy năng lực làm việc của con người
Thứ hai, có vai trò quyết định thành công hay thất bại của doanh nghiệp
Thứ ba, là hoạt động nền tảng và cơ sở để triển khai các hoạt động quản trị khác
Thực trạng nguồn nhân lực tại tổng công ty cổ phần bưu chính viettel
Giới thiệu chung về Tổng Công ty Cổ Phần Bưu Chính Viettel
Tổng Công Ty Cổ phần Bưu Chính Viettel (Viettel Post) trực thuộc Tập Đoàn Viễn Thông Quân Đội Viettel là doanh nghiệp hàng đầu cung cấp dịch vụ Chuyển phát nhanh hàng hóa bưu kiện và dịch vụ Logistics trong nước và quốc tế tại Việt Nam.
Trụ sở chính: Số 1 Giang Văn Minh, Phường Kim Mã, Quận Ba Đình, TP Hà
Hiện tại, Viettel Post đang sở hữu 63 chi nhánh, 8 phòng ban chức năng, 3 Trung tâm , 5 Công ty thành viên với 2.200 bưu cục cửa hàng, 6.000 đại lý thu gom, hơn 4.000 tuyến phát đến tận từng hộ gia đình.
Không chỉ tập trung phát triển dịch vụ trong nước, Bưu chính Viettel còn vươn mình thành doanh nghiệp bưu chính đầu tiên kinh doanh tại thị trường nước ngoài, kết nối thành công 23/23 tỉnh của Campuchia Tại Myanmar, ViettelPost đã vận hành thành công 86% chu trình hàng hóa trong mảng Logistics Việc đầu tư ra thị trường nước ngoài không chỉ là một bước tiến táo bạo mà còn là khát khao muốn vươn mình tới tầm thế giới của Viettel Post.
Email: cskh@viettelpost.com.vn
Website: https://viettelpost.com.vn/
Sứ mệnh: Không ngừng sáng tạo cách thức cung cấp dịch vụ, nâng cao tiêu chuẩn chất lượng, khai thác tối đa nguồn lực dựa trên nền tảng số đảm bảo cung cấp đầy đủ dịch vụ Logistics với hiệu quả cao nhất cho toàn xã hội.
Tầm nhìn: trở thành Công ty Logistics công nghệ cao, nằm trong nhóm 5 doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam vào năm 2025.
Giá trị cốt lõi: 8 giá trị:Thực tiễn là tiêu chuẩn kiểm nghiệm chân lý, Trưởng thành qua những thách thức và thất bại, Thích ứng nhanh là sức mạnh cạnh tranh, Sáng tạo là sức sống, Tư duy hệ thống, Kết hợp Đông – Tây, Truyền thống và cách làm người lính, Viettel là ngôi nhà chung.
Lịch sử hình thành và phát triển
Ngày 01/07/1997, Bộ phận Bưu chính trực thuộc Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội (nay là Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đội) – tiền thân của Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel (Viettel Post) được thành lập. Đến tháng 8/1998, nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội nói chung và thị trường kinh doanh phát hành báo chí nói riêng, Bộ phận Bưu chính được phát triển thành Trung tâm Bưu chính.
Năm 2006, Viettel Post chuyển đổi từ mô hình hạch toán phụ thuộc sang hạch toán độc lập thành Công ty TNHH MTV Bưu chính Viettel.
Năm 2009 Bưu chính Viettel chính thức hoạt động với tư cách Công ty Cổ phần sau khi thực hiện thành công kế hoạch cổ phần hóa thông qua việc phát hành cổ phiếu lần đầu ra công chúng.
04/2012: Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel đổi tên thành Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel
Năm 2016: Tổng Công ty đã thực hiện cuộc bứt phá thần tốc với 315 bưu cục được phát triển trong năm 2016, tương đương với số bưu cục mà Tổng Công ty mở được trong 18 năm trước đó.
04/2017: Mở Công ty thành viên tại Myanmar, tiếp tục khẳng định Viettel Post là doanh nghiệp bưu chính Việt Nam đầu tiên và duy nhất đầu tư trực tiếp nước ngoài.
11/2020: Giữ vững vị trí Top 1 công ty Logistics uy tín nhóm ngành chuyển phát nhanh.
Những thành tựu nổi bật:
+ Huân chương lao động hạng Ba năm 2012
+ Giải thưởng Sao Vàng đất Việt 3 kỳ liên tiếp (2013-2018-2021)
+ Giải thưởng Thương hiệu Quốc Gia 5 kỳ liên tiếp (2014-2016-2018-2020- 2022)
+ Huân chương lao động hạng Nhì năm 2017 và 2022
+ Giải thưởng Top 5 công ty uy tín ngành vận tải và Logistics từ năm 2019 đến2022
Mô tả nguồn nhân lực của doanh nghiệp
1.2.2.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức
Viettel Post hoạt động theo mô hình quản trị gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Tổng Giám đốc Cơ cấu tổ chức của Viettel Post như hình 2.1.
Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2018 của Viettel Post
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Viettel Post a Đại hội đồng cổ đông Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nghĩa vụ chính như sau:
- Thông qua định hướng phát triền của công ty
- Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán, quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần.
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên
- Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ của công ty
- Thông qua báo cáo tài chính b Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị có các quyền hạn và trách nhiệm cơ bản như:
- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triền trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của Tổng công ty.
- Kiểm định loại cổ phần và tống số cổ phần được chào bán của từng loại
- Quyết định định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty
- Quyết định các giải pháp phát triểm thị trường, tiếp thị và công nghệ
- Trình báo cáo quyết toán tài chính năm lên Đại hội đồng cổ đông c Ban kiểm soát
Ban kiểm soát được bầu bời Đại hội đồng cổ đông, hiện có 3 thành viên, mỗi thành viên được bầu với nhiệm kỳ 5 năm.
Ban kiểm soát có trách nhiệm và nghĩa vụ chính sau:
- Thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành Công ty
- Có quyền sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo điều lệ công ty và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông. d Ban Tổng giám đốc
Tổng giám đốc là người quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, giúp việc cho Tổng giám đốc là các Phó Tổng giám đốc chuyên môn. e Các khối phòng ban, nghiệp vụ chính
Phòng đào tạo Truyền thông: Tham mưu về công tác đào tạo nhân sự để đáp ứng nhu cầu công việc, tham mưu công tác truyền thông cơ chế chính sách và quảng bá hình ảnh thương hiệu của Tổng Công ty đến với khách hàng
Phòng tài chính: Tham mưu về công tác kế toán, tài chính, đảm bảo nguyên tắc sử dụng vốn có hiệu quả, đúng mục đich, quy định của nhà nước, tập đoàn.
Phòng Tổ chức lao động: Tham mưu về công tác tổ chức bộ máy, quản lý lao động và xây dựng đề xuất các cơ chế, chính sách tổ chức lao động phù hợp với yêu cầu thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh tại Tổng công ty.
Văn phòng: Tham mưu giúp việc ban giám đốc Tổng công ty trong các hoạt động hành chính văn phòng, văn thư bảo mật
Phòng pháp chế: tham mưu về những vấn đề pháp lý liên quan đến tổ chức,quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. f Các đơn vị trực thuộc
Bao gồm 63 Chi nhánh hạch toán phụ thuộc, 03 công ty trong n ớc cùng 02ƣ công ty nước ngoài hạch toán độc lập.
1.2.2.2 Thực trạng nguồn nhân lực của Viettel Post giai đoạn 2019-2021
Nguồn nhân lực được xem là nhân tố chủ chốt ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ Logistics của Viettel Post.
Số lượng nhân lực bình quân năm 2019 là 12.578 người, năm 2020 là 15.134 người, năm 2021 15.762 người Có thể thấy, tổng số lao động toàn công ty có xu hướng tăng, quy mô lao động trực tiếp có xu hướng tăng với tỷ lệ năm 2019 là 79,7% đến năm 2021 là 89,2%, trong khi quy mô lao động gián tiếp lại có xu hướng giảm. a Giới tính
Biểu đồ 1.1: Tỷ lệ phần trăm nhân lực theo giới tính của Viettel Post giai đoạn
Nhìn vào biểu đồ, ta thấy tỷ lệ nhân lực nam cao hơn nữ trong giai đoạn 2019-
2021 Tuy nhiên, tỷ lệ nhân lực nam đang có dấu hiệu giảm dần từ 61,7% năm 2019 xuống 57,1% năm 2021 Trong khi đó, tỷ lệ nhân lực nữ có dấu hiệu tăng dần từ38,3% năm 2019 lên 42,9% năm 2021. b Trình độ
Trên đ i h c ạ ọ Đ i h c ạ ọ Cao đ ng, trung cấấp ẳ Công nhấn kỹỹ thu t ậ Trung h c ph thông ọ ổ
Biểu đồ 1.2: Tỷ lệ phần trăm nhân lực theo trình độ của Viettel Post giai đoạn
Một điểm đáng chú ý ở Viettel Post là nhân sự có trình độ đại học trở lên chỉ chiếm 46,6%, trong khi đó, hơn 50% nhân sự còn lại thuộc trình độ cao đẳng, trung cấp, công nhân kỹ thuật và trung học phổ thông Đối tượng lao động có trình độ thấp tại Vietel Post chủ yếu là loại lao động bổ trợ không có chuyên môn, hầu hết lực lượng lao động này khi được tuyển dụng ch a có nhiều kiến thức về dịch vụƣ Logistics, Điều này cũng khiến cho Viettel Post có một số khó khăn nhất định trong việc đào tạo nhân sự, đảm bảo cho tất cả các nhân sự ở các trình độ đảm bảo được năng lực chuyên môn, kỹ năng cần thiết theo yêu cầu của từng vị trí công việc. c Độ tuổi
D ướ i 30 tu i ổ 30-50 tu i ổ Trên 50 tu i ổ
Biểu đồ 1.3: Tỷ lệ phần trăm nhân lực theo độ tuổi của Viettel Post giai đoạn 2019-2021
Số nhân viên của Viettel Post tập trung chủ yếu từ dưới 30 tuổi (52,5%) và từ
30 đến 50 tuổi (47,1%), chỉ có 0,4% nhân viên có độ tuổi trên 50 tuổi Một bộ phận nhân viên lớn tuổi thích ứng chậm, hạn chế việc sử dụng CNTT và ngoại ngữ để phục vụ công việc. Để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực, Viettel Post chú trọng công tác đào tạo nhân lực Hằng năm, Viettel Post tổ chức gần 500 lớp đào tạo cho nhân viên mới, đào tạo theo chức danh và đào tạo nguồn lãnh đạo quản lý Viettel Post lựa chọn nhiều hình thức đào tạo: đào tạo online, đào tạo tại chi nhánh, đào tạo tại trụ sở chính để phù hợp với từng đối tượng đào tạo và không làm ảnh hưởng tới hoạt động của các đơn vị.Tổng số giờ đào tạo cho nhân viên của Viettel Post luôn đảm bảo tối thiểu 48 giờ/người/năm, 100% cán bộ nhân viên được đào tạo theo các chương trình khác nhau phân theo vị trí công việc.
Đánh giá ưu, nhược điểm của nguồn nhân lực của Tổng công ty cổ phần bưu chính Viettel
Cơ cấu bộ máy tổ chức của Viettel Post được thiết kế theo mô hình phân cấp, với các cấp bậc rõ ràng từ trung ương đến địa phương Điều này giúp cho việc quản lý và điều hành doanh nghiệp được hiệu quả hơn.
Cơ cấu bộ máy tổ chức của Viettel Post được xây dựng dựa trên các quy định, quy chế rõ ràng, minh bạch Điều này giúp cho việc phân công nhiệm vụ, quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận được thực hiện một cách khoa học, hợp lý Ngoài ra, cơ cấu bộ máy tổ chức của Viettel Post được thiết kế nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Mỗi cá nhân, bộ phận đều có nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể, giúp cho việc phối hợp, trao đổi thông tin được thuận tiện, nhanh chóng và được xây dựng dựa trên các nguyên tắc, tiêu chí khoa học, giúp cho doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động trong thời gian dài.
Ngoài ra, cơ cấu bộ máy tổ chức của Viettel Post cũng được đánh giá là linh hoạt, có thể thích ứng với những thay đổi của thị trường Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể phát triển bền vững trong tương lai.
Cơ cấu bộ máy tổ chức của Viettel Post được thiết kế với các cấp bậc rõ ràng, từ trung ương đến địa phương Điều này giúp cho việc phân công, ủy quyền nhiệm vụ, quyền hạn được thực hiện một cách khoa học, hợp lý Nhờ đó, công việc được thực hiện một cách hiệu quả, tránh tình trạng chồng chéo, trùng lặp. Đội ngũ nhân lực của Viettel Post được đánh giá là lớn nhất trong các công ty bưu chính tại Việt Nam Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng tăng cao, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường bưu chính đang phát triển mạnh mẽ. Đội ngũ nhân lực của Viettel Post được phân bổ rộng khắp cả nước, với hơn 2.200 bưu cục, cửa hàng; 6.000 đại lý thu gom; hơn 4.000 tuyến phát đến từng gia đình Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ một cách thuận tiện, nhanh chóng cho khách hàng trên toàn quốc. Đội ngũ nhân lực của Viettel Post được đánh giá cao về thái độ phục vụ tốt, thân thiện, chuyên nghiệp Điều này giúp cho khách hàng có được trải nghiệm tốt khi sử dụng dịch vụ của Viettel Post Các nhân viên của Viettel Post luôn được quán triệt về thái độ phục vụ khách hàng, luôn coi khách hàng là thượng đế Họ luôn cố gắng hết sức để mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.
Cơ cấu bộ máy tổ chức của Viettel Post được thiết kế theo mô hình phân cấp, với các cấp bậc rõ ràng từ trung ương đến địa phương Điều này giúp cho việc quản lý và điều hành doanh nghiệp được hiệu quả hơn Tuy nhiên, cơ cấu bộ máy tổ chức của Viettel Post cũng có một số nhược điểm như mang tính cứng nhắc, rườm rà và quan liêu.
Cơ cấu bộ máy tổ chức của Viettel Post có thể trở nên cứng nhắc nếu không được điều chỉnh kịp thời khi thị trường thay đổi Điều này có thể dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không thể thích ứng với những thay đổi của thị trường, dẫn đến giảm sút hiệu quả hoạt động.
Cơ cấu bộ máy tổ chức của Viettel Post có thể trở nên rườm rà nếu không được thiết kế hợp lý Điều này có thể dẫn đến tình trạng chồng chéo, trùng lặp nhiệm vụ, quyền hạn giữa các bộ phận, phòng ban, gây lãng phí nguồn lực.
Cơ cấu bộ máy tổ chức của Viettel Post có thể dẫn đến tình trạng quan liêu nếu không được quản lý chặt chẽ Điều này có thể dẫn đến tình trạng trì trệ, thiếu hiệu quả trong công việc.
Một số nhân viên của Viettel Post chưa được đào tạo bài bản, dẫn đến trình độ chuyên môn còn hạn chế Điều này có thể dẫn đến tình trạng sai sót trong quá trình thực hiện công việc, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.
Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc của Viettel Post khá cao, đặc biệt là ở các vị trí nhân viên giao hàng, nhân viên thu gom Điều này có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt nhân lực, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Giải pháp hoàn thiện nguồn nhân lực của tổng công ty cổ phần bưu chính viettel
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức của Viettel Post
Để khắc phục những nhược điểm, Viettel Post cần thường xuyên cập nhật, điều chỉnh cơ cấu bộ máy tổ chức cho phù hợp với tình hình kinh tế.
Viettel Post cần xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức có tính linh hoạt, có thể thích ứng với những thay đổi của thị trường Điều này có thể được thực hiện thông qua việc phân cấp quyền hạn rõ ràng, giảm bớt các cấp trung gian,
Viettel Post cần rà soát, đánh giá lại cơ cấu bộ máy tổ chức hiện tại, xác định những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức Trên cơ sở đó, doanh nghiệp cần xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức mới phù hợp với tình hình thực tế.
Bên cạnh đó, sắp xếp, bố trí lại nhân sự phù hợp với cơ cấu bộ máy tổ chức mới Điều này giúp cho doanh nghiệp phát huy tối đa năng lực của đội ngũ nhân lực,tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp Điều này giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro.
Các biện pháp cải thiện nguồn nhân lực tại Viettel Post
Viettel Post cần tăng cường đầu tư cho đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, cả về quy mô và chất lượng Điều này giúp cho đội ngũ nhân lực của doanh nghiệp được nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ, kỹ năng mềm, đáp ứng được yêu cầu của công việc trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế. Đổi mới phương pháp đào tạo, bồi dưỡng, chú trọng đến việc đào tạo thực hành, gắn lý thuyết với thực tiễn Điều này giúp cho nhân viên nắm vững kiến thức, kỹ năng và có thể ứng dụng vào công việc thực tế, cần tạo động lực cho nhân viên, cả về vật chất và tinh thần Điều này giúp cho nhân viên có tinh thần làm việc hăng say, tích cực, gắn bó với doanh nghiệp lâu dài.
Bên cạnh đó, Viettel Post cần xây dựng môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp, đảm bảo các quyền lợi của người lao động Điều này giúp cho nhân viên cảm thấy hài lòng với công việc, gắn bó với doanh nghiệp lâu dài.
2 CHƯƠNG 2: THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH
Tổng quan về phân tích công việc
Khái niệm phân tích công việc
“Phân tích công việc là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc một cách có hệ thống”
Vai trò của phân tích công việc
Giúp cho các bộ phận xác định đầy đủ số lượng nhân viên cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt công việc
Giúp cho nhà quản lý biết được những công việc mà người lao động phải thực hiện, những đòi hỏi về kiến thức, phẩm chất, kỹ năng đến công việc.
Giúp doanh nghiệp xây dựng được chương trình, nội dung đào tạo liên quan đến kiến thức, kỹ năng mà người lao động còn thiếu trong công việc
Giúp doanh nghiệp xây dựng được những tiêu chuẩn kết quả công việc phù hợp
Là căn cứ để xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc và hệ thống tiền lương
Hoàn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động , bảo vệ sức khỏe và khả năng làm việc lâu dài cho nhân viên với đặc tính công việc phức tạp.
Quy trình phân tích công việc
Bước 1: xác định mục tiêu phân tích công việc
- Phải thông báo mục đích của phân tích công việc tới những người có liên quan
- Nắm rõ mục đích sẽ được xác định chính xác những thông tin cần thu thập và thiết kế mẫu thu thập cho phù hợp
Bước 2: xem xét có thông tin cơ bản có liên quan
- Lý giải sự tồn tại của công việc là cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp
-Xác định mối quan hệ của công việc
Bước 3: lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu
-Để tiết kiệm thời gian và chi phí, khi phân tích công việc cần cần bám sát vào mục tiêu phân tích công việc để lựa chọn đối tượng phù hợp để tiến hành thu thập thông tin về công việc
Bước 4: thu thập các thông tin về công việc
-Xác định các thông tin về công việc cần thu thập
-Phương pháp thu thập thông tin: phỏng vấn, bản câu hỏi, quan sát, nhật ký công việc, tình huống khẩn cấp bất ngờ.
Bước 5: thẩm định kết quả phân tích: việc kiểm định giúp
-Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc
-Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh thông tin sai lệch
-Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tích công việc
Bước 6: viết các tài liệu về công việc
-Bản mô tả công việc
-Bản yêu cầu chuyên môn công việc
-Bản tiêu chuẩn công việc
Các phương pháp phân tích công việc
Gồm 5 phương pháp: phỏng vấn, bảng câu hỏi, tình huống cấp thiết bất ngờ,nhật ký công việc, quan sát
Thực trạng phân tích công việc tại tổng công ty cổ phần bưu chính viettel
Các phương pháp thu thập thông tin tại Tổng công ty Cổ phần bưu chính Viettel
Quá trình phân tích công việc tại Tổng công ty Cổ phần bưu chính Viettel được xây dựng trên sự kết hợp giữa ba phương pháp là phương pháp quan sát và phương pháp phỏng vấn Khi sử dụng kết hợp hai phương pháp này, sẽ giúp hạn chế mắc lỗi hơn, tuy nhiên vẫn có những hạn chế cần được khắc phục.
Trong phương pháp quan sát, cho phép người người phân tích công việc của Viettel Post đã thu thập thông tin về các hoạt động, nhiệm vụ, và kỹ năng cần thiết cho công việc Khi thực hiện quan sát trực tiếp, người phân tích công việc cần lựa chọn một thời điểm thích hợp để quan sát, chẳng hạn như khi người thực hiện công việc đang thực hiện một nhiệm vụ quan trọng Người phân tích công việc cũng cần ghi chép lại những thông tin quan trọng mà họ quan sát được.
Phỏng vấn trực tiếp là phương pháp thu thập thông tin phổ biến nhất trong phân tích công việc và cũng là phương pháp mà Viettel Post sử dụng nhiều nhất.Thông qua phỏng vấn trực tiếp, người phân tích công việc có thể thu thập thông tin một cách chi tiết và đầy đủ từ người thực hiện công việc Khi thực hiện phỏng vấn trực tiếp, người phân tích công việc cần chuẩn bị một bộ câu hỏi phù hợp với mục đích của phân tích công việc Các câu hỏi cần được thiết kế một cách rõ ràng và dễ hiểu, nhằm đảm bảo thu thập được thông tin chính xác và đầy đủ.
Quy trình phân tích công việc tại Tổng công ty Cổ phần bưu chính Viettel
2.2.2.1 Thực trạng chuẩn bị phân tích
Việc đầu tiên trong giai đoạn này là Viettel Post đã xác định mục tiêu phân tích công việc.
Mục tiêu thứ nhất mà Viettel Post hướng tới là xác định được các yêu cầu và trách nhiệm của công việc Thông qua đó, Viettel Post có thể nắm rõ được các yêu cầu và trách nhiệm của từng công việc Điều này giúp Viettel Post đảm bảo rằng các công việc được thực hiện một cách có hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
Mục đích thứ hai trong bước này là lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo. Thông qua phân tích công việc, Viettel Post có thể xác định được những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc Điều này giúp Viettel Post lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo phù hợp, nhằm đảm bảo có được nguồn nhân lực chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Mục đích thứ ba là Thiết lập hệ thống lương thưởng: Thông qua phân tích công việc, Viettel Post có thể xác định mức lương thưởng phù hợp với từng công việc Điều này giúp Viettel Post thu hút và giữ chân nhân tài, đồng thời đảm bảo công bằng cho người lao động.
Mục đích cuối cùng là Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất: Thông qua phân tích công việc, Viettel Post có thể xác định các tiêu chí đánh giá hiệu suất của từng công việc Điều này giúp Viettel Post đánh giá một cách khách quan và công bằng hiệu suất của người lao động.
2.2.2.2 Thực trạng tiến hành phân tích
Sau khi đã xác định được mục tiêu của phân tích công việc, Viettel Post đã thu thập thông tin về công việc Tại đây, Viettel Post đã sử dụng hai phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc đó là phương pháp quan sát và phương pháp phỏng vấn.
Trong phương pháp quan sát, cho phép người người phân tích công việc củaViettel Post đã thu thập thông tin về các hoạt động, nhiệm vụ, và kỹ năng cần thiết cho công việc Khi thực hiện quan sát trực tiếp, người phân tích công việc cần lựa chọn một thời điểm thích hợp để quan sát, chẳng hạn như khi người thực hiện công việc đang thực hiện một nhiệm vụ quan trọng Người phân tích công việc cũng cần ghi chép lại những thông tin quan trọng mà họ quan sát được.
Phỏng vấn trực tiếp là phương pháp thu thập thông tin phổ biến nhất trong phân tích công việc và cũng là phương pháp mà Viettel Post sử dụng nhiều nhất. Thông qua phỏng vấn trực tiếp, người phân tích công việc có thể thu thập thông tin một cách chi tiết và đầy đủ từ người thực hiện công việc Khi thực hiện phỏng vấn trực tiếp, người phân tích công việc cần chuẩn bị một bộ câu hỏi phù hợp với mục đích của phân tích công việc Các câu hỏi cần được thiết kế một cách rõ ràng và dễ hiểu, nhằm đảm bảo thu thập được thông tin chính xác và đầy đủ.
2.2.2.3 Thực trạng các kết quả phân tích
Từ những bước phân tích công việc ở trên, Viettel Post đã hoàn thiện được các tài liệu về công việc cho các vị trị trong công ty như bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Dưới đây là bản mô tả công việc cụ thể cho vị trí nhân viên tuyển dụng của Viettel Post
MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN TUYỂN DỤNG
Vị trí Nhân viên tuyển dụng Thời gian làm việc
Bộ phận Phòng hành chính – nhân sự
II Nhiệm vụ cụ thể
1 Xác định định biên, vị trí, số lượng tuyển dụng để lập kế hoạch tuyển dụng tháng/quý/năm.
2 Chủ động tìm kiếm, xây dựng nguồn ứng viên và trực tiếp thực hiện tuyển dụng theo kế hoạch đã được phê duyệt
3 Thực hiện toàn bộ quy trình tuyển dụng từ: thu thập hồ sơ, sắp xếp phỏng vấn, thỏa thuận lương, trình kết quả phỏng vấn, gửi thư mời làm việc, tiếp nhận ứng viên đi làm
4 Đề xuất, tìm kiếm đối tác ký hợp đồng đăng tin tuyển dụng, đánh giá hiệu quả các kênh đăng tuyển
5 Tham gia đề xuất các chương trình tuyển dụng triển khai trên đa kênh, xây dựng thương hiệu tuyển dụng
6 Theo dõi và báo cáo định kỳ các chỉ số, tiến độ, hiệu quả tuyển dụng của các vị trí phụ trách
7 Cập nhật, xây dựng database ứng viên, thực hiện tạo user, mail cho nhân sự mới trên hệ thống
8 Hỗ trợ các chi nhánh, công ty thành viên trong công tác tuyển dụng khi cần thiết
9 Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý
III Yêu cầu công việc
-Tốt nghiệp đại học trở lên (Quản trị nhân lực, Luật…)
-Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tuyển dụng Ưu tiên có kinh nghiệm mạnh về tuyển MASS
-Có kinh nghiệm tạo nguồn ứng viên, tuyển dụng trên đa kênh
-Kĩ năng giao tiếp, làm việc nhóm, làm việc độc lập tốt
- Thành thạo tin học văn phòng
-Tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, chịu được áp lực cao.
-Tiếng Anh thành thạo là 1 lợi thế
IV Phúc lợi làm việc a Chế độ về lương thưởng, thu nhập
-Có chế độ hỗ trợ tiền điện thoại và ăn trưa, nghỉ mát hàng năm; kèm theo là các khoản thưởng vào các dịp lễ lớn (30/4, 1/5, 2/9, ngày thành lập Tập đoàn, Tổng Công ty, Tết Dương/ Âm) b Chương trình chăm sóc sức khỏe
-Được đóng đầy đủ về các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các gói bảo hiểm sức khỏe khác.
-Hàng năm CBNV được tham gia khám sức khỏe định kỳ tại các bệnh viện lớn.
-Phụ nữ có con nhỏ dưới 01 tuổi sẽ được nghỉ thêm 01h/ngày c Đào tạo và phát triển
-Hàng tuần, công ty tổ chức buổi Seminar trao đổi, chia sẻ về các công nghệ mới nhất; là cơ hội để các thành viên học hỏi lẫn nhau.
-Được tham gia các khóa học bổ ích từ các diễn giả Quốc tế tại Học viện Viettel
-Có cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp. d Hoạt động tập thể hấp dẫn, phong phú
-Chương trình teambuilding, văn hóa, du lịch nghỉ mát hấp dẫn và đa dạng.
-Các hoạt động thể dục thể thao cùng các giải đấu được Tập đoàn/ Tổng công ty tổ chức.
Đánh giá ưu, nhược điểm của quy trình phân tích công việc
Trong quá trình phân tích công việc, Ban giám độc đã quan tâm đến công tác phân tích công việc của công ty.
Quá trình phân tích công việc giúp cho Viettel Post có thể phân công công bằng cũng như xây dựng được một môi trường làm việc tốt cho nhân viên giúp tăng thêm động thực để nhân viên hoàn thiện và phát triển, từ đó nâng tầm và vị thế của công ty đối với người lao động.
Ngoài ra, quá trình phân tích công việc cũng giúp cho Viettel Post có thể xây dựng được các chương trình đào tạo và phát triển nhân lực một cách thiết thực hơn
Tổng giám đốc có quyền lực quản lý phòng nhân sự phối hợp với các phòng ban khác đảm bảo phân công rõ ràng giúp cho quá trình quản lý được thống nhất và dễ dàng thực hiện mang lại hiệu quả cao.
Giữa phòng nhân sự và các phòng khác có mối quan hệ biện chứng với nhau. Qúa trình phân tích công việc giúp cho quá trình làm việc của các phòng ban không bị chồng chéo lên nhau.
Tại Viettel Post, quy trình phân tích công việc chưa có đầy đủ các bước Công tác phân tích công việc chưa được thực hiện nghiêm túc ở một số bộ phận, kết quả phân tích công việc chưa được áp dụng vào một số công tác quản trị nhân lực chưa thực sự hiệu quả và khá mờ nhạt.
Các phòng ban cũng chưa xây dựng đầy đủ các văn bản phân tích công việc, bản tiêu chuẩn công việc và yêu cầu công việc với người thưc hiện chưa cụ thể
Bản mô tả công việc chủ yếu tập trung vào nhiệm vụ công việc và phúc lợi khi làm việc tại công ty mà chưa có mục đích công việc, quyền và trách nhiệm công việc, mối quan hệ báo cáo và ký duyệt.
Chưa có bản yêu cầu chuyên môn công việc
Giải pháp hoàn thiện phân tích công việc tại tổng công ty cổ phần bưu chính viettel
Nâng cao năng lực của người tham gia phân tích công việc
Viettel Post cần tăng cường đào tạo cho người tham gia phân tích công việc về các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc này Các kiến thức và kỹ năng này bao gồm: Kiến thức về phân tích công việc, Kỹ năng thu thập thông tin, Kỹ năng phân tích và đánh giá thông tin, Kỹ năng viết bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Ngoài ra, Viettel Post cần Tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn, dài hạn về phân tích công việc Các khóa đào tạo này sẽ cung cấp cho người tham gia phân tích công việc những kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Viettel Post cần tạo điều kiện cho người tham gia phân tích công việc tham gia các hội thảo, hội nghị về phân tích công việc Việc tham gia các hội thảo, hội nghị này sẽ giúp người tham gia phân tích công việc cập nhật những kiến thức và xu hướng mới về phân tích công việc.
Cuối cùng, Viettel Post nên thành lập đội ngũ chuyên gia phân tích công việc. Đội ngũ chuyên gia phân tích công việc sẽ hỗ trợ người tham gia phân tích công việc trong quá trình thực hiện công việc.
Việc nâng cao năng lực của người tham gia phân tích công việc sẽ giúp đảm bảo phân tích công việc được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ, từ đó đáp ứng được các mục tiêu của phân tích công việc.
Xây dựng quy trình phân tích công việc
Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc
Viettel Post đã xác định được các mục tiêu của phân tích công việc, cụ thể:
Mục tiêu thứ nhất mà Viettel Post hướng tới là xác định được các yêu cầu và trách nhiệm của công việc Thông qua đó, Viettel Post có thể nắm rõ được các yêu cầu và trách nhiệm của từng công việc Điều này giúp Viettel Post đảm bảo rằng các công việc được thực hiện một cách có hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
Mục đích thứ hai trong bước này là lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo. Thông qua phân tích công việc, Viettel Post có thể xác định được những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc Điều này giúp Viettel Post lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo phù hợp, nhằm đảm bảo có được nguồn nhân lực chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Mục đích thứ ba là Thiết lập hệ thống lương thưởng: Thông qua phân tích công việc, Viettel Post có thể xác định mức lương thưởng phù hợp với từng công việc Điều này giúp Viettel Post thu hút và giữ chân nhân tài, đồng thời đảm bảo công bằng cho người lao động.
Mục đích cuối cùng là Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất: Thông qua phân tích công việc, Viettel Post có thể xác định các tiêu chí đánh giá hiệu suất của từng công việc Điều này giúp Viettel Post đánh giá một cách khách quan và công bằng hiệu suất của người lao động.
Bước 2: Xem xét các thông tin cơ bản có liên quan tới công việc
Người tiến hành phân tích công việc tại Viettel Post cần tìm hiểu các thông tin liên quan đến công việc nhằm để trả lời mục đích chính của công việc cần phân tích như nhiệm vụ của công việc là gì, quyền và trách nhiệm của người thực hiện công việc, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, mối quan hệ khi thực hiện công việc, tiêu chuẩn kết quả hoàn thành công việc, yêu cầu cần thiết để thực hiện công việc.
Bước 3: Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu Để tiết kiệm chi phí và thời gian, khi phân tích công việc, người thực hiện tại Viettel Post cần bám sát vào mục đích phân tích công việc nhằm lựa chọn đối tượng phù hợp để thu thập thông tin về công việc Ở đây, Viettel Post cần lựa chọn những người tiêu biểu là những người thực hiện công việc ở mức đạt yêu cầu Tránh tình trạng lựa chọn người thực hiện xuất sắc vì khi đó yêu cầu yêu chuẩn đặt ra sẽ cao và có ít người lao động có thể đáp ứng được ảnh hưởng đến việc tuyển dụng, đào tạo và đãi ngộ của doanh nghiệp.
Bước 4: Thu thập thông tin, dữ liệu về công việc
Thu thập thông tin, dữ liệu về công việc ở Viettel Post đã áp dụng được hai phương pháp là phương pháp quan sát và phương pháp phỏng vấn đã có những hiệu quả nhất định.
Trong phương pháp quan sát, cho phép người người phân tích công việc của Viettel Post đã thu thập thông tin về các hoạt động, nhiệm vụ, và kỹ năng cần thiết cho công việc Khi thực hiện quan sát trực tiếp, người phân tích công việc cần lựa chọn một thời điểm thích hợp để quan sát, chẳng hạn như khi người thực hiện công việc đang thực hiện một nhiệm vụ quan trọng Người phân tích công việc cũng cần ghi chép lại những thông tin quan trọng mà họ quan sát được.
Phỏng vấn trực tiếp là phương pháp thu thập thông tin phổ biến nhất trong phân tích công việc và cũng là phương pháp mà Viettel Post sử dụng nhiều nhất.Thông qua phỏng vấn trực tiếp, người phân tích công việc có thể thu thập thông tin một cách chi tiết và đầy đủ từ người thực hiện công việc Khi thực hiện phỏng vấn trực tiếp, người phân tích công việc cần chuẩn bị một bộ câu hỏi phù hợp với mục đích của phân tích công việc Các câu hỏi cần được thiết kế một cách rõ ràng và dễ hiểu, nhằm đảm bảo thu thập được thông tin chính xác và đầy đủ.
Bước 5: Thẩm định thông tin phân tích
Viettel Post cần thẩm định thông tin thu thập được với những người thực hiện khác và quản lý công việc này Việc thẩm định này giúp cho Viettel Post khẳng định tính chính xác và đầy đủ thông tin về công việc, bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch và nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tích công việc
Bước 6: Viết các tài liệu liên quan đến công việc
Kết quả của phân tích công việc là bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn công việc Sau đây là bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn công việc do tôi đề xuất:
Bản mô tả công việc cho vị trí nhân viên tuyển dụng
MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN TUYỂN DỤNG a Thông tin chung
Vị trí Nhân viên tuyển dụng Thời gian làm việc
Bộ phận Phòng hành chính – nhân sự
Quản lý trực tiếp Trưởng phòng nhân sự b Mục đích công việc
Tìm ra và thu hút những ứng viên có đủ kỹ năng, kinh nghiệm và tiềm năng để điền vào vị trí tuyển dụng trong tổ chức. c Nhiệm vụ cụ thể
1 Xác định định biên, vị trí, số lượng tuyển dụng để lập kế hoạch tuyển dụng tháng/quý/năm.
2 Chủ động tìm kiếm, xây dựng nguồn ứng viên và trực tiếp thực hiện tuyển dụng theo kế hoạch đã được phê duyệt
3 Thực hiện toàn bộ quy trình tuyển dụng từ: thu thập hồ sơ, sắp xếp phỏng vấn, thỏa thuận lương, trình kết quả phỏng vấn, gửi thư mời làm việc, tiếp nhận ứng viên đi làm
4 Đề xuất, tìm kiếm đối tác ký hợp đồng đăng tin tuyển dụng, đánh giá hiệu quả các kênh đăng tuyển
5 Tham gia đề xuất các chương trình tuyển dụng triển khai trên đa kênh, xây dựng thương hiệu tuyển dụng
6 Theo dõi và báo cáo định kỳ các chỉ số, tiến độ, hiệu quả tuyển dụng của các vị trí phụ trách
7 Cập nhật, xây dựng database ứng viên, thực hiện tạo user, mail cho nhân sự mới trên hệ thống
8 Hỗ trợ các chi nhánh, công ty thành viên trong công tác tuyển dụng khi cần thiết
9 Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý d Quyền hạn, trách nhiệm
1 Tham gia xây dựng và thực thi các chính sách, quy trình, quy định liên quan đến nhân sự
2 Thực hiện các thủ tục hành chính về nhân sự
3 Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự
4 Bảo đảm tính chính xác, đầy đủ của thông tin về nhân sự
5 Bảo mật thông tin cá nhân của ứng viên
6 Tuân thủ các quy định của pháp luật và doanh nghiệp
7 Các quyền khác được quy định trong hợp đồng lao động đăng ký với công ty e Mối quan hệ báo cáo
TT Mối quan hệ bên trong Công việc phối hợp
1 Trưởng phòng nhân sự Báo cáo tình hình tuyển dụng và tuyển chọn bao gồm: số lượng ứng viên đã nộp đơn, kết quả phỏng vấn,…
2 Các nhân viên khác trong phòng nhân sự
Có trách nhiệm phối hợp với nhau, thường xuyên trao đổi thông tin, hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện công việc
Mối quan hệ bên ngoài Lý do
1 Các cơ quan nhà nước liên quan đến nhân sự
Cập nhật kịp thời các quy định của pháp luật về nhân sự, cũng như được hỗ trợ trong việc thực hiện các thủ tục hành chính về nhân sự
2 Các tổ chức nghề nghiệp Học hỏi kinh nghiệm, nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn, tạo cơ hội cho việc hợp tác và phát triểm nghề nghiệp
3 Ứng viên Giúp nhân viên nhân sự thu hút và tuyển dụng được những ứng viên chất lượng f Tiêu chuẩn
1 Trình độ học vấn/chuyên môn
- Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành quản trị nhân lực, luật, quản trị kinh doanh
- Kiến thức cơ bản về nhân sự, bao gồm: quản trị nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,…
- Kiến thức về thị trường lao động
- Kiến thức về pháp luật, chính sách liên quan đến nhân sự
- Kiến thức về giao tiếp ứng xử
- Tiếng Anh thành thạo là một lợi thế
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng làm việc nhóm, làm việc độc lập tốt
- Kỹ năng sử dụng thành thạo tin học văn phòng, các phần mềm liên quan đến quản trị nhân lực
- Trách nhiệm cao, cẩn thận
- Tư duy tích cực, sáng tạo
- Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tuyển dụng, ưu tiên có kinh nghiệm mạnh về tuyển MASS
- Có kinh nghiệm tạo nguồn ứng viên, tuyển dụng trên đa kênh
- Có khả năng di chuyển
- Một bộ bàn ghê làm việc
- Một chiếc máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay hoặc thiết bị điện tử tương đương g Ký duyệt
Người lập Trưởng phòng nhân sự Giám đốc (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên)
Bản yêu cầu chuyên môn công việc của nhân viên tuyển dụng Viettel Post
Tiêu chuẩn Cơ bản Nâng cao Mong đợi
- Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm công việc cao
- Tôn trọng và chấp hành pháp luật, nội quy của công ty
- Tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng tự học, chủ động trong công việc
- Có tính kiên trì và nguyên tắc
- luôn có thái độ cầu thị, sẵn sàng học hỏi để phát triển
- năng động và sáng tạo trong môi trường làm việc
- kỹ năng sử dụng công nghệ
- kỹ năng làm việc nhóm
- kỹ năng phân tích, đánh giá
- biết sử dụng Tiếng anh cơ bản
- kỹ năng chịu áp lực trong công việc
- kỹ năng quản lý thời gian
- tốt nghiệp đại học trở lên
- nắm vững kiến thức chuyên môn về quản trị nhân lực
- có kiến thức về lĩnh vực tuyển dụng
- am hiểu về nguồn nhân lực, luật lao động,…
- am hiểu về thị trường lao động
- am hiểu về ứng viên
- am hiểu về quy trình tuyển dụng và kỹ thuật tuyển dụng
3 CHƯƠNG 3: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, TRÁCH NHIỆM VÀ
MỐI QUAN HỆ NHÂN SỰ TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
Tổng quan về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ nhân sự trong công tác quản trị nhân lực
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của bộ phận nhân sự
3.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận nhân sự
Chức năng, nhiệm vụ quản trị về nghiệp vụ: Thu hút – tuyển dụng nhân lực, Đào tạo – phát triển nhân lực, Đánh giá kết quả làm việc của công nhân viên, Quản trị hệ thống trả công lao động.
Chức năng, nhiệm vụ về hệ thống: Thiết lập chiến lược, chính sách nhân sự,
Thực hiện và phối hợp với các phòng ban khác cùng thực hiện chức năng quản trị nguồn nhân lực, Cố vấn, hướng dẫn cho lãnh đạo trực tuyến về kỹ năng và cách thực hiện các chức năng quản trị nguồn nhân lực, Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện các chức năng quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức.
3.1.1.2 Quyền hạn, trách nhiệm của bộ phận nhân sự
Thường phân biệt ba loại quyền hạn: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng
Quyền hạn trực tuyến thuộc về những người quản lý trực tuyến và những người quản lý chung Những người quản lý trực tuyến có quyền ra quyết định và chỉ thị đối với cấp dưới trong các lĩnh vực sản xuất, tiêu thụ và tài chính, giám sát các nhân viên sản xuất các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, chịu trách nhiệm ra các quyết định tác nghiệp.
Quyền hạn tham mưu thể hiện ở quyền tham dự các cuộc họp bàn về các phương án phát triền, cải tổ tổ chức có liên quan tới nguồn nhân lực, quyền phát biểu giải thích, thuyết phục, tư vấn, cho lời khuyên đối với các bộ phận quản lý và lãnh đạo về tất cả những vấn đề có liên quan đến nguồn nhân lực.
Quyền hạn chức năng thể hiện ở quyền nhận, thu thập các tài liệu, thông tin từ các bộ phận khác trong tổ chức có liên quan để xử lý các vấn đề nguồn nhân lực,quyền tổ chức, phối hợp hoạt động của các nhân viên nguồn nhân lực với các nhân viên thuộc bộ phận khác Ngoài ra, quyền hạn chức năng còn thể hiện ở quyền kiểm soát các hoạt động quản lý nguồn nhân lực ở các bộ phận trong tổ chức nếu được cấp trên ủy quyền.
Cơ cấu của bộ phận nhân sự
3.1.2.1 Quy mô, cơ cấu của bộ phận nhân sự
Quy mô và cơ cấu của bộ phận nguồn nhân lực của một tổ chức được quyết định tùy thuộc vào lượng thông tin cần thu thập, xử lý phục vụ cho việc ra các quyết định.
Do đó, tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và các yếu tố thuộc điều kiện bên trong, bên ngoài của tổ chức để lựa chọn quy mô và cơ cấu của bộ phận nguồn nhân lực phù hợp.
3.1.2.2 Các trách nhiệm chủ yếu của cán bộ quản lý nhân sự
Trong một kế hoạch kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp, thiết kế cạc mục tiêu về nhân lực và chỉ rõ sự đóng góp của công tác quản lý nhân lực đối với các mục tiêu của doanh nghiệp.
Nhận ra các vấn đề về quản lý có thể xuất hiện khi nâng cao hiệu quả quản lý nhân lực.
Thiết kế ra các thủ tục cần thiết cho công tác tuyển dụng, sử dụng và phát triền nguồn nhân lực trong tổ chức.
Cung cấp các công cụ và các phương tiện cần thiết tạo một môi trường lao động thuận lợi phù hợp với sự phát triển của lực lượng lao động. Đảm bảo đánh giá đúng và chính xác kết quả thực hiện công việc, góp phần quan trọng vào công tác đào tạo và phát triền, bảo đảm công bằng trong phân phối lợi ích cho người lao động, cũng như giải quyết tốt nhất mọi vấn đề tranh chấp của người lao động.
Giúp người lao động hiểu rõ các chính sách quản lý và nâng cao hiểu biết của người lao động đối với công tác quản lý Quan tâm đến mọi quy định của chính phủ khi vẫn phải đảm bảo lợi ích chính đáng của người lao động.
Mối quan hệ giữa bộ phận nhân sự với các bộ phận phòng ban khác trong
Bộ phận nhân sự sẽ phối hợp với phòng kinh doanh để tạo ra những chiến lược kinh doanh hợp lý và hiệu quả - từ đó chuẩn bị các bài đào tạo cho nhân viên mới bài bản hơn.
Hay kết hợp với phòng truyền thông – marketing, để có thể đưa ra các chiến lược tuyển dụng độc đáo Từ đó, có thể kết nối được nhiều nhân tài có khả năng và năng lực, đáp ứng nhu cầu cần thiết củadoanh nghiệp.
Thực trạng công tác quản trị nhân lực tại tổng công ty cổ phần bưu chính viettel
Cơ cấu của bộ phận nhân sự Viettel Post
Cơ cấu của bộ phận nhân sự Viettel Post bao gồm các phòng ban chức năng và các phòng ban nghiệp vụ
-Các phòng ban chức năng
+ Phòng tuyển dụng và đào tạo: chịu trách nhiệm về tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
+ Phòng Hành chính-nhân sự: chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, tiền lương và các chế độ phúc lợi
+ Phòng tổ chức – hành chính: chịu trách nhiệm về hành chính, văn phòng và các công tác hậu cần khác
-Các phòng ban nghiệp vụ
+ Phòng nhân sự vận tải: chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự của lực lượng nhân viên giao nhận, vận tải
+ Phòng nhân sự kho bãi: chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự của lực lượng nhân viên kho bãi
+ Phòng nhân sự văn phòng: chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự của các vị trí văn phòng
Chức năng của bộ phận nhân sự Viettel Post
Cơ cấu tổ chức của bộ phận nhân sự Viettel Post được thiết kế nhằm đảm bảo tính hiệu quả và chuyên nghiệp trong công tác quản lý nhân sự Sau đây là chức năng của từng phòng ban của bộ phận nhân sự Viettel Post
-Phòng tuyển dụng và đào tạo:
+ Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo cho toàn công ty
+ Tuyển dụng nhân sự mới cho các vị trí thuộc phạm vi của công ty
+ Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của công ty
-Phòng hành chính – nhân sự
+ Quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động của nhân viên
+ Tính toán và chi trả lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên
+ Thực hiện các chế độ phúc lợi cho nhân viên
+ giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự
-Phòng tổ chức – hành chính
+ Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của công ty
+ Tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo cho công ty
+ Thực hiện các công tác hậu cần khác
-Phòng nhân sự vận tải
+ quản lý nhân sự của lực lượng nhân viên giao nhận, vận tải
+ Xây dựng và thực hiện các chính sách, quy định liên quan đến nhân sự vận tải + Đào tạo và phát triển nhân sự vận tải
-Phòng nhân sự kho bãi
+ Quản lý nhân sự của lực lượng nhân viên kho bãi
+ Xây dựng và thực hiện các chính sách, quy định liên quan đến nhân sự kho bãi
+ Đào tạo và phát triền nhân sự kho bãi
-Phòng nhân sự văn phòng
+ Quản lý nhân sự của các vị trí nhân viên văn phòng
+ Xây dựng và thực hiện các chính sách, quy định liên quan đến nhân sự văn phòng
+ Đào tạo và phát triền nhân sự văn phòng
Các phòng ban này hoạt động phối hợp với nhau để đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự của Viettel Post.
Quyền hạn của bộ phận nhân sự Viettel Post
-Quyền quyết định: bộ phận nhân sự có quyền quyết định về các vấn đề liên quan đến nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự và các chế độ phúc lợi
+ Xây dựng và ban hành các quy định, quy chế về nhân sự của công ty.
+ Tuyển dụng, tiếp nhận và đề xuất tuyển dụng nhân sự mới.
+ Đề xuất các chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
+ Đề xuất các chế độ phúc lợi cho nhân viên.
+ Xử lý kỷ luật nhân viên.
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến nhân sự, bao gồm chiến lược phát triển nguồn nhân lực, kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự và các chế độ phúc lợi.
+ Tham gia xây dựng các quy định, quy chế về nhân sự của công ty.
+ Tham gia giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự.
+ giám sát việc thực hiện các quy định về nhân sự của công ty.
+ Giám sát việc thực hiện các chế độ phúc lợi cho nhân viên.
+ Giám sát việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Bộ phận nhân sự Viettel Post sử dụng các quyền hạn của mình để đảm bảo rằng công ty có một đội ngũ nhân sự chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty.
Mối quan hệ của bộ phận nhân sự Viettel Post với các phòng ban
Con người không chỉ là một thực thể kinh tế mà còn là một thực thể mang tính xã hội Khi con người lao động và làm việc trong tổ chức, họ đồng thời bộc lộ cả hai khuynh hướng đó Điều này thể hiên ở chỗ trong tổ chức luôn luôn tồn tại quá trình trao đổi thông tin, trao đổi và giao tiếp với nhau không chỉ về công việc mà còn nhiều vấn đề khác Quan hệ nhân sự trong Viettel nói chung và Viettel Post nói riêng, họ xem nhau không chỉ là đồng nghiệp, tình bạn, tình anh em mà còn có cả tình đồng chí Vì thế, Viettel Post đã xây dựng không gian làm việc thân thiện và sáng tạo, tạo cơ hội cho các nhân viên và nhà quản trị gặp gỡ, giao tiếp, trao đổi trực tiếp với nhau Từ đó tăng khả năng liên kết giữa các đơn vị, phòng ban và chất lượng, năng suất làm việc cũng được nâng cao đáng kể.
Sau đây là mối quan hệ giữa bộ phận nhân sự với các bộ phận khác:
-Mối quan hệ với bộ phận kinh doanh: Bộ phận nhân sự cần phối hợp với bộ phận kinh doanh để xác định nhu cầu nhân sự của từng giai đoạn phát triển của công ty Bộ phận nhân sự cũng cần hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự phù hợp với nhu cầu của bộ phận kinh doanh.
-Mối quan hệ với bộ phận sản xuất: Bộ phận nhân sự cần phối hợp với bộ phận sản xuất trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự phù hợp với yêu cầu của bộ phận sản xuất Bộ phận nhân sự cũng cần hỗ trợ bộ phận sản xuất trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự trong quá trình sản xuất
-Mối quan hệ với bộ phận marketing: Bộ phận nhân sự cần phối hợp với bộ phận marketing trong việc xây dựng và triển khai các chương trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Bộ phận nhân sự cũng cần hỗ trợ bộ phận marketing trong việc truyền thông về các chính sách, chế độ nhân sự của công ty.
-Mối quan hệ với bộ phận tài chính: Bộ phận nhân sự cần phối hợp với bộ phận tài chính trong việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên Bộ phận nhân sự cũng cần hỗ trợ bộ phận tài chính trong việc kiểm soát chi phí nhân sự.
-Mối quan hệ với bộ phận hành chính - tổng vụ: Bộ phận nhân sự cần phối hợp với bộ phận hành chính - tổng vụ trong việc quản lý hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động và các thủ tục hành chính liên quan đến nhân sự Bộ phận nhân sự cũng cần hỗ trợ bộ phận hành chính - tổng vụ trong việc thực hiện các công tác hậu cần khác liên quan đến nhân sự.
Đánh giá ưu, nhược điểm của công tác quản trị nhân lực tại tổng công ty cổ phần bưu chính Viettel
Cơ cấu bộ máy nhân sự của Viettel Post hợp lý và khoa học, phù hợp vói đặc thù của doanh nghiệp Ở đây đã phân chia rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn, chức năng của từng bộ phận, phòng ban, tạo điều kiện cho hoạt động phối hợp hiệu quả.
Mối quan hệ giữa bộ phận nhân sự với bộ phận khác ở Viettel Post khá chặt chẽ Bộ phận nhân sự có thể cung cấp thông tin, dữ liệu vè nguồn nhân lực cho các phòng ban khác, từ đó các phòng ban đưa ra các quyết định chính xác, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Ngoài ra, mối quan hệ giữa bộ phận nhân sự với các bộ phận khác ở đây đã tạo sự thống nhất trong hoạt động doanh nghiệp Bộ phận nhân sự phối hợp với các các bộ phận khác để xây dựng các chính sách, quy định chung cho toàn doanh nghiệp, từ đó đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động của các phòng ban.
Cơ cấu bộ máy nhân sự của Viettel Post có nhiều bộ phận, phòng ban đẫn dến cơ cấu tổ chức cồng kềnh, phức tạp Điều này gây khó khắn trong việc quản lý, điều hành công ty.
Thiếu sự linh hoạt, Viettel Post gặp khó khăn trong việc điều chỉnh nhân sự, đáp ứng với những thay đổi của thị trường.
Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân lực tại tổng công ty cổ phần bưu chính viettel
Đánh giá lại cơ cấu bộ máy nhân sự
Viettel Post cần đơn giản hóa cơ cấu tổ chức, giảm số lượng cấp bậc, bộ phận,phòng ban Điều này giúp cho Viettel Post giảm chi phí cũng như nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành Viettel Post cần khảo sát, đánh giá tình trạng của cơ cấu tổ chức.Sau đó, cần xác định được các bộ phận, phòng ban nào cần sát nhập, hợp nhất để giản đơn hóa cơ cấu và lập kế hoạch, hiện hiện sát nhập, hợp nhất Điều này giúp choViettel Post phát huy được hết năng lực của nhân viên.
Thị trường kinh doanh luôn biến động, do đó Viettel Post cần có sự linh hoạt trong việc điều chỉnh nhân sự để đáp ứng với những thay đổi của thị trường Viettel Post cần xya dựng quy trình điều chỉnh nhân sự đồng thời tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ nhân sự về kỹ năng thích ứng với sự thay đổi Sau khi tăng cường sự linh hoạt, Viettel Post sẽ có khả năng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Củng cố mối quan hệ giữa bộ phận nhân sự với các bộ phận khác
Viettel Post cần xây dựng các chương trình, hoạt động nhằm củng cố mối quan hệ giữa các bộ phận Điều này sẽ giúp các bộ phận gắn kết chặt chẽ với nhau, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Bộ phận nhân sự đóng vai trò là cầu nối giữa người lao động và doanh nghiệp, đồng thời là người hoạch định và triển khai các chính sách, quy trình nhân sự Do đó, việc củng cố mối quan hệ giữa bộ phận nhân sự với các bộ phận khác là cần thiết để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp.
Tăng cường giao tiếp, trao đổi thông tin: Đây là giải pháp quan trọng hàng đầu để củng cố mối quan hệ giữa các bộ phận Bộ phận nhân sự Viettel Post cần chủ động trao đổi, chia sẻ thông tin với các bộ phận khác về các chính sách, quy trình nhân sự, các vấn đề liên quan đến người lao động Các bộ phận khác cũng cần chủ động trao đổi thông tin với bộ phận nhân sự về nhu cầu nhân sự, các vấn đề liên quan đến công tác quản lý nhân sự.
Tổ chức các hoạt động giao lưu, kết nối: Các hoạt động giao lưu, kết nối giữa các bộ phận sẽ giúp tăng cường sự hiểu biết, gắn bó giữa các thành viên trong Viettel Post Bộ phận nhân sự có thể chủ động tổ chức các hoạt động giao lưu, kết nối giữa các bộ phận như: các buổi liên hoan, các hoạt động thể thao, các buổi đào tạo, hội thảo,
Tạo động lực cho đội ngũ nhân sự: Bộ phận nhân sự Viettel Post cần tạo động lực cho đội ngũ nhân sự trong các bộ phận khác thông qua các chính sách, chế độ đãi ngộ, các hoạt động đào tạo, phát triển, Đội ngũ nhân sự có động lực sẽ tích cực tham gia các hoạt động của doanh nghiệp, góp phần củng cố mối quan hệ giữa bộ phận nhân sự với các bộ phận khác.
Xây dựng các quy trình phối hợp chặt chẽ: Bộ phận nhân sự Viettel Post cần xây dựng các quy trình phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong các hoạt động như: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, Các bộ phận khác cũng cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận nhân sự trong các hoạt động liên quan đến nhân sự.
4 CHƯƠNG 4: MÔ HÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC
NGUỒN NHÂN LỰC TRONG CÁC DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ
Tổng quan về mô hình và phương pháp xây dựng chiến lược nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp dịch vụ
Chiến lược nguồn nhân lực
Chiến lược nguồn nhân lực là một hệ thống các chính sách, hoạt động và quy trình quản trị nhân lực được thiết kế cho các nhóm nguồn nhân lực hoặc nhóm công việc cụ thể trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng và thực hiện các mục tiêu chiến lược cũng như hiệu quả hoạt động ở cấp độ công việc và tổ chức.
4.1.1.2 Vai trò chiến lược nguồn nhân lực
Có vai trò quyết định trong việc lựa chọn mô hình của doanh nghiệp
Là bộ phận then chốt trong chiến lược phát triền của doang nghiệp
Giúp tổ chức có cái nhìn tổng quát về nguồn nhân lực hiện tại và kế hoạch phát triển trong tương lai để đáp ứng sự phát triển của tổ chức Định hướng hoạt động phát triển nguồn nhân lực trong dài hạn nhắm vào những vấn đề trọng điểm.
Mô hình chiến lược nguồn nhân lực
Có tổng cộng 8 mô hình: mô hình Harvard, mô hình Colin, mô hình cụ thể hóa và mối quan hệ giữa Dowling và Schuler (1990), mô hình 5Ps của Schuler, mô hìnhMichigan, mô hình QTNL Nhật Bản (William Ouchi), mô hình quản trị nhân sự tổng thể định hướng viễn cảnh và mô hình 8 chiếc hộp của Paul Boselie.
Phương pháp xây dựng chiến lược nguồn nhân lực
4.1.3.1 Các yếu tố trong xây dựng chiến lược
Các yếu tố gồm: Đánh giá năng lực nhân sự, Phân tích năng lực nhân sự, Dự tính nhu cầu nhân sự trong tương lai, Thực hiện chiến lược nhân sự, Tổng hợp và đánh giá kết quả.
4.1.3.2 Cách thức xây dựng chiến lược
Gồm 5 giai đoạn: Bước 1: Phân tích ngành, Bước 2: Phân tích chiến lược, chuỗi giá trị của DN và các quy trình cốt lõi, Bước 3: Phân loại và xác định các nhóm nhân lực quan trọng, Bước 4: Xây dựng chiến lược nhân sự, Bước 5: Triển khai chiến lược nhân sự
Đề xuất áp dụng mô hình xây dựng chiến lược nguồn nhân lực tại công ty cổ phần bưu chính viettel
Dựa vào tình hình nhân lực của Viettel Post, tôi đề xuất mô hình Michigan để xây dựng chiến lược nguồn nhân lực Michigan là mô hình chiến lược nhân sự đặt trọng tâm vào những biện pháp chiến lược tới các nhân viên và chiến lược của tổ chức. Hơn thế, mô hình này nhấn mạnh rằng cần phải có sự tương quan và gắn kết hoạt động nhân sự trong tổ chức Quản trị nguồn nhân lực nên tập trung vào việc lựa chọn, đánh giá và khen thưởng để tăng hiệu suất tổ chức Mô hình Michigan gồm những nội dung cơ bản:
-Tuyển dụng: Tuyển chọn những người có khả năng thực hiện công việc đã được xác định bởi cấu trúc,kết hợp nguồn nhân lực với nhu cầu hoặc công việc kinh doanh.
-Hiệu quả và đánh giá: Thành quả lao động của nhân viên sẽ được ghi nhận và kiểm nghiệm trong quá trình đánh giá năng lực
-Mức lương: Lương bổng của nhân viên liên quan đến hiệu quả làm việc và thành tựu công nhận Kết quả đánh giá sẽ là cơ sở xác định mức tiền lương, khen thưởng và phát triển trong tương lai.
-Phát triển nhân lực: Đào tạo, bồi dưỡng nhân lực để nâng cao hiệu suất hiện tại và khả năng của họ, định hướng những kỹ năng phù hợp với các yêu cầu tương lai.
Những lý do mà tôi đề xuất mô hình Michigan tại Viettel Post
-Ưu điểm đầu tiên phải kể đến của mô hình quản trị nhân lực Michigan đó là dễ dàng áp dụng rộng rãi cho nhiều loại hình doanh nghiệp Hầu hết các công ty dù quy mô lớn hay nhỏ đều có thể áp dụng hiệu quả, đặc biệt các công ty mang tính thị trường.
-Khi kích thích, tạo điều kiện phát triển cho nhân viên làm việc tốt hơn thì năng suất lao động của doanh nghiệp cũng tăng theo.
-Tạo môi trường làm việc thoải mái, tăng sự sáng tạo, tập trung tốt nhất cho nhân viên Nếu nhân viên cảm thấy không phù hợp với vị trí hiện tại, có thể để xuất chuyển sang vị trí khác phù hợp với năng lực hơn.
-Đưa ra quyết định đúng và nhanh: Qua giai đoạn đánh giá năng suất công việc, quản lý cấp cao có quyền đưa ra quyết định, nhân sự không được phép tham gia vào quá trình này.
Tuy nhiên, mô hình Michigan cũng không tránh được những hạn chế nhất định. Quá trình quản trị của mô hình này được nhận xét khá thụ động, chưa quan tâm đúng và nhiều về tầm nhìn phát triển của doanh nghiệp Đồng thời, quá trình tuyển dụng chưa có nhiều phương án để đánh giá hết năng lực của ứng viên, chỉ dựa theo mô tả qua hồ sơ xin việc là chưa đủ.
5 CHƯƠNG 5: TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP
Tổng quan về tuyển dụng nhân lực
Khái niệm tuyển dụng nhân lực
“Là quá trình tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn nhân lực từ nhiều nguồn khác nhau, những nhân viên đủ năng lực đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp”
Vai trò tuyển dụng nhân lực
Đối với doanh nghiệp: Bổ sung nguồn nhân lực phù hợp, giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu kinh doanh hiệu quả nhất, tăng khả năng cạnh tranh bền vững, cho phép hoàn thành kế hoạch đã định, giúp tiết kiệm chi phí và sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách Đối với người lao động: Giúp người lao động trong doanh nghiệp hiểu rõ thêm về triết lý, quan điểm của giới quản trị và qua đó định hướng cho họ, tạo không khí thi đua, tinh thần cạnh tranh Đối với xã hội: tăng công ăn việc làm, giảm tệ nạn xã hội, giúp sử dụng nguồn lực xã hội hữu ích nhất.
Kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Một bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự chặt chẽ phải cần đảm bảo về mặt nội dung bao gồm những thông tin chính như sau:
- Ngày tháng năm cần tuyển dụng nhân sự
- Cụ thể các vị trí công ty cần tuyển dụng
- Số lượng nhân sự cần bổ sung
- Yêu cầu về công việc (bằng cấp, trình độ chuyên môn, thái độ làm việc, kỹ năng mềm ) và mô tả chi tiết công việc đối với nhân sự mới
- Dự trù kinh phí tuyển dụng
- Phương án tái cơ cấu nhân sự: Tức là sắp xếp lại nhân sự, phân bổ lại các phòng ban để phù hợp với ưu điểm, nhược điểm cũng như kinh nghiệm và trách nhiệm của nhân sự Từ đó có thể đề xuất cắt giảm nhân sự nếu cần thiết
- Hội đồng tuyển dụng: Cần nêu rõ những ai sẽ phụ trách trong hội đồng tuyển dụng để nhằm đảm bảo cho việc tuyển dụng nhân sự được chất lượng, khách quan,hiệu quả và đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của công việc
- Chữ ký: Chữ ký của ban lãnh đạo công ty phê duyệt, trưởng bộ phận cần tuyển dụng, trưởng phòng hành chính nhân sự, người lập bản kế hoạch Đó sẽ là những thông tin cơ bản bắt buộc cần phải có trong nội dung kế hoạch tuyển dụng nhân sự của công ty Ngoài ra doanh nghiệp dựa vào tình hình thực tế cũng như nhu cầu mong muốn của doanh nghiệp để xây dựng thêm những nội dung khác sao cho phù hợp.
Quy trình tuyển dụng nhân lực
Bước 1: xác định nhu cầu tuyển dụng: mục đích: xác định nhu cầu nhân lực về số lượng, chất lượng, cơ cấu
Bước 2: tìm kiếm và thu hút ứng viên: mục đích:
- Thu hút được ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau
- Giúp cho việc lựa chọn nhân sự thuận lợi
Bước 3: thu nhận, xử lý hồ sơ: mục đích:
- Kiểm tra sự phù hợp với tiêu chuẩn của công việc tham gia tuyển dụng
- Loại bỏ ứng viên không phù hợp, giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp với ứng viên
Bước 4: thi trắc nghiệm, kiểm tra chuyên môn:
- Thi trắc nghiệm: mục đích để đánh giá sự khác nhau giữa các ứng viên về IQ,
EQ, tâm lý, cá tính, sức khỏe
- Kiểm tra chuyên môn: mục đích để đánh giá những tiêu chí mà quá trình nghiên cứu hồ sơ hay phỏng vấn không hiệu quả
- Mục đích: giúp DN hiểu sâu hơn các thông tin mà ứng viên đã cung cấp trong hồ sơ dự tuyển và thu thập các thông tin cần thiết khác đối với vị trí tuyển dụng
Bước 6: đánh giá: là khâu quan trọng
- Mục đích: cần xác định ứng viên phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của DN trên nguyên tắc “ không phải giỏi nhất mà là phù hợp nhất”
Bước 7: quyết định: 2 kiểu ra quyết định mà doanh nghiệp thường dùng: ra quyết định kiểu giản đơn và ra quyết định kiểu cho điểm
Bước 8: hội nhập nhân viên mới: giúp người tuyển dụng nhanh chóng tiếp cận công việc và hòa nhập với môi trường làm việc
Công cụ tuyển dụng nhân lực
Phần mềm hỗ trợ tuyển dụng
Các phần mềm hỗ trợ tuyển dụng gồm: Phần mềm tuyển dụng FastWork Hiring,Phần mềm tuyển dụng Talent Solution, Phần mềm tuyển dụng E-hiring, Phần mềm tuyển dụng Zoho Recruit, Greenhouse (Mỹ), Workable (Mỹ)
Công cụ tìm kiếm ứng viên
Các công cụ tìm kiếm ứng viên gồm: BamboHR, JazzHR, Facebook Jobs
Công cụ test, phỏng vấn ứng viên hiệu quả
Các công cụ: TestCenter, XOR
Công cụ đánh giá quá trình thử việc
Các công cụ: Merlin, clearcompany
Thực trạng tuyển dụng nhân lực tại tổng công ty cổ phần bưu chính viettel
Quy trình tuyển dụng nhân lực tại Tổng công ty Cổ phần bưu chính Viettel
Mục đích của tuyển dụng nhân lực là tìm kiếm và lựa chọn được những ứng viên phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp Tuyển dụng nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp Quy trình tuyển dụng ở Viettel Post đã được thực hiện một cách kỹ lưỡng và cẩn thận.
Nguồn tuyển dụng nội bộ
Sau khi phòng tổ chức lao động tiến đã thẩm tra và phê duyệt dựa trên tình hình thự tế lúc đó Phòng tổ chức lao động xem xét điều động nhân sự nội bộ nếu có thể, gửi thông báo đến toàn bộ nhân viên về vị trí cần tuyển của công ty qua Email. Đối với nguồn nhân sự bên trong thì rất gần gũi với công ty, bằng cách tuyển ngay các nhân viên trong công ty bằng các hình thứ như tự ứng tuyển khi thấy các vị trí phía trên phù hợp với mình hoặc được cấp trên đề bạt thay thế. Đây cũng là hình thức được ưu tiên khi các doanh nghiệp lựa chọn tuyển dụng nhất là các vị trí cao trong công ty.
Nguồn tuyển dụng bên ngoài công ty
Nếu phòng tổ chức lao động tiến hành thẩm tra và phê duyệt dựa trên tình hình thực tế lúc đó mà nguồn nhân sự nội bộ không đáp ứng được thì sẽ chuyển sang tuyển dụng nguồn nhân sự bên ngoài.
Nguồn nhân sự bên ngoài công ty bao gồm tất cả các ứng viên được tuyển qua phương thức bên ngoài như:
- Nguồn sinh viên từ các trường đại học, cao đẳng, nghề :Viettel Post đã tiếp cận nhóm đối tượng này ngay khi họ còn đang ngồi trên ghế nhà trường, đưa ra các học bổng và liên kết với các phòng ban Quan hệ Đối ngoại của nhà trường để tuyển dụng các thực tập sinh, vị trí nhân viên phù hợp,
- Trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm: Công ty sẽ bỏ ra 1 khoảng chi phí vào việc gửi nội dung thông báo tuyển dụng cho các Trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm này để họ đăng lên các trang báo, fanpage, web riêng của họ.
- Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như kênh của đài truyền hình, ấn phẩm, Internet, facebook, LinkedIn, website công ty Khi xác định được nguồn tuyển dụng bên ngoài, doanh nghiệp cần thông qua các bước theo quy trình tuyển dụng như sau:
Bước 1: Thu nhận, xử lý hồ sơ Ứng viên có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại các chi nhánh/văn phòng của Viettel Post hoặc nộp hồ sơ online thông qua website của Viettel Post Hồ sơ đầy đủ bao gồm:
- 1 bản thông tin tường thuật (CV) trích ngang: nêu rõ kinh nghiệm và quá trình công tác
- Giấy khám sức khỏe có hiệu lực trong vòng 6 tháng trở lại
- Các bản sao liên quan có công chứng nhưu: giấy khai sinh, căn cước công dân photo, sổ hộ khẩu photo
- Bản sao các văn bằng, chứng chủ liên quan đã được công chứng
Bộ phận tuyển dụng sẽ thực hiện sàng lọc hồ sơ, xét mức độ phù hợp dựa trên ý kiến của hội đồng chuyên môn để thông báo và gửi lời mời đến các ứng viên để họ có thể tham dự kỳ thi tuyển dụng kiểm tra chuyên môn cũng như phỏng vấn Nếu hồ sơ nào quá kém không đạt yêu cầu thì sẽ cho loại, đối với các trường hợp có điểm hồ sơ ngang bằng nhau thì sẽ ưu tiên người có kinh nghiệm hơn.
Bước 2: Kiểm tra chuyên môn
Tùy từng vị trí mà các ứng viên sẽ thực hiện bài kiểm tra chuyên môn của Viettel Post và mỗi vị trí tuyển dụng khác nhau sẽ kiểm tra kiến thức chuyên môn riêng biệt bằng các bài đánh giá năng lực thực tế như bài kiểm tra chuyên môn, IQ, logic, kiểm tra trình độ ngoại ngữ, tính cách.
Hình thức thi: qua hệ thống đào tạo trực tuyến tại học viện Viettel Post
Bài kiểm tra trong vòng 4 tiếng, gồm các phần
- Thi IQ: 60 câu trong vòng 45 phút
- Bài kiểm tra trình độ Tiếng Anh
- Kiểm tra chuyên môn: 90 câu trong vòng 60 phút
Kết quả phải đạt từ 50% trở lên thì ứng viên mới đạt yêu cầu và tới phỏng vấn trực tiếp, nếu không đạt sẽ bị loại.
Sau khi đã đạt yêu cầu các bài kiểm tra, ứng viên tiếp tục đến với 2 bài phỏng vấn
- Phỏng vấn sơ bộ: được thực hiện bởi Trưởng phòng/Trưởng bộ phận/Trưởng nhóm của vị trí tuyển dụng Nội dung phỏng vấn tập trung vào các thông tin về bản thân, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng của ứng viên Từ đó giúp xác định mức độ phù hợp của ứng viên với tổ chức.
- Phỏng vấn chuyên môn: Phỏng vấn chuyên môn được thực hiện bởi Trưởng phòng/Trưởng bộ phận/Trưởng nhóm và các chuyên gia trong lĩnh vực tuyển dụng. Nội dung phỏng vấn tập trung vào các kiến thức và kỹ năng chuyên môn cần thiết cho vị trí tuyển dụng.
Bước 4: Thông báo kết quả và thỏa thuận hợp đồng thử việc
Dựa trên kết quả tuyển dụng, bộ phận Tuyển dụng thông báo với ứng viên về kết quả thông qua tin nhắn điện thoại và địa chỉ Email mà họ để lại.
Phòng tổ chức lao động sẽ lập danh sách, thỏa thuận về nội dung và đề nghị kýHợp đồng thử việc.
Bước 5: Quyết định tuyển dụng, gửi thư mời làm việc và chuẩn bị hồ sơ
Sau khi ứng viên thử việc, bộ phận Tuyển dụng gửi Thư mời nhận việc cho ứng viên đáp ứng được các yêu cầu mà công ty đưa ra phù hợp với công ty theo các thỏa thuận đã thống nhất và được hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ theo quy định.
Bộ phận Tuyển dụng tiến hành các công tác chuẩn bị đón nhân viên mới sau khi các ứng viên thông báo có nhận việc hay không và thời điểm tiếp nhận công việc đó.
Tập đoàn viễn thông quân đội Viettel đã tiến hành thành lập một Trung tâm đào tạo Viettel cách trụ sở chính của Viettel 10km và cách trung tâm Thành phố Hà Nội 20km Viettel Post là một thành viên của Tập đoàn Viettel, do đó nhân viên của Viettel Post được hưởng các chương trình đào tạo của Trung tâm đào tạo Viettel Với mục đích đáp ứng nhu cầu đào tạo nội bộ doanh nghiệp về các kỹ năng nghiệp vụ kinh tế, kỹ thuật và đào tạo văn hóa Viettel Từ đó, giúp cho mỗi nhân viên mới khi được chọn đều sẽ thấm nhuần văn hóa Viettel cũng như nắm được các kiến thức, kỹ năng cơ bản trong cách thức triển khai công việc để tạo điều kiện cho các nhân viên mới thích ứng nhanh trong môi trường làm việc.
Đánh giá ưu, nhược điểm của quy trình tuyển dụng nhân lực
Viettel Post ưu tiên việc sử dụng nhân viên trong nội bộ công ty cho các công việc thiếu nhân sự hơn tuyển nhân sự mới bên ngoài Khi nguồn nhân sự nội bộ không đáp ứng được thì sẽ chuyển sang tuyển dụng nhân sự bên ngoài công ty Đối với nội bộ,Viettel Post chỉ đưa ra hình thức tuyển mộ thông qua Email thông báo Điều này có thể dẫn đến việc nhân sự nội bộ có thể bỏ lỡ thông tin, Đối với bên ngoài, công ty thực hiện khá tốt quá trình truyền thông chiêu mộ, công ty sử dụng nhiều phương pháp, hướng đến rất nhiều đối tượng nhắm thu hút nhiều ứng viên tiềm năng cho vị trí công việc.
Việc xử lý hồ sơ được thực hiện kỹ càng, giúp công ty tìm ra các ứng viên có đủ điều kiện để tiến hành tuyển chọn, tránh việc tốn thời gian cho những ứng viên không phù hợp.
Giải pháp hoàn thiện tuyển dụng nhân lực tại tổng công ty cổ phần bưu chính viettel
Lựa chọn các công cụ tuyển dụng nhân lực phù hợp
Trong quá trình tuyển dụng, Viettel Post ít khi sử dụng các công cụ tuyển dụng nhân lực Sau đây là một vài đề xuất các công cụ tuyển dụng để giúp ViettelPost tìm kiếm được ứng viên phù hợp với vị trí của công ty.
5.4.1.1 Phần mềm tuyển dụng FastWork Hiring Đây là phần mềm quản lý tuyển dụng online, được xây dựng với kỹ sư hàng đầu tại Viêt Nam, giúp Viettel Post tối ưu 90% thời gian xử lý phỏng vấn để tuyển dụng và nâng cao hiệu quả tìm kiếm các nhân tài với chi phí không đổi
Phần mềm tuyển dụng FastWork Hiring giúp Viettel Post xây dựng đa kênh tuyển dụng chuyên nghiệp tương ứng với các vị trí và phòng ban của doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ thiết lập quy trình khi tuyển dụng chi tiết giúp cho nhà tuyển dụng nhanh chóng sàng lọc ứng viên bằng các tiêu chí đặt ra tùy chọn như trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, độ tuổi,… Bên cạnh đó, FastWork Hiring sẽ lưu trữ toàn bộ mọi nhật ký cuộc gọi , lịch sử trao đổi qua mail với các ứng viên. Đặc biệt, FastWork Hiring cho phép dùng trên mọi thiết bị để nhà tuyển dụng dễ dàng quản lý mọi lúc mọi nơi.
FastWork Hiring được đánh giá là phần mềm tuyển dụng nhân sự hiệu quả nhất hiện nay FastWork Hiring giúp cho Viettel Post nói riêng và các doanh nghiệp nói chung tối ưu các chi phí tuyển, tiết kiệm thời gian để xử lý tuyển dụng và nâng cao hiệu quả làm việc của bộ phận nhân sự.
5.4.1.2 Công cụ tìm kiếm ứng viên JazzHR
Hiện nay, Viettel Post đang sử dụng Facebook Jobs để tìm kiếm ứng viên. Tuy nhiên để giúp cho việc tìm kiếm ứng viên hiệu quả hơn, Viettel Post nên kết hợp công cụ JazzHR Công cụ này hỗ trợ nhân sự theo dõi ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng nhân sự cũng như hỗ trợ doanh nghiệp tạo và nhân phối bài đăng trên các trang tuyển dụng theo lịch Công cụ này cho phép cập nhật bản mô tả công việc trong từng thời điểm tuyển dụng.
5.4.1.3 Công cụ test, phỏng vấn ứng viên hiệu quả - TestCenter Đây là nền tảng hỗ trợ tạo đề thi và đợt thi online cho cá nhân và doanh nghiệp TestCenter có giao diện đơn giản, thân thiện và thông minh, giúp ứng viên dễ dàng sử dụng sao 15 phút làm quen Ngoài ra, công cụ này giúp đánh giá năng lực ứng viên/ nhân viên trên nhiều khía cạnh, hỗ trợ tạo form mẫu đánh giá ứng viên sau phỏng vấn giúp đưa ra quyết định chính xác trong tuyển dụng Đảm bảo tính công bằng, nhất quán trong quy trình đánh giá.
Bên cạnh đó, công cụ giúp tiết kiệm chi phí lên đến 50% thời gian đánh giá ứng viên, giúp quy trình nhanh chóng, hiệu quả.
5.4.1.4 Công cụ đánh giá quá trình thử việc ClearCompany
Công cụ này hỗ trợ nhân sự khi tìm kiếm những nhân viên mới, xây dựng hệ thống quản lý khi họ bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp với chức năng chính là thu thập tài năng và quản lý hiệu suất làm việc, theo dõi và báo cáo tình hình năng suất làm việc của ứng viên với giao diện bắt mắt dễ sử dụng.
Một số đề xuất hoàn thiện tuyển dụng nhân lực
Viettel Post nên kết hợp với các trường đào tạo có chương trình đào tạo phù hợp với yêu cầu của công ty để tránh mất thời gian sàng lọc thông tin và tuyển được nhân viên ưu tú.
Cần đưa ra các yêu cầu cụ thể về tiêu chí đánh giá: số năm kinh nghiệm, trình độ, bảng mô tả chi tiết công việc để ứng viên có thể hình dung ra công việc mình ứng tuyển từ đó đánh giá được năng lực có đủ điều kiện ứng tuyển hay không và có sự chuẩn bị cho các bài test/ đánh giá.
Viettel Post có thể áp dụng AI vào quy trình tuyển dụng sẽ gia tăng khả năng sàng lọc và giảm bớt phần việc cho phòng tuyển dụng. Ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân sự: số hóa sơ đồ thay vì việc lưu trữ các giấy tờ, quản lý theo dõi tiến độ công việc qua hệ thống chứ không cần trực tiếp quan sát,….
Minh bạch đánh giá hoàn thành công việc bằng số hóa dữ liệu, xây dựng hệ thống lương 3P: Position (trả cho vị trí), Person (trả cho năng lực và yếu tố cá nhân); Performance (trả cho kết quả) Dựa vào 3 yếu tố này, doanh nghiệp có thể đánh giá rõ ràng, xác định nhu cầu đào tạo cũng như trả lương minh bạch công bằng.
Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân lực
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Trước khi tuyển dụng nhân lực, Viettel Post cần xác định được nhu cầu tuyển dụng Viettel Post cần xác định xem số lượng, cơ cấu cần tuyển là bao nhiêu để thực hiện kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp đã xác định trong giai đoạn cụ thể. Để xác định nhu cầu tuyển dụng chính xác, Viettel Post cần dựa vào phương pháp phân tích khối lượng công việc, phương pháp tỷ suất nhân quả.
Bước 2: Tìm kiếm và thu hút ứng viên
Hiện nay, Viettel Post đang tuyển dụng cả trong nội bộ và bên ngoài công ty.Tuy nhiên để đạt được hiệu quả cao trong quá trình thu hút ứng viên, Viettel Post nên viết một thông báo tuyển dụng đảm bảo những nội dung như giới thiệu về doanh nghiệp, trình bày rõ lý do tuyển dụng, mô tả một số trách nhiệm chính trong công việc, liệt kê các yêu cầu cơ bản đối với trị trí tuyển dụng, nêu rõ yêu cầu về hồ sơ ứng tuyển cũng như địa chỉ nhận hồ sơ, cách thức nhận hồ sơ Nhờ vậy mà ứng viên có thể hình dung ra công việc trước khi bắt đầu ứng tuyển và có thời gian để chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và tinh thần để ứng tuyển.
Ngoài ra, Viettel Post kết hợp với các trường đào tạo có chương trình đào tạo phù hợp với yêu cầu của công và tuyển được nhân viên ưu tú.
Bước 3: Thu nhận và sàng lọc hồ sơ Ở bước này, Viettel Post đã làm rất chi tiết và kỹ lưỡng. Ứng viên có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại các chi nhánh/văn phòng của Viettel Post hoặc nộp hồ sơ online thông qua website của Viettel Post Hồ sơ đầy đủ bao gồm:
- 1 bản thông tin tường thuật (CV) trích ngang: nêu rõ kinh nghiệm và quá trình công tác
- Giấy khám sức khỏe có hiệu lực trong vòng 6 tháng trở lại
- Các bản sao liên quan có công chứng nhưu: giấy khai sinh, căn cước công dân photo, sổ hộ khẩu photo
- Bản sao các văn bằng, chứng chủ liên quan đã được công chứng
Bộ phận tuyển dụng sẽ thực hiện sàng lọc hồ sơ, xét mức độ phù hợp dựa trên ý kiến của hội đồng chuyên môn để thông báo và gửi lời mời đến các ứng viên để họ có thể tham dự kỳ thi tuyển dụng kiểm tra chuyên môn cũng như phỏng vấn Nếu hồ sơ nào quá kém không đạt yêu cầu thì sẽ cho loại, đối với các trường hợp có điểm hồ sơ ngang bằng nhau thì sẽ ưu tiên người có kinh nghiệm hơn.
Bước 4: Thi trắc nghiệm, kiểm tra chuyên môn Ở đây, Viettel Post cần đưa ra các yêu cầu cụ thể về tiêu chí đánh giá: số năm kinh nghiệm, trình độ, bảng mô tả chi tiết công việc để ứng viên có thể hình dung ra công việc mình ứng tuyển từ đó đánh giá được năng lực có đủ điều kiện ứng tuyển hay không và có sự chuẩn bị cho các bài test/ đánh giá.
Bước 5: Phỏng vấn Ứng viên tiếp tục đến với 2 bài phỏng vấn
- Phỏng vấn sơ bộ: được thực hiện bởi Trưởng phòng/Trưởng bộ phận/Trưởng nhóm của vị trí tuyển dụng Nội dung phỏng vấn tập trung vào các thông tin về bản thân, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng của ứng viên Từ đó giúp xác định mức độ phù hợp của ứng viên với tổ chức.
- Phỏng vấn chuyên môn: Phỏng vấn chuyên môn được thực hiện bởi Trưởng phòng/Trưởng bộ phận/Trưởng nhóm và các chuyên gia trong lĩnh vực tuyển dụng. Nội dung phỏng vấn tập trung vào các kiến thức và kỹ năng chuyên môn cần thiết cho vị trí tuyển dụng.
Viettel Post sử dụng thêm các công cụ khác để đánh giá ứng viên ngoài công cụ phỏng vấn để có cái nhìn khách quan hơn, chính xác hơn về ứng viên.
Trước khi có quyết định cuối cùng, Viettel Post cần thẩm lại các vấn đề liên quan đến tư cách, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc của ứng viên để xem có chính xác không Viettel Post có thể gọi điện hoặc đến gặp trực tiếp công ty cũ, trường lớp, bạn bè của ứng viên.
Viettel Post cũng cần làm bản tổng kết về số điểm của ứng viên qua các giai đoạn để lấy đó làm cơ sở cho các quyết định cuối cùng.
Sau khi đã lựa chọn ứng viên phù hợp, bộ phận nhân sự của Viettel Post sẽ làm các thủ tục hoàn tất quá trình tuyển dụng: mời ứng viên trúng tuyển nhận việc, gửi thư từ chối các ứng viên không được chọn, cập nhật dữ liệu ứng viên, chuẩn bị hồ sơ hợp đồng, lập hồ sơ ứng viên,…
Bước 8: Hội nhập nhân viên mới
Trong quá trình hội nhập nhân viên mới, Viettel Post đã làm rất tốt để giúp cho nhân viên nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc Tuy nhiên, Viettel Post nên chọn lọc những hoạt động hội nhập cần thiết như khóa học về nội dung văn hóa, lịch sử và các quy định của công ty.