Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần cà phê mê trang

Vì vậy Công ty đã có những biện pháp, thủ tục nhằm kiểm soát hoạt động bán hàng và thu tiền như: Lập ra ban giám sát thị trường độc lập với bộ phận bán hàng, báo cáo thu chi, báo cáo sản

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục đề tài 4

6 Tổng quan nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 8

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 8

1.1 Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 8

1.1.1 Khái niệm 8

1.1.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ 9

1.1.3 Mục tiêu hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ 10

1.1.4 Các bộ phận của kiểm soát nội bộ 10

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 18

1.2.1 Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền 18

1.2.2 Các chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền 19

1.2.3 Các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền 23

1.2.4 Mục tiêu kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền 25

1.2.5 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng và thu tiền 27

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 33

CHƯƠNG 2 34

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG 34

2.1 Khái quát về Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang 34

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 34

2.1.2 Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty 34

2.1.2 Tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang 37

2.2 Giới thiệu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Cà phê Mê Trang

40

2.2.1 Môi trường kiểm soát 40

2.2.2 Đánh giá rủi ro 46

2.2.3 Hoạt động kiểm soát 48

2.2.4 Hệ thống thông tin 50

2.2.5 Hoạt động giám sát 52

2.3 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang 54

2.3.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty 54

2.3.2 Quy trình và thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty 54

2.4 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang 66

2.4.1 Những ưu điểm trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần cà phê Mê Trang 66

2.4.2 Những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bô chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần cà phê Mê Trang 68

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 72

CHƯƠNG 3 73

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG 73

3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát tại Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang 73

3.1.1 Hoàn thiện phương thức quản lý 73

3.1.2 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức 74

3.1.3 Quy trình nhân sự 74

3.2 Hoàn thiện công tác nhận diện đánh giá rủi ro 77

3.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin 77

3.4 Hoàn thiện quy trình bán hàng và thu tiền 78

3.5 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát 80

3.5.1 Hoạt động tiếp nhận và xử lý đơn hàng 80

3.5.2 Hoạt động xuất kho và giao hàng 82

3.5.3 Hoạt động lập hóa đơn 83

3.5.4 Hoạt động ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ 83 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 85 KẾT LUẬN 86

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN

GIẤY ĐỀ NGHỊ BẢO VỆ LUẬN VĂN

KIỂM TRA HÌNH THỨC LUẬN VĂN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

1 Tiếng Việt

DN Doanh nghiệp

ISA Chuẩn mực kiểm toán quốc tế

KSNB Kiểm soát nội bộ

DANH MỤC HÌNH

1.1 Sơ đồ các thành phần của hệ thống KSNB 11

2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 35 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 37

2.1 Kết quả phỏng vấn về môi trường kiểm soát tại Công ty 42

2.2 Kết quả phỏng vấn quá trình nhận diện và đánh giá rủi ro

2.3 Kết quả phỏng vấn hoạt động kiểm soát tại Công ty 49

2.4 Kết quả phỏng vấn hoạt động hệ thống thông tin tại Công

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trước sự phát triển của nền kinh tế, sự hội nhập kinh tế thị trường và các đối thủ cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc mở rộng quy mô, phát triển thị trường của doanh nghiệp ra bên ngoài là điều tất yếu nhưng để làm được điều

đó thật tốt thì chính bản thân của doanh nghiệp phải có sự vững chắc từ bên trong để làm nền tảng vững mạnh chống đỡ sóng gió bên ngoài Không chỉ dừng lại ở việc có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, chiến lược kinh doanh tốt … mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải có công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp tốt cũng như việc kiểm tra, kiểm soát cần phải được coi trọng

Hệ thống kiểm soát nội bộ là phương sách quản lý hữu hiệu của các nhà quản lý doanh nghiệp, là hình thức kiểm soát các hoạt động trong doanh nghiệp dựa trên hệ thống các quy định, thủ tục hay các quy trình mà doanh nghiệp đề ra Nhờ vào các hoạt động kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ của hệ thống kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp cắt giảm được tối đa các chi phí không cần thiết, hạn chế được các rủi ro xảy ra, đồng thời nâng cao được tính chính xác, khách quan, trung thực của các báo cáo Trong nền kinh tế hiện đại thì kiểm soát nội bộ không chỉ có vai trò giới hạn ở việc đảm bảo mà còn mở rộng sang cả vai trò hỗ trợ và tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức

Chính vì vậy việc thiết lập, thực hiện và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là rất quan trọng, khi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kiểm soát trong quản lý thì những mục tiêu đề ra của doanh nghiệp sẽ đạt được với hiệu quả tốt nhất Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro và sẽ chịu các tác động tương ứng tùy thuộc vào từng loại rủi ro đó Lúc đó, việc xác định đúng, nhận dạng đúng và mức độ tác động của rủi ro để từ đó tìm ra những biện pháp nhằm hạn chế, phòng tránh là hết sức cần thiết Để làm được

điều này, doanh nghiệp cần xây dựng và vận hành một hệ thống kiểm soát nội

bộ sao cho hiệu quả và phù hợp

Tại Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang hoạt động mang lại doanh thu chính của Công ty là hoạt động bán hàng và thu tiền Có nhiều hình thức bán hàng khác nhau như: Bán buôn, bán lẻ, bán hàng qua đại lý hoặc ký gửi Hoạt động thanh toán cũng được thực hiện theo nhiều cách thức khác nhau như: Thanh toán bằng chuyển khoản, bằng tiền mặt hoặc hình thức bán chịu, bán trả góp Với sự phong phú, đa dạng của hoạt động bán hàng và thanh toán nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này rất dễ sai sót, có nhiều vấn đề phức tạp Có thể nói trong chu trình sản xuất kinh doanh thì chu trình bán hàng và thu tiền là một trong những giai đoạn quan trọng, chính vì vậy với Công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất như Công ty Cổ phần cà phê Mê Trang thì bán hàng là một hoạt động vô cùng quan trọng, mang tính chiến lược thế nên việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là yếu

tố mang tính sống còn, thất bại hay thành công của doanh nghiệp

Khâu bán hàng và thu tiền là khâu cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, là một hoạt động vô cùng quan trọng, nó có tầm ảnh hưởng rất lớn, có khả năng quyết định đến kết quả của cả quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy cần có một hệ thống KSNB thật sự phù hợp và hiệu quả để kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền

Vì vậy Công ty đã có những biện pháp, thủ tục nhằm kiểm soát hoạt động bán hàng và thu tiền như: Lập ra ban giám sát thị trường độc lập với bộ phận bán hàng, báo cáo thu chi, báo cáo sản lượng được bán trong ngày lên cấp trên … tuy nhiên việc kiểm soát hoạt động bán hàng và thu tiền của Công

ty vẫn còn nhiều vấn đề làm ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của Công ty, ví

dụ như nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc trong khâu bán hàng dẫn đến xảy ra nhiều rủi ro gian lận, hệ thống thông tin kế toán còn tổ chức sơ sài, …

Nhận thấy được tầm quan trọng của chu trình bán hàng - thu tiền và những hạn chế còn tồn tại trong chu trình này đối với Công ty nên tôi chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Cà phê Mê Trang” để nghiên cứu nhằm phân tích tìm hiểu thực trạng và đưa ra các giải pháp giúp Công ty hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

2 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu, phân tích đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang

- Đề xuất một số giải pháp cụ thể để hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền

Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang Các minh họa

về quy trình, thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền được giới hạn tại Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang chi nhánh Bình Định, địa chỉ 67-69 Phan Đình Phùng, Phường Thị Nại, Thành Phố Quy Nhơn, Bình Định

4 Phương pháp nghiên cứu

Khảo cứu tài liệu, hệ thống hóa các cơ sở lý thuyết liên quan đến kiểm soát nội bộ và các văn bản, quy trình, quy chế của đơn vị

Phương pháp quan sát trực tiếp: Thông qua việc tiếp xúc và quan sát tác giả có được cái nhìn sơ bộ về tình hình thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị

Phương pháp điều tra, phỏng vấn: Giúp tác giả thu thập được những thông tin khách quan từ những người thực hiện trong hệ thống kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Cà Phê Mê Trang chi nhánh Bình Định Tác giả đã tiến hành phỏng vấn các bộ phận có liên quan đến chu trình để làm rõ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận có liên quan (Ví

dụ như phỏng vấn bộ phận bán hàng về quy trình bán hàng, phòng kế toán về quy trình ghi nhận doanh thu, viết hóa đơn, thủ kho về quy trình xuất kho, lái

xe về quy trình giao nhận hàng với khách)

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đưa ra những đối chiếu, so sánh giữa thực tế và lý thuyết để từ đó đánh giá ưu điểm, hạn chế của công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở bài và kết luận, luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang

6 Tổng quan nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ là một đề tài luôn nhận được sự quan tâm, chú ý bởi tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát đối với nhà quản lý Có thể nói hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần không thể thiếu đối với sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp, nó giúp doanh nghiệp nhận diện những rủi ro

và từ đó có thể đưa ra các phương hướng, giải pháp để hạn chế tối đa các rủi

ro có thể xảy ra, giúp doanh nghiệp hoàn thành được những mục tiêu đã đề ra

Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nói chung và KSNB đối với các chu trình nghiên cứu khác nhau như: KSNB

hệ thống thông tin, kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán, KSNB

tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, KSNB hàng tồn kho và tài sản cố định, KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, Nghiên cứu đầu tiên trên thế giới về kiểm soát nội bộ đã đưa ra được định nghĩa về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và

có hệ thống nhất là của Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (COSO) Trong báo cáo COSO, các hướng dẫn và khuôn mẫu về kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro được xây dựng và ban hành nhằm giúp đơn vị hạn chế, giảm thiểu gian lận, với sự thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh và đặc biệt là sự bùng nổ của công nghệ thông tin cùng với chính sách mở cửa thì COSO cũng cần được đổi mới để giúp doanh nghiệp thiết lập một hệ thống KSNB phù hợp đáp ứng được với

xu thế mới Năm 2013 COSO đã cập nhật và bổ sung thêm các đặc điểm mới hoàn thiện hơn

Tại Việt Nam, nghiên cứu vận dụng kiểm soát nội bộ trong một ngành nghề cụ thể hay một chu trình hoạt động nào đó của đơn vị đã được nhiều tác giả quan tâm, nghiên cứu Bộ tài chính cũng đã dựng xây và ban hành các chuẩn mực kiểm toán, trong đó có VSA số 315 về “Xác định và đánh giá rủi

ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị kiểm toán và môi trường của đơn vị” Tại các trường đại học cũng có các giáo trình về kiểm soát nội bộ được giảng dạy và học tập như: Đường Nguyễn Hưng (2016), Trần Thị Giang Tân (2012), Th.S Đặng Thúy Anh cùng cộng sự (2011), …

Ngoài ra còn có nhiều công trình nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, luận văn tiến sĩ trong nước nghiên cứu về KSNB và ứng dụng hệ thống kiểm soát nội bộ vào thực tiễn, có thể tóm tắt một vài nghiên cứu mà tác giả đã tìm hiểu, tham khảo về một số đề tài như:

Nghiên cứu của Ngô Trí Tuệ cùng cộng sự (2004): “Xây dựng hệ thống KSNB với việc tăng cường quản lý tài chính tại tổng Công ty bưu chính viễn thông Việt Nam”, trong nghiên cứu này tác giả đã hệ thống hóa lại các vấn đề

về lý luận cơ bản của hệ thống KSNB, tác giả nghiên cứu, tìm hiểu và đã chỉ

ra được những ưu điểm và những hạn chế của hệ thống KSNB đối với vấn đề quản lý tài chính tại tổng Công ty bưu chính viễn thông Việt Nam, đồng thời

đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Tuy nhiên

đề tài chưa phân tích rõ được các rủi ro về tài chính để làm căn cứ đưa ra các đánh giá, đề xuất hoàn thiện thủ tục kiểm soát tại Công ty

Luận án tiến sĩ của Nguyễn Thanh Trang (2015): “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam", đã hệ thống hóa lại cơ sở lý luận về hệ thống KSNB, qua nghiên cứu, tìm hiểu về thực trạng của hệ thống KSNB tác giả đã đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB theo 5 bộ phận cấu thành: Môi trường kiểm soát, nhận diện và đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin, hoạt động giám sát Ngoài ra luận án cũng nêu rõ về đặc điểm của ngành dịch vụ

kỹ thuật dầu khí và đồng thời nghiên cứu, đưa ra được dẫn chứng về việc thực hiện hoạt động KSNB tại các doanh nghiệp về năng lượng và dầu khí ở một

số nước trên thế giới để qua đó đúc rút kinh nghiệm và học hỏi Tuy nhiên các giải pháp của tác giả đưa ra chưa thiết thực, còn mang tính định hướng chung Nghiên cứu của Nguyễn Thị Thùy Dung (2014): “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần than điện Nông Sơn”, bằng phương pháp quan sát, phỏng vấn tác giả tiến hành nghiên cứu, xem xét, đánh giá thực trạng của các thủ tục kiểm soát của đơn vị từ đó đưa ra được những hạn chế cần khắc phục và đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần than điện Nông Sơn Tác giả đã chỉ ra những kết quả đạt được trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị, cụ thể: Môi trường kiểm soát ban lãnh đạo coi trọng công tác kiểm soát nội bộ đã ban hành các quy trình, thủ tục đối với bán hàng, hoạt động quản lý và các quy định của Công

ty được phổ biến đến tất cả các cán bộ, nhân viên, hệ thống thông tin kế toán được thực hiện nghiêm túc, quá trình lưu trữ và luân chuyển chứng từ hợp lý

và kiểm soát tốt Bên cạnh đó nghiên cứu còn có những hạn chế như: Vai trò chức năng của ban kiểm soát chưa hiệu quả, mang tính hình thức, hoạt động thiếu tính độc lập, Công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập,…

Nghiên cứu của Đỗ Thị Mi Ly (2019): “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV xăng dầu Quảng Ngãi”, kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết quá trình nghiên cứu thực tiễn từ

đó tiến hành kiểm tra, phân tích chỉ ra thực trạng “kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV xăng dầu Quảng Ngãi”, tác giả

đã chỉ ra được các kết quả đạt được và những hạn chế đồng thời cũng đã đề xuất được một số giải pháp nhằm “hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV xăng dầu Quảng Ngãi”

Mặc dù đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng, tuy nhiên xét về thời gian và không gian thì đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang” là một đề tài hoàn toàn mới Mặt khác, đề tài vẫn còn có những khoảng trống để tiếp tục nghiên cứu

và khai thác, đó là, đánh giá rủi ro đối với hoạt động bán hàng và thu tiền, cũng như các thủ tục kiểm soát và công tác giám sát đối với hoạt động bán hàng và thu tiền tại đơn vị

Từ những lý do nêu trên, tác giả nghiên cứu đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang” Luận văn tập trung vào nghiên cứu thực trạng “kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần cà phê Mê Trang”, trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác “kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần cà phê Mê Trang”

Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA 400): “Hệ thống KSNB là toàn

bộ những chính sách, thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị này thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác, đầy

đủ và kịp thời của các ghi chép kế toán.”

Theo ngân hàng thế giới (WB): “Hệ thống KSNB là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do ban quản trị của tổ chức tín dụng thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự có hiệu quả…”

Định nghĩa theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do ban quản trị, ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”

Theo của COSO (1992) - Chống gian lận khi lập báo cáo tài chính của ủy ban hội đồng quốc gia Hoa Kỳ định nghĩa: “ KSNB là một quá trình do người

quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau:

• Báo cáo tài chính đáng tin cậy

• Các luật lệ và quy định được tuân thủ

• Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”

Sau 21 năm với sự thay đổi đáng kể của hoạt động môi trường kinh doanh cùng với sự bùng nổ công nghệ thông tin Năm 2013 Ủy ban COSO đã cập nhật, đổi mới nhằm thiết kế và phát triển hệ thống KSNB hoàn thiện hơn, COSO 2013 định nghĩa: “KSNB là một quy trình đưa ra bởi ban quản trị của doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ”

1.1.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ

Xu hướng toàn cầu hóa mở ra những cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Với mức độ tăng trưởng ngày càng cao, cùng với sự đa dạng của hình thức hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là việc đẩy nhanh vốn hóa thị trường vốn của môi trường kinh doanh Các nhà đầu tư dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp vì vậy một hệ thống KSNB vững mạnh là nhu cầu cần thiết, một công cụ hữu hiệu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành và kịp thời nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp, KSNB có các vai trò:

- Đảm bảo tính chính xác, kịp thời của số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty

- Ngăn chặn, giảm bớt rủi ro không cố ý hoặc các rủi ro không thực hiện theo đúng quy trình, chính sách của công ty, gây tổn thất cho Công ty

- Đảm bảo việc tuân thủ đầy đủ nội quy, quy chế của Công ty cũng như các quy định của pháp luật của toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp

- Đảm bảo việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực, hoàn thành tốt các

mục tiêu đặt ra

- Lập báo cáo tài chính kịp thời, đầy đủ, tuân thủ các chuẩn mực kế toán và các quy định của pháp luật

1.1.3 Mục tiêu hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ

Mọi hoạt động của doanh nghiệp để hoàn thành các chỉ tiêu đặt ra hoặc vượt mức kế hoạch thì chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý và được thực hiện bởi hệ thống KSNB của doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ được xây dựng nhằm đạt được các mục tiêu:

Bảo vệ tài sản: Tài sản của đơn vị là bao gồm các tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị thất thoát, chiếm dụng, sử dụng không đúng quy định hoặc bị hư hỏng nếu không được bảo vệ, kiểm soát thích hợp

Các thông tin được bảo đảm, độ tin cậy cao: Các quyết định của nhà quản lý liên quan đến hoạt động kinh doanh phụ thuộc rất lớn vào thông tin,

số liệu tài chính, kinh tế do bộ máy kế toán cung cấp Vì vậy cần phải đảm bảo các thông tin cung cấp có chất lượng, độ tin cậy cao, phù hợp, kịp thời, đầy đủ, nhất quán, dễ hiểu, có tính cập nhật và tính bảo mật

Đảm bảo sự tuân thủ các quy chế, quy định: Hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành nhằm đảm bảo cho các quyết định, quy chế của đơn vị được tuân thủ theo đúng chuẩn mực, quy định mà công ty đề ra, bên cạnh đó đảm bảo cho các hoạt động tuân thủ theo đúng các quy định của pháp luật

Đảm bảo hiệu quả hoạt động: Kiểm soát nội bộ giúp cho ban lãnh đạo nâng cao khả năng quản lý, điều hành hoạt động của doanh nghiệp, sử dụng được hiệu quả tối đa các nguồn nhân lực, nâng cao uy tín hoạt động, giảm thiểu các rủi ro, hạn chế tối đa các chi phí không đáng có

1.1.4 Các bộ phận của kiểm soát nội bộ

Có rất nhiều quan điểm khác nhau về các bộ phận của kiểm soát nội bộ Theo quan điểm truyền thống, hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành từ ba

bộ phận đó là: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các loại kiểm soát và thủ tục kiểm soát Theo COSO 2013 và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315 một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn thiện cần được tạo thành từ năm bộ phận, được minh họa bằng hình bên dưới:

Hình 1.1: Sơ đồ các thành phần của hệ thống KSNB

(Nguồn: Mitchell Franklin, Patty Graybeal, Dixon Cooper (2019))

Hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hoạt động hiệu quả khi có sự kết hợp chặt chẽ của năm yếu tố cấu thành Tại các yếu tố này các nguyên tắc, thủ tục cũng được đặt ra nhằm đảm bảo cho việc thực hiện tuân thủ, đầy đủ đối với từng hoạt động kiểm soát nội bộ tương ứng

a Môi trường kiểm soát

Là những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội

bộ, là các tiêu chuẩn, quy trình, cơ cấu tổ chức

Theo COSO 2013 môi trường kiểm soát bao gồm các quy trình, tiêu chuẩn và cấu trúc của tổ chức, cung cấp nền tảng cho việc thực hiện kiểm soát nội bộ của tổ chức Có 5 nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức

Nguyên tắc 2: Ban quản trị thiết lập cơ chế độc lập giữa hoạt động giám

sát và hoạt động quản lý

Nguyên tắc 3: Cần thiết lập, xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý, phân loại các báo cáo, phân định quyền hạn và trách nhiệm nhằm đạt được mục tiêu Nguyên tắc 4: Công tác tuyển dụng nhân sự đơn vị cần đảm bảo được cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực đồng thời duy trì và phát triển nhân lực phù hợp

Nguyên tắc 5: Ban quản lý cần nghiêm ngặt trong việc tự chịu trách nhiệm cá nhân của các nhân viên trong đơn vị

Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố:

“Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức: Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thiết kế, giám sát, vận hành các kiểm soát

Cam kết về năng lực: Là sự cân nhắc của ban quản lý về các mức độ, nhiệm vụ của các công việc đó cần các kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng tương ứng Sự cam kết, đảm bảo về năng lực giúp cho đơn vị có được những nhân viên ưu tú đảm bảo thực hiện công việc, nhiệm vụ được giao hiệu quả

Sự tham gia của Ban quản trị theo VSA số 315: “Ban quản trị có ảnh hưởng đến nhận thức về kiểm soát của đơn vị Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị”

Sự tham gia của ban quản trị trong hệ thống KSNB thể hiện qua: Mức độ độc lập đối với ban giám quản lý trong đơn vị, mức độ tham dự các hoạt động

của ban quản trị, kinh nghiệm và vị thế, quyết định đúng đắn trong hành động của ban quản trị

Triết lý và phong cách điều hành: Thể hiện qua hành động, quan điểm, cách chấp nhận rủi ro và phương thức tiếp cận với việc quản lý cũng như với việc xử lý thông tin, báo cáo tài chính, công việc kế toán và nhân sự

Cơ cấu tổ chức: “Khuôn khổ để các hoạt động của đơn vị được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và soát xét nhằm đạt được mục tiêu Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, cân nhắc các vấn đề về quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận trong đơn vị”

Phân công trách nhiệm và quyền hạn: Đây được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, “việc phân công quyền hạn và trách nhiệm bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ” Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ liên quan đến các hoạt động đào tạo, tuyển dụng, xem xét, đánh giá, định hướng, lương bổng, sự thăng tiến của nhân viên và các biện pháp khắc phục khi xảy

ra sai sót “Các chính sách đào tạo trong đó truyền đạt vai trò và nhiệm vụ tương lai, gồm các hoạt động như tổ chức trường đào tạo và hội thảo, thể hiện yêu cầu về kết quả công việc và hành vi mong đợi Việc đề bạt dựa trên đánh giá định kỳ về hiệu quả công việc thể hiện cam kết của đơn vị trong việc bổ nhiệm những nhân sự có khả năng vào những trọng trách cao hơn”

Như vậy, chính sách nhân sự là tổng thể toàn bộ các chế độ, phương pháp quản lý của đơn vị đối với việc đào tạo, tuyển dụng, đánh giá, xem xét,

đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với từng nhân viên trong đơn vị

b Đánh giá rủi ro

Quá trình hoạt động của một tổ chức chịu tác động của các rủi ro bên trong và các rủi ro bên ngoài chính vì vậy cần nhận diện và phân tích các rủi

ro nhằm hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra để đưa ra các giải pháp phù hợp để ngăn chặn, khắc phục hay giảm thiểu tổn thất nhỏ nhất có thể xảy ra Trên thực tế, trong mọi hoạt động đều có thể xảy ra rủi ro, do đó việc đánh giá rủi ro đạt chất lượng khi:

Ban lãnh đạo quan tâm, khích lệ những nhân viên tích cực đồng thời phát hiện, phân tích, đánh giá tác hại của các rủi ro tiềm tàng và rủi ro hiện hữu

Đề ra các quy trình, kế hoạch, biện pháp cụ thể nhằm giảm thiểu các tác động của rủi ro đến một giới hạn tối thiểu nào đó có thể chấp nhận được

Đề ra các mục tiêu tổng quát, mục tiêu cụ thể để làm cơ sở cho toàn thể nhân viên triển khai thực hiện công việc

Đánh giá rủi ro theo COSO 2013 cần tuân thủ 4 nguyên tắc:

“Nguyên tắc 6: Đơn vị phải lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để có thể nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định các rủi ro cần được quản trị Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tang khi đánh giá rủi ro không đạt mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trường bên ngoài (Kinh tế, chính trị …), thay đổi từ cách thức kinh doanh (Loại hình kinh doanh mới, kỹ thuật mới,…), thay đổi cách thức quản lý,

từ thái độ và triết lý của những người quản lý về hệ thống kiểm soát nội bộ”

c Hoạt động kiểm soát

Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các quy định, quy chế của nhà quản lý đề ra được thực hiện nhằm hoàn thành được mục tiêu đề ra Hoạt động kiểm soát được diễn ra trong toàn đơn vị và trên mọi hoạt động Các hành động kiểm soát phải đạt được những nội dung sau:

Phân công công việc và trách nhiệm phù hợp: Không để cá nhân hay bộ phận nào trong đơn vị đảm nhiệm nhiều trọng trách cùng một lúc, phân chia công việc cho nhiều người, nhều bộ phận cùng thực hiện, cùng tham gia Kiểm duyệt đúng đắn, chính xác, đầy đủ: Tất cả các nghiệp vụ, hoạt động đều phải được cấp quản lý phê chuẩn rồi mới được tiến hành thực hiện Đối với các nghiệp vụ cần phê chuẩn cụ thể thì người quản lý phải phê chuẩn cho từng nghiệp vụ một cách chi tiết, rõ ràng

Kiểm soát các chứng từ, sổ sách: Chứng từ phải có các biểu mẫu rõ ràng, đầy đủ, cụ thể và được đánh số thứ tự liên tục, được lập kịp thời, lưu chuyển hợp lý, sổ sách thiết kế khoa học, ghi chép đúng, đủ, chính xác, lưu trữ và bảo quản chứng, từ sổ sách an toàn, bảo mật

Kiểm soát tài sản: Hạn chế người không liên quan tiếp cận tài sản, tăng cường sử dụng các thiết bị bảo vệ và bảo mật thông tin Theo dõi, kiểm kê xác định đúng giá trị của tài sản đồng thời xác định được quyền sử dụng, quyền sở hữu của các tài sản đó

Kiểm tra độc lập: Thực hiện kiểm tra lại việc tuân thủ các loại thủ tục kiểm soát, để tìm ra các nguyên nhân và xử lý kịp thời khi phát hiện ra các biến động bất thường

Theo COSO 2013 hoạt động kiểm soát đảm bảo các nguyên tắc:

“Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát

để giảm thiểu rủi ro, đạt được mục tiêu ở mức độ có thể chấp nhận được

Khi lựa chọn thiết lập các hoạt động kiểm soát người quản lý cần phải nghiên cứu các nhân tố về môi trường, bản chất, tính phức tạp, phạm vi hoạt động và các kiểm soát phải phù hợp với từng bộ phận, từng quy trình

Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu Người quản lý cần nghiên cứu môi liên hệ giữa hoạt động kinh doanh và

công nghệ thông tin để thiết lập các hoạt động kiểm soát phù hợp

Nguyên tắc 12: Đơn vị phải triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách đã được thiết lập và triển khai các thủ tục

Người quản lý phải thiết kế các thủ tục kiểm soát dựa trên các chính sách

đã thiết lập, phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn cho từng cá nhân”

d Thông tin và truyền thông

Thông tin là nhân tố hết sức quan trọng phục vụ cho việc ra quyết định

về các hoạt động của đơn vị, vì vậy thông tin cần được bảo đảm các yêu cầu

về chất lượng, về độ tin cậy, tính phù hợp, kịp thời, đầy đủ, nhất quán, dễ hiểu, có tính cập nhật và tính bảo mật cao

Hệ thống thông tin có chất lượng khi các nội dung sau thực hiện tốt: Tại doanh nghiệp các thông tin quan trọng được cập nhật thường xuyên cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền

Hệ thống truyền thông đảm bảo các thông tin được cung cấp chính xác, đầy đủ và kịp thời đến các cấp có thẩm quyền, đảm bảo cho toàn thể nhân viên đều có thể hiểu và nắm rõ các quy định, chuẩn mực của tổ chức

Thiết lập kênh thông tin mật, cho phép nhân viên có thể gửi báo cáo về các hoạt động bất thường, các hành vi có thể gây tổn thất cho DN

Lắp đặt hệ thống giám sát, bảo vệ số liệu phòng ngừa khả năng tiếp cận, đột nhập của những người không có phận sự, thẩm quyền

Xây dựng các chương trình, đề ra các biện pháp và có kế hoạch để phòng chống ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu

Theo COSO 2013 thông tin và truyền thông cần đảm bảo các nguyên tắc:

“Nguyên tắc 13: Đơn vị phải thu thập và sử dụng các thông tin thích hợp,

có chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác của KSNB

Nguyên tắc 14: Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát

Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông cho các đối tượng bên ngoài các thông tin liên quan đến hoạt động và kiểm soát nội bộ như cổ đông, chủ

e Hoạt động giám sát

Là quá trình theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội

bộ đảm bảo hoạt động của tổ chức vẫn diễn ra theo đúng lộ trình trong từng giai đoạn

Theo VSA số 315: “Giám sát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB trong từng giai đoạn, bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết Ban giám đốc thực hiện việc giám sát các kiểm soát thông qua các hoạt động liên tục, các đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai Các hoạt động giám sát liên tục thường gắn liền với các hoạt động lặp đi lặp lại của một đơn

vị và bao gồm các hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên”

Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ, cụ thể: Giám sát thường xuyên là việc thực hiện đồng thời đối với các hoạt động xảy ra hàng ngày trong đơn vị, kết quả đạt được từ việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của các đơn vị cung cấp, khách hàng, kiểm tra các hoạt động, báo cáo thường xuyên để xác định các vấn đề bất thường

Giám sát định kỳ giúp đánh giá được tính hữu hiệu của việc giám sát thường xuyên, thực hiện thông qua chương trình đánh giá nội bộ một cách đều đặn, các cuộc kiểm toán định kỳ thường được thực hiện bởi kiểm toán

viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập

Theo COSO 2013 hoạt động giám sát cần tuân thủ các nguyên tắc:

“Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kỳ nhằm đảm bảo rằng các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ là hiện hữu và đang vận hành

Nguyên tắc 17: Phải đánh giá và thông báo những khuyết điểm của kiểm soát nội bộ kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm như quản lý, hội đồng quản trị để có biện pháp khắc phục kịp thời”

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

1.2.1 Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền

Bán hàng là quá trình mà người bán khám phá, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng về các sản phẩm của mình thông qua đó thực hiện hoạt động trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ của người bán chuyển cho người mua và nhận lại

từ người mua bằng tiền hoặc vật phẩm có giá trị tương đương theo thỏa thuận Thu tiền là hoạt động người bán hàng thu lại giá trị hàng hóa mà mình đã bán cho khách hàng bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản, hoặc bằng một phương thức thanh toán nào đó theo thỏa thuận

Hoạt động bán hàng thu tiền bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách ví

dụ như: Đơn đặt hàng, đề nghị mua hàng, hợp đồng mua bán… và kết thúc bằng việc thu tiền hoặc khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán Trên thực

tế chu trình bán hàng và thu tiền thường bao gồm các bước công việc: Xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu, thu tiền và theo dõi công nợ

Có nhiều hình thức bán hàng như: Bán buôn, bán cho đại lý, chi nhánh, bán lẻ, bán hàng với hình thức ký gửi, và hoạt động thanh toán cũng có nhiều phương thức khác nhau như: thu tiền ngay bằng tiền mặt, thanh toán bằng chuyển khoản, hoặc bán chịu, hay bán trả góp… Với sự phong phú và đa

dạng của hình thức bán hàng và thanh toán nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này cũng rất đa dạng và phức tạp Chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt là các khoản mục phản ánh trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Có thể nói, chu trình bán hàng - thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh Trong thực tế, chu trình bán hàng và thu tiền thường bao gồm các bước công việc sau đây: Xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền Chu trình này có những đặc điểm như sau:

Liên quan đến nhiều công đoạn, nhiều khoản mục, có sự kết hợp của nhiều nhân viên, bộ phận và các khoản như tiền, hàng hóa, nợ phải thu, là những tài sản có giá trị nên là đối tượng dễ xảy ra sai sót, tham ô, chiếm dụng Các hình thức bán hàng và thanh toán thường đa dạng, phong phú, tần suất phát sinh các nghiệp vụ nhiều nên dễ xảy ra các rủi ro, sai sót

Các khoản mục có giá trị lớn liên quan đến chu trình bán hàng và thanh toán như tiền, nợ phải thu, hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trên các báo cáo tài chính, có liên quan đến nhiều chỉ tiêu tài chính quan trọng nên sẽ ảnh hưởng rất lớn nếu như những khoản mục này có xảy ra sai sót Ví dụ như doanh nghiệp nới lỏng chính sách bán hàng, tăng giới hạn mức nợ và thời hạn thanh toán làm đẩy mạnh hoạt động bán hàng đồng thời tăng khoản nợ phải thu khách hàng dẫn đến việc chiếm dụng tài sản, xảy ra các rủi ro, gian lận Chu trình bán hàng và thu tiền phải trải qua nhiều giai đoạn, có liên quan đến các khoản như: nợ phải thu, hàng hóa, tiền … là những tài sản nhạy cảm nên là đối tượng dễ bị chiếm đoạt, lợi dụng

1.2.2 Các chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền là việc mua bán, trao đổi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng Chu trình này được bắt

đầu từ nhu cầu của khách, họ gửi các đơn hàng đến nhà cung ứng để thực hiện hoạt động mua hàng, đơn vị cung ứng kiểm tra, đánh giá khả năng cung cấp khàng, khả trả nợ của khách hàng, thực hiện hoạt động bán hàng và kết thúc bằng việc chuyển hàng và thu tiền hoặc các thỏa thuận thanh toán

“Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn

vị kinh doanh Hiệu quả hoạt động của các đơn vị này chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hóa và dịch vụ không, có kiểm soát được nợ phải thu không, có bị tổn thất tài sản hay không đều là mối quan tâm của nhà quản lý” (Trần Thị

Giang Tân, 2012, Giáo trình kiểm soát nội bộ, trang 154)

Sơ đồ chu trình bán hàng – thu tiền được minh họa theo hình 1.2 bên dưới

Hình 1.2 Sơ đồ chu trình bán hàng – thu tiền

“Nguồn: Trần Thị Giang Tân, 2012, Giáo trình kiểm soát nội bộ,154”

Yêu cầu đơn đặt hàng phải đầy đủ thông tin về tên khách hàng, chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền tương ứng, thời gian, địa điểm giao hàng và kết thúc giai đoạn bằng việc gửi thông báo chấp nhận đơn hàng cho khách

Nếu đơn hàng đang trong hạn mức tín dụng hoặc đã nhận được giấy đề nghị mua chịu của khách hàng, thì căn cứ vào chính sách của đơn vị để tiến hành gửi thư yêu cầu thanh toán nợ cũ tới khách hàng để tiếp tục cho đơn hàng hàng tiếp theo Ký tên và đóng dấu đã xét duyệt lên lệnh bán hàng và chuyển cho các bộ phận có liên quan Sau khi lệnh bán hàng được xét duyệt

sẽ chuyển một liên cho bộ phận lập hóa đơn, một liên cho khách hàng, một liên lưu tại bộ phận bán hàng, một liên lưu tại bộ phận tín dụng, một liên còn lại giao cho bộ phận giao hàng

(4) Giao hàng

Đây là giai đoạn chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng Có

nhiều cách thức để giao hàng cho khách như: Khách hàng có phương tiện vận chuyển đến nhận hàng tại kho của đơn vị, có bộ phận chuyên vận chuyển hàng giao đến kho cho khách hàng hoặc giao hàng bằng cách thuê đơn vị vận chuyển độc lập Ở giai đoạn này các bước công việc được thực hiện theo các trình tự sau: Xác định địa điểm, thời gian giao hàng, giao hàng đồng thời ký nhận xác minh với khách và phát hành chứng từ (Hóa đơn, Phiếu xuất kho) Hoạt động giao hàng cho khách phải đảm bảo giao đúng đơn hàng, giao đúng địa chỉ nhận hàng mà khách yêu cầu và giao đúng thời gian thỏa thuận

(5) Lập hóa đơn

Kế toán sau khi nhận được chứng từ : Đơn đặt hàng đã được phê duyệt, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao hàng hóa, tiến hành kiểm tra tính hợp lí, chính xác để tiến hành lập hóa đơn bán hàng gửi cho khách hàng và tiến hành ghi sổ doanh thu bán hàng

Hóa đơn được lập phải đảm bảo đầy đủ chính xác thông tin của khách hàng, đúng số lượng, đơn giá, thành tiền

(6) Thu tiền hoặc theo dõi công nợ

Trường hợp đơn vị bán hàng thu tiền ngay thì có khách hàng có thể thanh toán theo hai hình thức: Trả bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng

Trường hợp đơn vị bán chịu cho khách hàng, kế toán công nợ phải ghi nhận đúng số nợ, đúng đối tượng, đúng hạn mức đối với món nợ đó Các khoản nợ phải thu được theo dõi thường xuyên và xem xét, kiểm tra các khoản nợ đến hạn phải thu hoặc có một số trường hợp các khoản nợ không đòi được cần báo cáo lên cấp trên để xét duyệt chuyển thành nợ khó đòi Vì vậy, đơn vị cần chú trọng đến công tác lập dự phòng và trường hợp nghiêm trọng là không thể đòi được buộc phải xóa nợ cho khách hàng

Đối với các khoản nợ phải thu khách hàng cần được hạch toán rõ ràng,

chi tiết đối với từng đối tượng, từng khoản nợ và từng lần thanh toán, qua đó lập bảng theo dõi phân loại nợ theo từng đối tượng, từng nhóm khách hàng, hạn mức thanh toán

1.2.3 Các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền là chu trình liên quan đến tài sản của doanh nghiệp cụ thể là hàng hóa và tiền, cùng với việc trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, mỗi giai đoạn có các công việc liên quan đến nhiều cá nhân, phòng ban khác nhau làm cho chu trình này dễ có các rủi ro có thể xảy ra Đối với từng giai đoạn trong chu trình bán hàng và thu tiền có các rủi ro có thể xảy với những mức độ khác nhau, được thể hiện theo bảng sau:

Bảng 1.1: Các rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền

- Đơn đặt hàng chưa được xét duyệt nhưng vẫn được chấp nhận

- Không có khả năng cung ứng nhưng vẫn đồng ý bán hàng nhưng

- Hợp đồng mua bán được lập ghi sai về chủng loại, quy cách,

số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng với nhau Các sai phạm này làm ảnh hưởng đến các công đoạn tiếp theo trong chu trình bán hàng – thu tiền, gây mất thiện cảm và để lại ấn tượng xấu về đơn vị Xét duyệt

bán chịu

- Không tuân thủ quy định, chính sách bán hàng, bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn dẫn đến mất hàng,

Giai đoạn Rủi ro có thể xảy ra

không thu được tiền gây tổn thất cho đơn vị

- Nhằm đẩy mạnh doanh thu, chạy đua thành tích, chạy đua doanh số của các nhân viên bán hàng mà có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức

- Không xác định được người phải chịu trách nhiệm khi hàng hóa bị thất thoát trong quá trình giao

- Trong quá trình giao hàng bị phát sinh thêm một số chi phí vượt mức cho phép

- Giao hàng bị trễ hạn đã hẹn ước với khách hàng

Lập hóa

đơn

- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn

- Lập hóa đơn được lập nhưng sai về giá trị, thông tin hàng hóa, thông tin của khách hàng

- Không thực hiện bán hàng nhưng vẫn lập khống hóa đơn để trục lợi cá nhân

- Ghi sai kỳ kế toán về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

- Ghi sai số tiền, ghi sai đơn giá, ghi trùng hoặc bỏ sót hóa đơn

- Không quản lý tốt các khoản nợ phải thu khách hàng, để

Giai đoạn Rủi ro có thể xảy ra

xảy ra các vấn đề về nợ như thu hồi nợ chậm trễ, không đòi được nợ

- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

- Chưa được kiểm duyệt của cấp có thẩm quyền đã tự ý xóa

sổ nợ phải thu khách hàng

- Thất thoát nợ phải thu nhưng không rõ nguyên nhân

- Không lập dự phòng phải thu hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi nhưng chưa được kiểm duyệt

- Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ

- Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp

1.2.4 Mục tiêu kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền

Các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền được đặt ra là

để những rủi ro kể trên được hạn chế ở mức tối đa, khi chu trình bán hàng và thu tiền được kiểm soát tốt thì các mục tiêu kiểm soát chung và các mục tiêu

cụ thể của đơn vị đặt ra sẽ thực hiện được

Theo báo cáo của COSO 2013 có 3 mục tiêu chung đó là:

Sự hữu hiệu và hiệu quả: Áp dụng vào chu trình bán hàng và thu tiền thì

sự hữu hiệu được hiểu là hoạt động giúp đơn vị mở rộng thị trường, tăng doanh thu, đạt được mục tiêu về doanh số, lợi nhuận Tính hiệu quả được hiểu

là khoản chi phí bỏ ra để đạt được kết quả, nếu kết quả được như mong đợi hoặc vượt mức mong đợi với chi phí nhỏ thì được xem là hoạt động hiệu quả

Độ tin cậy của báo cáo tài chính: Đó là các khoản mục như doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng, nợ phải thu khách hàng, hàng tồn kho trên báo cáo tài chính được trình bày trung thực, đúng đắn, hợp lý so với thực tế

Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng và thu tiền chịu

sự tác động một phần của pháp luật và các quy định về hoạt động bán hàng, như sự ràng buộc của các hợp đồng bán hàng, các quy định về việc xuất hóa đơn, các quy định về quy trình xuất hàng và giao hàng

Tuy nhiên với ba mục tiêu kiểm soát trên thì trong chu trình bán hàng và thu tiền mục tiêu được nhà quản lý quan tâm nhất hướng vào mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động Các mục tiêu kiểm soát trong các giai đoạn

cụ thể trong bảng như sau:

Bảng 1.2: Mục tiêu kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền

Tiếp nhận và

xử lý đơn

đặt hàng từ

khách hàng

- Xử lý nhanh chóng, kịp thời, không bỏ sót các đơn hàng

- Các đơn hàng bán chịu đều được cấp trên kiểm duyệt kỹ lưỡng theo quy định của Công ty nhằm đảm bảo khả năng thu hồi công nợ của khách hàng

1.2.5 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng và thu tiền

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền nhằm đảm bảo quá trình bán hàng hợp lý, hợp lệ, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đồng thời giúp ngăn ngừa, phòng chống các sai phạm và có phương hướng đề xử lý kịp thời

a Kiểm soát chứng từ

Để minh chứng cho các hoạt động đã diễn ra, ghi lại các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh xảy ra trong quá trình hoạt động đơn vị cần sử dụng các chứng từ

có liên quan, chứng từ là vô cùng quan trọng và có tính quyết định cao về mặt pháp lý, để có đầy đủ căn cứ, pháp lý các chứng từ được sử dụng trong chu trình này cần tuân thủ các yêu cầu khắt khe về quy định tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ Một số chứng từ thường sử dụng có các tiêu chuẩn và đặc điểm được thể hiện qua bảng 1.3 như sau:

Bảng 1.3: Tiêu chí cần thiết đối với chứng từ sử dụng trong chu trình

bán hàng và thu tiền Tên

- 2

- Khách hàng

- Bộ phận bán hàng

- Xác nhận việc đặt hàng

- Cơ sở xét duyệt bán chịu/ bán hàng

- Trưởng bộ phận bán hàng

- 5

- Khách hàng

- Bộ phận lập hóa đơn

-Xác nhận bán chịu/bán hàng

- Cơ sở để giao hàng cho khách

ký

- Trưởng bộ phận xét duyệt bán chịu

- Lưu

- Bộ phận tín dụng

- Bộ phận giao hàng

- Trưởng bộ phận

- Xác nhận đã nhận hàng

- Xác nhận đã hoàn tất việc bán hàng (để ghi nhận nợ phải thu)

- Xác nhận đã hoàn tất việc mua hàng (để ghi nhận nợ phải trả)

b Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động trong chu trình bán hàng và thu tiền

Mỗi giai đoạn trong chu trình bán hàng - thu tiền là một mắt xích quan trọng nó giúp cho hoạt động bán hàng và thu tiền đạt được hiệu quả cao, song song với sự quan trọng thì luôn có các rủi ro vì vậy để hạn chế tối đa các rủi

ro có thể xảy ra và đảm bảo hiệu quả của hoạt động cần có những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn được thực hiện như sau:

Bảng 1.4: Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền

- Xác nhận khả năng cung ứng hàng hóa: Cần xem xét, kiểm tra lại kho về số lượng, chất lượng sản phẩm có đáp ứng đơn hàng của khách hay không

- Lập lệnh bán hàng: Sau khi kiểm tra, xác nhận khả năng cung ứng bộ phận bán hàng sẽ lập lệnh bán hàng

Xét duyệt - Đơn vị phải xây dựng chính sách bán hàng, chính sách

Giai đoạn Thủ tục kiểm soát

bán chịu bán chịu một cách cụ thể, việc xây dựng chính sách bán chịu

cũng như xét duyệt bán chịu cần có nhân viên có năng lực và làm việc độc lập với bộ phận bán hàng

- Lập Lệnh bán hàng hoặc hợp đồng bán hàng để đảm bảo các điều khoản ký kết luôn được xác nhận bởi trưởng bộ phận bán hàng và thủ trưởng đơn vị

- Chỉ xét duyệt bán chịu sau khi kiểm tra, đối chiếu các hạn mức nợ và số dư nợ của khách hàng đáp ứng quy định của Công ty

- Trước khi báo chấp nhận đơn hàng cho khách hàng phải được kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin

- Nên có sự kiểm tra chéo, đối chiếu giữa các công việc trong giai đoạn này như: Kiểm tra lệnh bán hàng với đơn đặt hàng, kiểm tra hợp đồng với bảng theo dõi công nợ,…

- Quy định rõ việc xử lý và trách nhiệm đối với nhân viên không tuân thủ

Giao hàng

- Đơn vị cần quy định rõ về việc giao nhận hàng hóa: bộ phận giao hàng phải giữ một liên của phiếu giao hàng, các phiếu giao hàng phải được đánh số thứ tự, phiếu giao hàng phải được khách hàng ký nhận…

- Lên lịch lịch trình giao hàng cụ thể, đảm bảo theo đúng thỏa thuận, chi tiết theo từng đơn hàng của từng khách hàng, phân chia cụ thể nhiệm vụ cho nhân viên giao hàng

- Luôn kiểm tra kỹ lưỡng từ việc đếm số lượng, xem xét mẫu mã, kiểm tra chất lượng của hàng hóa trước khi giao

- Sử dụng các thiết bị bảo quản hàng hóa để tránh hỏng hóc,

Giai đoạn Thủ tục kiểm soát

thất thoát trong quá trình vận chuyển

- Phiếu giao hàng phải có chữ ký xác nhận của người lập, người giao và người nhận

- Căn cứ vào lệnh bán hàng được phê chuẩn, bộ phận bán hàng lập chứng từ để xuất hàng và lưu lại một bản

- Có quy định xử phạt với nhân viên làm sai

Lập hóa

đơn

- Cần có quy định rõ về việc viết hóa đơn, hóa đơn được lập căn cứ vào: Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng, phiếu giao hàng đã ký nhận, hợp đồng giao hàng (nếu có) nhằm hạn chế sự sai sót do tính toán sai hoặc có sự hợp tác giữa bộ phận bán hàng và khách hàng

- Cần lập bảng theo dõi các hóa đơn đã được viết để tránh trường hợp viết trùng hóa đơn

- Hóa đơn sau khi lập nên có nhân viên khác kiểm tra lại

Ghi nhận

doanh thu

- Quy định rõ về việc ghi nhận doanh thu

- Đối chiếu sổ sách kế toán bán hàng, kế toán công nợ và kho

- Đối chiếu, so sánh các thông tin giữa các chứng từ và số liệu trên phần mềm kế toán

- Kế toán trưởng cần kiểm tra định kỳ, hoặc kiểm tra đột xuất việc ghi nhận doanh thu, nên tiến hành phân tích đánh giá sự biến động của doanh thu và giá vốn thường xuyên

- Thường xuyên kiểm tra nhật ký nhập liệu trên phần mềm

Thu tiền

- Khuyến khích thanh toán bằng chuyển khoản

- Khuyến khích khách hàng lấy hóa đơn

- Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt cần phải lập phiếu thu ngay và giao cho khách hàng một liên