Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh tổng công ty hàng không việt nam công ty cổ phần khu vực miền trung

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN TRUNG .... THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU

KHU VỰC MIỀN TRUNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - Năm 2022

KHU VỰC MIỀN TRUNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Mã số: 834 03 01

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Xuân Linh

Đà Nẵng - Năm 2022

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

6 Bố cục đề tài 7

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 8

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 8

1.1.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ 10

1.1.3 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ 11

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 14

1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền 14

1.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 18

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 27

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN TRUNG 28

2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN TRUNG 28

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - Khu vực miền Trung 28

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh Tổng công ty Hàng Không Việt Nam - Khu vực miền Trung 31 2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng Không Việt Nam - Khu vực miền Trung 32 2.1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý của Chi nhánh Tổng công ty Hàng Không Việt Nam - Khu vực miền Trung 33 2.1.5 Công tác tổ chức kế toán tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng Không Việt Nam - Khu vực miền Trung 40 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN TRUNG 42 2.2.1 Giới thiệu hệ thống các văn bản và các phần mềm phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh Tổng công ty Hàng Không Việt Nam – Khu vực Miền Trung 42 2.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại chi nhánh Tổng công ty Hàng Không Việt Nam – Khu vực Miền Trung 45 2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN TRUNG 73 2.3.1 Thành tựu đạt được trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 73 2.3.2 Những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền 75 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 80

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN TRUNG 81

3.1 ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỤC TIÊU HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG

TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN TRUNG 81

3.1.1 Sự cần thiết phải tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh TCT Hàng Không Việt Nam-KVMT 81

3.1.2 Định hướng và mục tiêu hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh TCT Hàng Không Việt Nam-KVMT 83

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN TRUNG 83

3.2.1 Tự động hóa quy trình cấp quyền xuất vé, được gọi là „Top up‟ tự động quyền xuất vé 83

3.2.2 Tăng cường kiểm soát thu tiền bán vé đối với hệ thống đại lý 85

3.2.3 Tăng cường kiểm soát thu tiền bán vé tại các phòng vé chi nhánh 86

3.2.4 Tăng cường phối hợp công việc giữa các bộ phận 87

3.2.5 Tăng cường cập nhật văn bản liên quan kiểm soát nội bộ 88

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 91

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

1 AMS Agent Manager for Sale - Phần mềm quản lý

quyền xuất vé của đại lý

2 AWP Agency Web Portal - Đại lý bán trên Web của

Vietnam Airlines

3 BCTC Báo cáo tài chính

4 CTCP Công ty cổ phần

5 HKVN Hàng không Việt Nam

6 KSNB Kiểm soát nội bộ

7 KSTB Kiểm soát thu bán

8 KVMT Khu vực miền Trung

9 RAS Revenue Accounting Systerm

10 DAD Chi nhánh Vietnam Airlines tại Đà Nẵng

11 VDH Chi nhánh Vietnam Airlines tại Đồng Hới

12 HUI Chi nhánh Vietnam Airlines tại Huế

13 VCL Chi nhánh Vietnam Airlines tại Chu Lai

14 UIH Chi nhánh Vietnam Airlines tại Quy Nhơn

15 TBB Chi nhánh Vietnam Airlines tại Tuy Hòa

16 NHA Chi nhánh Vietnam Airlines tại Nha Trang

17 PXU Chi nhánh Vietnam Airlines tại Pleiku

18 BMV Chi nhánh Vietnam Airlines tại Buôn Mê Thuột

19 DLI Chi nhánh Vietnam Airlines tại Đà Lạt

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi nhánh KVMT 34 Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 38

Hình 2.3 Quy trình tiếp nhận hồ sơ, ký kết hợp đồng làm

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh 3 năm 2019-2021 30

Biểu 2.2 Biểu đồ doanh thu theo từng chi nhánh trong

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngành hàng không Việt Nam đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ với dư địa phát triển lớn Theo đánh giá của Hiệp hội Vận tải hàng không quốc tế (IATA), Việt Nam là thị trường hàng không đang phát triển nhanh và năng động, xếp thứ bảy trong số những thị trường phát triển nhanh nhất thế giới

Trong khoảng 10 năm qua (2008-2018), ngành Hàng không Việt Nam đã

có những bước tăng trưởng vượt bậc Năm 2008, Việt Nam mới chỉ có 60 máy bay, thì đến nay đã tăng gấp hơn 3 lần, lên 192 chiếc Trước đây đội bay chủ yếu chỉ có Vietnam Airlines, còn hiện nay có sự tham gia của nhiều doanh nghiệp tư nhân như Vietjet, Bamboo Airways Mạng đường bay của hàng không Việt Nam cũng có nhiều chuyển biến sau 10 năm với gần 60 đường bay nội địa và 130 đường bay quốc tế so với 25 đường bay nội địa và

54 đường bay quốc tế vào năm 2008

Trước đây chúng ta chỉ có một hãng hàng không quốc gia, sau đó có thêm các hãng hàng không khác từ các công ty cổ phần của hãng hàng không quốc gia, tức là số lượng hãng tăng lên và năng lực khai thác các nhà ga cũng tăng lên Cả góc độ về nhu cầu sử dụng và cung cấp dịch vụ đều có sự phát triển, đáp ứng nhu cầu đi lại của người dân với sự tăng trưởng rất ấn tượng Đại diện các hãng hàng không cho rằng, áp lực cạnh tranh là lớn, song mỗi hãng đều chọn cho mình những lối đi riêng theo hướng cạnh tranh để cùng phát triển

Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam - Vietnam Airlines là thương hiệu hướng đến phân khúc khách hàng cao cấp, lấy chất lượng dịch vụ làm điểm mạnh Trải qua hai năm dịch bệnh chịu ảnh hưởng nghiêm trọng, nhưng

Vietnam Airlines đã vững vàng vượt qua bằng những giải pháp và chính sách thật sự hiệu quả và đúng đắn Hướng tới sự hồi phục và phát triển mạnh hơn sau đại dịch, Vietnam Airlines đang từng bước nâng tầm dịch vụ, chuyển đổi

số, nâng cao nội lực và năng lực cạnh tranh để giữ vững vị thế dẫn dắt thị trường hàng không

Trong bối cảnh đại dịch Covid-19 kéo dài hai năm qua cộng với môi trường cạnh tranh giữa các hãng hàng không trong lĩnh vực kinh doanh vận tải hàng không ngày càng gay gắt và trực diện, việc kiểm soát tốt doanh thu

và công nợ phải thu càng trở nên quan trọng và cấp thiết để đảm bảo dòng tiền cũng như hạn chế rủi ro nợ quá hạn nợ khó đòi cho đơn vị Kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung hiện nay đã được tổ chức khoa học

và được hỗ trợ bởi các phần mềm lớn và hiện đại Tuy nhiên các thủ tục kiểm soát này vẫn còn những bước kiểm soát thủ công, phụ thuộc vào yếu tố con người, và các yếu tố rủi ro kiểm soát vẫn còn tiềm ẩn

Vì vậy, việc tìm hiểu và nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung, từ đó đưa ra các giải pháp đổi mới một số hoạt động kiểm soát nội bộ, nâng cao tự động hóa các khâu thủ công, nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là rất cần thiết trong bối cảnh hiện nay Đây chính là cơ sở để góp phần vào tiến trình nâng tầm dịch vụ, nâng tầm chất lượng năm sao của Vietnam Airlines

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là đánh giá thực trạng và hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung Để thực hiện mục tiêu tổng quát này, đề tài thực hiện hai mục tiêu cụ thể sau:

- Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung

- Đề xuất những giải pháp để tăng cường kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung

Phạm vi nghiên cứu: Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung

4 Phương pháp nghiên cứu

Tác giả dùng phương pháp nghiên cứu tình huống Cụ thể:

- Khảo cứu tài liệu

- Quan sát, tổng hợp xử lý những thông tin có được để đưa ra kết quả nghiên cứu

- Phân tích so sánh để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu, từ đó đưa ra giải pháp

5 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ là đề tài được rất nhiều tác giả, nhóm tác giả trên thế giới cũng như Việt Nam nghiên cứu, đặc biệt là những đề tài nghiên cứu ứng dụng kiểm soát nội bộ trong một đơn vị cụ thể Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn, tác giả đã tìm hiểu nghiên cứu các đề tài luận văn có cùng chủ đề kiểm soát nội bộ, đặc biệt trong cùng nghành hành không, cụ thể như sau:

Bùi Quốc Toản (2016) với nghiên cứu “Các yếu tố ảnh hưởng đến

hệ thống kiểm soát nội bộ tại Vietnam Airlines khu vực Miền Nam”

Trong nghiên cứu này, mục tiêu của tác giả là nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như đánh giá thực trạng hiện nay về hệ thống kiểm soát nội bộ xác định những chỉ tiêu nào đo lường khi kiểm soát, nêu lên những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Vietnam Airlines khu vực miền Nam Từ kết quả nghiên cứu, đề xuất định hướng một

số kiến nghị hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Vietnam Airlines khu vực miền Nam trong tương lai

Tác giả bước đầu hình thành nên các thang đo chất lượng thông tin kế toán và 05 nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát Cả 05 nhân tố này đều có ảnh hưởng tích cực đến hoạt động kiểm soát nội bộ tại Vietnam Airlines khu vực miền Nam Nhân tố có sự ảnh hưởng mạnh nhất đến hoạt động kiểm soát nội bộ tại Vietnam Airlines khu vực miền Nam là đánh giá rủi ro, sau đó đến môi trường kiểm soát, thông tin và truyền thông, và cuối cùng là hoạt động giám sát và kiểm soát

Tác giả đã đề xuất một số giải pháp có tác động trực tiếp đến các nhân tố nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Vietnam Airlines khu vực miền Nam Tuy nhiên, nghiên cứu này chỉ thực hiện ở một nhóm mẫu, chưa đại diện hết cho tất cả các cán bộ nhân viên trong Vietnam Airlines khu vực miền Nam Ngoài ra nghiên cứu còn nhiều hạn chế về thời gian, số lượng mẫu nhỏ nên hạn chế tính tổng quát cao của đề tài Những giải pháp này có thể không chi tiết cho từng hoạt động của đơn vị nhưng có thể góp phần làm cho

hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả hơn

Đặng Sinh Huy (2008) với nghiên cứu “Kiểm soát doanh thu và chi

phí tại Văn phòng khu vực Miền Trung - Tổng công ty Hàng Không Việt Nam”

Đề tài đã nghiên cứu về đặc điểm doanh thu bán vé, đặc điểm chi phí tại đơn vị với nội dung chính là các thủ tục kiểm soát tuân thủ, kiểm soát quá trình lập và thực hiện dự toán doanh thu và chi phí Tác giả đã đề ra một số giải pháp chung để hoàn thiện môi trường kiểm soát doanh thu và chi phí, giải pháp kết xuất dữ liệu xử lý chứng từ thu bán vé qua hệ thống kế toán để ghi

sổ tự động, giảm hao phí lao động thủ công Ngoài ra, nghiên cứu còn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện các quy định thu bán khi triển khai mở rộng

vé điện tử, đề xuất quản lý đặt cọc trong điều kiện vé giấy và đề xuất rút ngắn thời hạn thanh toán

Nghiên cứu này đã góp phần hữu hiệu vào sự đổi mới của đơn vị Tuy nhiên, hiện nay Vietnam Airlines khu vực miền Trung đã ứng dụng mạnh mẽ thương mại điện tử, vé giấy không còn, thay vào đó là vé điện tử và các ứng

dụng phầm mềm tự động, vì vậy nghiên cứu đã không còn phù hợp

Phan Thị Diệp Anh (2012) với nghiên cứu “Hoàn thiện Kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Dịch vụ Hàng Không Masco”

Tác giả sau khi nghiên cứu thực trạng các quy định và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với hoạt động kinh doanh xe taxi, kinh doanh suất ăn tàu bay và kinh doanh bách hóa tổng hợp tại sân bay đã đề xuất các giải pháp kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng và giải pháp kiểm soát công nợ và thu tiền

Hoàng Thị Tình (2021) với nghiên cứu “Hoàn thiện Kiểm soát nội bộ

chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Phú Minh Trí Đà Nẵng”

Trong đề tài này tác giả đã phân tích đánh giá thực trạng KSNB chu

trình bán hàng và thu tiền tại công ty, chỉ ra những ưu điểm cần phát huy và những hạn chế cần khắc phục Ngoài ra luận văn còn nêu một số rủi ro mà hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền của công ty có thể gặp và các tiêu chí để đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB Từ đó tác giả đã đề xuất một

số giải pháp nhằm hoàn thiện thêm hệ thống KSNB của công ty nói chung và KSNB chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng như đề xuất một số biểu mẫu

trong thủ tục kiểm soát tiếp nhận đơn đặt hàng, hoàn thiện hệ thống chứng từ,

đề ra một số chính sách trong kiểm soát chính sách tín dụng, kiểm soát giá bán, kiểm soát nợ phải thu khách hàng

Sau khi tham khảo và tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trước đây, tác giả nhận thấy việc xây dựng và vận hành hữu hiệu KSNB đem đến nhiều ích lợi cho bản thân các doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng biến động, cạnh tranh gia tăng và công nghệ thông tin đang ảnh hưởng sâu rộng đến mọi mặt hoạt động Các nghiên cứu trên tập trung chủ yếu vào nội dung liên quan đến các nhân tố nội tại bên trong của KSNB theo báo cáo của COSO tại một doanh nghiệp cụ thể, dựa vào đó nhận xét về thực trạng thực hiện KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền và đưa ra giải pháp hoàn thiện để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra Tuy nhiên, vì chỉ nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại một doanh nghiệp cụ thể nên những giải pháp của những nghiên cứu trên khi áp dụng chỉ phù hợp với các doanh nghiệp đó, sẽ không mang lại hiệu quả khi áp dụng cho Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung; Thêm vào đó các nghiên cứu trước đây đã không còn phù hợp với tình hình và đặc điểm sản xuất kinh doanh hiện nay nên không còn tính ứng dụng cao Mặt khác chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung hiện nay mặc dù đã được hiện đại hóa, tự động hóa rất nhiều, nhưng bên cạnh đó vẫn tồn tại những khâu thủ

công phụ thuộc vào yếu tố con người, và ngay tại đây tiềm ẩn những rủi ro lớn

Trên cơ sở những nền tảng có sẵn, với những ứng dụng phần mềm và công nghệ 4.0, tác giả nhận thấy cần thiết phải nghiên cứu đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung”

6 Bố cục đề tài

Gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu

tiền trong doanh ngiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung

Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và

thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

COSO - The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision là một uỷ ban được thành lập năm 1985 để hỗ trợ Uỷ ban quốc gia về chống gian lận trên BCTC của Mỹ Năm 1992, COSO ban hành khuôn khổ KSNB, thường gọi là khuôn khổ COSO Khuôn khổ COSO được sửa đổi

và ban hành lại năm 2013

Khuôn khổ COSO hướng đến tạo lập khuôn khổ để giúp ban quản lý có thể kiểm soát tổ chức một cách tốt hơn đồng thời giúp cho hội đồng quản trị

có thêm khả năng để giám sát KSNB của tổ chức Theo khuôn khổ COSO (2013), KSNB được định nghĩa như sau:

KSNB là quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp

lý nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây:

- Đảm bảo sự tin cậy của Báo cáo tài chính

- Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp

- Đảm bảo sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

Trong khái niệm nêu trên, bốn nội dung chính thuộc KSNB chúng ta cần lưu ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý, và mục tiêu, được trình bày

cụ thể dưới đây

(i) KSNB là một quá trình

Ở đây khẳng định KSNB không phải là một sự kiện hay một tình huống

mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanh nghiệp KSNB hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng thành một phần cơ bản trong hoạt

động của doanh nghiệp chứ không phải là sự bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính KSNB phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình

(ii) KSNB bị chi phối bởi con người

Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định Ngược lại, KSNB cũng tác động đến hành vi của con người Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức

(iii) KSNB giúp đảm bảo hợp lý

KSNB giúp cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Tuy nhiên, việc đảm bảo này chỉ ở mức hợp lý vì những hạn chế tiềm tàng trong hệ thống KSNB như sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý, cũng như mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập hệ thống KSNB

(iv) KSNB giúp thực hiện các mục tiêu

Mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu cần đạt được bao gồm mục tiêu chung

và mục tiêu cụ thể Chính hệ thống KSNB giúp đơn vị thực hiện được các mục tiêu đã đề ra Theo COSO (2013), nhóm ba mục tiêu chính một đơn vị cần hướng tới bao gồm:

Các mục tiêu hoạt động: Mục tiêu này liên quan đến sự hữu hiệu và hiệu

quả của hoạt động tại đơn vị, bao gồm cách thức hoạt động của đơn vị, lợi nhuận và việc bảo vệ nguồn lực như thế nào Dưới mỗi mục tiêu hoạt động cơ bản, đơn vị có thể xây dựng các mục tiêu nhỏ hơn nhằm đảm bảo cho sự hữu

hiệu và hiệu quả của các hoạt động tại đơn vị, hướng đơn vị đi đến mục tiêu cao nhất của mình

Các mục tiêu về báo cáo: Mục tiêu này gắn liền với sự trung thực và

đáng tin cậy của các báo cáo cho bên trong và bên ngoài và liên quan đến thông tin tài chính và phi tài chính Các báo cáo đáng tin cậy cung cấp cho nhà quản lý những thông tin đầy đủ và chính xác để điều hành và giám sát các hoạt động xảy ra tại đơn vị, hướng đến các mục đích đã dự tính trước Việc báo cáo cũng liên quan đến những thông tin công bố ra bên ngoài như BCTC, báo cáo đến các cơ quan chức năng về các lĩnh vực liên quan, báo cáo về thảo luận và phân tích của ban điều hành cho các cổ đông

Các mục tiêu tuân thủ: Mục tiêu này liên quan đến việc tuân thủ luật

pháp, quy định của Nhà nước và chấp hành các chính sách, thủ tục tại đơn vị Đơn vị phải kiểm soát các hoạt động của mình sao cho phù hợp với luật pháp, quy định của Nhà nước cũng như các chính sách, thủ tục mà đơn vị đặt ra

1.1.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ

KSNB có vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt động của mọi đơn vị, cụ thể như sau:

- Giúp giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất và kinh doanh, ví

dụ hạn chế được các sai sót gây thiệt hại cho đơn vị hoặc các rủi ro làm chậm

- Giúp bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và cổ đông

- Giúp đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC

- Giúp lập BCTC kịp thời, hợp lệ, và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định

có liên quan

1.1.3 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB được thiết lập sẽ hỗ trợ cho tổ chức đạt được các mục tiêu của mình Một hệ thống KSNB là tập hợp các thành phần khác nhau, có chức năng khác nhau, liên kết chặt chẽ với nhau, cùng thực hiện mục tiêu đối phó với các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu của tổ chức Theo báo cáo COSO (2013), hệ thống KSNB được cấu thành từ năm thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và trao đổi thông tin, và hoạt động giám sát

(i) Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát được hiểu thông qua các chuẩn mực, quy trình và

cơ cấu tổ chức, trong đó hướng dẫn cho mọi thành viên trong đơn vị ở các cấp khác nhau trong việc thực hiện trách nhiệm và ra quyết định Theo COSO (2013), môi trường kiểm soát được thiết lập thành 05 nguyên tắc sau:

- Đơn vị thể hiện được cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức

- Hội đồng quản trị phải độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát

hệ thống KSNB

- Nhà quản lý dưới sự giám sát của hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu

tổ chức, quy trình báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị

- Đơn vị phải thể hiện sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị

- Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức

(ii) Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh

hưởng đến việc đạt được mục tiêu từ đó có thể quản trị được rủi ro Theo COSO (2013), đánh giá rủi ro được thiết lập thành 04 nguyên tắc về việc xem xét và phát hiện các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro làm ảnh hưởng tới mục tiêu đã đề ra, đồng thời chú trọng đánh giá mức độ ảnh hưởng môi trường bên ngoài thông qua những biến động đến KSNB, cụ thể như sau:

- Phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để xác định và đánh giá các rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức độ toàn đơn vị

(iii) Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát bao gồm những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động Hoạt động kiểm soát gồm phê chuẩn, ủy quyền, xác minh, đối chiếu, đánh giá hiệu quả, bảo vệ tài sản

và phân công nhiệm vụ Theo COSO (2013), các hoạt động kiểm soát sẽ được tổng hợp thành 03 nguyên tắc như sau:

- Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được

- Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu

- Tổ chức triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai chính sách thành các hành động cụ thể

(iv) Thông tin và truyền thông

Thông tin bao gồm thông tin về tài chính và phi tài chính, thông tin hoạt động, và thông tin tuân thủ Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp Theo COSO (2013), thông tin và truyền thông được tổng hợp thành 03 nguyên tắc như sau:

- Thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp, có chất lượng để

hỗ trợ những bộ phận khác của KSNB

- Truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần thiết, bao gồm cả mục tiêu

và trách nhiệm đối với KSNB, nhằm hỗ trợ cho chức năng kiểm soát

- Truyền đạt cho các đối tượng bên ngoài đơn vị về các vấn đề ảnh hưởng đến KSNB, thu thập những phản hồi, góp ý để xây dựng và cải thiện

hệ thống KSNB được tốt hơn

(v) Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những thành phần nào của KSNB có hiện hữu

và đang hoạt động Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ Hoạt động giám sát được thực hiện qua 02 nguyên tắc sau:

- Tổ chức, lựa chọn, phát triển thực hiện các đánh giá thường xuyên, đánh giá chuyên biệt để xem xét liệu các thành phần của hệ thống KSNB có đang hiện diện và vận hành hay không

- Tổ chức đánh giá và báo cáo về các điểm yếu KSNB một cách kịp thời cho cấp có thẩm quyền như ban quản lý, hội đồng quản trị để thực hiện các hành động khắc phục yếu kém

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền

Theo Phan Thị Diệp Anh (2012), chu trình bán hàng và thu tiền đóng một vai trò rất quan trọng thông qua việc tạo ra dòng tiền vào chính cho doanh nghiệp Chu trình bán hàng và thu tiền bắt đầu từ khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng cho đến khi đơn vị nhận được tiền thanh toán từ khách hàng Đây được xem là chu trình cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh khi giúp đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó cũng như hiệu quả của toàn bộ hoạt động doanh nghiệp Đồng thời, chu trình bán hàng

và thu tiền giúp phản ánh khả năng bù đắp các khoản chi phí và tiếp tục đầu

tư mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là một chu trình phức tạp do liên quan đến nhiều nhóm công việc cần sự phối hợp giữa nhiều bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp Chu trình nay đòi hỏi phải thiết lập các kiểm soát phù hợp để hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu quan trọng của chu trình Theo Đường Nguyễn Hưng (2016), thông thường chu trình bán hàng và thu tiền ở các doanh nghiệp bao gồm các bước cơ bản như sau:

- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

- Giao hàng cho khách hàng

- Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ bán hàng

- Thu tiền khách hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thu tiền

- Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ

- Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu

(i) Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng của khách hàng là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình, ở dưới dạng đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, hoặc

điện thoại Căn cứ vào đơn đặt hàng, người bán xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng, áp giá bán cho đơn đặt hàng, xem xét khả năng thanh toán của khách hàng để đưa ra quyết định và phê chuẩn bán hàng

Trần Thị Giang Tân và cộng sự (2012) đã nêu ra các sai phạm có thể xảy

ra khi xử lý đơn đặt hàng của khách hàng:

- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt

- Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng

- Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác

Trong tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, việc xem xét khả năng thanh toán của khách hàng để phê duyệt bán chịu đóng vai trò quan trọng Thật vậy, bán chịu giúp doanh nghiệp gia tăng doanh số bán hàng nhưng cũng gặp nhiều rủi

ro nếu khách hàng mất khả năng thanh toán Vì thế, việc bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ Trước khi đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng, đơn vị cần phải xem xét từng đối tượng khách hàng, khả năng thu nợ tối đa của từng khách hàng để đưa ra quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng Quyết định này cần được tính toán trên sự cân đối lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ về giá cả và thời gian thanh toán

Trần Thị Giang Tân và cộng sự (2012) đồng thời chỉ ra các sai phạm có thể xảy ra khi xét duyệt bán chịu:

- Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền

- Nhân viên bán hàng cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức

(ii) Giao hàng cho khách hàng

Khi đã có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận xuất hàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên các thông tin trên mẫu đơn đặt hàng, đồng thời thực hiện việc xuất kho và chuyển giao hàng Đơn vị phải tổ chức giao hàng cho khách hàng bảo đảm sao cho việc giao hàng được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, và không có sai sót

Các sai phạm có thể xảy ra khi giao hàng:

- Giao hàng khi chưa được xét duyệt

- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng

- Hàng hóa bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm

- Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng

(iii) Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ bán hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa bao gồm mẫu mã, quy cách, số lượng, và giá cả thanh toán Hóa đơn bán hàng vừa là phương thức thể hiện cho khách hàng thấy rõ số tiền cần phải thanh toán, vùa là cơ sở xác định doanh thu của lượng hàng tiêu thụ Do đó, việc lập hoá đơn là một khâu rất quan trọng trong quá trình bán hàng, do đó cần đảm bảo hoá đơn được lập đúng là kịp thời khi giao hàng cho khách hàng

Các sai phạm có thể xảy ra khi lập hoá đơn bán hàng theo Trần Thị Giang Tân và cộng sự (2012):

- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn

- Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng

- Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

Hoá đơn chính là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán các nghiệp vụ bán hàng và theo dõi các khoản nợ phải thu Trong trường hợp hoá đơn được lập

bởi nhân viên kinh doanh, nghiệp vụ bán hàng phát sinh nhiêu, hoá đơn cần tập hợp và luân chuyển kịp thời cho kế toán doanh thu và kế toán công nợ để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

Các sai phạm có thể xảy ra khi ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng:

- Ghi sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán

- Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

- Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn bán hàng

- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

(iv) Thu tiền khách hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thu tiền

Quy trình thu tiền khách hàng được thực hiện với mục tiêu chung là bảo đảm công nợ phải thu khách hàng được thu kịp thời, không có sai phạm xảy

ra trong quá trình thu tiền khách hàng Việc thu tiền khách hàng đúng hạn sẽ giúp cho đơn vị đảm bảo được dòng tiền cho hoạt động sản xuất kinh doanh Việc thu tiền qua tài khoản ngân hàng sẽ giúp đơn vị giảm bớt rủi ro liên quan đến quá trình thu tiền Mục tiêu chung đặt ra trong bước công việc này là đảm bảo thu đúng, thu đủ, kịp thời các khoản phải thu khách hàng Đồng thời, đơn

vị cũng cần phải đảm bảo tất cả các nghiệp vụ thu tiền đã được ghi nhận đầy

đủ vào sổ kế toán

(v) Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ

Để đảm bảo việc khách hàng thanh toán tiền được đầy đủ và đúng hạn, công tác đối chiếu công nợ là thủ tục cần thiết để đảm bảo công nợ được theo dõi chính xác, khẳng định quyền thu nợ và nhắc nợ đối với khách hàng Sau khi việc đối chiếu công nợ hoàn tất, việc lập báo cáo công nợ phải thu khách hàng nhằm cung cấp thông tin phục vụ việc đánh giá tình hình, giám sát công

nợ phải thu khách hàng, và đảm bảo tính hiệu quả của công tác quản lý nợ phải thu khách hàng

Đối chiếu công nợ với các khách hàng thường được thực hiện vào cuối mỗi tháng Yêu cầu đặt ra là đơn vị phải thực hiện thủ tục đối chiếu công nợ

và lập báo cáo tổng hợp công nợ phải thu khách hàng một cách nghiêm túc và kịp thời để có kế hoạch thu hồi công nợ phù hợp

Các sai phạm có thể xảy ra khi đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ theo Trần Thị Giang Tân và cộng sự (2012):

- Chậm trễ trong việc đối chiếu và báo cáo công nợ

- Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ, không đòi được nợ

- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

- Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng

- Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt

(vi) Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu

Trong quá trình bán hàng, đơn vị có thể gặp các trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc khách hàng khiếu nại giảm giá hàng bán Vấn đề này xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá nhận được và thường là do hàng gửi

đi có khuyết tật sai với hợp đồng Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó trên cơ sở thoả thuận được với bên mua Trong trường hợp này, đơn vị phải lập bảng tổng ghi nhớ hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các lô hàng trên Đồng thời, kế toán của đơn vị phải ghi chép đầy đủ và kịp thời vào sổ kế toán.Việc xử lý các trường hợp này phải đảm bảo được thực hiện một cách đúng đắn và không có sai phạm xảy ra

1.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

(i) Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

KSNB chu trình bán hàng và thu tiền giúp đơn vị đạt được ba mục tiêu chung do khuôn khổ COSO (2013) đề ra, bao gồm sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động, BCTC đáng tin cậy, và sự tuân thủ pháp luật và các quy

định, được trình bày cụ thể như sau:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động

Sự hữu hiệu được hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng Sự tồn tại và phát triển của đơn vị chịu ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu sự hữu hiệu Sự hiệu quả được hiểu là mối tương quan giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra, thí

dụ chi phí quảng cáo, khuyến mãi, chi phí đội ngũ bán hàng, vận chuyển, chi phí hoa hồng

Mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả đa phần là hỗ trợ lẫn nhau nhưng điều này không phải luôn xảy ra Thí dụ nếu đơn vị đặt nặng việc đạt được doanh thu hay thị phần, tức là gia tăng sự hữu hiệu, thì thường phải hao tổn nhiều chi phí hoạt động hơn cũng như phải chấp nhận rủi ro cao hơn về nợ phải thu khách hàng, tức là giảm tính hiệu quả

- BCTC đáng tin cậy

Các khoản mục trên BCTC liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền cần được trình bày một cách trung thực và hợp lý Theo đó, các khoản mục liên quan bao gồm doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu khách hàng, tiền, và hàng tồn kho cần được trình bày một cách đúng đắn trên BCTC

- Tuân thủ pháp luật và các quy định

Hoạt động bán hàng bao gồm nhận đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, kí kết hợp đồng mua bán, xuất kho, giao hàng, và thanh toán phải chịu sự chi phối bởi các quy định của đơn vị Đối với một số ngành nghề, hoạt động bán hàng cần tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan, thí dụ sản xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh, các vật liệu cháy nổ, có chất phóng xạ, và văn hóa phẩm

(ii) Các nguyên tắc cơ bản xây dựng thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền

Theo Đường Nguyễn Hưng (2016), để xây dựng hệ thống KSNB cho doanh nghiệp nói chung và cho chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng, doanh nghiệp cần tuân thủ theo các nguyên tắc bao gồm xét duyệt và phê chuẩn; kiểm tra đối chiếu; kiểm soát vật chất; giám sát; soát xét, rà soát; bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm Sau khi xác định được các nguyên tắc cần tuân thủ, doanh nghiệp tiến hành xây dựng hệ thống KSNB dựa trên các chức năng cụ thể của chu trình bán hàng và thu tiền Các nguyên tắc cơ bản xây dựng thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền cụ thể như sau:

- Xét duyệt và phê chuẩn

Xét duyệt và phê chuẩn là việc một nhà quản lý trong phạm vi quyền hạn của mình ra quyết định cho phép một nghiệp vụ có thể được thực hiện Xét duyệt là quyết định của các cấp quản lý trung gian, còn phê chuẩn là quyết định của cấp có thẩm quyền cao nhất theo phân cấp quản lý đối với một nghiệp vụ cụ thể, không chỉ cho phép một nghiệp vụ được thực hiện mà còn

là mệnh lệnh cấp dưới phải thi hành Về mặt bản chất, xét duyệt và phê chuẩn

là một quyết định quản lý nhưng đồng thời trên phương diện kiểm soát nội bộ

là một thủ tục kiểm soát quan trọng để ngăn ngừa các rủi ro sai sót và gian lận

có thể xảy ra đối với việc thực hiện một nghiệp vụ

- Kiểm tra, đối chiếu

Kiểm tra là việc xem xét một đối tượng có phản ánh đúng thực tế và có tuân thủ các quy định đã ban hành hay không Đối tượng kiểm tra ở đây là nhiệm vụ, công việc được giao cho một người, một vấn đề có liên quan đến trách nhiệm của một người Đối chiếu là việc so sánh giữa hai hay nhiều đối tượng với nhau để xem xét sự khớp đúng giữa các đối tượng về một hay nhiều thông tin nhất định Kiểm tra đối chiếu giúp phát hiện các sai sót và gian lận

có thể xảy ra trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ, các hoạt động

- Kiểm soát vật chất

Kiểm soát vật chất mang tính bảo vệ sự an toàn, sự toàn vẹn của các loại tài sản, chứng từ, sổ sách và các phương tiện lưu trữ dữ liệu của tổ chức Kiểm soát vật chất các hình thức như khoá, camera giám sát kho tàng, bố trí người bảo vệ, thiết lập khu vực giới hạn tiếp cận, kiểm kê tài sản theo định kỳ

và đối chiếu với sổ sách Kiểm soát vật chất đối phó với các rủi ro như tham ô tài sản, phá hoại tài sản

- Giám sát

Giám sát là việc nhà quản lý hoặc người có chức năng giám sát thực hiện giám sát các nhân viên trong việc thực thi công việc nói chung và việc thực hiện thủ tục kiểm soát nói riêng Ví dụ trưởng phòng kế toán có thể giám sát các nhân viên kế toán trong quá trình làm việc đảm bảo các nhân viên thực hiện đúng các yêu cầu công việc và các thủ tục kiểm soát được giao Việc giám sát giúp phát hiện ngay các sai sót và gian lận hoặc sự không tuân thủ nếu xảy ra trong quá trình làm việc của nhân viên

- Soát xét, rà soát

Soát xét, rà soát là thủ tục kiểm soát nhà quản lý thực hiện nhằm soát xét, rà soát lại các nghiệp vụ đã được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định của một bộ phận hay toàn bộ tổ chức Tác dụng của soát xét, rà soát các nghiệp vụ là có thể phát hiện các trường hợp bất thường, các trường hợp sai phạm và đưa ra các biện pháp xử lý, khắc phục

- Bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm

Việc thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm là hoạt động kiểm soát quan trọng Khi lựa chọn các hoạt động kiểm soát, ban quản lý cần xem xét việc thực hiện bất kiêm nhiệm và phân công phân nhiệm các chức năng và trách nhiệm để làm giảm các rủi ro sai sót và gian lận

Bất kiêm nhiệm có nghĩa là các chức năng nếu kết hợp với nhau dễ tạo điều kiện cho sai phạm xảy ra thì không nên kết hợp với nhau để giao cho

cùng một người hoặc một bộ phận Các chức năng sau không nên kiêm nhiệm với nhau: chức năng phê chuẩn, kiểm soát nghiệp vụ; chức năng thi hành nghiệp vụ; chức năng ghi sổ theo dõi tài sản; và chứng năng giữ, bảo vệ tài sản

Phân công, phân nhiệm là việc chia tách một nghiệp vụ hay chu trình nghiệp vụ ra thành các bước, các giai đoạn khác nhau và giao cho các cá nhân, bộ phận khác nhau tham gia đảm trách mỗi bước, mỗi giai đoạn đó của quá trình thực hiện nghiệp vụ Không nên để một cá nhân hoặc bộ phân đảm trách phần lớn hoặc toàn bộ các bước, giai đoạn thực hiện nghiệp vụ

(iii) Giới thiệu một số hoạt động kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền

- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

Các đơn đặt hàng khi được gửi tới thì đều phải được đánh số thứ tự từ bé đến lớn Đơn hàng trước khi gửi tới bộ phận xuất kho cần phải được bộ phận quản lý phê duyệt, đi kèm với đó là chữ ký và con dấu của người có thẩm quyền phê duyệt cũng như khách hàng

Sau khi xét duyệt xong thì chuyển thông tin đơn hàng tới bộ phận kho để tiến hành lên kế hoạch cung cấp cho khách hàng Truóc khi kết thúc thủ tục này thì cần phải có sự phê duyệt của trưởng bộ phân kho thể hiện qua chữ ký trên giấy xác nhận cung ứng

Doanh nghiệp cần xây dựng một chính sách phê duyệt bán chịu chặt chẽ

và minh bạch nhằm tối đa hoá doanh thu và hạn chế các rủi ro liên quan tới

nợ phải thu khó đòi

- Giao hàng cho khách hàng

Chứng từ vận chuyển cần được đánh số thứ tự và đính kèm hoá đơn bán hàng Bộ phận vận chuyển hàng hoá và bộ phận lập hoá đơn cần phải độc lập với nhau, định kỳ sẽ tiến hành đối chiếu số lượng hàng hoá đã chuyển đi với

số lượng hàng hoá đã xuất bán trên hoá đơn Trước khi chuyển hàng đi, thủ kho phải chịu trách nhiệm kiểm tra về chủng loại, số lượng và chất lượng hàng hoá, sau đó ký tên xác nhận và gửi hàng đi

- Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ bán hàng

Việc lập hoá đơn bán hàng đều phải được tiến hành độc lập giữa các bộ phận hay phòng ban với nhau Trên mỗi hoá đơn cần phải có đủ chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền để xác nhận về nội dung quan trọng của đơn hàng đã được phê duyệt

Người phụ trách lập hoá đơn cần phải yêu cầu kèm theo chứng từ gốc như đơn đặt hàng, chứng từ vận chuyển, phiếu xuất kho để đối chiếu nhằm đảm bảo sự chính xác của thông tin trên hoá đơn Hoá đơn được lập cần phải được đánh số thứ tự để tránh trường hợp ghi sổ kế toán bị sót hoặc bị trùng

- Thu tiền khách hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thu tiền

Đơn vị phải phân chia công việc độc lập giữa thu ngân và người bán hàng Cuối ngày, nhân viên thu tiền tiến hành báo cáo và đối chiếu lại với số liệu trên sổ kế toán

- Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ

Trường hợp bán hàng chưa thu tiền, kế toán cần theo dõi tình hình tài chính của khách hàng hằng tháng, sau đó gửi báo cáo chi tiết công nợ lên cho

kế toán trưởng và ban giám đốc Sau khi người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt, kế toán tiến hành đối chiếu khoản nợ với khách hàng và đốc thúc khách hàng thanh toán và giải quyết khoản nợ

- Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu

Doanh nghiệp cần phải quy định rõ ràng về chính sách giảm giá, chiết khấu và trả lại hàng bán ngay khi quyết định chấp thuận khách hàng Đối với hàng bán bị trả lại thì kế toán phải kê khai minh bạch về chứng từ, thông tin đơn hàng, lí do trả lại hàng, sau đó gửi cho người có thẩm quyền phê duyệt

việc thu hồi hàng bán bị trả lại Sau khi được phê duyệt thì kế toán tiến hành điều chỉnh lại số liệu

(iv) Gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng thu tiền và hoạt động kiểm soát tương ứng

Trần Thị Giang Tân và cộng sự (2012) đã nêu ra một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình này như sau:

- Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng

Đây là loại gian lận thường xảy ra trong thực tế Điển hình của loại này

là nhân viên bán hàng bán cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hàng hưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán để đạt được lợi ích cá nhân Gian lận này dễ xảy ra khi đơn vị không có chính sách bán hàng hoặc thiếu kiểm tra giám sát đối với việc bán hàng

Để hạn chế gian lận này, đơn vị phải xây dựng chính sách bán hàng bao gồm chính sách bán chịu một cách chi tiết và thường xuyên cập nhật chính sách này Trong đó, cần quy định rõ cách thức xử lý và trách nhiệm của nhân viên bán hàng nếu họ không tuân thủ đúng chính sách của đơn vị Đặc biệt là người xét duyệt bán chịu hay người có thẩm quyền thay đổi mức chiết khấu

và giá bán phải tách biệt với người bán hàng

Ngoài ra, đơn vị nên tách biệt bộ phận bán hàng và bộ phận thu tiền nhằm hạn chế tối đa những sai phạm có thể xảy ra do vừa bán hàng vừa thu tiền Định kỳ đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận này nhằm kịp thời phát hiện các chênh lệch và xử lý thỏa đáng

- Biển thủ tiền bán hàng thu được

Gian lận xảy ra khi nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách khi họ được phép nhận tiền mặt từ khách hàng

Rõ ràng các hình thức biển thủ đều liên quan đến khâu thu tiền, do vậy nếu giám sát được khâu này sẽ hạn chế được cơ hội để gian lận Đơn vị có thể giám sát bằng cách bố trí một nhân viên trực tiếp hoặc lắp đặt hệ thống camera quan sát 24/24 tại những địa điểm thu tiền của khách hàng Ngoài ra, việc bố trí tập trung các quầy bán hàng và thu tiền trong siêu thị sẽ đặt các nhân viên bán hàng dưới sự quan sát của khách hàng và giữa các nhân viên với nhau Cách bố trí này vừa mang tính phòng ngừa, vừa tạo được sự kiểm tra lẫn nhau, vừa có tác dụng phát hiện gian lận nếu có

Ngoài ra, các máy tính tiền tự động cần cài đặt chức năng đăng nhập và thoát Máy sẽ ghi lại mã số nhân viên và thời điểm tiếp cận hệ thống nhằm phát hiện người gian lận nếu có Một biện pháp kiểm soát cổ điển nhưng cũng

có tác dụng, đó là yêu cầu nhân viên phải cất đồ dùng cá nhân vào một nơi riêng biệt với quầy thu tiền Điều này sẽ giúp giảm thiểu cơ hội gian lận vì họ

bị hạn chế chỗ giấu tiền

- Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm

Một dạng gian lận khác cũng khá phổ biến đó là chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm Đối tượng thực hiện hành vi này phải tìm cách che dấu bằng một số thủ thuật, chẳng hạn như gối đầu, tạo cân bằng giả, thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ, hoặc xóa sổ nợ phải thu không đúng Thủ

thuật gối đầu được thực hiện bằng cách ghi giảm tài khoản Nợ phải thu của

một khách hàng bằng số tiền trả nợ của một khách hàng khác Đối tượng gian lận cứ lặp lại tiến trình này, bằng cách lấy khoản tiền trả nợ của khách hàng

sau bù cho khách hàng đã trả tiền trước đó

Các thủ thuật gian lận nhằm chiếm đoạt số nợ phải thu do khách hàng đã trả thường xảy ra khi một cá nhân hay bộ phận kiêm nhiệm nhiều chức năng

Cụ thể là một cá nhân vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng, thậm chí có cả quyền xóa sổ nợ phải thu Do vậy, việc phân chia nhiệm vụ là biện

pháp ngăn ngừa và phát hiện loại gian lận này khá tốt

Việc kiểm tra đột xuất việc ghi chép nợ phải thu có thể hạn chế hoặc phát hiện ra việc ghi chép sai tài khoản phải thu của khách hàng và cho thấy dấu hiệu của thủ thuật gối đầu Một biện pháp kiểm soát khác đó là bắt buộc phải có sự phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán, thậm chí phải có sự phê chuẩn các bút toán điều chỉnh liên quan đến tài khoản phải thu của khách hàng

Việc ứng dụng tin học vào các hoạt động của đơn vị cũng giúp thiết lập những thủ tục kiểm soát hữu hiệu và ít tốn thời gian, công sức hơn trước đây Định kỳ việc thực hiện phân tích tuổi nợ cũng là một biện pháp kiểm soát tốt vừa có tính ngăn ngừa, vừa có khả năng giúp phát hiện gian lận

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này luận văn đã tập trung làm rõ lý luận cơ bản về hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp, nêu rõ vai trò, sự cần thiết, mục tiêu, các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp Tác giả cũng

đã giới thiệu chung về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp Trên cơ sở lí thuyết về kiểm soát nội bộ theo khuôn khổ COSO, đề tài tập trung nghiên cứu hai khía cạnh chính, đó là đánh giá rủi ro và các hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro đó

KSNB là một chức năng quan trọng của quản lý Các nhà quản lý cần phải biết tình hình thực hiện cũng như kết quả đạt được trong quá trình sử dụng chính sách do chính mình đưa ra Họ phải làm chủ và kiểm soát được ngay trong quá trình vận hành bộ máy nhân sự của đơn vị mình Do đó, khi tổ chức bất kì các hoạt động nào của đơn vị, các nhà quản lý cũng cần lồng vào

đó sự kiểm soát của mình thông qua các nội quy, quy chế về hoạt động của đơn vị mình

Chương 1 của luận văn đã hệ thống hóa lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp để làm cơ sở quan trọng để đánh giá đối chiếu và phân tích với thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng Không Việt Nam - Khu vực miền Trung ở chương

2, từ đó luận văn đưa ra đánh giá về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN TRUNG 2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN TRUNG

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Tổng công

ty Hàng không Việt Nam - Khu vực miền Trung

(i) Quá trình hình thành

Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - Khu vực miền Trung (gọi tắt là Chi nhánh KVMT) là đơn vị hạch toán phụ thuộc, trực thuộc của Tổng công ty Hàng không Việt Nam (viết tắt là Tổng công ty HKVN) Trụ sở chính của Chi nhánh hiện nay là 39 Điện Biên Phủ, Phường Chính Gián, Quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng, Việt Nam

Năm 1993, đơn vị được thành lập theo Quyết định số 524/HKVN của Tổng Giám đốc hãng Hàng không quốc gia Việt Nam ngày 8 tháng 9 năm

1993, với tên gọi Văn phòng khu vực miền Trung - Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam

Năm 1995, với sự thành lập của Tổng công ty HKVN theo Quyết định số 328/TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 27/5/1995 trên cơ sở liên kết 20 doanh nghiệp trong ngành HKVN lấy Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam làm nòng cốt, Văn phòng khu vực miền Trung - Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam được đổi tên thành Tổng công ty HKVN - Văn phòng khu vực Miền Trung Năm 2015, sau khi Tổng công ty HKVN cổ phần hóa, đơn vị đổi tên thành Tổng công ty HKVN - CTCP - Chi nhánh KVMT theo Quyết định số 92/QĐ-HĐQT/TCTHK ngày 13 tháng 4 năm 2015 của Chủ tịch Hội đồng quản trị

Năm 2018, HĐQT điều chỉnh lại tổ chức và ra Quyết định số HĐQT/TCTHK ngày 06/4/2018 về việc đổi tên đơn vị thành Chi nhánh Tổng Công ty HKVN - CTCP - Khu vực miền Trung

241/QĐ-(ii) Quá trình phát triển

Từ khi thành lập đến nay, Vietnam Airlines luôn giữ vị trí số một tại thị trường Việt Nam, nơi được đánh giá là một trong các thị trường hàng không phát triển nhanh nhất trong khu vực và trên thế giới Vị thế chi phối thị trường hàng không nội địa của Vietnam Airlines đã được xây dựng và giữ vững qua nhiều năm

Đội bay của Vietnam Airlines không ngừng được nâng cấp, bổ sung các dòng máy bay mới, hiện đại Tổng công ty cũng tập trung phát triển mạng bay nội địa, mở thêm nhiều đường bay mới cả nội địa và quốc tế từ khu vực miền Trung Hoạt động khai thác của Vietnam Airlines luôn nhận được sự hỗ trợ của chính quyền địa phương và các doanh nghiệp cùng với những nâng cấp hạ tầng khai thác sân bay tại khu vực từ đó khai thác nhiều chuyến bay thuê chuyến quốc tế đi và đến, đồng thời tăng tần suất bay trên các đường bay trục chính và trục du lịch để đáp ứng nhu cầu phát triển của thị trường đồng thời nâng cao vị thế và năng lực cạnh tranh của Vietnam Airlines tại thị trường khu vực Trong bối cảnh nhiều hãng hàng không mới ra đời, tải cung ứng của các hãng hàng không trong và ngoài nước đi và đến khu vực tăng mạnh, Chi nhánh KVMT đã không ngừng rà soát nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, mở rộng

hệ thống đại lý bán hành khách và hàng hóa, đẩy mạnh bán online, nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo an toàn tuyệt đối trong điều hành khai thác tại các sân bay, giữ vững chất lượng dịch vụ bốn sao và hướng tới chất lượng đẳng cấp năm sao

Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh 3 năm 2019-2021 của Chi nhánh Vietnam

BIỂU ĐỒ 2.2: DOANH THU THEO TỪNG CHI NHÁNH TRONG 3 NĂM

BIỂU ĐỒ DOANH THU 2019-2020-2021

Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh Tổng công ty Hàng Không Việt Nam - Khu vực miền Trung

(i) Chức năng

Chi nhánh KVMT có chức năng thực hiện các hoạt động thương mại, khai thác vận tải hàng không của hãng Vietnam Airlines thuộc Tổng công ty HKVN và các nội dung khác có liên quan tại khu vực miền Trung theo phân cấp, ủy quyền của Tổng công ty HKVN

(ii) Nhiệm vụ

Chi nhánh Vietnam Airlines KVMT có các nhiệm vụ chính như sau:

- Chủ trì xây dựng kế hoạch phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Chi nhánh trên cơ sở định hướng thị trường và kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty HKVN; khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đánh giá thị trường, tham mưu cho Tổng công ty HKVN trong việc hoạch định chính sách

và kế hoạch phát triển thị trường tại khu vực miền Trung

- Tổ chức và quản lý các hoạt động bán vé hành khách, hành lý, hàng hoá, bưu kiện và các sản phẩm, dịch vụ của Tổng công ty HKVN tại khu vực miền Trung thông qua các kênh bán (bán trực tiếp, bán thông qua hệ thống đại lý, công ty giao nhận); thực hiện chức năng tổng đại lý hoặc đại lý cho các hãng hàng không khác có hợp đồng cung cấp dịch vụ với Tổng công ty HKVN

- Kiểm soát tình hình đặt giữ chỗ trên các chuyến bay xuất phát từ khu vực miền Trung theo phân cấp; thực hiện công tác đặt giữ chỗ trực tiếp hoặc qua email cung cấp các dịch vụ có liên quan và dịch vụ giá trị gia tăng cho khách hàng thông qua hệ thống tổng đài, Fax và Internet; kiến nghị điều chỉnh tải đáp ứng nhu cầu thị trường

- Giám sát, kiểm soát và điều hành các hoạt động liên quan đến các dịch