Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần cà phê mê trang (tóm tắt)

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ  TRẦN THỊ OANH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 34 03 01 Đà Nẵng – Năm 2021 Cơng trình hồn thành TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN THỊ HỒNG HẠNH Phản biện 1: TS Đoàn Thị Ngọc Trai Phản biện 2: PGS.TS Phan Thanh Hải Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 20 tháng năm 2021 Có thể tìm hiểu luận văn tại:  Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng  Thư viện trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN MỞ ĐẦU Bố cục Ngoài phần mở kết luận, luận văn gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công Ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang Mở đầu Tính cấp thiết đề tài: - Tầm quan trọng hệ thống KSNB hoạt động doanh nghiệp - Tại Công ty cổ phần cà phê Mê Trang công tác kiểm sốt hoạt động bán hàng thu tiền cịn có nhiều vấn đề bất cập, hạn chế làm ảnh hưởng tới hiệu hoạt động Công ty - Tại thời điểm nghiên cứu, chưa có nghiên cứu cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần cà phê Mê Trang  Cần có giải pháp giúp cho cơng ty hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội nói chung hay hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền đơn vị nói riêng Mục tiêu nghiên cứu: - Tìm hiểu thực trạng, phân tích đánh giá thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang - Đưa giải pháp cụ thể để hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công Ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang Đối tượng phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu đề tài là: Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền - Phạm vi nghiên cứu: Tại Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang, minh họa quy trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu thiền giới hạn Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang chi nhánh Bình Định, địa 67-69 Phan Đình Phùng, Phường Thị Nại, Thành Phố Quy Nhơn, Bình Định Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu, gồm: Thu thập tài liệu, quan sát, vấn, sau tổng hợp, phân tích, đối chiếu từ đưa đánh giá, nhận xét đề xuất giải pháp Chương 1: Cơ sở lý thuyết kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Gồm phần: - Khái quát chung kiểm soát nội doanh nghiệp - Khái quát chu trình mua bán hàng thu tiền doanh nghiệp - Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp 3.1 Khái quát chung kiểm soát nội doanh nghiệp: Khái niệm: Kiểm soát nội tập hợp quy định, nội quy, sách thiết kế để ngăn chặn gian lận, hạn chế sai sót, giảm thiểu tối đa thất thoát, đảm bảo mục tiêu hoạt động đồng thời nâng cao tính khách quan, minh bạch, đáng tin cậy báo cáo tài điều thể tuân thủ pháp luật hành quy chế nội Công ty Kiểm sốt nội có vai trị: - Đảm bảo tính xác, kịp thời số liệu kế tốn báo cáo tài Cơng ty - Ngăn chặn, giảm bớt rủi ro không cố ý rủi ro khơng tn thủ quy trình, sách cơng ty gây tổn thất cho Cơng ty - Đảm bảo nhân viên doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ nội quy, quy chế hoạt động Công ty quy định pháp luật - Đảm bảo việc sử dụng nguồn lực hiệu tối ưu, hoàn thành tốt mục tiêu đặt - Lập báo cáo tài kịp thời, đầy đủ, tuân thủ chuẩn mực kế toán quy định pháp luật Hệ thống kiểm soát nội vận hành hiệu có đầy đủ năm phận: - Mơi trường kiểm sốt - Đánh giá rủi ro - Hoạt động kiểm soát - Thông tin truyền thông - Hoạt động giám sát Mơi trường kiểm sốt: nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ, tiêu chuẩn, quy trình, cấu tổ chức Bao gồm yếu tố: - Truyền đạt thông tin yêu cầu thực thi tính trực giá trị đạo đức - Cam kết lực - Triết lý phong cách điều hành Ban giám đốc - Cơ cấu tổ chức - Phân cơng quyền hạn trách nhiệm - Các sách thông lệ nhân Đánh giá rủi ro: Là việc nhận diện phân tích rủi ro nhằm hạn chế tối đa rủi ro xảy đơn vị để đưa giải pháp phù hợp để ngăn chặn, khắc phục hay giảm thiểu tổn thất nhỏ xảy Hoạt động kiểm sốt: Là sách thủ tục để đảm bảo cho quy định, quy chế nhà quản lý đề thực nhằm hoàn thành mục tiêu đề Hoạt động kiểm soát diễn toàn đơn vị hoạt động Thông tin truyền thông: nhân tố quan trọng phục vụ cho việc định hoạt động đơn vị, thông tin cần bảo đảm yêu cầu chất lượng, độ tin cậy, tính phù hợp, kịp thời, đầy đủ, qn, dễ hiểu, có tính cập nhật tính bảo mật cao Hoạt động giám sát: Là trình theo dõi đánh giá hiệu hoạt động kiểm soát nội đảm bảo hoạt động tổ chức diễn theo lộ trình giai đoạn 3.2 Khái quát chung chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chu trình bán hàng thu tiền bao gồm hoạt động: - Tiếp nhận xử lý đơn hàng - Lập lệnh bán hàng - Xét duyệt bán chịu - Gửi hàng - Lập hóa đơn - Theo dõi nợ phải thu - Thu tiền Các rủi ro xảy thủ tục kiểm sốt: Giai đoạn Rủi ro xảy Tiếp nhận - Sai thơng tin khách Thủ tục kiểm sốt - Xác minh người mua xử lý hàng, sai tên hàng hóa, số hàng đơn đặt lượng, chủng loại, đơn hàng đặt hàng khơng phê cung ứng hàng hóa, lập - Xác nhận khả khách duyệt, khơng có khả lệnh bán hàng hàng cung ứng Xét duyệt - Bán chịu cho - Kiểm tra lại thông tin bán chịu khách hàng không đủ tiêu trước báo chấp nhận chuẩn theo sách đơn hàng cho khách hàng, bán chịu, cấp nhiều quy định rõ việc xử lý hạn mức bán chịu để đẩy trách nhiệm nhân mạnh doanh thu Giao hàng viên không tuân thủ - Giao hàng chưa - Luôn kiểm đếm số xét duyệt, không lượng, kiểm tra chất lượng chủng loại, số hàng trước giao hàng, lượng, hàng bị thất thốt, có thiết bị bảo quản phát sinh thêm chi phí hàng để tránh hư hỏng, dự kiến mát - trình giao hàng Có chữ ký xác nhận - Giao hàng bị trễ, giao, người lập người sai địa Lập hóa đơn - Bán nhận hàng - Cần lập bảng theo dõi không lập hóa đơn, khơng hóa đơn viết bán hàng lập để tránh trường hợp viết hóa đơn trùng hóa đơn - Lập hóa đơn sai giá - Hóa đơn sau lập trị, tên, mã số thuế, địa nên có nhân viên khác khách hàng Ghi chép - Ghi nhận sai kiểm tra lại tên - Quy định rõ việc doanh thu khách hàng, Ghi sai kỳ kế ghi nhận doanh thu theo dõi toán doanh thu nợ nợ - Đối chiếu sổ sách kế phải phải thu khách hàng, Ghi toán bán hàng, kế toán thu khách sai số tiền, ghi trùng công nợ kho hàng ghi sót hóa đơn - Đối chiếu thông tin - Thu hồi nợ chậm trễ, chứng từ khơng địi nợ liệu phần mềm kế toán Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang Gồm phần: - Giới thiệu chung công ty - Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty CP cà phê Mê Trang - Đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty CP cà phê Mê Trang 4.1 Giới thiệu chung Công ty Công ty thành lập ngày 20 tháng 10 năm 2000 với tên Công ty TNHH Cà Phê Mê Trang ông Lương Thế Hùng chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc sáng lập lãnh đạo Vào ngày 22 tháng năm 2007 đổi tên thành Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang Cơ cấu tổ chức máy quản lý: 10 Cơ cấu tổ chức máy kế tốn: Hình thức sổ kế tốn mà cơng ty tiến hành thực theo hình thức chứng từ ghi sổ Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn máy cho phận kế toán đơn vị, cụ thể việc sử dụng phần mềm kế toánVietsanba, chương trình kế tốn phần mềm linh hoạt, đầy đủ nghiệp vụ theo chuẩn mực kế toán, đáp ứng theo thơng tư 113/2016/TT-BTC 4.2 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty CP cà phê Mê Trang Ban giám đốc coi trọng vai trị kiểm sốt nội Mơi trường kiểm soát: 11 Đặc điểm nhà quản lý: Ban giám đốc Công ty người quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày Công ty hội đồng quản trị bổ nhiệm, có lực kiến thức, có kinh nghiệm lâu năm có khả thực tốt nhiệm vụ tổng Công ty đề Truyền đạt thông tin yêu cầu thực thi tính trực giá trị đạo đức: Hàng năm Công ty tổ chức đợt tập huấn toàn nhân viên, dịp để người quy tụ trụ sở để gặp gỡ, trao đổi cơng việc, tạo gắn bó đồn kết giao lưu học hỏi Hàng năm, lễ tết công ty tổ chức thăm hỏi, tặng quà tri ân khách hàng Các ý kiến đóng góp nhân viên ln lắng nghe, ghi nhận công ty khuyến khích phải thường xun tham gia đóng góp ý kiến, phản hồi kết thực công việc với cấp lãnh đạo Phân công quyền hạn trách nhiệm: Tại Cơng ty, phận, phịng ban độc lập tổ chức với phòng ban khác quy định chức nhiệm vụ rõ ràng Tuy nhiên việc phân định thực phương thức truyền đạt trực tiếp, chưa có văn thức, theo thơng lệ ý muốn giám đốc ban xuống cho vị trí phịng ban Các sách thơng lệ nhân sự: Chính sách tuyển dụng, Chính sách đào tạo, Chính sách phúc lợi, đãi ngộ Đánh giá rủi ro: Công ty có hoạt động nhằm nhận diện đánh giá rủi ro nhiên việc nhận diện đánh giá rủi ro chưa thực sát sao, chưa truyền tải tầm quan trọng hoạt động đến tồn nhân viên, phận Cơng ty Hoạt đồng 12 nhận diện đánh giá rủi ro ở bị động, xảy vấn đề lúc tổ chức họp để phân tích, tìm ngun nhân giải Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát nội Công ty áp dụng theo nguyên tắc kiểm sốt nội q trình thiết kế vận hành thủ tục kiểm soát Các nguyên tắc áp dụng chu trình bán hàng thu tiền bao gồm: Kiểm tra đối chiếu, xét duyệt, nguyên tắc phân công phân nhiệm Tuy nhiên nguyên tắc phân công phân nhiệm chưa thực tốt đặc biệt chi nhánh Cơng ty, để tiết kiệm chi phí nên Cơng ty cắt giảm nhân dẫn đến nhân viên kiêm đến hai ba công việc Hệ thống thông tin: Hệ thống thơng tin đóng vai trị quan trọng kiểm sốt nội Đặc biệt chu trình bán hàng thu tiền Tổ chức thông tin giúp ghi chép, phản ánh báo cáo vấn đề liên quan tới công tác bán hàng thu tiền Nhận định tầm quan trọng hệ thống thông tin, ban giám đốc tổ chức đánh giá việc truyền đạt thông tin trao đổi thông tin nhân viên Công ty nhằm đảm bảo thông tin hiểu rõ áp dụng cách toàn diện Hoạt động giám sát: Hoạt động đánh giá thường xuyên chu trình bán hàng thu tiền thực lãnh đạo công ty cá nhân ủy quyền thực kiểm sốt thủ tục liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền có với quy trình, thủ tục đặt Công ty hay không Và thường công tác giám sát 13 thực giám đốc, giám đốc yêu cầu gửi báo cáo định kỳ đột xuất công tác bán hàng – thu tiền như: Các báo cáo tiền mặt, báo cáo hoạt động thu chi ngày, báo cáo hoạt động bán hàng, báo cáo hàng tồn kho 4.3 Thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty CP cà phê Mê Trang Ưu điểm: Mơi trường kiểm sốt: Cơng tác lập kế hoạch triển khai thực hiện, ban lãnh đạo đưa mức khoán doanh thu, lợi nhuận, doanh số bán hàng cho đơn vị chi nhánh Cơng ty Về cấu tổ chức: Các phịng ban phận phân chia chức năng, nhiệm vụ rõ ràng Mối quan hệ cơng việc đảm bảo tính phối hợp, kiểm sốt lẫn Tính trực giá trị đạo đức: Bằng nhiều phương thức khác nhau, giá trị đạo đức truyền tải cho cá nhân giúp định hướng hành vi thành viên điều chỉnh theo hướng tích cực Có quy chế xử phạt hành vi vi phạm nhằm điều chỉnh hành vi thể nghiêm túc trình thực Cam kết lực: Công ty coi trọng nguồn nhân sự, có sách tuyển chọn tốt để thu hút người tài gia nhập đội ngũ nhân viên, tổ chức đợt đánh giá nhân viên để quy hoạch cán nguồn – cán có lực 14 Đánh giá rủi ro: Cơng ty dần có thay đổi, quan tâm, trọng công tác nhận diện, đánh giá rủi ro, đặc biệt chu trình bán hàng thu tiền Hoạt động kiểm sốt: Cơng ty ban hành quy trình bán hàng thu tiền, sách bán hàng rõ ràng, sách giá, sách chiết khấu coi thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền nhằm đảm bảo thực mục tiêu, giúp hệ thống kiểm soát nộ hữu hiệu Hệ thống thông tin: Công tác tổ chức, luân chuyển chứng từ thực đầy đủ khoa học, hệ thống báo cáo, chứng từ, sổ sách kế tốn lập đầy đủ theo thơng tư 133/2016/TT-BTC Công ty ứng dụng công nghệ thông tin cho q trình xử lý thơng tin kế tốn, giúp cơng tác kế tốn nhanh gọn khoa học hơn, việc sử dụng phần mềm kế toán vietsanba giúp đẩy nhanh trình xử lý số liệu, nâng cao chất lượng thông tin, báo cáo Hoạt động giám sát: Ban lãnh đạo đề cao tầm quan trọng hoạt động giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ, áp dụng kết hợp hoạt động giám sát thường xuyên với hoạt động giám sát định kỳ giúp ban lãnh đạo nắm bắt thơng tin, tình hình hoạt động kinh doanh có phương hướng xử lý kịp thời, điều có tác động tích cực tới phát triển Công ty Hạn chế: Môi trường kiểm soát Đặc điểm nhà quản lý: Nhận thức nhà quản lý công tác nhận diện đánh giá rủi ro chưa cao, chưa ban hành thủ tục 15 kiểm sốt để đối phó có phát sinh rủi ro Cơ cấu tổ chức: Trong Công ty chưa có phận thực hoạt động rà soát lại thủ tục kiểm soát thực hay việc tuân thủ quy trình ban có đầy đủ hay khơng để tham mưu cho lãnh đạo Bộ phận bán hàng kiêm nhiệm cơng việc Về sách nhân sự: Tuyển nhân cịn ưu tiên em Cơng ty quen biết, khâu duyệt hồ sơ tuyển dụng đầu vào sơ sài, chất lượng nhân tuyển dụng chưa cao Cơng tác đánh giá, khen thưởng thành tích nhân viên chưa đủ minh bạch, chưa đảm bảo yêu cầu người thành tích Nhận diện đánh giá rủi ro: Trên thực tế chưa có quy định thức mang tính chủ động công tác nhận diện đánh giá rủi ro đơn vị Hoạt động kiểm sốt: Ngun tắc phân cơng phân nhiệm chưa thực tốt, chưa thiết kế đơn đặt hàng theo mẫu thống Công ty Hệ thống thơng tin: Hệ thống thơng tin kế tốn liên quan đến bán hàng thu tiền Công ty tổ chức chưa khoa học, sơ sài, chưa đáp ứng u cầu kiểm sốt, Thơng tin truyền thơng kịp thời, đắn xác giúp đơn vị trì nâng cao lực kiểm soát 16 Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công Ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang Hồn thiện mơi trường kiểm sốt Cơng ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang: Đặc điểm nhà quản lý: cần có phân định rõ ràng phong cách điều hành, nhận thực đắn tầm quan trọng việc thiết lập hệ thống kiểm sốt nội bộ, ban quản lý cần có thái độ rủi ro, với chức truyền đạt xử lý thông tin, thái độ việc thực mục tiêu đạt sai phạm Cơ cấu tổ chức: cần có phân công trách nhiệm nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho cá nhân, phận khâu, giai đoạn Bố trí cán chuyên trách thực hiện, không kiêm nhiệm chức dễ tạo điều kiện cho sai phạm xảy Chính sách nhân sự: Công ty cần nghiên cứu, xây dựng sử dụng “Bảng mô tả công việc” tương ứng với vị trí cơng việc, thơng qua việc phân cơng nhiệm vụ cho vị trí dễ dàng Tổ chức chương trình đào tạo chun mơn, nghiệp vụ, cập nhật kiến thức cho nhân viên Hoàn thiện công tác nhận diện đánh giá rủi ro: Lập ban quản trị rủi ro định kỳ đánh giá, xem xét, phân tích rủi ro xảy tình hình đối thủ cạnh tranh, khách hàng, cơng nợ, khả toán khách hàng 17 Các kế hoạch cần lập chi tiết, cụ thể theo tiêu tác động đến kế hoạch, bám sát vào tình hình hoạt động cơng ty Hồn thiện quy trình bán hàng thu tiền: Cơng ty cần ban hành quy trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền mơ tả quy trình cách cụ thể Hồn thiện thủ tục kiểm sốt: Cơng ty cần thiết kế đơn đặt hàng thống nhất, trọng thủ tục phê duyệt, giám sát chặt chẽ việc xuất hàng cho khách hàng nợ, kiểm tra độc lập hóa đơn trước gửi khách hàng, ... Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang Gồm phần: - Giới thiệu chung cơng ty - Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty CP cà phê Mê Trang -... Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền - Phạm vi nghiên cứu: Tại Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang, minh họa quy trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu thiền giới hạn Công ty Cổ Phần Cà Phê. .. thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang - Đưa giải pháp cụ thể để hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công Ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang Đối