Trang 1 TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ PHẠM THỊ HUYỀN HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NỘI BỘ TẠI SIÊU THỊ ĐIỆN MÁY NỘI THẤT CHỢ LỚN – CHI NHÁNH NGUYỄN TRI PHƢƠNG, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ
Trang 5MỤC LỤC
MỞ ĐẦU 1
1.Tính cần thiết của đề tài 2
2.Mục đích nghiên cứu của đề tài 5
3.Phương pháp nghiên cứu 5
4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6
5.Tổng quan đề tài nghiên cứu 7
6.Những đóng góp của luận văn 10
7.Kết cấu luận văn 10
CHƯƠNG 1 12CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 12
1.1.KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NỘI BỘ 12
1.1.1 Khái niệm 12
1.1.2 Vai trò 12
1.1.3 Nhiệm vụ 14
1.2.PHÂN LOẠI KẾ TOÁN NỘI BỘ 15
1.2.1 Kế toán trưởng 15
1.2.2 Kế toán tổng hợp 16
1.2.3 Kế toán thanh toán 16
1.2.4 Kế toán kho 18
1.2.5 Kế toán ngân hàng 18
1.2.6 Kế toán bán hàng 19
1.2.7 Kế toán tiền lương 19
1.2.8 Kế toán công nợ 20
1.3 NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 22
1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 22
Trang 61.3.2 Tổ chức chứng từ kế toán 28
1.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 32
1.3.4 Tổ chức kiểm tra kế toán 35
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 37
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỘI BỘ TẠI SIÊU THỊ ĐIỆN MÁY NỘI THẤT CHỢ LỚN – CHI NHÁNH NGUYỄN TRI PHƯƠNG, TP ĐÀ NẴNG 38
2.1.TỔNG QUAN VỀ SIÊU THỊ ĐIỆN MÁY NỘI THẤT CHỢ LỚN – CHI NHÁNH NGUYỄN TRI PHƯƠNG, TP ĐÀ NẴNG 38
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng 38
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng 40
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng 42
2.2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỘI BỘ CỦA SIÊU THỊ ĐIỆN MÁY NỘI THẤT CHỢ LỚN – CHI NHÁNH NGUYỄN TRI PHƯƠNG, TP ĐÀ NẴNG 46
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 46
2.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán 52
2.2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 58
2.2.4 Tổ chức kiểm tra kế toán 61
2.2.5 Công tác kế toán nội bộ đối với một số chu trình chủ yếu 63
2.3.ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỘI BỘ CỦA SIÊU THỊ ĐIỆN MÁY NỘI THẤT CHỢ LỚN – CHI NHÁNH NGUYỄN TRI PHƯƠNG, TP ĐÀ NẴNG 82
2.3.1 Một số thành tựu đạt được trong công tác kế toán nội bộ 82
Trang 72.3.2 Một số hạn chế trong công tác kế toán nội bộ 84
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 89
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỘI BỘ TẠI SIÊU THỊ ĐIỆN MÁY NỘI THẤT CHỢ LỚN – CHI NHÁNH NGUYỄN TRI PHƯƠNG, TP ĐÀ NẴNG 90
3.1.SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỘI BỘ CỦA SIÊU THỊ ĐIỆN MÁY NỘI THẤT CHỢ LỚN – CHI NHÁNH NGUYỄN TRI PHƯƠNG, TP ĐÀ NẴNG 90
3.2.GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỘI BỘ TẠI SIÊU THỊ ĐIỆN MÁY NỘI THẤT CHỢ LỚN – CHI NHÁNH NGUYỄN TRI PHƯƠNG, TP ĐÀ NẴNG 91
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 91
3.2.2 Hoàn thiện công tác lập chứng từ kế toán 92
3.2.3 Hoàn thiện công tác ghi sổ kế toán 94
3.2.4 Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 96
3.2.5 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán 98
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 102
KẾT LUẬN 103 PHỤ LỤC
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản phô tô)
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN VĂN;
NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 1;
NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 2;
BÁO CÁO GIẢI TRÌNH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN;
Trang 8DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Trang 9DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu
1.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân
2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Siêu thị điện máy nội thất
2.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Siêu thị điện máy nội thất
Chợ Lớn– Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng 47
2.5 Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng và thu
Trang 10DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục 01 Danh mục chứng từ kế toán
Phụ lục 02 Bảng mô tả công việc kế toán
Phụ lục 03 Quy chế lương thưởng, chế độ cho người lao động Phụ lục 04 Báo cáo đánh giá nhà cung cấp
Phụ lục 05 Bảng so sánh giá giữa nhà cung cấp
Trang 11MỞ ĐẦU
Nền kinh tế hiện nay đang có sự thay đổi rõ rệt, tận dụng lợi ích của sự thành công của công nghệ thông tin, khoa học công nghệ, các doanh nghiệp được thành lập ra càng nhiều và phát triển với mong muốn hội nhập thị trường kinh tế trong và ngoài thế giới Tuy nhiên, song song với cơ hội đó thì một thách thức cho các doanh nghiệp là vấn đề cạnh tranh gây gắt đến từ vị trí các đối thủ trong và ngoài nước Khi đó, thông tin trở thành một nguồn lực quan trọng đối với các doanh nghiệp nói riêng và đối với nền kinh tế xã hội nói chung Như vậy, chúng ta muốn doanh nghiệp của mình được tồn tại và phát triển một cách mạnh
mẽ trong thời kỳ hiện nay thì các doanh nghiệp phải đưa ra được các thế mạnh của mình và làm mọi cách để phát huy chúng, bên cạnh đó phải hạn chế tối đa những điểm yếu để có thể nâng cao khả năng cạnh trạnh, nâng cao vị thế trên thị trường của doanh nghiệp
Và muốn phát triển như vậy thì các chủ doanh nghiệp phải tập trung vào việc thực hiện công tác quản lý tốt Có thể nói, tổ chức công tác kế toán nội
bộ là một vấn đề rất quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần quan tâm hiện nay trong công tác tổ chức quản lý doanh nghiệp Nếu tổ chức công tác kế toán nội bộ được thực hiện hiệu quả thì sẽ mang lại ý nghĩa vô cùng quan trọng và
to lớn trong việc nâng cao chất lượng việc quản lý của doanh nghiệp, ngoài việc đảm bảo được công tác thực hiện đúng theo quy định của nhà nước thì doanh nghiệp còn phải chủ động cung cấp một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời nhất có thể những thông tin về tình hình tài chính để giúp nhà quản trị có thể điều hành doanh nghiệp, ra quyết định phù hợp nhất nhằm sử dụng một cách có hiệu quả tài sản, nguồn vốn để có thể đem lại lợi nhuận cao cũng như đạt được những yêu cầu, những mục tiêu đã đề ra
Nhưng đa số các doanh nghiệp hiện nay đề cao vấn đề tiết kiệm, tối ưu
Trang 12chi phí, giảm số lượng lao động nhưng vẫn có thể đáp ứng được mọi nhu cầu trong kinh doanh Họ chấp nhận thuê các công ty dịch vụ kế toán để đảm nhận vai trò kế toán thuế cho đơn vị Thay vì mất chi phí lớn để thuê nhân viên, chi trả tiền phụ cấp, hỗ trợ nhân viên, hàng tháng mà đơn vị chỉ cần trả một khoản chi phí nhỏ thuê kế toán dịch vụ
Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Trị Phương, TP
Đà Nẵng là một đơn vị có quy mô vừa cũng có thể nói là nhỏ, và mang tính chất là một công ty gia đình Họ ít quan tâm để ý đến việc công tác kế toán nội bộ của siêu thị Từ đó dẫn đến việc siêu thị không kiểm soát được hồ sơ, chứng từ của kế toán cũng như các quy định tại siêu thị chưa được công khai
rõ ràng gây ra thất thoát lớn cho siêu thị Nên họ thuê dịch vụ kế toán tại Công ty TNHH Dịch vụ kế toán và tư vấn thuế Đầu Xuân Đức để hỗ trợ, cung cấp các dịch vụ liên quan đến kế toán cũng như tư vấn, thiết lập công tác kế toán nội bộ, hoàn thiện chứng từ sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính cuối năm cho siêu thị
Xuất phát từ những lý do trên, cũng như bắt nguồn từ việc doanh nghiệp muốn nâng cao chất lượng, cạnh tranh của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc thực hiện lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nội bộ tại Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, thành phố Đà Nẵng” làm đề tài cho Luận văn thạc sĩ của mình để có thể tìm hiểu và nghiên cứu, với mong muốn là có thể đem kết quả mà bản thân nghiên cứu được sẽ góp phần vào công tác giải quyết những vấn đề đặt
ra cả về mặt lý luận và có ý nghĩa thực tiễn trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị
1 Tính cần thiết của đề tài
Kế toán là bộ phận rất quan trọng và góp phần giúp tạo nên thành công không nhỏ cho các doanh nghiệp Kế toán có rất nhiều vai trò khác nhau, như
Trang 13là giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý và phát triển một cách chủ động
và phù hợp, nhất quán với quy định của pháp luật Thông qua số liệu cũng như các báo cáo của kế toán, sẽ giúp cho các nhà quản trị của doanh nghiệp
có thể đo lường, phân tích các dữ liệu tài chính hiện có của doanh nghiệp để
từ đó đưa ra được những kế hoạch, những định hướng phát triển trong tương lai và làm gia tăng lợi nhuận kinh doanh trong kỳ hoặc là trong tương lai phù hợp cho lĩnh vực mà tổ chức, doanh nghiệp đang thực hiện
Có thể nói, tổ chức công tác kế toán nội bộ là một vấn đề rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp, góp phần vào việc thiết lập tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, duy trì và nâng cao uy tín của doanh nghiệp, tạo khả năng thu hút vốn đầu tư và góp phần bảo vệ lợi ích của các bên có liên quan Bởi vậy, tổ chức công tác kế toán một các hiệu quả
sẽ có ảnh hưởng tích cực đối với sự phát triển của thị trường Mặt khác, tổ chức công tác kế toán không đơn thuẩn là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp mà nó còn là việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ tác động sử dụng công cụ đó một cách khoa học, hợp lý và nâng cao hiệu quả
Các doanh nghiệp hiện nay đều hướng đến mục tiêu làm sao có thể tối đa hoá lợi nhuận Để đạt được các mục tiêu đó các doanh nghiệp phải xây dựng được cho mình một chiến lược kinh doanh đúng đắn, xây dựng các kế hoạch thực hiện và đặt ra các mục tiêu chi tiết nhưng phải phù hợp với thực tế, đồng thời phù hợp với tiềm năng của doanh nghiệp dựa trên những thông tin hữu ích mà kế toán cung cấp
Để đảm bảo cung cấp kịp thời và chính xác thông tin về hoạt động tài chính đến các nhà quản trị doanh nghiệp và các bên quan tâm, cần chú trọng đến tổ chức công tác kế toán Để thực hiện được những chính sách, những kế hoạch kinh doanh mà doanh nghiệp đưa ra ban đầu với mong muốn doanh
Trang 14nghiệp phát triển mạnh mẽ thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, mục tiêu nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như hạn chế tối thiểu những rủi ro xảy ra trong quá trình kinh doanh thì việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nội bộ hiện nay chính là một yêu cầu cấp thiết mà các doanh nghiệp phải tập trung chú trọng
và thực hiện ngay khi thành lập doanh nghiệp bắt đầu kinh doanh
Đối với loại hình kinh doanh là siêu thị thì đặc thù là hàng hoá nhiều chủng loại, số lượng hàng tồn kho lớn, cho nên các phòng ban trong doanh nghiệp luôn luôn giữ mối liên hệ chặt chẽ với nhau từ việc đặt mua hàng, nhập kho, theo dõi kho, bán hàng…nếu không được tính toán kỹ từ bước đặt hàng thì sẽ ảnh hưởng đến việc tồn kho quá nhiều hoặc quá ít, mặt hàng khách hàng cần thì quá ít và mặt hàng khách hàng không có nhu cầu mua thì lại tồn kho qua nhiều, tăng chi phí lưu kho bảo quản Như vậy với một đơn vị hoạt động kinh doanh đặc thù như vậy thì việc tổ chức công tác kế toán nội bộ trở nên rất là quan trọng, có thể thấy được nếu công tác kế toán nội bộ tốt thì số liệu cung cấp cho nhà quản trị của siêu thị mới là số liệu hữu hiệu, chính xác nhất Có thể thấy công tác kế toán nội bộ tại siêu thị đang từng bước hoàn thiện nhưng vẫn còn nhiều vấn đề chưa được hoàn thiện như công tác tổ chức chứng từ kế toán chưa được thực hiện hoàn chỉnh, có nhiều chứng từ chưa đầy đủ thông tin theo quy định như là chữ ký của những người liên quan, công tác kiểm tra kế toán chưa được thực hiện, dẫn đến chưa đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin cho ban quản trị của siêu thị
Với yêu cầu đặt ra là phát triển hơn và mở rộng thêm quy mô hoạt động kinh doanh đòi hỏi công tác kế toán nội bộ tại Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng phải được xây dựng khoa học, phù hợp với thực tế của siêu thị Vì vậy, hoàn thiện công tác kế toán nội
bộ tại Siêu thị có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao chất lượng quản lý
và đáp ứng được mục tiêu của ban quản trị đề ra
Trang 152 Mục đích nghiên cứu của đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu một cách khoa học về cơ sở lý luận của kế toán nội bộ trong các doanh nghiệp và thực trạng công tác kế toán nội bộ tại Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng, luận văn hướng tới những mục tiêu sau:
- Phân tích thực trạng công tác kế toán nội bộ tại Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng
- Phân tích những tồn tại trong công tác kế toán của Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng và đưa ra được các nguyên nhân dẫn đến tồn tại đó, từ đó đề xuất phương hướng và đưa
ra các giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện
3 Phương pháp nghiên cứu
Dữ liệu thứ cấp: là những nội dung trình bày cơ sở lý luận chung của công tác kế toán nội bộ tại doanh nghiệp, bao gồm nội dung của các văn bản luật, nghị định, thông tư của các cơ quan có thẩm quyền về kế toán doanh nghiệp; các tài liệu về công tác kế toán nội bộ tham khảo từ các giáo trình, báo, tạp chí, mạng internet; và các tài liệu sẵn có tại đơn vị thực tập
(ii) Phương pháp thu thập, xử lý dữ liệu và trình bày kết quả đã nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu: Tác giả đã thu thập, tổng hợp và phân
Trang 16tích nghiên cứu các tài liệu về cơ sở lý luận của công tác kế toán nội bộ bằng cách nghiên cứu các văn bản luật, nghị định, thông tư từ Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành liên quan đến công tác kế toán doanh nghiệp, và cả giáo trình, báo cáo và các bài báo khoa học liên quan đến công tác kế toán nội bộ Tác giả thu thập các tài liệu liên quan đến thực trạng công tác kế toán nội bộ, tiến hành phỏng vấn kế toán trưởng và các kế toán viên Nội dung phỏng vấn xoay quanh việc mô tả và đánh giá công tác kế toán nội bộ tại Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng
Phương pháp xử lý dữ liệu: Tác giả tập trung mô tả thực trạng công tác
kế toán nội bộ tại Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng, tiến hành so sánh lý thuyết về công tác kế toán nội bộ tại doanh nghiệp và thực trạng công tác kế toán nội bộ tại Siêu thị, từ đó phân tích những tồn tại trong hệ thống và đưa ra được các nguyên nhân dẫn đến tồn tại của công tác kế toán nội bộ tại Siêu thị để đề xuất các hướng giải quyết và đưa ra các biện pháp cơ bản nhằm có thể hoàn thiện hơn
Phương pháp trình bày kết quả nghiên cứu: các nội dung cũng như là các quy định và thực trạng hiện tại về công tác tổ chức kế toán tại Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng đã được tác giả
đã mô tả bằng lời văn, diễn giải của chính tác giả và bên cạnh đó sử dụng bảng, hình, sơ đồ để có thể thể hiện nội dung nghiên cứu
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: là công tác kế toán nội bộ tại Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng
Phạm vi nghiên cứu: Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng
Trang 175 Tổng quan đề tài nghiên cứu
Tổ chức công tác kế toán là vấn đề rất quan trọng đối với tình hình hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào cho nên có rất nhiều tác giả đã nghiên cứu
về vấn đề này Mỗi công trình nghiên cứu đều được tác giả đưa ra các cơ sở lý luận cũng như thực trạng áp dụng tại các đơn vị cụ thể Tác giả xin đề cập đến một số công trình nghiên cứu sau đây:
(i) Luận văn thạc sĩ kế toán của tác giả Nguyễn Thị Trúc Quỳnh
“Hoàn 0 thiện 0 tổ 0 chức 0 kế 0 toán 0 tại 0 Công ty 0 TNHH 0 Thương 0 mại 0 và 0 dịch
vụ Yên 0 Thịnh” (2017) [9]
Tình hình thực tế của tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Yên Thịnh đã được tác giả nghiên cứu, phân tích rõ ràng và đầy đủ trong bài luận văn Bên cạnh đó, luận văn đã đưa ra một cách khái quát về những nội dung lý thuyết có liên quan đến tổ chức kế toán trong doanh nghiệp nói chung và trong Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Yên Thịnh nói riêng Tác giả đã xác định những điểm yếu của hệ thống và trinhg bày tất cả các nguyên nhân dẫn đến các điểm yếu đó trong công tác tổ chức kế toán tại công ty, và từ đó trình bày một số biện pháp và đề xuất một số các ý kiến cơ bản cho Nhà nước và chính công ty tạo điều kiện để công ty có thể thực hiện hoàn chỉnh các giải pháp đó một cách triệt để hoàn thiện tổ chức kế toán tại đơn vị này
Tác giả đã nêu ra được 3 hình thức tổ chức công tác kế toán, ưu và nhược điểm của từng mô hình để doanh nghiệp có thể căn cứ vào đó lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán mà phải thật sự phù hợp với tình hình cũng như đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp Và trong bài viết, tác giả đã đề xuất một mô hình kế toán mới cho công ty, tức là bổ sung thêm nhân viên kế toán của phòng kế toán cũng như phải tách biệt được kế toán quản trị và tài chính
Trang 18(ii) Luận văn của tác giả Hoàng 0 Lê 0 Uyên 0 Thảo “Hoàn 0 thiện 0 tổ chức 0 côngtác 0 kế 0 toán 0 tại 0 Trường 0 Cao 0 đẳng 0 Công 0 nghệ - Kinh 0 tế 0 và 0 Thuỷ lợi0Miền0Trung”0 (2012) [11]
Tác giả đưa ra được các mục tiêu nghiên cứu rất rõ ràng và chi tiết Thông qua những lý luận cơ sở về đơn vị hành chính sự nghiệp và thực tiễn
để đưa ra một số phương hướng và các biện pháp để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Tác giả cũng đã nêu ra ý nghĩa khoa học của luận văn là trình bày một cách có hệ thống và đầy đủ, bao quát về công tác tổ chức kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp hiện nay, trong đó cần đặc biệt chú ý đến vấn
đề tổ chức hạch toán kế toán phải thật sự phù hợp với yêu cầu và cơ chế tự thu tự chi của đơn vị sự nghiệp Tuy nhiên, trong luận văn tác giả lại không trình bày được khái niệm của tổ chức công tác kế toán, đây là nội dung cơ bản tiên quyết để người đọc có thể hiểu được về tổ chức công tác kế toán
(iii) Luận án tiến sĩ “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các
Công ty cổ phần sản xuất Xi măng Việt Nam” của nữ tác giả Ngô Thị Thu
Hương (2012) [7]
Luận0án0đã0hệ thống0hoá0được các vấn đề0cơ sở lý0luận về loại hình công ty cổ phần và tổ chức công tác kế toán trong các công ty cổ phần Bên cạnh đó, tác giả đã nêu ra những ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó trong công tác tổ chức kế toán từ đó mà tác giả đưa ra các công việc hoàn thiện công tác kế toán trong các công ty cổ phần xi măng tại Việt Nam, nhằm đảm bảo được vấn đề cung cấp những thông tin theo yêu cầu cho các nhà quản trị doanh nghiệp
(iv) Luận văn thạc sĩ “Hoàn0 thiện tổ chức công tác kế toán tại Công
ty cổ phần 32” của tác giả Phạm0Thị0Lan Anh”, (2021)
Luận văn của tác giả đã trình bày các vấn đề để có thể tiếp tục hoàn thiện hơn về tổ chức công tác kế toán, và bổ sung thêm công tác ứng dụng công
Trang 19nghệ thông tin trong công tác kế toán Thực trạng về tổ chức ứng dụng công nghệ tại công ty vẫn còn nhiều bất cập, gặp khó khăn trong việc kết nối interet với vi tính để sử dụng được phần mềm kế toán từ đó sẽ không tổng hợp cũng như tích hợp được dữ liệu kế toán giữa các bộ phận khác nhau đặc biệt là dữ liệu kế toán trong máy tính ở dưới nhà máy Tác giả đã nêu ra một số biện pháp để hoàn thiện vấn đề này như là áp dụng phần mềm kế toán Misa phục
vụ cho công tác kế toán kịp thời, nhanh và tiết kiệm được thời gian làm việc Tác giả cũng đã trình bày được những vấn dề được tập trung nghiên cứu
và chia làm hai phương diện khác nha Như phương diện của một kế toán tài chính thì tác giả đã đề xuất ra các biện pháp để hoàn thiện về tổ chức của từng nội dung như chứng từ kế toán, tổ chức tài khoản kế toán, tổ chức sổ sách kế toán và tổ chức báo cáo kế toán Còn đứng ở phương diện kế toán quản trị thì phải tổ chức bộ máy kế toán theo một mô hình thật sự phù hợp và bên cạnh
đó phải song song với việc kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị với nhau, hai bộ phận này luôn đi chung với nhau và hỗ trợ cho nhau, hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán cũng như nên tập trung vào công tác ứng dụng thông tin trong công tác này Bên cạnh đó, tác giả cũng đưa ra các điều kiện đối với nhà nước cũng như chính đơn vị để đơn vị có thể thực hiện tốt được các biện pháp đã nêu ra nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại đơn vị một cách hữu hiệu nhất
Nghiên cứu này có thể nói là đã giúp ích rất nhiều vào công tác hoàn thiện tổ chức kế toán cho đơn vị Tuy nhiên, Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng hiện nay đã áp dụng công nghệ và thông tin tương đối tốt trong công tác kế toán tại đơn vị
Qua tìm hiểu về tình hình các công trình nghiên cứu có liên quan trực tiếp đến đề tài luận văn, luận án cho thấy mỗi công trình nghiên cứu trên đều được trình bày tương đối rõ ràng, có mục đích, đối tượng và phạm vi khác
Trang 20nhau, đã phân tích thực trạng và đưa ra các biện pháp hoàn thiện, khắc phục công tác kế toán nội bộ trong từng doanh nghiệp cụ thể Nhưng có thể thấy được, các đề tài nghiên cứu trên chưa tập trung vào công tác tổ chức kế toán của 2 chu trình chính đó chính là chu trình mua hàng và thanh toán; chu trình bán hàng và thu tiền Và nhìn chung, các đề tài nghiên cứu trên chưa phù hợp với mô hình, đặc điểm kinh doanh là một siêu thị bán lẻ của Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng Đồng thời theo thực tế, những vấn đề nói trên chưa có đề tài nào nghiên cứu tại Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương
Do đó, tác giả thực hiện nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nội
bộ tại Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP
Đà Nẵng” với mong muốn là sẽ đóng góp một phần nào đó vào việc hoàn thiện
tổ chức kế toán và giúp đơn vị đạt được những mục tiêu phát triển
6 Những đóng góp của luận văn
Ý nghĩa khoa học của luận văn: hệ thống hóa và làm rõ cơ sở lý luận của công tác kế toán nội bộ trong các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng nói riêng, từ đó có thể tiếp cận và học hỏi thêm kinh nghiệm trong công tác kế toán nội bộ
Ý nghĩa thực tiễn: nêu khái quát được thực trạng hiện nay cũng như nêu ra được những ưu điểm, tồn tại và những nguyên nhân phát sinh những tồn tại đó, từ đó có thể đưa ra những giải pháp để nhằm hoàn thiện công tác
kế toán nội bộ tại Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng
7 Kết cấu luận văn
Ngoài lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục từ viết tắt, danh mục bảng biểu, sơ đồ luận văn được kết cấu thành 3 chương:
Trang 21Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán nội bộ trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nội bộ tại Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nội bộ tại Siêu thị điện máy nội thất Chợ Lớn – Chi nhánh Nguyễn Tri Phương, TP Đà Nẵng
Trang 22CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỘI BỘ
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm
Theo khoản 8, Điều 3, Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 ngày
20/11/2015, “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp
thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”
Kế toán nội bộ là một trong những vị trí quan trọng trong mọi doanh nghiệp từ trước đến nay Kế toán nội bộ có trách nhiệm ghi chép, lưu trữ, lập chứng từ, kiểm tra và theo dõi những hoạt động kinh tế và hoạt động tài chính của doanh nghiệp từ lúc phát sinh cho đến khi kết thúc Kế toán nội bộ thực hiện công việc tập trung vào vấn đề đo lường, phân tích số liệu và lập các báo cáo theo yêu cầu để phục vụ cho việc quản lý nội bộ của doanh nghiệp Đồng thời, kế toán nội bộ còn có trách nhiệm cung cấp những thông tin quan trọng giúp các nhà quản trị ra quyết định để điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, phù hợp nhất với tình hình kinh doanh
1.1.2 Vai trò
Một doanh nghiệp nào tại Việt Nam sẽ được thành lập và kinh doanh theo những nguyên tắc, quy định rõ ràng của pháp luật Việt Nam thì kế toán nội bộ sẽ đóng một phần không nhỏ trong công tác quản lý và điều hành của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp là một cá thể thì bộ máy kế toán đóng vai trò rất lớn như các mạch máu liên kết và nuôi dưỡng cho tất cả các bộ phận trong hoạt động của doanh nghiệp Một hệ thống kế toán chuyên nghiệp, chặt chẽ ngay từ những bước đầu là điều kiện tiên quyết để hệ thống hoạt động
Trang 23trơn tru, hoàn thành mọi mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp Có thể nhận thấy hệ thống kế toán tốt, sổ sách thể hiện rõ ràng, và số liệu kế toán được phân tích chính xác, đầy đủ sẽ giúp cho nhà quản trị của doanh nghiệp đưa ra được các quyết định kinh doanh phù hợp với tình hình kinh doanh và đạt hiệu quả cao Và nếu sổ sách kế toán đầy đủ, thể hiện rõ ràng cũng giúp cho cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán về thuế sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức để đưa ra kết luận
Ngoài ra, việc theo dõi số liệu cũng như tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh được chi tiết và đảm bảo thường xuyên kịp thời đó là những công việc mà kế toán nội bộ thực hiện để hỗ trợ cho doanh nghiệp, nhờ đó mà nhà quản trị sẽ điều hành tốt hơn các hoạt động sản xuất, quản lý hiệu quả, và kiểm soát tốt nội bộ
Hơn nữa, thực hiện kế toán nội bộ tốt chính là đã tạo nên một phần thành công vào việc nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp nhờ vào việc kiểm soát thường xuyên và đưa ra các cảnh báo nhằm hạn chế được tình trạng thiếu hụt tài chính trong từng giai đoạn của doanh nghiệp Công việc của kế toán nội bộ phải làm là theo dõi xuyên suốt tất cả các phần hành xảy ra từ khi bắt đầu đến kết thúc trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, kiểm tra số liệu phát sinh và phải có kỹ năng phân tích thông tin, đọc số liệu kế toán một cách chính xác và cụ thể Từ đó, kế toán nội bộ phải đưa ra được các báo cáo kết quả kinh doanh cuối cùng thể hiện tình hình hoạt động của doanh nghiệp thông qua công tác thu thập, ghi chép và thống kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp và tổng kết hoạt động để giúp nhà quản trị có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó hoạch định kế hoạch làm việc cũng như các chiến lược phát triển, chương trình hoạt động đạt hiệu quả hơn
Trang 241.1.3 Nhiệm vụ
Theo Điều 4, Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, “Kế
toán của một doanh nghiệp cần thực hiện các nhiệm vụ chính như sau:
Thu0thập,0xử lý0thông tin, số0liệu0kế0toán theo0đối0tượng0và0nội dung công0việc kế toán, theo0chuẩn mực kế0toán và chế độ0kế toán
Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi0tài0chính, nghĩa0vụ thu, nộp, thanhtoán 0 nợ; 0 kiểm 0 tra 0 việc 0 quản 0 lý, 0 sử 0 dụng 0 tài 0 sản 0 và 0 nguồn 0 hình 0 thà
nh 0 tài 0 sản; 0 phát 0 hiện 0 và 0 ngăn 0 ngừa 0 các 0 hành 0 vi 0 vi 0 phạm 0 pháp 0 luật 0 về 0 t
ài 0 chính, 0 kế 0 toán
Phân0 tích 0 thông 0 tin, 0 số 0 liệu 0 kế 0 toán; 0 tham 0 mưu, 0 đề 0 xuất 0 các giải 0 pháp 0 phục 0 vụ 0 yêu 0 cầu 0 quản 0 trị 0 và 0 quyết 0 định 0 kinh 0 tế, 0 tài 0 chính 0 củ
a 0 đơn 0 vị 0 kế 0 toán
Cung0 cấp 0 thông 0 tin, 0 số 0 liệu 0 kế 0 toán 0 theo 0 quy 0 định 0 của 0 pháp 0 luật.”
Trên thực tế, kế toán nội bộ của một doanh nghiệp được phân chia thành nhiều vị trí với các đầu mục công việc khác nhau nhưng nhìn chung, trách nhiệm của kế toán nội bộ xoay quanh việc ghi chép các hoạt động diễn ra hàng ngày của doanh nghiệp với mô tả công việc như sau:
Tiến hành lập chứng từ, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, rõ ràng, chính xác của chứng từ kế toán và luân chuyển theo đúng quy trình của doanh nghiệp
Hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ chứng từ kế toán phát sinh
Quản lý, lưu trữ và sắp xếp các chứng từ nội bộ một cách an toàn và khoa học
Thực hiện phối hợp công việc với các kế toán nội bộ khác trong bộ phận kế toán và các bộ phận, phòng ban khác có liên quan để thực hiện các công việc theo quy định, quy chế cũng như yêu cầu của ban quản trị
Thực hiện tổng hợp số liệu để có thể lập các báo cáo theo đúng mẫu báo cáo đã quy định khi có yêu cầu từ kế toán trưởng hoặc là của ban quản trị
Trang 25doanh nghiệp theo thời gian như hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc các báo cáo đột xuất theo từng thời điểm phát sinh
Phân tích các dữ liệu phát sinh thực tế trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đưa ra các báo cáo hoặc đề xuất để hỗ trợ ban quản lý đưa ra những quyết định chính xác và phù hợp nhất
1.2 PHÂN LOẠI KẾ TOÁN NỘI BỘ
Tại các doanh nghiệp, căn cứ vào tình hình, quy mô hoạt động của doanh nghiệp lớn hay vừa hay nhỏ và dựa vào bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có phức tạp hay là đơn giản, mà vị trí kế toán nội bộ thường được phân chia thành nhiều mảng khác nhau nhằm đảm bảo tốt hiệu suất công việc Sau đây là một số vị trí kế toán nội bộ thường gặp tại các doanh nghiệp ứng với các đầu mục công việc được phân công
1.2.1 Kế toán trưởng
Kế toán trưởng là người lãnh đạo trong phòng kế toán, giám sát công việc của các kế toán và làm việc dưới quyền quản lý của Giám đốc tại mỗi đơn vị Vai trò của kế toán trưởng chính là quản lý các chính sách và đảm nhiệm phụ trách, chỉ đạo thực hiện các chiến lược tài chính của đơn vị Kế toán trưởng sẽ là người hỗ trợ, đưa ra cố vấn, tham mưu cho các vị trí quản lý cấp cao trong doanh nghiệp Đồng thời, những thông tin mà kế toán trưởng cung cấp có ảnh hưởng rất lớn đến quyết định, chiến lược trong quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị và là người chịu trách nhiệm cho hệ thống tài chính của doanh nghiệp Vai trò và nhiệm vụ của kế toán trưởng được trình bày cụ thể như sau:
Kế toán trưởng chính là người có thẩm quyền cao nhất trong bộ phận kế toán và chịu mọi trách nhiệm khi xảy ra những vấn đề sai sót có liên quan tới hoạt động tài chính của doanh nghiệp nên kế toán trưởng phải cần quản lý, đào tạo để nâng cao hiệu suất làm việc của kế toán viên Kế toán trưởng tiến
Trang 26hành theo dõi, điều hành, chỉ đạo, kiểm soát, kiểm tra các số liệu liên quan đến hoạt động kế toán của doanh nghiệp Do đó, đây chính là người có cái nhìn tổng quát về bức tranh tài chính của doanh nghiệp, làm cơ sở để tham mưu cho giám đốc, ban lãnh đạo doanh nghiệp, công ty về tình hình tài chính, hướng phát triển tối ưu cho doanh nghiệp
Vì vậy, vị trí kế toán tổng hợp trong đơn vị sẽ giữ vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác các vấn đề về tài chính phát sinh đối với doanh nghiệp, vì công việc này phải đòi hỏi sự tổng quát và theo dõi thường xuyên suốt cả quá trình, cụ thể là phải bắt đầu từ giai đoạn đầu tiên là thu thập chứng từ kế toán, xử lý số liệu trên các chứng từ phát sinh vào phần mềm kế toán hàng ngày, và cuối cùng là thực hiện lập báo cáo tài chính năm và các báo cáo thuế hàng tháng, quý, và theo từng lần phát sinh theo tình hình kinh doanh và theo quy định của pháp luật
1.2.3 Kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán là vị trí kế toán đảm nhận thực hiện các công việc kế toán liên quan đến lập chứng từ thu, chứng từ chi trong doanh nghiệp mỗi khi
Trang 27có nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản; ngoài ra còn thực hiện các công việc khác như là theo dõi, tổng hợp và hạch toán kế toán thanh toán thông qua các nghiệp vụ phát sinh, các nghiệp vụ kinh tế - tài chính trong doanh nghiệp Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến tiền cần phải thanh toán thì kế toán thanh toán sẽ thực hiện hiện các công việc đó theo quy trình đã được quy định Công việc cụ thể của kế toán thanh toán như sau:
Thực hiện công tác quản lý và theo dõi chi tiết tất cả các khoản thu phát sinh trong doanh nghiệp, bao gồm thu tiền trực tiếp của các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, theo dõi tiền gửi vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp; theo dõi và hối thúc các cổ đông còn phải thanh toán những khoản mà họ đã cam kết là sẽ góp đủ nhưng đến thời điểm báo cáo vẫn chưa đủ số tiền đó; quản lý nhân viên thu ngân cũng như khách hàng của do-anh nghiệp, và kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến thu, chi dòng tiền
Thực hiện công tác quản lý và có sự theo dõi chặt chẽ các khoản chi khi phát sinh trong doanh nghiệp, bao gồm từ việc lập kế hoạch, đưa ra các chiến lược tối ưu về quy trình thanh toán các khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp; có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ thanh toán công nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, hoặc bằng tiền gửi ngân hàng từ bước đối chiếu công
nợ với từng nhà cung cấp, nhận hóa đơn giá trị gia tăng theo đúng quy định pháp luật đến công tác kiểm tra lại phiếu đề nghị thanh toán của bộ phận liên quan, và lập phiếu thanh toán theo mẫu quy định trong doanh nghiệp
Có trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp, như theo dõi việc thu, chi tiền mặt của thủ quỹ sau đó lập báo cáo tình hình tồn quỹ vào cuối ngày, cuối kỳ…; kiểm soát công tác thu ngân, kết hợp cùng với thủ quỹ để chi tiền theo đúng quy định và mỗi ngày kiểm tra nguồn quỹ tại doanh nghiệp
Trang 281.2.4 Kế toán kho
Kế toán kho là vị trí kế toán mà đặc thù là họ phải thường xuyên làm việc trong kho hàng của doanh nghiệp thay vì làm việc trong văn phòng cùng với các kế toán viên khác Kế toán kho chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra các quá trình xuất hàng và nhập hàng hóa tại kho, kiểm soát và thống kê lượng hàng hoá tồn trong kho Ngoài ra, công việc của kế toán kho cũng liên quan đến việc quản lý các giấy tờ, thủ tục, các chứng từ và các số liệu hàng hóa và đảm bảo cả chất lượng lẫn số lượng hàng hoá để nhằm hạn chế các rủi
ro xảy ra và tránh gây thất thoát hàng hóa, tổn hại cho công ty
Đối với hoạt động nhập hàng vào kho và xuất hàng từ kho bán cho khách hàng, nhân viên kế toán kho có nhiệm vụ quản lý số lượng nhập, xuất kho đó, thu thập chứng từ kế toán phát sinh và ghi chép số liệu, và thực hiện báo cáo hàng hoá đầy đủ để hỗ trợ hoạt động kinh doanh và hoạt động của các phòng ban khác Kế toán kho sẽ có nhiệm vụ quản lý số lượng hàng tồn kho theo từng chủng loại, số lượng, giá trị hàng hoá giúp dễ dàng truy xuất dữ liệu và quản lý được tài sản của doanh nghiệp một cách chính xác nhất Đồng thời, quản lý chất lượng, thời hạn sử dụng của từng lô hàng một cách cụ thể, từ đó
có để xuất giải pháp cho doanh nghiệp có hướng xử lý kịp thời, hiệu quả Những dữ liệu đó sẽ phải cung cấp một cách chính xác cho cấp trên và các bộ phận có liên quan đặc biệt là phòng Kinh doanh để mỗi bộ phận có kế hoạch xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp nhất
1.2.5 Kế toán ngân hàng
Kế toán ngân hàng là kế toán chịu trách nhiệm ghi chép, phân loại và cũng như tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để cung cấp những thông tin cần thiết cho các ngân hàng nhằm quản lý hoạt động tiền tệ của doanh nghiệp một cách hiệu quả Các công việc của kế toán ngân hàng có thể được
cụ thể như sau:
Trang 29 Thực hiện mở tài khoản cho khách hàng;
Mở các tài khoản kế toán cho doanh nghiệp, lập ủy nhiệm chi, nộp tiền, séc rút tiền, giao dịch tài khoản
Theo dõi các luồng tiền qua ngân hàng thông qua các chứng từ;
Quản lý tiền của doanh nghiệp khi được lưu trữ tại ngân hàng
1.2.6 Kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng là những công việc ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hóa đơn bán hàng như là: xuất hoá đơn bán hàng, ghi nhận hóa đơn bán hàng, ghi nhận số liệu vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng, thực hiện lập các báo cáo bán hàng định kỳ và những báo cáo khác liên quan đến nghiệp vụ bán hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp Như vậy, kể cả doanh nghiệp nhỏ hoặc lớn, thì kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nhất là với những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ Cùng với đó, kế toán bán hàng đóng vai trò như sau:
Những thông tin và số liệu của kế toán bán hàng cung cấp sẽ giúp cho ban quản trị của doanh nghiệp nắm được tình hình doanh thu, tài chính nhằm
có những kế hoạch và định hướng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh trong thời gian tới
Bên cạnh đó, những số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp còn cho thấy được kết quả bán hàng, sự chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng như thế nào để có phương án giải quyết, khắc phục hậu quả
1.2.7 Kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương là vị trí kế toán thực hiện công tác hạch toán tiền lương trên cơ sở bảng chấm công, thời gian tăng ca (làm việc thêm giờ hoặc làm việc vào ngày nghỉ lễ), chế độ phụ cấp trợ cấp và thưởng phạt, hợp đồng lao động…Bên cạnh đó, kế toán tiền lương chính là người phải đảm bảo được quyền bình đẳng cho tất cả mọi người, và còn phải đảm bảo cân bằng giữa chi
Trang 30phí lương cho nhân viên và chi phí của doanh nghiệp Có thể nói, kế toán tiền lương có các nhiệm vụ sau:
Theo dõi và phản ánh đúng lúc số người lao động, thời gian làm việc
Thực hiện tính lương, bảo hiểm, phí công đoàn, làm thêm ngoài giờ cho người lao động theo các chính sách và chế độ hiện hành và chi trả lương đầy đủ cho người lao động
Thực hiện các bước xây dựng thang bảng lương theo quy định để làm căn cứ cho công tác tính lương cho người lao động và tiến hành nộp hồ sơ cho
cơ quan bảo hiểm Kiểm soát tình hình thực hiện cũng như có chấp hành theo đúng các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn đã được quy định tại doanh nghiêp
Phân tích tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ…nhằm phát hiện những sai phạm kịp thời, kiểm soát dòng tiền, đồng thời đề xuất những biện pháp cải thiện quỹ tiền lương Thực hiện việc tính toán và phân bổ có cơ sở, đúng số liệu cũng như chính xác đối tượng được hưởng của các chế độ vào chi phí của doanh nghiệp
Định kỳ, tổng hợp các số liệu và lập báo cáo về lao động, tiền lương,
và các khoản trích theo lương theo quy định Đồng thời tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ để đưa ra những ý kiến đề xuất về giải pháp tiết kiệm quỹ lương
1.2.8 Kế toán công nợ
Kế toán công nợ là một vị trí kế toán mà họ phải đảm nhận các công việc nhằm theo dõi, quản lý, giám sát và thúc đẩy việc xử lý các khoản công nợ của doanh nghiệp bao gồm khoản nợ phải thu về hoặc các khoản nợ mà doanh nghiệp phải chi trả cho nhà cung cấp Như vậy, hoạt động quản lý công nợ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền cũng như sự phát triển bền vững hay không của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp tránh việc rơi vào tình trạng
Trang 31bị chiếm dụng vốn Việc tổ chức kế toán công nợ một cách hiệu quả có thể góp phần làm lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp hạn chế những khoản nợ xấu Đối tượng phải theo dõi công nợ tại các doanh nghiệp bao gồm:
Nợ phải thu (TK 131): Công nợ phải thu từ khách hàng
Nợ phải trả (TK 331): Công nợ phải trả cho nhà cung cấp
Tạm ứng (TK 141): Công nợ tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp
Khoản phải thu nội bộ (TK 136) và khoản phải trả nội bộ (TK 336): Công nợ giữa doanh nghiệp với đơn vị cấp dưới hoặc giữa các đơn vị cấp dưới trực thuộc doanh nghiệp độc lập
Khoản phải thu khác (TK 138) và khoản phải trả, phải nộp khác (TK 338): các khoản công nợ phải thu hoặc phải trả ngoài phạm vi của những khoản mục đã được phản ánh nêu trên
Đối với một kế toán công nợ thì sẽ thực hiện các công việc sau: nhận hợp đồng kinh tế từ các phòng kinh doanh đó sẽ thực hiện việc kiểm tra lại những thông tin, nội dung và các điều khoản ghi trong hợp đồng về việc thanh toán công nợ; tạo mã khách hàng, nhà cung cấp chi tiết cho từng đối tượng theo từng hợp đồng vào phần mềm kế toán theo ký hiệu đã được quy định sẵn; kiểm tra và xác nhận, đối chiếu công nợ với từng đối tượng đã cập nhật trong phần mềm; thường xuyên liên lạc với các bộ phận về việc thực hiện những hợp đồng đã ký; theo dõi công tác thanh toán công nợ của khách hàng; đôn đốc, đưa ra các biện pháp thu hồi nợ đối với những khoản nợ lâu, khó đòi
và các khoản tiền đã ứng trước cho nhà cung cấp nhưng quá hạn nhập hàng; thực hiện lập báo cáo công nợ theo yêu cầu nhà ban quản trị doanh nghiệp
Trang 321.3 NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng quyết định đến chất lượng, hiệu quả của công tác kế toán nội bộ nói riêng và quá trình vận hành quản lý nói chung của doanh nghiệp Tất cả những nhân viên làm
kế toán trong cùng một phòng kế toán được trang bị các phương tiện, các máy móc công cụ để thực hiện công việc ghi chép, tính toán và xử lý những thông tin
có liên quan đến công tác kế toán nội bộ tại một doanh nghiệp thì được gọi là bộ máy kế toán Tại điều 49-50, Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 có quy định về tổ chức bộ máy kế toán như sau:
- “Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán
- Đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng Trường hợp đơn
vị kế toán chưa bố trí được người làm kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán hoặc thuê người làm kế toán trưởng
- Trường hợp cơ quan, doanh nghiệp có đơn vị kế toán cấp trên và đơn vị
kế toán cấp cơ sở thì tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật”
Tuỳ vào tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh khác nhau cũng như yêu cầu về quản lý của ban quản trị khác nhau Cho nên để lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp nhất cho doanh nghiệp để mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất thì ban quản trị cần căn cứ quy mô của doanh nghiệp nhỏ hay lớn, địa bàn hoạt động0ở đâu, lĩnh vực, ngành nghề hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tập trung vào kinh doanh mặt hàng gì cũng như căn cứ vào đặc điểm tình hình phân cấp quản lý trong doanh nghiệp, trình độ và năng lực của nhân viên kế toán như thế nào để đưa ra quyết định
Trang 33Hiện nay, nhìn chung bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể lựa chọn tổ chức công tác kế toán nội bộ theo một trong các mô hình tổ chức sau đây: (i)
mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung; (ii) mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán; và (iii) mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp Mỗi mô hình
sẽ được trình bày cụ thể dưới đây
(i) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là tổ chức bộ máy kế toán tập trung tức là hình thức mà toàn bộ doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán thực hiện và chịu trách nhiệm tất cả các công việc liên quan, từ thu nhận, xử
lý, hệ thống hóa các thông tin kế toán phục vụ cho đến quản lý kinh tế, tài chính đến công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, chứng từ kế toán của doanh nghiệp
Áp dụng mô hình này sẽ chỉ lập một phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện các công việc từ thu nhận, xử lý, phân tích và ghi sổ chứng
từ kế toán vào phần mềm kế toán, báo cáo tài chính của đơn vị Hay nói các khác, phòng kế toán trung tâm này sẽ thực hiện toàn bộ công việc liên quan đến nghiệp vụ kế toán phát sinh trong doanh nghiệp Để có thể đáp ứng được tất cả các yêu cầu của nhà quản trị về việc quản lý cũng như lãnh đạo doanh nghiệp thì phòng kế toán trung tâm của đơn vị có thể thực hiện công tác kế toán tài chính kết hợp với cả kế toán quản trị
Đối với các doanh nghiệp có các bộ phận trực thuộc, nhân viên của phòng kế toán (nếu có) chỉ thực hiện công tác kế toán ban đầu như: lập, thu thập, kiểm tra chứng từ, rồi định kỳ chuyển các tài liệu thông tin này về phòng kế toán trung tâm, nói cách khác là không xây dựng bộ phận kế toán tại địa bàn khác hoặc tại đơn vị phụ thuộc Đối với các đơn vị phụ thuộc hoạt động với quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh nhiều,
Trang 34thì có thể bố trí một nhân viên trực tiếp đảm nhận một số phần hành công việc
kế toán cụ thể tại đơn vị và lập báo cáo gửi về phòng kế toán trung tâm để tổng hợp
Đối với công tác kế toán mà nói thì việc tối ưu hoá được công việc nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả và chất lượng công việc thì hình thức
tổ chức công tác kế toán tập trung đã chiếm được nhiều ưu thế Giúp kế toán
có thể phân công công việc nhanh chóng và thuận tiện, tiết kiệm chi phí hạch toán Công tác kiểm tra, đảm bảo nghiệp vụ cũng sẽ được tập trung, thống nhất giữa các kế toán viên dưới sự quản lý của kế toán trưởng cũng ban quản trị trong việc theo dõi, quản lý tài sản; đồng thời đảm bảo thực hiện đúng với nhiệm vụ và chức nbăng của tổ chức bộ máy kế toán
Như vậy nếu doanh nghiệp có tổ chức sản xuất và quản lý tập trung, cơ
sở vật chất hạ tầng được có trang thiết bị đầy đủ, hiện đại chính là điều kiện
vô cùng quan trọng để những ưu điểm nêu được có thể phát huy một cách tối
đa và hiệu quả Mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung chỉ có thể thực hiện và phù hợp nhất đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động tập trung, không phù hợp với địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh rộng lớn và phân tán ở nhiều địa phương và đặc biệt sẽ là những đơn vị mà họ
có diện tích cũng như quy mô hoạt động lớn, trình độ chuyên môn của nhân viên chưa cao dẫn đến việc xử lý công việc còn hạn chế thì có thể thấy được việc kế toán trưởng thực hiện giám sát, kiểm tra các kế toán viên không thực
sự hữu hiệu và đúng theo mục đích đề ra ban đầu, và việc quản lý tình hình tài sản của đơn vị cũng bị hạn chế Bởi khối lượng công việc kế toán rất nhiều, đơn vị sự nghiệp độc lập nên không có sự phân tán quyền lực quản lý
Tuy nhiên nếu trình độ chuyên môn của các kế toán trong tổ chức công tác kế toán được đảm bảo thì đương nhiên nhược điểm này cũng không hề
Trang 35ảnh hưởng nhiều Sơ đồ 1.1 sau đây là ví dụ mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung
Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung (ii) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán, ngoài phòng kế toán trung tâm của công ty các đơn vị trực thuộc còn tổ chức bộ phận kế toán riêng Các bộ phận kế toán này có nhiệm vụ kiểm tra, thu thập xử lí các chứng
từ ban đầu, hạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn
vị mình rồi định kì lập báo cáo gửi về phòng kế toán trung tâm của công ty Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị thành viên, phòng kế toán trung tâm lập báo cáo tổng hợp toàn doanh nghiệp
Quan hệ giữa phòng kế toán cấp trên với bộ phận kế toán ở đơn vị sản xuất kinh doanh phụ thuộc là quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ và tiếp nhận thông tin thông qua chế độ báo cáo kế toán do đơn vị qui định
Ở mô hình này, thì có thể thấy công tác kế toán sẽ đi kèm với hoạt động đầu tư, kinh doanh ở các đơn vị phụ thuộc, như vậy sẽ tạo điều kiện giúp cho
Trang 36kế toán được kiểm tra và giám sát một xách chặt chẽ hơn các hoạt động phát sinh, hỗ trợ cho ban quản trị của đơn vị có thể lãnh đạo các bộ phận phụ thuộc được kịp thời hơn Nhưng do đặc thù là phân nhiều cấp nên bộ máy kế toán sẽ cồng kềnh, việc thu thập thông tin có thể sẽ không đầy đủ và thiếu sự kiểm tra giám sát của người quản lý đơn vị
Mô hình này được áp dụng cho những tập đoàn lớn có nhiều công ty con, hoạt động tại các địa bàn rộng lớn, bên cạnh đó có nhiều đơn vị trực thuộc mà trụ sở sẽ được đóng phân bố ở rất nhiều địa phương khác nhau và bản chất hoạt động tương đối độc lập với nhau, ít phụ thuộc vào nhau Sơ đồ 1.2 sau đây là ví
dụ mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán
Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán (iii) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức
tổ chức bộ máy kế toán kết hợp hai hình thức tổ chức nêu trên Bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán ở các đơn vị, bộ phận khác Sơ đồ 1.3 là ví dụ mô hình
tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Trang 37Sơ đồ 1.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán, ở đơn
vị kế toán cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, cũng còn tuỳ thuộc vào từng quy mô của doanh nghiệp mà có thể có những đơn vị trực thuộc, đồng thời việc yêu cầu quản lý cũng như trình độ nghiệp vụ quản lý của hình thức này cũng có hoặc không có tổ chức kế toán riêng
Nhìn vào sơ đồ trên có thể nhận ra được mô hình này chính là mô hình kết hợp của hai mô hình tổ chức trên lại với nhau Theo hình thức này thì đơn
vị chỉ tổ chức ra một phòng kế toán trung tâm Ngoài đảm nhận công việc ghi chép số sách, số liệu ban đầu thì những người quản lí ở các đơn vị trực thuộc
sẽ được đảm nhận, phân chia thêm một số phần việc mang tính chất kế toán
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn có rất nhiều đơn vị trực thuộc khác nhau, hoạt động trên địa bàn
Trang 38vừa tập trung, vừa phân tán, mức độ phân cấp quản lí kinh tế, tài chính, trình
độ quản lí khác nhau Công tác kế toán được phân công hợp lý cho các đơn vị phụ thuộc: khắc phục một số nhược điểm của 2 mô hình kể trên là không cập nhật thông tin kịp thời, khối lượng công việc nhiều… Cho nên, trong thực tế,
mô hình tổ chức hỗn hợp này được áp dụng khá nhiều.Nhưngvì kết hợp cả 2
mô hình cho nên mô hình tổ chức kế toán này sẽ rất công kềnh, và yêu cầu phải cần nhiều nhân lực như vậy mới có thể đảm nhận các vị trí công việc khác nhau
1.3.2 Tổ chức chứng từ kế toán
(i) Khái niệm và vai trò của chứng từ kế toán
Theo điều 3, Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 quy
định “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.”
Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp, hợp lệ khi chứng từ được lập đúng mẫu quy định theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành, việc ghi chép trên chứng từ phải đúng nội dung, bản chất, mức độ, nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và được pháp luật cho phép có đầy đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu của đơn vị,
Về phương diện pháp lý, chứng từ kế toán được xem như là một phương tiện mà kế toán dùng để sao chụp nguyên hình các thông tin cũng như trạng thái các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vì thế mà các chứng từ kế toán được xem
là một căn cứ có giá trị nhất, và là một chứng cứ đáng tin cậy để có thể xác thực, chứng minh sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế kế toán Về phương diện quản lý, chứng từ kế toán phát sinh có thể giúp ban quản trị của doanh nghiệp có thể nắm bắt được các thông tin phát sinh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý và phù hợp nhất với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp hiện tại Về phương diện kế
Trang 39toán, tổ chức chứng từ kế toán chính là giai đoạn đầu tiên để kế toán có thể thực hiện công tác ghi sổ sách và lập các báo cáo kế toán theo mẫu đã quy định để có thể báo cáo với ban quản trị doanh nghiệp về số liệu kế toán phát sinh Có thể thấy, những chứng từ kế toán đó được tổ chức rất chặt chẽ thì sẽ mang đến nhiều thuận lợi hơn cho công tác ghi sổ của kế toán và thanh kiểm tra tra kế toán sau này
(ii) Tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán chính là việc chuyển giao chứng
từ từ bộ phận lập sau đó sẽ đi đến các bộ phận, phòng ban có liên quan để những bộ phận này cũng có trách nhiệm kiểm tra thông tin chứng từ và có thể nắm được tình hình cũng như thủ tục hoàn thành nhiệm vụ đó và cuối cùng là ghi sổ kế toán Tuỳ theo từng loại chứng từ khác nhau mà có trình tự luân chuyển thích hợp đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời mà không gây cản trở đến công tác kế toán và thông tin của đơn vị
Bước 1: Tổ chức lập chứng từ
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì bộ phận kế toán phải có trách nhiệm lập chứng từ kế toán theo quy định Đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính thì chứng từ kế toán chỉ có thể được lập một lần Chứng từ kế toán được bộ phận
kế toán lập ra phải có đầy đủ thông tin liên quan, được thể hiện một cách rõ ràng, và phải được lập kịp thời, chính xác theo quy định
Tất cả các chứng từ kế toán khi phát sinh phải được lập đầy đủ theo số liên đã quy định trước đó và phải đảm bảo thống nhất nội dung, thông tin trình bày trên các liên
Và những người có liên quan ký tên trên chứng từ kế toán đó phải có trách nhiệm về những thông tin thể hiện trên chứng từ đó Chứng từ kế toán được lập dưới dạng giấy hoặc là dưới dạng điện tử, trường hợp chứng từ kế
Trang 40toán điện tử thì phải lập đúng theo quy định về chứng từ kế toán điện tử Chứng từ kế toán sau khi lập và được xét duyệt theo đúng quy trình của doanh nghiệp thì phải được kết xuất và in ra giấy và lưu trữ theo quy định giống như đối với chứng từ giấy
Đơn vị kế toán phải xây dựng quy trình ký duyệt chứng từ kế toán để bảo đảm tính chặt chẽ, chính xác, trung thực, hợp pháp, hợp lý của chứng từ Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký theo đúng chức danh trên chứng từ
và phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký nhận
Bước 2: Tổ chức kiểm tra chứng từ
Nhằm đảm bảo được tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ
kế toán thì trước khi sử dụng chứng từ đó để ghi sổ kế toán thì kế toán phải kiểm tra chặt chẽ tất cả các thông tin thể hiện trên chứng từ, đúng mẫu quy định…Trường hợp có phát hiện sai sót trên chứng từ kế toán thì phải thực hiện điều chỉnh những sai sót đó để có thể ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của một chứng từ kế toán và là căn cứ để kế toán tiến hành công tác ghi
sổ kế toán theo đúng quy trình của doanh nghiệp Việc thực hiện công tác kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng đến chất lượng của công tác kế toán, nên kế toán cần phải thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán Chứng từ sẽ được kiểm tra thông qua các nội dung như sau:
Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đã sử dụng: kiểm tra yếu tố cơ bản
và việc tuân thủ theo chế độ chứng từ do Nhà nước ban hành
Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ: chữ ký, dấu của đơn vị, cá nhân liên quan
Kiểm tra tính hợp lý: nội dung của nghiệp vụ, số tiền, thời gian, không gian, số thứ tự của chứng từ