Một Văn phòng Văn thư – Lưu trữkhoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai được công việcmột cách thuận lợi , đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lư
lOMoARcPSD|38895030 1 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 2 PHẦN 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ TẢ VÁN, HUYỆN QUẢN BẠ, TỈNH HÀ GIANG 3 1.1 Lịch sử hình thành UBND xã Tả Ván 3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Tả Ván 4 1.3 Bộ phận phụ trách công tác văn thư của UBND xã 8 PHẦN 2: KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ TẢ VÁN 9 2.1 Hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn thư 9 2.2 Hệ thống văn bản về công tác văn thư 9 2.3 Tổ chức các nguồn lực cho công tác văn thư 10 2.4 Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.5 Tình hình quản lý văn bản 11 2.6 Quản lý con dấu 16 2.7 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan .17 PHẦN 3: THỰC HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CƠ QUAN 21 3.1 Công tác soạn thảo văn bản 21 3.2 Quản lý văn bản đi – đến .23 PHẦN 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 33 4.1 Nhận xét về công tác văn thư của UBND xã Tả Ván 33 4.2 Kiến nghị .34 KẾT LUẬN 35 PHẦN 5: PHỤ LỤC .37 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 2 LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đại hóa, kinh tế nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải xây dựng một bộ máy quản lý, điều hành tốt Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào phát triển kinh tế đất nước Như chúng ta đã biết thời đại ngày nay công tác Văn thư – Lưu trữ giữ một vị trí rất quan trọng và đóng góp không nhỏ vào việc thành bại trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Vì vậy Văn phòng Văn thư – Lưu trữ cần phải được tổ chức một cách khoa học và hiệu quả Một Văn phòng Văn thư – Lưu trữ khoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai được công việc một cách thuận lợi , đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lượng công việc và ngược lại Văn phòng Văn thư – Lưu trữ bao gồm các công việc như : xây dựng và soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu… Công tác Văn thư có ý nghĩ rất quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan doanh nghiệp nói riêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Công tác Văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng hiệu quả và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước Công tác Văn thư đảm bảo giữ gì đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ sau này Sau 3 năm học tại Trường Đại học ……………dựa vào những kiến thức đã được thầy cô trong trường giảng dạy, đến kỳ thứ năm Nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng em được đi thực tập lao động sản xuất tại các cơ quan, đơn vị Đây là Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 3 một hoạt động mang tính chất thực tế và có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi sinh viên Thực tập tốt nghiệp giúp sinh viên vận dụng được lý luận vào thực tiễn “ học đi đôi với hành” Đưa những kiến thức đã được trang bị trên giảng đường vận dụng vào công việc thực tế Đồng thời cập nhật, bổ sung thêm kiến thức cho bản thân, trau dồi phẩm chất đạo đức học hỏi và rèn luyện kỹ năng mềm như: giao tiếp, xử lý tình huống, tác phong làm việc… cũng như thực hiện tốt nội dung và yêu cầu của đợt thực tập , qua đó mỗi cá nhân có sự chuẩn bị tốt hơn cho môi trường làm việc sau này Qua quá trình học tập tại trường và nhận thức được mục đích của đợt thực tập em đã chọn Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân xã Tả Ván là nơi thực tập của mình Sau thời gian gần 2 tháng thực tập ( từ ngày … đến ngày … /2021) tại Uỷ Ban Nhân Dân xã Tả Ván, tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng kiến thức đã học vào thực tế, xong nhờ sự giúp đỡ tận tình của các cô, chú, anh, chị của văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân xã Tả Ván nói chung và thầy phụ trách công tác văn thư nói riêng đã giúp đỡ em rất tận tình, tạo mọi điều kiện tốt nhất trong suốt quá trình em thực tập thực tập của mình cũng như có thêm nhiều những kiến thức, kinh nghiệm phục vụ cho công việc và học tập sau này Em xin chân thành cảm ơn ! Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 4 PHẦN 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ TẢ VÁN, HUYỆN QUẢN BẠ, TỈNH HÀ GIANG 1.1 Lịch sử hình thành UBND xã Tả Ván Tả Ván là xã vùng cao, biên giới thuộc Công viên địa chất toàn cầu Cao nguyên đá Đồng Văn Về vị trí địa lý, xã nằm ở phía Tây của huyện Quản Bạ, cách trung tâm huyện 24km Phía Đông, Nam giáp xã Minh Tân (huyện Vị Xuyên); phía Bắc giáp xã Tùng Vài, xã Cao Mã Pờ; phía Tây giáp Trấn Thiên Bảo, huyện Ma Ly Pho, Châu Vân Sơn, tỉnh Vân Nam, Trung Quốc (chiều dài biên giới là 9,456km, có 20 cột mốc, trong đó 15 cột mốc chính và 05 cột mốc phụ, từ mốc 273 đến 287) Tổng diện tích tự nhiên toàn xã tại thời điểm mới thành lập năm 1963 là 210km (chiều dài 15km, rộng 14km) Đến năm 2018, tổng diện tích tự nhiên trên địa bàn xã là 4.487,17 ha, trong đó đất sản xuất nông nghiệp là 986ha, đất rừng 3.009 ha, còn lại là đất khác Địa hình của xã chủ yếu là đồi núi, độ cao trung bình trên 1000m so với mực nước biển, bị chia cắt bởi nhiều khe suối từ Bắc xuống Nam, có nhiều hang động sâu, rộng Các sườn đồi có độ dốc trung bình từ 26 độ trở lên, được bao phủ bởi những cánh rừng Ngày 15/12/1962, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định 211/QĐ-CP của Hội đồng Chính phủ về việc chia xã Tùng Vài thành 03 xã gồm: Tùng Vài, Cao Mã Pờ, Tả Ván Xã Tả Ván gồm có thôn Tả Ván Cũng tại quyết định này, huyện Vị Xuyên được chia thành huyện: Vị Xuyên và Quản Bạ Xã Tả Ván là 1 trong 13 xã thuộc huyện Quản Bạ từ đó đến nay Từ 1966- 1986, xã Tả Ván đã thành lập 7 hợp tác xã, đến năm 1991 các hợp tác xã nông nghiệp được chuyển thành thôn Hiện nay, xã Tả Ván có 08 thôn gồm: Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 5 Ma Ngán Sán (thôn Tả Ván trước đây), Chúng Trải, Pao Mã Phìn, Tả Ván, Lò Suối Tủng, Thèn Ván, Sải Giàng Phìn, Hòa Sì Pan Tả Ván là địa bàn cư trú của 3 dân tộc an hem: Mông, Dao, Nùng Trước đây, dân số trên địa bàn Tả Ván sinh sống thưa thớt, tại thời điểm mới thành lập năm 1962, xã Tả Ván có 160 họ với 1.013 nhân khẩu Đến năm 2018, xã 598 hộ với 2.486 nhân khẩu Trong đó, dân tộc Mông chiếm chủ 99,8%, dân tộc Dao chỉ có 11 hộ với 48 khẩu, dân tộc Nùng có 01 hộ với 4 khẩu 1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Tả Ván a) Chức năng của UBND xã Tả Ván Uỷ ban nhân dân xã do Hội đồng nhân dân xã bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã và cơ quan nhà nước cấp trên Uỷ ban nhân dân xã chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp,Luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã nhằm đảm bảo thực hiên chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế- xã hội củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện chính sách khác trên địa bàn Uỷ ban nhân dân xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở UBND xã Tả Ván có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng b) Nhiệm vụ Trong lĩnh vực kinh tế - xã hội : Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt, lập dự toán thu chi ngân sách, tổ chức thực hiện và phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 6 Trong lĩnh vực Nông-Lâm-Thuỷ sản : Tổ chức hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật chuyển đổi cơ cấu ,vật nuôi cây trồng, xây dựng các công trình thuỷ lơị, thực hiện tu bổ các công trình thuỷ lợi, phòng chống và khắc phục thiên tai bão lụt, phát triển nghề truyền thống của địa phương Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: Tổ chức việc xây dựng và tu sửa đường giao thông trong xã, quản lý việc xây dựng và cấp phép xây dựng nhà ở riêng lẻ theo quy định của pháp luật, tổ chức bảo vệ kiểm tra, xử lý vi phạm công trình giao thông Trong lĩnh vực giáo dục y tế xã hội, văn hoá và thể dục thể thao Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục y tế dân số, kế hoạch hóa gia đình và trẻ em, xây dựng phong trào và tổ chức hoạt động văn hoá, thể dục thể thao, lễ hội cổ truyền, bảo tồn và phát huy bản sắc văn hoá của các dân tộc, thực hiện chính sách xã hội, nhân đạo của địa phương Trong lĩnh vực Quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương: Tổ chức tuyên truyền giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, khu vực phòng thủ, công tác quân sự địa phương, thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc, phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội, quản lý nhân hộ khẩu tại địa phương, tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật , tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền, tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành, tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo theo quy định của pháp luật Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 7 Thực hiện nếp sống văn hoá, vệ sinh môi trường và các việc khác theo quy định của pháp luật c) Cơ cấu tổ chức của UBND xã Tả Ván Uỷ ban nhân dân xã Tả Ván do Hội đồng nhân dân cùng cấp gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các uỷ viên uỷ ban Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là đại biểu Hội đồng nhân dân Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các uỷ viên Uỷ ban nhân dân xã do Chủ tịch UBND quy định Hiện nay Uỷ ban có 18 cán bộ, công chức trong biên chế của cơ quan, còn lại là hợp đồng, hầu hết các cán bộ đều có trình độ Đại học, nhiều cán bộ được đào tạo với trình độ Cao đẳng, trung học chuyên nghiệp Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn - nghiệp vụ UBND xã Tả Ván như sau: Đại học 08 người, cao đẳng 02 người, trung cấp 08 người Hình 1: Trụ sở UBND xã Tả Ván b Sơ đồ tổ chức: Chủ tịch UBND Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 8 Phó Chủ tịch UBND Cán bộ Cán bộ Cán bộ Cán bộ Chỉ huy Trưởng Cán bộ Cán bộ trưởng Công an Văn phòng Địa chính Tư pháp Kế toán - quân sự Lao động Văn hoá - thống kê - xây dựng - Hộ tịch tài chính TBXH thông tin Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa các thành viên uỷ ban với UBND, các cán bộ này có chức năng tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở xã, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân công 1.3 Bộ phận phụ trách công tác văn thư của UBND xã Bộ phận phụ trách công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Tả Ván là cán bộ Văn phòng – Thống kê có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo UBND xã Tả Ván trong xây dưng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản trị của Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 9 PHẦN 2: KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ TẢ VÁN 2.1 Hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn thư Hiện nay, văn bản quản lý, chỉ đạo ở xã chưa có quyết định ban hành Như chúng ta đã biết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơ quan phải ban hành, để thuận tiện cho công tác văn thư Như vậy, văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với cơ quan Vì thế mà các cơ quan chưa ban hành thì cần phải có văn bản và ban hành kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo được thuận lợi hơn trong công tác văn thư Nếu có văn bản, quản lý chỉ đạo thì cán bộ trong cơ quan sẽ nắm rõ được nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện đúng theo nguyên tắc đã đề ra Công tác văn thư có nội dụng phức tạp, nhiều công tác mang tính khoa học và kỹ thuật cao, Cán bộ làm công tác văn thư chỉ là cán bộ bán chuyên trách do không đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu mà công việc đề ra Do vậy hàng năm có nhiều lớp bồi dưỡng ngắn hạn do UBND xã Tả Ván tổ chức thực hiện theo sự chỉ đạo chung của UBND huyện Quản Bạ, phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ bán chuyên trách làm công tác văn thư Hình thức tổ chức văn thư cơ quan theo cơ chế tập trung Có ý nghĩa là toàn bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại một nơi, một vị trí của cơ quan hay làm việc nói chung của cơ quan 2.2 Hệ thống văn bản về công tác văn thư a) Hệ thống văn bản của tỉnh và Sở Nội vụ - Công văn số 654/UBND – CCVTLT ngày 11/03/2020 Công văn về tăng cường công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 10 - Quyết định 4241/UBND – NC ngày 19/10/2017 Về việc triển khai Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử - Nghị định số 30/2020/NĐ – CP về công tác văn thư lưu trữ, Nghị định được xây dựng trên cơ sở kế thừa những quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh phát triển ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng Chính phủ điện tử - Thông tư số 05/2021/TT-BNV ngày 12/8/2021 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện - Công văn số 690/UBND – CCVTLT ngày 16/03/2020, Triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư b) Hệ thống văn bản của UBND huyện và Phòng Nội vụ c) Hệ thống văn bản của UBND xã 2.3 Tổ chức các nguồn lực cho công tác văn thư a) Về nhân sự Văn phòng có 01 Cán bộ Văn phòng - Thống kê do Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật Cán bộ văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND xã về các công việc mà Chủ tịch UBND xã giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của UBND và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của mình b) Về cơ sở vật chất Các trang thiết bị trong văn phòng được bố trí một cách hợp lý nhằm phục vụ cho công việc của văn phòng được thuận lợi hơn Hiện nay văn phòng đã có: máy photocopy, máy vi tính, máy in, điện thoại để phục vụ cho công tác của mình Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com)