Một Văn phòng Văn thư – Lưu trữkhoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai được công việcmột cách thuận lợi , đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lư
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ TẢ VÁN, HUYỆN QUẢN BẠ, TỈNH HÀ GIANG
Lịch sử hình thành UBND xã Tả Ván
Tả Ván là xã vùng cao, biên giới thuộc Công viên địa chất toàn cầu Cao nguyên đá Đồng Văn Về vị trí địa lý, xã nằm ở phía Tây của huyện Quản Bạ, cách trung tâm huyện 24km Phía Đông, Nam giáp xã Minh Tân (huyện Vị Xuyên); phía Bắc giáp xã Tùng Vài, xã Cao Mã Pờ; phía Tây giáp Trấn Thiên Bảo, huyện Ma Ly Pho, Châu Vân Sơn, tỉnh Vân Nam, Trung Quốc (chiều dài biên giới là 9,456km, có 20 cột mốc, trong đó 15 cột mốc chính và 05 cột mốc phụ, từ mốc 273 đến 287).
Tổng diện tích tự nhiên toàn xã tại thời điểm mới thành lập năm 1963 là 210km (chiều dài 15km, rộng 14km) Đến năm 2018, tổng diện tích tự nhiên trên địa bàn xã là 4.487,17 ha, trong đó đất sản xuất nông nghiệp là 986ha, đất rừng 3.009 ha, còn lại là đất khác. Địa hình của xã chủ yếu là đồi núi, độ cao trung bình trên 1000m so với mực nước biển, bị chia cắt bởi nhiều khe suối từ Bắc xuống Nam, có nhiều hang động sâu, rộng Các sườn đồi có độ dốc trung bình từ 26 độ trở lên, được bao phủ bởi những cánh rừng
Ngày 15/12/1962, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định 211/QĐ-CP của Hội đồng Chính phủ về việc chia xã Tùng Vài thành 03 xã gồm: Tùng Vài, Cao
Mã Pờ, Tả Ván Xã Tả Ván gồm có thôn Tả Ván Cũng tại quyết định này, huyện
Vị Xuyên được chia thành huyện: Vị Xuyên và Quản Bạ Xã Tả Ván là 1 trong 13 xã thuộc huyện Quản Bạ từ đó đến nay.
Từ 1966- 1986, xã Tả Ván đã thành lập 7 hợp tác xã, đến năm 1991 các hợp tác xã nông nghiệp được chuyển thành thôn Hiện nay, xã Tả Ván có 08 thôn gồm:
Ma Ngán Sán (thôn Tả Ván trước đây), Chúng Trải, Pao Mã Phìn, Tả Ván, Lò Suối Tủng, Thèn Ván, Sải Giàng Phìn, Hòa Sì Pan.
Tả Ván là địa bàn cư trú của 3 dân tộc an hem: Mông, Dao, Nùng Trước đây, dân số trên địa bàn Tả Ván sinh sống thưa thớt, tại thời điểm mới thành lập năm 1962, xã Tả Ván có 160 họ với 1.013 nhân khẩu Đến năm 2018, xã 598 hộ với 2.486 nhân khẩu Trong đó, dân tộc Mông chiếm chủ 99,8%, dân tộc Dao chỉ có 11 hộ với 48 khẩu, dân tộc Nùng có 01 hộ với 4 khẩu.
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Tả Ván
a) Chức năng của UBND xã Tả Ván
Uỷ ban nhân dân xã do Hội đồng nhân dân xã bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân xã chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp,Luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã nhằm đảm bảo thực hiên chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế- xã hội củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở.
UBND xã Tả Ván có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. b) Nhiệm vụ
Trong lĩnh vực kinh tế - xã hội : Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt, lập dự toán thu chi ngân sách, tổ chức thực hiện và phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã.
Trong lĩnh vực Nông-Lâm-Thuỷ sản : Tổ chức hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật chuyển đổi cơ cấu ,vật nuôi cây trồng, xây dựng các công trình thuỷ lơị, thực hiện tu bổ các công trình thuỷ lợi, phòng chống và khắc phục thiên tai bão lụt, phát triển nghề truyền thống của địa phương.
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: Tổ chức việc xây dựng và tu sửa đường giao thông trong xã, quản lý việc xây dựng và cấp phép xây dựng nhà ở riêng lẻ theo quy định của pháp luật, tổ chức bảo vệ kiểm tra, xử lý vi phạm công trình giao thông.
Trong lĩnh vực giáo dục y tế xã hội, văn hoá và thể dục thể thao
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục y tế dân số, kế hoạch hóa gia đình và trẻ em, xây dựng phong trào và tổ chức hoạt động văn hoá, thể dục thể thao, lễ hội cổ truyền, bảo tồn và phát huy bản sắc văn hoá của các dân tộc, thực hiện chính sách xã hội, nhân đạo của địa phương.
Trong lĩnh vực Quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương: Tổ chức tuyên truyền giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, khu vực phòng thủ, công tác quân sự địa phương, thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc, phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội, quản lý nhân hộ khẩu tại địa phương, tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật , tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền, tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành, tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Tổ chức,hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo theo quy định của pháp luật.
Thực hiện nếp sống văn hoá, vệ sinh môi trường và các việc khác theo quy định của pháp luật. c) Cơ cấu tổ chức của UBND xã Tả Ván
Uỷ ban nhân dân xã Tả Ván do Hội đồng nhân dân cùng cấp gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các uỷ viên uỷ ban Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là đại biểu Hội đồng nhân dân Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các uỷ viên Uỷ ban nhân dân xã do Chủ tịch UBND quy định.
Hiện nay Uỷ ban có 18 cán bộ, công chức trong biên chế của cơ quan, còn lại là hợp đồng, hầu hết các cán bộ đều có trình độ Đại học, nhiều cán bộ được đào tạo với trình độ Cao đẳng, trung học chuyên nghiệp.
Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn - nghiệp vụ UBND xã Tả Ván như sau: Đại học 08 người, cao đẳng 02 người, trung cấp 08 người.
Hình 1: Trụ sở UBND xã Tả Ván b Sơ đồ tổ chức:
Chỉ huy trưởng quân sự
Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa các thành viên uỷ ban với UBND, các cán bộ này có chức năng tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở xã, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân công.
Bộ phận phụ trách công tác văn thư của UBND xã
Bộ phận phụ trách công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Tả Ván là cán bộ
Văn phòng – Thống kê có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo UBND xã Tả Ván trong xây dưng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản trị của Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã.
KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ TẢ VÁN
Hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn thư
Hiện nay, văn bản quản lý, chỉ đạo ở xã chưa có quyết định ban hành Như chúng ta đã biết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơ quan phải ban hành, để thuận tiện cho công tác văn thư
Như vậy, văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với cơ quan Vì thế mà các cơ quan chưa ban hành thì cần phải có văn bản và ban hành kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo được thuận lợi hơn trong công tác văn thư Nếu có văn bản, quản lý chỉ đạo thì cán bộ trong cơ quan sẽ nắm rõ được nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện đúng theo nguyên tắc đã đề ra.
Công tác văn thư có nội dụng phức tạp, nhiều công tác mang tính khoa học và kỹ thuật cao, Cán bộ làm công tác văn thư chỉ là cán bộ bán chuyên trách do không đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu mà công việc đề ra Do vậy hàng năm có nhiều lớp bồi dưỡng ngắn hạn do UBND xã Tả Ván tổ chức thực hiện theo sự chỉ đạo chung của UBND huyện Quản Bạ, phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ bán chuyên trách làm công tác văn thư.
Hình thức tổ chức văn thư cơ quan theo cơ chế tập trung Có ý nghĩa là toàn bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại một nơi, một vị trí của cơ quan hay làm việc nói chung của cơ quan.
Hệ thống văn bản về công tác văn thư
a) Hệ thống văn bản của tỉnh và Sở Nội vụ
- Công văn số 654/UBND – CCVTLT ngày 11/03/2020 Công văn về tăng cường công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
- Quyết định 4241/UBND – NC ngày 19/10/2017 Về việc triển khai Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
- Nghị định số 30/2020/NĐ – CP về công tác văn thư lưu trữ, Nghị định được xây dựng trên cơ sở kế thừa những quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-
CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh phát triển ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng Chính phủ điện tử.
- Thông tư số 05/2021/TT-BNV ngày 12/8/2021 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Công văn số 690/UBND – CCVTLT ngày 16/03/2020, Triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư b) Hệ thống văn bản của UBND huyện và Phòng Nội vụ c) Hệ thống văn bản của UBND xã
Tổ chức các nguồn lực cho công tác văn thư
Văn phòng có 01 Cán bộ Văn phòng - Thống kê do Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật.
Cán bộ văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND xã về các công việc mà Chủ tịch UBND xã giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của UBND và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của mình b) Về cơ sở vật chất
Các trang thiết bị trong văn phòng được bố trí một cách hợp lý nhằm phục vụ cho công việc của văn phòng được thuận lợi hơn Hiện nay văn phòng đã có:máy photocopy, máy vi tính, máy in, điện thoại để phục vụ cho công tác của mình.
Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản
Hệ thống văn bản do UBND xã Tả Ván ban hành
Các loại văn bản đi của UBND xã Tả Ván ban hành như: Quyết định, quy định, nội quy và các văn bản hành chính để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình (thông báo, chương trình, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, công văn, giấy mời họp, phương án…).
- Các loại văn bản đến của UBND xã Tả Ván chủ yếu là của UBND tỉnh, UBND huyện Quản Bạ, Huyện Ủy Quản Bạ… trong những năm gần đây chủ yếu là công văn, thông báo, phương án về phòng chống dịch Covid – 19.
Thể thức văn bản của UBND xã Tả Ván
Thể thức văn bản của UBND xã Tả Ván hiện nay tuân theo thể thức của Nghị định 30/2020/NĐ – CP đó là: Phông chữ Times New Roman, khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản, số trang được đánh ở giữa lề trên của văn bản, ghi tên cơ quan chủ quản vào văn bản…
Công tác soạn thảo văn bản
Việc Soạn thảo văn bản do Cán bộ Văn phòng- thống kê trực tiếp soạn thảo, đó là chủ yếu là những văn bản hành chính thông thường như: Công văn, Báo cáo,Thông báo, Tờ trình, quyết định… văn bản bao gồm nhiều yếu tố cấu thành nên nó được viết ở nhiều vi trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ được quy định chặt chẽ đúng tình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo cho các văn bản có tính pháp lý, thể hiện quyền lực của văn bản.
Tình hình quản lý văn bản
a) Quản lý văn bản đi
- Quy định về quản lý văn bản đi
Quản lý văn bản đi: là khái niệm chỉ chung của văn bản, tài liệu do một cơ
Các thủ tục khi chuyển giao văn bản đi của cơ quan, có kèm theo phiếu gửi. Việc chuyển giao văn bản của cơ quan có kịp thời Song đăng ký văn bản theo hình thức bằng sổ Đăng ký Văn bản đi theo mẫu.
* Soạn thảo văn bản đi
+ Đối với văn bản thường:
- Cán bộ được phân công tiến hành soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
+ Đối với văn bản mật:
- Cán bộ đề xuất mức độ ban hành văn bản mật và soạn thảo văn bản theo nội dung yêu cầu và thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
- Văn phòng thực hiện soát xét nội dung, thể thức văn bản và ký nháy vào góc phải mục chức vụ của người có thẩm quyền ban hành văn bản sau khi văn bản được chỉnh sửa
- Lãnh đạo cơ quan xem xét nội dung, hình thức văn bản và ký; nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản để chỉnh sửa.
- Chữ ký của người có thẩm quyền ở văn bản phải rõ ràng; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
* Làm thủ tục ban hành
- Sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển quaVăn thư; Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, vào sổ văn bản đi, đối với văn bản thường; vào sổ văn bản đi và đối với văn bản mật làm các thủ tục ban hành nếu đúng thể thức qui định.
Quản lý văn bản đi của UBND xã Tả Ván rất rõ ràng, chính xác, kịp thời, an toàn và bí mật Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung song số lượng văn bản đi ban hành còn quá ít Sổ đăng ký văn bản đi gọn gàng, sạch sẽ, dễ hiểu.
- Quy trình quản lý văn bản đi
+ Văn bản do HĐND, UBND xã phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:
+ Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo đúng Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
+ Văn thư tại UBND xã có trách nhiệm vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu của chương trình phần mềm để đăng ký văn bản đi.
+ Văn thư đóng dấu cơ quan theo thẩm quyền người ký văn bản ban hành và đóng dấu khẩn, mật, nếu có.
+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Với những văn bản chuyển trong các phòng ban hành văn bản để chuyển văn bản qua văn phòng điện tử
+ Đối với văn bản thường:
- Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định bằng đường bưu chính (các đơn vị ngoài ngoài ngành), qua mạng văn phòng điện tử (các đơn vị trong xã hoặc đơn vị có kết nối văn phòng điện tử với UBND)
+ Đối với văn bản mật:
- Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định và đảm bảo. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo đúng quy định riêng của ngành bưu điện
- Ngoài bì thư có đóng dấu (ký hiệu) theo đúng mức độ yêu cầu của văn bảnLưu hồ sơ
- Sau khi đăng ký và làm thủ tục ban hành Bộ phận chuyên môn có trách nhiệm lưu giữ 01 bản chính (Văn thư sẽ chuyển qua văn phòng điện tử cho phòng ban soạn thảo và các phòng liên quan (nếu có), cán bộ văn thư lưu giữ bản gốc.
* Việc quản lý văn bản đi của UBND xã Tả Ván rất rõ ràng, chính xác, kịp thời, an toàn bí mật văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung song số lượng văn bản đi ban hành còn quá ít Sổ đăng ký văn bản đi gọn gàng, sạch sẽ, dễ hiểu.
- Số liệu thống kê văn bản đi 3 năm gần đây b) Quản lý văn bản đến
* Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Đối với văn bản thường:
+ Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản, vào sổ Văn bản đến theo biểu, đồng thời scan văn bản nhập vào văn phòng điện tử quản lý văn bản đến, đối với văn bản đến được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và sau đó chuyển cho Lãnh đạo UBND xử lý văn bản đến.
+ Văn bản có dấu "khẩn", "thượng khẩn" phải được ưu tiên bóc bì ngay và trình lãnh đạo cơ quan giải quyết kịp thời.
+ Văn bản trên bì thư ghi rõ tên người nhận thì chuyển thẳng cho người đó. + Mọi văn bản đến đều được đóng dấu “ĐẾN” ở lề bên trái, phía trên trang đầu của văn bản, bằng mực đỏ; vào Sổ văn bản đến, trình lãnh đạo cơ quan xem xét, chỉ đạo thực hiện.
- Đối với văn bản mật:
+ Văn bản ở bì có dấu chỉ mức độ “mật”, “tuyệt mật” thì cán bộ văn thư bóc bì thư, vào sổ văn bản đến “mật” sau đó chuyển lãnh đạo cơ quan xem xét, chỉ đạo thực hiện (không thực hiện scan văn bản)
Xem xét chỉ đạo thực hiện :
- lãnh đạo cơ quan trực tiếp xử lý văn bản đến bút phê văn bản để phân phối văn bản đến các phòng, đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính xử lý văn bản.
Quản lý con dấu
* Những quy định của cơ quan về quản lý sử dụng con dấu:
- Con dấu được giao cho cán bộ văn phòng – thống kê có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu.
- Không được tự tiện mang dấu theo người.
- Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu gải, sử dụng con dấu không quy định Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành chính.
- Nghiêm cấm việc đóng dấu khống.
- Người được giao giữ dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.
- Dấu trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng và trùm lên 1/3 – 1/4 chữ ký ở phía trái; Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ.
- Khi đóng dấu các bản phụ lục kèm theo, văn thư đóng dấu vào góc bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 – 1/4 đường kính dấu (dấu treo) Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.
- Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không bảo quản bản lưu ở văn thư (trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận ) thì cán bộ văn thư phải lập Sổ theo dõi các văn bản không giữ bản lưu tại văn thư.
Văn thư cơ quan quản lý các loại con dấu: dấu tròn, dấu ủy ban, dấu chức danh, dấu tên.
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thực hiện thống nhất từ Trung ương đến địa phương theo hướng dẫn của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Cán bộ khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ và dựa vào Danh mục hồ sơ cơ quan ban hành để mở hồ sơ, bổ sung và hoàn thiện hồ sơ.
2 Cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ a) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, cán bộ, công chức có trách nhiệm cập nhật tất cả văn bản, tài liệu phát sinh vào hồ sơ tương ứng, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. b) Thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như: Bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… tránh bị thất lạc.
3 Hoàn thiện hồ sơ a) Khi công việc giải quyết xong, hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiết thu thập bổ sung cho đầy đủ;
- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan); bản chụp photocoppy văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc một cách hợp lý, khoa học.
- Thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu do Chủ tịch UBND xã quyết định ban hành trên cơ sở quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ nội vụ. b) Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, được chuyển sang năm sau theo dõi giải quyết và đưa vào Danh mục hồ sơ năm sau.
4 Yêu cầu đối với việc lập hồ sơ a) Hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, đúng công việc cá nhân chủ trì giải quyết. b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
5 Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ a) Chủ tịch UBND xã có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác lập hồ sơ theo các quy định hiện hành của Nhà nước. b) Văn thư tại UBND xã có trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch UBND xã trong việc quản lý, chỉ đạo công tác lập hồ sơ; theo dõi, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ UBND xã theo các quy định hiện hành của Nhà nước. c) Các cán bộ, công chức HĐND và UBND xã trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ công việc.
6 Thời hạn giao nộp a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản; c) Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, đĩa từ sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
7 Thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục giao nộp a) Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản được xác định từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu không giao nộp sau:
- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và lập hồ sơ theo quy định pháp luật hiện hành;
- Hồ sơ về những vụ việc, vấn đề chưa giải quyết xong;
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc chưa kết thúc;
- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo. b) Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và
“Biên bản giao nhận tài liệu” Đơn vị (hoặc cá nhân) giao nộp tài liệu và Lưu trữ xã giữ mỗi loại một bản.
8 Trách nhiệm của các bộ phận, cán bộ, công chức
Các bộ phận, cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ xã theo thời hạn quy định Trường hợp các bộ phận, cán bộ, công chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi Lưu trữ xã nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp
Cán bộ lãnh đạo HĐND, UBND xã, công chức trước khi chuyển công tác,thôi việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho bộ phận hay người kế nhiệm.Không được tự ý chiếm đoạt hồ sơ, tài liệu cho mục đích cá nhân mang về nhà hoặc sang cơ quan, đơn vị khác Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ xã phải được lập thành văn bản.
THỰC HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CƠ QUAN
Công tác soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo văn bản: công việc thường làm ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào Như chúng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theo quy định chung cho nên công việc đòi hỏi độ chính xác cao, nội dung thống nhất tuân thủ pháp luật thì còn phải tuân thủ các văn bản của cơ quan đó có chức năng nhiệm vụ, quản lý nhà nước, ngành lĩnh vực ở Huyện, Tỉnh
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trinh tự các bước khi tiến hành soạn thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo gồm: chuẩn bị bản thảo văn bản, duyệt bản thảo, in(nhân bản), trình ký văn bản.
* Sơ bộ xác định vấn đề:
+ Mục đích ban hành văn bản.
+ Thời gian ban hành văn bản.
+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
+ Đối tượng giải quyết trong văn bản.
+ Hậu quả tác động của văn bản
Căn cứ để xác định: yêu cầu giải qyết công việc (yêu cầu của vấn đề cần giải quyết hay yêu cầu của cơ quan)
+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn bản. Nội dung xác định:
+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
+ Xác định thời gian ra văn bản.
Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn bản cần được soạn thảo để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn được loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể, việc chọn loại văn bản thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải quyết công việc đạt hiệu quả, đúng mục đích.
Căn cứ để xác định tên loại văn bản:
+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan.
+ Nội dung của văn bản cần giải quyết
+ Mục đích, yêu cầu ra văn bản
+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng.
+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn.
Có 3 loai thu thập thông tin cần thu thập: thông tin tiến bộ và thông tin nguyên tác và thông tin thức tế.
+ Cơ sở thu thập: căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích giải quyết công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản.
+ Nội dung công việc: dựa vào thong tin thu thập được do vậy đòi hỏi thong tin thu thập được phải nhiều và chính xác Có như vậy thì văn bản ban hành ra mới có tính khả thi, đáp ứng được yêu cầu của vấn đề đặt ra.
Phương pháp viết văn bản: viết bằng tay và đánh máy vi tính.
Thể thức văn bản theo hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ ban hành.
Sau khi văn bản được duyệt người soạn thảo phải đọc lại văn bản lần cuối để hoàn thiện về mặt thể thức và chuyên văn thư để ghi số ngày tháng năm, soát lại văn bản, trình ký và phát hành văn bản.
* Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản.
- Chủ tịch UBND là người có quyền ký và ban hành văn bản quan trọng có liên quan đến nhiều lĩnh vực, các báo cáo tại các buổi họp
- Chủ tịch ban hành các văn bản như: nghị quyết, nghị định, báo cáo, kết quả, chỉ thị, kế hoạch
- Trường hợp chủ tịch đi vắng thì phó chủ tich ủy quyền ký thay vào các văn bản trên.
Nhìn chung UBND xã Tả Ván đã thực hiện đúng quy định của Nhà nước về trật tự thủ tục ban hành cũng như thẩm quyền ban hành văn bản, để đảm bảo giá trị pháp lý cũng như hiệu lực khi cơ quan ban hành.
Quản lý văn bản đi – đến
3.2.1 Quản lý văn bản đi
Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều phải đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi Trình tự quản lý văn bản đi của UBND xã Tả Ván đã tuân thủ theo các quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc : văn thư đóng dấu sau khi đăng ký và làm thủ tục gửi đi Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản được đánh máy đúng quy định, đúng thể thức và căn cứ pháp lý.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo nguyên tắc : tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo đúng quy trình của Nhà nước quy định Quy trình quản lý văn bản đi được tiến hành như sau:
Quy trình quản lý văn bản đi được tiến hành như sau:
Soạn thảo văn bản: Đây là công đoạn được do cán bộ chuyên môn phụ trách dự thảo sau đó trình ký thủ trưởng xem xét cho ý kiến đưa văn thư đánh máy : sau khi văn bản đã được soạn thảo và in ấn xong thì trình cho thủ trưởng ký trước khi ban hành. Thông thường việc trình ký văn bản do cán bộ văn thư làm trước khi trình lên thủ trưởng cơ quan xem xét và trình duyệt thì người dự thảo văn bản có trách nhiệm đọc soát lại lần cuối để kịp thời điều chỉnh trước khi có ý kiến chính thức.
Vì thời gian thực tập ngắn nên các loại văn mật của cơ quan không có nên thủ tục trình ký văn bản mật em chưa được tiếp xúc. Đối với các loại văn bản phức tạp khi trình ký phải có các văn bản giấy tờ liên quan kèm theo để lãnh đạo thẩm tra lại nội dung văn bản trước khi trình ký.
Ghi số, ký hiệu ngày tháng năm văn bản: Đây là một trong những khâu quan trọng giúp cho việc đăng ký, phân loại, sắp xếp văn bản trong hồ sơ và phục vụ cho việc tra tìm được nhanh chóng chính xác kịp thời
Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật, số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong 1 năm và năm ban hành của văn bản đó Số ký hiệu được ghi bằng chữ số ả-rập, bắt đầu bằng 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 30 tháng 12 hàng năm, năm ban hành ghi đầy đủ số
Số, ký hiệu của văn bản hành chính
Số của van bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do HĐND và UBND ban hành trong 1 năm tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, HĐND và UBND quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản Số của văn bản được ghi bằng chữ số ả-rập, bắt đầu bằng 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu của văn bản hành chính
+ Ký hiệu của Quyết định(cá biệt), chỉ thị(cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan tổ chức ban hành VD: chỉ thị của UBND xã Tả Ván, được ký hiệu như sau: Số: /CT-UBND.
+ Ký hiệu của công văn bao gồm tên viết tắt tên cơ quan tổ chức và tên viết tắt đơn vị soạn thảo ví dụ: Công văn do UBND xã Tả Ván, do bộ phận văn phòng soạn thảo thì kí hiệu như sau: Số: /UBND-VP
Ghi ngày tháng văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính là ngày tháng năm văn bản được ký ban hành, phải được viết đầy đủ, các số chỉ ngày, tháng , năm dùng chữ số ả-rập, đối với những số chỉ nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải thêm số 0 ở trước. Đóng dấu văn bản đi.
Các cơ quan sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa cơ quan, các tổ chức và công dân
Dấu cơ quan có nhiều loại như: Dấu cơ quan, dấu họ tên , dấu chức danh, Trước khi đóng dấu cán bộ văn thư xem xét lại toàn bộ thể thức , kiểm tra xem xét chữ ký có đúng không có hợp lệ không nếu đúng thì mới đóng dấu còn trường họp không đúng với quy định thì đề nghị xem lại.
Dấu được đóng lên 1/3 chữ ký về phía bên trái Đóng dấu đẹp rõ ràng không bị tẩy dấu, đẹp, rõ rang Đăng ký văn bản đi.
Tất cả các loại văn bản do HĐND và UBND ban hành ra và gửi đi phải được đăng ký, mục đích của việc đăng ký là nhằm quản lý văn bản đi tránh mất mát, thất lạc phục vụ cho việc điều tra tìm khi cần thiết. Đăng ký văn bản là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức Đăng ký truyền thống và đăng ký bằng máy vi tính.
Số lượng văn bản đi ban hành hàng ngày không phải là nhiều với nhiều tên loại khác nhau cán bộ văn thư đã tiến hành đăng ký đối với từng loại văn bản nhưng đăng ký vào chung một quyển sổ mà chia ra từng phần giúp cho việc tra tìm và quản lý được dễ dàng.
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
Nhận xét về công tác văn thư của UBND xã Tả Ván
Tại UBND xã Tả Ván, tuy không thành lập bộ phận Văn thư và Lưu trữ riêng nhưng công tác Lưu trữ luôn được quan tâm và chú trọng Các nội dung và công tác Lưu trữ, cũng như các quy trình và công tác này được thực hiện đúng quy trình theo quy định của Nhà nước Tại đây xã cũng đã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, các quy trình về công tác bảo quản tài liệu được thực hiện tốt trong khi chưa có kho để bảo quản tài liệu lưu trữ, việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào cơ quan cũng được các phòng ban thực hiện theo đúng quy định điều đó giúp cho việc thu thập bổ sung những tài liệu còn thiếu được nhanh chóng thuận tiện hơn, UBND xã Tả Ván cũng đã có phương tiện thống kê và công cụ tra tìm tài liệu đó là mục lục hồ sơ giúp cho việc tra tìm cũng như tập hợp tài liệu được nhanh chóng. b) Hạn chế và nguyên nhân
Trong những năm qua, công tác quản lý nhà nước về lưu trữ có một số bất cập và hạn chế như : Một số quy định của các văn bản cấp trên khó thực hiện và chưa rõ về hệ thống tổ chức xã chưa có biên chế làm công tác lưu trữ trong khi đó luật Lưu trữ quy định lưu trữ cấp xã là lưu trữ cố định, toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã được lưu trữ tại Văn phòng UBND xã UBND xã Tả Ván là đơn vị hành chính cấp cơ sở, đơn vị hành chính cấp nhỏ nhất trong hệ thống các cơ quan hành chính Nhà nước chỉ có quan hệ trực tiếp, chủ yếu với cấp huyện và ở cấp xã nên số lượng tài liệu sản sinh ra hàng năm không nhiều vì vậy số lượng tài liệu nộp lưu trữ không đáng kể
Tuy nhiên các phòng ban đã ý thức được việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan sau khi công việc kết thúc trong vòng một năm, nhưng thực tế cho thấy còn một số phòng ban không coi trọng việc giao nộp đó, việc giao nộp còn chậm trễ thậm chí còn quên việc đó và không hoàn thành việc giao nộp Quá trình thu thập tài liệu còn có sự lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ, vì vậy còn thất lạc nhiều tài liệu có giá trị Tại UBND xã Tả Ván chưa có kho lưu trữ riêng nên tài liệu lưu trữ hiện nay còn để phân tán Các trang thiết bị chưa đầy đủ dẫn đến việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ là không có chủ yếu bảo quản tài liệu bằng phương pháp thô sơ, do nguồn tài liệu ít giá trị không được cao cho nên không tổ chức hết được các hình thức khai thác sử dụng tài liệu như: triển lãm, công bố, tổ chức cho độc giả tại tới khai thác sử dụng tại phòng đọc mà chủ yếu là muợn tài liệu để nghiên cứu.
Kiến nghị
a) Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định
Rà soát, sửa đổi, bổ sung để hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, quy chế thực hiện công tác văn thư lưu trữ;
Nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn bản đảm bảo các quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; ngoài thể thức, những quy định của soạn thảo văn bản, cần lưu ý thẩm quyền ban hành các văn bản, nơi nhận của văn bản. b) Đầu tư nguồn lực
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ
- Bố trí kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan theo quy định
- Tham gia các đợt tập huấn về công tác văn thư lưu trữ của Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh. c) Chuẩn hóa các nghiệp vụ
- Cán bộ làm công tác Văn thư cần chuẩn hóa hơn nữa các nghiệp vụ về văn thư từ khâu phân loại, tiếp nhận, quản lý các văn bản đi và đến, rồi xử lý tiêu hủy tài liệu…