Giống nhau: - Liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau trong hoạt động của con người: kinh tế,chính trị,...- Đều phải nắm vững khoa học quản lý để thực hiện các công việc như xác định hướn
Khái niệm lãnh đạo: là việc định ra đường lối, chính sách, chủ trương , mục đích, tính chất, nguyên tắc hoạt động của một hệ thống nào đó trong các điều kiện môi trường nhất định Lãnh đạo là quá trình định hướng dài hạn cho một chuỗi các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý/ khách thể quản lý.
Khái niệm quản lý: là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để đạt tới mục đích của người quản lý, phù hợp với quy luật khách quan Thực chất của công tác quản lý là tổ chức và điều khiển, theo dõi các hoạt động theo những yêu cầu nhất định
- Liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau trong hoạt động của con người: kinh tế, chính trị,
- Đều phải nắm vững khoa học quản lý để thực hiện các công việc như xác định hướng đi, mục đích, quy tắc dùng người,
- Đều hướng dẫn, giám sát, chỉ đạo các công việc nhằm đạt được mục đích nhất định.
- Lãnh đạo và quản lý đều có vai trò quan trọng đặc biệt trong đời sống xã hội con người, gắn với quan hệ giữa người với người, giữa chủ thể với khách thể Mục đích của nó là tạo ra sự tập trung thống nhất, phát huy tối đa khả năng của tổ chức, đơn vị, tập thể; thống nhất ý chí và các nguồn.
- Là quá trình thông tin, trao đổi thông tin nhiều chiều
- Luôn thích nghi được với mọi sự thay đổi bên trong và bên ngoài
Chức năng: Lãnh đạo gồm có: định hướng mục tiêu, chiến lược lâu dài; điều hòa phối hợp các mối quan hệ và động viên thuyết phục con người.
Lãnh đạo là người đưa ra ý tưởng.
Dẫn đường, dẫn lối cho các hoạt động bằng cách tạo ra các đường lối, chủ trương, mô hình Sau đó tổ chức, động viên các cá thể trong tổ chức nhằm thực hiện các mục tiêu đã xác định trước Có thể nói nhà lãnh đạo là người cải tiến.
Lãnh đạo luôn phải có tầm nhìn xa trông rộng, đưa ra các phương châm, kế
Chức năng: Xây dựng các kế hoạch; sắp xếp tổ chức; chỉ đạo và kiểm soát tiến trình hoạt động.
Quản lý là người thực thi ý tưởng.
Tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu, thể chế, quy tắc và mô hình nhất định đã định trước Có thể nói nhà quản lý chính là người trong nom
Quản lý chủ yếu tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn, duy trì những gì đã được thiết lập và tổ chức triển khai vận hành các mục tiêu mới, tác động trực tiếp đến các hoạt động. hoạch, chiến lược mang tầm vĩ mô
Người lãnh đạo là người hướng đến cái mới Vì họ là người đề ra kế hoạch nên dựa vào tình hình cụ thể họ có thể thay đổi kế hoạch theo ý muốn Lãnh đạo luôn tập trung vào sự phát triển nên họ luôn thay đổi để tìm ra phương pháp tối ưu nhất
Lãnh đạo tập trung vào yếu tố con người, sự gắn kết giữa các cá thể Luôn là người củng cố niềm tin cho cấp dưới
Thường xuyên khích lệ, ủng hộ, sử dụng các nghệ thuật trong khoa học quản lý để tác động đến trí óc và trái tim của cấp dưới.
Quản lý là người hướng đến sự ổn định Quản lý luôn tập trung vào sự duy trì, đảm bảo và kiểm soát gắt gao các hoạt động, nguồn lực và nhân lực luôn thực hiện đúng tiến độ trong từng thời kỳ, đúng kế hoạch đã đề ra
Quản lý là người tổ chức thực hiện nên họ tập trung vào các hoạt động của công việc Thường sử dụng các biện pháp áp đặt, bắt buộc, kiểm soát chặt chẽ để nhân viên có thể phát huy tốt nhất, thực hiện đúng mục tiêu đã đề ra
Câu 2: Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, người lãnh đạo thường là nhà quản lý? Tại sao trong các doanh nghiệp nên tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý? Ở Việt Nam có nhiều trường hợp người lãnh đạo thường là nhà quản lý Ví dụ: bộ trưởng kiêm bí thư ban cán sự đảng của bộ, vụ trưởng kiêm bí thư chi bộ, tổng giám đốc kiêm bí thư đảng ủy của một doanh nghiệp nhà nước, bí thư tỉnh kiêm chủ tịch ủy ban nhân nhân tỉnh, Có tình trạng hợp nhất thể hóa (hai trong một) này vì: Điều đó giúp giảm tình trạng xung đột, bất đồng ý kiến Nhân gian có câu: “9 người 10 ý”, không thể tránh khỏi tình trạng xung đột trong quá trình quản lý, cách giải quyết vấn đề và nhất là vấn đề nhân sự Khi người lãnh đạo và người quản lý có vai trò ngang nhau rất dễ dẫn đến tình trạng 2 bên xung đột ý kiến không ai nhường ai. Nếu người lãnh đạo kiêm người quản lý đưa ra quyết định thì đó là quyết định có giá trị cao nhất, ý kiến của những người khác thường chỉ có vai trò góp ý hoặc bổ sung chứ không có quyền bác bỏ nó.
Số lượng công việc ngày một nhiều buộc thời gian giải quyết công việc phải rút ngắn lại Vì vậy việc 1 cá nhân ra quyết định mà không cần thông qua trung gian sẽ giảm được nhiều thời gian hội ý, thảo luật, Trong nhiều trường hợp, buộc người lãnh đạo phải đưa ra quyết định gấp rút mặc dù có thể chưa đầy đủ thông tin Khi một cá nhân là người lãnh đạo kiêm quản lý sẽ giúp đưa ra quyết định một cách nhanh chóng, công việc đạt hiệu quả cao
Nhà lãnh đạo là người đưa ra các kế hoạch, quyết định một cách vĩ mô, tuy nhiên, người quản lý là người trực tiếp tham gia vào các hoạt động giám sát công việc Vì vậy khi người lãnh đạo kiêm quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc một cách chính xác nhất Đồng thời việc nhà lãnh đạo kiêm nhà quản lý trực tiếp giám sát công việc nên họ có thể căn cứ vào tình hình thực tế để điều chỉnh nhằm thu được lợi ích tối ưu nhất Nên có sự tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý vì:
Do cách thức tác động của hoạt động lãnh đạo và quản lý khác nhau nên có thể hiệu quả công việc sẽ khác nhau Nhà lãnh đạo khuyến khích, động viên, quan tâm tới mọi người Trong khi đó, nhà quản lý lại quản lý công việc bằng phương pháp cưỡng chế, ép buộc Vì vậy khi người quản lý kiêm người lãnh đạo họ sẽ gặp khó khăn trong việc lựa chọn cách cư xử trên cương vị này hay cương vị kia Một nhà lãnh đạo không thể cứng rắn, bắt buộc cấp dưới Một nhà quản lý cũng không thể mềm mỏng, lắng nghe và thấu hiểu nhân viên Ví dụ, thủ trưởng cơ quan nếu đồng thời là bí thư đảng ủy, thì vừa là người lãnh đạo, vừa là người quản lý Nhà quản lý cần dùng phương pháp mệnh lệnh để thuộc cấp thực hành công việc của cơ quan Nhà lãnh đạo cần phải áp dụng phương pháp thuyết phục, truyền cảm hứng, động viên, khích lệ để thuộc cấp thực hành công việc của cơ quan.
Một nhà lãnh đạo kiêm nhà quản lý có ưu điểm là rút ngắn thời gian ra quyết định giải quyết công việc Nhưng đây cũng là một trong những hạn chế Bởi vì khi đưa ra quyết định vội vàng rất dễ dẫn đến sai lầm Nhất là ở cấp cao, một quyết định sẽ có ảnh hưởng rất lớn Việc phân chia lãnh đạo, quản lý thành 2 cá thể riêng biệt là biện pháp để khắc phục hạn chế này Hai nhà quản lý và nhà lãnh đạo sẽ có sự “kìm chế” lẫn nhau, họ sẽ phải bàn bạc, thảo luận với nhau khi đưa ra quyết định, từ đó cũng hạn chế mức độ rủi ro của các quyết định.
Chia người lãnh đạo và người quản lý thành 2 người khác nhau sẽ tránh tình trạng tập trung quyền lực vào tay 1 người Độc quyền có ưu điểm là giải quyết công việc nhanh chóng, giảm chi phí hành chính phục vụ, Tuy nhiên lại có nhược điểm là dễ dẫn đến tình trạng độc đoán, chuyên quyền và lạm quyền Từ đó dễ gây ra các hậu quả như giảm tinh thần đoàn kết của nhân viên với sếp, kìm hãm sự sáng tạo cũng như phát triển của nhân viên
Câu 3: Người làm công tác lãnh đạo, quản lý phải thực hiện những chức năng nào trong hệ thống quản lý của mình?
Chức năng dự báo, dự đoán :
Hệ thần kinh là một hệ cơ quan phân hóa cao nhất trong cơ thể người Chúng đóng vai trò quan trọng trong quá trình điều khiển, điều hòa và phối hợp các hoạt động của tất cả cơ quan, hệ cơ quan khiến cơ thể trở thành một khối thống nhất Và thông tin trong hệ thống quản lý cũng tương tự như vậy, thông tin gắn liền với hệ thống quản lý, là nguồn tài nguyên đặc biệt, là cơ sở của giai đoạn chuyển giao kiến thức, được trọng dụng như một loại công cụ quản lý xã hội và điều hành nền kinh tế hiện đại
Thông tin tồn tại đa dạng trong xã hội loài người, tùy theo quan niệm mà có các cách tiếp cận khác nhau:
Theo Từ điển tiếng Việt, thông tin là “truyền tin, báo tin cho người khác biết (động từ) , điều hoặc tin được truyền đi cho biết, sự truyền đạt, sự phản ánh tri thức dưới nhiều hình thức khác nhau, cho biết về thế giới xung quanh (danh từ)”
Theo quan điểm Triết học Mác – Lênin, thông tin là sự phản ánh của thế giới vật chất bằng các phương tiện tác động lên giác quan của con người như ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh, âm thanh,…
Theo quan điểm Lý thuyết thông tin, thông tin là sự loại trừ tính bất định của hiện tượng ngẫu nhiên Thông tin phản ánh cái xác định, trật tự trong các mối quan hệ của các sự vật và hiện tượng.
Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý là loại thông tin đã trải qua quá trình xử lý của đội ngũ chuyên viên văn phòng Các số liệu, dữ kiện, tin tức được thu thập từ bên trong lẫn bên ngoài cơ quan, tổ chức (gọi chung là dữ liệu thô, thông tin thô) được mã hóa, sắp xếp, diễn giải theo những cách thức nhất định bằng phương pháp nhất định để phục vụ nhà lãnh đạo, quản lý trong từng tình huống, ngữ cảnh cụ thể:
1 Thông tin cung cấp tin tức để ra quyết định quản lý.
Thông tin là cơ sở để nhà lãnh đạo, quản lý nhìn nhận vấn đề để xây dựng kế hoạch và ra quyết định Việc nắm bắt, khai thác và sử dụng thông tin một cách khoa học, chính xác, đầy đủ sẽ giúp người lãnh đạo, quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn, đạt hiệu quả cao Thông tin được thu thập qua các kênh: báo cáo, các phương tiện thông tin, hội họp, phản ánh của cùng cấp và của cấp dưới và cả những kênh thông tin không chính thức, chủ quan như các dư luận xã hội, các tin đồn, bài báo cần những người lãnh đạo, quản lý tổng hợp và phân tích một cách sáng suốt và chính xác nhằm ban hành các quyết định tối ưu Vì quá trình ra quyết định bị ảnh hưởng rất nhiều bởi các yếu tố vi mô và vĩ mô.
Ví dụ: Ngày 26/11/2020, theo nguồn tin của BBC news Tiếng Việt, Viện kiểm sát nhân dân tối cao đã ban hành cáo trạng truy tố bị can Nguyễn Đức Chung trong vụ án
"chiếm đoạt tài liệu bí mật nhà nước" và “vi phạm quy định về quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước gây thất thoát, lãnh phí” xảy ra tại Hà Nội Để có thể ban hành quyết định truy tố này, cơ quan An ninh điều tra của Bộ Công an đã thu thập thông tin từ nhiều nguồn nhưng chủ yếu là điện thoại qua ứng dụng phần mềm viber, chuyển trực tiếp file ảnh Từ đó có những chứng cứ xác đáng để kết luận
2 Thông tin được truyền đi như một thông điệp để thực hiện quyết định.
Các hình thức truyền tin rất phong phú, tồn tại dưới nhiều dạng thức như: lời nói, văn bản,biểu đồ, ký hiệu, phương tiện điện tử, Tùy thuộc vào tính chất của hoạt động, thời gian và đối tượng mà nhà lãnh đạo, quản lý sẽ có những hình thức truyền tin phù hợp Để truyền tải những thông điệp, nhà lãnh đạo sẽ ra một quyết định phù hợp với tình hình và sẽ được đưa xuống để cấp dưới thực hiện.
Ví dụ: Câu lạc bộ B muốn tổ chức một sự kiện online nhằm kỉ niệm ngày lễ Quốc Khánh ngày 2 tháng 9 Lúc này, chủ nhiệm câu lạc bộ sẽ thu thập thông tin về hoàn cảnh khách quan (thời gian, số lượng tham dự, nền tảng ứng dụng tổ chức,…) rồi từ đó ban hành một văn bản kế hoạch chi tiết Văn bản này được truyền tới các cấp thấp hơn như ban truyền thông, ban hậu cần, ban đối ngoại, ban nhân sự, để cụ thể hóa kế hoạch này phù hợp với từng ban Tùy thuộc vào trưởng các ban mà thông tin về sự kiện này được lan truyền đi dưới nhiều dạng khác nhau như email, thư mời, tin nhắn thoại, tin nhắn chữ, truyền miệng Như vậy, các thông tin được biết đến rộng rãi để thực hiện quyết định ban đầu của trưởng câu lạc bộ
3 Thông tin có mặt và tác động đến tất cả các khâu của quá trình quản lý
Trong quản lý, thông tin là hình thức liên hệ qua lại, tác động qua lại đặc thù giữa các yếu tố của hệ thống cũng như giữa hệ thống với môi trường, hoàn cảnh xung quanh Trích từ giáo trìnhh “Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý” của Nhà xuất bản Đại học Quốc gia TP HCM năm 2016 của PGS TSKH Bùi Loan Thùy nêu 8 chức năng quản lý bao gồm: Dự đoán/dự báo, Hoạch định, Tổ Chức, Điều khiển, Động viên, Kiểm tra, Điều chỉnh và Đánh giá Có thể thấy được thông tin là yếu tố cốt lõi xuất hiện dàn trải trong 8 chức năng quản lý này, giúp duy trì sự thống nhất hành động của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Ví dụ: N muốn mở một cửa hàng bán quần áo, trước tiên N cần thăm dò rằng liệu người dân ở địa phương này có chuộng mua quần áo không, nếu có thì chủ yếu là mặt hàng nào, có nhiều cửa hàng gần đây cạnh tranh không N đi thu thập thông tin bằng cách quan sát con đường này có nhiều người dân tập trung vào buổi đêm không, các cửa hàng vận hành như nào, phân khúc khách hàng, đối tượng nhắm đến là những ai
Từ những dữ liệu trên, N bắt đầu xây dựng chiến lược kinh doanh nhờ những thông tin đáng giá được đúc kết từ các cuộc thăm dò, quan sát, phân tích Và dựa trên nguồn tài nguyên về nhân lực, ngân sách của bản thân, N điều chỉnh và sửa đổi nhưng điểm còn bất cập.
4 Thông tin vừa là đối tượng vừa là sản phẩm của hoạt động lãnh đạo, quản lý.
Sau mỗi chức năng quản lý, có một hoặc một loạt các thông tin được sản sinh ra Loại thông tin này đã được xử lý ở nhiều khâu, nhiều cấp do đó chúng có thể là thông tin đầu vào của quá trình này, đồng thời, cũng là thông tin đầu ra (sản phẩm thông tin) của một quá trình khác Với cách tiếp cận khác, thông tin vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm.
Ví dụ: Công ty ABC đang tuyển dụng nhân sự mới, lúc này trưởng phòng nhân sự sẽ phân công các thành viên thu thập các thông tin như tổng số nhân viên hiện tại, số lượng nhân viên từng bộ phận, phòng ban nào cần tuyển thêm/sa thải, thị trường nhân lực tại thời điểm bấy giờ,… Các thông tin này là “nguyên liệu” để nhà lãnh đạo, quản lý xem xét ra quyết định Sau khi đánh giá tình hình tổng quan, quyết định này sẽ được thông qua và bộ phận nhân sự bắt đầu đăng các bài tuyển dụng trên website, báo chí, mạng xã hội Lúc này thông tin chính là “sản phẩm” của hoạt động quản lý
Hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý có ý nghĩa quan trọng trong việc ra quyết định quản lý:
Quyết định quản lý chính là sản phẩm của thông tin, bởi vậy hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc ra quyết định quản lý.
Chất lượng quyết định quản lý phụ thuộc rất nhiều vào số lượng và chất lượng thông tin về đối tượng quản lý.
Thông tin được truyền đi như các thông điệp để thực hiện các quyết định của lãnh đạo, quản lý, ví dụ như cung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, có chất lượng cao, tạo cơ sở cho việc định hướng, giúp các cấp lãnh đạo, quản lý có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian và sức lực, từ đó có cái nhìn tổng quan, trực diện hơn và ban hành các quyết định một cách kịp thời, xác đáng, đúng đắn, có hiệu quả, tránh được nguy cơ ra quyết định sai lầm, đáp ứng yêu cầu của cả hệ thống quản lý, giải quyết tốt các nhiệm vụ trọng tâm trên mọi lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Nếu không có đầy đủ thông tin, hoặc thông tin không chính xác, không kịp thời thì mọi chính sách, quyết định của lãnh đạo, quản lý cũng chỉ dừng lại ở mức độ chung chung, hoặc xa rời thực tế cuộc sống, thiếu tính thuyết phục và không mang lại kết quả như mong muốn.
Hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý có ý nghĩa quan trọng đối với việc ra quyết định quản lý, nguyên nhân (tại sao):
Các nguyên nhân chính của sự quan trọng này bao gồm:
Một là, trong lĩnh vực ra quyết định quản lý
Nhà lãnh đạo, quản lý liên tục phải ra quyết định cho mọi vấn đề mà họ đảm nhiệm, mỗi một nhiệm vụ đều bao hàm trong nó một đặc thù cụ thể và vận động không ngừng trước khi nhà quản lý ra quyết định Nhà quản lý phải tổng hợp được các vấn đề đó để quyết định phù hợp với sự vận động khách quan đó, bởi đây là một công việc rất quan trọng đối với tổ chức đòi hỏi cần thu thập chi tiết cụ thể lượng thông tin cần thiết.
Hai là, thông tin trong hoạt động hoạch định, tổ chức của nhà quản lý.
Hoạt động hoạch định và tổ chức của nhà quản lý chịu tác động rất nhiều vào lượng thông tin thu được, các thông tin về nội bộ, bên ngoài thuộc yếu tố vĩ mô, vi mô, quốc tế sẽ làm thay đổi tình hình nội bộ của tổ chức trong chu kỳ hoạch định sự phát triển Trong quá trình này, thông tin góp phần quan trọng trong việc giúp nhà quản lý nhận diện rõ vấn đề phát triển tiềm năng của tổ chức có đi theo hướng vận động thực tế khách quan không Nói cách khác thông tin giúp nhà quản lý trong hoạt động hoạch định và tổ chức nhận thức vấn đề đang tư duy hoạch định, tổ chức là phù hợp hay không Bên cạnh đó, thông tin giúp cung cấp cơ sở dữ liệu các cấp, các loại môi trường để tiến hành hoạch định, tổ chức được sát với định hướng phát triển của nhà quản lý, của tổ chức; thông tin giúp nhà quản lý lập các kế hoạch, hoạch định và phát triển tổ chức trên nhiều góc độ, thể hiện nhiều phương án, lựa chọn phương án tối ưu nhất cho mình.
Ba là, thông tin giúp cho nhà quản lý thực hiện hoạt động lãnh đạo, điều hành và kiểm soát tổ chức được tốt hơn.
Trong hoạt động quản lý tổ chức tùy vào phân nhiệm quản lý, các nhà quản lý luôn phải tìm kiếm thông tin để giải quyết các vấn đề được phân công Các vấn đề không thể giải quyết chủ quan về tư duy, suy nghĩ, phán đoán của lãnh đạo quản lý mà các vấn đề đó tồn tại ở đối tượng chịu tác động quản lý Bản thân mỗi nhà quản lý khi tổ chức lãnh đạo cần một lượng thông tin rất lớn của đối tượng này để giải quyết vấn đề mà được phân nhiệm lãnh đạo, quản lý Nói một cách chung nhất, thông tin trong lãnh đạo giúp nhà quản lý giải quyết các vấn đề thuộc nội dung thẩm quyền được giao tốt hơn, để thực hiện tốt người lãnh đạo phải có đủ lượng thông tin về các vấn đề như: thông tin về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy, thông tin về đặc điểm của công việc, của người lao động, tâm tư nguyện vọng từ đó có biện pháp quản lý cho phù hợp.
Ví dụ về việc cập nhật thông tin thị trường và xu hướng tiêu dùng của khách hàng cho công ty thời trang nổi tiếng Thông tin này cung cấp cho họ những kiến thức cần thiết để đưa ra các mẫu mã thiết mới theo từng mùa, từng năm Muốn vậy thì phải cung cấp chất liệu mà đa số khách hàng ưa thích, xác định nhu cầu thị trường, tạo ra sản phẩm và dịch vụ mới như là mời người nổi tiếng về làm mẫu cho nhãn hiệu của họ, giảm chi phí sản xuất và tăng doanh thu Nếu thông tin không được cập nhật thường xuyên, công ty có thể mất cơ hội để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nâng cao lợi nhuận của mình Do đó, hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý là rất quan trọng trong việc đưa ra các quyết định
Câu 2: Nguyên nhân dẫn đến các quyết định quản lý sai lầm liên quan đến thông tin? Để giảm các quyết định quản lý sai lầm, nhà quản trị phải làm gì dưới gốc độ thông tin? Lấy ví dụ minh họa.
Nguyên nhân dẫn đến các quyết định quản lý sai lầm liên quan đến thông tin
Nguyên nhân khách quan: (nguyên nhân chủ yếu nhất)
Do cấp dưới không đảm bảo 11 yêu cầu phục vụ thông tin lãnh đảo, quản lý dễ làm lãnh đạo, quản lý dẫn tới quyết định sai lầm.
Do hệ thống cung cấp thông tin lãnh đạo quản lý chưa bảo đảm tính khoa học và hợp lí, ví dụ như thiếu cơ sở vật chất, trang thiết bị thông tin còn thiếu tính khoa học, hiện đại.
Mắc bệnh “thành tích” do cấp dưới gây ra, họ chạy theo lợi nhuận kinh tế, làm cho lãnh đạo đánh giá sai tình hình, từ đó dẫn tới các quyết định sai lầm.
Ví dụ : Công ty quản lý tin tức đăng tải một bài báo sai lệch mà nhân viên không thực hiện đầy đủ các bước kiểm tra và xác thực thông tin Điều này có thể dẫn đến quyết định quản lý sai lầm, như tác giả bị kiện vì vi phạm quyền tác giả hoặc doanh nghiệp phải đối mặt với sự phản đối của khách hàng vì tin tức đăng tải không chính xác.
Biện pháp khắc phục nguyên nhân khách quan: Đào tạo đội ngũ chuyên viên phục vụ tin cậy, trung thành, có trình độ và năng lực giỏi để thiết kế, cung cấp hệ thống thông tin một cách đầy đủ, chính xác, tối ưu, kịp thời, có ích, chú trọng đội ngũ văn thư - lưu trữ bởi vì họ vừa cung cấp được thông tin hiện tại và quá khứ.
Cải tiến qui trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo, quản lý.
Khi một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phát triển với quy mô ngày càng lớn sẽ dẫn tới sự gia tăng nhanh chóng khối lượng thông tin cần xử lý cũng như gia tăng các dòng tin qua lại trong nội bộ với bên ngoài Để giải quyết vấn đề này, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều chọn giải pháp tự động hóa quá trình thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý Từ đó giúp cho quá trình thu thập, xử lý, truyền thông tin trở nên nhanh chóng, kịp thời, giúp cho nhà lãnh đạo cũng như nhân viên của mình cập nhật thông tin mới một cách tốt nhất. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, thúc đẩy nhanh hệ thống cung cấp thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ số trong thời đại 4.0 hiện nay.
Nguyên nhân chủ quan: Do năng lực thông tin của lãnh đạo, quản lý kém
- Nhà lãnh đạo, quản lý đặt lợi ích cá nhân lên cao.
- Nhà quản trị quá phụ thuộc vào hệ thống thông tin do cấp dưới cung cấp.
- Năng lực xử lý thông tin, trình độ của nhà quản trị thấp, hạn chế so với thông tin.
- Nhà quản trị có trình độ nhận thức kém hoặc kinh nghiệm còn ít nên không nhìn ra vấn đề hoặc không nhìn nhận vấn đề ở nhiều góc độ khác nhau.
- Nhà quản trị có tính bảo thủ, tự ra quyết định mà không biết quan sát, lắng nghe, trao đổi với các nhân viên, cộng sự,
- Nhà quản trị nhìn nhận, đánh giá vấn đề một cách chủ quan.
Ví dụ minh họa: Sự tùy tiện trong việc lựa chọn thông tin, các quản lý có thể chủ quan trong việc lựa chọn thông tin và chỉ tập trung vào những thông tin ủng hộ quan điểm của mình Điều này có thể dẫn đến việc bỏ qua những thông tin khác có liên quan đến quyết định.
Biện pháp khắc phục nguyên nhân chủ quan:
Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các phương tiện, phương pháp, công cụ, tổ chức và con người có liên quan chặt chẽ với nhau nhằm bảo đảm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết giúp người quản lý ra các quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý có thể được xây dựng ở các mức độ khác nhau Tuy nhiên, ở dạng tổng quát hệ thống thông tin quản lý được thể hiện theo sơ đồ sau:
Nhìn về khía cạnh công nghệ, đây là một hệ thống gồm các thiết bị (phần cứng, phần mềm, ), con người (cán bộ chuyên môn về thông tin, nhà quản lý ), dữ liệu, các thông tin, các thủ tục lý ra quyết định quản lý/tố chức nhằm cung cấp thông tin cho cán bộ lãnh đạo, quản lý ra quyết định.
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý chủ yếu là giúp cung cấp thông tin hữu ích để hỗ trợ quá trình quản lý và ra quyết định Để đạt được điều này, con người đóng vai trò chủ đạo trong việc xác định yêu cầu, nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức, đồng thời sử dụng công nghệ để giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.
Con người là yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống thông tin quản lý Công nghệ chỉ là một công cụ hỗ trợ, còn con người phải làm chủ công nghệ và sử dụng nó một cách hiệu quả Tổ chức hệ thống thông tin quản lý cần phải đảm bảo rằng con người đã qua đào tạo và có đủ kỹ năng để sử dụng các công nghệ và công cụ quản lý thông tin.
Trong quá trình tổ chức và ra quyết định, hệ thống thông tin quản lý chịu trách nhiệm thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau, lưu trữ và xử lý thông tin an toàn, phân tích và đánh giá thông tin có ý nghĩa, cung cấp thông tin đến người quản lý và hỗ trợ họ trong việc đưa ra quyết định dựa trên thông tin được cung cấp.
Trong hệ thống thông tin quản lý có ba bộ phận rất quan trọng: dữ liệu - thông tin, quy trình quản lý và nhà quản lý Dữ liệu là đầu vào, các thông tin là đầu ra Để có thể xử lý được dữ liệu và cung cấp thông tin tốt (thích hợp, kịp thời, chính xác) cho cán bộ lãnh đạo, quản lý ra quyết định, cần phải dựa trên quá trình quản lý và tổ chức Trong hệ thống này, cán bộ lãnh đạo, quản lý giữ vai trò tích cực vì họ là người đặt ra các yêu cầu để các chuyên gia tin học thiết kế một hệ thống cho mình vì chính họ là người nắm được quá trình quản lý rõ nhất.
Hệ thống thông tin quản lý áp dụng cho các cấp độ khác nhau: một cá nhân, một tổ chức, một ngành, một quốc gia Xây dựng hệ thống thông tin quản lý chính là xây dựng kết cấu hạ tầng thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý
Trong thực tế, bảo đảm thông tin quản lý là một quá trình liên tục gồm nhiều khâu:
Xác định yêu cầu thông tin: yêu cầu thông tin được xác định xuất phát từ mục tiêu quản lý trong từng giai đoạn cụ thể Việc xác định yêu cầu thông tin phải dự tính trước được lượng thông tin cần thiết trước khi ra quyết định quản lý
Tổ chức thu thập thông tin được thực hiện bằng nhiều cách: thu thập qua các báo cáo (báo cáo định kỳ theo mẫu, hoặc báo cáo đột xuất), phương pháp điều tra (toàn diện hoặc chọn mẫu), phỏng vấn trực tiếp hoặc qua các kênh thông tin khác, qua mạng lưới chuyên gia thu thập tin theo từng vấn đề cụ thể
Tổ chức xử lý thông tin: khi khối lượng thông tin cần xử lý lớn cần thành lập các trung tâm dịch vụ thông tin tập trung được trang bị thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác quản lý
Tổ chức truyền tin qua các phương tiện khác nhau: điện thoại, fax, truyền số liệu, thư điện tử, Internet,
Việc xác định yêu cầu thông tin, tổ chức thu thập, xử lý, truyền thông tin tùy thuộc vào trình độ của nhà lãnh đạo, nhà quản lý và đặc điểm của các phương tiện kỹ thuật, phương pháp sử dụng thông tin.
Trong xã hội hiện đại, các hệ thống quản lý phải xử lý khối lượng thông tin ngày càng tăng và phức tạp Độ phức tạp của công tác lãnh đạo, quản lý cũng tăng theo mức độ phức tạp của hệ thống quản lý Do vậy, để nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý tất yếu phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý phù hợp, đủ khả năng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cơ bản của nó.
- Hệ thống thông tin quản lý (MIS) rất phổ biến trong các công ty hiện nay để hỗ trợ quyết định và quản lý hoạt động Đặc biệt là Công ty bán lẻ Amazon: Amazon sử dụng MIS mạnh mẽ để quản lý hàng tồn kho, kiểm soát đơn hàng, dự báo nhu cầu và phân tích xu hướng mua sắm của khách hàng Hệ thống này giúp Amazon ra quyết định thông minh về việc nhập hàng, đưa ra khuyến mãi và giảm giá, cải thiện hiệu quả giao hàng và đề xuất sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
- Công ty sản xuất đồ gia dụng A cần theo dõi doanh số bán hàng và lượng hàng tồn kho Hệ thống thông tin quản lý này sẽ thu thập thông tin từ bộ phận kế toán, bán hàng, và kho, xử lý và phân tích thông tin, sau đó cung cấp cho ban quản lý để giúp họ đưa ra quyết định về kế hoạch sản xuất, giảm giá, hay nhập hàng mới. Ý nghĩa, tác dụng của hệ thống thông tin quản lý