Bài Giảng Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn Asi Frontdesk ( Combo Full Slides 5 Chương )

NỘI DUNG CHƯƠNG 1.2 Ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn trong công tác lễ tân 1.1 Giới thiệu phần mềm quản lý khách sạn Lựa chọn hệ thống phần mềm quản lý khách sạn 1.3... Giới thiệu Hệ

Trang 1

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN ASI FRONTDESK

Trang 2

NỘI DUNG MÔN HỌC

Trang 4

MỤC TIÊU MÔN HỌC

Kiến th

• Kỹ năng thu thập tài liệu cho việc học

Thái độ

• Có ý thức cập nhật kiến thức liên

quan đến môn học

• Nhận thức được sự cần thiết ứng

dụng PMQLKS

4

Trang 5

• Tài liệu chính:

- Tải phần mềm tại

http://asi-frontdesk-free-edition.soft32.com/

- Hoặc http://

www.freehotelsoftware.com/hotel_software/free_hotel_software_download.htm

TÀI LIỆU THAM KHẢO

5

Trang 6

• Tài liệu tham khảo:

- TS Đoàn Liêng Diễm & Ths Nguyễn Văn

Bình (2014), Giáo trình Quản trị lễ tân

khách sạn, ĐH Tài chính – Marketing.

- Một số phần mềm: Ezee Frontdesk

NextGen, Micros Opera Property

Management System, Smile, …

TÀI LIỆU THAM KHẢO

6

Trang 7

• Nghiên cứu phần mềm trước khi đến lớp

• Chuẩn bị các tình huống có thể xảy ra khi ứng dụng phần mềm

• Mang theo laptop để thực hành

• Thực hành phần mềm trên lớp và ở nhà

• Không được vắng mặt quá 1 buổi

• Chuẩn bị bài Thuyết trình, Bản tin DL và Phản biện

YÊU CẦU

7

Trang 8

• Mỗi nhóm làm 1 bản tin du lịch, tổng hợp các tin tức về ngành nghề đang học trong thời gian qua.

• Yêu cầu các nhóm không trùng tin

• Bản tin đặc sắc, hấp dẫn, ý nghĩa

BẢN TIN DU LỊCH

8

Trang 9

Nội dung các đề tài như sau:

Trang 10

CHƯƠNG I

TỔNG QUAN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Trang 11

NỘI DUNG CHƯƠNG

1.2

Ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn trong công tác lễ tân

1.1 Giới thiệu phần mềm quản lý khách

sạn Lựa chọn hệ thống phần mềm quản lý khách sạn

1.3

Trang 12

1.1 Giới thiệu

Hệ thống quản lý khách sạn (Property management systems – PMS) là hệ thống phần mềm máy tính giúp quản lý hiệu quả các họat động trong 1 hoặc 1 chuỗi khách sạn Thay thế những công việc thủ công trên giấy cồng kềnh trước đây (theo Wikipedia).

1.1.1 Khái niệm

Trang 13

 Phần mềm quản lý khách sạn thông dụng trên

thế giới: Opera (IHG, MGM, Starwood), Fosse (Marriott), OnQ (Hilton)

 Phần mềm quản lý khách sạn thông dụng ở Việt

Nam: ASI Frontdesk, Opera, Ezee Frontdesk, Smile, …

1.1.1 Khái niệm

Trang 14

1.1.2 Chức năng cơ bản

Trang 15

 Quản lý trang thiết bị

 Quản lý tài chính của khách sạn

 Thống kê báo cáo

 Quản lý chuỗi khách sạn, …

Trang 16

Quản lý phòng khách sạn:

 Quản lý phòng, thông tin phòng.

 Quản lý giá phòng, loại phòng.

 Quản lý phòng theo lầu.

 Quản lý phòng theo trạng thái (màu sắc: đỏ xanh vàng).

Trang 17

Trang 18

Quản lý các dịch vụ khách sạn

 Quản lý thực đơn thức ăn, nước uống

 Quản lý các dịch vụ khác: minibar, giặt ủi, thuê xe, …

Trang 19

Quản lý khách hàng lưu trú

 Quản lý khách hàng và thông tin khách hàng: thông tin

cá nhân, tên tuổi, CMND…

 Cho biết những người hiện tại đang lưu trú trong

phòng, lưu trú trong khách sạn.

 Tìm kiếm nhanh chóng khách hàng.

Trang 20

 Lập phiếu tính tiền cho từng phòng khách sạn.

 Quản lý các khoản thu chi trong ngày.

 Thống kê báo cáo các khoản thu chi theo: ngày / tháng / năm.

 In ấn các thống kê báo cáo.

Trang 21

Thống kê báo cáo

 Khách hiện đang lưu trú tại khách sạn.

 Thống kê hoá đơn.

 Thống kê theo khách hàng.

 Thống kê theo sản phẩm dịch vụ.

Trang 22

Quản lý nhân viên khách sạn

 Quản lý thông tin nhân viên theo tên họ, theo mã số, địa chỉ, điện thoại.

 Quản lý theo hợp đồng làm việc, thời gian làm việc,

Trang 23

Quản lý trang thiết bị khách sạn

 Thống kê tất cả các trang thiết bị hiện có, mô tả tình trạng các trang thiết bị khách sạn.

 Lập kế hoạch bảo trì sửa chữa trang thiết bị.

Trang 25

"Ngoài các chức năng cơ bản trên, khách sạn

có thể yêu cầu thêm nhiều chức năng quản lý khác tùy theo nhu cầu, quy mô và hình thức quản lý điều hành khách sạn”

Trang 26

1.2 Lựa chọn hệ thống PMS

• Các công việc truyền thống của 1 số bộ phận được thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn và kinh tế hơn;

• Một bộ phận có thể làm nhiều công việc hơn Giúp phục

vụ khách tốt hơn và báo cáo thông tin cho Ban lãnh đạo chính xác hơn;

• Giảm bớt công tác ghi chép sổ sách;

• Mức độ tự động hóa cao.

1.2.1 Lợi ích của hệ thống PMS

Trang 28

1.2 Lựa chọn hệ thống PMS

Việc phân tích nhu cầu lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn thông thường gồm những bước sau;

• Bước 1: Chọn đội ngũ để phân tích nhu cầu

• Bước 2: Phân tích dữ liệu khách lưu trú

• Bước 3: Xác định các kênh thông tin giữa các bộ phận

• Bươc 4: Phân tích thủ tục giấy tờ của các bộ phận có liên quan

• Bước 5: Tổng hợp kết quả các thông tin của các bước 2,3 và 4

• Bước 6: Xác lập nhu cầu cần thiết sử dụng PMS tại khách sạn

• Bước 7: Đề xuất phần mềm PMS phù hợp

1.2.3 Phân tích, xác lập nhu cầu và lựa chọn

PMS

Trang 29

1.3 Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

Danh mục chính của một phần mềm PMS điển hình:

Trang 30

• Đặt phòng:

 Hiển thị các phòng trống theo tầng và theo loại phòng;

 Xử lý việc đặt phòng đơn lẻ hoặc theo đoàn

 Tự động gởi thư xác nhận đặt phòng

 Cung cấp danh sách khách đến của một ngày bất kỳ

 Tìm kiếm và phục hồi các đặt phòng bị hủy

 Kết nối với các nguồn đặt phòng khác

1.3.1 Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân

Trang 31

 Tìm kiếm khách theo tên, theo đoàn hoặc số phòng

Trang 32

 Ghi nhận và tính phí điện thoại

 Tính toán và tự động nhập các khoản thuế và phục vụ phí

Trang 34

• Kiểm soát:

 Báo cáo tình trạng phòng có khách

 Báo cáo doanh thu theo từng khách/theo phòng

 Báo cáo phân tích khách

 Các dự báo

 Các chỉ số hiệu quả kinh doanh

Trang 35

• Các dịch vụ cho khách:

 Báo thức tự động

 Các phương tiện xem trước hóa đơn

 Hiển thị lời nhắn của khách

 Truy cập Internet

 Hệ thống giải trí tại phòng (phim, game,…)

Trang 36

 Giám sát hỏa hoạn

Trang 38

• Hê thống chìa khóa điện tử

• Quản lý năng lượng

• Thiết bị lập hóa đơn tại phòng

• Cập nhật thông tin về tài khoản khách hàng cho khách

• Xử lý văn bản và số liệu máy tính

• Dịch vụ khách hàng

1.3.2 Các ứng dụng khác

Trang 39

CHƯƠNG II

GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

ASI FRONTDESK

Trang 40

2.2

2.1 GIỚI THIỆU ASI FRONTDESK

CÁC TÍNH NĂNG CỦA ASI FRONTDESK

Trang 41

 Là hệ thống quản lý tất cả các hoạt động hàng ngày của khách sạn

 Thường được gọi là phần mềm quản lý khách sạn/ phần mềm lễ tân/ phần mềm nhận phòng

Trang 42

 Phiên bản mới nhất là ASI FrontDesk 6.0.

 Đang được cài đặt trên hơn 4600 địa điểm; tại

169 quốc gia trên toàn thế giới

 Có sẵn 18 ngôn ngữ.

2.1 Giới thiệu ASI FRONTDESK

Trang 43

2.2 Các tính năng của ASI Frontdesk

Một số tính năng của ASI Frontdesk

Trang 44

Trang 45

2) Giao diện 2 chiều GDS và IDS

Trang 46

Trang 47

3) Các giao diện

 Xử lý thẻ tín dụng

 ID & Passport Scanner

 Swipe Card Reader

 Signature Pad

 Khóa điện tử

 Hệ thống Kế toán & Điện thoại

Trang 48

Máy quẹt thẻ tín dụng

Trang 49

Trang 50

4) Đặt phòng, nhận phòng và trả phòng

 Booking & Reservations

 No-Show & Cancel Reservation

 Hourly / Daily / Weekly / Monthly rental

 Multiple Rate & Rate Type per Stay

 Change & Exchange Room

 Express Check-in & Check-out

 Payment

Trang 51

Trang 53

Trang 54

6) Các tính năng văn phòng

 Night Audit

 Rate & Revenue Management

 Direct Billing / City Ledger

 Business Source & Travel Agent

 Backup / Restore

 User & Shift Management

Trang 55

Trang 56

7) Dọn phòng và bảo trì

 House Keeping Frequency

 Daily & Weekly Housekeeping / Stay

 Room Status Configuration

 Task Configuration

 House Keeper Time Tracking

Trang 57

Trang 58

8) Thuế

 Per Night Percentage & Fixed Amount

 Automatic Tax Exemption as Configured

Trang 59

Trang 60

9) Tòan cầu hóa

 Multilingual (Español, Français, 中文 ( 简

体 ), ةيبرععلععا, Tiếng Việt etc.)

 Multiple Currency

 Date & Time Format

 Number & Currency Format

Trang 61

Trang 63

Trang 64

11) Báo cáo

 Guest & Room Reports

 Daily & Shift Reports

 Monthly Reports

 Yearly Reports

 Reservation and CRS Reports

Trang 65

Trang 66

CHƯƠNG III

CÀI ĐẶT PMQLKS ASI FRONTDESK

Trang 67

3.2 Thiết lập cấu hình ASI Frontdesk

3.1 Cài đặt phần mềm ASI Frontdesk

Trang 68

3.1 CÀI ĐẶT PHẦN MỀM ASI FRONTDESK

http://asi-frontdesk-free-edition.soft32.com/

B2: Vào ổ đĩa C, chọn mục Downloads

-> Click vào file fhs2010.exe

-> Chương trình sẽ khởi chạy

Trang 69

Trang 70

-> Sau khi chạy xong, xuất hiện khung

Trang 71

B3: Chọn Next -> Xuất hiện Điều khỏan sử dụng ASI

Trang 73

-> Chọn Next

Trang 75

-> Phần cài đặt hòan tất, xuất hiện 2 shortcut trên desktop:

Trang 76

3.2 THIẾT LẬP CẤU HÌNH ASI FRONTDESK

B1: Click vào ASI Frontdesk Configuration Freeware Edition để bắt đầu thiết lập cấu hình

Trang 77

B2: Điền thông tin địa phương

Trang 78

 BIỆT DANH CỦA CÁC NƯỚC TRÊN THẾ GIỚI

- Việt Nam: xứ sở của sen hồng, tà áo dài và tinh thần đấu tranh bất khuất của dân tộc!

- Nhật Bản được mệnh là xứ sở Hoa Anh Đào, đất nước mặt trời mọc

- Hàn Quốc nổi tiếng với tên gọi xứ sở Kim Chi

- Nước Nga được mang danh là xứ sở Bạch Dương

- Đan Mạch được coi là xứ sở của những câu truyện cổ tích và những chú lính chì.

- Hà Lan nổi tiếng với đất nước của Hoa Tuy-Líp, của những chiếc cối xay gió

- Bungaria được biết đến là xứ sở của Hoa Hồng

- Brazil là xứ sở của những điệu nhảy Samba cuồng nhiệt

- Nước Anh : xứ sở của sương mù

- Thụy Sĩ : Xứ sở của những chiếc đồng hồ.

- Tây Ban Nha: xứ sở của bò tót

- Ấn Độ: Xứ sở của những lễ hội của đa tính ngưỡng.

- Argentina: xứ sở của vũ điệu tango.

- Mông Cổ: Xứ sở chăn nuôi và khoáng sản.

- Peru: xứ sở của vàng.

Trang 79

B3: Điền thông tin khách sạn

Trang 80

B4: Thiết lập các lọai phòng

Trang 81

B5: Thiết lập các lọai giá phòng

Trang 82

B6: Nhập các tiện nghi của KS

Trang 83

B7: Nhập thuế

Trang 84

B8: Chọn Next -> Close -> Hoàn tất việc thiết lập cấu hình cơ bản

Trang 85

B9: Xuất hiện khung “Room operations” -> chọn “Add room”

Trang 86

B10: Nhập thông tin phòng (số phòng, loại, giá, tiện nghi, hình ảnh phòng, )

Trang 87

B11: Sau khi nhập xong -> Chọn “Close”.

Trang 88

B12: Sắp xếp vị trí các phòng -> Click “Save position”

Trang 89

Để thay đổi cách hiển thị phòng: File -> Change room view -> List view

Trang 90

Cách hiển thị phòng dưới dạng liệt kê:

Trang 91

B13: Điều chỉnh thiết lập phòng: Chọn “Rooms”

Trang 92

B14: Điều chỉnh thiết lập KS: Chọn “Configuration”

Trang 93

B15: Configuration -> Payment type: Tạo các hình thức thanh toán

Trang 94

B16: Configuration->Other Charges: Thiết lập các chi phí khác (ngoài tiền phòng)

Trang 95

B17: Configuration -> Deposit: Tạo thêm loại tiền đặt cọc (nếu có)

Trang 96

B18: Configuration -> Currency exchange rate: Thêm tỷ giá ngoại tệ (nếu cần)

Trang 97

B19: Configuration -> Desk Clerks: Tạo tài khỏan cho các chức vụ:

Trang 98

B19:

Trang 99

B19:

Trang 100

10 0

B19:

Trang 101

10 1

B20: Configuration -> DNR Reasons: Liệt kê lý do không được thuê phòng

Trang 102

10 2

B21: Configuration -> Room status color: Thiết lập màu sắc cho tình trạng phòng

Trang 103

10 3

B22: Configuration -> Identification types: Tạo loại giấy tờ chứng thực

Trang 104

10 4

B23: Configuration -> Emergency numbers

Trang 105

10 5

B24: Miscellaneous -> Report options: Chọn chức năng báo cáo phù hợp

Trang 106

10 6

B25: Display options -> Print invoice option: Chọn chức năng in hóa đơn

Trang 107

10 7

B26: Chọn “Exit” : Thoát chương trình

Trang 108

10 8

THỰC HÀNH Tạo 1 PMS cho 1 khách sạn với thông tin sau:

 Tên, địa chỉ, dt, email khách sạn: Nhóm tự đặt

 5 loại phòng : King bed Superior, Twin bed Superior,

King bed Deluxe, Twin bed Deluxe, Suite.

 4 loại giá phòng: Daily, Travel agent, Weekends,

Discount.

Trang 109

10 9

THỰC HÀNH Tạo 1 PMS cho 1 khách sạn với thông tin sau:

 Tiện nghi KS: IDD telephone, free wifi internet, air

conditioner, 41” LCD screen TV, safety box,

complimentary bottled water, minibar, …

 Other charges: minibar, F&B, laundry, rental car, …

Trang 110

11 0

CHƯƠNG 4

ỨNG DỤNG PMQLKS ASI FRONTDESK

Trang 111

11 1

MỤC TIÊU CHƯƠNG

Kiến th

in, check out

• Kỹ năng thu thập tài liệu cho việc học

Thái độ

• Có ý thức cập nhật kiến thức liên

quan đến môn học

• Nhận thức được sự cần thiết ứng

dụng PMQLKS

Trang 112

11 2

• ĐẶT PHÒNG KS

4.

1

• THỦ TỤC CHECK - IN

4.

2

• THỦ TỤC CHECK – OUT

4.

3

• CÁC ỨNG DỤNG KHÁC

4.

4

Trang 113

11 3

4.1 ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN

Có 3 loại:

 Nhận đặt phòng trực tiếp

 Nhận đặt phòng qua điện thoại

 Nhận đặt phòng qua fax, email

Trang 114

11 4

4.1.1 Nhận đặt phòng qua điện

thoại:

 Chào hỏi

 Thu thập thông tin cần thiết

 Kiểm tra khả năng đáp ứng phòng

của KS

Trang 115

11 5

Trang 116

11 6

Trang 117

11 7

4.1.1 Nhận đặt phòng qua điện thoại:

TH1: Không có phòng theo yêu cầu của khách

 Thuyết phục khách đổi ngày đến, ngày đi, loại phòng, loại giường

 Thuyết phục khách đăng ký vào danh sách chờ

 Nếu không có phòng, xin lỗi và giới thiệu

khách sang KS khác cùng hạng, cùng công ty, cùng chuỗi, không phải đối thủ cạnh tranh.

Trang 118

11 8

4.1.1 Nhận đặt phòng qua điện thoại:

TH2: Có phòng theo yêu cầu của khách

 Thông tin cho khách loại phòng, giá cả

 Thu thập tiếp các thông tin khác

 Lặp lại thông tin đặt phòng của khách

 Chào và cảm ơn khách

 Lưu trữ thông tin đặt phòng

 Điền vào giấy xác nhận đặt phòng và gởi khách

 Lưu hồ sơ đặt phòng

Định dạng
Số trang	224
Dung lượng	16,57 MB

Tiêu đề	Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn Asi Frontdesk
Chuyên ngành	Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn