Mô tả thực tế
Khách sạn khảo sát là 1 khách sạn tiêu chuẩn 3 sao, đặt tại quận 3 thành phố Hồ Chí
Minh Qui mô khách sạn hiện nay gồm 10 tầng , có khoảng 40 phòng ngủ và phòng
Suite, được chia ra làm 3 kiểu phòng gồm:
Executive Deluxe Rooms ( loại phòng đơn, phòng đôi) Deluxe Rooms ( loại phòng đơn , phòng đôi)
Superior Rooms ( loại phòng đơn, phòng đôi)
Tất cả các phòng của khách sạn được trang bị đầy đủ tiện nghi, bao gồm máy điều hòa, truyền hình cáp, truyền hình vệ tinh, bàn làm việc, điện thoại và Internet, tùy thuộc vào loại phòng Khách sạn cũng cung cấp các dịch vụ tiện ích như đưa đón tại sân bay, cho thuê xe và giặt ủi, mang đến sự thuận tiện cho du khách.
Hiện tại, khách sạn chưa triển khai chương trình quản lý đặt phòng và thanh toán, dẫn đến việc nhân viên phải sử dụng phần mềm Excel để quản lý các hoạt động như đặt phòng, đăng ký và trả phòng Điều này đã gây ra một số khó khăn trong quy trình làm việc.
Những xử lý thủ tục đặt phòng , đăng ký , trả phòng mất thời gian.
Khó kiểm tra phòng hư hỏng, kiểm soát trạng thái phòng ( phòng trống, phòng đang sử dụng…)
Khó trong việc quản lý các thông tin khách hàng, thông tin hóa đơn, thông tin phiếu đăng ký phòng, đăng ký dịch vụ…
Ban lãnh đạo khách sạn yêu cầu xây dựng một chương trình nhỏ tại bộ phận kinh doanh để quản lý thông tin khách hàng, quy trình đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, cũng như các báo cáo và quản lý danh mục phòng hiệu quả.
Nội dung thực hiện khảo sát
Người khảo sát: Trần Văn Khởi, Nguyễn Hoàng Huy, Nông Trần Bình Minh Đối tượng khảo sát: Lễ tân và Quản lý
Quy trình check-in và check-out được thực hiện bởi nhân viên lễ tân với sự giám sát của quản lý để đảm bảo dịch vụ khách hàng được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Khách sạn có bao Khách sạn có nhiều nhân viên lễ tân làm theo ca, một quản lý, một nhiêu nhân viên? bảo vệ, và 2 nhân viên buồng
Giá của từng loại phòng và các dịch Tùy từng khách sạn, đa phần là lễ tân nhớ giá hoặc có bảng giá, menu vụ được ghi ở đâu?
Để quản lý việc đặt phòng hiệu quả, bạn có thể tra cứu trong file Excel để tìm kiếm phòng trống Ngoài ra, bạn cũng có thể kiểm tra trên giá treo khóa để xem còn chìa khóa của những phòng nào.
Nhân viên có nhiệm vụ tra cứu và lưu trữ thông tin khách hàng trong file Excel, giúp quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả cho các khách sạn.
Quy trình check-in bao gồm việc cung cấp thông tin đặt phòng nếu có, có thể thông qua seller hoặc người đặt hộ Nếu khách chưa đặt phòng, nhân viên sẽ giới thiệu các loại phòng còn trống và tiến hành check-in khi khách đồng ý Trong trường hợp khách đã đặt phòng trước qua điện thoại, nhân viên sẽ yêu cầu thông tin xác nhận và kiểm tra trên sổ ghi đặt trước để đảm bảo thông tin khớp nhau trước khi thực hiện thủ tục check-in.
2 Yêu cầu khách xuất trình các giấy tờ liên quan đến thủ tục nhận phòng: CMND, CCCD, Hộ chiếu Khách hàng sẽ nhận lại khi checkout và thanh toán.
3 Thông báo cho nhân viên buồng chuẩn bị phòng
4 Ghi thông tin khách hàng vào sổ.
6 Khách hàng kí xác nhận.
7 Giao chìa cho khách và đưa khách lên phòng
1 Lấy lại chìa khóa phòng từ khách hàng
2 Bộ phận buồng kiểm tra phòng và báo cho lễ tân.
Lễ tân sẽ thông báo cho khách về các chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú tại khách sạn Quy trình checkout bao gồm việc ghi các khoản chi phí vào hóa đơn và tính tiền cho khách Cuối cùng, lễ tân sẽ đưa hóa đơn cho khách để kiểm tra trước khi thanh toán.
6 Tiến hành thanh toán và gửi 1 biên hóa đơn cho khách 7.Trả lại giấy tờ cho khách
8 Ghi phòng trống vào trong file excel quản lý
Việc kết xuất dữ liệu và báo cáo thống kê thường được thực hiện bởi quản lý theo định kỳ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý Thời gian thực hiện và người phụ trách sẽ được ghi chép rõ ràng trong file Excel.
Thông tin giao dịch được lưu trữ ở file excel đâu
Quản lý trong file excel của Khách sạn như thế nào?
Quản lý trong file excel của Khách sạn việc như thế nào?
Đặc tả yêu cầu cho chương trình
Mô tả quy trình thực hiện của chương trình:
Khách hàng có thể đặt phòng ngay khi đến nơi Nhân viên sẽ kiểm tra tình trạng phòng và thông báo kết quả đặt phòng cho khách hàng.
Khi khách hàng đến nhận phòng, nhân viên sẽ cập nhật thông tin như ngày đến, số lượng trẻ em và người lớn, phương thức thanh toán, số tiền trả trước, cùng các dịch vụ đã đăng ký Đồng thời, nhân viên sẽ tạo khách hàng mới trong cơ sở dữ liệu Khách hàng có thể xem thông tin về phòng, kiểu phòng, loại phòng, giá phòng, trang bị trong phòng, cũng như các thông tin về dịch vụ và giá dịch vụ để thực hiện đăng ký.
Khi khách hàng trả phòng, nhân viên sẽ dựa vào phiếu đăng ký để tính toán tổng chi phí cần thanh toán, bao gồm tiền phòng, tiền dịch vụ và thuế VAT, sau đó xuất phiếu thanh toán cho khách hàng.
Đối với những khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn đỏ, nhân viên sẽ thu thập thông tin như tên khai thuế, mã số khai thuế và địa chỉ khai thuế Sau đó, họ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin này để đảm bảo đúng yêu cầu xuất hóa đơn.
Những yêu cầu hệ thống được chia làm 5 phần:
Thông tin khách hàng ( họ tên khách hàng , giới tính, quốc tịch , số điện thoại, địa chỉ, CMND hoặc hộ chiếu, email…)
Thông tin đặt phòng ( ngày đến, ngày đi, số người lớn , số trẻ em , số lượng phòng, loại phòng, kiểu phòng, giá phòng, dịch vụ, ghi chú…)
Kiểu phòng (Executive Deluxe, Deluxe, Superior)
Phòng loại ( phòng đơn, phòng đôi)
Gía và các trang thiết bị trong từng phòng.
Thông tin về khách sạn ( để hiển thị lên phần trên cùng của phiếu đăng ký, phiếu thanh toán, hóa đơn…)
Thông tin người quản trị, thông tin người dùng
Hiển thị thông tin phòng trống.
Tình trạng phòng( Kiểu , loại và giá phòng)
Danh sách và giá các dịch vụ hiện có.
Hiển thị danh sách khách hàng đặt phòng trước , danh sách khách hàng đang sử dụng phòng.
Tự động tính tổng số tiền: tiền phòng , thuế, phí các dịch vụ… Điều khiển:
Hệ thống có giao diện thân thiện và dễ sử dụng
Hệ thống có thể phân quyền người sử dụng
Những lợi ích của hệ thống mới
Chất lượng dịch vụ được cải thiện :
Khách hàng sẽ được phục vụ nhanh hơn
Chất lượng dịch vụ được cải thiện
Hóa đơn có thể được tính 1 cách chính xác
Sự thi hành tốt hơn:
Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng
Dễ tìm kiếm thông tin khách hàng
Sự thay đổi trạng thái phòng có thể được kiểm soát
Cung cấp nhiều thông tin hơn về trạng thái phòng, giá của mỗi phòng Cung cấp nhiều thông tin về dịch vụ hơn Điều khiển mạnh hơn:
Các lỗi nhập dữ liệu sẽ bị loại bỏ
Số lượng nhân viên tiếp tân giảm, giúp giảm chi phí
Chi phí các loại giấy tờ , thủ tục được loại bỏ.
1.4: Mô tả quy trình làm việc của khách sạn:
2/ĐẶC TẢ CHI TIẾT HỆ THỐNG:
2.1: Mục đích và phạm vi
- Đây là phần mềm desktop sẽ được sử dụng nội bộ bên trong khách sạn
- Chỉ những nhân viên của khách sạn mới có thể sử dụng phần mềm này, bao gồm: quản lý khách sạn, quản trị viên hệ thống, lễ tân
- Ứng dụng chỉ hỗ trợ quản lý cho một khách sạn
Ứng dụng có thể được cài đặt trên nhiều máy tính của nhân viên khách sạn, trong khi cơ sở dữ liệu được lưu trữ an toàn trên máy chủ của khách sạn.
2.2: Người dùng và chức năng của mỗi người dùng
- Chỉ những nhân viên của khách sạn mới có thể sử dụng phần mềm này, bao gồm: quản lý khách sạn, quản trị viên hệ thống, lễ tân
Lễ tân có thể thực hiện nhiều chức năng quan trọng, bao gồm đặt phòng cho khách hàng trực tiếp tại quầy lễ tân hoặc qua điện thoại, cũng như hủy đặt phòng cho khách ở cả hai hình thức Ngoài ra, lễ tân còn thực hiện quy trình check-in cho khách hàng và xử lý thanh toán khi khách check-out.
Quản lý khách sạn có thể sử dụng các chức năng quan trọng như quản lý thông tin khách sạn, quản lý thông tin phòng và xem báo cáo thống kê Các chức năng này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
- Admin có thể sử dụng các chức năng sau: o Quản lý các tài khoản theo yêu cầu cấp trên -> Quản lý tài khoản
2.3: Mô hình hóa yêu cầu sử dụng Use Case
2.3.1 Biểu đồ Use Case tổng quan
Quản lý khách sạn cung cấp cho người quản lý khả năng theo dõi thông tin khách sạn và quản lý phòng một cách hiệu quả Hệ thống cho phép xem báo cáo và thống kê liên quan đến khách sạn, phòng, khách hàng, dịch vụ và doanh thu Ngoài ra, quản trị viên có thể quản lý tài khoản người dùng dễ dàng Lễ tân có thể thực hiện đặt phòng và hủy đặt phòng cho khách hàng, đồng thời hỗ trợ quy trình check-in và check-out, giúp khách hàng thanh toán và hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng.
2.3.2 Biểu đồ Use Case phân rã chi tiết
2.3.2.1 Biểu đồ Use Case Quản lý phòng
Trong hệ thống quản lý phòng, có bốn use case chính: Thêm phòng cho phép quản lý thêm phòng mới vào hệ thống; Sửa phòng giúp quản lý chỉnh sửa thông tin của các phòng hiện có; Xóa phòng cho phép quản lý loại bỏ phòng không còn cần thiết; và Tìm kiếm phòng hỗ trợ quản lý tìm kiếm phòng theo ID hoặc tên để thực hiện các thao tác chỉnh sửa hoặc xóa.
Hệ thống cho phép lễ tân dễ dàng tìm kiếm phòng trống để đặt cho khách hàng, đồng thời cũng hỗ trợ tìm kiếm thông tin khách hàng dựa trên số điện thoại hoặc tên Ngoài ra, lễ tân có thể thêm thông tin khách hàng mới trong quá trình đặt phòng, giúp nâng cao hiệu quả phục vụ và quản lý khách hàng.
2.3.2.3 Use Case xem báo cáo
Quản lý có thể xem tất cả các loại báo cáo, bao gồm báo cáo doanh thu của từng phòng và thông tin chi tiết về việc đặt phòng trong một khoảng thời gian cụ thể.
3.Danh sách các Use Case
[Mô tả tóm tắt các use case Đánh mã số các use case]
Mã Tên use case Ý nghĩa/Ghi chú
1 Đăng Nhập Người dùng đăng nhập để thực hiện lên các chức năng được phép thao tác.
2 Lập Phòng Thêm, xóa, sửa thông tin của bất kỳ phòng nào trong khách sạn.
3 Tra Cứu Tìm kiếm các thông tin mong muốn của người dùng.
4 Lập Phiếu Thuê Lập phiếu thuê phòng cho khách hàng có quyền được sử dụng phòng.
5 Lập Hóa Đơn Lập hóa đơn thanh toán tiền mà khách hàng phải trả
6 Báo Cáo Xây dựng các trang báo cáo cơ bản cho người dùng theo dõi tình hình hoạt động của khách sạn.
7 Thay Đổi Qui Định Thêm, xóa, sửa các quy định do khách sạn đặt ra. 3.1.Danh sách các tác nhân
[Danh sách các tác nhân và các use case liên quan Đánh số các tác nhân và use case]
Mã Tác nhân Mã Use case
1 Tiếp Tân, Thu Ngân, Kế Toán, Quản Lý 1
3 Tiếp Tân, Thu Ngân, Kế Toán, Quản Lý 3
15 Đối tượng sử dụng (actor) bao gồm: Lễ tân, nhân viên kinh doanh, Nhân viên
Nhân sự, NV Kế toán, Nhân viên Dịch vụ.
Use case này mô tả các bước đăng nhập của các actor vào hệ thống Các bước thực hiện:
Hệ thống yêu cầu người dùng cung cấp thông tin đăng nhập bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu Sau khi điền đầy đủ thông tin, người dùng nhấn nút đăng nhập để tiếp tục.
Hệ thống kiểm tra thông tin đăng nhập và thông báo kết quả cho người dùng Nếu đăng nhập thành công, hệ thống sẽ phân quyền dựa trên loại nhân viên Ngược lại, nếu đăng nhập thất bại, người dùng sẽ nhận thông báo và được yêu cầu nhập lại thông tin.
3.2.2.Use case đặt phòng Đối tượng sử dụng: Lễ tân
Use case này cho phép bộ phận lễ tân tiếp nhận việc đặt phòng trước của khách hàng.
+ Bộ phận Lễ tân đăng nhập vào hệ thống
+ Chọn chức năng đặt phòng cho khách hàng
+ Hệ thống hiển thị form yêu cầu nhập thông tin khách hàng và ngày nhận phòng Bao gồm:
Số CMND; Họ tên; Địa chỉ; SĐT.
+ Bộ phận lễ tân nhập thông tin và ngày nhận phòng của khách đầy đủ theo form
Hệ thống tự động kiểm tra thông tin phòng theo ngày yêu cầu của khách hàng, đồng thời lọc danh sách các loại phòng và các phòng phù hợp mà khách hàng có thể thuê trong ngày đó.
TH1: Còn loại phòng mà khách hàng yêu cầu:
+ Lễ tân chọn phòng theo yêu cầu của khách hàng đã đặt.
+ Click nút “Đăng ký” để hoàn tất việc đặt phòng trước của khách.
Hệ thống kiểm tra dữ liệu lễ tân sẽ nhập và lưu trữ thông tin đặt phòng của khách hàng Nếu thông tin khách hàng đã có trong hệ thống, chỉ cần lưu thông tin đặt phòng mà không cần lưu lại thông tin khách hàng.
TH2: Loại phòng mà khách hàng yêu cầu đã hết phòng trống:
+ Hệ thống sẽ báo hết loại phòng đã chọn và cảnh báo để yêu cầu chọn loại phòng khác.