(TIỂU LUẬN) bài tập lớn môn THIẾT kế PHÂN TÍCH THIẾT kế hệ THỐNG đề tài QUẢN lý văn bản

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN **************** BÀI TẬP LỚN MÔN: THIẾT KẾ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ VĂN BẢN Giáo viên giảng dạy: Nguyễn Đức Dư Sinh viên thực hiên: Lớp: - Đào Như Anh (MSV: 171202682) - Hồ Thu Phương (MSV:) - Nguyễn Quang Huy (MSV:) - Đỗ Thu Trang (MSV:) - Hoàng Minh An (MSV:) - Đinh Ngọc Nam (MSV:) Công nghệ thông tin 4-K58 Hà Nơi ngày tháng 10 năm 2019 LỜI NĨI ĐẦU Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin chủ đề quan trọng công nghệ thông tin Trải qua gian đoạn tiến hoá lâu dài, phát triển theo cách tiếp cận hướng cấu trúc chiếm ưu ngày trở lên phổ biến chuẩn hoá công nghiệp phần phần mềm Hiện nay, công nghệ thông tin phát triển tất lĩnh vực Tuy nhiên, lĩnh vực giáo dục đào tạo Việt Nam, công nghệ, khoa học, kĩ thuật lại chưa áp dụng phổ thông Đứng trước nhu cầu công nghệ ngành giáo dục, đáp ứng nhu cầu lập trình lập trình viên, nhóm em chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý văn trường đại điện tử” (nằm tập lớn lớp “Xây dựng hệ thống trường đại học điện tử”)làm tập lớn mơn phân tích thiết kế hệ thống.Nội dung đề tài gồm có phần:  Phần 1: Khảo sát hệ thống Thực tìm hiểu, khảo sát hệ thống thơng tin, cụ thể đơn vị nhận gửi văn bản, đánh giá trạng hệ thống gửi nhận văn bản, xác định mặt hạn chế hệ thống cũ, từ đề xuất biện pháp khắc phục  Phần 2: Phân tích hệ thống Từ việc khảo sát hệ thống ban đầu, nội dung phần tập trung xác định yêu cầu mà hệ thống cần đáp ứng, Xác định chức cấn có, luồng liệu thực thể hệ thống  Phần 3: Thiết kế hệ thống Từ liệu có qua phần phân tích hệ thống, nội dung phần thực việc thiết kế CSDL, Xử lý chức năng, thiết kế chương trình Thực tập lớn hội để chúng em áp dụng, tổng hợp kiến thức học lớp, đồng thời đúc kết học thực tế phục vụ cho việc học tập làm việc sau Mặc dù cố gắng thực đề tài lực thời gian cịn hạn chế nên chương trình khó tránh khỏi thiếu xót, mong thầy thơng cảm Những góp ý thầy học, hành trang để chúng em vững bước vào sống sau Qua đây,Chúng em xin chân trọng cám ơn Nguyễn Đức Dư, người giúp đỡ dẫn dắt chúng em hoàn thành đề tài Hà Nội, ngày tháng 10 năm 2019 CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ PHÁT BIỂU BÀI TOÁN I Giới thiệu toán Giới thiệu chung Quản lý văn cung cấp thông tin người nhận, người gửi, thời gian, loại văn bản, văn Mục đích xây dựng hệ thống phần mềm quản lý, hỗ trợ, xác, nhanh chóng hiệu công việc quản lý văn Phạm vi sơ Phạm vi sơ hệ thống: AI - Quản lý văn đến - Quản lý văn Khảo sát Phỏng vấn: a Chị Tâm (nhân viên năm Viện công nghệ vào đào tạo Dev Master) i Chị hay gửi văn cho trường đại học qua hình thức nào? -Mình thường gửi văn cho trường đại học qua internet chủ yếu, đơi lúc gửi trực tiếp ii Văn thường xử lý bao lâu? -Văn gửi thường xử lý vịng 2-3 ngày, nhiên có vấn đề gửi văn đến trường, khơng biết trường nhận hay chưa iii Chị có hài lịng việc tiếp nhận văn trường ĐH GTVT không? Nếu khơng gì? -Mình hài long việc xử lý văn đến trường iv Nếu có hệ thống thông tin xử lý việc gửi nhận văn nhà trường, bạn mong hệ thống có chức gì? -Mình nghĩ khắc phục vấn đề nói Tức có xác nhận văn tiếp nhận b Nguyễn Quang Minh ( Sinh viên năm trường đại học giao thơng vận tải) i Bạn có thường xun gửi văn cho nhà trường khơng? -Có ii Đó văn nào? -Xác nhận hoàn cảnh ưu tiên -Xác nhận SV làm é buýt -Xử lý gặp cố trường, ví dụ: xe, đồ,… iii Những văn bạn gửi cho hình thức gì? -Mình gửi trực tiếp phịng Cơng tác sinh viên iv Bạn có nhận phản hồi gửi văn khơng? Dưới hình thức gì? -Mình có phản hồi trưc tiếp gửi, như: “Yêu cầu e xác nhận, tầm 2-3 ngày đến lấy … nhá” v Với hình thức nhận, xử lý văn trường, bạn có đóng góp khơng? -Mình nghĩ vấn đề bảo mật, khơng thấy bảo mật thơng tin trình nhận văn c Anh Vũ Văn Khơi (Chủ nhiệm CLB SVTN) i Anh có thường xun gửi văn cho nhà trường khơng ạ? -Có ii Những văn có mục đích gì? -Thơng báo kiện CLB -Xin hỗ trợ hoạt động CLB iii Văn anh thường gửi đến đâu -Bí thư đồn trường chủ yếu iv Hình thức văn anh gửi gì? -Giấy, gửi trực tiếp qua mail v Văn có cần đóng dấu khơng? Nếu có người thực hiện? -Có có chữ ký đầy đủ -Bí thư đồn trường, Trưởng ( Phó) phịng ban Phiếu hỏi a PHIẾU KHẢO SÁT (Đỗ Thu Trang) Đối tượng khảo sát: Chủ nhiệm CLB Sinh Viên Tình Nguyện – UTC i Họ tên ii Bạn có thường xuyên gửi văn khơng? o Có o Khơng iii Văn gửi với mục đích gì? Các kiện CLB Xin hỗ trợ hoạt động CLB Khác iv Văn gửi đến đâu? Bí thư Đoàn trường Các CLB khác trường Các sinh viên trường Khác v Hình thức văn (giấy, ) vi Hình thức gửi Gửi trực tiếp Qua bưu điện Qua mạng Xã hội Khác vii Có cần đóng dấu (ký tên) khơng? Nếu có người thực hiện? b PHIẾU KHẢO SÁT (Hồ Thu Phương) c PHIẾU KHẢO SÁT (Nguyễn Quang Huy) d PHIẾU KHẢO SÁT (Hoàng Minh Anh, Đinh Ngọc Nam) Họ tên * Bạn có thường xuyên gửi văn khơng ? * ☐ Có ☐ Khơng Bạn thường xuyên gửi văn ? * ☐ Xác nhận hoàn cảnh ưu tiên ☐ Xác nhận SV làm vé buýt ☐ Xử lý gặp cố (xe cộ, ) trường Đóng góp ý kiến thân Khác Bạn thường gửi văn đến đâu ? * ☐ Văn phòng khoa ☐ Bộ mơn ☐ Cố vấn học tập ☐ Phịng cơng tác sinh viên ☐ Khác Hình thức văn bản(giấy,email, ) ? * Hình thức gửi ? * ☐ Gửi trực tiếp văn (như giấy) ☐ Thư điện tử ☐ Khác Tốc độ gửi văn có làm bạn hài lịng ? * ☐ Có ☐ Khơng ☐ Chưa đủ hài lịng Bạn có quan tâm đến vấn đề bảo mật văn ? Bạn cho biết nhận xét ? * 10 Thời gian nhận phản hồi nhanh hay chậm? Và có đáp ứng đủ yêu cầu văn hay không? * Mẫu văn a Văn xin mượn hội trường lớn b Văn gửi danh sách học bổng đến lớp trưởng BI Phát biểu tốn Mơ tả chi tiết cơng việc 1) Giải văn đến: i Tiếp nhận, xử lý văn đến – Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị cá nhân khơng có trách nhiệm giải Những văn chuyển đến quan không cách thức, văn thư trả lại nơi gửi – Văn đến phải kịp thời chuyển đến trưởng (hoặc phó Hiệu trưởng thường trực có ủy quyền) ngày để xử lý, phân việc – Nếu Văn mật, khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách văn thư phải chuyển đến Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng thường trực Hiệu trưởng vắng) thời gian ngắn ii Phân phối văn – Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng) người trực tiếp bút phê phân phối văn đến cho phịng ban, cá nhân có trách nhiệm để giải – Văn thư nhận văn đến xử lý giao việc từ Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng), chuyển đến phận phô tô để nhân với số lượng theo giao việc Lãnh đạo – Sau nhận văn từ phận phô tơ, văn thư vào sổ chuyển cho phịng ban, cá nhân có liên quan Đơn vị, phịng ban, cá nhân chủ trì giải cơng việc ký nhận văn sổ văn thư – Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn không người giải người nhận văn chuyển trả lại văn thư để chuyển phận giải iii Giải theo dõi đôn đốc giải văn đến – Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng) có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Phó Hiệu trưởng giao đạo giải văn đến theo ủy nhiệm Hiệu trưởng văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách – Căn nội dung văn đến, đạo Lãnh đạo, phòng cá nhân có trách nhiệm chủ động giải văn đến theo thời hạn quy định – Người giao nhiệm vụ có trách nhiệm cập nhật, xem xét toàn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp; theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 2) Giải văn i Trình tự giải văn – Phòng, ban, cá nhân soạn thảo văn phải đảm bảo thể thức văn theo quy định, trình ký phải có phiếu trình ký theo mẫu, kèm theo tài liệu liên quan đến văn trình ký (nếu có) – Trưởng phịng có trách nhiệm đọc soát nội dung, kiểm tra độ mật/khẩn (nếu có), kiểm tra câu chữ, số lượng bản, địa gửi…ký nháy trước trình ký – Lãnh đạo theo thẩm quyền, kiểm tra nội dung hình thức văn để ký ban hành văn – Sau văn có chữ ký thẩm quyền, phận soạn thảo làm thủ tục to, đăng ký văn văn thư quan để đóng dấu, phát hành, chuyển lưu trữ văn theo quy định – Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức, thẩm quyền trước đóng dấu phát hành văn Nếu văn khơng với quy định, Văn thư khơng đóng dấu phát hành, chuyển trả lại phận soạn thảo ii Chuyển phát văn – Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc – Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng phải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịp thời, chuẩn xác bảo mật – Thông thường, văn chuyển theo đường Bưu điện Trường hợp cần gấp, muốn nhận văn văn thư, phải ghi sổ, ký nhận (ghi rõ họ tên người nhận) iii Lưu văn – Mỗi văn phải lưu chính, lưu văn thư quan lưu hồ sơ phận soạn thảo – Bản lưu văn văn thư quan phải xếp theo thứ tự đăng ký Phát biểu toán a Về ưu điểm: Sau thời gian khảo sát tìm hiểu phương pháp quản lý Văn phương pháp thủ công truyền thống -Chúng nhận thấy công việc quản lý Văn hoàn toàn quy tắc -Mọi thao tác thủ công, đơn giản phù hợp với thời kì chủ yếu dùng thủ cơng để quản lý b Về nhược điểm: -Việc quản lý Văn đến cịn thủ cơng phức tạp, cần tìm Văn nào, người quản lý phải tìm theo cách thủ cơng -Cập nhật tìm kiếm bổ sung sửa đổi liệu cần thiết phải tốn nhiều thời gian, việc thống kê loại Văn khó khăn phải mở tất hồ sơ, tài liệu để làm -Tìm kiếm số Văn đến lại phức tạp nhiều Nhất việc tra cứu lại xảy thường xuyên, yêu cầu thay đổi người quản lý Văn muốn thực xong phải nhiều thời gian công sức -Khi chuyển giao công việc quản lý cho người quản lý gặp số vấn đề: Người quản lý bàn giao hồ sơ sổ sách, cịn kinh nghiệm quản lý phải tự tìm hiểu Do việc quản lý người gặp nhiều khó khăn c Lý xây dựng hệ thống mới: -Vì lý trên, chúng tơi mạnh dạn đưa hình thức quản lý có trợ giúp máy vi tính Với cơng nghệ khoa học – kỹ thuật ngày phát triển, Khoa học máy tính phát triển mạnh mẽ xâm nhập vào lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lí…Máy tính có đóng góp khả tuyệt vời tới lĩnh vực Việc lưu trữ quản lý Văn máy tính giải khó khăn nêu trên, giúp người quản lý cập nhật liệu, bổ sung, thống kê tìm kiếm Văn theo số yêu cầu nhanh chóng thuận tiên CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG I AI BI Biểu đồ BFD: Biểu đồ DFD ngữ cảnh: Biểu đồ DFD mức 0: IV Biểu đồ DFD mức 1: 1) Quản lý văn đến: 2) Quản lý văn V Biểu đồ ERD: CHƯƠNG THIẾT KẾ HỆ THỐNG Các kiểu thực thể: 1) Phịng Ban có thuộc tính: Tên phịng ban, Mã số phịng ban Trong Mã số phịng ban thuộc tính khóa 2) Nhân viên có thuộc tính: Họ tên, Mã số Nhân viên, Ngày sinh, Giới tính, Địa chỉ, Số điện thoại, Bằng cấp, Chức vụ Trong Mã số Nhân viên thuộc tính khóa, Bằng cấp thuộc tính đa trị 3) Cơ Quan Ngồi có thuộc tính: Mã Cơ quan ngồi, Tên quan ngồi, Địa chỉ, Điện thoại Trong Mã Cơ quan ngồi thuộc tính khóa 4) Văn Đến có thuộc tính: Mã Văn đến, Tên Loại, Trích dẫn nội dung, Nơi phát hành, Nơi nhận, Nơi lưu cơng văn, Ngày đăng kí cơng văn đi, Tên người ký Trong đó, Mã Văn đến thuộc tính khóa 5) Văn Đi có thuộc tính: Mã Văn đến, Tên Loại, Trích dẫn nội dung, Nơi phát hành, Nơi nhận, Nơi lưu công văn, Ngày đăng kí cơng văn đi, Tên người ký Trong đó, Mã Văn đến thuộc tính khóa AI Các quan hệ: 1) CoQuanNgoai(MaCQN, TenCQN, DiaChia, SoDienThoai) 2) PhongBan(MaPB, TenPB) 3) NhanVien(MaSoNV, HoTenNV, NgaySinh, GioiTinh, DiaChi, SoDT,ChucVu, MaPB) 4) BangCap(MaSoNV, BangCap) 5) VanBanDen(MaVBDen, TenLoai, TrichDanNoiDung, NgayKyVanBan, TenNguoiKy, NoiPhatHanh, NoiLuuVB) 6) VanBanDi(MaVBDi, TenLoai, TrichDanNoiDung, NgayKyVanBan, TenNguoiKy, NoiPhatHanh, NoiLuuVB) 7) CQN_VanBanDen(MaCQN, MaVBDen, NgayGui, SoLuong, NoiNhanVB) 8) PB_VanBanDen(MaPB, MaVBDen, NgayGiaoXuLy, NgayCanHoanThanh, NoiDungXuLy, YKienChiDao) 9) NhanVien_VBDi_CQN(MaSoNV, MaSoVBDi, MaCQN, NgayGui, SoLuong, NoiNhanVBSaoLuu) 10)NhanVien_VBDi_PhongBan(MaSoNV, MaSoVBDi, MaPB, NgayGui, SoLuong, NoiNhanVBSaoLuu) I BI Các bảng liệu vật lý: 1) CoQuanNgoai: STT Tên Trường MaCQN TenCQN DiaChi SoDt 2) PhongBan STT Tên Trường MaPB TenPb Tên Trường MaSoNV HoTenNV NgaySinh Giới tính DiaChi SoDT ChucVu MaPB Tên Trường MaSoNV TenBangCap 3) NhanVien STT 4) BangCap: STT 5) Văn Bản Đến: STT Tên Trườ 6) Văn Bản Đi: STT Tên Trườ 7) CQN_VanBanDen: STT MaVBDen TenLoai TrichDanNoiD NgayKyVB TenNguoiKy NoiPhatHanh NoiLuuVB Kiểu Dữ Liệu Kích Ghi Chú MaVBDen TenLoai TrichDanNoiD NgayKyVB TenNguoiKy NoiPhatHanh NoiLuuVB MaVBDen MaCQN NgayGui SoLuong NoiNhanVB 8) STT Tên Trường MaVBDen MaPB NgayGiaoXuLy NoiDungXuLy NoiNhanVB YkienChiDao NgayHoanThanh 9) STT MaSoVBDi MaSoNV NgayGui SoLuong NoiNhanVBSaoL MaCQN 10)NhanVien_VBDi_PhongBan: STT MaSoVBDi MaSoNV NgayGui SoLuong NoiNhanVBSaoL MaPB ... em chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý văn trường đại điện tử” (nằm tập lớn lớp “Xây dựng hệ thống trường đại học điện tử”)làm tập lớn mơn phân tích thiết kế hệ thống. Nội dung đề tài gồm... loại văn bản, văn Mục đích xây dựng hệ thống phần mềm quản lý, hỗ trợ, xác, nhanh chóng hiệu công việc quản lý văn Phạm vi sơ Phạm vi sơ hệ thống: AI - Quản lý văn đến - Quản lý văn Khảo sát Phỏng... việc quản lý cho người quản lý gặp số vấn đề: Người quản lý bàn giao hồ sơ sổ sách, kinh nghiệm quản lý phải tự tìm hiểu Do việc quản lý người gặp nhiều khó khăn c Lý xây dựng hệ thống mới: -Vì lý