(TIỂU LUẬN) báo cáo bài tập lớn thiết kế xây dựng phần mềm đề tài xây dựng phần mềm quản lý khách sạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN Thiết Kế Xây Dựng Phần Mềm ĐỀ TÀI : Xây dựng phần mềm quản lý khách sạn Giảng viên hướng dẫn : Nhóm sinh viên thực hiện: Họ tên 1)Trịnh Quang Duy 2)Đỗ Duy Khánh 3)Phạm Hải Minh 4)Trương Đình Chiến PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Phân tích thiết kế xây dựng phần mềm môn học đào tạo hầu hết trường đại học cho sinh viên theo học chuyên ngành công nghệ thông tin đặc biệt chuyên ngành hệ thống thông tin công nghệ phần mềm Môn học trang bị cho sinh viên kiến thức tảng giai đoạn phân tích thiết kế dự án cơng nghệ phần mềm cách thức thực triển khai dự án cụ thể nào,… Từ giúp sinh viên có cách nhìn rộng mở vai trị quan trọng việc phân tích thiết kế phát triển phần mềm Đến với môn học này, cho phép thầy trực tiếp giảng dạy – thầy Đỗ Văn Uy, nhóm chúng em lựa chọn đề chủ đề “Quản lý khách sạn” để làm đề tài thực cho tiểu luận mơn học Mục đích, nhiệm vụ đề tài Quản lý khách sạn khối nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi hệ thống quản lý chặt chẽ, thuận tiện có hiệu cao Đề tài vừa có giá trị thực tế vừa có giá trị việc học tập sinh viên chúng em Vì sau thực đề tài, sinh viên vừa nắm vững kiến thức môn học vừa bồi dưỡng cho thân thêm kiến thức nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp, cơng ty góp phần nâng cao trình độ chun môn cá nhân Trong khuôn khổ tập lớn mơn học này, mục tiêu yếu để rèn luyện chúng em thực hệ thống với nhiệm vụ bản: thực việc đặt phòng, làm thủ tục nhận phòng trả phòng cho khách cách nhanh chóng Cung cấp dịch vụ khách có yêu cầu, đem lại thoải mái hài lịng cho khách hàng Bên cạnh hổ trợ cho việc quản lý danh mục hệ thống thống kê báo cáo Phạm vi thực đề tài Đề tài tập chủ yếu tập trung vào nghiệp vụ khách sạn không sâu vào chi tiết hay thực nhiều nghiệp vụ phức tạp vấn đề thời gian kinh nghiệm Tuy nhiên, với nghiệp vụ đề tài đủ để triển khai dự án thực tế dành cho khách sạn, doanh nghiệp vừa nhỏ PHẦN NỘI DUNG Phân tích trạng 1 Tổng quan Sau khảo sát vài khách sạn vừa nhỏ thành phố nhóm thực đưa mơ hình tổ chức cách thức hoạt động chung cho hệ thống khách sạn Tất phòng trang bị tùy thuộc vào loại phòng, thiết bị như: máy điều hòa, truyền hình cáp, truyền hình vệ tinh, mi-ni bar, bàn làm việc, diện thoại, internet… Hiện khách sạn chưa có chương trình chun quản lý việc đặt phịng toán Nhân viên khách sạn dùng phần mềm Excel để quản lý việc đặt phòng, đăng ký, trả phịng khách hàng, quản lý thơng tin nhân viên Chính gặp vài khó khăn sau: Những xừ lý thủ tục đặt phòng, nhận phòng, trả phòng thời gian thực thủ cơng Khó kiểm tra phịng hư, kiểm sốt tình trạng phịng (phịng trống, phịng sử dụng…) làm giảm chất lượng dịch vụ khách sạn Khó khăn việc quản lý nhân sự, quản lý thông tin khách hàng, thơng tin hóa đơn, thơng tin phiếu đăng ký phịng, đăng ký dịch vụ… Vì lẽ đó, ban lãnh đạo khách sạn yêu cầu có chương trình có khả quản lý thơng tin khách hàng, thơng tin đặt phịng, nhận phịng, trả phịng, báo cáo, quản lý nhân viên, quản lý danh mục… 1.2 Sơ đồ tổ chức quy trình hoạt động 1.2.1 Sơ đồ tổ chức Hình Sơ đồ tổ chức khách sạn - Giám đốc: có nhiệm vụ quãn lý trực tiếp khách sạn vấn đề khách sạn phải thông qua giám đốc giám đốc có quyền định tất thông tin xử lý khách sạn - Nhân viên lễ tân: có nhiệm vụ tiếp nhận khách đặt phịng khách thuê phòng, trả lời thắc mắc khách hàng Nhận yêu cầu khách muốn sử dụng dịch vụ khách sạn Thanh tốn hóa đơn khách hàng trả phòng - Nhân viên kinh doanh: phận có nhiệm vụ quản lý danh sách khách hàng, quản lý thơng tin phịng, đưa chiến lược kinh doanh cụ thể cho khách sạn - Nhân viên kế tốn: quản lý thơng tin tài thu chi khách sạn, có nhiệm vụ lập hóa đơn toán cho khách hàng, lập phiếu chi khách sạn cần chi tiêu cho vấn đề sửa chửa mua sắm phục vụ việc kinh doanh Hàng tháng nhân viên kế tốn phải tiến hành kiểm kê tài thu chi đóng thuế kinh doanh cho khách sạn - Nhân viên bảo vệ: bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, giữ gìn an ninh trật tự khách sạn Theo dõi thiết bị khách sạn chịu trách nhiệm hệ thống ánh sang - Nhân viên dịch vụ: có nhiệm vụ quản lý, cung cấp dịch vụ cho khách hàng khách hàng yêu cầu Kiểm tra trạng sở vật chất phòng khách trả phịng - Nhân viên nhân sự: có nhiệm vu quản lý thông tin nhân viên, thông tin làm… 1.2.2 Quy trình hoạt động - Hoạt động đặt phịng: Khi có nhu cầu đặt phịng, khách hàng liên lạc với lễ tân thông qua điện thoại trực tiếp khách sạn, thông báo cụ thể nhu cầu (ngày đến, ngày đi, số lượng phịng, số lượng người, loại phịng…) Sau đó, nhân viên lễ tân kiểm tra danh sách phòng, sổ ghi khách đăng kí, đối chiếu khả đáp ứng khách sạn nhu cầu khách trả lời Nếu đáp ứng nhu cầu khách, lễ tân yêu cầu khách hàng cung cấp thêm số thông tin phục vụ cho nhu cầu đặt phịng: Thơng tin khách hàng: số CMND, tên khách hàng, giới tính, địa Thơng tin đặt phịng: ngày đến, ngày đi, loại phịng Những thơng tin dùng để lễ tân điền vào thông tin khách hàng vào sổ ghi khách đặt phòng - Hoạt động thuê phòng: Khi khách đến thuê phòng, khách hàng đăng kí trước, lễ tân cho khách nhận phịng với thơng tin ghi sổ khách đặt phịng) cập nhật lại thơng tin khách hàng (nếu có sai xót thơng tin) Sau đó, làm thủ tục giao phòng cho khách cập nhật lại trạng thái phiếu đặt phòng (khi khách hàng đến nhận hạn trạng thái phiếu đặt phịng “đã giải quyết”, khách hàng đến nhận phòng trễ hạn không đến nhận hệ thống cập nhật lại trang thái “đã hủy”, bình thường trạng thái “chưa xử lý”) Lưu lại thơng tin th phịng khách hàng vào phiếu th phịng (lấy từ thơng tin phiếu đặt phịng) Nếu khách hàng chưa đăng kí trước khách hàng phải cung cấp số thông tin sau: Thơng tin khách hàng: tên người nhận phịng, CMND, số điện thoại, giới tính, địa chỉ; Thơng tin th phòng: loại phòng, mã phòng, ngày đến (ngày tại), ngày Sau lễ tân cập nhật thêm vào sổ ghi thuê phòng thực thủ tục giao phòng cho khách hàng.Khi giao phòng cho khách lễ tân lưu lại thông tin vào sổ ghi khách hàng giữ lại CMND khách hàng - Đăng ký sử dụng dịch vụ: Trong trình khách sạn yêu cầu dịch vụ khách sạn báo trực tiếp cho lễ tân nhân viên lễ tân ghi vào phiếu dịch vụ với thông tin: mã dịch vụ, mã phiếu nhận phòng, số lượng, tổng tiền (của phiếu dịch vụ này) Sau lễ tân yêu cầu phận dịch vụ thực (ví dụ: giặt ủi, massage, thức uống…) Những dịch vụ khách sừ dụng toán chung vào khoản tiền trả phòng - Hoạt động trả phòng: Khi khách hàng trả phịng, khách hàng phải tốn tiền quầy lễ tân Lễ tân toán tất khoản cho khách thơng qua Hóa đơn có nội dung sau: số CMND, tổng tiền, ngày lập, nhân viên lập Lễ tân in chi tiết hóa đơn(Thơng tin phòng, chi tiết dịch vụ sử dụng, tổng tiền phòng, tổng tiền dịch vụ, …) giao cho khách hàng lưu lại thơng tin hóa đơn trả lại giấy CMND cho khách hàng - Thống kê doanh thu: Tùy theo yêu cầu giám đốc mà phận đưa thống kê doanh thu, lập báo cáo cho giám đốc Thống kê doanh thu hỗ trợ cho công việc báo cáo nhân viên báo cáo chia làm nhiều loại khác nhau: báo cáo bất thường hay báo cáo định kì (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm) báo cáo tình trạng th phịng, lượng khách doanh thu khách sạn Đây chức quan trọng hệ thống, thông qua chức này, giám đốc có nhìn bao qt, tồn diện tình trạng khách sạn thơng qua đưa sách điều chỉnh phù hợp - Hoạt động quản lý dịch vụ: Khi cần diều chỉnh thơng tin dịch vụ xóa dịch vụ không phù hợp khách sạn dịch vụ mà khách sạn bổ sung phận dịch vụ quản lý - Hoạt động quản lý phòng: Khi cần điều chỉnh thơng tin phịng xóa phịng tình trạng sữa chữa khơng thể phục vụ khách hàng thêm vào phòng sửa chữa xong sẵn sang phục vụ nhu cầu khách hàng phận kinh doanh quản lý Nhân viên phân kinh doanh xóa thơng tin khách hàng thơng tin khách hàng q cũ khơng cịn dùng nhân viên kinh doanh người quản lý danh sách khách hàng - Hoạt động quản lý nhân sự: Khi nhân viên vào làm việc nhân viên điểm danh thông qua phiếu chấm công, nhân viên phận nhân thông qua thống kê làm gửi sang phận kế tốn dựa nhân viên kế tốn tính lương cho nhân viên Bộ phận cịn đảm nhiệm việc quản lý danh sách nhân viên 1.3 Yêu cầu phần mềm 1.3.1 Yêu cầu chức a Quản lý thuê phòng Lập hợp đồng thuê phòng Lập booking(đặt phịng trước), xếp booking Thanh tốn phịng In báo cáo doanh thu để theo dõi hoạt động kinh doanh b Quản lý khách hàng Cập nhật danh sách khách hàng Xem danh sách khách hàng c Quản lý phòng, thiết bị, dịch vụ Thêm, xóa, sửa phịng, thiết bị, dịch vụ In báo cáo phòng, thiết bị dịch vụ, tình trạng chúng 1.3.2 Yêu cầu phi chức - Tính tiện dụng: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, ngôn ngữ tiếng Anh tiếng Việt - - Tính ổn định: Hệ thống hoạt động ổn định 24/7 - Tính an tồn thơng tin: Bảo mật, tồn vẹn, xác thực Tính phân quyền: người sử dụng chương trình cấp username password phân quyền sử dụng chương trình, giúp người quản lý theo dõi, kiểm sốt chương trình, tránh hợp sửa đổi thông tin không thuộc phạm vi quyền hạn 1.4 Phạm vi hệ thống Với nhu cầu quản lý chất lượng dịch vụ tăng lên không ngừng Giám đốc khách sạn u cầu có chương trình thực chức sau: - Quản lý khách hàng - Quản lý việc đặt phịng, đăng kí th phòng trả phòng - Quản lý phòng khách sạn - Quản lý dịch vụ khách sạn cung cấp - Quản lý hóa đơn 15 Basic Flows Alternative Flows Use case thực khi khách hàng muốn đặt phòng trước cách gọi điện thoại cho phận lễ tân đến trực tiếp đến khách sạn để đăng ký Bộ phận lễ tân chọn chức đặt phòng cho khách hàng Hệ thống thị form yêu cầu nhập thông tin khách hàng ngày nhận phịng Thơng tin khách hàng bao gồm: + Số CMND; + Họ tên; + Địa chỉ; + Số điện thoại Bộ phận lễ tân nhập thơng tin khách hàng ngày nhận phịng khách hàng Hệ thống kiểm tra thơng tin phịng ngày mà khách hàng yêu cầu đặt phòng đồng thời lấy danh sách loại phòng phòng tương ứng mà khách hàng thuê vào ngày Lễ tân chọn phịng theo u cầu khách hàng đặt Lễ tân chọn nút “Đăng ký” để hồn tất việc đăng ký phịng cho khách hàng Hệ thống kiểm tra liệu lễ tân vừa nhập Hệ thống lưu lại thông tin đặt phòng khách hàng Kết thúc Use case 3.1 Loại phòng mà khách hàng yêu cầu hết phòng trống 16 Post-conditions Special Requirements 2.2.4 UC Kiểm tra tình trạng phòng Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Post-conditions Special Requirements 17 2.2.5 Use case Tra cứu phòng Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.6 Use case Thuê phòng đặt trước Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows 18 Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.7 Use case Thuê phòng trực tiếp Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows 19 Post-conditions Special Requirements 2.2.8 Use case Tìm thơng tin đặt phịng Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.9 Use case Lập phiếu dịch vụ 20 Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.10 Use case Lập hóa đơn Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows 21 Alternative Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.11 Use case Tìm kiếm dịch vụ Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.12 Use case Sửa dịch vụ Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows 22 Thông tin dịch vụ cập nhật lại Post-conditions Special Requirements Khơng có 2.2.13 Use case Xóa dịch vụ Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.14 Use case Thêm dịch vụ Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 23 2.2.15 Use case Xuất danh sách dịch vụ Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.16 Use case Tìm kiếm khách hàng Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.17 Use case Xóa khách hàng 24 Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.18 Use case Sửa thông tin khách hàng Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.19 Use case Tìm kiếm phịng Use case Tìm kiếm phịng 25 Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.20 Use case Xóa phịng Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.21 Use case Sửa thơng tin phịng Use case Actor Sửa thơng tin phịng Nhân viên kinh doanh 26 Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.22 Use case Thêm phòng Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.23 Use case Tạo tài khoản Use case Actor Tạo tài khoản Nhân viên nhân 27 Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.24 Use case Tìm kiếm tài khoản Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.25 Use case Xóa tài khoản 28 Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.26 Use case Sửa thông tin tài khoản Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.27 Use case Thống kê doanh thu Use case Actor Thống kê doanh thu Nhân viên kế toán 29 Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements 2.2.28 Use case Tìm kiếm hóa đơn Use case Actor Brief Description Pre-conditions Basic Flows Alternative Flows Exception Flows Post-conditions Special Requirements ... khách sạn yêu cầu có chương trình thực chức sau: - Quản lý khách hàng - Quản lý việc đặt phịng, đăng kí th phịng trả phịng - Quản lý phòng khách sạn - Quản lý dịch vụ khách sạn cung cấp - Quản lý. .. internet… Hiện khách sạn chưa có chương trình chun quản lý việc đặt phịng tốn Nhân viên khách sạn dùng phần mềm Excel để quản lý việc đặt phòng, đăng ký, trả phòng khách hàng, quản lý thơng tin... thoải mái hài lòng cho khách hàng Bên cạnh hổ trợ cho việc quản lý danh mục hệ thống thống kê báo cáo Phạm vi thực đề tài Đề tài tập chủ yếu tập trung vào nghiệp vụ khách sạn khơng sâu vào chi