Với tình hình kinh tế hiện này, đang dần phục hồi sau thời gian dịch kéo dài. Bắt đầu xuất hiện ngày càng nhiều các doanh nghiệp. Điều đó thúc đẩy công ty nổ lực tìm kiếm và thu hút thêm nhiều khách hàng. Nhưng để tồn tại và đứng vững, phát triển trong điều kiện cạnh tranh và kinh doanh có hiệu quả công ty phải không ngừng cải tiến bộ máy nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Chính vì thế mà công ty phải xây dựng cho mình một kế hoạch hoạt động tốt và có hiệu quả, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán, đặc biệt là kế toán công nợ là một phần không thể thiếu được trong công ty. Vì vậy, việc tổ chức và thực hiện các quan hệ thanh toán như thế nào để đảm bảo và hạn chế đến mức thấp nhất các khoản nợ tồn đọng, thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán và tốc độ luân chuyển vốn là một vấn đề quan trọng. Do đó, hoàn thiện công tác kế toán công nợ phải thu, phải trả sẽ giúp cho ban lãnh đạo công ty có những biện pháp hữu hiệu trong việc thu hồi cũng như thanh toán nợ đúng hạn và đưa vốn vào lưu thông sinh lời.Xuất phát từ thực tế trên, đồng thời nhận thức rõ tầm quan trọng của kế toán công nợ nên em quyết định chọn đề tài “Kế toán công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán tại công ty CP CNTT Việt Nam VNCENTER” để làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp của mình, bao gồm các nội dung: Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán công nợ phải thu khách hàng , phải trả người bán trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng về công tác kế toán công nợ phải thu, nợ phải trả tại công ty CP CNTT Việt Nam VNCENTER. Chương 3: Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ phải thu, phải trả tại công ty CP CNTT Việt Nam VNCENTER.
Khái niệm công nợ
Công nợ chính là các khoản tiền chưa thanh toán phát sinh từ hoạt động sản xuất mua bán, hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, giữa doanh nghiệp với cán bộ, nhân viên, nhà cung cấp, đối tác,…Người đảm bảo công việc theo dõi- quản lý các khoản nợ phải thu, phải trả diễn ra liên tục, xuyên suốt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được gọi là kế toán công nợ.
Kế toán công nợ bao gồm: Công nợ phải thu và công nợ phải trả
Khái niệm kế toán nợ phải thu
Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, cũng như một số trường hợp khác khiến cho một số bộ phận tài sản của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời.
Phân loại các khoản phải thu theo thời gian
Các khoản phải thu ngắn hạn:Là các khoản phải thu tại thời điểm báo cáo có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán dưới một năm hoặc trên một chu kì kinh doanh sau khi trừ đi dự phòng ngắn hạn phải thu khó đòi.
Phải thu dài hạn: Là các khoản phải thu tại thời điểm báo cáo có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên một năm hoặc trong một chu kì kinh doanh sau khi trừ đi dự phòng phải thu dài hạn khó đòi
Phân loại các loại phải thu theo đối tượng
Phải thu khách hàng:Là khoản nợ phải thu của doanh nghiệp đối với khách hàng về việc bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
Phải thu nội bộ:Là khoản phải thu giữa các đơn vị trực thuộc với các đơn vị đôc lập trong Tổng công ty về các khoản vay, mượn, chi trả hộ,…
Phải thu khác: Giá trị tài sản thiếu được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân; tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động tài chính,…
Trong các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp, phải thu của khách hàng thường là khoản phát sinh nhiều nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất và rủi ro nhiều nhất.
Khái niệm kế toán nợ phải trả
Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình.Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua, như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán,cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác.
Phân loại nợ phải trả theo thời gian
Nợ ngắn hạn:Là khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng một năm hoặc trong một kỳ kinh doanh bình thường.
Nợ dài hạn:Là khoản nợ mà thời hạn trả trên một năm
Phân loại nợ theo đối tương:
Phải trả người bán: Là khoản nợ của doanh nghiệp đối với người bán về việc mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
Phải trả nội bộ: Là khoản phải trả giữa các đơn vị trực thuộc hoặc giữa các đơn vị độc lập trong Tổng công ty về vay, mượn, chi, trả hộ.
Phải trả khác: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước, phải trả người lao động vay và nợ thuê tài chính, các loại quỹ, dự phòng phải trả,…
Nhiệm vụ kế toán công nợ
Thứ nhất, ghi chép kịp thời, chính xác các nghiệp vụ phát sinh khoản phải thu, phải trả theo từng đối tượng kèm theo thời gian thanh toán cụ thể.
Thứ hai, theo dõi thường xuyên các khoản nợ phải thu, phải trả để tiến hành thanh toán cũng như phương pháp thu nợ kịp thời.
Thứ ba, đối tượng với những khoản nợ có giá trị lớn thì định kỳ hoặc cuối kỳ niên độ kế toán công nợ cần tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng.
Thứ tư,lập các báo cáo được quy định theo kỳ cũng như cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời số liệu, thông tin về công nợ cho các cấp quản lý.
Chức năng của kế toán công nợ
Kế toán công nợ là một phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô,ngành nghề kinh doanh, trình độ quản lý trong doanh ghiệp và trình độ đội ngũ kế toán để tổ chức bộ máy kế toán phù hợp.Tổ chức công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Nguyên tắc kế toán công nợ
Thứ nhất,các khoản phải thu, phải trả được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn, đối tượng loại nguyên tệ và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Thứ hai, việc phân loại các khoản phải thu, phải trả theo nguyên tắc:
Phải thu của khách hàng, phải trả người bán: Gồm các khoản mang tính chất thương mại sinh ra từ giao dịch có tính chất mua bán.
Phải thu, phải trả nội bộ: Gồm các khoản phải thu, phải tra giữa các đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc. Phải thu khác: Gồm các khoản không liên quan đến giao dịch mua bán.
Thứ ba, khi lập BCTC, kế toán căn cứ kì hạn còn lại của các khoản phải thu, phải trả để phân loại dài hạn hay ngắn hạn.
Thứ tư, kế toán phải xác định các khoản phải thu, phải trả thỏa mãn yêu cầu các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để đánh giá lại cuối kỳ khi lập BCTC.
KHÁI NIỆM THANH TOÁN, PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN VÀ HÌNH THỨC THANH TOÁN
Khái niệm thanh toán
Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (cá nhân hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý.
Phương thức thanh toán, hình thức thanh toán
Phương thức thanh toán là cách thức, phương pháp thực hiện nghĩa vụ về tài sản Phương thức thanh toán có thể thực hiện bằng hình thức trả bằng tiền mặt, séc, thanh toán qua ngân hàng, thư tín dụng, thanh toán bằng vật hay có sự thỏa thuận của các bên Để hoàn thành một giao dịch mua hàng, khâu cuối cùng, và cũng là quan trọng nhất, là thanh toán Nếu như trước đây, hình thức thanh toán chính chỉ là thanh toán bằng tiền mặt thì giờ đây, với sự phát triển của công nghệ, bên cạnh hình thức thanh toán truyền thống thì các hình thức thanh toán mới đã xuất hiện như thanh toán bằng thẻ, thanh toán bằng phương thức chuyển khoản,… cụ thể:
Thanh toán bằng tiền mặt:
Thanh toán bằng tiền mặt là phương thức thanh toán phổ biến nhất, chủ yếu được sử dụng trong các giao dịch mua bán nhỏ lẻ.
Chính phủ đã ban hành Nghị định 222/2013/NĐ-CP quy định về thanh toán bằng tiền mặt và quản lý nhà nước về thanh toán bằng tiền mặt trong một số giao dịch thanh toán trên lãnh thổ Việt Nam, có hiệu lực kể từ 1/3/2014.Nghị định đưa ra khái niệm về tiền mặt như sau: tiền mặt là tiền giấy, tiền kim loại do ngân hàng nhà nước phát hành
Thanh toán bằng tiền mặt là việc tổ chức, cá nhân sử dụng tiền mặt để trực tiếp chi trả hoặc thực hiện các nghĩa vụ trả tiền khác trong các giao dịch thanh toán. Dịch vụ tiền mặt là hoạt động của ngân hàng nhà nước, tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước cung cấp cho khách hàng trong việc nộp, rút tiền mặt hoặc các dịch vụ khác liên quan đến tiền mặt.
Các tổ chức sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước không thanh toán bằng tiền mặt trong các giao dịch, trừ một số trường hợp được phép thanh toán bằng tiền mặt theo quy định của Bộ Tài chính hoặc ngân hàng nhà nước. Đối với các giao dịch chứng khoán, Nghị định quy định, tổ chức, cá nhân không thanh toán bằng tiền mặt trong các giao dịch chứng khoán trên Sở giao dịch chứng khoán Tổ chức, cá nhân không thanh toán bằng tiền mặt trong các giao dịch chứng khoán đã đăng ký, lưu ký tại Trung tâm Lưu ký chứng khoán không qua hệ thống giao dịch của Sở giao dịch chứng khoán.
Các doanh nghiệp không thanh toán bằng tiền mặt trong các giao dịch góp vốn và mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp Các doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng không sử dụng tiền mặt khi vay và cho vay lẫn nhau.
Các tổ chức tín dụng khi thực hiện giải ngân vốn bằng tiền mặt phải thực hiện theo quy định của ngân hàng nhà nước.
Trong giao dịch hằng ngày còn có phương thức trả tiền mặt khi giao hàng. Đây là hình thức được người mua hàng tin dùng hơn cả vì đảm bảo hàng tận tay tới người tiêu dùng sau đó mới thanh toán Hầu hết các website thương mại điện tử đều áp dụng phương thức COD (Cash On Delivery) cho phép người mua hàng đặt hàng trước mà không phải đặt cọc tiền và sau khi nhận được hàng thì người mua có thể kiểm tra chất lượng hàng hóa, nếu hài lòng thì tiến hành thanh toán trực tiếp cho người giao hàng.
Thanh toán điện tử: Đây là hình thức thanh toán trực tuyến, tiến hành ngay trên mạng Internet chỉ với một vài thao tác cực đơn giản.
Theo đó, khi tiến hành thanh toán điện tử, người dùng có thể dễ dàng lựa chọn thao tác chuyển, nạp hay rút tiền tùy ý; thay vì sử dụng tiền mặt, dòng tiền giờ đây có thể lưu chuyển cực nhanh chóng thông qua các tài khoản trực tuyến
Hiện nay, ở Việt Nam có 04 hình thức thanh toán điện tử được sử dụng phổ biến nhất, bao gồm: Thanh toán bằng thẻ, thanh toán qua cổng thanh toán, thanh toán bằng ví điện tử và thanh toán bằng thiết bị điện thoại thông minh. Thực tế, mỗi hình thức đều có những ưu điểm vượt trội riêng và tùy vào nhu cầu, mong muốn mà người dùng có thể lựa chọn cho mình 1 hay nhiều hình thức phù hợp để sử dụng.
Thứ nhất, Thanh toán bằng thẻ tín dụng
Hiện nay thanh toán bằng thẻ tín dụng đang là phương thức thanh toán phổ biến nhất của các giao dịch thương mại điện tử, phương thức thanh toán này hiện đang chiếm tới 90% tổng các món giao dịch cũng như doanh số bán hàng Ưu điểm lớn nhất của việc thanh toán bằng thẻ tín dụng đối với người mua hàng là được tiếp cận với thông tin về sản phẩm, dịch vụ và người bán hàng một cách nhanh nhất.Việc chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng, giúp cho website bán hàng nhanh chóng xây dựng được niềm tin trong tâm trí của khách hàng tiềm năng, nâng cao được doanh thu nhờ việc tạo điều kiện mua hàng thuận lợi cho khách.
Với một chương trình thanh toán tự động thông qua thẻ tín dụng, người mua cũng như người bán hàng trong giao dịch thương mại điện tử sẽ giảm thiểu được thời gian và chi phí để xử lý séc khống, các đơn đặt hàng và các công việc liên quan đến lưu trữ chứng từ giấy.
Tuy nhiên để được chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng, người bán hàng trực tuyến trên Internet cần phải ký kết với một đối tác cung cấp dịch vụ thanh toán thẻ, và trang bị phần mềm, phần cứng cần thiết để có thể chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng trên website bán hàng của mình.
– Thanh toán trực tuyến bằng thẻ có hai loại sau:
+ Thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc ghi nợ quốc tế: với hình thức thanh toán này, khách hàng sở hữu các loại thẻ mang thương hiệu Visa, Master, American Express, JCB có thể thanh toán hơn 60 website đã kết nối với cổng thanh toán OnePay.
+ Thanh toán bằng thẻ ghi nợ nội địa: đây là hình thức chưa thực sự phổ biến tại Việt Nam nhưng lại rất phổ biến ở nước ngoài.
Thứ hai, thanh toán bằng ví điện tử.
Ví điện tử được hiểu là một tài khoản trực tuyến dùng để chuyển – nhận tiền hay thanh toán bất kỳ giao dịch thông thường nào của chủ tài khoản: Mua thẻ điện thoại, vé xem phim,…
Ngày nay, người dùng muốn sử dụng phương thức thanh toán điện tử qua ví điện tử thì bắt buộc phải dùng điện thoại thông minh có tích hợp ví điện tử và có liên kết với ngân hàng thì mới có thể tiến hành thanh toán trực tuyến Người tiêu dùng phải sở hữu ví điện tử của Momo, Zalopay, VnMart, NetCash, từ đó có thể thanh toán trực tuyến trên một số website đã chấp nhận ví điện tử này Ví điện tử có thể được gắn kết với tài khoản ngân hàng để chuyển tiền giữa ví điện tử và tài khoản Ngoài ra, người tiêu dùng có thể nạp tiền vào ví bằng cách nộp tiền mặt, chuyển khoản Chi phí phải trả cho hình thức này tương đối thấp, chi phí đăng ký dịch vụ thường được miễn phí.
Thứ ba, Thanh toán bằng điện thoại thông minh Đây là một hình thức thanh toán ra đời trong nền kinh tế số hóa, khá phổ biến và có tiềm năng phát triển mạnh trong tương lai với đại đa số người tiêu dùng bây giờ ai cũng đã quá quen thuộc và sử dụng thành thạo Smartphone Với dịch vụ này khi đi mua sắm, người tiêu dùng không cần phải mang theo tiền mặt mà thay vào đó là thanh toán trực tuyến thông qua điện thoại di động thông minh với dịch vụ Mobile Banking.
Quan hệ thanh toán
Quan hệ thanh toán là một quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ mua bán và có sự tra đổi về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữ chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều kiện khoản đã qui định có hiệu lức trong thời gian cho vay, nợ Các mối quan hệ trong thanh toán:
- Thanh toán với người bán
- Thanh toán với người mua
- Thanh toán các khoản vay
- Các khoản thanh toán khác
Quan hệ thanh toán có thể được thể hiện theo hai hình thức chủ yếu sau: Thanh toán trực tiếp và thanh toán trung gian
- Thanh toán trưc tiếp: Là hình thức thanh toán người mua và người bán thanh toán trực tiếp với nhau bằng tền mặt hoặc bằng chuyển khoản đối với các khoản nợ phát sinh.
- Thanh toán trung gian: Là hình thức không phải là trực tiếp giữ người mua và người bán mà thông qua một bên thứ ba như ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác đứng ra làm trung gian thanh toán các khoản nợ phát sinh thông qua ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, sec, thư tín dụng,…
KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Khái niệm
Phải thu khách hàng là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa,BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính cung cấp dịch vụ các khoản phải thu của người nhận thầu XSCD với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành ( Nguồn: Thông tư 200/2014/TT/
Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng
-Phiếu chi (chi hộ khách hàng)
-Phiếu thu (thu tiền hoặc nhận tiền ứng trước)
-Biên bản bù trừ công nợ…
-Sổ chi tiết phải thu khách hàng
-Sổ tổng hợp phải thu khách hàng
Nguyên tắc kế toán ( Điều 18, thông tư 200/2014/TT-BTC)
1) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm,hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.
2) Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.
3) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
4) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
5) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
6) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:
- Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán) Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước.
- Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó).Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước.
- Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật.
Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn.
Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dung: Tài khoản 131-Phải thu khách hàng
-Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài khoản kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ Tài khoản 131 có kết cấu như sau:
Nợ TK phải thu khách hàng Có SDĐK: Số tiền còn phải thu khách hàng đầu kỳ
-Số phải thu khách hàng tăng trong kỳ
- Trị giá sản phẩm, hàng hóa…giao cho khách hàng về số tiền đặt trước
-Trả lại số tiền khách hàng đã ứng trước
SDĐK: Số tiền khách hàng ứng trước ở đầu kỳ
Số phát sinh -Số phải thu khách hàng giảm trong kỳ -Tiền đặt trước của khách hàng tăng lên trong kỳ
SDCK: Số còn lại phải thu khách hàng cuối kỳ
SDCK: Số tiền khách hàng ứng trước còn ở cuối kỳ
TK 131 có thể có sô dư bên Có, vì vậy khi tổng hợp nợ với khách hàng cần phản ánh riêng các khách hàng có số dư Nợ để ghi vào chỉ tiêu bên “ Tài sản” và phản ánh riêng các khách hàng có số dư Có để ghi vào chỉ tiêu bên “ Nguồn vốn” của Bảng cân đối kế toán.
Sơ đồ hạch toán
Sơ đồ 1.1 Phải thu của khách hàng ( Theo thông tư 200)
Dự phòng phải thu khó đòi
Điều kiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi trên Trong đó: Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
70% giá trị đối với khoản nơ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế lầm vào tình trạng phá sản hoăc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tính, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết, thì DN dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trichd lập dự phòng. Sau khi trích lập dự phòng cho từng tài khoản nợ phải thu khó đòi, DN tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi
Khi lập BCTC, căn cứ vào các khoản nợ phải thu khó đòi phân loại nợ phải thu khó đòi, nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch ghi:
Nợ TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 229- Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Nếu nhỏ hơn, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch ghi:
Nợ TK229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Có TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là không thể thu hồi được, kế toán thực hiện xóa nợ theo quy định của pháp luật hiện hành Căn cú vào quyết định xóa nợ ghi:
Nợ các TK 111,112,331,334…(Phần tổ chức cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 229 Dự phòng tổn thất tài sản (2293) ( phần đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp (Phần được tính vào chi phí)
Có các TK 131,138,128,244… Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được ghi:
Có TK 711-Thu nhập khác Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thỏa thuận, tùy từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:
Trường hợp khoản nợ phải thu quá hạn chưa lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi:
Nợ các TK 111,112 ( Theo giá thỏa thuận)
Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp ( số tổn thất từ việc bán nợ)
Trường hợp khoản phải thu quá hạn đã lập dự phòng phải thu khó đòi như số đã lập dự phòng không đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ thì số tổn thất còn lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp ghi:
Nợ các TK 111,112 ( Theo giá bản thỏa thuận)
Nợ TK 229 Dự phòng tổn thất tài sản ( số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp ( số tổn thất từ việc bán nợ)
Quy trình ghi sổ
Sơ đồ: 1.2 Sơ đồ quy trình ghi sổ 131
1) Tiếp nhận yêu cầu mua nợ hàng: Khi khách hàng muốn mua nợ thì nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu mua nợ của khách hàng.
2) Gửi đề nghị mua nợ của khách hàng: Sau khi tiếp nhận yêu cầu mua nợ của khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ gửi tới kế toán công nợ.
Tiếp nhận yêu cầu mua nợ hàng
Gửi đề nghị mua nợ của khách hàng
Kiểm tra sự tồn tại của khách hàng
Ghi sổ Theo dõi chi tiết nợ
3) Kiểm tra sự tồn tại của khách hàng: đầu tiên tiếp nhận yêu cầu mua nợ của khách hàng thì kế toán công nợ sẽ kiểm tra xem khách hàng có tên trong danh mục. Khách hàng của phần mềm kế toán hay chưa rồi mới kiểm tra tình trạng nợ của công ty đó để ra quyết định cho mua nợ hay không hoặc nếu cho thì phải kèm theo các điều kiện như: thời gian thanh toán, ký kết hợp đồng,…
Nếu khách hàng đã tồn tại trong danh mục khách hàng trên phần mềm kế toán của công ty thì thực hiện bước (8)
Nếu khách hàng chưa tồn tại trong hệ thống tức là khách hàng này chưa từng phát sinh giao dịch với công ty Đi với trường hợp này, công ty sẽ không cho khách hàng nợ vì chưa nắm rõ thông tin của khách hàng, rủi ro vỡ nợ cao Công ty thường sẽ có chính sách ưu đãi nhằm giữ chân khách hàng, tạo mối quan hệ kinh doanh lâu dài.
4) Kiểm tra yêu cầu: Kế toán tra cứu thông tin khách hàng trên phần mềm xem khách hàng có đủ điều kiện để tiếp tục cho phép mua nợ nữa hay không bằng cách vào sổ theo dõi chi tiết công nợ để xem tình hình nợ của khách hàng như thế nào. Nếu khách hàng còn nợ, nhiều rủi ro cao thì công ty sẽ trao đổi và có các thỏa thuận, cam kết trả nợ đúng hạn Đồng thời cũng kiểm tra xem khách hàng có phát sinh các khoản trả trước hay không để bù trừ công nợ.
5) Chấp nhận cho nợ: Sau khi kiểm tra yêu cầu mua nợ của khách hàng, nếu kế toán chấp nhận yêu cầu, bộ phận bán hàng sẽ xuất bán và lập hóa đơn cho khách hàng Khi chấp nhận mua nợ, bên công ty lập một bản cam kết mua nợ và ghi ra một khoản thời gian để thanh toán nợ Hai bên sẽ ký kết và bên mua có nghĩa vụ trả nợ đúng hạn cho công ty.
6) Phát hành hóa đơn: Khi kế toán gửi thông báo đồng ý cho khách hàng mua nợ thì căn cứ vào hợp đồng ký kết và phiếu xuất kho bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn GTGT
7) Ghi sổ: Sau khi hoàn thành thủ tục bán nợ hàng hóa, dịch vụ thì kế toán sẽ căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng đã được kiểm tra và một số chứng từ liên quan để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, xác định tài khoản, hạch toán Nợ/Có Các dữ liệu này sẽ được tự động cập nhật lên các số liệu kế toán tổng hợp và các số chi tiết liên quan.
8) Theo dõi chi tiết nợ: Sau khi ghi sổ thì dữ liệu kế toán sẽ tự động cập nhật vào các số liệu liên quan ở phần mềm Kế toán.
Báo cáo
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng
KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
Khái niệm
- Phải trả người bán là các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ,BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp, chính phủ
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT/BTC)
Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết thanh toán cho từng người bán
- Sổ tổng hợp thanh toán với người bán
- Sổ cái các tài khoản 331
Nguyên tắc kế toán (Điều 51/Thông tư 200/2014/TT-BTC)
1) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay.
2) Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
3) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ Đối với các khoản phải trả bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:
- Khi phát sinh các khoản nợ phải trả cho người bán (bên có tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch) Riêng trường hợp ứng trước cho nhà thầu hoặc người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì bên Có tài khoản 331 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước.
- Khi thanh toán nợ phải trả cho người bán (bên Nợ tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng chủ nợ (Trường hợp chủ nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định trên cơ sở bình quân gia quyền di động các giao dịch của chủ nợ đó) Riêng trường hợp phát sinh giao dịch ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc người bán thì bên Nợ tài khoản 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên có giao dịch) tại thời điểm ứng trước.
- Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật.
Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải trả cho người bán là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn.
4) Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường.
5) Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.
6) Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng
Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
- Để theo dõi các khoản nợ phải trả cho người cung cấp, người bán vật tư hàng hóa, dịch cụ kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả cho người bán Tài khoản nàydùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản 331 có kết cấu như sau:
Nợ TK phải trả người bán
Có SDĐK: Số tiền ứng trước cho người bán ở đầu kỳ
SDĐK: Số tiền phải trả người bán ở đầu kỳ
-Số phải trả người bán phải trả trong kỳ
-Số tiền doanh nghiệp ứng trước cho người bán trong kỳ
-Sô phải trả người bán tăng trong kỳ
-Giá trị vật tư hàng hóa cung cấp về số tiền ứng trước
-Số tiền đã ứng trước được trả lại SDCK: Số tiền ứng trước cho người bán ở cuối kỳ
SDCK: Số tiền còn phải trả người bán ở cuối kỳ Đây là tài khoản lưỡng tính nên có thể có Số dư nợ.
Sơ đồ hạch toán ( Theo thông tư 200)
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ hạch toán 331 theo thông tư 200
Quy trình ghi sổ
Sơ đồ 1.4 Sơ đồ qui trình ghi sổ 331
1) Gửi hóa đơn GTGT: Sau khi hoàn tất các thủ tục bán hàng, người bán sẽ cung cấp hóa đơn GTGT cho công ty Tất cả các giao dịch mua bán hàng hóa, bên ngoài dịch vụ của công ty đều lấy hóa đơn để làm căn cú ghi sổ cũng như làm căn cú để được khấu trừ thuế GTGT đối với những mặt hàng chịu thuế GTGT.
2) Kiểm tra các thông tin có trên hóa đơn: Tùy theo mỗi công ty mà thiết kế hóa đơn khách nhau do đó kế toán công ty cần kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn để làm căn cứ ghi sổ.
Theo dõi chi tiết công nợ phải tra Ghi sổ
Kiểm tra các thông tin có trên hóa đơnGửi hóa đơn GTGT
3) Ghi sổ: trước khi ghi sổ thì cũng như các khoản phải thu, trước tiên kế toán cũng phải kiểm tra xem nhà cung cấp đó đã tồn tại trong danh mục nhà cung cấp hay chưa Nếu chưa thì phải tạo mới nhà cung cấp theo thông tin có trên hóa đơn GTGT Kế toán xác định các tài khoản có liên quan, tài khoản có ghi có, tài khoản thuế GTGT được khấu trừ.
4) Theo công nợ phải tra: Ngoài theo dõi các sổ kế toán tổng hợp, kế toán theo dõi công nợ phải trra trên các báo cáo như: tổng hợp công nợ phải trả, chi tiết công nợ phải trả để biết được tình hình mua nợ của mình và lo thanh toán đúng hạn.
Báo cáo
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán
- Bảng tổng hợp công nợ phải trả
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢITHU ,NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CP CNTT VIỆT NAM VNCENTER
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP CNTT VIỆT NAM VNCENTER
Lịch sử hình thành và phát triển
Tên công ty: Công ty cổ phần CNTT Việt Nam VNCENTER Địa chỉ: 69 Khánh An 11, Phường Hòa Khánh Nam, Quận Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam
Quá trình hình thành và phát triển
- Công ty CNTT Việt Nam VNCENTER là một trong những công ty tiên phong trong lĩnh vực phần mềm tại Việt Nam Được thành lập vào năm 2017, VNCENTER đã trải qua ba giai đoạn phát triển chính.
- Giai đoạn đầu tiên (2017-2019): Trong giai đoạn đầu tiên, VNCENTER tập trung vào việc cung cấp các giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công ty đã đưa ra các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu cơ bản về phần mềm, bao gồm phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý kho, phần mềm bán hàng, và phần mềm quản lý dự án.
- Giai đoạn thứ hai (2019-2021): Với sự phát triển của công nghệ, VNCENTER đã tiến hành đầu tư vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm phần mềm cao cấp hơn.
- Giai đoạn thứ ba (2021-nay): Hiện nay, VNCENTER đã trở thành một trong những công ty phần mềm hàng đầu tại Việt Nam, đưa ra các sản phẩm và giải pháp phần mềm cao cấp như phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý tài chính, phần mềm quản lý sản xuất, phần mềm quản lý dự án và nhiều sản phẩm khác Đặc biệt, công ty cũng đang phát triển các sản phẩm phần mềm ứng dụng trí tuệ nhân tạo và sinh trắc học như phần mềm quản lý nhận diện khuôn mặt và phần mềm quản lý vân tay.
- Từ khi thành lập đến nay, VNCENTER đã trở thành một thương hiệu uy tín và đáng tin cậy trong lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam Công ty luôn tập trung vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm phần mềm chất lượng cao, đồng thời cam kết đem đến sự hài lòng và tin tưởng cho khách hàng.
Tầm nhìn: o Trở thành một trong những công ty CNTT hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin chất lượng và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng
Sứ mệnh: o Cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin hiệu quả và tối ưu cho khách hàng, đồng thời tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện cho nhân viên, đóng góp tích cực vào sự phát triển của cộng đồng.
Ngành nghề kinh doanh
- Phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP)
- Phần mềm quản lý nhân sự (HRM
- Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
- Phần mềm quản lý bán hàng (POS)
- PhPhần mềm quản lý kho hàng (WMS)
- Phần mềm quản lý học viên (LMS)
- Phần mềm Sinh trắc học dấu vân tay
- Dịch vụ thiết kế website
- Dịch vụ quản trị hệ thống và mạng
Tổ chức của công ty
2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
Vai trò của từng bộ phận
Hội đồng quản trị: Quản lý các định hướng phát triển, giám sát kinh doanh. Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty VNCenter, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty.
Bộ phận kế toán: Chịu trách nhiệm sổ sách chứng từ liên quan các nghiệp vụ công ty.
Bộ phận kiểm soát: Kiểm tra các nghiệp vụ của công ty.
Trung tâm CNTT: Là đơn vị quản lý các phòng ban của công ty
Phòng Kinh doanh:Chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm và thu hút khách hàng mới, tạo ra các chiến lược kinh doanh, đàm phán với khách hàng để ký kết hợp đồng và quản lý các dự án kinh doanh.
Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng CSKH
Phòng Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về việc tư vấn, thiết kế và triển khai các giải pháp CNTT cho khách hàng.
Phòng CSKH: Chịu trách nhiệm giải đáp các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng và đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Phòng Marketing:Chịu trách nhiệm về việc xây dựng chiến lược marketing và thực hiện các chiến dịch quảng cáo, PR để quảng bá thương hiệu của công ty.Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban.
Công tác kế toán tại công ty Cổ phần CNTT Việt Nam VNCENTER
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Vai trò của từng bộ phận
Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về việc tổ chức chỉ đạo thực hiện hướng dẫn công tác kế toán trong công ty Kế toán trưởng có chức năng nhiệm vụ chỉ đạo chung đối với mọi hoạt động của bộ máy kế toán trong công ty, bao gồm các mối quan hệ tài chính với cơ quan thuế, kiểm toán, lập bảng biểu về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm thu thập, tổng hợp, phản ánh, ghi chép và thống kê một cách tổng quát các số liệu, dữ liệu, thông tin trên các tài
Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán tiền lương Kế toán tài sản cố định
Kế toán thuế khoản, sổ sách kế toán, báo cáo lãi lỗ và báo cáo tài chính theo các kỳ kế toán của doanh nghiệp.
Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp.Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán nhằm thực hiện chức năng kiểm soát, phát hiện kịp thời các chi tiêu lãng phí.So sánh đối chiếu kịp thời, thường xuyên số liệu giữ sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán tiền mặt với sổ kiểm kê thực tế nhằm kiểm tra, phát hiện kịp thời các sai lệch.
Kế toán thanh toán: Là nhân sự kế toán thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến các chứng từ thu, chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản khi có các nhu cầu thanh toán trong công ty Khách hàng có thể đến thẳng công ty để thanh toán trực tiếp cho phòng kế toán hoặc có thể thanh toán gián tiếp qua ngân hàng.
Kế toán tiền lương: Là người chịu trách nhiệm quản lý, tính toán và hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương dựa vào các dữ liệu về bảng chấm công, các giấy tờ liên quan đến thu nhập người lao động,…
Kế toán tài sản cố định: Là tham gia kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố định theo quy định của nhà nước, lập các báo cáo về tài sản cố định của doanh nghiệp; kế toán tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng tài sản cố định nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của tài sản cố định.
Sơ đồ hình thức kế toán máy
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ hình thức kế toán máy
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
2.1.4.2 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty Cổ phần CNTT Việt Nam VNCENTER
Trình tự ghi sổ như sau:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, rồi lấy số liệu ghi vào sổ cái Các chứng từ gốc sau khi được làm căn cứ ghi vào chứng từ ghi sổ thì dùng ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết
Cuối kỳ, kế toán tiến hành khoá sổ, tính số phát sinh, số dư của các tài khoản Sau đó căn cứ vào Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh Đến đây, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh với số liệu trên Chứng từ ghi sổ và từng sổ cái của tài khoản
Sau khi kiểm tra đối chiếu xong, nếu số liệu khớp đúng giữa các sổ thì số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ trình tự ghi sổ
Sổ , thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
-Công ty Cổ phần CNTT Việt Nam VNCENTER áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính, các chuẩn mực kế toán hiện hành do Bộ Tài Chính ban hành, sửa đổi, bổ sung và hướng dẫn thực hiện kèm theo.
-Phương thức tính thuế: thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
-Phương pháp hoạch toán: theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Để phù hợp với đặc điểm quy mô của Công ty, yêu cầu quản lý và trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán, Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để thực hiện công tác kế toán của mình Công ty tổ chức hạch toán theo tháng và quyết toán theo quý
-Công ty sử dụng phần mềm Fast.( Giao diện phần mềm kế toán của công ty)
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU, NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CP CNTT VIỆT NAM VNCENTER
Kế toán khoản phải thu khách hàng tại công ty cp CNTT Việt Nam VNCENTER
-Giấy báo có của ngân hàng
-Hóa đơn giá trị gia tăng
-Bảng tổng hợp công nợ
-Giấy đề nghị thanh toán
Tài khoản 131-Phải thu khách hàng
Sơ đồ 2.5 Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ TK 131
Ghi Chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối Tháng Đối chiếu Trong kì, căn cứ trên hợp đồng kinh tế và các thủ tục thanh toán giữa công ty và khách hàng , khi hoàn thành bàn giao cho khách hàng, kế toán công ty sẽ lập hoá
Sổ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ ghi
Sổ cái TK 131 đơn GTGT trong đó ghi rõ tên người mua, số lượng thành tiền và hình thức thanh toán.
Nghiệp vụ 1:Hóa đơn Số 4, ký hiệu 1C22TVN, ngày 16/12/2022, bán phần mềm sinh trắc vân tay cho công ty Bảo hiểm nhân thọ FWD Việt Nam, giá chưa thuế 35.100.000, Thuế 0%.
Kế toán lập hóa đơn GTGT
Từ hóa đơn GTGT => nhập vào hóa đơn dịch vụ
Khách hàng sau khi nhận sản phẩm bàn giao thì tiến hành làm các thủ tục thanh toán tiền theo hợp đồng đã ký, công ty xuất hoá đơn giao cho khách hàng, khách hàng có thể trả tiền ngay, thanh toán qua chuyển khoản hoặc sau một thời gian nữa thì mới trả tiền và trở thành một khoản nợ của khách hàng đối với công ty.
Số dư Nợ của tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” sẽ tăng lên sau mỗi nghiệp vụ phát sinh như trên Khi hoá đơn GTGT lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, 1 liên lưu trong cuốn gốc, 1 liên kèm theo chứng từ gốc lưu tại công ty, 1 liên giao cho khách hàng
Nhận được giấy báo có thông báo người mua trả đủ tiền hàng.
Lập giấy báo có trên phần mềm
Sau khi nhập xong sẽ hiện hiện cổng thông tin như sau:
Lên sổ chi tiết tài khoản 131-Công Ty Bảo Hiểm Nhân Thọ FWD Việt Nam
Nghiệp vụ 2: Ngày 22/12/2022 Công ty bán phần mềm quản lý nhân sự cho Công
Ty CP Tài Chính VIỆTNAMCAPITAL với giá chưa thuế 524.875.000 đồng, thuế suất 10%.
Sau khi nhận được giấy báo có => Lập giấy báo có (thu) của ngân hàng trên phần mềm kế toán Fast.
Cổng thông tin sau khi nhập xong:
Sau khi có HĐ GTGT=> Nhập vào phần mềm kế toán Fast
Cổng thông tin sau khi nhập xong sẽ hiện như sau:
Phiếu thu trên phần mềm:
Sổ chi tiết tổng hợp tháng 12 của TK 131
Sổ chi tiết => Bảng tổng hợp
Chứng từ ghi sổ TK 131
Từ chứng từ ghi sổ => Lên sổ cái TK 131
Dựa vào bảng cân đối phát sinh theo dõi công nợ của khách hàng.
Kế toán khoản phải trả người bán tại công ty cp CNTT Việt Nam VNCENTER
- Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng.
- Giấy báo nợ, Giấy báo có.
Tài khoản sử dụng: TK 331- Phải trả cho người
Sơ đồ 2.6 Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ TK 331
Ghi Chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu
Phiếu chi Giấy báo Nợ
Chứng từ ghi sổ TK 331
Sổ kế toán chi tiết
Hàng ngày khi công ty mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền hay thanh toán tiền cho người cung cấp thì kế toán sẽ nhận được hoá đơn GTGT do người bán lập. Căn cứ số tiền ghi trên hoá đơn, kế toán nhập số liệu vào phần mềm Cuối tháng tổng hợp lên chứng từ ghi sổ TK 331
Một số nghiệp vụ mua hàng phát sinh trong tháng như sau:
Nghiệp vụ 1: Công ty mua hàng hóa: 3,50 lit Phuy dầu động cơ SN 0W-20 giá
165.000 đồng/ lít, 01 cái Vòng lót, nút xả cacte dầu giá 11.000 đồng/cái, 01 vệ sinh phanh giá 140 000 đồng Tổng thuế suất 10%
Sau khi nhận được HĐ GTGT số 9767=> Kế toán tiến hành nhập vào phần mềm kế toán
Cổng thông tin sau khi nhập chứng từng xong sẽ hiện thị như này:
Sau khi lên HĐ=> Lập phiếu chi tiền mặt trả cho Công Ty CP Oto Vận Hội Mới
Sau khi có phiếu chi => Nhập lên phần mềm
Sau khi nhập xong sẽ hiện thị:
Lên sổ chi tiết cho tài khoản 331 của nhà cung cấp Công Ty CP Oto Vận Hội Mới
Nghiệp vụ 2: Ngày 19/12 Công ty mua một cái máy in Canon G210 của công ty
TNHH Tin Học MeGa với đơn giá 3.136.364 đồng với thuế suất 10%
Căn cứ vào HĐ 1082 nhập vào phần mềm:
Sau khi nhập xong hóa đơn phần mềm sẽ hiển thị như sau:
Căn cứ vào ủy nhiệm chi=> Nhập lên phần mềm
Sau đó nhập lên phần mềm kế toán như sau:
Sau khi nhập xong sẽ hiển thị như sau:
Sổ chi tiết TK 331-Công ty TNHH Tin Học MeGa
Chứng từ ghi sổ có TK 331
Bảng cân đối phát sinh công nợ tháng 12/2022
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU, PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CNTT VIỆT NAM VNCENTER
ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU, NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CP CNTT VIỆT NAM VNCENTER
PHẢI THU, NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CP CNTT VIỆT NAM VNCENTER
3.1.1.1 Về hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty đã đề ra các chỉ tiêu doanh thu và treo thưởng hậu hỉnh cho từng phòng cung ứng khi đạt được chỉ tiêu Chính nhờ sự khích lệ lớn này đã tạo hứng khởi và tinh thần làm việc hăng say hết mình của từng thành viên trong các phòng cung ứng vì thế nên chất lượng sản phẩm dịch vụ ra lò mang tính chuyên nghiệp và có tính cạnh tranh cao.
Công ty áp dụng nhiều phần mềm, công nghệ thông minh vào trong công việc nên tiết kiệm được chi phí, phát triển công ty ngày càng đi lên.Trả qua hai năm dịch bệnh doanh thu của công ty giảm không đáng kể, dịch họ vẫn có nhu cầu sử dụng máy tính nên doanh thu vẩn ở mức không đáng lo ngại Sau dịch công ty ngày một đi lên, doanh thu tăng trưởng trở lại.
Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng là phù hợp với đặc điểm và quy mô của công ty Như vậy, mọi công việc đều được thực hiện theo tuần tự và được giám sát chặt chẽ từ trên xuống dưới Các quy định chỉ đạo của Tổng giám đốc sẽ nhanh chóng được chuyển tới đối tượng thực hiện ,ngược lại các thông tin báo cáo thực hiện cũng được phản hồi một cách nhanh chóng để Tổng giám đốc xử lý được kịp thời giúp những người chịu trách nhiệm thực hiện hoàn thành tốt công việc và kế hoạch của công ty được triển khai tốt.Nhân viên kế toán có trình độ và kinh nghiệm lâu năm Chính cái trình độ và kinh nghiệp mà họ tích lũy được trong quá trình thực hiện công việc đã giúp họ xử lý nhanh chóng và gọn gàng các lỗi và sai xót trong công tác kế toán.
Với mô hình tổ chức các phòng, các bộ phận được quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ ít xảy ra chồng chéo trong công việc, ít gây ra lãng phí và đạt hiệu quả cao trong công việc.
Sử dụng phần mềm Fast công tác hạch toán được kế toán sử dụng đầy đủ các loại chứng từ cần thiết để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý giúp cho kế toán tổng hợp được thông tin chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán được nhanh chóng và chính xác, kế toán cập nhật chứng từ kịp thời, tạo thuận lợi cho việc hạch toán nhanh chóng và chính xác Đối với khách hàng phải thu: Công ty lập riêng Bảng theo dõi các khoản phải thu để tiện cho việc theo dõi khách hàng cần thu hồi nợ hàng năm Việc tổ chức theo dõi thường xuyên các khoản nợ đã làm cho công tác quản lý thuận lợi, dễ đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị trong việc ra quyết định thu hồi công nợ. Đối với khách hàng phải trả: Kế toán mở sổ chi tiết cho từng đối tượng và ghi rõ từng lần trả, để tránh tình trạng nợ xấu diễn ra gây ảnh hưởng nghiêm trọng cho công ty.
3.1.2.1 Về các khoản phải thu khách hàng
Về sổ sách kế toán thì công ty đã sử dụng Bảng tổng hợp tình hình thanh toán khách hàng, tuy nhiên bảng này chỉ thể hiện số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số đã thu, số dư cuối kỳ còn phải thu khách hàng mà chưa thể hiện được số tiền đã quá hạn thanh toán.
Như vậy, ta thấy cách hạch toán các khoản phải thu của công ty chỉ theo dõi chi tiết từng khoản nợ phát sinh cho từng khách hàng mà chưa quan tâm nhiều đến thời gian thu hồi nợ Chính vì vậy mà nhiều khách hàng dây dưa không muốn trả nợ nên đã để nợ đọng trong một thời gian dài Công ty đã bị chiếm dụng vốn một khối lượng khá lớn, do đó sẽ phát sinh các khoản nợ khó đòi kéo dài trong nhiều năm. Thế nhưng công ty vẫn chưa có phương pháp thu hồi các khoản nợ này.
3.1.2.2 Về các khoản phải trả người bán
Cũng giống như các khoản phải thu, công tác hạch toán các khoản phải trả chỉ mở chi tiết theo từng đối tượng trả và từng lần thanh toán mà chưa theo dõi chi tiết thời gian các khoản nợ phải trả Điều này có thể dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn của nhà cung cấp hoặc khách hàng kéo dài Nếu tình trạng này diễn ra quá nhiều năm thì doanh nghiệp mất đi tính chủ động trong kinh doanh và có thể dẫn đến mất khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn Vì vậy, công ty cần theo dõi riêng các khoản nợ mới và những khoản nợ đến hạn trả để có kế hoạch chi trả đúng hạn.
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU,NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CP CNTT VIỆT NAM VNCENTER
PHẢI THU,NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CP CNTT VIỆT NAM VNCENTER
3.2.1 Thực hiện theo dõi thời gian hạch toán tuổi thọ
Xác định thời gian hạn nợ: Để theo dõi thời gian hạch toán tuổi thọ công nợ, cần xác định thời gian hạn nợ cho từng khoản nợ trong danh sách công nợ Thời gian hạn nợ có thể được xác định bằng cách xem lại hợp đồng hoặc các tài liệu liên quan đến khoản nợ.
Tạo bảng tính hoặc phần mềm: Có thể sử dụng bảng tính hoặc phần mềm để theo dõi thời gian hạch toán tuổi thọ công nợ Công ty cần tạo một danh sách các khoản nợ và thêm các thông tin như ngày phát hành, ngày đáo hạn, số tiền nợ, lãi suất và các thông tin khác liên quan đến khoản nợ.
Cập nhật thông tin định kỳ: Công ty cần cập nhật thông tin về các khoản nợ định kỳ, ví dụ như hàng tuần hoặc hàng tháng Việc cập nhật thông tin này sẽ giúp công ty có được một cái nhìn tổng quan về tình hình công nợ và giúp công ty đưa ra các quyết định quản lý tài chính hiệu quả.
Kiểm tra và thực hiện các hành động cần thiết: Khi các khoản nợ đến hạn, công ty cần kiểm tra xem các khoản nợ này đã được thanh toán đúng hạn chưa Nếu khoản nợ chưa được thanh toán đúng hạn, công ty cần liên hệ với khách hàng để yêu cầu thanh toán và đưa ra các hành động cần thiết để quản lý rủi ro. Điều chỉnh danh sách công nợ: Bạn cần điều chỉnh danh sách công nợ khi có các khoản nợ được thanh toán hoặc khi có thay đổi về các điều kiện thanh toán.Việc điều chỉnh danh sách công nợ này sẽ giúp công ty giữ được một bản ghi chính xác về tình hình công nợ và đưa ra các quyết định quản lý tài chính phù hợp.
3.2.2 Lập bản phân tích tình hình công nợ phải thu, phải trả để đánh giá khả năng thu hồi, trả các khoản nợ
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ PHẢI THU
Khách hàng Số tiền phải thu Đến hạn
Biện pháp khi đến hạn mà khách hàng không thanh toán tiền hàng:
Gửi thông báo nhắc nhở thanh toán: Công ty có thể gửi thông báo nhắc nhở thanh toán đến khách hàng nợ khi đến hạn thanh toán Thông báo này cần nêu rõ thông tin về khoản nợ, số tiền nợ và hạn thanh toán, cũng như nhắc nhở khách hàng về trách nhiệm của họ trong việc thanh toán đúng hạn.
Thoả thuận thanh toán lại: Nếu khách hàng không thể thanh toán đúng hạn, công ty có thể thoả thuận thanh toán lại với khách hàng Trong trường hợp này, công ty có thể đề xuất một kế hoạch thanh toán linh hoạt hoặc trả nợ theo đợt để giúp khách hàng thanh toán khoản nợ của mình. Áp dụng các biện pháp pháp lý: Nếu khách hàng vẫn không thanh toán khi đến hạn, công ty có thể áp dụng các biện pháp pháp lý để đòi tiền Điều này bao gồm việc thu hồi khoản nợ thông qua pháp luật, tìm kiếm sự trợ giúp của các tổ chức tư vấn pháp lý hoặc đưa vấn đề đến trọng tài hoặc tòa án để giải quyết.
Chuyển nợ cho đơn vị thu hồi nợ chuyên nghiệp: Công ty có thể chuyển khoản nợ cho đơn vị thu hồi nợ chuyên nghiệp để đảm bảo khoản nợ được thu hồi. Đơn vị này sẽ đảm nhận việc liên lạc với khách hàng, đề xuất các phương thức thanh toán và theo dõi quá trình thu hồi nợ.
Tạm dừng hợp đồng với khách hàng nợ: Trong một số trường hợp nghiêm trọng, công ty có thể tạm dừng hợp đồng với khách hàng nợ để đòi tiền Tuy nhiên, điều này cần được thực hiện sau khi đã xem xét kỹ các hậu quả và được tư vấn bởi đội ngũ pháp lý của công ty
Việc đưa ra biện pháp phù hợp để giải quyết vấn đề nợ của khách hàng là rất quan trọng Công ty cần cân nhắc và đưa ra quyết định phù hợp để đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp được ổn định và khách hàng được.
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ PHẢI THU
Khách hàng Số tiền phải trả
30 ngày 60 ngày 90 ngày 90 trở lên
Khi công ty chưa đủ tiền để trả nợ nhà cung cấp, có thể thực hiện một số biện pháp quản lý tài chính sau để giải quyết tình huống này:
Tái cấu trúc nợ: Công ty có thể thương lượng với nhà cung cấp để chia tách khoản nợ thành các khoản nhỏ hơn và trả chúng trong một khoảng thời gian dài hơn Việc tái cấu trúc nợ sẽ giúp công ty giảm tải gánh nặng tài chính và có thêm thời gian để cải thiện tình hình tài chính.
Huy động nguồn vốn: Công ty có thể huy động nguồn vốn bằng cách vay vốn từ các ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc những người đầu tư khác Tuy nhiên, việc vay tiền cần phải được tính toán kỹ lưỡng để tránh tình trạng nợ nần kéo dài.
Tăng doanh thu: Công ty có thể tăng doanh thu bằng cách tăng giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ, tìm kiếm khách hàng mới hoặc phát triển thêm sản phẩm hoặc dịch vụ mới để tăng doanh số bán hàng.
Giảm chi phí: Để có thêm nguồn tiền trả nợ, công ty có thể tìm kiếm các cách giảm chi phí như cắt giảm chi phí nhân sự, chi phí quảng cáo hoặc tiết kiệm điện, nước, điện thoại, internet, v.v.
Thương lượng với nhà cung cấp: Công ty có thể thương lượng với nhà cung cấp để kéo dài thời hạn trả nợ hoặc giảm lãi suất phạt Việc thương lượng cần được thực hiện một cách thận trọng và tính toán kỹ lưỡng để tránh gây thiệt hại cho mối quan hệ giữa công ty và nhà cung cấp.