Với sự phát triển của đất nước, ngày càng nhiều các doanh nghiệp đã xuất hiện. Nhưng để tồn tại, đứng vững và gặt hái được những thành công tốt đẹp trên thị trường, bất kì doanh nghiệp nào cũng phải xây dựng cho mình kế hoạch hoạt động tốt và có hiệu quả, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán. Kế toán được coi là phương tiện giao tiếp giữa doanh nghiệp với các đối tượng có quan hệ. Kế toán ghi chép kịp thời chính xác những nghiệp vụ phát sinh, từ đó cung cấp những thông tin nhằm xây dựng kế hoạch hoạt động chặt chẽ, xác thực. Với việc chuyển biến của đất nước theo hướng công nghiệp hoá hiện đại hoá đã tạo ra sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp và sự tồn tại Nợ Có trong kinh doanh là điều tất yếu , nhưng doanh nghiệp phải biết sử dụng đồng vốn của mình như thế nào để phát huy thế mạnh cho công ty. Xét trên tình hình công nợ của doanh nghiệp sẽ phản ánh rõ nét về chất lượng công tác quản lý tài chính nói chung, công tác hoạt động và sử dụng vốn lưu động nói riêng. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán, cùng với quá trình tìm hiểu thực tế tại Công Ty TNHH MTV Khai Thác Thủy Lợi Đà Nẵng, em đã chọn viết đề tài: “KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV KHAI THÁC THỦY LỢI ĐÀ NẴNG.’’ để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp cho mình. Nội dung đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lí luận cơ bản về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán tại Công ty TNHH MTV Khai Thác Thủy Lợi Đà Nẵng. Chương 3: Một số biện pháp cải thiện công tác kế toán công nợ tại Công ty TNHH MTV Khai Thác Thủy Lợi Đà Nẵng.
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Một số khái niệm cơ bản về kế toán công nợ
1.1.1 Khái niệm kế toán công nợ Đặc điểm cơ bản của hoạt động kinh doanh thương mại là thực hiện việc tổ chức lưu thông hàng hoá, dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong tiêu dùng xã hội Trong quá trình kinh doanh thường xuyên phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người mua, với cán bộ công nhân viên…Trên cơ sở các quan hệ thanh toán này làm phát sinh các khoản phải thu hoặc khoản phải trả Kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả gọi chung là kế toán công nợ Như vậy kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.2 Kế toán khoản phải thu
“Các khoản phải thu” là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hoá, vật tư và các khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp” Khoản phải thu là một bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bịcác đơn vị, tổ chức kinh tế và cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi. Các khoản phải thu trong doanh nghiệp thương mại bao gồm: Phải thu khách hàng, các khoản phải thu nội bộ, các khoản phải thu khác, Trong đó khoản phải thu khách hàng là khoản chiếm vị trí quan trọng trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, vì vậy việc theo dõi khoản mục này có ý nghĩa hết sức quan trọng.
1.2.2.2 Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu
Thứ nhất, các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Thứ hai, việc phân loại các khoản phải thu là phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác được thực hiện theo nguyên tắc: a) Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết) Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác; b) Phải thu nội bộ gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc; c) Phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua - bán, như:
- Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính, như: khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia;
- Các khoản chi hộ bên thứ ba được quyền nhận lại; Các khoản bên nhận ủy thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao ủy thác;
- Các khoản phải thu không mang tính thương mại như cho mượn tài sản, phải thu về tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý…
Thứ ba, khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn.Các chỉ tiêu phải thu của Bảng cân đối kế toán có thể bao gồm cả các khoản được phản ánh ở các tài khoản khác ngoài các tài khoản phải thu, như: Khoản cho vay được phản ánh ở TK 1283; Khoản ký quỹ, ký cược phản ánh ở TK 244, khoản tạm ứng ở TK 141… Việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi được căn cứ vào các khoản mục được phân loại là phải thu ngắn hạn, dài hạn của Bảng cân đối kế toán.
Thứ tư, kế toán phải xác định các khoản phải thu thỏa mãn định nghĩa của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (được hướng dẫn chi tiết ở tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái) để đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính.
1.2.2.3 Nhiệm vụ kế toán các khoản phải thu
Kế toán phản ánh các khoản phải thu theo giá trị thuần, do đó trong nhóm tài khoản này phải thiết lập các tài khoản “Dự phòng phải thu khó đòi” để tính trước khoản lỗ dự kiến về khoản thu khó đòi có thể không đòi được trong tương lai nhằm phản ánh giá trị thuần của các khoản phải thu.
Kế toán phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khó có khả năng thu hồi được để làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi về khoản thu này.
Các khoản phải thu chủ yếu có số dư bên Nợ, nhưng trong quan hệ với từng đối tượng phải thu có thể xuất hiện số dư bên Có. Cuối kỳ kế toán, khi lập báo cáo tài chính, khi tính toán các chỉ tiêu phải thu, phải trả cho phép lấy số dư chi tiết của các khoản nợ phải thu để lên hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn” của bảng cân đối kế toán.
1.2.3 Các khoản nợ phải trả
Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của đơn vị phát sinh từ các giao dịch sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác mà doanh nghiệp phải thanh toán từ nguồn lực của mình. Điều kiện để ghi nhận nợ phải trả: Nợ phải trả được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán, và khoản nợ phải trả đó phải xác định một cách đáng tin cậy.
Trong doanh nghiệp, nếu phân loại theo nội dung kinh tế thì nợ phải trả bao gồm: Phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả cho người lao động, Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước, phải trả khác,… Nếu phân loại theo thời hạn chu kì kinh doanh của doanh nghiệp thì nợ phải trả phân thành hai loại: Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn
- Nợ ngắn hạn: Là nợ mà doanh nghiệp phải trả trong một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh.
- Nợ dài hạn: Là nợ mà doanh nghiệp phải trả trong thời gian trên một năm hoặc dài hơn một chu kì kinh doanh.
1.2.3.2 Nguyên tắc kế toán các khoản phải trả
Thứ nhất, các khoản nợ phải trả được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải trả, đối tượng phải trả, loại nguyên tệ phải trả và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Việc phân loại các khoản phải trả là phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả khác được thực hiện theo nguyên tắc: a) Phải trả người bán gồm các khoản phải trả mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản và người bán (là đơn vị độc lập với người mua, gồm cả các khoản phải trả giữa công ty mẹ và công ty con, công ty liên doanh, liên kết) Khoản phải trả này gồm cả các khoản phải trả khi nhập khẩu thông qua người nhận ủy thác (trong giao dịch nhập khẩu ủy thác); b) Phải trả nội bộ gồm các khoản phải trả giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc; c) Phải trả khác gồm các khoản phải trả không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua, bán, cung cấp hàng hóa dịch vụ:
- Các khoản phải trả liên quan đến chi phí tài chính, như: khoản phải trả về lãi vay, cổ tức và lợi nhuận phải trả, chi phí hoạt động đầu tư tài chính phải trả;
- Các khoản phải trả do bên thứ ba chi hộ; Các khoản tiền bên nhận ủy thác nhận của các bên liên quan để thanh toán theo chỉ định trong giao dịch ủy thác xuất nhập khẩu;
Nội dung của công tác tổ chức kế toán các khoản phải thu khách hàng và kế toán phải trả nhà cung cấp
1.3.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng
1.3.1.1 Khái niệm các khoản phải thu
Phải thu khách hàng là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ và các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành
1.3.1.2 Chứng từ, số sách sử dụng
Các chứng từ, sổ sách sử dụng bao gồm:
- Hợp đồng bán hàng; hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn bán hàng; phiếu xuất kho; biên bản nghiệm thu, thanh lý, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng
- Biên bản đối chiếu công nợ
Tài khoản sử dụng: TK 131 - Phải thu khách hàng.
Nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu khách hàng.
- Không phản ánh vào khoản phải thu những nghiệp vụ thu tiền ngay.
- Khoản phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung
- Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận các hoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
- Kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ Nếu hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
- Đối với các khoản có gốc ngoại tệ thì phải vừa theo dõi bằng nguyên tệ, vừa quy đổi thành Việt Nam đồng theo tỷ giá thích hợp và điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo kế toán.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
TK 131-PHẢI THU KHÁCH HÀNG
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
- Số tiền khách hàng đã trả nợ.
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại.
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại.
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
- Đánh giá lại các khoản bằng ngoại tệ.
Số dư bên nợ Số dư bên có
Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng.
1.3.1.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán phải thu của khách hàng
1.3.1.4 Kế toán dự phòng phải thu khó đòi
Dự phòng phải thu khó đòi: là khoản dự phòng phần giá trị các khoản nợ phải thu và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn khác có bản chất tương tự các khoản phải thu khó có khả năng thu hồi.
Việc lập dự phòng nhằm mục đích:
- Đảm bảo nguyên tắc thận trọng và phù hợp.
- Giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh.
- Đảm bảo cho doanh nghiệp phản giá trị của các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Đối tượng và điều kiện lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Đối tượng lập dự phòng là các khoản nợ phải thu (bao gồm cả các khoản doanh nghiệp đang cho vay và khoản trái phiếu chưa đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán mà doanh nghiệp đang sở hữu) đã quá hạn thanh toán và các 27 khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng doanh nghiệp không thu hồi được đúng hạn.
Điều kiện để ghi nhận một khoản nợ là nợ phải thu khó đòi:
- Phải có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả, bao gồm: Một trong số các chứng từ gốc sau: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ.
- Bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
- Đối chiếu công nợ; trường hợp không có đối chiếu công nợ thì phải có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ do doanh nghiệp đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát).
- Các chứng từ khác có liên quan (nếu có)
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: Nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán từ 06 tháng trở lên (tính theo thời hạn trả nợ gốc ban đầu theo hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác, không tính đến thời gian gia hạn trả nợ giữa các bên), doanh nghiệp đã gửi đối chiếu xác nhận nợ hoặc đôn đốc thanh toán nhưng vẫn chưa thu hồi được nợ Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định đối tượng nợ có khả năng không trả được nợ đúng hạn… Riêng đối với các khoản nợ mua của doanh nghiệp mua bán nợ (có đăng ký ngành nghề và hoạt động mua bán nợ theo đúng quy định của pháp luật), thời gian quá hạn được tính kể từ ngày chuyển giao quyền chủ nợ giữa các bên (trên cơ sở biên bản hoặc thông báo bàn giao quyền chủ nợ) hoặc theo cam kết gần nhất (nếu có) giữa doanh nghiệp đối tượng nợ và doanh nghiệp mua bán nợ.
Phương pháp lập dự phòng Để đề phòng những tổn thất về khác khoản thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán, doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi (tính trước vào chi phí quản lý doanh nghiệp), kèm theo các chứng từ gốc chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên.
Trong đó: Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng:
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm.
- 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
- 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
- 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên. Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông và doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ hàng hóa, khoản nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau và khoản nợ phải thu do bán lẻ hàng hóa theo hình thức trả chậm/trả góp của các đối tượng nợ là cá nhân đã quá hạn thanh toán mức trích lập dự phòng như sau:
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 6 tháng.
- 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 9 tháng.
- 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 9 tháng đến dưới 12 tháng.
- 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 12 tháng trở lên Đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định tổ chức kinh tế đã phá sản, đã mở thủ tục phá sản, đã bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh; đối tượng nợ đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đang mắc bệnh hiểm nghèo (có xác nhận của bệnh viện) hoặc đã chết hoặc khoản nợ đã được doanh nghiệp yêu cầu thi hành án nhưng không thể thực hiện được do đối tượng nợ bỏ trốn khỏi nơi cư trú; khoản nợ đã được doanh nghiệp khởi kiện đòi nợ nhưng bị đình chỉ giải quyết vụ án thì doanh nghiệp tự dự kiến mức tổn thất không thu hồi được (tối đa bằng giá trị khoản nợ đang theo dõi trên sổ kế toán) để trích lập dự phòng.
Xử lý khoản dự phòng
Nếu số dự phòng phải trích lập = (bằng) số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở báo cáo năm trước, doanh nghiệp không được trích lập bổ sung thêm.
Nếu số dự phòng phải trích lập > (lớn) số dư khoản dự phòng nợ phải thukhó đòi đã trích lập ở báo cáo năm trước, doanh nghiệp được trích lập bổ sung số chênh lệch và ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
Sự cần thiết của kế toán thanh toán với người mua, người bán
Với số vốn hạn chế mà một doanh nghiệp sở hữu, nó không thể trang trải tất cả các chi phí phát sinh từ hoạt động kinh doanh của mình Do đó, doanh nghiệp phải dựa vào vốn được cung cấp bởi một tổ chức khác, do đó thiết lập mối quan hệ thanh toán. Trong số các khoản phải thu khác nhau mà doanh nghiệp sở hữu, vị trí quan trọng nhất được nắm giữ bởi các khoản phải thu của khách hàng Số tiền thu được từ khách hàng đóng vai trò là nguồn chính để doanh nghiệp thực hiện các khoản nợ và duy trì hoạt động kinh doanh của mình Bằng cách quản lý và thu hồi nợ hiệu quả, doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng thanh toán, từ đó đảm bảo rằng công ty duy trì tình hình tài chính ổn định để vượt qua những rủi ro gặp phải trong quá trình hoạt động kinh doanh. Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho công tác quản lý tài chính trong một doanh nghiệp.
Thông qua các thông tin về nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo từng đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán sẽ giúp cho các nhà quản lý nắm được tình hình thanh toán cuả doanh nghiệp rồi từ đó đưa ra các chính sách thu hồi nợ,thanh toán nợ và cân đối tài chính doanh nghiệp giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng sao cho hợp lý Vì vậy, các nghiệp vụ liên quan đến việc thanh toán phát sinh đều được thể hiện qua các chứng từ, sổ sách nên việc quản lý các khoản nợ và thu hồi nợ phải được tiến hành thông qua kế toán Việc quản lý thường xuyên và chi tiết của kế toán mà ban giám đốc sẽ có những quyết định đúng đắn, có những biện pháp kịp thời trong việc thu hồi nợ phải thu sớm nhất có thể từ phía khách hàng nhưng vẫn phải đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đồng thời chi trả đúng hạn cho người bán nhằm nâng cao uy tín của công ty Tóm lại, quan hệ thanh toán với người mua người bán có ảnh hưởng quan trọng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV
Khái quát về Công ty TNHH MTV Khai Thác Thủy Lợi Đà Nẵng
- Tên gọi của đơn vị: Công ty TNHH MTV Khai Thác Thủy Lợi Đà Nẵng.
- Trụ sở: 02 Trần Đình Long – Phường Hòa Thọ Đông - Quận Cẩm Lệ - Đà Nẵng.
- Người đại diện pháp lý: Trà Vũ Quốc Tuấn
- Loại hình doanh nghiệp: 100% vốn nhà nước địa phương
Từ sau ngày giải phóng, tỉnh Quảng Nam – Đà Nẵng (cũ) đã tập trung cho đù tư và phát triển thủy lợi sản xuất nông nghiệp cùng với sự phát triển của công trình thủy lợi, UBND tỉnh đã chủ động thành lập hoặc thay đổi các mô hình quản lý khai thác trên địa bàn tỉnh nhằm quản lý và tận dụng thu phí thủy lợi để bù đắp về chi phí Do đó năm 1987 công ty thủy nông tỉnh được thành lập để quản lý khai thác các công trình thủy lợi hiện có lúc đó.
Năm 1983 theo chủ trương của nhà nước lấy huyện làm trung tâm cấp ngân sách, tăng cường về mọi mặt đầu tư thủy lợi Tỉnh chủ trương phân cấp công tác quản lý khai thác thủy lợi về cho các huyện theo nguyên tắc “Công trình nằm trên địa bàn huyện nào thì lập xí nghiệp quản lý ở đó” vì thế Thủy Nông huyện Hòa Vang được ra đời.
Ngày 10/10/1991 UBND tỉnh Quảng Nam – Đà Nẵng đã quyết định số 162/ QD-UB chính thức thành lập công ty quản lý khai thác công trình Thủy Lợi Quảng Nam – Đà Nẵng và sau này đã đổi tên lại thành Công ty TNHH Một Thành Viên Khai Thác Thủy Lợi Đà Nẵng.
Cuối năm 1996, do chủ trương tách tỉnh Quảng Nam – Đà Nẵng thành hai đơn vị hành chính trực thuộc trung ương là tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng thành hai đơn vị hành chính trực thuộc trung ương là tỉnh Quảng Nam và Thành phố Đà Nẵng. Công ty TNHH MTV Khai Thác hủy Lợi Đà Nẵng theo QĐ số 106/QĐ – UB ngày 4/4/197 của UBND thành phố Đà Nẵng, tại phường Hòa Thọ Đông, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng.
2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
- Quản lý, khai thác các công trình thủy lợi;
- Cấp nước sinh hoạt nông thôn;
- Duy tu, bảo dưỡng và xây dựng công trình thủy lợi, giao thông nông thôn và cấp nước sinh hoạt nông thôn;
- Gia công, lắp đặt các thiết bị của công trình thủy lợi;
- Thực hiện các dịch vụ cung ứng trang thiết bị vận hành, sửa chữa cơ điện;
- Tư vấn, thiết kế, giám sát công trình thủy lợi và cấp nước sinh hoạt nông thôn.
Công ty TNHH MTV Khai thác thủy lợi Đà Nẵng luôn phấn đấu không ngừng về khoa học, công nghệ, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu ngày càng cao của xã hội đối với ngành nước trên nền tảng kinh tế, kỹ thuật, môi trường và an sinh xã hội Công ty là đơn vị chuyên ngành về quy hoạch thủy lợi, với chức năng nghiên cứu lập quy hoạch thủy lợi nhằm điều hòa, sử dụng, bảo vệ và phát triển bền vững nguồn nước, môi trường nước phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội các quận, huyện của TP Đà Nẵng.
2.1.4 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Một trong những nhân tố góp phần tạo nên sự phát triển của Công ty TNHH MTV Khai Thác Thủy Lợi Đà Nẵng chính là bộ máy quản lý Công ty luôn có ý thức hoàn thiện cơ cấu quản lý và công tác điều hành hoạt động kinh doanh cho phù hợp với chức năng hoạt động của mình.
Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy tại công ty
Lao động là nguồn nhân lực không thể thiếu trong mỗi DN. Việc bố trí sử dụng lao động hợp lý là cơ sở cho sự thành công trong việc phát triển DN và cũng là lợi thế trong việc cạnh tranh với các đối thủ Nhân sự của Công ty TNHH MTV Khai Thác Thủy Lợi Đà Nẵng tại thời điểm (31/12/2022) là 56 người (49 nam, 7 nữ).
Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban
- Hội đồng thành viên: Hội đồng thành viên nhân danh chủ sở hữu công ty tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty; có quyền nhân danh ông ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty; chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao theo quy định của Luật doanh nghiệp và pháp luật có liên quan. Nhiệm vụ cụ thể và chế độ làm việc của Hội đồng thành viên đối với chủ sở hữu công ty được thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty và pháp luật có liên quan.
- Kiểm soát viên: Kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của Hội đồng thành viên, Giám đốc trong tổ chức thực hiện quyền chủ sở hữu, trong quản lý điều hành công việc kinh doanh của công ty; thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý và các báo cáo khác trước khi trình chủ sở hữu Công ty hoặc cơ quan Nhà nước có liên quan; trình chủ sở hữu công ty báo cáo thẩm định; kiến nghị chủ sở hữu công ty các giải pháp sửa đổi, bổ sung, cơ cấu tổ chức quản lý điều hành công việc kinh doanh của công ty.
- Giám đốc: Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên; quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty; tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; ban hành Quy chế quản lý nội bộ Công ty; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý và người lao động trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên; ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên; kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty; trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên; kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh; tuyển dụng lao động.
- Phó giám đốc: Phó giám đốc là người giúp Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công, ủy quyền của Giám đốc Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty, Hội đồng thành viên và pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
- Phòng Tổ chức - Hành chính: Quản lý bộ máy tổ chức, quản lý CBCNV Đề xuất Ban Giám đốc tiếp nhận, sắp xếp, điều động, phân công, bổ nhiệm, chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ hưu (CBCNV) trong công ty; quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên trong đơn vị; quản lý việc đào tạo, bồi dưỡng, nâng lương, nâng bậc, tập huấn, học tập cho CBCNV đúng quy định; theo dõi thi đua khen thưởng, kỷ luật Tham mưu đánh giá xếp loại cán bộ công nhân viên hàng năm; theo dõi thực hiện nội quy, quy chế, quy định của công ty; tổ chức trực bảo vệ cơ quan hằng ngày; quản lý và điều động xe phục vụ công tác theo yêu cầu của lãnh đạo; xây dựng định mức lao động và tiền lương Hàng năm phải lập kế hoạch lao động và đăng ký tiền lương với cơ quan có thẩm quyền xét duyệt; theo dõi và giải quyết phép hàng năm cho CBCNV Công ty; tổ chức phân công trực Văn phòng mùa mưa lũ, nghỉ lễ, nghỉ tết…; tổ chức công tác hội họp, giao ban, sơ kết, tổng kết, hội nghị, thi đua ; tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ, công nhân viên; quản lý tài sản, trang thiết bị trong công ty Hàng năm, tiến hành kiểm kê, đánh giá tình hình sử dụng tài sản được trang bị; quản lý và giải quyết công tác hành chính, văn thư, văn phòng phẩm, đề xuất trang bị dụng cụ sinh hoạt cho các đơn vị trực thuộc đúng quy định đề ra.
- Phòng Kế hoạch - Tài vụ: Tham mưu, dự thảo cho Giám đốc công ty trình Chủ tịch công ty để ký kết các hợp đồng kinh tế về cho thuê, mua bán tài sản cố định; lập báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm để ký báo cáo cho UBND thành phố, các Sở, Ban ngành liên quan về kết quả hoạt động của công ty; lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm, kế hoạch 05 năm, kế hoạch dự toán chi phí tài chính hàng năm để trình cấp trên phê duyệt; tham mưu, đề xuất cho Lãnh đạo công ty sử dụng vốn sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn vốn được giao; tham mưu, dự thảo cho Ban Giám đốc ký kết, nghiệm thu, thanh lý thanh lý tài sản, hợp đồng kinh tế khác theo thẩm quyền; tham mưu cho Ban Giám đốc thực hiện công tác tài chính kế toán của Công ty; tham mưu cho Giám đốc ký phê duyệt dự toán thu, chi quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản sau khi có ý kiến thống nhất của Chủ tịch công ty; theo dõi chặt chẽ tình hình thu chi của công ty, chi phí tiết kiệm, đúng chế độ chính sách của Nhà nước quy định; lập phương án phân phối tiền lương, thưởng hàng năm và trả lương tháng kịp thời đúng theo quy định Nhà nước và Thỏa ước lao động tập thể; theo dõi công nợ và báo cáo Ban Giám đốc hàng tháng, hàng quý, hàng năm và đề xuất hướng giải quyết; thực hiện đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN đối với người lao động; thực hiện công tác thống kê, báo cáo thống kê; tổng hợp quyết toán tình hình tài chính công ty hàng quý, hàng năm; cùng các phòng liên quan thực hiện việc cung cấp vật tư, thiết bị, dụng cụ sinh hoạt đúng quy định Nhà nước; theo dõi quản lý việc thực hiện các định mức kinh tế - kỹ thuật, mức sử dụng vật tư, chi phí quản lý đã giao khoán; chủ trì cùng với các phòng liên quan tham mưu thực hiện thanh lý tài sản cố định theo quy định của Pháp luật; cùng các phòng Kỹ thuật, phòng Quản lý nước và công trình có trách nhiệm thẩm tra quyết toán về việc thi công các công trình trong hệ thống; tham gia nghiệm thu các công trình sửa chữa lớn và các dự án đầu tư nâng cấp do công ty làm chủ đầu tư; thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của Chủ tịch, Ban Giám đốc.
- Phòng Kỹ thuật: Giúp Giám đốc xét duyệt đồ án kỹ thuật, sáng kiến cải tiến kỹ thuật; đề xuất Giám đốc lập dự án khả thi nâng cấp các công trình đầu mối và hệ thống kênh mương, xây dựng bổ sung quy hoạch hệ thống công trình; hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện và giám sát công tác duy tu, bảo dưỡng thường xuyên các công trình trong hệ thống; thực hiện công tác tư vấn thiết kế, giám sát công trình; hướng dẫn, theo dõi, tổng hợp,lưu trữ các số liệu quan trắc về đo mưa, đo mực nước, đo lún, đo thấm các công trình đầu mối của các đơn vị trực thuộc; trực tiếp hướng dẫn tổ chức xử lý công trình, kênh mương; quản lý hồ sơ kỹ thuật; chủ trì cùng các phòng có liên quan tổ chức nghiệm thu việc tu sửa, xây dựng mới công trình.
- Phòng Quản lý nước và công trình: Lập phương án phòng chống hạn, phương án phòng chống lụt bão hàng năm, cùng các đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện theo phương án đã duyệt; theo dõi, kiểm tra việc biến động diện tích từng vụ sản xuất do chuyển đổi cơ cấu cây trồng, diện tích ao nuôi, do mất mùa trước khi thanh lý hợp đồng; đề xuất cung cấp trang bị dụng cụ PCCC, PCLB cũng như vật tư trang thiết bị cho cơ sở; theo dõi việc quản lý, cung cấp nước ở các hệ thống; tổ chức kiểm tra công tác ATLĐ, HBLĐ, VSLĐ ở các đơn vị trực thuộc; theo dõi, đôn đốc các trạm bảo dưỡng, tu sửa hệ thống điện, hệ phụ tải, trang thiết bị nhà máy để phục vụ sản xuất; theo dõi tổng hợp giờ vận hành, điện năng tiêu thụ các trạm bơm theo từng tháng, từng vụ, từng năm; phối hợp với các đơn vị cơ sở thực hiện công tác bảo vệ công trình thủy lợi, vận hành an toàn; trực tiếp giải quyết các vi phạm về pháp lệnh quản lý khai thác công trình thủy lợi xảy ra ở các đơn vị trực thuộc; trực tiếp hướng dẫn xử lý sự cố về điện và máy móc thiết bị; tổ chức kiểm tra các hiện tượng vi phạm công trình thủy lợi, công trình cấp nước sinh hoạt, tổng hợp đề xuất xử lý kịp thời; cùng các phòng có liên quan nghiệm thu việc tu sửa và xây dựng mới công trình;
Thực trạng công tác hạch toán công nợ kế toán các khoản phải thu của khách hàng
2.2.1 Đặc điểm về khách hàng tại công ty
Do mặt hàng kinh doanh của công ty là nước sinh hoạt, sản xuất nên các khách hàng là các hộ gia đình, các đơn vị kinh doanh trên địa bàn thành phố Đà Nẵng Do đặc điểm riêng biệt của mặt hàng nên các khoản phải thu sẽ được xác định sau quá trình sử dụng Ví dụ, vào cuối mỗi tháng, số tiền phải thu khách hàng sẽ được xác định khi công ty tiến hành xác định khối lượng nước tiêu thụ của mỗi khách hàng Vì thế trong khoản từ ngày 20 đến cuối tháng, khách hàng sẽ nhận được giấy báo tiền nước của tháng đó để biết được khoản phải thanh toán cho công ty Giấy báo tiền nước sẽ được gửi đến địa chỉ cho mỗi khách hàng Khách hàng có thể thanh toán theo 2 cách là đến nộp trực tiếp tại phòng Kế hoạch – Tài vụ hoặc tiến hành nộp thông qua dịch vụ của Ngân hàng Đối với các bạn hàng lâu năm của công ty, công ty luôn có những ưu đãi nhất định trong phương thức thanh toán nhằm khuyến khích các doanh nghiệp thanh toán đúng, đủ, kịp thời Bên cạnh đó, doanh nghiệp có những chính sách theo dõi đối với các bạn hàng không thanh toán đúng hạn để kịp thời thu hồi được vốn.
2.2.2 Đặc điểm nhà cung cấp của công ty
Nhà cung cấp của công ty chủ yếu là các công ty điện lực trên địa bàn Thành phố Đà Nẵng và các vùng lân cận Đa số đã được kí kết hợp đồng lâu năm nên khá thuận lợi cho việc cung cấp dịch vụ và thanh toán Phần chênh lệch giữa đơn giá cố định và đơn giá thỏa thuận sẽ được tính vào doanh thu của Công ty Công ty hiện nay đang thanh toán dưới 2 hình thức là tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
2.2.3 Kế toán khoản phải thu khách hàng
Tài khoản sử dụng: Khoản nợ phải thu khách hàng ở Công ty TNHH MTV Khai Thác Thủy Lợi Đà Nẵng được phản ánh trên TK 131
- Phải thu khách hàng Do thời gian hạn chế nên đề tài chỉ tìm hiểu về khoản phải thu khách hàng là phải thu khách hàng tiền nước.
Trong công tác kế toán khoản phải thu khách hàng tại Công ty TNHH MTV Khai Thác Thủy Lợi Đà Nẵng, Công ty sử dụng các chứng từ bao gồm:
- Sổ chi tiết phải thu KH
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Ghi chú: Để hiểu rõ hơn về phương thức hạch toán của công ty em xin nêu đại diện vài nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó tiến hành định khoản vào sổ như sau:
NV: Ngày 7/6/2023, nhận được giấy báo có Công ty CP Cấp Nước Đà Nẵng về việc chuyển tiền mua nước thô theo HD số
00000016 ngày 30/5/2023, tổng giá trị thanh toán là2.512.070.304 đồng trong đó giá chưa thuế là 2.392.450.817, thuếGTGT 5% là 119.619.487.
Biểu mẫu 2.1 Giấy báo Có
Dựa vào giấy báo có, kế toán tiến hành xuất hóa đơn GTGT
Biểu mẫu 2.2 Hóa đơn GTGT
Từ cơ sở dữ liệu trên, kế toán tổng hợp tiến hành ghi Sổ chi tiết TK
Biểu mẫu 2.3 Sổ chi tiết TK 131
Dựa vào CSDL, kế toán tiến hành ghi vào Chứng từ ghi sổ
Biểu mẫu 2.4 Chứng từ ghi sổ
Từ sổ chi tiết TK 131, cuối tháng kế toán tiến hành lập Sổ tổng hợp TK 131
Biểu mẫu 2.5 Sổ tổng hợp TK 131
Từ Chứng từ ghi sổ, cuối tháng kế toán tiến hành ghi vào Sổ cái TK 131
Biểu mẫu 2.6 Sổ cái TK 131
Kế toán tiến hành đối chiếu tổng số phát sinh nợ, số phát sinh có, số dư cuối kỳ trên Bảng tổng hợp chi tiết và Sổ cái TK 131.
Kế toán các khoản phải trả người bán
TK sử dụng: TK 331 – Phải trả người bán
Chứng từ sử dụng để hạch toán khoản Phải trả cho người bán tại Công ty TNHH MTV Khai Thác Thủy Lợi Đà Nẵng bao gồm những chứng từ cụ thể sau: Hợp đồng mua hàng / đơn đặt hàng / báo giá, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Biên bản nghiệm thu hàng hóa, Bản thanh lý hợp đồng, Phiếu yêu cầu, Giấy đề nghị thanh toán, Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ
+ Sổ theo dõi chi tiết công nợ TK 331
Sơ đồ 2.5 Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Xuất phát từ nhau cầu thực tế, vào cuối mỗi tháng, căn cứ giấy báo tiền điện, hóa đơn GTGT liên 2 nhận từ nhà cung cấp và thực tế số điện công ty sử dụng cho các trạm (sau khi đã kiểm tra).
Kế toán tổng hợp kiểm tra sự đúng đắn của các chứng từ và căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ để ghi sổ kế toán Phải trả người bán trong trường hợp chưa thanh toán cho nhà cung cấp Nếu nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn thì kế toán phải lưu lại các chứng từ liên quan, sau khi nhận được hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp mới hạch toán ghi sổ Qua tháng sau, công ty sẽ tiến hành thanh toán bằng hình thức chuyển khoản
Kế toán tổng hợp ghi vào Sổ chi tiết phải trả người bán Từ cơ sở dữ liệu trên, kế toán tiếp tục hạch toán vào Chứng từ ghi sổ. Cuối tháng, kế toán tiến hành hạch toán vào Bảng tổng hợp và Sổ cái TK 331.
NV1: Nhận giấy báo tiền điện và giấy báo công suất phản kháng của tháng 5 từ Công ty Điện Lực Điện Bàn với tổng số tiền cần phải thanh toán là 104.962.222 đồng, theo hóa đơn GTGT số
2290549, 1514 Trong đó giá chưa thuế 95.420.201, tiền thuế GTGT 10% là 9.542.021 Công ty chưa trả tiền người bán.
+ Thông báo tiền điện: Tiền điện phải trả là khoản tiền mà người sử dụng điện phải thanh toán cho đơn vị cung cấp điện theo quy định của pháp luật Tiền điện được tính dựa trên lượng điện năng tiêu thụ, giá điện và các loại phí, thuế liên quan
+ Thông báo tiền công suất phản kháng: Công suất phản kháng là một phần công suất điện được chuyển ngược về nguồn cung cấp năng lượng trong mỗi chu kỳ do sự tích lũy năng lượng trong các thành phần cảm kháng và dung kháng, được tạo ra bởi sự lệch pha giữa hiệu điện thế u(t) và dòng điện i(t) Tại Việt Nam, theo quy định của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN), các đối tượng sử dụng điện có công suất sử dụng cực đại đăng ký tại hợp đồng mua bán điện từ 40 kW trở lên và có hệ số công suất cosφ