LOGO CHƯƠNG 8 ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG

Kinh Doanh - Tiếp Thị - Kinh tế - Quản lý - Quản trị kinh doanh LOGO CHƯƠNG 8 ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG ThS Trần Trọng Đức BỘ MÔN KINH DOANH QUỐC TẾ - VIỆN THƯƠNG MẠI KINH TẾ QUỐC TẾ Mục tiêu chương 8 1. Hiểu về đàm phán trong ngoại thương, biết cách tổ chức các cuộc đàm phán và trao đổi giao dịch kinh doanh trong ngoại thương. 2. Nắm vững nghiệp vụ đàm phán trong các tình huống giao dịch ngoại thương, biết sử dụng những kỹ năng đàm phán, nghệ thuật đàm phán và tạo ra một phong cách đàm phán riêng. 3. Trang bị kỹ năng ký kết hợp đồng, cách tổ chức ký kết và trao hợp đồng kinh tế trong ngoại thương. 2 Đàm phán kinh doanh ngoại thương - Đặc điểm: üCó sự tham gia của các bên có nước ngoài üCó sự khác biệt về văn hoá üKhác biệt về Pháp luật, tín ngưỡng üKhác biệt về tập quán kinh doanh như thanh toán, giao hàng, bao gói … üQuan niệm và giá trị khác nhau 3 4 1. TIẾP CẬN CẠNH TRANH (WIN-WIN, LOSS-LOSS) Dựa vào ưu thế của mình để đàm phán, luôn tìm cách áp đặt đối phương 2. TIẾP CẬN HỢP TÁC: (CO-OPERATIVE) Dựa vào quyền lợi của mình đồng thời cân nhắc quyền lợi, nghĩa vụ và khả năng của đối tác " hướng tới kết quả cuối cùng 3. TIẾP CẬN HỖN HỢP Vừa hợp tác vừa cạnh tranh, hợp tác nội dung này, cạnh tranh nội dung khác hoặc hợp tác giai đoạn này và cạnh tranh giai đoạn khác " tập trung vào mục tiêu chiến lược CÁC CÁCH TIẾP CẬN ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ Các hình thức đàm phán kinh doanh quốc tế 1. ĐÀM PHÁN QUA THƯ TÍN 2. ĐÀM PHÁN QUA PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG (ĐIỆN THOẠI, INTERNET, VIDEO LINE) 3. ĐÀM PHÁN GẶP GỠ TRỰC TIẾP 5 6 1. Chào bán (sale offer) (Chào hàng cố định, chào hàng tự do) 2. Chào mua (Buy offer) (hỏi hàng, đặt hàng) 3. Hoàn giá (Counter-offer) 4. Chấp nhận (Acceptance) 5. Xác nhận (Confirmation) HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN QUA THƯ TÍN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN QUA THƯ TÍN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ Chào mua v Chào mua tự do (hỏi hàng) Không ràng buộc trách nhiệm Có thể hỏi nhiều người v Chào mua cố định (đặt hàng) Ràng buộc trách nhiệm Thường hỏi khách hàng quen Chào bán v Chào bán tự do Không ràng buộc trách nhiệm Without engagement Offer subject to prior sale Quotation Được phép chào cho nhiều người v Chào bán cố định Ràng buộc trách nhiệm Chào 1 người cho 1 lô hàng xác định, thời gian xác định 7 HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN QUA THƯ TÍN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ Chấp nhận v Chính người nhận giá chấp nhận v Đồng ý hoàn toàn vô điều kiện mọi nội dung của chào hàngđặt hàng v Chấp nhận trong thời gian có hiệu lực của chào hàngđặt hàng v Phải được truyền đạt đến người phát ra đề nghị Xác nhận v Văn bản thống nhất những điều khoản đã thỏa thuận mua bán có các bên ký xác nhận 8 Hoàn giá v Sự mặc cả về giá hoặc các điều kiện giao dịch v Có sự ràng buộc chắc chắn của bên đưa ra lời đề nghị 9 1. Điện thoại (telephone) Chuẩn bị phương án, ngôn từ, tình huống và tránh các hiện tượng vô ý. 2. Mạng toàn cầu (internet) Đơn giản ngắn gọn, súc tích tránh cộc lốc, vội vàng hoặc không kịp thời 3. Video on-line Cần chuẩn bị kỹ, tránh chiếu vào những chỗ nhạy cảm, thiếu mỹ quan vv… HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN QUA CÁC PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG QUỐC TẾ 10 BA GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN CƠ BẢN 1. Giai đoạn chuẩn bị đàm phán 2. Giai đoạn tổ chức đàm phán 3. Giai đoạn kết thúc đàm phán ĐÀM PHÁN GẶP GỠ TRỰC TIẾP 11 1. Cách mở đầu ü Mở đầu trực tiếp ü Mở đầu kiếm cớ 2. Yêu cầu Ø Lễ phép lịch sự Ø Hòa nhã, thiện cảm Ø Chủ động, không xa rời mục tiêu 3. Nguyên tắc đàm phán CÁCH MỞ ĐẦU, YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC ĐÀM PHÁN 12 1. Nghiêm túc 2. Cẩn trọng 3. Tiết kiệm thời gian 4. Tỏ ra đáng tín nhiệm 5. Tích cực Các nguyên tắc đàm phán 13 Thu thập thông tin liên quan đến đàm phán Chuẩn bị các mục tiêu đàm phán Lựa chọn các phương án đàm phán Lập kế hoạch tiếp đón, tổ chức đàm phán GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ 14 üDiễn đạt rõ ràng dễ hiểu üTrình bày với vẻ thật thà nhưng khéo léo sử dụng tình huống với từ “nhưng” üNêu câu hỏi và vấn đề đối tác tự trả lời üĐề ra yêu cầu cao và hạ dần üNêu nhiều phương án để có sự lựa chọn GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ 15 üPhải bày tỏ thiện chí và kết thúc từng vấn đề üCố gắng tổng kết những thỏa thuận đã đạt được để hai bên cùng nhất trí üCố gắng đưa ra cách kết thúc kết quả đàm phán bằng những văn bản xác nhận (MEMORANDUM, AGREEMENT, CONTRACT) GIAI ĐOẠN KẾT THÚC ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ 16 ü Kỹ năng truyền đạt thông tin ü Kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng lắng nghe ü Kỹ năng quan sát hành vi ü Kỹ năng im lặng ü Kỹ năng trình bày ü Kỹ năng trả lời câu hỏi ü Kỹ năng lập luận (chứng minh và phản biện) Các kỹ năng đàm phán 17 üThẳng thắn và đi trực tiếp vào vấn đề üChia nhỏ vấn đề để đàm phán üMuốn đàm phán với người có quyền ra quyết định ngay üKiên định và trung thực trong đàm phán PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN ÂU MỸ Đàm phán với người Mỹ v Biên độ giá rộng Áp lực thời gian: “tuần tới chúng tôi tăng giá 10” Giảm dần theo số lượng Mua thử: mua số lượng nhỏ với giá thấp v Ra quyết định nhanh, chủ động v Thời gian là tiề...

Mục tiêu chương 8

1 Hiểu về đàm phán trong ngoại thương, biết cách

tổ chức các cuộc đàm phán và trao đổi giao dịch kinh doanh trong ngoại thương.

2 Nắm vững nghiệp vụ đàm phán trong các tình

huống giao dịch ngoại thương, biết sử dụng những

kỹ năng đàm phán, nghệ thuật đàm phán và tạo ra một phong cách đàm phán riêng.

3 Trang bị kỹ năng ký kết hợp đồng, cách tổ chức ký

kết và trao hợp đồng kinh tế trong ngoại thương.

Đàm phán kinh doanh ngoại thương

- Đặc điểm:

ü Có sự tham gia của các bên có nước ngoài

ü Có sự khác biệt về văn hoá

ü Khác biệt về Pháp luật, tín ngưỡng

ü Khác biệt về tập quán kinh doanh như thanh toán, giao hàng, bao gói …

ü Quan niệm và giá trị khác nhau

1 TIẾP CẬN CẠNH TRANH (WIN-WIN, LOSS-LOSS)

Dựa vào ưu thế của mình để đàm phán, luôn tìm cách áp đặt đối phương

2 TIẾP CẬN HỢP TÁC: (CO-OPERATIVE)

Dựa vào quyền lợi của mình đồng thời cân nhắc quyền lợi, nghĩa vụ và khả năng của đối tác " hướng tới kết quả cuối cùng

3 TIẾP CẬN HỖN HỢP

Vừa hợp tác vừa cạnh tranh, hợp tác nội dung này, cạnh

tranh nội dung khác hoặc hợp tác giai đoạn này và cạnh

CÁC CÁCH TIẾP CẬN ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ

Các hình thức đàm phán kinh doanh quốc tế

1 ĐÀM PHÁN QUA THƯ TÍN

2 ĐÀM PHÁN QUA PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN

THÔNG (ĐIỆN THOẠI, INTERNET, VIDEO LINE)

3 ĐÀM PHÁN GẶP GỠ TRỰC TIẾP

1 Chào bán (sale offer)

(Chào hàng cố định, chào hàng tự do)

2 Chào mua (Buy offer)

(hỏi hàng, đặt hàng)

3 Hoàn giá (Counter-offer)

4 Chấp nhận (Acceptance)

HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN QUA THƯ TÍN TRONG

KINH DOANH QUỐC TẾ

HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN QUA THƯ TÍN TRONG

KINH DOANH QUỐC TẾ

Chào mua

v Chào mua tự do (hỏi

hàng)

§ Không ràng buộc trách nhiệm

§ Có thể hỏi nhiều người

HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN QUA THƯ TÍN TRONG

KINH DOANH QUỐC TẾ

Chấp nhận

v Chính người nhận giá chấp

nhận

v Đồng ý hoàn toàn vô điều kiện

mọi nội dung của chào

hàng/đặt hàng

v Chấp nhận trong thời gian có

hiệu lực của chào hàng/đặt

Hoàn giá

v Sự mặc cả về giá hoặc các điều kiện giao dịch

v Có sự ràng buộc chắc chắn của bên đưa ra lời đề nghị

1 Điện thoại (telephone)

Chuẩn bị phương án, ngôn từ, tình huống và tránh các hiện tượng vô ý.

2 Mạng toàn cầu (internet)

Đơn giản ngắn gọn, súc tích tránh cộc lốc, vội vàng hoặc không kịp thời

3 Video on-line

Cần chuẩn bị kỹ, tránh chiếu vào những chỗ nhạy cảm, thiếu mỹ quan vv…

HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN QUA CÁC PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG QUỐC TẾ

BA GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN CƠ BẢN

1 Giai đoạn chuẩn bị đàm phán

2 Giai đoạn tổ chức đàm phán

3 Giai đoạn kết thúc đàm phán

ĐÀM PHÁN GẶP GỠ TRỰC TIẾP

§ Thu thập thông tin liên quan đến đàm phán

§ Chuẩn bị các mục tiêu đàm phán

§ Lập kế hoạch tiếp đón, tổ chức đàm phán

GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ

ü Diễn đạt rõ ràng dễ hiểu

ü Trình bày với vẻ thật thà nhưng khéo léo

sử dụng tình huống với từ “nhưng”

ü Nêu câu hỏi và vấn đề đối tác tự trả lời

ü Đề ra yêu cầu cao và hạ dần

ü Nêu nhiều phương án để có sự lựa chọn

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ

ü Phải bày tỏ thiện chí và kết thúc từng vấn đề

ü Cố gắng tổng kết những thỏa thuận đã đạt được để hai bên cùng nhất trí

ü Cố gắng đưa ra cách kết thúc kết quả đàm phán bằng những văn bản xác nhận

(MEMORANDUM, AGREEMENT, CONTRACT)

GIAI ĐOẠN KẾT THÚC ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ

ü Kỹ năng truyền đạt thông tin

ü Kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng lắng nghe

ü Thẳng thắn và đi trực tiếp vào vấn đề

Đàm phán với người Mỹ

v Biên độ giá rộng

§ Áp lực thời gian: “tuần tới chúng tôi tăng giá 10%”

§ Giảm dần theo số lượng

§ Mua thử: mua số lượng nhỏ với giá thấp

v Ra quyết định nhanh, chủ động

v Thời gian là tiền bạc

v Bình đẳng: không phân biệt già trẻ, giới tính, quốc

tịch, màu da

v Dễ bắt liên lạc: có thể giao dịch dù không cần người giới thiệu

v Hợp đồng mẫu

ü Hay gật đầu và nói “vâng vâng”

ü Nói lòng vòng và hỏi thăm chuyện cá nhân

ü Cử chỉ khéo léo và hay biếu xén

PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN Á ĐÔNG

1 Đối với người châu Á

n Không nên đàm phán trực tiếp bằng tiếng nước họ khi chưa thông thạo, chỉ sử dụng để thăm hỏi

n Đừng coi việc gật đầu hay nói “vâng” là sự xác nhận

n Tránh dùng thành ngữ và từ lóng

n Nên tạo không khí cởi mở và thân mật bằng cách hỏi về gia đình, sức khỏe

2 Đối với người châu âu

n Đừng bao giờ gật gù tán thưởng khi chưa rõ

n Không nên dừng đàm phán giữa chừng hay phải xin ý kiến cấp trên

n Luôn bền bỉ theo đuổi mục tiêu đàm phán bằng nhiều phương án đàm

NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN

Đàm phán với thương nhân Ý

v Ưa ngoại hình, trang phục thanh lịch

§ Nam mặc comple màu sẫm

§ Nữ mặc váy cổ điển hoặc comple

v Tiếp xúc trực tiếp đối với thương vụ quan trọng

v Xưng hô: dùng tên họ, kèm học hàm học vị

v Cách nhìn: nhìn thẳng người đối diện để tỏ sự quan tâm

Đàm phán với doanh nhân Anh

v Hẹn làm việc trước, hãy đến đúng giờ nhưng đừng đến sớm

v Người Anh ít hỏi những vấn đề liên quan đến cá

Đàm phán với doanh nhân Đức

v Phong cách ứng xử lễ nghi hơn người Mỹ.

v Hẹn đúng giờ là yêu cầu rất quan trọng

v Tập trung vào thỏa thuận hợp đồng hơn là giữ

mối quan hệ giữa các bên đối tác

v Thích các hợp đồng thật chi tiết và thực hiện

chính xác các hợp đồng đó Không thích thay đổi hợp đồng khi đã soạn thảo xong

v Rất chú ý đến các chức danh: Ví dụ: Ngài Giáo sư Schmitt.

Doanh nhân Pháp

v Họ làm việc trong môi trường cạnh tranh cao, vì vậy

thường gây ấn tượng là người không lịch sự lắm

v Thường niềm nở và thân mật, tự hào về văn hóa và khả năng hùng biện của dân tộc mình

v Thích thắng trong cuộc tranh luận về tính hợp lý của vấn

Doanh nhân theo đạo Hồi ở ĐNA

v Hạn chế có phụ nữ trong đoàn đàm phán, nếu có cần ăn mặc kín đáo, lịch sự (váy dài kín gót hoặc comple)

v Chào hỏi

§ Thích bắt tay nhẹ, hơi gật đầu và mỉm cười trước khi đàm phán

§ Thường đặt tay lên ngực sau khi chào để biểu thị lời chào xuất

phát từ trái tim, áp dụng với người cùng giới

§ Cúi đầu nhẹ khi gặp phụ nữ

§ Doanh nhân gốc Ấn Độ có thể chào theo kiểu truyền thống: chắp tay trước ngực và cúi đầu

v Tháng Ramadam, tuần làm việc của Hồi giáo là từ thứ 7 đến thứ 4 tuần sau, thứ 5+6 là ngày nghỉ nên tránh đặt lịch đàm phán

v Thích các câu hỏi làm quen mang tính cá nhân

v Lịch hẹn không cần thông báo trước quá lâu

v Người Indonesia hay cười trong cuộc đàm phán để giải tỏa căng thẳng

v Thường không ưa mạo hiểm trong đàm phán

Doanh nhân Nhật

v Khó tính với đối tác chưa quen và không coi đối tác là bạn Nhưng khi đã thân thiết, thích mời đối tác đi ăn và ngược lại

v Thích ăn tại nhà nhà Nhật, thích được phái yếu phục vụ nhưng ko bê bối

v Chào: cúi thấp, thẳng lưng

v Thích dùng tiếng Nhật khi đàm phán

v Danh thiếp: rất quan trọng

v Quan tâm nhiều đến năng lực của đối tác nên hỏi nhiều lần

v Đặt câu hỏi vòng vèo, ko đi thẳng ngay vào vấn đề chính

v Thương lượng giá: rất kỹ, rất lâu -> không nên hạ giá quá

Giống như chơi đàn hay vẽ một

bức tranh, đàm phán là một

nghệ thuật

1 Biên bản ghi nhớ (Memorandum)

Ràng buộc Thấp mang tính ghi nhận nội dung khả thi trở thành một thương vụ kinh doanh

2 Thỏa thuận (Agreement)

Ràng buộc mức độ Trung bình vì thiếu nội dung thiết lập thương vụ kinh doanh

3 Hợp đồng (Contract)

Ràng buộc pháp lý Cao nhất đầy đủ 6 nội dung về

hàng hóa, chất lượng, giá cả, thanh toán, giao hàng

Tính ràng buộc pháp lý của các văn bản ký

kết trong đàm phán quốc tế

ü Kết thúc lễ ký kết hợp đồng, đánh giá sự kiện rút

NGHIỆP VỤ NGOẠI THƯƠNG