Phân tích trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng hoặc phòng hành chính đối với công tác lưu trữ tại cơ quan

Trần Phương Hoa Họ và tên : Bùi Như Quỳnh Lớp : K67 Quản trị văn phòng MSV : 22031042 HÀ NỘI, 2023 Trang 2 Đất nước Việt Nam ta có lịch sử văn hiến bốn nghìn năm với niềm tự hào sâu

lOMoARcPSD|38895030 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG  TIỂU LUẬN GIỮA KÌ Tên đề tài: Câu 1: Giới thiệu 1 di sản tư liệu ở Việt Nam và đề xuất biện pháp để phát huy giá trị di sản tư liệu đó Câu 2: Phân tích trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng / hoặc phòng Hành chính đối với công tác lưu trữ tại cơ quan Giảng viên : TS Trần Phương Hoa Họ và tên : Bùi Như Quỳnh Lớp : K67 Quản trị văn phòng MSV : 22031042 HÀ NỘI, 2023 Câu 1: Giới thiệu một di sản tư liệu ở Việt Nam về đề xuất biện pháp để phát huy giá trị di sản tư liệu đó Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Đất nước Việt Nam ta có lịch sử văn hiến bốn nghìn năm với niềm tự hào sâu sắc là các di sản văn hóa vật thể và phi vật thể, trong đó mỗi dân tộc, mỗi vùng miền, địa phương đều mang một bản sắc văn hóa, một nét độc đáo riêng và có trong mình những di sản tư liệu quý báu của riêng vùng đất đó Những di sản tư liệu đó được coi là tấm gương phản ánh một cách khoa học, hệ thống về truyền thống lịch sử, văn hóa lâu đời mang đậm dấu ấn đất Việt Vậy trước tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu, di sản tư liệu là gì? Di sản tư liệu ( hay di sản văn hóa tư liệu) là tập hợp các tư liệu, tài liệu, thông tin và các vật dụng có giá trị văn hóa, lịch sử, khoa học mà con người lưu giữ và bảo quản qua các thế hệ Điều này bao gồm sách, tư liệu lịch sử, bưu chính, hình ảnh, tác phẩm nghệ thuật, đồ vật cổ và các loại hình tư liệu khác, có giá trị quan trọng trong việc hiểu lịch sử, văn hóa, kinh tế, chính trị, xã hội của từng dòng họ, vùng, miền, đất nước… Di sản tư liệu là thuật ngữ được sử dụng trong Chương trình Ký ức thế giới do UNESCO khởi xướng từ năm 1992 nhằm chỉ những tư liệu, tài liệu có giá trị đặc biệt và có tầm ảnh hưởng rộng lớn trên thế giới Việt Nam ta có nhiều di sản văn hóa tư liệu quý giá, nêu bật những nét truyền thống văn hóa lâu đời của dân tộc, có những sản phẩm đã vươn tầm thế giới, được UNESCO công nhận Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về Châu bản triều Nguyễn- những chứng cứ lịch sử, pháp lý về chủ quyền của Việt Nam đối với Hoàng Sa- Trường Sa 1 Giới thiệu về Châu bản triều Nguyễn - Triều Nguyễn là triều đại cuối cùng trong lịch sử phong kiến Việt Nam, bắt đầu từ vua Gia Long lên ngôi năm 1802 và kết thúc khi vua Bảo Đại thoái vị năm 1945 Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước, bộ máy chính quyền triều Nguyễn đã sản sinh ra một hệ thống văn bản hành chính Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 khá đầy đủ và hoàn chỉnh Hệ thống văn bản này do Nội các triều Nguyễn tập hợp và quản lý thống nhất thành một khối văn thư của triều đình gọi chung là “Châu bản triều Nguyễn” (chữ Hán: 阮朝硃本) Loại hình văn bản được sử dụng trong Châu bản cũng khá đa dạng, mỗi loại có chức năng sử dụng riêng, được quy định cụ thể để đáp ứng cho từng loại nội dung công việc cũng như đối tượng ban hành Theo thống kê từ Châu bản triều Nguyễn, có hơn 20 loại hình văn bản Trong đó, một số loại được sử dụng thường xuyên như: chiếu, dụ, chỉ, tấu, khải, bẩm, tư trình, phúc trình, phiến trình, thông tri, phiếu nghĩ… Các châu bản này được đích thân vua ngự lãm hoặc ngự phê bằng mực màu son, truyền đạt ý chỉ hoặc giải quyết các vấn đề chính trị, quân sự, ngoại giao, kinh tế, văn hóa, xã hội - Châu bản triều Nguyễn là một loại hình tài liệu Hán-Nôm, đây là khối tài liệu hành chính duy nhất còn lưu giữ được của một vương triều phong kiến, có giá trị nổi bật về nội dung bởi những thông tin phong phú, phản ánh toàn bộ lịch sử, đời sống kinh tế xã hội, con người Việt Nam thời kỳ bấy giờ Một trong những giá trị nổi bật của Châu bản triều Nguyễn là những tư liệu đặc biệt quan trọng góp phần khẳng định chủ quyền của Việt Nam tại 2 quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa - Toàn bộ khối Châu bản triều Nguyễn có 773 tập, tương đương khoảng 85.000 văn bản của 11 triều vua nhà Nguyễn (Gia Long, Minh Mạng, Thiệu Trị, Tự Đức, Kiến Phúc, Hàm Nghi, Đồng Khánh, Thành Thái, Duy Tân, Khải Định và Bảo Đại) Các loại hình văn bản của Châu bản triều Nguyễn rất phong phú, bao gồm: chiếu, dụ, chỉ, sớ, tấu, khải, phúc, phiến trình, phiếu nghĩ được quy định chặt chẽ về chức năng và thẩm quyền ban hành Châu bản triều Nguyễn chủ yếu được viết tay trên giấy dó, phản ánh các vấn đề của đời sống xã hội, các biến động về lịch sử, các chính sách đối nội, đối ngoại của Việt Nam thế kỷ 19 và nửa đầu thế kỷ 20 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Năm 2014, Châu bản triều Nguyễn đã được UNESCO công nhận là Di sản tư liệu khu vực Châu Á-Thái Bình Dương Năm 2017, UNESCO tiếp tục chính thức công nhận Châu bản triều Nguyễn của Việt Nam là di sản tư liệu thế giới - 2 Nét đặc trưng và giá trị của Châu bản triều Nguyễn Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Những sự kiện được ghi chép trong Châu bản mang tính xác thực cao bởi đó là những thông tin phục vụ cho công tác quản lý xã hội và được tiếp nhận, xử lý bởi chính các vua triều Nguyễn Hình thức văn bản cũng được triều Nguyễn quy định chặt chẽ, các dấu tích để lại trên văn bản như chữ viết của nhà vua, con dấu… rất khó ngụy tạo Châu bản cũng là nguồn sử liệu gốc quan trọng để biên soạn các bộ chính sử và các sách điển lệ như: Đại Nam thực lục, Khâm định Đại Nam hội điển sự lệ, Khâm định Việt sử thông giám cương mục, Minh Mệnh chính yếu… Ngày nay, châu bản tiếp tục là nguồn sử liệu gốc có độ tin cậy cao giúp các nhà nghiên cứu đương thời phục dựng lịch sử triều Nguyễn Những năm gần đây Châu bản ngày càng được quan tâm hơn nữa, các cuộc triển lãm giới thiệu về tài liệu Châu bản triều Nguyễn luôn thu hút sự quan tâm đặc biệt của công chúng và các nhà nghiên cứu như: Triển lãm Ấn chương trên Châu bản triều Nguyễn, Ngự phê trên Châu bản triều Nguyễn, Bút phê của các Hoàng đế trên Châu bản triều Nguyễn Triều Nguyễn với việc biên soạn chính sử qua Châu bản, Mộc bản – Di sản tư liệu thế giới… - Châu bản lưu bút tích phê duyệt trực tiếp bằng mực son của các vua triều Nguyễn và sử dụng 4 loại chữ viết là chữ Hán, chữ Nôm, chữ Pháp và chữ Quốc ngữ (chữ Việt) Châu bản được soạn thảo và viết tay bằng bút lông bởi các thư lại có khả năng văn chương và chữ viết đẹp Hệ thống chữ viết trên Châu bản phản ánh các biến chuyển trong việc sử dụng ngôn ngữ, chữ viết ở Việt Nam từ đầu thế kỷ 19 đến giữa thế kỷ 20, những biến động trong hệ tư tưởng xã hội và sự tác động của làn sóng văn hóa từ các quốc gia xâm chiếm tới các quốc gia thuộc địa Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Châu bản triều Nguyễn còn phản ánh hoạt động giao thương của Việt Nam với các nước trong khu vực và trên thế giới như Indonesia, Singapore, Philippin, Thái Lan, Trung Quốc, Pháp, Anh, Tây Ban Nha Châu bản cũng góp phần làm chứng cứ lịch sử để chứng minh chủ quyền của Việt Nam trên hai quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa Trong 85.000 Châu bản được lưu giữ có khoảng 19 Châu bản ghi lại cụ thể về việc triều Nguyễn hàng năm đã cử thủy quân Hoàng Sa ra 2 quần đảo Hoàng Sa, Trường Sa để khảo sát, đo đạc thủy trình, vẽ bản đồ, cắm mốc chủ quyền, khai thác sản vật… cũng như phê chuẩn thưởng/phạt trong việc bảo vệ 2 quần đảo này Đặc biệt, các châu bản này đã thể hiện Việt Nam là một quốc gia biển rất có trách nhiệm trong công tác cứu hộ, cứu nạn thuyền bè của các nước gặp nạn trên vùng biển Hoàng Sa và Trường Sa Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Châu bản triều Nguyễn về thực thi chủ quyền Việt Nam trên quần đảo Hoàng Sa - Châu bản triều Nguyễn là khối tài liệu duy nhất tại Việt Nam và hiếm có trên thế giới có bút tích của nhà vua phê duyệt chi tiết về mọi vấn đề của đất nước trên văn bản Đây là các tài liệu gốc rất có giá trị, giúp nghiên cứu phục dựng toàn bộ hệ thống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, con người của một quốc gia trong một giai đoạn lịch sử Ngoài giá trị về mặt sử liệu, Châu bản triều Nguyễn còn mang giá trị nghệ thuật đặc sắc thông qua hình thức ngự phê độc đáo, bút pháp tinh hoa, chữ viết đa dạng, hệ thống ấn triện phong phú, chất liệu văn bản đặc trưng truyền thống… khiến Châu bản vừa mang tính chất trang trọng của văn bản nhà nước nhưng lại đẹp mắt như những bức thư pháp cổ 3 Đề xuất biện pháp để phát huy giá trị của Châu bản triều Nguyễn  Về thực trạng: - Trải qua thời gian hàng trăm năm, Châu bản triều Nguyễn tuy có bị hư hỏng, xuống cấp do khí hậu, chiến tranh, điều kiện bảo quản nhưng vẫn được lưu giữ đến hôm nay, trở thành một trong những khối tài liệu lưu trữ Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 đặc biệt quý hiếm Tổng số Châu bản đến năm 2012 là 773 tập gồm khoảng trên 85.000 văn bản Ngoài ra còn khoảng hơn 3.000 tờ bị kết dính chưa được xử lý Số Châu bản đó trải dài suốt gần một thế kỷ rưỡi trị vì của triều Nguyễn, qua 11 đời vua Nguyễn từ Gia Long đến Bảo Đại Theo sự ước tính của GS Trần Kinh Hòa, số Châu bản còn đến nay chiếm khoảng chưa đến 1/5 khối lượng Châu bản triều Nguyễn - Năm 2017, Châu bản triều Nguyễn được UNESCO công nhận là Di sản tư liệu thế giới Thế nhưng kể từ đó đến nay, Châu bản vẫn chưa được phát huy đúng với giá trị vốn có của nó  Đề xuất một số biện pháp để phát huy giá trị Châu bản triều Nguyễn: - Khai thác và truyền bá: sử dụng hiệu quả nguồn tư liệu này thông qua việc nghiên cứu, triển khai và chia sẻ thông tin từ các nguồn tư liệu đó với công chúng và cộng đồng có liên quan; đa dạng hóa các hình thức truyền thông, đặc biệt là mạng xã hội; tăng cường giới thiệu Châu bản triều Nguyễn vào trường học giúp học sinh, sinh viên tiếp cận với tư liệu lịch sử… - Kỹ thuật số hóa: chuyển đổi tư liệu sang định dạng kĩ thuật số để bảo tồn, dễ dàng truy cập và chia sẻ toàn cầu như việc đẩy mạnh tuyên truyền giới thiệu Châu bản triều Nguyễn và tài liệu lưu trữ trên nền tảng số thông qua phòng đọc ảo, triển lãm trực tuyến 2D, 3D - Bảo tồn và bảo quản: đảm bảo được sự tồn tại lâu dài của tư liệu thông qua các biện pháp bảo quản, lưu trữ an toàn và có thể sẵn sàng tái sản xuất khi cần thiết Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 4 Kết luận Châu bản triều Nguyễn là một nguồn tư liệu lịch sử đồ sộ và quý báu của dân tộc Việt Nam Việc bảo vệ và phát huy giá trị truyền thống của di sản tư liệu này cần được sự quan tâm và chung tay của toàn thể cộng đồng, xã hội Câu 2: Phân tích trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng/ hoặc phòng hành chính đối với công tác lưu trữ tại cơ quan Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Trong đó, lãnh đạo văn phòng chịu trách nhiệm quan trọng trong việc quản lí tài liệu lưu trữ và lưu trữ thông tin của cơ quan Tại Điều 9, Luật Lưu trữ đã quy định: “Người được giao nhiệm vụ giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao giải quyết theo dõi và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan…” Công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có làm tốt trách nhiệm hay không, trước hết là phụ thuộc vào lãnh đạo cơ quan, tổ chức - Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức mình; đảm bảo hệ thống lưu trữ thông tin hoạt động hiệu quả; bảo mật dữ liệu, thiết lập các quy trình lưu trữ hợp lý; tuân thủ các quy định về bảo quản tài liệu của cơ quan và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc - Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan, tổ chức Có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan, tổ chức theo quy định của Đảng, của Nhà nước và theo quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức mình - Ngoài ra, tuỳ vào điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức mà lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể làm một số công việc cụ thể như xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở cơ quan, ở cơ quan cấp dưới hoặc ở các đơn vị trực thuộc Bên cạnh đó, phòng hành chính cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lí và tổ chức công tác lưu trữ tại cơ quan Trách nhiệm của họ bao gồm thiết lập và duy trì hệ thống lưu trữ thông tin hiệu quả; đảm bảo việc bảo quản tài liệu theo quy định, xử lý và phân loại tài liệu đúng cách; cung cấp hỗ trợ về vấn đề lưu trữ cho các bộ phận khác trong cơ quan và tuân thủ các quy định liên quan đến bảo mật và quản lí tài liệu Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com)