Trang 4 Trong quá trình kiểm tra, nhà quản trị sử dụng các tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và sự kiện cơ bản khác cóthể biểu diễn bằng đồ thị, biểu bảng nhằm làm nổi bậtnhững sự kiện
Chương 8 CHỨC NĂNG KIỂM TRA GV: Vi Tiến Cường ĐT: 0919428866 Email: sakura.vtc@gmail.com NỘI DUNG 8.1 Khái niệm, vai trò của công tác kiểm tra 8.2 Yêu cầu đối với công tác kiểm tra 8.3 Quy trình kiểm tra 8.4 Các hình thức và phương pháp kiểm tra 8.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA 8.1.1 Khái niệm Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều hoạch định, đồng thời phát hiện sai lầm, đưa ra những biện pháp sửa chữa để đảm bảo đạt mục tiêu như kế hoạch 8.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA Trong quá trình kiểm tra, nhà quản trị sử dụng các tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và sự kiện cơ bản khác có thể biểu diễn bằng đồ thị, biểu bảng nhằm làm nổi bật những sự kiện mà nhà quản trị quan tâm 8.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA 8.1.2 Vai trò của công tác kiểm tra 1 Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đạt được theo kế hoạch đã định; 2 Xác định và dự đoán những xu hướng biến động của thị trường, giá cả, kỹ thuật, … 3 Kịp thời phát hiện những sai lệch xảy ra và trách nhiệm của các bộ phận liên quan; 4 Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo; 5 Đưa ra những chỉ dẫn cần thiết giúp nhà quản trị đạt được mục tiêu trên cơ sở nâng cao hiệu quả công tác của từng bộ phận, từng cá nhân; 6 Tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt các chức năng: ủy quyền, chỉ huy, chế độ trách nhiệm cá nhân, … 8.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA 8.1.3 Bản chất của công tác kiểm tra -Kiểm tra là một hệ thống phản hồi: + Cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết, nếu kiểm tra phản hồi cho biết không có nhiều sai lệch giữa kết quả thực tế và mục tiêu thì chứng tỏ công tác hoạch định, lập kế hoạch tốt và ngược lại + Kiểm tra phản hồi có thể giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn -Kiểm tra là một hệ thống dự báo: Kiểm tra dự báo sẽ giám sát đầu vào của hệ thống để khẳng định xem những yếu tố đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không? 8.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA Thông tin Các giá trị Tác động điều chỉnh mong muốn t: Mốc thời gian của đầu ra Đầu vào Quá trình Đầu ra thực hiện t Hệ thống t + i kiểm tra Hệ thống kiểm tra phản hồi 8.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA Hệ thống kiểm tra dự báo Các giá trị mong muốn ① ② của đầu ra Đầu vào Quá trình ③ thực hiện t + i Đầu ra t Hệ thống kiểm tra ① Trước công việc ② Trong công việc ③ Sau công việc 8.2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KIỂM TRA CÔNG Thiết kế theo kế hoạch TÁC Phù hợp với tổ chức và con người KIỂM TRA Khách quan Linh hoạt Hiệu quả Các tác động điều chỉnh 8.2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KIỂM TRA Hệ thống kiểm tra cần được thiết kế theo kế hoạch: Thông qua hệ thống kiểm tra, các nhà quản trị phải nắm được diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch Hệ thống kiểm tra cần phải phù hợp với tổ chức và con người trong tổ chức: Đảm bảo có người chịu trách nhiệm trong cơ cấu tổ chức, phù hợp với vị trí công việc, với trình độ của mỗi người trong tổ chức Hệ thống kiểm tra phải khách quan: Dựa vào những tiêu chuẩn rõ ràng và thích hợp, tránh thái độ định kiến và cách đánh giá cảm tính 8.2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KIỂM TRA Hệ thống kiểm tra phải linh hoạt: Cho phép tiến hành đo lường đánh giá, điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệu quả cả trong trường hợp gặp phải những thay đổi, những hoàn cảnh không lường trước Hệ thống kiểm tra phải hiệu quả: Tức là hệ thống kiểm tra phải có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch với mức chi phí nhỏ nhất Việc kiểm tra cần phải dẫn đến các tác động điều chỉnh: Kiểm tra chỉ được coi là có tác dụng nếu những sai lệch so với kế hoạch được điều chỉnh kịp thời và đạt mục tiêu của tổ chức 8.3 QUY TRÌNH KIỂM TRA B1: Xây dựng các tiêu chuẩn B2: Đo lường kết quả B3: Các hoạt động điều chỉnh 8.3 QUY TRÌNH KIỂM TRA 8.3.1 Xây dựng các tiêu chuẩn -Tiêu chuẩn kiểm tra là các chỉ tiêu được dùng làm cơ sở để so sánh kết quả hoạt động với mục tiêu đề ra -Yêu cầu đối với các tiêu chuẩn kiểm tra: +Tiêu chuẩn phải gắn với mục tiêu +Số lượng tiêu chuẩn phải hợp lý, phải có tính điển hình +Tiêu chuẩn phải gắn với các giai đoạn của hoạt động bị kiểm tra +Tiêu chuẩn phải gắn với sự quan sát tổng hợp, phản ánh được các khâu then chốt, chủ yếu của quá trình hoạt động +Có 2 loại tiêu chuẩn: Định lượng và định tính 8.3 QUY TRÌNH KIỂM TRA 8.3.2 Đo lường kết quả Đo lường kết quả hoạt động phải đảm bảo các yêu cầu: -Đo lường kết quả phải đánh giá đúng hoạt động, khẳng định thành tích, phát hiện sai lầm để có biện pháp sửa chữa -Đo lường phải đáng tin cậy -Kết quả đo lường phải đảm bảo tính thời gian, không lỗi thời, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác -Việc đo lường phải tiết kiệm, phản ánh đúng kết quả lao động 8.3 QUY TRÌNH KIỂM TRA 8.3.3 Tiến hành các hoạt động điều chỉnh Sau khi có được kết quả kiểm tra, đặc biệt khi đã tìm ra nguyên nhân sai lệch, nhà quản trj phải tiến hành các hoạt động điều chỉnh phù hợp, kịp thời nhằm khắc phục sai lệch, làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đề ra Các hướng điều chỉnh: -Điều chỉnh mục tiêu -Điều chỉnh các chương trình, kế hoạch hoạt động -Tiến hành các hoạt động dự phòng 8.4 CÁC HÌNH THỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA 8.4.1 Các hệ thống kiểm tra chính Kiểm tra tài chính -Kiểm tra ngân sách: Doanh thu, chi phí, lợi nhuận -Phân tích tài chính: Bảng quyết toán, thu nhập, tỷ số thanh toán, tỷ số nợ … -Kiểm toán: Kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập 8.4 CÁC HÌNH THỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA Kiểm tra tác nghiệp Bao gồm việc đánh giá các hoạt động nói chung, đánh giá về các chính sách, các thủ tục và việc sử dụng quyền hành trong tổ chức Kiểm tra nhân sự -Đánh giá kết quả thực hiện công việc -Đánh giá hành vi, động cơ làm việc của nhân viên -Đánh giá tiềm năng phát triển của nhân viên 8.4 CÁC HÌNH THỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA 8.4.2 Các hình thức kiểm tra Kiểm tra định kỳ -Nội dung: Việc kiểm tra được thực hiện theo kế hoạch đã định trong từng khoảng thời gian và tập trung vào một số chức năng quản trị -Mục đích: Xem xét lại một cách toàn diện hoạt động của tổ chức cũng như năng lực quản lý của quản trị viên cấp dưới; làm cơ sở cho việc thưởng, phạt, thăng cấp, đào tạo, bồi dưỡng 8.4 CÁC HÌNH THỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA Kiểm tra liên tục -Nội dung: Thực hiện việc kiểm tra thường xuyên trong mọi thời điểm với mọi cấp, mọi khâu trong tổ chức -Mục đích: Giúp cấp trên nắm được đầy đủ những thông tin cần thiết trong hoạt động của tổ chức; đo lường khả năng tổng hợp, mức độ thành thạo trong công việc của cấp dưới 8.4 CÁC HÌNH THỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA Kiểm tra bằng mục tiêu và kết quả -Nội dung: Việc kiểm tra được tiến hành trên cơ sở các mục tiêu ngắn hạn, đã hoạch định và kết quả đạt được của quá trình quản trị -Mục đích: Kiểm tra mức độ đạt mục tiêu ngắn hạn để từ đó kịp thời điều chỉnh những sai phạm (nếu có) nhằm đạt mục tiêu dài hạn; đánh giá đầy đủ hơn phẩm chất, năng lực, tính sáng tạo của quản trị cấp dưới