Chuong 8 chức năng kiểm tra

Trang 4 Trong quá trình kiểm tra, nhà quản trị sử dụng các tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và sự kiện cơ bản khác cóthể biểu diễn bằng đồ thị, biểu bảng nhằm làm nổi bậtnhững sự kiện

Chương 8

CHỨC NĂNG KIỂM TRA

GV: Vi Tiến Cường

ĐT: 0919428866 Email: sakura.vtc@gmail.com

NỘI DUNG

8.1 Khái niệm, vai trò của công tác kiểm tra8.2 Yêu cầu đối với công tác kiểm tra

8.3 Quy trình kiểm tra

8.4 Các hình thức và phương pháp kiểm tra

8.1.1 Khái niệm

Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực hiện so sánhvới những điều hoạch định, đồng thời phát hiện sailầm, đưa ra những biện pháp sửa chữa để đảm bảo đạtmục tiêu như kế hoạch

8.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA

Trong quá trình kiểm tra, nhà quản trị sử dụng các tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và sự kiện cơ bản khác cóthể biểu diễn bằng đồ thị, biểu bảng nhằm làm nổi bậtnhững sự kiện mà nhà quản trị quan tâm.

8.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA

8.1.2 Vai trò của công tác kiểm tra

1 Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đạt được theo kế hoạch đã định;

2 Xác định và dự đoán những xu hướng biến động của thị trường, giá cả, kỹ thuật, …

3 Kịp thời phát hiện những sai lệch xảy ra và trách nhiệm của các bộ phận liên quan;

4 Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo;

5 Đưa ra những chỉ dẫn cần thiết giúp nhà quản trị đạt được mục tiêu trên cơ sở nâng cao hiệu quả công tác của từng bộ phận, từng cá nhân;

6 Tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt các chức năng: ủy quyền, chỉ huy, chế độ trách nhiệm cá nhân, …

8.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA

8.1.3 Bản chất của công tác kiểm tra

-Kiểm tra là một hệ thống phản hồi:

+ Cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết, nếu kiểm tra phản hồi cho biết không có nhiều sai lệch giữa kết quả thực tế và mục tiêu thì chứng tỏ công tác hoạch định, lập

kế hoạch tốt và ngược lại.

+ Kiểm tra phản hồi có thể giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn.

-Kiểm tra là một hệ thống dự báo: Kiểm tra dự báo sẽ giám sát

đầu vào của hệ thống để khẳng định xem những yếu tố đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không?

8.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA

Đầu vào Quá trình

Các giá trị mong muốn của đầu ra

Hệ thống kiểm tra

Hệ thống kiểm tra phản hồi

8.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA

Các giá trị mong muốn của đầu ra

Hệ thống kiểm tra

t + i

t

Hệ thống kiểm tra dự báo

① Trước công việc

② Trong công việc

③ Sau công việc

8.2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KIỂM TRA

Hệ thống kiểm tra cần được thiết kế theo kế hoạch:

Thông qua hệ thống kiểm tra, các nhà quản trị phải nắmđược diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch

Hệ thống kiểm tra cần phải phù hợp với tổ chức và con người trong tổ chức: Đảm bảo có người chịu

trách nhiệm trong cơ cấu tổ chức, phù hợp với vị trícông việc, với trình độ của mỗi người trong tổ chức

Hệ thống kiểm tra phải khách quan: Dựa vào những

tiêu chuẩn rõ ràng và thích hợp, tránh thái độ định kiến

và cách đánh giá cảm tính

8.2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KIỂM TRA

Hệ thống kiểm tra phải linh hoạt: Cho phép tiến hành

đo lường đánh giá, điều chỉnh các hoạt động một cách

có hiệu quả cả trong trường hợp gặp phải những thayđổi, những hoàn cảnh không lường trước

Hệ thống kiểm tra phải hiệu quả: Tức là hệ thống kiểm

tra phải có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điềuchỉnh những sai lệch với mức chi phí nhỏ nhất

Việc kiểm tra cần phải dẫn đến các tác động điều chỉnh: Kiểm tra chỉ được coi là có tác dụng nếu những

sai lệch so với kế hoạch được điều chỉnh kịp thời và đạtmục tiêu của tổ chức

8.2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KIỂM TRA

8.3 QUY TRÌNH KIỂM TRA

B1: Xây dựng các

tiêu chuẩn

B2: Đo lường kết quả

B3: Các hoạt động

điều chỉnh

8.3.1 Xây dựng các tiêu chuẩn

-Tiêu chuẩn kiểm tra là các chỉ tiêu được dùng làm cơ sở để so sánh kết quả hoạt động với mục tiêu đề ra.

-Yêu cầu đối với các tiêu chuẩn kiểm tra:

+Tiêu chuẩn phải gắn với mục tiêu

+Số lượng tiêu chuẩn phải hợp lý, phải có tính điển hình

+Tiêu chuẩn phải gắn với các giai đoạn của hoạt động bị kiểm tra

+Tiêu chuẩn phải gắn với sự quan sát tổng hợp, phản ánh được các khâu then chốt, chủ yếu của quá trình hoạt động

+Có 2 loại tiêu chuẩn: Định lượng và định tính.

8.3 QUY TRÌNH KIỂM TRA

8.3.2 Đo lường kết quả

Đo lường kết quả hoạt động phải đảm bảo các yêu cầu:

-Đo lường kết quả phải đánh giá đúng hoạt động, khẳngđịnh thành tích, phát hiện sai lầm để có biện pháp sửachữa

-Đo lường phải đáng tin cậy

-Kết quả đo lường phải đảm bảo tính thời gian, khônglỗi thời, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác

-Việc đo lường phải tiết kiệm, phản ánh đúng kết quảlao động

8.3 QUY TRÌNH KIỂM TRA

8.3.3 Tiến hành các hoạt động điều chỉnh

Sau khi có được kết quả kiểm tra, đặc biệt khi đã tìm ranguyên nhân sai lệch, nhà quản trj phải tiến hành cáchoạt động điều chỉnh phù hợp, kịp thời nhằm khắcphục sai lệch, làm cho kết quả cuối cùng phù hợp vớimục tiêu đề ra

8.4.1 Các hệ thống kiểm tra chính

Kiểm tra tài chính

-Kiểm tra ngân sách: Doanh thu, chi phí, lợi nhuận

-Phân tích tài chính: Bảng quyết toán, thu nhập, tỷ sốthanh toán, tỷ số nợ …

-Kiểm toán: Kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập

8.4 CÁC HÌNH THỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP

KIỂM TRA

Kiểm tra tác nghiệp

Bao gồm việc đánh giá các hoạt động nói chung, đánh giá

về các chính sách, các thủ tục và việc sử dụng quyềnhành trong tổ chức

Kiểm tra nhân sự

-Đánh giá kết quả thực

hiện công việc

-Đánh giá hành vi, động

cơ làm việc của nhân viên

-Đánh giá tiềm năng phát

triển của nhân viên

8.4 CÁC HÌNH THỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP

KIỂM TRA

-Mục đích: Xem xét lại một cách toàn diện hoạt động của

tổ chức cũng như năng lực quản lý của quản trị viên cấpdưới; làm cơ sở cho việc thưởng, phạt, thăng cấp, đàotạo, bồi dưỡng

8.4 CÁC HÌNH THỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP

KIỂM TRA

Kiểm tra liên tục

-Nội dung: Thực hiện việc kiểm tra thường xuyên trongmọi thời điểm với mọi cấp, mọi khâu trong tổ chức

-Mục đích: Giúp cấp trên nắm được đầy đủ những thôngtin cần thiết trong hoạt động của tổ chức; đo lường khảnăng tổng hợp, mức độ thành thạo trong công việc củacấp dưới

8.4 CÁC HÌNH THỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP

KIỂM TRA

Kiểm tra bằng mục tiêu và kết quả

-Nội dung: Việc kiểm tra được tiến hành trên cơ sở cácmục tiêu ngắn hạn, đã hoạch định và kết quả đạt đượccủa quá trình quản trị

-Mục đích: Kiểm tra mức độ đạt mục tiêu ngắn hạn để từ

đó kịp thời điều chỉnh những sai phạm (nếu có) nhằmđạt mục tiêu dài hạn; đánh giá đầy đủ hơn phẩm chất,năng lực, tính sáng tạo của quản trị cấp dưới

8.4 CÁC HÌNH THỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP

KIỂM TRA

8.4.3 Phương pháp kiểm tra

Các phương pháp truyền thống

-Kiểm tra dựa vào số liệu thống kê

-Kiểm tra qua các bản báo cáo và phân tích

-Kiểm tra trực tiếp các nguồn lực của tổ chức

8.4 CÁC HÌNH THỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP

KIỂM TRA

Phương pháp kiểm tra hiện đại

Phương pháp kiểm tra hiện đại là kiểm tra kết quả cuốicùng dựa vào các tiêu chuẩn đã xác định

Phương pháp PERT (Program Evaluation and Review

Technique) - Phương pháp đánh giá và kiểm tra chương trình Phương pháp này được tiến hành trên cơ sở xác

định những yếu tố quan trọng, then chốt của một kếhoạch để theo dõi chính xác

8.4 CÁC HÌNH THỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP

KIỂM TRA

Ưu điểm:

+Bắt buộc nhà quản trị phải lập kế hoạch hành động.Nhờ có kế hoạch mới có các mốc thời gian và biến cố đểlập biểu đồ PERT

+Tạo điều kiện cho nhà quản trị phát hiện và tập trungvào các khâu yếu cần tác động

+Xác định dễ dàng những yếu tố phụ cần tác động ởnhững thời điêm thích hợp để hoàn thành mục tiêu

Nhược điểm: Mới chỉ phản ánh chủ yếu về tiến độ thờigian, chưa phản ánh được chi phí cần thiết để thực hiệnmục tiêu

8.4 CÁC HÌNH THỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP

KIỂM TRA

1.Khái niệm, vai trò của công tác kiểm tra? Phân biệt kiểm tra phản hồi và kiểm tra dự báo?

2.Trình bày các bước của quá trình kiểm tra

3 Phân tích các hệ thống kiểm tra chính trong tổ chức

4.Các hình thức và phương pháp kiểm tra

Câu hỏi chương 8