Chương 7 chức năng kiểm tra

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TPHCM BÀI TẬP TIỂU LUẬN TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HỌC GVHD: Nguyễn Thị Hậu TÊN SV: Nguyễn Mạnh Cường 2002207857 (TN) Nguyễn Thanh Phú 2002202057 Trần Nhật Sinh 2023210929 Phạm Đức Duy 2025203001 Phan Văn Khánh Duy 2032203020 Phan Văn Trường 2032200142 Nguyễn Tuấn Đạt 2002207869 Nguyễn Trường Quốc 2002207904 TP.HỒ CHÍ MINH, THÁNG NĂM 2023 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN LỜI CAM ĐOAN  Chúng xin cam đoan kết nhóm sinh viên chúng tơi thực hiện: Không chép người (nhóm) nào, hình thức  Nếu phát có gian lận nào, nhóm chúng tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm chấp nhận xử lý theo Quy định thi, kiểm tra Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Thành Phố Hồ Chí Minh TP Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm … Sinh viên Nguyễn Quốc Cường LỜI CÁM ƠN  Em xin chân thành cảm ơn Quý Thầy, Cô Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Tp.HCM Đặc biệt, em xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đến Cơ Nguyễn Thị Hậu tận tình hướng dẫn em suốt thời gian thực môn học  Xin chân thành cảm ơn bạn lớp 11DHCTD2 cung cấp tài liệu kỹ thuật ý kiến đóng góp q báu TP Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm … MỤC LỤC CHƯƠNG 7: CHỨC NĂNG KIỂM TRA 7.1 Khái niệm tầm quan trọng kiểm tra 7.1.1 Khái niệm kiểm tra 7.1.2.Tầm quan trọng kiểm tra .10 7.3 Các hình thức kiểm tra 10 7.3.1 Kiểm tra lường trước 10 7.3.2 Kiểm tra đồng thời 11 7.3.3 Kiểm tra phản hồi 11 7.4 Các nguyên tắc kiểm tra .12 7.5 Các hoạt động cần kiểm tra: 14 CHƯƠNG 7: CHỨC NĂNG KIỂM TRA Câu 1: Kiểm tra quản trị gì? A Là nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập tiêu chuẩn, nhằm so sánh thành tựu thực với định mức đề B Là nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập tiêu chuẩn, hệ thống phản hồi thong tin, so sánh thành tựu thực đƣợc với định mức đề ra, đảm bảo nguồn lực đƣợc thực có hiệu để đạt đƣợc mục tiêu tổ chức C Là nỗ lực nhằm thiết lập hệ thống phản hồi để đảm bào nguồn lực thực có hiệu D Cả sai Câu 2: Tại doanh nghiệp cần xây dựng chế kiểm tra theo yêu cầu riêng? A.Vì tổ chức có hoạt động riêng biệt B Vì doanh nghiệp có mục tiêu hoạt động khác C Vì doanh nghiệp có ngƣời khác D Cả A,B,C Câu 3: xếp trình kiểm tra 1:Thực hành động quản lý -2:Đo lường kết thực tế- 3:So sánh kết thực tế với tiêu chuẩn 2-3-1 1-2-3 3-2-1 1-3-2 Câu 4: Khâu cuối chức quản trị A Tổ chức B.Kiểm tra C Hoạch định D Điều khiển Câu 5: Nhà quản trị cần làm cơng tác kiểm tra? A Theo dõi thường xuyên công việc B Sử dụng biện pháp kiểm tra thích hợp C Giải thích báo cáo số kiệu kiểm tra ngày D Cả Câu 6: Câu sai? A.Kiểm tra khâu sau chức quản trị B Công tác kiểm tra giải đƣợc vấn đề C Nhà quản trị cần phải theo dõi thƣờng xuyên công việc sử dụng biện pháp kiểm tra hữu hiệu công tác kiểm tra D Nhà quản trị cần khéo léo phát huy tác dụng kiểm tra, cần có lực giải thích số liệu thống kê bảng biểu Câu 7: Nhà quản trị cần có lực chức kiểm tra? A Giải thích số liệu thống kê B Giải thích bảng biểu C Xác định dự đốn trước chiều hướng thay đổi cần thiết D A B Câu 8: Cái KHƠNG phải mục đích kiểm tra quản trị? A Làm sang tỏ đề kết mong muốn xác theo thứ tự quan trọng B Phát kịp thời vấn đề đơn vị phận chịu trách nhiệm để sửa sai C Làm phức tạp hóa vấn đề ủy quyền, huy, quyền hành trách nhiệm D Phác thảo tiêu chuẩn tƣờng trình báo cáo để loại bớt quan trọng Câu 9: Tại phải phác thảo tiêu chuẩn tường trình báo kiểm tra quản trị? A Để loại bớt quan trọng hay không cần thiết B Để xác định dự đốn chiều hướng thay đổi cần thiết C Để đơn giản hóa vấn đề ủy quyền, huy, quyền hành, trách nhiệm D Để tăng suất đem lại lợi nhuận cao Câu 10: Có nguyên tắc để xây dựng chế kiểm tra? A.6 B.7 C.5 D.8 7.1 Khái niệm tầm quan trọng kiểm tra 7.1.1 Khái niệm kiểm tra I Khái niệm, mục đích tác dụng kiểm tra Khái niệm Kiểm tra quản trị nỗ lực có hệ thống nham thiết lập tiêu chuẩn, hệ thống phân hồi thông tin, nhằm so sánh thành tựu thực với định mức đề ra, để đảm bảo nguồn lực sử dụng có hiệu nhất, để đạt mục tiêu tổ chức Hay đơn giản Kiểm tra tiến trình đo lường kết thực so sánh với điều hoạch định, đồng thời sửa chữa sai lầm để đảm bảo việc đạt mục tiêu theo kế hoạch định đề Ví dụ: + CSGT kiểm tra người đường + Hình ảnh giáo viên kiểm tra học sinh + Cục thực phẩm kiểm tra ATTP 7.1.2.Tầm quan trọng kiểm tra Dưới số tầm quan trọng kiểm tra quản trị: + Đảm bảo chất lượng: Kiểm tra giúp đảm bảo chất lượng cơng việc q trình quản trị Bằng cách kiểm tra đánh giá, người quản lý xác định xem liệu hoạt động thực quy trình, tuân thủ tiêu chuẩn yêu cầu hay không Điều đảm bảo công việc thực xác đáng tin cậy + Phát lỗi sửa chữa: Kiểm tra giúp phát lỗi, sai sót vấn đề trình quản trị Bằng cách xác định vấn đề này, người quản lý đưa biện pháp sửa chữa cải thiện để đảm bảo vấn đề không tái diễn ảnh hưởng đến hiệu hoạt động quản trị + Đánh giá hiệu quả: Kiểm tra giúp đánh giá hiệu hoạt động quản trị Bằng cách so sánh kết đạt với mục tiêu đề ra, người quản lý xác định xem liệu hoạt động đạt kết mong đợi hay không Điều cung cấp thông tin cần thiết để điều chỉnh chiến lược định quản trị để đạt hiệu tốt + Giao tiếp phản hồi: Kiểm tra cung cấp hội để giao tiếp cung cấp phản hồi người quản lý nhân viên Bằng cách đánh giá đưa đánh giá công việc trình, người quản lý tạo mơi trường mở, khuyến khích nhân viên tham gia cải thiện + Đảm bảo tuân thủ quy định: Kiểm tra giúp đảm bảo hoạt động quản trị tuân thủ quy định, quy tắc, quy trình áp dụng Điều quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp lý tránh rủi ro pháp lý cho tổ chức -Tóm lại, kiểm tra có tầm quan trọng cao quản trị đảm bảo chất lượng, phát lỗi, đánh giá hiệu quả, tạo hội giao tiếp phản hồi, đảm bảo tuân thủ quy định 7.3 Các hình thức kiểm tra Kiểm tra có vai trị quan trọng, bao trùm tồn q trình quản trị tiến hành sau thực công việc lên kế hoạch 7.3.1 Kiểm tra lường trước Kiểm tra lường trước loại kiểm tra tiến hành trước hoạt động thực Kiểm tra lường trước theo tên gọi tiên liệu vấn đề phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước Chẳng hạn, phịng bệnh chữa bệnh cách kiểm tra lường trước Các nhà quản trị học đại trọng đến loại hình kiểm tra Harold Koontz phân tích thời gian trễ nãi trình kiểm tra quản trị công việc kiểm tra cần phải hướng phía tương lai cần có hiệu Các nhà quản trị cần hệ thống kiểm tra lường trước để nắm vấn đề nảy sinh không tác động kịp thời Nhiều nhà quản trị thơng qua dự đốn cẩn thận lập lại có thơng tin để tiến hành đối chiếu với kế hoạch đồng thời thực thay đổi chương trình để dự đoán tốt Sau số kỹ thuật kiểm tra hướng tới tương lai: + Dự báo mại vụ kết hợp với kế hoạch xúc tiến bán hàng (sales promotion) nhằm tăng cường doanh số kỳ vọng công ty sản phẩm hay đơn vị kinh doanh chiến lược (SBU: Strategic Business Unit) + Phương pháp sơ đồ mạng lưới gọi kỹ thuật duyệt xét đánh giá chương trình (PERT: Program Evaluation and Review Technique), giúp nhà quản trị lường trước vấn đề phát sinh lãnh vực chi phí phân bổ thời gian, có biện pháp ngăn chặn từ đầu hao phí tài chánh thời gian + Hệ thống đầu vào để kiểm tra lường trước tiền mặt (ví dụ cho hình 9.2), mức dự trữ hàng hóa + Kiểm tra lường trước kỹ thuật cơng trình Thí dụ kiểm tra nhiệt độ trước luồng nước chảy vòi + Kiểm tra lường trước hệ thống phản ứng người.Thí dụ người thợ săn ln ln ngắm đốn trước đường bay vịt trời để điều chỉnh thời gian lúc bắn lúc viên đạn trúng đích Hoặc người xe máy, muốn giữ tốc độ khơng đổi thường khơng đợi cho đồng hồ báo tốc độ giảm gia tăng tốc độ lên dốc Thay vào đó, biết đồi dốc đại lượng gây nên giảm tốc độ, người lái xe điều chỉnh tốc độ cách tăng ga để tăng tốc trước tốc độ giảm xuống 7.3.2 Kiểm tra đồng thời Kiểm tra đồng thời loại kiểm tra tiến hành hoạt động diễn Loại hình kiểm tra cịn có danh xưng khác: Kiểm tra đạt/khơng đạt (Yes/no control) Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng giám sát trực tiếp (direct supervision) Khi quản trị viên xem xét trực tiếp hoạt động thuộc viên, 10 ơng ta đánh giá (hoặc thẩm định) việc làm thuộc viên, đồng thời điều chỉnh sai sót (nếu có) thuộc viên Nếu có trì hoãn diễn tiến hoạt động tác động điều chỉnh (corrective action), mức độ trì hỗn chậm trễ thường chiếm thời gian Các thiết bị kỹ thuật thường thiết kế theo phương thức kiểm tra đồng thời Thí dụ: Hầu hết máy vi tính báo cho ta biết phép tính hay thuật tốn vượt ngồi khả thực cho ta biết nhập liệu sai Máy tính từ chối thực lệnh ta báo cho ta biết lệnh sai 7.3.3 Kiểm tra phản hồi Kiểm tra phản hồi loại kiểm tra thực sau hoạt động xảy Hình 9.3 vịng phản hồi kiểm tra Nhược điểm loại kiểm tra độ trễ thời gian thường lớn từ lúc cố thật xảy đến lúc phát sai sót sai lệch kết đo lường vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đề Ví dụ kết kiểm tốn phát vào tháng 12 cơng ty thua lỗ vào tháng 10 hành động sai lầm từ tháng cấp quản trị cơng ty Tuy nhiên, kiểm tra phản hồi có hai ưu hẳn kiểm tra lường trước lẫn kiểm tra đồng thời + Thứ nhất, cung cấp cho nhà quản trị thông tin cần thiết phải làm để lập kế hoạch hữu hiệu giai đoạn hoạch định trình quản trị Nếu kiểm tra phản hồi khơng có nhiều sai lệch kết thực tiêu chuẩn (hoặc mục tiêu) cần đạt điều chứng tỏ cơng tác hoạch định hữu hiệu Ngược lại, phát có nhiều sai lệch giúp nhà quản trị rút kinh nghiệm để đưa kế hoạch tốt + Thứ hai, kiểm tra phản hồi giúp cải tiến động thúc đẩy nhân viên (employee motivation) làm việc tốt Nó cung cấp cho người công ty thông tin cần thiết phải làm để nâng cao chất lượng hoạt động tương lai 7.4 Các nguyên tắc kiểm tra Tất nhà quản trị muốn có chế kiểm tra thích hợp hữu hiệu để giúp họ việc trì hoạt động tổ chức diễn theo kế hoạnh đạt mục tiêu đề Vì tổ chức có mục tiêu hoạt động, công việc, người cụ thể riêng biệt, biện pháp công cụ kiểm tra xí nghiệp phải xây dựng theo yêu cầu riêng Giáo sư Koontz O'Donnell liệt kê nguyên tắc mà nhà quản trị phải tuân theo xây dựng chế kiểm tra Đó nguyên tắc: Kiểm tra phải thiết kế kế hoạch hoạt động tổ chức theo cấp bậc đối tượng kiểm tra - Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường dựa vào kế hoạch Do vậy, phải thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức Mặt khác, kiểm tra cần thiết kế theo cấp bậc đối tượng kiểm tra 11 Công việc kiểm tra phải thiết kế theo đặc điểm cá nhân nhà quản trị - Điều giúp nhà quản trị nắm xảy ra, việc quan trọng thông tin thu thập trình kiểm tra phải nhà quản trị thơng hiểu Những thông tin hay cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản trị khơng hiểu được, họ khơng thể sử dụng, kiểm tra khơng cịn ý nghĩa Sự kiểm tra phải thực điểm trọng yếu - Khi xác định rõ mục đích kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra đâu? Trên thực tế nhà quản trị phải lựa chọn xác định phạm vi cần kiểm tra Nếu khơng xác định xác khu vực trọng điểm, kiểm tra khu vực rộng, làm tốn thời gian, lãng phí vật chất việc kiểm tra không đạt hiệu cao Tuy nhiên, đơn dựa vào chỗ khác biệt chưa đủ Một số sai lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, số khác có tầm quan trọng lớn Kiểm tra phải khách quan Quá trình quản trị dĩ nhiên bao gồm nhiều yếu tố chủ quan nhà quản trị, việc xem xét phận cấp có làm tốt cơng việc hay khơng, khơng phải phán đốn chủ quan Nếu thực kiểm tra với định kiến có sẵn không cho nhận xét đánh giá mức đối tượng kiểm tra, kết kiểm tra bị sai lệch làm cho tổ chức gặp phải tổn thất lớn Vì vậy, kiểm tra cần phải thực với thái độ khách quan q trình thực Đây yêu cầu cần thiết để đảm bảo kết kết luận kiểm tra xác 12 Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu khơng khí doanh nghiệp Để cho việc kiểm tra có hiệu cao cần xây dựng qui trình nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hóa doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên độc lập công việc, phát huy sáng tạo việc kiểm tra khơng nên thiết lập cách trực tiếp chặt chẽ Ngược lại, nhân viên cấp quen làm việc với nhà quản trị có phong cách độc đốn, thường xuyên đạo chặt chẽ, chi tiết nhân viên cấp có tính ỷ lại, khơng có khả linh hoạt khơng thể áp dụng cách kiểm tra, nhấn mạnh đến tự giác hay tự điều chỉnh người Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm bảo đảm tính hiệu kinh tế Mặc dù nguyên tắc đơn giản thường khó thực hành Thơng thường nhà quản trị tốn nhiều cho công tác kiểm tra, kết thu hoạch việc kiểm tra lại không tương xứng Việc kiểm tra phải đưa đến hành động Việc kiểm tra coi đắn sai lệch so với kế hoạch tiến hành điều chỉnh, thông qua việc làm lại kế hoạch, xếp lại tổ chức; điều động đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo Nếu tiến hành kiểm tra, nhận sai lệch mà khơng thực việc điều chỉnh, việc kiểm tra hồn tồn vơ ích Kiểm tra chức quản trị quan trọng, có liên quan mật thiết với chức hoạch định, tổ chức nhân Về bản, kiểm tra hệ thống phản hồi, bước sau tiến trình quản trị Với quan niệm quản trị học đại, vai trị kiểm tra bao trùm tồn tiến trình 13 7.5 Các hoạt động cần kiểm tra: Kiểm tra lường trước: – Ngăn chặn trục trặc dự báo trước • McDonald’s gửi chuyên gia kiểm tra chất lượng đến chi nhánh mở để giúp nông dân học cách trồng khoai tây, hướng dẫn cách làm bánh mỳ có chất lượng cao • Các khóa học định hướng cho nhân viên mới, cho sinh viên • Bảo trì, bảo dưỡng máy bay, máy móc thiết bị v.v – Là phương pháp tối ưu – Địi hỏi thơng tin đầy đủ xác, khó có • Kiểm tra đồng thời: – Diễn hoạt động tiến hành thực trước phải trả giá đắt • Giám sát trực tiếp: người quản lý quan sát trực tiếp nhân viên mình, họ đồng thời giám sát hoạt động nhân viên sửa chữa trục trặc xuất • Các thiết bị điện tử vi tính • Kiểm tra phản hồi: – diễn sau hoạt động hoàn thành – trục trặc gây lãng phí thiệt hại – hình thức kiểm tra phổ biến • Có thể hình thức kiểm tra với số hoạt động – dòng thu nhập báo cáo tài cho thấy thu nhập giảm – có ưu điểm bật • Cung cấp thơng tin có ý nghĩa hiệu việc lập kế hoạch – Nếu sai lệch thấp, kế hoạch hướng – Nếu sai lệch lớn, sử dụng thông tin làm sở để điều chỉnh xây dựng kế hoạch • Giúp khích lệ nhân viên – Ai muốn biết kết cơng việc mình, đánh giá cấp 14