Chuong 6 chức năng tổ chức

Vai trò của chức năng tổ chức-Xác định được cơ cấu tổ chức hợp lý phù hợp vớimục tiêu, sứ mệnh phát triển của tổ chức.-Phát huy sức mạnh của cá nhân, tập thể trong cơ cấutổ chức được xây

CHƯƠNG 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

GV: Vi Tiến Cường

ĐT: 0919428866

Email: sakura.vtc@gmail.com

6.3.Thiết kế cơ cấu tổ chức

6.4.Phân quyền và ủy quyền

6.1.1 Khái niệm

Chức năng tổ chức là việc chia tổ chức ra nhiều bộphận khác nhau, xác định chức năng, nhiệm vụ chotừng bộ phận và thiết lập mối quan hệ giữa chúngnhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức

6.1.2 Mục đích

Mục đích của công tác tổ chức nhằm thiết lập một cơcấu tổ chức hợp lý để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụcủa tổ chức

6.1 KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ

CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

6.1.3 Vai trò của chức năng tổ chức

-Xác định được cơ cấu tổ chức hợp lý phù hợp vớimục tiêu, sứ mệnh phát triển của tổ chức

-Phát huy sức mạnh của cá nhân, tập thể trong cơ cấu

tổ chức được xây dựng

-Tạo điều kiện để phát huy các chức năng khác của tổchức như: hoạch định, quản trị nhân sự, lãnh đạo,kiểm tra

-Tạo môi trường làm việc thích hợp, tác động tíchcực đến việc sử dụng các nguồn lực của tổ chức

6.1 KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ

CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

6.2.1 Tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) là khái niệm

để chỉ số lượng nhân viên mà một nhà quản trị có thểđiều khiển một cách hữu hiệu

6.2 TẦM HẠN QUẢN TRỊ

2 Thông tin và truyền

thông nhanh giữa cấp

trên và cấp dưới, giữa

3 Tốn kém chi phí chonhiều cấp quản trị, tạo

ra khoảng cách giữa cấpcao nhất và cấp thấpnhất

Tầm quản trị rộng

6.2 TẦM HẠN QUẢN TRỊ

ƯU ĐIỂM

1 Giảm số cấp quản trị

2 Cấp trên buộc phải

phân quyền cho cấp

dưới nên chủ động hơn

trong công việc

3 Giảm được chi phí

quản trị

NHƯỢC ĐIỂM

1 Dễ dẫn đến tình trạngcấp trên không kiểmsoát nổi cấp dưới

2 Dễ quá tải công việcđối với lãnh đạo, dẫnđến ắch tắc các quyếtđịnh

3 Truyền đạt thông tinđến cấp dưới khôngnhanh chóng

6.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị

6.2 TẦM HẠN QUẢN TRỊ

TẦM

QUẢN

TRỊ

1.Năng lực của người quản trị

2.Trình độ và ý thức của nhân viên

3.Phương tiện thông tin4.Phân cấp quản trị

5.Tính phức tạp của hệ thống quản trị6.Thời gian trao đổi công việc

Năng lực của người quản trị: Nhà quản trị giỏi, có

kinh nghiệm có thể quản trị được nhiều người màvẫn đạt hiệu quả và ngược lại

Trình độ và ý thức của nhân viên: Nhân viên có trình

độ và ý thức tốt thì cần ít thời gian tác động giữa cấptrên và cấp dưới, tiết kiệm được thời gian trong thựchiện công việc

Phương tiện thông tin: Đây là yếu tố quan trọng nhất

ảnh hưởng đến tầm quản trị có hiệu quả Phươngtiện thông tin càng hiện đại, hệ thống thông tin càngnhanh chóng, chính xác sẽ giúp rút ngắn khoảng cáchgiữa cấp trên và cấp dưới, tiết kiệm thời gian

6.2 TẦM HẠN QUẢN TRỊ

Sự phân cấp rõ ràng: Nếu một nhà quản trị được

phân cấp quản lý rõ ràng họ sẽ chủ động hơn trongcông việc, có thể tăng số lượng nhân viên quản lýdưới quyền mà vẫn có thể kiểm soát công việc có hiệuquả

Tính phức tạp của hệ thống quản trị: Hệ thống quản

trị càng phức tạp thì tầm quản trị càng phải thu hẹp

và ngược lại, nếu hệ thống quản trị càng ổn định, ítphức tạp thì tầm quản trị có thể lớn

Thời gian tiếp xúc của người lãnh đạo với nhân viên trực thuộc: Thời gian tiếp xúc để trao đổi và

giải quyết công việc càng ít thì càng có thể mở rộngtầm quản trị

6.2 TẦM HẠN QUẢN TRỊ

6.3.1 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các khâu, các bộphận khác nhau, được chuyên môn hoá và có nhữngtrách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệphụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quảntrị nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

6.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Thiết kế cơ cấu tổ chức phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

 Nguyên tắc gắn với mục tiêu

 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

 Nguyên tắc hiệu quả kinh tế

 Nguyên tắc cân đối

 Nguyên tắc linh hoạt

 An toàn trong hoạt động

6.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

6.3.2 Các mô hình cơ cấu tổ chức

 Cơ cấu trực tuyến

 Cơ cấu chức năng

 Cơ cấu trực tuyến - chức năng

 Cơ cấu ma trận

 Cơ cấu theo khu vực

 Cơ cấu theo sản phẩm

 Cơ cấu theo khách hàng

6.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

6.3.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến

6.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

6.3.4 Cơ cấu tổ chức theo chức năng

6.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Ưu điểm

-Sử dụng được các chuyên gia

giỏi trong việc ra các QĐ quản trị

-Giảm bớt được công việc cho

Đặc điểm

-Các chức năng được chuyên

môn hóa hình thành nên các

bộ phận chức năng.

-Các bộ phận chức năng có

quyền ra QĐ hành chính đối

với các bộ phận trực tuyến.

6.3.5 Cơ cấu trực tuyến - chức năng

6.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Đặc điểm

-Các chức năng được chuyên

môn hóa hình thành nên các

Có được ưu điểm của cơ cấu trực

tuyến và cơ cấu chức năng

6.3.6 Cơ cấu tổ chức theo ma trận

-Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn

-Mâu thuẩn với nguyên tắc thống nhất chỉ huy.

6.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

6.3.7 Cơ cấu TC theo khách hàng

6.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Ưu điểm

-Hiểu rõ nhu cầu khách hàng

-Tác động tốt về tâm lý đối với khách hàng

6.3.8 Cơ cấu tổ chức theo khu vực

6.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Ưu điểm

-Chú ý đến thị trường và những vấn đề của từng khu vực.

-Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng.

-Có thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện của địa phương

Nhược điểm

-Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung.

-Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức.

Đặc điểm

-Tổ chức hoạt động trên quy mô

rộng

-Sử dụng mô hình phân chia theo

khu vực khi tiến hành các công

việc giống nhau ở các khu vực địa

lý khác nhau

6.4.1 Các loại quyền hạn trong tổ chức

Khái niệm quyền hạn

Quyền hạn là mức độ độc lập trong hoạt động dành chocác nhà quản trị để qua đó phát huy tính quyết đoáncủa họ thông qua việc trao cho họ quyền ra quyết định,

ra chỉ thị, mệnh lệnh

6.4 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

Quyền hạn theo chức năng

Là quyền hạn trao cho một cá nhân hay mộ bộ phận để

có thể kiểm soát hoạt động của các nhân viên ở bộphận khác

VD: Trưởng phòng Nhân sự (Phòng Nhân sự) có quyền kiểm soát việc tuân thủ Nội quy lao động của nhân viên

ở các bộ phận khác trong doanh nghiệp.

Quyền hạn trực tuyến

Là quyền hạn mà nhà quản trị cấp trên có quyền ra quyếtđịnh và kiểm soát trực tiếp đối với cấp dưới Bản chấtcủa quyền hạn trực tuyến là quan hệ thứ bậc trong tổchức

6.4 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

Quyền hạn tham mưu

Các bộ phận chức năng đưa ra các chính sách, đề nghị, ýkiến cho những người quản trị trực tuyến Bản chấtcủa quyền hạn tham mưu là tư vấn cho lãnh đạo

6.4 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

6.4.2 Phân quyền

Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyếtđịnh trong một cơ cấu tổ chức

Mức độ phân quyền càng lớn khi:

+Số lượng các quyết định được đề ra ở cấp dưới ngàycàng nhiều;

+Các quyết định được đề ra ở cấp dưới càng quantrọng;

+Càng có nhiều chức năng bị tác động bởi các quyếtđịnh của cấp thấp trong tổ chức;

+Nhà quản trị ít phải kiểm tra một quyết định của cấpdưới

6.4 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

Quá trình phân quyền

-Xác định kết quả mong muốn;

-Giao nhiệm vụ;

-Giao phó quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ;

-Yêu cầu chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ

Phân quyền (giao phó quyền hạn) có thể rất cụ thể haytổng quát Quyền lực đã giao vẫn có thể thu hồi

6.4 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

6.4.2.1 Nguyên tắc phân quyền (giao quyền)

-Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn

-Nguyên tắc giao quyền theo chức năng

-Nguyên tắc bậc thang

-Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc

-Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh

-Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm

-Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và tráchnhiệm

6.4 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

6.4.2.2 Nghệ thuật giao quyền

-Người giao quyền phải sẵn sàng giao quyền ra quyếtđịnh cho cấp dưới

-Sẵn sàng tin cậy cấp dưới

-Sẵn sàng thiết lập và sử dụng các biện pháp kiểm tra

-Khen thưởng việc ủy quyền có kết quả tốt

-Giao quyền phải linh hoạt, phù hợp với những thay đổitrong kế hoạch

6.4 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

6.4.2.3 Các nhân tố xác định mức độ phân quyền

-Các biện pháp kiểm tra

-Những tác động của môi trường

…

6.4 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

6.4.3 Ủy quyền

Khái niệm ủy quyền

Ủy quyền là việc nhà quản trị cấp trên cho phép nhàquản trị cấp dưới có quyền ra quyết định về những vấn

đề thuộc quyền hạn của mình, trong khi người chophép vẫn đứng ra chịu trách nhiệm

Sự ủy quyền thể hiện dưới hai hình thức:

- Ủy quyền chính thức: Qua sơ đồ tổ chức (mỗi bộphận có những chức năng và quyền hạn rõ ràng)

- Ủy quyền không chính thức: Qua sự tín nhiệm cánhân (Giám đốc ký quyết định uỷ quyền cho cấp dướiđược quyền hạn và trách nhiệm nào đó)

6.4 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

Lợi ích đối với nhà quản trị khi ủy quyền

① Đưa ra những quyết định sáng suốt hơn.

② Tận dụng thời gian eo hẹp của mình.

③ Nâng cao hiệu quả công việc của tập thể.

④ Giảm được áp lực công việc.

⑤ Đào tạo được nhà quản trị kế cận.

Trở ngại của nhà quản trị khi ủy quyền

① Sợ cấp dưới không hoàn thành nhiệm vụ được giao

② Sợ không kiểm soát được việc đã giao, hay nhân viênlàm theo ý của họ mà không theo ý mình

③ Trở ngại khi không xác định rõ trách nhiệm và

quyền hạn

④ Sợ cấp dưới làm tốt hơn mình

6.4 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

1 Khái niệm, mục đích và vai trò của chức năng tổ chức?

2 Thế nào là tầm hạn quản trị? Các nhân tố ảnh hưởngđến tầm hạn quản trị?

3 Thiết kế cơ cấu tổ chức phải đảm bảo các nguyên tắcnào? Các mô hình cơ cấu tổ chức?

4 Phân tích ưu, nhược điểm của các cơ cấu tổ chức:

chức năng, trực tuyến, trực tuyến – chức năng?

5 Các loại quyền hạn trong tổ chức? Nguyên tắc phânquyền? Các yếu tố xác định mức độ phân quyền?

6 Thế nào là ủy quyền? Các lợi ích và trở ngại của nhàquản trị khi ủy quyền?

CÂU HỎI CHƯƠNG 6