Vai trò của chức năng tổ chức-Xác định được cơ cấu tổ chức hợp lý phù hợp vớimục tiêu, sứ mệnh phát triển của tổ chức.-Phát huy sức mạnh của cá nhân, tập thể trong cơ cấutổ chức được xây
CHƯƠNG 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC GV: Vi Tiến Cường ĐT: 0919428866 Email: sakura.vtc@gmail.com CHỨC NỘI DUNG NĂNG 6.1.Khái niệm, mục đích và vai trò TỔ của chức năng tổ chức CHỨC 6.2.Tầm hạn quản trị 6.3.Thiết kế cơ cấu tổ chức 6.4.Phân quyền và ủy quyền 6.1 KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 6.1.1 Khái niệm Chức năng tổ chức là việc chia tổ chức ra nhiều bộ phận khác nhau, xác định chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận và thiết lập mối quan hệ giữa chúng nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức 6.1.2 Mục đích Mục đích của công tác tổ chức nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức 6.1 KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Đó là: + Phân chia công việc chung tổng thể thành các công việc cụ thể + Giao nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể cho các bộ phận và cá nhân + Thành lập mối quan hệ giữa cá nhân và nhóm, phòng, ban + Thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền trong tổ chức + Phân bổ và sử dụng các nguồn lực của tổ chức hợp lý và hiệu quả 6.1 KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 6.1.3 Vai trò của chức năng tổ chức -Xác định được cơ cấu tổ chức hợp lý phù hợp với mục tiêu, sứ mệnh phát triển của tổ chức -Phát huy sức mạnh của cá nhân, tập thể trong cơ cấu tổ chức được xây dựng -Tạo điều kiện để phát huy các chức năng khác của tổ chức như: hoạch định, quản trị nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra -Tạo môi trường làm việc thích hợp, tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực của tổ chức 6.2 TẦM HẠN QUẢN TRỊ 6.2.1 Tầm hạn quản trị Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) là khái niệm để chỉ số lượng nhân viên mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu 6.2 TẦM HẠN QUẢN TRỊ Tầm quản trị hẹp NHƯỢC ĐIỂM 1 Tăng số cấp quản trị ƯU ĐIỂM 2 Cấp trên dễ can thiệp 1 Giám sát, kiểm soát sâu vào hoạt động của chặt chẽ hoạt động của cấp dưới, hạn chế tính nhân viên chủ động của cấp dưới 2 Thông tin và truyền 3 Tốn kém chi phí cho thông nhanh giữa cấp nhiều cấp quản trị, tạo trên và cấp dưới, giữa ra khoảng cách giữa cấp người quản trị và các cao nhất và cấp thấp thuộc câp nhất 6.2 TẦM HẠN QUẢN TRỊ Tầm quản trị rộng NHƯỢC ĐIỂM 1 Dễ dẫn đến tình trạng ƯU ĐIỂM cấp trên không kiểm soát nổi cấp dưới 1 Giảm số cấp quản trị 2 Dễ quá tải công việc 2 Cấp trên buộc phải đối với lãnh đạo, dẫn phân quyền cho cấp đến ắch tắc các quyết dưới nên chủ động hơn định trong công việc 3 Truyền đạt thông tin 3 Giảm được chi phí đến cấp dưới không quản trị nhanh chóng 6.2 TẦM HẠN QUẢN TRỊ 6.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị 1.Năng lực của người quản trị TẦM 2.Trình độ và ý thức của nhân viên QUẢN 3.Phương tiện thông tin 4.Phân cấp quản trị TRỊ 5.Tính phức tạp của hệ thống quản trị 6.Thời gian trao đổi công việc 6.2 TẦM HẠN QUẢN TRỊ Năng lực của người quản trị: Nhà quản trị giỏi, có kinh nghiệm có thể quản trị được nhiều người mà vẫn đạt hiệu quả và ngược lại Trình độ và ý thức của nhân viên: Nhân viên có trình độ và ý thức tốt thì cần ít thời gian tác động giữa cấp trên và cấp dưới, tiết kiệm được thời gian trong thực hiện công việc Phương tiện thông tin: Đây là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến tầm quản trị có hiệu quả Phương tiện thông tin càng hiện đại, hệ thống thông tin càng nhanh chóng, chính xác sẽ giúp rút ngắn khoảng cách giữa cấp trên và cấp dưới, tiết kiệm thời gian 6.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 6.3.5 Cơ cấu trực tuyến - chức năng Đặc điểm Nhược điểm -Các chức năng được chuyên -Cơ cấu cồng kềnh, mối quan hệ môn hóa hình thành nên các trong cơ cấu khá phức tạp bộ phận chức năng -Vẫn có xu hướng can thiệp của -Các bộ phận chức năng các bộ phận chức năng không có quyền ra QĐ hành chính đối với các bộ phận trực tuyến Ưu điểm Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng 6.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 6.3.6 Cơ cấu tổ chức theo ma trận Đặc điểm -Kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức khác nhau Ưu điểm -Tổ chức linh động -Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động -Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng Nhược điểm -Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận -Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn -Mâu thuẩn với nguyên tắc thống nhất chỉ huy 6.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 6.3.7 Cơ cấu TC theo khách hàng Đặc điểm -Phân chia bộ phận dựa trên cơ sở khách hàng và những nhu cầu mang đặc trưng riêng của từng khách hàng Ưu điểm -Hiểu rõ nhu cầu khách hàng -Tác động tốt về tâm lý đối với khách hàng Nhược điểm -Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề của khách hàng -Các nhóm khách hàng không phải luôn xác định rõ ràng 6.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 6.3.8 Cơ cấu tổ chức theo khu vực Đặc điểm -Tổ chức hoạt động trên quy mô rộng -Sử dụng mô hình phân chia theo khu vực khi tiến hành các công việc giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau Ưu điểm -Chú ý đến thị trường và những vấn đề của từng khu vực -Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng -Có thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện của địa phương Nhược điểm -Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung -Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức