Phân tích chức năng kiểm soát của công ty trung nguyên

lOMoARcPSD|17917457 lOMoARcPSD|17917457 Mục lục LỜI MỞ ĐẦU A CƠ SỞ LÝ THUYẾT I Khái niệm nguyên tắc kiểm soát Khái niệm kiểm soát Vai trò kiểm soát .5 Các nguyên tắc kiểm soát II Các loại kiểm soát .5 Theo thời gian tiến hành khảo sát Theo tần suất khảo sát .6 Theo mức độ tổng quát nội dung kiểm soát Theo đối tượng kiểm soát III Quy trình kiểm sốt Xác định tiêu chuẩn kiểm soát Đo lường kết hoạt động So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát Tiến hành điều chỉnh .8 IV Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát Môi trường kiểm soát Đánh giá rủi ro .9 Hoạt động kiểm soát Thông tin truyền thông Hoạt động giám sát B THỰC TRẠNG CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT TẠI CAFE TRUNG NGUYÊN 10 I Giới thiệu chung cafe Trung Nguyên 10 Tầm nhìn sứ mạng 12 Cơ cấu tổ chức .13 Nhân lực 13 Kết hoạt động kinh doanh từ 2016 – 2018 14 lOMoARcPSD|17917457 II Cơng tác kiểm sốt công ty Trung Nguyên 14 Nguyên tắc kiểm soát 14 Các loại kiểm sốt cơng ty cà phê Trung Nguyên 17 Quy trình kiểm sốt .19 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác kiểm sốt công ty 23 C GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT CỦA CƠNG TY 25 Ưu điểm 25 Hạn chế 25 Mục tiêu phương hướng .26 Giải pháp 26 KẾT LUẬN 27 LỜI MỞ ĐẦU Quản trị hoạt động thiếu tổ chức Từ xưa đến nay, tất tổ chức nói chung, dù hoạt động lĩnh vực nào: kinh tế, trị, xã hội, văn hóa … tồn hoạt động quản trị Chẳng hạn, tổ chức phải xác định xem muốn đạt điều trước mắt tương lai, để đạt kết mong muốn cần phải có kế hoạch lập kế hoạch sao, để thực kế hoạch cần phải có máy, người xác định trách nhiệm, quyền hạn người đó…Hoạt động quản trị vơ quan trọng giúp tổ chức hướng, đồng thời phận khen thưởng xử lí sai phạm, đảm bảo cho tồn phát triển doanh nghiệp Hoạt động quản trị có chức năng, bao gồm chức hoạch định, chức tổ chức, chức lãnh đạo, chức kiểm soát “Kiểm sốt” chức vơ quan trọng mà nhà quản trị phải thực kết công việc phận họ quản lí đạt kế hoạch đề Nhà quản trị khơng thể xác định mức độ hồn thành công việc không đo lường việc thực so sánh tiêu chuẩn Nó cịn giúp nhà quản trị nhận thấy khiếm khuyết hệ thống tổ chức, sở để đưa định kịp thời Trong thảo luận này, chúng em xin đề cập đến chức quản trị công ty Trung Nguyên A CƠ SỞ LÝ THUYẾT I Khái niệm nguyên tắc kiểm soát Khái niệm kiểm sốt Kiểm sốt q trình đo lường kết thực hiện, so sánh với tiêu chuẩn, phát sai lệch nguyên nhân, tiến hành điều chỉnh nhằm làm cho kết cuối phù hợp với mục tiêu xác định Vai trị kiểm sốt Kiểm sốt có vai trị quan trọng q trình quản trị Bất kỳ tổ chức cần phải có kiểm sốt • Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm tiến độ chất lượng thực công việc cá nhân, phận tổ chức • Kiểm sốt tạo chất lượng tốt cho hoạt động tổ chức • Kiểm sốt giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với thay đổi mơi trường • Kiểm soát giúp cho tổ chức thực chương trình, kế hoạch với hiệu cao • Kiểm soát tạo thuận lợi thực tốt phân quyền chế hợp tác tổ chức Các ngun tắc kiểm sốt • Đảm bảo tính chiến lược hiệu • Đúng lúc đối tượng cơng • Cơng khai, xác, thực, khách quan • Linh hoạt có độ đa dạng hợp lý II Các loại kiểm soát Theo thời gian tiến hành khảo sát - Kiểm soát trước Kiểm sốt trước (hay cịn gọi “tiền kiểm”) kiểm sốt tiến hành trước cơng việc bắt đầu nhằm ngăn chặn vấn đề xảy ra, cản trở cho việc thực công việc - Kiểm soát Kiểm soát kiểm soát thực thời gian tiến hành công việc nhằm giảm thiểu vấn đề cản trở cơng việc chúng xuất - Kiểm soát sau Kiểm sốt sau (hay cịn gọi “hậu kiểm”) kiểm sốt tiến hành sau cơng việc hồn thành nhằm điều chỉnh vấn đề xảy Mối quan hệ loại kiểm soát nhằm đạt mục tiêu minh họa sơ đồ sau đây: Kiểm soát trước Các yếu tố đầu vào Kiểm sốt Kiểm sốt sau Qúa trình hoạt động Kết đầu Mục tiêu Theo tần suất khảo sát - Khảo sát liên tục: kiểm soát tiến hành thường xuyên thời điểm đối tượng kiểm soát - Kiểm soát định kỳ: kiểm soát thực theo kế hoạch dự kiến thời kỳ định Có thể kiểm soát theo tháng, quý, năm - Kiểm soát đột xuất: kiểm soát tiến hành thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch - Theo mức độ tổng quát nội dung kiểm soát Kiểm sốt tồn bộ: kiểm sốt tiến hành tất lĩnh vực hoạt động, phận, khâu, cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực mục tiêu chung - Kiểm soát phận: kiểm soát thực lĩnh vực hoạt động, phận, khâu, cấp - Kiểm soát cá nhân: kiểm soát thực người cụ thể tổ chức Theo đối tượng kiểm soát - Kiểm soát sở vật chất kỹ thuật: kiểm sốt thực nhằm đánh giá tình hình sở vật chất kỹ thuật tổ chức đánh giá thực trạng nhà xưởng, máy móc, thiết bị,… - Kiểm soát người: kiểm soát thực nhằm đánh giá người mặt: lực, tính cách, phẩm chất, kết thực cơng việc, tính trung thực, lịng trung thành, tinh thần trách nhiệm, sực thỏa mãn cơng việc… - Kiểm sốt thơng tin: kiểm soát thực nhằm đánh giá chất lượng thông tin hoạt động tổ chức mặt như: rõ ràng đầy đủ, xác trung thực, hệ thống tổng hợp, đọng logic - Kiểm sốt tài chính: kiểm sốt thực nhằm đánh giá tình hình tài tổ chức đánh giá nguồn vốn, tình hình cân đối thu – chi, tình hình thực ngân sách, cơng nợ… III Quy trình kiểm sốt Quy trình kiểm sốt tổ chức minh họa sơ đồ sau đây: Xác định tiêu chuẩn kiểm soát Đo lường kêtế hoạt động So sánh với tiêu chuẩn kiểm sốt Nếu có sai lệch Tiêếp tục công nhận kêết Điêều chỉnh theo tiêu chuẩn Xác định tiêu chuẩn kiểm soát a) Tiêu chuẩn mục tiêu b) Tiêu chuẩn dấu hiệu thường xuyên c) Tiêu chuẩn quan sát tổng hợp d) Tiêu chuẩn trách nhiệm e) Xác định mức chuẩn f) Sử dụng tiêu chuẩn định tính Đo lường kết hoạt động a) Yêu cầu đo lường kết - Hữu ích - Có độ tin cậy cao - Khơng lạc hậu - Tiết kiệm b) Các phương pháp đo lường kết - Quan sát liệu - Sử dụng dấu hiệu báo trước - Quan sát trực tiếp tiếp xúc cá nhân - Dự báo - Điều tra So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát a) Đối tượng thông báo - Các nhà quản trị cấp có liên quan - Các phận, quan chức có liên quan - Đối tượng bị kiểm sốt b) Nội dung thơng báo - Kết kiểm soát - Chênh lệch kết với tiêu chuẩn nguyên nhân - Dự kiến biện pháp điều chỉnh có sai lệch c) Yêu cầu thông báo - Kịp thời - Đầy đủ - Chính xác - Đúng đối tượng Tiến hành điều chỉnh a) Các hoạt động điều chỉnh: - Điều chỉnh mục tiêu dự kiến - Điều chỉnh chương trình hành động - Tiến hành hoạt động dự kiến - Khơng hành động b) u cầu hành động điều chỉnh: - Phải nhanh chóng kịp thời - Điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp - Điều chỉnh phải hướng tới kết IV Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm nội dung bản: Quan điểm, cách thức điều hành lãnh đạo, cơng tác kế hoạch; tính trung thực giá trị đạo đức; cấu tổ chức máy; hệ thống sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt; sách nhân phản ánh quan điểm tồn diện người quản lý cấp cao nhất, người lãnh đạo, chủ sở hữu đơn vị vấn đề kiểm sốt quan trọng đơn vị Mơi trường kiểm sốt có ảnh hưởng quan trọng đến trình thực kết thủ tục kiểm soát Nếu thành viên tổ chức hiểu rõ kiểm sốt khơng phải vấn đề quan trọng người quản lý cấp cao họ không nhận hỗ trợ cơng việc kiểm sốt từ phía người lãnh đạo chắn mục tiêu kiểm sốt người quản lý khơng thể đạt cách hữu hiệu Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro việc phân tích tỉ mỉ gây thiệt hại đến mục tiêu sản xuất, bán hàng, marketing, tài hoạt động khác, từ quản trị rủi ro Nếu đánh giá rủi ro không xác so với thực tế ảnh hưởng trực tiếp đến kiểm soát gây thiệt hại cho doanh nghiệp Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm sốt sách thủ tục cần thiết để hoạt động giảm thiểu rủi ro nhà quản trị thực Các hoạt động kiểm sốt cần thiết kế phụ thuộc vào tính chất đặc thù hoạt động kinh doanh cấu tổ chức giúp thúc đẩy hoạt động cần thiết giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp Thông tin truyền thông Truyền thông việc trao đổi truyền đạt thông tin cần thiết tới bên có liên quan lẫn ngồi doanh nghiệp Thơng tin truyền thơng đóng vai trị quan trọng kiểm sốt tổ chức Nếu thơng tin truyền thơng khơng thật, bóp méo thật, điều gây khơng phiền tối cho nhà quản lý, gây hoang mang dư luận, làm nảy sinh nguy an ninh, trị, xã hội có việc giám sát Hoạt động giám sát Giám sát phận cuối hệ thống kiếm sốt, q trình đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát theo thời gian Giám sát có vai trị quan trọng, giúp kiểm sốt ln hoạt động hữu hiệu Q trình giám sát thực người có trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập thực thủ tục kiểm sốt B THỰC TRẠNG CHỨC NĂNG KIỂM SỐT TẠI CAFE TRUNG NGUYÊN I Giới thiệu chung cafe Trung Nguyên Ra đời vào năm 1996 - Trung Nguyên nhãn hiệu cà phê non trẻ Việt Nam, nhanh chóng tạo dựng uy tín trở thành thương hiệu cà phê quen thuộc người tiêu dùng nước Trong suốt 24 năm qua thương hiệu Trung Nguyên không ngừng nỗ lực thực hóa khát vọng nâng tầm giá trị thương hiệu cà phê Việt đồ giới Chỉ vòng 24 năm, từ hãng cà phê nhỏ bé nằm thủ phủ cà phê Buôn Mê Thuột, Trung Nguyên trỗi dậy thành tập đồn hùng mạnh Hoạt động lĩnh vực: sản xuất chế biến nhượng quyền thương hiệu cà phê với sản phẩm tiêu biểu cà phê hòa tan G7, cà phê Trung Nguyên cao cấp (cà phê chồn Weasel, cà phê chồn Legend, sáng tạo 8), cà phê hạt cao cấp,… Đến sản phẩm Trung Nguyên xuất đến 60 quốc gia toàn cầu tiêu biểu Mỹ, Canada, Nga, Anh, Đức, Nhật Bản Đi tiên phong việc áp dụng mơ hình kinh doanh nhượng quyền Việt Nam, đến tập đồn nhượng quyền thành cơng hai thị trường vô phát triển Nhật Bản Singapore Về quy mơ sản xuất, Tập đồn có nhà máy: nhà máy cà phê Sài Gòn, nhà máy cà phê hòa tan Trung Nguyên Bình Dương Bắc Giang với trang thiết bị máy móc đại cung cấp thị trường sản phẩm cà phê chất lượng nhất, thơm ngon nhất, xứng danh thương hiệu cà phê người Việt Nguyên Những tiêu chuẩn kiểm sốt, kết kiểm sốt biện pháp xử lí công ty minh bạch khách quan để q trình đánh giá diễn xác, tránh sai lệch đưa đến tổn thất cho Trung Nguyên • Linh hoạt có độ đa dạng hợp lý Trung Nguyên tập đoàn kinh doanh chủ yếu cà phê, thị trường chịu nhiều biến động mơi trường bên lẫn bên ngồi doanh nghiệp Các đối thủ cạnh tranh ngày nhiều, nhu cầu người tiêu dùng không ngừng nâng cao, Trung Nguyên muốn thực tốt mục tiêu sứ mạng đưa cà phê Việt Nam mang tầm vóc quốc tế cần có cơng tác quản trị chặt chẽ Cà phê loại đồ uống phổ biến ưa chuộng giới, ngày xu hướng uống cà phê dần tăng lên, lượng tiêu thụ trung bình năm lớn, nhu cầu người tiêu dùng ngày đa dạng việc lựa chọn sản phẩm giá trị chất lượng.Việc kiểm soát nguồn cung ứng, vạch giải pháp cho tình từ thời tiết, cửa hàng, người tiêu dùng phải mang tính linh hoạt phù hợp với hồn cảnh Trung Ngun khơng thể cứng nhắc với q trình kiểm sốt tổ chức định điều khiến công ty mắc phải độ sai lệch có tình xấu phát sinh Những tình hồn tồn xảy thị trường cà phê sôi động biến đổi theo thời gian, lực lượng cạnh tranh gay gắt, yếu tố tác động từ mơi trường bên bên ngồi vào hoạt động kinh doanh khiến Trung Nguyên buộc phải linh hoạt có cơng tác kiểm sốt đa dạng Các loại kiểm sốt cơng ty cà phê Trung Ngun • Kiểm sốt trước Để đảm bảo chất lượng uy tín Trung Nguyên thị trường cà phê Việt Nam, cơng ty có bước kiểm sốt trước q trình kinh doanh sản xuất tiến hành Nguồn cung ứng nguyên liệu phải thống chặt chẽ số lượng, độ ngon hạt cà phê Việc kiểm soát tốt nguồn cung ứng bước quan trọng mở đầu cho sản phẩm cà phê chất lượng Về thiết bị, máy móc phục vụ sản xuất với ngành cà phê nhà cung ứng đa dạng Trung Nguyên mua từ nước khác Về nguyên liệu, ngành cà phê Việt Nam có lợi khơng phải nhập hạt cà phê từ nước khác mà sử dụng nguồn nguyên liệu có sẵn từ sở trồng cà phê nước, điều làm giảm áp lực giá từ nhà cung ứng vấn để vận chuyển Số lượng nhà cung cấp định đến áp lực cạnh tranh, quyền lực đàm phán doanh nghiệp Nếu thị trường có vài nhà cung cấp có quy mơ lớn tạo áp lực cạnh tranh, ảnh hưởng tới toàn hoạt động sản xuất kinh doanh ngành Tuy nhiên, nay, Trung Nguyên có hệ thống sản xuất hoạt động hiệu Khi mà nguồn nguyên liệu dùng cho q trình sản xuất cà phê hịa tan loại cà phê khác bắt nguồn từ nông trại trồng cà phê Trung Ngun đầu tư quản lí Hay nói cách khác Trung Nguyên nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào cho việc sản xuất Điểu cho thấy Trung Nguyên phải kiểm soát trình thu hoạch nơng trại cà phê, cung cấp nguyên liệu tốt cho sản phẩm kinh doanh cơng ty Kiểm sốt trước giúp nhà quản trị Trung Nguyên lường trước vấn đề phát sinh q trình hoạt động, từ giảm thiểu chi phí thời gian giải sai lầm thực kinh doanh Khơng kiểm sốt nguồn cung ứng, Trung Ngun cịn tiến hành kiểm sốt q trình nghiên cứu thị trường, thị hiếu người tiêu dùng, nơi hợp tác sản xuất bao bì, việc thu hoạch, xử lí nơi bảo quản trước sản xuất sản phẩm cà phê Tiền kiểm giúp Trung Nguyên chủ động hoạt động quản trị công ty, chuẩn bị sẵn sàng kĩ lưỡng cho trình kinh doanh • Kiểm sốt Trong q trình quản trị, sản xuất kinh doanh, Trung Nguyên tiến hành kiểm soát chặt chẽ sản phẩm, chiến dịch quảng bá, địa điểm phân phối, cửa hàng nhượng quyền, … để giảm thiểu vấn đề cản trợ phát triển tổ chức, đem lại giá trị phục vụ tốt cho khách hàng Thời gian sản xuất cà phê Trung Nguyên áp dụng công nghệ cao, nhà máy khoa học đảm bảo chất lượng hạt cà phê đến tay người tiêu dùng Kiểm sốt khiến Trung Ngun giảm thiểu vấn đề phát sinh gây cản trở công ty thực mục tiêu sứ mạng ban đầu Với ước muốn chiếm lĩnh thị trường cà phê Việt Nam đồng thời vươn tầm giới, Trung Nguyên phải đặc biệt trọng vào trình sản xuất sản phẩm Để kiểm tra tiến độ, chất lượng hoạt động này, nhà quản trị tổ chức đợt đánh giá đường dây nhà máy, chất lượng hạt cà phê, nơi bảo quản kho chứa tập trung sản phẩm để đưa đến khách hàng Trong trình kinh doanh, Trung Nguyên ý đến hệ thống phân phối thương hiệu cà phê Các đại lý, cửa hàng bán cà phê Trung Nguyên đóng gói kiểm định hạn sử dụng, hàng hãng để đảm bảo uy tín cơng ty Bên cạnh quán cà phê thức Trung Nguyên giám sát chất lượng dịch vụ sản phẩm, mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng Các cửa hàng nhượng quyền Trung Nguyên kiểm sốt hoạt động để trì hình ảnh uy tín, đồng thời mang thương hiệu hương vị Trung Nguyên xa thị trường cà phê Nhà quản trị cần biết khó khăn, sai sót làm ảnh hưởng mục tiêu kinh doanh để điều chỉnh kịp thời qua hoạt động Trong trình kinh doanh, sau khách hàng trải nghiệm sản phẩm dịch vụ Trung Ngun, cơng ty cịn thực khảo sát, thu lại đánh giá, thắc mắc khách hàng nhằm giải quyết, cải thiện chất lượng kinh doanh Kiểm soát hoạt động quan trọng giúp Trung Nguyên đứng vững thị trường đồng thời ngày mở rộng thị phần, chiếm lĩnh độ tin dùng khách hàng • Kiểm sốt sau Q trình kiểm soát sau giúp Trung Nguyên xác định rõ thực trạng ý kiến khách hàng sản phẩm dịch vụ cơng ty từ cải thiện lại từ tổ chức đến sản phẩm, hệ thơng phân phối… Chính điều khiến Trung Nguyên trọng vào khâu chăm sóc khách hàng để thu hồi đánh giá sản phẩm công ty Trung Nguyên sau trình kinh doanh năm tiến hành hậu kiểm, tổng kết lại kết hoạt động tổ chức nhằm xem xét vấn đề xảy Mỗi chênh lệch so với kế hoạch mục tiêu ban đầu doanh thu, sản lượng hay suất… có nguyên nhân việc kiểm soát sau hoạt động kinh doanh giai đoạn hoàn thành cho nhà quản trị Trung Nguyên thấy điểm mạnh cần phát huy sai xót cần khắc phục, cải thiện Quy trình kiểm sốt