(TIỂU LUẬN) thảo luận nhóm TMU phân tích chức năng kiểm soát của công ty trung nguyên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA MARKETING BÀI THẢO LUẬN Môn: Quản trị học Giảng viên hướng dẫn: Chu Thị Hà Nhóm - Lớp học phần: 2068BMGM0111 Đề tài: Phân tích chức kiểm sốt cơng ty Trung Nguyên Hà nội, 2020 Mục lục LỜI MỞ ĐẦU A CƠ SỞ LÝ THUYẾT I Khái niệm nguyên tắc kiểm soát Khái niệm kiểm soát Vai trị kiểm sốt .5 Các nguyên tắc kiểm soát II Các loại kiểm soát .5 Theo thời gian tiến hành khảo sát Theo tần suất khảo sát .6 Theo mức độ tổng quát nội dung kiểm soát Theo đối tượng kiểm soát III Quy trình kiểm sốt Xác định tiêu chuẩn kiểm soát Đo lường kết hoạt động So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát Tiến hành điều chỉnh .8 IV Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát Mơi trường kiểm sốt Đánh giá rủi ro .9 Hoạt động kiểm soát Thông tin truyền thông Hoạt động giám sát B THỰC TRẠNG CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT TẠI CAFE TRUNG NGUYÊN 10 I Giới thiệu chung cafe Trung Nguyên 10 Tầm nhìn sứ mạng 12 Cơ cấu tổ chức 13 Nhân lực 13 Kết hoạt động kinh doanh từ 2016 – 2018 14 II Cơng tác kiểm sốt cơng ty Trung Ngun .14 Nguyên tắc kiểm soát 14 Các loại kiểm sốt cơng ty cà phê Trung Nguyên 17 Quy trình kiểm sốt .19 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác kiểm sốt công ty 23 C GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT CỦA CƠNG TY 25 Ưu điểm 25 Hạn chế 25 Mục tiêu phương hướng .26 Giải pháp 26 KẾT LUẬN 27 LỜI MỞ ĐẦU Quản trị hoạt động thiếu tổ chức Từ xưa đến nay, tất tổ chức nói chung, dù hoạt động lĩnh vực nào: kinh tế, trị, xã hội, văn hóa … tồn hoạt động quản trị Chẳng hạn, tổ chức phải xác định xem muốn đạt điều trước mắt tương lai, để đạt kết mong muốn cần phải có kế hoạch lập kế hoạch sao, để thực kế hoạch cần phải có máy, người xác định trách nhiệm, quyền hạn người đó…Hoạt động quản trị vơ quan trọng giúp tổ chức hướng, đồng thời phận khen thưởng xử lí sai phạm, đảm bảo cho tồn phát triển doanh nghiệp Hoạt động quản trị có chức năng, bao gồm chức hoạch định, chức tổ chức, chức lãnh đạo, chức kiểm sốt “Kiểm sốt” chức vơ quan trọng mà nhà quản trị phải thực kết công việc phận họ quản lí đạt kế hoạch đề Nhà quản trị khơng thể xác định mức độ hồn thành công việc không đo lường việc thực so sánh tiêu chuẩn Nó cịn giúp nhà quản trị nhận thấy khiếm khuyết hệ thống tổ chức, sở để đưa định kịp thời Trong thảo luận này, chúng em xin đề cập đến chức quản trị công ty Trung Nguyên A CƠ SỞ LÝ THUYẾT I Khái niệm nguyên tắc kiểm soát Khái niệm kiểm soát Kiểm soát trình đo lường kết thực hiện, so sánh với tiêu chuẩn, phát sai lệch nguyên nhân, tiến hành điều chỉnh nhằm làm cho kết cuối phù hợp với mục tiêu xác định Vai trị kiểm sốt Kiểm sốt có vai trị quan trọng q trình quản trị Bất kỳ tổ chức cần phải có kiểm sốt  Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm tiến độ chất lượng thực công việc cá nhân, phận tổ chức  Kiểm soát tạo chất lượng tốt cho hoạt động tổ chức  Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với thay đổi mơi trường  Kiểm soát giúp cho tổ chức thực chương trình, kế hoạch với hiệu cao  Kiểm soát tạo thuận lợi thực tốt phân quyền chế hợp tác tổ chức Các nguyên tắc kiểm soát  Đảm bảo tính chiến lược hiệu  Đúng lúc đối tượng cơng  Cơng khai, xác, thực, khách quan  Linh hoạt có độ đa dạng hợp lý II Các loại kiểm soát Theo thời gian tiến hành khảo sát - Kiểm soát trước Kiểm sốt trước (hay cịn gọi “tiền kiểm”) kiểm sốt tiến hành trước cơng việc bắt đầu nhằm ngăn chặn vấn đề xảy ra, cản trở cho việc thực công việc - Kiểm soát Kiểm soát kiểm sốt thực thời gian tiến hành cơng việc nhằm giảm thiểu vấn đề cản trở cơng việc chúng xuất - Kiểm sốt sau Kiểm sốt sau (hay cịn gọi “hậu kiểm”) kiểm sốt tiến hành sau cơng việc hoàn thành nhằm điều chỉnh vấn đề xảy Mối quan hệ loại kiểm soát nhằm đạt mục tiêu minh họa sơ đồ sau đây: Kiểm soát trước Các yếu tố đầu vào Kiểm sốt Qúa trình hoạt động Kiểm sốt sau Mục têu Kết đầu Theo tần suất khảo sát - Khảo sát liên tục: kiểm soát tiến hành thường xuyên thời điểm đối tượng kiểm soát - Kiểm soát định kỳ: kiểm soát thực theo kế hoạch dự kiến thời kỳ định Có thể kiểm sốt theo tháng, q, năm - Kiểm soát đột xuất: kiểm soát tiến hành thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch Theo mức độ tổng quát nội dung kiểm soát - Kiểm sốt tồn bộ: kiểm sốt tiến hành tất lĩnh vực hoạt động, phận, khâu, cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực mục tiêu chung - Kiểm soát phận: kiểm soát thực lĩnh vực hoạt động, phận, khâu, cấp - Kiểm soát cá nhân: kiểm soát thực người cụ thể tổ chức Theo đối tượng kiểm soát - Kiểm soát sở vật chất kỹ thuật: kiểm soát thực nhằm đánh giá tình hình sở vật chất kỹ thuật tổ chức đánh giá thực trạng nhà xưởng, máy móc, thiết bị,… - Kiểm soát người: kiểm soát thực nhằm đánh giá người mặt: lực, tính cách, phẩm chất, kết thực cơng việc, tính trung thực, lịng trung thành, tinh thần trách nhiệm, sực thỏa mãn công việc… - Kiểm sốt thơng tin: kiểm sốt thực nhằm đánh giá chất lượng thông tin hoạt động tổ chức mặt như: rõ ràng đầy đủ, xác trung thực, hệ thống tổng hợp, đọng logic - Kiểm sốt tài chính: kiểm sốt thực nhằm đánh giá tình hình tài tổ chức đánh giá nguồn vốn, tình hình cân đối thu – chi, tình hình thực ngân sách, cơng nợ… III Quy trình kiểm sốt Quy trình kiểm sốt tổ chức minh họa sơ đồ sau đây: Xác định têu chuẩn kiểm soát Đo lường kêết ho ạt động So sánh Nếu không với têu chuẩn có sai lệch ki ểm sốt Tiêếp tục cơng nh ận kêết Nếu có sai lệch Điêều chỉnh theo têu chuẩn Xác định tiêu chuẩn kiểm soát a) Tiêu chuẩn mục tiêu b) Tiêu chuẩn dấu hiệu thường xuyên c) Tiêu chuẩn quan sát tổng hợp d) Tiêu chuẩn trách nhiệm e) Xác định mức chuẩn f) Sử dụng tiêu chuẩn định tính Đo lường kết hoạt động a) Yêu cầu đo lường kết - Hữu ích - Có độ tin cậy cao - Khơng lạc hậu - Tiết kiệm b) Các phương pháp đo lường kết - Quan sát liệu - Sử dụng dấu hiệu báo trước - Quan sát trực tiếp tiếp xúc cá nhân - Dự báo - Điều tra So sánh với tiêu chuẩn kiểm sốt a) Đối tượng thơng báo - Các nhà quản trị cấp có liên quan - Các phận, quan chức có liên quan - Đối tượng bị kiểm sốt b) Nội dung thơng báo - Kết kiểm soát - Chênh lệch kết với tiêu chuẩn nguyên nhân - Dự kiến biện pháp điều chỉnh có sai lệch c) Yêu cầu thông báo - Kịp thời - Đầy đủ - Chính xác - Đúng đối tượng Tiến hành điều chỉnh a) Các hoạt động điều chỉnh: - Điều chỉnh mục tiêu dự kiến - Điều chỉnh chương trình hành động - Tiến hành hoạt động dự kiến - Khơng hành động b) u cầu hành động điều chỉnh: - Phải nhanh chóng kịp thời - Điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp - Điều chỉnh phải hướng tới kết IV Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm nội dung bản: Quan điểm, cách thức điều hành lãnh đạo, cơng tác kế hoạch; tính trung thực giá trị đạo đức; cấu tổ chức máy; hệ thống sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt; sách nhân phản ánh quan điểm toàn diện người quản lý cấp cao nhất, người lãnh đạo, chủ sở hữu đơn vị vấn đề kiểm soát quan trọng đơn vị Mơi trường kiểm sốt có ảnh hưởng quan trọng đến q trình thực kết thủ tục kiểm soát Nếu thành viên tổ chức hiểu rõ kiểm sốt khơng phải vấn đề quan trọng người quản lý cấp cao họ không nhận hỗ trợ công việc kiểm sốt từ phía người lãnh đạo chắn mục tiêu kiểm soát người quản lý đạt cách hữu hiệu Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro việc phân tích tỉ mỉ gây thiệt hại đến mục tiêu sản xuất, bán hàng, marketing, tài hoạt động khác, từ quản trị rủi ro Nếu đánh giá rủi ro khơng xác so với thực tế ảnh hưởng trực tiếp đến kiểm soát gây thiệt hại cho doanh nghiệp Hoạt động kiểm sốt Hoạt động kiểm sốt sách thủ tục cần thiết để hoạt động giảm thiểu rủi ro nhà quản trị thực Các hoạt động kiểm soát cần thiết kế phụ thuộc vào tính chất đặc thù hoạt động kinh doanh cấu tổ chức giúp thúc đẩy hoạt động cần thiết giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp Thông tin truyền thông Truyền thông việc trao đổi truyền đạt thông tin cần thiết tới bên có liên quan lẫn ngồi doanh nghiệp Thơng tin truyền thơng đóng vai trị quan trọng kiểm sốt tổ chức Nếu thơng tin truyền thơng khơng thật, bóp méo thật, điều gây khơng phiền tối cho nhà quản lý, gây hoang mang dư luận, làm nảy sinh nguy an ninh, trị, xã hội có việc giám sát Hoạt động giám sát Giám sát phận cuối hệ thống kiếm sốt, q trình đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát theo thời gian Giám sát có vai trị quan trọng, giúp kiểm sốt ln hoạt động hữu hiệu Q trình giám sát thực người có trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập thực thủ tục kiểm soát B THỰC TRẠNG CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT TẠI CAFE TRUNG NGUYÊN I Giới thiệu chung cafe Trung Nguyên Ra đời vào năm 1996 - Trung Nguyên nhãn hiệu cà phê non trẻ Việt Nam, nhanh chóng tạo dựng uy tín trở thành thương hiệu cà phê quen thuộc người tiêu dùng nước Trong suốt 24 năm qua thương hiệu Trung Ngun khơng ngừng nỗ lực thực hóa khát vọng nâng tầm giá trị thương hiệu cà phê Việt đồ giới Chỉ vòng 24 năm, từ hãng cà phê nhỏ bé nằm thủ phủ cà phê Buôn Mê Thuột, Trung Nguyên trỗi dậy thành tập đồn hùng mạnh Hoạt động lĩnh vực: sản xuất chế biến nhượng quyền thương hiệu cà phê với sản phẩm tiêu biểu cà phê hòa tan G7, cà phê Trung Nguyên cao cấp (cà phê chồn Weasel, cà phê chồn Legend, sáng tạo 8), cà phê hạt cao cấp,… Đến sản phẩm 10 Kết hoạt động kinh doanh từ 2016 – 2018 Năm 2016 2017 2018 Doanh Thu (tỷ) 4214 4452 4842 Lợi nhuận trước thuế (tỷ) 768 681 347 - Doanh thu năm 2017 tăng lên 238 tỷ so với 2016, tương đương 5,6% Năm 2018, doanh thu tập đoàn tăng 390 tỷ đồng, tức gần 9% so với 2017 Trái ngược với doanh thu, lợi nhuận mà Trung Nguyên thu lại giảm liên tục năm Năm 2017, Trung Nguyên thu 681 tỷ đồng lãi trước thuế giảm 11% so với 2016 Đến năm 2018 lợi nhuận trước thuế 347 tỷ giảm gần 50% so với 2017 Trong doanh thu tăng trưởng qua năm giá vốn từ hoạt động sản xuất kinh doanh tăng mạnh khiến lợi nhuận gộp thu giảm dần Biên lợi nhuận gộp tập đoàn giảm từ mức 37,4% năm 2016, xuống cịn 28% năm 2018 Tính đến 2018, tổng tài sản tập đoàn Trung Nguyên vào khoảng 6081 tỷ đồng, tăng gần 7% so với 2017, thấp cuối 2016 II Công tác kiểm sốt cơng ty Trung Ngun Ngun tắc kiểm sốt  Đảm bảo tính chiến lược hiệu Mục tiêu Trung Nguyên chiếm lĩnh thị trường cà phê nội địa, mở rộng thủ phủ cà phê toàn cầu, đưa cà phê Việt Nam giới, mở rộng thị trường cách cải thiện chất lượng sản phẩm dịch vụ đến khách hàng…Với tham vọng niềm tin này, Trung Nguyên phải thực chức kiểm soát chặt chẽ hoạt động quản trị tổ chức Trung Nguyên trọng đến việc xây dựng, phát triển bảo vệ thương hiệu suốt trình hoạt động để vươn đến thương hiệu cà phê Việt mang tính tồn cầu Để đảm bảo tính chiến lược mà cơng ty đưa nhằm thực mục tiêu, sứ mạng ban đầu, Trung Nguyên đặc biệt đầu tư vào việc kiểm soát sản phẩm Chất lượng cà phê đưa đến tay khách hàng phải nguyên vẹn tốt Cơng ty xây dựng sách u cầu nghiêm ngặt quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm Để sản 15 phẩm chất lượng, hãng thực tới tay khách hàng, phận cố gắng kiểm tra chất lượng sản phẩm nghiêm ngặt từ giai đoạn chọn lọc nhận hàng đạt tiêu chuẩn từ phía nhà cung cấp giai đoạn bảo quản chuyển hàng Những sản phẩm đạt tiêu chuẩn nhập đóng gói bảo quản kỹ lưỡng, có xử lý chuyên biệt với mặt hàng khác để đảm bảo chất lượng hàng tốt Trước sản phẩm giao tới khách hàng, công ty kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo cung cấp hàng với yêu cầu Chiến lược kinh doanh Trung Nguyên lấy người tiêu dùng làm tâm điểm: Đối với công ty, nhu cầu, thị hiếu khách hàng tôn chiến lược hành động Trung Ngun nhanh chóng tìm hiểu nắm bắt nhu cầu khách hàng, để từ mang đến cho họ hương vị thơm ngon, đa dạng, cội nguồn ý tưởng sáng tạo thành công Nhà quản trị cấp cao Trung Ngun có cơng tác kiểm sốt để đảm bảo chiến lược công ty, hướng đến mục tiêu chủ chốt Quy trình kiểm soát sản phẩm từ khâu cung ứng đến sản xuất, bảo quản, đóng gói mang tính chu khoa học Trung Nguyên cố gắng giao sản phẩm tình trạng tốt nhất, mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho người tiêu dùng Tuy nhiên, công ty trọng khâu chăm sóc khách hàng, kiểm sốt để ghi lại phản hồi khách hàng chưa hài lịng sản phẩm bị lỗi, từ đưa giải pháp, điều chỉnh, cải thiện Trung Nguyên phát triển theo hướng mục tiêu cà phê toàn cầu  Đúng lúc, đối tượng công Để đưa Trung Nguyên từ nhà khởi nghiệp nhỏ đến tập đồn cà phê lớn nhì nước, có nhiều uy tín cột mốc thị trường quốc tế nhà quản trị phải thực trình kiểm soát đắn cho tổ chức: lúc, đối tượng công Hệ thống nhân viên Trung Nguyên đào tạo lĩnh vực chuyên ngành nhằm mang lại hiệu thực chiến lược đề công ty Khi sở hữu nguồn nhân lực mạnh, Trung Nguyên thường xuyên kiểm soát qua cấp, ban ngành công ty để đảm bảo tiến độ làm việc hoạt động hướng Việc đánh giá đối tượng Trung Nguyên hoàn toàn vào tiêu chuẩn đề theo chức năng, nhiệm vụ phận Ví dụ nhân viên kinh doanh có doanh số tốt biểu dương khen thưởng… 16 Trung Nguyên Công ty Việt Nam áp dùng mơ hình kinh doanh nhượng quyền thương hiệu Tuy nhiên thời gian đầu hệ thống nhượng quyền Trung Nguyên ạt, thiếu quán bị vượt q quyền kiểm sốt, khơng đảm bảo đồng tạo phong cách riêng cho Trung Nguyên Nhiều cấp độ quán xá, nhiều lựa chọn cho khách hàng làm hình ảnh Trung Ngun khơng có chân dung cụ thể, bảng hiệu với Trung Nguyên trước cổng, thấy điều qua biểu giá cả, chất lượng cà phê cung cách phục vụ quán trung nguyên, mức độ đầu tư cho trí khơng gian có chênh lệch lớn Điều khiến Trung Nguyên phải thực kiểm soát để phát mục tiêu hành động đưa công ty hướng phát triển vững vàng thị trường Để đảm bảo trình hợp tác thuận lợi Trung Nguyên, bên nhận nhượng quyền phải có trách nhiệm thực đầy đủ quy định sau: Đại lý tự thực thủ tục cần thiết để cấp phép kinh doanh, tự vận hành hoạt động quán, tham gia đầy đủ khóa huấn luyện đào tạo Trung Nguyên trước sau khai trương quán, cam kết kinh doanh theo định hướng thương hiệu Trung Nguyên, tuân thủ thiết kế theo phong cách Trung Nguyên, đóng khoản phí theo quy định phí nhượng quyền, phí hoạt động, tiền ký quỹ Những quy định Trung Nguyên đưa cho bên muốn kí nhượng quyền với công ty giải phần lớn vấn đề ban đầu, đưa hoạt động kinh doanh trở lại theo hướng mục tiêu, sứ mạng Trung Nguyên  Cơng khai xác thực khách quan Những kế hoạch kiểm soát Trung Nguyên bên liên quan, đối tượng kiểm soát hiểu rõ Điều thể tính cơng khai, khách quan q trình đánh giá hoạt động tổ chức Khơng sách cho nhân viên hay phận ngành ban rõ ràng chế độ đãi ngộ, khen thưởng hay mức độ phạt không thực quy định công ty, gây ảnh hưởng đến hình ảnh chiến lược Trung Nguyên Những tiêu chuẩn kiểm soát, kết kiểm soát biện pháp xử lí cơng ty minh bạch khách quan để trình đánh giá diễn xác, tránh sai lệch đưa đến tổn thất cho Trung Nguyên  Linh hoạt có độ đa dạng hợp lý Trung Nguyên tập đoàn kinh doanh chủ yếu cà phê, thị trường chịu nhiều biến động môi trường bên lẫn bên doanh nghiệp Các đối thủ 17 cạnh tranh ngày nhiều, nhu cầu người tiêu dùng không ngừng nâng cao, Trung Nguyên muốn thực tốt mục tiêu sứ mạng đưa cà phê Việt Nam mang tầm vóc quốc tế cần có cơng tác quản trị chặt chẽ Cà phê loại đồ uống phổ biến ưa chuộng giới, ngày xu hướng uống cà phê dần tăng lên, lượng tiêu thụ trung bình năm lớn, nhu cầu người tiêu dùng ngày đa dạng việc lựa chọn sản phẩm giá trị chất lượng.Việc kiểm soát nguồn cung ứng, vạch giải pháp cho tình từ thời tiết, cửa hàng, người tiêu dùng phải mang tính linh hoạt phù hợp với hồn cảnh Trung Nguyên cứng nhắc với trình kiểm sốt tổ chức định điều khiến công ty mắc phải độ sai lệch có tình xấu phát sinh Những tình hồn tồn xảy thị trường cà phê sôi động biến đổi theo thời gian, lực lượng cạnh tranh gay gắt, yếu tố tác động từ môi trường bên bên vào hoạt động kinh doanh khiến Trung Ngun buộc phải ln linh hoạt có cơng tác kiểm soát đa dạng Các loại kiểm soát cơng ty cà phê Trung Ngun  Kiểm sốt trước Để đảm bảo chất lượng uy tín Trung Nguyên thị trường cà phê Việt Nam, công ty có bước kiểm sốt trước q trình kinh doanh sản xuất tiến hành Nguồn cung ứng nguyên liệu phải thống chặt chẽ số lượng, độ ngon hạt cà phê Việc kiểm soát tốt nguồn cung ứng bước quan trọng mở đầu cho sản phẩm cà phê chất lượng Về thiết bị, máy móc phục vụ sản xuất với ngành cà phê nhà cung ứng đa dạng Trung Nguyên mua từ nước khác Về nguyên liệu, ngành cà phê Việt Nam có lợi nhập hạt cà phê từ nước khác mà sử dụng nguồn nguyên liệu có sẵn từ sở trồng cà phê nước, điều làm giảm áp lực giá từ nhà cung ứng vấn để vận chuyển Số lượng nhà cung cấp định đến áp lực cạnh tranh, quyền lực đàm phán doanh nghiệp Nếu thị trường có vài nhà cung cấp có quy mô lớn tạo áp lực cạnh tranh, ảnh hưởng tới toàn hoạt động sản xuất kinh doanh ngành Tuy nhiên, nay, Trung Nguyên có hệ thống sản xuất hoạt động hiệu Khi mà nguồn nguyên liệu dùng cho trình sản xuất cà phê hòa tan loại cà phê khác bắt nguồn từ nông trại trồng cà phê Trung Nguyên đầu tư quản lí Hay nói cách khác Trung Ngun nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào cho việc sản xuất 18 Điểu cho thấy Trung Ngun phải kiểm sốt q trình thu hoạch nơng trại cà phê, cung cấp nguyên liệu tốt cho sản phẩm kinh doanh cơng ty Kiểm sốt trước giúp nhà quản trị Trung Nguyên lường trước vấn đề phát sinh trình hoạt động, từ giảm thiểu chi phí thời gian giải sai lầm thực kinh doanh Khơng kiểm sốt nguồn cung ứng, Trung Ngun cịn tiến hành kiểm sốt q trình nghiên cứu thị trường, thị hiếu người tiêu dùng, nơi hợp tác sản xuất bao bì, việc thu hoạch, xử lí nơi bảo quản trước sản xuất sản phẩm cà phê Tiền kiểm giúp Trung Nguyên chủ động hoạt động quản trị công ty, chuẩn bị sẵn sàng kĩ lưỡng cho q trình kinh doanh  Kiểm sốt Trong trình quản trị, sản xuất kinh doanh, Trung Nguyên tiến hành kiểm soát chặt chẽ sản phẩm, chiến dịch quảng bá, địa điểm phân phối, cửa hàng nhượng quyền, … để giảm thiểu vấn đề cản trợ phát triển tổ chức, đem lại giá trị phục vụ tốt cho khách hàng Thời gian sản xuất cà phê Trung Nguyên áp dụng công nghệ cao, nhà máy khoa học đảm bảo chất lượng hạt cà phê đến tay người tiêu dùng Kiểm soát khiến Trung Nguyên giảm thiểu vấn đề phát sinh gây cản trở công ty thực mục tiêu sứ mạng ban đầu Với ước muốn chiếm lĩnh thị trường cà phê Việt Nam đồng thời vươn tầm giới, Trung Nguyên phải đặc biệt trọng vào trình sản xuất sản phẩm Để kiểm tra tiến độ, chất lượng hoạt động này, nhà quản trị tổ chức đợt đánh giá đường dây nhà máy, chất lượng hạt cà phê, nơi bảo quản kho chứa tập trung sản phẩm để đưa đến khách hàng Trong trình kinh doanh, Trung Nguyên ý đến hệ thống phân phối thương hiệu cà phê Các đại lý, cửa hàng bán cà phê Trung Nguyên đóng gói kiểm định hạn sử dụng, hàng hãng để đảm bảo uy tín cơng ty Bên cạnh qn cà phê thức Trung Nguyên giám sát chất lượng dịch vụ sản phẩm, mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng Các cửa hàng nhượng quyền Trung Nguyên kiểm soát hoạt động để trì hình ảnh uy tín, đồng thời mang thương hiệu hương vị Trung Nguyên xa thị trường cà phê 19 Nhà quản trị cần biết khó khăn, sai sót làm ảnh hưởng mục tiêu kinh doanh để điều chỉnh kịp thời qua hoạt động Trong trình kinh doanh, sau khách hàng trải nghiệm sản phẩm dịch vụ Trung Nguyên, công ty thực khảo sát, thu lại đánh giá, thắc mắc khách hàng nhằm giải quyết, cải thiện chất lượng kinh doanh Kiểm soát hoạt động quan trọng giúp Trung Nguyên đứng vững thị trường đồng thời ngày mở rộng thị phần, chiếm lĩnh độ tin dùng khách hàng  Kiểm sốt sau Q trình kiểm sốt sau giúp Trung Nguyên xác định rõ thực trạng ý kiến khách hàng sản phẩm dịch vụ công ty từ cải thiện lại từ tổ chức đến sản phẩm, hệ thơng phân phối… Chính điều khiến Trung Nguyên trọng vào khâu chăm sóc khách hàng để thu hồi đánh giá sản phẩm cơng ty Trung Ngun sau q trình kinh doanh năm tiến hành hậu kiểm, tổng kết lại kết hoạt động tổ chức nhằm xem xét vấn đề xảy Mỗi chênh lệch so với kế hoạch mục tiêu ban đầu doanh thu, sản lượng hay suất… có nguyên nhân việc kiểm soát sau hoạt động kinh doanh giai đoạn hoàn thành cho nhà quản trị Trung Nguyên thấy điểm mạnh cần phát huy sai xót cần khắc phục, cải thiện Quy trình kiểm sốt 3.1 Xác định mục tiêu, nội dung, tiêu chuẩn kiểm soát: a Về mục tiêu kiểm soát Về mục tiêu, nhà quản lý cần phải trả lời đầy đủ, xác câu hỏi:  Cần kiểm sốt gì?  Các kiểm sốt tiến hành thường xuyên đến mức nào?  Trong hoạt động hệ thống, sai lệch xảy đâu gây tổn hại nghiêm trọng đến kết cuối cùng? Chất lượng hương vị cafe yếu tố quan trọng mà người tiêu dùng hay doanh nghiệp quan tâm Chất lượng sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người, khâu xuất khẩu, đầu sản phẩm, chất lượng sản phẩm thứ định phần lớn sống doanh nghiệp đồng thời cần kiểm soát với chặt chẽ nghiêm ngặt 20 Để có chất lượng cafe tốt ngun liệu đầu vào tốt vô cần thiết, vậy, kiểm soát cần diễn thường xuyên đến mức độ hàng tuần hay hàng ngày, hàng với khu trồng cung cấp cafe Với Trung Nguyên, mục tiêu kiểm soát là:  Cung cấp nguyên liệu đầu vào tốt phục vụ cho trình sản xuất cà phê G7 (Các loại nguyên liệu: phê tươi, đường, bột kem, chất phụ gia…)  Hình thành nguồn cung cấp lâu dài cho công ty b Về nội dung kiểm sốt: Về nội dung, cơng tác kiểm soát cần tập trung vào yếu tố sau đây:  Kiểm soát nguồn cung cấp: nguồn đầu vào chủ yếu tạo nên chất lượng sản phẩm nguồn cung cấp ln cần kiểm sốt kỹ càng, có hiệu để đảm bảo cho tồn tổ chức thành cơng  Kiểm sốt chất lượng sản phẩm: chất lượng tốt tạo nên hương vị ngon, ghi dấu ấn lịng người tiêu dùng nên cơng tác kiểm sốt khơng thể coi thường, cần giám sát sát sao, kĩ  Kiểm sốt q trình vận chuyển  Kiểm sốt q trình bảo quản xử lý nguyên liệu c Tiêu chuẩn kiểm soát: Các tiêu chuẩn kiểm soát chuẩn mực mà cá nhân, tập thể tổ chức phải thực để đảm bảo tồn tổ chức hoạt động có hiệu Nói cách khác tiêu chuẩn kiểm sốt thước đo kết thực Có nhiều tiêu chuẩn như:  Tiêu chuẩn nguồn cung cấp: - Hạt cà phê Robusta: nhập từ Buôn Ma Thuột - Hạt Arabica: nhập từ Jamaica  Tiêu chuẩn vận chuyển nguyên liệu: - Các ngun liệu đóng thùng/ bao bì cẩn thận, khơng để hư, hỏng trình vận chuyển - Cafe sau thu hoạch phải vận chuyển xưởng chế biến, không để ủ đống 24 đội sản xuất  Tiêu chuẩn cafe tươi (được phân thành cấp chất lượng) 21 Cấp nguyên liệu Tỷ lệ chín Tỷ lệ xanh, khô, Tỷ lệ lép Tạp chất tối thiểu (%) chùm tối đa (%) tối đa (%) tối đa (%) I 95 1-4 0-3 0,5 - II 90 5-9 0-3 0,5 - III 80 10 - 15 1-5 1-2 IV 70 15 - 20 - 10 3-5  Tiêu chuẩn bảo quản nguyên liệu: - Có khu bảo quản riêng cho loại nguyên liệu đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật (máy móc, trang thiết bị…); mơi trường (nhiệt độ, độ ẩm…) - Nơi để nguyên liệu phải có mái che, sẽ, vệ sinh khơng có mùi lạ 3.2 Xác định chủ thể, đối tượng, công cụ khảo sát a Chủ thể kiểm soát:  Chủ thể: Cán đơn vị chịu trách nhiệm thu mua nguyên liệu (Giám đốc phân xưởng xử lý cafe hạt tươi); Bộ phận tra - kiểm tra công ty  Đối tượng kiểm soát: - Nhân viên bốc vác - Nhân viên vận chuyển - Người trông kho - Nhân viên phân tích chất lượng ngun liệu  Cơng cụ kiểm sốt: - Cơng cụ truyền thống: Các hố đơn mua hàng, báo cáo tài chính, thống kê định hình nhập ngun liệu Các biện pháp phân tích nhằm phân loại nguyên liệu - Công cụ đại: Các thiết bị kiểm tra khối lượng, máy vi tính để nhập số liệu 22 3.3 Đánh giá kết hoạt động: Là đánh giá hoạt động can thiệp theo kế hoạch tiến hành hồn thành để xác định tính phù hợp, mức độ hiệu tác động tính bền vững Đánh giá hoạt động quan trọng hoạt động kiểm sốt Quy trình kiểm sốt cafe cơng ty Trung Nguyên đưa số đánh giá sau: Nguồn cung cấp:  Hạt cafe Robusta đảm bảo nhập từ vườn cafe có chất lượng ổn định đạt tiêu chuẩn Buôn Mê Thuột  Hạt Arabica: nhập trực tiếp từ vườn cafe có chất lượng ổn định đạt tiêu chuẩn từ Jamaica Chất lượng sản phẩm: Cấp nguyên liệu Tỷ lệ đạt tiêu chuẩn (%) I 99,3 II 99 III 97 IV 98,5 Quá trình vận chuyển: Tiêu chuẩn đánh giá Chỉ số Tỷ lệ nguyên liệu vận chuyển không bị hư hỏng 93% Tỷ lệ NVL chuyển từ kho ủ đơng trước 24h 100% Q trình bảo quản: Tiêu chuẩn đánh giá Chỉ số 23 Tỷ lệ nhà kho bảo quản đáp ứng đủ điều kiện yêu cầu 100% Tỷ lệ nhà kho đảm bảo sẽ, có mái che, khơng có mùi lạ 100% 3.4 Điều chỉnh sai lệch Bước cần thiết có sai lệch hoạt động kết so với tiêu chuẩn qua phân tích thấy cần điều chỉnh Với q trình kiểm sốt cơng ty Trung Ngun có đánh giá tiêu chí, tiêu phù hợp không cần thiết phải điều chỉnh Chất lượng nguyên liệu cafe chưa đảm bảo tiêu chuẩn phải xem xét lại biện pháp kiểm soát chất lượng cafe từ vườn cafe cung cấp Yêu cầu bên cung cấp phải đảm bảo cafe đạt tiêu chuẩn Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác kiểm sốt cơng ty Trong quy trình kiểm sốt có số yếu tố làm ảnh hưởng đến kết kiểm sốt nhắc đến sau: a Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt tảng ý thức, văn hóa tổ chức, phản ánh sắc thái chung tổ chức, tác động đến ý thức kiểm sốt tồn thành viên tổ chức Mơi trường kiểm sốt quy trình cafe tốt góp phần hạn chế thiếu sót thủ tục kiểm sốt Nhà quản trị Trung Nguyên, Đặng Lê Nguyên Vũ không tiếp tục phát triển Trung Nguyên theo chiều rộng mà tập trung phát triển chiều sâu, đặc biệt mơi trường kiểm sốt cơng ty Từ hệ thống sách, quy chế, quy trình sản xuất cafe, thủ tục kiểm sốt, đến cơng tác hoạch định rõ ràng, minh bạch, đồng quán Chính điều tạo nên hình ảnh thương hiệu giá trị văn hóa Trung Nguyên b Đánh giá rủi ro Rủi ro nguy làm cho mục tiêu tổ chức không thực Tất tổ chức, dù khác quy mô, cấu trúc, ngành nghề kinh doanh, phải đối mặt với rủi ro nhiều, mức độ Nếu đưa rủi ro mà không với thực tế dẫn đến sai lầm nhận định sau tổ chức Trước đồng ý cần thực đánh giá rủi ro Cần phải biết rủi ro hoạt động để có biện pháp phòng tránh, ngăn chặn khắc phục rủi ro xảy Nếu trường hợp nhân viên đánh giá rủi ro sai gây thiệt hại cho doanh nghiệp, mặt khác có khả tạo hội cho nhân viên thực hành vi gian lận, đơi có 24 khả thất hàng kho số liệu sai Tron khâu cần chuẩn chỉnh đưa đánh giá hợp lý để đưa giải pháp kịp thời c Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát tập hợp sách, thủ tục kiểm sốt để đảm bảo cho thị nhà quản lý thực nhằm đạt mục tiêu Nếu sách thủ tục không thực kĩ dẫn đến rủi ro cho tổ chức tạo điều kiện cho mục tiêu đề thực thi không nghiêm túc, hiệu tồn đơn vị Chính sách kiểm sốt cần phải rõ ràng, kết hợp với thủ tục theo quy trình, khơng bỏ bớt khơng làm cho q trình kiểm sốt có kết sai lệch d Thông tin truyền thông Mọi phận cá nhân doanh nghiệp phải có thơng tin cần thiết giúp thực trách nhiệm Hiện truyền thơng có sức ảnh hưởng lớn đến q trình doanh nghiệp, thơng tin truyền thơng thiếu sót sai lệch làm ảnh hưởng đến q trình trao đổi, hoạt động kiểm sốt khơng triển khai triển khai chậm Với trường hợp cấp thiết thơng tin truyền thơng bị chậm không cung cấp thông tin kịp thời cho doanh nghiệp dẫn đến đình trệ cơng việc sau, cơng việc sau khơng quán, đủ kịp thời e Hoạt động giám sát Giám sát phận cuối hệ thống KSNB, trình đánh giá chất lượng hệ thống KSNB theo thời gian Giám sát có vai trị quan trọng, khơng giám sát chặt chẽ dẫn đến cơng việc xảy khơng hoạt động hữu hiệu Với quy trình kiểm soát cafe Trung Nguyên cần giám sát định kỳ thường xuyên theo tuần, tháng không dừng năm cần cụ thể khâu kiểm soát lại nguồn cung cấp cafe hay khâu vận chuyển, đóng gói gian lận khâu Nếu gian lận làm giảm chất lượng sản phẩm mắt người tiêu dùng hay cịn làm ảnh hưởng lớn đến thương hiệu Tóm lại, yếu tố góp phần quan trọng q trình kiểm sốt, khơng lỏng lẻo, chủ quan khâu C GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT CỦA CƠNG TY Ưu điểm - Tiên phong việc áp dụng mơ hình kinh doanh nhượng quyền thương hiệu, Trung Ngun nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường với gần 500 cửa hàng cà phê xuất từ Bắc vào Nam 25 - Với mơ hình kiểm sốt trước chặt chẽ từ nguồn cung ứng phải đảm bảo số lượng chất lượng đến máy móc giúp nhà quản trị cơng ty lường trước vấn đề phát sinh trình hoạt động, ngồi cịn giảm thiểu chi phí thời gian giải sai lầm kinh doanh  Nguồn cung cấp hạt cafe Robusta hạt Arabica đảm bảo ổn định đạt tiêu chuẩn Trung Nguyên có nguồn nguyên liệu đa phần bắt nguồn từ nông trại trồng cafe Trung Nguyên đầu tư quản lí  Chất lượng sản phẩm ln kiểm sốt mức tiêu chuẩn 97% - Quá trình vận chuyển bảo quản ln kiểm sốt chặt chẽ với mức tiêu chuẩn gần tuyệt đối - Hệ thống phân phối: Trung Nguyên tiến hành xem xét kiểm tra để đánh giá thường xuyên hiệu phân phối thông qua doanh số bán Với nhà phân phối hoạt động không hiệu thời gian dài, thực nhắc nhở cắt hợp đồng - Trung Ngun cịn kiểm sốt sản phẩm, chiến dịch quảng bá, địa điểm phân phối cách chặt chẽ giảm thiểu vấn đề phát sinh giúp công ty hồnh thành sứ mệnh tầm nhìn Hạn chế Từ phân tích thực trạng kiểm sốt cơng ty Trung Ngun cho thấy cơng tác kiểm sốt cơng ty chặt chẽ, hiệu Nhờ có mà Trung Nguyên phát triển lớn mạnh Trung Nguyên trở thành thương hiệu lớn, uy tín có chỗ đứng vững thị trường Bên cạnh thành tựu đó, cơng ty khơng tránh khỏi hạn chế cơng tác kiểm sốt - Hệ thống nhượng quyền Trung Nguyên ạt, thiếu quán bị vượt q quyền kiểm sốt, khơng đảm bảo đồng tạo phong cách riêng cho Trung Nguyên Nhiều cấp độ quán xá, nhiều lựa chọn cho nhiều khách hàng làm hình ảnh Trung Ngun khơng có chân dung cụ thể, ngồi bảng hiệu với thương hiệu Trung Nguyên trước cổng, thấy điều qua biểu giá cả, chất lượng cà phê cung cách phục vụ quán, mức độ đầu tư cho trí khơng gian có chênh lệch lớn - Tập đồn Trung Ngun có q nhiều dự án tham vọng thời điểm nguyên nhân phân tán tài lực, vật lực, nhân lực - Trong trình sản xuất, nguồn cung cấp chất lượng nguyên liệu mối lo ngại doanh nghiệp Trung Quốc thu mua cà phê tươi với giá rẻ khiến cho việc tìm kiếm nguyên liệu khó khăn 26 Mục tiêu phương hướng Để khắc phục hạn chế, nâng cao hiệu kiểm sốt cơng ty Trung Ngun, số phương hướng giải pháp đưa là:  Hồn thiện cơng tác tổ chức kiểm sốt  Hồn thiện nội dung kiểm soát  Các giải pháp hỗ trợ khác Giải pháp Từ phương hướng giải trên, số giải pháp cần thiết là: Về hồn thiện cơng tác tổ chức kiểm soát:    - Hạn chế tốc độ gia tăng quán thị trường tốc độ phát triển Trung Ngun khơng thể kiểm sốt nhượng quyền - Đào tạo thêm kiếm thức kinh nghiệm cho nhân viên quản lý chuyển nhượng, quản lý chặt chẽ đội ngũ nhân viên Về hoàn thiện nội dung kiểm soát: - Xây dựng hợp đồng nhượng quyền chặt chẽ hơn, với quy định nghiêm ngặt cộng với mức lợi nhuận cao Điều kích thích chủ quán nhượng quyền chấp hành nghiêm chỉnh quy định hợp đồng nhượng quyền - Xây dựng kế hoạch, định hướng sản xuất kinh doanh hàng năm, hàng quý, hàng tháng theo dõi tình hình thực kế hoạch Tăng cường công tác tiếp thị, nghiên cứu thị trường Theo dõi chặt chẽ nắm bắt kịp thời tình hình thị trường, giá cả, nhu cầu hàng hóa xuất nhập Về việc mở rộng môi trường kinh doanh: Không phục vụ khách hàng cá nhân, Trung Nguyên mong muốn hợp tác với đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp lĩnh vực cà phê Chính vậy, Trung Nguyên nên xây dựng chức dành riêng cho B2B, đồng thời phát triển nhiều tiện ích website để q trình kiểm sốt dễ dàng hơn: Cho phép đăng ký trở thành đối tác Duyệt/ Từ chối đơn đăng ký Đặt đơn hàng nhanh Lưu đơn đặt lại đơn Mức chiết khấu riêng cho sản phẩm 27  Quản lý tài khoản B2B Về giải pháp hỗ trợ khác: - Nghiên cứu theo dõi chủ trương sách xuất nhập khẩu, thuế Nhà nước ban hành để tổ chức triển khai thực quy định Chịu trách nhiệm dự thảo, lập hợp đồng thương mại, điều kiện hình thức toán Thực tốt nghiệp vụ thủ tục xuất nhập quy định theo dõi tình hình thực hợp đồng, lý hợp đồng - Thực cung cấp chứng từ xuất nhập khẩu, hóa đơn xuất nhập hàng hóa, đồng thời quản lý chặt chẽ hàng hóa hệ thống kho hàng Công ty - Trong khâu thu mua nguyên liệu cần xây dựng mơ hình kết hợp chặt chẽ doanh nghiệp người nơng dân để kiểm sốt tốt chất lượng đầu vào tạo tâm lý tốt cho người nông dân việc tiêu thụ sản phẩm KẾT LUẬN Sau 20 năm xây dựng phát triển, cà phê Trung Nguyên không ngừng phấn đấu vươn lên đạt thành tựu quan trọng, góp phần vào nghiệp phát triển kinh tế đất nước địa bàn Tây Nguyên Thương hiệu cà phê Trung Nguyên khẳng định mạnh mẽ uy tín thị trường quốc tế Mới đây, Trung Nguyên vinh danh top thương hiệu hàng đầu Việt Nam, vượt qua hàng loạt thương hiệu quốc tế khác hoạt động thị trường Việt Nam Sự công nhận vinh danh hàng loạt phương tiện truyền thông hàng đầu quốc tế thời gian qua minh chứng cho nỗ lực sáng tạo khơng ngừng Tập đồn Trung Ngun Legend tin tưởng, đồng hành, ủng hộ người yêu cà phê toàn cầu Đây động lực để Trung Nguyên Legend tiếp tục đem đến giá trị đa lợi ích bền vững cho xã hội thơng qua sản phẩm – mơ hình – dịch vụ khác biệt – đặc biệt – nhất, khẳng định vị thương hiệu cà phê số đến từ Việt Nam – cường quốc cà phê Robusta ngon giới 28 29 ... - Kiểm soát phận: kiểm soát thực lĩnh vực hoạt động, phận, khâu, cấp - Kiểm soát cá nhân: kiểm soát thực người cụ thể tổ chức Theo đối tượng kiểm soát - Kiểm soát sở vật chất kỹ thuật: kiểm soát. .. thống tổ chức, sở để đưa định kịp thời Trong thảo luận này, chúng em xin đề cập đến chức quản trị công ty Trung Nguyên A CƠ SỞ LÝ THUYẾT I Khái niệm nguyên tắc kiểm soát Khái niệm kiểm sốt Kiểm sốt... 2018 14 II Cơng tác kiểm sốt công ty Trung Nguyên .14 Nguyên tắc kiểm soát 14 Các loại kiểm sốt cơng ty cà phê Trung Ngun 17 Quy trình kiểm soát .19 Các yếu