Bài tập nhóm kiểm toán nợ phải thu khách hàng

Riêng trường hợp phát sinh giao d ch nhị ận trước tiền của người mua thì bên Có tài kho n 131 áp ảdụng t giá giao d ch th c t là tỷ ị ự ế ỷ giá ghi vào bên N tài kho n ti n t i thợ ả ề ạ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM KHOA K TOÁN Ế – KIỂ M TOÁN

THÀNH VIÊN NHÓM 3

1 Trần Hu nh Ng c Liên ỳ ọ 030536200094 100%

2 Trần Th Kim Liên ị 030536200095 100%

3 Hoàng Thị Thùy Linh 030536200097 100%

4 Nguyễn Hoàng B o Linh ả 030536200099 100%

12 Huỳnh Th Thanh Ngân ị 030536200120 100%

MỤC LỤC

I VỊ TRÍ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦ A KHO N MẢ ỤC 4

1 V ị trí: 4

2 Đặc điểm: 7

3 Rủi ro và các sai sót thường g p trong kho n mặ ả ục Nợ phải thu: 7

II CÁC V ẤN ĐỀ V K TOÁN C A KHOỀ Ế Ủ ẢN M ỤC & CÁC QUY ĐỊNH VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VÀ TRÌNH BÀY LIÊN QUAN ĐẾN KHO N MẢ ỤC: 8

1 Các vấn đề ề ế v k toán của khoản mục: 8

1.1 Các nguyên tắc kế toán n ph i thu khách hàng 8 ợ ả 1.2 Chứng t s sách áp d ng 10 ừ ổ ụ 2 Các quy định v h ch toán kề ạ ế toán và trình bày liên quan đến kho n mả ục: 12

2.1 Tài kho n s d ng: Tài kho n 131 - ả ử ụ ả Phải thu khách hàng 12

2.2 Tài kho n s d ng: Tài kho n 2293 - D phòng phả ử ụ ả ự ải thu khó đòi 14

III KIỂM TOÁN KHOẢN M C NỤ Ợ PHẢ I THU KHÁCH HÀNG 15

1 Mục tiêu kiểm toán kho n m c 15 ả ụ 2 Kiểm soát nội bộ đối với các khoản n ợ phải thu khách hàng 16

3 Thủ ục đánh giá rủi ro t 19

4 Thử nghiệm ki m soátể 23

5 Thử nghiệm cơ bản 28

5.1 Th tủ ục chung 29

5.2 Th tủ ục phân tích cơ bản 29 5.3 Ki m tra chi ti t 33 ể ế

I VỊ TRÍ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA KHOẢN M C Ụ

Vị trí khoản mục nợ phải thu khách hàng thuộc phần Tài s n, bao gả ồm Tài sản dài h n ạ

và Tài s n ng n h n ả ắ ạ

- Bảng cân đối kế toán

+ Cụ thể là Tài sản ngắn hạn, kho n N ph i thu nả ợ ả ằm ở m c 1, ph n III Các khoụ ầ ản

ph ải thu ng n hắ ạ n.

- Và Tài s n dài hả ạn, N ph i thu nợ ả ằm ở mụ c 1, ph n I Các kho n ph i thu dài ầ ả ả

hạn

Hình 2 B ảng cân đối k toán ế c ủa Công ty C ph n s a Vi t Namổ ầ ữ ệ

- Báo cáo tài chính

+ Thuộc phần Tài s n trên BCTC ả

+ Nợ ph i thu khách hàng n m trong kho n mả ằ ả ục lớn Ph i thu ng n h n ả ắ ạ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

2 Đặc điểm:

Nợ ph i thu khách hàng là m t lo i tài s n c a doanh nghi p th hi n m i quan h thanh ả ộ ạ ả ủ ệ ể ệ ố ệtoán gi a doanh nghi p vữ ệ ới người mua, được phát sinh trong quá trình bán s n phả ẩm, hàng hóa, d ch v khi nghi p v bán hàng và thu ti n di n ra không cùng m t thị ụ ệ ụ ề ễ ộ ời điểm

Nợ ph i thu khách hàng có nhả ững đặc điểm sau:

- Là m t tài s n nh y c m v i nh ng gian lộ ả ạ ả ớ ữ ận như bị nhân viên chi m d ng ho c tham ế ụ ặ

3 Rủ i ro và các sai sót thường g p trong khoản mục Nợ phải thu: ặ

- Không bù trừ cùng đối tượng ho c bù trặ ừ không cùng đối tượng

- Cùng một đối tượng nhưng theo dõi trên nhiều tài khoản khác nhau

TEST 7 - tài liệu học

Kế toán tàichính 100% (1)

8

- Quy trình phê duy t bán chệ ịu không đầy đủ, ch t chặ ẽ: chưa có quy định v sề ố tiền

nợ tối đa, thời hạn thanh toán…

- Chênh l ch s chi ti t, s ệ ổ ế ổ cái, bảng cân đố ế toán i k

- Có nh ng kho n ph i thu l n thu b ng ti n m t v i s ữ ả ả ớ ằ ề ặ ớ ố tiền lớn, không quy định thời hạn n p nên b nhân viên chiộ ị ếm dụng v n hoố ặc biển th ủ

- Cuối kỳ chưa đánh giá lại các khoản ph i thu có gả ốc ngoạ ệ i t

- Không phân loại tuổi nợ, không có chính sách thu h i ồ

- Hạch toán phải thu không đúng kỳ, khách hàng đã trả nhưng chưa hạch toán

- Chưa lập d phòng các kho n ph i thu ự ả ả khó đòi hoặc lập d ự phòng nhưng trích thiếu hoặc trích thừa, vượt quá tỷ lệ cho phép

- Cuối kỳ chưa tiến hành đánh giá lại để hoàn nhập dự phòng hay trích thêm

II CÁC VẤN ĐỀ Ề V K TOÁN C A KHO N MẾ Ủ Ả ỤC & CÁC QUY ĐỊNH V Ề

HẠCH TOÁN K Ế TOÁN VÀ TRÌNH BÀY LIÊN QUAN ĐẾN KHO N MẢ ỤC:

1 Các vấn đề về kế toán của khoản mục:

1.1 Các nguyên tắc k toán n ế ợ phả i thu khách hàng

Tài khoản này dùng để ph n ánh các kho n n ph i thu và tình hình thanh toán các ả ả ợ ảkhoản nợ ph i thu c a doanh nghi p vả ủ ệ ới khách hàng về tiền bán s n ph m, hàng hóa, ả ẩBĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ

Mặt khác, kho n mả ục này còn dùng để phản ánh các kho n ph i thu cả ả ủa người nh n thậ ầu xây dựng cơ bản với người giao th u v khầ ề ối lượng công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành, không ph n ánh vào tài kho n này các nghi p v thu ti n ngày ả ả ệ ụ ề

Khoản ph i thu khách hàng cả ần được h ch toán chi ti t cho tạ ế ừng đối tượng, t ng nừ ội dung ph i thu, theo dõi chi ti t k h n thu h i (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng k ả ế ỳ ạ ồ ể

từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan h kinh t v i doanh nghi p v mua s n ph m, hàng hóa, nh n cung ệ ế ớ ệ ề ả ẩ ậcấp dịch vụ ể c, k ả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính

Bên giao y thác xu t kh u ghi nh n trong tài khoủ ấ ẩ ậ ản này đố ới v i các kho n ph i thu t ả ả ừbên nh n ậ ủy thác xu t kh u v n bán hàng xu t khấ ẩ ề tiề ấ ẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường

Trong h ch toán chi ti t tài kho n này, k toán ph i ti n hành phân lo i các kho n nạ ế ả ế ả ế ạ ả ợ,

loại nợ có thể ả tr đúng hạn, kho n n ả ợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để

có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với các khoản n phợ ải thu không đòi được

Doanh nghi p ph i theo dõi chi ti t các kho n n ph i thu c a khách hàng theo t ng loệ ả ế ả ợ ả ủ ừ ại nguyên tệ Đối với các kho n ph i thu b ng ngoả ả ằ ại t thì thệ ực hi n theo nguyên tệ ắc:

- Khi phát sinh các kho n n ph i thu c a khách hàng (bên N tài kho n 131), k toán ả ợ ả ủ ợ ả ếphải quy đ i ra Đổ ồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch th c tự ế tại thời điểm phát sinh (là t giá mua cỷ ủa ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán) Riêng trường h p nhợ ận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên

Nợ tài kho n 131 áp d ng t giá ghi sả ụ ỷ ổ thực tế đích danh đố ớ ố tiền đã nhận i v i strước;

- Khi thu h i n ồ ợ phải thu c a khách hàng (bên Có tài kho n 131) k toán phủ ả ế ải quy đổi

ra Đồng Vi t Nam theo t giá ghi s ệ ỷ ổ thực t ế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường h p khách n có nhi u giao d ch thì t giá thợ ợ ề ị ỷ ực tế đích danh được xác định

là t giá bình quân gia quyỷ ền di động các giao d ch cị ủa khách nợ đó) Riêng trường hợp phát sinh giao d ch nhị ận trước tiền của người mua thì bên Có tài kho n 131 áp ảdụng t giá giao d ch th c t (là tỷ ị ự ế ỷ giá ghi vào bên N tài kho n ti n) t i thợ ả ề ạ ời điểm nhận trước;

- Doanh nghi p phệ ải đánh giá lại các kho n ph i thu c a khách hàng có g c ngo i t ả ả ủ ố ạ ệtại t t c các thấ ả ời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp lu t T giá ậ ỷgiao d ch th c t ị ự ế khi đánh giá lại khoản ph i thu c a khách hàng là t giá mua ngoả ủ ỷ ại

tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu

trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh t các giao d ch trong nừ ị ội bộ ập đoàn t

1.2 Chứng t s sách áp dừ ổ ụ ng

Hệ thống sổ sách kế toán liên quan đến kho n mả ục nợ phải thu khách hàng bao gồm:

- Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu đố ới từng khách hàng cụ thể i v

- Sổ cái tài khoản ph i thu khách hàng ả

- Bảng t ng hổ ợp ph i thu khách hàng ả

- Sổ theo dõi chi ti t các kho n d phòng phế ả ự ải thu khó đòi

- Bảng phân tích tuổi nợ

- Số cái tài khoản d phòng phự ải thu khó đòi

- Quyết định của Ban giám đốc đối với m t kho n phộ ả ải thu khó đòi và sổ sách có liên quan

Chứng t ừ được s dử ụng liên quan đến vi c h ch toán các kho n ph i thu khách hàng bao ệ ạ ả ảgồm:

- Giấy báo Có c a Ngân hàng ủ

- Phiếu k toán (khi trích l p d phòng) ế ậ ự

- Các biên bản khác liên quan đến việc xóa sổ ột khoả m n n phợ ải thu khó đòiDưới đây là ví dụ một s chứng từ: ố

2 Các quy định v ề h ch toán kạ ế toán và trình bày liên quan đế n khoản m ục:

2.1 Tài kho n s d ng: Tài kho n 131 - ả ử ụ ả Phả i thu khách hàng

Nợ Tài khoản 131 - Phả i thu khách hàng Có

- Số tiền ph i thu c a khách hàng phát ả ủ

sinh trong k khi bán s n ph m, hàng ỳ ả ẩ

hóa, bất động sản đầu tư, tài sản c ố định,

dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính

- Số n thtiề ừa trả ạ l i cho khách hàng

- Đánh giá lại các khoản phải thu của

khách hàng là kho n m c ti n t có gả ụ ề ệ ốc

ngoại t t i thệ ạ ời điểm lập BCTC (trường

hợp t giá ngo i t ỷ ạ ệ tăng so với đồng tiền

ghi s k toán) ổ ế

- Doanh thu số hàng đã bán bị trả ạ l i (có thuế GTGT ho c không) ặ

- Số tiền chi t kh u thanh toán và chiế ấ ết khấu thương mại cho người mua

- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là kho n m c ti n t có gả ụ ề ệ ốc ngoại t t i thệ ạ ời điểm lập BCTC (trường hợp t giá ngo i t gi m so vỷ ạ ệ ả ới đồng tiền ghi s k toán) ổ ế

Số dư bên Nợ ố tiền còn ph i thu c: S ả ủa

khách hàng

Tài kho n có th có sả ể ố dư bên Có: Số dư bên có phản ánh số tiền nhận trước m t s ộ ố

đã thu nhiều hơn số phải thu c a khách hàng chi ti t theo tủ ế ừng đối tượng cụ thể Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, ph i l y sả ấ ố dư chi tiết theo từng đối tượng ph i thu c a tài ả ủkhoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và “Nguồn vốn”

Hình 3 Sơ đồ ạ h ch toán N ợ Ph i thu khách hàng ả

2.2 Tài kho n s d ng: Tài kho n 2293 - D phòng phả ử ụ ả ự ải thu khó đòi

Nợ Tài kho n 2293 - D phòng phả ự ải thu khó đòi Có

- Hoàn nhập chênh l ch giệ ữa số ự d

phòng ph i l p k này nh ả ậ ỳ ỏ hơn số ự d

phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng

hết;

- Bù đắp ph n giá tr ầ ị đã được lập d ự

phòng c a kho n n không th thu hủ ả ợ ể ồi

được phải xóa sổ

- Trích lập các kho n d phòng t n thả ự ổ ất tài sản t i thạ ời điểm lập Báo cáo tài chính

Số dư bên Có: Số dự phòng tổn thất tài sản hi n có cuệ ối k ỳ

Hình 4 Sơ đồ hạch toán Dự phòng phải thu khó đòi

III KIỂM TOÁN KHOẢN M C Ụ NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG

1 Mục tiêu ki m toán khoể ản mục

- Tính hi n hệ ữu: Đảm b o t t c các kho n ph i thu khách hàng ng n h n, dài hả ấ ả ả ả ắ ạ ạn được ghi nhận trong sổ cái là hiện hữu tại ngày kết thúc kỳ kế toán

- Tính đầy đủ: Đảm b o t t c các giao dả ấ ả ịch bán hàng chưa thu tiền phát sinh tại ngày hoặc trước ngày kết thúc kỳ ế toán đượ k c ghi nh n chính xác trong sậ ổ cái

- Quyền và nghĩa vụ: Đảm bảo đơn vị sở h u ho c có quy n hữ ặ ề ợp pháp đối với t t c ấ ảcác kho n m c phả ụ ải thu khách hàng được ghi nh n trên s cái t i ngày k t thúc k ậ ổ ạ ế ỳ

kế toán T t c các kho n ph i thu khách hàng không b h n ch quy n s dấ ả ả ả ị ạ ế ề ử ụng, quyền sở h u ho c các quy n lữ ặ ề ợi được đảm bảo khác, nếu không, t t c các h n ch ấ ả ạ ếquyền s d ng, quy n s h u ho c các quy n lử ụ ề ở ữ ặ ề ợi được đảm bảo khác phải được xác định và thuyết minh trong BCTC

- Đánh giá: Đảm bảo dự phòng phải thu khó đòi đượ ập đầy đủc l cho các kho n phả ải thu khách hàng khó đòi Đảm bảo các khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ được quy đổi theo t giá hối đoái phù hợp ỷ

- Trình bày và thuy t minh:ế Đảm b o t t c các thuy t minh c n thiả ấ ả ế ầ ết liên quan đến các kho n ph i thu khách hàng ng n h n, dài hả ả ắ ạ ạn đượ ậc l p chính xác và các thông tin này được trình bày và mô tả phù h p trong BCTC ợ

Trên các m c tiêu trên, ụ tính hi n hệ ữu của kho n m c Nả ụ ợ phải thu khách hàng được xem là quan tr ng nhọ ất Nguyên nhân đế ừ viện t c các doanh nghi p c tình khai kh ng ệ ố ốdoanh thu, dẫn đến s ố dư nợ phải thu vượt quá s ố dư thực t Bên cế ạnh đó, doanh nghiệp

có th c tình không l p dể ố ậ ự phòng đầy đủ cho các kho n n phả ợ ải thu khó đòi để ảm gichi phí nên mục tiêu đánh giá và phân bổ cũng là mục tiêu mà kiểm toán viên c n chú ý ầxem xét

2 Kiểm soát n ội bộ đối v ới các khoản nợ phả i thu khách hàng

Nếu đơn vị không xây dựng hệ thống ki m soát n i b h u hiể ộ ộ ữ ệu đố ới v i chu trình bản hàng thì vi c không thu hệ ồi được các kho n n cả ợ ủa khách hàng là điều khó tránh kh i ỏĐiều này có thể làm cho Báo cáo tài chính không phản ánh đúng các khoản n phợ ải thu khách hàng của đơn vị, ch ng hẳ ạn do đơn vị ả b n ch u cho các khách hàng không có kh ị ảnăng thanh toán nhưng đơn vị không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, hoặc sổ sách theo đời không ch t ch nên dặ ẽ ẫn đến th t thoát công n , hay nh m l n trong theo dõi chi ấ ợ ầ ẫtiết đối với từng khách hàng

Để tìm hiểu và đánh giá rủi ro kiểm soát nợ phải thu khách hàng, kiểm toán viên cần phải kh o sát v h ả ề ệ thống ki m soát n i b i v i toàn b chu trình bán hàng H ể ộ ộ đố ớ ộ ệ thống kiểm nhi m cho nh ng cá nhân hay bệ ữ ộ ph n khác nhau ph trách Tùy theo quy mô và ậ ụđặc điểm soát nội bộ hữu hiểu về chu trình bán hàng cần phải tách biệt các chức năng,

và phân Gia tăng doanh nghiệp mà cách thức tổ chức cụ thể về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng có th rể ất khác nhau Để có th nghiên cể ứu đầy đủ ề v các th tủ ục kiểm soát trong chu trình này, phần dưới đây sẽ trình bày một cách th c tứ ổ chức chu

trình bán hàng đối với các doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn và chủ yếu thực hiện bản ch u Quy trình nêu trên vị ề các bước công vi c trong ki m soát nệ ể ội bộ đối v i chu ớtrình báo hàng, đặc biệt là trong bản chịu, được mô t tóm tả ắt như sau:

Lập L ệnh bán hàng (hay Phiế u xu ất kho)

Căn cứ Đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận bán hàng sẽ xét duyệt Đơn đặt hàng

về số lượng, ch ng loủ ại để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng (hay Phi u xuế ất kho) Trong trường hợp nhận đặt hàng qua e-mail, điện thoại tax c n có nh ng th tầ ữ ủ ục để đảm bảo cơ sở pháp lý v viề ệc khách hàng đã đặt hàng Việc chấp thuận Đơn đặt hàng cần được h i báo cho khách hàng biồ ết để tránh các tranh chấp có th xể ảy ra trong tương lai

Xét duyệt bán ch u ị

Trước khi bán hàng, căn cứ Đơn đặt hàng và các ngu n thông tin khác t trong và ngoài ồ ừdoanh nghi p, bệ ộ phận ph trách bán ch u cụ ị ần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt việc bán chịu Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để ảo đả b m khả năng thu hồi nợ phải thu Một số cách thức có thể hỗ trợ cho công vi c này là thiệ ết lập chính sách bán ch u rõ ràng, l p danh sách và luôn c p nh t thông tin v tình hình ị ậ ậ ậ ềtài chính, vấn đề chi trả,… của khách hàng Trong những môi trường kinh doanh có rủi

ro cao, một bi n pháp khá h u hi u là yêu c u khách hàng th ệ ữ ệ ầ ế chấp tài s n hay ký quả ỹ

Xuất kho hàng hóa

Căn cứ ệnh bán hàng đã đượ L c phê chuẩn bởi bộ phận phụ trách bán chịu, thủ kho xuất hàng cho b ph n g i hàngộ ậ ử

Gửi hàng

Bộ ph n gậ ửi hàng lập Ch ng t gứ ừ ửi hàng và gử cho khách hàng Chúng từi này là cơ sở

để lập hóa đơn và thường bao g m các thông tin v quy cách và ch ng lo i hàng hóa, s ồ ề ủ ạ ốlượng và các dữ liệu có liên quan Ngoài ra, đơn vị nên thành lập bộ phận gửi hàng độc

lập để h n ch nhạ ế ầm lẫ trong khâu xu t hàngn ấ và các gian l n ậ có thể ả x y ra do s thông ựđồng giữa kho với người nhận hàng

Lập và kiểm tra Hóa đơn

Do Hóa đơn cung cấp thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ phải trả nên Hóa đơn cần đượ ập chính xác và k p th i T t nhc l ị ờ ố ất là Hóa đơn đượ ập b i m t bc l ở ộ ộ phận độc lập với phòng k toán và b ph n bán hàng, b ph n này có trách nhi m: ế ộ ậ ộ ậ ệ

- Kiểm tra số hi u các Ch ng t gệ ứ ừ ửi hàng

- So sánh L nh bán hàng v i Ch ng t gệ ớ ứ ừ ửi hàng Đơn đặt hàng và các thông báo điều

chỉnh (nếu có)

- Ghi tất cả những d ữ liệu c n ầ thiết vào Hoa đơn

- Ghi giá vào Hóa đơn dựa trên bảng giá hi n hành cệ ủa đơn vị

- Tính s ố tiền cho t ng loừ ại và cho cả Hóa đơn

Trước khi gửi Hóa đơn cho khách hàng ần kiểm tra lại về những s, c ố liệu ghi trên Hóa đơn T ng cổ ộng Hóa đơn phát hành từng ngày phải được ghi vào tài kho n t ng h p trên ả ổ ợ

Sổ cái Từng Hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi nợ phải thu của từng khách hàng Để tăng cường kiểm soát đố ới v i chức năng này, có thể:

- Thiết lập và thường xuyên cập nhật bảng giá đã được duyệt

- Quy định rõ ràng và chặt chẽ ề v chính sách chiết khấu

- Trước khi gửi đi Hoá đơn cần đượ, c ki m tra l i b i mể ạ ở ột người độ ậc l p với người

lập Hóa đơn

Theo dõi thanh toán

Sau khi đã lập Hóa đơn và hàng hóa đã giao cho khách hàng, kế toán vẫn phải tiếp tục theo dõi các kho n n phả ợ ải thu

Để theo dõi ch t ch vi c thu ti n, c n ph i li t kê các kho n n ph i thu theo t ng nhóm ặ ẽ ệ ề ầ ả ệ ả ợ ả ừtuổ đểi theo dõi và phân công đòi nợ, thông thường công việc này được giao do b phộ ận

phụ trách bán chịu Ngoài ra, để ả gi m thi u sai phể ạm, đơn vị có th phân công cho hai ểnhân viên khác nhau ph trách k toán chi ti t công n và k toán t ng h p Tuy nhiên, ụ ế ế ợ ế ổ ợcần lưu ý rằng gian lận vẫn có thể xảy ra nếu họ thông đồng với nhau

Ngoài ra, nên thường xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo nợ cho khách hàng Điều này, m t m t, s giúộ ặ ẽ p cho đơn vị nhanh chóng thu h i các kho n ph i thu, m t khác còn ồ ả ả ặgiúp đơn vị xác minh và điều ch nh k p th i nh ng chênh lỉ ị ờ ữ ệch (nếu có) giữa số liệ u của hai bên Th t c g i thông báo n có thủ ụ ử ợ ể thực hiện định k hàng tu n, hàng tháng hay ỳ ầhàng quý trong năm và dưới nhi u hình thề ức như gửi email hay fax, gửi thư qua bưu điện hay nh viên theo dõi công nân ợ của hai bên tiếp đối chiếu v i nhau ớ

Xét duyệt hàng bán b ị trả ạ l i và gi m giá ả

Nếu khách hàng không hài lòng v i s hàng nhớ ố ận được do sai quy cách hay kém phim chất, họ có th g i tr lể ử ả ại cho đơn vị Vì th doanh nghi p c n có mế ệ ầ ộ ộ pht b ận độc chịu trách nhi m ti p nh n, xét duyệ ế ậ ệt, cũng như khẩu tr nh ng khoừ ữ ản liên quan đến các hàng hóa này, và đơn vị có thể thi t kế một chứng từ ế riêng để phản ánh sự xét duyệt đối với hàng b lị trả ại hay gi m giá, chả ứng t ừ này cũng được sử ụng làm căn cứ d ghi nghi p v ệ ụtrên

Cho phép xóa s các khoổ ản nợ không thu hồi được

Khi không còn hy v ng thu họ ồi được các kho n nả ợ phải thu khách hàng, người qu n lý ả

có trách nhi m xem ệ xét để cho phép hoặc đề ngh c p có th m quy n cho phép xóa s ị ấ ẩ ề ổcác khoản n ợ này Căn cứ vào đó, bộ ph n k toán s ghi chép vào sậ ế ẽ ổ sách

Để tăng cường kiểm soát đối v i việc xoá số n phớ ợ ải thu khó đòi, hạn chế các gian lận

có th phát sinh (ví d nhân viên ể ụ chiếm d ng các kho n tiụ ả ền mà khách hàng đã trả, sau

ăn che giấu bằng cách xóa số chúng như một khoản nợ khó đòi), đơn vị ần quy đị c nh chặt chẽ thủ t c xét duyụ ệ ấn đề này t v

3 Thủ tục đánh giá rủi ro

Như đã đề c p, n ph i thu khách hàng là kho n m c có liên quan m t thiậ ợ ả ả ụ ậ ết đến kết quả kinh doanh, do đó, có rủi ro là Ban Giám đốc sẽ sử dụng các thủ thuật để thổi phồng hoặc che dấu doanh thu và lợi nhu n cậ ủa đơn vị Các cách thức thường s dử ụng như là:

- Khai cao doanh thu và n ph i thu thông qua ghi nh n các nghi p v ợ ả ậ ệ ụ bán hàng chưa

đủ điều kiện ghi nhận hay bán hàng không có thật

- Khai cao giá tr thu n n ph i thu thông qua vi c l p d ị ầ ợ ả ệ ậ ự phòng không đầy đủ Không khai báo các kho n n phả ợ ải thu đã đem thế chấp cho các Hợp đồng vay

Để đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu về nợ phải thu, kiểm toán viên cần hiểu biết về đơn vị và môi trường của đơn vị được kiểm toán, trong đó có kiểm soát nội bộ Để có được những hiểu biết này, kiểm toán viên thường tiến hành phỏng vấn Ban Giám đốc

và các c ả nhân khác trong đơn vị thực hiệ, n th tủ ục phân tích, quan sát và điều tra Kiểm toán viên thường thu thập thông tin về môi trường của đơn vị như:

- Hoạt động kinh doanh chính, các khách hàng chính

- Chính sách bán hàng

- Đối thủ c nh tranh, s n phạ ả ẩm cạnh tranh

- Đặc điểm bán hàng, tình hình bán hàng (thời điểm ghi nhận doanh thu, rủi ro bán hàng,…)

- Các điều khoản về hàng bán trả lại, chiết khấu, giảm giá,…

- Các Hợp đồng cho thuê, Hợp đồng đi vay,…

Ngoài ra, ki m toán viên c n tìm hi u ki m soát n i b v doanh thu và n ph i thu Các ể ầ ể ể ộ ộ ề ợ ảnội dung c n tìm hi u là nh ng thành ph n c a ki m soát n i bầ ể ữ ầ ủ ể ộ ộ như môi trường kiếm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truy n thông và giáề m mát, trong đó cần chú trọng đến các quy định v k toán Tuy nhiề ế ên, do không ph i th t c ki m soát ả ủ ụ ểnào cũng liên quan đến nợ ph thu, ki m toán viên ph i s dải ể ả ử ụng xét đoán chuyên môn

để kiểm tra các thủ tục kiểm soát, riêng lẻ hay kết h p v i thủ tục kiểm soát khác, có ợ ớliên quan n ph i thu ợ ả

Tìm hiểu ki m soát n i bể ộ ộ đố ới tổ chức bán hàng và n ph i thu khách hàng phi v ợ ả ải bắt đầu từ khi nhận Đơn đặt hàng, xem xét phương thức thanh toán, vận chuyển, lập Hóa đơn, ghi chép doanh thu, nợ phải thu khách hàng, cho đến khi được khách hàng trả tiền

và ghi tăng quỹ Để tìm hi u vể ề kiểm soát nội b nộ ợ phải thu, kiểm toán viên sử dụng bảng câu hỏi nh m xem xét nh ng thằ ữ ủ tục kiểm toán có được thi t kế ế và có được thực hiện hay không Đối với bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng câu trả lời “có” hay

“không” Các câu trả lời “có” cho thấy h thống kiểm soát nội b hệ ộ ữu hiệu còn đố ới i vcâu tr lả ời “không” sẽ cho th y nh ng yấ ữ ếu điểm c a hủ ệ thống ki m soát n i bể ộ ộ (Bảng 1).Sau đó, kiểm toán viên cần thực hiện kỹ thuật kiểm tra từng bước (walkthrough) để

đảm bảo việc mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ đ úng v i hiện trạng của hệ thống kiểm ớsoát

B ảng 1

Câu h i ỏ Trả l i ờ Đánh giá của

KTV về sự yếu kém của KSNB

Ghi chú

Có Không Quan

trọng

Thứ yếu

1 Các kho n bán chả ịu có được xét duyệt trước

khi gửi hàng hay không?

2 Các ch ng t gứ ừ ửi hàng có được đánh số liên

tục trư c khi sử d ng hay không? ớ ụ

3 Các hóa đơn bán hàng có được đánh số liên

4 Có bảng giá làm cơ sở để tính tiền trên hóa

đơn hay không?

5 Có quy trình xét duyệt đánh giá khả năng

trả n cợ ủa khách hàng trước khi bán chịu

hay không?

6 Hàng tháng có gửi bảng sao kê công nợ cho

khách hàng hay không?

7 Đơn vị có thực hiện đối chiếu giữa tài

khoản chi tiết các khoản nợ ph i thu khách ả

hàng v i tài kho n n phớ ả ợ ải thu khách hàng

trên sổ cái không?

8 Hàng tháng đơn vị có tính toán l i tuạ ổi nợ

để ướ c tính giá tr thu hồi n phải thu quá ị ợ

hạn không?

9 Hóa đơn có được kiểm tra độ ập trước l c khi

gửi đi hay không?

10 Việc ghi nhận hàng tr lả ại có sự phê duyệt

của ngư i có th m quyờ ẩ ền hay không?

Trên cơ sở các hiểu biết về đơn vị được kiểm toán, môi trưởng của đơn vị và kiểm soát

n bội ộ, kiểm toán viên đánh giá rủi ro có sai sót trong yếu ở cấp độ cơ sở dẫn liệu cho

nợ phải thu ự trên đánh giá này, kiể D a m toán viên có thể thiết k n i dung, l ch trình ế ộ ị

và ph m vi ạ thủ ụ t c ki m toán ti p theo phù h p Ví d , qua tìm hi u, ki m toán viên ể ế ợ ụ ể ểđược biết đơn v bán ị chị ấu r t nhiều cho các khách hàng, tuy nhiên, đơn vị chưa từng đối chiếu công n vợ ới khách hàng, như vậy rủi ro kiểm soát là cao và s có kh ẽ ả năng sai sót trọng yếu đối v i số dư nợ phải thu khách hàng ớ