Khái quát về công ty tnhh mtv nhà hàng hoàng yến

Sắp xếp hồ sơ:a Vòng đời hồ sơ của Cơng Ty Hồng Yến:Tham khảo trong nguyên tắc xác định thời hạn bảo quản hồ sơtheo bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TPHCM

KHOA THƯ VIỆN THÔNG TIN HỌC

Bài Tập Nhóm 6 Môn: Marketing Truyền Thông Giảng viên: Mai Mỹ Hạnh

(Lớp: QLTTB)



Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 17 tháng 10 năm 2022\

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 4

I KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV NHÀ HÀNG HOÀNG YẾN 5

II CÁC LOẠI HỒ SƠ CÓ THỂ CÓ TRONG CÔNG TY 6

1 Hồ sơ nội bộ công ty: 6

2 Hồ sơ nhân sự: 6

3 Hồ sơ vệ sinh an toàn thực phẩm: 6

4 Hồ sơ về thông tin khách hàng: 6

5 Hồ sơ về lao động tiền lương: 6

6 Hồ sơ về tài chính kế toán 7

III THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ: 8

1 Sắp xếp hồ sơ: 8

a) Vòng đời hồ sơ của Công Ty Hoàng Yến: 8

b) Phương thức quản lý: 8

c) Chuẩn bị trang thiết bị: 9

2 DUY TRÌ VÀ LOẠI BỎ HỒ SƠ: 9

Bước 1: Khảo sát tổng thể và kiểm kê số lượng, chất lượng hồ sơ sau khi đã được sắp xếp: 9

Bước 2: Tổng hợp và phân loại các hồ sơ đã được kiểm kê: 11

Bước 3: Xây dựng và phát triển lịch trình lưu giữ hồ sơ: 11

Bước 4: Thực hiện, áp dụng lịch trình lưu giữ hồ sơ đối với việc duy trì và loại bỏ hồ sơ: 14

3 QUẢN LÝ HỒ SƠ HOẠT ĐỘNG: 16

a Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu: 16

b Nhân sự: 16

4 QUẢN LÝ HỒ SƠ KHÔNG HOẠT ĐỘNG: 18

a Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu: 18

b Di chuyển hồ sơ 18

c Tiêu hủy hồ sơ 18

5 BẢO VỆ HỒ SƠ: 19

a Bảo vệ hồ sơ truyền thống: 19

b Bảo vệ hồ sơ điện tử: 21

KẾT LUẬN 22

LỜI NÓI ĐẦU

Với vai trò là sinh viên năm 3 thuộc ngành Quản lý thông tin, Khoa Thư viện – Thông tin học, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG-TPHCM Thông qua việc tìm hiểu về Công ty TNHH MTV Nhà hàng Hoàng Yến, đồng thời nhận thấy được tính chất hoạt động, hình thức hồ sơ của tổ chức, chúng em đã tiến hành thực hiện thiết kế chương trình quản lý hồ sơ này Bên cạnh sự nỗ lực và cố gắng của các thành viên trong nhóm cùng kiến thức đã được học từ môn Quản lý hồ sơ, còn có sự hướng dẫn nhiệt tình của

giảng viên – Th.S Mai Mỹ Hạnh đã giúp nhóm chúng em đã hoàn thành được đồ án giữa

kỳ.

Trong quá trình làm bài có thể vẫn còn những thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý của Cô để chúng em có thể hoàn thiện hơn.

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên tham gia thực hiện:

NỘI DUNG

I KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV NHÀ HÀNG

HOÀNG YẾN

Thương hiệu Hoàng Yến từ lâu đã trở thành điểm đến quen thuộc của những người yêu

ẩm thực truyền thống Việt Nam Nét đặc sắc khó quên của Hoàng Yến được tạo nên bởicái hồn trong mỗi món ăn, đúc kết từ niềm đam mê khám phá mỹ vị ẩm thực ba miền củangười sáng lập và lưu giữ nét văn hoá trong mỗi tác phẩm Hoàng Yến luôn chinh phụckhách hàng dù là khó tính nhất bằng những món ăn rất riêng, từ dân dã như cánh gà chiênnước mắm, thịt kho nước dừa, canh cua rau đay, chả cá cơm cháy,… đến các món sangtrọng và tinh tế như tôm càng kho tàu, cơm hấp lá sen, hải sâm cơm cháy, miến cua taycầm, chả cá Lã Vọng, chả mực Hạ Long,…

Thực khách có thể tự mình khám phá nét duyên của ẩm thực Việt Nam qua những món ăntruyền thống cũng như những món được biến tấu sáng tạo từ những nguyên liệu vốn đơngiản và thuần Việt

Từ một nhà hàng cơm Việt, hệ thống nhà hàng Hoàng Yến luôn luôn tự hào giới thiệunhững món ăn đậm đà hương vị Việt đến với những người đã và luôn yêu mến văn hóa

ẩm thực truyền thống Việt Nam

Bên cạnh đó, Hoàng Yến luôn khám phá và chế biến nên những món ăn Âu Á đặc sắc vớimong muốn giao thoa, hội nhập với văn hóa ẩm thực thế giới, cũng như đa dạng hơn gu

ẩm thực và đem lại sự mới mẻ cho khách hàng

Lĩnh hội nét độc đáo của ba miền Bắc – Trung – Nam đúc kết trong từng nguyên vật liệumang đậm hồn Việt, các đầu bếp tài hoa của Hoàng Yến mong muốn mang đến nhữngmón ăn nồng nàn hương vị đặc trưng địa phương nhưng cũng rất riêng theo phong cáchHoàng Yến

Sứ mệnh phát triển của Hoàng Yến Group:

– Món ăn ngon và phục vụ tận tình chu đáo

– Mang đến niềm vui và ấm áp cho mọi người

– Thương hiệu dẫn đầu về ẩm thực truyền thống Việt

– Đa dạng hóa sản phẩm và loại hình dịch vụ

II.

II CÁC LOẠI HỒ SƠ CÓ THỂ CÓ TRONG CÔNG TY

Để thiết kế được chương trình quản lý hồ sơ cho 1 tổ chức nói chung và Công ty Hoàng Yến nói riêng, việc hiểu rõ được các loại hồ sơ mà tổ chức có là rất quan trọng vì nền tảng của một chương trình quản lý hồ sơ đó là tính phù hợp và cần thiết đối với nhu cầu quản lý của 1 tổ chức Dưới đây là các loại hồ sơ có thể có trong Công ty Hoàng Yến :

1 Hồ sơ nội bộ công ty:

 Điều lệ tổ chức; quy chế quản lý nội bộ;

 Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

 Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp;

 Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhậnkhác;

Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

 Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; cácquyết định của doanh nghiệp;

 Hồ sơ xin việc, CV, các thông tin cá nhân của các cấp

 Các loại hồ sơ của các phòng, ban: ban kế toán, ban KHĐT, các bộ phận kinhdoanh, ban truyền thông, ban HCNS,

3 Hồ sơ vệ sinh an toàn thực phẩm:

 Hồ sơ về nhập hàng,cung ứng thực phẩm mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng

 Hồ sơ hủy thực phẩm thừa cuối ngày

 Hồ sơ niêm yết giá, biên bản xử lý vi phạm khách dùng thừa thức ăn

 Hồ sơ lưu mẫu thử thực phẩm và đồ dùng mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng

4 Hồ sơ về thông tin khách hàng:

 Hồ sơ dữ liệu thông tin khách hàng

 Hồ sơ khách hàng giao dịch

 Hồ sơ địa chỉ giao nhận hàng của khách

5 Hồ sơ về lao động tiền lương:

 Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

 Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện

 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện

 Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức

 Công văn trao đổi về tiền lương

6 Hồ sơ về tài chính kế toán

 Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về giá

 Hồ sơ Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ

 Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định

III THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ:

1 Sắp xếp hồ sơ:

a) Vòng đời hồ sơ của Công Ty Hoàng Yến:

Tham khảo trong nguyên tắc xác định thời hạn bảo quản hồ sơtheo bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ban hành kèm theo thông tư số 09/2011/TT-BNV

-Hồ sơ, tài liệu về tài chính kế toán: trong vòng 5 năm, 10 năm 20 năm và có loại vĩnh viễn

-Hồ sơ nội bộ: vĩnh viễn

-Hồ sơ về lao động tiền lương: 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm và có loại vĩnh viễn-Hồ sơ về vệ sinh an toàn thực phẩm: 5 năm, 10 năm 20 năm và có loại vĩnh viễn

-

b) Phương thức quản lý:

Từ vòng đời cũng như thời hạn bảo quản hồ sơ đã nói đến ở trên kết hợp với thực tế rằng (Công ty Hoàng Yến có bao gồm 14 chi nhánh trên hai thành phố lớn là TP HCM, HN) với khách hàng phần lớn là tài liệu giấy -> Việc sắp xếp hồ sơ trong chương trình quản lý

hồ sơ cho công ty Hoàng Yến sẽ chia làm 2 phần, cụ thể là quản lý hồ sơ giấy sử dụng phương thức quản lý theo chữ số và quản lý hồ sơ điện tử kết hợp giữa quản lý theo vùngđịa lý và chữ số

-Quản lý hồ sơ giấy: những loại hồ sơ chưa được số hoá

Những tài liệu này sẽ được lưu trữ ở tại các chi nhánh ngân hàng cụ thể và được bảo quảntrong các tủ, giá đựng hồ sơ theo phương thức quản lý theo chữ cái

-Quản lý hồ sơ điện tử: những loại hồ sơ đã được số hoá từ hồ sơ giấy

Tài liệu sau khi được số hoá bằng cách chuyển đổi các hồ sơ dạng giấy in, viết tay, ảnh,…sang bản tài liệu số như PDF, file hình, file văn bản, sẽ được tạo lập trên hệ thống của ngân hàng

c) Chuẩn bị trang thiết bị:

-Đảm bảo mỗi chi nhánh, văn phòng làm việc ở công ty Hoàng Yến sẽ có đầy đủ các thiết

bị để quản lý hồ sơ giấy như: các loại tủ, giá đựng hồ sơ (tủ đứng, tủ bên, kệ hồ sơ di động, kệ quay, ) cần xem xét tính bảo mật của hồ sơ để chọn tủ có khoá hay không, đặc biệt quan tâm đến an toàn cháy nổ

-Mỗi nhân viên cần được trang bị máy tính tại nơi làm việc để có thể dễ dàng cập nhật tài liệu lên hệ thống

2 DUY TRÌ VÀ LOẠI BỎ HỒ SƠ:

Bước 1: Khảo sát tổng thể và kiểm kê số lượng, chất lượng hồ sơ sau khi đã được sắp

4 Tên bộ ghi 5 Số lịch biểu lưu giữ hồ sơ (nếu biết)

6 Mô tả Dòng Ghi Bao gồm nội dung (ví dụ: báo cáo, ứng dụng, thư từ) và mục đích

10 Phân loại quyền riêng tư dữ liệu (liệt

kê số hiệu hoặc ngày phân loại tạm thời)

Côngkhai

Tư nhân

Bí mật

Riêng (những người đã qua đời) _

Bí mật (người đã qua đời)

không công bố _

Bảo vệ không công khai _

11 Khoảng thời gian lưu giữ được

12 Một hồ sơ quan trọng là điều cần thiết

để tiếp tục hoặc nối lại hoạt động của bạn sau thảm họa

A Có tài liệu nào trong loạt hồ sơ này được coi là quan trọng không?

Có Không

B Nếu có, điều nào là quan trọng và tại sao?

Bước 2: Tổng hợp và phân loại các hồ sơ đã được kiểm kê:

● Phụ trách: Nhân viên quản lý hồ sơ của công ty Hoàng Yến

● Công cụ hỗ trợ: quét mã vạch

Bước 3: Xây dựng và phát triển lịch trình lưu giữ hồ sơ:

● Cơ sở pháp lý:

● Nguyên tắc được xác định:

● Xây dựng lịch trình:

năm thời hạn

Hồ sơ nội bộ

Điều lệ tổ chức; quy chế quản lý nội bộ; (dài hạn) 20 năm

Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;(trung

Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; (dài hạn) Vĩnh

viễnGiấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy

5 năm

Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;(ngắn hạn) 5 năm

Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanhtra, kết luận của tổ chức kiểm toán; ( trung hạn) 10 năm

Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằngnăm (ngắn hạn).

Hồ sơ hủy thực phẩm thừa cuối ngày (ngắn hạn) 5 năm

Hồ sơ niêm yết giá, biên bản xử lý vi phạm khách dùngthừa thức ăn (ngắn hạn) 5 năm

Hồ sơ lưu mẫu thử thực phẩm và đồ dùng mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng.(ngắn hạn)

5 năm

Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ dữ liệu thông tin khách hàng (Trung hạn) 10 năm

Hồ sơ khách hàng giao dịch (ngắn hạn) 5 năm

Hồ sơ địa chỉ giao nhận hàng của khách (ngắn hạn) 5 năm

Hồ sơ về lao

động tiền lương

Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ

sơ nguyên tắc) (dài hạn) Đến khi văn bản

hết hiệu lực thi hành

Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành

và báo cáo thực hiện (dài hạn) Vĩnh viễn

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành vàbáo cáo thực hiện (dài hạn) Vĩnh Viễn

Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức (dài

Công văn trao đổi về tiền lương.( trung hạn) 10 năm

Hồ sơ về tài

chính kế toán

Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về giá ( dài hạn) Vĩnh viễn

Hồ sơ Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định,thanh toán công nợ (dài hạn) 20 năm

Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh

lý tài sản cố định

- Nhà đất ( dài hạn)

- Tài sản khác (dài hạn)

Vĩnh viễn (nhà đất)

20 năm(Tài sản khác)

Sổ sách kế toán:

- Sổ tổng hợp (dài hạn)

- Sổ chi tiết (trung hạn)

20 năm(sổ tổng hợp)

10 năm(sổ chi tiết)

● Phát triển lịch trình: ( Khi phát sinh hồ sơ mới)

Dưa trên sự biến động của hồ sơ đang quản lý ở trên , nhân viên phụ tráchquản lý hồ sơ cần điều chỉnh nội dung để phù hợp với hoạt động của doanhnghiệp và chỉ được thực hiện khi sự thay đổi khi ảnh hưởng đến hệ thống củaCông ty

Ví dụ: Hồ sơ mới nhiều quá tải không còn không gian lưu giữ

Khi phát sinh ra một số lượng hồ sơ mới đủ lớn thì nhân viên quản lý hồ sơcần phát triển thay đổi nó cho phù hợp

Ví dụ: thêm kho lưu trữ, xoá và tiêu huỷ hồ sơ sắp hết hạn hoặc có thể

Bước 4: Thực hiện, áp dụng lịch trình lưu giữ hồ sơ đối với việc duy trì và loại bỏ hồ sơ:

Áp dụng , thực hiện đúng lịch trình đã xây dựng vào việc duy trì đối với các hồ sơ đangcòn hoạt động và huỷ bỏ những loại hồ sơ hết giá trị ra khỏi hệ thống:

● Đối với hồ sơ đang còn hoạt động :

Các hồ sơ khi đang còn hạn lưu trữ (dựa vào thời hạn) , các phòng ban tiếp tụclưu giữ và bảo quản hồ sơ :

Lưu giữ rõ ràng thích hợp, Căn cứ vào nội dung hồ sơ , xác định thời gian lưugiữ để dễ dàng quản lý.

Nhân viên quản lý hồ sơ có trách nhiệm hàng tuần sắp sếp, kiểm kê Định kỳhàng tuần các nội dung công việc trong Ngân hàng Vietcombank

● Đối với hồ sơ hết giá trị:

Các hồ sơ khi hết hạn lưu trữ ( dựa vào giá trị sau đó mới xác định thời hạn),các phòng ban tiến hành kiểm tra và hủy:

Đối với các hồ sơ bình thường: Trưởng phòng ban kiểm tra và cho tiến hànhhủy

Đối với các hồ sơ mật: phòng ban lập “Phiếu yêu cầu hồ sơ” trình TGĐ phêduyệt

Việc hủy hồ sơ có thể thực hiện theo nhiều phương pháp khác nhau như:

xé, đốt hay gạch chéo để sử dụng mặt còn lại

Riêng hồ sơ mật phải dùng phương pháp xé nhỏ hoặc đốt

3 QUẢN LÝ HỒ SƠ HOẠT ĐỘNG:

a Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu:

● Nguyên tắc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực Công Ty,doanh nghiệp được quy đinh theo thông tư số 09/2011/TT-

BNV(https://als.com.vn/quy-dinh-ve-luu-tru-ho-so-tai-lieu) Cụ thể:

● Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được xác định trên cơ sở phân tích và đánh giá toàn diện, đúng đắn giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của tài liệu đối với đơn vị, Ngành và Quốc gia

● Thời hạn bảo quản của từng hồ sơ được xác định trên cơ sở tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ

b Nhân sự:

Vị trí: Cán bộ Quản lý hồ sơ (1 người)

● Tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ như: kiểm tra, nhập dữ liệu, lưu trữ, thông báo, phân phối hồ sơ, cập nhật trên hệ thống, lưu trữ hồ sơ trong tủ dữ liệu, tạo mã hồ

sơ, v.v… khi tiếp nhận hồ sơ từ nhà thầu, các phòng/ban trong công ty

● Hỗ trợ các nhân viên trong cùng phòng / ban

● Báo cáo lên Trưởng phòng quản lý hồ sơ nếu có sự cố trong việc quản lý hồ sơ

● Tuân thủ quy trình, nội quy, hướng dẫn, v.v… do Công ty và Phòng Quản lý hồ sơ ban hành

● Sắp xếp và thường xuyên kiểm tra tình trạng hồ sơ bản cứng được lưu trữ tại văn phòng

● Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của cấp trên trực tiếp

Vị trí: Nhân viên lưu trữ hồ sơ, tài liệu (3 người)

Mô tả công việc

● Thực hiện việc tiếp nhận, lưu trữ bảo quản kho chứng từ, hồ sơ tài liệu ngân hàng

● Mở sổ giao nhận chứng từ kế toán từ luồng xử lý giao dịch tại đơn vị và các phònggiao dịch trực thuộc

● Phân loại chứng từ kế toán theo thời hạn lưu trữ

● Định kỳ thực hiện kiểm kê kho chứng từ, tài liệu theo quy định

● Thực hiện các công việc liên quan theo sự phân công của Cán bộ quản lý

Vị trí: Nhân viên bảo vệ ngân hàng (2 người)

Mô tả công việc:

● Kiểm soát khách hàng và phương tiện ra vào Ngân Hàng

● Sắp xếp xe, dẫn xe hỗ trợ khách hàng

● Theo dõi an ninh qua hệ thống camera

● Kiểm tra phòng cháy chữa cháy

● Canh gác nghiêm túc, đảm bảo an ninh an toàn mục tiêu

Vị trí: Nhân viên phụ kho vận chuyển và sắp xếp tổng hợp (2 người)

Mô tả công việc:

● Sắp xếp các thùng hồ sơ khối lượng lớn vào vị trí yêu cầu

● Lấy hồ sơ ra và để lại vị trí cũ theo yêu cầu

● Di chuyển hồ sơ đến vị trí chỉ định

c Cơ sở vật chất:

Kho lưu trữ hồ sơ

● Về địa điểm và kết cấu: Kho Lưu trữ phải đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảoquản an toàn tài liệu lưu trữ; bảo đảm chắc chắn, phòng chống được đột nhập, gió bão, ngập lụt, chuột, mối và các loại côn trùng; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ; nền Kho phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi

● Về diện tích: Bảo đảm đủ diện tích để bảo quản hồ sơ, tài liệu

● Về môi trường: Bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc, thông thoáng…

● Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn

● Bố trí phòng phục vụ khách hàng riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ (trong trường hợp đầu tư xây dựng mới)

● Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn

● Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy

Tiêu chuẩn trang thiết bị và bố trí các khu vực khác trong kho lưu trữ

● Sau khi xây dựng xong kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng, cần phải mua sắm trang thiết bị như giá, hộp, bìa đựng tài liệu theo Tiêu chuẩn quốc gia ban hành kèm theoQuyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ

(https://sonoivu.hochiminhcity.gov.vn/documents/20142/161522/QD_BKHCN_1687.pdf/f8a44cc4-7cdc-7686-25a3-3974c41d4dd0)

● Bố trí các khu vực tại tầng trệt gồm: Phòng làm việc hành chính, Phòng nghiệp vụ

và Phòng phục vụ khách hàng