Khái quát về công ty tnhh mtv nhà hàng hoàng yến

Sắp xếp hồ sơ:a Vòng đời hồ sơ của Cơng Ty Hồng Yến:Tham khảo trong nguyên tắc xác định thời hạn bảo quản hồ sơtheo bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TPHCM KHOA THƯ VIỆN THÔNG TIN HỌC ─ ─ ─ 🙞 🕮 🙜 ─ ─ ─ Bài Tập Nhóm Môn: Marketing Truyền Thông Giảng viên: Mai Mỹ Hạnh (Lớp: QLTTB)  Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 17 tháng 10 năm 2022\ MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU I KHÁI QT VỀ CƠNG TY TNHH MTV NHÀ HÀNG HỒNG YẾN .5 II CÁC LOẠI HỒ SƠ CĨ THỂ CĨ TRONG CƠNG TY .6 Hồ sơ nội công ty: Hồ sơ nhân sự: Hồ sơ vệ sinh an toàn thực phẩm: .6 Hồ sơ thông tin khách hàng: .6 Hồ sơ lao động tiền lương: .6 Hồ sơ tài kế tốn .7 III THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ: Sắp xếp hồ sơ: .8 a) Vòng đời hồ sơ Cơng Ty Hồng Yến: .8 b) Phương thức quản lý: .8 c) Chuẩn bị trang thiết bị: DUY TRÌ VÀ LOẠI BỎ HỒ SƠ: Bước 1: Khảo sát tổng thể kiểm kê số lượng, chất lượng hồ sơ sau xếp: .9 Bước 2: Tổng hợp phân loại hồ sơ kiểm kê: .11 Bước 3: Xây dựng phát triển lịch trình lưu giữ hồ sơ: 11 Bước 4: Thực hiện, áp dụng lịch trình lưu giữ hồ sơ việc trì loại bỏ hồ sơ: 14 QUẢN LÝ HỒ SƠ HOẠT ĐỘNG: 16 a Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu: 16 b Nhân sự: 16 QUẢN LÝ HỒ SƠ KHÔNG HOẠT ĐỘNG: 18 a Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu: 18 b Di chuyển hồ sơ .18 c Tiêu hủy hồ sơ 18 BẢO VỆ HỒ SƠ: 19 a Bảo vệ hồ sơ truyền thống: .19 b Bảo vệ hồ sơ điện tử: 21 KẾT LUẬN .22 LỜI NĨI ĐẦU Với vai trị sinh viên năm thuộc ngành Quản lý thông tin, Khoa Thư viện – Thông tin học, trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQG-TPHCM Thông qua việc tìm hiểu Cơng ty TNHH MTV Nhà hàng Hồng Yến, đồng thời nhận thấy tính chất hoạt động, hình thức hồ sơ tổ chức, chúng em tiến hành thực thiết kế chương trình quản lý hồ sơ Bên cạnh nỗ lực cố gắng thành viên nhóm kiến thức học từ mơn Quản lý hồ sơ, cịn có hướng dẫn nhiệt tình giảng viên – Th.S Mai Mỹ Hạnh giúp nhóm chúng em hồn thành đồ án kỳ Trong q trình làm cịn thiếu sót, mong nhận góp ý Cơ để chúng em hồn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên tham gia thực hiện: K’ Vũ Hoàng Anh-2056210049 Đặng Tấn Lộc-2056210060 Lương Xuân Vinh-2056210134 Ma Thanh Tuấn-2056210058 Đinh Thị Hoàng Anh-2056210048 Hle Bya-2056210050 Thạch Thị Oanh Ny-2056210055 Lâm Thị Ái Linh-2056210052 NỘI DUNG I KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV NHÀ HÀNG HOÀNG YẾN Thương hiệu Hoàng Yến từ lâu trở thành điểm đến quen thuộc người yêu ẩm thực truyền thống Việt Nam Nét đặc sắc khó qn Hồng Yến tạo nên hồn ăn, đúc kết từ niềm đam mê khám phá mỹ vị ẩm thực ba miền người sáng lập lưu giữ nét văn hố tác phẩm Hồng Yến ln chinh phục khách hàng dù khó tính ăn riêng, từ dân dã cánh gà chiên nước mắm, thịt kho nước dừa, canh cua rau đay, chả cá cơm cháy,… đến sang trọng tinh tế tôm kho tàu, cơm hấp sen, hải sâm cơm cháy, miến cua tay cầm, chả cá Lã Vọng, chả mực Hạ Long,… Thực khách tự khám phá nét dun ẩm thực Việt Nam qua ăn truyền thống biến tấu sáng tạo từ nguyên liệu vốn đơn giản Việt Từ nhà hàng cơm Việt, hệ thống nhà hàng Hoàng Yến ln ln tự hào giới thiệu ăn đậm đà hương vị Việt đến với người ln u mến văn hóa ẩm thực truyền thống Việt Nam Bên cạnh đó, Hồng Yến ln khám phá chế biến nên ăn Âu Á đặc sắc với mong muốn giao thoa, hội nhập với văn hóa ẩm thực giới, đa dạng gu ẩm thực đem lại mẻ cho khách hàng Lĩnh hội nét độc đáo ba miền Bắc – Trung – Nam đúc kết nguyên vật liệu mang đậm hồn Việt, đầu bếp tài hoa Hồng Yến mong muốn mang đến ăn nồng nàn hương vị đặc trưng địa phương riêng theo phong cách Hoàng Yến Sứ mệnh phát triển Hồng Yến Group: – Món ăn ngon phục vụ tận tình chu đáo – Mang đến niềm vui ấm áp cho người – Thương hiệu dẫn đầu ẩm thực truyền thống Việt – Đa dạng hóa sản phẩm loại hình dịch vụ II II CÁC LOẠI HỒ SƠ CĨ THỂ CĨ TRONG CƠNG TY Để thiết kế chương trình quản lý hồ sơ cho tổ chức nói chung Cơng ty Hồng Yến nói riêng, việc hiểu rõ loại hồ sơ mà tổ chức có quan trọng tảng chương trình quản lý hồ sơ tính phù hợp cần thiết nhu cầu quản lý tổ chức Dưới loại hồ sơ có Cơng ty Hồng Yến : Hồ sơ nội cơng ty:  Điều lệ tổ chức; quy chế quản lý nội bộ;  Sổ đăng ký thành viên sổ đăng ký cổ đông;  Văn bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp;  Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép giấy chứng nhận khác; Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản công ty;  Biên họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; định doanh nghiệp;  Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;  Báo cáo Ban kiểm soát, kết luận quan tra, kết luận tổ chức kiểm toán;  Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài năm Hồ sơ nhân sự:  Hồ sơ xin việc, CV, thông tin cá nhân cấp  Các loại hồ sơ phịng, ban: ban kế tốn, ban KHĐT, phận kinh doanh, ban truyền thông, ban HCNS, Hồ sơ vệ sinh an toàn thực phẩm:  Hồ sơ nhập hàng,cung ứng thực phẩm ngày, tuần, tháng  Hồ sơ hủy thực phẩm thừa cuối ngày  Hồ sơ niêm yết giá, biên xử lý vi phạm khách dùng thừa thức ăn  Hồ sơ lưu mẫu thử thực phẩm đồ dùng ngày, tuần, tháng Hồ sơ thông tin khách hàng:  Hồ sơ liệu thông tin khách hàng  Hồ sơ khách hàng giao dịch  Hồ sơ địa giao nhận hàng khách Hồ sơ lao động tiền lương:  Tập văn tiền lương gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc)  Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương ngành báo cáo thực  Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp ngành báo cáo thực  Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức, viên chức  Công văn trao đổi tiền lương 6 Hồ sơ tài kế tốn  Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định giá  Hồ sơ Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, tốn cơng nợ  Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhượng, bàn giao, lý tài sản cố định - Nhà đất - Tài sản khác  Sổ sách kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết  Kết luận: Từ đó, ta thấy ngân hàng nói chung Cơng ty Hồng Yến nói riêng có đa dạng loại hồ sơ với số lượng không nhỏ với cách thức tính chất khác Vì chương trình quản lý hồ sơ cần thiết kế nhằm đáp ứng tính phù hợp nhu cầu cần thiết cơng ty Hồng Yến III THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ: Sắp xếp hồ sơ: a) Vịng đời hồ sơ Cơng Ty Hoàng Yến: Tham khảo nguyên tắc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ theo bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức ban hành kèm theo thông tư số 09/2011/TT-BNV -Hồ sơ, tài liệu tài kế tốn: vịng năm, 10 năm 20 năm có loại vĩnh viễn -Hồ sơ nội bộ: vĩnh viễn -Hồ sơ lao động tiền lương: năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm có loại vĩnh viễn -Hồ sơ vệ sinh an toàn thực phẩm: năm, 10 năm 20 năm có loại vĩnh viễn - b) Phương thức quản lý: Từ vòng đời thời hạn bảo quản hồ sơ nói đến kết hợp với thực tế (Cơng ty Hồng Yến có bao gồm 14 chi nhánh hai thành phố lớn TP HCM, HN) với khách hàng phần lớn tài liệu giấy -> Việc xếp hồ sơ chương trình quản lý hồ sơ cho cơng ty Hồng Yến chia làm phần, cụ thể quản lý hồ sơ giấy sử dụng phương thức quản lý theo chữ số quản lý hồ sơ điện tử kết hợp quản lý theo vùng địa lý chữ số -Quản lý hồ sơ giấy: loại hồ sơ chưa số hoá Những tài liệu lưu trữ chi nhánh ngân hàng cụ thể bảo quản tủ, giá đựng hồ sơ theo phương thức quản lý theo chữ -Quản lý hồ sơ điện tử: loại hồ sơ số hoá từ hồ sơ giấy Tài liệu sau số hoá cách chuyển đổi hồ sơ dạng giấy in, viết tay, ảnh,… sang tài liệu số PDF, file hình, file văn bản, tạo lập hệ thống ngân hàng c) Chuẩn bị trang thiết bị: -Đảm bảo chi nhánh, văn phịng làm việc cơng ty Hồng Yến có đầy đủ thiết bị để quản lý hồ sơ giấy như: loại tủ, giá đựng hồ sơ (tủ đứng, tủ bên, kệ hồ sơ di động, kệ quay, ) cần xem xét tính bảo mật hồ sơ để chọn tủ có khố hay khơng, đặc biệt quan tâm đến an toàn cháy nổ -Mỗi nhân viên cần trang bị máy tính nơi làm việc để dễ dàng cập nhật tài liệu lên hệ thống DUY TRÌ VÀ LOẠI BỎ HỒ SƠ: Bước 1: Khảo sát tổng thể kiểm kê số lượng, chất lượng hồ sơ sau xếp: Xây dựng biểu mẫu để kiểm kê, khảo sát hồ sơ xếp: Cơ quan Bộ phận / Bộ Vị trí Hồ sơ Tên ghi phận Số lịch biểu lưu giữ hồ sơ (nếu biết) Mơ tả Dịng Ghi Bao gồm nội dung (ví dụ: báo cáo, ứng dụng, thư từ) mục đích Nếu trùng lặp, liệt kê vị trí tệp gốc Tệp gốc Tệp trùng lặp Phương tiện (đánh dấu vào tất 10 Phân loại quyền riêng tư liệu (liệt lưu trữ câu phù hợp) kê số hiệu ngày phân loại tạm thời) Giấy Khác (danh Côngkhai sách) Microfilm Tư nhân _ Đầu máy _ Bí mật tính _ _ Riêng (những người qua đời) _ Điện tử _ _ Bí mật (người qua đời) Hình ảnh không công bố _ Trang trình Bảo vệ khơng cơng khai _ bày 12 Một hồ sơ quan trọng điều cần thiết Thẻ máy để tiếp tục nối lại hoạt động bạn tính sau thảm họa 11 Khoảng thời gian lưu giữ A Có tài liệu loạt hồ sơ đề xuất coi quan trọng không? A Thời gian dài hạn Có Khơng B Nếu có, điều quan trọng B Thời gian trung sao? hạn 10 C Thời gian ngắn hạn Bước 2: Tổng hợp phân loại hồ sơ kiểm kê: ● Phụ trách: Nhân viên quản lý hồ sơ cơng ty Hồng Yến ● Công cụ hỗ trợ: quét mã vạch Phân loại Số lượng Hồ sơ nội loại hồ sơ Hồ sơ nhân loại hồ sơ Hồ sơ vệ sinh an toàn thực phẩm loại hồ sơ Hồ sơ thông tin khách hàng loại hồ sơ Hồ sơ lao động tiền lương loại hồ sơ Hồ sơ tài kế tốn loại hồ sơ Bước 3: Xây dựng phát triển lịch trình lưu giữ hồ sơ: ● Cơ sở pháp lý: ● Nguyên tắc xác định: 11 ● Xây dựng lịch trình: Hồ sơ Chi tiết hồ sơ Tổng số Hồ sơ nội Điều lệ tổ chức; quy chế quản lý nội bộ; (dài hạn) năm Hồ sơ nhân thời hạn 20 năm Sổ đăng ký thành viên sổ đăng ký cổ đông;(trung 10 năm hạn) Văn bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; (dài hạn) Vĩnh viễn Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép giấy chứng nhận khác;( trung hạn) 10 năm Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản công 10 năm ty; ( trung hạn) Biên họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ năm đông, Hội đồng quản trị; định doanh nghiệp;( ngắn hạn) Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;(ngắn hạn) năm Báo cáo Ban kiểm soát, kết luận quan 10 năm tra, kết luận tổ chức kiểm toán; ( trung hạn) Sổ kế toán, chứng từ kế tốn, báo cáo tài năm năm (ngắn hạn) Hồ sơ xin việc, CV, thông tin cá nhân ( kể từ nghỉ việc) năm Hồ sơ phòng ban Vĩnh viễn 12 Hồ sơ nhập hàng,cung ứng thực phẩm ngày, năm tuần, tháng (ngắn hạn) Hồ sơ vệ Hồ sơ hủy thực phẩm thừa cuối ngày (ngắn hạn) năm sinh an toàn thực phẩm Hồ sơ niêm yết giá, biên xử lý vi phạm khách dùng năm thừa thức ăn (ngắn hạn) Hồ sơ lưu mẫu thử thực phẩm đồ dùng ngày, năm tuần, tháng.(ngắn hạn) Hồ sơ liệu thông tin khách hàng (Trung hạn) 10 năm Hồ sơ nhân Hồ sơ khách hàng giao dịch (ngắn hạn) năm Hồ sơ địa giao nhận hàng khách (ngắn hạn) năm Tập văn tiền lương gửi chung đến quan (hồ Đến sơ nguyên tắc) (dài hạn) văn hết hiệu Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương ngành lực thi báo cáo thực (dài hạn) hành Vĩnh viễn Hồ sơ lao động tiền lương Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp ngành Vĩnh báo cáo thực (dài hạn) Viễn Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức, viên chức (dài 20 năm hạn) Công văn trao đổi tiền lương.( trung hạn) 10 năm 13 Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định giá ( dài hạn) Vĩnh viễn Hồ sơ tài Hồ sơ Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, 20 năm kế tốn tốn cơng nợ (dài hạn) Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhượng, bàn giao, Vĩnh viễn lý tài sản cố định (nhà đất) 20 năm - Nhà đất ( dài hạn) (Tài sản khác) - Tài sản khác (dài hạn) Sổ sách kế toán: 20 năm (sổ tổng - Sổ tổng hợp (dài hạn) hợp) 10 năm - Sổ chi tiết (trung hạn) (sổ chi tiết) ● Phát triển lịch trình: ( Khi phát sinh hồ sơ mới) Dưa biến động hồ sơ quản lý , nhân viên phụ trách quản lý hồ sơ cần điều chỉnh nội dung để phù hợp với hoạt động doanh nghiệp thực thay đổi ảnh hưởng đến hệ thống Công ty Ví dụ: Hồ sơ nhiều q tải khơng cịn không gian lưu giữ Khi phát sinh số lượng hồ sơ đủ lớn nhân viên quản lý hồ sơ cần phát triển thay đổi cho phù hợp Ví dụ: thêm kho lưu trữ, xoá tiêu huỷ hồ sơ hết hạn Bước 4: Thực hiện, áp dụng lịch trình lưu giữ hồ sơ việc trì loại bỏ hồ sơ: Áp dụng , thực lịch trình xây dựng vào việc trì hồ sơ hoạt động huỷ bỏ loại hồ sơ hết giá trị khỏi hệ thống: ● Đối với hồ sơ hoạt động : Các hồ sơ hạn lưu trữ (dựa vào thời hạn) , phòng ban tiếp tục lưu giữ bảo quản hồ sơ : 14 Lưu giữ rõ ràng thích hợp, Căn vào nội dung hồ sơ , xác định thời gian lưu giữ để dễ dàng quản lý Nhân viên quản lý hồ sơ có trách nhiệm hàng tuần sếp, kiểm kê Định kỳ hàng tuần nội dung công việc Ngân hàng Vietcombank ● Đối với hồ sơ hết giá trị: Các hồ sơ hết hạn lưu trữ ( dựa vào giá trị sau xác định thời hạn), phòng ban tiến hành kiểm tra hủy: Đối với hồ sơ bình thường: Trưởng phòng ban kiểm tra cho tiến hành hủy Đối với hồ sơ mật: phòng ban lập “Phiếu yêu cầu hồ sơ” trình TGĐ phê duyệt Việc hủy hồ sơ thực theo nhiều phương pháp khác như: xé, đốt hay gạch chéo để sử dụng mặt lại Riêng hồ sơ mật phải dùng phương pháp xé nhỏ đốt 15 QUẢN LÝ HỒ SƠ HOẠT ĐỘNG: a Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu: ● Nguyên tắc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lĩnh vực Công Ty, doanh nghiệp quy đinh theo thông tư số 09/2011/TT- BNV(https://als.com.vn/quy-dinh-ve-luu-tru-ho-so-tai-lieu) Cụ thể: ● Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu xác định sở phân tích đánh giá tồn diện, đắn giá trị thực tiễn giá trị lịch sử tài liệu đơn vị, Ngành Quốc gia ● Thời hạn bảo quản hồ sơ xác định sở tài liệu có giá trị cao hồ sơ b Nhân sự: Vị trí: Cán Quản lý hồ sơ (1 người) ● Tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ như: kiểm tra, nhập liệu, lưu trữ, thông báo, phân phối hồ sơ, cập nhật hệ thống, lưu trữ hồ sơ tủ liệu, tạo mã hồ sơ, v.v… tiếp nhận hồ sơ từ nhà thầu, phòng/ban công ty ● Hỗ trợ nhân viên phòng / ban ● Báo cáo lên Trưởng phịng quản lý hồ sơ có cố việc quản lý hồ sơ ● Tuân thủ quy trình, nội quy, hướng dẫn, v.v… Cơng ty Phòng Quản lý hồ sơ ban hành ● Sắp xếp thường xuyên kiểm tra tình trạng hồ sơ cứng lưu trữ văn phịng ● Thực cơng việc khác có yêu cầu cấp trực tiếp Vị trí: Nhân viên lưu trữ hồ sơ, tài liệu (3 người) Mô tả công việc ● Thực việc tiếp nhận, lưu trữ bảo quản kho chứng từ, hồ sơ tài liệu ngân hàng ● Mở sổ giao nhận chứng từ kế toán từ luồng xử lý giao dịch đơn vị phòng giao dịch trực thuộc ● Phân loại chứng từ kế toán theo thời hạn lưu trữ ● Định kiểm kê kho chứng từ, tài liệu theo quy định ● Thực công việc liên quan theo phân công Cán quản lý Vị trí: Nhân viên bảo vệ ngân hàng (2 người) Mơ tả cơng việc: ● Kiểm sốt khách hàng phương tiện vào Ngân Hàng 16 ● Sắp xếp xe, dẫn xe hỗ trợ khách hàng ● Theo dõi an ninh qua hệ thống camera ● Kiểm tra phòng cháy chữa cháy ● Canh gác nghiêm túc, đảm bảo an ninh an tồn mục tiêu Vị trí: Nhân viên phụ kho vận chuyển xếp tổng hợp (2 người) Mô tả công việc: ● Sắp xếp thùng hồ sơ khối lượng lớn vào vị trí yêu cầu ● Lấy hồ sơ để lại vị trí cũ theo yêu cầu ● Di chuyển hồ sơ đến vị trí định c Cơ sở vật chất: Kho lưu trữ hồ sơ ● Về địa điểm kết cấu: Kho Lưu trữ phải đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; bảo đảm chắn, phòng chống đột nhập, gió bão, ngập lụt, chuột, mối loại trùng; khơng bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ tầng hầm tầng trụ sở quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ; Kho phải xử lý chống mối, phẳng, chịu ma sát khơng gây bụi ● Về diện tích: Bảo đảm đủ diện tích để bảo quản hồ sơ, tài liệu ● Về môi trường: Bảo đảm yêu cầu nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc, thơng thống… ● Hệ thống điện phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an tồn ● Bố trí phịng phục vụ khách hàng riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ (trong trường hợp đầu tư xây dựng mới) ● Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn ● Trang bị đủ phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy Tiêu chuẩn trang thiết bị bố trí khu vực khác kho lưu trữ ● Sau xây dựng xong kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng, cần phải mua sắm trang thiết bị giá, hộp, bìa đựng tài liệu theo Tiêu chuẩn quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng năm 2012 Bộ Khoa học Công nghệ (https://sonoivu.hochiminhcity.gov.vn/documents/20142/161522/QD_BKHCN_16 87.pdf/f8a44cc4-7cdc-7686-25a3-3974c41d4dd0) ● Bố trí khu vực tầng gồm: Phịng làm việc hành chính, Phịng nghiệp vụ Phòng phục vụ khách hàng 17 ● Phòng nghiệp vụ: Dùng để tiếp nhận tài liệu, chụp, chỉnh lý, khử trùng tài liệu, để tài liệu hết giá trị… ● Phịng làm việc hành chính: Dành cho cơng chức, viên chức, người lao động quản lý Kho ● Phòng phục vụ khách hàng: Bố trí vị trí thuận tiện để phục vụ, có diện tích phù hợp, có hệ thống cách âm tốt, thơng gió, đủ ánh sáng; có đủ cơng cụ tra cứu mục lục hồ sơ, máy tính cơng cụ tra cứu khác 18 QUẢN LÝ HỒ SƠ KHÔNG HOẠT ĐỘNG: a Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu: ● Nguyên tắc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức ban hành kèm theo thông tư số 09/2011/TT- BNV Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu xác định sở phân tích đánh giá toàn diện, đắn giá trị thực tiễn giá trị lịch sử tài liệu đơn vị, Ngành Quốc gia ● Thời hạn bảo quản hồ sơ xác định sở tài liệu có giá trị cao hồ sơ ● Nếu hồ sơ hết hết thời hạn khơng cịn giá trị tiến hành di chuyển hồ sơ đến khu vực khác tiêu hủy theo quy định b Di chuyển hồ sơ ● Phân loại hồ sơ hoạt động hết hạn kệ riêng: ngắn hạn, trung hạn, dài hạn để dễ quản lý, trích lục c Tiêu hủy hồ sơ ● Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm thủ tục quy trình quy định theo Cơng văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị (https://sonoivu.hochiminhcity.gov.vn/-/879-vtltnn-nv-p) ● Tài liệu hết giá trị phải Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức xem xét quan quản lý lưu trữ cấp thẩm định trước người có thẩm quyền định tiêu huỷ; ● Khi Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức xét huỷ tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; ● Khi tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải đảm bảo tiêu hủy hết thông tin ghi tài liệu 19 BẢO VỆ HỒ SƠ: a Bảo vệ hồ sơ truyền thống: o Những vấn đề chung bảo quản ● Lưu giữ, xếp, bảo vệ cách ● Bảo quản thay hồ sơ ● Điều chỉnh kiểm soát tài liệu o Các bước xây dựng chương trình bảo quản ● Đánh giá điều kiện môi trường ▪ Nhà cửa, phịng ốc: tình trạng mái nhà tường, tầng hầm, kho chứa, vệ sinh,… ▪ Môi trường bên kho: Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng ▪ An ninh, an toàn: trang thiết bị phòng chống cháy nổ, thiên tai, cháy nổ ▪ Đánh giá mức độ phù hợp môi trường kho việc lưu trữ bảo quản vốn hồ sơ ● Đánh giá tình trạng tài liệu ▪ Mô tả hồ sơ ▪ Tình trạng hồ sơ ▪ Đặc điểm giấy ▪ Cung cấp kiện số cần thiết cho việc lập kế hoạch quản lý tốt ● Xác định nguồn lực bảo quản hồ sơ ▪ Nhân viên quản lý hồ sơ ▪ Quản lý kho o Chương trình bảo quản chi tiết: Đánh giá điều kiện môi trường: ● Nhiệt độ và độ ẩm: ▪ Nhiệt độ cao giấy bị giòn và ố vàng ▪ Tài liệu hư hỏng nhanh ▪ Độ ẩm cao ▪ Thông gió kém tạo điều kiện cho nấm móc phát triển ▪ Hư hỏng về vật lý và hóa học của tài liệu ⇒ Nhiệt độ phù hợp: 18 – 22 độ C ⇒ Độ ẩm phù hợp: 45 – 55% 20