Bài Báo Cáo Bộ Môn Phân Tích Nghiệp Vụ The Business Analysis Process Model.pdf

- Hai ví dụ về các kỹ thuật có thể cung cấp kích thích cho các ý tưởng sáng tạo là đảongược giả định, trong đó các giả định về một tình huống được liệt kê và đảo ngược,và các từ hoặc hìn

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT KẾ

KHOA CNTT KINH DOANH

BÀI BÁO CÁO

BỘ MÔN PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ

Chủ đề: THE BUSINESS ANALYSIS PROCESS MODEL

Giáo viên hướng dẫn: Hồ Thị Thanh Tuyến Nhóm thực hiện: Nhóm 6

1 Ngô Định Tùng ( Nhóm trưởng )

2 Tạ Đức Minh

3 Lê Minh Quân

4 Nguyễn Ngọc Kim Ngân

5 Nguyễn Thị Xuân Anh

6 Nguyễn Hoàng Long Nguyên

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

đầu Ngày kếtthúc Nhận xétNgô Định Tùng

( Nhóm trưởng ) - Soạn nội dung và câu hỏi Kahoot( An approach to problem-solving )

- Thuyết trình

- Dẫn Kahoot

23/1/2022 28/1/2022

Tạ Đức Minh - Soạn nội dung và câu hỏi Kahoot

(Investigating the situation +Considering perspectives)

- Thuyết trình

23/1/2022 28/1/2022

Lê Minh Quân - Soạn nội dung và câu hỏi Kahoot

(Analysing needs + Evaluatingoptions)

Ngân -Tổng hợp nội dung- Làm bài báo cáo

- Soạn bài powerpoint

23/1/2022 28/1/2022

Nguyễn Thị Xuân

Anh -Tổng hợp nội dung- Làm bài báo cáo

- Soạn bài powerpoint

23/1/2022 28/1/2022

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU

4 II NỘI DUNG

4 PHẦN 1: AN APPROACH TO PROBLEM-SOLVING 4

1 Mess finding 5

2 Data finding 6

3 Problem finding 8

4 Idea finding 8

5 Solution finding 9

6 Acceptance finding 9

PHẦN 2: THE PROCESS MODEL 10

1 Investigate situation 10

2 Consider perspective 13

3 Analysing needs 13

4 Evaluating options 16

5 Defining requirement 19

6 Delivering changes 22

I/ GIỚI THIỆU

Bất cứ một doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ thì trong quá trình phát triển sẽ gặp một sốvấn đề về quy trình kinh doanh Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo, cần phải phân tích quytrình kinh doanh để thay đổi hoặc cải tiến giúp hệ thống doanh nghiệp hoạt động trơn truhơn Đó cũng là nguyên nhân cho sự ra đời của nghề BA ( Business Analyst )

Phân tích quy trình kinh doanh là quá trình xác định các yêu cầu kinh doanh và quyết địnhcác giải pháp giải quyết tốt nhất các vấn đề kinh doanh Điều này có thể bao gồm cải tiếnquy trình, phát triển chính sách, thay đổi tổ chức hoặc lập kế hoạch chiến lược

Sử dụng phân tích quy trình kinh doanh giúp các doanh nghiệp xác định các yếu tố bất lợitrong một hoạt động và xác định cách vượt qua các trở ngại Nếu không có một phân tíchđúng đắn, doanh nghiệp sẽ lãng phí rất nhiều thời gian và công sức để giải quyết các vấn

đề sai hoặc chuyển từ phần mềm này sang phần mềm khác

Có rất nhiều công cụ và kỹ thuật có sẵn để nhà phân tích kinh doanh sử dụng nhưng hômnay nhóm chúng mình sẽ giới thiệu đến cho các bạn 2 mô hình là problem solving model

và business analysis process model

II/ NỘI DUNG

PHẦN 1: AN APPROACH TO PROBLEM-SOLVING

Mô hình này được sáng tạo bởi Isaksen và Treffinger Dưới đây là quy trình từng bướccủa problem solving model tận dụng khả năng sáng tạo của một cá nhân Giống như hầuhết các mô hình khác, problem solving model bắt đầu bằng việc đánh giá hoặc thu thập dữ

liệu cho đến khi lựa chọn được giải pháp tốt nhất có thể trong số nhiều phương án với hyvọng sẽ giải quyết được vấn đề Chúng ta hãy xem xét điều này!

1 Mess finding

- Đây là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích kinh doanh Giai đoạn này nhằm

tìm hiểu về mức độ phức tạp của tình huống vấn đề Mỗi tình huống vấn đề có thểphức tạp và chứa đựng nhiều vấn đề và mối quan tâm khác nhau nên nó trở thành

“ một mớ hỗn độn “ Bạn cần nắm rõ tình hình hoàn chỉnh trước khi đi sâu vào cáclựa chọn và giải pháp.Từ đó, bạn có thể thảo luận về tình huống bạn đang lo lắng vàsuy nghĩ về một danh sách mục tiêu cần đạt được

- Cách tiếp cận bằng the rich picture là một cách để khám phá, thừa nhận và xác định

một tình huống và thể hiện nó thông qua các sơ đồ để tạo ra một mô hình tinh thần

sơ bộ Một bức tranh phong phú giúp mở ra cuộc thảo luận và đi đến sự hiểu biếtrộng rãi, được chia sẻ về một tình huống Ngoài ra còn cách tiếp cận bằng mindmapkhá quen thuộc với chúng ta

Giả định: TikTok là nền tảng video âm nhạc và mạng xã hội của Trung Quốc được ra mắt

vào năm 2017, dành cho các thị trường bên ngoài Trung Quốc Bởi Trương Nhất Minh,người sáng lập của ByteDance Video khoe thân, khêu gợi; nội dung nhảm nhí, 'mì ănliền'; các trào lưu nguy hiểm, độc hại là những thứ xuất hiện đầy rẫy trên TikTok mỗingày Mỗi video chỉ khoảng vài chục giây nhưng sức truyền đạt thông tin, hình ảnh bắtmắt, nhạc nền hay khiến TikTok đang là một ứng dụng phổ biến nhất trên thế giới Nhưngbên cạnh đó, TikTok lại ẩn chứa không ít sản phẩm độc hại, nhảm nhí, có nội dung tiêucực, không phù hợp với lứa tuổi thanh thiếu niên, trẻ em Điều này cực kì gây hại cho quátrình phát triển nhân cách của trẻ vị thành niên

2 Data finding

- Đây là giai đoạn phân tích ý kiến, kiến thức và ý tưởng đã được hình thành ở giaiđoạn Mess finding nhằm xác định và thu thập thông tin thực sự cần thiết để giảiquyết vấn đề Điều đặc biệt quan trọng là phải xem xét thông tin nào là thực tế vàthông tin nào dựa trên quan điểm

- Mục tiêu của giai đoạn này là có tất cả kiến thức liên quan đến tình huống để ta cóthể tìm ra chìa khóa của vấn đề

- Một số kỹ thuật điều tra định lượng có thể kể đến như là questionnaires và activitysampling

● Questionnaires là một công cụ nghiên cứu bao gồm một loạt các câu hỏi nhằmmục đích thu thập thông tin từ người trả lời Questionnaires có thể được coi nhưmột dạng phỏng vấn bằng văn bản

● Activity sampling là một kỹ thuật có thể được sử dụng như một phương tiện đểthu thập dữ liệu Đó là một kỹ thuật trong đó số lượng lớn các quan sát đượcthực hiện qua các quá trình Mỗi quan sát ghi lại những gì đang xảy ra tại thờiđiểm đó và tỷ lệ phần trăm các quan sát được ghi lại cho một hoạt động cụ thể

Nó thường được sử dụng để thu thập thông tin về dự án

Giả định: TikTok đã vượt qua Google để trở thành tên miền có lượng truy cập

nhiều nhất thế giới năm 2021, tăng 6 bậc so với năm ngoái

TikTok được tìm kiếm nhiều thứ 5 trên YouTube sau các từ khóa “phim”, “nhạc”,

“remix” và “karaoke” Theo đó lượng người dùng ứng dụng TikTok trên 18 tuổi tạiViệt Nam 39,65 triệu người, tức đã tăng thêm hơn 5,4 triệu người dùng chỉ trongmột thời gian khá ngắn Con số 39,65 triệu cũng đưa Việt Nam lên vị trí thứ 6 toàncầu về lượng người dùng TikTok sau các quốc gia Mỹ, Indonesia, Brazil, Nga,Mexico

Chỉ sau 2 năm rưỡi kể từ khi ra mắt ở Việt Nam, TikTok lôi kéo lượng người dùngbằng khoảng 40% dân số Theo thống kê, tại Việt Nam, lượng người dùng TikTokdưới 18 tuổi có tới 4 triệu người dùng Tuy nhiên, số người dùng thực tế tại ViệtNam hiện cao hơn rất nhiều bởi TikTok cho người dùng từ 13 tuổi được đăng ký

mở tài khoản Số người dùng trong khoảng 13 - 18 tuổi tại Việt Nam được nhiềuchuyên gia trong ngành ước đoán rất nhiều

* Người dùng nghĩ gì về tiktok?

● Mang tính tiêu cực

● Mang tính tích cực

( Theo Vnexpress.net)

3 Problem finding

- Giai đoạn này được cho là trung tâm của tình huống vì đây là trung tâm của các

hành động trong tương lai Tới giai đoạn này, chúng ta đã biết mức độ phức tạp củatình huống mà chúng ta phải đối mặt và đã có thể định lượng một số yếu tố Sau khithực hiện hai giai đoạn trước, điều quan trọng là phải xem lại điều này để thực sựhiểu vấn đề nằm ở đâu bằng cách đào sâu

- Ba giai đoạn đầu tiên này liên quan đến việc xác định và hiểu vấn đề Hai giai đoạn

tiếp theo tập trung vào việc phát triển các giải pháp

Giả định : Vấn đề quan trọng nhất ở TikTok là ngăn chặn chính xác, nhanh chóng

nội dung độc hại và kiểm soát chặt chẽ người dùng

4 Idea finding

- Đây là giai đoạn hình thành ý tưởng nên điều quan trọng là phải tạo ra nhiều ýtưởng và lựa chọn thay thế có liên quan đến vấn đề được xác định để đánh giá nhằmtìm ra ý tưởng tốt nhất cho việc giải quyết vấn đề ở giai đoạn sau

- Thường thì các Business Analyst cần phải sử dụng các phương pháp tiếp cận khácnhau cùng với brainstorm để kích thích ý tưởng, vì vậy trong giai đoạn này, có thểhữu ích khi sử dụng một số kỹ thuật nhằm kích thích tư duy sáng tạo

- Hai ví dụ về các kỹ thuật có thể cung cấp kích thích cho các ý tưởng sáng tạo là đảongược giả định, trong đó các giả định về một tình huống được liệt kê và đảo ngược,

và các từ hoặc hình ảnh ngẫu nhiên, nơi các từ hoặc hình ảnh không liên quan được

sử dụng để tạo ra các ý tưởng khác nhau về một tình huống

Giả định: giải pháp cho TikTok

● Tăng độ tuổi người được phép sử dụng nền tảng lên trên 18 tuổi bằng cáchgiới hạn độ tuổi người dùng từ lúc đăng ký tài khoản ( xác thực bằng Căncước công dân, )

● Nâng cao ý thức người dùng thông qua các buổi chia sẻ kiến thức sử dụng

xã hội văn minh, an toàn ( các buổi meetings, tọa đàm, lan truyền trênfacebook, )

● Xây dựng chính sách kiểm duyệt nội dung đăng tải

● Cơ quan quản lý nhà nước là phải xây dựng được khung pháp lý đủ chặt chẽ

để kiểm soát

5 Solution finding

Trong bước này, mọi phương án được tạo phải được đánh giá dựa trên các tiêu chí hoặctiêu chuẩn đã đặt ra để có thể xem xét phương án “tốt nhất” nhất trong số tất cả cácphương án đã xác định Đảm bảo khách quan và công bằng trong việc đánh giá các lựachọn đã nêu

Giả định: Giải pháp xây dựng chính sách kiểm duyệt nội dung của TikTok đăng tải mang

Giả định Tiktok:

Hai cách để xây dựng hệ thống kiểm duyệt nội dung trên TikTok:

฀ Cách 1: Lập đội ngũ nhân viên chịu trách nhiệm kiểm duyệt nội dung ( ngắn hạn )

❖ Ưu điểm:

Kiểm duyệt chính xác, không bỏ sót

❖ Nhược điểm:

● Tốn nhiều chi phí

● Tốn nhiều thời gian

● Các quyết định kiểm duyệt mang tính chủ quan

● Người kiểm duyệt có thể bị ảnh hưởng tâm lý bởi những video kinh hoàng,gây sốc

฀ Cách 2: Sử dụng kết hợp trí tuệ nhân tạo ( AI ) trong việc kiểm duyệt nội dung (dài hạn )

❖ Ưu điểm:

● Hạn chế nhân công ( chi phí rẻ hơn )

● Tốn ít thời gian ( tăng trải nghiệm người dùng )

❖ Nhược điểm :

● Kiểm duyệt sót, nhầm lẫn ( Hệ thống sẽ khó xác định được ẩn ý trong cácvideo bị chữ đè lên, hoặc vẫn chưa hiểu được nội dung mỉa mai hay từ lóng)

⇨ Cách 2 mang tính hiệu quả cao hơn

Cụ thể quy trình làm việc ở cách 2 sẽ là:Hệ thống AI sẽ phân tích các video

để sàng lọc nhằm ngăn chặn các video có nội dung không lành mạnh, hoặc thậm chí khóatài khoản có hành vi đăng video đó Còn các video nghi vấn vi phạm sẽ bị đánh dấu, sau

đó con người sẽ phụ trách kiểm duyệt

PHẦN 2: THE PROCESS MODEL

Các nhà phân tích nghiệp vụ phải hiểu được ngữ cảnh, tình huống mà một dự ánđặt ra, chịu trách nhiệm thu thập tất cả các yêu cầu của dự án, liên quan đến dự án và đápứng được các sản phẩm của dự án, có thể được xác định bởi bất kỳ hoặc tất cả các bên

liên quan từ cổ đông, khách hàng Tài liệu yêu cầu sau đó sẽ tạo thành cơ sở của dự án.

Để tạo ra một danh mục yêu cầu cho dự án, một vài hoạt động trong tiến trình cần đượctiến hành Bước đầu tiên cần tiến hành đó là investigate the situation

1 Investigate situation:

- Khám phá ra các vấn đề và xác định đâu là vấn đề thực sự, để có cái nhìn toàn diện

về tình huống

- Cụ thể bắt đầu giai đoạn này:

● Về phần input hay đầu vào đó là: các điều khoản để tham chiếu cho dự ánnói cách khác là những điều kiện hay mục tiêu của dự án cần đạt được và tàiliệu chi tiết để khởi động dự án để bao quát được hiện trạng mà việc phântích kinh doanh sẽ diễn ra (Đó có thể là những số liệu liên quan đến dự án)

● Sau đó các nhà phân tích kinh tế sẽ xác định vấn đề chính nằm ở đâu nhằmphân tích và điều chỉnh một cách tiếp cận phù hợp để tránh nhầm lẫn giữavấn đề chính và các triệu chứng của vấn đề hay vấn đề nảy sinh

● Một điều quan trọng nữa là việc nắm được mục tiêu và tình hình tổng quát

sẽ giúp nhà phân tích tránh được các giả định sai và tình trạng chấp nhận tất

cả các thông tin được cung cấp mà không có thắc mắc Khi nhà phân tích đãhiểu được tình hình nhà phân tích sẽ cần tài liệu hóa kết quả điều tra để cácthành viên trong nhóm nắm bắt được tình hình

- Về mặt kĩ thuật điều tra

Có nhiều phương pháp tiếp cận điều tra mà các nhà phân tích có thể sử dụng Điềuquan trọng là chúng ta phải xem xét phạm vi các phương pháp điều tra có thể có và chọnnhững phương pháp phù hợp Các kỹ thuật điều tra như phỏng vấn, quan sát và hội thảo.Các kỹ thuật điều tra định lượng như bảng câu hỏi, chọn mẫu và phân tích tài liệu Hìnhảnh phong phú - từ Phương pháp Hệ thống mềm được phát triển bởi Checkland (1981)

● Bản đồ tư duy (Buzan và Buzan 2000)

● Bản đồ mì Ý (xem Chương 5)

● Biểu đồ xương cá, còn được gọi là biểu đồ Ishikawa (Ishikawa 1990) nhất với côngviệc đang làm

- Tóm lại mục tiêu (output) của bước này đó là: xác định được vấn đề chính và tàiliệu hóa được tính hình hiện tại cũng như vấn đề gặp phải

Giả định:

- Lấy ví dụ như một ứng dụng mạng xã hội mà các bạn trẻ ngày nay thường xuyên sửdụng để giải trí đó là TikTok Theo như nhóm tìm hiểu thì doanh thu của TikTokhiện nay đến từ 2 hoạt động chính bao gồm: hiển thị quảng cáo, giúp doanh nghiệptạo ra quảng cáo như những video bình thường Như vậy có thể thấy để tăng doanhthu thì TikTok cần thu hút được lượng người sử dụng nhiều hơn

- Giả sử bài toán đặt ra ở đây là tăng doanh thu đồng nghĩa với lượt người dùng Thìnhiệm vụ của bước này đó là xác định được những nguyên nhân làm giảm lượtngười dùng và làm thế nào thu hút thêm nhiều người tham gia mạng TikTok

- Có một vài vấn đề mà TikTok gặp phải gần đây đó là:

● Nhiều nội dung rác

● Rò rỉ thông tin người dùng

● Bắt nạt trực tuyến

● Và vấn đề xuyên tạc giật tít câu view của các trang lớn

- Nhưng để mà nói thì vấn đề mà người dùng lo ngại cũng như là vấn đề làm giảmngười dùng của Tiktok đó là rò rỉ thông tin của người dùng

- Khi đã xác định được vấn đề nhiệm vụ tiếp theo của nhà phân tích là tài liệu hóa lạivới những dẫn chứng cụ thể để các bên liên quan sẽ đưa ra cái nhìn từ góc độ cánhân của họ Đó cũng là bước tiếp theo là: consider perspectives

2 Consider Perspectives

- Về mặt tổng quát thì giai đoạn này được hiểu là xem xét các bên liên quan và lấy ýkiến về quan điểm cá nhân của họ về thực trạng

- Nhiều bên liên quan có quan điểm rất chặt chẽ về lí do tại sao các vấn đề này tồn tại

và cần phải làm gì để cải thiện tình hình Bởi vì trong nhóm các bên liên quan sẽ cóngười hoặc nhóm có mức độ quan tâm khác nhau và quyền khác nhau Cho nênnhững mâu thuẫn và xung đột là điều khó tránh khỏi Những nhà phân tích lúc nàyphải nhận thức được tiềm năng xung đột đó và cảnh giác với các tình huống có thểphát sinh

- Tóm lại mục tiêu của giai đoạn này là nắm bắt được phạm vi quan điểm của các bênliên quan về vấn đề đang được điều tra Những quan điểm này có thể sau đó đượcphân tích để khám phá các giá trị và niềm tin của các bên liên quan, và phát triểnthành các mô hình hoạt động kinh doanh dựa trên quan điểm của từng bên liênquan Và thống nhất được mô hình Với dữ liệu đầu vào là mục tiêu và chiến lược,tài liệu về các bên liên quan đã xác định

- Về mặt kĩ thuật các nhà phân tích cần nắm được:

● Kỹ thuật điều tra và đàm phán

● Xác định và phân tích các bên liên quan

● Phân tích quan điểm của các bên liên quan

● Mô hình hoạt động kinh doanh

3 Analysing needs

- Trọng tâm của bước này là giúp ta xác định xem quy trình được đề xuất sẽ giảiquyết được các nhu cầu của doanh nghiệp như thế nào hay là xác định những cảitiến có thể đạt được trong kinh doanh Mục tiêu là phải đảm bảo sao cho các giảipháp được đề xuất sẽ mang lại giá trị nhất định cho doanh nghiệp Do đó, với tư