Từ đó, nâng cao khả năng tiếp nhận, khả năng tự học, tự rèn luyện để thành công hơn trong sự nghiệp của mình.Giáo trình được cấu trúc 3 chương:Chương 1: Hướng dẫn trước khi đi thực hành
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: THỰC HÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 MỤC LỤC Trang CÁC PHỤ LỤC…………………………………………………………………1 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình “Thực hành quản trị văn phòng” biên soạn chủ yếu dựa cấu trúc chương trình đào tạo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum phê duyệt dành cho đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp Trong q trình biên soạn Giáo trình Thực hành quản trị văn phịng, tác giả nghiên cứu tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu khác như: Giáo trình Quản trị văn phòng tác giả Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền; tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên Bộ nội vụ, ban hành kèm theo Quyết định số 2721QĐ/BNV, ngày 28/12/2918 Bộ nội vụ Mục đích giáo trình làm tài liệu giảng dạy thức cho nhà giáo làm tài liệu hỗ trợ thực hành cho người học ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Giáo trình lưu hành nội bộ, nguồn thơng tin sử dụng nguyên trích sử dụng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU “Thực hành quản trị văn phịng” giáo trình biên soạn nhằm mục đích phục vụ cho cơng tác đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Đây môn học thực hành, hệ thống cho người học kiến thức chuyên sâu quản lý liên quan đến trình quản trị hoạt động hành văn phịng, đồng thời trang bị kỹ nghiệp vụ chủ yếu văn phòng, làm tài liệu hỗ trợ thực hành cho người học ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Nội dung hướng dẫn thực hành thể giáo trình giúp người học vững vàng, tự tin trình thực hành sở; nhận thức rõ vai trị mơn học ngành, nghề mà lựa chọn Từ đó, nâng cao khả tiếp nhận, khả tự học, tự rèn luyện để thành cơng nghiệp Giáo trình cấu trúc chương: Chương 1: Hướng dẫn trước thực hành sở Chương 2: Thực hành quản trị văn phòng sở Chương 3: Hoạt động sau thực hành Giáo trình trình bày cách cô đọng, ngắn gọn, dễ hiểu dạng giảng môn nhằm giảm bớt thời gian ghi chép người học để tập trung vào việc nghiên cứu, trao đổi thảo luận lớp Trong chương trình bày theo cấu trúc: giới thiệu kiến thức bản, mục tiêu, nội dung, câu hỏi ôn tập thực hành Trong trình biên soạn, chúng tơi ln bám sát chương trình mơn học nhà trường phê duyệt cập nhật kiến thức đưa vào theo nội dung Giáo trình mơn Vì vậy, hy vọng tập tài liệu có ích cho việc học tập người học nhà trường Tuy nhiều cố gắng, hạn chế mặt thời gian nhân tố chủ quan người biên soạn nên chắn tập tài liệu khơng tránh khỏi thiếu sót Chúng tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy, nhà trường để Giáo trình ngày hoàn thiện Kon Tum, ngày tháng năm 2022 BIÊN SOẠN ThS Lê Thị Hoan GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MÔN HỌC: THỰC HÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG THƠNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 51013014 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Là mơn học bắt buộc thuộc khối kiến thức ngành chương trình giáo dục ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp, bố trí học sau môn học sở môn học chun ngành - Tính chất: Là mơn học thực hành chương trình đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp Thơng qua mơn học cung cấp cho người học kiến thức bản, kỹ cần thiết công việc thực hành quản trị văn phòng - Ý nghĩa vai trị mơn học: có ý nghĩa vai trò quan trọng việc cung cấp phần kiến thức, kỹ ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp Mục tiêu mơn học: Về kiến thức - Trình bày cách lập kế hoạch, triển khai kế hoạch cách viết nhật ký báo cáo thực hành sở - Phân tích kỹ thực hành quan sát văn phòng Về kỹ - Thực tốt kỹ nghiệp vụ bản, phổ biến công tác văn phòng: lập kế hoạch tổ chức hội họp, quản lý thời gian; phân loại giải công văn đến, công văn đi; lưu trữ hồ sơ khoa học, đảm bảo tính bí mật, đầy đủ, dễ tra cứu, tìm kiếm; soạn thảo văn cho thủ trưởng; xếp lịch công tác, chuẩn bị điều kiện đảm bảo cho công việc thủ trưởng, trợ giúp công việc hàng ngày nơi làm việc thủ trưởng; - Xây dựng kế hoạch thực hành, viết nhật ký báo cáo thực hành sở - Xây dựng tác phong làm việc khoa học: làm việc cá nhân làm việc nhóm để thảo luận giải vấn đề liên quan đến nội dung môn học Về lực tự chủ trách nhiệm - Nâng cao ý thức trách nhiệm với cơng việc thực hành quản trị văn phịng nghiêm túc, có chất lượng - Nâng cao ý thức trách nhiệm nghề nghiệp, với môn học, có tinh thần trách nhiệm học tập cơng tác sau tốt nghiệp NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƯƠNG 1: HƯỚNG DẪN TRƯỚC KHI ĐI THỰC HÀNH TẠI CƠ SỞ Mã chương: 51013014 - 01 GIỚI THIỆU Nội dung chương hệ thống kiến thức bản, trọng tâm mơn học Quản trị văn phịng, giúp người học giải thích, phân tích đựợc kiến thức rèn luyện kỹ năng, phát triển tác phong chuyên nghiệp nhân viên quản trị văn phòng; hội để người học vận dụng lý thuyết học trường vào thực hành sở Phổ biến nội quy thực hành, cung cấp biểu mẫu thực hành: kế hoạch, báo cáo, nhật ký… giúp người học vận dụng tốt kiến thức học vào thực hành sở MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày cách lập kế hoạch, triển khai kế hoạch cách viết nhật ký báo cáo thực hành sở; phân tích kỹ thực hành quan sát văn phòng - Xây dựng kế hoạch thực hành, viết nhật ký báo cáo thực hành sở - Ý thức tầm quan trọng môn học; nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc thực hành phần quản trị văn phịng nghiêm túc, có chất lượng NỘI DUNG Hệ thống kiến thức, kỹ 1.1 Một số vấn đề chung Quản trị văn phòng * Chức văn phòng (1) - Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lĩnh vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vượt khả thực nhà quản lý Do đó, địi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao Chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu văn phịng để giúp cho cơng tác thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phịng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định Ngồi phận tham mưu văn phịng cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn… - Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua cơng việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phịng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản…(1, 2) - Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phịng Quy mơ đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động công tác văn phòng (2, 3) * Nhiệm vụ văn phòng - Tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác quan đơn vị, xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần lãnh đạo - Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin - Truyền đạt định quản lý lãnh đạo - Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu - Tư vấn văn cho thủ trưởng - Tổ chức công tác lễ tân - Tổ chức chuyến công tác lãnh đạo - Bảo đảm yếu tố vật chất cho hoạt động quan - Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý - Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn quan (1) 1.2 Một số kỹ Quản trị văn phòng * Các kỹ bản: Nghe, nói, đọc, viết, tính tốn Đây khả thu nhận từ đào tạo bậc phổ thông, cần rèn luyện nâng cao * Các kỹ nghiệp vụ thư ký Người thư ký muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ cần phải có chun mơn có óc quan sát Có thể nói thư ký người có hai nghề: nghề nghề thủ trưởng (thành thạo nghề hiểu vấn đề nghề thủ trưởng) Những yêu cầu trình độ chun mơn người thư ký là: - Đánh máy vi tính thành thạo (đạt 300 ký tự/phút) ghi tốc ký (180 vần/phút) - Tin học văn phòng: xử lý văn bản, xử lý liệu, trình bày đánh máy, in từ máy vi tính hấp dẫn đẹp mắt - Sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng - Soạn thảo vãn đạt chất lượng - Kỹ lập hồ sơ tra cứu nhanh - Bổ sung kiến thức chung, rèn luyện để có phương pháp sư phạm tốt, nói chuyện với người đề tài rộng lớnử - Nghiên cứu tâm lý học để vận dụng vào công việc, hạn chế loại trừ mâu thuẫn nơi làm việc - Có kỹ quản lý thời gian làm việc hiệu - Có kiến thức chun mơn lĩnh vực kinh doanh doanh nghiệp - Có đủ trình độ ngoại ngữ để hồn thành nhiệm vụ thư ký - Có vốn từ phong phú (1, 4) * Các kỹ quản trị viên văn phòng Để thực chức quản trị, quản trị viên văn phịng phải có 10 kỹ quản trị sau: - Kỹ nghiệp vụ - kỹ thuật: Là trình độ chun mơn nghiệp vụ nhà quản trị lĩnh vực khác Kỹ có nhờ đào tạo chuyên ngành khác - Kỹ nhân (kỹ giao tiếp ứng xử): Là khả thuyết phục người khác, xây dựng không khí hợp tác người hồn thành nhiệm vụ - Kỹ tư (còn gọi kỹ khái niệm chiến lược): Là kỹ phân tích, dự báo, dự đốn nhạy bén, thích ứng với hoàn cảnh, biết giảm thiểu phức tạp hồn cảnh để đối phó (4) Phổ biến kế hoạch thực hành 2.1 Mục đích, yêu cầu * Mục đích thực hành Thực hành quản trị văn phòng phương thức đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng; cung cấp cho người học hội để ứng dụng khái niệm, nguyên tắc, phương pháp kỹ thuật học vào thực tiễn Việc học người học diễn thông qua hoạt động thực hành thơng qua tích lũy kinh nghiệm thực tế để trở thành nhân viên quản trị văn phòng Đợt thực hành quản trị văn phòng nhằm giúp người học: - Thu hoạch kiến thức kỹ thu nhận người học, liên hệ lý thuyết học với thực tiễn từ thực tiễn soi rọi lại lý thuyết học - Đánh giá mức độ kết học tập người học đạt qua Chương trình mơn học - Đánh giá khả vận dụng kiến thức kỹ thu nhận vào thực tiễn người học Vận dụng hiểu biết công tác văn phòng để thực tốt kỹ