Thay đổi các thiết đặt setting có sẵn Chúng ta có thể thay đổi một số thiết đặt mặc định trong Word như thay đổi mặc định về font chữ, khoảng cách đoạn, khoảng cách dòng, canh lề giấy, đ
XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO
THIẾT ĐẶT MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
1.1 Lựa chọn chế độ và thiết đặt phù hợp
1.1.1 Thay đổi các thiết đặt
Chúng ta có thể thay đổi một số thiết đặt mặc định trong Word như thay đổi mặc định về font chữ, khoảng cách đoạn, khoảng cách dòng, canh lề giấy, định hướng giấy, … với thao tác thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, chọn nút lệnh trong nhóm chức năng bạn muốn thay đổi chế độ mặc định
Bước 2: Chọn các thuộc tính thiết lập mới, sau đó chọn nút Set as Default Lúc này, hệ thống sẽ hỏi để bạn đưa ra sự lựa chọn:
- This document only: Thiết lập là mặc định cho tài liệu này
- All documents based on the normal template: Thiết lập này cho tất cả các tài liệu trên cơ sở mẫu
Bước 3: Click nút OK để lưu thiết lập mới hoặc Click nút lệnh Cancel để hủy thiết lập
1.1.2 Chế độ kiểm tra chính tả
Trong quá trình soạn thảo văn bản, chúng ta không thể tránh khỏi các lỗi sai sót về chính tả, vì thế mà chúng ta luôn cần các công cụ kiểm tra lỗi chính tả một cách tự động để hạn chế các lỗi chính tả mắc phải
* Bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả:
- Trên thanh Ribbon/thẻ File/Options
- Tại thẻ Proofing của hộp thoại Word Options, ta đánh dấu hoặc hủy dấu tích ở mục Check spelling as you type để chọn hoặc hủy chọn kiểm tra lỗi chính tả tự động
Lưu ý: Ngôn ngữ soạn thảo thường được mặc định trong MS Word là tiếng
Anh Vì vậy, khi bật chế độ kiểm tra lỗi chính tả tự động, bạn phải thiết lập ngôn ngữ cho hệ thống MS Word phù hợp với ngôn ngữ bạn đang soạn thảo để tính năng kiểm tra lỗi chính tả tự động mới được chính xác
* Thiết lập ngôn ngữ soạn thảo
- Trên thanh Ribbon/thẻ Review/nhóm
Language/ lệnh Language, bạn chọn tính năng
Set Proofing Language để mở hộp thoại
- Tại hộp thoại Language, ta thực hiện các thao tác sau:
+ Mark selected text as: Chọn ngôn ngữ cần soạn thảo
+ Do not check spelling or grammar: Bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả
+ Nút Set As Default: Dùng để chuyển ngôn ngữ được chọn thành ngôn ngữ soạn thảo mặc định Nếu bạn lựa chọn lệnh này, hệ thống sẽ hỏi lại một lần nữa Lúc này, bạn có thể chọn Yes để thiết lập, No để hủy bỏ thiết lập mặc định + Nút lệnh OK để hoàn thành thiết lập, Cancel để hủy thiết lập
1.1.3 Mục văn bản tự động (Autotext)
Công việc soạn thảo văn bản của bạn có thể phải lặp lại những đoạn văn bản giống nhau Để giải quyết vấn đề nay, bạn thường soạn sẵn ra những văn bản mẫu, rồi thực hiện sao chép từng phần vào văn bản mới, cách thức này tuy đơn giản nhưng mất khá nhiều thời gian vì phải lặp lại nhiều lần Để thuận tiện và nhanh chóng hơn trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng tính năng Autotext
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn tạo AutoText
Bước 2: Trên thanh Ribbon/thẻ Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText/Save Selection to AutoText Gallery
Bước 3: Tại hộp thoại Create New Building Block:
- Name: Bạn đặt tên riêng cho Autotext vừa thiết lập, lưu ý tên phải mang tính chất gợi nhớ, đơn giản và ngắn gọn
- Mục Save in: Sẽ cho phép bạn lưu nó vào Normal.dotm là chung cho tất cả các trang Word mới tạo về sau, hay chỉ lưu vào chính file bạn đang soạn mà thôi
- Nhấn OK để hoàn thành thao tác tạo Autotext hoặc Cancel để hủy khởi tạo
Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn
Bước 2: Gõ đúng tên AutoText cần chèn rồi nhấn tổ hợp phím Fn+ F3 hoặc vào thẻ
Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText, click chuột trái chọn AutoText cần chèn
Bước 1: Trên thanh Ribbon/thẻ
Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText
Bước 2: Click phải chuột tại AutoText bất kỳ rồi chọn Organize and Delete
Bước 3: Tại hộp thoại Building Blocks Organize, sẽ hiển thị danh sách các
AutoText, lúc này bạn hãy chọn Autotext muốn thao tác rồi thực hiện các thao tác chèn, xóa, hiệu chỉnh bằng các nút lệnh sau:
- Delete: Xóa AutoText đã chọn
- Insert: Chèn AutoText vào vị trí con trỏ hiện hành trong văn bản
- Edit Properties: Hiệu chỉnh lại các thiết lập cho AutoText
Bước 4: Nhấn nút Close để đóng cửa sổ thao tác Đặt tên cho Autotext
Mẫu (Template) là một tập tin mẫu, cho phép người dùng tạo một tập tin văn bản mới với mẫu đã được tạo sẵn Tập tin mẫu có thể bao gồm tiêu đề, logo và những định dạng khác Tập tin mẫu có phần đuôi mở rộng là dotx
1.2.2 Tìm và áp dụng mẫu có sẵn
* Sử dụng mẫu từ bộ Office
Trong MS Word có sẵn các tập tin mẫu, chúng ta có thể sử dụng tập tin sẵn có của hệ thống bằng cách như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon/thẻ File/New/Sample Templates Lúc này sẽ xuất hiện cửa sổ Template, chứa các mẫu của hệ thống
Bước 2: Trong cửa sổ Template, chúng ta lần lượt thực hiện các thao tác sau:
- Chọn tìm một mẫu phù hợp với nội dung của tài liệu
- Click nút lệnh Create để sử dụng mẫu
* Sử dụng mẫu cá nhân của người sử dụng
Ribbon/thẻ File/New/My
Templates, để xuất hiện cửa sổ chứa các mẫu của người dùng
Person Template, tìm chọn một mẫu phù hợp với nội dung của văn bản rồi click nút lệnh OK để sử dụng mẫu
1.2.3 Tạo và lưu mẫu mới
Bạn có thể tạo ra một mẫu mới theo yêu cầu của bạn hoặc bạn có thể sửa một mẫu đã có sẵn và lưu giữ cho lần sau sử dụng Một mẫu trong Microsoft Word có đuôi kéo dài là dotx Các bước thực hiện như sau:
Soạn thảo 1 văn bản mới theo yêu cầu của bạn về mẫu Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo mẫu dựa trên các mẫu có sẵn thì bạn thao tác như sau:
- Chọn thẻ File/New/ Sample Templates hoặc My Templates, sau đó bạn chọn mẫu mà bạn muốn sử dụng và mở nó với chức năng Template Option
- Để lưu mẫu vừa tạo, bạn chọn lệnh Save As trên thanh
Ribbon/thẻ File hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
- Trong hộp thoại Save As, ta thực hiện các thao tác sau:
+ Chọn vị trí lưu file mẫu
+ Mục File name: Đặt tên cho mẫu mới
+ Mục Save as type: Click chọn kiểu tập tin Word Template
+ Nhấn nút Save để hoàn thành lưu mẫu hoặc Cancel để hủy thao tác lưu.
ĐỊNH DẠNG NÂNG CAO
2.1.1 Cuộn văn bản (Text wrapping)
Khi chèn một khung hình, bạn nhận thấy rằng rất khó để di chuyển vị trí của khung hình trong văn bản theo ý muốn, bởi vì MS
Word có một số thuộc tính mặc định trên khung hình.Vì vậy, nếu bạn muốn di chuyển khung hình trong văn bản một cách tự do, chúng ta cần phải sử dụng tính năng cuộn văn bản Để thực hiện tính năng này ta thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn khung hình muốn thực hiện tính năng cuộn văn bản, lúc này trên thanh Ribbon sẽ xuất hiện thêm thẻ Format
Bước 2: Chọn thẻ Format/nhóm Arrange/ lệnh Wrap Text Một trình đơn sẽ xuất hiện các tùy chọn như sau:
- In the Line with Text: hình ảnh giống như một dòng văn bản
- Square: Văn bản sẽ bao xung quanh hình ảnh
- Tight: Văn bản ôm sát vào hình ảnh
- Behind text: Hình ảnh sẽ ẩn sau văn bản
- In Front of Text: Hình ảnh ở phía trước văn bản và che văn bản lại
2.1.2 Tìm, thay thế định dạng, bút vẽ định dạng
* Tìm và thay thế định dạng
Giả sữ bạn muốn thay thế các chữ có định dạng chữ nghiêng sang định dạng chữ đậm, nếu bạn tìm kiếm hết văn bản để chọn ra các chữ có định dạng chữ nghiêng rồi chuyển sang định dạng chữ đậm thì mất khá nhiều thời gian Để đơn giản quá trình này, Word 2010 cung cấp tính năng tìm kiếm và thay thế định dạng với các bước như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home/nhóm Editing/lệnh
Replace hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+H trên bàn phím để hiển thị hộp thoại
Bước 2: Tìm kiếm định dạng
- Click chuột vào ô Find What để bắt đầu quá trình tìm kiếm định dạng
- Nhấn nút lệnh More>> để hiển thị các tính năng tìm kiếm nâng cao
- Nhấn nút lệnh Format, để hiển thị các tùy chọn về định dạng bạn muốn tìm kiếm như:
+ Tabs: Định dạng dấu đoạn
+ Language: Định dạng ngôn ngữ
+ Frame: Định dạng ngắt trang
+ Highlight: Định dạng đánh dấu
- Click chuột vào ô Replace with để bắt đầu quá trình thay thế định dạng
- Nhấn nút lệnh Format, để chọn định dạng muốn thay thế
Bước 4: Sau khi đã hoàn thành bước 3 Bạn có các tùy chọn như sau:
- Nút Find Next: Sử dụng để tìm từng trường hợp
- Nút Replace: Sử dụng để thay thế từng trường hợp
- Nút Replace All: Dùng để thay thế toàn bộ trường hợp tìm thấy
- Nút Cancel: Hủy thao tác tìm kiếm và thay thế
* Bút vẽ định dạng (Format Painter)
Bút định dạng được sử dụng để sao chép nhanh định dạng từ một phần trong tài liệu Để sử dụng tính năng này, ta thao tác như sau:
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn sao chép định dạng
Bước 2: Chọn thẻ Home/nhóm Clipboard/lệnh Format Painter
Bước 3: Click chuột trái vào đối tượng muốn thay đổi giống với định dạng sao chép
2.1.3 Dán đặc biệt (Paste Special)
Khi bạn thực hiện sao chép hay cắt dán các nội dung từ nhiều nguồn văn bản khác nhau, các phần văn bản sao chép sẽ được dán cùng với các định dạng của tài liệu gốc Điều này làm cho trang văn bản của bạn trở nên rối mắt với nhiều cỡ chữ, kiểu chữ, … Để khắc phục tình trạng này, Microsoft Word 2010 cung cấp tính năng dán đặc biệt (Paste Special) Tính năng này có thể loại bỏ tất cả các định dạng gốc, chỉ dán các đoạn văn bản theo đúng định dạng của trang văn bản đang xử lý hoặc giữ lại tất cả các định dạng gốc Thao tác thực hiện tính năng này như sau:
Bước 1: Bạn thực hiện thao tác cắt hay sao chép văn bản như bình thường bạn đã thực hiện
Bước 2: Đặt dấu trỏ chuột vào vị trí muốn dán dữ liệu
Bước 3: Để mở hộp thoại Paste Special, bạn có thể được thực hiện bằng 2 cách:
- Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Home/nhóm Clipboard, bạn mở rộng tính năng Paste để hiển thị danh sách các tùy chọn Sau đó, bạn sẽ nhấn chọn Paste Special
- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + Ctrl + V
Bước 4: Trong hộp thoại Paste Special, bạn có các tùy chọn như sau:
- Paste: Tính năng dán văn bản Trong tính năng này có các tùy chọn như sau:
+ Formatted Text (RTF): Chèn nội dung văn bản giữ lại định dạng gốc
+ Unformatted Text: Chèn nội dung văn bản loại bỏ định dạng gốc
+ Picture: Chèn nội dung văn bản như 1 định dạng hình ảnh
- Paste link: Tính năng dán liên kết
- OK: để hoàn thành thao tác
2.1.4 Hiệu ứng cho văn bản Để thay đổi diện mạo của một văn bản, bạn có thể thay đổi màu tô của ký tự, của hình ảnh, của chữ nghệ thuật, … hoặc có thể thay đổi viền ngoài, thêm các hiệu ứng chẳng hạn như bóng đổ, phản chiếu hoặc vầng sáng
* Hiệu ứng cho ký tự
Bước 1: Chọn văn bản mà bạn muốn thêm hiệu ứng
Bước 2: Trên thẻ Home/nhóm Font/ lệnh Text Effect Tại đây, bạn chọn hiệu ứng mình muốn Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chỉnh và thêm một số hiệu ứng như sau:
+ Outline: Thay đổi đường viền ngoài của hiệu ứng như thay đổi màu đường viền, độ dày của đường viền, kiểu đường viền
+ Shadow: Tạo hiệu ứng bóng đổ cho văn bản
+ Reffection: Tạo hiệu ứng phán chiếu cho văn bản
+ Glow: Tạo hiệu ứng vầng sáng cho văn bản
- Loại bỏ hiệu ứng ký tự
Bước 1: Chọn văn bản mà bạn muốn loại bỏ hiệu ứng từ
Bước 2: Trên thẻ Home/nhóm Font/ lệnh Clear Formatting
Bước 1: Chọn WordArt cần tạo hiệu ứng
Bước 2: Chọn thẻ Format/nhóm WordArt
Styles/lệnh Text Effects, lệnh này gồm có các hiệu ứng như sau:
+ Shadow: Hiệu ứng bóng đổ
+ Reffection: Hiệu ứng bóng nước
+ Glow: Hiệu ứng viền sáng cho văn bản
+ Bevel: Hiệu ứng làm nỗi bề mặt
+ 3-D Rotation: Hiệu ứng xoay trong không gian 3 chiều
Lưu ý: Nếu bạn muốn tùy chỉnh hiệu ứng, bạn chọn mục Options tương ứng của từng hiệu ứng Từ trình đơn Format Text Effects , bạn có thể thay đổi chiều rộng, chiều cao và độ sâu, … của một hiệu ứng
Việc đóng dấu logo, chèn thêm nền mờ Watermark vào các tài liệu, người đọc sẽ dễ dàng nhận dạng tài liệu đến từ đâu, đăc biệt khả năng chỉnh sửa nội dung sẽ được hạn chế rất nhiều Để tạo
Watermark ta thực hiện như sau:
Bước 1: Click chuột tại vị trí trong văn bản muốn chèn
Watermark Sau đó vào thẻ Page Layout/ nhóm Page Background/ Watermark
Tại đây bạn sẽ nhìn thấy hình ảnh xem trước của một số kiểu chèn watermark trong Word, lúc này bạn chọn Customs watermark để hiển thị hộp thoại tùy chỉnh
Bước 2: Tại hộp thoại Printed
Watermark, bạn có 2 cách để chèn
Watermark vào nội dung tài liệu
- Cách 1: Chèn Watermark bằng hình ảnh
+ Tích chọn vào Picture Watermark
+ Select Picture : Mở ảnh Watermark lưu trữ trên máy tính
+ Scale : Chọn kích thước cho Watermark
Lưu ý: Khi bạn bỏ dấu tích tại ô Washout thì watermark sẽ đậm hơn
- Cách 2: Chèn Watermark bằng Text
+ Language: Lựa chọn ngôn ngữ cho nền mờ
+ Text: Nhập nội dung cho Watermark
+ Font: Lựa chọn font chữ cho Watermark
+ Size: Chọn kích cỡ cho Watermark
+ Color: Chọn màu cho Watermark
Bước 3: Nhấn nút OK để hoàn thành
* Gỡ bỏ Watermark Để gỡ bỏ nền mờ Watermark trên tài liệu soạn thảo của bạn, bạn chỉ cần chọn thẻ Page Layout/ nhóm Page Background/ Watermark/ Remove
2.1.5 Đặt/tắt tính năng định dạng văn bản tự động (Auto Format)
* Thiết lập nút lệnh AutoFormat trên thanh Ribbon
Chèn Watermark bằng hình ảnh
Chèn Watermark bằng chuỗi ký tự
Tính năng AutoFormat không được cài đặt sẵn trên thanh công cụ của MS
Word Chính vì vậy chúng ta muốn thực hiện 1 cách nhanh chóng thì đầu tiên cần phải thêm công cụ này vào thanh công cụ
Bước 1: Bạn chọn thẻ File/Option để mở hộp thoại Word Options
Bước 2: Trong hộp thoại Word Options, bạn thực hiện các thao tác như sau: Chọn thẻ Quick Access Toolbar, tại mục Choose commands from: bạn chọn
Commands Not in the Ribbon, chon tính năng AutoFormat …, nhấn lệnh Add để thêm tính biểu tượng năng lên thanh Ribbon, nhấn nút OK để hoàn thành thiết lập
* Bật định dạng văn bản tự động Để định dạng văn bản một cách tự động, bạn chỉ cần nhấn nút lệnh
AutoFormat trên thanh Quick Ribbon Lúc này hôp thoại AutoFormat hiển thị các tùy chọn cho bạn lựa chọn như sau:
- AutoFormat now: Tự động định dạng tất cả mọi thứ trong tài liệu cùng một lúc
- AutoFormat and review each change: Kiểm tra lại mỗi thay đổi trên tài liệu sau khi xem lại
- Bạn chỉ định các loại văn bản để quá trình định dạng tự động được chính xác hơn MS Word hỗ trợ các loại văn bản như sau:
- Nếu bạn không có thay đổi gì nữa thì bạn nhấn
OK để hoàn thành hoặc nhấn lệnh Cancel để hủy bỏ thiết lập Trong trường hợp bạn có những lựa chọn để xác định những gì muốn thay đổi khi tự động định dạng tài liệu thì bạn nhấn vào lệnh Options để hiển thị hộp thoại AutoCorrect Tại đây bạn thực hiện các thao tác như sau:
+ Chọn thẻ AutoFormat As You Type (Định dạng tự động khi nhập) hoặc thẻ AutoFormat (Tự định dạng) để định dạng những mục khi bạn gõ văn bản
+ Click chọn mục bạn muốn MS Word định dạng tự động, tại đây sẽ có các thuộc tính như sau:
"Straight quotes" with “smart quotes”
Thay thế ký tự ngoặc kép bằng ký tự ngoặc đơn
Thay thế các phân số mà bạn gõ với các số và gạch chéo đúng với đặc điểm phấn số
*Bold* and _italic_ with real formatting Định dạng văn bản kèm theo dấu * thành chữ in đậm, kèm theo dấu gạch dưới là chữ in nghiêng
Internet and network paths with hyperlinks Định dạng các địa chỉ email và URL thành trường siêu liên kết
Ordinals (1st) with superscript Định dạng các số thứ tự như 1 st thành 1st
Hyphens ( ) with dash (—) Chuyển hai dấu gạch ngang đơn
Automatic bulleted lists Áp dụng định dạng danh sách liệt kê sử dụng ký tự đặc biệt như *,-
…, theo sau đó là một khoảng trống
Automatic numbered lists Áp dụng định dạng cho danh sách liệt kê sử dụng số, theo sau đó là khoảng trống
Border lines Sử dụng để áp dụng viền cho đoạn văn khi bạn gõ 3 hoặc nhiều hơn
3 dấu gạch ngang, gạch dưới, dấu bằng
Tables Tạo ra một bảng khi bạn gõ một loạt các dấu gạch ngang và dấu cộng
Built-in heading styles Áp dụng mẫu tiêu đề cho tiêu đề văn bản
Format beginning of list item like the one before it Thay thế ký tự ngoặc kép bằng ngoặc đơn
Set left- and first-indent with tabs and backspaces
Thiết lập chỗ thụt vào đầu dòng trái trên thước tab dựa vào các tab và phím Backspace khi bạn gõ
Define styles based on your formatting
Tự động tạo ra hoặc sửa đổi style dựa theo các định dạng mà bạn áp dụng cho tài liệu
+ Nhấp nút OK để hoàn thành lựa chọn hoặc nút Cancel để hủy lựa chọn
* Tắt định dạng tự động Để tắt định dạng tự động, bạn mở hộp thoại tùy chỉnh AutoCorrect như thao tác bật định dạng tự động đã hướng dẫn, rồi bỏ các dấu tích trên các thuộc tính định dạng mà bạn muốn tắt
2.2.1 Đặt cách dòng trong một đoạn
Bước 1: Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi khoảng cách giữa các dòng
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Home/nhóm Paragraph/lệnh Line and Paragraph Spacing/Line Spacing Options hoặc nhấn chuột phải trên đoạn văn bản vừa chọn rồi nhấn Paragraph
Bước 3: Trong hộp thoại Paragraph:
- Chọn thẻ Indents and Spacing
- Phần Spacing: Dùng để chỉnh khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn:
+ Before:Chọn khoảng cách bên trên đoạn văn bản
+ After: Chọn khoảng cách bên dưới đoạn văn bản
+ Line Spacing: Dùng để chọn khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản, MS Word có các tùy chọn sau:
Chọn khoảng cách giữa các dòng
Chọn khoảng cách giữa các đoạn
At least: Chỉ khoảng cách tối thiểu giữa các hàng
Exactly: Chỉ khoảng cách cố định giữa các hàng theo thông số người dùng đặt ở phần At
At: Bạn gõ hay chọn khoảng cách mà bạn muốn đặt
- Với mỗi thay đổi bạn có thể xem trước tại khung
- Cuối cùng bạn nhấp OK để đồng ý
2.2.2 Đánh số nhiều cấp trong đoạn
2.2.2.1 Đánh số thứ tự nhiều cấp
Bước 1: Chọn các đoạn văn bản đã được phân cấp mà bạn muốn đánh số thứ tự
Bước 2: Bạn chọn thẻ Home/nhóm
Paragraph/lệnh Multilivel list , sau đó bạn chọn kiểu đa cấp cho các đoạn văn bản Ngoài ra bạn có thể tùy chỉnh như sau:
* Change List Level: Thay đổi cấp
* Define new Multilevel list: Tùy chỉnh ký tự đầu dòng cho các cấp Khi chọn tính năng này, hộp thoại Define new Multilevel list hiển thị gồm các tùy chọn sau:
- Mục Click level to modify: bạn chọn cấp cần hiệu chỉnh
- Mục Number format: Định dạng số thứ tự cho cấp đã chọn
+ Mục Enter formatting for number: Bạn định dạng phông chữ cho số thứ tự tự động tại nút lệnh Font
+ Number style for thí level:
Chọn kiểu số thứ tự (1, 2, 3 ; a, b, c ; I,
+ Start at: Đặt số bắt đầu đánh thứ tự, giá trị mặc định là 1
- Mục Position: Định dạng căn lề
+ Number algment: Định dạng căn lề là trái (Left), giữa (Centered), phải
Lựa chọn kiểu đa cấp
+ Aligned: Chọn khoảng cách cách lề
+ Text indent at: Chọn khoảng cách các dòng của đoạn văn bản so với lề, khoảng cách này được phép vượt qua ký tự đặt tự động ra ngoài lề
- Link level to styles: Chọn styles liên kết với cấp
- Chọn OK để đồng ý với sự thay đổi hoặc nút Canel để bỏ qua thiết lập
* Define New List Styles: Dùng để tạo thêm kiểu đánh thứ tự đoạn mới Khi bạn chọn tính năng này, hộp thoại Define new List Style hiển thị gồm các thuộc tính như sau:
- Name: Bạn nhập tên cho kiểu mới
- Start at: Đặt số bắt đầu đánh thứ tự, giá trị mặc định là 1
- Apply formatting to: Chọn cấp để áp dụng kiểu mới
- Bạn định dạng phông cho kiểu mới
- Chọn nút OK để hoàn thành tạo kiểu mới hoặc chọn nút Cancel để hủy các thiết lập
2.2.2.2 Hủy đánh số thứ tự
Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần hủy số thứ tự
Bước 2: Bạn chọn thẻ Home/nhóm
Paragraph/lệnh Multilivel list , sau đó bạn chọn kiểu None
THAM CHIẾU VÀ LIÊN KẾT
3.1 Tiêu đề, chân trang, chân bài
3.1.1 Tiêu đề (Caption) cho hình minh họa, bảng, và hộp văn bản
Dưới mỗi hình ảnh, bảng biểu, phương trình toán học, … thường có các dòng tiêu đề hay còn gọi là dòng chú thích, đây là một nhãn được đánh số, ví dụ như “Hình 1” Một dòng tiêu đề thường bao gồm 2 phần:
(1) Văn bản tùy chỉnh, ví dụ như “Hình”; “Bảng”; “Phương trình” hoặc những nội dung khác mà bạn nhập
(2) Theo sau văn bản tùy chỉnh là số hoặc chữ cái theo thứ tự, ví dụ như “1,
2, 3 ” hoặc “a, b, c ” Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm văn bản mô tả, bổ sung theo sau nếu muốn
Bước 1: Chọn đối tượng mà bạn muốn thêm dòng tiêu đề
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References/nhóm Captions/lệnh Insert Caption
Bước 3: Tại hộp thoại Caption:
- Mục Options: Cho phép bạn nhập nội dung tiêu đề, bao gồm các thông tin sau:
+ Mục Label: Nhập nhãn cho dòng tiêu đề, ví dụ như “Hình”, “Bảng”,
Lưu ý: Nếu danh sách không có nhãn bạn muốn, bạn có thể chèn nhãn mới vào bằng cách nhấn nút lệnh New Label… , sau đó nhập nội dung cho nhãn mới, rồi bấm OK để hoàn thành tạo nhãn mới
Nhập nội dung nhãn mới
+ Mục Position: Cho phép bạn lựa chọn vị trí hiển thị của dòng tiêu đề MS Word cung cấp sẵn một số lựa chọn như sau:
Above selected item: Tiêu đề nằm phía trên đối tượng được chọn
Below selected item: Tiêu đề nằm phía đưới đối tượng được chọn
- Mục Caption: Bạn có thể nhập văn bản mô tả về đối tượng, chẳng hạn như “Hình 1- Bông hoa”
- Nút lệnh Numbering…: Cho phép bạn tùy chỉnh định dạng đánh số thứ tự của tiêu đề
Sau khi thêm ít nhất một tiêu đề cho hình ảnh, bảng biểu, … vào tài liệu, kiểu (Styles) của tiêu đề có tên là “Caption” sẽ được hiển thị trên thư viện kiểu Để thay đổi định dạng của tiêu đề trong toàn bộ tài liệu, bạn thao tác như sau:
Bước 1: Bạn click chuột vào một tiêu đề bất kỳ trong tài liệu
Bước 2: Bạn nhấn chuột phải vào kiểu tiêu đề có tên Cation nằm trong bộ sưu tập, rồi chọn Modify… để hiển thị hộp thoại tùy chỉnh Modify Styles
Bước 3: Tại hộp thoại Modify Styles, bạn có thể đặt kích cỡ phông chữ, màu chữ, loại và các tùy chọn khác sẽ áp dụng cho chú thích của bạn như thao tác tùy chỉnh định dạng cho kiểu mà giáo trình đã hướng dẫn trong mục 7.2.2.3
Nhập văn bản mô tả đối tượng
Lựa chọn vị trí hiển thị tiêu đề
Lựa chọn định dạng số thứ tự
3.1.1.3 Xóa tiêu đề Để xóa tiêu đề cho 1 số đối tượng, bạn chỉ cần chọn tiêu đề cần xóa rồi nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc nhấn chuột phải rồi chọn Delete
3.1.2 Chú thích cuối trang và chú thích cuối tài liệu
3.1.2.1 Chú thích cuối trang (Footnote)
Tại mỗi trang của tài liệu, thường có những câu, những từ cần được chú thích để làm rõ vấn đề Những chú thích này, người sử dụng muốn đặt nằm ở cuối trang văn bản để người đọc dễ dàng theo dõi Vì vậy, MS Word cung cấp tính năng Footnote, từ cần chú thích như minh họa ở hình bên dưới
* Chèn chú thích Để sử dụng tính năng này, bạn thao tác theo cá bước như sau:
Bước 1: Chọn câu/từ trong trang văn bản bạn muốn chú thích
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References/nhóm lệnh Footnotes/lệnh Insert Footnote Lúc này, tại cuối chân trang của tài liệu sẽ xuất hiên số thứ tự của chú thích và dấu nháy cho phép bạn nhập dòng chú thích
* Xóa chú thích Để xóa đi 1 chú thích nào đó ở chân trang, bạn chỉ cần xóa đi chữ số nhỏ ở cạnh chữ bạn chèn chú thích là chú thích sẽ tự động mất đi
3.1.2.2 Chú thích cuối tài liệu (Endnote)
* Chèn chú thích Để chèn chú thích vào cuối tài liệu, cuối bài viết, bạn thào tác như sau:
Bước 1: Chọn câu/từ trong trang văn bản bạn muốn chú thích
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References/nhóm lệnh Footnotes/lệnh Insert Endnote Lúc này, con trỏ chuột sẽ chuyển xuống cuối file văn bản cho phép bạn nhập dòng chú thích
* Xóa chú thích Để xóa đi 1 chú thích nào đó ở cuối tài liệu, bạn chỉ cần xóa đi chữ số nhỏ ở cạnh chữ bạn chèn chú thích là chú thích sẽ tự động mất đi
3.1.2.3 Chuyển chú thích cuối tài liệu thành chú thích cuối trang và ngược lại
* Chuyển chú thích cuối tài liệu thành chú thích cuối trang
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References, trong nhóm
Footnotes bạn click chọn vào biểu tượng nằm ở góc dưới bên phải của nhóm lệnh và sau đó chọn lệnh Convert để mở hộp thoại Footnote and Endnote
Nhập nội dung chú thích
Bước 2: Tại hộp thoại Footnote and Endnote, bạn thao tác như sau:
- Mục Location: Bạn đánh dấu tích vào tùy chọn Footnotes
- Mục Fomat: Bạn có thể thay đổi định dạng và tùy chỉnh số thứ tự của chú thích
+ Number format: Chọn định dạng số thứ tự của chú thích
+ Start at: Chọn số thứ tự bắt đầu sử dụng để đánh thứ tự cho chú thích
- Sau đó bạn nhấn nút lệnh Convert, rồi đánh dấu tích vào tùy chọn Convert all endnotes to footnotes trong hộp thoại Convert Notes, cuối cùng bạn nhấn lệnh
OK để hoàn thành chuyển đổi
* Chuyển chú thích cuối trang thành chú thích ở cuối tài liệu Để chuyển toàn bộ chú thích trên các trang thành chú thích nằm ở cuối tài liệu, bạn thao tác gần giống với thao tác chuyển đổi chú thích cuối tài liệu sang chú thích ở cuối trang, chỉ khác ở một điểm đó là tại hộp thoại Footnote and Endnote, bạn đánh dấu tích vào tùy chọn Endnotes thay vì đánh dấu tích ở tùy chọn Footnotes
3.2 Mục lục và chỉ mục
3.2.1 Tạo và cập nhật mục lục tự động
* Tạo mục lục tự động
Bước 1: Tạo Style cho các đề mục chính
- Chọn toàn bộ đề mục chính, sau đó định dạng lại nó theo yêu cầu sử dụng, rồi lưu lại thành 1 Style mới với tên Style gợi nhớ đến cấp của đề mục được tạo trong mục lục Để lưu Style, chúng ta sử dụng danh sách Style xổ xuống, rồi chọn
Save Selection as a New Quick Style
- Bạn có thể tùy chỉnh Style đề mục chính bằng các cách thức mà giáo trình đã hướng dẫn trong mục 7.2.2.3
Bước 2: Đánh số thứ tự cho các đề mục chính sử dụng Multilevel List
- Trong thẻ Home, bạn chọn nhóm lệnh Paragraph/ lệnh Multilevel List, sau đó chọn lệnh Define new Multilevel List
- Trong hộp thoại Define new Multilevel List, bạn nhấn nút More >>, và thay đổi các giá trị như sau:
+ Link level to style: Chọn Style bạn đã tạo ở bước 1
+ Enter formatting for number: Nhập chuỗi kí tự muốn hiển thị
+ Number style for this level : Chọn kiểu cho số thứ tự
Ví dụ: Như hình bên dưới sẽ nhập là “Chương”; chọn kiểu cho số thứ tự là
Sau khi thực hiện xong, bạn thu được kết quả như sau:
Bước 3: Tạo Style cho các đề mục con
Bước này, chúng ta sẽ thao tác tương tự như bước 1
Bước 4: Đánh số thứ tự cho các đề mục con sử dụng Multilevel List
Tại bước này, bạn thao tác tương tự như bước 2 Tuy nhiên, đề mục con thường được kế thừa từ đề mục chính Do đó tại hộp thoại Define Multilvel List, ta thao tác như sau:
- Link level to style: Chọn Style cho đề mục con bạn đã tạo ở bước 3
- Enter formatting for number: Nhập chuỗi kí tự muốn hiển thị
- Number style for this level : Chọn kiểu cho số thứ tự
- Include level number from: Bạn chọn Style chính của nó
- Tích chọn mục Legal style numbering để tự động đổi số thứ tự I.1 thành 1.1
Bước 5: Sau khi đã định dạng lại các Style, chúng ta cần làm mới lại mục lục bằng cách thức như sau:
- Xóa mục lục cũ vừa tạo
- Thêm mục lục mới vào văn bản bằng cách vào thẻ References, sau đó chọn lệnh Table of Contents/ Insert Table of Contents
- Trong hộp thoại Table of Contents, bạn chọn nút lệnh Options…
- Trong hộp thoại Table of Contents Options, bạn xóa giá trị trong các ô
Heading 1, Heading 2, Heading 3, và thiết lập giá trị cho các style Level 1, Level
2, … tương ứng với cấp của Style đó sẽ hiển thị trong mục lục Sau đó, nhấn chọn nút lệnh OK để tạo mục lục
* Thay đổi kiểu dáng Style cho mục lục
Mỗi một Style được hiển thị trong mục lục có thể định dạng lại cách hiển thị bằng cách thay đổi các Style có tên bắt đầu bằng TOC, thao tác này cụ thể như sau:
- Trong thẻ References, bạn chọn lệnh Table of Contents/ Insert Table of Contents
- Trong hộp thoại Table of Contents, bạn chọn nút lệnh Modify để hiển thị hộp thoại Style
- Trong hộp thoại Style, mỗi cấp trong mục lục sẽ có định dạng tương ứng với mỗi Style trong hộp thoại Style, ví dụ như cấp 1 của mục lục sẽ có Style là
TRƯỜNG VÀ BIỂU MẪU
4.1.1 Chèn trường trong văn bản
Trường rất hữu ích trong văn bản, nhất là khi bạn cần chỗ đễ dành cho những dữ liệu có thể thay đổi trong tài liệu và để tạo biểu mẫu các chữ cái hoặc nhãn trong tài liệu phối thư Trường hoạt động giống như công thức trong Microsoft Office Excel: Mã trường giống như công thức, kết quả trường giống như giá trị cho công thức
Bước 1: Chọn vị trí bạn muốn chèn trường
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert/nhóm Text/lệnh Quick
Bước 3: Trong hộp thoại Field, có các mục như sau:
- Mục Field names: Hiển thị danh sách tên các trường, khi bạn muốn sử dụng trường nào, thì bạn chỉ cần click chuột chọn trường mình muốn chèn vào văn bản trong danh sách đó
- Nút Formula: Cho phép bạn nhập công thức gồm có các phép tính cộng, trừ, …
Bước 1: Bấm chuột phải vào trường, sau đó chọn Edit
Bước 2: Hộp thoại Field hiển thị, lúc này bạn có thể thay đổi thuộc tính trường và tùy chọn với các thao tác tương tự như thao tác chèn trường vào văn bản
* Xóa trường Để xóa một trường, bạn chỉ cần chọn trường cần xóa, rồi nhấn phím Delete trên bàn phím
4.1.3 Đặt tên và thay đổi định dạng trường
* Thay đổi định dạng trường
Chọn trường trong danh sách
Nhập công thức tính toán
Bước 1: Chọn trường mà bạn muốn định dạng
Bước 2: Bạn áp dụng các thao tác định dạng cho văn bản để áp dụng định dạng cho trường bằng cách sử dụng thẻ Home
Lưu ý: Khi bạn cập nhật một trường, các định dạng mà bạn áp dụng cho các kết quả của trường có thể bị mất Để giữ lại định dạng, bạn có thể thêm khóa chuyển định dạng mã trường
* Thêm một khóa chuyển định dạng vào mã trường
Bước 1: Bấm chuột phải vào trường muốn thêm khóa chuyển định dạng, rồi chọn Edit Field
Bước 2: Tại hộp thoại Field, bạn thao tác sau:
- Đối với những trường hiển thị sẵn mục Filed Properties và Option Field trong hộp thoại, bạn chỉ cần thực hiện tùy chọn định dạng mà bạn muốn
- Đối với những trường không hiển thị những mục này, thì có thể tùy chọn định dạng không sẵn dùng
Bạn có thể dùng khóa chuyển định dạng với ba định dạng kết quả trường như sau: Khóa chuyển định dạng (\ *), khóa chuyển định dạng số (\ #), khóa chuyển định dạng ngày-thời gian (\ @)
Gồm các định dạng như: Sử dụng ký tự, định dạng đánh số
Ví dụ: ký tự số 9 được hiển thị dưới dạng IX (chữ số La Mã) hoặc thứ
+ \ * Caps: Khóa chuyển này viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ Khóa này tương ứng với định dạng Title case trong mục Format
+ \ * FirstCap: Khóa chuyển này viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên
Khóa này tương ứng với định dạng First capital trong mục Format
+ \ * Upper: Khóa chuyển này tất cả thành chữ viết hoa Khóa này tương ứng với định dạng Uppercase trong mục Format
+ \*Alphabetic: Khóa chuyển này hiển thị kết quả là ký tự trong bảng chữ cái alphabe Khóa này tương ứng với định dạng A,B,C,… trong mục Format
Ví dụ: {} SEQ phụ lục \ * bảng chữ cái } Hiển thị B (thay vì 2)
+ \*Arabic: Khóa chuyển này hiển thị kết quả dưới dạng số Khóa này tương ứng với định dạng 1,2,3,… trong mục Format
+ \*CardText: Khóa chuyển này hiển thị kết quả dưới dạng văn bản khác nhau Kết quả được định dạng bằng chữ cái, trừ khi bạn thêm một khóa chuyển định dạng để xác định một cách viết hoa khác nhau Khóa này tương ứng với định dạng một, hai và ba trong mục Format
+ \*DollarText: Khóa chuyển này hiển thị kết quả dưới dạng văn bản khác nhau Kết quả được định dạng bằng chữ cái
Ví dụ: {} = 9,20 + 5,35 \ * DollarText \ * Upper } Kết quả hiển thị là 14 và
Khóa này tương ứng với định dạng Using Default Numbering trong mục
+ \*Hex: Khóa chuyển này hiển thị kết quả dưới dạng số thập lục phân Khóa này tương ứng với định dạng Hex trong mục Format
Ví dụ: {} báo giá "458" \ * Hex } Kết qủa hiển thị là 1CA
+ \*Roman: Khóa chuyển này hiển thị kết quả dưới dạng số La Mã Kết quả có cùng một trường hợp là từ "La Mã" trong mã trường Khóa này tương ứng với định dạng I, II, III, … trong mục Format
* Khóa chuyển định dạng số (\ #)
- 0 (zero): Mục định dạng này xác định số cần thiết đặt để hiển thị trong kết quả Nếu kết quả không bao gồm một chữ số ở vị trí đó, Word sẽ hiển thị số 0 (không)
- # : Mục định dạng này xác định số cần thiết đặt để hiển thị trong kết quả
Nếu kết quả không bao gồm một chữ số ở vị trí đó, Word sẽ hiển thị một khoảng trắng
- x: Mục định dạng này sẽ bỏ các chữ số bên trái của chỗ dành sẵn "x" Nếu chỗ dành sẵn ở bên phải của dấu thập phân, MS Word làm tròn kết quả đến vị trí đó
- (dấu thập phân): Mục định dạng này xác định vị trí thập phân
Ví dụ: {} = SUM(ABOVE) \ # $###.00 }Hiển thị $495.47
- (ký hiệu nhóm chữ số): Mục định dạng này phân tách một chuỗi ba chữ số
Ví dụ: {} = NetProfit \ # $#, ###, ### } Hiển thị $2,456,800
- -(trừ dấu): Mục định dạng này sẽ thêm một dấu trừ để kết quả âm hoặc thêm khoảng trắng nếu kết quả là giá trị dương hoặc 0
- + (dấu cộng): Mục định dạng này thêm một dấu cộng để kết quả dương, dấu trừ để kết quả âm hoặc một khoảng trắng nếu kết quả là 0
4.2 Biểu mẫu văn bản (Form)
4.2.1 Chức năng và cách dùng biểu mẫu
Bạn có thể tạo một biểu mẫu trong Word bằng cách bắt đầu với một tài liệu trống hoặc một mẫu có sẵn rồi thêm các điều khiển về nội dung như hộp kiểm, hộp văn bản, bộ chọn ngày, … Người sử dụng khác có thể sử dụng Word để điền thông tin vào biểu mẫu trên máy tính của họ
Giã sử bạn muốn tạo một biểu mẫu như sau:
Bước 1: Bạn hãy mở một mẫu để bạn có thể tạo biểu mẫu dựa vào mẫu đã có hoặc bạn tạo một tài liệu mới
Bước 2: Chèn một trường biểu mẫu:
- Đặt vị trí của con trỏ tại vị trí cần chèn trường biểu mẫu
- Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Developer/nhóm Control/Legacy Tools Tại đây, bạn chọn công cụ phù hợp để sử dụng
- Sau khi bạn chèn công cụ phù hợp xong, bạn nhấp phải chuột lên trường biểu mẫu vừa chèn rồi chọn Properties từ menu ngữ cảnh
- Trong hộp thoại tùy chỉnh công cụ Tại đây, bạn có thẻ tùy chọn các thuộc tính như sau:
+ Type: Chọn kiểu dữ liệu cho trường biểu mẫu
+ Default number: Nhập giá trị mặc định cho trường biểu mẫu
Chọn vị trí chèn truòng
+ Maximum length: Chiều dài tối đa của dữ liệu
+ Number Format hoặc Text Format, …: Bạn chọn định dạng cho trường biểu mẫu
+ Bookmark: Nhập tên cho bookmark mà trường biểu mẫu muốn liên kết
Ví dụ: Chèn trường biểu mẫu Số, cho biểu mẫu ở ví dụ trên:
Kết quả thu được như sau:
Bước 3: Đối với các trường còn lại, bạn thao tác tương tự như bước 2
Bước 4: Sử dụng biểu mẫu
Khi biểu mẫu đã được bảo vệ thì chúng ta có thể sử dụng Chỉ cần nhập giá trị vào cho các trường biểu mẫu cần lấy giá trị
Sau khi nhập giá trị vào cho các trường biểu mẫu thì trường biểu mẫu có công thức tính toán sẽ được cập nhật Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần nhấp chuột vào trường biểu mẫu cần nhập
Biểu mẫu sau khi chèn xong các trường sẽ có dạng như sau:
Bước 1: Trước khi tiến hành trộn thư, chúng ta cần phải xây dựng các lá thư mẫu đã được định dạng hoàn chỉnh Tại những phần thông tin khác nhau của mỗi lá thư thì chúng ta để trống, ví dụ như họ và tên, ngày sinh, điểm, kết quả, … Để xây dựng những khung thư mẫu, bạn có thể sử dụng cách thức xây dựng biểu mẫu Form ở mục trên để tạo lập
Bước 2: Xây dựng tập dữ liệu của các lá thư, tập dữ liệu này có thể là 1 file Word hoặc Excel mà chúng không cần phải định dạng
Ví dụ: Tập dữ liệu là 1 bảng chứa danh sách học sinh, khách hàng, hóa đơn hàng, Mỗi dòng là nội dung của mỗi lá thư, mỗi cột chứa
1 loại thông tin, như: Họ, Tên, Ngày sinh,
Lưu ý: Dòng đầu tiên của văn bản hoặc bảng tính cũng là dòng đầu tiên của bảng danh sách, nghĩa là phía trên không có dòng tiêu đề nào
Bước 3: Mở lá thư mẫu đã tạo ở bước 1
Bước 4: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Mailings / nhóm Start Mail Merge, sau đó chọn lệnh Start Mail Merge Tại đây, chúng ta chọn loại cho tập tin mẫu:
- Envelopes : Dạng phong bì, bì thư
- Labels: Tạo các nhãn, lúc này cần phải thiết kế nhãn
- Directory: Giống như thư nhưng để tiết kiệm giấy
- Normal Word Document: Tương tự như thư thường dùng
Bước 5: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Mailings/ nhóm Start Mail Merge/Select Recipient Use
- Mở tập tin dữ liệu Riêng đối với file Excel ta chỉ cần chỉ rõ Sheet chứa dữ liệu cần trộn
- Để lọc dữ liệu trước khi trộn, ta chọn Edit Recipient list
+ Mục Sord Records: Để sắp xếp dữ liệu
+ Mục Filter Records: Để lọc dữ liệu
Bước 6: Chèn dữ liệu vào lá thư mẫu đã tạo
- Đặt dấu nháy tại vị trí cần chèn dữ liệu
- Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Mailings/nhóm Write &
Insert Fields/ Insert Merge Field, sau đó chọn tên cột cần chèn dữ liệu trộn
Sau khi trộn thư, chúng ta thường xem thử thư trước khi hoàn tất Để thực hiện điều này chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ
Mailings/nhóm Preview Results, bạn click chọn lệnh
Bước 2: Click chọn các nút lệnh để di chuyển tới lui các mẫu tin cần xem thử
- First: Về đầu mẫu tin
- Last: Về cuối mẫu tin
- Privious: Về trước mẫu tin hiện hành
- Next: Về sau mẫu tin hiện hành
4.3.3 Hoàn tất thao tác trộn
Sau khi thực hiện xong các thao tác trộn thư, để các bức thư thực sự hoàn thành chúng ta sẽ tiến hành thao tác hoàn tất việc trộn thư Thao tác này được thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Tab Mailings/nhóm Finish và chọn công cụ Finish Merge, tại đây chúng ta có các tùy chọn sau:
- Edit Individual Document : Trộn thành 1 tập tin mới
- Print Document : Trộn và in
- Send E-mail Messages…: Trộn và gởi email
Bước 2: Lựa chọn các tùy chọn đã nêu ở bước 1
Bước 3: Hộp thoại thông báo hiển thị, tại đây có các chọn lựa để người sử dụng lựa chọn như sau:
- All: Tất cả các mẫu tin
- Current Record: Mẫu tin hiện hành
- From to : từ mẫu tin đến mẫu tin
BIÊN TẬP VĂN BẢN TRONG CHẾ ĐỘ CỘNG TÁC
5.1.1 Theo dõi sự thay đổi của tài liệu
Chúng ta thiết lập chế độ theo dõi này nhằm mục đích khi tài liệu có sự thay đổi, những nội dung được thay đổi đó sẽ được hệ thống đánh dấu bằng một màu chữ khác hay một kiểu chữ khác, … để người dùng có thể phân biệt với những nội dung không bị thay đổi trong tài liệu Để thiết lập chế độ này, chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Tracking/lệnh Track Changes/ Change Tracking Options
Bước 2: Tại hộp thoại Track Changes Options, bạn thiết lập các điều chỉnh khi tài liệu thay đổi như thiết lập màu chữ, kiểu chữ, …
5.1.2 Bỏ chế độ theo dõi tài liệu Để bỏ chế độ theo dõi tài liệu, bạn thực hiện như sau:
Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Changes/lệnh Reject
5.2.1 Thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu
Thuộc tính này được thiết lập khi chủ sở hữu của tài liệu chỉ cho phép những người dùng khác xem tài liệu, không cho phép chỉnh sửa, định dạng hay thay đổi nội dung của tài liệu Cách thiết lập như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/Info/ Protect Document / Mark as Final
Bước 2: Hộp thoại thông báo của MS Word xuất hiện với các lựa chọn như sau:
- Cancel: Để hủy thiết lập
- Help: Sử dụng trợ giúp của hệ thống
Lưu ý: Để có thể thay đổi nội dung, định dạng của tài liệu, người dùng chỉ cần Click nút lệnh Edit Anyway
5.2.2 Thiết lập mật khẩu cho tài liệu Để thiết lập quyền riêng tư cho tài liệu, người dùng sẽ thiết lập mật khẩu cho tài liệu Cách thiết lập như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/ Info/ Protect Document / Encrypt with Password
Bước 2: MS Word sẽ xuất hiện cửa sổ yêu cầu ta nhập mật khẩu bảo vệ tài liệu
Bước 3: MS Word xuất hiện cửa sổ yêu cầu nhập lại mật khẩu để xác nhận
5.2.3 Ngăn chặn chỉnh sửa và định dạng dữ liệu
Cấp độ bảo mật này cao hơn việc thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu Trường hợp này người sử dụng muốn thay đổi hay định dạng lại dữ liệu thì bắt buộc phải nhập mật khẩu Để thiết lập thuộc tính này, ta thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/ Info/ Protect Document/ Restrict Editing Word, để xuất hiện cửa sổ Restrict Formating and Editing cho phép ta thiết lập chế độ bảo mật tài liệu
Bước 2: Thiết lập chế độ bảo mật tài liệu bằng các lựa chọn sau:
- Allow only this type of editing in the document: Không cho phép người dùng thay đổi định dạng của tài liệu
- No changes (Read only): Chỉ cho phép người dùng đọc tài liệu
- Comments: Khóa văn bản không cho hiệu chỉnh, sửa đổi, chỉ cho phép làm chú thích
- Track changes: Cho phép lưu lại một bản “nháp” những gì vửa sửa đổi trên tài liệu
- Filling in Forms: Là cách bảo vệ văn bản ở mức cao nhất, thường chỉ dùng cho Form
Sau khi tùy chọn xong, bạn chọn nút lệnh Yes, Start Enforcing Protection
Bước 3: MS Word sẽ xuất hiện cửa sổ yêu cầu người dùng nhập mật khẩu bảo vệ tài liệu, sau đó click nút OK để hoàn thành quá trình thiết lập
Lưu ý: Để có thể chỉnh sửa được nội dung tài liệu, người dùng bắt buộc phải click nút Stop Protection và nhập đúng mật khẩu bảo vệ
Khi chúng ta thiết lập chế độ so sánh tài liệu, thì mọi điểm khác biệt trong
2 văn bản giống hệt nhau sẽ được tìm thấy một cách dễ dàng và nhanh chóng Để thực hiện thiết lập chế độ này, chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Compare/lệnh Compare, sau đó bạn chọn lệnh Compare …
Bước 2: Tại hộp thoại Compare Documents ta thực hiện các công việc sau:
- Original document: Chọn tài liệu gốc
- Revised document: Chọn tài liệu cần so sánh
- Click OK để thiết lập so sánh giữa 2 tài liệu
Bước 3: Kết quả so sánh là một tài liệu mới với những khác biệt được đánh dấu Sau đó, trên nhóm Changes xuất hiện các nút lệnh:
- Previous, Next: Di chuyển tới, lui vị trí tài liệu đã bị thay đổi
- Accept: Chấp nhận sự thay đổi
- Reject: Không chấp nhận sự thay đổi
Bài tập 1: Hãy soạn thảo theo mẫu như sau:
Bài tập 2: Soạn thảo văn bản theo mẫu sau, sử dụng Column, WordArt, AutoText, Picture, DropCap, tạo chú thích Với các yêu cầu sau:
1 Tạo AutoText để thay thế từ “thời gian “ bằng “tg”
2 Nhập văn bản và thực hiện định dạng theo yêu cầu
3 Tạo chú thích để ghi chú lại những vị trí đã được định dạng
Bài tập 3: Soạn thảo văn bản theo mẫu sau:
Bài tập 4: Soạn thảo văn bản theo mẫu sau:
Bài tập 5: Soạn thảo văn bản theo mẫu sau:
Bài tập 6: Soạn thảo văn bản theo mẫu sau:
Bài tập 8: Tạo biểu mẫu như sau:
Bài tập 9: Tạo mục lục theo mẫu sau:
SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO
LẬP KẾ HOẠCH CHO VIỆC TRÌNH CHIẾU
1.1 Tìm hiểu về bối cảnh trình chiếu
Tìm hiểu xem có bao nhiêu người tham gia buổi trình chiếu đó? Nếu lượng người học đông thì màn hình và cỡ chữ phải thiết kế cho nhiều người nhìn rõ Độ tuổi trung bình của người học Ví dụ nếu đối tượng người học trẻ tuổi thì từ ngữ phải trong sang, dễ hiểu và thú vị Đối với người học lớn tuổi thì báo cáo phải thực tế, thông tin cập nhật và báo cáo phải có căn cứ và trích dẫn rõ ràng
Vai trò của người học trong chủ đề báo cáo Nếu báo cáo một sản phẩm mới hoặc một hệ thống mới, các nhà quản lý sẽ quan tâm đến thông tin tổng thể, trong khi đó các công nhân sẽ quan tâm đến các thông tin chi tiết Nói tóm lại đối với người quản lý họ chỉ quan tâm đến thông tin cần thiết để ra quyết định chứ không quan tâm quá chi tiết
Người học đã biết gì về chủ đề báo cáo? Nếu báo cáo cho những người chưa biết gì về chủ đề báo cáo thì người báo cáo phải cung cấp thông tin thật cơ bản phải có giải thích về các thuật ngữ mới Trái lại người học là các chuyên gia trong lĩnh vực báo cáo thì người báo cáo cần đặt ra nhiều báo cáo và dự thảo thêm vài slide dự phòng để trả lời các câu hỏi đó
Người học có quan tâm đến chủ đề báo cáo này không? Nếu chủ đề cung cấp nhiều thông tin quan trọng liên quan đến người học thì họ sẽ cảm thấy thích thú và lắng nghe
Người học có thành kiến tiêu cực hay tích cực với chủ đề này không?
Hãy nhớ rằng những ý nghĩ của người học hình thành trước từ những kinh nghiệm thực tế về thành công cũng như thất bại của họ
1.2 Thiết kế nội dung và hình thức bài trình bày hiệu quả
Bố cục Slide PowerPoint là một sự kết hợp và sắp xếp các đối tượng trong một slide Có thể chọn một bố cục được có sẵn trong PowerPoint và bắt đầu thêm nội dung của mình để tạo ra một Slide
Nội dung báo cáo gồm văn bản, đồ thị, hình ảnh hoặc các chương trình như Excel,…Khi báo cáo chỉ nên cung cấp đầy đủ các thông tin mà người học đang cần, chứ không nên cung cấp quá nhiều thông tin dư thừa không cần thiết Sau đây là một số gợi ý:
Cần kiểm tra kỹ các thông tin trước khi gửi bài cho người học nhằm đảm bảo không có nội dung dư thừa
Không nên cố công ghi nội dung thật chi tiết cho các Slide, thay vào đó Slide chỉ nên chứa các điểm chính cần trình bày và khi diễn thuyết sẽ nói rõ hơn Nên dùng các SmartArt thay cho các gạch đầu dòng nhằm giúp thông tin trên Slide dễ nhớ và dễ đọc hơn
Tóm tắt nội dung bài trình diễn ở các Slide cuối
Thêm các hiệu ứng Slide thông thường làm tăng tính hiệu quả và sự thích thú của người học đối với bài thuyết trình Có thể sử dụng các đoạn phim, flash, âm thanh, nhạc, các hiệu ứng cho đồ thị, văn bản, hiệu ứng chuyển tiếp giữa các Slide, hiệu ứng đổi màu,… cho bài thuyết trình của mình Không nên áp dụng một kiểu hiệu ứng cho tất cả các Slide hoặc giữa các Slide, điều đó rất dễ gây nhàm chán cho người học, thay vào đó hãy áp dụng linh hoạt nhiều loại hiệu ứng cho bài trình diễn của mình
Sử dụng các hiệu ứng động sẽ làm các Slide trở lên sống động hơn, tạo cảm giác thú vị cho người xem Nhưng nếu lạm dụng quá sẽ gây rối mắt, người thuyết trình sẽ không làm chủ được bài biểu diễn giữa diễn thuyết và trình diễn.
TRANG THUYẾT TRÌNH CHỦ VÀ CÁC MẪU
2.1 Trang thuyết trình chủ (trang chủ)
Trang thuyết trình chủ (Slide Master) là một slide nằm ở vị trí đầu tiên Nó chứa thông tin về bố cục của một bài thuyết trình bao gồm nền slide, màu sắc, các hiệu ứng, kích thước và vị trí của các hộp văn bản trên slide
Mỗi bài thuyết trình có ít nhật một slide master, khi slide master thay đổi thì toàn bộ kiểu dáng và thiết kế của bài thuyết trình có thể thay đổi
2.1.1 Mở cửa sổ Slide Master Để chuyển sang cửa sổ Slide Master, bạn vào thẻ View, nhóm Master Views, sau đó chọn lệnh Slide Master
2.1.2 Sắp xếp các hộp văn bản trên Slide Master
Bước 1: Chọn Slide Master hoặc Slide layout cần sắp xếp các hộp văn bản
Bước 2: Dùng chuột chọn hộp văn bản và giữ trái chuột, kéo đến vị trí khác theo nhu cầu Để thay đổi kích thước hộp văn bản, bạn di chuyển chuột đến vị trí một trong 8 nốt tròn xung quanh hộp văn bản đang chọn, sau đó giữ trái chuột và di chuyển để điều chỉnh kích thước hộp văn bản
2.1.3 Định dạng các hộp văn bản trên Slide Master
Bước 1: Dùng chuột chọn hộp văn bản cần định dạng hoặc chọn đoạn văn bản cần định dạng
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Home:
- Nhóm Font: Dùng để định dạng ký tự
- Nhóm Paragraph: Giúp canh lề, đặt ký hiệu đầu dòng, đánh số thứ tự,
Bước 1: Chọn Slide Master hoặc Slide layout cần thêm các hộp văn bản
Bước 2: Trên thẻ Slide Master, bạn chọn nhóm Master Layout, lệnh Insert Placeholder > Picture
Bước 3: Bạn nhấn giữ chuột vẽ một hộp văn bản với kích thước phù hợp
Bước 1: Chọn hộp văn bản trong Slide Master hoặc Slide layout cần xóa các hộp văn bản
Bước 2: Nhấn phím Delete trên bàn phím
2.1.6 Chèn và xóa Slide Master
- Trên thanh Ribbon, bạn vào thẻ View, nhóm Master Views, lệnh Slide Master để mở cửa sổ Slide Master
- Tại cửa sổ Slide Master, bạn chọn nhóm Edit Master, lệnh Insert Slide Master Một Slide Master mặc định sẽ được chèn vào ngay sau Slide Master hiện có
2.2.1 Sử dụng mẫu đang có và tạo mẫu mới a Để sử dụng các mẫu template có sẵn, thực hiện các bước sau:
Vào thẻ Home, nhấp vào mũi tên góc dưới biểu tượng New Slide để lựa chọn mẫu slide phù hợp với yêu cầu cá nhân trong các Office Theme có sẵn Để đổi sang bộ màu khác cho bài thuyết trình, bạn vào Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Colors và chọn bộ màu khác Ví dụ, bạn chọn bộ màu Clarity Để đổi sang bộ font chữ khác cho bài thuyết trình, bạn vào thẻ Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Fonts và chọn bộ font chữ khác Ví dụ, bạn chọn bộ font chữ Office Classic, bộ font này sử dụng font chữ Arial cho các tựa đề slide và dùng font Times New Roman cho nội dung slide Để đổi sang bộ hiệu ứng khác cho bài thuyết trình, bạn vào Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Effects và chọn kiểu hiệu ứng khác Theme Effects là các hiệu ứng trên các đường vẽ và tô nền của đối tượng trên slide Không thể tạo thêm các hiệu ứng định dạng này mà chỉ có thể sử dụng những hiệu ứng đã có từ danh sách b Tạo mới mẫu template
* Thêm màu cho mẫu (Theme Colors)
Theme Colors bao gồm 3 nhóm màu: 4 màu cho văn bản và màu nền, 6 màu cho khối Shape, WordArt, SmartArt, Table, Chart,… trên slide và 2 màu cho các siêu liên kết (hyperlink)
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào ngăn Design, nhóm Themes, chọn lệnh Theme Colors > Create New Theme Colors, để hiển thị hộp thoại Create New Theme Colors
Bước 2: Tại hộp thoại Create New Thêm Colors:
- Mục Theme colors: Bạn thiết lập màu Nếu muốn trả về bộ màu mặc định của Theme Colors thì bạn nhấn nút Reset
- Mục Name: Đặt tên cho Theme Colors vừa tạo, sau đó nhấn nút Save hoàn tất
Lưu ý: Nếu bạn muốn xóa Theme Colors vừa tạo, bạn chọn thẻ Design, nhóm Themes, chọn Theme Colors Sau đó, bạn nhấp phải chuột lên tên Theme Colors cần xóa và và chọn Delete…Cuối cùng, bạn nhấn nút Yes để xác nhận lệnh xóa trong hộp thoại thông báo
Theme Fonts bao gồm font chọn tựa đề font cho nội dung của slide
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1 Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Design, nhóm Themes, lệnh
Theme Fonts > Create New Theme Fonts,
Bước 2: Tại hộp thoại Create New Theme Fonts, bạn thao tác như sau:
- Heading font và Body font: Lựa chọn các font chữ cho Theme Fonts
- Name: Đặt tên cho Theme Fonts
- Nhấn nút Save hoàn tất
Lưu ý: Nếu bạn muốn xóa Theme Fonts vừa tạo thì trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Design, nhóm Themes, chọn lệnh Theme Fonts, sau đó bạn nhấp phải chuột lên Theme Fonts cần xóa và và chọn Delete… Cuối cùng, bạn nhất nút Yes để xác nhận lệnh xóa trong hộp thoại thông báo
Bạn có thể lưu các thay đổi về bộ màu, bộ font hay các hiệu ứng thành một
Theme mới để có thể áp dụng cho các bài thuyết trình khác Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Design, nhóm Themes, lệnh More
Bước 2: Tại hộp thoại Save Current Theme, bạn thao tác như sau:
- File name: Đặt tên Thêm
- Type File: Chọn phần mở rộng là *.thmx
- Nhấn nút lệnh Save để lưu Theme
2.2.2 Sửa đổi thiết kế nền Theme cho mẫu đang dùng
Sau khi chọn mẫu cho bài thuyết trình, tiếp theo là thiết kế hình nền cho mẫu đang dùng bằng cách:
* Dùng hình làm nền cho slide
Bước 1 Chọn một hoặc nhiều Slide muốn chèn hình nền
Bước 2 Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Design, nhóm Background, lệnh
Bước 3: Tại hộp thoại Format Background, bạn chọn thẻ Fill từ danh sách bên trái hộp thoại, sau đó chọn tiếp Picture or texture fill
Bước 4: Tại bước này, bạn có thể chọn một trong các cách sau:
- Cách 1: Nhấn nút File để chèn hình từ tập tin hình của cá nhân
- Cách 2: Nhấn nút Clipboard để dán hình đang chứa trong bộ nhớ vào làm hình nền cho slide
- Cách 3: Nhấn nút Clip Art để tìm và chèn hình từ trong thư viện
Bước 5 Nhấn nút Close để tiến hành áp dụng hình nền cho slide đang chọn Nếu muốn áp dụng hình nền cho tất cả các slide thì nhấn nút Apply to All
* Dùng màu làm nền cho Slide
Bước 1 Chọn một hoặc nhiều slide muốn tô màu nền
Bước 2 Vào thẻ Design, nhóm Background, chọn lệnh Background Styles
Bước 3 Tại hộp thoại Format Background, bạn chọn mục Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp SolidFill
Bước 4 Chọn màu cần tô nền tại nút Color, nhấn nút More Colors nếu muốn chọn màu khác từ bảng màu cơ bản Bạn có thể tùy chỉnh độ trong suốt của màu tại thanh trượt Transparency hoặc nhập trực tiếp vào hộp kế bên thanh trượt Bước 5 Nhấn nút Close để tiến hành áp dụng màu nền cho slide đang chọn Nếu bạn muốn áp dụng màu nền cho tất cả các slide thì nhấn nút Apply to All
* Tô nền slide kiểu Gradient
Ngoài kiểu tô nền một màu, PowerPoint còn cho phép tô nền với nhiều màu phối hợp với nhau tạo nên các hiệu ứng đẹp mắt
Bước 1 Chọn một hoặc nhiều slide muốn tô màu nền
Bước 2 Vào thẻ Design, nhóm Background, lệnh Background Styles > Format Background
Bước 3: Tại hộp thoại Format Background, bạn chọn thẻ Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp Gradient Fill
- Tại hộp Preset colors, chọn một kiểu màu nào đó
- Tại phần Gradient stops, bạn chọn màu để phối với bộ màu đã chọn ở bước trên và thiết lập thêm các thông số tại Positon, Brightness và Transparency bằng cách vừa điều chỉnh vừa quan sát các slide đang chọn
- Sau khi thiết lập xong, bạn nhấn nút Close để áp dụng hiệu ứng Gradient cho slide đang chọn hoặc nhấn nút Apply to All để áp dụng hiệu ứng này cho toàn bài thuyết trình
* Xóa hình nền và màu nền đã áp dụng cho slide Để xóa bỏ màu nền, các hiệu ứng màu nền Gradient, hình nền cho các slide Chúng ta làm theo các bước sau:
Bước 1 Chọn các Slide muốn xóa màu nền, hình nền, hiệu ứng Gradient
Bước 2 Vào thẻ Design, nhóm
Background, chọn Background Styles > Reset
CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA
3.1 Định dạng các đối tượng đồ họa, tranh ảnh
3.1.1 Tạo hiệu ứng cao cấp cho đối tượng đồ họa
* Tạo nền trong suốt cho các đối tượng
Bước 1: Chọn đối tượng là ảnh, shapes, chữ WordArt
Bước 2: Vào thẻ Format chọn lệnh Remove Background Lúc này, trên thanh Ribbon sẽ xuất hiện một hộp công cụ ở góc trên bên trái
- Mark Areas tom Keep: Để chọn vùng muốn giữ lại
- Mark Areas to Remove: Để chọn vùng muốn bỏ
- Delete Mark: Xóa vùng đã chọn xóa
- Discard All Changes: Bỏ qua tất cả những thao tác đã thay đổi
- Keep Changes: Giữ lại những thay đổi
* Áp dụng hiệu ứng 3D cho các đối tượng
Bước 1: Chọn đối tượng là ảnh, shapes, chữ WordArt
Bước 2: Click chuột phải lên đối tượng chọn Format Picture
Bước 3: Chọn 3-D Format để định dạng lại đối tượng 3D:
Bước 4: Chọn 3-D Rotation để xoay đối tượng theo ý muốn
3.1.2 Chỉnh sửa độ chói và độ tương phản; thay đổi màu, khôi phục màu gốc; sử dụng định dạng khác nhau Để chỉnh sửa độ chói và độ tương phản; thay đổi màu, khôi phục màu gốc; sử dụng định dạng khác nhau, thực hiện các bước sau:
Bước 1: Click chuột phải lên hình ảnh muốn tác động chọn Format Picture Xuất hiện hộp thoại Format Picture sau:
* Để thay đổi độ tương phản, bạn chọn thẻ Reflection, trong đó:
- Transparency: Thay đổi độ minh bạch (đơn vị %)
- Size: Thay đổi kích thước
- Distance: Thay đổi khoảng cách
* Để thay đổi màu sắc, bạn chọn thẻ Picture Corection Trong đó:
- Brightness: Điều chỉnh độ sáng;
- Contrast: Điều chỉnh độ tương phản
3.2 Xử lý các đối tượng đồ họa
3.2.1 Định vị đối tượng đồ họa vào trang chiếu
* Hiển thị/ẩn các thước, lưới và thông tin chỉ dẫn
Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ View, nhóm Show Tại đây có các lệnh như sau:
- Ruler: Để ẩn/hiện thước
- Gridlines: Để ẩn/hiện lưới
Rotate để đặt hướng của đối tượng
Có 4 lựa chọn sẵn đó là:
Rotate Right 90 0 Xoay phải 90 độ
Rotate Left 90 0 Xoay trái 90 độ
Flip Vertical: Xoay ngược hình ảnh
Flip Horizontal: Để hình ảnh theo chiều dọc bình thường
3.2.2 Một số thao tác với các đối tượng đồ họa
* Phóng to/thu nhỏ đối tượng đồ họa
Bước 1: Click chuột trái lên đối tượng cần thao tác xuất hiện đường viền hình mũi tên xung quanh hình ảnh
Bước 2: Nhấn chuột trái lên mũi tên và kéo để thay đổi kích thước đối tượng
* Lưu đối tượng đồ họa theo kiểu định dạng tệp mới Để lưu đối tượng đồ họa theo kiểu định dạng mới như bmp, gif, jpeg, png
Ta thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Click chuột phải lên đối tượng chọn Save as Picture
Bước 2: Tại hộp thoại Save As Picture, bạn thao tác như sau:
- Mục File name: Nhập tên cho đối tượng
- Mục Save as Type: Chọn kiểu định dạng cho đối tượng
- Chọn thư mục cần lưu trữ đối tượng
- Nhấn nút Save để lưu đối tượng với định dạng mới
3.2.3 Chuyển đổi ảnh thành đối tượng vẽ và biên tập ảnh
- Bước 1: Chọn hình ảnh, lúc này thanh Ribbon sẽ tự động chuyển sang thẻ Format
- Bước 2: Click vào chức năng Crop, những cạnh đen sẽ xuất hiện ở góc Lúc này, bạn kích và kéo các cạnh đen để cắt hình
Lưu ý: Để cắt hình theo một hình dạng cụ thể nào đó, bạn mở rộng lệnh Crop trên thẻ Format rồi lệnh Crop to shape Sau đó, bạn lựa chọn hình dạng muốn cắt từ danh sách hiển thị Hình ảnh sẽ tự động chuyển thành khung hình đã chọn
* Thêm đường viền cho hình
Sau khi chọn ảnh cần chỉnh, bạn click vào chức năng Picture Boder ở thẻ Format Tại danh sách hiển thị, bạn có thể chọn Color (màu), weight
(độ dày) và Dashes (độ liền mạch) của đường viền
Hình ảnh sẽ thay đổi theo đường viền đã chọn
* Áp dụng hiệu ứng nghệ thuật cho ảnh
Chọn chức năng Artistic Effects ở thẻ Format Bạn rê chuột vào từng hiệu ứng để xem sự thay đổi của ảnh, sau đó bạn có thể chọn hiệu ứng yêu thích
* Áp dụng Style cho ảnh
- Bước 1: Chọn hình muốn áp dụng Style
- Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Format, nhóm Picture Styles Sau đó bạn nhấn vào mũi tên More để hiển thị toàn bộ style ảnh Tại đây, bạn có thể lựa chọn một Style ảnh phù hợp
3.3 Sử dụng đồ thị, sơ đồ
3.3.1 Tạo, chèn biểu đồ, đồ thị
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert, nhóm Illustrations, lệnh Chart
Bước 2: Tại hộp thoại Insert Chart với các dạng biểu đồ biểu thị nội dung khác nhau Bạn click chuột vào dạng biểu đồ muốn sử dụng, rồi nhấn OK
Một bảng thống kê trên Excel sẽ xuất hiện kèm theo Bảng thống kê này cho phép người dùng nhập dữ liệu cho PowerPoint
Bước 3: Công việc của bạn bây giờ là nhập nội dung các mục vào trong bảng thống kê trên Excel Những nội dung chúng ta điền vào Excel sẽ tự động được điền trong PowerPoint
3.3.2 Định dạng tiêu đề, ghi chú, nhãn
Bước 1: Chọn biểu đồ hoặc đồ thị cần định dạng
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Design, nhóm Data, lệnh Edit Data để xuất hiện bảng dữ liệu Excel Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa lại tiêu đề hàn, cột và dữ liệu cho biểu đồ
3.3.3 Thay đổi kiểu đồ thị của một tập dữ liệu cho trước
Chọn biểu đồ đã có dữ liệu, sau đó bạn vào thẻ Design, chọn lệnh Change Chart Type, rồi chọn kiểu biểu đồ mà mình mong muốn từ cửa sổ hiển thị
3.3.4 Thay đổi cách bố trí, sắp xếp các cột, thanh trong một đồ thị biểu đồ đã có dữ liệu Vào thẻ Design, nhóm Data, lệnh Select Data Lúc này sẽ xuất hiện một cửa sổ Excel Tại đây, bạn chọn Switch Row/Column để chuyển đổi qua lại giữa hàng và cột
3.3.5 Hiển thị số liệu trên đồ thị
Chọn biểu đồ đã có dữ liệu, sau đó bạn vào thẻ Layout, nhóm Labels, lệnh Data Labels > Show (Turn on Data Labels to selection) để hiển thị số liệu trên đồ thị
3.4 Đa phương tiện trong trang chiếu: âm thanh, đoạn phim, hoạt hình
* Nhúng âm thanh vào slide
Microsoft PowerPoint cho phép chèn rất nhiều định dạng nhạc khác nhau vào slide, thông thường chúng ta chèn định dạng.mp3 hay wma vào slide vì chúng cho chất lượng tốt và có kích thước tập tin nhỏ
Bước 1: Bạn vào thẻ Insert, nhóm Media, chọn lệnh Audio > Audio from File
Bước 2: Tại hộp thoại Insert Audio, bạn chọn tập tin âm thanh đang lưu rên máy và nhấn nút Insert để chèn vào slide Một biểu tượng hình loa xuất hiện trên slide đại diện cho tập tin âm thanh
* Nhúng đoạn phim vào slide:
Powerpoint 2010 tương thích với rất nhiều định dạng video phổ biến hiện nay Trong đó chúng ta nên sử dụng hai định dạng flv và wma vì chúng cho chất lượng hình ảnh chấp nhận được, ít phát sinh lỗi khi chèn và có kích thước tập tin nhỏ
Bước 1: Bạn vào thẻ Home, nhóm Slides, lệnh New Slide, chọn kiểu layout là Two Content và nhập tựa đề cho slide l “chèn video cho slide”
Bước 2: Nhấp chuột vào nút Insert Media Clip trong placeholder bên trái Hộp thoại Insert Video xuất hiện, cho phép bạn chọn file video cần chèn.
LIÊN KẾT, NHÚNG, NHẬP/XUẤT CÁC TRANG CHIẾU, BẢN TRÌNH CHIẾU
* Liên kết đến một slide khác trong cùng bài thuyết trình
- Bước 1: Chọn văn bản hoặc đối tượng cần gán thêm liên kết hyperlink
- Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert, nhóm Links, lệnh Hyperlink hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+K
- Bước 3: Chọn Place in this Document tại khung Link to
Select a place in this document: Chọn một slide mà bạn muốn nhảy đến khi trình chiếu bài thuyết trình
Show and return: Khi trình chiếu xong Slide sẽ trở lại slide chứa hyperlink này
Text to Display: chính là nội dung đoạn văn bản mà bạn chọn, nếu thay đổi trong khung này thì đoạn văn bản trên slide cũng thay đổi theo
ScreenTip: mặc định cho hyperlink chính là địa chỉ của nó (URL) hoặc đường dẫn đến tập tin, nếu bạn muốn thay đổi ScreenTip thì nhấn vào nút ScreenTip… và nhập phần trợ giúp vào
* Liên kết đến một slide khác bài thuyết trình
- Bước 1: Chọn văn bản hoặc đối tượng cần gán thêm liên kết hyperlink
- Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert, nhóm Links, lệnh Hyperlink hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+K
- Bước 3: Tại khung Link to, bạn chọn lệnh Existing File or Web Page và tìm đến chọn bài thuyết trình chứa slide cần liên kết đến trong khung Look in
Chọn nút lệnh Bookmark… để hiển thị hộp thoại Select Place in
Document, sau đó bạn chọn tên slide muốn liên kết
* Lưu các trang chiếu thành các tệp dạng gif, jpeg, bmp Để thực hiện thao tác lưu các trang chiếu thành các tệp gif, jpeg, bmp ta thực hiện tương tự như lưu một bài trình chiếu thông thường Tuy nhiên tại hộp thoại Save As, mục Save As Type: chọn kiểu tệp muốn lưu trữ phù hợp
Click Every Slide để lưu tất cả các slide sang định dạng mới
Click chọn Current Slide Only để lưu slide hiện tại sang định dạng mới.
QUẢN LÝ CÁC BẢN TRÌNH CHIẾU
5.1 Trình chiếu theo yêu cầu
* Lặp quay vòng liên tiếp các trang chiếu
Ta vào thẻ Show Options, click vào mục Loop continuously until ‘Esc’ để đặt lặp quay vòng Slide, hoặc bỏ chọn để loại bỏ lặp quay vòng Slide
* Chuyển trang bằng tay hoặc theo thời gian định sẵn
- Trên thanh Ribbon, bạn vào thẻ Slide Show, lệnh Set Up Slide Show
- Tại mục Advance slides, có các tùy chọn sau:
+ Manually: để trình chiếu bằng tay;
+ Using timings, if present: để chọn thời gian định sẵn cho mỗi trang chiếu Các trang chiếu sẽ được tự động chuyển qua theo thời gian định sẵn
5.2 Thiết lập cách thức trình bày
* Ấn định thời gian trình diễn cho mỗi slide PowerPoint:
Thủ thuật này sẽ giúp cho người báo cáo chủ động hơn trong việc quản lý thời gian khi thuyết trình với các slide trong PowerPoint Người báo cáo sẽ đo được thời gian thuyết trình từng slide rất cụ thể để từ đó đề ra phương án tốt nhất cho buổi trình chiếu của mình
- Trên giao diện biên soạn của PowerPoint, bấm chọn slide đầu tiên
- Vào thẻ Slide Show > Rehearse Timings, lúc này slide sẽ chuyển sang chế độ trình diễn và đồng thời sẽ xuất hiện thêm thanh công cụ đồng hồ thời gian bắt đầu chạy ở góc bên trái: bạn bắt đầu thử tự thuyết trình để đo thời gian Khi xong Slide 1, để tiếp tục sang Slide 2, bấm vào nút mũi tên từ trái sang phải, và cứ tiếp tục thuyết trình thử như vậy cho tới slide cuối cùng
- Sau khi tới slide cuối, khi bấm chuột vào nút mũi tên, PowerPoint sẽ đưa ra thông báo hỏi bạn có ấn định thời gian cho các slideshow hay không (đồng thời trên đây cũng có thông báo tổng số thời gian mà bạn đã tự thuyết trình lúc nãy) Hãy chọn Yes để trở về môi trường soạn thảo Lúc này sẽ có thông báo chi tiết hơn về thời gian thuyết trình riêng của các slide vừa tiến hành
* Hủy cài đặt về thời gian cho mỗi trang chiếu Để hủy cài đặt thời gian cho mỗi trang chiếu, bạn vào thẻ Slide Show chọn Record Slide Show > Clear > Clear Timings on All Slides để xóa bỏ toàn bộ thời gian định sẵn cho mỗi slide
5.3 Kiểm soát việc chiếu các trang
5.3.1 Làm nổi bật nội dung trên slide trình chiếu
Trong chế độ slide show, chúng ta có thể sử dụng công cụ Pen hoặc Highlighter để làm nổi bật nội dung đang trình bày Các bước thực hiện như sau:
- Chuyển bài thuyết trình sang chế độ
- Khi muốn làm nổi bật nội dung đang trình bày trên một slide nào đó thì nhấp phải chuột lên màn hình, rồi chọn Poiter Option Tại đây, bạn có các tùy chọn như sau:
+ Pen: Sử dụng bút màu để làm nổi
+ Highlighter: tô nền để làm nổi
+ Bạn có thể thay đổi màu tại Ink Color
- Dùng chuột tô hoặc vẽ lên các slide
5.3.2 Chuyển màn hình trình chiếu về chế độ đen hoặc trắng
Trong quá trình trình chiếu đôi khi chúng ta gặp một số sự cố, lúc này chúng ta không muốn người xem thấy được sự cố này Chúng ta sẽ chuyển màn hình trình chiếu về chế độ đen hoặc trắng Các thao tác thực hiện như sau:
* Cách 1: Thao tác bằng chuột
Bước 1: Click chuột phải lên màn hình đang trình chiếu, chọn Screen Bước 2: Chọn chế độ màn hình mong muốn
Back Screen: Chế độ màn hình màu đen
White Screen: Chế độ màn hình màu trắng
* Cách 2: Cách khác là dùng tổ hợp phím tắt:
Tắt màn hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B: Màn hình đen, Ấn lại phím B: Màn hình trở về bình thường Tương tự ấn phím W: Màn hình trắng, Ấn lại phím W: Màn hình trở về bình thường Đôi khi vì một lý do nào đó khi đang trình chiếu, bạn phải dừng việc trình chiếu lại
5.3.3 Thao tác để dừng/kết thúc bài trình chiếu
Cách 1: Phím Esc hoặc Ctrl+Break hoặc phím - để dừng việc trình chiếu Cách 2: Click chuột phải lên màn hình trong chế độ đang trình chiếu, Click chọn End Show
XỬ LÝ BẢNG TÍNH NÂNG CAO
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
1.1 Thiết lập bảng tính, các thuộc tính của bảng tính
1.1.1 Thiết lập lại thanh công cụ
Thanh công cụ của MS Excel bao gồm nhiều thẻ, nhiều nhóm với rất nhiều công cụ, tuy nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng sử dụng hết tất cả các công cụ đó Chúng ta mất nhiều thời gian để tìm được công cụ mà mình cần sử dụng
Do đó, MS Excel cho phép chúng ta tùy chỉnh lại thanh công cụ theo đúng mục đích sử dụng với cách thức thực hiện như sau:
Bước 1: Mở hộp thoại tùy chỉnh Excel Options theo các cách sau:
- Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/Options
Hộp thoại Excel Option hiển thị, bạn chọn thẻ Customize Ribbon
- Cách 2: Đưa chuột vào vùng Ribbon, sau đó nhấn phải chuột rồi chọn Customize the Ribbon
Bước 2: Cửa sổ của thẻ Customize Ribbon trong hộp thoại Excel Option được hiển thị gồm 2 phần: phần bên trái và phần bên phải Ở giữa 2 phần này là nút lệnh Add>> và
+ Nếu bạn muốn loại bỏ công cụ ra khỏi nhóm, bạn chọn công cụ muốn loại bỏ nằm ở phần bảng bên phải rồi nhấn nút lệnh 0, thì làm tròn ở phần thập phân
- Nếu phạm vi cần làm tròn < 0, thì làm tròn ở phần nguyên
Cú pháp: = EVEN (trị số)
Chức năng: Là hàm làm tròn nhưng làm tròn lên thành số nguyên chẵn gần nhất
Cú pháp: = ODD (trị số)
Chức năng: Là hàm làm tròn nhưng làm tròn lên thành số nguyên lẻ gần nhất
Ví dụ: =ODD(4.45) = 5(5 là số lẻ gần nhất của 4)
Cú pháp: =MAX(trị số 1, trị số 2,…)
Chức năng: Hàm sẽ tìm giá trị lớn nhất của 1 dãy số
Cú pháp: =MIN(trị số 1, trị số 2,…)
Chức năng: Hàm sẽ tìm giá trị bé nhất của 1 dãy số
Cú pháp: =COUNT (giá trị 1, giá trị 2,… )
Chức năng: Là hàm đếm dữ liệu thuộc kiểu số
Cú pháp: =COUNTA (giá trị 1, giá trị 2,… )
Chức năng: Là hàm đếm tất cả các ô có dữ liệu
Cú pháp: =SUM(trị số 1, trị số 2,… )
Chức năng: Là hàm tính tổng của các trị số trong dãy
2.3.1.2 Hàm thống kê a Hàm SUMIF và SUMIFS
Cú pháp: =SUMIF( vùng chứa điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)
Chức năng: Cho phép người dùng tính tổng theo một điều kiện nào đó trong vùng dữ liệu
Ví dụ: Tính tổng tiền theo từng loại phòng
= SUMIFS(vùng tính tổng, vùng điều kiện 1, điều kiện1, vùng điều kiện
Chức năng: Tính tổng theo nhiều điều kiện yêu cầu trong một vùng dữ liệu
Ví dụ: Tính tổng tiền của mặt hàng Petrolimex có số lượng >0
Cú pháp: = COUNTIF(Vùng điều kiện, điều kiện)
Chức năng: Đếm số lượng các ô trong vùng điều kiện thỏa mãn 1 điều kiện nào đó
= COUNTIFS(Vùng điều kiện 1, điều kiện 1, Vùng điều kiện 2, điều kiện 2, ….)
Chức năng: Đếm số lượng các ô trong nhiều vùng điều kiện thỏa nhiều điều kiện
Ví dụ: Có bao nhiêu thí sinh đạt điểm tổng > 21 và