Giáo trình Tin học văn phòng (Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính - Cao đẳng): Phần 1 - Trường CĐ nghề Việt Nam - Hàn Quốc thành phố Hà Nội

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VIỆT NAM - HÀN QUỐC THÀNH PHỐ HÀ NỘI LÊ TRỌNG HƯNG (Chủ biên) ĐẶNG MINH NGỌC - NGUYỄN TUẤN HẢI GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHỊNG Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính Trình độ: Cao đẳng (Lưu hành nội bộ) Hà Nội - Năm 2021 LỜI NÓI ĐẦU Cho tới nay, sử dụng máy vi tính cho cơng việc sử dụng phần mềm văn phịng xử lý văn bản, trang tính điện tử, quản trị sở liệu, sử dụng Internet, thư điện tử, thiết kế trang web Hiểu biết sử dụng thành thạo tin học văn phòng điều cần thiết bắt đầu sử dụng máy vi tính Những phần mềm thường xuyên đưa vào tính tận dụng cấu hình máy tính ngày mạnh làm cho việc sử dụng máy vi tính cơng việc văn phịng ngày đơn giản Nhiều cơng việc trước phải lập trình vất vả phức tạp, giải vài thao tác cần vài thao tác người sử dụng đến ứng dụng cần quan tâm Điều làm thay đổi tận gốc cách tiếp nhận truyền đạt tri thức phần mềm ứng dụng Vì học để giảm thời gian tiến hành cơng việc so với theo cách cũ, đồng thời với người bắt đầu khơng phải thời gian tìm hiểu, học tập thứ lạc hậu hiệu Mơ đun tin học văn phịng mơ đun chuyên môn học viên ngành sửa chữa máy tính quản trị mạng Mơ đun nhằm trang bị cho học viên trường công nhân kỹ thuật trung tâm dạy nghề kiến thức tin học văn phòng với kiến thức học viên áp dụng trực tiếp vào lĩnh vực sản xuất đời sống Mô đun làm tài liệu tham khảo cho cán kỹ thuật, học viên nghành khác quan tâm đến lĩnh vực Mặc dù có cố gắng để hồn thành giáo trình theo kế hoạch, hạn chế thời gian kinh nghiệm soạn thảo giáo trình, nên tài liệu chắn cịn khiếm khuyết Rất mong nhận đóng góp ý kiến thầy Khoa bạn sinh viên sử dụng tài liệu Xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày tháng năm 2021 Chủ biên: Lê Trọng Hưng MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU MỤC LỤC GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Bài Xử lý bảng biểu (Table) 1.1 Chèn bảng biểu vào văn 1.2 Các thao tác bảng biểu 1.3 Thay đổi cấu trúc bảng biểu 12 Bài Bảo mật in ấn 16 2.1 Bảo mật 16 2.2 In ấn 18 2.3 In trộn văn 23 Bài Kỹ thuật xử lý bảng tính 29 3.1 Giới thiệu 29 3.2 Làm việc với bảng tính 30 Bài Hàm truy vấn liệu 35 4.1 Các khái niệm 35 4.2 Hàm xử lý liệu dạng số 38 4.3 Hàm xử lý liệu dạng chuỗi 41 4.4 Hàm xử lý liệu dạng Ngày tháng 43 4.5 Hàm thống kê thống kê có điều kiện 46 4.6 Hàm logic 49 4.7 Hàm tìm kiếm tham số 51 4.8 Các khái niệm 52 4.9 Các thao tác với sở liệu 53 Bài Đồ thị in ấn 64 5.1 Đồ thị 64 5.2 In ấn 68 Bài Tổng quan Powerpoint 75 6.1 Giới thiệu 75 6.2 Làm việc với cấu trúc hiển thị 76 Bài Hiệu ứng trình diễn 81 7.1 Tạo hiệu ứng cho đối tượng 81 7.2 Trình diễn slide 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO 89 CHƯƠNG TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: Tin học văn phịng Mã số mô đun: MĐ 09 Thời gian mô đun: 60 (Lý thuyết: 25 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập: 32 giờ; Kiểm tra: giờ) I VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠ ĐUN - Vị trí: + Mơ đun bố trí sau sinh viên học xong môn học chung, Anh văn chuyên ngành Trước môn học/mô đun đào tạo chuyên môn nghề - Tính chất: + Là mơ đun sở bắt buộc II MỤC TIÊU MÔ ĐUN - Về kiến thức: + Soạn thảo văn theo tiêu chuẩn, quy cách trình bày văn - Về kỹ năng: + Sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn (Microsoft Word) để tạo tài liệu đạt tiêu chuẩn văn phòng; + Sử dụng thành thạo phần mềm bảng tính (Microsoft Excel) để tạo lập, biểu diễn kiểu liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian, biểu đồ ; + Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint) để tạo lập, trình diễn báo cáo, chuyên đề cách chuyên nghiệp - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Nhanh nhẹn, linh hoạt thao tác soạn thảo văn bảng, bảng tính; + Bình tĩnh thuyết trình với hỗ trợ phần mềm máy tính III NỘI DUNG MƠ ĐUN Thời gian TT Tên mơ đun Tổng số Lý thuyết Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, Bài tập Kiểm Tra* 1 Xử lý bảng biểu (Table) Bảo mật In ấn 2 Kỹ thuật xử lý bảng tính 4 Hàm Truy vấn liệu 16 Đồ thị In ấn 3 Tổng quan Powerpoint Hiệu ứng Trình diễn 18 11 Cộng 60 25 32 Bài Xử lý bảng biểu (Table) 1.1 Chèn bảng biểu vào văn Cách 1: Sử dụng mục chọn Insert Table Để chèn bảng lên tài liệu, mở mục chọn: Insert/Table /Insert Table Hộp thoại Insert Table xuất hiện: Hình 1.1 Chèn bảng biểu vào văn Điền thông tin cấu trúc bảng lên hộp thoại này: - Mục Table size: Cho phép thiết lập số cột (Columns) số dòng (Rows) cho bảng: + Gõ số cột bảng vào mục: Number of columns + Gõ số dòng bảng vào mục: Number of rows - Mục AutoFit behavior: Thiết lập số thuộc tính tự động chỉnh: + Fixed column with: Sẽ cố định chiều rộng cột là: Auto- tự động chỉnh chiều rộng cho cột, gõ vào độ rộng cột vào mục (tốt chọn Auto, chỉnh độ rộng cột sau này) + AutoFit contents: Tự động điều chỉnh độ rộng cột vừa với liệu cột + AutoFit window: Tự động điều chỉnh độ rộng cột bảng cho bảng có chiều rộng vừa với chiều rộng trang văn - Cuối nhấn OK để chèn bảng lên tài liệu Cách 2: Sử dụng công cụ: Nhấn nút Insert Table công cụ Standard để chèn bảng lên tài liệu Bảng chọn sau xuất hiện, cho phép chọn số dịng số cột bảng: Hình 1.2 Chèn bảng biểu vào văn 1.2 Các thao tác bảng biểu 1.2.1 Thêm dòng, cột Sau chèn bảng vào văn bản, bạn thay đổi cấu trúc bảng cách: Chèn thêm dòng, cột bảng Giả sử bạn chèn nhập liệu cho bảng sau: 1.2.1.1 Thêm dòng STT Họ tên Ngày sinh Nguyễn Văn A 12/12/200 Nguyễn Văn A 11/11/1999 Đặt trỏ dòng cần chèn/ chọn Layout Hình 1.3 Chèn thêm dịng - Insert Above: Chèn thêm dịng phía so với dịng - Insert Below: Chèn thêm dịng phía so với dịng Ví dụ: Đặt trỏ dịng số Nhấn vào Layout/ Insert Above ta được: Hình 1.4 Chèn thêm dịng phía so với dịng Đặt trỏ dòng số Nhấn vào Layout/ Insert Below ta được: Hình 1.5 Chèn thêm dịng phía so với dịng 1.2.1.2 Thêm cột Đặt trỏ cột cần chèn/ chọn Layout Hình: 1.6 Chèn thêm cột - Insert Left: Chèn thêm cột phía bên trái so với cột - Insert Right: Chèn thêm cột phía bên phải so với cột Ví dụ: Đặt trỏ cột Họ tên/Chọn Layout/ Insert Left ta được: Hình: 1.7 Chèn thêm cột bên trái so với cột Ví dụ: Đặt trỏ cột Họ tên/Chọn Layout/ Insert Right ta được: Hình: 1.8 Chèn thêm cột bên phải so với cột 1.2.2 Canh trái, phải, giữa, bên cột dòng Cách 1: Chọn (Bơi đen) cột, dịng cần chỉnh: + Nhấn tổ hợp phím: CTRL + L (Căn bên trái) + Nhấn tổ hợp phím: CTRL + R (Căn bên phải) + Nhấn tổ hợp phím: CTRL + E (Căn giữa) Cách 2: Chọn (Bơi đen) cột, dịng cần chỉnh: Trái Giữa Phải bên Hình: 1.9 Canh trái, phải, giữa, bên cột dòng 1.2.3 Chọn bảng biểu Đặt trỏ vị trí cần chọn/ Chọn Layout/ Select Hình: 1.10 Chọn bảng biểu Sau chọn Select có lựa chọn sau: + Select Cell: Chọn ô + Select Column: Chọn cột + Select Row: Chọn hàng + Select Table: Chọn bảng 1.2.4 Xoá bảng, xoá liệu, định dạng 1.2.4.1 Xoá bảng Bước 1: Chọn bảng biểu cần xoá Bước 2: Nhấn vào Layout/Delete/Delete table Tai lieu Luan van Luan an Do an 4.6 Hàm logic 4.6.1 Cú pháp Dạng thức tổng quát: (Tham số 1, Tham số 2, ) Trong đó: tên qui ước hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường Các tham số: Đặt cách dấu "," ";" tuỳ theo khai báo ControlPanel 4.6.2 Cách sử dụng hàm AND, OR, NOT, IF,… 4.6.2.1 Hàm IF - Cú pháp: = IF(biểu thức điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) - Công dụng: Hàm tiến hành kiểm tra biểu thức điều kiện: + Nếu biểu thức điều kiện True (đúng) trả giá trị + Ngược lại, biểu thức điều kiện False (sai) trả giá trị - Chú ý: + Hàm IF dùng để chọn lựa chọn phải chọn nhiều lựa chọn dùng hàm IF theo kiểu lồng - Ví dụ: Hãy điền giá trị cho cột xếp loại bảng Biết rằng: Nếu ĐTB >=9 ghi “Giỏi”, ĐTB >=7 ghi “Khá”, ĐTB >=5 ghi “TB”, cịn lại ghi “Yếu” Tại D2: =IF(C2>=9,"Giỏi",IF(C2>=7,"Khá",IF(C2>=5,"TB","Yếu"))) Hình.4.30: Hàm If 4.6.2.2 Hàm AND - Cú pháp: = AND (biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2, ) - Công dụng: Hàm trả giá trị True (đúng) tất biểu thức điều kiện trả giá trị False (sai) có biểu thức điều kiện sai Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 49 Tai lieu Luan van Luan an Do an - Ví dụ: Hãy điền giá trị cho cột kết bảng Biết rằng: Nếu tổng điểm>=15 điểm Anh văn>=5 ghi “Đậu” Các trường hợp cịn lại ghi “Trượt” Tại E2: =IF(AND(C2>=15,D2>=5),"Đậu", "Hỏng") Hình.4.31: Hàm And 4.6.2.3 Hàm OR - Cú pháp: =OR(biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2, ) - Công dụng: Hàm trả giá trị True (đúng) có bt điều kiện trả giá trị False tất bt điều kiện sai - Ví dụ: Hãy điền giá trị cho cột kết bảng Biết rằng: Nếu tổng điểmFilter Khi hàng tiêu đề CSDL xuất nút lọc nhỏ: Hình.4.39 Hình ảnh nút lọc cột Bước 3: Kích chuột nút lọc cột chứa điều kiện lọc (Ví dụ trường Hệ số lương) Hình.4.40 Hình ảnh minh họa chọn cột lọc - Chọn điều kiện lọc tùy chọn Muốn lọc theo giá trị kích tùy chọn, khơng muốn lọc giá trị hủy tùy chọn Select All hiển thị toàn giá trị lọc - Number Filter (Text Filter lọc chuỗi ký tự): Dùng toán tử so sánh để lọc Trong phần gồm có tốn tử so sánh thể sau: + Equals…: Lọc “=” Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 56 Tai lieu Luan van Luan an Do an + Do not Equal…: Lọc khác (không bằng) “” + Greater Than…: Lọc điều kiện lớn “>” + Greater Than or Equal to…: Lọc lớn “>=” + Less Than…: Lọc nhỏ “ Chọn font Time New Roman, cỡ 13 Tạo bảng tín vào vị trí Sheet 1, cột STT nhập tự động, đổi tên sheet thành BT2 Thực tính cột Lương chính, Thưởng, Thành tiền sau: + Lương = Hệ số lương * 1150000 + Tạm ứng cho người 500000 + Thưởng: Thưởng cho người 300000 + Thực lĩnh = Lương + Thưởng- Tạm ứng Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 60 Tai lieu Luan van Luan an Do an Bài 4: BẢNG TÍNH TIỀN PHỊNG Khách sạn Metropol Tên Khách Số ngày Đơn giá Thành Phải Giảm tiền trả Loại Ngày đến Ngày Hương AT1 20/09/2010 13/11/2010 Lan BT1 03/10/2010 04/11/2010 Uyên AT3 24/09/2010 15/12/2010 Nhung BT3 12/10/2010 07/11/2010 Duyên AT3 01/09/2010 09/12/2010 Thư AT2 02/10/2010 28/12/2010 Ngọc BT3 27/09/2010 16/12/2010 Minh CT1 25/09/2010 11/11/2010 Hải BT1 10/08/2010 19/11/2010 10 Hương AT1 26/09/2010 20/11/2010 11 Hùng CT2 13/08/2010 04/11/2010 12 Tiến BT2 16/08/2010 09/12/2010 13 Vinh AT2 17/08/2010 06/12/2010 14 Huyền CT3 20/09/2010 07/11/2010 15 Bảo AT2 15/08/2010 09/11/2010 16 Thy BT2 15/08/2010 22/11/2010 Loại Giá Mở file D:/BAI5/Bai5 AT1 600 AT2 550 Nhập bảng tính mẫu vào Sheet2 đổi tên sheet thành Tiền phịng AT3 500 Thực tính cột Thời gian= ngày - ngày đến BT1 450 Dựa vào bảng giá phịng để tính cột Đơn giá BT2 400 Thực tính cột Thành tiền = Đơn giá x Số ngày BT3 350 CT1 300 Stt Thực tính cột Giảm biết: Nếu khách >90 ngày giảm 8% thành tiền; Nếu Thời gian (giờ) từ 60 đến 90 thành tiền; Cịn lại khơng giảm Thực tính ngày cột Phải trả = giảm thành5% tiềncủa - giảm Thực tìm kiếm sở liệu tương ứng với Tên khách “Hương” sử dụng loại phòng AT1 Thực lọc tất khách hàng có số tuần >0 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 61 Tai lieu Luan van Luan an Do an Bài 5: BẢNG LƯƠNG Lương ngày ST T Họ lót 10 Cao Văn Cốt Bùi Thị Béo Đỗ Văn Đậu Nguyễn Văn Cam Bạch Thị Tạng Cao Thị Phúc Phạm Thị Luật Tạ Văn Tốn Lương Thị Cao Lâm Văn Tặc Lương cao Lương trung b́nh Lương thấp 50000 45000 40000 37000 45000 40000 37000 50000 50000 37000 Số ngày công Lương tháng Chức vụ Thưởng Phụ cấp Thực lãnh chức vụ GĐ PGĐ PGĐ TP NV NV NV TP NV NV 26 23 25 26 22 20 18 25 26 17 Số người làm 22 ngày Số người có lương 1,000,000 Yêu cầu: Tính cột Lứơng Tháng = Lương ngày*số ngày công Lập công thức cho cột thưởng, với mức thưởng ấn định sau: Nếu số ngày công >=25: Thưởng 20%* Lương Tháng Nếu số ngày công >=22: Thưởng 10%* Lương Tháng Nếu số ngày công 25,25%*Lương tháng,if(…)) 3.Lập công thức cho cột phụ cấp chức vụ, biết rằng: Nếu chức vụ GĐ: 250,000 PGĐ:200,000 TP:180,000 NV: 150,000 Tính cột Lương= Lương tháng +Thưởng + Phụ cấp chức vụ Lập công thức lấy số liệu cho ô tổng cộng, Lương cao nhất, thấp nhất, trung b́nh Lập công thức lấy số liệu cho người làm 22 ngày, số người lương triệu HD: Dùng hàm Countif Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 62 Tai lieu Luan van Luan an Do an Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn