Quy Trình Kiểm Soát Gồm Những Bước Nào Hãy Lấy Ví Dụ Để Minh Họa Cho Các Bước Trongquy Trình Kiểm Soát.pdf

Khái niệm Kiểm soát là quá trình xác định thành quả thực tế đạt được so sánh với nhữngtiêu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện sai lệch và nguyên nhân của nó;đồng thời đề ra các g

Figure 0- 1

Nhóm thực hiện : Nhóm 9

Mã lớp học phần : 2321101003310

Thời gian thực hiện : Học kỳ 2 năm 2023

BÁO CÁO NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH

ĐỀ BÀI:

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT GỒM NHỮNG BƯỚC NÀO? HÃY LẤY VÍ DỤ ĐỂ MINH HỌA CHO CÁC BƯỚC TRONG

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI



TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

Thông tin nhóm sinh viên thực hiện:

Nguyễn Thành Minh (Nhóm trưởng) : 2221002261

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT GỒM NHỮNG BƯỚC NÀO?

HÃY LẤY VÍ DỤ ĐỂ MINH HỌA CHO CÁC BƯỚC TRONG QUY

TRÌNH KIỂM SOÁT



Mục lục

LỜI MỞ ĐẦU 1

I.KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA KIỂM SOÁT 1

1 Khái niệm 1

2 Vai trò của kiểm soát: 1

II.QUY TRÌNH CỦA KIỂM SOÁT 2

1 Quy trình kiểm soát gồm những bước nào? 2

2 Các bước của quy trình kiểm soát 2

 BƯỚC 1: THIẾT LẬP CÁC TIÊU CHUẨN VỀ KẾT QUẢ, MỤC TIÊU CHUNG HOẶC MỤC TIÊU CỤ THỂ ĐỂ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG 2

 BƯỚC 2: ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ THỰC TẾ 3

 BƯỚC 3: SO SÁNH KẾT QUẢ THỰC TẾ VỚI CÁC TIÊU CHUẨN 5

 BƯỚC 4: THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG ĐIỀU CHỈNH 6

III VÍ DỤ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM SỮA CỦA VINAMILK 7

IV VÍ DỤ VỀ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CỦA CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN LEGEND 14

V.PHẦN KẾT 22

I.KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA KIỂM SOÁT

1 Khái niệm

Kiểm soát là quá trình xác định thành quả thực tế đạt được so sánh với nhữngtiêu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện sai lệch và nguyên nhân của nó;đồng thời đề ra các giải pháp hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảocho tổ chức đạt được các mục tiêu ấn định

Kiểm soát là hoạt động đánh giá và chỉnh sửa lệch lạc từ tiêu chuẩn đã đượcthiết lập

Kiểm soát là quá trình nhà quản trị giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnhcác hoạt động nhằm tìm ra sai lệch và nguy cơ dẫn đến sai lệch để khắc phục nó,đảm bảo thực hiện mục tiêu theo kế hoạch đã đề ra

4 điểm quan trọng trong khái niệm kiểm soát:

 Kiểm soát là 1 quá trình

 Kiểm soát bao gồm các hoạt đã xảy ra, đang xảy ra và sẽ xảy ra

 Kiểm soát nhằm tìm ra những sai lệch và nguy cơ dẫn đến sai lệch

 Kiểm soát nhằm khắc phục những sai lệch

2 Vai trò của kiểm soát:

 Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường

 Ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý

 Đảm bảo thực thi quyền lực của các nhà quản lý

 Hoàn thiện các quyết định quản lý

 Giảm thiểu các chi phí trong quá trình quản lý

 Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới

Ngoài ra:

 Cần có các biện pháp và công cụ kiểm soát theo từng tiêu chí riêng

 Kiểm soát phải được thiết kế: căn cứ kế hoạch hoạt động, theo yêu cầu nhàquản trị nhằm nắm bắt những vấn đề đang xảy ra ở hiện tại và cả trong tươnglai

 Kiểm soát phải được thực hiện tại những khâu trọng yếu, cụ thể

II.QUY TRÌNH CỦA KIỂM SOÁT

1 Quy trình kiểm soát gồm những bước nào?

Quy trình kiểm soát gồm có 4 bước:

 Bước 1: Thiết lập các tiêu chuẩn về kết quả, mục tiêu chung hoặc mục tiêu

cụ thể để đánh giá hiệu quả hoạt động

 Bước 2: Đo lường kết quả thực tế

 Bước 3: So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn kết quả được chọn

 Bước 4: Đánh giá kết quả thực tế và bắt đầu hành động điều chỉnh (Nghĩa làthực hiện thay đổi) nếu không đạt được tiêu chuẩn

2 Các bước của quy trình kiểm soát

• BƯỚC 1: THIẾT LẬP CÁC TIÊU CHUẨN VỀ KẾT QUẢ, MỤC TIÊU

CHUNG HOẶC MỤC TIÊU CỤ THỂ ĐỂ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG.

1 Xác định mục tiêu, nội dung, tiêu chuẩn kiểm soát

Các nhà quản trị cần xác định hoạt động kiểm soát nhằm mục tiêu gì, tác độngnhư thế nào tới mục tiêu chung của tổ chức

3 Công tác kiểm soát cần tập trung vào khu vực nào, nội dung kiểm soát nào?

Các nhà quản trị cần xác định mục tiêu 1 cách cụ thể cho các bộ phận Baogồm các tiêu chuẩn có thể thực hiện để có thể đối chiếu với các hoạt động của tổchức

4 Tiêu chuẩn kiểm soát

Là cơ sở để các nhà quản trị căn cứ tiến hành đánh giá việc thực hiện kếhoạch

Tùy thuộc vào đặc tính của đối tượng kiểm soát mà các tiêu chuẩn kiểm soátđược biểu hiện dưới dạng khác nhau Có 2 dạng:

 Đo lường được (định lượng): những tiêu chuẩn có thể đo lường được vàđược biểu hiện dưới dạng con số như: sản lượng, chi phí, thời gian, lợinhuận,…

 Không thể đo lường (định tính): những tiêu chuẩn khó có thể biểu hiện bằngcon số như hiệu suất làm việc, thái độ lao động, trách nhiệm, mức độ hàilòng khách hàng…

• BƯỚC 2: ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ THỰC TẾ.

Khi các nhà quản trị đã quyết định tiêu chuẩn hoặc mục tiêu nào họ sẽ sửdụng để đánh giá kết quả, bước tiếp theo trong quy trình kiểm soát là đo lường kếtquả thực tế

Phần lớn các tổ chức chuẩn bị các bản báo cáo đo lường thực hiện có tínhđịnh lượng mà các nhà quản trị xem xét hàng ngày, tuần và tháng Những đo lườngnày có liên quan đến những tiêu chuẩn đã được thiết lập trong bước đầu tiên củaquy trình kiểm soát Ở đây, nhà quản trị có thể đo lường hoặc đánh giá hai vấn đề:

1 Đầu ra thực tế bắt nguồn từ hành vi của các thành viên tổ chức

2 Chính các hành vi đó

Đôi khi cả đầu ra và hành vi có thể được đo lường dễ dàng

Một số thước đo hành vi đơn giản là:

1) nhân viên có đi làm đúng giờ hay không

2) nhân viên có tuân thủ nhất quán các quy tắc được thiết lập về chào hỏi vàphục vụ khách hàng hay không

Mặt khác: Khi một tổ chức và các thành viên thực hiện các hoạt động phứctạp, không thường lệ, về bản chất là khó đo lường, sẽ khó khăn hơn cho các nhàquản trị để đo lường đầu ra hoặc hành vi

Nói chung, các hoạt động tổ chức càng không thường lệ hoặc phức tạp, thìnhà quản trị càng khó đo lường đầu ra hoặc hành vi Tuy nhiên, đầu ra thường dễ

đo lường hơn các hành vi vì chúng hữu hình và khách quan hơn Do đó, loại thước

đo kết quả đầu tiên mà nhà quản trị thường sử dụng là thước đo đầu ra Sau đó, nhàquản trị phát triển các thước đo hoặc các tiêu chuẩn kết quả cho phép họ đánh giácác hành vi để xác định xem liệu nhân viên tại tất cả các cấp có đang làm việchướng tới mục tiêu của tổ chức hay không

*Phương pháp đo lường kết quả

 Quan sát các dữ liệu: dựa vào số liệu thống kê, tài chính, kế toán để

đo lường kết quả thực hiện;

 Sử dụng dấu hiệu báo trước: sử dụng “triệu chứng” báo hiệu nhữngvấn đề liên quan đến kết quả thực hiện;

 Quan sát trực tiếp: nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp từđối tượng kiểm soát;

 Dự tính: dựa trên nhận định, phán đoán về kết quả thực hiện;

 Điều tra: xây dựng phiếu điều tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng

có liên quan

*Đo lường cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau

 Doanh nghiệp phải dựa vào các tiêu chuẩn đặt ra

 Doanh nghiệp phải đảm bảo tính khách quan

 Doanh nghiệp phải đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp vừa có lợicho cá nhân và bộ phận

*Yêu cầu đối với kết quả đo lường

1 Hữu ích;

2 Có độ tin cậy cao;

3 Không lạc hậu;

4 Tiết kiệm;

*Việc đo lường chính xác kết quả thực tế sẽ mang lại những lợi ích

 Dự báo được những sai sót có thể xảy ra đồng thời có những biện pháp đểcan thiệp kịp thời

 Rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động đồng thời cải tiến đượccông tác quản trị

• BƯỚC 3: SO SÁNH KẾT QUẢ THỰC TẾ VỚI CÁC TIÊU CHUẨN.

Sau khi đo lường kết quả hoạt động thực tế, các nhà quản trị sẽ căn cứ vào kếtquả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã được xác định

Từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sailệch đó

Các nhà quản trị thực hiện việc so sánh thường thông qua các số liệu hay tàiliệu của năm trước (kỳ trước hay kế hoạch) nhằm đánh giá xu hướng phát triển củacác chỉ tiêu, thông qua các mục tiêu đã dự kiến (kế hoạch, dự đoán, định mức)nhằm đánh giá tình hình thực hiện so với kế hoạch, dự đoán và định mức

Ðể phương pháp so sánh có ý nghĩa thì điều kiện sử dụng trong so sánh phảiđồng nhất Trong thực tế, các nhà quản trị cần quan tâm cả về thời gian và khônggian của các chỉ tiêu và điều kiện có thể so sánh được giữa các chỉ tiêu kinh tế Cóđược kết quả so sánh, các nhà quản trị sẽ biết được hành động tiếp theo của mình

TH1: Nếu kết quả thực tế cao hơn dự kiến - nhà quản trị có thể quyết định

họ đã đặt tiêu chuẩn kết quả quá thấp và có thể nâng lên trong giai đoạn tiếptheo để thử thách cấp dưới

Các nhà quản trị cấp cao của những công ty thành công thường nổi tiếng vớicách liên tục nâng cao tiêu chuẩn để tạo động lực cho các nhà quản trị và côngnhân, tìm ra những cách thức mới nhằm giảm chi tiêu hoặc nâng cao chất lượng

TH2 : Nếu kết quả thực tế quá thấp và không đạt được tiêu chuẩn hoặc nếutiêu chuẩn được đặt quá cao đến mức nhân viên không thể đạt được chúng -nhà quản trị phải quyết định có nên thực hiện hành động điều chỉnh haykhông

Trong trường hợp này, nhà quản lý cần quyết định xem có nên điều chỉnh mụctiêu này không và có thể đặt một mục tiêu thấp hơn, thực tế hơn đồng thời nắm bắttình hình thị trường để đưa ra những chiến lược phù hợp Đây là cách để giảm áplực cho nhân viên, đẩy mạnh động lực và khả năng đạt được mục tiêu cao hơn.Nếu xác định được những lý do dẫn đến kết quả thực tế kém thì các nhà quảntrị sẽ tìm kiếm được cách giải quyết

Ví dụ như nếu chi phí lao động quá cao thì các nhà quản trị sẽ đầu tư vào đổi mới công nghệ để giảm thiểu chi phí hoặc nếu nhân viên hạn chế về năng lực thì các nhà quản trị sẽ có những cơ chế khen thưởng để tạo động lực cho nhân viên giúp

họ làm việc năng suất và hiệu quả hơn

Tuy nhiên, thường thì rất khó xác định được lí do mang lại kết quả kém khimôi trường thay đổi Vì vậy nếu các nhà quản trị phải thực hiện bất kì sự điềuchỉnh nào, cần phải có bước 4 - “Thực hiện các hoạt động điều chỉnh”

• BƯỚC 4: THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG ĐIỀU CHỈNH

 Bước cuối cùng trong quá trình kiểm soát là đánh giá kết quả và thực hiệnthay đổi khi thích hợp (Nếu có sai sót thì thực hiện hoạt động điều chỉnh,

nếu không nhà quản trị cũng có thể rút ra được bài học kinh nghiệm quabước này)

 Nếu các nhà quản trị quyết định mức độ kết quả là không thể chấp nhậnđược thì họ phải cố gắn thay đổi cách thực hiện các hoạt động để giải quyếtvấn đề Và sẽ có nhiều trường hợp, nhiều vấn đề xảy ra mà nhà quản trị cầnphải có những hoạt động điều chỉnh hợp lí để đạt được mục tiêu của tổ chức

 Các hoạt động điều chỉnh:

 Mục tiêu dự kiến: Không hợp lý, quá cao hay quá thấp Các nhà quản

trị phải cố gắng thay đổi cách thực hiện các hoạt động làm việc để giảiquyết vấn đề

 Chương trình hành động: Điều chỉnh biện pháp, phân bổ nguồn lực

cho hoạt động

 Phương án dự phòng: Rút kinh nghiệm từ những sai sót của kì trước,

điều chỉnh các kế hoạch cho kì sau, cho tương lainhưng đồng thờicũng sẽ chỉ ra những biện pháp cần thiết để khắc phục những sai lệchcủa kế hoạch Do đó, có thể nói chức năng kiểm soát là một chức năng

cơ bản của quản trị Và có thể nói, kiểm soát là quan trọng cuối cùng

để đánh giá hoạt động quản trị có diễn ra thuận lợi và đạt được mụcđích đã xác định ngay từ ban đầu hay không

III VÍ DỤ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM SỮA CỦA VINAMILK

Giới thiệu sơ lược về Vinamilk

 Vinamilk là nhà sản xuất sữa hàng đầu tại Việt Nam với mạng lưới phân phốirộng phủ khắp toàn bộ các vùng trên cả nước Vinamilk không những chiếmIĩnh 75% thị phần sữa trong nước mà còn xuất khẩu các sản phẩm của mình ranhiều nước trên thế giới như: Mỹ, Pháp, Canada

 Vinamilk có hệ thống nhà máy, trang trại quy mô công nghệ cao và hàng triệusản phẩm được cung cấp mỗi ngày Vinamilk hiện có trên 200 mặt hàng sữa

và sản phẩm từ sữa như: sữa đặc, sữa bột cho trẻ em và người lớn, bột dinhdưỡng, sữa chua uống, kem, bao gồm các nhãn hiệu như Vinamilk, Dielac,Ridielac, V-fresh, Icy, Sản phẩm đều phải đạt chất lượng theo tiêu chuẩnquốc tế

 Tầm nhìn: “Trở thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Việt Nam về sản phẩm

dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người”

 Sứ mệnh: “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng và

chất lượng cao cấp hàng đầu bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội”

Bước 1: Thiết lập các tiêu chuẩn về kết quả, mục tiêu chung hoặc mục tiêu cụ thể để đánh giá hiệu quả hoạt động.

1.Mục tiêu, nội dung kiểm soát

* Về mục tiêu

-Vinamilk là tập đoàn sữa lớn với các sản phẩm dinh dưỡng dành cho trẻ emnên việc kiểm soát chất lượng sản phẩm là một mục tiêu rất quan trọng Chất lượngsản phẩm cũng là yếu tố quyết định sự sống còn của doanh nghiệp nên việc kiểmsoát diễn ra vô cùng chặt chẽ và nghiêm ngặt Việc kiểm tra chất lượng sữa cầndiễn ra thường xuyên hằng ngày, kể cả hằng giờ

- Vinamilk hướng đến việc phải đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra Từ đó,duy trì thị phần dẫn đầu, tiếp tục mở rộng thị trường quốc tế, thúc đẩy sự phát triển

và tăng trưởng của công ty

* Về nội dung

-Các khu vực hoạt động thiết yếu: Khâu chất lượng nguyên liệu đầu vào, khâuchế biến, khâu đóng gói và vận chuyển, chất lượng sản phẩm đầu ra

-Các điểm kiểm soát thiết yếu: chế biến sữa tươi đầu vào và quá trình chếbiến.

2 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát

Có rất nhiều loại tiêu chuẩn như tiêu chuẩn chi phí, tiêu chuẩn thu nhập, tiêuchuẩn vốn,… nhưng để kiểm soát chất lượng sản phẩm sữa đầu ra thì tiêu chuẩnnhằm đo đạc chất lượng sản phẩm được sử dụng là:

1.Về trang trại và máy móc thiết bị

Hệ thống phòng thí nghiệm nội bộ của các nhà máy Vinamilk đều có chứngnhận đạt tiêu chuẩn ISO 17025 với hệ thống máy móc, trang thiết bị hiện đại

Các chỉ tiêu, giới hạn và phương pháp kiểm nghiệm đều phải tuân theo cáctiêu chuẩn của FAO (Tổ chức Lương thực và Nông Nghiệp Thế Giới) và FDA (CụcThực Phẩm và Dược Phẩm Hoa Kỳ)…

Hệ thống quản lý chất lượng trang trại theo tiêu chuẩn quốc tế từ khâu trồng

cỏ, xây dựng chuồng trại, cho đến quản lí thú ý, môi trường xung quanh

Trang trại bò sữa được chăm sóc trong môi trường tự nhiên 3 không: Khôngđược dùng hóc-môn tăng trưởng cho bò, Không dư lượng kháng sinh và Khôngđược sử dụng thuốc trừ sâu

Hệ thống vắt sữa tự động, đảm bảo sữa luôn tươi ngon Theo đó là hệ thống

xử lý chất thải đảm bảo vệ sinh trang trại

Hệ thống máy phun nước tự động giúp vận hành tốt trang trại và đảm bảo sứckhỏe cho bò

2.Về nguyên liệu đầu vào

Đây là tiêu chuẩn quan trọng trong kiểm soát chất lượng sữa

Hiện nay, Vinamilk có 02 nguồn cung cấp sữa tươi nguyên liệu chính đó là từ các

hộ chăn nuôi bò sữa và từ hệ thống trang trại của Vinamilk

Bò phải được tuyển chọn và nhập khẩu từ Đúc, Úc, Mỹ và New Zealand:

khâu chọn giống đến sinh sản, chế độ dinh dưỡng, chăm sóc sức khỏe Thức ăn đạttiêu chuẩn Global G.A.P, bò được gắn chíp điện tử để có thể theo dõi.

Chất lượng sữa tươi nguyên liệu được xác định qua các kiểm nghiệm phântích chỉ tiêu hóa lý như hàm lượng dinh dưỡng, chất béo, đạm, , chỉ tiêu ATTP(các chất nhiễm bần, vi sinh, ) và các chỉ tiêu cảm quan như màu sắc, hương vị….Ngoài nguyên liệu sữa tươi thì các nguyên liệu nhập ngoại cũng phải đượckiểm tra và xác nhận của cục an toàn vệ sinh thực phẩm

3.Quy trình sản xuất sữa

Vinamilk sử dụng quy trình khép kín, đảm bảo an toàn Nguyên liệu sữa đượctrải qua các công đoạn chế biến: ly tâm tách khuẩn, đồng hóa, thanh trùng, làmlạnh xuống 4 độ C và chuyển đến bồn chứa sẵn sàng cho chế biến tiệt trùng UHT

4.Quá trình đóng gói và vận chuyển

- Bao bì giấy tiệt trùng 6 lớp ở môi trường hoàn toàn vô trùng

-Được vận chuyển trong xe bồn lạnh hiện đại, bảo quản ở nhiệt độ dưới 60C

Bước 2: Đo lường kết quả thực tế

Với mục tiêu và các tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng sản phẩm sữa đã đưa ra,Vinamilk đã sử dụng các phương pháp đo lường, quan sát thực tế để nắm bắt đượctình hình của quá trình kiểm soát:

Đo lường trang trại, máy móc thiết bị: nhân viên kiểm tra việc đảm bảo

rằng các máy móc và thiết bị trên trang trại hoạt động hiệu quả và đúng cách

Vinamilk có thể sử dụng hệ thống giám sát tự động để theo dõi, đo lường vềcác thông số vận hành của các thiết bị như hiệu suất, nhiệt độ, áp suất, tốc độ và đolường độ chính xác của chúng để đảm bảo quá trình sản xuất được thực hiện tốtnhất Kết quả đo lường giúp công ty biết được mức độ đạt tiêu chuẩn đã được đề

ra