BÀI LÀM Tìm hiểu khái niệm của kiểm soát Kiểm soát là quá trình xác định thành quả thực tế đạt được so sánh với những tiêu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện sai lệch và nguyên n
Trang 1Nhóm thực hiện : Nhóm 9
Mã lớp học phần : 2321101003310
Thời gian thực hiện : Học kỳ 2 năm 2023
BÁO CÁO NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH
ĐỀ BÀI:
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT GỒM NHỮNG BƯỚC NÀO? HÃY LẤY VÍ DỤ ĐỂ MINH HỌA CHO CÁC BƯỚC TRONG QUY
TRÌNH KIỂM SOÁT
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA THƯƠNG MẠI
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA THƯƠNG MẠI
BÁO CÁO NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH
ĐỀ BÀI:
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT GỒM NHỮNG BƯỚC NÀO? HÃY LẤY VÍ DỤ MINH HỌA CHO CÁC BƯỚC TRONG
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA THƯƠNG MẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA THƯƠNG MẠI
BÁO CÁO NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH
ĐỀ BÀI:
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT GỒM NHỮNG BƯỚC NÀO? HÃY LẤY VÍ DỤ MINH HỌA CHO CÁC BƯỚC TRONG
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT
Thông tin nhóm sinh viên thực hiện:
Nguyễễn Thành Minh ( Nhóm tr ưở ng) : 2221002261 Nguyễễn Th Thanh Th o ị ả : 2221002338 Phan Nh Ý ư : 2221002415 Nguyễễn Th Xuân Thúy ị : 2221002358 Huỳnh Trâần Hiễần Th c ụ : 2221002354 Nguyễễn Th Huyễần Trân ị : 2221002374
BÁO CÁO NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH
Mã lớp học phần: 2321101003310
ĐỀ BÀI:
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT GỒM NHỮNG BƯỚC NÀO? HÃY LẤY
VÍ DỤ ĐỂ MINH HỌA CHO CÁC BƯỚC TRONG QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT
Trang 3BÀI LÀM Tìm hiểu khái niệm của kiểm soát
Kiểm soát là quá trình xác định thành quả thực tế đạt được so sánh với những tiêu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện sai lệch và nguyên nhân của nó; đồng thời đề ra các giải pháp hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho tổ chức đạt được các mục tiêu ấn định
Kiểm soát là hoạt động đánh giá và chỉnh sửa lệch lạc từ tiêu chuẩn đã được thiết lập
Kiểm soát là quá trình nhà quản trị giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động nhằm tìm ra sai lệch và nguy cơ dẫn đến sai lệch để khắc phục nó , đảm bảo thực hiện mục tiêu theo kế hoạch đã đề ra
Ngoài ra:
Cần có các biện pháp và công cụ kiểm soát theo từng tiêu chí riêng
Kiểm soát phải được thiết kế : căn cứ kế hoạch hoạt động, theo yêu cầu nhà quản trị nhằm nắm bắt những vấn đề đang xảy ra ở hiện tại, và cả trong tương lai
Kiểm soát phải được thực hiện tại những khâu trọng yếu, cụ thể
Nội dung 1: Quy trình kiểm soát gồm những bước nào?
Quy trình kiểm soát gồm có 4 bước:
Bước 1: Thiết lập các tiêu chuẩn về kết quả, mục tiêu chung hoặc mục tiêu
cụ thể để đánh giá hiệu quả hoạt động
Bước 2: Đo lường kết quả thực tế
Bước 3: So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn kết quả được chọn
Bước 4: Đánh giá kết quả thực tế và bắt đầu hành động điều chỉnh (Nghĩa là
thực hiện thay đổi) nếu không đạt được tiêu chuẩn
Trang 4Nội dung 2: Hãy lấy ví dụ để minh họa cho các bước trong quy trình kiểm soát
Bước 1: Thiết lập các tiêu chuẩn về kết quả, mục tiêu chung hoặc mục tiêu cụ thể để đánh giá hiệu quả hoạt động.
1 Xác định mục tiêu, nội dung, tiêu chuẩn kiểm soát
Các nhà quản trị cần xác định hoạt động kiểm soát nhằm mục tiêu gì, tác động như thế nào tới mục tiêu chung của tổ chức
Ví dụ: Cà phê Trung Nguyên Legend có mục tiêu sẽ mở thành chuỗi trên thế
giới, đưa cà phê Việt Nam xuất hiện rộng rãi phổ biến trên thị trường nước ngoài Với thành công bước đầu của Trung Nguyên legend ở Thượng Hải, thì Trung Nguyên đang chuẩn bị mở cửa hàng ở Mỹ, Hàn Quốc, các nước Đông Nam Á Do đó, việc chú trọng đến chất lượng hạt cà phê quan trọng hàng đầu Kiểm soát chất lượng hạt cà phê (kích thước hạt, màu sắc,…) giúp ta loại bỏ được những hạt kém chất lượng, chọn lựa được hạt cà phê tốt nhất Bên cạnh
đó, kiểm soát trong quy trình chế biến, bảo quản cũng quan trọng không kém đảm bảo độ tươi và hương thơm của hạt cà phê
2 Công tác kiểm soát cần tập trung vào khu vực nào, nội dung kiểm soát nào
Ví dụ: Đối với cà phê Trung Nguyên Legend, nội dung kiểm soát:
Kiểm soát nguồn cung cấp/ đầu vào
Kiểm soát chất lượng hạt cà phê
Kiểm soát quá trình vận chuyển
Kiểm soát quá trình chế biến, bảo quản
Kiểm soát khu vực tại quầy
3 Tiêu chuẩn kiểm soát
Là cơ sở để các nhà quản trị căn cứ tiến hành đánh giá việc thực hiện kế hoạch
Tùy thuộc vào đặc tính của đối tượng kiểm soát mà các tiêu chuẩn kiểm soát được biểu hiện dưới dạng khác nhau Có 2 dạng:
Trang 5 Đo lường được ( định lượng ): những tiêu chuẩn có thể đo lường được và được biểu hiện dưới dạng con số như : sản lượng, chi phí, thời gian, lợi nhuận,……
Không thể đo lường ( định tính ) : những tiêu chuẩn khó có thể biểu hiện bằng con số như hiệu suất làm việc, thái độ lao động, trách nhiệm, mức độ hài lòng khách hàng…
Ví dụ: Tiêu chuẩn kiểm soát
Đối với nguồn cung cấp: Hạt cà phê Robusta, hạt Arabica được nhập
từ Tây Nguyên, đặc biệt là Buôn Ma Thuột
Đối với hạt cà phê tươi : Cà phê xuất khẩu loại 1 phải đồng thời đạt những tiêu chuẩn như tối thiểu 90% trên sàng 18, độ ẩm <12%, tỷ lệ hạt lỗi < 1%, tạp chất <0.1%, hạt đồng đều, đẹp
Để bảo quản hạt cà phê: cất giữ chúng vào những chiếc lọ, hộp kín hơi và mờ đục nhằm ngăn chặn ánh sáng trực tiếp, để lọ cà phê tránh
xa hơi nóng cũng như những nơi có độ ẩm cao, Sử dụng bao bì có van
mô ̣t chiều
Bước 2: Đo lường kết quả thực tế.
Khi các nhà quản trị đã quyết định tiêu chuẩn hoặc mục tiêu nào họ sẽ sử dụng để đánh giá kết quả, bước tiếp theo trong quy trình kiểm soát là đo lường kết quả thực tế
Phần lớn các tổ chức chuẩn bị các bản báo cáo đo lường thực hiện có tính định lượng mà các nhà quản trị xem xét hàng ngày, tuần và tháng Những đo lường này có liên quan đến những tiêu chuẩn đã được thiết lập trong bước đầu tiên của quy trình kiểm soát Ở đây, nhà quản trị có thể đo lường hoặc đánh giá hai vấn đề:
1 Đầu ra thực tế bắt nguồn từ hành vi của các thành viên tổ chức
2 Chính các hành vi đó
Đôi khi cả đầu ra và hành vi có thể được đo lường dễ dàng
Ví dụ: Việc đo lường đầu ra và đánh giá hành vi tương đối dễ dàng trong một nhà hàng đồ ăn nhanh, bởi vì nhân viên đang thực hiện các công việc thường lệ
Trang 6- Nhà quản trị tại Home Depot rất nghiêm khắc trong việc sử dụng kiểm soát đầu ra để đo lường tốc độ lưu chuyển hàng tồn kho tại các cửa hàng Tương
tự, các nhà quản trị của một nhà hàng đồ ăn nhanh có thể dễ dàng đo lường đầu ra bằng cách đếm số lượng khách hàng mà nhân viên của họ phục vụ, thời gian mỗi giao dịch diễn ra, và số tiền mỗi khách hàng chi tiêu Nhà quản trị có thể dễ dàng quan sát từng hành vi của nhân viên và nhanh chóng hành động
để giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh
Khi một tổ chức và các thành viên thực hiện các hoạt động phức tạp, không thường lệ, về bản chất là khó đo lường, sẽ khó khăn hơn cho các nhà quản trị
để đo lường đầu ra hoặc hành vi
Ví dụ: Rất khó để các nhà quản trị phụ trách phòng R & D
Tại Intel hoặc Apple, hoặc tại Microsoft hoặc Google, có thể đo lường hoặc đánh giá kết quả của từng thành viên vì có thể mất vài năm để xác định xem các sản phẩm mới mà các kỹ sư và nhà khoa học đang phát triển có lợi nhuận hay không Hơn nữa, nhà quản trị không thể đo lường mức độ sáng tạo của một kỹ sư hoặc nhà khoa học bằng cách quan sát hành động của người đó Nói chung, các hoạt động tổ chức càng không thường lệ hoặc phức tạp, thì nhà quản trị càng khó đo lường đầu ra hoặc hành vi Tuy nhiên , đầu ra thường dễ đo lường hơn các hành vi vì chúng hữu hình và khách quan hơn
Do đó, loại thước đo kết quả đầu tiên mà nhà quản trị thường sử dụng là thước đo đầu ra Sau đó, nhà quản trị phát triển các thước đo hoặc các tiêu chuẩn kết quả cho phép họ đánh giá các hành vi để xác định xem liệu nhân viên tại tất cả các cấp có đang làm việc hướng tới mục tiêu của tổ chức hay không
Một số thước đo hành vi đơn giản là:
(1) nhân viên có đi làm đúng giờ hay không
(2) nhân viên có tuân thủ nhất quán các quy tắc được thiết lập về chào hỏi và phục vụ khách hàng hay không
Ví dụ khác:
Đo lường kết quả thực tế
Mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ có hệ thống đo lường tiêu chuẩn khác nhau Cách thức đo lường sẽ dựa vào các tiêu chuẩn đặt ra trong bước đầu tiên của quá trình kiểm soát Vinamilk cũng vậy
Trang 7Vinamilk chú trọng đến chất lượng sản phẩm thì nhà quản trị sẽ quan tâm nhiều đến chất lượng sp mà mình đưa ra thị trường rằng sp đó có tốt không?
Có đầy đủ những chất dinh dưỡng cần thiết mà KH cần hay không? Để từ đó thay đổi, bổ sung để hoàn thiện sp hơn (Tương tác với KH sẽ là hoạt động rất cần thiết để nhà quản trị hiểu được nhu cầu KH: bằng cách làm các cuộc khảo sát để thăm dò ý kiến khách hàng, )
Nếu mục tiêu đề ra của Vinamilk là doanh thu hợp nhất 64.070 tỷ đồng trong năm 2022, và giả dụ như Vinamilk chỉ đạt 60.000 tỷ thì rõ ràng DN chưa đạt được mục tiêu đề ra Tuy nhiên đó chỉ là kết quả, một nhà quản trị thì phải đi tìm hiểu được nguyên nhân dẫn đến DN mình không đạt được mục tiêu Các nhà quản trị cần có cách tiếp cận phù hợp để quan sát kĩ vấn đề nhằm hiểu một cách bao quát hơn các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất và đưa ra biện pháp phù hợp để khắc phục
Ví dụ, nếu người ta có thể đo lường số sản phẩm của một phân xưởng sản xuất một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất khó để kiểm tra công việc của Phòng Giao tế công cộng trong xí nghiệp Gặp trường hợp này, các nhà quản trị thường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ của báo chí và công chúng đối với xí nghiệp, hay uy tín của xí nghiệp trong xã hội
Phương pháp đo lường kết quả:
Quan sát các dữ liệu: dựa vào số liệu thống kê, tài chính, kế toán để đo lường kết quả thực hiện;
Sử dụng dấu hiệu báo trước: sử dụng “triệu chứng” báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện;
Quan sát trực tiếp: nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp từ đối tượng kiểm soát;
Dự tính: dựa trên nhận định, phán đoán về kết quả thực hiện;
Điều tra: xây dựng phiếu điều tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan
Đo lường cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
Doanh nghiệp phải dựa vào các tiêu chuẩn đặt ra
Doanh nghiệp phải đảm bảo tính khách quan
Doanh nghiệp phải đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp vừa có lợi cho cá nhân và bộ phận
Trang 8Yêu cầu đối với kết quả đo lường:
1) Hữu ích;
2) Có độ tin cậy cao;
3) Không lạc hậu;
4) Tiết kiệm;
Việc đo lường chính xác kết quả thực tế sẽ mang lại những lợi ích:
Dự báo được những sai xót có thể xảy ra đồng thời có những biện pháp để can thiệp kịp thời
Rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động đồng thời cải tiến được công tác quản trị
Các loại kiểm soát đầu ra và hành vi, và cách chúng được sử dụng ở các cấp bậc tổ chức khác nhau - công ty, đơn vị kinh doanh, chức năng hoặc cá nhân - sẽ được thảo luận chi tiết ở phần sau
Bước 3: So sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn.
Sau khi đo lường kết quả hoạt động thực tế, các nhà quản trị sẽ so sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn đã được thiết lập ở bước 1, để đánh giá xem liệu có hay không và đến mức độ nào kết quả lệch khỏi các tiêu chuẩn đã đề ra
Các nhà quản trị thực hiện việc so sánh thường thông qua các số liệu hay tài liệu của năm trước (kỳ trước hay kế hoạch) nhằm đánh giá xu hướng phát triển của các chỉ tiêu, thông qua các mục tiêu đã dự kiến (kế hoạch, dự đoán, định mức) nhằm đánh giá tình hình thực hiện so với kế hoạch, dự đoán và định mức Ðể phương pháp so sánh có ý nghĩa thì điều kiện sử dụng trong so sánh phải đồng nhất Trong thực tế, các nhà quản trị cần quan tâm cả về thời gian và không gian của các chỉ tiêu và điều kiện có thể so sánh được giữa các chỉ tiêu kinh tế Có được kết quả so sánh, các nhà quản trị sẽ biết được hành động tiếp theo của mình
Trang 9TH1: Nếu kết quả thực tế cao hơn dự kiến à nhà quản trị có thể quyết định họ đã
đặt tiêu chuẩn kết quả quá thấp và có thể nâng lên trong giai đoạn tiếp theo để thử thách cấp dưới
Ví dụ: Công ty XYZ đã đặt mục tiêu bán ra 1000 đơn vị sản phẩm trong quý
thứ ba, nhưng kết quả thực tế cuối quý là họ đã bán được 1500 đơn vị Trước kết quả này, ban quản trị của công ty đã nhận ra rằng họ đã đánh giá thấp năng lực bán hàng của mình
Do đó, trong quý thứ tư, họ quyết định đặt tiêu chuẩn mới, lên tới 2000 đơn
vị sản phẩm, để tăng độ thách thức cho đội ngũ bán hàng, khuyến khích họ làm việc hăng say hơn và cải thiện năng lực của mình
Các nhà quản trị cấp cao của những công ty thành công thường nổi tiếng với cách liên tục nâng cao tiêu chuẩn để tạo động lực cho các nhà quản trị và công nhân, tìm ra những cách thức mới nhằm giảm chi tiêu hoặc nâng cao chất lượng
Một ví dụ tiêu biểu cho trường hợp này có thể là Apple Inc.
Dưới sự lãnh đạo của cựu CEO Steve Jobs, Apple luôn đặt ra những mục tiêu mới mẻ và khó khăn để thúc đẩy sự sáng tạo Apple không ngừng nâng cao tiêu chuẩn về thiết kế và công nghệ, từ việc tạo ra iPhone, iPad cho đến máy tính Mac, tất cả đều tập trung vào độc đáo, tính nghệ thuật và sự dễ sử dụng
Apple không chỉ chú trọng đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm, công ty còn liên tục tìm kiếm cách thức mới để giảm chi tiêu Apple làm điều này bằng cách đầu tư vào việc phát triển công nghệ của riêng mình thay vì chủ yếu dựa vào các nhà cung cấp bên ngoài Chẳng hạn, Apple đã tự phát triển chip M1 cho máy tính Mac thay vì mua từ Intel như trước đây
Những nỗ lực này không chỉ giúp Apple tiết kiệm chi phí, mà còn giúp công
ty có sự kiểm soát tốt hơn về chất lượng và hiệu suất của sản phẩm Kết quả
Trang 10là, Apple đã trở thành một trong những công ty công nghệ hàng đầu thế giới với sản phẩm được rất nhiều người tiêu dùng yêu thích và tin tưởng
TH2: Nếu kết quả thực tế quá thấp và không đạt được tiêu chuẩn hoặc nếu
tiêu chuẩn được đặt quá cao đến mức nhân viên không thể đạt được chúng à nhà quản trị phải quyết định có nên thực hiện hành động điều chỉnh hay không
đồng, căn cứ vào kết quả bán hàng và tốc độ tăng trưởng của các năm trước Đáng tiếc, sau 6 tháng, công ty chỉ đạt được 200 tỷ đồng, kết quả này quá thấp
so với kỳ vọng Đồng thời, theo nhận định của nhóm bán hàng, do nhiều yếu
tố như thị trường khó khăn, khủng hoảng kinh tế sau đợt dịch thì khả năng đạt được mục tiêu 500 tỷ đồng vào cuối năm là rất thấp
Trong trường hợp này, nhà quản lý cần quyết định xem có nên điều chỉnh mục tiêu này không và có thể đặt một mục tiêu thấp hơn, thực tế hơn đồng thời nắm bắt tình hình thị trường để đưa ra những chiến lược phù hợp Đây là cách để giảm áp lực cho nhân viên, đẩy mạnh động lực và khả năng đạt được mục tiêu cao hơn
Nếu xác định được những lí do dẫn đến kết quả thực tế kém thì các nhà quản trị sẽ tìm kiếm được cách giải quyết Ví dụ như nếu chi phí lao động quá cao thì các nhà quản trị sẽ đầu tư vào đổi mới công nghệ để giảm thiểu chi phí hoặc nếu nhân viên hạn chế về năng lực thì các nhà quản trị sẽ có những cơ chế khen thưởng để tạo động lực cho nhân viên giúp họ làm việc năng suất và hiệu quả hơn Tuy nhiên, thường thì rất khó xác định được lí do mang lại kết quả kém khi môi trường thay đổi Vì vậy nếu các nhà quản trị phải thực hiện bất kì sự điều chỉnh nào, cần phải có bước 4 - “Thực hiện các hoạt động điều chỉnh”
Bước 4: Đánh giá kết quả thực tế và bắt đầu hành động điều chỉnh (Nghĩa là thực hiện thay đổi) nếu không đạt được tiêu chuẩn.
Bước cuối cùng trong quá trình kiểm soát là đánh giá kết quả để rút kinh nghiệm và thực hiện thay đổi nếu có sai sót
Để rút kinh nghiệm từ các quá trình được kiểm soát cần đưa ra các hành động sau