WHY Trang 4 mình tìm tòi thêm về thực tế môi trường đã, đang và sẽ thay đổi hiện nay, từ đó hình thành nên các kĩ năng khác bổ trợ cho quản trị, trở thành những nhân tài có ích cho sự
HOẠCH ĐỊ NH VÀ THI Ế T L Ậ P M Ụ C TIÊU
Giúp chúng ta hi ểu đượ c t ầ m quan tr ọ ng c ủ a ho ạch đị nh và thi ế t l ậ p m ụ c tiêu, t ừ đó có cái nhìn tổ ng th ể hơn v ề m ộ t trong b ố n ch ức năng cơ bả n là ho ạch đị nh trong môi trườ ng qu ả n tr ị, qua đó áp dụng vào đờ i s ố ng th ự c t ế, đặ t ra các m ụ c tiêu thử thách các nhà quản trị tập sự Đề cương của chương WHAT
❖ T ổ ng quan v ề ho ạch đị nh và thi ế t l ậ p m ụ c tiêu
❖ Ho ạch định điề u hành
❖ L ợ i ích và h ạ n ch ế c ủ a ho ạch đị nh
❖ Ho ạch định trong môi trườ ng b ấ t ổ n
❖ Các cách ti ế p c ậ n sáng t ạ o trong ho ạch đị nh
A Tổng quan về hoạch định và thiết lập mục tiêu
Mục tiêu là một ý tưởng của tương lai, hoặc kết quả mong muốn của một người hay một nhóm người đã hình dung ra, kế hoạch và cam kết để đạt được Những nỗ lực để đạt được mục tiêu trong một hữu hạn thời gian, bằng cách đặt ra hạn chót Một mục tiêu gần giống với ý định hay mục đích, kết quả dựđoán hướng dẫn phản ứng, hoặc kết thúc, là một đối tượng, hoặc là một đối tượng vật lý hoặc một đối tượng trừu tượng, có giá trị nội tại 1 Trong môi trường quản trị, các mục tiêu là vô cùng quan trọng vì đó là thứ sẽ dẫn đường, định hướng cho một công ty, tổ chức vận hành hiệu quả Một công ty/tổ chức mà không thiết lập rõ ra một mục tiêu cũng như một con rắn mất đầu, hoạt động không có một chủđích nhất định sẽđược định sẵn sẽ thất bại
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định đểđạt được mục tiêu đã đề ra, ý định đã trù liệu trước Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai 2
Trong đó, hoạch định là khái niệm bao gồm cả thiết lập mục tiêu và kế hoạch, là tiến trình trong đó nhà quản trị sẽ vạch ra phương hướng, lựa chọn mục tiêu cần thiết cùng các hành động để hướng tới những mục tiêu đó 3
Có 2 loại hoạch định: hoạch định chiến lược và hoạch định chiến thuật Trong đó hai chiến lược này khác nhau về khung thời gian, đặc trưng và mức độ thường xuyên sử dụng của chúng
I Các cấp độ của mục tiêu và kế hoạch: chiến thuật, chiến lược, tác nghiệp
Trong quy trình của hoạch định trong môi trường quản trị có bốn phần:
1 Xác định triết lý kinh doanh, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp
2 Thiết lập kế hoạch và mục tiêu chiến lược (nhà quản trị cấp cao→toàn bộ tổ chức)
3 Thiết lập kế hoạch và mục tiêu chiến thuật (nhà quản trị cấp trung→cho các đơn vị trực thuộc/chức năng)
4 Thiết lập kế hoạch và mục tiêu hoạt động (nhà quản trị cấp thấp→các bộ phận cấp thấp và bản thân)
→ Mỗi cấp sẽ tác động, hỗ trợ/ảnh hưởng tới các cấp khác
* Phương pháp thiết lập tác nghiệp: a) Kiểu truyền thống: xác định mục tiêu chung cho toàn bộ tổ chức rồi phân bổ cho từng bộ phận
- Ưu: thời gian tiêu tốn ít
- Nhược: thụ động và xa rời thực tế b) Kiểu MBO (Management by Objectives) (quản lý theo mục tiêu) là một cách tiếp cận chiến lược để nâng cao hiệu suất của một tổ chức Đó là một quá trình mà trong đó các mục tiêu của tổ chức được xác định và truyền đạt bởi ban quản trị cho các thành viên trong tổ chức, hướng tới ý định đạt được từng mục tiêu 4
- Các quy trình trong MBO: xác định mục tiêu tổ chức → xác định mục tiêu của nhân viên
→ giám sát liên tục hiệu suất và tiến độ → đánh giá hiệu suất → cung cấp thông tin phản hồi → thẩm định hiệu suất
- Ưu: kích thích tinh thần và thống nhất mục tiêu
- Nhược: tốn thời gian và mục tiêu ngắn hạn
II Quy trình hoạch định của tổ chức
Bước 1: Phát triển kế hoạch
Bước 2: Chuyển hóa kế hoạch
Bước 3: Xây dựng kế hoạch hoạt động
Bước 4: Triển khai kế hoạch
Bước 5: Giám sát và học tập
B Thiết lập mục tiêu trong tổ chức
Như ta đã tìm hiểu ở các mục trên, điều kiện kiên quyết để hoạt động như thể một tổ chức là thông qua việc tuyên bố sứ mệnh và thiết lập mục tiêu
Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng giúp cho doanh nghiệp có thể theo dõi sát sao tiến trình hoàn thành công việc, tạo động lực cho nhân viên duy trì công việc Ngoài ra, khi không có mục tiêu, hoạt động của công ty có thể dễrơi vào sự trì trễvà đôi khi là không thểđi vào hoạt động, nên thông qua việc thành lập mục tiêu, tổ chức có thể liên tục đạt được tiến độ, tiến bộ hơn, góp phần tạo nên mối liên kết chặt chẽcho văn hóa công ty.
Tất cả các mục tiêu bất kì dù lớn hay nhỏ, ít hay nhiều thì cũng mang lại giá trị cho công ty Những mục tiêu nhỏ được hoàn thành sẽ hướng cho công ty tới những mục tiêu lớn hơn Mục tiêu có thể giúp cho doanh nghiệp thành công nhưng cũng có thể phá vỡ sự thành công đó 5
Sứ mệnh của công ty là một khái niệm dùng để xác định các mục đích của công ty, những lý do công ty đó ra đời và căn cứ tồn tại, phát triển của nó Sứ mệnh của công ty chính là bản tuyên ngôn của công ty đó đối với xã hội, nó chứng minh tính hữu ích và các ý nghĩa trong sự tồn tại của công ty đối với xã hội 6
Bản sứ mệnh gồm khách hàng, sản phẩm/dịch vụ cốt lõi, thị trường, công nghệ, mối quan tâm tới các vấn đề cấp thiết khác, triết lý, tự đánh giá, mối quan tâm tới cộng đồng hay với nhân viên
Ngoài ra, chiến lược trong môi trường quản trị còn chia ra các cấp khác nhau 7 :
- Chiến lược cấp công ty: dài hạn → tạo lợi nhuận lớn
- Chiến lược cấp đơn vị kinh doanh: cách thức cạnh tranh
- Chiến lược cấp chức năng: thuộc các bộ phận chức năng
- Chiến lược cấp toàn cầu (mới nổi lên với xu hướng toàn cầu hóa của thời đại hiện nay)
Khi các nhà quản trị đã vạch rõ được mục tiêu hoạt động của tổ chức, điều quan trọng tiếp theo cần làm đó chình là đánh giá mức độ hiệu quả/khả thi của mục tiêu đó rồi sử dụng một số tiếp cận có trong chức năng hoạch định
I Tiêu chuẩn của các mục tiêu có hiệu quả Để một mục tiêu được coi là hiệu quả, nó cần phải đúng với những tiêu chuẩn sau đây:
- Cụ thể và có tính đo lường được: khả thi, không mập mờ, định lượng rõ ràng
- Xác định rõ mốc thời gian hoàn thành: một mục tiêu mà không có thời hạn do chính nhà quản trị đặt ra để hoàn thành thì sẽ trở nên không hiệu quả, không khích lệ được tinh thần làm việc
- Bao trùm được các lĩnh vực thể hiện kết quả: trước khi thiết lập một mục tiêu, nhà quản trị phải xem xét thật kỹ, cân đo đong đếm và chỉ định hướng vào đúng mục tiêu
- Có tính thách thức nhưng hiện thực: một mục tiêu tốt phải là một mục tiêu có khả năng đẩy khảnăng của nhà quản trịđến giới hạn, giúp họđạt được những giá trị nhất định nhưng không quá xa rời với thực tại
- Liên kết với các phần thưởng: hãy đặt ra các phần thưởng đểđộng viên mọi người làm việc để mau chóng hoàn thành mục tiêu
II Quản trị theo mục tiêu (MBO)
THI Ế T K Ế T Ổ CH Ứ C THÍCH NGHI
Cho chúng ta m ộ t cái nhìn t ổ ng quát v ề các ki ể u hình c ấ u trúc t ổ ch ứ c khác nhau, đặ c bi ệ t là trong th ời đại đổ i m ớ i, th ử thách các nhà qu ả n tr ị t ậ p s ự ph ả i tìm tòi, h ọ c h ỏi, để t ừ đó phát triể n m ộ t t ổ ch ứ c c ủa riêng trong tương lai theo phương hướ ng t ố t nh ấ t
❖ Thi ế t k ế các b ộ ph ậ n trong c ấ u trúc t ổ ch ứ c
❖ Thi ế t k ế t ổ ch ứ c theo chi ề u ngang
❖ Các y ế u t ố đị nh hình c ấ u trúc t ổ ch ứ c
❖ Ra quy ết đị nh có tính sáng t ạ o
A Thiết kế tổ chức theo chiều dọc
Trước tiên ta cần phải hiểu một tổ chức là gì? Tổ chức là một tập hợp gồm hai người trở lên/nhiều người cùng hoạt động đểđạt được một mục tiêu chung nào đó trong một hình thái cơ cấu Khi thực hiện quá trình tổ chức, sẽ có lúc phải xác định các vai trò, phân chia công việc, lúc đó sựhình thành cơ cấu hay cấu trúc tổ chức sẽ giúp thực hiện những điều đó.
Tóm lại, cấu trúc tổ chức được định nghĩa là một tập hợp các bộ phận khác nhau được sắp xếp một cách chính thức (dọc và ngang) với tập hợp các nhiệm vụ chính thức được giao có các cá nhân và bộ phận, đảm bảo mức độ phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận nói chung và cá nhân nói riêng Tổ chức theo chiều dọc còn được coi là tổ chức phân cấp vì quyền lực được phân chia từ cao xuống thấp theo chiều dọc, trong đó các tổng công ty, chính phủ và trong tôn giáo là thường thấy nhất Dưới đây là ví dụ của cơ cấu tổ chức theo chiều dọc:
* Đặc điểm của cơ cấu tổ chức:
- Kiểm soát số lượng tối ưu
- Phân bổ quyền quyết định
I Chuyên môn hóa Định nghĩa chuyên môn hóa là một dạng phân công lao động trong đó mỗi cá nhân hay doanh nghiệp tập trung nỗ lực sản xuất của mình vào một loại hoạt động duy nhất hay một vài hoạt động nào đó Nếu một cá nhân chuyên môn hóa vào một nhiệm vụ duy nhất, có khả năng anh ta sẽ thực hiện nhiệm vụ đó hiệu quả hơn nhiều so với trường hợp phải làm mọi việc 9 Ưu điểm của chuyên môn hóa có thể kể đến như là việc khi được làm công việc mà mình giỏi, nhân viên sẽ có trách nhiệm và hoàn thành tốt hơn, kéo theo là sự hài lòng tốt hơn trong công việc
Còn nhược điểm của chuyên môn hóa là dù công việc mà mình giỏi nhưng khi làm liên tục trong một thời gian dài cố định sẽ dễ dẫn đến sự nhàm chán hơn hay bị hạn chế kỹ năng trong vùng an toàn, ngoài ra, với sự thay đổi của môi trường ngày nay, có nguy cơ nhiều ngành sẽ bị lỗi thời, dẫn đến việc những người chỉ tập trung cho những ngành đó dễ thất nghiệp nếu không trau dồi bản thân ở các mảng khác nhau
Thể hiện chuỗi quyền lực liên kết các thành viên theo chiều dọc, dựa trên 2 nguyên tắc chính:
- Tính duy nhất của mệnh lệnh khi nhân viên chỉ nhận một mệnh lệnh trực tiếp từ cấp trên
- Tính đa hướng bao quát hết tất cả mọi người
1 Quyền lực, trách nhiệm và ủy quyền
Quyền lực trong tổ chức là phương tiện để các nhà quản trị cấp cao hơn hay đơn giản là những người có chức vụcao hơn tác động đến suy nghĩ và hành động của người khác; ngoài ra nó còn được định nghĩa là thẩm quyền chính thức và hợp pháp của nhà lãnh đạo trong việc đưa ra một quyết định Sở hữu 3 đặc điểm:
- Tính tương tác xã hội
Trách nhiệm là việc mà mỗi người phải làm và có ý thức về điều đó Trong môi trường quản trị, có quyền lực càng cao đồng nghĩa với trách nhiệm được đặt trên vai họ càng lớn Một người có trách nhiệm sẽ luôn được kính trọng và được định sẵn sẽ thăng tiến tốt trong công việc Ngoài thể hiện trách nhiệm trong công việc, chúng ta cần phải thể hiện trách nhiệm với cả bản thân, gia đình và xã hội, phải luôn cố gắng hết mình để đạt được những tầm cao mới Ủy quyền hay giao quyền là cấp trên giao một phần quyền lực và trách nhiệm cho cấp dưới thay mặt thực hiện nhiệm vụ Một ví dụ về ủy quyền ngay trong hoạt động thường ngày là cha mẹ có thể ủy quyền cho con cái quản lý nhà cửa trong khi họ vắng mặt, thực hiện một vài nhiệm vụ mà cha mẹ làm hằng ngày
2 Quyền lực tuyến và quyền lực tham mưu
Quyền lực theo tuyến là quyền hạn cho phép nhà quản trị đưa ra quyết định và giám sát
Quyền lực tham mưu là quyền tư vấn cho các bộ phận theo tuyến Ở đây nhà quản trị đóng một vai trò như là cố vấn, họ điều tra, điều tra, khảo sát rồi đưa ra ý kiến Tham mưu còn thực hiện sự trợ giúp trong triển khai chính sách, giám sát và đánh giá; trong các vấn đề pháp lí và tài chính; trong thiết kế và vận hành hệ thống dữ liệu
Dựa trên định nghĩa của quyền lực theo tuyến và quyền lực tham mưu, tổ chức có thể chia ra 2 kiểu bộ phận tương ứng:
- Các bộ phận theo tuyến: thực hiện các công việc nhằm hoàn thành mục tiêu
- Các bộ phận tham mưu: tư vấn cho các bộ phận theo tuyến
III Phạm vi quản trị
Phạm vi quản trị/phạm vi kiểm soát/tầm hạn quản trị là sốlượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể quản trịđược chặt chẽ nhất, bao gồm phân chia công việc, chỉ dẫn, lãnh đạo Đối với một tổ chức, tầm hạn quản trịcòn có ý nghĩa là sốlượng các cấp trung gian trong một doanh nghiệp 10 Có các yếu tốảnh hưởng đến phạm vị kiểm soát này:
- Mức độkhó đo lường của công việc
- Khả năng của nhà quản trị
- Trình độ của cấp dưới
IV Tập trung và phân tán quyền lực
Tập trung quyền lực thể hiện quyền được ra quyết định cho người khác đều nằm trong tay nhà quản trị cấp cao, trong khi đó, hình thức phân tán quyền lực thì quyền ra quyết định được chuyển giao cho nhà quản trị cấp thấp hơn trong công ty
Những nhân tố ảnh hưởng đến tập trung quyền lực và phân tán quyền lực 11 :
- Những nhà quản trị tập sự/cấp thấp thiếu khả năng, kinh nghiệp cần thiết
- Môi trường phức tap và biến động và không sẵn lòng tham gia làm quyết định
- Quyết định rất quan trọng
- Tổ chức đang đối mặt với vấn đề nghiêm trọng như khủng hoảng/phá sản
- Những nhà quản trị tập sự/cấp thấp có khả năng và kinh nghiệm ra quyết định, muốn tham gia làm quyết định
- Quyết định kém quan trọng
- Công ty phân tán rộng theo lãnh thổ
Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin và xu hướng làm việc tại nhà tăng cao sau dịch Covid-19, các nhà quản trị giờ đây có thể sử dụng công nghệ để vận hành theo kiểu phi tập trung là phân quyền, nhưng vẫn đảm bảo có sự tập trung của tập quyền
B Thiết kế các bộ phận trong cấu trúc tổ chức
Khi đã định hình được cấu trúc của tổ chức, nhà quản trị ngoài ra phải thiết kế những bộ phận có trong cấu trúc ấy để đặt nền tảng cho việc giao công việc hiệu quả và tổng hợp các bộ phận
* Có năm loại hình cấu trúc: a) Cấu trúc chức năng theo chiều dọc
- Đặc điểm: có thể được hiểu là sự phân chia nguồn lực, với các hoạt động sẽ được tập hợp vào một bộ phận chức năng, mỗi bộ phận chức năng sẽ chịu trách nhiệm liên quan tới chức năng của mình, thể hiện các nguồn lực cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức
- Hoạt động: thông tin được truyền đạt từ trên xuống dưới và ngược lại theo hệ thống cấp bậc theo chiều dọc Những người nhân viên của một bộ phận chủ yếu làm việc cùng với những người cùng bộ phận chức năng, phối hợp làm việc các nhiệm vụđưa đưa xuống từ cấp trên theo hệ thống cấp bậc
- Ưu điểm: đạt được hiệu quả vi mô, sử dụng nguồn lực hiệu quả, chuyên môn hóa, tương thích với các thành viên cùng bộ phận
- Nhược điểm: sự phối hợp giữa các chức năng kém dẫn đến việc phản ứng chậm trước những vấn đề đa chức năng, khó khăn trong đổi mới b) Cấu trúc chức năng theo bộ phận độc lập
- Đặc điểm: là tập hợp những nhân viên vào một bộ phận có mục tiêu hay đầu ra tương tự nhau, tính chất là một đơn vị độc lập
- Hoạt động: mỗi bộ phận có tính chất là môt đơn vị độc lập, trong có có đầy đủ các bộ phận chức năng riêng biệt
LÃNH ĐẠ O
Thông qua chương này, chúng ta như có thêm độ ng l ực để c ố g ắ ng tr ở thành m ột nhà lãnh đạo tài ba trong tương lai Để làm được điều đó, chúng ta phả i đượ c cung c ấp đầy đủ các ki ế n th ứ c, t ự mình khám phá, v ậ n d ụ ng các kh ả năng trong làm việ c v ớ i các m ố i quan h ệ người và ngườ i v ớ i nhau, s ự ứ ng d ụ ng c ủa chúng đố i v ớ i t ổ ch ức tương lai Đề cương của chương WHAT
❖ Lãnh đạ o trong th ời đạ i hi ệ n nay
❖ T ừ qu ả n tr ị đến lãnh đạ o
❖ Nh ững đặc trưng của người lãnh đạ o
❖ Ti ế p c ậ n theo tình hu ồ ng
❖ Lãnh đạ o lôi cu ốn và lãnh đạ o chuy ể n hóa v ề ch ấ t
❖ Quy ề n l ự c và ảnh hưở ng
A Bản chất của lãnh đạo
Quản lý và lãnh đạo thường được coi là những hoạt động giống nhau Người lãnh đạo và quản lý là người đứng đầu một tổ chức, có khả năng điều khiển mọi hoạt động của một tổ chức và đưa cả tổ chức ấy đến sự nghiệp đã được giao phó Người lãnh đạo và quản lý như hệ thần kinh trung ương trong một cơ thể, có nhiệm vụ cảm nhận được các phản ứng bên ngoài, thấy được và nghĩ ra được những giải pháp tối ưu để điều khiển các bộ phận khác trong cơ thể, để cơ thể đó tồn tại và phát triển 14
Lãnh đạo là khả năng hay quá trình tạo sức ảnh hưởng lên người khác, nhằm thay đổi thái độ và hành vi của người đó, đạt được mục tiêu đề ra Sự ảnh hưởng của lãnh đạo dẫn đến ba kết quả khác nhau:
- Nếu lãnh đạo với sự tích cực và nhiệt tình thì có thểthay đổi cảhành vi và thái độ của người khác (theo chiều hướng tốt)
- Nếu lãnh đạo bắt buộc mọi người phải tuân thủ, phục tùng mệnh lệnh của họ thì sẽ thay đổi được hành vi nhưng không thay đồi thái độ
- Khi bị kháng cự chống đối sẽ không thay đổi được hành vi hay thái độ Đặc điểm của lãnh đạo:
- Một hệ thống tổ chức
- Một quá trình biến chuyển tùy theo không gian thời gian, vai vế lãnh đạo có thể thay đổi
- Sự phục tùng của người dưới trướng
B Lãnh đạo trong thời đại hiện nay
I Mô hình lãnh đạo cấp độ 5
Tóm tắt về 5 cấp độ:
- Cấp độ1: cá nhân → đóng góp kiến thức và kĩ năng cá nhân
- Cấp độ 2: cá nhân trong đội → đóng góp cho sự phát triển của toàn đội, phát triển kĩ năng làm việc nhóm
- Cấp độ 3: một nhà quản trị cấp thấp → quyền hạn cao hơn, quản trị nguồn nhân lực của đội nhóm để đạt được mục tiêu
- Cấp độ 4: lãnh đạo → kích hoạt một bộ phận, tổ chức, tự đặt ra các mục tiêu cao, đấu tranh ở các chuẩn mực cao hơn
- Cấp độ 5: lãnh đạo cấp cao → là sự pha trộn của bốn cấp độ trên pha trộn với sự khiêm tốn nhún nhường để xây dựng sự vĩ đại, bền vững
II Lãnh đạo phục vụ
Lãnh đạo phục vụ là bỏ qua sự tư lợi để phục vụ cho người khác, tổ chức, xã hội, với mục đích là đạt được sự uy tín hơn là quyền lực, thể hiện cấu trúc tổ chức phi tập trung
Lãnh đạo phục vụ hoạt động theo 2 cấp độ:
- Hỗ trợ cho các mục tiêu và thỏa mãn nhu cầu của cấp dưới
- Hướng về các mục tiêu lớn hơn
III Lãnh đạo đáng tin cậy
Lãnh đạo đáng tin cậy là những người hiểu biết về bản thân họ, hành động dựa trên những chuẩn mực đạo đức, ngoài ra còn là những người trao quyền và truyền cảm hứng Để trở thành một lãnh đạo đáng tin cậy:
- Phải bảo đảm sự an toàn cho nhân viên trong công việc, cả về mặt thể chất lẫn tâm lý, đảm bảo cho họđược chuyên tâm hoàn thành mục tiêu
- Phục vụ cấp dưới, động viên tất cả mọi người
IV Những khác biệt về giới tính trong lãnh đạo
Những vấn đề về sự khác biệt về giới tính trong môi trường lãnh đạo luôn là đề tài nóng hổi từ xưa đến nay Với vấn đề trọng nam khinh nữ là vẫn đề nhức nhối trong xã hội, đều là lãnh đạo, nhưng phụ nữ bao giờcũng bịđặt ra những tiêu chuẩn cao hơn so với nam giới Xã hội bảo thủ truyền thống xưa do nam giới thống trị, nhưng cũng không đồng nghĩa rằng nữ giới không thể hơn hẳn nam giới ở công việc này
Nhưng ở thời đại mới này, dường như xã hội đã dần bỏ xa những định kiến về phụ nữ làm lãnh đạo, bằng chứng là càng nhiều nhà lãnh đạo trên thế giới là phụ nữ Chẳng hạn như là thủ tướng Đan Mạch Mette Frederiksen (nhậm chức 27/6/2019), bà Mai Kiều Liên – tổng giám đốc công ty cổ phần sữa Vinamilk – đem đến cho công ty doanh thu đạt gần 1 tỷ USD mỗi năm
Phụ nữ cũng có những mặt tốt hơn nam giới trong lãnh đạo:
- Linh hoạt hơn trong truyền đạt dữ liệu
- Có xu hướng xây dựng
- Đánh giá cao nhân viên
- Cởi mở, dễ tiếp xúc, tạo hảo cảm tốt
- Chấp nhận sự khác biệt
Những cũng không phải là đúng trong tất cả trường hợp, đôi khi nam giới vẫn có những điểm nổi trội hơn so với nữ giới
C Từ quản trịđến lãnh đạo
Quản trị và lãnh đạo có những sự khác biệt sau:
Tập trung vào tổ chức Tập trung vào con người
Sự ổn định được ưu tiên Thay đổi
Phân công nhiệm vụ Xác định mục đích
Quyền lực vị trí Quyền lực cá nhân
Lãnh đạo và quản trị luôn song hành với nhau, lãnh đạo không thể nào thay thế quản trị, cũng như quản trị cũng không thể nào thiếu sự bổ sung của lãnh đạo, cùng nhau chúng tạo ra một môi trường lý tưởng
D Những đặc trưng của lãnh đạo
- Tỏa ra năng lượng tích cực
- Khát vọng được làm lãnh đạo
- Có động lực hướng về những thành tựu cao, khát vọng được nổi trội, vượt trội trong mọi mặt
- Khả năng phán đoán + quyết đoán
- Tương tác cá nhân + hòa đồng
- Được giáo dục đầy đủ
- Tạo ra sự phối hợp
- Tế nhị, ngoại giao tốt (Theo Bernard M Bass) Đặc điểm của một nhà lãnh đạo:
- Xác định nhân tài và đào tạo
I Định hướng công việc đối lập với định hướng con người
Theo một nghiên cứu ở Ohio, các nhà nghiên cứu đã phân ra hai nhóm hành vi: sự quan tâm và hình thành cấu trúc
Khởi xướng cấu trúc Sự quan tâm
- Đặt ra các chuẩn mực
- Yêu cầu tuân thủ theo nguyên tắc và quy định đươc thiết lập
- Cung cấp nguồn lực thông tin cần thiết cho nhân viên
→ Hướng về nhiệm vụ→ thể hiện mức độ mà người lãnh đạo hướng dẫn cấp dưới thực hiện hoạt động để đạt mục tiêu
- Đánh giá tốt nhân viên khi công việc hoàn thành tốt
→ Hướng về con người → thể hiện mức độ người lãnh đạo quan tâm tới cấp dưới, để tâm đến ý kiến, cảm xúc cá nhân nhằm xây dựng niềm tin vững chắc
II Sơ đồ mạng lưới lãnh đạo
Ta có thểcó được 5 phong cách lãnh đạo khác nhau của sơ đồ mạng lưới lãnh đạo:
F Tiếp cận theo tình huống
- Chỉ đạo: các mệnh lệnh, chỉ thị về cách thức hoàn thành công việc
- Hướng dẫn: giải thích để nhân viên hiểu rõ
- Hỗ trợ: mang thiên hướng chia sẻ, hỗ trợ, tạo cơ hội
- Ủy quyền: giao trách nhiệm và quyền quyết định cho nhân viên
Các nhân tố tình huống trong hình trên theo thứ tự là
- Mối quan hệ giữa nhà lãnh đạo và các thành viên
- Quyền lực của vị trí
Các cách tiếp cận lãnh đạo nêu trên hầu như tập trung chủ yếu vào các phong cách lãnh đạo, bản chất cấp dưới và điểm đặc trưng của tình huống chứ chưa tính đến một số biến số mà trong đó tình huống tổ chức làm cho các điểm nêu trên không còn quan trọng hay cần thiết nữa Một số các yếu tố thay thế và trung hòa lãnh đạo như:
- Các biến số của tổ chức
+ Độ linh hoạt không có
+ Sự tách rời hữu hình
- Các đặc trưng về nhiệm vụ
+ Cấu trúc nhiệm vụ cao
+ Thông tin tựđộng hóa trong phản hồi
- Các đặc trưng của nhóm
+ Được đào tạo từ trước
Dựa trên các biến số trên, các nhà lãnh đạo có thể linh hoạt thay đổi giữa hai phong cách lãnh đạo định hướng nhiệm vụ và con người để phù hợp hơn với môi trường, đặc thù, mục tiêu của tổ chức/nhiệm vụ/nhóm
G Lãnh đạo lôi cuốn và chuyển hóa về chất
Lãnh đạo lôi cuốn được xây dựng trên nền tảng kỹ năng giao tiếp vững vàng, sức thuyết phục cuốn hút để giúp họ tận dụng tối đa nguồn lực Những nhà lãnh đạo theo phong cách lôi cuốn có sự đam mê, sức hút khó cưỡng, sự thể hiện mạnh mẽ, khơi gợi cảm xúc mạnh mẽ với tầm nhìn xa trông rộng, mối yêu thích công việc, đem lại sự tích cực cho những người cùng làm và nhóm của họ như là một người tiếp lửa Điều này khuyến khích sự tận tâm, hành động và kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả
Một số kỹnăng của nhà lãnh đạo lôi cuốn: khảnăng diễn đạt, mục tiêu có tư duy tiến bộ, khả năng thúc đẩy cảm xúc mọi người, tầm nhìn xa trông rộng, kỹnăng gắn kết mọi người, nhạy cảm với cảm xúc của mọi người
CHẤT LƯỢ NG VÀ TH Ự C HI Ệ N
Qua chương này, ta hiểu rõ đượ c t ầ m quan tr ọ ng c ủ a ch ức năng kiể m soát trong qu ả n tr ị mà thông qua đó áp dụng vào đờ i s ố ng th ự c t ế , không ch ỉ trong phong cách làm vi ệc, mà còn là đờ i s ố ng sinh ho ạ t hàng ngày, s ự ch ỉ n chu, ch ất lượ ng trong m ọ i chi ti ế t nh ỏ Hơn thế n ữa, chương này còn giúp cho chúng ta hi ểu rõ hơn về các ngu ồ n l ự c tài chính, t ừ đó thiế t l ậ p các m ụ c tiêu hi ệ u qu ả hơn Đề cương của chương WHAT
❖ Mô hình ki ể m soát ph ả n h ồ i
❖ S ự thay đổ i tri ế t lý ki ể m soát
❖ Qu ả n tr ị ch ất lượ ng toàn di ệ n
❖ Các xu hướ ng trong ki ể m soát ch ất lượ ng và tài chính
Sau khi đi qua hết các chức năng hoạch định, tổ chức và lãnh đạo, ta vẫn còn một chức năng cuối cùng trong 4 chức năng cơ bản của quản trịđó là kiểm soát Kiểm soát là sự giám sát các hoạt động, so sánh với các tiêu chuẩn có sẵn và điều chỉnh các hoạt động khi chúng đi chệch hướng và khi cần thiết theo như kỳ vọng đề ra
Với chức năng kiểm soát, khi đầu ra thực tế nhỏ hơn đầu ra mong đợi, đó là tình huống vấn đề (vướng mắc), còn khi nó cao hơn mức mong đợi thì là tình huống cơ hội
Các nguyên tắc của việc kiểm soát:
- Trên cơ sở mục tiêu, chiến lược
- Theo yêu cầu của nhà quản trị
- Sau khi kiểm soát phải đưa ra được những đánh giá khách quan, hành động thay đổi
- Kiểm soát vào những điểm thiết yếu
B Mô hình kiểm soát phản hồi
Các bước trong kiểm soát phản hồi là:
- Thiếp lập các tiêu chuẩn
- So sánh với các tiêu chuẩn hiện hữu
- Tiến hành điều chỉnh (nếu cần)
Ngoài ra, với sự lỗi thời của một số hệ thống đo lường hiệu suất kiểu truyền thống, nhiều tổ chức hiện nay đã chuyển sang một phương pháp mới hiệu quả hơn, cân bằng về mặt chiến lược – hệ thống đo lường hiệu suất thông qua BSC (Balanced Scorecard) hay thẻ điểm cân bằng/bảng điểm cân bằng, là một thước đo để nhà quản trị hiểu rõ tình hình hiện tại của tổ chức
Thông qua việc sử dụng thẻ điểm cân bằng đã giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp vừa và lớn ngày nay, trở thành cơ sở cho sự tăng cường mối liên kết và giao tiếp trong công ty, giúp nhà quản trị sở hữu một chiến lược ổn định hơn và còn cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên
Bảng điểm cân bằng đo lường 4 khía cạnh: thị trường khách hàng, nguồn lực tài chính, quy trình kinh doanh, học hỏi và phát triển
→ Thông qua việc sử dụng thẻ điểm cân bằng, nhà quản trị có thể lập một bảng tổng hợp thông tin cho doanh nghiệp, qua đó nắm rõ về mục tiêu, chiến lược và quan trọng hơn hết là chất lượng và dịch vụ để có những kế hoạch nâng cấp mang tính đột phá
C Kiểm soát tài chính Đúng như tên gọi của nó, kiểm soát tài chính chính là công việc quản trị đồng tiền của doanh nghiệp Bộ phận tài chính là một bộ phận quan trọng bậc nhất, không thể thiếu trong các doanh nghiệp, nếu thiếu thì doanh nghiệp sẽ khó lòng mà hoạt động Thông qua các báo cáo tài chính (gồm bảng cân đối kế toán thể hiện tình hình công ty và báo cáo thu nhập tóm tắt kết quả tài chính), nhanh chóng tìm ra sơ hở trong các yếu tố không thuận lợi cho doanh nghiệp để hoàn thành mục tiêu có hiệu quảcao hơnvà đảm bảo cạnh tranh
Cần để ý tới tỷ lệ tài chính phổ biến như:
- Tỷ lệ thanh khoản: lưu động, thanh toán nhanh
- Tỷ lệ hoạt động: chu chuyển hàng tồn, chuyển đổi
- Tỷ lệ mức sinh lợi: lợi nhuận, lợi nhuận gộp, hệ số hoàn vốn
- Tỷ lệ đòn cân nợ
Mục tiêu của việc kiểm soát tài chính là:
- Bảo đảm mọi việc trong chiến lược diễn ra suôn sẻ
- Đảm bảo nguồn cung tài chính cho các hoạt động của doanh nghiệp
- Tránh thất thoát ngân sách vào những điều không cần thiết
- Hình thành các biện pháp ngăn chặn trong các rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp, mà chủ yếu là rủi ro tài chính
- Khắc phục các lỗi sai
Hoạch định ngân sách từ con số không (Zero-Based Budgeting – ZBB) là kiểu lập ngân sách với các chi phí phải được minh chứng khi mỗi một giai đoạn được bắt đầu Khi so sánh với phương pháp lập ngân sách kiểu truyền thống, kiểu truyền thống chỉ phân tích những chỉ tiêu mới, yêu cầu các chỉ tiêu đó tăng so với trước đó, còn ZBB sẽ biện giải cả chi phí cũ lẫn chi phí mới 15
Là một phương pháp quan trọng và được sử dụng rộng rãi trong môi trường quản trị, với việc thiết lập các mục tiêu chi tiêu rõ ràng và điều phối ngân sách dự kiến và tiêu tốn thực tế phù hợp, để có thể điều chỉnh hành động của tổ chức phù hợp
Các loại ngân sách mà nhà quản trị thường sử dụng:
- Ngân sách đầu tư (đầu tư từ trên xuống/từdưới lên)
E Sựthay đổi triết lý kiểm soát
Ngày nay, các nhà quản trị đang dần đổi sang các cách tiếp cận khác về kiểm soát trong các tổ chức Nhiều công ty đang dần thay thế quy trình kiểm soát tập trung bằng hệ thống kiểm soát phân quyền Tùy thuộc vào tình hình văn hóa của tổ chức và quan niệm của nhà quản trị mà họ có thể tự chọn ra hệ thống kiểm soát phù hợp
I Cách tiếp cận tập trung và phân quyền trong kiểm soát
Kiểm soát tập trung Kiểm soát phân quyền
Quan niệm - Nhân viên cần được giám sát và kiểm soát chặt chẽ vì bản chất không đáng tin cậy và không theo kỷ cương
- Nhân viên sẽ hoàn thành công việc một cách tốt nhất khi họ tin tưởng vào tổ chức
Hoạt động - Quy định, quy trình, hệ thống kiểm soát
- Quyền lực từ trên xuống, hệ thống đẳng cấp quyền lực
- Khen thưởng vật chất, thăng chức
- Trao quyền cho nhân viên tự lựa chọn, tự kiểm soát do các quy định tương đối giới hạn
- Văn hóa công ty cứng nhắc
- Khen thưởng vừa vật chất, vừa thông qua động viên, thúc đẩy để cho nhân viên cảm thấy công việc có ý nghĩa
Kết quả - Nhân viên tuân thủ theo, làm những gì được quy định
- Mất cảm giác hứng thú với công việc
- Tỷ lệ vắng mặt, tỷ lê luân chuyển cao
- Mở rộng tiềm năng cho nhân viên được quyền tự do phát triển bản thân
- Tỷ lệ luân chuyển thấp Ở thời đại ngày nay, mọi người rất chú trọng vào việc phát triển bản thân và luôn tìm kiếm những môi trường, cơ hội để có thể mở rộng tiềm năng ẩn giấu Với hệ thống kiểm soát tập trung, hệ thống này có lẽ đã quá lỗi thời và chỉ hợp với kiểu truyền thống xưa khi mà năng suất và sựđồng bộđược đặt lên hàng đầu Nhà quản trịngày nay nên ưu tiên một hệ thống kiểm soát phân quyền trong tổ chức, nơi mà nhân viên không quá bịgò bó, cũng không quá rời xa thực tế, mà vẫn đảm bảo có không gian để phát triển kỹnăng, thành thạo công việc, rồi tạo ra một môi trường văn hóa công ty tích cực
II Quản trị mở Để hệ thống kiểm soát phân quyền có thể hoạt động hiệu quả, một khía cạnh của nó không thể thiếu đó chính là quản trị mở Thông qua quản trị mở, nó cho phép nhân viên truy cập vào các thông số của công ty mà thường được giữ kín giữa các nhà quản trị cấp cao, bao gồm: sơ đồ, biên bản họp, tiềm lực tài chính của công ty
Với hệ thống quản trị mở theo triết lý phân quyền, các nhân viên được tự chủ, vào vai tương tự như một nhà lãnh đạo, để tư duy như là họ sở hữu cả tổ chức, để từ đó họ tự đánh giá được sức lực mình bỏ vào có tầm quan trọng rất to lớn đến sự phồn thịnh đến công ty
F Quản trị chất lượng toàn diện
Quản trị chất lượng toàn diện (Total Quality Management – TQM) là phương pháp quản lý của một tổ chức, truyền đạt chất lượng vào mọi khía cạnh kinh doanh, hoạt động thường ngày, với mục đích là cải tiến chất lượng sản phẩm, phục vụ, rồi từ đó tiến đến nâng cao mức độ thỏa mãn của khách hàng
Lợi ích chính của TQM là giảm chi phí và tránh lãnh phí, ngoài ra còn có 16 :
- Thỏa mãn nhu cầu không chỉ khách hàng mà còn cả nhân viên, lớn hơn nữa là xã hội
- Tạo phong cách làm việc có thể giám sát
- Mở rộng mối quan hệ ngoại quốc
Và còn nhiều lợi ích nữa
Các kỹ thuật của TQM bao gồm:
- Đối chuẩn: 5 bước là hoạch định, phát hiện, thu thập, phân tích, cải tiến
- Thiết lập các đối tác chất lượng
G Các xu hướng trong kiểm soát chất lượng và tài chính
I Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng quốc tế
Vào những thế kỉ gần đây, các nhà quản trịđang dần chú trọng hơn trong công tác xây dựng một hệ thống chất lượng nhằm đáp ứng các nhu cầu và mục tiêu Từ đó, bộ tiêu chuẩn ISO – 9000 do tổ chức ISO (International Organization for Standardization) (thành lập vào năm 1927) được đặt ra Bộ tiêu chuẩn đề cập đến các vấn đềliên quan đến tiêu chuẩn hóa việc kiểm soát chất lượng đầu ra của sản phẩm Với mỗi ngành nghề thì bộ tiêu chuẩn này sẽcó đôi chút khác biệt nhưng đều mang điểm chung là các sản phẩm mang dấu hiệu của tiêu chuẩn ISO thì sẽđược công nhận là một sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng cho người tiêu dùng 17