Nâng cao hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin ngành điện. Trường hợp tại công ty điện lực Tây Ninh

Tác giả Trang 13 TÓM TẮT Luận văn này được thực hiện với các mục đích phân tích thực trạng công tác quản lý dự án công nghệ thông tin theo các tiêu chí ngành điện tại Công ty Điện lực

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ TRẦN MINH TẤN

NGÀNH: QUẢN LÝ KINH TẾ

Tp Hồ Chí Minh, tháng 11/2022

NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ DỰ ÁN

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGÀNH ĐIỆN,

TRƯỜNG HỢP TẠI CÔNGTY ĐIỆN LỰC TÂY NINH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ TRẦN MINH TẤN

NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ DỰ ÁN

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGÀNH ĐIỆN TRƯỜNG

HỢP TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC TÂY NINH

NGÀNH: QUẢN LÝ KINH TẾ - 8340410

Người hướng dẫn khoa học:

TS TRẦN ĐĂNG THỊNH

Tp Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2022

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI

LÝ LỊCH KHOA HỌC

I SƠ LƯỢC LÝ LỊCH

- Họ và tên: TRẦN MINH TẤN Giới tính: Nam

- Ngày, tháng, năm sinh: 26/08/1984 Nơi sinh: Tây Ninh

- Quê quán: Tây Ninh Dân tộc: Kinh

- Địa chỉ thường trú: 51 hẻm 16 đường Trịnh Phong Đáng, ấp Trường Giang, xã Trường Tây, thị xã Hòa Thành, tỉnh Tây Ninh

- Số điện thoại liên lạc: 0916.853.334 – 0962.755.570

- Đia chỉ Email: tantm.pctn@gmail.com

II QUÁ TRÌNH ĐÀO TẠO

- Nơi cấp bằng tốt nghiệp đại học: Trường Đại học Bách Khoa TPHCM

- Ngành học: Điện – Điện tử (chuyên ngành Điện năng)

- Năm tốt nghiệp: 2013

- Hệ đào tạo: Đại học

- Trình độ chuyên môn hiện nay: Kỹ sư điện

- Đơn vị công tác hiện nay: Điện lực Dương Minh Châu trực thuộc Công ty Điện lực Tây Ninh

- Số năm công tác: 18 năm (từ tháng 07/2004 đến nay)

- Chức vụ công tác hiện nay: Kỹ sư an toàn chuyên trách Điện lực Dương Minh Châu trực thuộc Công ty Điện lực Tây Ninh

- Công việc chính được giao: Kiểm tra giám sát công tác an toàn lao động, theo dõi công tác phòng cháy chữa cháy, công tác hành lang an toàn lưới điện cao

áp, công tác phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn tại Công ty Điện lực Tây Ninh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn là kết quả của quá trình học tập, nghiên cứu khoa học độc lập và nghiêm túc Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn được thu thập từ thực tế có nguồn gốc rõ ràng, đáng tin cậy, được xử lý trung thực và khách quan

Tác giả

Trần Minh Tấn

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, Tôi kính gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới quý Thầy, Cô của Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ Tôi trong quá trình học tập và rèn luyện tại Trường

Đặc biệt, Tôi kính gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS Trần Đăng Thịnh đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ Tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện hoàn thành luận văn thạc sĩ này

Kính chúc quý Thầy, Cô luôn dồi dào sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp giảng dạy

Xin trân trọng cảm ơn!

Tác giả

Trần Minh Tấn

TÓM TẮT

Luận văn này được thực hiện với các mục đích phân tích thực trạng công tác quản lý dự án công nghệ thông tin theo các tiêu chí ngành điện tại Công ty Điện lực Tây Ninh từ đó đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý dự

án công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh

Kết cấu của luận văn gồm có ba chương: Chương 1 là Cơ sở lý luận về hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin; Chương 2 là Thực trạng hiệu quả quản lý

dự án công nghệ thông tin ngành điện: Trường hợp Công ty Điện lực Tây Ninh; Chương 3 là Giải pháp nâng cao nâng cao hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin ngành điện: Trường hợp Công ty Điện lực Tây Ninh

Đề tài nghiên cứu định tính, phân tích dữ liệu cụ thể về hiệu quả quản lý dự

án công nghệ thông tin ngành điện với khảo sát các chuyên gia đánh giá mức độ hiệu quả của dự án và đưa ra kết quả về mức độ hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin của ngành điện

Từ kết quả nghiên cứu của luận văn, Tác giả đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh sẽ giúp Công ty Điện lực Tây Ninh có những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý

dự án công nghệ thông tin ngày càng tốt hơn

Từ khóa: Thành công dự án; Dự án công nghệ thông tin; Hiệu quả quản lý dự

án công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh; Quản lý dự án

ABSTRACT

This thesis is conducted with the purpose of analyzing the current situation

of information technology project management according to the electricity industry criteria at Tay Ninh Power Company, thereby offering solutions to improve management efficiency Information technology project manager at Tay Ninh Power Company

The structure of the thesis consists of three chapters: Chapter 1 is the theoretical basis for effective information technology project management; Chapter 2 is the actual situation of effective management of information technology projects in the power sector: The case of Tay Ninh Power Company; Chapter 3 is Solutions to improve the efficiency of information technology project management in the power sector: The case of Tay Ninh Power Company

The topic of qualitative research, analyzing specific data on the effectiveness of information technology project management in the power industry with a survey of experts to evaluate the effectiveness of the project and give results on the level of efficiency information technology project management results of the power sector

From the research results of the thesis, the author proposes solutions to improve the efficiency of information technology project management at Tay Ninh Power Company, which will help Tay Ninh Power Company have solutions

to improve information technology Information technology project management efficiency is getting better and better

Key words: Project success; Information technology projects; Effective management of information technology projects at Tay Ninh Power Company; Project management

MỤC LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI

BIÊN BẢN CHẤM ĐIỂM CỦA HỘI ĐỒNG iii

NHẬN XÉT CỦA 2 GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN iv

LÝ LỊCH KHOA HỌC ix

LỜI CAM ĐOAN x

LỜI CẢM ƠN xi

TÓM TẮT xii

ABSTRACT xiii

MỤC LỤC xiv

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT xviii

DANH MỤC HÌNH ẢNH, BIỂU ĐỒ xxx

DANH MỤC BẢNG xxii

A.MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Các công trình nghiên cứu có liên quan 2

2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước 2

2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước 3

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

4.1 Đối tượng nghiên cứu: 4

4.2 Phạm vi nghiên cứu: 5

5 Phương pháp nghiên cứu 5

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 5

5.2 Phương pháp thống kê 5

5.3 Phương pháp so sánh 6

5.4 Phương pháp tổng hợp 6

6 Đóng góp của luận văn 6

7 Kết cấu của luận văn 6

B NỘI DUNG 7

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT NGÀNH ĐIỆN 7

1.1 Tổng quan về dự án CNTT 7

1.1.1 Khái niệm dự án và dự án CNTT 7

1.1.2 Đặc trưng của dự án CNTT 8

1.1.3 Yêu cầu đối với dự án CNTT 8

1.1.4 Phân loại dự án CNTT 9

1.2 Tổng quan hiệu quả quản lý dự án CNTT 09

1.2.1 Tổng quan về quản lý dự án CNTT 09

1.2.1.1 Khái niệm quản lý dự án CNTT 09

1.2.1.2 Đặc điểm vai trò của quản lý dự án CNTT 10

1.2.1.3 Quy trình các giai đoạn quản lý dự án CNTT 11

1.2.2 Nội dung quản lý dự án CNTT 13

1.2.2.1 Quản lý chất lượng dự án CNTT 14

1.2.2.2 Quản lý khối lượng dự án CNTT 16

1.2.2.3 Quản lý chi phí dự án CNTT 16

1.2.2.4 Quản lý tiến độ dự án CNTT 19

1.2.2.5 Quản lý đảm bảo an toàn công tác phòng cháy chữa cháy, vệ sinh công nghiệp tại hiện trường trong quá trình thi công, kiểm tra khảo sát đánh giá kết quả 20

1.2.2.6 Quản lý rủi ro dự án CNTT 20

1.3 Hiệu quả quản lý dự án CNTT 21

1.3.1 Khái niệm hiệu quả quản lý dự án CNTT 21

1.3.2 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý dự án CNTT 22

1.3.2.1 Sự tuân thủ của các quy trình trong kế hoạch thực hiện dự án CNTT 22 1.3.2.2 Việc hoàn thành mục tiêu của dự án CNTT 22

1.3.2.3 Hiệu quả việc sử dụng nguồn lực của dự án CNTT 22

1.3.2.4 Chi phí thực hiện dự án CNTT 22

1.3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đế hiệu quả quản lý dự án CNTT 22

1.3.3.1 Yếu tố khách quan 22

1.3.3.2 Yếu tố chủ quan 23

1.4 Kinh nghiệm nâng cao hiệu quả quản lý dự án CNTT của các Công ty Điện lực trong nước và bài học kinh nghiệm 24

Tiểu kết chương 1 27

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC TÂY NINH 28

2.1 Khái quát về Công ty Điện lực Tây Ninh 28

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 28

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Điện lực 31

2.1.2.1 Chức năng nhiệm vụ 31

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 33

2.1.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Điện lực Tây Ninh giai đoạn 2017 - 2020 37

2.2 Đánh giá thực trạng hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin Công ty Điện lực Tây Ninh 44

2.2.1 Đánh giá thực trạng Quản lý chất lượng dự án CNTT 44

2.2.2 Đánh giá thực trạng Quản lý khối lượng dự án CNTT 46

2.2.3 Đánh giá thực trạng Quản lý chi phí dự án CNTT 52

2.2.4 Đánh giá thực trạng Quản lý tiến độ dự án CNTT 52

2.2.5 Đánh giá thực trạng Quản lý đảm bảo an toàn công tác phòng cháy chữa cháy, vệ sinh công nghiệp tại hiện trường trong quá trình thi công, kiểm tra khảo sát đánh giá kết quả 55

2.2.6 Đánh giá thực trạng Quản lý rủi ro dự án CNTT 55

2.3 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh 57

2.3.1 Yếu tố khách quan 57

2.3.2 Yếu tố chủ quan 59

2.4 Đánh giá chung về thực trạng hiệu quả quản lý dự án CNTT 60

2.4.1 Kết quả đạt được 60

2.4.2 Những hạn chế và nguyên nhân 61

Tiểu kết chương 2 65

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT NGÀNH ĐIỆN TRƯỜNG HỢP TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC TÂY NINH 68

3.1 Định hướng phát triển 68

3.1.1 Định hướng 68

3.1.2 Mục tiêu 68

3.2 Những giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án CNTT ngành điện tại Công ty Điện lực Tây Ninh 71

3.2.1 Nhóm giải pháp khắc phục những yếu tố ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả quản lý dự án CNTT tại Công ty Điện lực Tây Ninh 71

3.2.2 Nhóm giải pháp hoàn thiện hiệu quả quản lý dự án CNTT 73

Tiểu kết chương 3 76

C KẾT LUẬN 77

TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

PHỤ LỤC : KHẢO SÁT 79

BẢNG KHẢO SÁT 81

KẾT QUẢ KHẢO SÁT 87

NỘI DUNG BÀI BÁO 94

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Số thứ tự Chữ viết tắt Chữ viết đấy đủ

1 CMCN Cách mạng công nghiệp

2 EVN Tập đoàn Điện lực Việt Nam

3 CNTT Công nghệ thông tin

4 SXKD Sản xuất kinh doanh

5 LAN Local Area Network

6 WAN Wide Area Network

7 CSDL Cơ sở dữ liệu

8 ERP Enterprise Resource Planning

9 CRM Customer Relationship Management

10 TMĐT Thương mại điện tử

18 GD&ĐT Giáo dục và đào tạo

19 UBND Ủy ban nhân dân

20 IOT Internet of Things

21 CNVC Công nhân viên chức

22 EVNSPC Tổng Công ty Điện lực miền Nam

23 QLDA Quản lý dự án

DANH MỤC HÌNH ẢNH, BIỂU ĐỒ

Hình 1 1: Các giai đoạn quản lý dự án 11

Hình 1 2: Hiệu quả dự án CNTT 13

Hình 1 3: Biểu đồ nhân quả 15

Hình 2 1: Sơ đồ tổ chức Công ty Điện lực Tây Ninh từ 2017 đến nay 36

Hình 2 2: Sản lượng điện thương phẩm giai đoạn 2017-2020 37

Hình 2 3: Giá bán điện bình quân giai đoạn 2017-2020 39

Hình 2 4: Tỷ lệ tổn thất điện năng giai đoạn 2017-2020 41

Hình 2 5: Năng suất lao động theo khách hàng giai đoạn 2017-2020 42

Hình 2 6: Năng suất lao động theo điện thương phẩm 2017-2020 43

Hình 2 7: Doanh thu bán điện giai đoạn 2017-2020 44

Hình 2 8: Sơ đồ bộ máy quản lý chất lượng dự án 46

Hình 2 9: Màn hình báo cáo thông tin dự án 53

Hình 2 10: Màn hình theo dõi tiến độ dự án 53

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2 1: Sản lượng điện thương phẩm giai đoạn 2017-2020 36Bảng 2 2: Giá bán điện bình quân giai đoạn 2017-2020 38Bảng 2 3: Tỷ lệ tổn thất điện năng giai đoạn 2017-2020 41Bảng 2 4: Năng suất lao động theo khách hàng giai đoạn 2017-2020 41Bảng 2 5: Năng suất lao động theo điện thương phẩm giai đoạn 2017-2020 42Bảng 2 6: Doanh thu bán điện giai đoạn 2017-2020 43Bảng 2 7: Các dự án CNTT giai đoạn 2017-2020 52 Bảng 2 8: Bảng câu hỏi cho giải pháp hạn chế rủi ro các dự án công nghệ thông tin tại Công ty 56

A MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công nghệ thông tin (CNTT) đã có bước phát triển vô cùng mạnh mẽ trên thế giới

Nó đã làm thay đổi rất nhiều cuộc sống của con người, giúp nâng cao thu nhập Ở Việt Nam, công nghệ thông tin cũng phát triển rất nhanh chóng Ngày nay, hầu như doanh nghiệp, cơ quan nào cũng ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc của mình Rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn đã triển khai các dự án công nghệ thông tin lớn Có những dự án thành công, đáp ứng được mục tiêu ban đầu, tuy nhiên, cũng có những dự án thất bại, không đáp ứng được mục tiêu đề ra

Nhận thức được vai trò mục tiêu các dự án công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả trong điều hành, vận hành hệ thống điện, thị trường điện và trong các hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh điện năng, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tổng công ty Điện lực miền Nam, Công ty Điện lực Tây Ninh đã triển khai nhiều dự án công nghệ thông tin

Trong giai đoạn từ năm 2017 đến 2020, Công ty Điện lực Tây Ninh đã triển khai nhiều 12/12 dự án công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh Tây Ninh, song vấn đề quản lý các

dự án đầu tư này còn nhiều hạn chế như: (i) Chậm tiến độ; (ii) Vượt chi phí dự toán; (iii) Chất lượng sản phẩm của dự án chưa đạt yêu cầu; (iv) Chưa được quản trị tốt các dự án; một

số đơn vị còn thiếu sự chủ động, thiếu nhân lực để thực hiện các nhiệm vụ của việc quản lý các dự án CNTT

Ngày 06/11/2018, Tập đoàn Điện lực Việt Nam ban hành quyết định số 290/QĐ-EVN

về việc phê duyệt Dự án nghiên cứu, phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin của cuộc CMCN4.0 vào hoạt động sản xuất kinh doanh của EVN nhằm hướng đến mục tiêu “Xây dựng EVN trở thành doanh nghiệp số trên cơ sở ứng dụng các công nghệ số, công nghệ thông tin và công nghệ của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư cho mọi hoạt động từ sản xuất, truyền tải, phân phối, kinh doanh và dịch vụ khách hàng nhằm mục đích đưa EVN thành Tập đoàn mạnh, phát triển bền vững, hiệu quả, có dịch vụ khách hàng tốt, phấn đấu trở thành Tập đoàn hàng đầu trong khu vực” Hiện tại, Tập đoàn cũng đang xây dựng Chiến lược phát triển Tập đoàn Điện lực Việt Nam đến năm 2025, tầm nhìn đến năm 2030 trình Chính phủ phê duyệt, một trong các chiến lược của Tập đoàn là “Nâng cao năng lực khoa

học công nghệ của Tập đoàn” trong đó có mục tiêu cụ thể “Ứng dụng các dự án công nghệ thông tin của cuộc CMCN 4.0 để xây dựng và phát triển hệ thống công nghệ thông tin và viễn thông dùng riêng đáp ứng nhu cầu của hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh, quản trị doanh nghiệp, vận hành thị trường điện, điều hành/vận hành hệ thống điện của EVN”

Vì vậy, với mong muốn nhanh chóng hoàn thiện triển khai các dự án chiến lược CNTT để đưa vào sử dụng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh ngành điện cũng như tối

ưu hoá, tiết kiệm các chi phí, phòng ngừa các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện, triển khai dự án, Công ty Điện lực Tây Ninh đang đứng trước các bức xúc không thể tránh được trong công tác quản lý các dự án CNTT Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã chọn đề

tài: “Nâng cao hiệu quả quản lý dự án Công nghệ thông tin ngành điện Trường hợp tại

Công ty Điện lực Tây Ninh” để làm luận văn thạc sĩ của mình.

2 Các công trình nghiên cứu có liên quan

2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước

Các nghiên cứu trên thế giới đề cập đến các hiệu quả quản lý dự án bằng nhiều mặt khác nhau: Từ khái niệm đến cụ thể hóa bằng việc phân tích tổng hợp, phân loại hệ thống hóa lý thuyết, quan sát khoa học, lịch sử và thống kê sử dụng dữ liệu thứ cấp để phân tích quản lý các dự án tại một doanh nghiệp cụ thể như:

Mustafa Alshawi và Bingunath Ingirige (2003) có nghiên cứu đến mô hình quản lý dự

án trên web ở Salford Tác giả đã nghiên cứu định tính những dự án như dự án Force, Ban Công nghiệp (CIB), đã cải thiện chất lượng, khả năng cạnh tranh, lợi nhuận và gia tăng giá trị cho doanh nghiệp Kết quả nổi bật cách thức quản lý các dự án hỗ trợ web bao gồm một số nguyên tắc, dự án phân tán rộng rãi người tham gia, lịch trình chặt chẽ hơn, dàn đứng chất lượng nghiêm ngặt

Nghiên cứu Chan A.P.C (2001) về khung đo lường sự thành công của dự án xây dựng Tác giả coi sự thành công của dự án là thời gian, chi phí, chất lượng Mục tiêu của nghiên cứu là phát triển một khuôn khổ để đo lường sự thành công của dự án xây dựng Phương pháp đo lường được đề xuất là các chỉ tiêu về hiệu suất Chỉ tiêu về đo lường hiệu suất xoay quanh hai yếu tố là yếu tố khách quan và yếu tố chủ quan Yếu tố khách quan được nghiên cứu là thời gian thi công, tốc độ thi công, đơn giá, tỷ lệ phần trăm chi phí biến động rồng đến chi phí cuối cùng, giá trị hiện tại ròng, tác động môi trường, tai nạn lao động

Yếu tố chủ quan là sự hài lòng của người thụ hưởng, sự hài lòng của các bên tham gia dự án,

sự hài lòng của nhóm thiết kế về sản phẩm của họ

Pinto J.K và Levin D.P (1989) đã nghiên cứu về những yếu tố quan trọng trong việc thực hiện thành công dự án Tác giả đã có các cuộc thảo luận với những người có kinh nghiệm trong công tác quản lý các dự án Tác giả gởi bảng câu hỏi khảo sát qua mail 585 thành viên đang tham gia quản lý dự án tại 500 Công ty ở Hoa Kỳ (USA) Nghiên cứu đã cho thấy có 10 yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của dự án, các yếu tố này tác động đến từng giai đoạn của dự án Giai đoạn ý tưởng chịu tác động của các yếu tố sứ mệnh

dự án, thảo luận khách hàng, nhân sự, tính cấp thiết của dự án; Giai đoạn lập kế hoạch có các yếu tố sứ mệnh của dự án, tác động từ môi trường, tiến độ, giám sát và phản hồi, sự chấp thuận của khách hàng; Giai đoạn thực hiện dự án có các yếu tố sứ mệnh của dự án, công tác

kỹ thuật, sự hỗ trợ của người đứng đầu; Giai đoạn kết thúc dự án có các yếu tố sứ mệnh của

dự án, sự chấp thuận của khách hàng, nhân sự, công tác kỹ thuật, tiến độ

2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước

Tác giả đã sưu tầm và nghiên cứu các công trình có liên quan đến đề tài nghiên cứu, bao gồm:

Đào Thị Hải Yến (2015) “Quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Cục công nghệ

thông tin và thống kê hải quan” Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu phân tích tổng

hợp, phân loại hệ thống hóa lý thuyết, quan sát khoa học, lịch sử và thống kê sử dụng dữ liệu thứ cấp để phân tích quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Cục công nghệ thông tin và thống kê hải quan Tác giả đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý các dự án công nghệ thông tin như: Về mặt tổ chức, về môi trường chính sách, về cơ sở hạ tầng và mối quan hệ giữa các bên tham gia quản lý các dự án

Hoàng Thanh Sơn (2015) nghiên cứu về “Quản lý các dự án về công nghệ thông tin ở

Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam” Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu phân

tích tổng hợp và điều tra khảo sát để phân tích quản lý các dự án công nghệ thông tin ở Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Tác giả đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý các dự án công nghệ thông tin như: Giải pháp chung hoàn thiện công tác quản lý dự

án, giải pháp hoàn thiện quản lý phạm vị, giải pháp hoàn thiện quản lý thời gian, giải pháp hoàn thiện quản lý chi phí, quản lý chất lượng, giải pháp hoàn thiện kiểm tra giám sát dự án

CNTT

Đỗ Chí Dũng (2015) “Quản lý Nhà nước đối với các dự án ứng dụng công nghệ

thông tin tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội” Tác giả sử dụng phương pháp tiếp cận,

phương pháp nghiên cứu mang tính kỹ thuật tổng hợp từ các văn bản quy định hiện hành, thực tế thực hiện quản lý nhà nước đối với các dự án ứng dụng công nghệ thông tin tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội triển khai bao gồm: Tổng mức đầu tư, thời gian triển khai, kết quả thu được,….Trên cơ sở đó để phân tích về kết quả các dự án so với mục tiêu đề

ra Tác giả đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý các dự án công nghệ thông tin bao gồm các khâu từ xây dựng kế hoạch, tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ thẩm định và phê duyệt dự án, kiểm tra, giám sát,….việc thực hiện dự án của các chủ đầu tư

Tóm lại các nghiên cứu trong nước, ngoài nước có nghiên cứu về nâng cao chất lượng quản lý các dự án công nghệ thông tin ở các bộ ngành, doanh nghiệp khác tác giả sẽ học hỏi

và kế thừa Tuy nhiên đến nay chưa có ai nghiên cứu đề tài quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh Chính vì vậy, đây là đề tài mới, chuyên sâu, không trùng lắp với các tài liệu, công trình đã được nghiên cứu trước đó

3 Mục tiêu nghiên cứu

3.1 Mục tiêu chung:

Nâng cao hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh thực hiện đúng yêu cầu kỹ thuật, chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép

3.2 Mục tiêu cụ thể:

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin ngành điện Phân tích đánh giá thực trạng hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của Luận văn được xác định là hiệu quả quản lý các dự án công

nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi không gian: Luận văn nghiên cứu các dự án công nghệ thông tin tại Công

ty Điện lực Tây Ninh

Phạm vi thời gian: Luận văn nghiên cứu thực trạng hiệu quả quản lý các dự án công

nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh, dữ liệu thứ cấp được thu thập tại Công ty

Điện lực trong giai đoạn từ năm 2017-2020

Phạm vi nội dung: Các nội dung cần quan tâm đến hiệu quản lý dự án công nghệ

thông tin là dự án hoàn thành đúng tiến độ không, khối lượng, chất lượng có đảm bảo thiết kế không, có đảm bảo an toàn công tác phòng cháy chữa cháy, vệ sinh công nghiệp tại hiện trường trong quá trình thi công, kiểm tra khảo sát không, có rủi ro không, giá thành của dự án có vượt mức đầu tư, tổng dự toán không làm thất thoát lãng phí, chính vì

vậy đề tài tập trung vào các nội dung sau: Quản lý chất lượng; quản lý khối lượng; quản

lý chi phí; quản lý tiến độ; quản lý đảm bảo an toàn công tác phòng cháy chữa cháy, vệ sinh công nghiệp tại hiện trường trong quá trình thi công, kiểm tra khảo sát đánh giá kết quả; quản lý rủi ro

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Thu thập số liệu thứ cấp: Thu thập dữ liệu từ các nguồn tài liệu, số liệu của Công ty

Điện lực Tây Ninh trong 4 năm (từ năm 2017 đến 2020) và các phương tiện khác như: Tạp chí, báo đài, Internet nhằm thu thập số liệu phục vụ cho việc phân tích và đánh giá thực trạng hiệu quả quản lý dự án Công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh giai đoạn

2017 - 2020

Thu thập số liệu sơ cấp: Tiến hành khảo sát để tìm hiểu thực trạng hiệu quả quản lý

dự án Công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực; xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quản quản lý dự án công nghệ thông tin ngành điện và tham khảo các ý kiến đóng góp để đưa ra giải pháp

5.2 Phương pháp thống kê

Thực hiện thống kê số liệu, phân tổ thống kê, số tương đối, số tuyệt đối để phân tích đánh giá hiệu quả quản lý dự án Công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh giai

đoạn 2017-2020

5.3 Phương pháp so sánh

Phương pháp này được sử dụng nhằm so sánh các số liệu được thực hiện của từng năm để phân tích đánh giá hiệu quả quản lý dự án Công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh giai đoạn 2017-2020

5.4 Phương pháp tổng hợp

Tổng hợp số liệu đã thu thập và thống kê nhằm phân tích đánh giá thực trạng hiệu quả quản lý dự án Công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực giai đoạn 2017-2020 và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quản quản lý dự án công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh

6 Đóng góp của luận văn

Cung cấp sơ sở khoa học về hiệu quả quản lý dự án CNTT tại Công ty Điện lực Tây Ninh

Góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án CNTT tại Công ty Điện lực Tây Ninh trong thời gian tới

Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể dùng làm tài liệu tham khảo triển khai nâng cao hiệu quả quản lý các dự án công nghệ thông tin tại các cơ quan, doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung của luận văn gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin

Chương 2: Thực trạng hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin ngành điện

Trường hợp tại Công ty Điện lực Tây Ninh

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dự án công

nghệ thông tin ngành điện Trường hợp tại Công ty Điện lực Tây Ninh

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG

TIN 1.1 Tổng quan về dự án công nghệ thông tin

Trong phần này, luận văn sẽ giới thiệu các quan điểm về các dự án và dự án CNTT:

1.1.1 Khái niệm dự án và dự án công nghệ thông tin

Theo Từ Quang Phương (2012) thì “ Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định”

Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật sản phẩm phải được đánh giá cao và chất lượng

Tại điều 2, khoản 1 của nghị định 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Chính phủ

định nghĩa như sau: “Dự án công nghệ thông tin là tập hợp những đề xuất có liên quan đến

việc bỏ vốn để thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật,phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm đạt được sự cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin”

Về mặt hình thức, nghị định 102/2009/NĐ-CP nêu rõ “dự án CNTT là một tập hợp

hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí nhằm cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin, theo một kế hoạch được định trước để đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai.Trên góc độ quản lý, dự

án CNTT là một công cụ quản lý sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các hiệu quả vận

hành, nâng cao chất lượng dịch vụ của công nghệ thông tin trong ít nhất là một chu kỳ phát triển Trên góc độ kế hoạch, dự án CNTT là một công cụ thể hiện kế hoạch chi tiết của một công cuộc thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và

cơ sở dữ liệu, làm tiền đề cho cho các quyết định đầu tư và tài trợ Còn về mặt nội dung, dự

án CNTT là một tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau được kế hoạch hoá nhằm đạt các mục tiêu đã định bằng việc tạo ra các kết quả cụ thể trong một thời gian nhất định, thông qua việc sử dụng các nguồn lực xác” định”

1.1.2 Đặc trưng của dự án công nghệ thông tin

Theo Từ Quang Phương (2012) thì Dự án có tính thống nhất: Dự án là một thực thể độc lập trong một môi trường xác định với các giới hạn nhất định về quyền hạn và trách nhiệm; Dự án có tính xác định: Dự án được xác định rõ ràng về mục tiêu cần phải đạt đƣợc, thời hạn bắt đầu và thời hạn kết thúc cũng như nguồn lực cần có với một số lượng, cơ cấu, chất lượng và thời điểm giao nhận; Dự án có tính logic: Tính logic của dự án được thể hiện ở mốc quan hệ biện chứng giữa các bộ phận cấu thành dự án

1.1.3 Yêu cầu đối với dự án công nghệ thông tin

Theo nhiều tác giả, điển hình như Đỗ Phú Trần Tình (2015) thì “ để đảm bảo tính khả thi, dự án phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

“Tính khoa học: Thể hiện người soạn thảo dự án đầu tư phải có một quá trình nghiên cứu tỷ mỉ, kỹ càng, tính toán thận trọng, chính xác từng nội dung của dự án đặc biệt là nội dung về tài chính, nội dung về công nghệ kỹ thuật Tính khoa học còn thể hiện trong quá trình soạn thảo dự án đầu tư cần có sự tư vấn của các cơ quan chuyên môn

Tính thực tiễn: Các nội dung của dự án đầu tư phải được nghiên cứu, xác định trên cơ

sở xem xét, phân tích, đánh giá đúng mức các điều kiện và hoàn cảnh cụ thể liên quan trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động đầu tư

Tính pháp lý: Dự án đầu tư cần có cơ sở pháp lý vững chắc tức là phù hợp với chính sách và luật pháp của Nhà nước Muốn vậy phải nghiên cứu kỹ chủ trương, chính sách của Nhà nước, các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động đầu tư

Tính đồng nhất: Các dự án đầu tư phải tuân thủ các quy định chung của các cơ quan chức năng về hoạt động đầu tư, kể cả các quy định về thủ tục đầu tư Với các dự án đầu tư quốc tế còn phải tuân thủ quy định chung mang tính quốc tế”

1.1.4 Phân loại dự án công nghệ thông tin

Theo Từ Quang Phương (2012) có 2 loại dự án: Dự án phần cứng là triển khai lắp đặt, đưa trang thiết bị công nghệ, phần cứng vào hoạt động (VD: Dự án lắp đặt hệ thống xử lý chất thải nguy hại chì niêm điện kế.v.v.); Dự án phần mềm là triển khai ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý, an ninh, hoạt động sản xuất (VD: Dự án an ninh mạng, xây dựng cơ

sở dữ liệu… )

1.2 Tổng quan hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin

1.2.1 Tổng quan về quản lý dự án CNTT

1.2.1.1 Khái niệm quản lý dự án CNTT

“Công nghệ Thông Tin là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin” (Trích Wikipedia tiếng Việt)

Ở Việt Nam, khái niệm công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa trong Luật Công Nghệ Thông Tin ban hành ngày 29/06/2006: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử

lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số” Như vậy dự án công nghệ thông tin là các dự án liên quan đến việc xây dựng, phát triển, áp dụng các hệ thống phần cứng, phần mềm, mạng truyền thông

“Khái niệm quản lý dự án là quá trình tổ chức lập kế hoạch, phân bổ điều phối thời gian, nguồn lực và tổ chức triển khai thực hiện, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đạt được yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm dịch vụ, hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt và bằng những phương pháp, điều kiện tốt nhất cho phép” (Từ Quang Phương, 2012)

Theo Từ Quang Phương (2012) thì “ Khái niệm quản lý dự án công nghệ thông tin là quản lý dự án thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin, có sự độc lập, riêng biệt và có điểm bắt đầu – kết thúc nhằm cho ra một sản phẩm cụ thể cuối cùng Mục tiêu của dự án chính là hoàn thành sản phẩm cuối cùng đúng thời hạn nhưng phải nằm trong phạm vi ngân sách cho phép Sản phẩm dự án công nghệ thông tin phải có chất lượng tốt để đáp ứng nhu cầu và tiêu chuẩn khách hàng hay nhà đầu tư đề ra”

1.2.1.2 Đặc điểm vai trò của quản lý dự án công nghệ thông tin

Theo Từ Quang Phương (2012) thì “ Đặc điểm của quản lý dự án công nghệ thông tin là:

Thứ nhất, “hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin đòi hỏi một số lượng vốn lớn (do chi phí cho đầu tư cho các thiết bị công nghệ thông tin thường rất lớn) và để nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện đầu tư

Thứ hai, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin thường mang lại kết quả

là tăng năng suất, tăng hiệu quả thực hiện công việc Do đặc thù của các sản phẩm công nghệ thông tin là được tạo ra để trợ giúp hoạt động sản xuất chính Vì vậy, việc xác định các chỉ tiêu về hiệu quả tài chính đối với các dự án đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin là rất khó” khăn

Thứ ba, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin thường chịu rủi ro về mặt công nghệ, “tức là kết quả của các hoạt động đầu tư có nhiều nguy cơ bị lạc hậu hay nói cách khác là các sản phẩm của dự án đầu tư công nghệ thông tin có hao mòn vô hình lớn Lí

do là ngày nay, công nghệ thông tin thường xuyên phát triển với tốc độ chóng mặt Cho nên

có thể nói sản phẩm công nghệ thông tin lạc hậu ngay từ khi nó ra” đời

Thứ tư, các thành quả của hoạt động đầu tư có giá trị sử dụng không lâu và đòi hỏi phải thường xuyên được cập nhật, nâng cấp “Cũng do tốc độ phát triển như vũ bão hiện nay của công nghệ thông tin cho nên muốn đảm bảo chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh, muốn theo kịp mọi tiến bộ của thời đại, không bị lạc hậu so với các đối thủ cạnh tranh thì chủ đầu tư phải thường xuyên theo dõi sự phát triển của công nghệ thông tin để từ đó có kế hoạch hợp lí cho việc cập nhật và nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin của mình”

Mục tiêu và vai trò của quản lý dự án công nghệ thông tin:

Mục tiêu “cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành được các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho” phép

Đảng và Nhà nước ta đã nhận định công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại Trong những năm gần đây, quản lí dự án công nghệ thông tin đã đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng theo theo xu hướng chung của thế giới Do đó, để quản lí dự án công nghệ thông tin thành công trong điều kiện nguồn lực hạn chế là vấn đề mà các nhà quản lí và các nhà khoa học quan tâm

Chính vì vậy, Quản lý dự án công nghệ thông tin có vai trò rất quan trọng thể hiện ở những điểm sau: Quản lý theo dự án là quản lý hoàn thiện một quá trình để đạt được mục tiêu nhất định đã đề ra; Quản lý theo dự án cho phép nâng cao hiệu lực và tinh giảm bộ máy quản lý của đơn vị; Cho phép phân tích, tổng hợp và mô hình hoá toàn bộ quá trình theo một chu trình khép kín; Quản lý theo dự án nhằm đảm bảo tính thống nhất giữa các giải pháp kỹ thuật, kinh tế xã hội để đạt mục tiêu chung

1.2.1.3 Quy trình các giai đoạn quản lý dự án công nghệ thông tin

“Theo Nghị định 59/2015/NĐ-CP của Chính phủ về “Quản lý dự án đầu tư xây dựng

và Nghị định 102/2009/NĐ-CP của Chính phủ về Quy định trình tự đầu tư dự án công nghệ thông tin gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị dự án, giai đoạn thực hiện dự án, giai đoạn kết thúc dự án đưa vào sử dụng

Hình 1.1: Các giai đoạn quản lý dự án

Nội dung các giai đoạn quản lý dự án công nghệ thông tin:

Giai đoạn chuẩn bị dự án CNTT:

Giai đoạn chuẩn bị dự án là thực hiện tất cả các công tác liên quan để xây dựng dự án đầu tư CNTT (Báo cáo khả thi), trình lên cấp có thẩm quyền thẩm định phê duyệt Đây là giai đoạn rất quan trọng, quyết định đến sự thành công việc thực hiện Tùy theo tính chất, quy mô của từng dự án để chọn các công tác thích hợp như: Khảo sát thị trường, nguồn vốn, nguồn cung cấp, lựa chọn và khảo sát địa điểm, quy mô, phương án đầu tư,

Nội dung công tác quản lý dự án CNTT trong giai đoạn này là lập, thẩm định, phê duyệt nhiệm vụ, phương án kỹ thuật và dự toán chi phí các công tác tư vấn trong giai đoạn chuẩn bị dự án bao gồm: Lập, thẩm định, phê duyệt nhiệm vụ khảo sát; Lập, thẩm định, phê duyệt dự toán chi phí tư vấn khảo sát; Lập, thẩm định, phê duyệt nhiệm vụ lập Báo cáo KTKT; Lập, thẩm định, phê duyệt dự toán chi phí tư vấn lập BCNCKT/BCKTKT; Lập, thẩm định, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu các gói thầu tư vấn trong giai đoạn chuẩn

bị dự án (Khảo sát, lập BCNCKT/BCKTKT, ); Tổ chức lựa chọn nhà thầu tư vấn; Trình thẩm định, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu tư vấn; Ký kết hợp đồng tư vấn và triển khai thực hiện hợp đồng tư vấn; Trình thẩm định, phê duyệt BCNCKT/BCKTKT và kế hoạch lựa chọn nhà thầu của dự án

Giai đoạn thực hiện dự án CNTT:

Giai đoạn thực hiện dự án gồm các công tác tiếp nhận mặt bằng; lập dự toán gói thầu;

tổ chức lựa chọn nhà thầu; ký hợp đồng mua sắm, thi công xây dựng; tổ chức triển khai thực hiện hợp đồng; giám sát công trình

Nội dung công tác quản lý dự án CNTT trong giai đoạn này: Lập, thẩm định, phê duyệt dự toán các gói thầu và xác định, cập nhật dự toán gói thầu; Lập, thẩm định, phê duyệt HSMT/HSYC các gói thầu trong kế hoạch LCNT của dự án đã được phê duyệt; Tổ chức lựa chọn nhà thầu các gói thầu theo kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt; Thẩm định, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu các gói thầu; Ký kết hợp đồng và triển khai thực hiện hợp đồng các gói thầu; Tổ chức giám sát thực hiện hợp đồng (Chủ đầu tư và Tư vấn giám

sát); Tổ chức nghiệm thu hoàn thành công trình để đưa vào sử dụng; Bàn giao công trình hoàn thành đưa vào sử dụng

* Giai đoạn kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án CNTT vào khai thác sử dụng:

Giai đoạn này thực hiện các nội dung: kiểm toán, quyết toán các gói thầu của dự án CNTT; thực hiện công tác bảo hành công trình

Nội dung công tác quản lý dự án CNTT trong giai đoạn này gồm: Kiểm toán, quyết toán các gói thầu của dự án và của toàn bộ dự án; Bảo hành công trình xây dựng; Hiệu quả quản lý dự án CNTT là một trong những lĩnh vực khá phức tạp, bởi quá trình hình thành của một sản phẩm dự án phải trải qua rất nhiều giai đoạn khác nhau và mỗi giai đoạn đều có độ phức tạp nhất định (Ví dụ về Hiệu quả quản lý dự án CNTT – Xem hình 1.2)”

Mặt khác quá trình đầu tư một công trình lại đòi hỏi sự tham gia của nhiều đơn vị chuyên môn khác nhau Vì vậy, hiệu quả quản lý dự án CNTT là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp

Hình 1.2: Hiệu quả dự án Công nghệ thông tin”

1.2.2.Nội dung quản lý dự án công nghệ thông tin

1.2.2.1 Quản lý chất lượng dự án CNTT

Quy trình quản lý chất lượng dự án công nghệ thông tin có 3 bước: “Kế hoạch chất lượng dự án công nghệ thông tin, đảm bảo chất lượng dự án công nghệ thông tin và kiểm soát chất lượng dự án công nghệ thông tin

Bước 1: Lập kế hoạch chất lượng dự án CNTT

Lập kế hoạch chất lượng dự án là việc xây dựng, xác định các tiêu chuẩn chất lượng

cụ thể cho dự án và xác định phương thức để đạt các tiêu chuẩn đó Để lập kế hoạch chất lượng dự án cần những yếu tố đầu vào sau đây (Từ Quang Phương, 2012): Phạm vi dự án; Chính sách chất lượng của doanh nghiệp; Các tiêu chuẩn, quy trình, quy định trong lĩnh vực chuyên môn có ảnh hưởng đến chất lượng dự án (trong quá trình thiết kế, thi công phải đảm bảo các quy trình, tiêu chuẩn nào, ); Công tác lập kế hoạch chất lượng dự án gồm các nội dung sau như xây dựng chiến lược, chính sách chất lượng cho dự án và kế hoạch hóa chúng, xác định những mục tiêu, yêu cầu chất lượng cụ thể phải đạt tới trong từng thời kỳ, từng giai đoạn của quá trình thực hiện dự án, đánh giá, phân tích tác động của các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng dự án Đề ra các phương hướng giải quyết cụ thể, thiết lập các biện pháp để thực hiện thành công kế hoạch chất lượng

Trong quá trình lập kế hoạch chất lượng có thể áp dụng các công cụ sau: Phân tích lợi ích – chi phí; Xác lập cấp độ mong muốn của các chỉ tiêu chất lượng dự án, xuất phát từ sự

so sánh với các chỉ tiêu tương ứng của các dự án khác

Các dạng biểu đồ (Lewis, 1991):

Biểu đồ nguyên nhân – hậu quả (biểu đồ xương cá hay biểu đồ Ishiawa) mô tả mối quan hệ nhân quả giữa nguyên nhân và các hậu quả hiện thời và tiềm ẩn Hình 1.3 mô tả dạng chung nhất của dạng biểu đồ này

Sơ đồ khối mô tả mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau của các phần tử khác nhau của hệ thống hay quá” trình

Hình 1.3: Biểu đồ nhân – quả

Bước 2: Đảm bảo chất lượng dự án:

Theo Từ Quang Phương (2012) “ Đảm bảo chất lượng dự án là các hệ thống và các hoạt động theo kế hoạch được thực hiện trong phạm vi hệ thống chất lượng nhằm đảm bảo

dự án sẽ thỏa mản các tiêu chuẩn chất lượng tương ứng”

Yêu cầu để đảm bảo chất lượng dự án: Dự án phải được xây dựng theo mục tiêu đề

ra, được thực hiện theo các bước, các quy trình đã được quy định, theo lịch trình, tiến độ, kế hoạch; Dự án được đánh giá thường xuyên để đảm bảo thỏa mãn các tiêu chuẩn chất lượng

đã định

Các bước tổ chức thực hiện: Tổ chức phổ biến, quán triệt để đảm bảo mọi nhân viên, mọi bộ phận trong dự án phải nhận thức một cách đầy đủ các mục tiêu, các kế hoạch phải thực hiện của mình; Phân công, giao việc cho mọi người trong dự án biết chính xác những nhiệm vụ kế hoạch chất lượng cụ thể cần thiết phải thực hiện; Tổ chức huấn luyện, đào tạo

để trang bị những kiến thức kinh nghiệm cần thiết đối với việc thực hiện kế hoạch; Đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết để các cá nhân, tổ chức trong dự án có thể kiểm soát chất lượng một cách tốt nhất”

Bước 3: Kiểm soát chất lượng dự án:

“Kiểm soát chất lượng dự án là việc kiểm tra giám sát các kết quả cụ thể từng giai đoạn của dự án để đánh giá, xác định xem chúng đã tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng hay chưa và tìm ra biện pháp để giải quyết, loại bỏ những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng dự án (Từ Quang Phương, 2012)

Kiểm soát chất lượng dự án gồm những nhiệm vụ sau: Kiểm tra tình hình thực hiện chất lượng dự án, đánh giá và xác định xem mức độ chất lượng đạt được trong thực tế quản

lý dự án; Dựa trên số liệu kiểm tra đánh giá, so sánh chất lượng thực tế với kế hoạch để từ

đó tìm ra các sai lệch, đồng thời đánh giá các sai lệch đó trên các phương diện kinh tế, kỹ thuật và xã hội; Dựa trên các thông tin về quản lý chất lượng làm cơ sở để phân tích và đưa

ra những cải tiến, khuyến khích cải tiến chất lượng; Thực hiện các công tác cần thiết để khắc phục những sai lệch nhằm đảm bảo mục tiêu, yêu cầu đưa ra ban đầu”

1.2.2.2 Quản lý khối lượng dự án công nghệ thông tin

Theo Từ Quang Phương (2012), Trong quá trình triển khai thi công dự án công nghệ thông tin thì Đơn vị thi công phải được thực hiện đúng khối lượng dự án đã được phê duyệt theo dự toán Nghiêm cấm việc khai khống khai tăng khối lượng hoặc thông đồng giữa các bên tham gia dẫn đến làm sai khối lượng thanh toán dự án công nghệ thông tin Thi công dự

án công nghệ thông tin phải được tính toán và xác nhận khối lượng thi công do nhà thầu thi công đã hoàn thành theo thời gian hoặc giai đoạn thi công và đối chiếu với thiết kế thi công được duyệt để làm cơ sở nghiệm thu, thanh toán theo hợp đồng Khối lượng phát sinh ngoài thiết kế, dự toán dự án công nghệ thông tin được duyệt thì chủ đầu tư, giám sát thi công của chủ đầu tư, tư vấn thiết kế và nhà thầu thi công phải xem xét để xử lý Khối lượng phát sinh được chủ Đầu tư hoặc người quyết định đầu tư chấp thuận, phê duyệt là cơ sở để thanh toán, quyết toán hợp đồng thi công xây dựng công trình”

1.2.2.3 Quản lý chi phí:

Theo Từ Quang Phương (2012) “Chi phí là tài nguyên được đem vào sử dụng, tiêu hao và kết chuyển giá trị vào sản phẩm Chi phí cần được tính toán trước để đạt mục tiêu, chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ Quản lý chi phí là những quy trình, các bước đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong ngân sách cho phép Các bước quản lý chi phí bao gồm: Bước một, lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên là xác định các tài nguyên cần thiết để thực

hiện dự án; Bước hai, ước lượng chi phí là ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn tất dự án; Bước ba, dự toán chi phí là phân bổ chi phí ước tính vào từng hạng mục công việc

để thiết lập đường cơ sở đo lường việc thực hiện; Bước bốn, kiểm soát và điều chỉnh chi phí

là điều chỉnh thay đổi chi phí dự án

Bước 1: Lập kế hoạch về nguồn tài nguyên

Việc lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào bản chất của dự án và tổ chức, người quản lý dự án cần cân nhắc trả lời một số câu hỏi sau: Các khó khăn nào sẽ gặp khi thực hiện các công việc trong dự án?; Có phạm vi nào của dự án ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên không?; Tổ chức đã thực hiện những dự án tương tự chưa?; Tổ chức có đủ nhân lực và vật lực để thực hiện dự án?

Các chi phí cần tính tới có thể bao gồm: Chi phí nguyên liệu là loại chi phí dùng để chi cho tất cả các thành phần, bộ phận và nguồn cung cấp được dùng trong các dự án hoặc trở thành bộ phận của các sản phẩm chuyển giao Các công cụ được dùng để thực hiện công việc không phải là nguyên liệu nếu chúng không trở thành bộ phận của các sản phẩm chuyển giao; Chi phí cơ sở vật chất là loại chi phí dùng để chỉ các công cụ, thiết bị vật chất hay cơ

sở hạ tầng dùng trong suốt dự án nhưng không trở thành bộ phận của các sản phẩm chuyển

giao Trong nhiều tổ chức, mục này đơn thuần được xem như chi phí cố định

Bước 2: Ước lượng chi phí

Đặc thù “của các dự án CNTT thường có hướng nguồn lực hơn hướng lịch trình Điều

đó có nghĩa là việc tăng cường nguồn lực sẽ khó khăn hơn là gia hạn thời gian trong quá trình triển khai dự án Đầu ra quan trọng của việc quản lý chi phí dự án là ước lượng chi phí

Có nhiều loại phương pháp và công cụ kỹ thuật giúp tính toán ước tính chi phí, có thể liệt kê các phương pháp” như sau: Ước lượng chính quy, ước tính sử dụng kết quả chào thầu, thông tin lịch sử hay cơ sở dữ liệu dự án, ước lượng theo tham số, ước lượng dưới lên, ước lượng trên xuống, ước lượng chính quy dùng để chỉ ước lượng gần đúng, dựa trên sự phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến dự án

Ước lượng gồm 3 phần chính: Thứ nhất là danh sách các giả định được sử dụng để xây dựng ước lượng, thứ hai là phạm vi biến động của ước lược được đưa ra, thứ ba là khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực

Ước lượng “sử dụng kết quả chào thầu: Ước lượng là một tài liệu dự án dùng để dự đoán bao nhiêu thời gian và tổng số nguồn lực mà dự án cần đến Chào thầu là một tài liệu thương mại xác định thời gian và tiền bạc cần dùng để hoàn tất công việc dự án Chào thầu hầu như định hướng khách hàng, chủ đầu tư đã tính đến lãi ròng của dự án, trong khi đó ước tính thường được dùng ở nội bộ dự án để thể hiện chi phí thực tế

Ước lượng dựa vào thông tin lịch sử hay cơ sở dữ liệu dự án

Nếu một dự án đã được thực hiện trước đây thì quản lý dự án sẽ có thể có nhiều kiến thức về tài liệu và dữ liệu liên quan tới dự án Thông tin lịch sử là các dữ liệu lịch sử hay tài liệu có thể tồn tại từ dự án trước tương tự cho dự án hiện tại có thể gồm tổng hợp các báo cáo sự cố, các yêu cầu kỹ thuật, chức năng nhiệm vụ, các ước tính đã được dùng, kinh phí của dự án, cấu trúc chi tiết công việc, các bài học kinh nghiệm rút ra Thông tin tương tự là các dữ liệu thu được từ các tình huống giống nhưng không hoàn toàn so với tình huống đang xét đến Nếu tình huống giống hoàn toàn thì được xem như thông tin lịch sử Thông tin tương tự xuất phát từ thành phần của các dự án khác tương tự như các thành phần của dự án mới Thông tin tương tự cũng có thể xuất phát từ kinh nghiệm điều hành”.

Ước lượng theo giai đoạn:

Các dự án CNTT thường chưa được thực hiện trước đây, do đó việc đưa ra ước lượng chính xác là rất khó, thậm chí ngay cả với những người có kinh nghiệm Vì vậy ước lượng theo giai đoạn có thể được sử dụng

Xác định giai đoạn là phương pháp chia các công việc của dự án thành một loạt các giai đoạn liên tiếp Việc đánh giá hiệu quả từng sản phẩm chuyển giao sẽ được diễn ra ở cuối mỗi giai đoạn

Ước lượng theo giai đoạn là một kỹ thuật ước lượng trong đó tính chi phí và lịch trình được xây dựng riêng cho từng giai đoạn của dự án Dự án được chia thành các phần và các ước lượng sẽ được xây dựng cho từng phần của dự án

Ước lượng theo tham số là kỹ thuật ưu tiên cho các dự án CNTT chưa từng được thực

hiện trước đây và cũng không có dữ liệu lịch sử Ước lượng tham số lấy thông tin thu được

từ các dự án tương tự, đồng thời sử dụng tham số để ước tính Ước lượng theo tham số có thể sử dụng cho các dự án lớn bằng cách phân chia chúng thành các đơn vị công việc nhỏ và