(Tiểu luận) đề tài thực tiễn công tác phân tích công việc tạicông ty tnhh thương mại và dịch vụ công nghệhoàng tuấn

Cùng với sự cạnh tranhngày càng khốc liệt và sự biến đổi liên tục trong môi trường kinh doanh, việc hiểu rõ vàáp dụng các phương pháp phân tích công việc hiệu quả là một yếu tố không thể

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

Mã lớp học phần

Hà Nội, năm 2023

Lời mở đầu

Trong bối cảnh ngày nay, quản trị nhân lực đóng vai trò quan trọng và không thểthiếu đối với sự phát triển và thành công của mọi doanh nghiệp Cùng với sự cạnh tranhngày càng khốc liệt và sự biến đổi liên tục trong môi trường kinh doanh, việc hiểu rõ và

áp dụng các phương pháp phân tích công việc hiệu quả là một yếu tố không thể bỏ qua.Hiện nay, Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Công Nghệ Hoàng Tuấn được biếtđến là một điển hình về việc áp dụng phân tích công việc trong quản trị nhân lực Để hiểu

rõ các vấn đề trong thực tế được vận dụng như thế nào, nhóm 4 đã lựa chọn và nghiên

cứu đề tài: “Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Công Nghệ Hoàng Tuấn”.

Trong bài thảo luận này sẽ tập trung vào việc nghiên cứu và phân tích liên hệ thựctiễn công tác phân tích công việc tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Công NghệHoàng Tuấn Ta sẽ khám phá những phương pháp và quy trình được áp dụng tại công tynày để hiểu rõ cách phân tích công việc có thể giúp cải thiện quản trị nhân lực và tối ưuhóa hiệu suất làm việc của nhân viên

Thông qua quá trình nghiên cứu, nhóm 4 sẽ đưa ra những đánh giá của nhóm trongcông tác phân tích công việc trong Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Công NghệHoàng Tuấn Đồng thời nhóm cũng có cơ hội tiếp cận những bài học quý báu liên quanđến công tác phân tích công việc đã góp phần tạo lên thành công của doanh nghiệp này

I Tổng quan về công ty và bộ máy nhân lực của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Công Nghệ Hoàng Tuấn

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Công Nghệ Hoàng Tuấn được thành lậpvào năm 2007, với tên gọi ban đầu là Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ HoàngTuấn Chủ tịch công ty là ông Nguyễn Đức Tuấn, người đại diện là bà Phạm Thị Thắm Những năm đầu thành lập, công ty tập trung vào hoạt động kinh doanh các thiết bịđiện tử, điện máy, điện lạnh Với sự nỗ lực của ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên, công

ty đã dần trở thành một trong những nhà phân phối thiết bị điện tử lớn tại Việt Nam.Năm 2012, công ty chính thức đổi tên thành Công ty TNHH Thương Mại và Dịch

Vụ Công Nghệ Hoàng Tuấn Đồng thời, công ty mở rộng hoạt động kinh doanh sang lĩnhvực dịch vụ công nghệ thông tin Với sự phát triển của công nghệ thông tin, công ty đãnhanh chóng nắm bắt xu hướng và cung cấp các dịch vụ công nghệ thông tin chất lượngcao, đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Hiện nay, công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Công Nghệ Hoàng Tuấn vẫnđang trên đà phát triển trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện tử và dịch vụ công nghệthông tin Công ty có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, được đào tạobài bản Công ty luôn nỗ lực đầu tư phát triển công nghệ, nâng cao chất lượng dịch vụnhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng

1.2 Ngành nghề kinh doanh

Ngành: Cung cấp dịch vụ về công nghệ thông tin và thiết bị điện tử

Cụ thể:

+ Sửa chữa, lắp đặt và buôn bán các thiết bị điện

+ Buôn bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm thiết bị, linh kiện điện tử,viễn thông

+ Dịch vụ công nghệ thông tin: Tư vấn, phân tích, lập kế hoạch, phân loại, thiết kếtrong lĩnh vực công nghệ thông tin; Tích hợp hệ thống, chạy thử, dịch vụ quản lý ứngdụng, cập nhật, bảo mật; Thiết kế, lưu trữ, duy trì trang thông tin điện tử; Cập nhập, tìmkiếm, lưu trữ, xử lý dữ liệu và khai thác cơ sở dữ liệu; Khắc phục các sự cố máy vi tính

và cài đặt phần mềm

1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Đứng đầu là Hội đồng quản trị của công ty bao gồm ông Nguyễn Đức Tuấn giữchức vụ Chủ tịch với nhiều năm kinh nghiệm trong việc quản lý và điều hành công ty,cùng với ông Tuấn còn có các thành viên góp vốn khác trong ban hội đồng Giám đốc là

bà Phạm Thị Thuý Bên dưới đó còn có các bộ phận như bộ phận Hành chính - nhân sự,

bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh - marketing, bộ phận công nghệ thông tin và bộphận chăm sóc khách hàng

Phòng tài chính - nhân sự: họ sẽ có nhiệm vụ như là việc điều hành công việc của

nhân viên thuộc quyền quản lý của bộ phận và kiểm soát tài chính

Phòng kế toán: họ có nhiệm vụ ghi chép, tính toán và báo cáo tình hình và kiểm

tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kiểm tra việc thu chi, giữ gìn và sửdụng tài sản, vật tư, vốn

Phòng kinh doanh – marketing: họ có nhiệm vụ nghiên cứu thông tin marketing,

lập kế hoạch marketing và thực hiện và kiểm tra hoạt động marketing

Phòng công nghệ thông tin: họ có nhiệm vụ lắp đặt, sửa chữa các thiết bị điện và

các công việc khác liên quan đến dịch vụ công nghệ thông tin

Phòng chăm sóc khách hàng: họ có nhiệm vụ bán hàng và thực hiện ghi nhận, chủđộng giải quyết những yêu cầu, mong muốn, thắc mắc của khách hàng theo đúng quytrình chuẩn của công ty.

1.4 Kết quả kinh doanh

THỰC TIỄN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CÔNG NGHÊ HOÀNG TUẤN

Quy trình phân tích công việc tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ CôngNghệ Hoàng Tuấn:

Bước 1: Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh

- Chiến lược kinh doanh của công ty: “Trở thành một trong những doanh nghiệp lớnmạnh trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện tử và dịch vụ công nghệ thông tin”

Để đảm bảo rằng cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận phù hợp vớichiến lược kinh doanh của công ty, công ty đã thực hiện 1 quy trình như sau:

+ Đầu tiên là phải xác định rõ được chiến lược kinh doanh của công ty

+ Tiếp theo cần phải phân tích cơ cấu tổ chức hiện tại bao gồm các bộ phận, đội ngũ

và vai trò của mỗi phòng ban

+ Sau khi xác định chiến lược kinh doanh và cơ cấu tổ chức hiện tại, công ty tiếnhành so sánh để xem xét có phù hợp với chiến lược kinh doanh không

+ Nếu phát hiện sự không phù hợp, công ty cần thực hiện điều chỉnh cơ cấu tổ chức

và chức năng nhiệm vụ

Công ty phải liên tục để theo dõi và đánh giá cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ,đặc biệt khi chiến lược kinh doanh thay đổi

Bước 2: Lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc

Giám đốc trực tiếp chỉ đạo bộ phận nhân lực của công ty phối hợp với các phòng bankhác trong công ty thực hiện xác định danh sách hệ thống công việc cho các chức danh vịtrí quản trị và nhân viên bao gồm: Trưởng phòng kinh doanh - marketing, chuyên viênmarketing, nhân viên kinh doanh, trưởng phòng tài chính - nhân sự, nhân viên tài chính -nhân sự, trưởng phòng kế toán, nhân viên kế toán, trưởng phòng công nghệ thông tin,

nhân viên công nghệ thông tin, trưởng phòng chăm sóc bán hàng, nhân viên chăm sóckhách hàng,…

Bước 3: Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc

Giám đốc sẽ chỉ đạo bộ phận nhân sự phối hợp với các phòng ban chuyên môntrong công ty thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trongphòng, ban mình Trong đó, mô tả rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn mà người laođộng cần phải thực hiện, giúp cho người lao động hiểu rõ mình phải thực hiện nhữngnhiệm vụ, trách nhiệm nào Đối tượng tham gia còn có thêm sự có mặt của giám đốc phêduyệt bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc

Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc

Thực hiện thu thập thông tin bằng phương pháp phỏng vấn các phòng ban bởi sựhiểu biết về các công việc, kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình;một phần kết hợp kinh nghiệm hàng ngày làm việc của người lao động, trao đổi, thảoluận với họ để bổ sung thông tin về những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thựchiện như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao, Từ đó, các trưởng phòng có các thông tincho văn bản phân tích công việc, cụ thể là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn côngviệc

Bước 5: Xây dựng sản phẩm phân tích công việc

a Bản mô tả công việc

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Lần ban hành 01Ngày hiệu lực 12/10/2023

Người soạn

thảo Vũ Hà Dinh Người phê duyệt Phạm Thị ThắmChức vụ Nhân viên phòng nhân sự Chức vụ Trưởng phòng nhân sự

Discover more

from:

tmu79

Document continues below

quản lý sinh viên

Trường Đại học…

4 documents

Go to course

Hướng dẫn đánh giá ĐRL cấp lớp Sinh viên…

2

390db547 60f6 498b aed8 c6b8eab212e3

115

Bảo hiểm bài tập

98

Chapter 3 - Core textbook: Robbins, S., …

Organisational

5

١ كوﻠﺳ - Summary Organizational Behavio…

Organizational

26

1 Mô tả chung về chức danh/vị trí công việc

Chức danh công việc Nhân viên marketing

Phòng đơn vị Marketing

Cấp quản lý trực tiếp Trưởng phòng marketing

Nơi làm việc (Bộ phận làm việc) Phòng marketing

Thường xuyên nghiên cứu thị trường để đánh giá xu hướng tiêu dùng,

tìm hiểu các đối thủ cạnh tranh và tìm kiếm các cơ hội mới để phát triển

sản phẩm và tăng doanh số

1lần/tuần

2

Phân tích các thông tin khách hàng để hiểu được nhu cầu, thị hiếu của

khách hàng, từ đó tìm cách đưa ra các chiến lược marketing phù hợp để

tăng doanh số

Hàngngày

3

Đưa ra các chiến lược marketing để giới thiệu sản phẩm, nâng cao

thương hiệu của công ty, cũng như tạo ra các chương trình khuyến mãi

và quảng cáo để thu hút khách hàng

1lần/tuần

4

Đảm bảo các hoạt động marketing của công ty được triển khai đúng thời

gian và phát triển một cách hiệu quả Đồng thời, nhân viên marketing

cũng phải đảm bảo rằng các chiến lược marketing của công ty được thực

hiện một cách chuyên nghiệp và đạt được kết quả tốt nhất

Hàngngày

5

Đánh giá hiệu quả các chiến lược marketing của công ty để đưa ra những

điều chỉnh và cải thiện cần thiết, từ đó giúp tăng doanh số và nâng cao

thương hiệu của công ty

1lần/tuần

6 Tương tác với khách hàng, lắng nghe ý kiến của khách hàng và tạo mối

quan hệ tốt với khách hàng để đưa ra những dịch vụ phù hợp với nhu cầu

của khách hàng ngày

4 Quyền hạn

 Yêu cầu các phòng ban liên quan cung cấp thông tin cần thiết

 Đề xuất bổ sung nhân lực hoặc phối hợp nhân lực từ các phòng ban liên quan

 Tham mưu, đề xuất với trưởng phòng Marketing về tổ chức triển khai công việc,cung cấp trang thiết bị, mua sắm tài sản vật dụng … phù hợp chức năng, nâng caohiệu quả công việc

 Tham gia các khóa học nâng cao chuyên môn

 Báo cáo trực tiếp với quản lý hoặc trưởng phòng Marketing về tiến độ và hiệu quảcông việc

5 Các mối quan hệ trong và ngoài công ty

5.1 Phối hợp các đơn vị trong công ty

3 Bộ phận kế toán Đảm bảo rằng các hoạt động tiếp thị được thực hiện trong ngân

sách và giúp tối ưu hóa chi phí tiếp thị

Giúp tìm được nhiều khách hàng mới, giới thiệu về các dịch vụ

mà phòng ban này có thể cung cấp

5.3 Phối hợp với các đơn vị ngoài công ty

1 Các đối tác Các đối tác và nhà cung cấp có thể cung cấp thông tin và tài nguyên

6 Ra quyết định

6.1 Tần suất ra quyết định

Ít phải ra quyết định, không chịu áp lực đáng kể

Thường phải ra quyết định nhưng tương tự nhau, chịu áp lực trung bình

Thường phải ra quyết định, chịu mức độ áp lực khác nhau nhưng chỉ dao động ở mứcnhất định

Phải ra nhiều quyết định ở nhiều mức độ phức tạp khác nhau, chịu áp lực lớn, thời hạnngặt nghèo

6.2 Mức độ phức tạp của việc ra quyết định

Rất đơn giản Đơn giản Trung bình

Tương đối phức tạp Phức tạp

Bản mô tả công việc này được sự nhất trí của người quản lý trực tiếp Tài liệu này phảnánh trung thực và chính xác về công việc tại thời điểm tiến hành mô tả công việc

b Bản tiêu chuẩn công việc

BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC

1 Mô tả chung về chức danh/ vị trí của công việc

Chức danh công việc Nhân viên marketing

Phòng đơn vị Marketing

Cấp quản lý trực tiếp Trưởng phòng marketing

Nơi làm việc (Bộ phận làm việc) Phòng marketing

2 Các tiêu chuẩn công việc

Tin học Tin học văn phòng thành thạo, Khả năng làm việc với các phần mềm văn

phòng như Word, Exel, Powerpoint để soạn thảo văn bản, làm báo cáo,

Kỹ năng

chuyên

môn

 Thấu hiểu khách hàng

 Kinh nghiệm về nền tảng quảng cáo và phát triển nội dung

 Kỹ năng tư duy sáng tạo, linh hoạt

 Kỹ năng tài chính, lập kế hoạch

 Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch, phân tích vấn đề và giải quyết vấn

Bản tiêu chuẩn này được sự nhất trí của người quản lý trực tiếp Tài liệu này phản ánhtrung thực và chính xác về công việc tại thời điểm tiến hành phân tích công việc.

Bước 6: Ban hành và sử dụng kết quả phân tích công việc

Từ thông tin đã thu thập được và quá trình kiểm tra và điều chỉnh lại thông tin, cáctrưởng phòng có các văn bản phân tích công việc, cụ thể là bản mô tả công việc và bảntiêu chuẩn công việc Văn bản được giao cho phòng nhân sự, sau đó phòng nhân sự trìnhlên giám đốc điều hành công ty phê duyệt Sau khi được thông qua, bản mô tả công việc

và tiêu chuẩn công việc được gửi tới các phòng, ban và lưu lại tổ chức nhân sự Mỗi vị trícông việc trong công ty sẽ có bản mô tả công việc đối với người thực hiện và bản tiêuchuẩn thực hiện công việc Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc được đưa vào sửdụng trong thực tế, là văn bản hướng dẫn người thực hiện công việc trong quá trình thựchiện công việc được giao Cụ thể, các phòng ban khác trong công ty sẽ gửi đến phòngnhân sự bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, từ đó phòng Nhân sự có căn cứtrong việc tuyển dụng nhân lực cho các phòng, ban của công ty

Bước 7: Điều chỉnh phân tích công việc

Kết thúc quá trình phân tích công việc, các trưởng phòng của công ty thẩm địnhnhững thông tin thu thập với những người thực hiện khác và người quản lý công việc này

về tính chính xác và hợp lý của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc để doanhnghiệp có những điều chỉnh kịp thời

III ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ HOÀNG TUẤN 3.1 Ưu điểm

- Mô hình phân tích công việc, công tác thu thập dữ liệu thông tin chỉn chu: Tất cảcác thông tin liên quan đến công việc cần thực hiện đều được cập nhật chínhxác, rõ ràng, đầy đủ, nắm bắt dễ dàng Có các biểu mẫu, tiêu chí rõ ràng đã

được xây dựng trong các hệ thống quản lý chất lượng, có bộ phận chuyênmôn đảm trách việc nên thống nhất trong việc xây dựng và ban hành.

- Nhân viên có trình độ chuyên môn, trình độ quản lý nên hiểu rõ tầm quan trọng của việc phân tích công việc, tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên : Qua quátrình tuyển dụng kỹ càng và đánh giá chặt chẽ năng lực của nhân viên, Công tyTNHH Thương mại và Dịch vụ Công nghệ Hoàng Tuấn đã xây dựng được đội ngũnhân viên phù hợp với nhu cầu nhân lực của công ty Qua quy trình phân tích côngviệc, công ty có thể xác định các hoạt động và nhiệm vụ cần thiết để hoàn thànhcông việc Điều này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về công việc của mình và tập trungvào các nhiệm vụ quan trọng nhất, đồng thời tăng cường hiệu suất làm việc của họ

- Phối hợp nhịp nhàng từ trên xuống dưới, công tác phân tích công việc được thực hiện một cách khoa học và hợp lý: Nhà quản trị có cơ sở qua việc tiêu chuẩn hóacông việc để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác Nhân viên xác định rõràng yêu cầu công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi của bảnthân nên ý thức chấp hành, tự xây dựng phân tích công việc luôn được thực hiện.Phân tích công việc luôn được xây dựng dựa trên bản mô tả công việc và thực tếthực hiện công việc

- Góp phần xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty:

Công tác phân tích công việc trong Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Côngnghệ Hoàng Tuấn đã xác định được các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thựchiện công việc của cán bộ, thuyên chuyển và thăng thưởng cho nhân viên, loại bỏnhững bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ trách nhiệm và nhiệm vụcủa công việc Do đó xây dựng được một cơ cấu tổ chức linh hoạt, minh bạch, tạo

ra hiệu suất và năng suất cao

3.2 Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm, công tác phân tích công việc trong Công ty TNHHThương Mại và Dịch Vụ Công Nghệ Hoàng Tuấn còn tồn tại những hạn chế và khó khănsau:

- Sự thiếu cân đối giữa việc phân chia các phòng ban và việc xây dựng phân tích công việc: Đối với các doanh nghiệp vừa như Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ