Kế toán các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán và các khoản thuế gtgt tại công ty tnhh bosch việt nam

Hồ Chí Minh, tháng 08 năm 2023 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN VÀ CÁC KHOẢN THUẾ GTGT TẠI CÔNG TY TNHH BOSCH VIỆT NAM” Trang 3 “TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬ

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH BOSCH VIỆT NAM 1 1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Bosch Việt Nam

Thông tin chung của công ty

- Tên công ty: Công ty TNHH Bosch Việt Nam

- Tên đăng đăng ký kinh doanh: Công ty TNHH Robert Bosch Việt nam

- Tên công ty viết tắt: HcP

- Địa chỉ: Đường số 8, Khu công nghiệp Long Thành, Xã Tam An, Huyện Long Thành, Tỉnh Đồng Nai, Việt Nam

Hình 1.1: Logo công ty Bosch

(Nguồn: Trang web công ty)

- Đại diện: Dominik Meichle Chức vụ: Tổng Giám Đốc

- Email: bosch-infoteam@vn.bosch.com

- Website: https://www.bosch.com.vn/

- Facebook: https://www.facebook.com/OfficialBoschVietnam/

Nhà máy Bosch Powertrain Solutions tại Đồng Nai chuyên sản xuất dây đai truyền lực biến đổi liên tục (CVT pushbelt) Năm 2008, Bosch bắt đầu sản xuất dây đai CVT tại Đồng Nai Sản phẩm dây đai CVT hiện được sản xuất tại ba nhà máy của Bosch trên toàn thế giới, bao gồm Hà Lan, Việt Nam và Mexico Nhà máy tại Việt Nam là nhà máy sản xuất dây đai CVT lớn nhất của Bosch toàn cầu

Lĩnh vực hoạt động

Các hoạt động chính hiện tại của công ty bao gồm:

- Sản xuất vành đai đẩy – thành phần chính của hộp số tự động biến đổi liên tục (CVT), và cá vật tư, phụ tùng khác như phụ tùng thay thế, hóa chất, vòng lặp

- Cung cấp dịch vụ tân trang, cải tiến đổi mới

- Sản xuất các sản phẩm và thiết bị thủy lực, nhà máy tự động

- Cung cấp các công cụ điện chất lượng cao

Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Bosch Việt Nam là thành viên của tập đoàn đa quốc gia Robert Bosch GmbH Công ty có mặt tại Việt Nam dưới hình thức là văn phòng đại diện vào năm 1994.Vào năm 2007, Tập đoàn đã thành lập Công ty TNHH Robert Bosch Vietnam với 100% vốn nước ngoài

Năm 2008, Khởi công nhà máy Bosch Powertain Solutions tại Long Thành, Đồng Nai

Năm 2010, Bosch ở Việt Nam đứng thứ 4 về doanh số trong các nước khu vực Đông Nam Á Tính tới cuối tháng 3/2011, số cộng sự viên của Bosch ở Việt Nam đã lên tới 327 người

Năm 2018, công ty nằm trong top 20 doanh nghiệp có môi trường làm việc tốt nhất Việt Nam

Trong năm 2021, Bosch ghi nhận doanh thu hợp nhất khoảng 192 triệu euro tại Việt Nam Tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2021, Bosch đã tuyển dụng hơn 5.000 cộng sự và có nhiều hoạt động kinh doanh đa dạng tại Việt Nam.

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Bosch Việt Nam

Sản phẩm chính của công ty:

Công ty TNHH Bosch Việt Nam là một công ty chuyên sản xuất dây đai truyền lực biến đổi liên tục (CVT pushbelt) xuất khẩu ra nước ngoài

Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty:

Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty

(Nguồn: Phòng nhân sự HcP)

Khách hàng sẽ đặt hàng với phòng kinh doanh

➢ Tính toán định mức và báo giá khách hàng:

Phòng kinh doanh sẽ tính toán định mức và báo giá với khách hàng, nếu khách hàng đồng ý tiến hành ký hợp đồng

➢ Đặt hàng nguyên phụ liệu:

Tính toán định mức các nguyên phụ liệu, phụ tùng đặt hàng chuẩn bị cho sản xuất

➢ Gia công sản phẩm theo yêu cầu:

Nhà máy sản xuất hoạt động để sản xuất sản phẩm

➢ Kiểm tra chất lượng sản phẩm:

Sau khi sản phẩm hoàn chỉnh, sản phẩm hoàn thành sẽ chuyển qua bộ phận kiểm tra chất lượng, để đảm bảo sản phẩm đã đạt chuẩn hay chưa

Sau khi đã được kiểm tra kỹ về chất lượng của sản phẩm, công ty sẽ xuất khẩu đơn hàng cho khách hàng và xuất hóa đơn để khách hàng thanh toán

Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng Tính toán định mức và báo giá khách hàng Đặt hàng nguyên phụ liệu , phụ Sản xuất tùng sản phẩm

Kiểm tra chất lượngXuất khẩu

Mục tiêu tầm nhìn của Bosch trong tương lai

Hành động vì khí hậu:

Tham vọng trở thành người tiên phong trong hành động khí hậu - thúc đẩy việc mở rộng năng lượng tái tạo và không ngừng phấn đấu vì hiệu quả năng lượng

Sức khỏe: Đóng góp cho sức khỏe con người - với các sản phẩm và dịch vụ sáng tạo và bằng cách đảm bảo rằng con người và môi trường không bị tổn hại thông qua các quy trình sản xuất của mình

Bosch đảm nhận trách nhiệm và nhạy cảm với việc nhân quyền được tôn trọng - trong toàn bộ chuỗi giá trị

Nguồn nước: Đối với Bosch, nước là một nguồn tài nguyên cần được xử lý một cách tiết kiệm Các khu vực khan hiếm nước là mối quan tâm đặc biệt

Bosch đang giảm dấu chân sinh thái và cố gắng tạo ra lợi ích xã hội Trong nỗ lực này, Bosch dẫn đầu từ nguyên tắc kinh tế tuần hoàn

Sự đa dạng Đối với Bosch sự đa dạng, bình đẳng và hòa nhập là chìa khóa dẫn đến thành công lâu dài trong kinh doanh Ngoài ra, Bosch còn đóng góp cho lợi ích chung của cộng đồng tại các địa điểm của mình

Cơ cấu tổ chức của công ty

1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

(Nguồn: Phòng Nhân Sự HcP)

1.2.2 Chức năng các phòng ban

Tổng giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty, điều hành toàn bộ các hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty

Phụ trách quản lý, chỉ đạo và phối hợp cùng với hoạt động của ban Phó Giám đốc về tình hình sản xuất hiện tại để nắm rõ được hoạt động kinh doanh cũng như công nhân viên của công ty

➢ Phó Giám đốc kinh doanh – kỹ thuật:

Giúp Giám đốc quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động liên quan đến tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ, khách hàng,… trong phòng kinh doanh Trực tiếp chỉ, đề ra biện pháp vận hành lô hàng mà khách hàng đã đặt hàng

Chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động liên quan tới kỹ thuật, thiết kế, lắp ráp sản phẩm của công ty để đảm bảo mọi công trình được thực hiện theo đúng tiến độ Đề xuất với Giám đốc các vấn đề có liên quan đến sản xuất và kỹ thuật công nghệ

➢ Phó Giám đốc tài chính – nhân sự:

Hỗ trợ Giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty cụ thể như về vấn đề tài chính và nhân sự của công ty Kiểm tra, soát xét chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động thu chi của công ty đảm bảo theo đúng quy định hiện hành

Cập nhật kịp thời và nắm vững các quy định, chính sách quản lý tài chính, chính sách thuế của Bộ Tài Chính, Tổng Cục Thuế Điều hành hoạt động của Bộ phận nhân sự đáp ứng yêu cầu của công ty như sắp xếp nhân sự, tuyển dụng, cơ chế đãi ngộ, công tác đào tạo, quan hệ người lao động,

➢ Phòng Kinh Doanh Đưa ra ý kiến, đề xuất cho Phó Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động Phối hợp với các phòng ban liên quan để thực hiện các đơn hàng đã được xác nhận và báo cáo tình hình thực hiện hay các phát sinh cho Phó Giám đốc để xử lý kịp thời Đảm bảo lượng tồn kho hợp lý tùy theo từng thời điểm cụ thể theo định mức tồn kho được phê duyệt

Nghiên cứu, thiết kế hoặc tính toán triển khai chi tiết các sản phẩm được ký kết trong các Hợp đồng kinh tế sau đó lên dự trù định mức vật tư, vật liệu các loại để sản xuất các sản phẩm trên

Kiểm tra chất lượng sản phẩm hoàn chỉnh trước khi giao hàng và kiểm tra chất lượng sản phẩm ở một số công đoạn quan trọng trong quá trình sản xuất

➢ Phòng An toàn – Sản xuất

Thực hiện nhiệm vụ đảm bảo sự an toàn về các lĩnh vực như con người, môi trường, bảo vệ để nhà máy luôn trong tình trạnh an toàn và ổn định Theo dõi tình trạnh sản xuất của nhà máy để kịp thời xử lý ngay lập tức

➢ Phòng tài chính Đưa ra các dự báo về tình hình tài chính công ty sắp tới để kịp thời ngăn ngừa chống rủi ro thất thoát hoặc lên phương án sử dụng nguồn tiền đầu tư một cách hợp lý Đề xuất ra các kế hoạch với ngân sách cụ thể để đảm bảo tài chính công ty luôn hoạt động trong mức ổn định

Làm việc dưới sự điều hành, giám sát của Giám đốc và không được lập, ký duyệt các báo cáo, chứng từ, tài liệu khi không được sự đồng ý của Ban lãnh đạo

Ghi chép, phản ánh, lưu trữ đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày theo đúng chế độ hiện hành để đảm bảo sự hợp lệ của hệ thống chứng từ thu chi Lưu trữ đầy đủ và chính xác các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty

Thực hiện đúng các chế độ và quy định về quản lý và sử dụng vốn, tài sản, quỹ, kế toán, hạch toán và các chế độ khác theo quy định về tài chính của Nhà Nước

Phối hợp với phòng hành chính – nhân sự thanh toán, trả lương cho người lao động trong Nhà máy

Chịu trách nhiệm về thiết lập và thực hiện kế hoạch về nhân sự Tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch hoặc yêu cầu tuyển dụng đã được phê duyệt Trách nhiệm về việc thiết lập và duy trì hệ thống đánh giá công nhân viên Quản lý các hoạt động hành chính cho HcP

Chịu trách nhiệm về lương bổng, phúc lợi cho người lao động Tìm hiểu sự vắng mặt không lí do của công nhân, theo dõi hệ thống đánh giá năng lực của cán bộ công nhân viên

➢ Bộ phận trực tiếp sản xuất

Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

(Nguồn: Phòng Nhân Sự HcP)

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí

Quản lý, điều hành mọi hoạt động của phòng Kế toán Chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán Kế toán trưởng có nhiệm vụ xây dựng, hoàn thiện các báo cáo cho công ty và Ban Giám đốc

Làm việc trực tiếp với cơ quan Thuế Tư vấn cho Ban Giám Đốc để có thể xử lý vấn đề một cách tốt nhất

Có nhiệm vụ đảm bảo các công việc của kế toán tổng hợp phải được thực hiện chính xác, các báo cáo đúng hạn Kiểm tra các chứng từ chi phí Kiểm tra tất cả các bút toán hạch toán trong sổ nhật ký chung

Kiểm tra các hóa đơn đã xuất Đối chiếu số dư các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh với số dư tài khoản trên sổ theo dõi chi tiết tài khoản

KT phải trả KT ngân hàng KT kho KT thuế

Hỗ trợ trưởng phòng lập báo cáo tài chính hàng tháng Lập Báo cáo thuế GTGT, TNDN, Tình hình sử dụng hóa đơn, Thống kê hàng tháng Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của trưởng phòng kế toán

Kế toán phải thu có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu của công ty, thực hiện thu nợ hoặc xử lý nợ Sử dụng các phiếu thu, phiếu chi, tập hợp chứng từ, báo cáo công nợ, giấy báo có để xác định các bút toán thích hợp và lưu trữ các dữ liệu liên quan Các chứng từ, sổ sách và hồ sơ trong hồ sơ nghiệp vụ Cuối tháng cần kiểm tra số tồn quỹ cuối kỳ

Căn cứ vào biên bản nghiệm thu, Hợp đồng/Báo giá/Đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh, kế toán phát hành hóa đơn GTGT cho khách hàng Yêu cầu các bộ phận có liên quan cung cấp chứng từ nghiệm thu Lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn, hủy hóa đơn (nếu có)

Lập các Phiếu thu, chi, Lệnh chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán cho nhà cung cấp Yêu cầu bộ phận liên quan cung cấp thông tin khách hàng thanh toán Lập kế hoạch thanh toán hàng tuần và tiến hành thanh toán theo kế hoạch được duyệt

Theo dõi các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp Theo dõi các khoản công nợ tạm ứng và hoàn tạm ứng của nhân viên Chú ý đôn đốc thu hồi các khoản tạm ứng quá hạn của nhân viên Cuối năm lập thư xác nhận công nợ cho nhà cung cấp phục vụ cho việc kiểm toán

Chịu trách nhiệm về các vấn đề về ngân hàng, chi trả lãi, lương công nhân viên, theo dõi tình hình tiền trong các tài khoản của công ty mỗi ngày và lập báo cáo gửi cấp trên vào cuối kỳ Luôn đảm bảo tiền trong ngân hàng có đủ để chuẩn bị cho việc chạy lệnh thanh toán vào mỗi tuần

Theo dõi tình hình nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định trong kho bằng cách lập bảng Nhập xuất tồn theo dõi tình hình số lượng của NVL, CCDC Lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho khi mua hoặc sử dụng nguyên vật liệu, dụng cụ, thiết bị Trích khấu hao và phân bổ CCDC, TSCĐ

Phụ trách việc lập và kê khai các loại thuế của doanh nghiệp như thuế GTGT, TNDN, thuế trước bạ Tính toán chính xác số thuế phải nộp cho cơ quan thuế theo quy định hiện hành.

Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty

1.4.1 Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty

Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng

1.4.2 Chính sách kế toán tại công ty

- Niên độ kế toán : Bắt đầu ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

- Công ty áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ

- Khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao đường thẳng

- Phương pháp xác định giá trị hàng xuất kho, tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền cuối kỳ

1.4.3 Hình thức kế toán đang áp dụng tại công ty

Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung

Hằng ngày, kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiêt kế sẵn trên phần mềm kế toán theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp ( chứng từ ghi sổ)“và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán tiến hành thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết sẽ được thực hiện một cách tự động và luôn đảm bảo tính chính xác theo thông tin đã được nhập vào trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu lại số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy.”

Hiện nay tại Công ty TNHH Bosch đang sử dụng phần mềm kế toán SAP ERP cho công việc lưu trữ thông tin kế toán thuận tiện và nhanh chóng hơn

Hình 1.2 :Hình thức kế toán trên máy tính của Công ty TNHH Bosch Việt Nam

(Nguồn: Phòng kế toán HcP)

Chương 1 tác giả trình bày khái quát thông tin chung của công ty TNHH Bosch Việt Nam, được khởi công xây dựng vào năm 2008, là một Công ty chuyên sản xuất vành đai đẩy – thành phần chính của hộp số tự động biến đổi liên tục (CVT), và cá vật tư, phụ tùng khác như phụ tùng thay thế, hóa chất, vòng lặp quá trình hình thành và phát triển của công ty qua các năm Năm 2018, công ty nằm trong top 20 doanh nghiệp có môi trường làm việc tốt nhất Việt Nam Tác giả đã mô tả khái quát đặc điểm hoạt động sản xuất của Công ty TNHH Bosch Việt Nam, mục tiêu tầm nhìn trong tương lai bao gồm 5 ý chính: Hành động vì khí hậu, sức khỏe, quyền con người, kinh tế tuần hoàn, sự đa dạng HcP đã luôn hướng đến môi trường và quyền lợi con người Bên cạnh đó tác giả đã trình bày và giải thích chi tiết từng phần hành bộ máy quản lý công ty, bộ máy kế toán và các chính sách kế toán đang áp dụng tại công ty Để giúp người đọc có cái nhìn sơ bộ về công ty TNHH Bosch Việt Nam

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU, CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ

Kế toán phải phải thu

2.1.1 Kế toán phải thu khách hàng

“Khoản phải thu khách hàng dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ Khoản phải thu khách hàng còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành Không phản ánh vào khoản phải thu khách hàng các nghiệp vụ thu tiền ngay”

Nguồn: Theo điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC

Lập dự phòng phải khu khó đòi:

Cụ thể tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC, đối tượng lập dự phòng phải thu khó đòi là các khoản nợ phải thu (bao gồm cả các khoản doanh nghiệp đang cho vay và khoản trái phiếu chưa đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán mà doanh

14 nghiệp đang sở hữu) đã quá hạn thanh toán và các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng doanh nghiệp không thu hồi được đúng hạn

Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC, cụ thể như sau:

❖ Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên

Các đối tượng lập dự phòng phải thu khó đòi ngoài việc thuộc các đối tượng theo quy định tại mục 2 mà đồng thời đảm bảo các điều kiện được quy định tại khoản 1 Điều

6 Thông tư 48/2019/TT-BTC, cụ thể như sau:

❖ Phải có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả, bao gồm:

- Một trong số các chứng từ gốc sau: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ

- Bản thanh lý hợp đồng (nếu có);

- Đối chiếu công nợ; trường hợp không có đối chiếu công nợ thì phải có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ do doanh nghiệp đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát);

- Các chứng từ khác có liên quan (nếu có)

❖ Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

Nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán từ 06 tháng trở lên (tính theo thời hạn trả nợ gốc ban đầu theo hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác, không tính đến thời gian gia hạn trả nợ giữa các bên), doanh nghiệp đã gửi đối chiếu xác nhận nợ hoặc đôn đốc thanh toán nhưng vẫn chưa thu hồi được nợ

Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định đối tượng nợ có khả năng không trả được nợ đúng hạn theo quy định tại (iii) mục 3

Riêng đối với các khoản nợ mua của doanh nghiệp mua bán nợ (có đăng ký ngành nghề và hoạt động mua bán nợ theo đúng quy định của pháp luật), thời gian quá hạn được tính kể từ ngày chuyển giao quyền chủ nợ giữa các bên (trên cơ sở biên bản hoặc thông báo bàn giao quyền chủ nợ) hoặc theo cam kết gần nhất (nếu có) giữa doanh nghiệp đối tượng nợ và doanh nghiệp mua bán nợ

2.1.1.2 Nguyên tắc hạch toán phải thu khách hàng

Theo điều 18 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 131 hạch toán theo các nguyên tắc sau:

“Tài khoản phải thu khách hàng phản ánh biến động các khoản nợ doanh nghiệp phải thu của khách hàng Đây là doanh thu, lợi nhuận từ việc cung cấp sản phẩm hàng hóa dịch vụ, hoặc mua bán, đầu tư bất động sản, tài sản cố định, tài chính Các nghiệp vụ thu tiền ngay không được phản ánh vào tài khoản này

Sổ chi tiết tài khoản này phân loại các khoản nợ theo từng đối tượng Ngoài ra, kế toán phải phân loại các khoản nợ theo tuổi nợ như: nợ trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi… Từ đó, kế toán sẽ có căn cứ để trích lập dự phòng và có các biện pháp xử lý phù hợp

Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:

- Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua thực tế của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán Riêng trường hợp nhận trước của người mua khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh với số tiền nhận trước

- Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó)

- Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn.” 2.1.1.3 Chứng từ sử dụng

Những chứng từ sổ sách được sử dụng cho khoản phải thu khách hàng:

- Biên bản đối chiếu công nợ

- Bảng theo dõi công nợ khách hàng

- Sổ chi tiết tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết

KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ

2.2.1 Kế toán phải trả người bán

“Khoản phải trả người bán dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Khoản phải trả người bán cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ Không phản ánh vào khoản phải trả người bán các nghiệp vụ mua trả tiền ngay”

Nguồn: Theo điều 51 Thông tư 200/2014/TT-BTC

2.2.1.2 Nguyên tắc hạch toán phải trả người bán

Theo điều 51 Thông tư 200/2014/TT-BTC nguyên tắc hạch toán phải trả người bán như sau:

“Nợ phải trả cho người bán, phải được phản ánh chi tiết từng đối tượng, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ

Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ Đối với các khoản phải trả bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:

- Khi phát sinh các khoản nợ phải trả cho người bán (bên có tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh của ngân hàng thương mại thường xuyên có giao dịch Riêng trường hợp ứng trước cho người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì bên Có tài khoản 331 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước

- Khi thanh toán nợ phải trả cho người bán (bên Nợ tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng chủ nợ (Trường hợp chủ nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định trên cơ sở bình quân gia quyền di động các giao dịch của chủ nợ đó) Riêng trường hợp phát sinh giao dịch ứng trước tiền cho người bán thì bên Nợ tài khoản 331 áp dụng tỷ giá giao dịch tại thời điểm ứng trước

- Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải trả cho người bán là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng

23 thương mại doanh nghiệp thường xuyên giao dịch Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.”

2.2.1.3 Chứng từ và sổ sách có liên quan

- Sổ theo dõi công nợ phải trả người bán

Tài khoản 331 được mở chi tiết theo từng nhà cung cấp Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi tình hình phải trả của từng khách hàng, sổ cái theo dõi chung và cuối kỳ lập bảng tổng hợp công nợ để đối chiếu với sổ cái tài khoản 331 Để theo dõi tình hình biến động các khoản phải trả người bán, kế toán sử dụng tài khoản 331 Kết cấu và nội dung của TK 331 - Tài khoản phải trả người bán như sau:

– “ Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;

– Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;

– Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;

– Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức

– Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;

– Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán;

– Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.”

SDCK: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp

❖ Ghi chú: Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”

Theo điều 51 của Thông tư 200/2014/TT-BTC các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến khoản phải trả người bán hạch toán như sau:

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ chữ T tài khoản 331 Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ điều 51 của Thông tư 200/2014/TT-BTC

2.2.2 Kế toán thuế GTGT phải nộp

Theo điều Điều 52 Thông tư 200/2014/TT-BTC định nghĩa về thuế GTGT:

“Thuế giá trị gia tăng phải nộp: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp, số thuế GTGT đã được khấu trừ, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước”

Công thức tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT:

Số thuế GTGT phải nộp = Số thuế GTGT đầu ra – Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

- Thuế GTGT đầu vào bằng tổng thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT

- Số thuế GTGT đầu ra bằng tổng số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên hóa đơn GTGT, được tính bằng công thức:

- Thuế GTGT ghi trên hóa đơn = (Giá tính thuế hàng hóa, dịch vụ chịu thuế bán ra) x (Thuế suất)

2.2.2.2 Nguyên tắc hạch toán thuế phải trả, phải nộp nhà nước

Theo điều 52 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 333 hạch toán theo các nguyên tắc sau:

“Các khoản thuế gián thu về bản chất là khoản thu hộ bên thứ ba Vì vậy các khoản thuế gián thu được loại trừ ra khỏi số liệu về doanh nghiệp gộp trên Báo cáo tài chính hoặc các báo cáo khác

Doanh nghiệp có thể lựa chọn việc ghi nhận doanh thu và số thuế gián thu phải nộp trên sổ kế toán bằng một trong hai phương pháp:

- Tách và ghi nhận riêng số thuế gián thu phải nộp (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp) ngay tại thời điểm ghi nhận doanh thu Theo phương pháp này doanh thu ghi trên sổ kế toán không bao gồm số thuế gián thu phải nộp, phù hợp với số liệu về doanh thu gộp trên Báo cáo tài chính và phản ánh đúng bản chất giao dịch;

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU, CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH BOSCH VIỆT NAM

Kế toán phải thu khách hàng

3.1.1 Đặc điểm, cách thức ghi nhận

Khoản phải thu khách hàng phát sinh khi khách hàng mua hàng,dịch vụ của công ty mà chưa thanh toán tiền hàng được theo dõi ở khoản phải thu khách hàng

Thời hạn khách hàng phải thanh toán cho công ty là 30 ngày kể từ ngày xuất trên hóa đơn Kế toán mở sổ chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo dõi chi tiết đến kỳ hạn thu hồi ”

Quy trình theo dõi khoản phải thu khách hàng:

Vào mỗi cuối tháng kế toán phải thu sẽ tiến hành đổ dữ liệu trên hệ thống SAP có các thông tin về khách hàng, số tiền, thời gian quá hạn, để làm báo cáo các khoản phải thu khách hàng (phụ lục 1) , kiểm tra xem khách nào nào quá hạn thanh toán theo cột mốc

Khoản phải thu khách hàng nằm trong khoảng từ 1 – 180 ngày kế toán gửi thư xác nhận công nợ và liên hệ khách hàng để đôn đúc việc thanh toán Nếu quá thời hạn theo từng cột mốc trên tháng kế toán sẽ thông báo cho phòng kinh doanh để phòng kinh doanh liên hệ khách hàng tìm hiểu nguyên nhân thanh toán muộn Tới cuối năm nếu khoản nợ phải thu quá 180 ngày kế toán sẽ lập dự phòng phải thu khó đòi theo TT 48/2019/TT-BTC với mức trích lập như sau:

- Khoản nợ phải thu trên 6 tháng đến dưới 1 năm: Trích lập 30% giá trị

- Khoản nợ phải thu trên 1 năm đến dưới 2 năm : Trích lập 50% giá trị

- Khoản nợ phải thu trên 2 năm đến dưới 3 năm: Trícnh lập 70% giá trị

- Khoản nợ trên 3 năm : Trích lập 100% giá trị

Quy trình gửi thư đối chiếu công nợ với khách hàng:

Do lượng khách hàng của Công ty TNHH Bosch Việt Nam không quá nhiều, nên việc chiếu công nợ với khách hàng sẽ được thực hiện theo quý Kế toán chọn ngẫu nhiên ba khách hàng để gửi thư đối chiếu công nợ Sau đó lên hệ thống SAP đổ số dư trên hệ thống, tiến hành tạo thư đối chiếu công nợ

Sau đó gửi email cho khách hàng để khách hàng xác nhận số dư Nếu khách hàng xác nhận số dư không đúng, kế toán viên sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp danh sách chi tiết công nợ được ghi nhận của bên khách hàng Từ đó, tìm ra nguyên nhân chênh lệch do đâu để điều chỉnh lại tình hình thực tế

Ví dụ: Dưới đây là hình ảnh số dư tại ngày 30/06/2023 được lấy từ trên hệ thống SAP của khách hàng Robert Bosch GmbH Kế toán sẽ tiến hành gửi mail với khách hàng xác nhận số dư phải thu với số tiền 373.390,62 EUR

Hình 3.1: Dữ liệu phải thu khách hàng trên hệ thống SAP

3.1.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng

Quy trình lưu trữ chứng từ:

Hiện tại công ty sử dụng phầm mềm xuất hóa đơn điện tử nên, tất cả các chứng từ liên quan đều được lưu trên hệ thống cùng thời điểm ghi nhận khoản phải thu trên hệ thống Thời gian lưu trữ chứng từ theo quy định tại công ty TNHH Bosch Việt Nam là 15 năm

Riêng hóa đơn GTGT sau mỗi lần xuất sẽ được lưu về hệ thống riêng của công ty theo danh mục: Invoice ->Năm xxxx -> Tháng xx

Công ty sử dụng “Tài khoản 131” để hạch toán khoản phải thu khách hàng, tài khoản 131_xxxx - Phải thu khách hàng (Trong đó xxxx: là mã số khách hàng)

Danh mục tài khoản phải thu khách hàng:

Tài khoản chi tiết 131 Tên Khách Hàng

131_7489 Công ty CP Nước-Môi Trường Bình Dương

131_8273 Chi nhánh Công ty TNHH Bosch Việt Nam ( Trung tâm R&D)

“ Quy trình ghi sổ kế toán phải thu khách hàng:

Hằng ngày, căn cứ vào thông tin khách hàng đưa đến, phòng kinh doanh tiến hành khảo sát và đưa ra bảng báo giá tới khách hàng

Sau khi khi khách hàng đồng ý với bảng báo giá, phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng và bắt đầu sản xuất Sau khi hoàn thành việc giao hàng sẽ chuyển các chứng từ liên quan đến phòng kế toán

Căn cứ vào Đơn đặt hàng/Hợp đồng trước đó cùng với biên bản nghiệm thu , kế toán phải thu xuất hóa đơn GTGT cho khách trên hệ thống xuất hóa đơn VNPT

Kế toán xác định tài khoản ghi Nợ/Có TK 131 ghi nhận công nợ vào hệ thống, cuối tháng đổ phần mềm trên hệ thống lấy dữ liệu để lập bảng theo dõi công nợ khách hàng gồm các thông tin như tên khách hàng, ngày quá hạn bao nhiêu ngày

Dùng dữ liệu trên phần mềm để tạo sổ nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái Cuối tháng đối chiếu nếu khớp sẽ lưu lại phụ vụ cho việc lập báo cáo tài chính ”

Sơ đồ 3.1: Quy trình ghi sổ kế toán TK 131

3.1.3 Một số nghiệp vụ chủ yếu

Nghiệp vụ 1: Ngày 28/04/2023 hóa đơn GTGT số 00000237 (Phụ lục 2) , Công ty xuất hóa đơn cho Bosch Transmission Technology B.V với số tiền 418.776,65 EUR hạn thanh toán tới ngày 28/05/2023 , tỷ giá ghi sổ 1 EUR = 25.919 VND thuế suất 0% Chưa thu tiền khách hàng, kế toán hạch toán:

Nghiệp vụ 2: Ngày 30/05/2023 hóa đơn GTGT số 00000296 (Phụ lục 3), công ty xuất hóa đơn cho Công ty CP Nước-Môi Trường Bình Dương về việc bán phế liệu sáu sản xuất, thuế suất 10% Chưa thu tiền khách hàng, kế toán hạch toán:

Nghiệp vụ 3: Ngày 28/06/2023 hóa đơn GTGT số 00000390 (Phụ lục 4), công ty xuất hóa đơn cho Trung tâm R&D về phí dịch vụ HcP cung cấp cho R&D quý 2 với số tiền 162.007.044, thuế suất 10% Chưa thu tiền khách hàng Kế toán hạch toán:

Kế toán thuế GTGT được khấu trừ

Thuế GTGT được khấu trừ là loại thuế mà công ty phải chịu khi mua hàng hóa (thường là phụ tùng thay thế và công việc chuẩn bị, dịch vụ cho thuê xe tải, in ấn, ) để hỗ trợ sản xuất hoặc thanh toán chi phí dịch vụ Đối với hoạt động của công ty, thuế suất là 10% hay còn gọi là thuế đầu vào Chi phí mua hàng của công ty dưới dạng hàng hóa và dịch vụ được khấu trừ

Khi kế toán ghi sổ và thanh toán các giao dịch có phát sinh thuế GTGT thì thuế GTGT được hạch toán riêng vào tài khoản 1331 Cuối kỳ, kế toán phải xác định số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ theo tỷ lệ phần trăm giữa doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT so với tổng doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ

Theo Công văn số 1798/TCT-TTKT ngày 16/5/2023 về việc rà soát và xử lý hóa đơn không hợp pháp của 524 doanh nghiệp Công ty TNHH Bosch Việt Nam cũng đã có động thái rà soát, kiểm tra xem công ty có phát sinh giao dịch với các doanh nghiệp bất hợp pháp ở trên hay không Đầu tiên, kế toán viên đổ dữ liệu Master data về các nhà cung cấp đã từng phát sinh giao dịch thanh toán tại HcP, sau đó tạo danh sách các thông tin cần thiết như MST, tên công ty rồi tiến hành tạo hàm kiểm tra trong các MST của danh sách thì có dính công ty nào trong 524 doanh nghiệp không hợp pháp không

Sau khi kiểm tra thì kế toán viên thấy HcP không có phát sinh giao dịch với 524 doanh nghiệp cấm trên

Hình 3.3: Danh sách tất cả nhà cung cấp tại HcP

Hình 3.4: So sánh và kiểm tra với danh sách 524 doanh nghiệp cấm

- Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào (Phụ lục 7)

- Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào

Công ty sử dụng “Tài khoản 1331” để hạch toán khoản thuế GTGT được khấu trừ

Quy trình ghi sổ kế toán thuế GTGT:

Kế toán tổng hợp hóa đơn GTGT đầu vào kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn gồm đầy đủ các thông tin như ngày tháng năm phát hành, tên công ty , MST , tên hàng hóa dịch vụ, thuế suất, ghi nhận lên hệ thống SAP đồng thời lập bảng kê VAT Cuối tháng sẽ tiến hành so sánh dữ liệu trên bảng kê và hệ thống đã khớp chưa, nếu khớp rồi sẽ sao lưu phụ vụ cho việc báo cáo

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

3.2.3 Một số nghiệp vụ điển hình

Nghiệp vụ 1: Ngày 04/04/2023 hóa đơn GTGT số 38 (Phụ lục 8) về việc in ấn tài liệu truyền thông, thuế suất 10%, chưa thanh toán người bán Kế toán ghi:

Nghiệp vụ 2: Ngày 20/04/2023 hóa đơn GTGT số 00000104 (Phụ lục 9) về việc mua nguyên vật liệu, thuế suất 10% Đã chuyển khoản thanh toán Kế toán ghi:

Nghiệp vụ 3: Ngày 20/04/2023 hóa đơn GTGT số 00000284 (Phụ lục 10) về dịch vụ tổ chức hội nghị số tiền 179.130.000 , thuế GTGT 10% Chưa thanh toán người bán Kế toán hạch toán:

Nghiệp vụ 4: Ngày 28/04/2023 hóa đơn GTGT số 33070 (Phụ lục 11) về dịch cụ taxi tháng 4/2023, thuế suất 10%, chưa trả tiền người bán Kế toán hạch toán:

Nghiệp vụ 5: Ngày 01/06/2023 hóa đơn GTGT số 00000809 (Phụ lục 12) công ty

TNHH Bosch VN mua CCDC với số tiền 10.082.140, thuế suất 10% Đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Kế toán hạch toán:

➢ Mẫu sổ chi tiết sử dụng tại HcP:

Kết cấu sổ chi tiết tài khoản lần lượt gồm: Mã hệ thống lấy dữ liệu sổ chi tiết, mã tài khoản sử dụng, mã đối ứng với tài khoản sổ chi tiết, ngày được ghi trên chứng từ, ngày ghi nhận vào phần mềm, số thứ tự chứng từ trên phần mềm kế toán, diễn giải, phát sinh Nợ, phát sinh Có, chênh lệch số phát sinh, tồn số tiền

Hình 3.5: Mẫu sổ chi tiết TK 133

➢ Mẫu sổ cái sử dụng tại HcP:

Kết cấu sổ cái lần lượt gồm: Số thứ tự giao dịch trên phần mềm kế toán, ngày ghi nhận trên phần mềm kế toán, số ghi trên chứng từ, ngày của chứng từ, diễn giải nội dung của nghiệp vụ, tài khoản đối ứng với tài khoản sổ cái, loại đơn vị tiền sử dụng, số phát sinh nợ, số phát sinh có

Kế toán phải trả người bán

Nghiệp vụ phải trả người bán phát sinh khi công ty mua hàng hóa, dịch vụ chưa trả tiền cho người bán Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi và thanh toán cho nhà cung cấp đúng thời hạn.”

Quy trình theo dõi và đảm bảo thời gian thanh toán:

Trong quá trình post hóa đơn có mục hạn thanh toán hóa đơn, kế toán phải trả sẽ điền thông tin tùy theo thỏa thuận giữa hai bên

Kỳ thanh toán luôn diễn ra vào mỗi tuần, trước ngày thanh toán vài ngày kế toán phải trả sẽ lên hệ thống đổ dữ liệu về xem coi trong tuần đã tới hạn thanh toán cho nhà cung cấp nào để tạo lệnh đi tiền trong tuần đó

Vào cuối tháng kế toán sẽ đổ dữ liệu trên hệ thống để làm báo cáo những khoản nợ chưa thanh toán quá hạn của công ty và tìm hiểu lý do tại sao chưa thanh toán

Thường thì trường hợp quá hạn thanh toán sau khi đã nhận hàng hóa dịch vụ là do nhà cung cấp gửi chứng từ chưa hợp lệ với yêu cầu của công ty là chưa điền thông tin

PO lên hóa đơn hoặc nhân viên kế toán thiếu sót trong quá trình scan hóa đơn lên hệ thống

Khi xảy ra trường hợp scan hóa đơn thiếu, kế toán sẽ scan hóa đơn gấp để có thể thanh toán hóa đơn sớm nhất cho người bán

Công ty sử dụng “Tài khoản 331” để hạnh toán khoản phải trả nhà cung cấp, tài khoản 331_xxxx - Phải trả người bán (Trong đó xxxx: là mã số nhà cung cấp)

Danh mục tài khoản phải trả người bán tại HcP:

Tài khoản chi tiết 331 Tên nhà cung cấp

331_4014 Công ty TNHH Dịch Vụ Công Nghệ

331_4573 Công ty TNHH TM-DV Long Thái An

331_8072 Công ty TNHH Air Liquied Việt Nam

- Sổ theo dõi công nợ phải trả người bán

Quy trình lưu trữ chứng từ: Đối với hóa đơn gốc sẽ được gửi về nhà máy, kế toán viên tạo barcode bằng cách dán team số barcode được in theo số thứ tự lên bộ chứng từ rồi scan lên hệ thống để thanh toán Còn hóa đơn điện tử sẽ thao tác scan hóa đơn đồng thời lưu trên hệ thống như barcode có số thứ tự đã scan trước đó

Riêng GBN, GBC sẽ được lưu trữ riêng, mỗi giao dịch ngân hàng sẽ được tạo một mã số riêng Kế toán lưu theo thứ tự theo từng tháng rồi bỏ vô folder Bìa của cuốn sổ lưu chứng từ được tạo theo các quy tắc chung như ngày, tháng, nội dung chứng từ, Đặc biệt phải có thêm đường line để có thể liên tục nhau

Khi đem chứng từ cất tủ hoặc xuống kho thì ghi chép vô file excel thông tin của folder đó và vị trí được đặt của chúng Khi muốn kiếm chứng từ nào chỉ cần lên file excel tìm kiếm là có thể xác định được vị trí của cuốn folder đang cất chứng từ, rất thuận tiện và không tốn thời gian tìm kiếm

Hình 3.6: Mẫu bìa sổ còng lưu trữ chứng từ

Nguồn: Phòng kế toán HcP Quy trình ghi sổ kế toán khoản trả người bán:

Sau khi nhận được hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp, nhà cung cấp gửi hóa đơn tới cho kế toán Hóa đơn phải được xác nhận đi kèm với PO nào nếu không sẽ được gửi trả lại cho nhà cung cấp

Hóa đơn hợp lệ sẽ được tạo một Barcode cho riêng hóa đơn đó và scan lên hệ thống Tiến hành kiểm tra nhiều lần để đảm bảo rằng các thông tin như số tiền, số hóa đơn, ngày hóa đơn, MST, là chính xác

Kế toán xác thực một lần nữa hóa đơn và PO đính kèm với nhau là chính xác trên hệ thống và hoàn thành việc post hóa đơn

Kế toán xác định tài khoản ghi Nợ/Có TK 331 ghi nhận công nợ vào hệ thống Dùng dữ liệu trên phần mềm để tạo sổ nhật ký chung, sổ cái Cuối tháng đối chiếu nếu khớp sẽ lưu lại phụ vụ cho việc lập báo cáo tài chính

Thời gian lưu trữ chứng từ file và chứng từ gốc theo quy định tại công ty TNHH Bosch Việt Nam là 15 năm Sau 15 năm sẽ đem đi tiêu hủy

“ Nghiệp vụ 1: Ngày 07/04/2023 dựa vào hóa đơn GTGT số 00000054 (Phụ lục 13) của

Công ty TNHH TM-DV Long Thái An về dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật số tiền 228.645.000, thuế 10% chưa trả tiền người bán Kế toán ghi :

Nghiệp vụ 2: Ngày 10/04/2023 nhận được hóa đơn GTGT 221 và hóa đơn GTGT 222 (Phụ lục 14) của Công ty TNHH Dịch Vụ Công Nghệ Toàn Thắng mua phụ kiện máy tính về sử dụng ngay cho văn phòng số tiền 56.350.000 thuế GTGT 10% chưa trả tiền người bán Kế toán ghi:

Nghiệp vụ 3: Ngày 09/05/2023 dựa vào hóa đơn GTGT số 8427 (Phụ lục 15) công ty mua nguyên vật liệu khí AR N5.5 chai 50L/200B với tổng số tiền 7.920.000 đã bao gồm thuế GTGT 10%, chưa thanh toán cho người bán Kế toán hạch toán:

Nghiệp vụ 4: Ngày 09/06/2023 thanh toán tiền hỗ trợ dịch vụ kỹ thuật cho Công ty

TNHH TM- DV Long Thái An hóa đơn 00000054 bằng tiền gửi ngân hàng Kế toán nhận GBN của ngân hàng Deutsche Bank (Phụ lục 16)

Nghiệp vụ 5: Ngày 09/06/2023 thanh toán tiền mua phụ kiện máy tính của Công ty

TNHH Dịch Vụ Công Nghệ Toàn Thắng bằng tiền gửi ngân hàng Kế toán nhận GBN của ngân hàng Deutsche Bank (Phụ lục 17)

Kế toán thuế GTGT phải nộp

Công ty TNHH Bosch VN là công ty chuyên cung cấp, kinh doanh, sản xuất hàng xuất khẩu dây đai Pushbelt nên sẽ chịu thuế xuất 0%

Tuy nhiên, ngoài những hoạt động này, công ty vẫn có một số khoản thu nằm vùng đối tượng chịu thuế GTGT 10% như: cung cấp dịch vụ, bán phế liệu sau sản xuất,

Công thức tính thuế GTGT đầu ra:

“ Kê khai thuế GTGT tại Công ty TNHH Bosch VN

- Theo điều 15 Thông tư 151/2014/TT-BTC, HcP thực hiện kê khai thuế GTGT 2023 theo tháng vì đủ điều kiện đối tượng kê khai thuế GTGT theo tháng với doanh thu năm 2021 trên 50 tỷ đồng và sẽ ổn định theo chu kỳ 3 năm 2022, 2023 và 2024

- Số thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ phải nộp được xác định như sau:

Số thuế GTGT phải nộp = Số thuế GTGT đầu ra - Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 3.4.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng

- Bảng kê hóa đơn đầu vào

- Bảng kê hóa đơn đầu ra”

Tại công ty, Thuế GTGT phải nộp nhà nước sử dụng tài khoản 3331 - Thuế GTGT đầu ra

➢ Quy trình ghi sổ thuế giá trị gia tăng phải nộp:

Kế toán tổng hợp hóa đơn GTGT đầu ra kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn gồm đầy đủ các thông tin như ngày tháng năm phát hành, tên công ty, MST, tên hàng hóa dịch vụ, thuế suất, ghi nhận lên hệ thống SAP, cuối tháng lấy dữ liệu trên hệ thống lập bảng kê GTGT (Phụ lục 18) Cuối tháng sẽ tiến hành so sánh dữ liệu trên bảng kê và hệ thống đã khớp chưa, nếu khớp rồi sẽ sao lưu phụ vụ cho việc báo cáo

Dưới đây là hình dữ liệu thuế GTGT tháng 4 năm 2023 được lấy từ trên hệ thống SAP với:

- Debit: Số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ

- Credit: Số thuế GTGT đầu ra của hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT

- Balance: Số thuế GTGT phát sinh trong kỳ

Hình 3.8: Dữ liệu thuế từ hệ thống SAP

Nguồn: Phòng kế toán HcP Cuối tháng kế toán tiến hành:

So sánh đối chiếu thuế GTGT đầu ra, đầu vào, xác định số thuế phải nộp, xảy ra 3 trường hợp:

TH1: Nếu khoản thuế GTGT đầu vào lớn hơn thuế GTGT đầu ra: công ty được khấu trừ thuế chuyển qua cho kỳ sau

TH2: Nếu khoản thuế GTGT đầu vào nhỏ hơn thuế GTGT đầu ra: công ty thực hiện nộp khoản chênh lệch tiền thuế và Ngân sách nhà nước

TH3: Nếu khoản thuế GTGT đầu ra bằng thuế GTGT đầu vào thì đơn vị không phải nộp thuế

Nghiệp vụ 1: Ngày 04/04/2023 hóa đơn GTGT số 00000178 (Phụ lục 19) Công ty

TNHH Bosch VN xuất hóa đơn cho Chi Nhánh của mình Trung Tâm R&D về việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ , thuế suất 10% Chưa thu tiền khách hàng Kế toán hạch toán ghi nhận doanh thu:

TNHH Bosch VN xuất cho Công ty CP Nước Môi Trường Bình Dương về việc bán phế liệu sau sản xuất, thuế xuất 10% Chưa thu tiền khách hàng Kế toán hạch toán ghi nhận doanh thu:

Nghiệp vụ 4: Ngày 30/05/2023 hóa đơn GTGT số 00000296 (Phụ lục 22) Công ty TNHH Bosch VN xuất hóa đơn cho Công ty CP Nước Môi Trường Bình Dương về việc bán phế liệu sau sản xuất, thuế xuất 10% Chưa thu tiền khách hàng Kế toán hạch toán ghi nhận doanh thu:

Nghiệp vụ 5: Cuối tháng 4 kế toán xác định số thuế đầu vào được khấu trừ so sánh với số thuế GTGT đầu ra, dựa theo bảng kê hóa đơn GTGT mua vào và bán ra, tổng số thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ là 6.779.788.556 Tổng số thuế GTGT hàng hóa dịch vụ bán ra là 219.789.479 (Phụ lục 23) Kế toán hạch toán:

Cuối tháng kế toán tiến hành lập bảng kê hóa đơn GTGT đầu ra và hóa đơn GTGT đầu vào để lập tờ khai thuế GTGT tháng 4

Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ = Thuế GTGT phải nộp

Kế toán sẽ chuyển số tiền -6.559.999.077 vào số thuế GTGT chưa được khấu trừ vào kỳ sau

Kết cấu sổ cái lần lượt gồm: Số thứ tự giao dịch trên phần mềm kế toán, ngày ghi nhận trên phần mềm kế toán, số ghi trên chứng từ, ngày của chứng từ, diễn giải nội dung của nghiệp vụ, tài khoản đối ứng với tài khoản sổ cái, loại đơn vị tiền sử dụng, số phát sinh nợ, số phát sinh có

Chương 3 nghiên cứu về thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu, các khoản phải trả của công ty TNHH Bosch Việt Nam cụ thể là bốn tài khoản: Tài khoản phải thu khách hàng, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, phải trả khách hàng, thuế GTGT phải nộp nhà nước Bên cạnh phần nội dung đã nói lên được định nghĩa của các khoản phải thu, phải trả tại HcP được định nghĩa như thế nào, chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng trong công ty, tác giả đã trình bày được một số vấn để của bốn loại tài khoản như: Quy trình luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán, lưu trữ chứng từ, mẫu sổ cái, sổ chi tiết được sử dụng tại HcP và các nghiệp vụ phát sinh để minh họa về các khoản phải thu, các khoản phải trả

Qua chương 3 tác giả đã vận dụng cơ sở lý luận ở chương 2 để từ đó tìm hiểu về các vấn đề của tài khoản phải thu, phải trả Đồng thời, áp dụng những kiến thức đã được học trên ghế nhà trường vào thực tiễn, để có thể đánh giá được ưu điểm, nhược điểm của bộ máy vận hành kế toán của Công ty TNHH Bosch Việt Nam, cụ thể sẽ được trình bày tại chương 4

NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ

Ưu điểm

➢ Về trang thiết bị phục vụ công việc:

Do tính chất đặc thù là công ty sản xuất xuất nhập khẩu nên các nghiệp vụ mua hàng NVL, CCDC để phục vụ sản xuất khá nhiều, đòi hỏi công tác kế toán phải luôn cẩn thận và tỉ mỉ theo dõi một cách chặt chẽ Nhận thấy điều đó Ban giám đốc đã đầu tư các thiết bị làm việc, hệ thống, hiện đại phục vụ cho công tác kế toán dễ dàng hơn

➢ Về đội ngũ nhân viên kế toán:

Tổ chức bộ máy kế toán tương đối gọn nhẹ, linh hoạt Đội ngũ kế toán chuyên nghiệp có kiến thức vững chắc về kế toán Công ty thường xuyên mở các lớp đào tạo để nâng cao trình độ, kiến thức cho nhân viên

Mỗi tháng kế toán viên sẽ có cuộc họp nhóm với cấp trên để nói về tổng quát tình hình trong một tháng trước đó, các kế hoạch, vấn đề gặp khó khăn để cùng nhau bàn luận Đưa ra các giải pháp để giải quyết vấn đề đó

Do mỗi nhân viên đảm nhận một phần hành riêng nên công ty chỉ cấp quyền truy cập vào phần hành đó để xem, theo dõi cập nhật số liệu hằng ngày, đảm bảo tính bảo mật tài liệu

➢ Về tài khoản sử dụng:

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản dựa theo hệ thống Thông tư 200/2014/TT- BTC từ đó tạo nên các tài khoản chi tiết để theo dõi chặt chẽ hơn Sổ sách kế toán được lập và lưu trữ trên phần mềm kế toán

Công ty mở sổ, tài khoản chi tiết theo dõi từng khách hàng và nhà cung cấp Kế toán có thể cung cấp cho cấp trên những thông tin chi tiết về các khoản công nợ của công ty, từ đó giúp nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình tài chính của công ty để đưa ra các kế hoạch quản trị tài chính tương lai

➢ Về phần mềm kế toán

Công ty sử dụng phần mềm SAP là một phần mềm hiện đại phục vụ cho công tác hạch toán, các nghiệp vụ hàng ngày được ghi nhận lên hệ thống Cuối tháng hoặc kỳ kế toán đổ dữ liệu trên hệ thống về làm báo cáo nhanh chóng và thuận tiện

➢ Quy trình lưu trữ chứng từ:

Ban Giám Đốc đã tạo quy trình lưu trình lưu trữ chứng từ kết hợp với tiêu chuẩn 5S tạo nên một hệ thống có tổ chức Kế toán viên tuân theo tiêu chuẩn làm cho công tác

54 tìm kiếm hóa đơn khi cần thiết dễ dàng hơn Công ty lưu trữ hóa đơn gốc đồng thời cả bản scan trên phần mềm hạn chế tối đa việc mất chứng từ.

Nhược điểm

Không thể phủ nhận công ty đã có sự quản lý rất tốt trong công tác kế toán phải trả Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số nhược điểm mà công ty nên khắc phục, cải tiến:

Do nghiệp vụ phát sinh mỗi ngày là rất nhiều nên không thể tránh được sai sót rằng kế toán tạo mã barcode thiếu cho hóa đơn dẫn đến tình trạng không scan hóa đơn lên hệ thống nên trễ hạn thanh toán Sẽ bị nhà cung cấp khiếu nại hoặc sẽ ngừng việc giao hàng ảnh hưởng tới quá trình sản xuất

Lượng hóa đơn gửi về mail mỗi ngày khá lớn nhưng số lượng nhân viên kế toán công nợ còn ít nên tạo nhiều áp lực cho kế toán viên Phải tạo mã barcode, scan hóa đơn, ghi nhận trên hệ thống và rất nhiều công việc vào mỗi kỳ lập báo cáo Công việc quá tải dễ dẫn đến hạch toán nhầm, làm sai dữ liệu.

Kiến nghị

Công ty TNHH Bosch VN có thể nói đã có một chế độ kế toán hoàn chỉnh và phù hợp với quy định của nhà nước và bộ Tài chính, tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề cần được cải thiện, điều này giúp công ty ngày càng phát triển và hoàn thiện về cả chuyên môn lẫn bộ máy kế toán của doanh nghiệp Qua thời gian thực tập tại công ty cùng với sự nghiên cứu, tìm hiểu về quy định của nhà nước và bộ Tài chính kết hợp với những gì đã học tại trường, em xin nêu ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và kế toán phải thu, phải trả tại công ty như sau: Đề xuất công ty nên tuyển thêm kế toán viên để giảm thiểu lượng công việc và áp lực đối với nhân viên Để giảm thiểu khả năng scan thiếu hóa đơn công ty cần xây dựng quy định đánh giá KPI phù hợp ở từng phòng ban để nhân viên căn cứ vào đó thực hiện Điều này cũng giúp nhân viên công ty làm việc cẩn thận, chăm chỉ hơn, không những công việc của kế toán sẽ được giảm nhẹ hơn mà còn tránh mất thời gian quá nhiều để giải quyết và tìm chứng từ thất lạc Ngoài ra yếu tố cạnh tranh khi đánh giá KPI cũng sẽ giúp nhân viên công ty nỗ lực và phát triển hơn trong công việc

Mỗi ngày, khi kế toán viên tạo barcode scan lên hệ thống nên ghi chép song song lại trên file excel, hôm sau tự kiểm tra lại xem những hóa đơn hôm trước scan đã được lên hệ thống chưa, nếu thấy chưa có nên tìm hiểu và theo dõi lý do để kịp thời đưa hóa đơn lên phần mềm Mỗi email gửi hóa đơn sau ghi tạo barcode xong nên đánh dấu lại là đã được tạo tránh tình trạng bị sót mail hoặc scan hai lần

Hình 4.1: File excel được ghi chép song song với quá trình tạo Barcode

Hình 4.2: Dữ liệu được đổ trên hệ thống những hóa đơn được scan lên trước đó

Hình 4.3: Sheet kiểm tra hóa đơn đã được lên hệ thống hay chưa

Chương 4 tác giả đã đánh giá công tác kế toán tại Công ty TNHH Bosch Việt Nam Dựa theo công tác tìm hiểu kế toán các khoản phải thu, các khoản phải trả tại chương 3 của công ty Tác giả nhận xét về ưu điểm tại Công ty TNHH Bosch Việt Nam về trang thiết bị hiện đại, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thường xuyên mở lớp đào tạo cho nhân viên, tài khoản sử dụng dựa theo hệ thống TT 22/2014/TT-BTC, phần mềm kế toán công ty sử dụng đã hỗ trợ quy trình kế toán của công ty thuận tiện hơn như thế nào, bên cạnh đó HcP đã đưa ra quy trình lưu trữ chứng từ rất tốt và bài bản Bên cạnh đó tác giả nhận thấy những nhược điểm mà công ty nên khắc phục như: Tạo Barcode sai, thiếu, hạch toán nhầm Dựa theo các nhược điểm mà công ty đang gặp phải, tác giả đã đề xuất ra phương án để có thể kiểm soát barcode một cách tốt hơn

Tiêu đề	Kế Toán Các Khoản Phải Thu Khách Hàng, Phải Trả Người Bán Và Các Khoản Thuế GTGT Tại Công Ty TNHH Bosch Việt Nam
Tác giả	Trương Thị Trúc Ly
Người hướng dẫn	ThS. Đào Thị Kim Yến
Trường học	Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2023
Thành phố	Tp. Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	106
Dung lượng	13,17 MB