Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động sale cước vận tải bằng đường biển tại công ty tnhh tbc logistics

Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: TRẦN TUẤN KIỆT CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG SALE CƯ

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG SALE CƯỚC VẬN TẢI BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TBC LOGISTICS

Khái quát chung về công ty TNHH TBC Logistics

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TBC Logistics bắt đầu với một tầm nhìn quyết liệt về việc cung cấp dịch vụ logistics và vận tải với chất lượng hàng đầu Sự thành lập vào năm 2011 như một tập đoàn tư nhân đã đánh dấu bước khởi đầu của hành trình không ngừng phát triển Với trụ sở chính đặt tại Singapore, đây đã là nền tảng để mở rộng hoạt động sang 4 quốc gia trong khu vực ASEAN thông qua việc thành lập các công ty con dưới quyền sở hữu

Sự tập trung vào quản lý logistics và vận tải không chỉ tạo ra một mô hình hoạt động hiệu quả mà còn thể hiện cam kết với việc phát triển bền vững trong một môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh Qua việc thiết lập các liên doanh, cùng với việc hợp tác với các đối tác cổ đông, liên kết và các đơn vị liên kết khác trên toàn cầu, TBC Logistics đã xây dựng một hệ thống vận hành toàn diện, kết hợp với sự đổi mới liên tục, đáp ứng nhu cầu đa dạng và đòi hỏi của chuỗi cung ứng quốc tế

Việc sử dụng công nghệ và quy trình quản lý tiên tiến đã giúp công ty tối ưu hóa các dịch vụ của mình, từ việc lập kế hoạch vận tải đến quản lý kho, từ việc xử lý hàng hóa đến giao nhận Sự kết hợp giữa sự chuyên nghiệp, sáng tạo và việc xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững đã tạo ra cơ sở vững chắc cho TBC Logistics trong hành trình của mình trong ngành công nghiệp vận tải quốc tế

Hình 1: Cơ cấu công ty TNHH TBC Logistics tại Việt Nam

2.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh

Tầm nhìn của công ty là vươn tới vị trí dẫn đầu trong lĩnh vực quản lý logistics và giải pháp chuỗi cung ứng TBC Logistics không chỉ đặt mục tiêu trở thành một trong những đơn vị hàng đầu về công nghệ và dịch vụ, mà còn muốn trở thành đối tác lý tưởng cho mọi nhu cầu logistics của khách hàng, cung cấp những giải pháp toàn diện, sáng tạo và hiệu quả

Sứ mệnh của công ty rất rõ ràng: cung cấp giá trị tối ưu nhất cho khách hàng Điều này không chỉ đòi hỏi việc cung cấp dịch vụ với chất lượng hàng đầu, mà còn bao gồm việc nắm bắt và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, từ đó cung cấp những giải pháp tối ưu nhất, kết hợp với hệ thống quản lý chất lượng đã được thiết lập một cách hoàn hảo

Mục tiêu của công ty không chỉ là tạo ra sự khác biệt, mà còn là phát triển và củng cố năng lực cốt lõi tại mức độ quốc tế Bằng việc đầu tư và phát triển năng lực cốt lõi theo tiêu chuẩn thế giới, TBC Logistics mong muốn tạo ra một lợi thế cạnh tranh vững chắc, không chỉ trong khu vực mà còn ở mức độ toàn cầu Việc liên tục cải tiến, tối ưu hóa các quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ là những bước tiến quan trọng để tiếp tục đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong một thị trường logistics toàn cầu ngày càng cạnh tranh

Công ty TBC Logistics tập trung vào việc cung cấp một loạt các dịch vụ chất lượng cao về quản lý logistics và vận tải Đầu tiên, với dịch vụ Hải quan Nhập/Xuất và Thủ tục, công ty này đảm bảo rằng quá trình nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa diễn ra một cách trơn tru và tuân thủ đúng quy định hải quan, giúp khách hàng giảm thiểu sự cố và trễ hạn trong quá trình vận chuyển

Họ cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế bằng đường hàng không, biển và đường bộ, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng với sự linh hoạt và lựa chọn rộng rãi trong phương tiện vận chuyển

Dịch vụ vận chuyển qua biên giới cũng là một trong những điểm mạnh của TBC Logistics Việc hiểu rõ về quy định và quy trình tại các cửa khẩu biên giới giúp họ đảm bảo vận chuyển hàng hóa qua biên giới một cách an toàn và hiệu quả

Ngoài ra, các dự án quốc tế đòi hỏi một quy trình vận chuyển và quản lý hàng hóa đặc biệt TBC Logistics cung cấp dịch vụ logistics cho các dự án có quy mô lớn, đảm bảo rằng các yêu cầu đặc thù của từng dự án được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả Đặc biệt, công ty cung cấp dịch vụ bốc dỡ, thuê tàu và đóng gói hàng hóa, lô hàng để hỗ trợ khách hàng trong quá trình vận chuyển và đóng gói hàng hóa một cách chuyên nghiệp và an toàn

Cuối cùng, dịch vụ kho bãi và phân phối hàng hóa đảm bảo rằng hàng hóa được lưu trữ và phân phối một cách an toàn, hiệu quả, và đúng thời hạn, hỗ trợ chuỗi cung ứng toàn diện của khách hàng

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2020-2022

Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TBC Logistics (đơn vị: USD)

Tổng chi phí (gồm thuế)

Từ năm 2019 đến 2020 doanh thu tăng 3,27%, từ năm 2020 đến 2021 doanh thu tăng 11,06%, từ năm 2021 đến 2022 doanh thu tăng 1,53% So với doanh thu của năm 2019 thì năm 2022 đã tăng trưởng 16,44%

Về chi phí thì từ năm 2019 đến năm 2020 tăng 2,22%, từ năm 2020 đến năm

2021 tăng 8,72%, từ năm 2021 đến năm 2022 tăng 0,29% So với chi phí năm 2019 thì năm 2022 đã tăng 11,46%

Bảng số liệu kinh doanh từ năm 2019 đến 2022 là một bức tranh rất tích cực về sự phát triển của công ty Điều đáng chú ý nhất là sự ổn định và tăng trưởng nhẹ trong doanh thu, đặc biệt là giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2021, khi doanh thu tăng mạnh lên 3.156.423 USD từ mức 2.842.063 USD năm 2020 Sự gia tăng này có thể được giải thích bằng một chiến lược kinh doanh hiệu quả, có thể bao gồm cả sự mở rộng vào các thị trường mới hoặc việc tối ưu hóa sản phẩm/dịch vụ hiện tại

Mặc dù chi phí của công ty cũng tăng từ 2.468.512 USD vào năm 2019 lên 2.751.426 USD vào năm 2022, điều quan trọng là tốc độ tăng của chi phí không nhanh bằng doanh thu Điều này chỉ ra một chiến lược quản lý chi phí có hiệu quả, giúp duy trì và tăng trưởng lợi nhuận một cách bền vững Giai đoạn tăng chi phí nhanh nhất là

8 từ năm 2021 đến năm 2022, nhưng mức tăng vẫn ổn định so với sự tăng trưởng doanh thu Điều này có thể là dấu hiệu của việc đầu tư vào mở rộng, cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ, hoặc điều chỉnh chiến lược để đáp ứng nhu cầu thị trường

Lợi nhuận của công ty từ năm 2019 đến năm 2022 cũng có sự gia tăng đáng kể, từ 283.644 USD lên 453.227 USD Mặc dù có những biến động trong chi phí, sự tăng trưởng lợi nhuận diễn ra một cách đều đặn, đặc biệt là trong giai đoạn từ năm

Thực trạng sale cước vận tải bằng đường biển tại công ty TNHH TBC Logistics

2.2.1 Khái niệm sale cước vận tải

Sale cước vận tải là một khái niệm quan trọng trong ngành logistics và vận tải, đặc biệt là trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ vận tải đường biển Được hiểu đơn giản, sale cước vận tải là quá trình bán các dịch vụ vận tải đường biển của một công ty forwarder hoặc người cung cấp dịch vụ logistics cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh và đa dạng, sale cước vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng Quá trình này không chỉ liên quan đến việc đề xuất giá cước vận tải một cách cạnh tranh mà còn bao gồm việc tư vấn, thương lượng và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng về dịch vụ vận tải đường biển

Sale cước vận tải không chỉ là việc chốt hợp đồng vận chuyển với khách hàng mà còn đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về thị trường, chính sách giá cả và đặc điểm cụ thể của từng loại hàng hóa và tuyến đường Nó đòi hỏi kỹ năng giao tiếp xuất sắc để có thể truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và thuyết phục, đồng thời tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng thông qua các giải pháp vận tải độc đáo và hiệu quả

Trong quá trình sale cước vận tải, việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với các đối tác vận tải biển là quan trọng Điều này giúp đảm bảo có nguồn cung ổn định và giá cước cạnh tranh, đồng thời tạo ra cơ hội cho các thương vụ tương lai

2.2.2 Quy trình tổ chức thực hiện sale cước vận tải a) Bước 1: Xác định lợi thế cạnh tranh:

Xác định ưu thế trong cạnh tranh đòi hỏi quan sát và đánh giá kỹ lưỡng về các lĩnh vực mà doanh nghiệp bạn nắm vững Ví dụ, nhiều doanh nghiệp tập trung vào việc cung cấp dịch vụ cho một lĩnh vực cụ thể như hàng hóa khô hoặc hàng lạnh Trong lĩnh vực Logistics, các doanh nghiệp thường hướng tới tuyến đường vận chuyển tại khu vực Châu Á vì tính đơn giản, chi phí hợp lý, và số lượng khách hàng lớn Trái lại, các tuyến đường đến châu Âu, Mỹ, hoặc Úc yêu cầu vốn đầu tư lớn và ổn định, đồng thời phải đối mặt với biến động giá cả, các chi phí phụ thuộc và quy định xuất nhập khẩu nghiêm ngặt Để xác định rõ hơn về điểm mạnh của doanh nghiệp, có thể tham khảo ý kiến từ nhân viên cũ hoặc nguồn thông tin nội bộ khác Điều này giúp bạn định rõ hơn khách hàng tiềm năng mà bạn có thể hướng đến để tối ưu quá trình kinh doanh b) Xác định khách hàng mục tiêu:

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu của bộ phận Sales Logistics cũng quan trọng Công việc này phân chia thành 3 phần:

- Sales FCL (Full Container Load) – Tập trung vào các doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu như ngành sản xuất gạo, gỗ, may mặc, và thủy hải sản

- Sales LCL (Less than Container Load) – Chủ yếu là các công ty nhỏ hoặc cá nhân thực hiện vận chuyển hàng nhỏ lẻ, thuộc TNHH một thành viên hoặc cá nhân có nhu cầu nhập hàng từ nước ngoài

- Sales Overseas: Dành cho các doanh nghiệp lớn hơn, mong muốn mở rộng quy mô kinh doanh ra ngoại quốc Họ tìm kiếm các đối tác Forwarder nước ngoài để hợp tác trong việc xử lý hàng hóa c) Tìm kiếm khách hàng:

Phương pháp thứ nhất là tìm kiếm theo khách hàng tiềm năng Sau khi xác định được lợi thế và khách hàng tiềm năng, việc tập trung vào việc khai thác mạnh mẽ nguồn khách hàng này, những người mà bạn tin tưởng rằng dịch vụ Logistics của công ty có khả năng đáp ứng nhu cầu của họ một cách toàn diện

Cách thứ hai là tìm kiếm theo từng loại hàng hoặc theo thời gian Đây là phương pháp thường được các hãng tàu hoặc các đơn vị Forwarder lớn sử dụng Chúng tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng dựa trên thời điểm hoặc loại hàng hóa, thay vì hướng đến một phân khúc cụ thể

Tuy nhiên, thực tế cho thấy các công ty Forwarder lớn đã có một lượng khách hàng ổn định từ các khu công nghiệp hoặc các doanh nghiệp lớn Điều này dẫn đến nhân viên Sales Logistics của họ thường bận rộn trong việc duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại, và do đó, có khả năng bỏ qua việc tiếp cận khách hàng mới hoặc nhỏ Với các công ty mới và nhỏ, việc thành công vẫn có thể đạt được thông qua sự linh hoạt và một chút kỹ năng mạng lưới hoặc mối quan hệ cá nhân để tìm kiếm nguồn khách hàng d) Xác định thông tin khách hàng:

Sau khi tiếp cận khách hàng mục tiêu, nhân viên Sale cần linh hoạt trong việc tương tác để thu thập thông tin hiệu quả Để đảm bảo chất lượng và độ chính xác của thông tin, quá trình thu thập nên được thực hiện một cách khéo léo và có hệ thống

Có nhiều phương pháp thu thập thông tin khách hàng, bao gồm gọi điện thoại trực tiếp, nhắn tin qua các nền tảng như Facebook và Zalo, gửi email, hoặc thậm chí tạo mối quan hệ và hẹn gặp trực tiếp

Cần thu thập các thông tin quan trọng từ khách hàng, bao gồm:

+ Xác định liệu khách hàng đang tham gia dịch vụ xuất khẩu, nhập khẩu hay cả hai Điều này giúp ta tập trung hỏi những thông tin liên quan để chuẩn bị bảng báo giá

+ Nếu là khách hàng nhập khẩu, cần biết nước gốc của hàng hóa Ví dụ, nếu khách hàng nhập máy móc từ Trung Quốc về Việt Nam, cần xác định cảng xuất và cảng nhập

Đánh giá nghiệp vụ sale cước vận tải bằng đường biển tại công ty TNHH

Dựa vào những thông tin và số liệu về doanh thu, lợi nhuận và kết quả hoạt động sale cước vận tải bằng đường biển tại công ty TBC Logistics điều đầu tiên ta có thể thấy được đó là sự tăng trưởng ổn định về doanh thu của hoạt động vận tải biển Điều này thể hiện trong cơ cấu doanh thu, hoạt động vận tải biển luôn duy trì ở mức 60% đến 62.8% và tổng doanh thu và lợi nhuận tăng dần qua từng năm trong bối cảnh các công ty forwarder xuất hiện ngày càng nhiều đẩy mức cạnh tranh của ngành lên cao đỉnh điểm Điểm tích cực thứ hai ta có thể thấy là tỉ lệ khách hàng cũ trong hoạt động vận tải biển xuất khẩu đang ngày một tăng lên, cải thiện được đáng kể so với năm 2020 chỉ có 28.4% còn năm 2022 đã đạt được 45.2% Điều này đặc biệt quan trọng vì nó thể hiện được khả năng giữ chân khách hàng đang ngày được cải thiện, sự tăng tỉ lệ này thể hiện được chỗ đứng đang ngày càng vững chắc của công ty

Ngoài ra còn có thể thấy tỉ lệ nhân viên có được giao dịch trong 1 tháng là tương đối cao (80%), điều này thực sự tuyệt vời khi mà khách hàng hiện nay họ đã kĩ càng hơn khi lựa chọn một công ty forwarder, họ thường tham khảo giá cả và chất lượng dịch vụ từ rất nhiều bên khác nhau nên cũng sẽ phải chịu nhiều sự thuyết phục và mời gọi từ những công ty khác dẫn đến việc kiếm được khách hàng trở nên khó khăn hơn

Sự tăng trưởng doanh thu của hoạt động vận tải biển nhập khẩu cũng đang có chiều hướng đi lên (16.8% ở năm 2020 và 22.1% ở năm 2022), tuy vẫn ở mức thấp

25 nhưng đây cũng là dấu hiệu cho thấy công ty đang cố gắng khai thác đối tượng khách hàng mới ở nhóm này

Dựa vào những thông tin và số liệu về doanh thu, lợi nhuận và kết quả hoạt động sale cước vận tải bằng đường biển tại công ty TNHH TBC Logistics nhược điểm đầu tiên ta có thể thấy rõ là doanh thu từ hoạt động vận tải nhập khẩu bằng đường biển quá thấp so với xuất khẩu

Tiếp theo đó là tỉ lệ khách hàng cũ của hoạt động sale cước vận tải nhập khẩu bằng đường biển đang có chiều hướng giảm sút, đây là một dấu hiệu đáng cảnh báo vì khách hàng mảng này thường khó kiếm hơn xuất khẩu rất nhiều do đó việc giữ chân khách hàng cũ ở mảng này là vô cùng quan trọng, nếu không làm được điều này thì khó mà cải thiện được tỷ trọng doanh thu của hoạt động sale cước vận tải nhập khẩu bằng đường biển được

Trung bình một tháng sẽ có 20% nhân viên ở phòng sales không có khách hàng Đây cũng là một con số đáng báo động, điều này không chỉ tác động xấu đến hoạt động kinh doanh mà áp lực của những nhân viên này tạo ra lên chính họ và những nhân viên khác tại phòng sales là vô cùng xấu Điều này sẽ khiến họ mất tự tin trong công việc, nghi ngờ khả năng của chính bản thân mình khi kết quả làm việc của mình trong suốt 1 tháng tóm gọn ở con số 0 tròn trĩnh

Tỉ lệ khách hàng mới của hoạt động sale cước vận tải xuất khẩu bằng đường biển tuy vẫn ở mức cao nhưng lại đang có chiều hướng giảm sút tương đối đáng kể từ 71.6% ở năm 2020 đến năm 2022 chỉ còn 54.8% Từ những con số này có thể thấy khả năng tìm kiếm khách hàng mới ở hoạt động đem lại phần lớn doanh thu của công ty đang có vấn đề, phần lớn nằm ở nhân sự của phòng sales vì hiệu quả công việc chưa được ổn định hằng tháng vẫn có số ít nhân viên không có khách hàng

Cuối cùng là công ty chưa áp dụng được những tiến bộ công nghệ đáng chú ý của ngành vào hoạt động kinh doanh của mình như hệ thống thông tin khách hàng vẫn còn chưa được hiệu quả, chưa có được những công cụ tự động phân loại đối tượng khách hàng, phần lớn các hoạt động đều phải làm thủ công dẫn đến không tối ưu hóa được hiệu suất công việc và hiệu suất kinh doanh

Ngoài ra, trong quá trình thực tập tại công ty có thể thấy khả năng giao tiếp ngoại ngữ của nhân viên phòng sales vẫn tương đối hạn chế Điều này có thể khiến cho họ mất cơ hội làm việc với những khách hàng ngoại quốc

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ SALE CƯỚC VẬN TẢI BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TBC LOGISTICS

Cơ sở của giải pháp

Định hướng chiến lược của công ty: Công ty TBC Logistics hiểu rằng sự phát triển bền vững không chỉ đến từ việc tập trung vào sản phẩm và dịch vụ, mà còn phải chú trọng vào chất lượng nguồn nhân lực Điều này đặt nền tảng cho quyết định nâng cao kỹ năng giao tiếp của nhân viên Sale, nhấn mạnh vào vai trò quan trọng của giao tiếp trong môi trường kinh doanh hiện đại

Sự phát triển động lực của ngành xuất nhập khẩu: Trong bối cảnh ngành xuất nhập khẩu ngày càng phát triển, TBC Logistics nhận ra rằng để duy trì và mở rộng thị trường, việc có một đội ngũ nhân sự chất lượng cao với kỹ năng giao tiếp xuất sắc là chìa khóa quan trọng Sự cạnh tranh cao yêu cầu những nỗ lực nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng và tận dụng lợi thế đối tượng khách hàng

Chủ động trong hoạt động ngoại thương: Công ty cảm nhận sự hỗ trợ và khuyến khích từ Đảng và Nhà nước đối với hoạt động ngoại thương Chính vì vậy, việc tham gia sự kiện và triển lãm, cũng như tìm kiếm cơ hội giới thiệu đến đối tác kinh doanh quốc tế, đều là một phần quan trọng của chiến lược phát triển

Hiểu biết về đối tượng khách hàng: Công ty TBC Logistics nhìn nhận rõ ràng về lợi thế của việc tập trung vào đối tượng khách hàng mục tiêu Điều này bao gồm việc hiểu rõ thị trường và nhu cầu của các khu vực từ đó xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động sale cước vận tải bằng đường biển tại công ty TBC Logistics

3.2.1 Nâng cao chất lượng nguồn lực: Để tối ưu hóa chất lượng nguồn nhân lực, đặc biệt là trong lĩnh vực Sale, công ty đặt ưu tiên hàng đầu vào việc nâng cao khả năng giao tiếp của nhân viên Con người được coi là yếu tố quyết định sự phát triển và thành công của công ty, và vì

28 vậy, chất lượng đội ngũ nhân sự đóng vai trò quan trọng Trong lĩnh vực Sale, sự chú trọng vào trình độ kỹ năng và năng lực giao tiếp là hết sức quan trọng Đối với nhân viên Sale, sự tự tin trong giao tiếp, kỹ năng thuyết phục và chốt sale đóng vai trò quan trọng Để nâng cao khả năng giao tiếp, nhân viên cần trải qua quá trình thực hành giao tiếp, tự đánh giá điểm mạnh và yếu trong giao tiếp, và liên tục cải thiện kỹ năng của mình

Giao tiếp trong lĩnh vực Sales không chỉ giới hạn ở gặp gỡ trực tiếp, mà còn bao gồm các phương thức như telesale và email Đối với những người chưa tự tin trong giao tiếp trực tiếp, telesale là một cách giúp làm quen và thu thập thông tin từ khách hàng thông qua điện thoại Quá trình này đòi hỏi sự kiên nhẫn và thực hành hàng ngày, cùng với việc lắng nghe phản hồi để nâng cao kỹ năng Đối với nhân viên mới, việc tham gia các sự kiện như hội thảo và triển lãm là cách tốt để tăng khả năng giao tiếp và hiểu biết về ngành nghề Gặp gỡ khách hàng cũng là một giai đoạn quan trọng, và việc học hỏi từ những người có kinh nghiệm sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với công việc và xử lý các tình huống

Một yếu tố quan trọng khác là hiểu biết sâu rộng về ngành và dịch vụ của công ty Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc cập nhật kiến thức về luật pháp và thị trường là cực kỳ quan trọng Công ty cần tổ chức các buổi đào tạo và cung cấp thông tin mới nhất để giúp nhân viên củng cố kiến thức

Dựa vào đối tượng khách hàng mục tiêu của công ty, chúng ta có thể tập trung vào những lợi thế khách hàng có sẵn Ví dụ, nếu công ty chuyên về các tuyến Đài Loan, Hàn Quốc và Indonesia, chúng ta có thể tìm kiếm khách hàng mục tiêu từ những lợi thế này Tìm hiểu về các mặt hàng mà Việt Nam thường nhập từ những địa điểm này và tìm kiếm các công ty quan trọng trong lĩnh vực đó Để tạo cơ hội và làm cho công ty trở nên nổi tiếng, chúng ta có thể tham gia hội chợ và triển lãm, liên tục cập nhật và lựa chọn các sự kiện có thể thu hút khách hàng tiềm năng Liên hệ với tổ chức sự kiện để quảng bá dịch vụ của công ty, và sau mỗi sự kiện, thực hiện chính sách tri ân để tạo ấn tượng tích cực với khách hàng quan tâm

Ngoài ra, công ty nên hỗ trợ nhân viên về mặt cải thiện tiếng anh như tổ chức những khóa học ngắn hạn hoặc tổ chức những buổi học định kỳ để cải thiện trình độ cho nhân viên, nếu như cách này không hiệu quả thì công ty nên tuyển dụng những người có khả năng ngoại ngữ tốt từ đầu vào

3.2.2 Nâng cao kỹ năng tìm kiếm khách hàng:

Nâng cao kỹ năng tìm kiếm thông tin về khách hàng tiềm năng đòi hỏi một quy trình lập kế hoạch chặt chẽ Trước hết, chúng ta cần xác định đối tượng mục tiêu, tập trung vào nhóm khách hàng có nhu cầu nhập khẩu và hợp nhất với dịch vụ Việc phân loại khách hàng, xác định đối tượng tiềm năng và không tiềm năng, là quan trọng để tối ưu hóa chiến lược tư vấn

Có nhiều phương tiện để thu thập hồ sơ khách hàng hiệu quả Sử dụng mạng xã hội, trang vàng, hiệp hội xuất nhập khẩu, hay các nguồn tin trên báo chí là những cách để tìm kiếm khách hàng mục tiêu Ngoài ra, có thể sử dụng các dịch vụ cung cấp hồ sơ khách hàng để tiếp cận nhanh chóng và chính xác hơn, mặc dù điều này đòi hỏi một chi phí nhất định

Tìm kiếm trên mạng xã hội là một phương pháp phổ biến nhưng đòi hỏi sự phân loại kỹ lưỡng do có thể thu thập thông tin về cả khách hàng tiềm năng và không tiềm năng Từ hiệp hội xuất nhập khẩu, ta có thể thu thập thông tin dễ dàng hơn và tập trung vào nhóm đối tượng cụ thể Tuy nhiên, cần phải phân loại chính xác để hiểu rõ hơn về khách hàng và nâng cao khả năng thành công trong quá trình tư vấn và lôi kéo

Kế tiếp, tìm kiếm theo đối tượng khách hàng mục tiêu là quan trọng, đặc biệt là dựa vào lợi thế hiện có của công ty Việc tìm kiếm từ khách hàng có sẵn giúp xác định mục tiêu cụ thể và tối ưu hóa kế hoạch tiếp cận Thông qua các cách này, chúng ta có thể tìm hiểu sâu hơn về khách hàng và tăng cơ hội thành công

Cuối cùng, để tạo cơ hội, việc tham gia hội chợ, triển lãm và duy trì danh thiếp là quan trọng Đây là cơ hội để quảng bá dịch vụ, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ Bằng cách liên tục cập nhật và tham gia các sự kiện có liên quan, chúng ta có thể giữ cho công ty luôn được biết đến và có cơ hội tạo ấn tượng tích cực với khách hàng

3.2.3 Cải thiện kỹ năng phân loại và phục vụ theo từng đối tượng khách hàng:

Phân loại và phục vụ khách hàng để đạt được kết quả tối ưu là một quy trình đòi hỏi sự tỉ mỉ và hiệu quả Với khách hàng tiềm năng, sau khi xác định nhu cầu thông qua các nguồn thông tin, quá trình liên hệ và chào giá cần được thực hiện một cách chủ động Áp dụng nghệ thuật sales chào giá thông qua các kênh như Zalo Chat hoặc Gmail, sau đó sắp xếp cuộc hẹn trực tiếp để tạo cơ hội trao đổi và thuyết phục họ trở thành khách hàng

Với nhóm khách hàng không tiềm năng, nhận diện chúng qua việc chưa bao giờ nhập khẩu là quan trọng Việc tiếp cận họ đòi hỏi thời gian để tìm hiểu và phát triển chiến lược cụ thể Đối với công ty lớn trong nước, tạo cơ hội cho họ tìm hiểu về công ty và thấy những thành công cụ thể thông qua dữ liệu và số liệu thực tế để xây dựng niềm tin ban đầu

Với nhóm khách hàng đã có đối tác lâu năm, việc lôi kéo họ trở nên phức tạp do họ đã hợp tác với đối thủ cạnh tranh Việc thuyết phục họ đòi hỏi một kế hoạch dài hạn và chứng minh rõ ràng về những yếu tố cạnh tranh của công ty, bao gồm giá, chất lượng, hoa hồng, chăm sóc khách hàng và những ưu điểm độc đáo khác Tuy nhiên, cần cẩn trọng để không tốn quá nhiều thời gian vào việc tư vấn nếu khách hàng này khó thuyết phục

3.2.4 Phát triển kỹ năng khai thác thông tin từ khách hàng:

Một trong những kỹ năng quan trọng mà nhân viên bán hàng cần phải có là khả năng khai thác thông tin từ khách hàng Khi đã tiếp xúc với khách hàng, nhân viên bán hàng cần thu thập thông tin để bổ sung vào danh sách khách hàng của công ty và cá nhân Để thực hiện việc này hiệu quả, có một số cách mà chúng ta có thể áp dụng:

Kiến nghị nhằm nâng cao hoạt động sale cước vận tải bằng đường biển tại công ty TBC Logistics

Công ty cần tăng cường chiến lược Marketing cả trong và ngoài nước để gần kết hình ảnh công ty với khách hàng và mở rộng đối tượng khách hàng Đặc biệt, đào tạo nguồn nhân lực Sale là ưu tiên, vì họ chủ yếu đóng góp vào việc thu hút khách hàng mới và duy trì mối quan hệ hiện tại Quan trọng là nhân viên Sale phải linh hoạt điều chỉnh để phục vụ cả hai nhóm khách hàng, tránh tình trạng quá tập trung gây ảnh hưởng đến hoạt động của công ty

Chính sách ưu đãi và quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên cũng cần được củng cố Tạo cơ hội cho hoạt động đồng đội, kết hợp giải trí và làm việc, và tăng cường cảm giác gia đình trong công ty

Mặc dù là công ty forwarder nhưng kỹ năng tiếng Anh của nhân viên còn hạn chế Công ty cần tạo những khóa học cải thiện tiếng Anh và những ngôn ngữ khác như Trung, Nhật Ngoài ra nên khuyến khích nhân viên thường xuyên giao tiếp với nhau bằng ngoại ngữ như một cách để luyện tập

Công ty nên cải thiện quản lý danh mục khách hàng bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý khách hàng hiệu quả như CRM, Zoho CRM, Salesforce để giảm khối lượng thông tin và cung cấp các tính năng quan trọng như lịch sử giao dịch và công nợ, giúp nhân viên quản lý và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả

Ngoài ra để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên sale, ban lãnh đạo có thể điều chỉnh chính sách chia tiền hoa hồng trên mỗi chuyến hàng mà nhân viên sale chốt được Ví dụ thay vì cố định ở mức ở 5% cho mọi chuyến hàng mà nhân viên sale chốt được trong tháng, ban lãnh đạo có thể đưa ra chính sách chia phần trăm hoa hồng như 3% ở 2 chuyến hàng đầu tiên chốt được trong tháng của mỗi nhân viên sale, từ chuyến hàng thứ 2 đến thứ 5 chốt được trong tháng có thể là 7% đến 8% và nếu từ chuyến hàng thứ 6 trở lên có thể chia hoa hồng ở mức 10% vì đạt được mức này thì không hề đơn giản Chính sách này có thể ảnh hưởng một các vô cùng tích cực đến tinh thần làm việc của nhân viên đồng thời tạo ra động cơ thúc đẩy sự cố gắng khiến cho nhân viên bộc lộ hết khả năng của mình, từ đó cũng có thể dễ dàng đánh giá được khả năng của mỗi nhân viên và điều chỉnh nhân sự sao cho phù hợp

Nên tinh chỉnh nơi làm việc để tạo thêm một phòng đọc sách cho nhân viên, ở đây nên trang bị sẵn những loại sách giúp nâng cao nghiệp vụ, cung cấp kiến thức ngành hoặc cũng có thể là sách có nội dung tạo động lực làm việc Tuy điều này còn khá mới ở Việt Nam nhưng trên thế giới rất nhiều công ty, tập đoàn đã áp dụng và đạt được những kết quả tích cực