Vận tải hàng hóa là mộtchuỗi mắt xích các nghiệp vụ gắn kết với nhau, trong đó người làm dịch vụ giaonhận hàng hóa giữ vai trò quan trọng trong quy trình này đòi hỏi đội ngũ nhânviên nắm
Lý do lựa chọn đề tài
Trong bối cảnh hội nhập thương mại quốc tế ngày càng sâu rộng, logistics trở thành ngành then chốt, thúc đẩy phát triển kinh tế và nâng cao vị thế quốc gia trên thị trường toàn cầu Sự phát triển của các phương thức vận tải như đường biển, hàng không và đường bộ đã mở ra cơ hội cho Việt Nam, đặc biệt từ khi gia nhập WTO và CPTPP Tuy nhiên, để khai thác tối đa lợi thế này, Việt Nam cần nắm vững kiến thức về giao nhận hàng hóa Quy trình giao nhận hàng hóa giữa các quốc gia yêu cầu một chuỗi các nghiệp vụ liên kết chặt chẽ, trong đó nhân viên dịch vụ giao nhận cần có kỹ năng chuyên môn vững vàng, bao gồm thuê tàu, booking tàu và làm thủ tục hải quan.
Nhận thức rõ vai trò quan trọng của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, tôi đã quyết định nghiên cứu đề tài “Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập LCL bằng đường biển tại Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới.” Mục tiêu của tôi là kết hợp kiến thức đã học tại trường với kinh nghiệm thực tập tại công ty để tìm ra những giải pháp tối ưu cho quy trình giao nhận hàng hóa.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu chính của bài báo cáo này là:
- Thứ nhất, tổng hợp các số liệu kinh doanh của Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới từ năm 2020-2022.
Thứ hai, bài viết sẽ tập trung vào việc xây dựng và phân tích quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập LCL qua đường biển tại Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới, dựa trên bộ chứng từ thực tế Quy trình này sẽ được mô tả chi tiết, từ khâu tiếp nhận hàng hóa đến khi giao hàng đến tay khách hàng, nhằm đảm bảo hiệu quả và độ chính xác trong vận chuyển.
Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập LCL bằng đường biển tại Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới bao gồm việc cải tiến quy trình làm việc, tối ưu hóa hệ thống quản lý kho bãi và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Đồng thời, công ty cần đầu tư vào công nghệ thông tin để theo dõi và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu thời gian giao nhận và chi phí phát sinh Việc đào tạo nhân viên chuyên môn cũng là yếu tố quan trọng giúp nâng cao năng lực tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa.
Phương pháp nghiên cứu
- Thu thập các thông tin về Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới.
Để phân tích và dự báo cho thời gian tới, chúng tôi đã thu thập số liệu từ các báo cáo tài chính và báo cáo thường niên của công ty trong các năm 2020, 2021, và 2022 Bên cạnh đó, chúng tôi cũng tìm kiếm thông tin liên quan đến đề tài qua sách báo, internet, cùng với những kiến thức đã được tích lũy tại trường học.
- Chủ động quan sát, ghi lại những thông tin, dữ liệu quan trọng trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp.
Vị trí thực tập
Trong quá trình thực tập tại Bộ phận Kinh doanh với vị trí nhân viên Sales Logistics tại Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới, tôi đã được hướng dẫn và thực hành tìm kiếm, phân loại khách hàng, báo giá theo nhu cầu và thực hiện các thủ tục hải quan Bên cạnh đó, tôi còn học hỏi từ các anh chị về thái độ làm việc và khả năng xử lý tình huống, từ đó tích lũy nhiều kinh nghiệm quý báu cho tương lai.
Bố cục đề tài
Ngoài các phần lời mở đầu, kết luận và các phần phụ khác, bài báo cáo gồm ba phần chính:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới
Chương 2: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập LCL bằng đường biển tại Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới
Chương 3 trình bày các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập LCL bằng đường biển tại Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới Những giải pháp này bao gồm cải tiến quy trình logistics, tăng cường đào tạo nhân viên, áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý đơn hàng và nâng cao khả năng phối hợp giữa các bộ phận Việc thực hiện các giải pháp này sẽ giúp tối ưu hóa thời gian giao hàng, giảm thiểu chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN TOÀN THẾ GIỚI
SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN TOÀN THẾ GIỚI
Tên công ty: Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới
Tên nước ngoài: WORLDWIDE TRANSPORT COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: WORLDWIDE TRANSPORT CO.,LTD Địa chỉ: R.402, Tòa nhà SweetHome, 27K Trần Nhật Duật, Phường Tân Định, Quận 1, TP HCM, Việt Nam
Mã số thuế: 0312541364 Điện thoại: 02871018868
Người đại diện pháp luật: Nguyễn Ngọc Linh
Cơ quan thuế quản lý: Chi cục Thuế Quận 1
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH 2 thành viên trở lên ngoài NN
Email:cus.wwtrans@worldwidetran.com
Hình 1.1: Logo Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới được thành lập ngày 11 tháng
11 năm 2013 theo giấy phép số: 0312541364 do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.
Sau hơn 10 năm hoạt động, công ty đã xây dựng được uy tín và lòng tin trong ngành dịch vụ, nhờ vào sự nhiệt huyết và năng động Chúng tôi cam kết cung cấp những dịch vụ tốt nhất, với sứ mệnh “Đồng hành cùng quý khách hàng, đối tác đi đến thành công” và tầm nhìn “YOUR SATISFACTION, OUR SUCCESS”, thể hiện rằng sự hài lòng của khách hàng chính là thành công của chúng tôi.
Công ty đang phát triển một đội ngũ năng động và chuyên nghiệp với hơn 30 nhân viên có trình độ cao, nhiệt huyết và giàu kinh nghiệm Đội ngũ này dẫn dắt Worldwide Transport một cách mạnh mẽ và vững chắc, cam kết mang lại sự hài lòng cho khách hàng và trở thành đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Worldwide Transport khác biệt với các công ty vận tải khác nhờ vào việc cung cấp dịch vụ trực tiếp từ địa điểm đặt thiết bị của khách hàng đến xe tải và tàu Việc giao dịch chỉ với một công ty giúp giảm thiểu trung gian, giảm căng thẳng và hạ thấp chi phí vận chuyển tổng thể Với mạng lưới đại lý quốc tế đáng tin cậy, chúng tôi tự tin mang đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất với mức giá cạnh tranh.
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY
- Phát triển thị trường nội địa dựa trên các chiến lược mà công ty đã đề ra.
- Kinh doanh các mặt hàng và ngành nghề mà công ty đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh.
- Tiếp nhận hợp đồng và ủy thác từ các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu, tuân thủ chức năng và quyền hạn của công ty.
Xây dựng uy tín là chìa khóa để trở thành đối tác đáng tin cậy cho khách hàng, thông qua việc cung cấp dịch vụ và giải pháp hậu cần tối ưu với chi phí cạnh tranh Chúng tôi cam kết mang lại sự hài lòng cho khách hàng và đối tác toàn cầu, đồng thời thúc đẩy sự phát triển kinh doanh quốc tế giữa Việt Nam và các quốc gia khác trên thế giới.
Để đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính theo pháp luật, bao gồm việc kê khai thuế và nộp thuế đúng hạn.
Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, công ty cần thực hiện đầy đủ các chế độ theo quy định pháp luật và nội quy công ty Điều này bao gồm việc đào
Công ty hỗ trợ thương mại và phát triển kinh tế bằng cách cung cấp dịch vụ đóng gói, vận chuyển và xử lý hải quan cho các doanh nghiệp xuất khẩu và nhập khẩu Nhờ vào những dịch vụ này, các doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường và tăng cường hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó góp phần vào sự tăng trưởng kinh tế và tạo ra nhiều cơ hội việc làm.
Để bảo vệ môi trường, cần thúc đẩy các phương pháp vận chuyển bền vững, ưu tiên sử dụng giao thông đường sắt và đường biển thay vì hàng không, và tìm kiếm các giải pháp vận chuyển hiệu quả năng lượng Bên cạnh đó, việc sử dụng vật liệu và đóng gói tái chế cũng rất quan trọng Đồng thời, cần thực hiện các biện pháp giảm khí thải và ô nhiễm trong quá trình vận chuyển.
Để hội nhập và phát triển bền vững, công ty cần xây dựng kế hoạch và mục tiêu phát triển dài hạn, cũng như định hướng hàng năm và hàng quý Việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra và sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả là rất quan trọng để đạt được sự thành công.
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới
1.4.2 Nhiệm vụ các phòng ban
Tổng Giám Đốc là người có quyền hạn cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm điều hành và giám sát mọi hoạt động kinh doanh theo tầm nhìn và giá trị đã định Họ đại diện cho công ty trong các giao dịch với các đối tác khác và phải chịu trách nhiệm pháp lý trước cơ quan nhà nước về mọi vấn đề liên quan Ngoài ra, Tổng Giám Đốc còn đưa ra các quyết định chiến lược cho cả ngắn hạn và dài hạn, đồng thời quản lý các vấn đề liên quan đến tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi của nhân viên.
Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Họ quản lý các vấn đề liên quan đến nhân sự, lương bổng và khen thưởng, đồng thời theo dõi để đề bạt nhân sự với Tổng Giám Đốc Ngoài ra, phòng nhân sự còn tổ chức các hoạt động tập thể và giải trí nhằm gắn kết tinh thần đồng đội và tạo sự kết nối giữa các nhân viên trong công ty.
Bộ phận kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và hỗ trợ khách hàng, giải đáp các thắc mắc liên quan đến dịch vụ Họ tư vấn các giải pháp vận tải và giao nhận phù hợp, duy trì mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và nghiên cứu thị trường thường xuyên Đồng thời, bộ phận này cũng cập nhật nhanh chóng tình hình giá cả dịch vụ và đề ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả cho công ty.
Bộ phận chứng từ có trách nhiệm tạo chứng từ cho các lô hàng, bao gồm B/L và khai hải quan, đồng thời theo dõi tiến trình hàng hóa từ khi ký hợp đồng vận tải cho đến khi nhận thông báo hàng đến để giao cho khách hàng Ngoài ra, bộ phận này còn thường xuyên cập nhật các thông tư mới nhất từ các cơ quan và bộ ngành liên quan.
Bộ phận giao nhận có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc lấy D/O theo yêu cầu của bộ phận chứng từ và sales Họ cũng thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng và liên hệ với khách hàng để thu thập thông tin cần thiết cho việc xử lý hàng hóa.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp số liệu tài chính của công ty, hỗ trợ Tổng giám đốc trong quản lý thu chi Ngoài ra, phòng kế toán còn theo dõi sổ sách và giấy báo nợ từ khách hàng cũng như đại lý nước ngoài, đồng thời thực hiện quyết toán và kiểm toán các nguồn vốn cùng tài khoản ngoại tệ.
LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Công ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới chuyên cung cấp các dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa quốc tế, điển hình như:
Worldwide Transport là nhà cung cấp cước vận tải đường biển hàng đầu tại Việt Nam, với các hợp đồng dịch vụ ưu việt từ những hãng tàu lớn Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển đến và từ các khu vực như Châu Á, Châu Âu, Canada, Úc, Mỹ và Địa Trung Hải, đảm bảo sự thuận lợi và hiệu quả cho mọi tuyến đường.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển từ cảng Việt Nam đến các cảng trên toàn cầu, bao gồm vận chuyển hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) với giá cả cạnh tranh.
Hình 1.2: Hình ảnh minh họa về Vận tải đường biển
Worldwide Transport hợp tác với các đại lý và đối tác hàng không toàn cầu để cung cấp dịch vụ vận tải hàng không giá cả phải chăng, đồng thời đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa của khách hàng một cách hiệu quả.
Hình 1.3: Hình ảnh minh họa về Vận chuyển hàng không
Dịch vụ vận chuyển LCL đầu tiên của Worldwide Transport được triển khai từ TP HCM đến cảng YANGON vào năm 2016 Hiện nay, Worldwide Transport cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng LCL toàn cầu và ngược lại.
Hình 1.4: Hình ảnh minh họa về LCL Consolidation
Bạn có thể sử dụng dịch vụ của Worldwide Transport để vận chuyển hàng hóa xuất khẩu từ kho của bạn ra khỏi Việt Nam và giao tận nơi cho khách hàng ở nước ngoài Ngoài ra, công ty cũng hỗ trợ nhận hàng từ kho của khách hàng về Việt Nam để nhập khẩu.
Worldwide Transport cung cấp dịch vụ logistics đa dạng, bao gồm thông quan xuất nhập khẩu, xử lý hàng dự án và vận tải đường bộ nội địa, nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa hiệu quả.
Hình 1.5: Hình ảnh minh họa về 1 số giải pháp Logistics
Worldwide Transport hợp tác với DHL, TNT, UPS, FedEx, Hand Kerry để có giải pháp chuyển phát nhanh tận nơi tốt nhất.
Bạn có thể gửi hàng mẫu, quà tặng hay thậm chí là hàng hóa cho đối tác, khách hàng với dịch vụ nhanh nhất và mức giá cạnh tranh.
Hình 1.6: Hình ảnh minh họa về 1 số đơn vị hợp tác
✥ BẢO QUẢN VÀ ĐÓNG GÓI
Worldwide Transport cung cấp dịch vụ bốc xếp, đóng gói và lưu kho cho hàng hóa của bạn ngay tại cảng.
Hình 1.7: Hình ảnh minh họa trong hoạt động bảo quản và đóng gói
TÌNH HÌNH VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG
1.6.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
Kể từ khi thành lập, Worldwide Transport đã xây dựng uy tín vững chắc cả trong và ngoài nước, thu hút nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ nhanh chóng và hiệu quả Sự thành công này không chỉ giúp công ty tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận liên tục, mà còn khiến khách hàng giới thiệu cho các đối tác khác Từ năm 2020 đến 2022, sự tăng trưởng ổn định về doanh thu và lợi nhuận, cùng với việc kiểm soát chi phí, đã được thể hiện rõ trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
1.6.2 Kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng 1.1: Kết quả tình hình hoạt động kinh doanh của Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới từ năm 2020-2022
(Đơn vị tính: triệu VNĐ)
Tuyệt đối ( triệu VNĐ) Tương đối (%) 2020/2021 2021/2022 2020/2021 2021/2022
(Nguồn: Phòng Kế toán, năm 2020-2022)
Biểu đồ 1.1: Biểu đồ thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn
Tình hình hoạt động của Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới từ năm 2020-2022 có nhiều biến động, cụ thể:
Nhìn chung doanh thu của công ty đang tăng dần Lần lượt các năm 2020-2021-2022 doanh thu tăng từ 4.906 triệu VNĐ lên 5.971 triệu VNĐ và 6.809 triệu VNĐ.
Doanh thu của công ty trong năm 2021 tăng 1.065 triệu VNĐ, tương đương 21,71% so với năm 2020, và tiếp tục tăng 838 triệu VNĐ, tương đương 14,04% trong năm 2022 Mặc dù doanh thu tăng, tốc độ tăng trưởng lại giảm, phản ánh tình hình không khả quan do tác động của kinh tế trì trệ kéo dài và thiếu sự ứng phó linh hoạt từ chính sách công ty Giai đoạn 2020-2022, nền kinh tế toàn cầu và Việt Nam gặp nhiều khó khăn, bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi Covid-19, cuộc chiến Nga - Ukraine, và các biện pháp trừng phạt từ phương Tây, dẫn đến giá dầu tăng cao và áp lực lên sản lượng hàng hóa trong và ngoài nước.
Trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2022, chi phí của công ty có nhiều biến động Từ 4.005 triệu VNĐ của 2020 lên 4.806 triệu VNĐ của 2021 và 4.969 triệu VNĐ của 2022.
Năm 2021, chi phí của công ty tăng 801 triệu VND, tương ứng 19,99% so với năm 2020, cho thấy quản lý chi phí chưa hiệu quả và cần cải thiện, một phần do lạm phát gia tăng Công ty cần thực hiện chính sách cắt giảm chi phí không cần thiết Đến năm 2022, chi phí tiếp tục tăng thêm 164 triệu VND, tương ứng 3,41% so với năm 2021 Mặc dù chi phí vẫn tăng, nhưng sự giảm chênh lệch giữa tăng trưởng chi phí và doanh thu so với giai đoạn 2020-2021 là tín hiệu tích cực, cho thấy công ty đang nỗ lực cắt giảm chi phí.
Trong giai đoạn này, cả lợi nhuận trước thuế cũng như lợi nhuận sau thuế đều tăng nhưng vẫn không cao lắm.
Năm 2021, công ty ghi nhận lợi nhuận trước thuế tăng 264 triệu VNĐ và lợi nhuận sau thuế tăng 79 triệu VNĐ so với năm 2020, tương đương mức tăng trưởng 29,35% Sự gia tăng này cho thấy công ty đã thực hiện các biện pháp hiệu quả để thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
Năm 2022, lợi nhuận trước thuế và sau thuế đã ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ so với năm 2021, với mức tăng 57,90%, tương đương 674 triệu VNĐ cho lợi nhuận trước thuế và 202 triệu VNĐ cho lợi nhuận sau thuế Tốc độ tăng trưởng này gần gấp đôi so với giai đoạn 2020-2021.
Trong giai đoạn 2020-2022, doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty đã trải qua nhiều biến động đáng kể, nhưng tất cả đều phản ánh sự thích nghi với bối cảnh kinh tế xã hội Mặc dù nền kinh tế gặp nhiều thách thức, công ty vẫn duy trì hoạt động ổn định, điều này cho thấy một tín hiệu tích cực trong giai đoạn khó khăn.
ĐÁNH GIÁ CHUNG
Trong giai đoạn từ 2021 đến 2022, sau đại dịch Covid-19, công ty đã có những bước đổi mới mạnh mẽ, thể hiện qua doanh thu ấn tượng và các chính sách điều chỉnh chi phí hợp lý, giúp tạo ra lợi nhuận Mặc dù nhiều công ty khác phải đối mặt với sự phá sản, công ty vẫn duy trì hoạt động ổn định, cho thấy sự lãnh đạo đúng đắn trong giai đoạn khó khăn Dù có thiệt hại về lợi nhuận, công ty vẫn trụ vững, củng cố niềm tin của khách hàng và đối tác, thúc đẩy hợp tác lâu dài.
Mặc dù nền kinh tế Việt Nam và thế giới đang trải qua khủng hoảng nghiêm trọng, công ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới vẫn ghi nhận sự phát triển khả quan, cho thấy tiềm năng lớn của mình Để hiểu rõ hơn về hoạt động xuất nhập khẩu, chúng ta sẽ khám phá quy trình giao nhận hàng nhập LCL bằng đường biển tại công ty.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP LCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN TOÀN THẾ GIỚI
MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BÊN LIÊN QUAN
2.1.1 Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các bên tham gia
Sơ đồ 1.2:Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các bên tham gia
(1) Công Ty Nam Việt và Armor Asia Imaging Supplies Pte Ltd gần đây đã ký kết hợp đồng nhập khẩu băng ruy nhiệt.
(2) Armor Asia Imaging Supplies Pte Ltd được hỗ trợ xuất khẩu toàn bộ từPENANSHIN SHIPPING PTE LTD, đảm bảo thủ tục xuất khẩu suôn sẻ và hiệu quả.
(3) Sau khi hãng tàu RCL thực hiện hoàn tất việc giao hàng, cần phải tạo Vận đơn (B/L) và chuyển đến PENANSHIN SHIPPING PTE LTD.
(4) Công Ty Nam Việt nhận B/L từ Công Ty PENANSHIN SHIPPING PTE LTD để làm thủ tục cần thiết cho việc nhận hàng.
(5) Công Ty Nam Việt ủy quyền cho Công Ty Worldwide Transport để hỗ trợ nhận hàng thông qua hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu.
(6) + (7) Sau khi đã nhận đầy đủ Bộ chứng từ, Công Ty Worldwide Transport tiến hành giao cho hãng tàu để hoàn thiện các thủ tục cần thiết để lấy D/O.
(8) Công Ty Worldwide Transport đảm nhiệm việc khai báo hải quan, xử lý hồ sơ hải quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhận hàng.
(9) Sau khi nhận được hàng, Công Ty Worldwide Transport tiến hàng giao hàng cho khách hàng là Công Ty Nam Việt.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP LCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN TOÀN THẾ GIỚI
Sơ đồ thể hiện quy trình
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu LCL tại Công Ty
TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới Giới thiệu khái quát về lô hàng nhập khẩu LCL
Giới thiệu khái quát về lô hàng nhập khẩu của Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới:
- Tên hàng hóa: Băng ruy nhiệt
- Người xuất khẩu: Armor Asia Imaging Supplies Pte Ltd
- Người nhập khẩu: Công Ty Cổ Phần In Mã Vạch Nam Việt
- Trị giá hóa đơn: 40.188,81 USD
- Tên tàu vận chuyển: CHANA BHUM/853N
2.2.1 Tiếp nhận thông tin booking
Trước khi hàng hóa đến, người xuất khẩu sẽ thông báo cho Công Ty Cổ Phần In Mã Vạch Nam Việt về tình hình lô hàng và chuyển bộ chứng từ nhập khẩu Sau
Khi nhận được giấy báo hàng từ hãng tàu, nhân viên chứng từ sẽ in giấy báo hàng và kết hợp với bộ chứng từ do người xuất khẩu gửi Ngoài ra, họ cũng k
2.2.2 Xác nhận thông tin lô hàng
Sau khi ký hợp đồng giao nhận với khách hàng, nhiệm vụ tiếp theo là thu thập thông tin chi tiết về lô hàng và kiểm tra các chứng từ, tài liệu cần thiết Chủ hàng sẽ gửi các giấy tờ này cho công ty qua nhiều phương tiện như đính kèm email, fax hoặc giao hàng trực tiếp Bộ chứng từ này rất quan trọng trong
- Giấy giới thiệu của công ty khách hàng: 2 bản
- Hợp đồng ngoại thương (Sale contract): 1 bản chính
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính
- Phiếu đóng gói (Packing List): 1 bản chính
- Vận tải đơn (Bill of Lading): 1 bản sao
- Giấy thông báo hàng đến (Arrival Note): 1 bản chính
- Một số giấy tờ khác (nếu có) : giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin), giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Document)…
Kiểm tra bộ chứng từ là một bước quan trọng trong quy trình hải quan, với mỗi chứng từ đảm nhận chức năng riêng nhưng vẫn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Đội ngũ chứng từ cần đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của các giấy tờ, từ đó tạo điều kiện thuận lợi và hiệu quả cho các thủ tục hải quan.
Nhân viên chứng từ phải hết sức thận trọng, kỹ lưỡng khi xem xét nội dung bộ chứng từ được giao với hợp đồng số 401012733:
● Kiểm tra hợp đồng ngoại thương:
- Tên và địa chỉ người bán: Armor Asia Imaging Supplies Pte Ltd, 21 Changi North Way Pan Asia Logistics Centre #04-01 Singapore 498774
- Tên và địa chỉ người mua: NAM VIET BAR CODE SERVICE TRADING PRODUCTION CORPORATION, 2/3, Street 426, Hamlet 1, Phuoc Vinh An Commune, Cu Chi District, HO CHI MINH CITY VIETNAM
- Tên hàng: Băng ruy nhiệt
- Điều kiện cơ sở giao hàng: POB
- Phụ lục, catalogue đính kèm
● Kiểm tra hóa đơn thương mại:
- Ngày phát hành hóa đơn: 6/7/2023
- Phương thức thanh toán: 100% payment by TT transfer within 6 months of receipt of documents ay buyer’s designated place
- Số và ngày phát hành Invoice trên Packing List: 82387632 / 06.07.2023
- Tên hàng: Băng ruy nhiệt
● Kiểm tra Bill of Lading
- Số Bill of Lading: P/SINHCMSE94695-10A
- Ngày phát hành Bill of Lading: 10/7/2023
- Số seal/marks & Nos: TGHU9262776/OBLU231710
- Tên cảng dỡ hàng: CAT LAI
- Tên tàu/Voy.no: CHANA BHUM/853N
- Trọng lượng cả bì: 2212 kg
- Ngày phát hành, số bản chính, bản sao phát hành: 10/07/2023/ 3 bản
Ngoài các giấy tờ bắt buộc cần kiểm tra, công ty giao nhận cũng cần xem xét các tài liệu bổ sung cho bộ chứng từ, bao gồm Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận bảo hiểm, và Giấy kiểm định số lượng, chất lượng Nếu bộ chứng từ không đầy đủ hoặc không có trong hợp đồng, điều quan trọng là chú ý đến các điểm cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả trong quá trình giao nhận.
Kiểm tra cẩn thận thông tin trên các chứng từ liên quan đến lô hàng là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và sự nhất quán với các điều khoản trong hợp đồng và các tài liệu khác.
Giấy chứng nhận xuất xứ đóng vai trò quan trọng trong thủ tục hải quan, giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa và áp dụng chế độ ưu đãi thuế Để tận dụng lợi ích này, việc kiểm tra tính hợp pháp của chữ ký trên Giấy chứng nhận xuất xứ là rất cần thiết Nhân viên giao nhận có thể đối chiếu chữ ký hoặc mượn bản sao chữ ký từ mẫu của cơ quan hải quan tại cảng để thực hiện kiểm tra và đối chiếu hiệu quả.
Khi phát hiện sai sót trong bộ chứng từ, nhân viên chứng từ cần liên hệ trực tiếp với khách hàng để sửa chữa lỗi Nếu không nhận được phản hồi từ khách hàng hoặc chứng từ không đáp ứng yêu cầu, quy trình sẽ dừng lại, vì không có chứng từ hợp lệ, quá trình thông quan và lấy hàng hóa sẽ không thể tiếp tục.
2.2.3 Chờ đại lý gửi Draft Bill và gửi cho khách hàng Để chờ đại lý gửi Draft Bill và gửi cho khách hàng, công ty sẽ thực hiện các bước:
- Liên lạc với đại lý: Nếu đã yêu cầu đại lý gửi Draft Bill, hãy liên lạc với họ để xác nhận thời gian dự kiến họ sẽ gửi.
Trước khi đại lý gửi Draft Bill, cần xác nhận rằng thông tin đơn đặt hàng và thông tin liên hệ của khách hàng là chính xác.
Khi nhận được Draft Bill từ đại lý, cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác trước khi gửi cho khách hàng Việc gửi Draft Bill nên được thực hiện theo phương pháp giao dịch đã thoả thuận, có thể qua email hoặc dịch vụ thư chuyển phát nhanh.
2.2.4 Nhận thông báo hàng đến từ Coloader và phát hành thông báo hàng đến cho khách Để nhận thông báo hàng đến từ Coloader và phát hành thông báo hàng đến cho khách, cần:
Khi nhận thông báo hàng đến từ Coloader, bước tiếp theo là xác nhận thông tin về hàng hóa, nguồn gốc, và các yêu cầu đặc biệt nếu có.
Dựa trên thông tin từ Coloader, hãy tạo thông báo hàng đến cho khách hàng theo quy trình và hình thức giao dịch đã được thoả thuận, bao gồm việc gửi qua email hoặc thông qua hệ thống quản lý đơn hàng.
Liên hệ với khách hàng là bước quan trọng sau khi tạo thông báo hàng đến, nhằm thông báo cho họ biết rằng hàng hóa đã đến nơi và sẽ sớm được giao.
2.2.5 Thanh toán Local Charge và yêu cầu Coloader chuyển đại lý Để thanh toán Local Charge và yêu cầu Coloader chuyển hàng đến đại lý:
ĐÁNH GIÁ ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA QUY TRÌNH
Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển một cách chặt chẽ, với các giai đoạn rõ ràng từ việc ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài.
- Có sự phối hợp chặt chẽ và nhịp nhàng giữa nhân viên phòng ban của Công
Công Ty Cổ Phần In Mã Vạch Nam Việt đã cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhờ sự chỉ đạo từ ban lãnh đạo, tăng cường khả năng phối hợp giữa các phòng ban và bộ phận nghiệp vụ của Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới Điều này giúp quá trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ hơn và giảm thiểu thời gian nhận hàng.
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, chúng tôi hiểu rõ từng bước trong quy trình giao nhận hàng, từ tìm kiếm khách hàng đến đàm phán với hãng tàu Tất cả các hoạt động này được thực hiện một cách chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao uy tín của công ty.
Mặc dù Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới có nhiều ưu điểm trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh.
- Không có đội xe chuyên chở hàng hoá dân dụng dẫn đến việc phải phụ thuộc và thuê dịch vụ chuyên chở hàng hoá bên ngoài.
Quá trình khai báo Hải quan gặp nhiều trở ngại, gây tốn thời gian và chi phí cho các đơn vị Việc sửa chữa tờ khai sai cũng rất phức tạp, và thời gian chờ đợi phản hồi từ Hải quan cho tờ khai sửa chữa là rất lâu.
Công ty đang đối mặt với tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực, dẫn đến việc một nhân viên phải đảm nhiệm quá nhiều bước trong quy trình làm việc Điều này dễ gây ra sai sót trong các khâu quan trọng như khai hải quan và kiểm tra bộ chứng từ.
Công Ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới cần khai thác tối đa những ưu điểm và khắc phục hiệu quả các nhược điểm trong hoạt động của mình Điều này không chỉ đảm bảo sự phát triển bền vững và lâu dài mà còn giúp xây dựng lòng tin từ phía khách hàng, đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ mỗi ngày.
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP
ĐÁNH GIÁ CHUNG
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và những khó khăn hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam và toàn cầu đang phải đối mặt với nhiều thách thức Để tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp cần tìm ra giải pháp khắc phục khó khăn và xây dựng chính sách phù hợp với tình hình kinh tế Công ty TNHH Vận Chuyển Toàn Thế Giới cũng cần xác định các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, từ đó phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP LCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN TOÀN THẾ GIỚI
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN TOÀN THẾ GIỚI 3.2.1 Đối với công ty
✥ Nâng cao trình độ học vấn và tay nghề của đội ngũ nhân viên:
- Tổ chức các khóa học ngắn hạn, trung hạn giúp công nhân viên nâng cao được trình độ chuyên môn.
Trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, ngoại ngữ đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các quy trình Do đó, công ty cần tạo ra nhiều cơ hội và khuyến khích nhân viên nâng cao khả năng ngoại ngữ, không chỉ để mở rộng kiến thức cá nhân mà còn để đáp ứng tốt hơn nhu cầu công việc.
✥ Nâng cấp, tuyển dụng thêm bộ phận phụ trách việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu:
Chi phí thuê ngoài cao có thể làm tăng giá thành sản phẩm, dẫn đến giảm khả năng cạnh tranh với các đối thủ Để khắc phục tình trạng này, công ty cần cải thiện bộ phận giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng cách tuyển dụng thêm nhân viên chuyên ngành và cơ cấu lại nhân sự một cách hợp lý Bên cạnh đó, mời các chuyên gia có kinh nghiệm tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ chất lượng cũng là một giải pháp hiệu quả.
✥ Đầu tư trang thiết bị:
✥ Chính sách lương bổng, hỗ trợ phụ cấp cho nhân viên:
Lương bổng là vấn đề rất nhạy cảm nhưng lại là vấn đề then chốt, người quản lý nên nắm bắt được vấn đề này một cách tốt nhất.
Cơ cấu lương ảnh hưởng lớn đến thái độ và hiệu quả làm việc của nhân viên; nếu mức lương không tương xứng với công sức, nhân viên sẽ cảm thấy bức xúc và năng suất giảm Do đó, công ty nên áp dụng chế độ đãi ngộ dựa trên hiệu quả công việc và doanh số thay vì chỉ dựa vào lương cứng Điều này không chỉ tạo ra tính cạnh tranh về thu nhập mà còn thúc đẩy nhân viên nâng cao năng suất Bên cạnh đó, cần có chính sách khen thưởng và xử phạt rõ ràng; các khoản phụ cấp và thưởng sẽ được trao cho nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ, trong khi quy chế xử phạt sẽ áp dụng cho những trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ hoặc vi phạm quy định.
3.2.2 Đối với nhân viên công ty
Để thích ứng với sự biến đổi của nền kinh tế thị trường hiện nay, việc trau dồi và nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ là vô cùng cần thiết Cải thiện kiến thức chuyên ngành sẽ giúp cá nhân và tổ chức nâng cao khả năng cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn với yêu cầu của thị trường.
Cập nhật thường xuyên các chính sách của Nhà nước và Hải quan trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là cần thiết để xử lý nhanh chóng và hiệu quả các tình huống phát sinh ngoài tầm kiểm soát, từ đó giảm thiểu chi phí không cần thiết.
Tuân thủ những chính sách cũng như nội quy của công ty đề ra, nâng cao năng suất làm việc để được nhận những đãi ngộ tốt nhất.